JP2005202920A - ワークフローシステム及びワークフローシステムの管理方法 - Google Patents

Abstract

【課題】 複数の作業からなる業務であっても無駄なく進捗状況を管理するワークフローシステム及びその管理方法等を提供する。
【解決手段】定義情報記憶手段は、作業の種別と複数の担当者が各工程を処理する順序とを予め対応付けたワークフロー定義情報を記憶し、依頼受付手段は、互いに関連する工程を含む複数の作業を１つの業務として受け付ける。受け付けた業務は、担当者決定手段によって、担当者及び処理の順序をワークフロー定義情報に基づいて決定される。そして、担当者により一の作業を構成する工程が処理された際には、判定手段により、他の作業を構成し処理された工程に関連する他の工程について既に処理されたか否かが判定され、関連する他の工程すべてが処理されたと判定された場合、処理許可手段は、この業務に所属する作業について次の工程の処理を許可するワークフローシステムを提供する。
【選択図】 図１

Description

本発明は、ワークフローシステムに関し、詳しくは定義された順序に従って各工程の承認処理や完了の通知の処理を進めるワークフローシステムに関するものである。

従来より、企業における業務の進捗には大勢の担当者が関わるのが通常である。具体的には、例えば一人の担当者がある作業内の決められた工程を処理した後、次の担当者に作業を引き渡し、引き渡された次の担当者は上記工程に続く次の工程を処理する。この繰り返しにより１つの作業が完了する。また複数の作業により一つの業務が構成されることもある。

このような所定の作業における各工程の進捗を管理する手段として、ワークフローシステムが導入されている。所定の企画の承認に利用されるワークフローシステムは、グループウェアと呼ばれることもある。例えば、ある企画が上司による承認を必要とする場合、営業から係長、課長、部長、さらには社長に、コンピュータネットワークを利用した回覧などを用いて承認を伺い、問題がなければ企画として許可（実行）されるのである。また、作業の進捗を管理する場合、各担当者は自らが受け持つ"作業の一部"、即ち工程を処理し、次の担当者に引き渡す際にワークフローシステムに当該工程が完了した旨（完了の通知）等を進捗状況として入力する。当該入力により、次の担当者が次の工程を処理できるとともに、作業全体の進捗状況が管理される。
特開平９−１３８８２４号公報

従来のワークフローシステムは、比較的シンプルな作業のみを対象としているが、規模が大きい場合には複雑な作業、即ち業務が存在する。ここでは、複数の担当者により順次処理される複数の工程により構成されるものを作業と定義する。さらに、互いに関連する工程を含む複数の作業が業務を構成するものと定義する。ここでいう“互いに関連する”とは、一の作業を構成する工程と、他の作業を構成する工程とが関係していることを言う。

上記業務の一例を図１３に示す。業務１３０１は複数の作業（作業１〜作業４）により構成され、当該各作業が複数の担当者（担当者Ａ〜Ｉ）により並行して行われる。尚、作業１は複数の工程（工程１Ａ〜工程１Ｃ）より構成されている。

このような場合に、各作業毎に独立して承認（工程）、あるいは作業の完了通知（工程）などをワークフローシステムにて行うのみでは、場合によっては承認や作業の無駄が発生する。

即ち、１つの業務１３０１はすべての担当者に承認され、あるいはすべての作業が完了して初めて業務として成り立つ。例えば作業１が担当者Ａ〜担当者Ｃにより順調に承認あるいは完了されたにもかかわらず、他の作業３が担当者Ｇにより承認されずあるいは完了できなかった場合が考えられる。このような場合、業務１３０１は結果として承認されないことになる。従って、担当者Ａ、Ｂ、Ｃ、Ｄ、Ｅ、Ｆ、Ｈ、Ｉによる、承認工程の処理あるいは完了しなかった作業自体が無駄になるという問題が発生する。

具体的には、例えば新製品開発（許可）の依頼と、そのサンプルの発送の依頼が同時に行われた場合、サンプルの発送準備に対する処理がすべて完了しているにもかかわらず、新製品開発が許可されなければサンプルに関するすべての作業が無駄になるのである。

本発明は上記従来の事情に基づいて提案されたものであって、複数の作業からなる業務であっても無駄なく進捗状況を管理するワークフローシステム及びその管理方法を提供することを目的とする。

本発明は、上記目的を達成するために以下の手段を採用している。すなわち本発明は、複数の担当者により順次処理される複数の工程からなる作業の進捗状況を管理するワークフローシステムを前提とする。

このようなワークフローシステムにおいて、定義情報記憶手段は、作業の種別と、複数の担当者が当該作業を構成する各工程を処理する順序とを予め対応付けたワークフロー定義情報を記憶する。

担当者の端末に入力画面を送信し、当該入力画面に入力された内容を受信することにより、依頼受付手段は互いに関連する工程を含む複数の作業を１つの業務として受け付ける。

担当者決定手段は、依頼受付手段にて受け付けた業務について、業務を構成する作業毎に当該作業の各工程を処理する担当者及び当該処理の順序を上記ワークフロー定義情報に基づいて決定する。続いて、担当者により一の作業を構成する工程が処理された際に、判定手段は、他の作業を構成し当該処理された工程に関連する他の工程について既に処理されたか否かを判定する。

判定手段が上記関連する他の工程すべてが処理されたと判定した場合、処理許可手段は、業務を構成する作業について次の工程の処理を許可する。

以上により、一担当者がある工程において業務の遂行を中断せざるを得ない処理（判断）を行った場合に、結果的に不要となる他の工程が先行して行われてしまっているといった問題を未然に防ぐことが可能になる。

尚、許可を付与する構成として、担当者からの問い合わせに対し、問い合わせに対応する作業について工程の処理が許可されている場合にのみ、処理受付手段が処理のための画面を送信する構成がある。

この構成では、許可されていない処理の画面を担当者が取得することができないため、結果として許可されていない工程については処理を行うことが不可能となる。

尚、担当者による工程の処理が、当該作業の継続を不可とする旨の処理である場合、処理許可手段は、その業務についてすべての進捗を停止することで、業務そのものが終了する。

上記工程の処理としては、作業の承認処理や作業の完了の通知処理等があり、作業完了の通知処理とは、受付、回答、入荷、出庫などが完了した旨の通知等である。

ここで、上記ワークフローシステムは、コンピュータを用いて具体化することができる。その場合、記憶手段を除く上述した各手段は、コンピュータ上でプログラムを動作させることにより具体化される。また、記憶手段についてはＨＤＤ（Hard Disk Drive）や各種メモリにて具体化される。

本発明に係るワークフローシステムにおいては、作業毎に各工程を処理する担当者及び当該工程の順序を決定し、各工程が処理された際に、他の作業について対応する工程が行われたか否かを判定し、行われていなければ業務の進捗を停止している。これにより、一担当者が業務の遂行を中断せざるを得ない処理（判断）を行った場合に、結果的に不要となる他の処理が先行して行われてしまっているといった問題を未然に防ぐことが可能になる。

以下、添付図面を参照して、本発明の実施の形態につき説明し、本発明の理解に供する。尚、以下の実施の形態は、本発明を具体化した一例であって、本発明の技術的範囲を限定する性格のものではない。また、本発明に係るワークフローシステムは、図１に示すように端末１０１、アプリケーションサーバ１０２、ＤＢ（データベース）サーバ１０３がネットワークを介してそれぞれ通信可能に接続されるが、例えばアプリケーションサーバ１０２とＤＢサーバ１０３とを同一コンピュータ上に設けてもよい。

（実施の形態１）
以下、本発明に係る実施の形態１におけるワークフローシステムの処理について説明する。

図１は、ワークフローシステム１００を構成する端末１０１、アプリケーションサーバ１０２、ＤＢサーバ１０３の概略機能ブロック図であるが、各手段の処理等については後述する。

また、図２は、アプリケーションサーバの概略構成図であり、ＣＰＵ（Central Processing Unit）２０１、ＲＡＭ（Random Access Memory）２０２、ＲＯＭ（Read Only Memory）２０３、ＨＤＤ２０４及びネットワークＩ／Ｆ（インターフェイス）２０５が内部バス２０６を介して接続されている。上記ＣＰＵ２０１は、例えばＲＡＭ２０２を作業領域として利用し、ＲＯＭ２０３やＨＤＤ２０４等に記憶されているプログラムを実行することで上記図１に示した各手段として動作する。上記ネットワークＩ／Ｆ２０５は、ネットワークと接続されており、他の機器とデータの授受が可能となっている。また、端末１０１、ＤＢサーバ１０３の構成も上記アプリケーションサーバ１０２と同様であり、上記記憶されているプログラムが異なることで、異なる処理を実行可能となっている。

図３は、ワークフローシステム１００のシステム構成例であり、複数の依頼者端末１０１（担当者端末１１３）、アプリケーションサーバ１０２、及びＤＢサーバ１０３がインターネット３０１やイントラネット３０２等のネットワークを介して通信可能に接続されている。また、依頼者端末１０１や担当者端末１１３がアプリケーションサーバ１０２と通信を行う前段で、例えば認証システム３０３により当該担当者端末１１３を利用するユーザ（担当者）の認証を行うが、本発明と直接関係しないため詳細は省略する。

続いて、ワークフローシステム１００における処理について説明する。尚、理解に供するため、以下にて処理される業務を、具体的に「携帯電話の次期モデルに関する業務」とする。当該業務では、営業担当である依頼者が、下記4つの関連する作業、即ち４つのワークフローを1つの業務として登録する。
作業１．携帯電話事業部に、新規に携帯電話の開発を依頼し、
作業２．さらに経理部に、携帯電話の販売価格の決裁を依頼する。
作業３．さらに、販売先に配るためのサンプル品３個を依頼し、
作業４．同じく販売先に配るための携帯電話の英語版説明書1部、日本語版説明書１部を依頼する。

最初に、図７に示すように、営業担当である依頼者が依頼者端末１０１を利用して業務を登録するための依頼処理を行う。この際、依頼者端末１０１では、依頼者が端末上で当該端末にインストールされた依頼入力手段（依頼画面）を起動させ、あるいはアプリケーションサーバ１０２に依頼入力手段を要求することで依頼画面を取得する（図７：Ｓ７０１）。尚、ここではアプリケーションサーバ１０２より取得するものとする。

この場合、依頼受付手段１０５は、依頼者の指示に基づいて予め例えばＤＢサーバ１０３内のワークフロー定義情報記憶手段１０７に記憶されている、プログラムとして動作可能なスクリプトを依頼入力手段１０４として依頼者端末１０１に送信する（図７：Ｓ７０２→Ｓ７０３）。上記依頼入力手段１０４は、依頼者端末１０１にて実行され、例えば図９に示す依頼入力画面９００が依頼者端末１０１のディスプレイなどの表示手段に表示される。

上記依頼入力画面９００には、現在依頼者端末１０１を利用しているユーザ（ここでは「伊藤」とする）の名称である依頼者名９０１と、当該依頼者を一意に識別可能な依頼者コード９０２と、複数の作業より構成される業務期限９０３が入力可能に表示される。

また、上記業務を構成する作業である作業種別９０５の項目が設けられている。作業種別９０５は、ここではサンプル９０６、技術資料９０７、価格決裁９０８、新製品開発９０９より構成され、依頼者は、依頼を希望する作業種別を複数選択することが可能になる。

ここで、上記サンプル９０６とは、所定のサンプルを所定の場所に送付するための依頼であり、サンプル９０６を選択すると、下段の「サンプル依頼」項目が入力可能となる。「サンプル依頼」項目には、例えばサンプル名称９１０、サンプル品番９１１、数量９１２、サンプルの納期である指定納期９１３、及びサンプルの発送先９１４などが入力（選択）可能である。当該処理は、上記「作業３．」に該当する。

また、上記技術資料９０７とは、例えば技術資料を依頼者に発送する旨の依頼であり、技術資料９０７を選択すると、下段の「技術資料」項目が入力可能となる。「技術資料」項目には、例えば技術資料名称９２０、技術資料Ｎｏ．９２１、英語文献の数量９２２、日本語文献の数量９２３などが入力（選択）可能である。当該処理は、上記「作業４．」に該当する。

さらに、上記価格決裁９０８とは、例えば商品の決裁の担当部署への依頼であり、価格決裁９０８を選択すると、下段の「価格決裁」項目が入力可能となる。「価格決裁」項目には、例えば担当部署９３０、商品名９３１、商品の原価９３２、納入個数９３３などが入力（選択）可能である。当該処理は、上記「作業２．」に該当する。

またさらに、上記新製品開発９０９とは、例えば新製品開発の許可の依頼であり、新製品開発９０９を選択すると、下段の「新製品開発」項目が入力可能となる。「新製品開発」項目には、例えば依頼部署９４０、依頼内容詳細９４１などが入力（選択）可能である。当該処理は、上記「作業１．」に該当する。

尚、上記作業種別、及び各項目の内容はあくまでも一例であり、ワークフローシステムが管理すべき作業種別、項目などはシステムによって必要なものを設ければよい。本発明では、１つの業務に複数の作業種別を混在させることが可能である。

また、本実施の形態では、依頼入力画面９００に示したように、依頼者名９０１：“伊藤”、依頼者コード９０２：“ＩＴ００４５”、業務期限９０３：“2004/12/10”が入力され、作業種別９０５には、サンプル９０６、技術資料９０７、価格決裁９０８、新製品開発９０９のすべてが選択されたものとする。

さらに、「サンプル依頼」項目には、サンプル名称９１０：“携帯電話”、サンプル品番９１１：“MBP228”、数量９１２：”３”、指定納期９１３：“2005/2/1”、発送先９１４：“営業２課”が入力されたものとする。

また、「技術資料」項目には、技術資料名称９２０：“携帯電話説明書”、技術資料Ｎｏ．９２１：“MBPEXP228”、数量（英語）９２２：”１”、数量（日本語）９２３：”１”が入力されたものとする。

またさらに、「価格決裁」項目には、担当部署９３０：“経理部”、商品名９３１：“携帯電話”、原価９３２：“１００００円”、納入個数９３３：“２０００個”が入力されたものとする。

またさらに、「新製品開発」項目には、依頼部署９４０：“携帯電話事業部”、依頼内容詳細９４１：“１２０ｇ以下の小型携帯電話の開発許可を依頼します。”が入力されたものとする。

必要に応じて依頼者が上記項目を入力し、依頼者は入力ボタン９５０を押下することで、当該依頼内容は上記依頼受付手段１０５にて受信される（図７：Ｓ７０５→Ｓ７０６）。

上記依頼受付手段１０５が上記依頼内容を受け取ると、担当者決定手段１０６は受け取った業務に業務Ｎｏ．（ここでは例えば「Ａ００１０１」）を付し、ワークフロー定義情報記憶手段１０７に格納されているワークフロー定義情報に基づいて、当該業務を構成する作業毎（サンプル、技術資料、価格決裁、新製品開発）に当該作業を構成する各工程の処理を行う担当者及び当該処理の順序を決定する（図７：Ｓ７０７）。

ここで、上記担当者決定手段１０６の処理の詳細について具体的に説明する。上記ワークフロー定義情報の一例を図４に示す。図４に示したワークフロー定義情報４０１には、作業種別４０２、付加情報４０６、工程４０３、順序４０４、担当者４０５が記憶されている。

尚、作業種別４０２とは、どのような作業かを明示する項目であり、上記にて説明した作業種別９０５に対応する。尚、ここに示す作業種別は一例であり、作業に応じて様々な作業種別が用意される。

また、付加情報４０６とは、対応する作業種別の担当部署を特定可能な情報が格納されている。例えば同じ作業種別「サンプル」であっても、サンプルの種別によって担当部署（管理部署）は様々であるため、例えば入力された依頼内容と当該付加情報４０６とから、どの作業種別「サンプル」であるかを特定するのである。言い換えると、サンプル４１１とサンプル４１５とでは後述する担当者がまったく異なるのである。よって、業務を構成する作業種別は同じであっても、ワークフローの流れの制御はまったく別となる。

例えばここでは、サンプル名称９１０：”携帯電話“、及びサンプル品番９１１：” ＭＢＰ２２８“より、サンプル４１１が選択される。同様に、依頼内容に基づいて、技術資料４１２、新製品開発４１３、価格決裁４１４が選択される。

工程４０３とは、上記作業種別を選択時に行われる処理の内容が記されており、例えば「サンプル」に対応する処理内容は「受付」「回答」「入荷」「出庫」である。ただし、ワークフローシステムが単一種の処理のみしか管理しない場合は必ずしも必要ではない。

順序４０４とは、上記処理内容が行われる順序を示している。また、担当者４０５は、上記工程を行う担当者の名称である。

尚、上記例では、担当者決定手段１０６が、ワークフロー定義情報４０１及び依頼入力の内容に基づいて作業種別を自動的に決定したが、例えば依頼受付手段１０５が上記ワークフロー定義情報４０１を一覧として依頼者端末１０１に送信し、依頼者が直接作業種別を選択してもよい。

さて、当該担当者決定手段１０６が決定した担当者及び工程の順序は、例えば図５Ａに示すワークフローマスター情報５００としてＤＢサーバ１０３のワークフローマスター情報記憶手段１０８に記憶される（図７：Ｓ７０８）。この際、当該ワークフローマスター情報５００には、上記に加えて、依頼入力画面９００で入力された各項目が格納される。尚、説明のためワークフローマスター情報として記憶したが、必ずワークフローマスター情報として記憶される必要はなく、例えば後述するワークフロー情報を更新する際にその都度ワークフロー定義情報を参照する場合は、ワークフローマスター情報は不要である。

さらに、理解に供するため、上記図５Ａに示したワークフローマスター情報のイメージを図５Ｂに示す。当該イメージに示すように、業務（Ａ００１０１）５０１は、作業「サンプル」、「技術資料」、「新製品開発」、「価格決裁」より構成されており、各作業を構成する工程毎に少なくとも一人の担当者が登録されている。例えば、サンプルの各工程の担当者は順序「１」の工程「受付」が「田中」、順序「４」の工程「回答」が「鈴木」、順序「５」の工程「入荷」及び順序「７」の工程「出庫」が共に「小林」となっている。当然この内容は、上記ワークフロー定義情報４０１のサンプル４１１に対応している。尚、各工程の前に付された数字は処理の順番を意味する。また、「−」記号は担当者が居ないことを意味する。

上記図５Ｂよりわかるように、選択された各種作業は、本実施の形態では、まず各作業の「受付」が行われ、その後に、「新製品開発」の「回答」及び「承認」が行われる。「新製品開発」の承認が得られた後、「サンプル」と「技術資料」の作業が並行して行われ、その２つの作業の「入荷」工程を踏まえた上で「価格決裁」の「回答」が行われる必要がある業務であると仮定する。このような条件は、ワークフロー定義情報４０１の順序４０４に基づいて決定されるものである。

また更に、上記担当者決定手段１０６は、図６に示すワークフロー情報Ａを作成し、ＤＢサーバ１０３内のワークフロー情報記憶手段１０９に記憶する（図７：Ｓ７０９→Ｓ７１０）。当該ワークフロー情報Ａは、上記ワークフローマスター情報、あるいは上記依頼入力手段１０４より送信された情報に基づいて作成されるが、図６に示すのは一例であり、後述する判定手段１１１による処理が可能であればどのような形態であってもよい。

上述したワークフローマスター情報５００が記憶されると、上記依頼受付手段１０５は、依頼者が入力した業務が正常に登録された旨を依頼者端末１０１に通知し、当該依頼者端末１０１は上記通知を表示する（図７：Ｓ７１１→Ｓ７１２）。

以上の処理により、業務の依頼（登録）処理が完了する。

続いて、各担当者が、自らの担当する作業に関して処理の完了や承認の可否を入力する手続きについて説明を行う。

各工程を担当する担当者は、自らが担当する工程の処理（入力）を希望する際に、担当者端末１１３よりアプリケーションサーバ１０２の処理受付手段１１０にアクセスする（図８：Ｓ８０１）。尚、担当者端末１１３も上記依頼者端末１０４と同様の構成である。

上記処理受付手段１１０にアクセスする際には、上述した認証システムを介在するために、処理受付手段１１０では誰がアクセスを行っているかを知ることが可能である。

上記担当者がここでは「山下」であると仮定する。山下がアクセスを行うと、処理受付手段１１０は上記ワークフロー情報を参照し、「担当者」項目に「山下」があるものを検索する。現在は、ワークフロー情報はワークフロー情報Ａの状態であり、担当者項目が「山下」である作業は存在しない。このため、処理受付手段１１０は、プログラムとして記載されるスクリプトに「現在の担当作業は無い」旨の情報を格納し、担当者作業表示手段１１４として担当者端末１１３に送信する（図８：Ｓ８０２）。ここでは担当者「山下」の作業が無いために、担当者は作業を入力（確認）することなく処理を終了する（図８：Ｓ８０２→終了）。

上記処理により、担当者に関係する作業が業務に登録されていた場合でも、ワークフロー情報の「担当者」には表示されない。このため、例えば「新製品開発」が承認されない場合には当該作業を行うと無駄になる可能性がある工程については、担当者が作業に着手できないようになっている。

尚、ワークフロー情報に担当者が無くても、処理受付手段１１０は、一旦ワークフローメイン画面を表示するようにしてもよい。ワークフローメイン画面の一例を図１０に示す。ワークフローメイン画面１０００には、現在ワークフローシステムを利用している担当者名１００１と、ワークフローに関する新着情報１００２と、ワークフローリスト１００３とが表示されている。ワークフローメイン画面についての具体例及び各項目の詳細については、以下の「後藤」の例で説明する。

さて、上記ワークフロー情報Ａの「担当者」及び「状態」は、各担当者が上記依頼入力手段１０４を介して送信した情報に基づいて更新される。例えば、作業種別「サンプル」の「受付」工程の完了が「田中」により入力されると、後述する処理受付手段１１０は、上記ワークフロー情報Ａの「サンプル」に対応する「状態」を「受付待ち」から「完了」に更新する。また、他の作業も並行して他の担当者によって処理が行われており、作業種別「技術資料」の「受付」工程の完了が「渡辺」により入力されると、同様に、ワークフロー情報Ａの「技術資料」に対応する「状態」を「受付待ち」から「完了」に更新する。同様に、作業「価格決裁」の「受付」工程の完了が「林」により入力されると、ワークフロー情報Ａの「価格決裁」に対応する「状態」を「受付待ち」から「完了」に更新する。

尚、上記処理受付手段１１０の詳細な処理の内容も、以下の「後藤」の例で説明する。

上記各担当者「田中」「渡辺」「林」の入力に基づいて上記ワークフロー情報Ａは図６のワークフロー情報Ｂに更新される。ワークフロー情報Ｂは、作業種別「サンプル」、「技術資料」および「価格決裁」について、状態が「完了」しており、作業種別「新製品開発」については状態が「受付待ち」であることを表している
次に、例えば担当者の「後藤」が同様にアクセスしたと仮定する。当該アクセスを受けると、処理受付手段１１０は、ワークフロー情報の担当者の項目に「後藤」がある業務をすべて抽出し、上記ワークフローメイン画面１０００のワークリスト１００３に表示する。ここでは、当該ワークフロー情報Ａの管理ＮＯ「Ａ００１０１」、及び作業種別「新製品開発」に基づいて、ワークフローマスター情報記憶手段１０８に格納されるワークフローマスター情報５００より該当する工程の項目を取得する。取得する項目としては、例えば業務Ｎｏ．１００５、業務期限９０３、依頼者名９０１、依頼者コード９０２、作業種別９０５、工程１００６である。ここで、業務Ｎｏ．１００５は、依頼受付手段１０５にて依頼の登録時に割り振られた業務Ｎｏ．（ここでは「Ａ００１０１」）である。その他、業務期限９０３、依頼者名９０１、依頼者コード９０２、作業種別９０５、も既に依頼入力画面で入力されている情報と、担当者決定手段１０６とで決定された情報である。尚、ワークフロー情報から取得した場合には状態１００４に「未」と記される。また、ワークフロー情報に代えてワークフローマスター情報に「後藤」が含まれる業務であって、ワークフロー情報に含まれない情報をすべて抽出してもよい。この場合、ワークリスト１００３に示すように、状態１００４が「済」のものや、工程の担当に該当しているがまだ処理が入力できないもの（状態１００４＝「予定」）も抽出できる。

上記項目を取得した処理受付手段１１０は、当該取得項目に基づいてワークフローメイン画面１０００を作成し、作業入力手段１１５として担当者端末１１３に送信する（図８：Ｓ８０２）。

続いて、担当者「後藤」は、ワークフローメイン画面１０００より、状態１００４が「未」となっている、即ち未処理の工程１００７を選択すると、当該選択した旨が処理受付手段１１０に送信される。

当該旨を受けた処理受付手段１１０は、業務No.１００５「Ａ００１０１」に基づいてワークフローマスター情報より所定の項目を取得する。具体的には、業務No. 「Ａ００１０１」と担当者「後藤」に対応する作業種別「新製品開発」、処理内容「受付」及び、依頼時に入力された、依頼部署９４０に対応する“携帯電話事業部”と、依頼内容詳細９４１に対応する“１２０ｇ以下の小型携帯電話の開発許可を依頼します。”等である。

次に、上記処理受付手段１１０は、上記取得した項目に基づいて、例えば図１１に示す工程処理画面１１００を作成し、作業入力手段１１５として担当者端末１１３に送信することで、担当者端末１１３の表示装置に表示される。

当該工程処理画面１１００には、上述した業務No.１００５、作業種別１１０１、工程種別１１０２、依頼者名９０１、依頼者コード９０３が表示される。さらに、内容詳細１１０３には、依頼時に入力された、依頼部署９４０に対応する“携帯電話事業部”と、依頼内容詳細９４１に対応する“１２０ｇ以下の小型携帯電話の開発許可を依頼します。”が表示される。

また、上記工程処理画面１１００には、上記表示に加えて、担当者が入力可能な入力項目１１０３と補助入力項目１１０４とが加えられている。当該入力項目１１０３には、工程「受付」に対してOKを示す「対応」１１０５、NGを示す「対応却下」１１０６、対応の保留を示す「対応保留」１１０７、及び自由な入力が可能な「その他伝達事項」１１０８が設けられている。さらに、上記補助入力項目１１０４には、各対応に基づいて選択・入力が可能な項目が設けられている。

さて、上記工程処理画面１１００が表示されると、担当者「後藤」は処理に応じた必要な入力を行う（図８：Ｓ８０３）。ここでは、例えば工程「受付」の完了を示す入力である、「対応」が選択されたものとする。上記入力が行われ、入力ボタン１１１０が押下されると、当該入力された情報は上記処理受付手段１１０に送信される（図８：Ｓ８０４）。

上記処理受付手段１１０が上記工程の完了の入力情報を受信すると、上記ワークフロー情報Ａの「新製品開発」に対応する「状態」を「受付待ち」から「完了」に変更する（図示せず）（図８：Ｓ８０６→Ｓ８０７）。

上記処理受付手段１１０によるワークフロー情報の変更が完了すると、続いて判定手段１１１が、「後藤」により行われた順序「１」に対応する他の作業「サンプル」「技術資料」「価格決裁」の順序「１」に対応する工程がすべて行われているか否かを判定する（図８：Ｓ８０８）。ここに言う、対応する工程とは、同一の順序４０４を有する工程である。つまり、並列に処理されても問題のない処理に同一の順序が付される。言い換えると優先順序とすることも可能である。

ここでは、図５Ｂの順序「１」に対応する工程を持つ作業は、他に「サンプル」「技術資料」「価格決裁」があり、ワークフロー情報Ｂを見ると、他の作業の状態は「完了」となっている。従って、他の作業について順序「１」に対応する工程がすべて完了している。これにより、上記判定手段１１１の判定は「すべて完了」と判断する（図８：Ｓ８０８Ｙｅｓ→Ｓ８０９）。

上記判定手段１１１により「すべて完了」と判定された場合、処理許可手段１１２は、「Ａ００１０１」に関するすべての作業について次の担当者の処理を許可するのである。具体的には、ワークフローマスター情報５００の順序「２」（５０２）に基づいて、ワークフロー情報Ｂの「新製品開発」の担当者を「後藤」に、状態を処理内容「回答」に基づいて「回答待ち」にそれぞれ変更する。この際、ワークフローマスター情報５００の順序「２」（５０２）に対応する他の作業「サンプル」「技術資料」「価格決裁」には担当者が存在しないため、それぞれの担当者の項目は「−」であり、状態は「保留」となる。結果として、ワークフロー情報Ｂは、図６に示したワークフロー情報Ｃに更新される（図８：Ｓ８０９）。

上記処理許可手段１１２によりワークフロー情報Ｂが更新された後、上記処理受付手段１１０は担当者端末１１３に（受付）処理完了のメッセージを送信し、担当者端末１１３に表示される（図８：Ｓ８０９→Ｓ８１０）。また、ワークフロー情報Ｂが更新されなかった場合であっても、上記処理受付手段１１０は担当者端末１１３に（受付）処理完了のメッセージを送信し、担当者端末１１３に表示される（図８：Ｓ８０８Ｎｏ→Ｓ８１０）。

引き続き「後藤」は、上記担当者端末を利用して同様に工程「回答」の処理を行った場合、上記判定手段１１１は同様に、他の作業について順序「２」に対応する処理がすべて完了しているか否かを判断する。ここでは、図５Bの順序「２」に対応する作業に登録されている担当者は「後藤」のみであり、ワークフロー情報Ｃ（但し、「回答待ち」は「完了」に変更済み）における他の作業の状態は「保留」となっている。ここで「保留」は「完了」と同一とみなすと、他の作業についての順序「２」に対する工程がすべて完了している。これにより、上記判定手段１１１は、順序「２」に対応する処理がすべて完了していると判断し、ワークフロー情報Ｃは図６に示すワークフロー情報Ｄのように更新される。

次に作業「新製品開発」の工程「承認」の担当者「小泉」が同様に工程の処理を行った場合、上記判定手段１１１は同様に、他の作業について順序「３」に対する処理が全て完了していると判断する。そして、上記ワークフロー情報Ｄは、図６に示す、ワークフロー情報Ｅのように更新される。ここでは、「サンプル」に対応する担当者が「鈴木」、状態が「回答待ち」に、「技術資料」に対応する担当者が「山下」、状態が「回答待ち」に更新される。作業「価格決裁」については、順序「４」に対応する工程がないので状態はそのままである。

尚、「新製品開発」の状態は「完了」に更新されてもよいが、ここでは「作業終了」に更新される。尚、作業終了は「完了」と同様に判定手段１１１により判定される。

以上のように、この例では、最初に全作業の受付を終えた後で、まず「新製品開発」の回答処理、承認処理が行われ、それらの処理が終わって初めて、「サンプル」や「技術資料」に対する「回答」処理を行うことができるようになっている。これにより、「サンプル」や「技術資料」に対する「回答」処理が行われた後で、「新製品開発」依頼が否認されて、結果としてその新製品に関する全ての他の作業、例えば「サンプル」や「技術資料」の「回答」処理が無駄になってしまう、といった状態を防止することができる。

逆に、各作業は、受付処理を終えてから「新製品開発」依頼の回答処理、承認処理を待つことになるので「新製品開発」依頼が承認された後は、速やかに後続の処理にとりかかることができる。

また、例えば既存の製品に関する「サンプル」依頼が単独で行われた場合は、各処理が終わり次第、次の処理に進むことができる。

上記「後藤」、及び「小泉」のケースにおける判定手段１１１の処理は同様であるが、例えば、上記「小泉」に続いて「鈴木」が回答処理を行った場合、ワークフロー情報Ｅは図６に示すワークフロー情報Ｆのように、「サンプル」に対応する「状態」が「完了」に更新される。この状態で上記判定手段１１１が、「サンプル」ではない他の作業について順序「４」に対応する工程がすべて完了しているか否かを判定する。ここでは、上記ワークフロー情報Ｆに示すように、「技術資料」に対応する「状態」が「回答待ち」となっている。つまり、「山下」は担当する工程（回答）の処理を行っていないことになり、上記判定手段１１１は、他の作業（ここでは技術資料）について順序「４」に対応する工程が完了していない判断とする。

従って、上記処理許可手段１１２は、ワークフロー情報Ｆに対して、次の担当者の処理の許可である、「次の担当者の処理を許可するための更新」（図８：Ｓ８０９）を行わない。よって、次の処理である順序「５」の「入荷」に対応する「小林」、「中村」らは共に担当者端末１１３にて自らの工程を処理できないのである。

このような状態で、例えば「技術資料」の「４．回答」を担当する「山下」が当該工程の処理を行わなかった場合、あるいは「対応却下」など、業務の継続を不可とする旨の選択をした場合、当該業務（Ａ００１０１）は先に進まない。つまり、「山下」の処理によって不要になった以後の技術資料の各工程「５．入荷」「６．出庫」、サンプルの各工程「５．入荷」「７．出庫」、価格決裁の「６．回答」といった工程の処理が行われずにすむのである。また、従来では並行して独立に処理可能な２つの作業、即ち、図５Bのサンプルと技術資料に着目した場合、本発明では、各工程ごとに互いの処理をチェックしている。これにより、技術資料の受付担当「渡辺」にて当該工程が許可されない場合、サンプルも「回答」以降の処理に進むことがないので、サンプルの工程が入荷まで進んだ後で、技術資料の受付が却下され、サンプルの各工程に対する処理が無駄になることを防止できる。

また、工程処理の他の例として、技術資料の「中村」に対応する「出庫」の処理について説明する。当該技術資料の作業の流れでは、「受付」にて「渡辺」により作業が受け付けられ、「回答」にて技術資料開示の可否が「山下」に判定される。ここで「対応」となると、中村が技術資料の「入荷」「出庫」（実際には「取り寄せ」と「発送」）が行われる。この「出庫」の処理は、例えば図１２に示す工程処理画面１２００にて処理される。工程処理画面１２００には、具体的には、作業種別１２０１：技術資料、工程種別１２０２：出庫、が表示されている。また、内容詳細１２０３には、技術資料名称９２０：“携帯電話説明書”、技術資料No.９２１：“MBPEXP228”、英語文献の数量９２２：”１”、日本語文献の数量９２３：”１”が表示されている。他の項目については上記図１１と同様である。

このような状態で、中村が技術資料を発送する場合、例えば電子データの技術資料を発送することが可能である。この場合、例えば技術資料発送日１２０４に例えば発送日“2004/9/10”と入力し、資料添付１２０５に、技術資料として例えば電子データ“MBPEXP228ENG.doc”及び“ MBPEXP228JPN.doc”の２つ添付することで、初めて「対応」を選択可能とするのである。つまり、何らかの電子データを添付しないと「対応」を選択できない。

このように、作業を進める上で必ず必要となる書類等の有無をシステム上でチェックし、問題がなければ（添付されていれば）初めて作業を次の工程へ進めることを可能としている。これにより、各作業（ここでは、サンプル、技術資料、価格決裁、新製品開発）間の連携だけでなく、１つの作業（ここでは例えば技術資料）内における進捗も制御することが可能となる。上記必ず必要となる書類はワークフローが管理する業務により様々であるが、例として、見積書、依頼書、決算書、診断書などが挙げられる。

さて、上記「山下」「中村」を含め、以下すべての担当者が自ら担当する工程について問題なく処理した場合には、図６のワークフロー情報Ｇを経てワークフロー情報Ｈのように更新される。

以上のように、業務を構成する作業毎に各工程を処理する担当者及び処理の順序を決定し、各工程が処理された際に、他の作業について対応する工程が行われたか否かを判定し、行われていなければ業務の進捗を停止している。これにより、一担当者が業務の遂行を中断せざるを得ない旨の処理（判断）を行った場合に、結果的に不要となる他の処理が先行して行われてしまっているといった問題を未然に防ぐことが可能になる。

本発明にかかるワークフローシステムは、結果的に不要となる他の処理が先行して行われてしまっているといった問題を未然に防ぐことが可能になるため、複数の担当者により順次処理される複数の作業からなる業務の処理状況を管理するワークフローシステム等として有用である。

ワークフローシステムを構成する端末、アプリケーションサーバ、ＤＢサーバの概略機能ブロック図。 アプリケーションサーバの概略構成図。 ワークフローシステムのシステム構成例を示す図。 ワークフロー定義情報の一例を示す図。 ワークフローマスター情報の一例及び業務のイメージ図。 ワークフロー情報の状態遷移を示す図 依頼処理のフローチャート。 各作業の処理のフローチャート。 依頼入力画面の一例を示す図。 ワークフローメイン画面の一例を示す図。 工程処理画面の一例を示す図。 工程処理画面の他の例を示す図。 従来のワークフローシステムにおける業務の遷移を説明する図。

符号の説明

１００ ワークフローシステム
１０１ 依頼者端末
１０２ アプリケーションサーバ
１０３ ＤＢサーバ
１０４ 依頼入力手段
１０５ 依頼受付手段
１０６ 担当者決定手段
１０７ ワークフロー定義情報記憶手段
１０８ ワークフローマスター情報記憶手段
１０９ ワークフロー情報記憶手段
１１０ 処理受付手段
１１１ 判定手段
１１２ 処理許可手段
１１３ 担当者端末
１１４ 担当作業表示手段
１１５ 作業入力手段

Claims (7)

1. 複数の担当者により順次処理される複数の工程からなる作業の進捗状況を管理するワークフローシステムにおいて、
   作業の種別と、複数の担当者が当該作業を構成する各工程を処理する順序とを予め対応付けたワークフロー定義情報を記憶する定義情報記憶手段と、
   互いに関連する工程を含む複数の作業を１つの業務として受け付ける依頼受付手段と、
   上記依頼受付手段にて受け付けた業務について、当該業務を構成する作業毎に当該作業の各工程を処理する担当者及び当該処理の順序を上記ワークフロー定義情報に基づいて決定する担当者決定手段と、
   担当者により一の作業を構成する工程が処理された際に、他の作業を構成し当該処理された工程に関連する他の工程について既に処理されたか否かを判定する判定手段と、
   上記判定手段が上記関連する他の工程すべてが処理されたと判定した場合、当該業務を構成する作業について次の工程の処理を許可する処理許可手段と、
   を備えることを特徴とするワークフローシステム。
2. さらに、担当者からの問い合わせに対し、当該問い合わせに対応する工程が、上記処理許可手段にて当該担当者による処理を許可されている場合に、当該工程の処理のための画面を送信する処理受付手段を備える請求項１に記載のワークフローシステム。
3. 上記担当者による工程の処理が、当該工程の属する作業の継続を不可とする旨の処理である場合、
   上記処理許可手段は、当該作業が属する業務についてすべての進捗を停止する請求項１に記載のワークフローシステム。
4. 上記工程の処理は、作業の承認、及び／又は所定処理の完了の通知である請求項３に記載のワークフローシステム。
5. 複数の担当者により順次処理される複数の工程からなる作業の進捗状況を管理するワークフローシステムの管理方法において、
   互いに関連する工程を含む複数の作業を１つの業務として受け付ける依頼受付ステップと、
   上記依頼受付ステップにて受け付けた業務について、当該業務を構成する作業毎に当該作業の各工程を処理する担当者及び当該処理の順序を決定する担当者決定ステップと、
   担当者により一の作業を構成する工程が処理された際に、他の作業を構成し当該処理された工程に関連する他の工程について既に処理されたか否かを判定する判定ステップと、
   上記判定ステップにて上記関連する他の工程すべてが処理されたと判定された場合、当該業務を構成する作業について次の工程の処理を許可する処理許可ステップと、
   を備えることを特徴とするワークフローシステムの管理方法。
6. 複数の担当者により順次処理される複数の工程からなる作業の進捗状況を管理するコンピュータに、
   互いに関連する工程を含む複数の作業を１つの業務として受け付ける依頼受付ステップと、
   上記依頼受付ステップにて受け付けた業務について、当該業務を構成する作業毎に当該作業の各工程を処理する担当者及び当該処理の順序を決定する担当者決定ステップと、
   担当者により一の作業を構成する工程が処理された際に、他の作業を構成し当該処理された工程に関連する他の工程について既に処理されたか否かを判定する判定ステップと、
   上記判定ステップにて上記関連する他の工程すべてが処理されたと判定された場合、当該業務を構成する作業について次の工程の処理を許可する処理許可ステップと、
   を実行させるプログラム。
7. 複数の担当者により順次処理される複数の工程からなる作業の進捗状況を管理するコンピュータに、
   互いに関連する工程を含む複数の作業を１つの業務として受け付ける依頼受付ステップと、
   上記依頼受付ステップにて受け付けた業務について、当該業務を構成する作業毎に当該作業の各工程を処理する担当者及び当該処理の順序を決定する担当者決定ステップと、
   担当者により一の作業を構成する工程が処理された際に、他の作業を構成し当該処理された工程に関連する他の工程について既に処理されたか否かを判定する判定ステップと、
   上記判定ステップにて上記関連する他の工程すべてが処理されたと判定された場合、当該業務を構成する作業について次の工程の処理を許可する処理許可ステップと、
   を実行させるプログラムを記録したコンピュータ読み取り可能記録媒体。

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