JP2018036835A - フォーム管理装置及びプログラム - Google Patents

Abstract

【課題】文書が基礎としたフォームに最新バージョンが存在する場合に、それを関係者が認識できるようにする。【解決手段】生成部３０は、フォーム４０の更新を管理するためのフォーム管理情報４４と、文書４２毎にそれが基礎としたフォーム４０のバージョンを管理するための文書管理情報４６と、を生成する。判定部３２は、フォーム管理情報４４と文書管理情報４６とに基づいて、注目文書について旧バージョンのフォーム４０の使用を判定する。通知部３４は、旧バージョンのフォーム４０の使用が判定された場合に、注目文書の関係者に対して最新バージョン情報を通知する。【選択図】図１

Description

本発明は、フォーム管理装置及びプログラムに関する。

会社等における業務において、日々、多種多様な電子文書（以下、単に文書という）の作成がされている。各文書は一般に複数のユーザによって共有される。また、各文書は必要に応じて更新される。

文書の作成に際してフォームが活用されている。フォームとは、記載する項目が定められた定型書式であり、定型文書、雛形、テンプレートと称されることもある。フォームにおける個々の記入欄に必要な事項を電子的に記入することにより、ある目的のための完成された文書が作成される。一般に、個々のフォームは例えばサーバ上に格納されており、それらが複数のユーザによって共有される。また、必要に応じてフォームが更新されることもある。更新の繰り返しにより、時系列順で複数の世代にわたる一連のフォームが生じる。個々の世代はバージョンとも言われる。基本的に最新バージョンのフォームが使用される。

なお、特許文献１に開示された技術では、ユーザに対して、同人が編集した文書に変更があったときにその旨が通知されている。特許文献２には合成文書を生成する技術が開示されている。いずれの特許文献にもフォームの管理については記載されていない。

特開２０１０−１９１５１９号公報 特開２００６−１８５３６６号公報

ところで、定型書式、定型文書、雛形、テンプレート等のフォームがオフィス等において活用されている。すなわち、フォームを基礎として、それに対して追記等をすることにより、文書（電子文書）が作成される。フォームは、必要に応じて更新される。その繰り返しにより、第１バージョン（初期バージョン）から第ｎバージョン（最新バージョン）までのフォームが生じる（ｎは２以上の整数である）。

通常、文書を新規に作成する場合には最新バージョンのフォームが使用される。しかし、例えば、既に作成されている文書をコピーした上でその内容を変更して新規文書を作成する場合等においては旧バージョンのフォームが不用意に使われてしまうおそれがある。また、作成済み文書についても、その作成後にバージョン更新があったならば最新バージョンのフォームへの置換が望まれることもある。

従来、フォームが更新された場合、そのことがそのフォームを基礎とした文書の関係者に知らされていない。よって、最新バージョンのフォームの利用を推進できないという問題があった。

そこで、本発明の目的は、文書が基礎としたフォームに最新バージョンが存在する場合に、それを関係者が認識できるようにすることを目的とする。

請求項１に係る発明は、フォームの更新を管理するためのフォーム管理情報と、文書毎にそれが基礎としたフォームのバージョンを管理するための文書管理情報と、を生成する生成手段と、前記フォーム管理情報と前記文書管理情報とに基づいて、注目文書について旧バージョンのフォームの使用を判定する判定手段と、前記判定手段の判定に従って、前記注目文書の関係者に対し最新バージョン情報を通知する通知手段と、を含むことを特徴とするものである。

請求項２に係る発明は、請求項１に記載のフォーム管理装置において、前記フォーム管理情報には、バージョン単位での情報としてバージョン相互間の新旧関係を示すポインタ情報が含まれ、前記文書管理情報には、前記注目文書が基礎としたフォームのバージョンを示すバージョン情報が含まれ、前記判定手段は、前記ポインタ情報と前記バージョン情報とに基づいて、前記注目文書が基礎としたフォームのバージョンより新しいバージョンがある場合に前記旧バージョンのフォームの使用を判定する、ことを特徴とするものである。

請求項３に係る発明は、請求項１または２に記載のフォーム管理装置において、前記判定手段は、前記注目文書の操作タイミングに従って、前記旧バージョンのフォームの使用の有無を判定する、ことを特徴とするものである。

請求項４に係る発明は、請求項１または２に記載のフォーム管理装置において、前記判定手段は、所定の基準時から過去一定期間内に生成された各文書を前記注目文書とし、前記各注目文書について旧バージョンのフォームの使用の有無を判定する、ことを特徴とするものである。

請求項５に係る発明は、請求項１または２に記載のフォーム管理装置において、前記通知手段は、前記フォームが更新されたタイミングに従って、前記旧バージョンのフォームを使っている注目文書の関係者に前記最新バージョン情報を通知する、ことを特徴とするものである。

請求項６に係る発明は、請求項１から５のいずれか一項に記載のフォーム管理装置において、前記関係者には、前記注目文書を操作する操作者が含まれる、ことを特徴とするものである。

請求項７に係る発明は、請求項１から５のいずれか一項に記載のフォーム管理装置において、前記文書管理情報には、文書の更新を行った更新者を示す更新者情報が含まれ、前記通知手段は、前記更新者情報に基づいて、前記関係者として前記更新者に対して前記最新バージョン情報を通知する、ことを特徴とするものである。

請求項８に係る発明は、請求項１から７のいずれか一項に記載のフォーム管理装置において、前記生成手段は、前記通知の履歴を管理するための通知履歴管理情報を生成し、前記通知手段は、前記通知履歴管理情報に基づいて、前記関係者として通知済みでない者を特定する、ことを特徴とするものである。

請求項９に係る発明は、請求項１から８のいずれか一項に記載のフォーム管理装置において、前記生成手段は、フォームのバージョンが特定されていない文書の内容に基づいて１又は複数のバージョン候補を生成する手段と、前記１又は複数のバージョン候補の中から選択されたバージョン候補に従って、文書が基礎としたフォームのバージョンを特定する手段と、を含むことを特徴とするものである。

請求項１０に係る発明は、フォームの更新を管理するためのフォーム管理情報と、文書毎にそれが基礎としたフォームのバージョンを管理するための文書管理情報と、を生成する生成手段、前記フォーム管理情報と前記文書管理情報とに基づいて、注目文書について旧バージョンのフォームの使用を判定する判定手段、前記判定手段の判定に従って、前記注目文書の関係者に対し最新バージョン情報を通知する通知手段、としてコンピュータを機能させるものである。

請求項１及び１０に係る発明によれば、旧バージョンのフォームを用いている注目文書の関係者が最新バージョン情報を得られる。

請求項２に係る発明によれば、注目文書が基礎としているフォームのバージョン及びそのポインタ情報から旧バージョンのフォームの使用が判定される。

請求項３に係る発明によれば、注目文書の操作に際してタイムリーに通知を受けられる。

請求項４に係る発明によれば、時間的条件によって限定された1又は複数の関係者が通知を受けられる。

請求項５に係る発明によれば、フォーム更新後に速やかに関係者が通知を受けられる。

請求項６に係る発明によれば、注目文書を操作する操作者が、最新バージョン情報を得られる。

請求項７に係る発明によれば、注目文書の更新を行った更新者が、最新バージョン情報を得られる。

請求項８に係る発明によれば、通知済みの関係者に、再び最新バージョン情報が通知されることが防がれる。

請求項９に係る発明によれば、文書が基礎としたフォームのバージョンが特定される。

本発明の実施形態におけるフォーム管理装置の構成の一例を示すブロック図である。 本発明の実施形態におけるフォーム管理装置が行う処理の流れの一例を示すフローチャートである。 本発明の実施形態におけるフォーム管理装置が行う更新判定処理の流れの一例を示すフローチャートである。 本発明の実施形態における文書管理情報の一例を示す図である。 本発明の実施形態におけるフォーム管理情報の一例を示す図である。 本発明の実施形態におけるフォームのバージョンの新旧関係の一例と、各バージョンと文書との関係の一例とを示す図である。 本発明の実施形態におけるユーザ情報の一例を示す図である。 本発明の実施形態における操作者への通知メッセージの一例を示す図である。 本発明の実施形態における更新者への通知メッセージの一例を示す図である。 本発明の実施形態における通知履歴管理情報の一例を示す図である。 本発明の実施形態におけるフォーム管理装置が行う文書が基礎としたフォームのバージョンを特定する処理の流れの一例を示すフローチャートである。 本発明の実施形態におけるフォーム管理装置が行う文書が基礎としたフォームのバージョンを特定する処理を説明する為の図である。

以下、図面を参照しながら本発明の実施形態について説明する。

図１は、本実施形態のフォーム管理装置１０の構成の一例を示すブロック図である。本実施形態のフォーム管理装置１０は、ネットワーク１４を介して、複数のユーザ端末１２ａ〜１２ｃと接続されている。図１では、３台のユーザ端末１２ａ〜１２ｃがネットワーク１４に接続されている。ユーザ端末１２ａ〜１２ｃの数は３台に限られない。例えば、1台であってもよいし、４台以上であってもよい。

ユーザ端末１２ａ〜１２ｃは、パーソナルコンピュータ（ＰＣ）や、タブレット等である。通常、ユーザ端末１２ａ〜１２ｃは、それぞれ別々のユーザによって操作される。本実施形態では、ユーザが、いずれかのユーザ端末１２ａ〜１２ｃを用いて、フォーム管理装置１０にある文書４２（電子文書）の操作を行う。文書４２の操作には、文書４２を「開く」、文書４２の「保存」、「コピー」、「移動」、「印刷」、等が含まれる。

本実施形態の文書４２は、フォーム４０を基礎として作成されたものである。フォーム４０とは、記載する項目が定められた定形書式であり、定型文書、雛形、テンプレートと称されることもある。フォーム４０における個々の記入欄に必要な事項を電子的に記入することにより、ある目的のための文書４２が作成される。フォーム４０の種類としては、例えば、企画書のフォーム、報告書のフォーム、連絡書のフォーム、等がある。もちろん、その他のものであってもよく、その用途は限定されない。フォーム４０を基礎として作成された文書４２が、企画書、報告書、連絡書、等となる。

フォーム管理装置１０は、フォーム４０と文書４２とが登録されたサーバである。実際には、フォーム管理装置１０には複数種類のフォーム４０が登録されており、各々の種類のフォーム４０は、必要に応じて更新される。これによりフォーム種別単位で、第１バージョンから第ｎバージョンまでのフォーム４０が存在する（ｎは２以上の整数である）。第ｎバージョンが最新バージョンとなる。フォーム管理装置１０は、フォーム４０のバージョン相互間の新旧関係を管理（フォーム４０の更新を管理）し、文書４２が基礎としたフォーム４０のバージョンを管理する。この詳細については、後述する。

ネットワーク１４は、ＬＡＮやインターネット等である。

次に、フォーム管理装置１０の構成について説明する。図１に示すように、フォーム管理装置１０は、図示の例において、制御部１６と、記憶部１８と、操作部２０と、表示部２２と、通信部２４とを備えている。

制御部１６は、ＣＰＵ等のプロセッサを含み、フォーム管理装置１０にインストールされているプログラムに従って情報処理を実行する。記憶部１８は、ＲＯＭ、ＲＡＭ、ハードディスク等であり、制御部１６が実行するプログラムや、一時的なデータ等を記憶する。また、記憶部１８は、フォーム４０と、文書４２と、後述するフォーム管理情報４４と、文書管理情報４６と、通知履歴管理情報４８と、ユーザ情報５０とを記憶する。操作部２０は、キーボード、マウス、タッチパネル、等であり、フォーム管理装置１０の管理者等からの入力を受け付ける。表示部２２は、ディスプレイであり、各種画面を表示する。通信部２４は、例えばネットワークカードであり、ネットワーク１４を介して、ユーザ端末１２ａ〜１２ｃと通信を行う。

制御部１６は、記憶部１８に記憶されているプログラムに従って情報処理を実行することにより、生成部３０、判定部３２、通知部３４、等として機能する。また、生成部３０は各種の情報を生成する生成手段として機能し、判定部３２は旧バージョンのフォーム４０の使用を判定する判定手段として機能し、通知部３４はユーザへの通知を行う通知手段として機能する。なお、フォーム管理装置１０にインストールされるプログラムは、インターネット等の通信手段により提供されても良いし、光ディスク等のコンピュータ読み取り可能な記憶媒体に格納して提供されても良い。

本実施形態のフォーム管理装置１０は、ユーザ端末１２ａ〜１２ｃから文書４２の操作が行われたタイミングで、その文書４２（以下、注目文書という）が基礎としたフォーム４０の更新状況を調査する。具体的には、注目文書が旧バージョンのフォーム４０を使用しているか否か、換言すれば、最新バージョン以外のバージョンのフォーム４０を使用しているか否かを判定する。そして、旧バージョンのフォームの使用が判定された場合には、フォーム管理装置１０は、フォーム４０についての最新バージョン情報を、注目文書の関係者に通知する。本実施形態では、文書４２の操作を行ったユーザ（操作者）と、注目文書を過去に更新したユーザ（更新者）に通知する。それらの者が関係者である。なお、関係者の定義は事前に又は状況に応じて自由に定め得る。

これにより、文書４２を操作する場合において、例えば、文書４２をコピーした上でその内容を変更して新規文書を作成する場合において、旧バージョンのフォーム４０が不用意に使われてしまうことを防げる。また、既に作成されている文書４２についても最新バージョンのフォーム４０への置換を促せる。

図２は、フォーム管理装置１０が行う処理の流れの一例を示すフローチャートである。

図２に示すように、まず、Ｓ１００で、ユーザが、ユーザ端末１２ａ〜１２ｃを用いてフォーム管理装置１０にログインする。この際、ユーザ端末１２ａ〜１２ｃから、ユーザの識別情報であるユーザＩＤがフォーム管理装置１０に送信される。

次に、Ｓ１０２で、フォーム管理装置１０の制御部１６が、ユーザ端末１２ａ〜１２ｃから文書４２の操作が行われたかを確認する。文書４２の操作が行われていない場合（Ｓ１０２：Ｎｏ）には、Ｓ１１２に進み、制御部１６はログアウトされたかを確認する。ログアウトされていない場合（Ｓ１１２：Ｎｏ）には、再び、Ｓ１０２で、文書４２の操作が行われたかを確認する。すなわち、制御部１６は、文書４２の操作と、ログアウトとのいずれかが行われるのを待機する。

Ｓ１０２で、文書４２の操作が行われた場合（Ｓ１０２：Ｙｅｓ）には、Ｓ１０４に進む。Ｓ１０４で、制御部１６の判定部３２が、操作が行われた文書４２（注目文書）が基礎としたフォーム４０の更新状況を調査（判定）する。換言すれば、フォーム４０が更新されたことによって、注目文書が旧バージョンのフォーム４０を使用している状態になっているかを判定する。以下、この判定の処理を、更新判定処理という。

図３は、判定部３２が行う更新判定処理の流れの一例を示すフローチャートである。

更新判定処理では、まず、Ｓ２００で、判定部３２が、注目文書のフォームＩＤを読み出す。フォームＩＤは、フォーム４０の種類とバージョンとを示す情報（バージョン情報）である。Ｓ２００で、判定部３２は、注目文書が基礎としたフォーム４０のバージョン（フォームＩＤ）、すなわち、注目文書のフォームＩＤ、を読み出す。文書４２のフォームＩＤは、記憶部１８にある文書管理情報４６で管理されている。

図４は、文書管理情報４６の一例を示す図である。図４に示すように、文書管理情報４６は、文書４２の識別情報である文書ＩＤと、文書４２のタイトルと、文書４２の場所を示すＵＲＬと、更新日時と、更新を行ったユーザを示す更新者情報である更新ユーザＩＤと、フォームＩＤとが対応付けられた情報である。文書管理情報４６は、制御部１６の生成部３０によって生成される。文書管理情報４６が生成されるタイミングは、例えば、ユーザによってフォーム管理装置１０に登録されているフォーム４０を基礎として文書４２が作成され、その文書４２がフォーム管理装置１０に登録された時である。また、文書管理情報４６は、ユーザによって文書４２が更新された際に合わせて更新がされる。

なお、図４に示すように、本実施形態のフォームＩＤは、ハイフンの前の文字（例えば、ｆｏｒｍ１）がフォーム４０の種類を示しており、ハイフンの後の数字（例えば、０１００１）がフォーム４０のバージョンを示している。

図３のＳ２００で、判定部３２は、注目文書の文書ＩＤを用いて、文書管理情報４６から、注目文書のフォームＩＤ（以下、注目フォームＩＤという）を読み出す。例えば、図４にある文書ＩＤ：ｄｏｃ−０１８０８が注目文書であった場合には、注目フォームＩＤとしてフォームＩＤ：ｆｏｒｍ１−０１００１が読み出される。

図３のＳ２００の次は、Ｓ２０２で、判定部３２は、注目フォームＩＤのポインタ情報、すなわち、注目文書が基礎としたフォーム４０のバージョン（注目フォームＩＤ）についてのポインタ情報、を読み出す。ポインタ情報は、フォーム４０のバージョン相互間の新旧関係を示す情報であり、注目しているフォーム４０の１つ前のバージョンのフォーム４０のフォームＩＤ（以下、更新前フォームＩＤという）と、注目しているフォーム４０の１つ後のバージョンのフォーム４０のフォームＩＤ（以下、更新後フォームＩＤ）とからなる。ポインタ情報は、記憶部１８にあるフォーム管理情報４４で管理されている。

図５は、フォーム管理情報４４の一例を示す図である。フォーム管理情報４４は、フォーム４０の種類毎に存在する。図５には、フォーム４０の種類として「ｆｏｒｍ１」のフォーム管理情報４４が示されている。図５に示すように、フォーム管理情報４４は、フォーム４０の識別情報であるフォームＩＤと、フォーム４０のタイトルと、フォーム４０の場所を示すＵＲＬと、更新日時と、ポインタ情報である更新前フォームＩＤ及び更新後フォームＩＤとが対応付けられた情報である。フォーム管理情報４４は、制御部１６の生成部３０によって生成される。フォーム管理情報４４が生成されるタイミングは、例えば、ユーザによってフォーム４０が作成され、そのフォーム４０がフォーム管理装置１０に登録された時である。また、フォーム管理情報４４は、新しいバージョンのフォーム４０が登録された際には、追記される形で更新がされる。各バージョンのフォーム４０には、フォームＩＤが付与される。

図６は、図５のフォーム管理情報４４に示された各バージョンのフォーム４０（フォームＩＤ）の新旧関係を示した図である。図６には、各バージョンのフォーム４０を基礎とした文書４２（図４の文書管理情報４６に示された文書４２）も合わせて示されている。

生成部３０は、新しいバージョンのフォーム４０が登録され、フォーム管理情報４４を追記する際には、その新しいバージョンのフォーム４０のポインタ情報として、更新前フォームＩＤに１つ前のバージョンのフォーム４０のフォームＩＤを記録し、更新後フォームＩＤは空白（Ｎｕｌｌ）とする。例えば、図５に示すフォームＩＤ：ｆｏｒｍ１−０１００３のフォーム４０が登録された際には、このフォーム４０の更新前フォームＩＤに、１つ前のバージョンのフォーム４０のフォームＩＤ：ｆｏｒｍ１−０１００２を記録し、更新後フォームＩＤは空白とする。

また、生成部３０は、新しいバージョンのフォーム４０が登録され、フォーム管理情報４４を追記する際には、１つ前のバージョンのフォーム４０のポインタ情報の更新後フォームＩＤに、新しいバージョンのフォーム４０のフォームＩＤを記録する。例えば、図５に示すフォームＩＤ：ｆｏｒｍ１−０１００３のフォーム４０が登録された際には、１つ前のバージョンのフォーム４０であるフォームＩＤ：ｆｏｒｍ１−０１００２のポインタ情報の更新後フォームＩＤに、新しいバージョンのフォーム４０のフォームＩＤ：ｆｏｒｍ１−０１００３を記録する。

このように、フォーム管理情報４４が生成されている為、注目しているフォーム４０（フォームＩＤ）の更新後フォームＩＤが空白であれば、その注目しているフォーム４０は最新バージョンであると分かるようになっている。一方、注目しているフォーム４０（フォームＩＤ）の更新後フォームＩＤに、次のバージョンのフォームＩＤが記録されていれば、注目しているフォーム４０は旧バージョンであると分かるようになっている。また、更新後フォームＩＤに記録されている次のバージョンのフォームＩＤを辿っていくことにより、最新バージョンのフォーム４０を特定できるようになっている。

図３のＳ２０２で、判定部３２は、フォーム管理情報４４から、注目フォームＩＤのポインタ情報を読み出す。ここでは、更新後フォームＩＤを読み出す。例えば、図５にあるフォームＩＤ：ｆｏｒｍ１−０１００１が注目フォームＩＤであった場合には、更新後フォームＩＤとしてフォームＩＤ：ｆｏｒｍ１−０１００２が読み出される。

図３のＳ２０２の次は、Ｓ２０４で、判定部３２は、Ｓ２０２で読み出された更新後フォームＩＤが空白（Ｎｕｌｌ）か否か、すなわち、更新後フォームＩＤがあるか否かを判定する。そして、更新後フォームＩＤがない場合（Ｓ２０４：Ｎｏ）、すなわち、注目フォームＩＤ（注目文書が基礎としたフォーム４０のバージョン）が最新バージョンである場合には、Ｓ２０６に進み、「更新なし」を返して、更新判定処理を終了する。

一方、更新後フォームＩＤがある場合（Ｓ２０４：Ｙｅｓ）、すなわち、注目フォームＩＤ（注目文書が基礎としたフォーム４０のバージョン）が旧バージョンである場合には、Ｓ２０８に進む。Ｓ２０８で、判定部３２は、フォーム管理情報４４のポインタ情報を用いて、フォーム４０の最新バージョン情報を取得する。具体的には、フォーム管理情報４４の更新後フォームＩＤを辿っていき、更新後フォームＩＤが空白（Ｎｕｌｌ）となっているフォームＩＤ（最新バージョン）を見つける。そして、そのフォームＩＤのフォーム４０の情報（最新バージョン情報）を取得する。

例えば、図５にあるフォームＩＤ：ｆｏｒｍ１−０１００１が注目フォームＩＤであった場合には、まず、その更新後フォームＩＤであるフォームＩＤ：ｆｏｒｍ１−０１００２が得られる。そして、次に、フォームＩＤ：ｆｏｒｍ１−０１００２の更新後フォームＩＤとして、フォームＩＤ：ｆｏｒｍ１−０１００３が得られる。そして、フォームＩＤ：ｆｏｒｍ１−０１００３の更新後フォームＩＤは空白（Ｎｕｌｌ）である為、このフォーム４０が最新バージョンであると特定される。そして、最新バージョンであるこのフォームＩＤ：ｆｏｒｍ１−０１００３のフォーム４０の情報（最新バージョン情報）が取得される。例えば、最新バージョン情報として、フォームＩＤと、フォーム４０の場所を示すＵＲＬと、フォーム４０の更新日時とが、フォーム管理情報４４から取得される。

図３のＳ２０８の次は、Ｓ２１０に進む。Ｓ２１０で、判定部３２は、「更新あり」と、Ｓ２０８で取得された最新バージョン情報とを返し、更新判定処理を終了する。

次に、図２に戻り、更新判定処理の後の処理について説明する。図２のＳ１０４の更新判定処理の後は、Ｓ１０６に進む。Ｓ１０６で、制御部１６は、Ｓ１０４の更新判定処理で「更新あり」が返されたかを確認する。「更新あり」が返されていない場合（Ｓ１０６：Ｎｏ）、すなわち、注目文書が基礎としたフォーム４０のバージョンが最新バージョンである場合には、Ｓ１１２に進み、ログアウトと、次の文書４２の操作（Ｓ１０２）とのいずれかが行われるのを待機する。

一方、Ｓ１０６で、「更新あり」の場合（Ｓ１０６：Ｙｅｓ）、すなわち、注目文書が基礎としたフォーム４０のバージョンが旧バージョンである場合には、Ｓ１０８に進む。Ｓ１０８で、制御部１６の通知部３４は、注目文書の関係者に対し、フォーム４０の最新バージョン情報を通知する。本実施形態では、関係者として、注目文書の操作を行ったユーザ（操作者）と、過去に注目文書の更新を行ったユーザ（更新者）とに対し、最新バージョン情報を通知する。本実施形態では、通知に、電子メールを用いる。なお、電子メール以外の手段により通知を行っても良い。例えば、ユーザ端末１２ａ〜１２ｃのディスプレイに、ポップアップを表示させて通知を行っても良い。

フォーム管理装置１０の記憶部１８には、ユーザ情報５０が記憶されている。図７は、ユーザ情報５０の一例を示す図である。図７に示すように、ユーザ情報５０は、ユーザＩＤと、ユーザ名と、パスワードと、電子メールアドレスとが対応付けられた情報である。通知部３４は、ユーザがフォーム管理装置１０にログインした際に送信されたユーザＩＤ（操作者のユーザＩＤ）を用いて、ユーザ情報５０から、操作者の電子メールアドレスを読み出す。そして、通知部３４は、最新バージョン情報を操作者へ電子メールで通知する。

また、通知部３４は、文書管理情報４６から、過去に注目文書の更新を行った更新者を示す更新ユーザＩＤを読み出す。そして、そのユーザＩＤを用いて、ユーザ情報５０から、更新者の電子メールアドレスを読み出す。そして、通知部３４は、最新バージョン情報を更新者へ電子メールで通知する。

例えば、図６に示す文書ＩＤ：ｄｏｃ−０１８０８が、ユーザＩＤ：ｕｉｄ−０１２３４のユーザによって操作された場合には、このユーザＩＤ：ｕｉｄ−０１２３４のユーザ（操作者）に対し、通知が行われる。また、文書ＩＤ：ｄｏｃ−０１８０８を過去に更新したユーザＩＤ：ｕｉｄ−０５２４３（図４の文書管理情報４６を参照）のユーザ（更新者）に対し、通知が行われる。

図８は、操作者への通知メッセージの一例を示す図である。図８に示すように、通知メッセージには、最新バージョンのフォーム４０の更新日時と、最新バージョンのフォーム４０へのＵＲＬとが記載されている。また、通知メッセージには、旧バージョンのフォーム４０へのＵＲＬも記載されている。これは、注目文書が基礎としたバージョンのフォーム４０へのＵＲＬであり、フォーム管理情報４４から取得され、通知メッセージに記載されている。なお、図８のアンダーラインを有する文言は、注目文書の操作内容を示しており、操作に応じて変更がされる。例えば、操作がコピーであれば、「コピーしようとしている」となる。なお、アンダーラインは、実際の通知メッセージには存在しない。

図９は、更新者への通知メッセージの一例を示す図である。図９に示すように、この通知メッセージも、操作者への通知メッセージと同様に、最新バージョンのフォーム４０の更新日時と、最新バージョンのフォーム４０へのＵＲＬと、旧バージョンのフォーム４０へのＵＲＬとが記載されている。また、文書４２（注目文書）へのＵＲＬと、文書４２（注目文書）の更新日時も合わせて記載されている。これらは、文書管理情報４６から取得され、通知メッセージに記載されている。

図２のＳ１０８の後は、Ｓ１１０に進む。Ｓ１１０で、制御部１６の生成部３０は、最新バージョン情報の通知の履歴情報である通知履歴管理情報４８を生成し、それを記憶部１８に記憶する。図１０は、通知履歴管理情報４８の一例を示す図である。図１０に示すように、通知履歴管理情報４８は、注目文書の文書ＩＤと、通知された最新バージョン情報のフォーム４０のフォームＩＤ（最新フォームＩＤ）と、注目文書の操作内容と、通知されたユーザのユーザＩＤと、通知日時とが対応付けられた情報である。図１０には、前述した、文書ＩＤ：ｄｏｃ−０１８０８が操作され、ユーザＩＤ：ｕｉｄ−０１２３４のユーザ（操作者）と、ユーザＩＤ：ｕｉｄ−０５２４３のユーザ（更新者）とに通知がされた例についての履歴が示されている。

図２のＳ１１０で、通知履歴管理情報４８を記憶した後は、Ｓ１１２に進み、ログアウトと、次の文書４２の操作（Ｓ１０２）とのいずれかが行われるのを待機する。

以上説明した本実施形態のフォーム管理装置１０は、文書４２の操作が行われた際に、その文書４２（注目文書）が基礎としたフォーム４０の更新状況を調査する。換言すれば、フォーム４０が更新されたことによって、注目文書が旧バージョンのフォーム４０を使用している状態になったかを判定する。そして、更新がされている際には、フォーム４０の最新バージョン情報を、注目文書の関係者に通知する。本実施形態では、関係者として、文書４２の操作を行ったユーザ（操作者）と、注目文書を過去に更新したユーザ（更新者）とに通知する。

よって、文書４２の操作者が、例えば、文書４２をコピーした上でその内容を変更して新規文書を作成する、場合において、旧バージョンのフォーム４０が不用意に使われてしまうことを防ぐことができる。また、過去に文書４２を更新した更新者に、既に作成されている文書４２について最新バージョンのフォーム４０への置換を促すことができる。よって、最新バージョンのフォーム４０の利用を推進することができる。

フォーム４０を基礎として作成された文書４２は、多くのユーザによって使い回され、一般的な文書４２に比べて、その影響力は大きい。旧バージョンのフォーム４０を基礎として作成された文書４２を元にして、旧バージョンのフォーム４０が使用された文書４２が拡散しかねない。しかし、本実施形態のフォーム管理装置１０は、旧バージョンのフォーム４０を基礎として作成された文書４２を操作した操作者に、最新バージョン情報が通知されるので、効果的に、旧バージョンのフォーム４０の使用が阻止され、最新バージョンのフォーム４０の使用を促すことができる。また、過去に旧バージョンのフォーム４０を基礎とした文書４２を更新した更新者にも、最新バージョン情報が通知されるので、最新バージョンのフォーム４０の使用がさらに促される。

以上説明した実施形態のフォーム管理装置１０では、文書管理情報４６にある注目文書が基礎としたフォーム４０のバージョン（バージョン情報）と、フォーム管理情報４４にあるポインタ情報の更新後フォームＩＤとを用いて、注目文書の旧バージョンのフォーム４０の使用を判定した。しかし、例えば、フォーム管理装置１０が１種類のみのフォーム４０を管理している場合や、フォーム４０の種類毎に、フォーム管理情報４４と文書管理情報４６とを組み合わせて管理している場合には、フォーム４０の更新日時と注目文書の更新日時とにより、注目文書の旧バージョンのフォーム４０の使用を判定しても良い。すなわち、判定部３２は、文書管理情報４６にある注目文書の更新日時と、フォーム管理情報４４にある各バージョンのフォーム４０の更新日時とを用いて、注目文書の更新日時よりも、新しい更新日時のフォーム４０のバージョンがあれば、注目文書は旧バージョンのフォーム４０の使用している、と判定しても良い。そして、その場合には、通知部３４は、更新日時が最も新しいバージョンのフォーム４０を最新バージョンとし、注目文書の関係者に対しその最新バージョン情報を通知しても良い。

以上説明した実施形態のフォーム管理装置１０では、文書４２の操作タイミングで、文書４２（注目文書）が基礎としたフォーム４０の更新状況の調査、すなわち、注目文書が旧バージョンのフォーム４０を使用しているかの判定（更新判定処理）を行った。しかし、別のタイミングで、更新判定処理を行っても良い。

例えば、所定の基準時から過去一定期間内に生成された文書４２を注目文書として、更新判定処理を行っても良い。例えば、週末、月末、四半期末、半期末、年末、等を基準時として、１週間、１ヵ月、３か月、６か月、１年、等を一定期間として、基準時から過去一定期間内に生成された文書４２（注目文書）に対して更新判定処理を行う。これにより、この期間内に生成された文書４２の関係者が、最新バージョン情報を得ることができる。

また、例えば、フォーム４０が更新されたタイミングで、更新判定処理を行っても良い。例えば、新しいバージョンのフォーム４０がフォーム管理装置１０に登録されたタイミングで、旧バージョンのフォーム４０を基礎とした文書４２（注目文書）に対して更新判定処理を行う。なお、この場合には、全ての注目文書が更新判定処理で「更新あり」と判定される。これにより、フォーム４０の更新後に、速やかに、関係者が最新バージョン情報を得ることができる。

また、以上説明した実施形態のフォーム管理装置１０では、注目文書が旧バージョンのフォーム４０を基礎として作成されている場合には、注目文書が操作される都度、注目文書の関係者に対し最新バージョン情報が通知される。しかし、通知部３４が、通知履歴管理情報４８を用いて、通知済みの関係者を特定し、その関係者に対し、再び最新バージョン情報を通知しないようにしても良い。換言すれば、通知部３４が、通知履歴管理情報４８を用いて、関係者として通知済みでない者を特定し、その者に対して最新バージョン情報を通知するようにしても良い。これにより、通知済みの関係者に対し、複数回、同様の最新バージョン情報が通知されることを防ぐことができる。

また、以上説明した実施形態のフォーム管理装置１０では、関係者として、操作者と更新者との両方に、最新バージョン情報が通知された。しかし、操作者と更新者とのいずれかのみに、最新バージョン情報が通知されても良い。また、当然、その他の関係者に最新バージョン情報が通知されても良い。

以上説明した実施形態では、文書管理情報４６にある、文書４２が基礎としたフォーム４０のバージョン（フォームＩＤ）を用いて、更新判定処理を行った。しかし、例えば、フォーム管理装置１０以外の装置やシステムにおいて、文書４２が作成された際には、文書４２が基礎としたフォーム４０のバージョン（フォームＩＤ）が特定されていない場合がある。そこで、次に説明する方法により、特定しても良い。以下、この特定の処理をバージョン特定処理と言う。

図１１は、フォーム管理装置１０が行うバージョン特定処理の流れの一例を示すフローチャートである。また、図１２は、フォーム管理装置１０が行うバージョン特定処理を説明する為の図である。

図１１に示すように、まず、Ｓ３００で、制御部１６の生成部３０は、文書４２に類似するフォーム４０（以下、バージョン候補という）を抽出する（生成する）。具体的には、フォーム管理装置１０に登録されているフォーム４０、すなわち、記憶部１８に記憶されているフォーム４０（様々な種類の様々なバージョンのフォーム４０）の中から、文書４２（文書４２の内容）に類似するフォーム４０を、類似度の高いものから順に所定の個数だけ抽出する。類似度は、例えば、文書４２の中の章節のタイトルと、フォーム４０の中の章節のタイトルとがどの程度一致しているかにより算出する。類似度のの算出には、例えば、公知のベクトル空間法などを用いることができる。図１２の一番上の図には、類似度の高いものから順に１０個のバージョン候補を抽出した状態が示されている。

図１１のＳ３００の次は、Ｓ３０２に進む。Ｓ３０２で、生成部３０は、Ｓ３００で抽出されたバージョン候補を、更新日時で並び替える。図１２の真ん中の図には、バージョン候補が更新日時で並び替えられた状態が示されている。

図１１のＳ３０２の次は、Ｓ３０４に進む。Ｓ３０４で、生成部３０は、文書４２の更新日時の直前の更新日時を有するバージョン候補を選択する。具体的には、まず、Ｓ３０２で更新日時で並び替えられたバージョン候補の中に、文書４２を挿入する。これは、文書４２の更新日時の直前の更新日時を有するバージョン候補と、文書４２の更新日時の直後の更新日時を有するバージョン候補との間の位置に、文書４２を挿入する。図１２の一番下の図には、文書４２が挿入された状態が示されている。そして、文書４２の更新日時の直前の更新日時を有するバージョン候補を選択する。図１２の一番下の図では、「バージョン候補３」が選択されている。

図１１のＳ３０４の次は、Ｓ３０６に進む。Ｓ３０６で、生成部３０は、Ｓ３０４で選択されたバージョン候補に従って、文書４２が基礎としたフォーム４０のバージョンを特定する。ここでは、選択されたバージョン候補（図１２の例では「バージョン候補３」）のバージョンを、文書４２が基礎としたフォーム４０のバージョンとして特定する。

以上説明したバージョン特定処理を実行することにより、文書４２が基礎としたフォーム４０のバージョンを特定することができ、それを用いて更新判定処理を行うことで、その文書４２が基礎としたフォーム４０のバージョンが旧バージョンであるか否かを判定することができる。

以上説明したバージョン特定処理では、文書４２の更新日時の直前の更新日時を有するバージョン候補を選択した。しかし、違うバージョン候補を選択するようにしても良い。例えば、図１２の一番下の図のような、バージョン候補の中に文書４２を挿入したものをユーザに提示し、ユーザが、バージョン候補の内容と文書４２の内容とを確認する。そして、ユーザが、文書４２が基礎としたフォーム４０のバージョンと思われるバージョン候補を選択するようにしても良い。これにより、正確に、文書４２が基礎としたフォーム４０のバージョンが特定される。

１０ フォーム管理装置、１２ａ，１２ｂ，１２ｃ ユーザ端末、１４ ネットワーク、１６ 制御部、１８ 記憶部、２０ 操作部、２２ 表示部、２４ 通信部、３０ 生成部、３２ 判定部、３４ 通知部、４０ フォーム、４２ 文書、４４ フォーム管理情報、４６ 文書管理情報、４８ 通知履歴管理情報、５０ ユーザ情報。

Claims (10)

1. フォームの更新を管理するためのフォーム管理情報と、文書毎にそれが基礎としたフォームのバージョンを管理するための文書管理情報と、を生成する生成手段と、
   前記フォーム管理情報と前記文書管理情報とに基づいて、注目文書について旧バージョンのフォームの使用を判定する判定手段と、
   前記判定手段の判定に従って、前記注目文書の関係者に対し最新バージョン情報を通知する通知手段と、
   を含むことを特徴とするフォーム管理装置。
2. 請求項１に記載のフォーム管理装置において、
   前記フォーム管理情報には、バージョン単位での情報としてバージョン相互間の新旧関係を示すポインタ情報が含まれ、
   前記文書管理情報には、前記注目文書が基礎としたフォームのバージョンを示すバージョン情報が含まれ、
   前記判定手段は、前記ポインタ情報と前記バージョン情報とに基づいて、前記注目文書が基礎としたフォームのバージョンより新しいバージョンがある場合に前記旧バージョンのフォームの使用を判定する、
   ことを特徴とするフォーム管理装置。
3. 請求項１または２に記載のフォーム管理装置において、
   前記判定手段は、前記注目文書の操作タイミングに従って、前記旧バージョンのフォームの使用の有無を判定する、
   ことを特徴とするフォーム管理装置。
4. 請求項１または２に記載のフォーム管理装置において、
   前記判定手段は、所定の基準時から過去一定期間内に生成された各文書を前記注目文書とし、前記各注目文書について旧バージョンのフォームの使用の有無を判定する、
   ことを特徴とするフォーム管理装置。
5. 請求項１または２に記載のフォーム管理装置において、
   前記通知手段は、前記フォームが更新されたタイミングに従って、前記旧バージョンのフォームを使っている注目文書の関係者に前記最新バージョン情報を通知する、
   ことを特徴とするフォーム管理装置。
6. 請求項１から５のいずれか一項に記載のフォーム管理装置において、
   前記関係者には、前記注目文書を操作する操作者が含まれる、
   ことを特徴とするフォーム管理装置。
7. 請求項１から５のいずれか一項に記載のフォーム管理装置において、
   前記文書管理情報には、文書の更新を行った更新者を示す更新者情報が含まれ、
   前記通知手段は、前記更新者情報に基づいて、前記関係者として前記更新者に対して前記最新バージョン情報を通知する、
   ことを特徴とするフォーム管理装置。
8. 請求項１から７のいずれか一項に記載のフォーム管理装置において、
   前記生成手段は、前記通知の履歴を管理するための通知履歴管理情報を生成し、
   前記通知手段は、前記通知履歴管理情報に基づいて、前記関係者として通知済みでない者を特定する、
   ことを特徴とするフォーム管理装置。
9. 請求項１から８のいずれか一項に記載のフォーム管理装置において、
   前記生成手段は、
   フォームのバージョンが特定されていない文書の内容に基づいて１又は複数のバージョン候補を生成する手段と、
   前記１又は複数のバージョン候補の中から選択されたバージョン候補に従って、文書が基礎としたフォームのバージョンを特定する手段と、
   を含むことを特徴とするフォーム管理装置。
10. フォームの更新を管理するためのフォーム管理情報と、文書毎にそれが基礎としたフォームのバージョンを管理するための文書管理情報と、を生成する生成手段、
    前記フォーム管理情報と前記文書管理情報とに基づいて、注目文書について旧バージョンのフォームの使用を判定する判定手段、
    前記判定手段の判定に従って、前記注目文書の関係者に対し最新バージョン情報を通知する通知手段、
    としてコンピュータを機能させるプログラム。
    

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