JP2019071055A - 文書状態管理システム、文書状態管理方法、プログラム - Google Patents

Abstract

【課題】文書状態を取得できる文書状態管理システムを提供すること。【解決手段】文書状態管理システムは、文書の登録を受け付ける受付手段と、文書の識別情報と文書に関する文書状態を対応付けて保持する第一の情報と、文書の前記文書状態を追跡するための追跡用データを文書の識別情報を対応付けて保持する第二の情報とを記憶する記憶手段と、追跡用データを媒体に記録して出力する第一の出力手段と、媒体から追跡用データを取得する追跡用データ取得手段と、追跡用データ取得手段が取得した追跡用データに対応付けられた文書の識別情報を第二の情報から取得して、文書の識別情報に対応付けられた文書の文書状態を第一の情報から取得する状態取得手段と、状態取得手段が取得した文書の文書状態を出力する第二の出力手段と、を有する。【選択図】図３

Description

本発明は、文書状態管理システム、文書状態管理方法、及びプログラムに関する。

申請に対し審査を行い、後日、その審査結果を申請者に通知する業務がある。申請者が例えば許認可制の事業を開始する場合は担当の役所に申請書を提出し、審査に通れば事業を開始できる。あるいはローンの審査などでも申請書に基づく審査が行われるなど、申請とその審査が行われる手続きは少なくない。

審査が完了するまでにはある程度の時間がかかることが一般的であり、申請者が審査の完了前に審査状況を知りたい場合は少なくない。しかし、申請者が審査状況を把握するには、申請者が例えば役所に出向いて対象の申請書の番号、申請日、及び申請者本人であることを証明して、更に、役所の担当者が審査状況を調べて回答するという手間がかかる手続きが必要である。インターネットで審査状況が公開される申請もあるが、認証情報（申請者本人の識別情報とパスワード）が流出すると第三者が申請状況を知ることができてしまう。

文書を追跡する技術としては電子透かしを利用する方法が知られている（例えば、特許文献１参照）。特許文献１には、登録者端末からサーバに電子文書Ａを保存しておき、登録者端末には電子透かしとして照会情報が埋め込まれた電子文書Ｂが返送される電子文書内容証明システムが開示されている。したがって、ユーザが電子文書Ｂをスキャナで読み取ると照会情報が得られ電子文書Ａを特定できる。

しかしながら、従来の技術では文書そのものを特定するに過ぎず、審査状況などの文書状態を取得することができないという問題がある。

本発明は、上記課題に鑑み、文書状態を取得できる文書状態管理システムを提供することを目的とする。

本発明は、文書の登録を受け付ける受付手段と、前記文書の識別情報と前記文書に関する文書状態を対応付けて保持する第一の情報と、前記文書の前記文書状態を追跡するための追跡用データを前記文書の識別情報を対応付けて保持する第二の情報とを記憶する記憶手段と、前記追跡用データを媒体に記録して出力する第一の出力手段と、前記媒体から前記追跡用データを取得する追跡用データ取得手段と、前記追跡用データ取得手段が取得した前記追跡用データに対応付けられた前記文書の識別情報を前記第二の情報から取得して、前記文書の識別情報に対応付けられた前記文書の前記文書状態を前記第一の情報から取得する状態取得手段と、前記状態取得手段が取得した前記文書の前記文書状態を出力する第二の出力手段と、を有する文書状態管理システムを提供する。

文書状態を取得できる文書状態管理システムを提供することができる。

従来の審査状況の取得方法を説明する図の一例である。 本実施形態の審査状況の取得方法を説明する図の一例である。 文書状態管理システムの概略構成図の一例である。 画像処理装置のハードウェア構成図の一例である。 データベース装置のハードウェア構成図の一例である。 追跡専用装置のハードウェア構成図の一例である。 文書状態管理システムが有する画像処理装置、データベース装置、及び、追跡専用装置の機能をブロック状に示す機能ブロック図の一例である。 画像処理装置のソフトウェア構成例を示す図である。 データベース装置のソフトウェア構成例を示す図である。 追跡専用装置のソフトウェア構成例を示す図である。 画像処理装置の動作を説明する機能ブロック図の一例である。 データベース装置の動作を説明する機能ブロック図の一例である。 追跡専用装置の動作を説明する機能ブロック図の一例である。 文書状態管理システムの全体的な処理について説明するフローチャート図の一例である。 初期化処理の手順を示すフローチャート図の一例である。 タッチパネルに表示された初期設定画面の一例を示す図である。 図１６で登録先ボタンが押下された際に表示されるポップアップ画面の一例を示す図である。 申請者又は役所の担当者が画像処理装置の操作を開始する際の処理を説明するフローチャート図の一例である。 パネル入力の処理を説明するフローチャート図の一例である。 画像処理装置が外部のデータベース装置に追跡用データと申請書の画像データを登録する処理を示すフローチャート図の一例である。 画像処理装置が自機に申請書に関する情報、文書状態及び追跡用データを登録する処理を示すフローチャート図の一例である。 追跡部が追跡用データを作成する手順を示すフローチャート図の一例である。 画像入力の処理を説明するフローチャート図の一例である。 電子透かしを検知した場合に動作するプログラムの処理を説明するフローチャート図の一例である。 データベース装置の動作手順を示すフローチャート図の一例である。 データベース装置が申請書に関する情報の登録を行う処理を説明するフローチャート図の一例である。 データベース装置が文書状態管理テーブルにアクセスして審査状況を更新する手順を示すフローチャート図の一例である。 データベース装置が文書状態管理権限テーブルへのアクセスを開始した際の処理を説明するフローチャート図の一例である。 太陽光発電の申請書を申請する際の画像データの登録画面について説明する図の一例である。 登録画面の別の例を説明する図の一例である。 申請書控え９を読み取らせて審査状況を追跡した場合にタッチパネルに表示される審査状況画面の一例を示す図である。 文書状態管理システムの全体的な動作を示すシーケンス図の一例である。 初期アクセスの動作手順を示すシーケンス図の一例である。 追跡用データの作成に関する動作手順を示すシーケンス図の一例である。 文書状態の更新の処理に関するシーケンス図の一例である。 審査状況の取得に関する処理のシーケンス図の一例である。 データベースの構成例を説明する図である。 データベースの構成例を説明する図である。 情報登録に関する処理の流れを説明する図の一例である。 審査状況の取得に関する処理の流れを説明する図である。

以下、本発明を実施するための形態の一例として、文書状態管理システム及び文書状態管理システムが行う文書状態管理方法について図面を参照しながら説明する。

＜従来の審査状況の取得方法＞
本実施形態について説明する前に、従来の審査状況の取得方法について説明する。図１は従来の審査状況の取得方法を説明する図の一例である。図１では一例として太陽光発電工事の申請を申請者が行った場合に申請者が審査状況を取得する流れを示す。
（１）申請者７は手書きで記入した申請書又はＷｅｂページに入力した申請書を役所に申請する。
（２）役所の担当者（申請受理者６ａ）は申請書８を受理する。
（３）役所の担当者（申請受理者６ａ）が申請書８を申請文書登録用記憶装置９０１に登録する。
（４）申請文書登録用記憶装置９０１は申請書の文書ＩＤを採番してデータテーブルＴ１で保管する。
（５）役所の担当者（申請受理者６ａ）は文書状態管理テーブルＴ２で申請書８の審査状況を管理する。このため、文書状態管理テーブルＴ２とデータテーブルＴ１は文書ＩＤで対応付けられる。
（６）役所の担当者（処理担当６ｃ）は文書状態管理テーブルＴ２の審査状況を適宜、更新する。
（７）申請者７が審査状況を問い合わせたいと考えると、申請者７は申請した役所に直接、出向く。問い合わせを受理する役所の担当者（問い合わせ受理者６ｂ）は申請者本人なのか否かを身分確認証などで確認する必要がある。
（８）役所の担当者（問い合わせ受理者６ｂ）は文書状態管理テーブルＴ２を検索して、審査状況を確認する。
（９）役所の担当者（問い合わせ受理者６ｂ）は審査状況を申請者に回答する。

このように従来の審査状況の取得方法は大変、手間がかかっていた。

＜本実施形態の審査状況の取得方法＞
図２は本実施形態の審査状況の取得方法を説明する図の一例である。なお、図２では主に図１との相違を説明する。（１）〜（４）の処理については図１と同様でよい。
（５）画像処理装置１０Ａは文書状態管理テーブルＴ２で申請書の審査状況を管理する。このため、画像処理装置１０Ａは文書状態管理テーブルＴ２に文書ＩＤを登録して審査状況を管理している。なお、画像処理装置１０ではなく後述するデータベース装置が管理する場合もある。
（６）画像処理装置１０Ａは申請書の入力を受け付けると、追跡用データを作成する。
（７）追跡用データは申請書の審査状況を追跡するためのデータであり、画像処理装置１０Ａは文書ＩＤと追跡用データが対応付けられた文書状態管理権限テーブルＴ３を作成する。
（８）画像処理装置１０Ａは文書状態管理テーブルＴ２及び文書状態管理権限テーブルＴ３に画像処理装置１０Ｂがアクセスするためのアクセス情報と追跡用データが電子透かしとして形成されている申請書控え９を印刷する。申請書控え９は申請者が保管する。
（９）審査の進捗に応じて、役所の担当者は文書状態管理テーブルＴ２の審査状況を適宜更新する。
（１０）申請者が審査状況を問い合わせたいと考えると、申請者は申請書控え９を画像処理装置１０Ｂに読み取らせる。画像処理装置１０Ｂは電子透かしからアクセス情報と追跡用データを取得して、アクセス情報に基づき文書状態管理権限テーブルＴ３にアクセスする。画像処理装置１０Ａは電子透かしの追跡用データと一致する文書状態管理権限テーブルＴ３の追跡用データを検索する。これにより文書ＩＤが特定されるので、文書状態管理テーブルＴ２から文書状態を取得できる。
（１１）画像処理装置１０Ｂは、タッチパネル１０ｃに申請書の審査状況を表示する。

このように、本実施形態では文書状態管理権限テーブルＴ３に追跡用データが登録され、文書状態管理テーブルＴ２の審査状況と文書ＩＤで対応付けられており、追跡用データが申請書控え９に電子透かしとして形成されているので、申請者が申請書控え９を画像処理装置１０Ｂに読み取らせることで、申請者が出向かなくても審査状況を把握できる。

なお、文書状態管理テーブルＴ２及び文書状態管理権限テーブルＴ３については図３７、図３８にて説明されているため参照されたい。これらと関連がある他のテーブルについても図３７、図３８で説明されている。

＜用語について＞
文書の識別情報とは文書を一意に特定又は識別する情報をいう。本実施形態では文書ＩＤという用語で説明する。ＩＤはIdentificationの略であり識別子や識別情報という意味である。ＩＤは複数の対象から、ある特定の対象を一意的に区別するために用いられる名称、符号、文字列、数値又はこれらのうち１つ以上の組み合わせをいう。

文書状態とは文書がいくつかの段階で処理されるとした場合にどの段階であるかに関する情報である。すなわち、どの程度、処理が進捗したかを示す。文書は手続きに付随することが想定され、手続きの進捗の段階と見なすことができる。本実施形態では申請に対する審査の進捗を例に説明するため審査状況という用語で説明する。

追跡用データは、文書状態を記憶するネットワーク上の装置から文書状態を取得するための情報である。装置のＵＲＬ（Universal Resource Locater）を示すわけではなく、文書状態にアクセスする権限があることを示す。

媒体とは、情報を記憶するものをいう。例えば、紙媒体、半導体やＣＤ−ＲＯＭ等の記憶媒体、が挙げられる。

＜システム構成例＞
図３は、文書状態管理システム１００の概略構成図の一例である。文書状態管理システム１００は、ネットワークを介して通信しうる画像処理装置１０Ａ，１０Ｂ、追跡専用装置５０、及び、データベース装置３０を有している。

画像処理装置１０Ａは申請書の申請を受け付ける施設に設置された画像処理装置であり、画像処理装置１０Ｂは申請書に関する情報の登録に使用される画像処理装置である。このように用途が異なるが、画像処理装置１０Ａが画像処理装置１０Ｂとして使用されること、又は、画像処理装置１０Ｂが画像処理装置１０Ａとして使用されることも可能であるため、以下では画像処理装置１０Ａと１０Ｂを区別せずに単に画像処理装置１０という。

画像処理装置１０は、少なくともスキャナ機能を有している機器又は装置であればよい。画像処理装置１０は、一例として複合機と呼ばれる機器である。複合機とは、スキャナ機能に加え、プリンタ機能、コピー機能、及び、ファクス機能等、複合的な機能を有する機器又は装置の名称である。また、複合機は、ＭＦＰ（Multi- Function Peripheral）、複写機、コピー機などと呼ばれていてもよい。また、コンピュータにスキャナが外付けされていたり、デジタルカメラが撮像した画像データをコンピュータが取得したりしてもよい。また、画像処理装置１０は申請書に関する情報を受け付けるタッチパネルを有していたり、申請書の登録のためにスキャナ機能を有していたりしてもよい。

データベース装置３０は、申請書の審査状況を保管する情報処理装置である。具体的には、ＰＣ（Personal Computer）、サーバ装置、又はワークステーションなどでよい。ただし、画像処理装置１０がデータベース装置３０の機能を兼用する場合がある。

追跡専用装置５０は、申請書の審査状況を追跡する情報処理装置である。申請書の審査状況の追跡は画像処理装置１０又はデータベース装置３０も可能である。追跡専用装置５０は具体的には、ＰＣ、サーバ装置、又はワークステーションなどでよい。データベース装置３０と追跡専用装置５０は一台の装置として構成されてよい。また、データベース装置３０又は追跡専用装置５０の少なくとも一方の機能が画像処理装置１０に含まれていてもよい。

＜ハードウェア構成例＞
図４は画像処理装置１０のハードウェア構成図の一例である。画像処理装置１０は、ＡＳＩＣ１０ｄに接続されたタッチパネル１０ｃ、スキャナ１０ａ、プロッタ１０ｆ、及び、画像処理ＡＳＩＣ１０ｇ、並びに、ＤＲＡＭ１０ｅに接続されたＣＰＵ１０ｂ、ＮＩＣ（Network Interface Card）１０ｈ、及びＨＤＤ（Hard Disk Drive）１０ｉを有する。

タッチパネル１０ｃは、画像処理装置１０に対する操作やデータの入力を受け付ける。また、タッチパネル１０ｃは液晶ディスプレイなどの表示装置を有しており、実行結果を表示する。

ＣＰＵ１０ｂはＨＤＤ１０ｉからＤＲＡＭ１０ｅに展開されたプログラムを実行して、画像処理装置１０の全体を制御する。例えばＡＳＩＣ１０ｄを制御して原稿の読み取り、画像処理、印刷等を行う。

スキャナ１０ａは原稿を光学的に読み取って画像データを生成する。また、スキャナ１０ａにはＡＤＦ（Auto Document Feeder）が搭載されており、原稿を自動的に紙送りして次々に画像データを生成する。

プロッタ１０ｆはレーザで形成された潜像にトナーを塗布して現像し用紙にトナーを転写して定着させることで画像データを形成する。なお、インクジェット方式により画像データを形成してもよい。

画像処理ＡＳＩＣ１０ｇは、スキャナ１０ａにより画像データが生成されると電子透かしを検出する。また、画像処理ＡＳＩＣ１０ｇはプロッタ１０ｆで印刷する画像データに対し、電子透かしを合成する画像処理を行う。

ＤＲＡＭ１０ｅはプログラムの実行時にプログラムとデータが記憶される揮発性の記憶手段である。ＨＤＤ１０ｉはプログラムやデータを保存しておく不揮発性の記憶手段である。

ＮＩＣ１０ｈはＬＡＮに画像処理装置１０を接続させてデータを送信したり、受信したりする通信装置である。

図５は、データベース装置３０のハードウェア構成図の一例である。データベース装置３０はＡＳＩＣ３０ｃに接続されたＩＣカードリーダー３０ａ、ＤＲＡＭ３０ｄに接続されたＣＰＵ３０ｂ、ＮＩＣ３０ｅ、及び、ＨＤＤ３０ｆを有する。なお、図５の説明において図４と同じ名称の構成要素については図４の説明で代用するものとし、図５の説明では主に図４との相違を説明する。

ＩＣカードリーダー３０ａはＩＣカードの情報を読み取る。また、ＩＣカードに情報を書き込むライタの機能を有していてもよい。ＩＣカードに個人の認証情報が記憶されている場合、申請者はＩＣカードをかざすだけで画像処理装置１０を使用できる。

図６は追跡専用装置５０のハードウェア構成図の一例である。追跡専用装置５０は、ＤＡＲＭ５０ｃに接続されたＡＳＩＣ５０ｂ、ＣＰＵ５０ａ、ＮＩＣ５０ｄ及びＨＤＤ５０ｅを有する。なお、図６の説明において図４と同じ名称の構成要素については図４の説明で代用するものとし、図６の説明では主に図４との相違を説明する。図示するように追跡専用装置５０の構成要素は図４においてすでに説明した。

＜機能について＞
図７は、文書状態管理システム１００が有する画像処理装置１０、データベース装置３０、及び、追跡専用装置５０の機能をブロック状に示す機能ブロック図の一例である。

画像処理装置１０は、操作部１１、画像読取部１２、画像出力部１３、電子埋め込み検知部２３、追跡部２４、電子埋め込み部２８、１次記憶部１７、２次記憶部１８、外部通信部１９、及び、制御部２０を有する。画像処理装置１０が有するこれらの機能は、ＨＤＤに記憶されたプログラムをＣＰＵが実行し画像処理装置１０の各構成要素を制御することで実現される。

操作部１１はタッチパネル１０ｃなどを介して申請者の操作を受け付ける。また、操作部１１は液晶ディスプレイなどによる情報の表示機能を備える。

画像読取部１２は画像データの入力を受け付ける。具体的には、スキャナを制御して原稿を読み取り申請書又は申請書控え９の画像データを生成する。画像出力部１３は画像データを出力する。具体的には、プロッタを制御して用紙に画像データを印刷する。

電子埋め込み検知部２３は画像入力部２２が入力させた画像データから電子透かしを検知する。また、電子透かしを復号してデータを取得する。電子埋め込み部２８はデータを符号化して画像データに電子透かしを形成する。

１次記憶部１７は比較的、短時間に書き換えられるデータが記憶される記憶部であり、２次記憶部１８は比較的、長時間、データが記憶される記憶部である。１次記憶部１７は例えば揮発性でよく、２次記憶部１８は不揮発性でよい。

外部通信部１９はネットワークＮを介してデータベース装置３０又は追跡専用装置５０と各種の情報を送受信する。追跡部２４は、重複しない追跡用データを作成し、また、追跡用データに基づいて申請書の審査状況を追跡して検出する。

制御部２０は、画像処理装置１０が有する機能を呼び出して全体として必要な処理が行われるように画像処理装置１０の全体を制御する。

データベース装置３０は、１次記憶部３３、２次記憶部３４、認証部３５、入出力部３６、追跡部３７、外部通信部３２、及び、制御部３１を有する。データベース装置３０が有するこれらの機能は、ＨＤＤに記憶されたプログラムをＣＰＵが実行しデータベース装置３０の各構成要素を制御することで実現される。

１次記憶部３３、２次記憶部３４、追跡部３７、制御部３１、及び外部通信部３２については画像処理装置１０と同様でよい。認証部３５は、申請者が文書状態管理システム１００を利用する権限を有するか否かを確認する。具体的にはＩＣカードの情報を１次記憶部３３又は２次記憶部３４の情報と比較して、一致するものがあれば権限を有すると判断する。入出力部３６は、データベース装置３０へのデータの入力と出力を行う。

追跡専用装置５０は、１次記憶部５３、２次記憶部５４、追跡部２４、外部通信部５２、及び、制御部５１を有している。追跡専用装置５０が有するこれらの機能は、ＨＤＤに記憶されたプログラムをＣＰＵが実行し追跡専用装置５０の各構成要素を制御することで実現される。１次記憶部５３、２次記憶部５４、追跡部５５、制御部５１、及び外部通信部５２については画像処理装置１０と同様でよい。

＜ソフトウェア構成＞
図８は、画像処理装置１０のソフトウェア構成例を示す図である。画像処理装置１０のソフトウェアは階層構造を有しており、上位層からアプリ層７１、サービス層７２、ハンドラ層７３、及び、ハード層７４で構成される。サービス層７２、ハンドラ層７３及びハード層７４をまとめてプラットフォーム７５と呼ぶ。

アプリ層７１は、各アプリケーションに応じた制御をとりまとめるソフトウェアで構成されており、操作画面からの指示/設定要求を受けて、プラットフォーム７５に要求を行う事でアプリケーションの機能を実現する。

サービス層７２は、画像処理装置１０の各機能として入力機能、出力機能、ユーザ認証機能、電子埋め込み機能、電子埋め込み検知機能、及び、外部通信機能を制御する。

ハンドラ層７３は、１次記憶部１７及び２次記憶部１８に対しデータ格納及びデータ取り出しの制御を行い、更に、ハード層７４に属するハード機器の制御を行う。すなわち、Engine(Scan/Plotter)７６を制御して画像データの入力と出力を行い、その他のハード機器であるHardWare７７を制御して外部との通信を行う。

ハード層７４は、Engine(Scan/Plotter)やその他のハードウェアに関する層であり、実際に機械的・物理的な動作により画像処理装置１０の機能を提供する。

図９は、データベース装置３０のソフトウェア構成例を示す図である。データベース装置３０のソフトウェアは階層構造を有しており、上位層からアプリ層８７、サービス層８８、ハンドラ層８９、及びハード層９０を有する。サービス層８８、ハンドラ層８９及びハード層９０をまとめてプラットフォーム９１と呼ぶ。

アプリ層８７は、データベース装置３０が行う制御をとりまとめるソフトウェアで構成されており、設定要求を受けて、プラットフォーム９１に要求を行う事でアプリケーションの機能を実現する。

サービス層８８は、ＯＳ(Operating System)に内包されており、各機能として認証機能８１、File管理機能８２、権限管理機能８３、及び追跡管理機能８４を制御する。ハンドラ層８９も、ＯＳに内包されており、１次記憶部３３、２次記憶部３４にデータ格納及びデータ取り出しの制御を行い、ハード層９０に属するハードウェアへの制御を行う。例えば、Ｉ/Ｏ(Display/Keyboard/Mouse)機器８５からの入力の受付や出力結果の表示を行い、その他のハード機器であるHardWare８６を制御する。

ハード層９０は、Ｉ/Ｏ(Display/Keyboard/Mouse)機器８５やその他のハードウェアに関する層であり、実際に機械的・物理的な動作によりデータベース装置３０の機能を提供する。

図１０は、追跡専用装置５０のソフトウェア構成例を示す図である。追跡専用装置５０のソフトウェアは階層構造を有しており、上位層からアプリ層１０７、サービス層１０８、ハンドラ層１０９、及びハード層１１０を有する。サービス層１０８、ハンドラ層１０９及びハード層１１０をまとめてプラットフォーム１１１と呼ぶ。

アプリ層１０７は、追跡専用装置５０が行う制御をとりまとめるソフトウェアで構成されており、設定要求を受けて、プラットフォーム１１１に要求を行う事でアプリケーションの機能を実現する。

サービス層１０８は、ＯＳに内包されており、各機能として認証機能１０１、File管理機能１０２、権限管理機能１０３、及び追跡管理機能１０４を制御する。ただし、追跡管理機能１０４で管理されるデータには追跡結果が含まれる。

ハンドラ層１０９もＯＳに内包されており、１次記憶部５３及び２次記憶部５４に対するデータ格納及びデータ取り出しの制御を行い、ハード層１１０に属するハード機器への制御を行う。例えば、Ｉ/Ｏ(Display/Keyboard/Mouse)機器１０５からの入力の受付や、出力結果の表示を行い、その他のハード機器であるHardWare１０６を制御する。

ハード層１１０は、Ｉ/Ｏ(Display/Keyboard/Mouse)機器１０５やその他のハードウェアに関する層であり、実際に機械的・物理的な動作により追跡専用装置５０の機能を提供する。

＜動作説明＞
図１１は画像処理装置１０の動作を説明する機能ブロック図の一例である。情報入力部２１はタッチパネルに対する各種のデータ（例えば、データテーブルＴ１の情報）の入力を受け付け、また、画像処理装置１０に対する設定を受け付ける。入力された情報や設定を保存しておく。

画像入力部２２は、申請書控え９及び申請書の画像の入力を受け付ける。申請書の画像の入力が必要となるかどうかは予め設定されている。電子透かしを検知する設定が行われている場合、画像入力部２２は電子埋め込み検知部２３を呼び出す。電子埋め込み検知部２３は画像データから電子透かしを検知する。

電子埋め込み検知部２３は電子透かしを検知したら検知内容にしたがって追跡部２４を呼び出す。電子透かしを検知しなかった場合は出力部２７を呼び出す。

追跡部２４は、電子透かしを検知しない場合に追跡用データを生成する場合と電子透かしを検知した場合に審査状況取得部２６を呼び出す場合がある。前者の場合、申請書に対し重複しない追跡用データを作成する。あるいは、外部から追跡用データを取得する。

電子埋め込み検知部２３が追跡用データを検知した場合、審査状況を取得するために追跡部２４は審査状況取得部２６を呼び出す。データベース編集部２５は、作成又は外部から取得した追跡用データを文書状態管理テーブルＴ２と関連付けて画像処理装置１０に登録するか、外部のデータベース装置３０に登録する。追跡用データは文書状態管理権限テーブルＴ３に登録される。

電子埋め込み部２８は、申請書に関する情報登録が行われたら追跡用データとアクセス情報を画像データに埋め込み、出力部２７を呼び出す。この画像データは申請書控え９として印刷されるが、追跡用データとアクセス情報の電子透かしのみを印刷してもよい。

審査状況取得部２６は、追跡用データの登録先が画像処理装置１０であれば自機である画像処理装置１０から審査状況を取得する。外部のデータベース装置３０であれば外部のデータベース装置３０にアクセスして審査状況を取得する。

出力部２７は、画像処理装置１０又は外部から審査状況を取得すると審査状況を出力する。あるいは審査状況の取得に失敗した場合はエラーを出力する。あるいは、追跡用データが電子透かしとして形成された画像データを出力する。

図１２は、データベース装置３０の動作を説明する機能ブロック図の一例である。外部アクセス検知部４１は、データベース装置３０へのアクセスが検知されたか否かを判断し、アクセス権認証部４２を呼び出す。

アクセス権認証部４２は、データベース装置３０へのアクセス権限の有無を確認する。アクセス権限は追跡用データと共に文書状態管理権限テーブルＴ３に登録されており、文書にアクセスする権限があることを言う。本実施形態では追跡用データの登録によりアクセス権限が登録される。アクセス権がなければアクセス認証失敗を通知し、アクセス権があるならばデータベース編集部４３又は追跡部３７を呼び出す。アクセス権は、画像処理装置１０が予め保持する認証情報である。例えばデータベース装置３０がトークンを画像処理装置１０に渡しておき、画像処理装置１０はこのトークンでデータベース装置３０からの認証を受ける。

データベース編集部４３は申請書に関する登録情報をデータテーブルＴ１に登録する。申請書に関する登録情報の登録に成功した場合、追跡部３７を呼び出す。登録に失敗した場合、登録失敗を外部アクセス検知部４１に通知する。

追跡部３７は、追跡用データを生成又は取得して、文書状態管理権限テーブルＴ３に文書ＩＤと対応付けて登録する。また、文書状態管理権限テーブルＴ３に対しこの申請書の審査状況にアクセスできるアクセス権限を設定する。また、データベース編集部４３から追跡用データを取得した場合、追跡部３７は文書状態管理権限テーブルＴ３を検索して文書ＩＤを特定し文書状態管理テーブルＴ２から審査状況を取得して応答する。

図１３は、追跡専用装置５０の動作を説明する機能ブロック図の一例である。外部アクセス検知部６０は、データベース装置３０へのアクセスが検知されたか否かを判断し、アクセス権認証部６１を呼び出す。アクセス権認証部６１の機能はデータベース装置３０と同様である。また、追跡部５５の基本的な機能は画像処理装置１０又はデータベース装置３０と同様である。

追跡専用装置５０の追跡部５５は追跡用データベース参照部６３を呼び出す。追跡用データベース参照部６３は、これまでに作成された重複しない追跡用データを格納している追跡専用テーブルＴ４を参照して、重複しない追跡用データを作成する。また、追跡用データにより審査状況が問い合わされた場合は追跡専用テーブルＴ４から追跡用データを検索して文書状態管理テーブルＴ２がある場所（アクセス先）を取得する。

＜動作手順 全体処理＞
図１４は、文書状態管理システム１００の全体的な処理について説明するフローチャート図の一例である。

まず、画像処理装置１０は初期設定処理を行う（Ｓ１）。初期設定処理は、画像処理装置１０がデータベース装置３０にアクセスするための通信情報、申請書に関する情報の登録先の設定、及び、電子透かしの検出の実行可否等を設定する処理である。具体的には役所などの担当者が行う。詳細を図１５にて説明する。

次に、画像処理装置１０は実行処理を行う（Ｓ２）。実行処理は、画像処理装置１０で申請書に関する情報入力及び画像データの入力が行われた際に、自機である画像処理装置１０又はデータベース装置３０の審査に関する情報の登録又は審査状況の取得（追跡）を行う処理である。具体的には申請者等が行う。詳細を図１８にて説明する。

＜初期化処理＞
図１５は、初期化処理の手順を示すフローチャート図の一例である。

画像処理装置１０は後述する初期設定画面３０１を表示し、役所などの担当者（例えば、システムの管理者）に対し初期設定を促す（Ｓ１１）。初期設定画面の一例を図１６に示す。

次に、画像処理装置１０は情報登録先の設定を受け付ける（Ｓ１２）。すなわち、自機である画像処理装置１０に申請書に関する情報（データテーブルＴ１）を登録するのか、外部のデータベース装置３０に登録するのかの設定を受け付ける。外部のデータベース装置３０を利用すると設定された場合、データベース装置３０にアクセスするための通信情報の設定を受け付ける。なお、文書状態管理テーブルＴ２及び文書状態管理権限テーブルＴ３はデータテーブルＴ１と同じ場所に構築されるものとする。あるいは、データテーブルＴ１、文書状態管理テーブルＴ２及び文書状態管理権限テーブルＴ３は必要な情報をたどれるようにリンクされているものとする。

次に、画像処理装置１０は審査状況の取得設定を受け付ける（Ｓ１３）。審査状況の取得設定とは審査状況を取得する処理を画像処理装置１０が行うか、外部のデータベース装置３０又は追跡専用装置５０が行うかの設定である。

次に、画像処理装置１０は追跡用データの取得設定を受け付ける（Ｓ１４）。追跡用データの取得設定は、追跡用データを画像処理装置１０が作成するのか、追跡専用装置５０から取得するのかの設定である。

次に、画像処理装置１０は電子透かし設定を受け付ける（Ｓ１５）。電子透かし設定は、申請書に関する情報の登録後に追跡用データの電子透かしを画像データに合成して出力を行うが、単に、用紙に画像データを印刷するのか、又は、電子データとして出力するかの選択に関する設定である。

図１６は、タッチパネル１０ｃに表示された初期設定画面３０１の一例を示す。初期設定画面３０１は情報登録設定欄３０２、審査状況取得設定欄３０３、追跡用データ取得設定欄３０４、及び、電子透かし設定欄３０５を有する。

情報登録設定欄３０２は、申請書に関する情報を自機に登録するのか、又は、外部のデータベース装置３０に登録するのかが設定される登録先ボタン３１１を有する。あるいは、その都度マニュアルで選択するか否を設定できてもよい。また、申請書に関する情報を自機に登録する場合に外部からのアクセスを許可するか否かが設定される許可ボタン３１２を有する。登録先ボタン３１１が押下されると図１７のようにポップアップ画面が表示される。ポップアップ画面では申請書に関する情報の登録先を設定できる。

審査状況取得設定欄３０３は、審査状況の管理（取得）を自機である画像処理装置１０が行うか、それとも外部のデータベース装置３０又は追跡専用装置５０が行うかが設定される管理先設定ボタン３１３を有する。また、アクセスログを保持するか否かが設定されるアクセスログ設定ボタン３１４を有する。画像処理装置１０に情報を登録して、外部で審査状況を管理するケースでは、審査状況の取得設定は外部となる。アクセスログとは文書に対する印刷、編集、複写の履歴の記録である。アクセスログの記録は任意になる。

追跡用データ取得設定欄３０４は、追跡用データの作成を画像処理装置１０が行うか、外部のデータベース装置３０又は追跡専用装置５０が行うかが設定される追跡用データボタン３１５を有する。

電子透かし設定欄３０５は、電子透かしの検知を行うか否かが設定される検知ボタン３１６、及び、検知した場合に行われる処理が設定される処理ボタン３１７を有する。図１６では処理ボタン３１７がアクセスログを取得することに設定されている。

図１７は、図１６で登録先ボタン３１１が押下された際に表示されるポップアップ画面３２１の一例を示す図である。ポップアップ画面３２１には、申請書を自機で設定する場合の保存先設定欄３２２、外部に設定する場合のアクセス先設定ボタン３２３を有する。役所の担当者は適切な保存先又はアクセス先を設定できる。

＜操作開始時の処理＞
図１８は、申請者又は役所の担当者が画像処理装置１０の操作を開始する際の処理を説明するフローチャート図の一例である。

申請者又は役所の担当者が画像処理装置１０の操作を開始すると、画像処理装置１０の情報入力部２１又は画像入力部２２は、パネル入力か又は画像入力かを判断する（Ｓ２１）。これらは操作内容から適宜判断される。

パネル入力の場合、情報入力部２１はパネル入力を受け付ける（Ｓ２２）。パネル入力は申請書に関する情報をタッチパネルから入力すること、及び、データベース装置３０へのアクセスの設定とデータベース装置３０へのデータ入力等を行う設定である。この処理を図１９にて説明する。

画像入力の場合、画像入力部２２は画像入力を行う（Ｓ２３）。画像入力は、申請書又は申請書控え９（電子透かしが形成されている）が読み取られた場合の処理である。この処理を図２３にて説明する。

図１９はパネル入力の処理を説明するフローチャート図の一例である。申請者又は役所の担当者はタッチパネル１０ｃに申請書類に関する情報を入力する。情報入力部２１はこの入力を受け付ける（Ｓ３１）。

情報入力部２１は初期設定の情報登録設定欄３０２で設定された情報の登録先を読み出す（Ｓ３２）。

情報入力部２１は情報の登録先として外部のデータベース装置３０が設定されているか否かを判断する（Ｓ３３）。

外部のデータベース装置３０が情報の登録先として設定されている場合、情報入力部２１は初期設定画面３０１で設定された外部のデータベース装置３０に申請書に関する情報を登録する（Ｓ３４）。この処理を図２０にて説明する。

外部のデータベース装置３０が情報の登録先として設定されていない場合、情報入力部２１は自機に申請書に関する情報を登録する（Ｓ３５）。この処理を図２１にて説明する。

登録完了したら、情報入力部２１は追跡用データを出力するか否かを初期設定画面３０１の設定から判断する（Ｓ３６）。

追跡用データを出力する設定の場合、追跡部２４が追跡用データとアクセス先を作成し、電子透かしが形成された画像を出力部２７が出力する（Ｓ３７）。

図２０は、画像処理装置１０が外部のデータベース装置３０に追跡用データと申請書の画像データを登録する処理を示すフローチャート図の一例である。

初期設定画面３０１において、外部のデータベース装置３０に申請書に関する情報を登録することが設定されている場合、外部通信部１９は情報登録設定欄３０２に設定された外部のデータベース装置３０と通信する（Ｓ４１）。

情報入力部２１は外部のデータベース装置３０との通信に成功したか否かを判断し（Ｓ４２）、通信に成功した場合は、データベース装置３０に文書状態管理機能があるか否かを確認する（Ｓ４３）。文書状態管理機能は本実施形態で説明する審査状況を追跡する機能である。データベース装置３０には文書状態管理機能が搭載されていないものがあるためである。

文書状態管理機能がある場合、追跡部２４は追跡用データ及びアクセス先を作成又は取得する（Ｓ４４）。この処理を図２２にて説明する。

次に、情報入力部２１は、申請書に関する情報と追跡用データをセットにして、外部のデータベース装置３０に登録要求（アップロード）する（Ｓ４５）。なお、アクセス先は登録してもしなくてもよい。

情報入力部２１は、外部のデータベース装置３０からデータテーブルＴ１、文書状態管理テーブルＴ２、及び、文書状態管理権限テーブルＴ３に申請書に関する情報、文書状態及び追跡用データが登録された旨の通知を受け取って終了する（Ｓ４６）。

ステップＳ４２でデータベース装置３０との通信に失敗した場合、出力部２７は通信不可のエラーを表示する（Ｓ４９）。

ステップＳ４３で文書状態管理機能がないと判断された場合、情報入力部２１はデータベース装置３０に情報登録する機能があるか否かを判断する（Ｓ４７）。情報登録とは申請書に関する情報の登録をいう。

情報登録する機能がある場合、情報入力部２１は申請書に関する情報の登録を行う（Ｓ４８）。そうでない場合、情報入力部２１は通信不可を通知して終了する（Ｓ４９）。

図２１は、画像処理装置１０が自機に申請書に関する情報、文書状態及び追跡用データを登録する処理を示すフローチャート図の一例である。

画像処理装置１０の情報入力部２１は文書状態管理機能が有効か否かを判断する（Ｓ５１）。

文書状態管理機能が有効である場合、追跡部２４が追跡用データの作成又は取得を行う（Ｓ５２）。アクセス先も作成又は取得される。この処理については図２２を用いて説明する。

次に、情報入力部２１、あるいは画像入力部２２によって入力された、申請書に関する情報と関連づけられた追跡用データを自機に格納する（Ｓ５３）。

次に、情報入力部２１は、申請書に関する情報が登録されたデータテーブルＴ１と文書状態管理テーブルＴ２と文書状態管理権限テーブルＴ３とを対応付ける（Ｓ５４）。また、この時、文書状態管理権限テーブルＴ３には審査状況に対するアクセス権限が設定される。

ステップＳ５１において文書状態管理機能がないと判断された場合、入力された申請書に関する情報を自機に格納して終了する（Ｓ５５）。

図２２は、追跡部２４が追跡用データを作成する手順を示すフローチャート図の一例である。

まず、追跡部２４は初期設定の追跡用データ取得設定欄３０４の設定を読み出して、自機で作成する設定か外部から取得する設定かを判断する（Ｓ６１）。

自機で作成する場合、追跡部２４は追跡用データとアクセス先を作成する（Ｓ６２）。

外部から取得する場合、追跡用データを作成する外部のデータベース装置３０又は追跡専用装置５０と通信し追跡用データとアクセス先を取得する（Ｓ６３）。

図２３は画像入力の処理を説明するフローチャート図の一例である。画像が入力される場合には、申請書控え９が読み取られる場合と申請書が読み取られる場合がある。

画像入力部２２は申請書に関する情報の登録の一部として画像が入力されたのか否かを判断する（Ｓ７１）。この判断はスキャンした画像データの登録か又は電子透かしの検知かを行うことであり、操作内容により判断される。

申請書の画像データを登録する場合、画像入力部２２は初期設定画面３０１の情報登録設定欄３０２の設定に基づき外部のデータベース装置３０に登録するか否かを判断する（Ｓ７２）。

外部のデータベース装置３０に登録するという設定の場合、画像入力部２２は外部のデータベース装置３０に画像データを登録する（Ｓ７３）。この処理は図２０に記載した処理と同様でよい。

自機に登録するという設定の場合、画像入力部２２は自機に画像データを登録する（Ｓ７４）。この処理は図２１に記載した処理と同様でよい。

次に、画像入力部２２は自機で追跡用データを作成する設定か外部で作成する設定かを初期設定画面３０１の追跡用データ取得設定欄３０４の設定に基づき判断する（Ｓ７５）。

自機で追跡用データを作成する設定の場合、追跡部２４は追跡用データとアクセス先を作成し、電子埋め込み部２８がアクセス情報と追跡用データを電子透かしとして画像データに合成し、出力部２７が出力する（Ｓ７６）。

ステップ７１において画像データの登録ではないと判断された場合、情報入力部２１は初期設定画面３０１の電子透かし設定欄３０５の設定に基づいて、電子透かしを検知する設定か否かを判断する（Ｓ７７）。

電子透かしを検知しない設定の場合、出力部２７は入力された画像データをそのまま出力する（Ｓ８３）。

電子透かしを検知する設定の場合、電子埋め込み検知部２３が電子透かしを検知したか否かを判断する（Ｓ７８）。

電子透かしがない場合、出力部２７は入力された画像データをそのまま出力する（Ｓ８３）。

電子透かしがある場合、電子埋め込み検知部２３が電子透かしを復号して情報を取得する（Ｓ７９）。

次に、画像入力部２２は電子透かしがある場合に動作するプログラムが電子透かし設定欄３０５に設定されているか否かを判断する（Ｓ８０）。

電子透かしを検知した場合に動作するプログラムが設定されている場合、このプログラムが実行されプログラムに応じた処理を行う（Ｓ８１）。この処理については図２４にて説明する。

電子透かしを検知した場合に動作するプログラムが設定されていない場合、出力部２７は電子透かしの情報をタッチパネル１０ｃに表示する（Ｓ８２）。

図２４は、電子透かしを検知した場合に動作するプログラムの処理を説明するフローチャート図の一例である。図２４では、申請書の審査状況を取得するプログラムが動作した場合を一例として説明する。

画像処理装置１０の審査状況取得部２６は、電子透かしから復号された情報が追跡用データとアクセス先か否かを判断する（Ｓ９１）。

追跡用データとアクセス先でない場合、別プログラムが動作する（Ｓ１０１）。別プログラムは電子透かしから復号された情報に適合したものであるが、本実施形態では説明を省略する。

追跡用データとアクセス先である場合、審査状況取得部２６は電子透かしから追跡用データとアクセス先を取得する（Ｓ９２）。

審査状況取得部２６はアクセス先に基づいてアクセス先が外部のデータベース装置３０又は追跡専用装置５０かを判断する（Ｓ９３）。

アクセス先が外部のデータベース装置３０の場合、審査状況取得部２６は外部のデータベース装置３０と通信する（Ｓ９４）。審査状況取得部２６は通信に成功したか否かを判断する（Ｓ９５）。

通信に成功した場合、審査状況取得部２６は追跡用データを外部のデータベース装置３０に送信し、追跡用データが一致する申請書の審査状況を取得する（Ｓ９６）。

次に、出力部２７は取得した審査状況をタッチパネル１０ｃに表示する（Ｓ９７）。

ステップＳ９３においてアクセス先が外部のデータベース装置３０でない場合、審査状況取得部２６は自機の文書状態管理権限テーブルＴ３から追跡用データを検索し、電子透かしの追跡用データに対応付けられたアクセス権限がアクセスを許可しているか否かを判断する（Ｓ９８）。

追跡用データが検索にヒットしない場合又はアクセス権限がない場合、出力部２７はデータがありませんとタッチパネル１０ｃに表示する（Ｓ９９）。

追跡用データが検索にヒットしかつアクセス権限がある場合、出力部２７は取得した審査状況をタッチパネル１０ｃに表示する（Ｓ１００）。

＜データベース装置の動作＞
図２５は、データベース装置３０の動作手順を示すフローチャート図の一例である。データベース装置３０においても画像処理装置１０の内部に画像データが登録された場合と同様で、外部アクセス検知部４１は申請書に関する情報に対してアクセスが発生したか否かを検知するまで待機する（Ｓ１１１）。なお、通信可否の通知、自データベースの管理機能有無の通知も行っている。

アクセスを検知した場合、外部アクセス検知部４１はアクセス先を判断する（Ｓ１１２）。このアクセス先とはデータベース（テーブル）の種類である。ここでは、文書状態管理権限テーブルＴ３へのアクセスかそれ以外かが判断される。

アクセス先が文書状態管理権限テーブルＴ３でない場合、申請書に関する情報の登録が要求されているか又は文書状態管理テーブルＴ２の更新を要求されているかを判断する（Ｓ１１３）。

申請書に関する情報の登録の場合、データベース編集部４３はデータ登録処理を行う（Ｓ１１４）。この処理を、図２６にて説明する。

文書状態管理テーブルＴ２の更新の場合、データベース編集部４３は文書状態管理テーブルＴ２の更新のアクセス処理を行う（Ｓ１１５）。この処理を図２７にて説明する。

図２６は、データベース装置３０が申請書に関する情報の登録を行う処理を説明するフローチャート図の一例である。

まず、データベース編集部４３はデータテーブルＴ１に空きがあるが否かを判断する（Ｓ１２１）。

空き領域が無い場合、データベース編集部４３は登録不可を画像処理装置１０に通知する（Ｓ１２６）。

空き領域がある場合、データベース編集部４３は空き領域に申請書に関する情報を登録する（Ｓ１２２）。

次に、追跡用データを登録するか否かを判断する（Ｓ１２３）。画像処理装置１０から、申請書に関する情報とともに、追跡用データが送信されている場合は登録すると判断される。

追跡用データがある場合、データベース編集部２５は申請書に関する情報を登録したデータテーブルＴ１に対応する文書状態管理権限テーブルＴ３に追跡用データを登録し、更に、追跡用データに対応付けてアクセス権限を付与する（Ｓ１２４）。また、文書状態管理テーブルＴ２の審査状況を初期除隊に設定する。

次に、データベース編集部４３は登録成功を画像処理装置１０に通知する（Ｓ１２５）。追跡用データが送信されていない場合、文書状態管理権限テーブルＴ３に追跡用データとアクセス権限を登録せずに登録成功を通知する。

図２７はデータベース装置３０による、文書状態管理テーブルＴ２へのアクセスを処理して審査状況を更新する手順を説明するフローチャート図の一例である。

登録された申請書に関する情報はデータテーブルＴ１で管理され、データテーブルＴ１に対応付けて文書状態管理テーブルＴ２で審査状況が管理されている。

データベース編集部４３は登録されている申請書の審査状況の更新が行われた場合、文書ＩＤなどで指定される申請書の審査状況を更新する（Ｓ１３１）。

図２８は、データベース装置３０による、文書状態管理権限テーブルＴ３へのアクセス処理を説明するフローチャートの一例である。文書状態管理権限テーブルＴ３へのアクセスとは審査状況へ問い合わせされたことを意味する。

まず、データベース編集部４３は文書状態管理テーブルＴ２へのアクセスが発生した際、データベース装置３０が、追跡用データを受信、又は追跡用データが作成されているか判断する（Ｓ１４１）。

追跡用データを受信、又は追跡用データが作成されていない場合、データベース編集部４３は文書状態管理テーブルＴ２へのアクセス不可を画像処理装置１０に通知する（Ｓ１４５）。

追跡用データを受信、又は追跡用データが作成されている場合、追跡部３７は追跡用データが文書状態管理権限テーブルＴ３に登録されているか否かを判断する（Ｓ１４２）。

追跡用データが登録されている場合、追跡部３７は対象となる申請書の審査状況を文書状態管理テーブルＴ２から取得して要求元の画像処理装置１０に返答する（Ｓ１４３）。

追跡用データが登録されていない場合、追跡部２４はアクセス権限がないと判断しアクセス権なしのエラー通知を返答する（Ｓ１４４）。

＜具体的な申請書の一例＞
図２９は、太陽光発電の申請書を申請する際の画像データの登録画面３３１について説明する図である。登録画面３３１は、申請書類欄３３２、アップロード先表示欄３３３、文書状態アクセス用紙出力欄３３４、及び入力ボタン３３５等を有する。

申請者は登録画面３３１に表示される申請用のデータフォーマットにしたがって画面上からタッチパネル１０ｃで入力を行い、申請書類欄３３２、アップロード先表示欄３３３、文書状態アクセス用紙出力欄３３４を設定する。操作部１１は申請者の操作を受け付ける。なお、文書状態アクセス用紙出力欄３３４には、電子透かしのある申請書控え９を出力するか否かが設定される。

これにより申請書をアップロード後に申請書控え９を印刷して、申請者は手元に所有することで審査状況を知る事ができる。

図３０は、登録画面３３１の別の例を説明する図の一例である。図３０では申請書類欄３３２が読み取りスタートボタン３３６に変わっている。読み取りスタートボタン３３６により、申請者は申請書に関する情報が記載された紙媒体を画像処理装置１０に読み取らせて、申請書を入力できる。

図３１は、申請書控え９を読み取らせて審査状況を追跡した場合にタッチパネル１０ｃに表示される審査状況画面３４１の一例である。電子透かしが形成された申請書控え９が入力され、追跡用データとアクセス先が取得できると、出力部２７は審査状況３４２を表示する。図３１では審査中と表示され、申請書が「審査中」であることを示している。

＜シーケンス図について＞
図３２は、文書状態管理システム１００の全体的な動作を示すシーケンス図の一例である。ステップ２０１の初期アクセスとは、画像処理装置１０と外部のデータベース装置３０又は追跡専用装置５０とが最初に通信する際の処理である。この処理については図３３にて説明する。

ステップＳ２０２の追跡情報作成とは、画像処理装置１０と追跡専用装置５０が行う追跡用データの作成処理である。この処理については図３４にて説明する。

ステップＳ２０３の情報登録とは、画像処理装置１０とデータベース装置３０との間の申請書に関する情報の登録に関する処理である。

ステップＳ２０４の審査状況の更新とは、更新できる権限を持つ役所などの担当者が文書状態を更新する処理であり、審査状況がどのように更新されるかに関する処理である。この処理については図３５にて説明する。

ステップＳ２０５の審査状況の取得は、画像処理装置１０が電子透かしから追跡用データとアクセス情報を取り出し、外部のデータベース装置３０から審査状況を取得する処理である。

図３３は、初期アクセスの動作手順を示すシーケンス図の一例である。
S211：画像処理装置１０が外部のデータベース装置３０をアクセス先に指定する。
S212,S213：これにより外部通信部１９は、データベース装置３０とアクセス可能か確認を行う。
S214〜S216：アクセスが正常にできれば、外部通信部１９は文書状態管理機能の有無をデータベース装置３０に対し確認する。データベース装置３０は文書状態管理機能の有無を確認し、文書状態管理機能の有無を画像処理装置１０に通知する。

S217：文書状態管理機能がある場合、画像処理装置１０は外部のデータベース装置３０が文書状態を取得可能であると判断する。
S218：画像処理装置１０の外部通信部１９は追跡用データの作成が可能か否かを追跡専用装置５０に問い合わせる。
S219：追跡専用装置５０は自機の機能として追跡用データの作成が可能か否かを判断する。

S220：追跡専用装置５０は追跡用データの作成が可能である旨（正常通知）を画像処理装置１０に返す。
S221：画像処理装置１０は追跡用データの取得が可能であると判断する。

図３４は、追跡用データの作成に関する動作手順を示すシーケンス図の一例である。
S231：画像処理装置１０の情報入力部２１が申請書に関する情報の入力を受け付ける。
S232、S233：追跡部２４は追跡用データを作成するが、初期設定画面301において、追跡用データが外部で作成されることが設定されている場合、外部に追跡用データを要求する。
S234、S235：追跡専用装置５０はユニークな追跡用データを作成し、画像処理装置１０に送信する。

S236：画像処理装置１０は申請書に関する情報と追跡用データを外部のデータベース装置３０に送信する。
S237〜S239：データベース装置３０は申請書に関する情報と追跡用データを登録する。また、データベース編集部４３は追跡用データを利用すると登録された申請書の審査状況に追跡用データで画像処理装置１０がアクセスできるように設定にして、情報登録を完了させ、文書状態の取得が可能になったことを画像処理装置１０に通知する。

S240：画像処理装置１０の出力部２７は追跡用データとアクセス情報が電子透かしで形成された紙媒体を出力する。

図３５は文書状態の更新の処理に関するシーケンス図の一例である。
S241：審査状況が進捗した申請書を指定して役所などの担当者が外部のデータベース装置３０に登録されている審査状況を更新する。
S242：外部のデータベース装置３０のデータベース編集部４３は登録されている画像データの審査状況を更新する。例えば、申請書が審査中になった場合、役所などの担当者は「審査中」に審査状況を更新する。
S243：外部のデータベース装置３０は、画像処理装置１０の出力部２７に、タッチパネル１０ｃに更新完了を表示させる。

図３６は、審査状況の取得に関する処理のシーケンス図の一例である。
S251：画像処理装置１０は電子透かしがある画像データの入力を受け付ける。電子埋め込み検知部２３は電子透かしを検知する。
S252：電子埋め込み検知部２３は電子透かしから追跡用データを取得する。S253：追跡部２４は追跡用データを追跡専用装置５０に送信する。
S254：追跡専用装置５０の追跡部５５は、追跡用データにより追跡専用テーブルＴ４を検索し、追跡専用テーブルＴ４から追跡用データに対応付けられたアクセス先を取得する。この処理は、アクセス先が申請書控え９に電子透かしとして印刷されている場合には不要になる。したがって、アクセス先は申請書控え９に印刷されていてもされていなくてもよい。

S255：追跡専用装置５０はアクセス先に基づいて追跡用データを外部のデータベース装置３０に送信する。
S256：データベース装置３０の追跡部３７は追跡用データで文書状態管理権限テーブルＴ３を検索し、文書ＩＤを特定して文書状態管理テーブルＴ２から審査状況を取得する。
S257：データベース装置３０は審査状況を追跡専用装置５０に送信する。
S258：追跡専用装置５０は審査状況を画像処理装置１０に送信する。
S259：画像処理装置１０の出力部２７は審査状況をタッチパネル１０ｃに出力する。

＜データベースの構成＞
図３７，図３８を用いて本実施形態で使用されるデータベースについて説明する。図３７（ａ）は登録情報用のデータテーブルＴ１を示し、図３７（ｂ）は文書状態管理テーブルＴ２を示し、図３７（ｃ）は文書状態管理権限テーブルＴ３を示す。

データテーブルＴ１は、受け付け番号、名前、住所、ＴＥＬ、Ｅｍａｉｌ、及び、工事日の各項目を有する。データテーブルＴ１には申請時に登録される申請書に関する情報が登録される。文書状態管理テーブルＴ２は、受け付け番号、文書ＩＤ、及び、審査状況の各項目を有する。文書状態管理テーブルＴ２には申請書の審査状況が登録されている。受け付け番号は文書状態の管理が開始された際に採番される識別情報である。文書ＩＤは文書の識別情報であり、予め付与されていてもよいし申請文書登録用記憶装置９０１が付与してもよい。審査状況は申請がどのような状況かを示す。文書状態管理権限テーブルＴ３は、文書ＩＤ、アクセス権限、追跡用データ、及び、ユーザの各項目を有する。文書状態管理権限テーブルＴ３には文書の追跡用データとアクセス権限が設定される。文書状態管理権限テーブルＴ３では文書に関する権限が管理される。アクセス権限には文書へどのようなアクセスが可能かについて登録される。例えば、無し、参照、ダウンロード、又は、フルコントール（全ての種類のアクセス可）等が登録される。追跡用データはこれまで説明したとおりである。ユーザは文書の作成者又は所有者である。追跡用データが登録されるとアクセス権限として少なくとも参照とダウンロードが登録される。参照のみが登録されてもよい。参照は審査状況を申請者７が取得できることを意味し、「ダウンロード」は申請書をダウンロードできることを意味する。

これにより、申請者７は追跡用データを使って申請書の審査状況を知ることができる。また、追跡用データの登録後に申請書類の不備等が発覚したり閲覧期間が経過したりした場合に管理者がアクセス権限を無しに設定することもできる。したがって、追跡用データが登録されていてもアクセス権限がない場合が生じうる。逆に、アクセス権限があるが追跡用データがない場合も生じうる。

データテーブルＴ１と文書状態管理テーブルＴ２は受け付け番号で対応付けられている。文書状態管理テーブルＴ２と文書状態管理権限テーブルＴ３は文書ＩＤで対応付けられている。

追跡部２４、追跡部３７又は追跡部５５は、文書状態管理権限テーブルＴ３を参照することで、情報登録時に設定されている追跡用データから申請書へのアクセス権限の有無を判断でき、アクセス権限がある場合は文書ＩＤで文書状態管理テーブルＴ２の審査状況を取得できる。追跡用データの登録時にアクセス権限も設定される。

図３７（ｄ）は追跡専用テーブルＴ４を示す。追跡専用テーブルＴ４は、文書ＩＤ、追跡用データ、及び、アクセス先の各項目を有する。追跡専用テーブルＴ４は追跡用データとアクセス先を対応付けて記憶するテーブルである。アクセス先はＵＲＬなどでデータテーブルＴ１、文書状態管理テーブルＴ２及び文書状態管理権限テーブルＴ３の保存場所を示す通信先情報である。また、データテーブルＴ１、文書状態管理テーブルＴ２及び文書状態管理権限テーブルＴ３のそれぞれについて別々の保存場所を示すＵＲＬが用意されてもよい。

追跡専用テーブルＴ４により追跡専用装置５０等は、重複しない追跡用データとアクセス先を作成できる。また、追跡用データのみが電子透かしに形成されている場合もアクセス先に基づいて文書状態管理テーブルＴ２と文書状態管理権限テーブルＴ３にアクセスできる。

画像処理装置１０に保存されているデータテーブルとデータベース装置３０に保存されているデータテーブルは同様のデータ構造を有する。

図３８（ａ）はデータテーブルＴ１を示し、図３８（ｂ）はアクセスログテーブルＴ５を示し、図３８（ｃ）はアクセスログ管理権限テーブルＴ６を示す。アクセスログテーブルＴ５は受け付け番号、文書ＩＤ、印刷の回数、編集の回数、及び、複製の回数の各項目を有する。アクセスログテーブルＴ５は申請書に対しどのようなアクセスがあったのかを管理するためのテーブルである。

アクセスログ管理権限テーブルＴ６は文書ＩＤ、アクセス権限、追跡コード及びユーザの各項目を有する。アクセスログ管理権限テーブルＴ６はアクセスログテーブルへのアクセス権を管理するテーブルであるが、文書状態管理権限テーブルＴ３と同じものである。

データテーブルＴ１とアクセスログテーブルＴ５は受け付け番号で対応付けられている。アクセスログテーブルＴ５とアクセスログ管理権限テーブルＴ６は文書ＩＤで対応付けられている。

追跡部２４、追跡部３７又は追跡部５５は、アクセスログ管理権限テーブルＴ６を参照することで、情報登録時に設定されている追跡用データからアクセスログテーブルＴ５へのアクセス権の有無を判断でき、アクセス権がある場合は文書ＩＤでアクセスログテーブルＴ５の印刷数、編集数、及び複製数を取得できる。印刷の回数、編集の回数、及び複製の回数をまとめてアクセスログという場合がある。

＜処理の流れ＞
図３９、図４０を用いて処理の流れを説明する。図３９は情報登録に関する処理の流れを説明する図の一例である。図３８は、画像処理装置１０から画像データの入力を行い、追跡用データは追跡専用装置５０から取得し、情報登録先がデータベース装置３０であるケースについて記載する。
（１）申請者が画像処理装置１０を操作して、申請書に関する情報を入力し、登録先を設定する。
（２）画像処理装置１０は、重複しない追跡用データを作成するために追跡専用装置５０に追跡用データの要求を行う。
（３）追跡専用装置５０はこれまでに作成した追跡用データとアクセス権限を対応付けて記憶する追跡専用テーブルＴ４を保持しており、これまでに発行した追跡用データと一致しない追跡用データを作成して画像処理装置１０に通知する。
（４）画像処理装置１０は入力された申請書に関する情報と追跡用データを外部のデータベース装置３０に送信する。
（５）外部のデータベース装置３０は記憶するためのデータテーブルＴ１の空きを検索して、空き領域に申請書に関する情報を記憶する。データテーブルＴ１は文書状態管理テーブルＴ２と対応づけられており、審査状況が設定される。また、文書状態管理テーブルＴ２は、文書状態管理テーブルＴ２にアクセスするためのアクセス権限を管理している文書状態管理権限テーブルＴ３と関連付けられている。追跡用データの登録により文書状態管理権限テーブルＴ３には文書状態管理テーブルＴ２にアクセスするためのアクセス権限が設定される。

図４０は審査状況の取得に関する処理の流れを説明する図である。
（１）申請者が審査状況の取得のために、電子透かしが形成された申請書控え９を画像処理装置１０に読み込ませる。
（２）画像処理装置１０では追跡用データを検知し、追跡専用装置５０に追跡用データを送信する。
（３）追跡専用装置５０は追跡用データと関連付けられている外部のデータベース装置３０へアクセス先を追跡専用テーブルＴ４から検索し、アクセス先のデータベース装置３０に追跡用データを送信する。
（４）データベース装置３０は、文書状態管理権限テーブルＴ３から追跡用データに対応付けられている文書ＩＤを取得し、この文書ＩＤに対応付けられている審査状況を文書状態管理テーブルＴ２から取得する。
（５）データベース装置３０は審査状況を、追跡専用装置５０を経て画像処理装置１０に送信する。
（６）画像処理装置１０は受け取った審査状況を画像処理装置１０のタッチパネル１０ｃに表示する。

＜まとめ＞
このように、本実施形態では文書状態管理権限テーブルＴ３に追跡用データが登録され、文書状態管理テーブルＴ２に審査状況が登録されている。追跡用データが申請書控え９に電子透かしとして形成されているので、申請者が申請書控え９を画像処理装置１０Ｂに読み取らせることで、追跡用データで文書状態管理権限テーブルＴ３が検索され審査状況を取得できるため、申請者が出向かなくても審査状況を把握できる。

＜その他の適用例＞
以上、本発明を実施するための最良の形態について実施例を用いて説明したが、本発明はこうした実施例に何等限定されるものではなく、本発明の要旨を逸脱しない範囲内において種々の変形及び置換を加えることができる。

例えば、本実施形態では追跡用データを申請書控え９に印刷したが、追跡用データは任意の記憶媒体に記憶されてよい。例えば、ＵＳＢメモリやＩＣカードに記憶されてよい。また、電子メールなどで申請者に転送されてもよい。また、申請書控え９でなく任意の紙媒体や白紙に追跡用データが電子透かしとして形成されてもよい。

また、本実施形態では申請書の審査状況を例に説明したが、段階的に状態が変化する文書に対し好適に適用できる。例えば、登録、印刷、破棄、のように文書状態が変化する文書、ワークフローにおいて次々と処理が施される文書などに適用できる。

また、図１１，図１２、図１３などの構成例は、画像処理装置１０、データベース装置３０、及び追跡専用装置５０の処理の理解を容易にするために、主な機能に応じて分割したものである。処理単位の分割の仕方や名称によって本願発明が制限されることはない。また、画像処理装置１０、データベース装置３０、及び追跡専用装置５０の処理は、処理内容に応じて更に多くの処理単位に分割することもできる。また、１つの処理単位が更に多くの処理を含むように分割することもできる。

また、画像処理装置１０、データベース装置３０、及び追跡専用装置５０の機能がそれぞれ複数のサーバ装置に分散されていてもよいし、複数の画像処理装置１０、データベース装置３０、及び追跡専用装置５０が存在してもよい。

なお、情報入力部２１は受付手段の一例であり、１次記憶部１７、３３，５３及び２次記憶部１８、３４、５４は記憶手段の一例であり、画像出力部１３は第一の出力手段の一例であり、追跡部２４は追跡用データ取得手段の一例であり、審査状況取得部２６は状態取得手段の一例であり、出力部２７は第二の出力手段の一例であり、データベース編集部２５は更新手段の一例である。文書状態管理テーブルＴ２は第一の情報の一例であり、文書状態管理権限テーブルＴ３は第二の情報の一例であり、アクセスログテーブルＴ５は第三の情報の一例であり、追跡専用テーブルＴ４は第四の情報の一例である。

Claims (10)

1. 文書の登録を受け付ける受付手段と、
   前記文書の識別情報と前記文書に関する文書状態を対応付けて保持する第一の情報、及び、前記文書の前記文書状態を追跡するための追跡用データを前記文書の識別情報を対応付けて保持する第二の情報を記憶する記憶手段と、
   前記追跡用データを媒体に記録して出力する第一の出力手段と、
   前記媒体から前記追跡用データを取得する追跡用データ取得手段と、
   前記追跡用データ取得手段が取得した前記追跡用データに対応付けられた前記文書の識別情報を前記第二の情報から取得して、前記文書の識別情報に対応付けられた前記文書の前記文書状態を前記第一の情報から取得する状態取得手段と、
   前記状態取得手段が取得した前記文書の前記文書状態を出力する第二の出力手段と、
   を有する文書状態管理システム。
2. 前記第二の情報には前記文書の識別情報に対応付けて前記文書へアクセスする権限に関するアクセス権限が対応付けられており、
   前記受付手段が前記文書の登録を受け付けることで前記文書へアクセスできる旨が前記第二の情報に登録され、
   前記状態取得手段は、前記追跡用データに対応付けられた前記文書の前記アクセス権限にアクセスできる旨が登録されている場合、前記文書状態を取得する請求項１に記載の文書状態管理システム。
3. 前記第一の出力手段は、前記追跡用データと共に前記文書状態管理システムと通信するための通信先情報を前記媒体に記録して出力し、
   前記追跡用データ取得手段は、前記媒体から前記追跡用データ及び前記通信先情報を取得し、
   前記状態取得手段は、前記通信先情報を用いて前記第二の情報を参照する請求項１又は２に記載の文書状態管理システム。
4. 前記記憶手段は、前記文書の識別情報と前記文書に対するアクセスログを対応付けて保持する第三の情報を保持しており、
   前記状態取得手段は、前記追跡用データ取得手段が取得した前記追跡用データに対応付けられた前記文書の識別情報を前記第二の情報から取得して、前記文書の識別情報に対応付けられた前記文書のアクセスログを前記第三の情報から取得する請求項１〜３のいずれか１項に記載の文書状態管理システム。
5. 前記アクセスログは、前記文書が印刷された回数、編集された回数、又は、複製された回数である請求項４に記載の文書状態管理システム。
6. 前記文書に関する手続が進捗した場合、前記受付手段は前記文書状態の更新を受け付け、
   前記第二の情報における前記文書状態を更新する更新手段を有することを特徴とする請求項１〜５のいずれか１項に記載の文書状態管理システム。
7. 前記記憶手段は、前記追跡用データと前記通信先情報が対応付けられた第四の情報を保持しており、
   前記第一の出力手段は、前記第四の情報を参照して、前記通信先情報ごとに重複しない前記追跡用データと前記通信先情報を作成する請求項３に記載の文書状態管理システム。
8. 前記追跡用データ取得手段が前記媒体から前記追跡用データを取得することで、予め定められたプログラムを実行させ、
   前記プログラムの実行により前記状態取得手段が前記文書の状態を取得する請求項１〜７のいずれか１項に記載の文書状態管理システム。
9. 文書状態管理システムが行う文書状態管理方法であって、
   受付手段が、文書の登録を受け付けるステップと、
   第一の出力手段が、前記文書の文書状態を追跡するための追跡用データを媒体に記録して出力するステップと、
   追跡用データ取得手段が、前記媒体から前記追跡用データを取得するステップと、
   前記文書の識別情報と前記文書に関する文書状態を対応付けて保持する第一の情報と、前記追跡用データを前記文書の識別情報を対応付けて保持する第二の情報とを記憶する記憶手段を参照し、
   状態取得手段が、前記追跡用データ取得手段が取得した前記追跡用データに対応付けられた前記文書の識別情報を前記第二の情報から取得して、前記文書の識別情報に対応付けられた前記文書の前記文書状態を前記第一の情報から取得するステップと、
   第二の出力手段が、前記状態取得手段が取得した前記文書の前記文書状態を出力するステップと、を有する文書状態管理方法。
10. 情報処理装置を、
    文書の登録を受け付ける受付手段と、
    前記文書の文書状態を追跡するための追跡用データを媒体に記録して出力する第一の出力手段と、
    前記媒体から前記追跡用データを取得する追跡用データ取得手段と、
    前記文書の識別情報と前記文書に関する文書状態を対応付けて保持する第一の情報と、前記追跡用データを前記文書の識別情報を対応付けて保持する第二の情報と、を記憶する記憶手段を参照し、
    前記追跡用データ取得手段が取得した前記追跡用データに対応付けられた前記文書の識別情報を前記第二の情報から取得して、前記文書の識別情報に対応付けられた前記文書の前記文書状態を前記第一の情報から取得する状態取得手段と、
    前記状態取得手段が取得した前記文書の前記文書状態を出力する第二の出力手段、
    として機能させるためのプログラム。

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