JP7159765B2 - 文書状態管理システム、文書状態管理方法、プログラム - Google Patents
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Description
本実施形態について説明する前に、従来の審査状況の取得方法について説明する。図1は従来の審査状況の取得方法を説明する図の一例である。図1では一例として太陽光発電工事の申請を申請者が行った場合に申請者が審査状況を取得する流れを示す。
(1)申請者7は手書きで記入した申請書又はWebページに入力した申請書を役所に申請する。
(2)役所の担当者(申請受理者6a)は申請書8を受理する。
(3)役所の担当者(申請受理者6a)が申請書8を申請文書登録用記憶装置901に登録する。
(4)申請文書登録用記憶装置901は申請書の文書IDを採番してデータテーブルT1で保管する。
(5)役所の担当者(申請受理者6a)は文書状態管理テーブルT2で申請書8の審査状況を管理する。このため、文書状態管理テーブルT2とデータテーブルT1は文書IDで対応付けられる。
(6)役所の担当者(処理担当6c)は文書状態管理テーブルT2の審査状況を適宜、更新する。
(7)申請者7が審査状況を問い合わせたいと考えると、申請者7は申請した役所に直接、出向く。問い合わせを受理する役所の担当者(問い合わせ受理者6b)は申請者本人なのか否かを身分確認証などで確認する必要がある。
(8)役所の担当者(問い合わせ受理者6b)は文書状態管理テーブルT2を検索して、審査状況を確認する。
(9)役所の担当者(問い合わせ受理者6b)は審査状況を申請者に回答する。
図2は本実施形態の審査状況の取得方法を説明する図の一例である。なお、図2では主に図1との相違を説明する。(1)~(4)の処理については図1と同様でよい。
(5)画像処理装置10Aは文書状態管理テーブルT2で申請書の審査状況を管理する。このため、画像処理装置10Aは文書状態管理テーブルT2に文書IDを登録して審査状況を管理している。なお、画像処理装置10ではなく後述するデータベース装置が管理する場合もある。
(6)画像処理装置10Aは申請書の入力を受け付けると、追跡用データを作成する。
(7)追跡用データは申請書の審査状況を追跡するためのデータであり、画像処理装置10Aは文書IDと追跡用データが対応付けられた文書状態管理権限テーブルT3を作成する。
(8)画像処理装置10Aは文書状態管理テーブルT2及び文書状態管理権限テーブルT3に画像処理装置10Bがアクセスするためのアクセス情報と追跡用データが電子透かしとして形成されている申請書控え9を印刷する。申請書控え9は申請者が保管する。
(9)審査の進捗に応じて、役所の担当者は文書状態管理テーブルT2の審査状況を適宜更新する。
(10)申請者が審査状況を問い合わせたいと考えると、申請者は申請書控え9を画像処理装置10Bに読み取らせる。画像処理装置10Bは電子透かしからアクセス情報と追跡用データを取得して、アクセス情報に基づき文書状態管理権限テーブルT3にアクセスする。画像処理装置10Aは電子透かしの追跡用データと一致する文書状態管理権限テーブルT3の追跡用データを検索する。これにより文書IDが特定されるので、文書状態管理テーブルT2から文書状態を取得できる。
(11)画像処理装置10Bは、タッチパネル10cに申請書の審査状況を表示する。
文書の識別情報とは文書を一意に特定又は識別する情報をいう。本実施形態では文書IDという用語で説明する。IDはIdentificationの略であり識別子や識別情報という意味である。IDは複数の対象から、ある特定の対象を一意的に区別するために用いられる名称、符号、文字列、数値又はこれらのうち1つ以上の組み合わせをいう。
図3は、文書状態管理システム100の概略構成図の一例である。文書状態管理システム100は、ネットワークを介して通信しうる画像処理装置10A,10B、追跡専用装置50、及び、データベース装置30を有している。
図4は画像処理装置10のハードウェア構成図の一例である。画像処理装置10は、ASIC10dに接続されたタッチパネル10c、スキャナ10a、プロッタ10f、及び、画像処理ASIC10g、並びに、DRAM10eに接続されたCPU10b、NIC(Network Interface Card)10h、及びHDD(Hard Disk Drive)10iを有する。
図7は、文書状態管理システム100が有する画像処理装置10、データベース装置30、及び、追跡専用装置50の機能をブロック状に示す機能ブロック図の一例である。
図8は、画像処理装置10のソフトウェア構成例を示す図である。画像処理装置10のソフトウェアは階層構造を有しており、上位層からアプリ層71、サービス層72、ハンドラ層73、及び、ハード層74で構成される。サービス層72、ハンドラ層73及びハード層74をまとめてプラットフォーム75と呼ぶ。
図11は画像処理装置10の動作を説明する機能ブロック図の一例である。情報入力部21はタッチパネルに対する各種のデータ(例えば、データテーブルT1の情報)の入力を受け付け、また、画像処理装置10に対する設定を受け付ける。入力された情報や設定を保存しておく。
図14は、文書状態管理システム100の全体的な処理について説明するフローチャート図の一例である。
図15は、初期化処理の手順を示すフローチャート図の一例である。
図18は、申請者又は役所の担当者が画像処理装置10の操作を開始する際の処理を説明するフローチャート図の一例である。
図25は、データベース装置30の動作手順を示すフローチャート図の一例である。データベース装置30においても画像処理装置10の内部に画像データが登録された場合と同様で、外部アクセス検知部41は申請書に関する情報に対してアクセスが発生したか否かを検知するまで待機する(S111)。なお、通信可否の通知、自データベースの管理機能有無の通知も行っている。
図29は、太陽光発電の申請書を申請する際の画像データの登録画面331について説明する図である。登録画面331は、申請書類欄332、アップロード先表示欄333、文書状態アクセス用紙出力欄334、及び入力ボタン335等を有する。
図32は、文書状態管理システム100の全体的な動作を示すシーケンス図の一例である。ステップ201の初期アクセスとは、画像処理装置10と外部のデータベース装置30又は追跡専用装置50とが最初に通信する際の処理である。この処理については図33にて説明する。
S211:画像処理装置10が外部のデータベース装置30をアクセス先に指定する。
S212,S213:これにより外部通信部19は、データベース装置30とアクセス可能か確認を行う。
S214~S216:アクセスが正常にできれば、外部通信部19は文書状態管理機能の有無をデータベース装置30に対し確認する。データベース装置30は文書状態管理機能の有無を確認し、文書状態管理機能の有無を画像処理装置10に通知する。
S218:画像処理装置10の外部通信部19は追跡用データの作成が可能か否かを追跡専用装置50に問い合わせる。
S219:追跡専用装置50は自機の機能として追跡用データの作成が可能か否かを判断する。
S221:画像処理装置10は追跡用データの取得が可能であると判断する。
S231:画像処理装置10の情報入力部21が申請書に関する情報の入力を受け付ける。
S232、S233:追跡部24は追跡用データを作成するが、初期設定画面301において、追跡用データが外部で作成されることが設定されている場合、外部に追跡用データを要求する。
S234、S235:追跡専用装置50はユニークな追跡用データを作成し、画像処理装置10に送信する。
S237~S239:データベース装置30は申請書に関する情報と追跡用データを登録する。また、データベース編集部43は追跡用データを利用すると登録された申請書の審査状況に追跡用データで画像処理装置10がアクセスできるように設定にして、情報登録を完了させ、文書状態の取得が可能になったことを画像処理装置10に通知する。
S241:審査状況が進捗した申請書を指定して役所などの担当者が外部のデータベース装置30に登録されている審査状況を更新する。
S242:外部のデータベース装置30のデータベース編集部43は登録されている画像データの審査状況を更新する。例えば、申請書が審査中になった場合、役所などの担当者は「審査中」に審査状況を更新する。
S243:外部のデータベース装置30は、画像処理装置10の出力部27に、タッチパネル10cに更新完了を表示させる。
S251:画像処理装置10は電子透かしがある画像データの入力を受け付ける。電子埋め込み検知部23は電子透かしを検知する。
S252:電子埋め込み検知部23は電子透かしから追跡用データを取得する。S253:追跡部24は追跡用データを追跡専用装置50に送信する。
S254:追跡専用装置50の追跡部55は、追跡用データにより追跡専用テーブルT4を検索し、追跡専用テーブルT4から追跡用データに対応付けられたアクセス先を取得する。この処理は、アクセス先が申請書控え9に電子透かしとして印刷されている場合には不要になる。したがって、アクセス先は申請書控え9に印刷されていてもされていなくてもよい。
S256:データベース装置30の追跡部37は追跡用データで文書状態管理権限テーブルT3を検索し、文書IDを特定して文書状態管理テーブルT2から審査状況を取得する。
S257:データベース装置30は審査状況を追跡専用装置50に送信する。
S258:追跡専用装置50は審査状況を画像処理装置10に送信する。
S259:画像処理装置10の出力部27は審査状況をタッチパネル10cに出力する。
図37,図38を用いて本実施形態で使用されるデータベースについて説明する。図37(a)は登録情報用のデータテーブルT1を示し、図37(b)は文書状態管理テーブルT2を示し、図37(c)は文書状態管理権限テーブルT3を示す。
図39、図40を用いて処理の流れを説明する。図39は情報登録に関する処理の流れを説明する図の一例である。図38は、画像処理装置10から画像データの入力を行い、追跡用データは追跡専用装置50から取得し、情報登録先がデータベース装置30であるケースについて記載する。
(1)申請者が画像処理装置10を操作して、申請書に関する情報を入力し、登録先を設定する。
(2)画像処理装置10は、重複しない追跡用データを作成するために追跡専用装置50に追跡用データの要求を行う。
(3)追跡専用装置50はこれまでに作成した追跡用データとアクセス権限を対応付けて記憶する追跡専用テーブルT4を保持しており、これまでに発行した追跡用データと一致しない追跡用データを作成して画像処理装置10に通知する。
(4)画像処理装置10は入力された申請書に関する情報と追跡用データを外部のデータベース装置30に送信する。
(5)外部のデータベース装置30は記憶するためのデータテーブルT1の空きを検索して、空き領域に申請書に関する情報を記憶する。データテーブルT1は文書状態管理テーブルT2と対応づけられており、審査状況が設定される。また、文書状態管理テーブルT2は、文書状態管理テーブルT2にアクセスするためのアクセス権限を管理している文書状態管理権限テーブルT3と関連付けられている。追跡用データの登録により文書状態管理権限テーブルT3には文書状態管理テーブルT2にアクセスするためのアクセス権限が設定される。
(1)申請者が審査状況の取得のために、電子透かしが形成された申請書控え9を画像処理装置10に読み込ませる。
(2)画像処理装置10では追跡用データを検知し、追跡専用装置50に追跡用データを送信する。
(3)追跡専用装置50は追跡用データと関連付けられている外部のデータベース装置30へアクセス先を追跡専用テーブルT4から検索し、アクセス先のデータベース装置30に追跡用データを送信する。
(4)データベース装置30は、文書状態管理権限テーブルT3から追跡用データに対応付けられている文書IDを取得し、この文書IDに対応付けられている審査状況を文書状態管理テーブルT2から取得する。
(5)データベース装置30は審査状況を、追跡専用装置50を経て画像処理装置10に送信する。
(6)画像処理装置10は受け取った審査状況を画像処理装置10のタッチパネル10cに表示する。
このように、本実施形態では文書状態管理権限テーブルT3に追跡用データが登録され、文書状態管理テーブルT2に審査状況が登録されている。追跡用データが申請書控え9に電子透かしとして形成されているので、申請者が申請書控え9を画像処理装置10Bに読み取らせることで、追跡用データで文書状態管理権限テーブルT3が検索され審査状況を取得できるため、申請者が出向かなくても審査状況を把握できる。
以上、本発明を実施するための最良の形態について実施例を用いて説明したが、本発明はこうした実施例に何等限定されるものではなく、本発明の要旨を逸脱しない範囲内において種々の変形及び置換を加えることができる。
Claims (10)
- 文書の登録を受け付ける受付手段と、
前記文書の識別情報と前記文書に関する文書状態を対応付けて保持する第一の情報、及び、前記文書の前記文書状態を追跡するための追跡用データを前記文書の識別情報と対応付けて保持する第二の情報を記憶する記憶手段と、
前記追跡用データを媒体に記録して出力する第一の出力手段と、
前記媒体から前記追跡用データを取得する追跡用データ取得手段と、
前記追跡用データ取得手段が取得した前記追跡用データに対応付けられた前記文書の識別情報を前記第二の情報から取得して、前記文書の識別情報に対応付けられた前記文書の前記文書状態を前記第一の情報から取得する状態取得手段と、
前記状態取得手段が取得した前記文書の前記文書状態を出力する第二の出力手段と、を有し、
前記記憶手段は、前記文書の識別情報と前記文書に対するアクセスログを対応付けて保持する第三の情報を保持しており、
前記状態取得手段は、前記追跡用データ取得手段が取得した前記追跡用データに対応付けられた前記文書の識別情報を前記第二の情報から取得して、前記文書の識別情報に対応付けられた前記文書のアクセスログを前記第三の情報から取得する文書状態管理システム。 - 前記第二の情報には前記文書の識別情報に対応付けて前記文書へアクセスする権限に関するアクセス権限が対応付けられており、
前記受付手段が前記文書の登録を受け付けることで前記文書へアクセスできる旨が前記第二の情報に登録され、
前記状態取得手段は、前記追跡用データに対応付けられた前記文書の前記アクセス権限にアクセスできる旨が登録されている場合、前記文書状態を取得する請求項1に記載の文書状態管理システム。 - 文書状態管理システムであって、
文書の登録を受け付ける受付手段と、
前記文書の識別情報と前記文書に関する文書状態を対応付けて保持する第一の情報、及び、前記文書の前記文書状態を追跡するための追跡用データを前記文書の識別情報と対応付けて保持する第二の情報を記憶する記憶手段と、
前記追跡用データを媒体に記録して出力する第一の出力手段と、
前記媒体から前記追跡用データを取得する追跡用データ取得手段と、
前記追跡用データ取得手段が取得した前記追跡用データに対応付けられた前記文書の識別情報を前記第二の情報から取得して、前記文書の識別情報に対応付けられた前記文書の前記文書状態を前記第一の情報から取得する状態取得手段と、
前記状態取得手段が取得した前記文書の前記文書状態を出力する第二の出力手段と、を有し、
前記第一の出力手段は、前記追跡用データと共に前記文書状態管理システムと通信するための通信先情報を前記媒体に記録して出力し、
前記追跡用データ取得手段は、前記媒体から前記追跡用データ及び前記通信先情報を取得し、
前記状態取得手段は、前記通信先情報を用いて前記第二の情報を参照し、
前記記憶手段は、前記追跡用データと前記通信先情報が対応付けられた第四の情報を保持しており、
前記第一の出力手段は、前記第四の情報を参照して、前記通信先情報ごとに重複しない前記追跡用データと前記通信先情報を作成する文書状態管理システム。 - 前記記憶手段は、前記文書の識別情報と前記文書に対するアクセスログを対応付けて保持する第三の情報を保持しており、
前記状態取得手段は、前記追跡用データ取得手段が取得した前記追跡用データに対応付けられた前記文書の識別情報を前記第二の情報から取得して、前記文書の識別情報に対応付けられた前記文書のアクセスログを前記第三の情報から取得する請求項3に記載の文書状態管理システム。 - 前記アクセスログは、前記文書が印刷された回数、編集された回数、又は、複製された回数である請求項1に記載の文書状態管理システム。
- 前記文書に関する手続が進捗した場合、前記受付手段は前記文書状態の更新を受け付け、
前記第一の情報における前記文書状態を更新する更新手段を有することを特徴とする請求項1~5のいずれか1項に記載の文書状態管理システム。 - 前記追跡用データ取得手段が前記媒体から前記追跡用データを取得することで、予め定
められたプログラムを実行させ、
前記プログラムの実行により前記状態取得手段が前記文書の状態を取得する請求項1~6のいずれか1項に記載の文書状態管理システム。 - 文書状態管理システムが行う文書状態管理方法であって、
受付手段が、文書の登録を受け付けるステップと、
第一の出力手段が、前記文書の文書状態を追跡するための追跡用データを媒体に記録して出力するステップと、
追跡用データ取得手段が、前記媒体から前記追跡用データを取得するステップと、
前記文書の識別情報と前記文書に関する文書状態を対応付けて保持する第一の情報と、前記追跡用データを前記文書の識別情報と対応付けて保持する第二の情報とを記憶する記憶手段を参照し、
状態取得手段が、前記追跡用データ取得手段が取得した前記追跡用データに対応付けられた前記文書の識別情報を前記第二の情報から取得して、前記文書の識別情報に対応付けられた前記文書の前記文書状態を前記第一の情報から取得するステップと、
第二の出力手段が、前記状態取得手段が取得した前記文書の前記文書状態を出力するステップと、を有し、
前記記憶手段は、前記文書の識別情報と前記文書に対するアクセスログを対応付けて保持する第三の情報を保持しており、
前記状態取得手段は、前記追跡用データ取得手段が取得した前記追跡用データに対応付けられた前記文書の識別情報を前記第二の情報から取得して、前記文書の識別情報に対応付けられた前記文書のアクセスログを前記第三の情報から取得する文書状態管理方法。 - 文書状態管理システムが行う文書状態管理方法であって、
受付手段が、文書の登録を受け付けるステップと、
第一の出力手段が、前記文書の文書状態を追跡するための追跡用データを媒体に記録して出力するステップと、
追跡用データ取得手段が、前記媒体から前記追跡用データを取得するステップと、
前記文書の識別情報と前記文書に関する文書状態を対応付けて保持する第一の情報と、前記追跡用データを前記文書の識別情報と対応付けて保持する第二の情報とを記憶する記憶手段を参照し、
状態取得手段が、前記追跡用データ取得手段が取得した前記追跡用データに対応付けられた前記文書の識別情報を前記第二の情報から取得して、前記文書の識別情報に対応付けられた前記文書の前記文書状態を前記第一の情報から取得するステップと、
第二の出力手段が、前記状態取得手段が取得した前記文書の前記文書状態を出力するステップと、を有し、
前記第一の出力手段は、前記追跡用データと共に前記文書状態管理システムと通信するための通信先情報を前記媒体に記録して出力し、
前記追跡用データ取得手段は、前記媒体から前記追跡用データ及び前記通信先情報を取得し、
前記状態取得手段は、前記通信先情報を用いて前記第二の情報を参照し、
前記記憶手段は、前記追跡用データと前記通信先情報が対応付けられた第四の情報を保持しており、
前記第一の出力手段は、前記第四の情報を参照して、前記通信先情報ごとに重複しない前記追跡用データと前記通信先情報を作成する文書状態管理方法。 - 情報処理装置を、
文書の登録を受け付ける受付手段と、
前記文書の文書状態を追跡するための追跡用データを媒体に記録して出力する第一の出力手段と、
前記媒体から前記追跡用データを取得する追跡用データ取得手段と、
前記文書の識別情報と前記文書に関する文書状態を対応付けて保持する第一の情報と、前記追跡用データを前記文書の識別情報と対応付けて保持する第二の情報と、を記憶する記憶手段を参照し、
前記追跡用データ取得手段が取得した前記追跡用データに対応付けられた前記文書の識別情報を前記第二の情報から取得して、前記文書の識別情報に対応付けられた前記文書の前記文書状態を前記第一の情報から取得する状態取得手段と、
前記状態取得手段が取得した前記文書の前記文書状態を出力する第二の出力手段、として機能させ、
前記記憶手段は、前記文書の識別情報と前記文書に対するアクセスログを対応付けて保持する第三の情報を保持しており、
前記状態取得手段は、前記追跡用データ取得手段が取得した前記追跡用データに対応付けられた前記文書の識別情報を前記第二の情報から取得して、前記文書の識別情報に対応付けられた前記文書のアクセスログを前記第三の情報から取得するためのプログラム。
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