JP2012014656A - 文書管理システム、画像処理装置、それらの制御方法及びプログラム - Google Patents

Abstract

【課題】実行したジョブに関する不正内容を確認出来ると共に、当該不正内容を効率的に修正可能な文書管理システムを提供する。
【解決手段】文書管理システム１００は、ＭＦＰ１０から文書管理サーバＰＣ２０にスキャン文書を送信する際、該スキャン文書のプロパティ情報を付与し、当該送信ジョブに関する履歴情報をメモリに格納する。ＭＦＰ１０は、文書管理サーバＰＣ２０からプロパティ情報に関する不正情報を受信すると、当該不正情報を上記履歴情報に追加する。ＭＦＰ１０にユーザがログインすると、ＭＦＰ１０は、当該ユーザのユーザＩＤと同一のユーザＩＤを有する履歴情報に不正情報が含まれるか否かを判定し、不正情報があれば、不正なプロパティ情報を修正する修正画面を表示し、修正画面を介してプロパティ情報が修正されると、ＭＦＰ１０は、当該修正情報を文書管理サーバＰＣ２０に送信し、文書管理サーバＰＣ２０で管理されている情報を更新する。
【選択図】図４

Description

本発明は、文書管理システム、画像処理装置、それらの制御方法及びプログラムに関するものである。

ＭＦＰでスキャンした文書データ（以下、スキャン文書と称する。）を外部装置に送信し、当該外部装置を介してスキャン文書を利用したワークフローを実行することが知られている。具体的には、注文書をＭＦＰでスキャンし、スキャン文書を外部装置であるサーバに送信し、クライアントＰＣからサーバにアクセスして注文書の内容を入力するなどのワークフローがある。このようなワークフローにおいては、入力ミスなどのエラーが発生した場合に、差し戻しが発生し、ＭＦＰでスキャン文書を再送信してワークフローを続ける必要がある。例えば、ＭＦＰでは、送信履歴から対応する送信ジョブを検索して当該スキャン文書の再送信が行われる。特許文献１では、ＭＦＰ上の送信履歴を確認する画面で、エラージョブの履歴をサムネイルで表示したり、成功か失敗かの送信ステータスでエラージョブを検索したりすることで、操作性を向上する技術が提案されている。

特開２００９−１２４３１５号公報

しかしながら、上記従来技術では、以下に記載する問題がある。例えば、上記従来技術では、エラージョブの表示をサムネイルにすることで、視覚的にエラージョブを発見することを容易にしている。また、ジョブの成功又は失敗を示す送信ステータスからの検索を可能とすることでエラージョブの検索を容易にしている。しかし、エラージョブが多い場合には検索結果も多くなる傾向にあり、ユーザが検索結果から探すことは容易ではない。

また、ＭＦＰは、スキャン文書の送信ジョブにおいて、送信先の外部装置における格納先やスキャン文書のプロパティなどを設定して、当該送信を実行することができる。しかし、プロパティの設定内容に不備があり、当該不正なプロパティ設定を修正する場合には、外部装置においてプロパティのみを修正することができない。つまり、上述したワークフローにおけるエラーと同様に、ＭＦＰは、再度格納先等の設定を行い、スキャン文書を外部装置へ送信し、先に格納されたスキャン文書を上書きして修正する必要があった。

本発明は、上述の問題に鑑みて成されたものであり、ユーザに対して、実行したジョブに関する不正内容を容易に確認させるとともに、当該不正内容を効率的に修正可能な文書管理システム、画像処理装置、それらの制御方法及びプログラムを提供することを目的とする。

本発明は、例えば、文書管理サーバと、画像処理装置とがネットワークを介して接続された文書管理システムとして実現できる。画像処理装置は、文書を読み取って文書データを出力する読取手段と、読取手段から出力された文書データの属性を示すプロパティ情報を生成するプロパティ情報生成手段と、文書データ及びプロパティ情報を文書管理サーバに送信する第１送信手段と、第１送信手段によって送信した文書データに関するプロパティ情報をメモリに格納する格納手段と、文書管理サーバからプロパティ情報に関する誤り情報を受信すると、受信した誤り情報を、プロパティ情報意対応付けてメモリに格納する追加手段と、メモリに誤り情報が格納されている場合に誤ったなプロパティ情報を修正するための修正画面を表示部に表示する表示制御手段と、修正画面を介して入力された修正情報を文書管理サーバに送信する第２送信手段とを備え、文書管理サーバは、第１送信手段によって送信された文書データ及びプロパティ情報を管理する管理手段と、管理手段によって管理されているプロパティ情報を解析して、誤り情報を生成する誤り情報生成手段と、誤り情報生成手段によって生成された誤り情報を画像処理装置に通知する通知手段と、第２送信手段によって送信された修正情報に従って管理手段によって管理されているプロパティ情報を更新する更新手段とを備えることを特徴とする。

本発明は、ユーザに対して、実行したジョブに関する不正内容を容易に確認させるとともに、当該不正内容を効率的に修正可能な文書管理システム、画像処理装置、それらの制御方法及びプログラムを提供できる。

第１の実施形態に係る文書管理システムの構成例を示す図である。 第１の実施形態に係る画像処理装置の構成例を示すブロック図である。 第１の実施形態に係る文書管理サーバ及び文書管理クライアントの構成例を示すブロック図である。 第１の実施形態に係る文書管理システムのソフトウェア構成例を示す図である。 第１の実施形態に係る操作画面の表示構成例を示す図である。 第１の実施形態に係る不正ボタンの作成手順を説明するための図である。 第１の実施形態に係るスキャン文書を登録する処理手順を示すフローチャートである。 第１の実施形態に係る不正情報を通知する処理手順を示すフローチャートである。 第１の実施形態に係る不正情報から文書プロパティを設定する処理手順を示すフローチャートである。 第２の実施形態に係る不正情報に入力候補を表示する処理手順を示すフローチャートである。

以下、本発明を実施するための形態について図面を用いて説明する。尚、以下の実施形態は特許請求の範囲に係る発明を限定するものでなく、また実施形態で説明されている特徴の組み合わせの全てが発明の解決手段に必須のものとは限らない。

＜第１の実施形態＞
＜文書管理システムの構成＞
まず、図１を参照して、本実施形態に係る文書管理システムの構成例について説明する。図１に示すように、文書管理システム１００は、画像処理装置であるＭＦＰ１０、情報処理装置である文書管理サーバＰＣ２０、及び文書管理クライアントＰＣ３０を含む。各装置は、ＬＡＮ等のネットワークを介して相互通信可能に接続されている。また、本実施形態では、画像処理装置としてＭＦＰ１０を一例に説明するが、本発明はこれに限定されず、ファクシミリ装置やスキャナ装置等にも適用することができる。

本実施形態によれば、ＭＦＰ１０は、文書をスキャンして得た文書データ（以下では、スキャン文書と称する。）をＬＡＮを介して文書管理サーバＰＣ２０に送信する。文書管理サーバＰＣ２０は、ＭＦＰ１０から送信されたスキャン文書を保存する。文書管理クライアントＰＣ３０は、例えば、文書管理サーバＰＣ２０に保存されているスキャン文書の属性を示すプロパティ情報を修正するために使用される。このように、本文書管理システム１００は、ＭＦＰ１０で読み取ったデータをネットワークを介して接続された外部装置において保存する文書管理システムを提供する。

＜画像処理装置の構成＞
次に、図２を参照して、本実施形態に係る画像処理装置であるＭＦＰ１０のハードウェア構成例について説明する。なお、ここでは、本発明を説明する上で重要なコンポーネントについて主に説明する。つまり、本発明に係る画像処理装置は、以下で説明するコンポーネントに加えて、他のコンポーネントを含んでもよい。ＭＦＰ１０は、ＣＰＵ１０１、表示装置１０２、スキャナ装置１０３、プリンタ装置１０４、メモリ１０５、大容量記憶装置１０６及びネットワークインタフェース１０７を備える。各コンポーネントは、内部バス１０８を介して接続される。

ＣＰＵ１０１は、ＭＦＰ１０を統括的に制御するとともに、内部バス１０８を介して各コンポーネントと相互通信可能に接続されている。表示装置１０２は、タッチパネル等の操作パネルに操作画面を表示する。したがって、ユーザは、所望の動作を行うための操作等を、表示装置１０２に表示される操作画面を介して行うことができる。スキャナ装置１０３は、読取手段として機能し、オートドキュメントフィーダ（ＡＤＦ）などの機能を有し、ＡＤＦによって搬送される原稿を読み取って、画像データを出力する。プリンタ装置１０４は、画像データに対応する画像を紙等の記録媒体に出力する。

メモリ１０５は、ＣＰＵ１０１がＭＦＰ１０を制御するために実行する各種アプリケーションプログラムが大容量記憶装置１０６からロードされるワークメモリ領域である。大容量記憶装置１０６には、本実施形態におけるアプリケーションのプログラムの実体、スキャナ装置１０３で読み取ったスキャン文書などを保存するために用いられる。また、ネットワークインタフェース１０７は、ＣＰＵ１０１に従って、ＬＡＮを介して接続された外部装置（ここでは、文書管理サーバＰＣ２０、文書管理クライアントＰＣ３０となる。）と、信号の送受信を行う。特に、本実施形態においては、ネットワークインタフェース１０７は、主に文書管理サーバＰＣ２０との通信を行うために用いられる。

＜情報処理装置の構成＞
次に、図３を参照して、本実施形態に係る情報処理装置である文書管理サーバＰＣ２０のハードウェア構成例について説明する。なお、文書管理クライアントＰＣ３０についても文書管理サーバＰＣ２０と同様の構成であるため、説明を省略する。また、ここでは、本発明を説明する上で重要なコンポーネントについて主に説明する。つまり、本発明に係る情報処理装置は、以下で説明するコンポーネントに加えて、他のコンポーネントを含んでもよい。

図３に示すように、文書管理サーバＰＣ２０は、ＣＰＵ２０１、ＲＡＭ２０２、ＲＯＭ２０３、キーボードコントローラ２０４、ディスプレイコントローラ２０５、ディスクコントローラ２０６、及びＮＣ２０７を備える。また、文書管理サーバＰＣ２０は、キーボード２０８、ディスプレイ２０９及び外部メモリ２１０に接続される。

ＣＰＵ２０１は、ＲＯＭ２０３のプログラム用ＲＯＭ等のメモリからＲＡＭ２０２にロードされたＯＳ（オペレーションシステム）やアプリケーション等のプログラムを実行する。後述する各フローチャートの処理はこのプログラムの実行により実現できる。ＲＡＭ２０２は、ＣＰＵ２０１の主メモリ、ワークエリア等として機能する。キーボードコントローラ２０４は、キーボード２０８や図示しないポインティングデバイスからのキー入力を制御する。ディスプレイコントローラ２０５は、各種ディスプレイ２０９の表示を制御する。ディスクコントローラ２０６は、各種データを記憶する外部メモリ２１０やフロッピー（登録商標）ディスク（ＦＤ）やメモリカード等におけるデータアクセスを制御する。ＮＣ２０７はネットワークに接続されて、ネットワークに接続された他の機器との通信制御処理を実行する。

＜文書管理システムのソフトウェア構成＞
次に、図４を参照して、本実施形態に係る文書管理システム１００のソフトウェア構成（機能部）について説明する。なお、以下で説明するソフトウェア構成は、これらの制御を実行するハードウェア、及び、ソフトウェアとハードウェアとの組み合わせとして実現されてもよい。

ＭＦＰ１０は、機能部として、データ送受信部４１０、メイン制御部４１１、操作画面制御部４１２、履歴情報制御部４１３、及び履歴情報記憶部４１４を備える。各機能部は、図２に示すハードウェア構成により実現される。具体的には、各機能部は、ＣＰＵ１０１が実行プログラムを大容量記憶装置１０６からメモリ１０５にロードして実行することにより実現される。なお、ＣＰＵ１０１は、メイン制御部４１１を介して各処理を実行する。履歴情報や不正情報といった情報なども大容量記憶装置１０６に保持され、実行時にメモリ１０５にロードされ処理される。

ここで、履歴情報とは、ＭＦＰ１０で実行されたジョブ、例えば、文書をスキャンして得たスキャン文書を文書管理サーバＰＣ２０に送信する送信ジョブ等の履歴を示す。また、不正情報とは、例えば、スキャン文書を文書管理サーバＰＣ２０へ送信する際に当該スキャン文書に対して付加したプロパティ情報の設定内容に不正（誤り）があった場合の情報を示す。当該不正情報は、文書管理サーバＰＣ２０からＭＦＰ１０へ送信される。文書管理サーバＰＣ２０は、例えば、文書管理クライアントＰＣ３０を介して、文書管理サーバＰＣ２０に保存されているスキャン文書に付加されたプロパティ情報が修正された場合に、当該不正情報を生成し、ＭＦＰ１０に送信する。なお、不正情報及びプロパティ情報についての詳細は後述する。

メイン制御部４１１は、ＭＦＰ１０のアプリケーションの動作を司るメイン制御処理を実行する。また、メイン制御部４１１は、データ送受信部４１０、操作画面制御部４１２、履歴情報制御部４１３、及び履歴情報記憶部４１４を制御し、スキャン文書やプロパティなどのデータの橋渡しなどを行う。

操作画面表示部１００２は、表示装置１０２にユーザが操作するための操作画面を表示し、操作画面を介してユーザが入力した情報を受け付ける。履歴情報制御部４１３は、ユーザがスキャン文書を送信した履歴情報を管理したり、文書管理サーバＰＣ２０から受信した不正情報を管理したりする。また、履歴情報制御部４１３は、履歴の中から、不正情報が保持しているジョブＩＤと一致する履歴情報を検索する。履歴情報記憶部４１４は、履歴情報制御部４１３が処理した履歴情報や不正情報を保存したり読込みしたりする。データ送受信部４１０は、ネットワークインタフェース１０７を介して文書管理サーバＰＣ２０とデータを送受信する。

また、文書管理サーバＰＣ２０は、機能部として、データ送受信部４２０、メイン制御部４２１、不正情報制御部４２２、文書管理部４２３、及び文書情報記憶部４２４を備える。また、文書管理クライアントＰＣ３０は、機能部として、データ送受信部４３０及び文書操作部４３１を備える。各機能部は、図３のハードウェア構成より実現される。具体的には、各機能部は、ＣＰＵ２０１が実行プログラムを外部メモリ２１０からＲＡＭ２０２にロードして実行することにより実現される。なお、ＣＰＵ２０１は、メイン制御部４２１又は文書操作部４３１を介して各処理を実行する。また、スキャン文書やプロパティ情報などの情報は外部メモリ２１０に保持され、必要なときにＲＡＭ２０２にロードし処理される。

メイン制御部４２１は、文書管理サーバＰＣ２０のアプリケーションの動作を司るメイン制御処理を実行する。また、メイン制御部４２１は、データ送受信部４２０、ワークフロー制御部２００２、文書管理部４２３、及び文書情報記憶部４２４を制御し、文書やプロパティ情報などの橋渡しなどを行う。不正情報制御部４２２は、文書管理クライアントＰＣ３０から通知されるプロパティ入力の誤り情報などを判別してＭＦＰ１０に送信する。文書管理部４２３は、ＭＦＰ１０から受信したスキャン文書及びプロパティ情報を管理する。また、文書管理部４２３は、受信したスキャン文書に一意の識別子を付与して文書情報記憶部４２４に保存する。また、文書管理クライアントＰＣ３０から要求のあった文書を文書情報記憶部４２４から取得して送信する。

データ送受信部４３０は、文書管理サーバＰＣ２０に操作情報を送信したり、スキャン文書及びプロパティ情報の受信や送信を行う。文書操作部４３１は、文書管理サーバＰＣ２０から受信した文書をディスプレイ２０９に表示したり、キーボード２０８から入力された操作情報を文書管理サーバＰＣ２０に送信する。不正情報の入力方法については特に問わない。例えば、文書管理クライアントＰＣ３０から不正のあるプロパティ情報などをチェックボタンなどでチェックして指示したり、入力を修正することにより不正情報として扱うなどの方法が考えられるが、どのような方法でもよい。

＜操作画面＞
次に、図５を参照して、本実施形態に係るＭＦＰ１０の表示装置１０２に表示される操作画面の一例について説明する。画面５００は、スキャン等を促すボタンとボタンの種類を分類するタブで構成される。５０１は、ボタンのデータ構成を示しており、図５に示すように、構造化されたデータとして保持される。また、５０１は、画面５００のボタン１のデータ構成を示しており、２つの画面（ログインとプロパティ）で構成されている。

ログイン（画面ＩＤ）は、ユーザ名とパスワードの入力を促す項目で構成されている。プロパティ（画面ＩＤ）は、プロパティ１とプロパティ２の入力を促す項目で構成されている。ユーザがボタン１を押下した場合、操作画面制御部４１２は、５０１のデータを読み込んでログイン画面とプロパティ画面を表示装置１０２に表示し、ユーザに入力を促す。

画面５１０は、不正情報があった場合の通知を示している。不正情報があった場合に操作画面制御部４１２は、不正通知タブを表示し、当該不正通知タブの中で不正情報の修正を促すボタンを表示する。５１１は、不正ボタン１のデータ構成を示しており、５０１と同様に構造化されたデータで保持され、プロパティ１が不正情報である場合の一例を示す。画面５１０の不正ボタン１においては、メイン制御部４１１は、ログイン画面の表示をＯＦＦにする項目を付与し、プロパティ画面においては、プロパティ２を無効にする項目を付与する。５１１では、プロパティ１の項目に有効（ＯＮ）を付与しているが、有効（ＯＮ）が無かった場合は、表示するとしても構わない。

ユーザが不正ボタン１を押下した場合、操作画面制御部４１２は、５１１のデータを読み込んでログイン画面をスキップして、プロパティ画面を表示装置１０２に表示する。ここで、操作画面制御部４１２は、プロパティ１を有効にして入力を促すとともに、プロパティ２を無効にして入力を不可にするようにプロパティ画面を表示する。

５０１、５１１のボタンデータ構成は、ＸＭＬのような構造化データでもよいし、ＣＳＶのようなデータでも構わない。また、不正ボタン１の作成においては、画面や項目を非表示又は無効として扱ったが、画面や項目そのものをデータから削除してもよい。

＜不正ボタンの作成＞
次に、図６を参照して、本実施形態に係る不正ボタンの作成手順について説明する。ユーザからのスキャン要求を受信すると、ＭＦＰ１０のメイン制御部４１１は、デバイスＩＤ（デバイス識別子）６００とジョブ履歴情報６１０からジョブＩＤ（ジョブ識別子：図中Ｊ００００１）とユーザＩＤ（ユーザ識別子：図中Ｕｓｅｒ０１）を取得する。さらに、メイン制御部４１１は、Ｓ６５１において、プロパティ情報に設定して文書管理サーバＰＣ２０に送信する。

文書管理サーバＰＣ２０の文書管理部４２３は、文書情報記憶部４２４に文書ＩＤ６２０（図中Ｄｏｃ００００１）とプロパティ情報６２１（デバイスＩＤ、ジョブＩＤ及びユーザＩＤ）を保存する。また、ユーザから不正情報６２２（図中プロパティ１）の入力があれば、文書管理部４２３は、プロパティ情報６２１からデバイスＩＤを取得する。さらに、文書管理部４２３は、Ｓ６５２において、文書ＩＤ６２０、プロパティ情報６２１（ジョブＩＤとユーザＩＤ）及び不正情報６２２を対応付けてＭＦＰ１０に送信する。

ＭＦＰ１０の履歴情報制御部４１３は、履歴情報記憶部４１４に不正情報６３０を保存する。メイン制御部４１１は、ユーザのログイン要求を受け付けると、ログインしたユーザのユーザＩＤを検索キーワードとし、不正情報６３０のユーザＩＤから一致するものを検索する。ユーザＩＤが一致する不正情報があれば、メイン制御部４１１は、ジョブ履歴情報６１０から不正情報６３０のジョブＩＤを検索して、一致するジョブＩＤのボタンＩＤ（図中ボタン１）を取得する。メイン制御部４１１は、Ｓ６５３において、ボタンＩＤから不正情報の修正に不要な画面（図中ログイン画面）と項目（図中プロパティ２）とをＯＦＦにする設定を行い、不正ボタンのデータ６４０を作成する。

＜処理フロー＞
以下では、図７乃至図９を参照して、本実施形態における文書管理システムの処理フローについて説明する。図７は、ＭＦＰ１０から文書管理サーバＰＣ２０へスキャン文書登録するフローチャートを示す。図８は、文書管理サーバＰＣ２０からＭＦＰ１０へプロパティ情報を送信するフローチャートを示す。図９は、ＭＦＰ１０から文書管理サーバＰＣ２０へプロパティ情報を更新するフローチャートを示す。なお、以下で説明する処理は、ＭＦＰ１０処理においては、ＣＰＵ１０１が大容量記憶装置１０６に予め格納されている実行プログラムをメモリ１０５に読み出して実行することにより実現される。また、文書管理サーバＰＣ２０及び文書管理クライアントＰＣ３０においては、ＣＰＵ２０１がＲＯＭ２０３や外部メモリ２１０等から実行プログラムをＲＡＭ２０２に読み出して実行することにより実現される。

＜スキャン文書登録＞
まず、図７を参照して、ＭＦＰ１０がスキャン文書を文書管理サーバＰＣ２０に登録する処理手順について説明する。本フローチャートは、ユーザが所望した文書のスキャン処理、送信先の選択処理、スキャン文書のプロパティの設定処理、スキャン文書の送信処理で構成される。なお、ＭＦＰ１０は、固有のＩＤ（ＩＰアドレスなど）を保持し、スキャン処理を実行すると、デバイス毎に一意な識別子（以降、ジョブＩＤ）を付与して履歴として保存する。また、ＭＦＰ１０は、ＭＦＰ１０を使用するユーザに対して、ユーザ名及びパスワード入力を促し、ログインを要求する。ユーザ名はＭＦＰ毎に一意で管理されており、一意の識別子（以下では、ユーザＩＤと称する。）が付与されている。

まず、Ｓ７０１において、操作画面制御部４１２は、ユーザに対してログインを促すために、ユーザ名とパスワードとを入力する操作画面を表示装置１０２に表示し、ユーザが入力したユーザＩＤとパスワードを受け付ける。続いて、Ｓ７０２において、メイン制御部４１１は、ユーザが入力したユーザＩＤとパスワードが正しいか否かを判断し、正しい場合は、Ｓ７０３に進み、一方、正しくない場合は、メイン制御部４１１は、Ｓ７０１に処理を戻し、再度ユーザ名とパスワードとを入力する操作画面を表示させる。

Ｓ７０３において、操作画面制御部４１２は、ユーザに文書のスキャン要求を受け付ける操作画面を表示し、当該操作画面を介してユーザ所望の紙文書のスキャン要求を受け付ける。スキャン要求を受け付けると、メイン制御部４１１は、スキャナ装置１０３によってスキャン処理を実行させる。続いて、Ｓ７０４において、操作画面制御部４１２は、ユーザが所望するスキャン文書の送信先を受け付ける操作画面を表示し、当該操作画面を介して、ユーザが選択した送信先の入力を受け付ける。さらに、Ｓ７０５において、操作画面制御部４１２は、ユーザが所望するプロパティ情報を入力する操作画面を表示し、当該操作画面を介してユーザが入力した情報を受け付ける。さらに、メイン制御部４１１は、プロパティ情報生成手段として機能し、操作画面を介して受け付けた情報からＳ７０３で得たスキャン文書に対応するプロパティ情報を生成する。

次に、Ｓ７０６において、履歴情報制御部４１３は、スキャン処理（スキャンジョブ）の履歴情報にジョブＩＤを付与して履歴情報記憶部４１４に保存する。また、履歴情報制御部４１３は、ユーザが入力したプロパティ情報に、デバイスＩＤ、ジョブＩＤ及びユーザＩＤを設定する。続いて、Ｓ７０７において、メイン制御部４１１は、データ送受信部４１０を介して、文書管理サーバＰＣ２０に、スキャン文書とプロパティ情報とを送信する。ここで、データ送受信部４１０は、第１送信手段の一例である。

＜不正情報通知＞
次に、図８を参照して、文書管理サーバＰＣ２０がＭＦＰ１０からスキャン文書を受信してから、ＭＦＰ１０に不正情報を通知する処理手順について説明する。本フローチャートは、スキャン文書とプロパティ情報を管理し、文書管理クライアントＰＣ３０を介してユーザが所望した操作内容に基づいて、ＭＦＰ１０に不正情報を通知する処理で構成される。なお、文書管理サーバＰＣ２０は、保存する文書を管理するために、文書毎に一意な識別子（以下、文書ＩＤと称する）を付与する。

まず、Ｓ８０１において、文書管理サーバＰＣ２０のメイン制御部４２１は、データ送受信部４２０を介して、ＭＦＰ１０からスキャン文書とプロパティ情報を受信する。さらに、メイン制御部４２１は、受信したスキャン文書に、文書ＩＤを付与してプロパティ情報と対応付けて文書情報記憶部４２４に保存する。続いて、Ｓ８０２において、メイン制御部４２１は、文書が保存されたことを文書管理クライアントＰＣ３０に通知する。

Ｓ８０３において、文書管理クライアントＰＣ３０の文書操作部４３１は、データ送受信部４３０を介して、文書管理サーバＰＣ２０から文書保存通知を受信して、ユーザに操作を促す操作画面を表示する。ユーザが要求した所望の操作内容を受け入れ、文書管理サーバＰＣ２０に当該操作情報を送信する。ここで、ユーザは、操作画面を介してプロパティ情報を確認し、当該プロパティ情報に含まれる項目の中で、誤りが有る項目を指定することができる。つまり、操作情報の中でプロパティ情報の誤り項目が指定されていれば、当該操作情報の送信は、文書管理クライアントＰＣ３０から文章管理サーバＰＣ２０へのプロパティ情報の修正要求となる。

Ｓ８０４において、メイン制御部４２１は、要求受信手段として機能し、文書管理クライアントＰＣ３０から受信した操作情報を不正情報制御部４２２に渡す。不正情報制御部４２２は、受信した操作情報を解析して、不正情報が有るか否かを判定する。つまり、不正情報制御部４２２は、受信した操作情報から、プロパティ情報に含まれる項目の中でユーザによって指定された誤りの有る項目が存在するか否かを判定する。ここで、不正情報が有る場合は、不正情報制御部４２２は、文書情報記憶部４２４に記憶されている文書ＩＤとプロパティ情報とからデバイスＩＤ、ジョブＩＤ及びユーザＩＤを取得する。その後、Ｓ８０５において、不正情報制御部４２２は、取得したデバイスＩＤが示すデバイス（ここでは、ＭＦＰ１０となる。）を送信宛先として、ジョブＩＤ、ユーザＩＤ及び不正情報を送信する。ここで、不正情報制御部４２２は、不正情報生成手段の一例である。また、ＭＦＰ１０に送信される不正情報には、プロパティ情報の中で、何れの項目に誤りが有るかを示す項目ＩＤ（項目識別子）が含まれる。

Ｓ８０６において、メイン制御部４１１は、文書管理サーバＰＣ２０から受信した不正情報を履歴情報制御部４１３に渡す。履歴情報制御部４１３は、受信した不正情報を履歴情報記憶部４１４に追加保存する。

＜文書登録再実行＞
次に、図９を参照して、ＭＦＰ１０が不正情報からプロパティ情報を再設定する処理手順について説明する。本フローチャートは、不正情報に含まれるユーザＩＤとログインしているユーザＩＤとが一致するか否かの判定処理（検索処理）、ユーザＩＤが一致した不正情報からジョブ履歴情報を取得して、ユーザに不正情報の修正を促す操作画面を表示し、再設定する処理で構成される。

まず、Ｓ９０１において、操作画面制御部４１２は、ユーザに対してログインを促すユーザＩＤとパスワードとを入力する操作画面を表示装置１０２に表示し、ユーザが入力したユーザ名とパスワードとを用いてユーザ認証を実行する。ユーザ認証が成功すると、当該ユーザのログインを許可する。続いて、Ｓ９０２において、メイン制御部４１１は、ユーザがログイン要求したユーザＩＤと同一のユーザＩＤを有する不正情報が履歴情報記憶部４１４に記憶されているかを検索する。当該ユーザＩＤと同一のユーザＩＤを有する不正情報がなければ、Ｓ９０７に進み、操作画面制御部４１２は、ユーザに文書のスキャンを促す操作画面を表示装置１０２に表示し、当該操作画面を介してユーザから所望の紙文書をスキャンする要求を受け付ける。その後、メイン制御部４１１は、スキャナ装置１０３によってスキャン処理を実行させ、処理を終了する。即ち、当該スキャン処理は新規ジョブとなる。

一方、Ｓ９０２でログインしたユーザのユーザＩＤと同一のユーザＩＤを有する不正情報があれば、Ｓ９０３に進み、メイン制御部４１１は、履歴情報記憶部４１４から不正情報に含まれるジョブＩＤとジョブ履歴に含まれるジョブＩＤから一致するジョブ情報を取得する。さらに、操作画面制御部４１２は、ユーザに文書の再登録を促す操作画面を表示装置１０２に表示し、ユーザが所望のスキャン文書を再登録する要求を受け付ける。

次に、Ｓ９０４において、操作画面制御部４１２は、不正対象の情報を修正するための修正画面を表示装置１０２に表示し、当該操作画面を介して入力された、ユーザが所望するプロパティ（即ち、修正情報）を受け付ける。つまり、操作画面制御部４１２は、上記Ｓ８０５で通知された不正情報に含まれる項目ＩＤから、プロパティ情報の中で不正な情報を特定し、当該情報を修正可能に修正画面を表示する。なお、Ｓ９０４における操作画面制御部４１２の処理は、表示制御手段の処理の一例である。続いて、Ｓ９０５において、メイン制御部４１１は、データ送受信部４１０を介して、修正されたプロパティ情報を文書管理サーバＰＣ２０に送信する。ここで、データ送受信部４１０は、第２送信手段の一例である。Ｓ９０６において、文書管理サーバＰＣ２０のメイン制御部４２１は、修正されたプロパティ情報を受信して当該プロパティ情報を文書情報記憶部４２４に更新（上書保存）する。

以上説明したように、本実施形態に係る文書管理システムは、ＭＦＰ１０から文書管理サーバＰＣ２０にスキャン文書を送信する際に、当該スキャン文書のプロパティ情報を付与し、当該送信ジョブに関する履歴情報をメモリに格納する。さらに、ＭＦＰ１０は、文書管理サーバＰＣ２０からプロパティ情報に関する不正情報を受信すると、当該不正情報を上記履歴情報に追加する。その後、ＭＦＰ１０にユーザがログインすると、ＭＦＰ１０は、当該ユーザのユーザＩＤと同一のユーザＩＤを有する履歴情報に不正情報が含まれるか否かを判定し、不正情報があれば、不正なプロパティ情報を修正する修正画面を表示する。さらに、修正画面を介してプロパティ情報が修正されると、ＭＦＰ１０は、当該修正情報を文書管理サーバＰＣ２０に送信し、文書管理サーバＰＣ２０で管理されている情報を更新させる。このように、本実施形態に係る文書管理システムでは、上述のようなプロパティ情報に不正があった場合であっても、対応するスキャン文書をＭＦＰ１０から再送信することなく、プロパティ情報を修正することができる。また、該当するユーザがＭＦＰ１０にログインした場合に上記修正画面を表示するため、ユーザは容易に不正のあったジョブを確認することができる。また、修正画面において、修正するプロパティ情報の項目を表示することで、ユーザは容易に不正内容を修正することができる。

＜第２の実施形態＞
以下では、図１０を参照して、本発明の第２の実施形態にについて説明する。以下では、上記実施形態と異なる技術についてのみ説明する。したがって、本実施形態では、図９のフローチャートを用いて説明した文書登録の再実行の制御について説明する。他の構成及び技術については、第１の実施形態と同様であるため説明を省略する。

＜文書登録再実行＞
本実施形態では、図９における不正情報の修正を促す操作画面表示において、ユーザが入力する値を補助する処理が追加される。つまり、修正するプロパティ情報の候補が表示される。これにより、上記実施形態の効果に加えて、さらにユーザの操作性を向上することができる。

まず、Ｓ１００１において、操作画面制御部４１２は、ユーザに対してログインを促すユーザ名とパスワードとを入力する操作画面を表示装置１０２に表示し、ユーザが入力したユーザ名とパスワードとを受け付けて等がいユーザのログイン処理を実行する。続いて、Ｓ１００２において、メイン制御部４１１は、ユーザがログイン要求したユーザＩＤと同一のユーザＩＤを有する不正情報が履歴情報記憶部４１４に記憶されているかを検索する。当該ユーザＩＤと同一のユーザＩＤを有する不正情報がなければ、Ｓ１００９に進み、操作画面制御部４１２は、ユーザに文書のスキャンを促す操作画面を表示装置１０２に表示し、当該操作画面をユーザが所望の紙文書をスキャンする要求を受け付ける。その後、メイン制御部４１１は、スキャナ装置１０３によってスキャン処理を実行させ、処理を終了する。即ち、当該スキャン処理は新規ジョブとなる。

一方、Ｓ１００２でログインしたユーザのユーザＩＤと同一のユーザＩＤを有する不正情報があれば、Ｓ１００３に進み、メイン制御部４１１は、候補要求手段として機能し、文書管理サーバＰＣ２０に対して、不正情報であるプロパティの入力候補情報を要求する。Ｓ１００４において、文書管理サーバＰＣ２０のメイン制御部４２１は、応答手段として機能し、文書情報記憶部４２４から他の文書に設定されているプロパティ値を取得して、当該プロパティ値をプロパティの入力候補情報としてＭＦＰ１０に送信する。

次に、Ｓ１００５において、ＭＦＰ１０のメイン制御部４１１は、入力候補情報として受信したプロパティ値を、操作画面制御部４１２に送信する。Ｓ１００６において、操作画面制御部４１２は、Ｓ１００５で受信したプロパティ値をユーザに文書の再登録を促す操作画面の中に表示し、ユーザが所望のスキャン文書を再登録する要求を受け付ける。続いて、Ｓ１００７において、メイン制御部４１１は、データ送受信部４１０を介して、受け付けたプロパティ情報を文書管理サーバＰＣ２０に送信する。Ｓ１００８において、文書管理サーバＰＣ２０のメイン制御部４２１は、プロパティ情報を受信して当該文書のプロパティ情報を文書情報記憶部４２４に保存する。

＜その他の実施形態＞
また、本発明は、以下の処理を実行することによっても実現される。即ち、上述した実施形態の機能を実現するソフトウェア（プログラム）を、ネットワーク又は各種記憶媒体を介してシステム或いは装置に供給し、そのシステム或いは装置のコンピュータ（又はＣＰＵやＭＰＵ等）がプログラムを読み出して実行する処理である。

Claims (10)

1. 文書管理サーバと、画像処理装置とがネットワークを介して接続された文書管理システムであって、
   前記画像処理装置は、
   文書を読み取って文書データを出力する読取手段と、
   前記読取手段から出力された文書データの属性を示すプロパティ情報を生成するプロパティ情報生成手段と、
   前記文書データ及び前記プロパティ情報を前記文書管理サーバに送信する第１送信手段と、
   前記第１送信手段によって送信した前記文書データに関する前記プロパティ情報をメモリに格納する格納手段と、
   前記文書管理サーバから前記プロパティ情報に関する誤り情報を受信すると、受信した前記誤り情報を前記プロパティ情報に対応付けて前記メモリに格納する追加手段と、
   前記メモリに前記誤り情報が格納されている場合に誤ったプロパティ情報を修正するための修正画面を表示部に表示する表示制御手段と、
   前記修正画面を介して入力された修正情報を前記文書管理サーバに送信する第２送信手段と
   を備え、
   前記文書管理サーバは、
   前記第１送信手段によって送信された前記文書データ及び前記プロパティ情報を管理する管理手段と、
   前記管理手段によって管理されている前記プロパティ情報を解析して、前記プロパティ情報の誤りに関する情報である誤り情報を生成する誤り情報生成手段と、
   前記誤り情報生成手段によって生成された前記誤り情報を前記画像処理装置に通知する通知手段と、
   前記第２送信手段によって送信された前記修正情報に従って前記管理手段によって管理されている前記プロパティ情報を更新する更新手段と
   を備えることを特徴とする文書管理システム。
2. 前記文書管理サーバは、
   該文書管理サーバにネットワークを介して接続された文書管理クライアントから、前記管理手段で管理されている情報の修正要求を受信する要求受信手段をさらに備え、
   前記誤り情報生成手段は、前記要求受信手段が受信した前記修正要求を解析して、前記管理手段で管理されているプロパティ情報のうち、何れの情報を修正するかを示す項目識別子を、前記誤り情報として生成することを特徴とする請求項１に記載の文書管理システム。
3. 前記表示制御手段は、前記項目識別子が示す情報を修正可能に前記修正画面を前記表示部に表示することを特徴とする請求項２に記載の文書管理システム。
4. 前記画像処理装置は更にユーザを認証するユーザ認証手段を備え、
   前記プロパティ情報には、少なくとも前記画像処理装置を示すデバイス識別子、前記第１送信手段によって前記文書データ及び前記プロパティ情報を送信したジョブを示すジョブ識別子、及び、前記ユーザ認証手段に認証され、当該ジョブの実行を指示したユーザを示すユーザ識別子が含まれ、
   前記表示制御手段は、前記認証手段によって認証されたユーザのユーザ識別子と同一のユーザ識別子を含む前記プロパティ情報に不正情報が有るか否かを判定することを特徴とする請求項１乃至３の何れか１項に記載の文書管理システム。
5. 前記画像処理装置は、
   前記誤ったプロパティ情報を修正するための候補情報を前記文書管理サーバに要求する候補要求手段をさらに備え、
   前記文書管理サーバは、
   前記候補要求手段によって要求された候補情報を、前記管理手段によって管理されている他のプロパティ情報の中から取得して前記画像処理装置に送信する応答手段をさらに備え、
   前記表示制御手段は、
   前記候補要求手段による要求の応答として前記文書管理サーバから受信した候補情報を、前記修正画面に表示することを特徴とする請求項１乃至４の何れか１項に記載の文書管理システム。
6. 文書管理サーバとネットワークを介して接続された画像処理装置であって、
   文書を読み取って文書データを出力する読取手段と、
   前記読取手段から出力された文書データの属性を示すプロパティ情報を生成するプロパティ情報生成手段と、
   前記文書データ及び前記プロパティ情報を前記文書管理サーバに送信する第１送信手段と、
   前記第１送信手段によって送信した前記文書データに関する前記プロパティ情報をメモリに格納する格納手段と、
   前記文書管理サーバから前記プロパティ情報に関する誤り情報を受信すると、受信した前記誤り情報を前記プロパティ情報に対応付けて前記メモリに格納する追加手段と、
   前記メモリに前記誤り情報が格納されている場合に誤ったプロパティ情報を修正するための修正画面を表示部に表示する表示制御手段と、
   前記修正画面を介して入力された修正情報を前記文書管理サーバに送信する第２送信手段と
   を備えることを特徴とする画像処理装置。
7. 文書管理サーバと、画像処理装置とがネットワークを介して接続された文書管理システムの制御方法であって、
   前記画像処理装置の読取手段が、文書を読み取って文書データを出力する読取ステップと、
   前記画像処理装置のプロパティ情報生成手段が、前記読取ステップにおいて出力された文書データの属性を示すプロパティ情報を生成するプロパティ情報生成ステップと、
   前記画像処理装置の第１送信手段が、前記文書データ及び前記プロパティ情報を前記文書管理サーバに送信する第１送信ステップと、
   前記画像処理装置の格納手段が、前記第１送信ステップにおいて送信した前記文書データ、前記プロパティ情報、及び前記プロパティ情報の誤りに関する情報とをメモリに格納する格納ステップと、
   前記文書管理サーバの管理手段が、前記第１送信ステップにおいて送信された前記文書データ及び前記プロパティ情報を管理する管理ステップと、
   前記文書管理サーバの誤り情報生成手段が、前記管理手段によって管理されている前記プロパティ情報を解析して、前記誤り情報を生成する誤り情報生成ステップと、
   前記文書管理サーバの通知手段が、前記誤り情報生成ステップにおいて生成された前記誤り情報を前記画像処理装置に通知する通知ステップと、
   前記画像処理装置の追加手段が、前記文書管理サーバから前記プロパティ情報に関する誤り情報を受信すると、受信した前記誤り情報を前記プロパティ情報に対応付けて前記メモリに記憶する追加ステップと、
   前記画像処理装置の表示制御手段が、前記メモリに前記誤り情報が格納されている場合に誤ったなプロパティ情報を修正するための修正画面を表示部に表示する表示制御ステップと、
   前記画像処理装置の第２送信手段が、前記修正画面を介して入力された修正情報を前記文書管理サーバに送信する第２送信ステップと、
   前記文書管理サーバの更新手段が、前記第２送信ステップにおいて送信された前記修正情報に従って前記管理手段によって管理されている前記プロパティ情報を更新する更新ステップと
   を実行することを特徴とする文書管理システムの制御方法。
8. 文書管理サーバとネットワークを介して接続された画像処理装置の制御方法であって、
   読取手段が、文書を読み取って文書データを出力する読取ステップと、
   プロパティ情報生成手段が、前記読取ステップにおいて出力された文書データの属性を示すプロパティ情報を生成するプロパティ情報生成ステップと、
   第１送信手段が、前記文書データ及び前記プロパティ情報を前記文書管理サーバに送信する第１送信ステップと、
   格納手段が、前記第１送信ステップにおいて送信した前記文書データに関する前記プロパティ情報をメモリに格納する格納ステップと、
   追加手段が、前記文書管理サーバから前記プロパティ情報に関する誤り情報を受信すると、受信した前記誤り情報を前記プロパティ情報に対応付けて前記メモリに格納する追加ステップと、
   表示制御手段が、前記メモリに前記誤り情報が格納されている場合に誤ったプロパティ情報を修正するための修正画面を表示部に表示する表示制御ステップと、
   第２送信手段が、前記修正画面を介して入力された修正情報を前記文書管理サーバに送信する第２送信ステップと
   を実行することを特徴とする画像処理装置の制御方法。
9. 請求項７に記載の文書管理システムの制御方法をコンピュータに実行させるためのプログラム。
10. 請求項８に記載の画像処理装置の制御方法をコンピュータに実行させるためのプログラム。

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