JP2003323513A

JP2003323513A - 情報処理装置及びシステム及びそれらの方法

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Publication number: JP2003323513A
Application number: JP2002129335A
Authority: JP
Inventors: Osamu Motohashi; 理本橋; Takayuki Sugiyama; 隆之杉山; Hisafumi Fukui; 寿文福井; Kanako Hayakawa; 香奈子早川; Tomoyuki Sasaki; 智之佐々木; Mio Kawai; 美緒川井; Sukeaki Ishii; 祐晃石井; Taichi Sugimoto; 太一杉本; Hajime Kasuya; 一糟谷; Tomoyuki Kaneda; 智之金田
Original assignee: Canon Inc
Current assignee: Canon Inc
Priority date: 2002-04-30
Filing date: 2002-04-30
Publication date: 2003-11-14

Abstract

(57)【要約】【課題】文書ファイルの管理を効率的に且つ柔軟に行
う情報処理システムを提供する。【解決手段】開始から終了までの間に複数の工程を含む
ジョブの発生が指示されて、ジョブ５０２が発生する。
各ユーザ（Ｘ、Ｙ、Ｚ）はこのようにして発生したジョ
ブの一覧を表示させて、一覧表示されたジョブの１つを
選択することができる。選択されたジョブは、ＸからＹ
へ、ＹからＺへというように他の情報処理装置へ転送す
ることができる。このジョブの転送においては、ジョブ
の工程がＡ工程からＢ工程というように次の工程へ移動
する転送と、ＸからＰへの転送というように同じ工程内
での転送を選択的に行な得るよう制御する。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【発明の属する技術分野】本発明は、情報処理装置、情
報処理方法、及びプログラム記憶媒体に関する。詳しく
は、文書管理機能、特に特許関連文書の管理に好適な機
能を有する情報処理装置、情報処理方法及びプログラム
記憶媒体に関する。

【従来の技術】近年、特許関連の文書電子化は急速に進
んできており、ＣＤ−ＲＯＭを媒体とした特許庁発行の
公開、登録公報の電子化をはじめ、ネットワーク接続に
よる特許庁への出願、特許庁からの発送書類の受け取り
等、所謂ＩＴ技術を利用したデータのやり取りが一般に
行なわれるようになってきた。

【０００２】このような状況の下、企業内における知財
関連業務においても、従来の紙を中心とした文書管理か
ら、電子情報としての文書データを中心とした文書管理
の試みが行われるようになってきている。

【０００３】

【発明が解決しようとする課題】しかしながら、特許出
願等に関わる文書ファイルは複数の部署の複数の作業者
によって取り扱われ、適宜変更、修正が加えられたり、
新たな文書ファイルが発生したりする。また、この種の
文書ファイル管理においては、一連の業務におけるそれ
ぞれの作業において関連する文書ファイルが発生するこ
ともあり、これらを効率良く管理することが望まれてい
た。特に、特許出願に関連する文書ファイルには、出
願、中間処理における文書ファイルはもとより、出願前
における文書ファイルを効率良く管理することが望まれ
ていた。

【０００４】本発明は、上記課題に鑑みてなされたもの
であり、文書ファイルの管理を効率的に且つ柔軟に行え
るようにすることを目的とする。

【０００５】

【課題を解決するための手段】上記の目的を達成するた
めの本発明による情報処理装置は以下の構成を備える。
すなわち、開始から終了までの間に複数の工程を含むジ
ョブの発生を指示する指示手段と、前記指示に基づき、
ジョブを発生する発生手段と、ジョブの一覧を表示手段
に表示する一覧表示手段と、前記一覧表示されたジョブ
から１つを選択する選択手段と、前記選択されたジョブ
を、他の情報処理装置へ転送する転送手段と、前記選択
されたジョブを転送するときに、ジョブの工程が次の工
程へ移動する転送、又は、同じ工程としての転送を制御
する制御手段とを備える。

【０００６】また、上記目的を達成するための本発明に
よる情報処理システムは以下の構成を備える。即ち、第
１の情報処理装置と第２の情報処理装置とから成る情報
処理システムであって、それぞれの情報処理装置におい
て、異なるメニューを表示するメニュー表示手段と、前
記メニュー表示手段により表示されたメニューが指示さ
れたことにより、開始から終了までの間に複数の工程を
含むジョブを発生する発生手段と、ジョブの一覧を対応
する情報処理装置の表示手段に表示する一覧表示手段
と、前記一覧表示されたジョブから１つを選択する選択
手段と、前記選択されたジョブを、他の情報処理装置へ
転送する転送手段と、前記選択されたジョブを転送する
ときに、ジョブの工程が次の工程へ移動する転送、又
は、同じ工程としての転送を制御する制御手段とを備え
る。

【０００７】また、本発明によれば、上記情報処理装
置、情報処理システムによる情報処理方法と、その情報
処理方法をコンピュータに実現させるための制御プログ
ラムならびに該制御プログラムを格納した記憶媒体が提
供される。

【０００８】

【発明の実施の形態】以下、添付の図面を参照して、本
発明に係る情報処理システムの実施形態として、特許業
務管理を行なう特許管理システムを例に挙げて詳細に説
明する。

【０００９】一つの特許出願は、複数の部署の複数の人
間の協働作業で達成される。本実施形態の特許管理シス
テムはこのような知的財産業務の進行に伴って発生する
文書を統括的且つ効率的に管理可能とし、知的財産活動
の円滑化、効率化を図る。

【００１０】図１は本実施形態による特許管理システム
の全体の概略構成を示すブロック図である。

【００１１】図１において、１０１は企業を表し、研究
・開発部門１０２、製造部門１０３、販売部門（不図
示）等や、知財部門１０４を含み、経済的活動を営む。
１２０、１２１は企業１０１の特許出願等を代理する知
財関連事務所（以下、特許事務所）である。

【００１２】知財部門１０４は、特許庁１３０と直接或
いは間接に文書のやり取りをすることで知的財産の権利
を取得する。即ち、企業１０１においては、知財部門１
０４が研究・開発部門１０２や製造部門１０３等で生ま
れた発明の権利化を図るために、特許庁１３０に対して
直接に、あるいは特許事務所１２０、１２１を介して各
種文書のやり取りを行う。

【００１３】１１０は本実施形態の特許管理システムで
あり、研究・開発部門１０２或いは製造部門１０３の発
明者による提案から出願、権利化等の特許関連業務にお
いて発生する、あるいは使用される文書データ等を一元
管理することにより、知財部門１０４と各部門（１０
２、１０３）の連携による知的財産活動を支援する。

【００１４】特許管理システム１１０において、１１１
は包袋データベース部であり、特許出願書類や、特許庁
に対する各種中間応答書類のデータベースである。１１
２は管理データベース部であり、各包袋の書誌事項等を
管理する。これら包袋データベース部１１１、管理デー
タベース部１１２を用いて、各部門（１０２〜１０３）
の社員は随時自社の特許出願にアクセスすることができ
る。１１３は組織データであり、企業１０１の組織と各
組織に所属する社員の構成を登録する。

【００１５】１１４はジョブ管理部であり、発明者によ
る発明の提案から特許庁１３０への出願までの一連の工
程（以下、出願ジョブという）や、特許庁からの中間指
令（拒絶理由通知等）を受領してからこれに応答するま
での一連の工程（以下、中間処理ジョブという）等に対
応したジョブ１１６を管理する。ジョブ１１６とその管
理については図４を参照して後述する。１１５は納品処
理部であり、特許事務所から送られてきた書類の種別を
判定し、ジョブを適切な部署へ送信する。

【００１６】また、１１７は公報データベースであり、
特許庁により公開された公開公報などを、各部門の作業
者が随時に閲覧、ダウンロードする環境を提供する。１
１８は費用処理部であり、特許事務所との間に発生した
費用に関連する処理を実行する。

【００１７】図２は特許管理システム１１０のハードウ
エア構成の概要を示す図である。特許管理システム１１
０において、ＷＷＷサーバ及びＡＰサーバ１５３は、管
理データベース１５８や包袋データベース１５９等より
取得したデータを加工して、各作業者のコンピュータ上
のブラウザで閲覧等が可能なＷｅｂページを生成し、各
コンピュータに送信する。或は、ユーザコンピュータ上
のブラウザを介して入力された各種指示情報を解析し、
必要な情報を管理データベース１５８や包袋データベー
ス１５９、或は共有ディスク１６０から取得したり、文
書データをアップロードしたりする。１５４、１５５の
ＷＷＷサーバとＡＰサーバも同様である。

【００１８】データベースサーバ１５６は、管理データ
ベース１５８への管理データ（包袋を管理するための書
誌的情報等）の登録や、管理データベース１５８に格納
された管理データへのアクセスを制御し、管理データベ
ースシステムを構成する。データベースサーバ１５７
は、包袋データベース１５９への包袋データ（文書デー
タ等）の登録や、包袋データベース１５９に格納された
包袋データへのアクセスを制御し、包袋データベースシ
ステムを構成する。１６０は共有ディスクであり、後述
のジョブデータ等の格納に用いられる。なお、データベ
ースサーバ１５６と管理データベース１５８により管理
データベース部１１２が、データベースサーバ１５７と
包袋データベース１５９により包袋データベース部１１
１が構成される。

【００１９】１６２は事務所用ＷＷＷサーバであり、外
部の特許事務所に対して必要なＷｅｂページを提供す
る。外部特許事務所のコンピュータと事務所用ＷＷＷサ
ーバ１６２は、ＩＳＤＮ回線１７１を介して接続され
る。事務所用サーバ１６２とネットワーク１５１との間
には、セキュリティを保つために、ファイアウォール１
６１が設けられている。なお、図２では、事務所用ＷＷ
ＷサーバのためのＡＰサーバ機能を別のＡＰサーバ（本
例では１５３のＡＰサーバとする）で賄う構成としたた
め、事務所用ＷＷＷサーバ専用のＡＰサーバが存在しな
いが、各ＷＷＷサーバに専用のＡＰサーバを設けてもよ
いことはいうまでもない。

【００２０】各特許事務所（１２０、１２１）は、事務
所用ＷＷＷサーバ１６２に対してアクセスが可能なコン
ピュータ（１９１、１９２、１９３）を有する。また、
知財部門１０４における各特許担当者のコンピュータ１
８１や研究・開発部門１８２の各人のコンピュータ１８
２はネットワーク１５１により特許管理システム１１０
と接続される。各コンピュータ上ではＷｅｂページの閲
覧やＷｅｂページを介しての各種操作が可能なブラウザ
が稼動しており、ＷＷＷサーバから送信されたＷｅｂペ
ージをみることができる。

【００２１】負荷分散装置１５２は各ＡＰサーバやＷＷ
Ｗサーバの可動状況に応じて、コンピュータ１８１、１
８２より要求されたＷｅｂページに関する処理をサーバ
１５３〜１５５のいずれかに振り分け、１つのサーバに
処理が集中することを防止する。

【００２２】図３はＷＷＷサーバ、ＡＰサーバ、データ
ベースサーバの各サーバ間の論理的関係を説明する図で
ある。ＡＰサーバ（１５３ｂ、１５４ｂ）はＷＷＷサー
バ（１５３ａ、１５４ａ）からの要求に応じて必要なデ
ータを管理データベースシステムあるいは包袋データベ
ースシステムから取得、加工してＷＷＷサーバ（１５３
ａ、１５４ａ）に渡す。ＷＷＷサーバは受け取ったデー
タに基づいてＷｅｂページを生成、更新し、各コンピュ
ータに送信する。

【００２３】例えば、ＷＷＷサーバ１５３ａが提供する
Ｗｅｂページを表示しているコンピュータ１８２より特
願○○−××××の電子包袋の内容を閲覧したいという
要求が発生した場合、ＷＷＷサーバ１５３ａはＡＰサー
バ１５３ｂに対して特願○○−××××の電子包袋に登
録されているファイルの閲覧を要求する。この要求を受
けたＡＰサーバ１５３ｂは、データベースサーバ１５
６、１５７へアクセスして特願○○−××××の電子包
袋に登録されているファイルのリストを取得し、これを
ＷＷＷサーバ１５３ａに返す。ＷＷＷサーバ１５３ａは
取得したリストをＷｅｂページに表示するべくＷｅｂペ
ージを更新し、コンピュータ１８２に返す。こうして、
各コンピュータ上のブラウザで所望の包袋の内容を閲覧
することができる。

【００２４】以上のような構成を備えた本実施形態の特
許管理システムの動作について説明する。

【００２５】図４は本実施形態の特許管理システムにお
けるジョブ管理部１１４の業務管理の概要を説明する図
である。以下、本明細書において、複数の一連の工程か
らなる業務処理をワークフロー５０１という。ワークフ
ロー５０１は各企業毎に、その業務形態に応じて定義さ
れるものであり、以下の実施形態で具体的に説明される
ワークフローが一例に過ぎないものであることは当業者
には理解されるところである。

【００２６】また、このワークフロー５０１に従って複
数の作業者間で仕事を受け渡しながら行なうためのシス
テム上の概念をジョブと称する。所定の手続によりジョ
ブ５０２が発生すると、ジョブ管理部１１４はジョブ管
理情報５０３を生成する。ジョブ管理情報５０３には、
原則として、当該ジョブ５０２を特定するための「ジョ
ブ番号」（システム内で一意にジョブを特定できる番
号）、どのワークフローに属するかを示す「ジョブタイ
プ」、そのジョブが現在どの工程にあるかを示す「現在
の工程」、そのジョブの現在の所有者を示す「ジョブ所
有者」といった情報が含まれる。図４では、ジョブ番号
が００００１、ワークフローＡ（５０１）に属するジョ
ブであり、現在、Ｂ工程の状態にあって、Ｙ氏によって
所有されていることが示されている。

【００２７】ジョブは各工程を完了する毎に、或いは次
の工程への送信が指示される毎に次の工程へ転送され
る。例えば、Ａ工程が完了するとＢ工程へと転送され
る。このとき、Ｂ工程の作業者が組織情報等に基づいて
Ｙ氏であるとシステムにて決定できる場合は、デフォル
トでＹ氏が当該ジョブの送信宛て先となる。なお、次の
所有者の決定は組織情報により自動的に設定されるよう
にすることができる。例えば、Ｂ工程を行う者が所属課
長であることがワークフローによって定義されていた場
合は、Ａ工程の作業者Ｘ氏が所属する課の課長であるＹ
氏が組織データ１１３より得られ、当該ジョブの送信先
がＹ氏に決定される。このように、ワークフローにおい
て各工程間の作業者の関係（例えば、課員と課長）を定
義しておくことにより、ジョブの工程を進める際の送信
宛先を自動的に設定することが実現できる。

【００２８】図４では、Ａ工程にＸ氏、Ｂ工程にＹ氏、
Ｃ工程にＺ氏が自動的に割り当てられており、ジョブが
Ｂ工程に転送されて、Ｙ氏が当該ジョブの所有者となっ
ている様子を示す。もちろん、他工程へジョブを転送す
る際に、必要に応じてその送信宛先を指定可能としても
よい。

【００２９】また、各ジョブは電子的な書類を出し入れ
できる電子ホルダ５０４を有する。ジョブ５０２に含ま
れる各工程では、当該ジョブに関連して生成された電子
ホルダ５０４に収められた添付書類（更新が可能な書
類）や参照書類（参照のみが可能であり、更新不可の書
類）を用いて所定の作業を行う。そして、必要に応じて
更新された添付書類や新たな添付書類を当該ホルダに納
め、次の工程へと受け渡すことで作業が進行する。な
お、ホルダの内容を更新できるのは、当該ジョブの所有
者のみとする。

【００３０】また、当該ジョブの所有者は、上述した工
程遷移を伴うジョブ送信の他に、同じ工程内で（工程遷
移を行わずに）他の作業者へジョブを送信することがで
きる。例えば、図４では、Ａ工程において、ジョブ５０
２がＸ氏からＰ氏へ、Ｐ氏からＱ氏へ、更にＱ氏からＸ
氏へと送信されている様子がわかる。なお、この同一工
程内の送信には、工程遷移を伴う送信を許可して送信す
るものと、工程遷移を伴う送信を不許可の状態で送信す
るものの２通りがある。工程遷移を伴う送信を許可して
送信すると、例えば、Ｑ氏によってＢ工程へのジョブの
送信が可能となる。一方、工程遷移を伴う送信を不許可
として送信した場合は、工程遷移を伴うジョブの送信を
行えるのはＸ氏のみである。一例として、複数の発明者
がいる場合は、代表の発明者が譲渡書を記載後、次の工
程（所属長の承認）に遷移できない構成となっている。
譲渡書記載後に、各発明者に承認を促すメールが転送さ
れ、他の発明者が発明の内容を確認し、他人との対価比
率等を確認した上で、画面に向かい承認行為を行うこと
により、全員の承認が完了した時点で次の工程にジョブ
を遷移させることが可能になっている。このときジョブ
の回覧は行わず、承認するためのボタンのみ画面に表示
される。また、特許担当者は知財窓口で担当者まで決め
られる部門と、そうではない部門があり、後者は特許担
当の課のみを決めて、そこの代表（通常は課長）へ該当
工程のまま送信することになる。

【００３１】以上のように、ジョブの送信については、
ジョブを他の工程へ転送する送信と、同一工程内で他者
へ回覧する送信（説明の便宜上、この種の送信を回覧送
信という）の２種類があり、作業者はこれら２種類の送
信機能を利用して、当該ジョブに関る業務を遂行してい
く。特に、同一工程内で所望の宛て先にジョブを送信で
きるようにしたので、単独で作業を行なったりグループ
で作業を行なったりする等の、ワークフローでは定義し
にくいバリエーションを持たせることができ、柔軟に業
務処理の形態に対応できる。また、１つのジョブで通常
は１案件（１つの特許）の処理を行うが、審査請求する
かどうかの検討や年金支払いのように、複数案件を一覧
の形式にしてジョブに入れることにより、複数件を一括
して処理する場合もある。

【００３２】以下、特許業務関連のワークフローの一例
を提示し、本実施形態による特許管理システムの動作を
説明する。

【００３３】本実施形態では、提案から特許出願までの
一連の工程を出願ジョブとし、図５に示すようなワーク
フローに則って処理がすすめられることとする。また、
拒絶理由通知等に対する中間指令をトリガとして発生す
る一連の工程を中間処理ジョブとし、図６に示すような
ワークフローに則って業務処理がすすめられることとす
る。なお、図５、図６に示すワークフローは一例を示し
たものであり、各企業によって定められたワークフロー
に従って本特許管理システムが動作するように設計され
ることになる。

【００３４】図４で上述したように、本実施形態の特許
管理システムは、予め設定されたワークフローに従って
工程間でジョブを送信し、当該ジョブに関連して生成さ
れた電子ホルダへ電子書類を収めていくことで業務を進
めていく。以下、図５に示した出願ジョブと図６に示し
た中間処理ジョブの如くワークフローが規定された場合
を例に挙げて、本実施形態の特許管理システムの動作を
説明する。

【００３５】図５は本実施形態における出願ジョブのワ
ークフローを示す図である。発明者が本特許管理システ
ムに発明説明書（文書データ）を登録することにより、
当該発明提案に関する出願ジョブが発生し、対応するジ
ョブ管理情報が生成される（Ｓ１０１）。本実施形態で
は特許業務の管理を適切に行なうために図１２に示すよ
うなジョブ管理情報を用いるが、その内容については後
述する。

【００３６】発明説明書作成工程（Ｓ１０２）では、登
録された発明説明書を修正したり、共同発明者がいる場
合は他発明者に発明説明書のチェックや修正を依頼す
る。こうして発明説明書が完成すると、発明説明書作成
工程より次の工程である承認工程（Ｓ１０３）へジョブ
を進める。なお、このときのジョブの送信先としては、
発明説明書作成工程を処理した作業者の「所属長」であ
ることがワークフローによって定義されているので、こ
のワークフローに従って発明説明書を作成した作業者が
所属する課の課長へジョブが送信される。

【００３７】承認工程において、承認工程を担当する作
業者（本例では課長）が、その発明説明書を承認する
と、当該承認工程が完了し、ワークフローに従って特許
担当割当工程（Ｓ１０４）へジョブを進めるとともに、
発明者が所属するグループに対してあらかじめ割り当て
られた知財部窓口にジョブが送信される。特許担当割当
工程では、案件の内容に応じて知財部内の特許担当者を
設定する。特許担当割当工程は、特許担当者を設定し
て、その特許担当者宛にジョブを送信することによって
完了する。特許担当割当工程が完了すると、ワークフロ
ーに従って出願検討工程（Ｓ１０５）へジョブを進める
とともに、割り当てられた特許担当者宛にジョブが送信
される。

【００３８】出願検討工程では、ジョブの所有者となっ
た特許担当者が、当該案件について特許出願を行なうか
否か、出願明細書の作成を外部事務所に依頼するか否
か、同時に審査請求や外国出願を行なうか否か、あるい
は類似した案件を一つの特許出願として（以下、提案の
合体という）出願するかどうか等の出願方針の検討、決
定を行なう。

【００３９】出願検討工程で、上述のような各項目につ
いて設定を行ない、設定完了の操作をすると、ジョブは
ワークフローに従って次の工程に進む。このとき、出願
明細書の作成を外部の知財関係事務所（以下、特許事務
所という）に依頼するか社内で作成するかによってワー
クフローが分岐する。

【００４０】明細書を特許事務所に依頼するべく設定さ
れた場合は、明細書作成依頼工程（Ｓ１０６）にジョブ
を進めるとともに、指定された特許事務所宛にジョブを
送信する。送信先に指定された特許事務所は当該ジョブ
の所有者となり、明細書の案文を作成して、これを電子
ホルダに納める（Ｓ１２１）。明細書案文が電子ホルダ
に納められると、明細書作成依頼工程が完了し（Ｓ１０
７）、依頼明細書確認工程（Ｓ１０８）へジョブを進め
る。また、このときのジョブの送付先は当該ジョブの特
許担当者となる。

【００４１】依頼明細書確認工程において、特許担当者
は電子ホルダに納められている明細書案文をチェック
し、適宜修正等を加える。このとき、ジョブを発明者に
送信してチェックを依頼することができる。特許担当者
（及び発明者）によるチェックを完了すると、出願手続
依頼工程（Ｓ１０９）へジョブを進め、明細書作成依頼
工程（Ｓ１０６）で原稿作成を依頼した特許事務所を再
び送信先としてジョブを送信する。特許事務所では、送
信されたジョブの電子ホルダ内にあるチェック済みの明
細書案文に従って特許出願書類を整え、特許庁に出願を
行なう（Ｓ１２２）。この出願処理に応じて特許庁から
受領・出願番号通知が送信されてくるので、特許事務所
は特許出願書類と受領・出願番号通知を電子ホルダに納
める。

【００４２】電子ホルダに特許出願書類と受領・出願番
号通知が納められたことにより出願手続依頼工程が完了
し（Ｓ１１０）、ジョブは出願確認工程（Ｓ１１１）へ
進み、納品確認担当者へジョブが送信される。納品確認
担当者は、電子ホルダ内の特許出願書類や受領・出願番
号通知をチェックし、必要に応じて書類から抽出した内
容の修正や追加情報の入力をおこなう。納品確認工程に
おけるチェックが完了すると当該出願ジョブは完了し、
当該ジョブ管理情報のジョブ番号に出願番号が登録され
て管理データベースに登録され、電子ホルダの内容が包
袋データベースに登録される（Ｓ１１２）。そして、管
理データベースが更新される（Ｓ１３０）。このよう
に、特許庁の書類から抽出した項目は管理データベース
に保存され、当該書類は包袋データベースに保存される
ことになる。データベースに登録された後は、システム
内（企業内）のあらゆる者による閲覧（書類のダウンロ
ード）等が可能となる。

【００４３】一方、出願検討工程（Ｓ１０５）において
社内で出願明細書を作成するベく設定された場合は、明
細書作成工程（Ｓ１１３）へジョブが進む。このときの
ジョブの送信先は明細書作成担当者であるが、自分自身
であってもかまわない。明細書作成工程を完了すると、
ジョブの状態を明細書確認工程（Ｓ１１４）に進め、特
許担当者宛にジョブを送信する。明細書確認工程では、
上述の依頼明細書確認工程（Ｓ１０８）と同様に、ジョ
ブを発明者に送信してチェックを依頼する等して、明細
書の内容をチェックする。チェックを完了すると、特許
担当者は最終的な特許出願書類を作成し、これを当該ジ
ョブの電子ホルダに納めて、明細書確認工程を完了す
る。

【００４４】明細書確認工程が完了すると出願手続工程
（Ｓ１１５）へジョブの状態が進められ、出願窓口を送
信先としてジョブが送信される。出願窓口では、送信さ
れたジョブの電子ホルダ内にある特許出願書類を特許庁
に特許出願する。この出願処理に応じて特許庁から出願
番号通知が送信されてくるので、出願窓口ではこの特許
出願書類と出願番号通知を電子ホルダに納め、出願確認
工程（Ｓ１１１）へジョブの状態をすすめ、ジョブを納
品確認者に送信する。管理データベースの更新（Ｓ１３
０）や包袋データベースへの書類の登録（Ｓ１１２）は
上述の通りである。

【００４５】以上が、出願ジョブに対応するワークフロ
ーである。次に、中間処理ジョブに対応するワークフロ
ーについて説明する。

【００４６】図６は応答が必要な中間指令（拒絶理由通
知の類い）に対する処理（中間処理ジョブという）のワ
ークフローを示す図である。図６に示すワークフローで
は特許事務所に出願を依頼した件について中間指令が特
許庁より発行された場合に適用されるものである。

【００４７】上述の出願ジョブの発生が発明者による発
明説明書の登録であったのに対して、中間処理ジョブで
は、当該ケースを代理する事務所からの中間指令書の納
品によって発生される（Ｓ１４１）。なお、中間指令書
の納品やジョブ発生についての詳細は後述する。

【００４８】中間指令書の納品を検出すると、中間処理
ジョブとこれに関連する電子ホルダが生成される。な
お、このとき、中間指令書に記載されている出願番号に
よって検索された包袋データベース内の書類（特許出願
書類等）や、特許事務所から納品された中間指令書等が
参照書類として当該電子ホルダに自動的に収められる。
事務所からの納品ジョブは、中間指令確認工程（Ｓ１４
２）へ進み、そこで納品物（特許庁書類やその他の管理
書類）の確認および応答の期限日の見直し（例外等）を
行う。また、ジョブ管理情報には、当該中間指令に対す
る応答期限等が設定される。ここで、出願ジョブと中間
処理ジョブとでジョブ管理情報の構成は基本的には同一
である。ただし、中間処理ジョブでは工程名のなかに
「拒絶理由」等のＯＡ名称も入る。また、指令を受けた
ジョブを順にワークフローで回覧し、最終的に該ジョブ
に応答書類（例えば意見書や補正書）が入るため、どの
指令に何の応答をしたかが、人が意識して指定しなくて
も必然的に対応付けがなされる。さらにそのときに発生
した担当者のメモや種々の書類も、該当のＯＡに関連す
るものとしてまとめることができ、また、後々に利用す
る統計情報でも何のＯＡにどのくらいの時間がかかり、
どのくらいの書類が発生したかが把握できる。そして、
ジョブの状態を中間処理検討工程（Ｓ１４３）として、
当該ケースの特許担当者宛に送信する。

【００４９】中間処理検討工程では、このジョブの所有
者となった特許担当者が、発明者にジョブを送信するな
どして中間指令に対する応答を検討し、応答指示書を作
成して電子ホルダに納める。こうして、中間処理検討工
程を完了すると、ジョブの状態は中間処理指示工程（Ｓ
１４４）に移行し、当該ケースを担当している（中間指
令書を納品した）特許事務所宛にジョブが送信される。
事務所では応答指示書に基づいて応答案文を作成し、こ
れを電子ホルダに納める（Ｓ１６１）。応答案文が電子
ホルダに納められたことにより応答案文作成工程を完了
し（Ｓ１４５）、ジョブの状態が応答案文確認工程（Ｓ
１４６）へ移行するとともに、特許担当者宛にジョブが
送信される。

【００５０】応答案文確認工程において特許担当者はそ
の内容をチェックし、必要であれば発明者にジョブを送
信してチェックをさせる。こうしてチェック済みとなっ
た応答案文を電子ホルダに納めて応答案文確認工程を完
了すると、ジョブの状態は応答手続依頼工程（Ｓ１４
７）へ移行し、ジョブが特許事務所へ送信される。

【００５１】応答手続依頼工程において、ジョブの所有
者となった特許事務所は、チェック済みの応答案文に基
づいて提出書類を整え、特許庁に対して応答書類を提出
する（Ｓ１６２）。特許庁からは当該応答書類に対する
受領書が発行されるので、特許庁に提出した応答書類と
受領書を電子ホルダに納める。応答書類と受領書が電子
ホルダに納められたことにより、ジョブの状態は応答確
認工程（Ｓ１４８，Ｓ１４９）へ進み、当該ジョブは納
品確認者宛に送信される。

【００５２】納品確認を完了すると、当該ジョブにおい
て発生した一連の書類が、管理データベース及び包袋デ
ータベースに登録される（Ｓ１５０）。この結果、前述
のようにジョブの発生から完了までの一連の電子書類が
関連して包袋データベースに登録されることになる。

【００５３】次に、上述したワークフローに従った本実
施形態の特許管理システムを実現するための、各作業者
に提供されるインターフェース（Ｗｅｂページ）等を説
明する。なお、以下で説明する処理は、上述した出願ジ
ョブと中間処理ジョブに対応したものについて説明する
ものである。特許業務は多岐にわたっており、これに応
じた多数のワークフローが存在する。しかしながら、そ
れらはいずれも図４で作成したジョブという概念を用い
て実現され得るものであり、図５、図６で説明したワー
クフローとこれを実現するための以下の処理の説明か
ら、その他のワークフローに則った処理も当業者には容
易に類推され得るものであろう。

【００５４】図７、図８は研究・開発部門１０２や製造
部門１０３に所属する社員が作業するためのインターフ
ェースを提供する処理を説明するフローチャートであ
る。上述したように、研究・開発部門１０２や製造部門
１０３では、新たな提案を行って出願ジョブを発生さ
せ、発明説明書を作成する発明説明書作成工程（Ｓ１０
２）や、出願用明細書案のチェックを行う（依頼）明細
書確認工程（Ｓ１０８、Ｓ１１４）での作業を行う。更
に、管理職者（課長）には承認工程を実行する権限が与
えられる。

【００５５】まず、ステップＳ２０１において、本特許
管理システムを起動してログイン操作を行なう。特許管
理システムが起動されると、当該作業者のＰＣ（例えば
図２のＰＣ１８２）上に図９に示すようなログイン画面
が表示される。ログイン画面２００には、ユーザＩＤ入
力領域２０１と、パスワード入力領域２０２が設けられ
ており、これらの領域にはキーボード（不図示）を用い
て当該作業者自身のユーザＩＤ及びパスワードが入力さ
れる。そして、ログインボタン２０３がクリックされる
と、ユーザＩＤ、パスワードと作業者及びその所属を登
録した組織データを参照して、認証が行なわれ、認証に
成功するとシステムにログインされる。なお、リセット
ボタン２０４は、領域２０１、２０２に入力した内容を
クリアするためのボタンであり、パスワード変更ボタン
２０５は登録されているパスワードを変更するのに用い
られる。

【００５６】ステップＳ２０２ではユーザＩＤに基づい
て当該作業者の所属部署を認識し、当該作業者が研究・
開発部門１０２或は製造部門１０３に所属するかを判定
する。この判定は組織データ１３を参照することでなさ
れる。研究・開発部門１０２或は製造部門１０３に所属
すると判定さると、ステップＳ２０３で発明者用画面を
表示する。より詳細には、作業差のＰＣ上で動作するブ
ラウザにより、ＷＷＷサーバ１５３ａ、１５３ｂより送
信されるＷｅｂページが表示される。なお、別の部門に
所属するユーザの場合は、それぞれの所属に応じた処理
（例えば知財部窓口であれば図１４で後述する処理）が
実行されることになる。

【００５７】図１０は発明者用画面２２０の初期表示状
態を示す図である。発明者用画面２２０には、ジョブリ
スト表示領域２２１、操作用Ｉ／Ｆ表示領域２２２、ジ
ョブ処理用Ｉ／Ｆ表示領域２２３が含まれる。ジョブリ
スト表示領域２２１には、当該作業者に関連するジョブ
が処理待ちジョブリストとして表示される。操作用Ｉ／
Ｆ表示領域２２２には、各種操作用のインターフェース
が提供される。発明者用画面においては、ログオフボタ
ン２２４や新規に発明説明書を登録するための新規登録
ボタン２２５が操作用Ｉ／Ｆ表示領域２２２に提供され
ている。新規登録ボタン２２５をクリックすることによ
り新規な出願ジョブを発生させることができる。ログオ
フボタン２２４をクリックすると、特許管理システムよ
りログオフする。

【００５８】ジョブ処理用Ｉ／Ｆ表示領域２２３には、
ジョブリストから選択されたジョブや当該ジョブを所有
しているか否か等に応じて、ジョブを操作するためのイ
ンターフェースが提供される。

【００５９】図７に戻り、ステップＳ２０４において、
当該作業者を発明者或いは所有者とするジョブを処理待
ちジョブリストに表示する。図１０の画面表示例によれ
ば、当該作業者（○○××氏）を発明者或いは所有者と
する出願ジョブが２件存在し、Ｔ１１８のジョブは現在
承認工程にあり、所属長（○△△◎氏）が所有している
ことがわかる。以上のように、ログインした作業者が担
当する工程に応じて処理待ちジョブリストに表示すべき
ジョブが選択され、表示領域２２１に表示されるので、
作業者は容易に必要なジョブを見つけることができる。
また、図１０には出願ジョブしか示していないが、当該
作業者を所有者或いは発明者とする中間処理ジョブがあ
れば、この処理待ちジョブリスト中に表示されることに
なる。

【００６０】以上のように、ステップＳ２０４では、当
該作業者を所有者或いは発明者とするジョブを検索し、
検索されたジョブを処理待ちジョブリストに表示する。
本実施形態の特許システムでは、図１２に示すようなジ
ョブ管理情報と電子ホルダを用いる。各項目の詳細は順
次説明するが、「ジョブ番号」、「ジョブタイプ」、
「現在の工程」、「ジョブ所有者」は図４に示したジョ
ブ管理情報に対応している。ステップＳ２０４の検索で
は、このジョブ管理情報において当該作業者がジョブ所
有者もしくは発明者となっているジョブを検索し、処理
待ちジョブリストに提示する。

【００６１】さて、図１０に示した発明者用画面におい
て、新規登録ボタン２２４がクリックされると、処理は
ステップＳ２０６からステップＳ２１０へ進み、ジョブ
処理用Ｉ／Ｆ表示領域２２３に新規登録用のインターフ
ェースが表示される。この様子を図１１に示す。

【００６２】図１１において、２３０は登録に必要な事
項を設定させるための、設定事項入力領域である。ま
た、２３１はコメント欄であり、所望のコメントを入力
することができる。例えば、設定事項入力領域２３１で
期限日を設定した場合に、その設定日が学会発表等の関
係で厳守すべき出願期限である旨など承認者に対して何
らかのメッセージとして伝えたい内容等を記載しておく
ことができる。設定事項入力領域２３０において必要な
設定事項の入力を終えた後、登録ボタン２３２がクリッ
クされると、処理はステップＳ２１１からステップＳ２
１２へ進み、新たな出願ジョブの生成を行なう。すなわ
ち、当該出願ジョブに対して、該当の提案に対して一意
に決まる提案番号と、当該提案番号のジョブに対して一
意に定まるジョブ番号（提案番号）を割り当て、図１２
に示すようなジョブ管理情報を生成する。そして、この
ジョブ管理情報に関連づけられた電子ホルダが生成され
る。新たに生成された出願ジョブは、発明説明書作成工
程に設定され、その所有者は当該登録を行なった作業者
に設定される。

【００６３】なお、登録操作を中止したい場合は戻るボ
タン２３３をクリックする。この操作により設定事項入
力領域２３０に設定された内容は破棄され、新規な出願
ジョブは発生しない。

【００６４】さて、以上のように、新たな出願ジョブの
発生指示（登録ボタン２３２のクリック）に応じて、対
応するジョブ管理情報と、その業務処理を受け渡すため
の書類ケースに相当する添付書類、参照書類、画面情報
等の電子ホルダが生成される。図１２は出願ジョブによ
って生成されるジョブ管理情報３００と電子ホルダ３０
１のデータ構成例を説明する図である。電子ホルダ３０
１には、各種書類データ３０１Ａが納められている。

【００６５】ジョブ管理情報３００には、図４で説明し
た「ジョブ番号」、「ジョブタイプ」、「現在の工
程」、「ジョブ所有者」が登録されるが、その他、出願
ジョブに必要な「特許担当者」や「特許事務所」等の情
報も登録される。当該ジョブの完了期限が設定されてい
れば、「期限日」の欄にその日付が記入される。また、
「ジョブ番号」には、提案番号、包袋番号、外願申請番
号、外願新件番号の４種類が存在するが、新規登録の時
点では提案番号が付与される。その他の番号について
は、後の説明により明らかとなろう。

【００６６】一方、処理待ちジョブリストより、ジョブ
が選択されると、処理はステップＳ２０５からステップ
Ｓ２２０へ進む。ステップＳ２２０ではジョブ処理用Ｉ
／Ｆ表示領域２２３内にジョブ詳細ウインドウを表示し
て当該ジョブのジョブ管理情報と、電子ホルダの内容を
示す。そして、ステップＳ２２１において、電子ホルダ
内の書類をダウンロードするためのインターフェースを
提供する。例えば、図１３Ａは発明説明書作成工程にあ
るジョブが選択された場合の表示画面例を示す図であ
る。図１３Ａに示されるように、ジョブ処理用Ｉ／Ｆ表
示領域２２３にはジョブ管理情報の内容表示２４１と電
子ホルダ内の書類表示２４２が表示され、電子ホルダ内
の書類をダウンロードするための書類ダウンロードボタ
ン２４３が提供される。

【００６７】これら２４１〜２４３の表示及びインター
フェースの提供は、当該ジョブの所有者であるか否かに
関わらず実行される。すなわち、作業者は、処理待ちジ
ョブリストに表示されたジョブについては、所有者であ
ろうとなかろうと、そのジョブの管理情報や電子ホルダ
の内容をみることができる。

【００６８】更に、当該作業者が選択したジョブの所有
者である場合には、ステップＳ２２２からステップＳ２
２３へ進み、電子ホルダへの文書ファイルをアップロー
ドするための書類アップロードボタン２４４（アップロ
ードする書類は領域２４５に設定する）、他者へジョブ
を送信（工程を遷移させないで送信）するための回覧送
信ボタン２４６（宛先は領域２４７に設定する）が提供
される。該ボタン２４６を押すことによって図１３Ｂに
示されるような回覧送信用ウインドウ２２０Ａが開き、
工程を選んであて先を入力して送信ボタンを押すことに
より，送信完了する。

【００６９】以上のように、処理待ちジョブリスト内の
ジョブが選択された場合は、所有者であろうとなかろう
とジョブ管理情報の表示２４１（別ウインドウでも良
い）、電子ホルダの内容の表示２４２、書類ダウンロー
ドボタン２４３が提供され、更にそのジョブの所有者で
あれば、当該ジョブがどの工程にあっても、書類アップ
ロードや回覧送信に関わるインターフェース（２４４〜
２４６）が提供されることになる。

【００７０】例えば、図１３Ａにおいて、電子ホルダ内
の書類表示２４２内に表示された書類の内、所望の書類
を選択して書類ダウンロードボタン２４３をクリックす
ると、その書類が当該作業者のローカルディスクにダウ
ンロードされる。また、領域２４５に所望の文書ファイ
ル名を記入して書類アップロードボタン２４４をクリッ
クすると、指定された文書ファイルが電子ホルダに納め
られる。また、領域２４７に送信先を指定して回覧送信
ボタン２４６をクリックすると、指定された送信先に当
該ジョブが送信される。なお、回覧送信ボタンが操作さ
れた場合は、ジョブ管理情報のジョブ所有者の欄が指定
された送信先に更新されるが、現在の工程の欄は変更さ
れない（即ち、工程間のジョブ送信は行われない）。

【００７１】以下、選択されたジョブの工程に応じて処
理が分岐する。まず、選択されたジョブが発明説明書作
成工程であった場合は、ステップＳ２２４からステップ
Ｓ２４０へ進む。

【００７２】ステップＳ２４０では、発明説明書作成工
程に固有のユーザインターフェースとして、当該ジョブ
の電子ホルダに譲渡証書をアップロードするためのイン
ターフェースや、次の承認工程へジョブを送信をするた
めのインターフェースが提供される。

【００７３】図１３Ａの表示例では、処理待ちジョブリ
スト中の「Ｎｏ．３」のジョブ（ジョブ番号（提案番
号）Ｔ１２３）が選択され、その詳細な管理情報が表示
領域２４１に、その電子ホルダ内の書類が表示領域２４
２にそれぞれ表示されている。そして、当該ジョブが発
明説明書作成工程であることから、ジョブ処理用Ｉ／Ｆ
表示領域２２３には譲渡証書アップロードボタン２４４
と承認への送信ボタン２４９（承認のための送信宛先は
領域２５０に設定される）が提供されている。なお、領
域２５０には、当該所有者が所属する課の課長またはあ
らかじめ作業者が登録しておいた人が送信先のデフォル
トとして設定される。

【００７４】発明説明書（電子書類）や譲渡証書のアッ
プロード（電子ホルダへの登録）を完了した後、送信ボ
タン２４９をクリックすると、処理はステップＳ２４１
からステップＳ２４２へ進み、当該ジョブを承認工程と
して、領域２５０で指定された送信先（原則として所属
長）にジョブを送信する。すなわち、ジョブ管理情報の
ジョブ所有者を指定された送信先の名前に更新し、現在
の工程を承認工程とする。なお、譲渡証書ボタン２３３
がクリックされた場合は、所定の譲渡証書フォームが提
示され、必要事項を入力することにより、譲渡証書が電
子ホルダに納められる。

【００７５】一方、選択したジョブが明細書確認工程
（Ｓ１１４）、依頼明細書確認工程（Ｓ１０８），中間
処理検討工程（Ｓ１４２），応答案文確認工程（Ｓ１４
５）のいずれかであった場合は、ステップＳ２２５〜Ｓ
２２８のいずれかよりステップＳ２５０に処理が進む。
この場合の画面表示の図示は省略するが、図１３Ａで示
した参照番号２４８〜２５０のインターフェースは提供
されず、ジョブ返送ボタン（送信ボタンで宛先が特許担
当者）が提供される。上記工程はいずれも、検討やチェ
ックの依頼のために特許担当者より送信されてきたジョ
ブであり、検討やチェックを終えたら、当該ジョブをそ
の特許担当者に返送する必要があるからである。

【００７６】ジョブ返送ボタンがクリックされると処理
はステップＳ２５１からステップＳ２５２へ進み、当該
ジョブの特許担当者を送信先としてジョブの送信が実行
される（ジョブ管理情報のジョブ所有者を特許担当者に
更新する）。

【００７７】更に、選択されたジョブが承認工程であっ
た場合は、ステップＳ２２９からステップＳ２６０へ進
む。当該作業者が承認の権限を持つ場合はステップＳ２
６０からステップＳ２６１へ進み、承認操作用のインタ
ーフェースが提供される。この場合の画面表示の図示も
省略するが、図１３Ａで示した参照番号２４８〜２５０
のインターフェースは提供されず、承認ボタンが提供さ
れることになる。この承認ボタンを用いて当該ジョブが
承認されると、処理はステップＳ２６３へ進み、当該ジ
ョブを特許担当割当工程へ進めるとともに、知財部窓口
宛てにジョブを送信する。

【００７８】次に、知財部窓口による特許担当者割当工
程の処理について、図１４のフローチャートを参照して
説明する。

【００７９】特許管理システムが起動されるとステップ
Ｓ２８０で図９に示したようなログイン画面が表示され
る。ログイン画面にて入力されたユーザＩＤ、パスワー
ドが照合され、照合に成功すると特許管理システムにロ
グインする。ここで、当該ユーザＩＤより、作業者の所
属を判定し、その判定の結果が知財部窓口であった場合
は、ステップＳ２８１からステップＳ２８２へ進み、知
財部窓口用画面が提示される。

【００８０】図１５は知財窓口用画面２６０の表示例を
示す図である。画面の基本的な構成は図１０で上述した
画面と同様であり、ジョブリスト表示領域２６１、操作
用Ｉ／Ｆ表示領域２６２、ジョブ処理用Ｉ／Ｆ表示領域
２６３が含まれる。

【００８１】ステップＳ２８３では、当該作業者が所有
者となっているジョブを検索し、これを処理待ちジョブ
リストとしてジョブリスト表示領域２６１に表示する。
図１５の表示例では、３つのジョブが検索されてリスト
表示されている。

【００８２】そして、処理待ちジョブリストの中の一つ
のジョブが選択されると、処理はステップＳ２８４から
ステップＳ２９０へ進む。ステップＳ２９０〜Ｓ２９２
の処理は、Ｓ２２０，Ｓ２２１，Ｓ２２３と同様であ
る。まず、ステップＳ２９０において、表示領域２６３
内にジョブ詳細ウインドウを表示して当該ジョブのジョ
ブ管理情報（表示２６５）と、電子ホルダの内容（表示
２６６）を示し、ステップＳ２９１において、電子ホル
ダ内の書類をダウンロードするためのインターフェース
（書類ダウンロードボタン２６７）を提供する。更にス
テップＳ２９２では、電子ホルダへ文書ファイルをアッ
プロードするためのインターフェース（書類アップロー
ドボタン２６８及びアップロードする書類を指定するた
めの領域２６９）、他者へジョブを送信するための回覧
送信ボタン２７０（宛先は領域２７１に設定する）が提
供される。

【００８３】更に、ステップＳ２９３では、知財部窓口
に特化されたインターフェースであるところの、担当者
指定用のインターフェースを表示領域２６３に提示す
る。担当者指定用のインターフェースでは、担当者名入
力領域２７２と、送信ボタン２７３が提供される。担当
者名入力領域２７２に特許担当者名を入力して送信ボタ
ン２７３をクリックすると、ステップＳ２９４、Ｓ２９
５を経てステップＳ２９６へ進む。ステップＳ２９６で
は、当該ジョブを出願検討工程に進めて、指定された特
許担当者宛に当該ジョブを送信する。以上のようにして
特許担当者が割り当てられたジョブには、そのジョブ管
理情報の特許担当者（図１２）の欄に当該指定された特
許担当者名が記録される。

【００８４】一方、担当者として個人を指定する代わり
に、特許の課名を指定することも可能である。担当者名
入力領域２７２に特許担当課が設定された状態で送信ボ
タン２７３がクリックされた場合、ジョブの状態は特許
担当割当工程のままで、指定された課の代表者（例えば
課長）宛に当該ジョブが送信される（ステップＳ２９
７、Ｓ２９８）。この場合、ジョブが送信された特許担
当課の課長は自分の課員にジョブを割り当てることがで
きる。特許担当割当工程のジョブの所有者となった課長
には、図１５で示したようなユーザインターフェースが
提供されるので、これを用いて、当該ジョブを課員に割
り当てることができる。

【００８５】ログオフボタン２６４がクリックされると
本処理は終了する（ステップＳ２８５）。

【００８６】次に、知財部の特許担当者による作業を実
現するための、本特許管理システムの処理について説明
する。図１６から図１９は、知財部の特許担当者用によ
る作業を遂行するための本特許管理システムの処理を説
明するフローチャートである。特許担当者は上述のよう
に、出願ジョブにおいて出願検討工程（Ｓ１０５）、明
細書作成工程（Ｓ１１３）、明細書案文確認工程（Ｓ１
１４）、依頼明細書確認工程（Ｓ１０８）を行なう。ま
た、中間処理ジョブに関しては、中間処理検討工程（Ｓ
１４３）、応答案文確認工程（Ｓ１４６）を処理する。

【００８７】ステップＳ３０１でログイン操作が行なわ
れると、図９で示したログイン画面によって入力された
ユーザＩＤ及びパスワードが照合され、照合に成功する
と特許管理システムにログインする。ここで、ユーザＩ
Ｄに対応する作業者の所属が知財部であり、特許担当者
であった場合は、ステップＳ３０２からステップＳ３０
３へ進み、特許担当者用画面が提示される。

【００８８】図２０は特許担当者用画面２８０の表示例
を示す図である。画面の基本的な構成は図１０で上述し
た画面と同様であり、ジョブリスト表示領域２８１、操
作用Ｉ／Ｆ表示領域２８２、ジョブ処理用Ｉ／Ｆ表示領
域２８３が含まれる。ステップＳ３０４では、当該作業
者が特許担当者として指定されているジョブ、または、
所有者が当該作業者のジョブを検索して、ジョブリスト
表示領域２８１に処理待ちジョブリストとして表示す
る。

【００８９】さて、ジョブリストのうちのひとつのジョ
ブが選択されると、ステップＳ３０５よりステップＳ３
１０へ進む。ステップＳ３１０〜Ｓ３１３の処理は、ス
テップＳ２２０〜Ｓ２２３の処理と同様である。すなわ
ち、ステップＳ３１０ではジョブ処理用Ｉ／Ｆ表示領域
２８３内にジョブ詳細ウインドウを表示して当該ジョブ
のジョブ管理情報と、電子ホルダの内容を示し、ステッ
プ３１１において、電子ホルダ内の書類をダウンロード
するためのインターフェースを提供する。例えば、図２
０では、出願検討工程（Ｓ１０５）にあるジョブが選択
された時の画面表示例が示されており、ジョブ処理用Ｉ
／Ｆ表示領域２８３にはジョブ管理情報の内容表示２８
４と電子ホルダ内の書類表示２８５が表示され、電子ホ
ルダ内の書類をダウンロードするための書類ダウンロー
ドボタン２８６が提供される。

【００９０】更に、当該作業者が、選択したジョブの所
有者である場合には、ステップＳ３１２からステップＳ
３１３へ進み、ジョブに対する作業を遂行するための各
種インターフェースが提供される。まず、ステップＳ３
１３で、電子ホルダへの文書ファイルをアップロードす
るための書類アップロードボタン２８７（アップロード
する書類は領域２８８に設定する）、他者へジョブを送
信するための回覧送信ボタン２８９（宛先は領域２９０
に設定する）が提供される。

【００９１】続いて選択されたジョブの現在の工程が判
定され、それぞれに応じて処理を分岐する（ステップＳ
３１４〜Ｓ３１９）。

【００９２】選択されたジョブが出願検討工程であった
場合は、ステップＳ３１４からステップＳ３２０へ進
む。ステップＳ３２０では、出願検討工程用のインター
フェースをジョブ処理用Ｉ／Ｆ表示領域２８３に提示す
る。

【００９３】図２０では、出願検討工程にあるジョブ
（ＮＯ．２）が選択されており、そのジョブ管理情報や
電子ホルダの内容（２８４，２８５）、書類をダウンロ
ード、アップロードするためのインターフェース（２８
６〜２８８）、ジョブを回覧送信するためのインターフ
ェース（２８９，２９０）が表示されている。さらに、
当該ジョブが出願検討工程（Ｓ１０５）であることによ
り、出願検討工程用のインターフェース２９１が表示さ
れている。

【００９４】出願検討工程用のインターフェース２９１
には、当該ジョブに関して出願をするか否か、類似の提
案件との合体（複数の提案を一つの出願として処理す
る）の設定、審査請求をするか否か、外国出願をするか
否か、明細書の作成を社内で行うか外部の特許事務所に
依頼するか等の設定を行うための設定入力部２９１が設
けられている。設定入力部２９１内の送信ボタン２９２
がクリックされると当該出願検討工程が完了し、ジョブ
は次の工程に進む（ステップＳ３２１）。このとき、設
定事項がチェックされ（ステップＳ３２２）、「出願し
ない」旨の設定であった場合は、そのジョブを破棄する
（ステップＳ３２７）。或いは出願中止の旨のコメント
を含めて発明者に当該ジョブを返送するようにしてもよ
い。

【００９５】「出願をする」旨の設定がなされている場
合は、ステップＳ３２３へ進み、当該ジョブに対して包
袋番号を設定する。この包袋番号が決定するまで、すな
わち、発明説明書作成工程や特許担当割当工程、特許検
討工程では、ステップＳ２１２で発生した提案番号を用
いてジョブが特定される。そして、この包袋番号が設定
された後は、包袋番号を用いてジョブを特定できる。例
えば、特許事務所へ明細書の作成等を依頼する場合は、
この包袋番号を用いてジョブを特定するようにする。こ
のような包袋番号を用いることにより、例えば上述の特
許検討工程において提案の合体が発生した場合でも、一
つの出願に一つの包袋番号を割り当てることができ、特
許事務所との間でのジョブの特定が容易になる。

【００９６】更に、上記出願検討による設定内容から、
当該出願の明細書を社内で作成するか特許事務所に依頼
するかを判定する（ステップＳ３２４）。特許事務所に
依頼する場合はステップＳ３２５に進み、ジョブの状態
を明細書作成依頼工程（Ｓ１０６）とし、インターフェ
ース２９１の「依頼先」の欄に設定された特許事務所に
対してジョブが送信される。一方、社内で明細書を作成
する設定がなされていた場合は、ステップＳ３２６へ進
み、当該ジョブを明細書作成工程（Ｓ１１３）へ進める
とともに、インターフェース２９１の「依頼先」の欄に
設定された担当者にジョブを送信する。なお、明細書作
成工程の場合、依頼先は当該特許担当者自身がデフォル
トとして設定されているものとする。

【００９７】次に、選択されたジョブが明細書作成工程
であった場合は、ステップＳ３１５からステップＳ３３
０へ進む。この場合、図２０におけるインターフェース
２９１は提供されず、ワープロアプリケーション等を用
いて準備した出願明細書ファイルを電子ホルダへ登録
（アップロード）するためのインターフェースが提供さ
れる（ステップＳ３３０）。例えば、出願明細書アップ
ロードボタンとその文書ファイル名を指定する領域を提
供することになる。

【００９８】この出願明細書アップロードボタンがクリ
ックされると、対応する電子ホルダに指定された文書フ
ァイルがアップロードされるが、明細書作成工程はこの
アップロード操作により完了したと判定され、次の工程
である明細書確認工程にジョブを進める（ステップＳ３
３１，Ｓ３３２）。なお、明細書作成工程を担当した者
が特許担当者でない場合は、ステップＳ３３２におい
て、ジョブの送信宛先を特許担当者にして送信が行われ
る。

【００９９】また、選択されたジョブが依頼明細書確認
工程（Ｓ１０８）であった場合は、ステップＳ３１６か
らステップＳ３４０へ進み、図２１に示すような依頼明
細書確認工程における画面表示を行う。このインターフ
ェースによれば、当該明細書を発明者にチェックさせる
べく当該ジョブを発明者に送信するためのインターフェ
ース（２９３，２９４）、事務所へ出願依頼するめのイ
ンターフェース（２９５）が提供される。なお、発明者
にジョブをチェック送信するためのインターフェースで
は、当該ジョブの発明者の欄に登録されている発明者が
自動的にジョブの宛先として領域２９４に設定される。
複数の発明者がいる場合は、左側の三角のボタンをクリ
ックすることで当該ジョブの発明者リストが得られ、そ
の中から送信宛先を選択できる。そして、ボタン２９３
をクリックすると、領域２９４に設定された宛先へのジ
ョブの送信が実行される。

【０１００】発明者によって当該電子ホルダにチェック
済み原稿が収められた状態で発明者よりジョブが返送さ
れたなら、特許担当者は特許事務所に対して出願依頼を
する。なお、特許担当者や発明者によるチェック済み原
稿の電子ホルダへのアップロードは、書類アップロード
ボタン（２８７）を用いて行うことができる。また、特
許事務所に対する出願依頼は出願依頼ボタン２９５をク
リックすることでなされる。出願依頼がなされると、ス
テップＳ３４１からステップＳ３４２に進み、ジョブの
状態を出願手続依頼工程（Ｓ１０９）とし、当該明細書
案文を作成した特許事務所宛てにジョブが送信される。

【０１０１】選択されたジョブが明細書確認工程（Ｓ１
１４）であった場合、処理はステップＳ３１７からステ
ップＳ３５０に進む。ステップＳ３５０では、依頼明細
書確認工程（Ｓ１０８）と同様のインターフェース（図
２１）が提供される。但し、明細書確認工程において出
願依頼が指示されると、当該ジョブの状態が出願手続工
程（Ｓ１１５）となり、社内の出願課へ当該ジョブが送
信される（ステップＳ３５２）。

【０１０２】また、選択されたジョブが中間処理検討工
程（Ｓ１４２）であった場合は、ステップＳ３１８から
ステップＳ３６０へ進み、図２１に示したのと類似の画
面を表示し、内容を発明者に検討させるために発明者へ
ジョブを送信するインターフェースや、特許事務所に対
して応答書類の作成を依頼するためのインターフェース
が提供される。原則として、特許担当者は当該中間処理
に関する指示書を電子ホルダにアップロードする。そし
て、応答案作成依頼を指示すると、当該ジョブは中間処
理指示工程（Ｓ１４３）となり、特許事務所に送信され
る（ステップＳ３６１，３６２）。

【０１０３】更に、選択されたジョブが応答案文確認工
程（Ｓ１４５）であった場合は、ステップＳ３１９から
ステップＳ３７０へ進み、図２１に示したのと類似の画
面を表示し、内容を発明者に検討させるために発明者へ
ジョブを送信するインターフェースや、特許事務所に対
して特許庁への応答手続を依頼するためのインターフェ
ースが提供される。原則として特許担当者は応答案に対
するチェック済み原稿を電子ホルダにアップロードす
る。そして、応答手続の依頼を指示すると、当該ジョブ
は応答手続依頼工程（Ｓ１４６）となり、特許事務所に
送信される（ステップＳ３７１，３７２）。

【０１０４】領域２８２に提供されているログオフボタ
ン２９７がクリックされると本処理が終了する（Ｓ３０
６）。また、外国出願ボタン２９８、国内優先ボタン２
９９は、それぞれ新たなジョブを発生させるボタンであ
る。外国出願ボタン２９８がクリックされると、当該特
許担当者が担当した出願済みのケースで、出願から１年
を経過していないものが管理データベースより検索され
る。特許担当者は、この中から所望のケースを選択し
て、外国出願対象に指定することで、新たな外国出願の
ジョブが発生する。国内優先ボタン２９９の場合も同様
である。なお、ジョブ管理番号（出願番号、包袋番号、
或いは提案番号）を指定することによって所望のケース
を指定して、その外国出願や国内優先のジョブを発生す
るようにしてもよい。

【０１０５】次に、本システムと接続された特許事務所
の端末１９１〜１９３における動作を説明する。特許事
務所では、上述した明細書作成依頼工程（Ｓ１０６）、
出願手続依頼工程（Ｓ１０９）、中間処理指示工程（Ｓ
１４３）、応答手続依頼工程（Ｓ１４６）における各処
理実現するべく、以下に示すインターフェースが提供さ
れる。

【０１０６】図２２は本実施形態の特許管理システムに
よる特許事務所における処理を説明するフローチャート
である。ステップＳ４０１において、事務所の端末で特
許管理システムを立ち上げると図９に示したようなログ
イン画面が表示され、ユーザＩＤとパスワードを入力す
ることにより、ログインが行われる。

【０１０７】認証を経てログインに成功すると、ステッ
プＳ４０２へ進み、図２３に示すような特許事務所用の
画面を表示する。特許事務所において表示される画面
も、上述した各画面と類似の画面であり、ジョブリスト
表示領域３０１、操作用Ｉ／Ｆ表示領域３０２、ジョブ
処理用Ｉ／Ｆ表示領域３０３が設けられている。なお、
図２３では、明細書作成依頼工程（Ｓ１０６）のジョブ
が選択された場合の画面例が示されている。

【０１０８】ステップＳ４０３では、当該特許事務所が
所有者となっているジョブの一覧を処理待ちジョブリス
トとしてジョブリスト表示領域３０１に表示する。処理
待ちジョブリストの中の所望のジョブが選択されると処
理はステップＳ４０４からステップＳ４１０に進む。な
お、ジョブリスト（及び表示領域３１１内に表示される
ジョブ管理情報）には、上述の包袋番号が提示され、こ
の番号により、依頼側と特許事務所との間でジョブを一
意に特定できる。

【０１０９】まず、ステップＳ４１０において、ジョブ
処理用Ｉ／Ｆ表示領域３０３内にジョブ詳細ウインドウ
を表示して当該ジョブのジョブ管理情報（表示３１１）
と、電子ホルダの内容（表示３１２）を示す。そして、
ステップＳ４１１において、電子ホルダ内の書類をダウ
ンロードするためのインターフェース（書類ダウンロー
ドボタン３１３）を提供する。

【０１１０】さて、選択されたジョブが明細書作成依頼
工程であった場合、処理はステップＳ４１２からステッ
プＳ４１６へ進み、明細書案文のアップロード用インタ
ーフェース（図２３の案文アップロードボタン３１４、
案文ファイル指定領域３１５）が提供される。このイン
ターフェースにおいて、特許事務所の作業者が案文ファ
イル指定領域３１５に明細書案文のファイルを指定し、
案文アップロードボタン３１４をクリックすると、指定
された明細書案文ファイルが電子ホルダにアップロード
される。電子ホルダに明細書案文のファイルがアップロ
ードされると、納品処理部１１５がこれを検出して、当
該ジョブを依頼明細書確認工程（Ｓ１０８）に設定し
て、特許担当者に送信する。

【０１１１】選択されたジョブが出願手続依頼工程（Ｓ
１０９）であった場合、処理はステップＳ４１３からス
テップＳ４１７へ進む。ステップＳ４１７では、図２４
に示すような納品画面が表示される。特許事務所では、
電子ホルダよりチェック済みの原稿を書類ダウンロード
ボタン３１３によりダウンロードし、この原稿に基づい
て最終的な特許出願用書類を作成して特許庁に出願す
る。出願手続依頼工程のジョブに対するインターフェー
スでは、特許庁に対して送信した特許出願用書類（送信
ファイル）と特許庁から受理した出願番号通知を納品す
る。本実施形態では、出願書類指定領域３２２で上記特
許出願書類を指定し、出願番号通知指定領域３２３で出
願番号通知書類を指定し、納品アップロードボタン３２
１をクリックすることで、これらの書類が電子ホルダへ
登録される。

【０１１２】納品処理部１１５はこの電子ホルダに出願
書類と出願番号通知アップロードされたことを検出する
と、当該ジョブを出願確認工程とし、納品確認者に送信
する。

【０１１３】更に、選択されたジョブが中間処理指示工
程（Ｓ１４３）であった場合は、ステップＳ４１４から
ステップＳ４１８へ進み、中間指令に対する応答案文の
電子ホルダへの登録（アップロード）を行うためのイン
ターフェースを提供する。このインターフェースは明細
書作成工程の場合（図２３）と類似したものである。こ
のとき、電子ホルダ内には中間指令に対する応答指示の
インストラクションが登録されているので、特許事務所
ではこれをダウンロードして中間指令に対する応答案文
を作成する。完成した応答案文はステップＳ４１８で提
供されたインターフェースによって電子ホルダに登録
（アップロード）される。

【０１１４】納品処理部１１５は電子ホルダへの応答案
文のアップロードを検出すると、当該ジョブを応答案文
確認工程（Ｓ１４５）とし、特許担当者宛てに送信す
る。

【０１１５】更に、選択されたジョブが応答手続依頼工
程（Ｓ１４６）であった場合は、ステップＳ４１５から
ステップＳ４１９へ進み、中間指令に対する応答案文を
納品するための図２４に類似のインターフェースが提供
される。すなわち、この時点で電子ホルダには応答案文
に対するチェック原稿が収められており、特許事務所で
はこれをダウンロードし、この原稿に基づいて最終的な
特許庁提出用の書類を作成して、特許庁に提出（送信）
する。この提出に応じて、特許庁から受領通知が送られ
てくるので、この受領通知と特許庁に提出した書類を上
記インターフェースを用いて納品（電子ホルダへアップ
ロード）することになる。

【０１１６】納品処理部１１５は電子ホルダへの中間処
理の応答書類とその受領通知のアップロードを検出する
と、当該ジョブを応答確認工程（Ｓ１４８）とし、納品
確認者に送信する。

【０１１７】一方、特許事務所要画面において中間指令
納品ボタン３３１がクリックされると、ステップＳ４０
５からステップＳ４２１へ進み、特許庁から送信された
中間指令書（拒絶理由通知書等）を出願人に対して送信
するインターフェースが提供される。この納品により、
納品処理部１１５は、図６で上述したような中間処理ジ
ョブを発生する。

【０１１８】また、ログオフボタン３３２がクリックさ
れると、本処理を終了する（ステップＳ４０６）。

【０１１９】特許事務所とのインターフェースを行う納
品処理部１１５について図２５を参照して説明する。

【０１２０】図２５は納品処理部１１５の処理を説明す
るフローチャートである。ステップＳ５０１では、特許
事務所よりデータを受領したかどうかを判定する。な
お、データの受領とは、明細書案文等が電子ホルダにア
ップロードされたこと、中間指令書が納品されたことを
含む。そして、特許事務所からデータを受領した場合
は、その受領したデータの書類を判別し、判別結果に応
じてステップＳ５０２〜Ｓ５０６で処理を分岐する。

【０１２１】特許事務所より受領したデータが明細書案
文であった場合は、ステップＳ５０２からステップＳ５
１０へ進む。ステップＳ５１０では、受領したデータの
アップロード先に対応するジョブ（出願ジョブ）を依頼
明細書確認工程（Ｓ１０８）に設定し、特許担当者へ送
信する。また、受領したデータが出願書類の納品であっ
た場合は、対応する出願ジョブを出願確認工程（Ｓ１１
１）に設定し、納品確認者へ当該ジョブを送信する。

【０１２２】特許事務所より受領したデータが中間処理
に対する応答案文であった場合は、ステップＳ５０４か
らステップＳ５１２に進み、対応する中間処理ジョブを
応答案文確認工程（Ｓ１４５）に設定し、特許担当者に
送信する。また、受領したデータが応答書類の納品であ
った場合は、ステップＳ５０５からステップＳ５１３へ
進み、対応するジョブを応答確認工程（Ｓ１４８）に設
定し、納品確認者を宛先として当該ジョブを送信する。

【０１２３】以上は、継続中のジョブに関するものであ
るが、中間指令の場合は継続中のジョブでない場合があ
る。例えば拒絶理由通知などは、出願、審査請求等のジ
ョブが完了した後、突発的に発生する。したがって、中
間指令の納品であった場合には、ジョブを発生する必要
があるか否か、どのタイプのジョブを発生するかを判断
しなければならない。納品処理部１１５は、このような
中間指令に対して新たなジョブを発生する機能を有す
る。

【０１２４】特許事務所より受領したデータが中間指令
納品によるものであった場合は、ステップＳ５０６から
ステップＳ５１４へ進む。ステップＳ５１４では、納品
された中間指令書類を解析し、その中間指令が何である
かを調べる。特許庁から送信される中間指令は所定の形
式に則って作成されているので、文書中の所定箇所の文
字列等から当該中間指令が具体的に何であるかを判定す
ることができる。また、紙書類の場合は作業者が判断し
て入力できるインターフェースもある。ステップＳ５１
４は、そのような書類の識別を行い、応答が必要と判定
された場合にはステップＳ５１５で対応したジョブを発
生する。例えば、拒絶理由通知書であれば、図７の中間
処理ジョブを発生することになる。このとき、電子ホル
ダには納品された中間指令書を添付するほか、出願番号
から包袋データベース中の必要な書類（出願明細書等）
を参照書類として添付する。

【０１２５】また、この場合のジョブ管理情報には期限
が設定される。例えば、中間指令が拒絶理由通知であれ
ば、応答期限が発送日より６０日に設定される。更に、
拒絶の根拠条文や引用文献等が抽出される抽出情報は管
理ＤＢに保持される。そして、書類の種類に応じて、何
を抽出し、どのようなエラーチェックをかけ、管理デー
タベースをどのように更新するかが決まる。（例えば、
審決のとき、審決書類を確認するときに、勝ち、負けを
人が書類を確認の上追加入力する。勝ちの場合は、特許
査定が来ないので、自動的に特許査定の処理を行い、設
定登録納付の期限日を設定する）こうして発生した中間
処理ジョブは、中間処理確認工程に設定され、納品確認
者を宛先として送信される（ステップＳ５１６）。

【０１２６】図２６は納品確認者による作業を実現する
ための本特許管理システムによる処理を説明するフロー
チャートである。

【０１２７】ステップＳ５５０において、図９のログイ
ン画面からのログインに成功し、当該作業者が納品確認
者であった場合は、ステップＳ５５１からステップＳ５
５２へ進み、確認者用画面を提示する。確認者用画面に
ついては特に図示をしないが、上述した各工程の画面と
その基本構成は同様である。ステップＳ５５３では、出
願確認工程、応答確認工程、中間指令確認工程となって
いるジョブを検索し、処理待ちジョブリストとして表示
する。

【０１２８】処理待ちジョブリストより出願確認工程の
ジョブが選択された場合は、ステップＳ５５４からステ
ップＳ５６０へ進み、出願確認用画面を表示する。出願
確認用画面では、明細書ページ数、図面枚数、請求項の
数、願書の記載事項等が表示され、納品確認者はこれを
みて出願を確認する。このとき、出願番号がジョブ管理
情報のジョブ番号に自動的に記載される。確認完了が指
示されるとステップＳ５６１からステップＳ５６２へ進
み、当該ジョブを完了し、管理データベース及び包袋デ
ータベースに登録する。こうして、データベース中に電
子包袋が形成される。そして、ステップＳ５６３で、明
細書ページ数、図面枚数、請求項の数といった納品内容
を費用処理部１１８へ通知する。

【０１２９】また、選択したジョブが応答確認工程（Ｓ
１４８）であった場合は、ステップＳ５５５からステッ
プＳ５７１へ進み、受領書と提出書類の確認、提出書類
のページ数、補正後の請求項の数等が表示されるので、
納品確認者はこれを確認する。そして、確認完了が指示
されると、ステップＳ５７２からステップＳ５７３へ進
み、当該ジョブを完了し、対応するジョブ管理情報と電
子ホルダの内容は管理データベース及び包袋データベー
スに登録される。この結果、中間指令の納品から中間指
令に対する応答の納品までの一連の手続で発生した書類
等を、関連付けられた状態で、当該電子包袋の中に登録
することができる。そしてステップＳ５７４で、書類の
ページ数、図面の有無、請求項の数といった納品内容を
費用処理部へ通知する。

【０１３０】また、選択されたジョブが、中間指令確認
工程であった場合は、ステップＳ５５６からステップＳ
５８０へ進み、ステップＳ５１４，Ｓ５１５による一連
の解析の結果得られた抽出内容（書類のタイプ、期限、
拒絶の根拠条文、引用文献等）を表示する。納品確認者
はこれをチェックし、必要に応じて修正等の編集を加え
た後、当該ケースの出願時の特許担当者宛てにジョブを
送信する（Ｓ５８１）。なお、特許担当者は包袋データ
ベースの当該電子包袋に登録されているので、自動的に
設定することができる。また、特許庁の書類によっては
確認する工程そのものが不要である場合があり、その場
合には包袋データベースに該当の書類を入れるだけでお
わってしまうものもある。さらに、後工程として、ジョ
ブで特許担当者に回覧しなくても、その書類が発生した
という連絡だけが特定の人に行けばよいものもある。そ
の場合は、電子メールをあらかじめ指定された人（例え
ば特許担当者、知財部窓口、発明者等）へ送信する場合
もある。

【０１３１】ステップＳ５５２で提示した画面中のログ
オフボタンがクリックされた場合は本処理を終了する
（ステップＳ５５７）。

【０１３２】以上、出願ジョブと、中間処理ジョブのワ
ークフローに則った処理を説明した。次に、特許事務所
に対して発生する費用の管理を行う、費用処理部１１８
の処理について説明する。

【０１３３】図２７は本実施形態の特許管理システムに
おける費用処理部１１８の動作を説明するフローチャー
トである。上述のステップＳ５６３、ステップＳ５７４
による納品内容の通知を受けると、処理はステップＳ６
００からステップＳ６０１へ進み、通知された納品内容
（出願であれば、明細書ページ数、図面及び請求項数
等、また、中間処理であれば応答書類のページ数、請求
項数等）に基づいて、当該ジョブの費用を自動計算す
る。そして、ステップＳ６０２においてその計算結果を
費用データベースに登録しておく。

【０１３４】適当なタイミング（毎月末等）になると、
ステップＳ６０３からステップＳ６０４へ進み、ステッ
プＳ６０１で計算した各ジョブ毎の費用明細を特許事務
所宛てに送信する。特許事務所ではこれをプリントアウ
トし、承認印を押して、企業側へ請求書として送付す
る。企業側はこの送付された請求書に従って特許事務所
への支払いを行なう。

【０１３５】次に、出願ジョブの番号管理について説明
する。出願ジョブを管理する場合、ジョブを扱う部署が
複数に跨るため、種々の番号が発生し、出願ジョブの管
理が困難となる可能性がある。本実施形態では、ジョブ
の進行に応じて適切な番号を設定し、効率的な管理を行
う。

【０１３６】国内出願に関する発番の様子を図２８に示
す。新規な出願ジョブが発生すると、まず第１の番号
（提案番号）が付与される（ステップＳ２１２における
発番に対応する）。続いて国内出願をすることが決定さ
れた時点で第２の番号（包袋番号）が発番される（ステ
ップＳ３２３における発番に対応する）。更に出願を完
了すると特許庁によって付与された出願番号が付与され
る。なお、ステップＳ３２３において説明したように、
別々の提案番号を有する複数の出願ジョブを一つにまと
める合体が特許検討工程において指示された場合は、合
体後の出願ジョブに一つの包袋番号を割り当てることが
でき、ジョブの特定を容易にしている。

【０１３７】なお、包袋番号はシリーズ番号＋国コード
＋枝番という構成になっており、当該出願に関連して別
の出願が発生した場合、例えば分割出願が発生した場合
は、枝番を加算していく。

【０１３８】一方、外国出願に関する発番の様子を図２
９に示す。外国出願が決定されると、出願国や指定国に
関わらずに、１つの外願申請番号が割り当てられる。外
国出願を完了するまでの特許事務所との間のケースの特
定はこの外願申請番号を用いて行われる。出願を終える
と、各出願国毎に包袋番号が割り当てられる。この場
合、外国出願決定時に設定した番号に出願国の国コード
を組み込む。すなわち、シリーズ番号＋出願国＋枝番と
なる。更に、ＥＰを出願国としているケースについて
は、許可予告通知を受領後、最終的に決定された指定国
の国コードを出願国の国コードに続けて記載する。

【０１３９】なお、本発明の目的は、前述した実施形態
の機能を実現するソフトウェアのプログラムコードを記
録した記憶媒体を、システムあるいは装置に供給し、そ
のシステムあるいは装置のコンピュータ（またはＣＰＵ
やＭＰＵ）が記憶媒体に格納されたプログラムコードを
読出し実行することによっても、達成されることは言う
までもない。

【０１４０】この場合、記憶媒体から読出されたプログ
ラムコード自体が前述した実施形態の機能を実現するこ
とになり、そのプログラムコードを記憶した記憶媒体は
本発明を構成することになる。

【０１４１】プログラムコードを供給するための記憶媒
体としては、例えば、フレキシブルディスク，ハードデ
ィスク，光ディスク，光磁気ディスク，ＣＤ−ＲＯＭ，
ＣＤ−Ｒ，磁気テープ，不揮発性のメモリカード，ＲＯ
Ｍなどを用いることができる。

【０１４２】また、コンピュータが読出したプログラム
コードを実行することにより、前述した実施形態の機能
が実現されるだけでなく、そのプログラムコードの指示
に基づき、コンピュータ上で稼働しているＯＳ（オペレ
ーティングシステム）などが実際の処理の一部または全
部を行い、その処理によって前述した実施形態の機能が
実現される場合も含まれることは言うまでもない。

【０１４３】さらに、記憶媒体から読出されたプログラ
ムコードが、コンピュータに挿入された機能拡張ボード
やコンピュータに接続された機能拡張ユニットに備わる
メモリに書込まれた後、そのプログラムコードの指示に
基づき、その機能拡張ボードや機能拡張ユニットに備わ
るＣＰＵなどが実際の処理の一部または全部を行い、そ
の処理によって前述した実施形態の機能が実現される場
合も含まれることは言うまでもない。

【０１４４】

【発明の効果】以上説明したように、本発明によれば、
文書ファイルの管理を効率的に且つ柔軟に行える。

【図面の簡単な説明】

【図１】本実施形態による特許管理システムの全体の概
略構成を示すブロック図である。

【図２】特許管理システムのハードウエア構成の概要を
示す図である。

【図３】ＷＷＷサーバ、ＡＰサーバ、データベースサー
バの各サーバ間の論理的関係を説明する図である。

【図４】本実施形態の特許管理システムにおけるジョブ
管理部１１４の業務管理の概要を説明する図である。

【図５】本実施形態における出願ジョブのワークフロー
を示す図である。

【図６】応答が必要な中間指令に対する中間処理ジョブ
のワークフローを示す図である。

【図７】特許管理システムによる発明者用のインターフ
ェースを提供する処理を説明するフローチャートであ
る。

【図８】特許管理システムによる発明者用のインターフ
ェースを提供する処理を説明するフローチャートであ
る。

【図９】特許管理システムへのログイン画面を示す図で
ある。

【図１０】発明者用画面２２０の初期表示状態を示す図
である。

【図１１】発明者用画面において新規登録を行なう様子
を示す図である。

【図１２】出願ジョブによって生成されるジョブ管理情
報３００と電子ホルダ３０１のデータ構成例を説明する
図である。

【図１３Ａ】発明説明書作成工程にあるジョブが選択さ
れた場合の表示画面例を示す図である。

【図１３Ｂ】回覧送信用のユーザインターフェース例を
示す図である。

【図１４】知財窓口による特許担当者割当処理を行なう
ためのインターフェースの提供処理を説明するフローチ
ャートである。

【図１５】知財窓口用画面の表示例を示す図である。

【図１６】特許担当者用のインターフェースを提供する
処理を説明するフローチャートである。

【図１７】特許担当者用のインターフェースを提供する
処理を説明するフローチャートである。

【図１８】特許担当者用のインターフェースを提供する
処理を説明するフローチャートである。

【図１９】特許担当者用のインターフェースを提供する
処理を説明するフローチャートである。

【図２０】特許担当者用画面の表示例を示す図である。

【図２１】特許担当者用画面の表示例を示す図である。

【図２２】本実施形態の特許管理システムによる特許事
務所における処理を説明するフローチャートである。

【図２３】特許事務所用画面の表示例を示す図である。

【図２４】特許事務所用画面の表示例を示す図である。

【図２５】納品処理部１１５の処理を説明するフローチ
ャートである。

【図２６】納品確認者による作業を実現するための本特
許管理システムによる処理を説明するフローチャートで
ある。

【図２７】本実施形態の特許管理システムにおける費用
処理部１１８の動作を説明するフローチャートである。

【図２８】国内出願に関する発番の様子を示す図であ
る。

【図２９】外国出願に関する発番の様子を示す図であ
る。

───────────────────────────────────────────────────── フロントページの続き (51)Int.Cl.⁷ 識別記号ＦＩテーマコート゛(参考） (72)発明者福井寿文東京都大田区下丸子３丁目30番２号キヤノン株式会社内 (72)発明者早川香奈子東京都大田区下丸子３丁目30番２号キヤノン株式会社内 (72)発明者佐々木智之東京都大田区下丸子３丁目30番２号キヤノン株式会社内 (72)発明者川井美緒東京都大田区下丸子３丁目30番２号キヤノン株式会社内 (72)発明者石井祐晃東京都大田区下丸子３丁目30番２号キヤノン株式会社内 (72)発明者杉本太一東京都大田区下丸子３丁目30番２号キヤノン株式会社内 (72)発明者糟谷一東京都大田区下丸子３丁目30番２号キヤノン株式会社内 (72)発明者金田智之東京都大田区下丸子３丁目30番２号キヤノン株式会社内 (72)発明者八木栄一郎東京都大田区下丸子３丁目30番２号キヤノン株式会社内 (72)発明者古宅恵子東京都大田区下丸子３丁目30番２号キヤノン株式会社内 (72)発明者村上由薫東京都大田区下丸子３丁目30番２号キヤノン株式会社内 (72)発明者石井由紀東京都大田区下丸子３丁目30番２号キヤノン株式会社内

Claims

【特許請求の範囲】

【請求項１】開始から終了までの間に複数の工程を含
むジョブの発生を指示する指示手段と、前記指示に基づき、ジョブを発生する発生手段と、ジョブの一覧を表示手段に表示する一覧表示手段と、前記一覧表示されたジョブから１つを選択する選択手段
と、前記選択されたジョブを、他の情報処理装置へ転送する
転送手段と、前記選択されたジョブを転送するときに、ジョブの工程
が次の工程へ移動する転送、又は、同じ工程としての転
送を制御する制御手段とを有することを特徴とする情報
処理装置。
【請求項２】ユーザを識別する識別手段と、前記識別手段による識別に基づき、前記表示手段に表示
するメニューを制御するメニュー表示手段とを更に有
し、前記メニュー表示手段により表示されたメニューが指示
されたことにより、前記指示手段はジョブを発生させる
ことを特徴とする請求項１に記載の情報処理装置。
【請求項３】管理番号を入力する入力手段を更に有
し、前記発生手段は、前記管理番号に対応するジョブを発生
させることを特徴とする請求項１又は２に記載の情報処
理装置。
【請求項４】前記発生手段は、ジョブの発生におい
て、当該ジョブの工程において生成されるファイルを格
納するための電子的なホルダを生成することを特徴とす
る請求項１乃至３のいずれかに記載の情報処理装置。
【請求項５】第１の情報処理装置と第２の情報処理装
置とから成る情報処理システムであって、それぞれの情報処理装置において、異なるメニューを表
示するメニュー表示手段と、前記メニュー表示手段により表示されたメニューが指示
されたことにより、開始から終了までの間に複数の工程
を含むジョブを発生する発生手段と、ジョブの一覧を対応する情報処理装置の表示手段に表示
する一覧表示手段と、前記一覧表示されたジョブから１つを選択する選択手段
と、前記選択されたジョブを、他の情報処理装置へ転送する
転送手段と、前記選択されたジョブを転送するときに、ジョブの工程
が次の工程へ移動する転送、又は、同じ工程としての転
送を制御する制御手段とを有することを特徴とする情報
処理システム。
【請求項６】前記第１の情報処理装置には、管理番号
を入力するためのメニューが表示され、前記発生手段は、入力された管理番号に対応するジョブ
を発生させることを特徴とする請求項５に記載の情報処
理システム。
【請求項７】前記発生手段は、ジョブを発生するにお
いて、当該ジョブの工程において生成されるファイルを
格納するホルダを生成することを特徴とする請求項５に
記載の情報処理システム。
【請求項８】前記第１の情報処理装置から前記第２の
情報処理装置へ、前記転送手段によりジョブを転送した
場合、前記フォルダーに含まれるファイルを解析する解
析手段を更に有し、前記解析手段の解析に基づき、ジョブを終了するか否か
を判断する判断手段を更に有することを特徴とする請求
項７に記載の情報処理システム。
【請求項９】開始から終了までの間に複数の工程を含
むジョブの発生を指示する指示工程と、前記指示に基づき、ジョブを発生する発生工程と、ジョブの一覧を表示工程に表示する一覧表示工程と、前記一覧表示されたジョブから１つを選択する選択工程
と、前記選択されたジョブを、他の情報処理装置へ転送する
転送工程と、前記選択されたジョブを転送するときに、ジョブの工程
が次の工程へ移動する転送、又は、同じ工程としての転
送を制御する制御工程とを有することを特徴とする情報
処理方法。
【請求項１０】第１の情報処理装置と第２の情報処理
装置とから成る情報処理システムにおける情報処理方法
であって、それぞれの情報処理装置において、異なるメニューを表
示するメニュー表示工程と、前記メニュー表示工程により表示されたメニューが指示
されたことにより、開始から終了までの間に複数の工程
を含むジョブを発生する発生工程と、ジョブの一覧を対応する情報処理装置の表示工程に表示
する一覧表示工程と、前記一覧表示されたジョブから１つを選択する選択工程
と、前記選択されたジョブを、他の情報処理装置へ転送する
転送工程と、前記選択されたジョブを転送するときに、ジョブの工程
が次の工程へ移動する転送、又は、同じ工程としての転
送を制御する制御工程とを有することを特徴とする情報
処理方法。
【請求項１１】請求項９又は１０に記載された情報処
理方法をコンピュータによって実行させるための制御プ
ログラム。
【請求項１２】請求項１１に記載された制御プログラ
ムを格納する記憶媒体。