JP4401339B2 - 画像形成装置 - Google Patents

Description

本発明は、複写機、プリンタ、ファクシミリ等の画像形成装置に関するものである。

従来より、印刷データが入力すると、該印刷データに含まれる情報を解析し、必要な情報を取得する解析手段と、ネットワークを介して接続された第２の印刷装置にアクセスし、付加情報を読み出す読み出し手段と、該付加情報と、前記解析結果から得られる情報を比較する比較手段と、該比較結果に従って正規コピー、又は不正コピーの印刷処理を行う印刷手段と、を有して成る印刷装置が開示・提案されている（例えば、特許文献１を参照）。

また、記憶媒体から取り出した各ディレクトリのファイルを順に取り出し、そこからインデックス画像イメージ（インデックス情報）を取り出して、相対順序判別処理により、所定の条件（インデックス画像イメージ自体から得られる特徴等）に基づいて複数のインデックス画像イメージの相対順序を判別し、その判別されたインデックス画像イメージの相対順序に基づいて用紙上に形成されるインデックス画像イメージの順序を制御する画像形成記憶装置が開示・提案されている（例えば、特許文献２を参照）。
特開２００３−２６６８６３号公報 特開平７−２１３４４号公報

確かに、特許文献１に開示された印刷装置であれば、文書の印刷処理が開始されると、その印刷データに含まれるタイムスタンプ等の情報と付加情報との比較結果に基づいて、正規コピー、又は不正コピーの印刷処理が行われるため、文書自体が登録されているものであるか、あるいは文書自体が改竄されたものであるかを知ることが可能である。

また、特許文献２に開示された画像形成記憶装置であれば、インデックスシートを用いて文書を登録することで、そのインデックスシートに書かれているインデックス情報によって文書を検索して迅速に画像情報を呼び出すことが可能である。

しかしながら、定形フォームを用いて文書を作成し、印刷して提出することは一般的に行われているが、その際、以前に同じ定形フォームを用いた文書を作成していれば、その電子データを利用し、その一部を修正して提出するケースは多々発生する。このような状況で、特許文献１に開示された印刷装置が用いられた場合、特許文献１に開示された印刷装置は、文書に新たな内容を加えると、文書全体のタイムスタンプが更新されるため、その文書と登録されたマスター文書とのタイムスタンプ情報が異なることになり、その場合、その文書の印刷処理時に正規コピーのオーバレイ印刷が行われることなく、不正コピーのオーバレイ印刷あるいは通常印刷が行われてしまう。そのため、その文書のコピーが正規コピーでないことになるため、結局、文書自体に変更を加えることが出来ないという問題があった。

また、特許文献２に開示された画像形成記憶装置が用いられた場合、特許文献２に開示された画像形成記憶装置では、インデックス情報により現在の定形フォーム文書が旧版の定形フォーム文書であることや新版の定形フォーム文書への置き換え処理に対して応用することができなかった。

また、定形フォームが年度の移行のたびに変更されたり、定形フォームの記載事項が一部追加あるいは削除されたりすることがある。定形フォームが変更されたことに気付かずに旧版の定形フォームを使用して上司に文書を提出した場合や担当部門へ文書を提出した場合には、上司や担当部門から新版の定形フォームへの変更を要求され、その再提出のために時間のロスが発生してしまう。また、その時は再提出することで解決したとしても、次回文書を提出する際に、同じミスを繰り返す場合も考えられる。このようなミスを防ぐために、常に一定の定形フォームが記憶されたサーバを用意し、その記憶された定形フォームを利用して文書ファイルを作成する方法も考えられるが、必要のない多数の項目やあまり変更がない項目を一から記入することは非効率的である。

本発明は、上記の問題点に鑑み、外部の装置から旧版の定形フォームで作成された文書の印刷要求を受信した際に、文書が旧版であることを通知するとともに、文書を新版の定形フォームに変換することが可能な画像形成装置を提供することを目的とする。

上記目的を達成するために、本発明に係る画像形成装置は、履歴テーブルを記憶する記憶手段と、外部の装置との接続を確立するためのインタフェース部と、を有して成り、前記インタフェース部が、定形フォーム部分と該定形フォーム部分固有の独立した定形タイムスタンプが記録された属性情報とから成る定形フォーム文書および該定形フォーム文書の登録命令を受信した際に、前記定形フォーム文書を前記記憶手段に記憶させるとともに、前記履歴テーブルに前記定形タイムスタンプを前記定形フォーム文書に関連付けて登録する登録処理を行う登録手段と、先に登録された旧版の定形フォーム文書の新版が、後に登録された新版の定形フォーム文書であるという更新情報を受信した際に、該更新情報に基づいて前記旧版の定形フォーム文書の定形タイムスタンプを前記旧版の定形フォーム文書および前記新版の定形フォーム文書に関連付けて前記履歴テーブルに登録する更新情報登録手段と、前記インタフェース部が文書の印刷要求を受信した後に、該文書および定形フォーム確認命令を受信した際に、該文書と前記記憶手段に記憶された前記定形フォーム文書とを比較し、前記文書が定形フォーム文書であるか否かを判別して、その結果を前記インタフェース部を介して送信する定形フォーム判別手段と、該定形フォーム判別手段により前記文書が定形フォーム文書であると判定された後に、前記インタフェース部が、前記文書の属性情報を受信した際に、前記履歴テーブルを検索して前記文書の属性情報に記録された定形タイムスタンプが前記旧版の定形フォーム文書の定形タイムスタンプと一致するか否かを判定するタイムスタンプ検索手段と、該タイムスタンプ検索手段により前記文書の定形タイムスタンプが前記旧版の定形フォーム文書の定形タイムスタンプと一致すると判定される場合には、前記文書が前記旧版の定形フォーム文書である旨を通知するための通知命令を前記インタフェース部を介して送信する通知手段と、を有して成る構成とされている。このような構成とすることにより、文書が旧版の定形フォーム文書であれば、外部の装置のユーザに対して、文書が旧版の定形フォーム文書であることを通知することが可能となる。このため、旧版の定形フォーム文書を修正して作成した文書を、旧版の定形フォーム文書に基づく文書であると知らずに印刷して提出することを防ぐことが可能となる。

また、上記構成から成る画像形成装置は、前記更新情報登録手段が、前記インタフェース部が前記旧版の定形フォーム文書と前記新版の定形フォーム文書の記載内容が関連付けられた関連付け情報および前記旧版の定形フォーム文書から前記新版の定形フォーム文書への修正情報を受信した際に、前記履歴テーブルに前記関連付け情報および前記修正情報を登録し、前記タイムスタンプ検索手段により、前記文書の定形タイムスタンプが前記旧版の定形フォーム文書の定形タイムスタンプと一致すると判定される場合には、前記関連付け情報および前記修正情報に基づいて、前記文書を前記旧版の定形フォーム文書から前記新版の定形フォーム文書に変換する手段を有して成る構成とされている。このような構成とすることにより、旧版の定形フォーム文書に基づく文書を容易に新版の定形フォーム文書に基づく文書に置き換えることが可能となる。そのため、文書の旧版から新版の定形フォームへの置き換え作業の繁雑さが無くなるとともに、その作業に要する時間のロスを大幅に回避することが可能となる。

上記したように、本発明に係る画像形成装置であれば、文書が旧版の定形フォーム文書であれば、文書が旧版の定形フォーム文書である旨を通知することが可能になるとともに、文書を新版の定形フォームに変換することが可能となる。

以下では、本発明の実施形態について図を参照して説明を行う。図１は、本実施形態の
複写機およびパソコンの要部構成を示すブロック図であり、図２は本実施形態の複写機の要部構造を模式的に示す縦断面図である。両図に示すように、本実施形態の複写機１は、装置全体の動作を制御する中央演算処理装置１０（以下、ＣＰＵ［Central Processing Unit］１０と呼ぶ）と、原稿を自動搬送する原稿搬送部１１と、原稿搬送部１１から搬送された原稿を取り込んで画像データを生成する原稿取込部１２と、操作手段（テンキーやタッチパネルなど）と表示手段（液晶ディスプレイなど）から成る操作表示部１３と、画像データに基づいて用紙への画像出力を行う画像形成部１６（プリンタヘッドや感光ドラム等から成るプリント部１６１を含む）と、画像形成部１６に給紙を行う給紙部１４と、画像形成部１６で用紙上に形成されたトナー像を加熱および加圧して用紙に定着させる定着部１７と、各種制御プログラム、各種定形フォームおよび履歴テーブル等が記憶され、ワーク領域としても用いられるメモリ部１８と、外部の装置との通信の接続を確立するためにネットワーク３０に接続されたインタフェース部１５と、を有して成る。なお、本実施形態の複写機１は、原稿の複写機能のほかに、ネットワーク３０を介して受信した印刷データに基づいて用紙へ印刷を行う印刷機能も備えている。また、複写機１は、後述のパソコン２とネットワーク３０を介してデータ等の送受信を行うことが可能である。

ＣＰＵ１０は、装置全体を制御するほか、後ほど詳細に説明する旧版の定形フォーム文書の印刷データを受信した際に、文書が旧版の定形フォーム文書である旨の通知に関する処理および旧版から新版の定形フォーム文書への変換に関する処理等を行う。

給紙部１４は、画像形成部１６への給紙元となる複数段（本実施形態では３段）の用紙収納部１４１ａ〜１４１ｃと、各用紙収納部１４１ａ〜１４１ｃから画像形成部１６への共通した用紙搬送経路となる用紙搬送部１４２と、を有して成る。

メモリ部１８は、各種制御プログラム等が格納されたＲＯＭ［Read Only Memory］１８１、ワーク領域として用いられるＲＡＭ［Random Access Memory］１８２、および後述する各種定形フォーム文書や履歴テーブル等を記憶するＨＤＤ[Hard Disk Drive]１８３と、を有して成る。

ここで、上記構成から成る複写機１における原稿複写動作について説明する。複写機１における原稿複写動作では、まず原稿搬送部１１から原稿取込部１２に原稿が搬送され、原稿取込部１２による該原稿の取込み（画像データの生成）が行われる。生成された画像データは、一旦メモリ部１８に格納された後、再び読み出されて画像形成部１６に送出される。続いて、画像形成部１６で入力された画像データに基づく用紙への画像形成処理が行われた後、定着部１７で画像の用紙への定着処理が行われて用紙が装置外へ排出される。

また、パソコン２は、図１に示すように、装置全体の動作を制御するＣＰＵ２０と、操作入力手段であるキーボート、マウス、テンキーおよびタッチパネルなどから成る入力部２３と、画像が表示されるディスプレイから成る表示部２１と、各種制御プログラムや複写機１に対応するドライバソフト等が格納されたＲＯＭ、ワーク領域として用いられるＲＡＭ、および各種プログラムやデータを記憶するためのＨＤＤから成るメモリ部２４と、外部の装置との通信の接続を確立するためにネットワーク３０に接続されたインタフェース部２２と、タイムスタンプの発信源となり、時計機能を備えた内蔵時計部２５と、を有して成る。なお、パソコン２は、複写機１とネットワーク３０を介してデータおよび印刷データ等を送受信することが可能である。

次に、複写機１のＨＤＤ１８３に登録された旧版の定形フォーム文書と新版の定形フォーム文書、および複写機１のＨＤＤ１８３に記憶されている履歴テーブルについて説明を行う。図３は、複写機１とパソコン２間で実現される定形フォーム文書の登録および新たに作成された文書の印刷の一例を説明するための模式図である。図４は、旧版の定形フォーム文書の一例を示す図である。図５は、新版の定形フォーム文書の一例を示す図である。なお、図３は、本発明の説明のため、図１を模式的に示したものである。また、本実施形態では、定形フォーム文書として旧版の定形フォーム文書と新版の定形フォーム文書が複写機１のＨＤＤ１８３に登録される場合を例に挙げて説明を行う。

図３および図４に示す旧版の定形フォーム文書３１は、本発明の説明のため、新版の定形フォーム文書３２よりも先に複写機１のＨＤＤ１８３に登録された定形フォーム文書とする。また、図３および図５に示す新版の定形フォーム文書３２は、パソコン２のメモリ部２４に複写機１から旧版の定形フォーム文書３１がコピーされるなどした後に、パソコン２で旧版の定形フォーム文書３１が改定されて、旧版の定形フォーム文書３１の登録後に複写機１のＨＤＤ１８３に登録された定形フォーム文書とする。

旧版の定形フォーム文書３１および新版の定形フォーム文書３２は、図３〜図５に示すように、それぞれ、定形フォームを形成する定形フォーム部分３１ａ、３２ａと、各定形フォーム部分３１ａ、３２ａに対して固有の独立した定形タイムスタンプ、各定形フォーム文書全体の文書タイムスタンプおよび後述の各記入欄に記入された内容が記録される属性情報３１ｂ、３２ｂと、から成る。

旧版の定形フォーム文書３１の定形フォーム部分３１ａには、図４に示すように、登録番号３５、お名前記入項目３６、住所記入項目３７、電話番号記入項目３８、お使いの機種記入項目３９、お使いのＯＳ記入項目４０および問い合わせ内容記入項目４１等が設けられている。また、お名前記入項目３６、住所記入項目３７、電話番号記入項目３８、お使いの機種記入項目３９、お使いのＯＳ記入項目４０および問い合わせ内容記入項目４１には、それぞれ、各記入項目に対応した内容が記入されるお名前記入欄Ｓ１、住所記入欄Ｓ２、電話番号記入欄Ｓ３、お使いの機種記入欄Ｓ４、お使いのＯＳ記入欄Ｓ５および問い合わせ内容記入欄Ｓ６が設けられている。なお、ＯＳは、オペレーティングシステムを意味する。

新版の定形フォーム文書３２の定形フォーム部分３２ａには、図５に示すように、登録番号４２、お名前記入項目４３、住所記入項目４４、電話番号記入項目４５、お使いの機種記入項目４７、お使いのＯＳ記入項目４８、問い合わせ内容記入項目４９および追加されたメールアドレス記入項目４６等が設けられている。また、お名前記入項目４３、住所記入項目４４、電話番号記入項目４５、メールアドレス記入項目４６、お使いの機種記入項目４７、お使いのＯＳ記入項目４８および問い合わせ内容記入項目４９には、それぞれ、各記入項目に対応した内容が記入されるお名前記入欄Ｔ１、住所記入欄Ｔ２、電話番号記入欄Ｔ３、メールアドレス記入欄Ｔ４、お使いの機種記入欄Ｔ５、お使いのＯＳ記入欄Ｔ６および問い合わせ内容記入欄Ｔ７が設けられている。

また、各属性情報３１ｂ、３２ｂには、図４および図５に示すように、それぞれ各定形フォーム部分３１ａ、３２ａに対して固有の独立したタイムスタンプである定形タイムスタンプＡおよび定形タイムスタンプＢが記録される定形タイムスタンプ記録部５１と、それぞれ各定形フォーム文書３１、３２の全体のタイムスタンプである文書タイムスタンプＣおよび文書タイムスタンプＤが記録される文書タイムスタンプ記録部５２と、それぞれ旧版および新版の定形フォーム部分３１ａ、３２ａの各記入欄Ｓ１〜Ｓ６、Ｔ１〜Ｔ７に記入された内容が記録される記入内容記録部５３と、が設けられている。

なお、定形タイムスタンプＡ、Ｂは、定形タイムスタンプ記録部５１に記録されると、後述する定形フォーム文書の登録以外では、変更されないタイムスタンプである。すなわち、定形タイムスタンプＡ、Ｂは、それぞれ対応した旧版および新版の定形フォーム文書３１、３２が用いられて新たな文書が作成されてメモリ部２４等に保存が行われても更新不可能なタイムスタンプである。また、文書タイムスタンプ記録部５２に記録される文書タイムスタンプＣ、Ｄは、それぞれ対応した旧版および新版の定形フォーム文書３１、３２が用いられて新たな文書が作成されてメモリ部２４等への保存時に更新可能なタイムスタンプである。

また、複写機１のＨＤＤ１８３に記憶されている履歴テーブル３３には、ＣＰＵ１０により、旧版および新版の定形フォーム文書３１、３２が登録された際にその属性情報に記録される定形タイムスタンプＡ、Ｂがそれぞれ、旧版および新版の定形フォーム文書３１、３２に関連付けられて記録される。

また、履歴テーブル３３には、ＣＰＵ１０により、旧版の定形フォーム文書３１および新版の定形フォーム文書３２の各記入内容記録部５３にそれぞれ記録されたお名前記入欄Ｓ１、Ｔ１、住所記入欄Ｓ２、Ｔ２、電話番号記入欄Ｓ３、Ｔ３、お使いの機種記入欄Ｓ４、Ｔ５、お使いのＯＳ記入欄Ｓ５、Ｔ６、問い合わせ内容記入欄Ｓ６、Ｔ７の内容が関連付けられた関連付け情報、新版の定形フォーム文書３２にメールアドレス記入項目４６およびその記入内容記録部５３にメールアドレス記入欄Ｔ４の内容の記入欄が追加されたことを示す修正情報が記録される。更に、履歴テーブル３３には、後述するように、ＣＰＵ１０により、旧版の定形フォーム文書３１の新版が、新版の定形フォーム文書３２であるという更新情報に基づいて、旧版の定形フォーム文書の定形タイムスタンプＡが、旧版の定形フォーム文書３１および新版の定形フォーム文書３２に関連付けられて記録される。

次に、複写機１への旧版の定形フォーム文書の登録について説明を行う。パソコン２では、定形フォーム文書を作成することが可能な文書作成用ソフトウェア等が用いられて、ユーザにより入力部２３が操作されて、前述した図４に示す旧版の定形フォーム文書３１が作成される。

そして、旧版の定形フォーム文書３１を複写機１のＨＤＤ１８３に登録するために、ユーザにより入力部２３が操作されて、表示部２１に表示されたのＨＤＤ１８３への定形フォーム文書登録項目（不図示）が選択されると、ＣＰＵ２０により、内蔵時計部２５からタイムスタンプが読み込まれて、定形タイムスタンプＡとして属性情報３１ｂの定形タイムスタンプ記録部５１に記録される。そして、パソコン２のＣＰＵ２０により、旧版の定形フォーム文書３１および旧版の定形フォーム文書３１の登録命令が、インタフェース部２２を介して複写機１に向けて送信される。そして、複写機１では、旧版の定形フォーム文書３１の登録命令に従ってＣＰＵ１０により、定形タイムスタンプＡが記録された旧版の定形フォーム文書３１が、ＨＤＤ１８３に登録されて記憶されるとともに、旧版の定形フォーム文書３１の属性情報３１ｂに記録されている定形タイムスタンプＡが、旧版の定形フォーム文書３１と関連付けられて履歴テーブル３３に登録される。このとき、ＣＰＵ１０により、複写機１の内蔵時計部（不図示）から取得されたタイムスタンプが、文書タイムスタンプＣとして属性情報３１ｂの文書タイムスタンプ記録部５２に記録される。

続いて、複写機１への新版の定形フォーム文書の登録について説明を行う。旧版の定形フォーム文書３１の登録後に旧版の定形フォーム文書３１の改定が必要であれば、ユーザによりパソコン２が用いられて旧版の定形フォーム文書３１の新版である新版の定形フォーム文書３２が作成され、以下のように、複写機１のＨＤＤ１８３に登録が行われる。

パソコン２では、定形フォーム文書を作成することが可能な文書作成用ソフトウェア等が用いられて、ユーザにより入力部２３が操作されて、前述した図５に示す新版の定形フォーム文書３２が作成される。

そして、新版の定形フォーム文書３２を複写機１のＨＤＤ１８３に登録するために、ユーザにより入力部２３が操作されて、表示部２１に表示されたのＨＤＤ１８３への定形フォーム文書登録項目（不図示）が選択されると、ＣＰＵ２０により、内蔵時計部２５からタイムスタンプが読み込まれて、定形タイムスタンプＢとして属性情報３２ｂの定形タイムスタンプ記録部５１に記録される。そして、パソコン２のＣＰＵ２０により、新版の定形フォーム文書３２および新版の定形フォーム文書３２の登録命令が、インタフェース部２２を介して複写機１に向けて送信される。そして、複写機１では、新版の定形フォーム文書３２の登録命令に従ってＣＰＵ１０により、定形タイムスタンプＢが記録された新版の定形フォーム文書３２が、ＨＤＤ１８３に登録されて記憶されるとともに、新版の定形フォーム文書３２の属性情報３２ｂに記録されている定形タイムスタンプＢが、新版の定形フォーム文書３２と関連付けられて履歴テーブル３３に登録される。このとき、ＣＰＵ１０により、複写機１の内蔵時計部（不図示）から取得されたタイムスタンプが、文書タイムスタンプＤとして属性情報３２ｂの文書タイムスタンプ記録部５２に記録される。

なお、上記で説明したように、ＣＰＵ１０は、定形フォーム文書を記憶手段（本実施形態ではＨＤＤ１８３）に記憶させるとともに、履歴テーブルに定形タイムスタンプを定形フォーム文書に関連付けて登録する登録処理を行う登録手段としての役割を担う。

また、本実施形態では、後述する旧版の定形フォーム文書３１から新版の定形フォーム文書３２への記載内容の置き換えおよび修正を簡素化するために、複写機１の履歴テーブル３３に前述した更新情報、関連付け情報および修正情報が以下のようにして登録される。

まず、パソコン２において、ユーザによりパソコン２の入力部２３が用いられて、パソコン２の表示部２１に表示された改定情報の登録項目（不図示）が選択された後に、表示部２１に表示される改定情報の登録手順（不図示）に従って、前述した更新情報、関連付け情報および修正情報に関連した内容の選択が完了すると、更新情報、関連付け情報および修正情報がインタフェース部２２を介して複写機１に送信される。そして、複写機１では、インタフェース部１５を介して、更新情報、関連付け情報および修正情報が受信される。まず、ＣＰＵ１０により、旧版の定形フォーム文書３１の新版が、新版の定形フォーム文書３２であるという更新情報に基づいて、旧版の定形フォーム文書の定形タイムスタンプＡが、旧版の定形フォーム文書３１および新版の定形フォーム文書３２に関連付けられて履歴テーブル３３に登録される。そして、ＣＰＵ１０により、関連付け情報および修正情報が履歴テーブル３３に登録される。

なお、上記で説明したように、ＣＰＵ１０は、更新情報に基づいて旧版の定形フォーム文書の定形フォームスタンプを旧版の定形フォーム文書および新版の定形フォーム文書に関連付けて履歴テーブルに登録し、更に、履歴テーブルに関連付け情報および修正情報を登録する更新情報登録手段としての役割を担う。

次に、パソコン２で作成された文書が複写機１に対して印刷要求された際の複写機１およびパソコン２の動作について以下に説明を行う。図６は、パソコン２で作成された文書が複写機１に印刷要求された際の複写機１およびパソコン２の動作の一例を示すフローチャートである。図７は、旧版の定形フォーム文書３１に基づいて作成された文書３４の一例を示す図である。

なお、本発明を理解しやすくするため、複写機１のＨＤＤ１８３には、旧版の定形フォーム文書３１、新版の定形フォーム文書３２が記憶されているものとする。また、履歴テーブル３３には、更新情報に基づいて旧版の定形フォーム文書３１および新版の定形フォーム文書３２に関連付けられた定形タイムスタンプＡ、新版の定形フォーム文書３２に関連付けられた定形タイムスタンプＢ、関連付け情報および修正情報が登録されているものとする。また、図３および図７に示す文書３４は、本発明を理解しやすくするため、パソコン２で旧版の定形フォーム文書３１が用いられて作成されたものとする。

ステップＳ６−１で、パソコン２おいて、定形フォーム文書を作成することが可能な文書作成用ソフトウェア等が用いられて、ユーザにより入力部２３が操作されて、文書作成用ソフトウェア上で図７に示す文書３４が作成される。このとき、文書３４をパソコン２のメモリ部２４に保存するために、ユーザにより入力部２３が操作されて、表示部２１に表示されたメモリ部２４への保存を行う項目（不図示）が選択されると、ＣＰＵ２０により、図７に示すように、内蔵時計部２５からタイムスタンプが取得されて文書タイムスタンプ記録部５２に記録される文書タイムスタンプＣが更新される。一方、定形タイムスタンプ記録部５１に記録されている定形タイムスタンプＡは、更新されない。

そして、ユーザにより入力部２３が用いられて、表示部２１に表示された印刷要求項目（不図示）から複写機１での印刷要求が選択されると、複写機１に対応したドライバソフトに従ってＣＰＵ２０により、文書３４の印刷データが作成され、インタフェース部１５を介して複写機１に文書３４の印刷データが送信される。そして、複写機１では、文書３４の印刷データが、インタフェース部１５に受信されると、ＣＰＵ１０により、一旦メモリ部１８に記憶される。

続いて、ステップＳ６−２で、パソコン２おいて、文書３４が複写機１のＨＤＤ１８３に登録された定形フォーム文書であるか否かを確認するために、ＣＰＵ２０により、文書３４と同じ定形フォーム文書が複写機１のＨＤＤ１８３に存在するか否かを、複写機１に検索させてその結果を返信させる定形フォーム文書確認命令および文書３４が、インタフェース部２２を介して複写機１に向けて送信される。

続いて、複写機１では、定形フォーム文書確認命令および文書３４がインタフェース部１５に受信されると、定形フォーム文書確認命令に基づいてＣＰＵ１０により、文書３４がＨＤＤ１８３に記録された定形フォーム文書と比較され、文書３４が定形フォーム文書であるか否か判別され、その判別結果が、定形フォーム文書確認情報としてインタフェース部１５を介して、パソコン２に返信される。

なお、上記したように、ＣＰＵ１０は、文書と記憶手段（本実施形態では、ＨＤＤ１８３）に記憶された定形フォーム文書とを比較し、文書が定形フォーム文書であるか否かを判別して、その結果をインタフェース部１５を介して送信する定形フォーム判別手段としての役割を担う。

続いて、パソコン２では、ＣＰＵ２０により、定形フォーム文書確認情報から文書３４が複写機１のＨＤＤ１８３に存在する定形フォーム文書であると判定される場合には（Ｓ６−２ＹＥＳ）、後述のステップＳ６−４に進む。

なお、文書３４が前述した定形フォーム文書ではない場合、ＣＰＵ２０により、定形フォーム文書確認情報から文書３４が、複写機１のＨＤＤ１８３に存在する定形フォーム文書でないと判定され（Ｓ６−２ＮＯ）、ステップＳ６−３で、ＣＰＵ２０により、複写機１に印刷データに基づいた用紙への印刷を開始させる印刷開始命令が、インタフェース部２２を介して複写機１に送信される。続いて、ステップＳ６−１２で、複写機１では、インタフェース部１５を介して印刷開始命令が受信されると、その印刷開始命令に基づいてＣＰＵ１０により、メモリ部１８に記憶された印刷データが読み込まれ、印刷データに基づいて文書３４が用紙に印刷される。

ここで、複写機１の印刷動作について説明を行う。ＣＰＵ１０により、メモリ部１８から読み込まれた印刷データから画像データが生成され、一旦メモリ部１８に格納された後、再び読み出されて画像形成部１６に送出される。続いて、画像形成部１６で入力された画像データに基づく用紙への画像形成処理が行われた後、定着部１７で画像の用紙への定着処理が行われて用紙が装置外へ排出される。

続いて、ステップＳ６−４で、パソコン２において、複写機１に対応したドライバソフトに従ってＣＰＵ２０により、定形タイムスタンプＡを含んだ属性情報３４ｂがインタフェース部２２を介して、複写機１に向けて送信される。

複写機１では、属性情報３４ｂがインタフェース部１５に受信されると、ＣＰＵ１０により、履歴テーブル３３に属性情報３４ｂに記録された定形タイムスタンプＡと一致する定形タイムスタンプＡがあるか否かの検索が行われる。

更に、ステップＳ６−５で、複写機１において、ＣＰＵ１０により、その検索結果を基に属性情報３４ｂに記録された定形タイムスタンプＡが、履歴テーブル３３に記録された旧版の定形フォーム文書３１の定形タイムスタンプＡに一致すると判定される場合には（Ｓ６−４ＹＥＳ）、ステップＳ６−６で、ＣＰＵ１０により、文書３４が旧版の定形フォーム文書３１である旨および文書３４の印刷を継続するか否かを選択する旨をパソコン２の表示部２１に表示させて、その旨をユーザに通知するための通知命令が、インタフェース部１５を介してパソコン２に送信される。なお、履歴テーブル３３に記録された定形タイムスタンプＡ、Ｂは、それぞれＨＤＤ１８３に記憶された旧版の定形フォーム文書３１および新版の定形フォーム文書３２に関連付けられているため、ステップＳ６−４、Ｓ６−５で、属性情報３４ｂに記録された定形タイムスタンプＡが、旧版の定形フォーム文書３１の定形タイムスタンプＡに一致するか否か判定することが可能となる。

なお、上記したように、ＣＰＵ１０は、インタフェース部１５が文書の属性情報を受信した際に、履歴テーブルを検索して文書の属性情報に記録された定形タイムスタンプが旧版の定形フォーム文書の定形タイムスタンプと一致するか否かを判定するタイムスタンプ検索手段としての役割を担う。また、ＣＰＵ１０は、タイムスタンプ検索手段により、文書の定形タイムスタンプが旧版の定形フォーム文書の定形タイムスタンプと一致すると判定される場合には、文書が旧版の定形フォーム文書である旨を通知するための通知命令をインタフェース部１５を介して送信する通知手段としての役割を担う。

一方、パソコン２では、通知命令がインタフェース部２２を介して受信され、通知命令に従ってＣＰＵ２０により、図８（ａ）に示すように、文書３４が旧版の定形フォーム文書３１である旨および文書３４の印刷を継続するか否かを選択する旨が表示部２１に表示される。

なお、ステップＳ６−５で、文書３４が新版の定形フォーム文書３２から作成された文書であるとすると、複写機１では、ＣＰＵ１０により、属性情報３４ｂに含まれる定形タイムスタンプＡが履歴テーブル３３に記録された新版の定形フォーム文書３２の属性情報３２ｂに含まれるタイムスタンプ情報に一致すると判定され（Ｓ６−５ＮＯ）、ステップＳ６−７で、複写機１において、ＣＰＵ１０にメモリ部１８に記憶された印刷データが読み込まれ、印刷データに基づいて文書３４が用紙に印刷される。

続いて、ステップＳ６−８で、パソコン２において、ユーザにより入力部２３が用いられて、表示部２１に表示された文書３４の印刷を継続しない旨（すなわち、図８（ａ）に示す「いいえ」）が選択され、その選択に基づく操作信号がＣＰＵ２０に入力される場合には（Ｓ６−８ＹＥＳ）、ステップＳ６−９で、ＣＰＵ２０から文書３４の印刷中止命令が、インタフェース部２２を介して複写機１に送信される。そして、複写機１では、インタフェース部１５を介して文書３４の印刷中止命令が受信されると、文書３４の印刷中止命令に従ってＣＰＵ１０により、メモリ部１８に記憶された文書３４の印刷データが削除され、文書３４の印刷が中止される。なお、その後、ユーザは、パソコン２を用いて文書３４の修正等を行うこととなる。

また、ステップＳ６−８で、パソコン２において、ユーザにより入力部２３が用いられて、表示部２１に表示された文書３４の印刷を継続する旨（すなわち、図８（ａ）に示す「はい」）が選択され、その選択に基づく操作信号がＣＰＵ２０に入力される場合には（Ｓ６−８ＮＯ）、更に、ステップＳ６−１０で、ＣＰＵ２０により、文書３４の印刷を継続する旨の命令が、インタフェース部２２を介して複写機１に送信される。

続いて、複写機１では、文書３４の印刷を継続する旨の命令がインタフェース部１５を介してＣＰＵ１０に入力されると、ＣＰＵ１０により、文書３４を旧版の定形フォーム文書３１から新版の定形フォーム文書３２に基づく文書に変換するか否かを選択する旨をパソコン２の表示部２１に表示させて、その旨をユーザに通知するための変換通知命令が、インタフェース部１５を介してパソコン２に送信される。

続いて、パソコン２では、インタフェース部２２を介して変換通知命令がＣＰＵ２０に入力されると、変換通知命令に従ってＣＰＵ２０により、図８（ｂ）に示すように、文書３４を旧版の定形フォーム文書３１から新版の定形フォーム文書３２に基づく文書に変換するか否かを選択する旨が表示部２１に表示される。

そして、ユーザにより入力部２３が用いられて、表示部２１に表示された文書３４を旧版の定形フォーム文書３１から新版の定形フォーム文書３２に基づく文書に変換しない旨（すなわち、図８（ｂ）に示す「いいえ」）が選択され、その選択に基づく操作信号がＣＰＵ２０に入力される場合には（Ｓ６−１０ＮＯ）、ステップＳ６−１１で、ＣＰＵ２０により、文書３４の印刷データに基づく印刷開始命令が、インタフェース部２２を介して複写機１に送信される。

続いて、ステップＳ６−１２で、複写機１では、インタフェース部１５を介して印刷開始命令が受信されると、その印刷開始命令に基づいてＣＰＵ１０により、メモリ部１８に記憶された印刷データが読み込まれ、印刷データに基づいて文書３４が用紙に印刷される。

また、ステップＳ６−１０で、パソコン２において、ユーザにより入力部２３が用いられて、表示部２１に表示された文書３４を旧版の定形フォーム文書３１から新版の定形フォーム文書３２に基づく文書に変換する旨（すなわち、図８（ｂ）に示す「はい」）が選択され、その選択に基づく操作信号がＣＰＵ２０に入力される場合には（Ｓ６−１０ＹＥＳ）、ステップＳ６−１３で、ＣＰＵ２０により、文書３４を旧版の定形フォーム文書３１から新版の定形フォーム文書３２に基づく文書に変換を要求する命令である変換命令が、インタフェース部２２を介して複写機１に送信される。

続いて、ステップＳ６−１４で、複写機１において、文書３４を旧版の定形フォーム文書３１から新版の定形フォーム文書３２に基づく文書に変換する旨の命令が、インタフェース部１５に受信されてＣＰＵ１０に入力されると、メモリ部１８に記憶された文書３４の印刷データが旧版の定形フォーム文書３１から新版の定形フォーム文書３２に基づく文書への変換が開始され、以下のように実施される。

ここで、ステップＳ６−１４において複写機１で行われる文書３４の旧版の定形フォーム文書３１から新版の定形フォーム文書３２に基づく文書への変換について以下に説明を行う。図９は、複写機１における文書３４の旧版の定形フォーム文書３１から新版の定形フォーム文書３２に基づく文書への変換を説明するためのフローチャートである。

ステップＳ９−１で、複写機１おいて、文書３４を旧版の定形フォーム文書３１から新版の定形フォーム文書３２に基づく文書に変換する旨の命令が、インタフェース部１５に受信されてＣＰＵ１０に入力されると、メモリ部１８に記憶された文書３４の印刷データがＣＰＵ１０に読み込まれる。そして、ＨＤＤ１８３に記憶された履歴テーブル３３の関連付け情報に基づいてＣＰＵ１０により、図７に示す旧版の定形フォーム文書３１に基づいて作成された文書３４における記入内容記録部５３にそれぞれ記録されたお名前記入欄Ｓ１、住所記入欄Ｓ１、電話番号記入欄Ｓ３、お使いの機種記入欄Ｓ４、お使いのＯＳ記入欄Ｓ５、問い合わせ内容記入欄Ｓ６の内容が、図１０に示す新版の定形フォーム文書３２の複製における記入内容記録部５３の対応する部分に置き換えられる。そして、これらの置き換えの完了した新版の定形フォーム文書３２に基づく文書３４の印刷データが一旦メモリ部１８に記憶される。

続いて、ステップＳ９−２で、複写機１おいて、新版の定形フォーム文書３２に追加された記入項目があるか否かを調べるために、ＣＰＵ１０により、ＨＤＤ１８３に記憶された履歴テーブル３３に修正情報があるか否か確認が行われる。ＣＰＵ１０により、ＨＤＤ１８３に記憶された履歴テーブル３３に修正情報があると判定される場合には（Ｓ９−２ＹＥＳ）、ステップＳ９−３で、修正情報には、新版の定形フォーム文書３２にメールアドレス記入項目４６が追加されている旨が記録されているため、ＣＰＵ１０により、文書３４を旧版の定形フォーム文書３１から新版の定形フォーム文書３２に基づく文書に変換を行った旨および文書３４を旧版の定形フォーム文書３１から新版の定形フォーム文書３２に基づく文書への変換を継続するか否かを問う旨をパソコン２の表示部２１に表示させる追加継続命令が、インタフェース部１５を介してパソコン２に送信される。

そして、パソコン２では、インタフェース部２２に受信された追加継続命令がＣＰＵ２０に入力されると、ＣＰＵ２０により、図１１（ａ）に示すように、表示部２１に文書３４を旧版の定形フォーム文書３１から新版の定形フォーム文書３２に基づく文書に変換を行った旨および新版の定形フォーム文書における追加された記入欄に追加記入を行って新版の定形フォーム文書３２への変換を継続するか否かを問う旨が表示される。

そして、ユーザにより入力部２３が用いられて、表示部２１に表示された文書３４を新版の定形フォーム文書３２における追加された記入欄に追加記入を行って新版の定形フォーム文書への変換を継続する旨（すなわち、図１１（ａ）に示す「進む」）が選択され、その選択に基づく操作信号がＣＰＵ２０に入力される。そして、ＣＰＵ２０により、文書３４を新版の定形フォーム文書３２における追加された記入欄に追加記入を行って新版の定形フォーム文書３２への変換を継続する旨の命令が、インタフェース部２２を介して複写機１に送信される。

そして、複写機１において、ＣＰＵ１０により、インタフェース部１５を介して、インタフェース部１５により文書３４を新版の定形フォーム文書３２における追加された記入欄に追加記入を行って新版の定形フォーム文書３２への変換を継続する旨の命令が受信される場合には（Ｓ９−３ＹＥＳ）、ステップＳ９−５に進む。

なお、ステップＳ９−２で、履歴テーブル３３の更新情報に修正情報が記録されていないとした場合、ＣＰＵ１０により、ＨＤＤ１８３に記憶された履歴テーブル３３の新版の定形フォーム文書３２に対応する修正情報がないと判定され（Ｓ９−２ＮＯ）、後述のステップＳ６−１５へ進む。

また、ステップＳ９−３で、ユーザにより入力部２３が用いられて、表示部２１に表示された文書３４を新版の定形フォーム文書３２における追加された記入欄に追加記入を行って新版の定形フォーム文書への変換を継続しない旨（すなわち、図１１（ａ）に示す「キャンセル」）が選択され、その選択に基づく操作信号がＣＰＵ２０に入力される。そして、ＣＰＵ２０により、文書３４の印刷データの印刷中止命令が、インタフェース部２２を介して複写機１に送信される。

そして、複写機１において、ＣＰＵ１０により、インタフェース部１５を介して、文書３４の印刷データの印刷中止命令が受信される場合には（Ｓ９−３ＮＯ）、ステップＳ９−４で、文書３４の印刷データの印刷中止命令に従ってＣＰＵ１０により、メモリ部１８に記憶された文書３４の印刷データが削除され、印刷が中止される。

続いて、ステップＳ９−５で、複写機１において、ＣＰＵ１０により、新版の定形フォーム文書３２の追加記入項目であるメールアドレス記入項目４６への追加記入を行うか否かの判断をユーザに要求する旨およびメールアドレスの追加記入欄をパソコン２の表示部２１に表示させる記入要求命令が、インタフェース部１５を介してパソコン２に送信される。

そして、パソコン２では、インタフェース部２２に受信された記入要求命令がＣＰＵ２０に入力されると、ＣＰＵ２０により、図１１（ｂ）に示すように、表示部２１にメールアドレスの追加記入を行うか否かの判断をユーザに要求する旨およびメールアドレスの追加記入欄Ｅ、が表示される。

続いて、ステップＳ９−６で、ユーザにより入力部２３が用いられて、表示部２１に表示されたメールアドレスの追加記入欄Ｅにメールアドレスが記入された後、文書３４の新版の定形フォーム文書３２への変換時にメールアドレス記入欄Ｔ４へそのメールアドレスの追加記入を行う旨（すなわち、図１１（ｂ）に示す「進む」）が選択されると、メールアドレスの追加記入欄Ｅに記入されたメールアドレスとともに、そのメールアドレスをメールアドレス記入欄Ｔ４に追加記入する追加命令が、インタフェース部２２を介して複写機１に送信される。

そして、複写機１において、ＣＰＵ１０によりインタフェース部１５を介して、図１１（ｂ）のメールアドレスの追加記入欄Ｅに記入されたメールアドレスとともに、そのメールアドレスをメールアドレス記入欄Ｔ４へ追加記入する追加命令が、受信される場合には（Ｓ９−６ＹＥＳ）、ステップＳ９−７で、複写機１において、追加命令に従ってＣＰＵ１０により、メモリ部１８に記憶された途中まで新版の定形フォーム文書３２への変換が完了した文書３４の印刷データが読み込まれる。そして、ＣＰＵ１０により、途中まで新版の定形フォーム文書３２への変換が完了した文書３４における記入内容記録部５３のメールアドレス記入欄Ｔ４に、図１１（ｂ）のメールアドレスの追加記入欄Ｅに記入されたメールアドレスが追加記入され、図１２に示すように、文書３４の印刷データが新版の定形フォーム文書３２に基づく文書に変換される。そして、後述の図６に示すステップＳ６−１５に進む。

また、ステップＳ９−６で、ユーザにより入力部２３が用いられて、表示部２１に表示された文書３４の新版の定形フォーム文書３２への変換についてメールアドレスの追加記入を行わない旨（すなわち、図１１（ｂ）に示す「キャンセル」）が選択されると、メールアドレス記入欄Ｔ４にメールアドレスの追加記入を行わない旨を示す命令が、インタフェース部２２を介して複写機１に送信される。

そして、複写機１において、ＣＰＵ１０によりインタフェース部１５を介して、メールアドレス記入欄Ｔ４にメールアドレスの追加記入を行わない旨を示す命令が、受信される場合には（Ｓ９−６ＮＯ）、後述の図６に示すステップＳ６−１５へ進む。以下、図６のフローの続きについて説明を行う。

続いて、ステップＳ６−１５で、複写機１において、ＣＰＵ１０により、文書３４の新版の定形フォーム文書３２に変換を終了する旨および新版の定形フォーム文書３２に変換された文書３４の印刷を継続して行うか否かをユーザに要求する旨をパソコン２の表示部２１に表示させる印刷確認命令が、インタフェース部１５を介して、パソコン２へ送信される。

そして、パソコン２では、インタフェース部２２に受信された印刷確認命令がＣＰＵ２０に入力されると、印刷確認命令に従ってＣＰＵ２０により、図１１（ｃ）に示すように、表示部２１に文書３４の新版の定形フォーム文書３２に変換を終了する旨および新版の定形フォーム文書３２に変換された文書３４の印刷を継続して行うか否かを要求する旨が表示される。

そして、ユーザにより入力部２３が用いられて、表示部２１に表示された新版の定形フォーム文書３２に変換された文書３４の印刷を行う旨（すなわち、図１１（ｃ）に示す「はい」）選択されると、ＣＰＵ２０により、新版の定形フォーム文書３２に変換された文書３４の印刷命令が、インタフェース部２２を介して複写機１に送信される。

そして、複写機１では、インタフェース部１５に受信された新版の定形フォーム文書３２に変換された文書３４の印刷命令がＣＰＵ１０に入力される場合には（ステップＳ６−１５ＹＥＳ）、ステップＳ６−１６で、その印刷命令に従ってＣＰＵ１０により、図９のフローにおいて新版の定形フォーム文書３２に変換された文書３４の印刷データに基づいて、用紙に新版の定形フォーム文書３２に変換された文書３４が印刷される。なお、定形フォーム文書の印刷時には、フォーム部分が用紙に印刷される。例えば、図９のフローのステップＳ９−７を経て、複写機１による新版の定形フォーム文書３２に変換された文書３４の印刷結果は、図１３に示すものであり、属性情報３４ｂの記入内容記録部５３に記録された各記入欄の内容が、対応する各記入欄に記入された定形フォーム部分３４ａが用紙に印刷される。

また、ステップＳ６−１５で、ユーザにより入力部２３が用いられて、表示部２１に表示された新版の定形フォーム文書３２に変換された文書３４の印刷を行わない旨（すなわち、図１１（ｃ）に示す「キャンセル」）が選択されると、ＣＰＵ２０により、新版の定形フォーム文書３２に変換された文書３４の印刷中止命令が、インタフェース部２２を介して複写機１に送信される。

そして、複写機１では、インタフェース部１５に受信された新版の定形フォーム文書３２に変換された文書３４の印刷中止命令がＣＰＵ１０に入力される場合には（Ｓ６−１５ＮＯ）、ステップＳ６−１７で、その印刷中止命令に従ってＣＰＵ１０により、新版の定形フォーム文書３２に変換された文書３４の印刷データが削除され、その印刷が中止される。

以上で説明したように、本発明に係る複写機１は、そのＨＤＤ１８３に定形フォーム文書が登録される際に、定形フォーム文書の属性情報に、定形フォーム文書全体の定形タイムスタンプと異なる独立した定形フォーム部分の定形タイムスタンプが履歴テーブル３３に記録され、更に、旧版の定形フォーム文書３１が用いられて新たに作成された文書３４の印刷要求がされた際に、文書３４が旧版の定形フォーム文書３１を用いて作成されたものか否かを判定し、文書３４が旧版の定形フォーム文書３１を用いて作成されたものであれば、その旨をパソコン２へ通知するとともに、文書３４を新版の定形フォームに置き換えることが可能な構成であるため、旧版の定形フォーム文書３２を修正して作成した文書３４を、旧版の定形フォーム文書３１に基づく文書であると知らずに印刷して提出することを防ぐことが可能となる。また、パソコン２のユーザに対して、文書３４が旧版の定形フォーム文書であることを通知することが可能となる。更に、旧版の定形フォーム文書に基づく文書を容易に新版の定形フォーム文書に基づく文書に置き換えることが可能となるため、文書の旧版から新版の定形フォームへの置き換え作業の繁雑さが無くなるとともに、その作業に要する時間のロスを大幅に回避することが可能となる。

また、上記の実施形態では、パソコン２が１台ネットワーク３０に接続された構成であったが、パソコンは１台に限定される必要はなく、上記の実施形態と同様な機能を有したパソコンが複数台ネットワーク３０に接続されて、本実施形態と同様な動作が行われてもよい。

なお、上記の実施形態では、複写機１のＨＤＤ１８３に登録処理以外では更新することができない独立した定形タイムスタンプをその属性情報に備えた定形フォーム文書が登録されるとともに、その定形タイムスタンプが履歴テーブル３３に記憶される構成を例に挙げて説明を行ったが、ＨＤＤ１８３に限定されるものではなく、ＨＤＤ１８３の代わりにネットワークに接続され、複写機１やパソコン２と各種データの通信を行うことが可能な外部の記憶装置が用いられてもよい。

また、上記の実施形態では、複写機１を例に挙げて説明を行ったが、本発明の構成はこれに限定されるものではなく、プリンタ、ファクシミリなどの画像形成装置にも広く適用することが可能である。

また、本発明の構成は、上記実施形態のほか、発明の主旨を逸脱しない範囲で種々の変更を加えることが可能である。

本発明は、本発明は、複写機の他にも、プリンタやファクシミリなどの画像形成装置全般に広く適用が可能であり、旧版の定形フォーム文書から新版の定形フォーム文書への変換に関して有用な技術である。

は、本実施形態の複写機およびパソコンの要部構成を示すブロック図である。 は、本実施形態の複写機の要部構造を模式的に示す縦断面図である。 は、複写機１とパソコン２間で実現される定形フォーム文書の登録および新たに作成された文書の印刷の一例を説明するための模式図である。 は、旧版の定形フォーム文書の一例を示す図である。 は、新版の定形フォーム文書の一例を示す図である。 は、パソコン２で作成された文書が複写機１に印刷要求された際の複写機１およびパソコン２の動作の一例を示すフローチャートである。 は、旧版の定形フォーム文書３１に基づいて作成された文書３４の一例を示す図である。 は、図６のフローでパソコン２に表示されるメッセージを示す図である。 は、複写機１における文書３４の旧版の定形フォーム文書３１から新版の定形フォーム文書３２に基づく文書への変換を説明するためのフローチャートである。 は、文書３４が新版の定形フォーム文書に途中まで変換された図である。 は、図９のフローでパソコン２に表示されるメッセージを示す図である。 は、文書３４が新版の定形フォーム文書に変換された図である。 は、図１２に示す新版の定形フォーム文書に変換された文書３４の印刷結果を示す図である。

符号の説明

１ 複写機
２ パソコン
１０、２０ 中央演算処理装置（ＣＰＵ）
１１ 原稿搬送部
１２ 原稿取込部
１３ 操作表示部
１４ 給紙部
１５、２２ インタフェース部
１６ 画像形成部
１７ 定着部
１８ メモリ部
１８１ ＲＯＭ
１８２ ＲＡＭ
１８３ ＨＤＤ
２１ 表示部
２３ 入力部
２４ メモリ部
２５ 内蔵時計部
３１ 旧版の定形フォーム文書
３２ 新版の定形フォーム文書
３１ａ、３２ａ、３４ａ 定形フォーム部分
３１ｂ、３２ｂ、３４ｂ 属性情報
３３ 履歴テーブル
３４ 文書
Ａ、Ｂ 定形タイムスタンプ
Ｃ、Ｄ 文書タイムスタンプ

Claims (2)

1. 履歴テーブルを記憶する記憶手段と、外部の装置との接続を確立するためのインタフェース部と、を有して成る画像形成装置において、
   前記インタフェース部が、定形フォーム部分と該定形フォーム部分固有の独立した定形タイムスタンプが記録された属性情報とから成る定形フォーム文書および該定形フォーム文書の登録命令を受信した際に、前記定形フォーム文書を前記記憶手段に記憶させるとともに、前記履歴テーブルに前記定形タイムスタンプを前記定形フォーム文書に関連付けて登録する登録処理を行う登録手段と、
   先に登録された旧版の定形フォーム文書の新版が、後に登録された新版の定形フォーム文書であるという更新情報を受信した際に、該更新情報に基づいて前記旧版の定形フォーム文書の定形タイムスタンプを前記旧版の定形フォーム文書および前記新版の定形フォーム文書に関連付けて前記履歴テーブルに登録する更新情報登録手段と、
   前記インタフェース部が文書の印刷要求を受信した後に該文書および定形フォーム確認命令を受信した際に、該文書と前記記憶手段に記憶された前記定形フォーム文書とを比較し、前記文書が定形フォーム文書であるか否かを判別して、その結果を前記インタフェース部を介して送信する定形フォーム判別手段と、
   該定形フォーム判別手段により前記文書が定形フォーム文書であると判定された後に、前記インタフェース部が前記文書の属性情報を受信した際に、前記履歴テーブルを検索して前記文書の属性情報に記録された定形タイムスタンプが前記旧版の定形フォーム文書の定形タイムスタンプと一致するか否かを判定するタイムスタンプ検索手段と、
   該タイムスタンプ検索手段により前記文書の定形タイムスタンプが前記旧版の定形フォーム文書の定形タイムスタンプと一致すると判定される場合には、前記文書が前記旧版の定形フォーム文書である旨を通知するための通知命令を前記インタフェース部を介して送信する通知手段と、を有して成ることを特徴とする画像形成装置。
2. 前記更新情報登録手段は、前記インタフェース部が前記旧版の定形フォーム文書と前記新版の定形フォーム文書の記載内容が関連付けられた関連付け情報および前記旧版の定形フォーム文書から前記新版の定形フォーム文書への修正情報を受信した際に、前記履歴テーブルに前記関連付け情報および前記修正情報を登録し、
   前記タイムスタンプ検索手段により、前記文書の定形タイムスタンプが前記旧版の定形フォーム文書の定形タイムスタンプと一致すると判定される場合には、前記関連付け情報および前記修正情報に基づいて、前記文書を前記旧版の定形フォーム文書から前記新版の定形フォーム文書に変換する手段を有して成ることを特徴とする請求項１に記載の画像形成装置。

Images