JP2001067346A - 雛形文書管理装置、雛形文書管理システム及び記録媒体 - Google Patents

Abstract

(57)【要約】 【課題】 作成した文書を登録することなく、当該文書
に係る雛形文書を管理することができる雛形文書管理装
置及び雛形文書管理システム、並びに雛形文書を管理す
るプログラムが記録してあるコンピュータ読み取り可能
な記録媒体を提供する。 【解決手段】 文書が開かれた場合、監視部27は、指定
された文書又は雛形文書に付加されている文書ＩＤ及び
版数を抽出し、インタフェース24を介してサーバ１へ、
抽出した文書ＩＤを送信する。監視部27は、サーバ１か
ら当該文書ＩＤに係る版数が返信されるまで待機し、そ
れが返信された場合、返信された版数と、前述した如く
抽出した版数とを比較して、両者が一致するか否かを判
断する。そして、監視部27は、両者が一致しない場合、
警告メッセージを表示部23に表示させる。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【発明の属する技術分野】本発明は、文書を作成する場
合に雛形となる雛形文書を管理する装置、及び雛形文書
管理システム、並びに雛形文書を管理するためのプログ
ラムが記録してあるコンピュータ読み取り可能な記録媒
体に関する。

【０００２】

【従来の技術】書式、見出し及び罫線等が予め設定して
ある雛形文書を用いて文書を作成するには従来、次のよ
うにしていた。複数の雛形文書を管理者が、管理用のコ
ンピュータに設けた共用ライブラリに登録する。新たな
雛形文書が作成された場合、管理者は、共用ライブラリ
を検索して、当該雛形文書と同じ雛形文書が既に登録さ
れているか否かを調べ、同じ雛形文書が登録されている
場合、登録されている雛形文書を新たな雛形文書に更新
する。文書作成者は、パーソナルコンピュータが備える
メモリ又はフレキシブルディスク等の記録媒体に、共用
ライブラリから読み出した所要の雛形文書を記録し、記
録した雛形文書を用いて文書を作成する。

【０００３】この場合、文書が作成される都度、その文
書が最新の雛形文書を用いて作成されたものであるか否
かを管理者が目視によって検査しなければならず、また
管理者による検査にミスが発生する虞があった。また、
文書作成者は、共用ライブラリから既に雛形文書を記録
媒体に記録している場合であっても、最新の雛形文書を
確実に使用するために、文書を作成しようとする都度、
共用ライブラリから同じ種類の雛形文書を記録媒体に記
録しなければならないので、多くの手間を要するという
問題があった。

【０００４】そのため、次のような文書管理装置が開発
されている。文書作成者は文書を作成する都度、当該文
書、使用した雛形文書の識別番号及びその版数、作成日
等を文書管理装置の文書データベースに登録する。文書
管理装置には雛形文書が更新される都度、その雛形文書
の版数が更新され、更新日が登録されるようになってお
り、文書管理装置は、適宜のタイミングで、文書データ
ベースに登録してある全ての文書に係る雛形文書の版数
について、当該文書の登録日における版数と同じである
か否かを判断し、同じでないと判断した場合、当該文書
は旧版数の雛形文書を使用したとして、当該文書に係る
情報を出力する。

【０００５】

【発明が解決しようとする課題】しかしながら、従来の
文書管理装置にあっては、文書データベースに登録して
ある文書しか管理することができない。そのため、文書
作成者は文書を作成する都度、その文書を文書データベ
ースに登録しなければならず、登録操作が煩雑であっ
た。また、作成した文書の文書データベースへの登録を
忘却する虞もあり、そのような文書は管理されないとい
う問題もあった。

【０００６】本発明はかかる事情に鑑みてなされたもの
であって、その目的とするところは作成した文書を登録
することなく、当該文書に係る雛形文書を管理すること
ができる雛形文書管理装置及び雛形文書管理システム、
並びに雛形文書を管理するプログラムが記録してあるコ
ンピュータ読み取り可能な記録媒体を提供することにあ
る。

【０００７】

【課題を解決するための手段】第１発明に係る雛形文書
管理装置は、雛形文書を登録するデータベースと、該デ
ータベースに雛形文書を登録する登録手段と、データベ
ース内の雛形文書を出力する出力手段と、雛形文書を識
別する識別情報及び雛形文書を更新登録した更新情報が
対応付けて設定してあるテーブルと、該テーブルを用い
て前記雛形文書に、それを管理すべく、識別情報及び更
新情報を付加する付加手段とを備え、前記出力手段は、
雛形文書の読み出し請求が与えられた場合、識別情報及
び更新情報が付加された雛形文書を出力するようになし
てあることを特徴とする。

【０００８】第２発明に係る雛形文書管理装置は、第１
発明において、前記テーブルに複数の識別情報が予め設
定してあり、前記付加手段は、データベースに登録すべ
き雛形文書が与えられた場合、与えられた雛形文書に識
別情報が付加されているか否かを判断する手段と、それ
が付加されていないと判断した場合、前記テーブルに設
定してある複数の識別情報から、更新情報が設定されて
いない識別情報を選択する手段と、選択した識別情報に
初期更新情報を設定する手段と、選択された識別情報及
び設定された初期更新情報を前記雛形文書に付加する手
段と、与えられた雛形文書に識別情報が付加されている
と判断された場合、前記テーブルの対応する識別情報に
係る更新情報を更新する手段と、当該識別情報及び更新
した更新情報を前記雛形文書に付加する手段とを具備し
ており、前記登録手段は、識別情報が付加されていない
雛形文書をデータベースに新規登録し、識別情報が付加
されている雛形文書をデータベースに更新登録するよう
になしてあることを特徴とする。

【０００９】第３発明に係る雛形文書管理装置は、雛形
文書を登録するデータベースから雛形文書を読み出す手
段と、読み出した雛形文書を用いて文書を作成する手段
と、作成した文書及び前記雛形文書を記憶するメモリ
と、前記メモリから雛形文書又は前記文書を読み出した
場合、読み出した雛形文書又は文書に識別情報及び更新
情報が付加されているか否かを判断し、それらが付加さ
れていると判断した場合、識別情報及び更新情報が対応
付けて設定してあるテーブルから、当該雛形文書又は文
書に付加されている識別情報と同じ識別情報に対応する
更新情報を読み出す手段と、読み出した更新情報が前記
雛形文書又は文書に付加されている更新情報と一致する
か否かを判断する手段と、両者が一致しないと判断した
場合、予め設定した警告を出力する手段とを備えること
を特徴とする。

【００１０】第４発明に係る雛形文書管理システムは、
雛形文書を登録するデータベース、該データベースに雛
形文書を登録する登録手段、及びデータベース内の雛形
文書を出力する出力手段を具備する第１コンピュータ
と、前記データベースから雛形文書を読み出す手段、読
み出した雛形文書を用いて文書を作成する手段、並びに
作成した文書及び前記雛形文書を記憶するメモリを具備
する第２コンピュータとを備え、該第２コンピュータが
読み出した雛形文書を管理する雛形文書管理システムに
おいて、前記第１コンピュータは、雛形文書を識別する
識別情報及び雛形文書を更新登録した更新情報が対応付
けて設定してあるテーブルと、該テーブルを用いて、前
記雛形文書に識別情報及び更新情報を付加する付加手段
とを具備し、前記出力手段は、第２コンピュータから雛
形文書の読み出し請求が与えられた場合、識別情報及び
更新情報が付加された雛形文書を出力するようになして
あり、前記第２コンピュータは、前記メモリから雛形文
書又は前記文書を読み出した場合、読み出した雛形文書
又は文書に識別情報及び更新情報が付加されているか否
かを判断し、それらが付加されていると判断した場合、
前記テーブルから、当該雛形文書又は文書に付加されて
いる識別情報と同じ識別情報に対応する更新情報を読み
出す手段と、読み出した更新情報が前記雛形文書又は文
書に付加されている更新情報と一致するか否かを判断す
る手段と、両者が一致しないと判断した場合、予め設定
した警告を出力する手段とを具備することを特徴とす
る。

【００１１】第５発明に係る雛形文書管理システムは、
第４発明において、前記テーブルに複数の識別情報が予
め設定してあり、前記付加手段は、データベースに登録
すべき雛形文書が与えられた場合、与えられた雛形文書
に識別情報が付加されているか否かを判断する手段と、
それが付加されていないと判断した場合、前記テーブル
に設定してある複数の識別情報から、更新情報が設定さ
れていない識別情報を選択する手段と、選択した識別情
報に初期更新情報を設定する手段と、選択された識別情
報及び設定された初期更新情報を前記雛形文書に付加す
る手段と、与えられた雛形文書に識別情報が付加されて
いると判断された場合、前記テーブルの対応する識別情
報に係る更新情報を更新する手段と、当該識別情報及び
更新した更新情報を前記雛形文書に付加する手段とを具
備しており、前記登録手段は、識別情報が付加されてい
ない雛形文書をデータベースに新規登録し、識別情報が
付加されている雛形文書をデータベースに更新登録する
ようになしてあることを特徴とする。

【００１２】第６発明に係る記録媒体は、データベース
に登録される雛形文書、又は前記データベースから出力
される雛形文書に、雛形文書を管理すべく、識別情報及
び当該雛形文書を更新登録した更新情報をコンピュータ
に付加させる付加プログラムコード手段を含み、識別情
報及び更新情報が付加された雛形文書を前記コンピュー
タに出力させるプログラムが記録してあることを特徴と
する。

【００１３】第１、第３、第４及び第６発明にあって
は、一のコンピュータ（第１コンピュータ）のデータベ
ースに登録してある雛形文書を他のコンピュータ（第２
コンピュータ）が読み出し、他のコンピュータ（第２コ
ンピュータ）は読み出した雛形文書を用いて文書作成す
る。一のコンピュータ（第１コンピュータ）は、雛形文
書を識別する識別情報及び雛形文書を更新登録した更新
情報を付加した雛形文書を他のコンピュータ（第２コン
ピュータ）へ出力し、他のコンピュータ（第２コンピュ
ータ）は、雛形文書又は雛形文書を用いて作成した文書
をメモリに記憶させ、該メモリから雛形文書又は文書を
読み出した場合、一のコンピュータ（第１コンピュー
タ）に設けてあり、前記識別情報及び更新情報が対応付
けて登録してあるテーブルから、当該雛形文書に付加さ
れている識別情報と同じ識別情報に係る更新情報を読み
出し、両更新情報が一致しないと判断した場合、予め設
定した警告を出力する。これによって、他のコンピュー
タ（第２コンピュータ）によって文書を作成する都度、
文書作成に係る雛形文書が最新のものであるか否かがチ
ェックされるため、作成した文書を例えば一のコンピュ
ータ（第１コンピュータ）に登録することなく、その文
書に係る雛形文書を管理することができる。

【００１４】第２及び第５発明にあっては、データベー
スに雛形文書を登録する場合、当該雛形文書に識別情報
が付加されているか否かを判断し、それが付加されてい
ないと判断した場合、新規な雛形文書であるとして、テ
ーブルに予め設定してある複数の識別情報から、更新情
報が設定されていない識別情報を選択し、テーブルの当
該識別情報に対応付けて、初期更新情報を設定する。そ
して、その識別情報及び更新情報を雛形文書に付加する
一方、その雛形文書をデータベースに新規登録する。

【００１５】一方、雛形文書に識別情報が付加されてい
る場合、前述したテーブルの対応する識別情報に係る更
新情報を更新し、当該識別情報及び更新した更新情報を
その雛形文書に付加すると共に、データベースに登録し
てある雛形文書に代えて、前記雛形文書を更新登録す
る。これによって、雛形文書の新規登録及び更新登録に
応じて、雛形文書の更新情報を適切に管理することがで
きる。

【００１６】

【発明の実施の形態】以下、本発明の実施の形態を図面
に基づいて具体的に説明する。図１は本発明に係る雛形
文書管理システムの構成を示すブロック図であり、図
中、１は、複数の雛形文書が登録してあるサーバであ
り、２はサーバ１から読み出した雛形文書を用いて文書
を作成するクライアントである。サーバ１及びクライア
ント２はＬＡＮ又はＩＳＤＮ等によって互いに接続して
ある。

【００１７】サーバ１には、複数の雛形文書を登録する
雛形文書データベース13が設けてあり、インタフェース
12を介してサーバ１に雛形文書が与えられる都度、ＣＰ
Ｕ11は次のようにして、与えられた雛形文書を雛形文書
データベース13に新規登録、又は雛形文書データベース
13に登録してある雛形文書を与えられた雛形文書に更新
登録する。

【００１８】図２は図１に示したサーバ１による雛形文
書の登録手順を示すフローチャートである。サーバ１の
ＣＰＵ11は、インタフェース12を介して雛形文書が入力
されるまで待機し（ステップＳ１）、それが入力された
場合、入力された雛形文書に後述する文書ＩＤ（識別情
報）及び版数（更新情報）が付加されているか否かを判
断する（ステップＳ２）。ＣＰＵ11は、雛形文書に文書
ＩＤ及び版数が付加されていない場合、新規登録の雛形
文書であると判断して、その雛形文書を次のようにして
雛形文書データベース13に新規登録する。

【００１９】ＣＰＵ11は、雛形文書の登録・更新情報で
ある版数が文書ＩＤに対応付けて設定してあり、雛形文
書の登録有無及び登録してある場合はその版数を管理す
る管理テーブル14を検索する（ステップＳ３）。管理テ
ーブル14には複数の文書ＩＤが予め設定してあり、雛形
文書データベース13に登録してある雛形文書に係る文書
ＩＤにはその版数が設定してある。なお、版数が設定さ
れていないものは、未使用の文書ＩＤである。

【００２０】ＣＰＵ11は、管理テーブル14に設定してあ
る複数の文書ＩＤから、版数が設定されていない未使用
の文書ＩＤを選択し（ステップＳ４）、選択した文書Ｉ
Ｄに、版数に１を設定する（ステップＳ５）。そして、
ＣＰＵ11は、入力された雛形文書に文書ＩＤ及び版数を
付加し（ステップＳ６）、それらを雛形文書データベー
ス13に新規登録する（ステップＳ７）。

【００２１】一方、ステップＳ２で、入力された雛形文
書に文書ＩＤ及び版数が付加されている場合、ＣＰＵ11
は、管理テーブルを検索して当該文書ＩＤの版数を１つ
だけ増大させた（ステップＳ10）後、当該雛形文書に付
加されている版数に代えて、１つ増大させた版数を付加
する（ステップＳ11）。そして、ＣＰＵ11は、雛形文書
データベース13に登録してある複数の雛形文書を検索
し、当該文書ＩＤが付加してある雛形文書等の情報を、
入力された雛形文書等の情報に更新する（ステップＳ1
2）。

【００２２】また、図３は図１に示したサーバ１による
雛形文書に係る情報の送信手順を示すフローチャートで
ある。ＣＰＵ11は、インタフェース12を介してクライア
ント２から雛形文書の読み出しが請求されたか否かを判
断し（ステップＳ20）、それが請求されていない場合、
後述するステップＳ30へ移る。ＣＰＵ11は、クライアン
ト２から雛形文書の読み出しが請求された場合、雛形文
書データベース13を検索し（ステップＳ21）、そこに登
録してある全ての雛形文書のタイトル等、全雛形文書に
係る情報をサーバ１へ送信する（ステップＳ22）。ＣＰ
Ｕ11は、サーバ１から所要の雛形文書が指定されるまで
待機し（ステップＳ23）、それが指定された場合、該当
する雛形文書並びにその雛形文書に付加された文書ＩＤ
及び版数を雛形文書データベース13から読み出し、それ
らをインタフェース12を介してクライアント２へ送信す
る（ステップＳ24）。

【００２３】ＣＰＵ11は、ステップＳ30で、クライアン
ト２から文書ＩＤが送信されたか否かを判断し、それが
送信された場合、管理テーブル14を検索して、送信され
た文書ＩＤに係る版数を送信する（ステップＳ31，Ｓ3
2）。

【００２４】図４及び図５は、図１に示したクライアン
ト２が雛形文書を監視する手順を示すフローチャートで
ある。クライアント２が起動された場合、クライアント
２のＣＰＵ21は、雛形文書を監視する監視部27を起動す
る（ステップＳ40）。即ち、雛形文書を監視する機能
は、クライアント２に常駐している。ＣＰＵ21は、キー
ボード又はマウス等の入力部22から、文書作成部28を起
動する指令が与えられるまで待機し、それが与えられた
場合、文書作成部28を起動する（ステップＳ41）。

【００２５】文書作成部28は、入力部22から雛形文書を
サーバ１から読み出す指令が与えられたか否かを判断し
（ステップＳ42）、その指令が与えられていない場合、
後述するステップＳ60へ移る。文書作成部28は、前記指
令が与えられた場合、雛形文書読み出しの請求をインタ
フェース24を介してサーバ１へ送信する（ステップＳ4
3）。文書作成部28はサーバ１から、そこに登録してあ
る全ての雛形文書に係るタイトル等の情報が送信される
まで待機し（ステップＳ44）、それが送信された場合、
送信された情報をＣＲＴ又は液晶ディスプレイ等の表示
部23に表示する（ステップＳ45）。

【００２６】文書作成部28は、入力部22によって所定の
雛形文書が指定されるまで待機し（ステップＳ46）、そ
れが指定された場合、指定された雛形文書に係る情報を
サーバ１へ送信し（ステップＳ47）、サーバ１から当該
雛形文書並びにその雛形文書に付加された文書ＩＤ及び
版数が送信されるまで待機する（ステップＳ48）。文書
作成部28は、インタフェース24を介してサーバ１が送信
した雛形文書に係る情報を受信した場合、受信した情報
をメモリ25の保存領域に与え、そこに記憶させる（ステ
ップＳ49）。

【００２７】文書作成部28は、入力部22から文書を作成
すべく、メモリ25に保存した文書又は雛形文書が指定さ
れたか否かを判断し（ステップＳ60）、それが指定され
ない場合、前述したステップＳ42へ戻って、入力部22か
ら雛形文書をサーバ１から読み出す指令が与えられたか
否かを判断する。文書作成部28は、メモリ25に保存した
文書又は雛形文書が指定された場合、指定された文書又
は雛形文書を複写して、メモリ25の作業領域に展開する
（ステップＳ61）。

【００２８】このようにして文書が開かれた場合、監視
部27は、指定された文書又は雛形文書に付加されている
文書ＩＤ及び版数を抽出し（ステップＳ62）、インタフ
ェース24を介してサーバ１へ、抽出した文書ＩＤを送信
する（ステップＳ63）。監視部27は、サーバ１から当該
文書ＩＤに係る版数が返信されるまで待機し（ステップ
Ｓ64）、それが返信された場合、返信された版数と、前
述した如く抽出した版数とを比較して、両者が一致する
か否かを判断する（ステップＳ65）。そして、監視部27
は、両者が一致しない場合、図６に示した如く、当該雛
形文書は既に更新されており、新版の雛形文書をサーバ
１から読み出す必要が有りといった警告メッセージを表
示部23に表示させる（ステップＳ66）。

【００２９】なお、本実施の形態では、サーバ１は、文
書ＩＤ及び版数を付加した雛形文書を雛形文書データベ
ース13に登録しているが、本発明はこれに限らず、サー
バ１は、雛形文書データベース13から読み出した雛形文
書をクライアント２へ出力するときに、雛形文書に文書
ＩＤ及び版数を付加するようになしてもよいことはいう
までもない。

【００３０】なお、上述したような雛形文書を管理する
プログラムは、図１に示したような構成のコンピュータ
のＲＯＭ等に書き込んでおく以外に、図７に示すよう
に、磁気ディスク，CD-ROM等の可搬型記録媒体85、パー
ソナルコンピュータ81と無線又は有線にてプログラムの
通信が可能な、例えばセンタに備えられた回線先メモリ
86等の記録媒体からロードする構成であってもよい。

【００３１】

【発明の効果】第１、第３、第４及び第６発明にあって
は、他のコンピュータ（第２コンピュータ）によって文
書を作成する都度、文書作成に係る雛形文書が最新のも
のであるか否かがチェックされるため、作成した文書を
例えば一のコンピュータ（第１コンピュータ）に登録す
ることなく、その文書に係る雛形文書を管理することが
できる。

【００３２】第２及び第５発明にあっては、雛形文書の
新規登録及び更新登録に応じて、雛形文書の更新情報を
適切に管理することができる等、本発明は優れた効果を
奏する。

【図面の簡単な説明】

【図１】本発明に係る雛形文書管理システムの構成を示
すブロック図である。

【図２】図１に示したサーバによる雛形文書の登録手順
を示すフローチャートである。

【図３】図１に示したサーバによる雛形文書に係る情報
の送信手順を示すフローチャートである。

【図４】図１に示したクライアントが雛形文書を監視す
る手順を示すフローチャートである。

【図５】図１に示したクライアントが雛形文書を監視す
る手順を示すフローチャートである。

【図６】警告メッセージ画面の一例を説明する説明図で
ある。

【図７】他の実施の形態を示す模式図である。

【符号の説明】

１ サーバ ２ クライアント １３ 雛形文書データベース １４ 管理テーブル ２７ 監視部 ２８ 文書作成部

───────────────────────────────────────────────────── フロントページの続き (72)発明者 矢藤 洋 徳島県徳島市寺島本町西一丁目７番地１ 株式会社富士通徳島システムエンジニアリ ング内 Ｆターム(参考） 5B009 ND01 SA03 SA12 SA14 TB15 VA09

Claims (6)

【特許請求の範囲】
1. 【請求項１】 雛形文書を登録するデータベースと、該
   データベースに雛形文書を登録する登録手段と、データ
   ベース内の雛形文書を出力する出力手段と、雛形文書を
   識別する識別情報及び雛形文書を更新登録した更新情報
   が対応付けて設定してあるテーブルと、該テーブルを用
   いて前記雛形文書に、それを管理すべく、識別情報及び
   更新情報を付加する付加手段とを備え、前記出力手段
   は、雛形文書の読み出し請求が与えられた場合、識別情
   報及び更新情報が付加された雛形文書を出力するように
   なしてあることを特徴とする雛形文書管理装置。
2. 【請求項２】 前記テーブルに複数の識別情報が予め設
   定してあり、 前記付加手段は、データベースに登録すべき雛形文書が
   与えられた場合、与えられた雛形文書に識別情報が付加
   されているか否かを判断する手段と、それが付加されて
   いないと判断した場合、前記テーブルに設定してある複
   数の識別情報から、更新情報が設定されていない識別情
   報を選択する手段と、選択した識別情報に初期更新情報
   を設定する手段と、選択された識別情報及び設定された
   初期更新情報を前記雛形文書に付加する手段と、与えら
   れた雛形文書に識別情報が付加されていると判断された
   場合、前記テーブルの対応する識別情報に係る更新情報
   を更新する手段と、当該識別情報及び更新した更新情報
   を前記雛形文書に付加する手段とを具備しており、 前記登録手段は、識別情報が付加されていない雛形文書
   をデータベースに新規登録し、識別情報が付加されてい
   る雛形文書をデータベースに更新登録するようになして
   ある請求項１記載の雛形文書管理装置。
3. 【請求項３】 雛形文書を登録するデータベースから雛
   形文書を読み出す手段と、読み出した雛形文書を用いて
   文書を作成する手段と、作成した文書及び前記雛形文書
   を記憶するメモリと、前記メモリから雛形文書又は前記
   文書を読み出した場合、読み出した雛形文書又は文書に
   識別情報及び更新情報が付加されているか否かを判断
   し、それらが付加されていると判断した場合、識別情報
   及び更新情報が対応付けて設定してあるテーブルから、
   当該雛形文書又は文書に付加されている識別情報と同じ
   識別情報に対応する更新情報を読み出す手段と、読み出
   した更新情報が前記雛形文書又は文書に付加されている
   更新情報と一致するか否かを判断する手段と、両者が一
   致しないと判断した場合、予め設定した警告を出力する
   手段とを備えることを特徴とする雛形文書管理装置。
4. 【請求項４】 雛形文書を登録するデータベース、該デ
   ータベースに雛形文書を登録する登録手段、及びデータ
   ベース内の雛形文書を出力する出力手段を具備する第１
   コンピュータと、前記データベースから雛形文書を読み
   出す手段、読み出した雛形文書を用いて文書を作成する
   手段、並びに作成した文書及び前記雛形文書を記憶する
   メモリを具備する第２コンピュータとを備え、該第２コ
   ンピュータが読み出した雛形文書を管理する雛形文書管
   理システムにおいて、 前記第１コンピュータは、雛形文書を識別する識別情報
   及び雛形文書を更新登録した更新情報が対応付けて設定
   してあるテーブルと、該テーブルを用いて、前記雛形文
   書に識別情報及び更新情報を付加する付加手段とを具備
   し、前記出力手段は、第２コンピュータから雛形文書の
   読み出し請求が与えられた場合、識別情報及び更新情報
   が付加された雛形文書を出力するようになしてあり、 前記第２コンピュータは、前記メモリから雛形文書又は
   前記文書を読み出した場合、読み出した雛形文書又は文
   書に識別情報及び更新情報が付加されているか否かを判
   断し、それらが付加されていると判断した場合、前記テ
   ーブルから、当該雛形文書又は文書に付加されている識
   別情報と同じ識別情報に対応する更新情報を読み出す手
   段と、読み出した更新情報が前記雛形文書又は文書に付
   加されている更新情報と一致するか否かを判断する手段
   と、両者が一致しないと判断した場合、予め設定した警
   告を出力する手段とを具備することを特徴とする雛形文
   書管理システム。
5. 【請求項５】 前記テーブルに複数の識別情報が予め設
   定してあり、 前記付加手段は、データベースに登録すべき雛形文書が
   与えられた場合、与えられた雛形文書に識別情報が付加
   されているか否かを判断する手段と、それが付加されて
   いないと判断した場合、前記テーブルに設定してある複
   数の識別情報から、更新情報が設定されていない識別情
   報を選択する手段と、選択した識別情報に初期更新情報
   を設定する手段と、選択された識別情報及び設定された
   初期更新情報を前記雛形文書に付加する手段と、与えら
   れた雛形文書に識別情報が付加されていると判断された
   場合、前記テーブルの対応する識別情報に係る更新情報
   を更新する手段と、当該識別情報及び更新した更新情報
   を前記雛形文書に付加する手段とを具備しており、 前記登録手段は、識別情報が付加されていない雛形文書
   をデータベースに新規登録し、識別情報が付加されてい
   る雛形文書をデータベースに更新登録するようになして
   ある請求項４記載の雛形文書管理システム。
6. 【請求項６】 データベースに登録される雛形文書、又
   は前記データベースから出力される雛形文書に、雛形文
   書を管理すべく、識別情報及び当該雛形文書を更新登録
   した更新情報をコンピュータに付加させる付加プログラ
   ムコード手段を含み、識別情報及び更新情報が付加され
   た雛形文書を前記コンピュータに出力させるプログラム
   が記録してあることを特徴とするコンピュータ読み取り
   可能な記録媒体。