JP5016874B2 - 画像形成装置、データ処理方法、プログラム - Google Patents

Description

本発明は、保管部に設定されたイベントに基づき特定の機能処理情報に従う機能処理を実行可能な画像形成装置のデータ処理に関するものである。

従来、ネットワークに接続されたプリンタ、ファクシミリ装置、複写機、複合機等の画像形成装置において、例えばハードディスク等に取得した文書をボックス領域（保管部）に保存するボックス機能を有するものが知られている。

例えば、下記特許文１には、メッセージ処理手続き実行装置によるファックスなどのメッセージの登録直前直後及び取り出しの直前直後に自動的に実行されるプログラムの記憶領域をボックス毎に設定することが可能なメッセージ蓄積交換装置が提案されている。

このプログラムにより自動的に実行される処理としては、第１〜第３の処理がレジされている。

第１に、ボックスにメッセージが登録される前にボックス内のメッセージを消去する処理である。ボックスにメッセージが登録された後にボックスの持ち主のファクシミリに着信通知を出す処理である。

第２に、ボックスからメッセージが取り出される前に管理者からのお知らせがあれば送付する処理である。第３に、ボックスからメッセージが取り出された後に取り出されたメッセージの発信者に取り出し通知を送付する処理である。第４に、ボックスから取り出されるメッセージをメッセージ取出者が必要とするデータフォーマットに変換する処理である。

また、下記特許文献２には、ボックス内の文書の文書内容を変更する文書処理の内容を予め設定しておき、所定の実行条件が満たされたときには、ボックス内の文書に対する文書処理が自動的に実行される処理が例示されている。

この自動的に実行される処理としては、文書作成日、文書ファイル名、発行部署、承認欄、文書番号等を変更する処理である。

ここで、所定の実行条件としては、第１〜第４の実行条件がある。第１の実行条件は、予め指定された送信元から文書を受信したこと、第２の実行条件は、予め設定された部区数の文書がボックス内に登録されたことである。さらに、第３の実行条件は、ボックス内の文書に対して、文書内容の変更が完了したこと、第４の実行条件は、予め設定された指定時間が経過したことである。
特開平１０−１４５４９３号公報 特開２００４−２２７４７６号公報

しかしながら、上述した従来の技術では、ボックス内の文書の処理を実行するときに、その実行される処理が、ボックス内に文書を保存したユーザにとって意図する処理であるかどうかチェックしていない。

例えば、ユーザＡが文書１を保存した後に、ボックスの実行する処理の内容が勝手に変更された場合には、ユーザＡが意図していなかった処理が、文書１に対して実行されてしまう危険がある。

つまり、従来の技術においては、ボックス内の文書に対して容易に処理を実行するための方法は提案されてきているが、それらの技術を用いた場合に発生する、ユーザの意図しない処理が実行されてしまう危険性は想定していなかった。

そのため、従来の技術では、ユーザの意図しない処理が実行されてしまう可能性があるために、ボックス内に保存した文書等を情報漏洩等の危険に晒してしまう等の課題が指摘されていた。

なお、これらの課題は、単に文書を保管する保管部を備える画像形成装置であれば、文書に限らず、画像、電子データ、プリントジョブ、スキャンジョブ等であっても同様である。

本発明は、上記の課題を解決するためになされたもので、本発明の目的は、保管部に情報がある間は、設定中の特定機能処理が勝手に更新されることを防止して情報の保管要求と、機密保持要求とを満たせる仕組みを提供することである。

上記目的を達成する本発明の画像形成装置は以下に示す構成を備える。

保管部に設定されたイベントに基づき特定の機能処理情報に従う機能処理を実行可能な画像形成装置であって、前記保管部に設定された特定の機能処理情報を更新する機能処理情報を設定する設定手段と、前記設定手段により更新すべき機能処理情報が設定された場合に、前記特定の機能処理が設定された前記保管部に情報が存在するかどうかを判断する判断手段と、前記判断手段が前記保管部に情報が存在すると判断した場合に、前記更新すべき機能処理情報に基づいて前記保管部に設定されていた特定の機能処理を更新せず、前記判断手段により前記保管部に情報が残存していないと判断された場合、前記更新すべき機能処理情報に基づいて前記保管部に設定されていた特定の機能処理を更新する更新手段と、を備えることを特徴とする。

上記目的を達成する本発明のデータ処理方法は以下に示す構成を備える。

保管部に設定されたイベントに基づき特定の機能処理情報に従う機能処理を実行可能な画像形成装置におけるデータ処理方法であって、前記保管部に設定された特定の機能処理情報を更新する機能処理情報を設定する設定工程と、前記設定工程により更新すべき機能処理情報が設定された場合に、前記特定の機能処理が設定された前記保管部に情報が存在するかどうかを判断する判断工程と、前記判断工程が前記保管部に情報が存在すると判断した場合に、前記更新すべき機能処理情報に基づいて前記保管部に設定されていた特定の機能処理を更新せず、前記判断工程により前記保管部に情報が残存していないと判断された場合、前記更新すべき機能処理情報に基づいて前記保管部に設定されていた特定の機能処理を更新する更新工程と、を有することを特徴とする。

本発明によれば、保管部に情報がある間は、設定中の特定機能処理が勝手に更新されることを防止して情報の保管要求と、機密保持要求とを同時に満たす情報管理を行える。

次に本発明を実施するための最良の形態について図面を参照して説明する。

＜システム構成の説明＞
〔第１実施形態〕
＜システム構成＞
図１は、本発明の第１実施形態を示す画像形成装置を適用可能な画像形成システムの構成を説明する図である。

本システム例は、ボックス文書処理機能を備えた一つまたは複数の画像形成装置１３０ａ〜１３０ｃを含む画像形成装置１３０がネットワーク１００に所定のプロトコルで通信可能に接続される。ここで、ボックスとは、情報を保管する保管部であり、１以上作成して管理することが可能に構成されており、設定されたイベントに基づき特定の機能処理情報に従う機能処理を実行する。例えばボックスに保管されている情報をＡ社に毎週火曜日の１０時に送信する等が好例である。ここで、情報とは、電子データ、文書、画像、プリントジョブ、スキャンジョブ、ファクシミリジョブ等でもよい。

また、本システムは、エンドユーザが使用する一つまたは複数のクライアントＰＣ１２０ａ，１２０ｂを含むクライアントＰＣ１２０と、ボックス文書処理機能で行う処理を設定するための管理サーバ１１０とがネットワーク１００で相互に接続されている。

以下、複数の画像形成装置１３０ａ〜１３０ｃを代表する場合には、画像形成装置１３０と表記する。さらに、複数のクライアントＰＣ１２０ａ，１２０ｂを代表する場合には、クライアントＰＣ１２０と表記する。

そして、画像形成装置１３０は、後述するようなハードディスク等を備えて文書を保存するボックス機能を有しており、さらに、保存している文書に対して、設定されている処理を実行するボックス文書処理機能を有している。

ここで、ボックス文書処理機能で行う処理の設定は、管理サーバ１１０で動作する専用のアプリケーション等により、各画像形成装置のボックスに対して設定処理が行われることにより、設定される。

ここで、ボックス文書処理機能の設定を行う専用のアプリケーション等の設定機能を有するプログラムは、管理サーバ１１０ではなく、管理者のＰＣ等であってもかまわない。

本実施形態では、管理者ユーザが、専用の管理サーバ１１０で動作する専用アプリケーションを使用して設定を行うと想定して、処理の説明を行う。

クライアントＰＣ１２０は、エンドユーザが使用する一般的なＰＣで構成される。つまり、クライアントＰＣ１２０が備える通常のハードウエア資源として、ＣＰＵ、ＲＯＭ、ＲＡＭを含む制御手段を備えて、ネットワーク通信機能と、入出力デバイスとの入出力処理を行う入出力処理機能を実行する。

また、クライアントＰＣ１２０には、オペレーティングシステム（ＯＳ）がインストールされ、このＯＳに管理されるインストール済みのアプリケーションプログラムを実行する。

そして、ユーザは画像形成装置１３０のハードディスク等に確保されるボックスに文書を保存するための手段として、クライアントＰＣ１２０で動作するプリンタドライバ等のアプリケーション等を備える。そして、このアプリケーションをＣＰＵが実行することで、ハードディスク内に確保される識別される任意のボックスに文書等を保存することが可能である。

また、画像形成装置のスキャナ機能や、文書受信機能を利用してボックスに文書を保存することも可能である。

図２Ａは、図１に示した画像形成装置１３０のハードウエア構成を説明するブロック図である。

図２Ａにおいて、２００はコントローラユニット（Ｃｏｎｔｒｏｌｌｅｒ Ｕｎｉｔ（ＣＵ））で、画像入力デバイスであるスキャナ２４０や画像出力デバイスであるプリンタ２５０と接続される。また、ＣＵ２００は、一方ではＬＡＮ２２１や公衆回線（ＷＡＮ）２２２接続することで、画像情報やデバイス情報の入出力を行う為のある。

ＣＰＵ２０１はシステム全体を制御するコントローラである。ＲＡＭ２０２はＣＰＵ２０１が動作するためのシステムワークメモリであり、画像データを一時記憶するための画像メモリでもある。ＲＯＭ２０３はブートＲＯＭであり、システムのブートプログラムが格納されている。

２０４はハードディスクドライブ（ＨＤＤ）で、システムソフトウェア、画像データを格納する。なお、ＨＤＤ２０４には、上述しているボックス領域が設定されたユーザ毎、グループ毎に確保されて、文書、画像等を記憶することができるように構成されている。

さらに各ボックス領域には、図１に示した管理サーバ１１０により設定された自動実行プログラムを実行することで、ボックス内の文書等を書き換え可能に構成されている。

操作部Ｉ／Ｆ２０６は、操作部（ＵＩ）２３０に表示する画像データを操作部２３０に対して出力する。また、操作部Ｉ／Ｆ２０６は、操作部２３０から本システム使用者が入力した情報を、ＣＰＵ２０１に伝える役割をする。

Ｎｅｔｗｏｒｋ２０９は、ＬＡＮ２２１に接続し、情報の入出力を所定のプロトコルで行う。Ｍｏｄｅｍ２１０は公衆回線２２２に接続し、画像情報の入出力を行う。以上のデバイスがシステムバス２００７上に配置される。

Ｉｍａｇｅ Ｂｕｓ Ｉ／Ｆ２０５は、システムバス２０７と画像データを高速で転送する画像バス２０８を接続し、データ構造を変換するバスブリッジである。画像バス２０８は、ＰＣＩバスまたはＩＥＥＥ１３９４で構成される。

なお、画像バス２０８上には以下のデバイスが配置される。ラスターイメージプロセッサ（ＲＩＰ）２１２はＰＤＬコードをビットマップイメージに展開する。

デバイスＩ／Ｆ部２１３は、画像入出力デバイスであるスキャナ２４０やプリンタ２５０とコントローラ２００を接続し、画像データの同期系／非同期系の変換を行う。

スキャナ画像処理部２１４は、入力画像データに対し補正、加工、編集を行う。また入力された画像がカラー原稿か白黒原稿かを画像の彩度信号から判断し、その結果を保持する機能を有する。プリンタ画像処理部２１５は、出力画像データに対し補正、加工、編集を行う。

画像回転部２１６は、スキャナ画像処理と連携して、スキャナからの画像読み込みと同時に画像を回転しメモリ上に格納する。また、画像回転部２１６は、メモリ上にある画像を回転し、メモリ上に格納、もしくはメモリ上にある画像をプリンタ画像処理部と連携して回転しながら印字出力することができる。

解像度変換部２１８は、メモリ上にある画像を解像度変換処理し、メモリ上に格納する。色空間変換部２１９は、マトリクス演算により、例えばメモリ上にあるＹＵＶ画像をＬａｂ画像に変換し、メモリ上に格納する。階調変換部２２０は、例えばメモリ上にある８ｂｉｔ、２５６階調の画像を誤差拡散処理などの手法により１ｂｉｔ、２階調に変換し、メモリ上に格納する。

画像圧縮部２１７は、多値画像データはＪＰＥＧ、２値画像画像データはＪＢＩＧ、ＭＭＲ、ＭＲ、ＭＨの圧縮伸張処理を行う。

画像回転部２１６、解像度変換部２１８、色空間変換部２１９、階調変換部２２０、画像圧縮部２１７はそれぞれ連結して動作することが可能で、たとえばメモリ上の画像を画像回転、解像度変換する場合は、両処理をメモリを介さずに行うことができる。

図２Ｂは、図１に示した画像形成装置１３０で実行されるボックス処理ソフトウエアの構成を説明するブロック図である。なお、以下に説明する各種のソフトウエアは、図２Ａに示したＨＤＤ２０４に格納されており、ＲＡＭ２０２に展開されてＣＰＵ２０１によって実行されることで各種のボックス処理機能を実行する。

図２Ｂにおいて、ボックス処理のソフトウエアは大きく、データ処理モジュール２７０と、情報格納部２８０から構成される。

データ処理モジュール２７０は、情報格納部２８０にデータを登録処理するデータ登録部２７１と、データの解析を行うデータ解析部２７２と、情報格納部２８０からデータを取得する処理を行うデータ取得部２７３とを備える。また、データ処理モジュール２７０は、情報格納部２８０内のデータを監視するデータ監視部２７４と、通知処理や移動・削除処理などのデータ処理を行う処理実行部２７５と、外部からの処理要求を受ける処理要求受信部２７６とを備える。

情報格納部２８０には、ボックスやボックス内の文書の情報であるボックス文書情報２８１と、ボックス文書処理設定ファイルの情報であるボックス文書処理設定ファイル情報２８２が管理されている。さらに、情報格納部２８０には、ユーザの情報であるユーザ情報２８３と、一時保存の情報を保存するテンポラリ情報２８４が管理されている。

なお、テンポラリ情報２８４には、権限者により設定される、保管部（ボックス）に設定された特定の機能処理情報を更新する機能処理情報を一時的に保管される。ここで、保管される特定の機能処理情報とは、上記ボックス文書処理設定ファイルに対応し、例えばボックスに保管されている情報をＢ社に毎週火曜日の１０時に送信する等が好例である。

また、本実施形態では、ボックスには、既に特定の機能処理情報として、ボックスに保管されている情報をＡ社に毎週水曜日の１０時に送信する等が設定されている場合を想定している。

つまり、権限者が、ボックスに設定されていた特定機能処理情報を勝手に更新してしまうと、本来、送信されるはずのない、相手先に機密性のある情報が送信されて情報漏洩してしまう。しかしながら、本実施形態では、更新すべき機能処理情報が設定された場合に、特定の機能処理が設定された保管部に情報が存在するかどうかを判断する。そして、データ監視部２７４が保管部に情報が存在すると判断した場合、更新すべき機能処理情報を前記保管部内の全情報が他の保管部に移動または削除されるまでテンポラリ情報２８４に保持する。そして、保管部に情報が残存していないと判断された場合、データ登録部２７１がテンポラリ情報２８４に保持された更新すべき機能処理情報に基づいて保管部に設定されていた特定の機能処理を更新する。以下、具体例に基づいて詳述する。

図３は、図２Ａに示した操作部２３０の構成を説明する平面図である。本実施形態の操作部２３０は、キー入力部３００とタッチパネル部３０１から成っている。

図４は、図３に示したキー入力部３００の構成を説明する要部詳細平面図である。

図５は、図３に示したタッチパネル部３０１の構成を説明する要部詳細平面図である。以下にそれぞれの詳細を説明する。

まず、キー入力部３００は、定常的な操作設定を行うことができるキー入力部分である。

図４において、操作部電源スイッチ４０３は、スタンバイモードとスリープモードを切り替えるものであり、システム全体の電源供給を行う主電源スイッチがＯＮ状態で制御することができる。

ここで、スタンバイモードとは、通常動作状態である。スリープモードとは、メインコントローラは、ネットワークプリントやファクシミリなどに備えて割り込み待ち状態でプログラムを停止して、消費電力を抑えている状態である。

節電キー４０４は、スタンバイモード時の定着器の制御温度を下げて、プリント可能な状態まで時間は要するが、消費電力を抑えることができるキーである。節電率の設定により制御温度を下げることもできる。

スタートキー４０１は、コピーや送信などの開始を指示するキーであり、ストップキー４０２は、それを中断するキーである。テンキー４１０は、各種設定の置数を行うためのキーであり、クリアキー４１４は、その置数を解除するためのキーである。ＩＤキー４１３は、画像形成装置の操作者を認証するために、予め設定された暗証番号を入力させるためのキーである。

リセットキー４０７は、各種設定を無効にし、デフォルト状態に戻すためのキーである。ヘルプキー４０８は、ガイダンスやヘルプを表示させるためのキーであり、ユーザモードキー４０９は、ユーザごとのシステム設定画面に移行するためのキーである。

カウンタ確認キー４０５は、画像形成装置内に設けてあるプリント枚数などをカウントするソフトカウンタに記憶されている出力済み枚数を表示させるためのキーである。

なお、本実施形態では、コピー／プリント／スキャン／ファクシミリなどの動作モード、カラー／白黒といった色モード、ラージ／スモールといった紙サイズなどに応じて、それぞれの出力済み枚数を表示させることができる。

画像コントラストダイヤル４０６は、タッチパネル部３０１の液晶表示のバックライトを調光するなどして、画面の見易さを調整するためのダイヤルである。

実行／メモリランプ４１１は、ジョブの実行中やメモリへのアクセス中に点滅して知らせるランプである。

エラーランプ４１２は、ジョブの実行ができない場合やサービスマンコールなどのエラー、あるいは、ジャムや消耗品切れなどを知らせるオペレータコールなどの際に点滅して知らせるランプである。

図５に示すように、タッチパネル部３０１は、ＬＣＤ（Ｌｉｑｕｉｄ Ｃｒｙｓｔａｌ Ｄｉｓｐｌａｙ：液晶表示部）と、その上に貼られた透明電極からなるタッチパネルディスプレイとから構成される。なお、ＬＣＤに表示されるキー相当の部分の透明電極を指で触れると、それを検知して別の操作画面を表示するなど予めプログラムされている。

図５は、スタンバイモード時の初期画面の状態を示してあり、設定操作に応じて様々な操作画面を表示することができる。

図５において、コピータブ５０１は、コピー動作の操作画面に遷移するためのタブキーである。送信タブ５０２は、ファックスやＥ−ｍａｉｌ送信など送信（Ｓｅｎｄ）動作を指示する操作画面に遷移するためのタブキーである。

ボックスタブ５０３は、ボックス（ユーザごとにジョブを格納する記憶手段）にジョブを入出力操作するための画面に遷移するためのタブキーである。ここで、記憶手段は、本実施形態では、図２Ａに示したＨＤＤ２０４内に確保される例を示す。

オプションタブ５０４は、スキャナ設定など拡張機能を設定するためのタブキーである。システムモニタキー５１９は、画像形成装置の状態や状況を表示するためのキーである。各タブを選択することで、それぞれの操作モードに遷移することができる。

色選択設定キー５１０は、カラーコピー、白黒コピー、あるいは自動選択かを予め選択するためのキーである。倍率設定キー５１３は、等倍、拡大、縮小などの倍率設定を行う画面に遷移するキーである。

後処理設定キー５１４はステープルやパンチなどの有無、個数、位置などを設定する画面に遷移するキーである。両面設定キー５１６は、片面印刷か両面印刷かを選択する画面に遷移するキーである。

紙サイズ設定キー５１７は、給紙段や紙サイズ、メディアタイプを選択する画面に遷移するキーである。画像モード設定キー５２１は、文字モードや写真モードなど原稿画像に適した画像モードを選択するためのキーである。

濃度設定キー５２２は、出力画像を濃くしたり薄くしたり調整するためのキーである。

次に、ステータス表示部５１１は、スタンバイ状態、ウォームアップ中、ジャム、エラー等の簡易的な状態表示を行う表示部である。倍率表示部５１２は、倍率設定キー５１３で設定された倍率を表示する。

紙サイズ表示部５１８は、紙サイズ設定キー５１７で設定された紙サイズやモードを表示する。枚数表示部５２３は、テンキー４１０で指定された枚数を表示したり、動作中に何枚目を印刷中かを表示したりする。

更に、割り込みキー５１５は、コピー動作中に別のジョブを割り込ませる場合に利用する。応用モードキー５２０は、ページ連写、表紙・合紙設定、縮小レイアウト、画像移動など様々な画像処理やレイアウトなどの設定を行う画面に遷移するためのキーである。

図６は、図１に示した画像形成装置１３０の操作部２３０の制御構成を説明するブロック図である。なお、図２Ａと同一のものには同一の符号を付してある。

図６に示す画像形成装置において、２０１はＣＰＵで、プログラム用のＲＯＭ２０３に記憶された制御プログラム等に基づいてシステムバス２０７に接続される各種デバイスとのアクセスを総括的に制御する。

また、ＣＰＵ２０１は、画像入力部インタフェース２２３を介して接続されるスキャナ２４０から入力情報を読み込み、印刷部インタフェース２２４を介して接続されるプリンタ２５０に出力情報としての画像信号を出力する。

２０２はＲＡＭで、ＣＰＵ２０１の主メモリ、ワークエリア等として機能する。タッチパネル部３０１、キー入力部３００から、ユーザ入力を受け取り操作入力部Ｉ／Ｆ６０１を介して、操作内容を取得する。

そして、取得した操作内容と前述の制御プログラムに基づいて、ＣＰＵ２０１において表示画面データが生成される。そして、ＣＰＵ２０１は、表示画面データを画面出力デバイスを制御する出力デバイスコントローラ６０２を介して、ＬＣＤやＣＲＴなどの画面出力デバイス６１０に表示画面を出力する。

図７は、図１に示した画像形成装置１３０のＨＤＤ２０４に保存されているボックス情報を説明する図である。

図７において、画像形成装置１３０内のボックスは、複数のボックス７００−１〜７００−４から構成されており、それぞれのボックス（Ｂｏｘ）７００−１〜７００−４内には、複数の文書７２０が保存されている。

各ボックス７００−１〜７００−４には、文書のほかに、ボックス文書処理機能で行う処理を記述したボックス文書処理設定ファイル７１０も保存されている。このボックス文書処理設定ファイル７１０には、処理を実行するタイミングに関する情報と、実行する処理の内容が記述されている。

本実施形態において、処理実行部２７５が設定可能な処理を実行するタイミング例として、タイミングＴＭ１〜ＴＭ１０を示す。

タイミングＴＭ１は、画像形成装置１０３がネットワークをして「文書を受信したとき」である。

タイミングＴＭ２は、ボックス内の「文書を消去するとき」である。タイミングＴＭ３は、ボックス内の「文書を保存してから一定時間経過したとき」である。

タイミングＴＭ４は、ボックス内に対して「設定されている時刻になったとき」である。タイミングＴＭ５は、「所定の指示を受け取ったとき」である。タイミングＴＭ６は、「文書を印刷したとき」である。タイミングＴＭ７は、「文書を編集したとき」である。タイミングＴＭ８は、「ユーザが画像形成装置にログインしたとき」である。タイミングＴＭ９は、「電子メールを受信したとき」である。タイミングＴＭ１０は、「ＦＡＸを受信したとき」などが設定される。

また、処理実行部２７５が設定可能な実行する処理（イベント）の内容の一例を、処理内容ＥＸ１〜ＥＸ８に示す。

具体的に実行する処理の内容としては、本実施形態では、処理内容ＥＸ１はボックス内の文書を「印刷する」である。処理内容ＥＸ２はボックス内の文書を「設定されたアドレスにメール送信（添付あり／なし）する」である。処理内容ＥＸ３はボックス内の文書を「文書を編集する」である。処理内容ＥＸ４はボックス内の文書を「文書を削除する」である。処理内容ＥＸ５はボックス内の文書を「文書を新規に作成する」である。処理内容ＥＸ６はボックス内の文書を「文書を移動する」である。処理内容ＥＸ７はボックス内の文書を「文書をコピーする」である。処理内容ＥＸ８はボックス内の文書を「設定されているプロセス（アプリ）を呼び出す」などが設定される。

図８は、本実施形態を示す画像形成装置におけるボックス文書に対するボックス文書処理設定ファイルの一例を示す図である。

図８において、この設定ファイルには、毎週金曜日の１７時に、ａａａａ＠ｂｂｂ．ｃｃ．ｃｏ．ｊｐ宛てにボックス内に保存されている文書を添付してメールを送信する処理を実行する内容が記載されている。

送信されるメールの件名には送信日の日付が設定されて、ｘｘｘ＠ｙｙｙ．ｚｚ．ｃｏ．ｊｐからのメールとして送信される。

この設定ファイルが設定されたＨＤＤ２０４内のボックスでは、設定された時間にＣＰＵ２０１が上記処理を実行し、処理が完了したら、ボックス内の文書を削除するかもしくは、他のボックスに文書を移動する。

ここで、ＨＤＤ２０４内のボックス内には、フォルダがないことを前提に説明をしてきたが、ボックス内にフォルダによる階層構造が存在してもよいことは言うまでもない。

また、フォルダ階層が存在する場合、フォルダ毎にボックス文書処理設定ファイルが存在し、そのフォルダ内の文書に対して処理を行ってもよい。または、そのフォルダ以下のサブフォルダも含めて、フォルダ以下に存在するすべての文書に対して処理を行っても良い。

または、ボックスにボックス文書処理設定ファイルが存在し、ボックス内の全てのフォルダ内に存在する文書に処理を行っても良い。

図９は、本実施形態を示す画像形成装置における第１のデータ処理手順の一例を示すフローチャートである。本例は、ＨＤＤ２０４内のボックスに設定可能なボックス文書処理設定ファイルの更新処理例である。なお、Ｓ９０１〜Ｓ９０８は各ステップを示す。各ステップは、ＣＰＵ２０１がＲＯＭ２０３、ＨＤＤ２０４、あるいは図示しないホストからダウンロードした制御プログラムをＲＡＭ２０２にロードして実行することで実現される。制御プログラムは、例えば、図２Bに列挙されているプログラムモジュールである。

なお、本実施形態では、図１に示したクライアントＰＣ１２０からユーザＡとユーザＢがそれぞれ文書Ａと文書Ｂを、画像形成装置１３０内のボックスであるＢｏｘ７００−４に保存しているものとする。

そして、Ｂｏｘ７００−４には、図８で例として示した内容のボックス文書処理設定ファイル７１０が文書Ａと文書Ｂの保存時には設定されていたとする。

このＢｏｘ７００４−に対して、管理者ユーザＣが管理サーバ１１０からネットワーク１００を経由して、新しいボックス文書処理設定ファイルの更新を行う。この際の処理を以下説明する。

まず、Ｓ９０１で、データ処理モジュール２７０内の処理要求受信部２７６が、外部からボックス文書処理設定ファイルの更新要求を受け付けたかどうか監視を行っている。ここで、管理者ユーザＣが、管理サーバ１１０より新しいボックス文書処理設定ファイルをＢｏｘ７００−４に対して更新要求を行うと、Ｓ９０２に遷移する。

そして、データ解析部２７２で更新を要求されたボックスがどのボックスであるのかを特定する。ここでは、Ｓ９０２で更新要求を受けたのが、Ｂｏｘ７００−４であることを特定して、Ｓ９０３でデータ取得部２７３がＢｏｘ７００−４内に文書が存在するかどうかチェックする。

このとき、ユーザＡとユーザＢがそれぞれ文書Ａと文書ＢをＢｏｘ７００−４に保存しているため、Ｓ６０３の判断では、Ｙｅｓであると判断されてＳ９０４へ遷移する。

そして、Ｓ９０４で、データ登録部２７１が、更新要求で受信した新しいボックス文書処理定義ファイルを、図２Ｂに示した情報格納部２８０内のテンポラリ情報２８４に保存する。そして、Ｂｏｘ７００−４をボックス文書処理定義ファイル更新待ち状態へ移行する。そして、Ｓ９０５で、データ監視部２７４が移行待ちとなったＢｏｘ７００−４内の文書が移動もしくは削除されたかどうか監視を行う。

ここで、データ監視部２７４が文書の移動もしくは削除を感知した場合には、Ｓ９０６で、データ取得部２７３によってボックス内に他に文書が残っていないかどうかをチェックされる。ここで、チェックするボックス部Ｂｏｘ７００−４である。そして、Ｓ９０６で、まだ文書がボックス内に残っていると判断した場合には、再度Ｓ９０５に戻り、ボックス内の文書が移動もしくは削除されないかどうか監視を行う。

一方、Ｓ９０６で、ボックス内の文書が存在しないと判断されると、Ｓ９０７に遷移し、Ｓ９０４でテンポラリ情報２８４に保存していた新しいボックス文書処理定義ファイルをデータ取得部２７３がテンポラリ情報２８４から取得する。そして、Ｓ９０８で、更新要求として受信していた新しいボックス文書処理定義ファイルを、Ｂｏｘ７００−４のボックス文書処理定義ファイルとしてデータ登録部２７１が更新を行う。

そして、Ｂｏｘ７００−４の状態をボックス文書処理定義更新待ちから、新規文書受付可能な通常の状態に移行させる。

一方、Ｓ９０３で、更新を要求されたボックス内に文書が存在しないと判断された場合には、即座にＳ９０８に遷移して、更新要求された新しいボックス文書処理定義ファイルを要求されたボックスに適用して、本処理を終了する。

以上説明したように、ボックス内に文書が存在する場合には、ボックス文書処理定義ファイルの更新要求を受けたとしても、即座に定義を更新せずに、ボックス内文書が全て移動もしくは削除されるまで定義の更新が行われない。

そのため、定義更新要求の前にボックス内に保存されていた文書に対して、文書を保存していたユーザの意図していない処理が行われてしまうことを防ぐことが可能となる。

次に、Ｓ９０３で更新を要求されたボックス内に文書が存在すると判断されて、ボックス文書処理定義ファイル更新待ち状態へと移行され、更新待ち状態となっているときに、ユーザがＢｏｘ７００−４へアクセスした場合のＵＩに関して説明する。

なお、通常、ユーザがＢｏｘ７００−４へアクセスを行う場合には、画像形成装置１３０のタッチパネルから操作を行うか、もしくはクライアントＰＣ１２０のプリンタドライバ等のクライアントソフトからアクセスを行う場合がある。

図１０は、図１に示した画像形成装置１３０の操作部２３０のタッチパネル部３０１に表示される第１のボックス操作画面の一例を示す図である。なお、図５と同一のものには同一の符号を付してある。

図１０において、ユーザがタッチパネル部３０１のボックスタブ５０３を選択すると、ボックス操作画面が表示される。

本画面にはボックス一覧が表示されており、ユーザが操作対象とするボックスを選択するためのボックス選択キー１００１がある。

ユーザは、画像形成装置１３０のスキャナ２４０を利用して、紙文書を読み取らせて電子データにしてボックスに保存する場合などにこの画面を操作して、保存先のボックスを選択して保存を行う。

ボックス文書処理設定ありマーク１００２は、ボックス文書に対して処理を自動で行う設定が行われているボックスであることをユーザが判断できるように、ユーザに対して通知するためのマークである。

ボックス無効マーク１００３は、管理者によってボックス文書処理設定ファイルが更新要求を受けて、ボックス内に文書が残っているため設定ファイルの更新待ちに状態にあることを通知するためのマークである。

図１１は、図１に示したクライアントＰＣ１２０の表示装置に表示される第１の印刷操作画面の一例を示す図である。本操作画面例は、クライアントＰＣ１２０にインストールされているプリンタドライバから文書を画像形成装置１３０内のボックスに保存するための操作画面例である。

図１１において、１１０１はＯＫボタンである。１１０２はキャンセルボタンで、本画面を閉じる場合に押下される。１１０３はヘルプボタンで、本画面に関わる情報を表示する場合に押下される。

本画面では、図１０に示すボックス操作画面と同様、ボックスの一覧が表示され、ユーザはボックスを選択してＯＫボタン１１０１を押下することにより保存先を指定する。ユーザは、クライアントＰＣ１２０にあるデータを、プリンタドライバを使用して画像形成装置１３０が解釈可能なデータ形式に変換して、ボックス一覧から保存先を指定し、保存を行う場合などのこの画面を操作する。

本画面は、ユーザが図１に示した画像形成装置１１３０のＨＤＤ２０４内に確保されるボックス一覧画面にアクセスした場合に表示される画面である。ここで、画像形成装置１３０のボックスにボックス文書処理設定ファイルが存在する場合には、ボックス文書処理設定ありマーク１００２が表示される。

これは、ボックス文書に対して処理を自動で行う設定が行われているボックスであることをユーザが判断できるように、ユーザに対して通知するためのマークである。

前述のように、管理者によってボックス文書処理設定ファイルが更新要求を受けて、ボックス内に文書が残っているため設定ファイルの更新待ちに状態にある場合には、ボックス無効マーク１００３が表示される。

具体的には、データ監視部２７４がテンポラリ情報２８４により保持された機能処理情報により更新待ちの状態、ボックスに特定の機能処理情報が設定されている状態であるかを判断する。あるいは、ボックスに特定の機能処理情報が設定されていない状態のいずれの状態であるかを判断する。そして、データ監視部２７４によって判断された状態に応じて、ＣＰＵ２０１の制御でボックスの表示態様を変更して操作部２３０に表示する。ボックスの表示態様を変更例は、図１０に示す設定ありマーク１００２、ボックス無効マーク１００３、マークなしのいずれかであるが、他の表示態様としてもよく、マーク表示を一例である。

以上、説明したような表示を行うことにより、ボックス文書処理設定ファイルの更新待ちになった場合で、定義の更新が行われていない場合には、ボックス内に新たに文書が保存されることを抑えることができる。

このようにすることにより、定義が更新される予定のボックスに対して、新たに文書を受け付けないように通知することで、更新前に保存された文書に対してユーザの意図しない処理を行わないように防ぐことが可能となる。

〔第２実施形態〕
上記第１実施形態では、ボックス文書処理定義ファイルの更新要求についてオーナを特定せず、ボックス文書処理定義ファイルの更新に影響があるユーザにその旨を通知しない場合について説明した。本実施形態では、第１実施形態と比べて、ボックス内の文書のオーナユーザに対して通知を行う点と、定義更新時に管理者ユーザに通知を行う点のみが異なる。以下、第１実施形態と異なる点を中心として説明する。

図１２は、本実施形態を示す画像形成装置における第２のデータ処理手順の一例を示すフローチャートである。本例は、ＨＤＤ２０４内のボックスに設定可能なボックス文書処理設定ファイルの更新処理例である。なお、Ｓ９０１〜Ｓ９０８、Ｓ１２０１〜Ｓ１２０５は各ステップを示す。各ステップは、ＣＰＵ２０１がＲＯＭ２０３、ＨＤＤ２０４、あるいは図示しないホストからダウンロードした制御プログラムをＲＡＭ２０２にロードして実行することで実現される。なお、図９と同一のステップには、同一のステップ番号を付してある。

なお、本実施形態では、図１に示したクライアントＰＣ１２０からユーザＡとユーザＢがそれぞれ文書Ａと文書Ｂを、画像形成装置１３０内のボックスであるＢｏｘ４に保存しているものとする。

まず、Ｓ９０１で、ボックス文書処理定義ファイルの更新要求を受け付けたと判断された場合に、Ｓ１２０１で、処理要求受信部２７６が、更新を行った管理者ユーザを特定する。そして、Ｓ９０２で更新を要求されたボックスと特定し、Ｓ９０３で、更新要求を受けたボックス内に文書が存在すると判断された場合に、Ｓ１２０２でデータ取得部２７３が保存されている各文書のオーナユーザ情報の取得を行う。

図１３は、図２Ｂに示したボックス文書情報２８１内で管理されている文書データ管理テーブルＴＡＢ１を説明する図である。

図１３に示すように、本実施形態では、文書情報としては、文書を特定するための文書ＩＤ１３０１と、文書名１３０２と、保存先ボックスのボックスＩＤ１３０３と、オーナユーザと特定する。このため、オーナユーザのユーザＩＤ１３０４とが少なくとも、関連付けて管理されている。１３０５は更新日時である。

Ｓ１２０２では、Ｓ９０２で特定されたボックスＩＤに存在する文書のＩＤ１３０１と文書名１３０２とオーナユーザのユーザＩＤ１３０４の情報を文書データ管理テーブルＴＡＢ１から取得する。

そして、Ｓ１２０３では、Ｓ１２０２で取得したオーナユーザのユーザＩＤ１３０４に関連付けられている通知先のメールアドレス情報をデータ取得部２７３が図１４に示すユーザ情報管理テーブルＴＡＢ２から取得する。

図１４は、図２Ｂに示したユーザ情報２８３に記憶されるユーザ情報管理テーブルＴＡＢ２の一例を示す図である。

図１４において、ユーザ情報２８３内のユーザ情報管理テーブルＴＡＢ２では、ユーザＩＤ１４０１とユーザ名１４０２と通知先の情報１４０３が、少なくもと関連付けられて管理されている。なお、本実施形態では、通知先の情報１４０３がメールアドレスの例を示すが、通知先の情報は、これに限定されるものではない。

本実施形態においては、ユーザ情報管理テーブルＴＡＢ２が画像形成装置１３０内に存在することを想定しているが、このユーザ情報管理テーブルＴＡＢ２は、管理サーバ１１０や他の画像形成装置など別の場所に存在してもかまわないのは言うまでもない。

本実施形態において重要なのは、ユーザ情報が管理されていて、その管理されている情報から文書のオーナユーザの通知先情報を取得することである。

次に、Ｓ１２０４では、上記ユーザ情報管理テーブルＴＡＢ２から取得したメールアドレスに対して、処理実行部２７５が電子メールを作成して、通知を行う。

この電子メールには、どのボックスが、いつ更新要求を受けたのかと、ボックス文書処理定義ファイルの更新を行うために、あなたの文書を移動もしくは削除することが必要であること、等が記載される。なお、本電子メールを暗号化するかは任意である。また、電子メールには、アイコン等で、メール情報を簡略して通知する構成としてもよい。

通知されるメールのＦｒｏｍアドレスには、通常は、画像形成装置１３０に設定されているメールアドレスが自動で設定されるが、Ｓ１２０１で特定した更新要求を行った管理者ユーザのメールアドレスを取得し、設定してもよい。

そして、Ｓ９０４では、更新要求された新しいボックス文書処理設定ファイルとともに、Ｓ１２０１で特定した管理者ユーザの情報を合わせてテンポラリ情報２８４で管理しておく。

そして、ボックス内の文書が全て移動もしくは削除されて、Ｓ９０８で新しいボックス文書処理設定ファイルの更新処理が行われて、定義ファイルの更新が完了したら、Ｓ１２０５に遷移する。

そして、Ｓ１２０５では、Ｓ１２０１で特定した管理者ユーザの通知先情報であるメールアドレスを取得して、処理実行部２７５が、定義の更新が完了した旨を通知する。

以上説明したように、本実施形態によれば、ボックス内に文書が存在するためにボックス文書処理設定ファイルが更新されない場合には、ボックス内の文書のオーナに対して、迅速に移動もしくは削除をしてくれるように通知を行う。これにより、速やかに定義が更新されるように促すことができる。

さらに、定義が更新された場合には、管理者に対して更新を通知することにより、更新を要求した際に保留されていた処理が、いつ完了したのかを画像形成装置にアクセスすることなく確認することが可能となる。

〔第３実施形態〕
上記第１、第２実施形態では、ボックス文書処理設定ファイルが更新待ちである場合には、その更新が行われた場合に影響を受けるユーザと受けないユーザによって表示方法を変更しない例について説明した。以下、その更新が行われた場合に影響を受けるユーザと受けないユーザによって表示方法を変更する実施形態について説明する。

本実施形態は、上記第１、第２実施形態とは、ボックス文書処理定義ファイル更新待ち状態のときに、ボックス一覧にアクセスした場合の表示方法のみが異なるため、前述の実施形態と異なる点を中心として説明する。

本実施形態では、ユーザが図１０や図１１に表示する操作画面にアクセスした場合に、アクセスを受けた画像形成装置では、アクセスしてきたユーザを特定して、ユーザ情報を取得する。そして、ユーザを特定する手段としては、アクセスする前にユーザ認証を行うことが一般的であるが、ユーザ特定手段に関しては、特に言及しない。例えばテンキーによる入力、電子タグを読み取ることによる入力、あるいは、ＩＤカードを読み取る等などである。

画像形成装置１３０では、特定したユーザが、ボックス文書処理定義ファイル更新待ちのボックス内の文書のオーナユーザであるかどうかを判断する。もし、特定したユーザがボックス文書処理定義ファイル更新待ちのボックス内に文書を保存しているオーナユーザであった場合には、図１０や図１１で説明した場合と同様に、ボックス無効マーク１００３を表示する。そのように表示する。これにより、自分が文書を保存しているボックスが、ボックス文書処理設定が無効化されていることを通知する。

この場合において、特定したユーザがボックス文書処理設定ファイル定義更新待ちのボックス内に文書を保存していないユーザの場合には、図１５や図１６のように、新ボックス文書処理設定ありマークを表示する。

図１５は、図１に示した画像形成装置１３０の操作部２３０のタッチパネル部３０１に表示される第２のボックス操作画面の一例を示す図である。なお、図１０と同一のものには同一の符号を付してある。

図１５において、ユーザがタッチパネル部３０１のボックスタブ５０３を選択すると、ボックス操作画面が表示される。本画面では、新しいボックス文書処理設定ファイルで更新されることを表示する。

さらに、定義更新待ち状態であり、新しく文書を受け付けることができない場合には、ボックス無効状態１００４として表示して、定義が更新されるまでは、新しい文書を受け付けることができないように新ボックス文書処理設定ありマーク１００５を表示する。

ここで、上述した手法でユーザ認証を行っており、ボックス文書処理設定ファイル定義更新待ちのボックス内に文書を保存していないユーザの場合には、ボックス無効状態１００４で表示して、新しい文書を受け付けないように説明した。

図１６は、図１に示したクライアントＰＣの表示装置に表示される第２の印刷操作画面の一例を示す図である。

図１６に示すように、クライアントＰＣ１２０から指示する場合も、同様に、定義更新待ち状態であり、新しく文書を受け付けることができない場合には、ボックス無効状態１００４として表示する。そして、定義が更新されるまでは、新しい文書を受け付けることができないように新ボックス文書処理設定ありマーク１００５を表示する。

しかし、ボックスを無効化せずに新しい文書を受け付けられるようにしてもかまわない。その場合には、更新される予定の新しいボックス文書処理設定ファイルが適用されている状態として表示を行う。そして、更新待ちの際に保存された文書に対しては、ボックス文書処理設定ファイルが更新された後に、新しいボックス文書処理設定ファイルの記載にしたがって処理を実行する。

以上説明したように、本実施形態によれば、ボックス文書処理設定ファイルが更新待ちである場合には、その更新が行われた場合に影響を受けるユーザと受けないユーザによって表示方法を変更する。これにより、より効果的にユーザに定義更新の状態を通知することができる。

〔第４実施形態〕
上記第２実施形態では、ボックス文書処理定義ファイルの更新要求についてオーナを特定せず、ボックス文書処理定義ファイルの更新に影響があるユーザにその旨を通知する場合について説明した。

これに対して、ボックス文書処理設定ファイルの更新を要求された場合に、更新を要求されたボックス内に文書が存在していた場合には、更新を行うことができないように管理者ユーザに通知を行うように制御してもよい。以下、その実施形態について詳述する。

図１７は、本実施形態を示す画像形成装置における第３のデータ処理手順の一例を示すフローチャートである。本例は、ＨＤＤ２０４内のボックスに設定可能なボックス文書処理設定ファイルの更新処理例である。なお、Ｓ１７０１〜Ｓ１７１２は各ステップを示す。各ステップは、ＣＰＵ２０１がＲＯＭ２０３、ＨＤＤ２０４、あるいは図示しないホストからダウンロードした制御プログラムをＲＡＭ２０２にロードして実行することで実現される。

なお、本実施形態では、図１に示したクライアントＰＣ１２０からユーザＡとユーザＢがそれぞれ文書Ａと文書Ｂを、画像形成装置１３０内のボックスであるＢｏｘ４に保存しているものとする。

まず、Ｓ１７０１で、図２Ｂに示したデータ処理モジュール２７０内の処理要求受信部２７６が管理者ユーザからのボックス文書処理定義ファイルの更新要求を受けたと判断した場合、Ｓ１７０２へ進む。そして、Ｓ１７０２で、データ解析部２７２が更新を要求されたボックスを特定する。なお、ボックスの特定方法は、第１実施形態と同様である。

次に、Ｓ１７０３で、Ｓ１７０２で特定した、更新を要求されたＨＤＤ２０４内のボックス内に文書が存在するかどうかデータ取得部２７３が判断する。ここで更新を要求されたボックス内に文書が存在しないと判断された場合には、Ｓ１７０５に進み、データ登録部２７１が新しいボックス文書処理設定ファイルをボックスに適用し、本処理を終了する。

一方、Ｓ１７０３で、ＨＤＤ２０４内のボックス内に文書が存在すると判断された場合には、Ｓ１７０４で処理実行部２７５がボックス文書処理定義ファイルの更新を行えないと判断して、更新できない旨を管理者ユーザに通知する。ここで、通知処理は、第１実施形態と同様である。

次に、Ｓ１７０６で、管理者ユーザから、ＨＤＤ２０４内で更新を行いたいボックス内の文書のオーナに対して、文書の移動もしくは削除の依頼を行いたいと要求されているかどうかを判断する。ここで、文書のオーナに対して、文書の移動もしくは削除の依頼を行いたい要求を受けていると判断した場合は、処理要求受信部２７６がＳ１７０６でＹｅｓであると判断し、次の処理に遷移する。一方、Ｓ１７０６で、文書のオーナに対して、文書の移動もしくは削除の依頼を行いたい要求を受けていないと判断した場合には、本処理を終了する。

そして、Ｓ１７０７では、ＨＤＤ２０４内で更新を要求されたボックス内の各文書のオーナユーザを特定する。ここで、オーナの特定方法は、第１実施形態と同様である。

そして、Ｓ１７０８で、特定した各文書のオーナユーザの通知先情報をユーザ情報２８３からデータ取得部２７３が取得する。そして、取得した通知先に対して、Ｓ１７０９で、削除もしくは移動の依頼を記載したメールを処理実行部２７５が作成して、依頼メールを通知する。

このとき、ボックス文書処理定義ファイルの更新を要求した管理者ユーザのメールアドレスを取得して、Ｓ１７０９で送信するメールのＦｒｏｍアドレスに設定してもかまわない。

そして、Ｓ１７１０でデータ登録部２７１が更新を要求した管理者ユーザの通知先情報をテンポラリ情報２８４に、どのボックス更新を要求したのかと合わせて保存しておく。

次に、Ｓ１７１１ではデータ監視部２７４が、定期的もしくはボックス内の文書の削除や移動を感知するたびに、以前、管理者による更新を要求されたボックス内に文書が存在しているかどうかチェックする。ここで、文書が存在しないと判断された場合には、Ｓ１７１２に遷移する。そして、Ｓ１７１２では、Ｓ１７１０で保存していた情報を使用して、処理実行部２７５が管理者ユーザに、ボックス文書処理定義ファイルの更新が可能となった旨をメールに記載して通知を行い、本処理を終了する。

以上説明したように、ボックス文書処理設定ファイルの更新を要求された場合に、更新を要求されたボックス内に文書が存在していた場合には、更新を行うことができないように管理者ユーザに通知を行う。これにより、ボックスに保存されていた文書に対して、ユーザの意図しない処理が行われてしまうことを防ぐことができる。さらに、管理者が更新を早急に行いたいと判断した場合には、ボックス内に保存されている文書のオーナユーザに対して、移動もしくは削除の依頼を行えることによって、更新作業を円滑に行うことができるように補助することができる。さらに、更新が行えるようになった場合には、管理者ユーザに対して更新が行えるようになった旨を通知する。これにより、管理者ユーザが、更新を行えるかどうか、都度、画像形成装置にアクセスして調べる作業を行わなくてもよいようになるため、作業負荷を軽減することができる。

〔第５実施形態〕
上記第４実施形態では、Ｓ１７０６で、更新を要求さえたボックス内の文書を移動または削除のいずれかであるかを判断して、ボックス内の文書を移動または削除である場合には、各文書のオーナにその要求を通知する場合について説明した。しかし、管理ユーザの権限で、削除が移動できるシステムでは、その削除や移動が実行されたことを、ボックス内の文書のオーナが適時に認知することができなかった。

そこで、管理ユーザの権限で、ボックス内の文書を削除したり、移動したりした場合に、ボックス内の文書のオーナに対して、事後報告ではあるが、その旨を通知する制御を実行してもよい。以下、その実施形態について詳述する。

図１８は、本実施形態を示す画像形成装置における第４のデータ処理手順の一例を示すフローチャートである。本例は、ＨＤＤ２０４内のボックスに設定可能なボックス文書処理設定ファイルの更新処理例である。なお、Ｓ１８０１〜Ｓ１８１２は各ステップを示す。各ステップは、ＣＰＵ２０１がＲＯＭ２０３、ＨＤＤ２０４、あるいは図示しないホストからダウンロードした制御プログラムをＲＡＭ２０２にロードして実行することで実現される。

なお、本実施形態では、図１に示したクライアントＰＣ１２０からユーザＡとユーザＢがそれぞれ文書Ａと文書Ｂを、画像形成装置１３０内のボックスであるＢｏｘ４に保存しているものとする。

まず、図２Ｂに示した処理要求受信部２７６が、Ｓ１８０１で管理者ユーザからのボックス文書処理定義ファイルの更新要求を受けたと判断した場合、Ｓ１８０２で、データ解析部２７２が更新を要求されたボックスを特定する。次に、Ｓ１８０３で、Ｓ１８０２で特定したボックス内に文書が存在するかどうかをデータ取得部２７３が判断する。ここで、データ取得部２７３が更新を要求されたボックス内に文書が存在しないと判断された場合には、Ｓ１８１２に進み、データ登録部２７１が新しいボックス文書処理設定ファイルをボックスに適用し、本処理を終了する。

一方、Ｓ１８０３で、データ取得部２７３がボックス内に文書が存在すると判断された場合には、更新を要求したボックス内に保存されている文書を移動するかどうか管理者に問い合わせる。そして、Ｓ１８０４で、処理要求受信部２７６が管理者の要求がボックス内に文書を移動する要求であるかどうかを判断する。ここで、処理要求受信部２７６が移動する要求であると判断した場合は、Ｓ１８０５に遷移して、処理実行部２７５が、管理者から指定された移動先に、ボックス内の全ての文書を移動して、Ｓ１８０９に遷移する。

一方、Ｓ１８０４で、処理要求受信部２７６が移動しない要求であると判断した場合には、管理者に、更新を要求したボックス内に保存されている文書を削除するかどうかを問い合わせる。

そして、Ｓ１８０６で、処理要求受信部２７６で管理者がボックス内に文書を削除する要求かどうかを判断する。ここで、管理者がボックス内に文書を削除する要求でないと判断した場合は、Ｓ１８０８に進み、処理実行部２７５が管理者に対して要求されたボックス文書処理設定ファイルの更新を行うことができない旨を通知して、本処理を終了する。

このように本実施形態では、Ｓ２８０６で、ボックスに情報が存在すると判断した場合、更新すべき機能処理情報に基づいてボックスに設定されていた特定の機能処理を更新できないことを管理情報に従い更新要求者（管理者）に通知する。なお、ここで、管理情報とは、図１３、図１４に示した管理情報を対応する。

一方、Ｓ１８０６で、処理要求受信部２７６が削除する要求であると判断した場合は、Ｓ１８０７に遷移して、処理実行部２７５が、更新を要求されたボックス内の文書を全て削除して、Ｓ１８０９に遷移する。

そして、Ｓ１８０９では、Ｓ１８０５で移動した、もしくはＳ１８０７で削除したボックス内の各文書のオーナユーザを特定する。そして、Ｓ１８１０で、データ取得部２７３が、特定した各文書のオーナユーザのメールアドレスをユーザ情報２８３から取得する。

そして、Ｓ１８１１で、取得したメールアドレスに対して、ボックス文書処理設定ファイルを更新するために、ユーザの文書を移動もしくは削除した旨を記載したメールを処理実行部２７５が作成して送信することで通知する。そして、Ｓ１８１２でデータ登録部２７１が、更新を要求された新しいボックス文書処理設定ファイルを更新して、本処理が終了となる。

このように本実施形態では、更新すべき機能処理情報がテンポラリ情報２８４に設定された場合に、Ｓ１８０３で、特定の機能処理が設定されたボックスに情報が存在するかどうかを判断する。そして、情報が存在すると判断した場合、Ｓ１８０５、Ｓ１８０７で、ボックスに保管されている全情報に対して特定処理を実行して、更新すべき機能処理情報を設定可能な状態にする。ここで、特定処理は、ボックスに保管されている全ての情報を他のボックスに移動、あるいは削除する処理である。そして、実行された特定処理の内容をＳ１８１１で、管理情報に従い前記情報のオーナに通知する。なお、ここで、管理情報とは、図１３、図１４に示した管理情報を対応する。

本実施形態によれば、管理者によって自分の文書が移動もしくは削除されたことをユーザは速やかに知ることができ、必要に応じて、新たに文書をボックスに保存する等の対策を早急に行うことが可能となる。

以上説明したように、本実施形態によれば、管理者がボックス文書処理設定ファイルの更新を行う際に、ボックス内の文書を移動もしくは削除する。これにより、ボックス内に文書を保存していたユーザにとって意図しない処理が実行されないように防ぐことができる。

さらに、管理者によって自分の文書が移動もしくは削除されたことをユーザは速やかに知ることができ、必要に応じて、新たに文書をボックスに保存する等の対策を早急に行うことが可能となる。

〔第６実施形態〕
以下、図１９に示すメモリマップを参照して本発明に係る画像形成装置で読み取り可能なデータ処理プログラムの構成について説明する。

図１９は、本発明に係る画像形成装置で読み取り可能な各種データ処理プログラムを格納する記憶媒体のメモリマップを説明する図である。

なお、特に図示しないが、記憶媒体に記憶されるプログラム群を管理する情報、例えばバージョン情報，作成者等も記憶され、かつ、プログラム読み出し側のＯＳ等に依存する情報、例えばプログラムを識別表示するアイコン等も記憶される場合もある。

さらに、各種プログラムに従属するデータも上記ディレクトリに管理されている。また、各種プログラムをコンピュータにインストールするためのプログラムや、インストールするプログラムが圧縮されている場合に、解凍するプログラム等も記憶される場合もある。

本実施形態における図９、図１２、図１７、図１８に示す機能が外部からインストールされるプログラムによって、ホストコンピュータにより遂行されていてもよい。そして、その場合、ＣＤ−ＲＯＭやフラッシュメモリやＦＤ等の記憶媒体により、あるいはネットワークを介して外部の記憶媒体から、プログラムを含む情報群を出力装置に供給される場合でも本発明は適用されるものである。

以上のように、前述した実施形態の機能を実現するソフトウエアのプログラムコードを記録した記憶媒体を、システムあるいは装置に供給する。そして、そのシステムあるいは装置のコンピュータ（またはＣＰＵやＭＰＵ）が記憶媒体に格納されたプログラムコードを読出し実行することによっても、本発明の目的が達成されることは言うまでもない。

この場合、記憶媒体から読み出されたプログラムコード自体が本発明の新規な機能を実現することになり、そのプログラムコードを記憶した記憶媒体は本発明を構成することになる。

従って、プログラムの機能を有していれば、オブジェクトコード、インタプリタにより実行されるプログラム、ＯＳに供給するスクリプトデータ等、プログラムの形態を問わない。

プログラムを供給するための記憶媒体としては、例えばフレキシブルディスク、ハードディスク、光ディスク、光磁気ディスク、ＭＯ、ＣＤ−ＲＯＭ、ＣＤ−Ｒ、ＣＤ−ＲＷ、磁気テープ、不揮発性のメモリカード、ＲＯＭ、ＤＶＤなどを用いることができる。

この場合、記憶媒体から読出されたプログラムコード自体が前述した実施形態の機能を実現することになり、そのプログラムコードを記憶した記憶媒体は本発明を構成することになる。

その他、プログラムの供給方法としては、クライアントコンピュータのブラウザを用いてインターネットのホームページに接続する。そして、該ホームページから本発明のコンピュータプログラムそのもの、もしくは、圧縮され自動インストール機能を含むファイルをハードディスク等の記録媒体にダウンロードすることによっても供給できる。また、本発明のプログラムを構成するプログラムコードを複数のファイルに分割し、それぞれのファイルを異なるホームページからダウンロードすることによっても実現可能である。つまり、本発明の機能処理をコンピュータで実現するためのプログラムファイルを複数のユーザに対してダウンロードさせるＷＷＷサーバやｆｔｐサーバ等も本発明の請求項に含まれるものである。

また、本発明のプログラムを暗号化してＣＤ−ＲＯＭ等の記憶媒体に格納してユーザに配布し、所定の条件をクリアしたユーザに対し、インターネットを介してホームページから暗号化を解く鍵情報をダウンロードさせる。そして、その鍵情報を使用することにより暗号化されたプログラムを実行してコンピュータにインストールさせて実現することも可能である。

また、コンピュータが読み出したプログラムコードを実行することにより、前述した実施形態の機能が実現されるだけではない。例えばそのプログラムコードの指示に基づき、コンピュータ上で稼働しているＯＳ（オペレーティングシステム）等が実際の処理の一部または全部を行う。そして、その処理によって前述した実施形態の機能が実現される場合も含まれることは言うまでもない。

さらに、記憶媒体から読み出されたプログラムコードが、コンピュータに挿入された機能拡張ボードやコンピュータに接続された機能拡張ユニットに備わるメモリに書き込ませる。その後、そのプログラムコードの指示に基づき、その機能拡張ボードや機能拡張ユニットに備わるＣＰＵ等が実際の処理の一部または全部を行い、その処理によって前述した実施形態の機能が実現される場合も含まれることは言うまでもない。

本発明は上記実施形態に限定されるものではなく、本発明の趣旨に基づき種々の変形（各実施形態の有機的な組合せを含む）が可能であり、それらを本発明の範囲から排除するものではない。

本発明の様々な例と実施形態を示して説明したが、当業者であれば、本発明の趣旨と範囲は、本明細書内の特定の説明に限定されるのではない。

本発明の第１実施形態を示す画像形成装置を適用可能な画像形成システムの構成を説明する図である。 図１に示した画像形成装置のハードウエア構成を説明するブロック図である。 図１に示した画像形成装置で実行されるボックス処理ソフトウエアの構成を説明するブロック図である。 図２Ａに示した操作部の構成を説明する平面図である。 図３に示したキー入力部の構成を説明する要部詳細平面図である。 図３に示したタッチパネル部の構成を説明する要部詳細平面図である。 図１に示した画像形成装置の操作部の制御構成を説明するブロック図である。 図１に示した画像形成装置のＨＤＤに保存されているボックス情報を説明する図である。 本実施形態を示す画像形成装置におけるボックス文書に対するボックス文書処理設定ファイルの一例を示す図である。 本実施形態を示す画像形成装置における第１のデータ処理手順の一例を示すフローチャートである。 図１に示した画像形成装置の操作部のタッチパネル部３０１に表示される第１のボックス操作画面の一例を示す図である。 図１に示したクライアントＰＣの表示装置に表示される第１の印刷操作画面の一例を示す図である。 本実施形態を示す画像形成装置における第２のデータ処理手順の一例を示すフローチャートである。 図２Ｂに示したボックス文書情報内で管理されている文書データ管理テーブルを説明する図である。 図２Ｂに示したユーザ情報に記憶されるユーザ情報管理テーブルの一例を示す図である。 図１に示した画像形成装置の操作部のタッチパネル部に表示される第２のボックス操作画面の一例を示す図である。 図１に示したクライアントＰＣの表示装置に表示される第２の印刷操作画面の一例を示す図である。 本実施形態を示す画像形成装置における第３のデータ処理手順の一例を示すフローチャートである。 本実施形態を示す画像形成装置における第４のデータ処理手順の一例を示すフローチャートである。 本発明に係る画像形成装置で読み取り可能な各種データ処理プログラムを格納する記憶媒体のメモリマップを説明する図である。

符号の説明

２０１ ＣＰＵ
２０２ ＲＡＭ
２０３ ＲＯＭ
２０４ ＨＤＤ
２３０ 操作部

Claims (23)

1. 保管部に設定されたイベントに基づき特定の機能処理情報に従う機能処理を実行可能な画像形成装置であって、
   前記保管部に設定された特定の機能処理情報を更新する機能処理情報を設定する設定手段と、
   前記設定手段により更新すべき機能処理情報が設定された場合に、前記特定の機能処理が設定された前記保管部に情報が存在するかどうかを判断する判断手段と、
   前記判断手段が前記保管部に情報が存在すると判断した場合に、前記更新すべき機能処理情報に基づいて前記保管部に設定されていた特定の機能処理を更新せず、前記判断手段により前記保管部に情報が残存していないと判断された場合、前記更新すべき機能処理情報に基づいて前記保管部に設定されていた特定の機能処理を更新する更新手段と、
   を備えることを特徴とする画像形成装置。
2. 前記判断手段が前記保管部に情報が存在すると判断した場合、前記更新すべき機能処理情報を前記保管部内の情報が移動または削除されるまで保持する要求保持手段と、
   前記判断手段により前記保管部に情報が残存していないと判断された場合、前記要求保持手段に保持された前記更新すべき機能処理情報に基づいて前記保管部に設定されていた特定の機能処理を前記更新手段が更新することを特徴とする請求項１記載の画像形成装置。
3. 前記保管部が前記要求保持手段により保持された機能処理情報により更新待ちの状態、前記保管部に特定の機能処理情報が設定されている状態、前記保管部に特定の機能処理情報が設定されていない状態のいずれの状態であるかを判断する状態判断手段と、
   前記状態判断手段によって判断された状態に応じて、前記保管部の表示態様を変更して表示部に表示する表示制御手段と、
   を有することを特徴とする請求項２記載の画像形成装置。
4. 前記保管部に保管されている情報の管理情報を保持する管理情報保持手段と、
   前記判断手段に情報が存在すると判断した場合、前記管理情報に基づいて前記情報のオーナに前記保管部に前記更新すべき機能処理情報を設定可能な状態に遷移させるための要求を通知する通知手段と、
   を有することを特徴とする請求項１または３記載の画像形成装置。
5. 前記通知手段は、前記管理情報に基づいて前記情報のオーナに前記保管部に前記更新すべき機能処理情報を設定可能な状態に遷移させるため特定される保管部に保管された全情報を他の保管部に移動、あるいは削除させる操作を依頼する通知することを特徴とする請求項４記載の画像形成装置。
6. 前記通知手段は、特定される保管部に保管された全情報を他の保管部に移動、または削除されたことを通知することを特徴とする請求項４記載の画像形成装置。
7. 前記通知手段は、前記保管部に前記更新すべき機能処理情報が設定されたことを、前記機能処理情報の更新要求者に通知することを特徴とする請求項４記載の画像形成装置。
8. 保管部に設定されたイベントに基づき特定の機能処理情報に従う機能処理を実行可能な画像形成装置であって、
   前記保管部に保管されている情報の管理情報を保持する管理情報保持手段と、
   前記保管部に設定された特定の機能処理情報を更新する機能処理情報を設定する設定手段と、
   前記設定手段により更新すべき機能処理情報が設定された場合に、前記特定の機能処理が設定された前記保管部に情報が存在するかどうかを判断する判断手段と、
   前記判断手段に情報が存在すると判断した場合、前記更新すべき機能処理情報に基づいて前記保管部に設定されていた特定の機能処理を更新できないことを前記管理情報に従い更新要求者に通知する更新不可通知手段と、
   を有することを特徴とする画像形成装置。
9. 前記更新不可通知手段は、特定される保管部に保管された全情報を他の保管部に移動、あるいは削除させる操作が必要であることを前記更新要求者に通知することを特徴とする請求項８記載の画像形成装置。
10. 保管部に設定されたイベントに基づき特定の機能処理情報に従う機能処理を実行可能な画像形成装置であって、
    前記保管部に保管されている情報の管理情報を保持する管理情報保持手段と、
    前記保管部に設定された特定の機能処理情報を更新する機能処理情報を設定する設定手段と、
    前記設定手段により更新すべき機能処理情報が設定された場合に、前記特定の機能処理が設定された前記保管部に情報が存在するかどうかを判断する判断手段と、
    前記判断手段に情報が存在すると判断した場合、前記保管部に保管されている全情報に対して特定処理を実行して、前記更新すべき機能処理情報を設定可能な状態にする実行手段と、
    前記実行手段により実行された特定処理の内容を前記管理情報に従い前記情報のオーナに通知する実行通知手段と、
    を有することを特徴とする画像形成装置。
11. 前記実行通知手段は、特定される保管部に保管された全情報を他の保管部に移動、あるいは削除したことを更新要求者に通知することを特徴とする請求項１０記載の画像形成装置。
12. 保管部に設定されたイベントに基づき特定の機能処理情報に従う機能処理を実行可能な画像形成装置におけるデータ処理方法であって、
    前記保管部に設定された特定の機能処理情報を更新する機能処理情報を設定する設定工程と、
    前記設定工程により更新すべき機能処理情報が設定された場合に、前記特定の機能処理が設定された前記保管部に情報が存在するかどうかを判断する判断工程と、
    前記判断工程が前記保管部に情報が存在すると判断した場合に、前記更新すべき機能処理情報に基づいて前記保管部に設定されていた特定の機能処理を更新せず、前記判断工程により前記保管部に情報が残存していないと判断された場合、前記更新すべき機能処理情報に基づいて前記保管部に設定されていた特定の機能処理を更新する更新工程と、
    を有することを特徴とするデータ処理方法。
13. 前記判断工程が前記保管部に情報が存在すると判断した場合、前記更新すべき機能処理情報を前記保管部内の情報が移動または削除されるまで保持する要求保持工程と、
    前記判断工程により前記保管部に情報が残存していないと判断された場合、前記要求保持工程により保持された前記更新すべき機能処理情報に基づいて前記保管部に設定されていた特定の機能処理を前記更新工程が更新することを特徴とする請求項１２記載のデータ処理方法。
14. 前記保管部が前記要求保持工程により保持された機能処理情報により更新待ちの状態、前記保管部に特定の機能処理情報が設定されている状態、前記保管部に特定の機能処理情報が設定されていない状態のいずれの状態であるかを判断する状態判断工程と、
    前記状態判断工程によって判断された状態に応じて、前記保管部の表示態様を変更して表示部に表示する表示制御工程と、
    を有することを特徴とする請求項１３記載のデータ処理方法。
15. 前記判断工程に情報が存在すると判断した場合、前記保管部に保管されている情報の管理情報に基づいて前記情報のオーナに前記保管部に前記更新すべき機能処理情報を設定可能な状態に遷移させるための要求を通知する通知工程を有することを特徴とする請求項１２または１４記載のデータ処理方法。
16. 前記通知工程は、前記管理情報に基づいて前記情報のオーナに前記保管部に前記更新すべき機能処理情報を設定可能な状態に遷移させるため特定される保管部に保管された全情報を他の保管部に移動、あるいは削除させる操作を依頼する通知することを特徴とする請求項１５記載のデータ処理方法。
17. 前記通知工程は、特定される保管部に保管された全情報を他の保管部に移動、または削除されたことを通知することを特徴とする請求項１５記載のデータ処理方法。
18. 前記通知工程は、前記保管部に前記更新すべき機能処理情報が設定されたことを、前記機能処理情報の更新要求者に通知することを特徴とする請求項１５記載のデータ処理方法。
19. 保管部に設定されたイベントに基づき特定の機能処理情報に従う機能処理を実行可能な画像形成装置におけるデータ処理方法であって、
    前記保管部に設定された特定の機能処理情報を更新する機能処理情報を設定する設定工程と、
    前記設定工程により更新すべき機能処理情報が設定された場合に、前記特定の機能処理が設定された前記保管部に情報が存在するかどうかを判断する判断工程と、
    前記判断工程に情報が存在すると判断した場合、前記更新すべき機能処理情報に基づいて前記保管部に設定されていた特定の機能処理を更新できないことを保管部に保管されている情報の管理情報に従い更新要求者に通知する更新不可通知工程と、
    を有することを特徴とするデータ処理方法。
20. 前記更新不可通知工程は、特定される保管部に保管された全情報を他の保管部に移動、あるいは削除させる操作が必要であることを前記更新要求者に通知することを特徴とする請求項１９記載のデータ処理方法。
21. 保管部に設定されたイベントに基づき特定の機能処理情報に従う機能処理を実行可能な画像形成装置におけるデータ処理方法であって、
    前記保管部に設定された特定の機能処理情報を更新する機能処理情報を設定する設定工程と、
    前記設定工程により更新すべき機能処理情報が設定された場合に、前記特定の機能処理が設定された前記保管部に情報が存在するかどうかを判断する判断工程と、
    前記判断工程に情報が存在すると判断した場合、前記保管部に保管されている全情報に対して特定処理を実行して、前記更新すべき機能処理情報を設定可能な状態にする実行工程と、
    前記実行工程により実行された特定処理の内容を前記保管部に保管されている情報の管理情報に従い前記情報のオーナに通知する実行通知工程と、
    を有することを特徴とするデータ処理方法。
22. 前記実行通知工程は、特定される保管部に保管された全情報を他の保管部に移動、あるいは削除したことを更新要求者に通知することを特徴とする請求項２１記載のデータ処理方法。
23. 請求項１２〜２２のいずれかに記載のデータ処理方法をコンピュータに実行させることを特徴とするプログラム。

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