JP2010146324A - 定型書式データ管理サーバ装置、定型文書作成システム - Google Patents

Abstract

【課題】ＰＣ上で作成された文書データに含まれる定型書式データのバージョンが最新バージョンか否かを自動的にチェックし、結果を当該ＰＣに送信する定型書式データ管理サーバ装置を提供すること。
【解決手段】ＰＣ３は、作成された文書データを画像形成装置５で印刷するに先立ち、当該文書データに含まれる定型書式データのバージョン情報を、プリントサーバ装置４を介して送信する。前記バージョン情報を受信した定型書式データ管理サーバ装置２は、当該バージョン情報が最新のバージョン情報か否かを判定し、バージョン情報が最新でないと判定すると、前記文書データの印刷を停止する制御情報をＰＣ３に送信する。
【選択図】図１

Description

本発明は、定型化された書式データのバージョンチェックを実行する定型書式データ管理サーバ装置に関する。

従来より、オフィス用アプリケーションソフト、例えば、ワープロソフト／表計算ソフト／プレゼンテーション用ソフトにおいて、請求書、挨拶状など、文書内のタイトル、各種入力項目などが定型化された書式から構成される文書（データ）を作成する場合、作成作業の簡略化を図る目的で、予め用意されている、定型化書式を構成する定型書式データ（いわゆるテンプレート）が利用されている。

ユーザは、これらの定型書式データに基づいて、当該定型書式データの各種入力項目に対応する、文字・数値などのテキストデータを入力することで、容易に、定型書式文書データ（以下、文書データと記す）を作成することができる。

ところで、定型書式データの入力項目数が増加する等して、定型書式データが更新（バージョンアップ）されると、既存の定型書式データに基づき文書データを作成・印刷しても、最新の定型書式に適合していないので、当該文書データの作成・印刷が無駄になる。

そこで、更新前の定型書式データに基づき文書データを作成しても、当該文書データを、更新された定型書式データに適合するように自動的に修正する方法が提案されている（特許文献１参照）。
特開２０００−７６２２８号公報

しかし、上記の自動修正方法をサーバ装置で実行する場合、ＰＣ（パーソナルコンピュータ）上で実行される文書データの作成処理を常時監視しなければならず、処理負荷が増大するという問題が生じる。
特に、定型書式データが更新されていなくても、上記の監視処理を実行するので、無用な処理負荷をサーバ装置及びＰＣに課すことになる。

このような場合、例えば、作成した文書データの印刷前に、当該文書データに含まれる定型書式データのバージョンが最新のバージョンか否かをチェックできればよいと考えられる。

本発明は、かかる実情に鑑みてなされたものであり、ＰＣ上で作成された文書データに含まれる定型書式データのバージョンが最新バージョンか否かを自動的にチェックし、結果を当該ＰＣに送信する定型書式データ管理サーバ装置を提供することを目的とする。

第１の技術手段は、バージョン情報が付与され、各種入力項目が設定された定型化書式を構成する定型書式データを管理する定型書式データ管理サーバ装置と、定型書式データに基づいて、当該定型書式データの各種入力項目に対応するテキストデータが入力された文書データを送信する情報処理装置と、から構成される定型文書作成システムにおける定型書式データ管理サーバ装置であって、随時更新され、バージョン情報が付与された定型書式データを記録する記録部と、前記情報処理装置から送信される定型書式データのバージョン情報と、前記記録部に記録された定型書式データに付与されているバージョン情報とを比較し、前記情報処理装置から送信される定型書式データのバージョン情報が前記記録部に記録された定型書式データに付与されているバージョン情報か否かを判定する判定部を備え、前記情報処理装置から送信される定型書式データのバージョン情報が前記記録部に記録された定型書式データに付与されているバージョン情報でないと判定すると、前記文書データの印刷を停止する制御情報を情報処理装置に送信することを特徴とする定型書式データ管理サーバ装置である。

第２の技術手段は、第１の技術手段において、前記情報処理装置に、前記文書データの印刷を停止する制御情報を送信し、更に、前記記録部に記録された定型書式データの記録先情報、又は、前記記録部に記録されている定型書式データを送信することを特徴とする。

第３の技術手段は、第１の技術手段において、前記情報処理装置から送信される定型書式データのバージョン情報が前記記録部に記録された定型書式データに付与されているバージョン情報でないと判定すると、前記文書データの印刷を停止する制御情報に替えて、前記情報処理装置に、定型書式データに基づいて作成された文書データの送信を要求する制御情報を送信し、前記情報処理装置から送信された文書データ内の定型書式データを前記記録部に記録されているバージョン情報が付与された定型書式データに置き替えて、前記情報処理装置に送信することを特徴とする。

第４の技術手段は、第１の技術手段において、前記定型書式データのバージョン情報を受信すると、当該定型書式データに係る文書データの出力先として指定された画像形成装置の性能情報を当該画像形成装置から取得し、当該性能情報を参照して、前記画像形成装置が前記定型書式データに係る文書データに対して設定されている印刷条件を実行できるか否かを判定後、判定結果を前記情報処理装置に送信することを特徴とする。

第５の技術手段は、第１〜第４の何れかの技術手段の定型書式データ管理サーバ装置と、定型書式データに基づいて作成された文書データを送信する機能を備え、前記定型書式データ管理サーバ装置に定型書式データのバージョン情報を送信する情報処理装置とがネットワーク接続されることを特徴とする定型文書作成システムである。

第６の技術手段は、第５の技術手段において、前記定型書式データ管理サーバ装置が送信した前記文書データの印刷を停止する制御情報を受信した情報処理装置は、文書データに含まれる定型書式データが最新のバージョンでない旨をユーザに知らせるダイアログを表示することを特徴とする。

第７の技術手段は、第５又は第６の技術手段において、前記情報処理装置は、パーソナルコンピュータ又はファクシミリ装置から構成されていることを特徴とする。

定型書式データのバージョンチェックを、自動的に行うことができるので、ユーザの作業負荷を軽減できる。また、バージョンが最新でないことを示すダイアログをＰＣの表示部に表示するので、ユーザの利便性が向上する。

（実施例１）
図１は、本発明の概要を説明するための図である。
１は、バージョン情報が付与され、各種入力項目が設定された定型化書式を構成する定型書式データを作成する定型書式データ作成用ＰＣである。
２は、本発明に係る定型書式データ管理サーバ装置で、定型書式データ作成用ＰＣ１が作成した定型書式データ、及び、当該データに係る各種情報、例えば、当該定型書式データのバージョン情報（番号）を記録・管理する。なお、定型書式データの詳細については後述する。

３は、バージョン情報が付与された定型書式データを定型書式データ管理サーバ装置２からダウンロードして、当該定型書式データの各種入力項目に対応するテキストデータを入力して文書データを作成するＰＣ（情報処理装置）である。なお、文書データの詳細については後述する。
定型書式データ管理サーバ装置２とＰＣ３から定型文書作成システムが構成される。

４は、印刷用データを一時記憶し、画像形成装置５に送信するプリントサーバ装置である。

ＰＣ３は、例えば、作成された文書データを画像形成装置５で印刷するに先立ち、当該文書データに含まれる定型書式データのバージョン情報を、プリントサーバ装置４を介して送信する。前記バージョン情報を受信した定型書式データ管理サーバ装置２は、当該バージョン情報が最新のバージョン情報か否かを判定し、バージョン情報が最新でないと判定すると、前記文書データの印刷を停止する制御情報をＰＣ３に送信する。

前記制御情報を受信したＰＣ３は、印刷対象となる文書データに含まれる定型書式データが最新のバージョンでない旨をユーザに知らせるダイアログを表示し、文書データの画像形成装置５への送信を停止する。

上記の定型書式データ作成用ＰＣ１、定型書式データ管理サーバ装置２、ＰＣ３、プリントサーバ装置４、画像形成装置５は、ネットワーク６を介して相互に接続されている。

なお、プリントサーバ装置４は、プリント処理の負荷を軽減するために設けられているので必ずしも必要でない。

図２は、定型書式データ作成用ＰＣ１の機能ブロック図である。
１１は、通信コネクタで、定型書式データ管理サーバ装置２、ＰＣ３等の外部装置とネットワーク接続するための通信用ケーブルと接続する機能を提供する。
１２は、通信インタフェースで、通信コネクタ１１を介してネットワーク接続する外部装置との通信処理制御を行なう。
１３は、液晶表示装置などから構成される表示部、１４は、キーボード、マウス等から構成される操作部である。

１５は、大容量記録装置として機能するＨＤＤ（Ｈａｒｄ Ｄｉｓｋ Ｄｒｉｖｅ）で、後述の定型書式データ作成アプリ（プログラム）によって作成された定型書式データが一時的に記録される。

１６ａは、定型書式データ作成アプリ（アプリケーション）で、新たに定型書式データを作成、又は、既に作成した定型書式データを変更、更新する。

１６ｂは、定型書式データ登録アプリで、定型書式データ作成アプリ１６ａによって作成された定型書式データを定型書式データ管理サーバ装置２に登録（アップロード）する。
前記アプリ（１６ａ、１６ｂ）は、ＨＤＤ１５に記録される。

１７は、制御部で、ＣＰＵ、ＲＯＭ、ＲＡＭ等で構成され、各機能ブロックを制御する。なお、前記ＣＰＵは、定型書式データ作成アプリ１６ａ、定型書式データ登録アプリ１６ｂを、ＲＡＭに展開し、実行する処理を制御する。

図３は、定型書式データのデータファイルの一例を示した図で、定型書式データファイル１０１は、当該データファイル１０１を識別するＩＤを記録する定型書式データＩＤ記録領域１１１、当該データファイル１０１の名称を記録する定型書式データ名称記録領域１１２、当該データファイル１０１のバージョン情報を記録するバージョン情報記録領域１１３、定型書式の各入力項目の配置位置などを記録する領域であるレイアウトデータ記録領域１１４から構成される。

図４（Ａ）は、レイアウトデータ記録領域１１４に記録されるレイアウトデータテーブル１１５の詳細を示す図である。
１１５ａは、定型書式の入力項目のＩＤが記録される入力項目ＩＤ欄、１１５ｂは、当該入力項目（文字列）を示す入力項目文字列欄、１１５ｃは、当該入力項目の文書データ表示領域（紙面）における配置座標を示す座標欄、１１５ｄは、当該入力項目の文字列に係るフォント情報などを示すフォント情報欄である。

図４（Ｂ）は、前記入力項目ＩＤ欄１１５ａによって特定される入力項目に対応して、ユーザが文字列、数値を入力するために設けられるテキストボックスを文書データ表示領域に配置するため情報が記録される入力エリアデータテーブル１１６の詳細を示す図である。

１１６ａは、前記入力項目ＩＤ（入力項目文字列）に対応してユーザが文字・数値などのテキストデータ（文書データ）を入力するために設けられるテキストボックス（入力エリア）を識別する入力エリアＩＤが記録される入力エリアＩＤ欄、１１６ｂは、前記入力項目ＩＤ欄１１５ａに対応する入力項目ＩＤが記録される対応入力項目ＩＤ欄、１１６ｃは、当該テキストボックスの文書データ表示領域における配置座標を示す座標欄である。

図４（Ｃ）は、定型書式文書に罫線を引く場合に参照される罫線情報データテーブル１１７の詳細を示す図である。
１１７ａは、罫線を識別するＩＤが記録される罫線ＩＤ欄、１１７ｂは、罫線ＩＤによって識別される罫線が描画される配置座標（始点及び終点の座標）を示す座標欄、１１７ｃは、当該罫線のフォント等のスタイル情報が記録されるスタイル情報欄である。

罫線情報は、前記罫線ＩＤと、前記配置座標と、前記罫線スタイルの各情報から構成される。
なお、罫線スタイル情報は、さらに、直線（ＬＩＮＥ）または四角形（ＢＯＸＬＩＮＥまたはＢＯＸＬＩＮＥＦＩＬＬ）のいずれかを指定する属性、線の太さ、点線または実線パターンを指定する属性、線の色などの属性を持つ。

定型書式データ作成アプリ１６ａは、管理者などの指示を受け、図３（図４）に示す定型書式データファイル１０１を作成する。その後、定型書式データ登録アプリ１６ｂは、作成された定型書式データファイルを定型書式データ管理サーバ装置２にアップロードする。

図５は、上記の定型書式データ（ファイル）に基づいて、入力項目欄にテキストデータが入力される文書データを作成するアプリケーションがインストールされたＰＣ３の機能ブロック図である。
３１は通信コネクタ、３２は通信インタフェース、３３は表示部、３４は操作部である。

３５は、大容量記録装置として機能するＨＤＤで、後述の文書データ作成アプリによって作成された文書データ等が記録される。

３６ａは、文書データ作成アプリで、定型書式データ管理サーバ装置２からダウンロードした定型書式データ（ファイル）３７に基づいて、文書データ３８を作成する処理などを実行する。

３６ｂは、プリンタドライバで、文書データ作成アプリ３６ａから印刷の指示を受けると、文書データに対応する印刷用データを生成し、通信インタフェース３２を介してプリントサーバ装置４に送信する処理などを実行する。

前記アプリ３６ａ、前記プリンタドライバ３６ｂ、定型書式データ３７、文書データ３８は、ＨＤＤ３５に記録される。

３９は、制御部で、ＣＰＵ、ＲＯＭ、ＲＡＭ等で構成され、各機能ブロックを制御する。なお、前記ＣＰＵは、文書データ作成アプリ３６ａ、プリンタドライバ３６ｂを、ＲＡＭに展開し、実行する処理を制御する。

図６（Ａ）は、文書データ作成アプリ３６ａによって作成された文書データ（ファイル）２０１の一例を示した図で、定型書式データファイル１０１に相当する定型書式データ記録領域２１１、文書データ名称記録領域２１２、文書データ記録領域２１３から構成される。

図６（Ｂ）は、文書データ記録領域２１３に記録される文書データテーブル２１４の詳細を示す図である。
２１４ａは、図４（Ｂ）に示した入力エリアＩＤに対応する入力エリアＩＤが記録される入力エリアＩＤ欄、２１４ｂは、入力エリア（テキストボックス）にユーザによって入力されたテキストデータが記録される文書データ欄である。

文書データ作成アプリ３６ａは、ユーザ等の指示を受け、図６に示す、文書データ２０１（定型書式データを除く）を作成する。

前記定型書式データファイル１０１（定型書式データ３７）をＰＣ３の文書データ作成アプリ３６ａを介して実行すると（ファイルオープン）、当該アプリ３６ａは、例えば、「見積ＮＯ」（図４（Ａ）の入力項目ＩＤ：０００２）という文字列を、文書データ表示領域（紙面）における座標（３００，１０）の位置に配置（表示）する。

また、当該見積ＮＯに対応するテキストデータを入力するための入力ボックス（図４（Ｂ）の対応入力項目ＩＤ：０００２、入力エリアＩＤ：０００１）が、同座標（３３０，１０）に配置される。

ユーザが、上記のようにして配置された入力ボックスにテキストデータ、例えば“１９Ｓ１２０１−１”を操作部３４のキーボード、マウス等を利用して入力すると、文書データ作成アプリ３６ａは、図６に示すような、文書データ２０１を作成する（文書データテーブル２１４の入力エリアＩＤ：０００１参照）。

このようにして、ユーザが、各入力ボックスにテキストデータを順次入力することで、文書データ作成アプリ３６ａによって文書データ（ファイル）が作成される。

文書データの作成終了後、当該データを印刷する場合、当該印刷の前に、当該アプリ３６ａは、定型書式データ管理サーバ装置２に対して、図３のバージョン情報記録領域１１３に記録された、当該定型書式データのバージョン情報を送信する。

図７は、本発明に係る定型書式データ管理サーバ装置２の機能ブロック図である。
２１は通信コネクタ、２２は通信インタフェース、２３は表示部、２４は操作部である。

２５は、大容量記録装置として機能するＨＤＤ（記録部）で、後述の定型書式データを管理するアプリ等を記録する。
ここでは、ＨＤＤ２５には、定型書式データ作成用ＰＣ１から送信された最新のバージョン情報が付与された定型書式データが記録されているとする。

２６ａは、定型書式データ管理アプリで、定型書式データに係る情報の管理や、当該データに係る各種情報処理を実行する。

２６ｂは、バージョン情報判定アプリ（判定部）で、ＰＣ３から送信される定型書式データのバージョン情報を、通信インタフェース２２（通信コネクタ２１）を介して受信し、当該バージョン情報と、ＨＤＤ２５に記録された定型書式データ２７に付与されているバージョン情報（定型書式データ２７のバージョン情報記録領域１１３に記録された最新のバージョン情報）、即ち、最新のバージョン情報とを比較し、当該バージョン情報が最新のバージョン情報か否かを判定する。

バージョン情報判定アプリ２６ｂが、ＰＣ３から送信されたバージョン情報は、最新ではないと判定すると、定型書式データ管理アプリ２６ａは、前記バージョン情報に係る文書データの印刷を停止する制御情報をＰＣ３に送信する。

前記制御情報を受信したＰＣ３の文書データ作成アプリ３６ａは、図８に例示する、印刷対象となる文書データに含まれる定型書式データが最新のバージョンでない旨をユーザに知らせるダイアログ５１を表示部３３に表示する。

バージョン情報判定アプリ２６ｂが、ＰＣ３から送信されたバージョン情報は、最新であると判定すると、定型書式データ管理アプリ２６ａは、前記バージョン情報に係る文書データの印刷を許可する制御信号をＰＣ３に送信する。

前記制御情報を受信したＰＣ３の文書データ作成アプリ３６ａは、プリンタドライバ３６ｂに当該文書データに対応する印刷用データを作成し、画像形成装置５に送信するように指示する。
前記指示を受けたプリンタドライバ３６ｂは、印刷用データを作成し、画像形成装置５に送信する。

２６ｃは、プリンタドライバ、定型書式データ２７は、定型書式データ作成用ＰＣ１からアップロード（登録）された定型書式データである。定型書式データ２７は、随時更新され、最新のバージョン情報が付与されている。
前記アプリ（２６ａ、２６ｂ）、プリンタドライバ２６ｃ、定型書式データ２７は、ＨＤＤ２５に記録される。

２８は、ＣＰＵ、ＲＯＭ、ＲＡＭ等で構成され、各機能ブロックを制御する制御部である。なお、前記ＣＰＵは、前記アプリ（２６ａ、２６ｂ）、プリンタドライバ２６ｃを、ＲＡＭに展開し、実行する処理を制御する。

次に、定型書式データ作成用ＰＣ１によって作成された定型書式データを定型書式データ管理サーバ装置２に登録（アップロード）する処理について図９に示すフロー図を参照しながら詳細に説明する。

まず、管理者が、定型書式データ作成用ＰＣ１の定型書式データ作成アプリ１６ａを実行して、図３、図４に例示した定型書式データを作成する（ステップＳ１）。
次に、作成した定型書式データを定型書式データ管理サーバ装置２にアップロードするように指示すると、定型書式データ登録アプリ１６ｂは、当該定型書式データを定型書式データ管理サーバ装置２にアップロード（送信）する（ステップＳ２）。

定型書式データ管理サーバ装置２が、定型書式データ作成用ＰＣ１によって送信された定型書式データを受信すると（ステップＳ３）、定型書式データ管理アプリ２６ａは、当該定型書式データ（ファイル）の定型書式データ名称記録領域１１２に記録されている名称などから、当該定型書式データが、既存の定型書式データを更新／修正する等して作成された、いわゆるバージョンアップされたデータか、それとも、バージョンアップではなく新規な定型書式データが作成されたかを判定する（ステップＳ４）。

ステップＳ４の判定方法の一例として、既に、ＨＤＤ２５に記録されている定型書式データの名称と、ステップＳ３で受信した定型書式データの名称が同一の場合には、バージョンアップされたデータであると判定し、異なる場合には、新規な定型書式データが作成されたと判定する方法がある。なお、前記名称は、定型書式データの定型書式データ名称記録領域１１２に記録されている。

受信した定型書式データがバージョンアップされたデータと判定された場合には（ステップＳ４／ＹＥＳ）、受信した定型書式データの定型書式データ名称記録領域１１２に、既存の文書データのバージョン情報に基づき更新したバージョン情報を記録する（ステップＳ５）。例えば、既存の文書データのバージョン情報が、“Seikyusho_Ver1.00”の場合には、“Seikyusho_Ver1.01”と更新する。

受信した定型書式データがバージョンアップではなく新規な定型書式データであると判定された場合には（ステップＳ４／ＮＯ）、受信した定型書式データの定型書式データ名称記録領域１１２に、新規に付与したバージョン情報を記録する（ステップＳ６）。この場合、例えば、“Ryousyusho_Ver1.00”を記録する。

そして、前記定型書式データをＨＤＤ２５に記録する（ステップＳ７）。

このように、管理者が、定型書式データの登録処理を行う際、自動的にバージョン番号を更新／付与するので、バージョン管理のための作業負荷を軽減し、利便性を向上することができる。

次に、バージョン情報を参照し、印刷する文書データに含まれる定型書式データが最新バージョンか否かを判定し、印刷可否の制御信号をＰＣに送信する処理について図１０に示すフロー図を参照しながら詳細に説明する。

ここでは、既に、ＰＣ３のＨＤＤ３５に、定型書式データ管理サーバ装置２からダウンロードした定型書式データが記録されているとする。また、定型書式データ管理サーバ装置２のＨＤＤ２５には、１種類の最新定型書式データ（ファイル）が記録されているものとする。

ユーザが、ＰＣ３の文書データ作成アプリ３６ａを実行して、ダウンロードした定型書式データ（図３参照）に基づき、文書データ（図６参照）を作成する（ステップＳ１１）。

そして、作成した文書データの印刷を指示すると、文書データ作成アプリ３６ａは、印刷処理（プリントサーバ装置４／画像形成装置５への印刷データの送信）に先立ち、当該文書データに含まれる定型書式データのバージョン情報記録領域１１３に記録されたバージョン情報を定型書式データ管理サーバ装置２に送信する（ステップＳ１２）。

定型書式データ管理サーバ装置２のバージョン情報判定アプリ２６ｂは、前記バージョン情報を、通信インタフェース２２を介して受信し（ステップＳ１３）、当該バージョン情報が最新のバージョン情報か否かを判定する（ステップＳ１４）。

最新のバージョン情報であると判定された場合には（ステップＳ１４／ＹＥＳ）、定型書式データ管理アプリ２６ａは、前記バージョン情報に係る文書データの印刷を許可する制御情報（印刷許可）をＰＣ３に送信する（ステップＳ１５）。

ステップＳ１４において最新のバージョン情報でないと判定された場合には（ステップＳ１４／ＮＯ）、定型書式データ管理アプリ２６ａは、前記バージョン情報に係る文書データの印刷を停止する制御情報（印刷停止）をＰＣ３に送信する（ステップＳ１６）。

定型書式データ管理サーバ装置２が送信した制御情報をＰＣ３が受信すると（ステップＳ１７）、ＰＣ３の文書データ作成アプリ３６ａは、受信した制御情報が印刷許可の制御情報か否かを判定する（ステップＳ１８）。

印刷許可の制御情報を受信した場合（ステップＳ１８／ＹＥＳ（印刷許可））、ＰＣ３のプリンタドライバ３６ｂは、前記バージョン情報に係る文書データに対応する印刷用データを生成し、画像形成装置５へ送信する（ステップＳ１９）。

印刷停止の制御情報を受信した場合（ステップＳ１８／ＮＯ（印刷停止））、ＰＣ３の文書データ作成アプリ３６ａは、図８に例示するダイアログ５１を表示する（ステップＳ２０）。なお、このとき、ユーザが希望すれば印刷できるようにしてもよい。

このように、従来は、手作業で行っていた定型書式データのバージョンチェックを、自動的に行うことができるので、ユーザの作業負荷を軽減し、利便性を向上できる。また、バージョンが最新でないことを示すダイアログをＰＣの表示部に表示するので、ユーザの利便性が向上する。

（実施例２）
ここでは、文書データの印刷を停止する制御情報を送信し、更に、ＨＤＤ２５に記録されている最新のバージョン情報が付与された定型書式データの記録先情報（ＵＲＬ）、又は、ＨＤＤ２５に記録されている最新のバージョン情報が付与された定型書式データを送信する定型書式データ管理サーバ装置２について説明する。

上記の最新のバージョン情報が付与された定型書式データの記録先情報（ＵＲＬ）、又は、最新のバージョン情報が付与された定型書式データの送信処理は、定型書式データ管理サーバ装置２の定型書式データ管理アプリ２６ａが実行する。なお、記録先情報は定型書式データと共に、ＨＤＤ３５に記録されている。

図１１（Ａ）は、実施例２の定型書式データ管理サーバ装置２が送信した、ＨＤＤ３５に記録されている最新のバージョン情報が付与された定型書式データの記録先情報をＰＣ３が受信した場合、当該ＰＣ３の表示部３３に表示されるダイアログ５２の一例である。

ダイアログ５２には、印刷対象となる文書データに含まれる定型書式データが最新のバージョンでない旨、及び、最新の定型書式データの記録先情報（ＵＲＬ）が示されており、ユーザは、前記ＵＲＬにアクセスすれば、最新の定型書式データをＰＣ３にダウンロードすることができる。

図１１（Ｂ）は、実施例２の定型書式データ管理サーバ装置２が送信した、ＨＤＤ３５に記録されている最新のバージョン情報が付与された定型書式データをＰＣ３が受信した場合、当該ＰＣ３の表示部３３に表示されるダイアログ５３の一例である。
ダイアログ５３には、印刷対象となる文書データに含まれる定型書式データが最新のバージョンでない旨が示され、更に、ボタン５３ａが設けられている。

ユーザが、操作部３４のマウス等を介して、ボタン５３ａを操作すると、文書データ作成アプリ３６ａは、受信した最新の定型書式データを開き（表示）、編集可能にする。

次に、上記ダイアログの表示処理について図１２に示すフロー図を参照しながら詳細に説明する。
ステップＳ３１〜ステップＳ３５、ステップＳ３９の処理は、図１０のステップＳ１１〜ステップＳ１５、ステップＳ１９の処理と同じなのでその説明は省略する。

ステップＳ３１〜ステップＳ３３の処理を実行し、ステップＳ３４において、最新のバージョン情報でないと判定された場合には（ステップＳ３４／ＮＯ）、定型書式データ管理アプリ２６ａは、印刷を停止する制御情報と、ＨＤＤ２５に記録されている最新のバージョン情報が付与された定型書式データの記録先情報（ＵＲＬ）を送信する（ステップＳ３６）。

定型書式データ管理サーバ装置２が送信した制御情報をＰＣ３が受信すると（ステップＳ３７）、ＰＣ３の文書データ作成アプリ３６ａは、受信した制御情報が印刷許可の制御情報か否かを判定する（ステップＳ３８）。

印刷停止の制御情報を受信した場合（ステップＳ３８／ＮＯ（印刷停止））、ＰＣ３の文書データ作成アプリ３６ａは、当該制御情報と共に送信された記録先情報に基づき、図１１（Ａ）に示すダイアログ５２を生成し、表示部３３に表示する。

このようにすることで、最新のバージョン情報が付与された定型書式データの記録先をユーザ自らが探すことなく、容易に最新のバージョン情報が付与された定型書式データにアクセスし、ダウンロードすることができる。
その結果、ユーザの作業負荷が軽減でき、利便性が向上する。

また、図１２のステップＳ３６において、最新のバージョン情報が付与された定型書式データの記録先情報（ＵＲＬ）に替えて、ＰＣ３に最新のバージョン情報が付与された定型書式データを送信することもできる。
前記定型書式データを受信したＰＣ３は、当該データをＨＤＤ３５に記録し、ステップＳ３８の判定処理を経て、図１１（Ｂ）に示すダイアログ５３を生成し、表示部３３に表示する（ステップＳ３９参照）。

このようにすることで、即座に最新のバージョン情報が付与された定型書式データを利用することできる。
その結果、ユーザの作業負荷が軽減でき、利便性が向上する。

なお、印刷停止の制御情報を受信したＰＣ３が、定型書式データ管理サーバ装置２に対して、最新のバージョン情報が付与された定型書式データを送信するように要求した場合に限って、最新のバージョン情報が付与された定型書式データを送信するようにしてもよい。このようにすることで、不必要なデータ送受信を抑えることができる。

（実施例３）
実施例３では、最新バージョンでない定型書式データに基づいて文書データを作成した場合、当該文書データ内の定型書式データを、最新のバージョン情報が付与された定型書式データに置き替える処理を実行する定型書式データ管理サーバ装置２について説明する。

上記の定型書式データ置き替え処理は、従来から提案されている様々な手法を用いることができる。
図１３は、上記手法の一例を説明するための図である。
ＰＣ３から送信されるバージョン情報が最新バージョン情報でない場合には、定型書式データ管理サーバ装置２の定型書式データ管理アプリ２６ａは、ＰＣ３に、最新バージョン情報でないバージョン情報に係る文書データＰを送信するように要求する信号を送信する。

ＰＣ３の文書データ作成アプリ３６ａが、前記要求に応じて前記文書データＰを送信すると、定型書式データ管理サーバ装置２の定型書式データ管理アプリ２６ａは、当該文書データＰを受信し、図１３（Ａ）に示すように、該データＰの文書データ名称記録領域２１２と文書データ記録領域２１３のテキストデータを抽出する。

次に、図１３（Ｂ）に示すように、定型書式データ管理サーバ装置２のＨＤＤ２５に記録されている最新バージョン情報の定型書式データと、抽出したテキストデータとを結合（ＰＣ３から送信された文書データ内の定型書式データをＨＤＤ２５に記録されている最新のバージョン情報が付与された定型書式データに置き替え）し、新たに、最新バージョンの文書データＮを作成する。そして、新たに作成した文書データＮをＰＣ３に送信する。

次に、上記の置き替え処理について、図１４に示すフロー図を参照しながら詳細に説明する。

ステップＳ５１〜ステップＳ５５の処理は、図１０のステップＳ１１〜ステップＳ１５の処理と同じなのでその説明は省略する。

ステップＳ５１〜ステップＳ５３の処理を実行し、ステップＳ５４において最新のバージョン情報でないと判定された場合には（ステップＳ５４／ＮＯ）、定型書式データ管理サーバ装置２の定型書式データ管理アプリ２６ａは、文書データの印刷を停止する制御情報に替えて、ＰＣ３で作成された文書データの送信を要求する制御情報（リクエスト信号）をＰＣ３に送信する（ステップＳ５６）。

定型書式データ管理サーバ装置２が送信した制御情報をＰＣ３が受信すると（ステップＳ５７）、ＰＣ３の文書データ作成アプリ３６ａは、受信した制御情報が印刷許可の制御情報か否かを判定する（ステップＳ５８）。

文書データの送信要求用制御情報を受信した場合（ステップＳ５８／ＮＯ（送信要求））、ＰＣ３の文書データ作成アプリ３６ａは、最新バージョンでない定型書式データに基づいて作成された文書データを定型書式データ管理サーバ装置２に送信する（ステップＳ６０）。

前記文書データを受信した定型書式データ管理サーバ装置２の定型書式データ管理アプリ２６ａは、当該文書データ内の定型書式データを、ＨＤＤ２５に記録された最新のバージョン情報が付与された定型書式データに置き替えた文書データを、ＰＣ３に送信する（ステップＳ６１）。

ＰＣ３は前記最新バージョンの文書データを受信し（ステップＳ６２）、その後、プリンタドライバ３６ｂは、文書データに対応する印刷用データを生成し、画像形成装置５へ送信する（ステップＳ５９）。

このようにすることで、最新のバージョン情報が付与された定型書式データに基づいた文書データが自動的に作成される。その結果、ユーザの作業負荷が軽減でき、利便性が向上する。

（その他）
なお、プリントサーバ装置４を用いて処理負荷を軽減する場合には、ＰＣ３のプリンタドライバ３６ｂは、作成された文書データに基づき印刷用データを生成し、印刷要求制御情報と共にプリントサーバ装置４に送信する。また、前記データと共に、ＰＣ３の文書データ作成アプリ３６ａは、文書データに含まれる定型書式データのバージョン情報記録領域１１３に記録されたバージョン情報をプリントサーバ装置４に送信する。

上記各データを受信したプリントサーバ装置４は、印刷用データを一時記憶し、受信したバージョン情報を抽出し、定型書式データ管理サーバ装置２に送信する。

前記バージョン情報を受信した定型書式データ管理サーバ装置２は、前述の判定処理を実行し、制御情報をプリントサーバ装置４に送信する。
前記制御情報を受信したプリントサーバ装置４は、当該制御情報が、前記バージョン情報に係る文書データの印刷を許可する制御情報（印刷許可）の場合には、一時記憶していた印刷用データを画像形成装置５に送信する。

一方、前記文書データの印刷を停止する制御情報（印刷停止）の場合には、一時記憶していた印刷用データを消去し、当該制御情報をＰＣ３に転送する。

このとき、実施例２のように、定型書式データ管理サーバ装置２が、記録先情報（ＵＲＬ）、又は、ＨＤＤ２５に記録されている最新のバージョン情報が付与された定型書式データを送信した場合には、プリントサーバ装置４は、前記記録先情報／定型書式データをＰＣ３に転送する。

実施例３の場合には、プリントサーバ装置４が、ＰＣ３で作成された文書データの送信を要求する制御情報を受信すると、当該サーバ装置４に一時記憶している文書データを定型書式データ管理サーバ装置２に送信する。

その後、前述のように、定型書式データ管理サーバ装置２は、最新のバージョン情報が付与された定型書式データから構成される文書データをプリントサーバ装置４に送信する。前記文書データを受信したプリントサーバ装置４は、当該文書データを画像形成装置５に送信する。

定型書式データ管理サーバ装置２は、定型書式データのバージョン情報を受信すると、当該定型書式データの出力先としてＰＣ３によって指定された画像形成装置５の性能情報を画像形成装置５から取得し、当該性能情報を参照して、画像形成装置５が前記定型書式データに対して設定されている印刷条件を実行できるか否かを判定後、判定結果をＰＣ３に送信するようにしてもよい。例えば、印刷条件としてカラーモードが設定されている文書データを画像形成装置５で印刷する場合、定型書式データ管理サーバ装置２は、画像形成装置５の性能情報（例えばカラーモード印刷可）を画像形成装置５から取得して、カラーモードで印刷できることを示す判定結果をＰＣ３に送信する。なお、画像形成装置５がモノクロ印刷しかできない場合には、カラーモードでは印刷できないことを示す判定結果をＰＣ３に送信する。
このようにすることで、文書データの印刷に適合しない画像形成装置で文書データを印刷することを防止することができる。

上記の実施例では、印刷前に定型書式データのバージョン情報を定型書式データ管理サーバ装置２に送信したが、文書データの作成前でも可能であり、送信タイミングは限定されない。

また、情報処理装置の一例としてパーソナルコンピュータを例示したが、その他にもファクシミリ装置や、ファクシミリサーバ装置（以下、単にファクシミ装置と記す）であってもよい。
情報処理装置がファクシミリ装置の場合には、文書データをファクシミリ装置が受信すると、前記ファクシミリ装置は、文書データに含まれる定型書式データのバージョン情報を定型書式データ管理サーバ装置２に送信する。
前記バージョン情報を受信した定型書式データ管理サーバ装置２は、前述した各処理を実行し、判定結果をファクシミリ装置に送信する。なお、ＰＣ３に送信してもよい。

本発明の概要を説明するための図である。 定型書式データ作成用ＰＣの機能ブロック図である。 定型書式データのデータファイルの一例を示した図である。 データテーブルの一例を示した図である。 ＰＣの機能ブロック図である。 文書データの一例を示した図である。 定型書式データ管理サーバ装置の機能ブロック図である。 ダイアログの一例である。 定型書式データを定型書式データ管理サーバ装置に登録する処理を説明するためのフロー図である。 バージョン情報を参照し、印刷する文書データに含まれる定型書式データが最新バージョンか否かを判定し、印刷可否の制御信号をＰＣに送信する処理を説明するためのフロー図である。 ダイアログの他の例である。 ダイアログの表示処理を説明するためのフロー図である。 定型書式データ置き替え処理を説明するための図である。 定型書式データ置き替え処理を説明するためのフロー図である。

符号の説明

１…定型書式データ作成用ＰＣ、１１…通信コネクタ、１２…通信インタフェース、１３…表示部、１４…操作部、１５…ＨＤＤ、１６ａ…定型書式データ作成アプリ、１６ｂ…定型書式データ登録アプリ、１７…制御部、２…定型書式データ管理サーバ装置、２１…通信コネクタ、２２…通信インタフェース、２３…表示部、２４…操作部、２５…ＨＤＤ、２６ａ…定型書式データ管理アプリ、２６ｂ…バージョン情報判定アプリ、２６ｃ…プリンタドライバ、２７…定型書式データ、２８…制御部、３…ＰＣ、３１…通信コネクタ、３２…通信インタフェース、３３…表示部、３４…操作部、３５…ＨＤＤ、３６ａ…文書データ作成アプリ、３６ｂ…プリンタドライバ、３７…定型書式データ、３８…文書データ、４…プリントサーバ装置、５…画像形成装置、６…ネットワーク、５１〜５３…ダイアログ、５３ａ…ボタン、１０１…定型書式データファイル、１１１…定型書式データＩＤ記録領域、１１２…定型書式データ名称記録領域、１１３…バージョン情報記録領域、１１４…レイアウトデータ記録領域、１１５…レイアウトデータテーブル、１１６…入力エリアデータテーブル、１１７…罫線情報データテーブル、２０１…文書データ、２１１…定型書式データ記録領域、２１２…文書データ名称記録領域、２１３…文書データ記録領域、２１４…文書データテーブル。

Claims (7)

1. バージョン情報が付与され、各種入力項目が設定された定型化書式を構成する定型書式データを管理する定型書式データ管理サーバ装置と、定型書式データに基づいて、当該定型書式データの各種入力項目に対応するテキストデータが入力された文書データを送信する情報処理装置と、から構成される定型文書作成システムにおける定型書式データ管理サーバ装置であって、
   随時更新され、バージョン情報が付与された定型書式データを記録する記録部と、
   前記情報処理装置から送信される定型書式データのバージョン情報と、前記記録部に記録された定型書式データに付与されているバージョン情報とを比較し、前記情報処理装置から送信される定型書式データのバージョン情報が前記記録部に記録された定型書式データに付与されているバージョン情報か否かを判定する判定部を備え、
   前記情報処理装置から送信される定型書式データのバージョン情報が前記記録部に記録された定型書式データに付与されているバージョン情報でないと判定すると、前記文書データの印刷を停止する制御情報を前記情報処理装置に送信することを特徴とする定型書式データ管理サーバ装置。
2. 前記情報処理装置に、前記文書データの印刷を停止する制御情報を送信し、更に、前記記録部に記録された定型書式データの記録先情報、又は、前記記録部に記録されている定型書式データを送信することを特徴とする請求項１に記載の定型書式データ管理サーバ装置。
3. 前記情報処理装置から送信される定型書式データのバージョン情報が前記記録部に記録された定型書式データに付与されているバージョン情報でないと判定すると、前記文書データの印刷を停止する制御情報に替えて、前記情報処理装置に、定型書式データに基づいて作成された文書データの送信を要求する制御情報を送信し、前記情報処理装置から送信された文書データ内の定型書式データを前記記録部に記録されているバージョン情報が付与された定型書式データに置き替えて、前記情報処理装置に送信することを特徴とする請求項１に記載の定型書式データ管理サーバ装置。
4. 前記定型書式データのバージョン情報を受信すると、当該定型書式データに係る文書データの出力先として指定された画像形成装置の性能情報を当該画像形成装置から取得し、当該性能情報を参照して、前記画像形成装置が前記定型書式データに係る文書データに対して設定されている印刷条件を実行できるか否かを判定後、判定結果を前記情報処理装置に送信することを特徴とする請求項１に記載の定型書式データ管理サーバ装置。
5. 請求項１〜４の何れかに記載された定型書式データ管理サーバ装置と、定型書式データに基づいて作成された文書データを送信する機能を備え、前記定型書式データ管理サーバ装置に定型書式データのバージョン情報を送信する情報処理装置とがネットワーク接続されることを特徴とする定型文書作成システム。
6. 前記定型書式データ管理サーバ装置が送信した前記文書データの印刷を停止する制御情報を受信した情報処理装置は、文書データに含まれる定型書式データが最新のバージョンでない旨をユーザに知らせるダイアログを表示することを特徴とする請求項５に記載の定型文書作成システム。
7. 前記情報処理装置は、パーソナルコンピュータ又はファクシミリ装置から構成されていることを特徴とする請求項５又は６に記載の定型文書作成システム。