JP2009267465A - 定型情報管理装置および定型情報管理プログラム - Google Patents

Abstract

【課題】取り込んだ画像に基づく定型種類が最新版であるかを的確に表示すること。
【解決手段】本発明は、文書の画像を取り込む画像入力部１と、画像入力部１で取り込んだ画像から文書の定型種類および情報構造を認識する定型認識部２と、定型認識部２で認識した定型種類の情報構造と、この定型種類と対応する予め登録された定型種類の最新版における情報構造との比較を行う比較部３と、比較部３による比較結果を画面に表示させる表示部４とを有する定型情報管理装置である。
【選択図】図１

Description

本発明は、取り込んだ文書の定型種類を認識し、予め登録された定型種類の情報構造との対応付けを行う定型情報管理装置および定型情報管理プログラムに関する。

従来より、定型文書を利用したシステムへのデータ入力は、帳票ソリューションなどですでに商品として多く展開されている。それらの多くは、使用する定型種類（フォーム）として最新の版（バージョン）を使用することが前提になっており、旧バージョンの定型文書で登録された場合には、そのシステム上でエラーとなることが多い。そして、フォームの役割は、システムへのデータの入力にすぎない。

このフォームは、一度確定すると紙文書といった印刷物として大量に出力されることもある。また、フォームのバージョンが更新されたことの連絡漏れやユーザの不注意などで常に最新バージョンのフォームでデータが入力される保証はない。

フォームが契約文書や稟議書などの場合、画像読み取り（スキャン）されるフォーム文書をそのまま業務の流れ（ワークフロー）にのせることもある。その場合、上記の問題を発生させないために、ユーザに新しいフォームを取得してもらい、再度データを入力し直す作業が必要となる。

ここで、上記に記載した問題を解決する一つの例として、特許文献１が開示されている。この技術では、旧フォームと新フォームとに関係性をもたせ、それぞれの実行モジュールを呼び出すことで、旧バージョンの定型文書を入力しても、関連する新しいバージョンの定型文書として取り扱うことができるようになっている。また、最新フォームを出力することで、ユーザに対する周知を行うことも挙げられている。

また、特許文献２では、旧バージョンに対して書かれた手書きの情報を新バージョンへの文書上に反映させる技術が開示されている。また、新バージョン上で適当な場所を自動的に認識する機能も開示されている。

特開平９−３０５６８４号公報 特開２００７−２６５００７号公報

しかし、上記技術では、旧バージョンのフォームに記載された情報が反映された最新バージョンのフォームは存在せず、旧バージョンのフォームのデータのみになるので、管理上やログ上、バージョンが異なった入力データが存在してしまい、そのフォームがそのまま伝票として業務フロー上を流れる場合、異なったバージョンが流れる状況となり、混乱を生じる原因となるという問題も発生する。つまり、この混乱を避けるためには、新フォームで書かれたデータを、ワークフローに流すことが必要になる。また、特許文献２では、しかし、メモ書き程度のものしか想定しておらず、フォームに書かれたものを抽出することは想定されていない。

本発明は、取り込んだ画像に基づく定型種類が予め登録された定型種類と同じであるかを的確に表示することを目的とする。

本願請求項１に係る発明は、文書の画像を取り込む画像入力手段と、前記画像入力手段で取り込んだ画像から前記文書の定型種類および情報構造を認識する定型認識手段と、前記定型認識手段で認識した定型種類の情報構造と、当該定型種類と対応する予め登録された定型種類の最新版における情報構造との比較を行う比較手段と、前記比較手段による比較結果を画面に表示させる表示手段とを有する定型情報管理装置である。

また、本願請求項２に係る発明は、上記構成に加え、ユーザからの指示を受け付ける受け付け手段と、前記受け付け手段で受け付けた指示に応じて前記定型認識手段で認識した定型種類の情報構造と、当該定型種類と対応する予め登録された定型種類の情報構造との対応付けを更新する更新手段とを有する定型情報管理装置である。

また、本願請求項３に係る発明は、前記表示手段が、前記定型認識手段で認識した定型種類の情報構造と、当該定型種類と対応する予め登録された定型種類の最新版における情報構造とを対比した状態で前記画面に表示させる定型情報管理装置である。

また、本願請求項４に係る発明は、前記表示手段が、前記比較手段による比較結果において前記定型認識手段で認識した定型種類の情報構造と、当該定型種類と対応する予め登録された定型種類の情報構造との対応付けに相違点がある項目について他の項目と異なる表示を行う定型情報管理装置である。

また、本願請求項５に係る発明は、前記表示手段が、前記比較結果のうち前記定型認識手段で認識した定型種類の情報構造の表示を行うにあたり、当該定型種類と対応する予め登録された定型種類の情報構造との対応付けに相違点がある項目のみを表示する定型情報管理装置である。

また、本願請求項６に係る発明は、文書の画像を取り込むステップと、取り込んだ前記画像から前記文書の定型種類および情報構造を認識するステップと、認識した前記定型種類の情報構造と、当該定型種類と対応する予め登録された定型種類の最新版における情報構造との比較を行うステップと、前記比較の結果を画面に表示させるステップとをコンピュータによって実行させる定型情報管理プログラムである。

また、本願請求項７に係る発明は、上記ステップに加え、ユーザからの指示を受け付けるステップと、受け付けた前記指示に応じて前記認識した定型種類の情報構造と、当該定型種類と対応する予め登録された定型種類の情報構造との対応付けを更新するステップとを有する定型情報管理プログラムである。

また、本願請求項８に係る発明は、前記比較の結果を画面に表示するにあたり、認識した前記定型種類の情報構造と、当該定型種類と対応する予め登録された定型種類の最新版における情報構造とを対比した状態で前記画面に表示させる定型情報管理プログラムである。

また、本願請求項９に係る発明は、前記比較の結果を画面に表示するにあたり、認識した前記定型種類の情報構造と、当該定型種類と対応する予め登録された定型種類の情報構造との対応付けに相違点がある項目について他の項目と異なる表示を行う定型情報管理プログラムである。

また、本願請求項１０に係る発明は、前記比較の結果を画面に表示するにあたり、認識した前記定型種類の情報構造の表示において、当該定型種類と対応する予め登録された定型種類の情報構造との対応付けに相違点がある項目のみを表示する定型情報管理プログラムである。

本願請求項１に係る発明によれば、取り込んだ画像に基づく定型種類が予め登録された定型種類と同じであるかを的確に表示することが可能となる。

本願請求項２に係る発明によれば、ユーザからの指示を受け付けて、取り込んだ画像に基づく定型種類の情報構造と、予め登録された定型種類の情報構造との対応付けを更新することが可能となる。

本願請求項３に係る発明によれば、定型認識手段で認識した定型種類の情報構造と、この定型種類と対応する予め登録された定型種類の情報構造とを対比した状態で画面により参照することが可能となる。

本願請求項４に係る発明によれば、定型認識手段で認識した定型種類の情報構造と、この定型種類と対応する予め登録された定型種類の情報構造との対応付けに相違点がある項目について的確に参照することが可能となる。

本願請求項５に係る発明によれば、定型認識手段で認識した定型種類の情報構造と、この定型種類と対応する予め登録された定型種類の情報構造との対応付けに相違点がある項目だけを参照することが可能となる。

本願請求項６に係る発明によれば、取り込んだ画像に基づく定型種類が予め登録された定型種類と同じであるかを的確に表示することが可能となる。

本願請求項７に係る発明によれば、ユーザからの指示を受け付けて、取り込んだ画像に基づく定型種類の情報構造と、予め登録された定型種類の情報構造との対応付けを更新することが可能となる。

本願請求項８に係る発明によれば、取り込んだ画像に基づく定型種類の情報構造と、この定型種類と対応する予め登録された定型種類の情報構造とを対比した状態で画面により参照することが可能となる。

本願請求項９に係る発明によれば、取り込んだ画像に基づく定型種類の情報構造と、この定型種類と対応する予め登録された定型種類の情報構造との対応付けに相違点がある項目について的確に参照することが可能となる。

本願請求項１０に係る発明によれば、取り込んだ画像に基づく定型種類の情報構造と、この定型種類と対応する予め登録された定型種類の情報構造との対応付けに相違点がある項目だけを参照することが可能となる。

以下、本発明の実施の形態を図に基づき説明する。

＜装置構成＞
図１は、本実施形態に係る定型情報管理装置の構成を説明するブロック図である。本実施形態に係る定型情報管理装置は、画像入力部１、定型認識部２、比較部３、表示部４を備えている。また、本実施形態に係る定型情報管理装置は、上記構成に加え、受け付け部５、更新部６を備えるものでもある。

画像入力部１は、文書の画像を取り込む処理を行う。画像入力部１は、例えば原稿の画像を読み取って電子情報に変換する画像読取装置（スキャナ）であったり、外部の画像読取装置で読み取った画像を回線経由で取り込む手段であったりする。本実施形態では、画像入力部１によって定型文書を取り込み、そこに記入されたデータを抽出して定型文書を電子情報として取り扱う。ここで、定型文書とは、予め決められた位置に記入領域が設けられた文書であって、記入領域の位置と対応して構成要素（項目）が対応付けられたものを言う。

定型認識部２は、画像入力部１で取り込んだ画像から文書の定型種類および情報構造を認識する処理を行う。定型認識部２は、例えば画像に含まれる識別情報を認識して、読み込んだ文書の定型種類（フォームの種類）を判別する。また、定型認識部２は、画像から定型種類の情報構造（フォーム）を認識する。例えば画像に含まれる情報の入力枠を画像処理によって認識し、入力枠の中心座標（所定の基準位置からのＸ，Ｙ座標）や入力枠の大きさ（Ｘ，Ｙ方向の大きさ）を認識する。

比較部３は、定型認識部２で認識した定型種類の情報構造と、この定型種類と対応する予め記憶部Ｍに登録された定型種類の情報構造との比較を行う。記憶部Ｍには、所定の定型種類に対応した最新版の情報構造が格納されている。情報構造は、例えば、各定型種類に対応した入力枠の項目と、その入力枠の中心座標や大きさとを対応付けた情報の構造である。比較部３は、定型認識部２で認識した定型種類の情報構造と、この定型種類に対応して記憶部Ｍに予め登録された例えば最新版の定型種類の情報構造との比較を行う。

表示部４は、比較部３で行った比較結果を画面（モニタ）に表示させる処理を行う。本実施形態では、画像入力部１で入力した画像から定型認識部２で認識した定型種類の情報構造と、予め記憶部Ｍに登録されたこの定型種類の例えば最新版の情報構造とを対比できる形式で画面に表示させる。

受け付け部５は、ユーザからの指示を受け付ける処理を行う。受け付け部５は、例えば画面（モニタ）に設けられたタッチパネルやボタンによって入力されたユーザからの指示を受け付ける。本実施形態では、表示部４によって画面（モニタ）に表示された上記比較結果によって、ユーザが定型種類に応じた情報構造の更新の指示を受け付け部５で受け付け、それを反映させる。

更新部６は、受け付け部５で受け付けた指示に応じて定型認識部２で認識した定型種類の情報構造と、この定型種類と対応する予め記憶部Ｍに登録された定型種類の情報構造との対応付けを更新する処理を行う。

このような構成を備える本実施形態の定型情報管理装置では、次のような機能を実現できる。
（第１の機能）読み取った文書から認識した定型種類から、この定型種類に対応する最新版の定型種類の情報構造を記憶部Ｍから読み出し、認識した定型種類の情報構造とともに画面（モニタ）に表示する機能。
（第２の機能）認識した定型種類の版（バージョン）が最新版ではない旧バージョンの場合、旧バージョンの情報構造（フォーム）内に存在する構成要素毎に書かれた情報を抽出して、その情報を新バージョンの情報構造（フォーム）へ、自動的にまたはユーザが指定したところへ反映させる機能。

つまり、定型種類のバージョン毎にその前後のバージョンとのフォームの構成要素毎の関係性を記述したファイル（後述の構造マップデータ）をもつことにより、どのバージョンからでも最新バージョンのフォームへ変換を可能にし、最新バージョンの定型文書としてデータが反映された最新版のフォームを残すようにしている。また、バージョン間で削除・追加された構成要素に対しては、ユーザの指示によって入力・変更できる機能も有する。

本実施形態の定型情報管理装置の各構成は、全ての構成を一つの装置（例えば、複合機）内で実現しても、また一部の構成が別個の装置に設けられる形態で実現することもできる。

＜定型情報管理プログラム＞
本実施形態に係る定型情報管理プログラムは、定型情報管理装置内のコンピュータもしくは汎用のコンピュータで実行される。定型情報管理プログラムは、コンピュータの記憶部分にインストールされて実行される形態、ＣＤ−ＲＯＭ、ＤＶＤ−ＲＯＭ等の記憶媒体に格納される形態、インターネット、イントラネット等の回線を介して配信される形態で実現される。

図２は、本実施形態に係る定型情報管理プログラムの流れを説明するフローチャートである。定型情報管理プログラムは、先ず、文書の画像を取り込むステップＳ１を実行する。次に、取り込んだ画像から文書の定型種類および情報構造を認識するステップＳ２を実行する。

次いで、認識した定型種類の情報構造と、この定型種類と対応する予め登録された定型種類の最新版における情報構造との比較を行うステップＳ３を実行し、この比較の結果を画面に表示させるステップＳ４を実行する。

また、定型情報管理プログラムは、ユーザからの指示を受け付けるステップＳ５を実行する。そして、この受け付けた指示に応じて、先に認識した定型種類の情報構造と、この定型種類と対応する予め登録された定型種類の情報構造との対応付けを更新するステップＳ６を実行する。

＜処理の流れの概要＞
図３は、本実施形態の定型情報管理装置または定型情報管理プログラムによる処理の流れの具体的な一例を説明する模式図である。なお、図３では、定型情報管理装置が複合機１０と定型情報管理サーバ２０とから構成され、複合機１０のスキャナ機能が画像入力部１、複合機１０のタッチパネルディスプレイが表示部４および受け付け部５の処理対象機器となっており、定型情報管理サーバ２０内に定型認識部２、比較部３、更新部６および記憶部Ｍが設けられているものとする。

先ず、バージョン管理されている定型文書（例えば、契約書類、帳票）に人間または印字によってデータが記載されている文書の画像情報を、複合機１０のスキャナ機能（画像入力部１）によって読み取る。この読み取りによって得られた画像情報は、複合機１０から所定の回線を介して定型情報管理サーバ２０に送信される。

定型情報管理サーバ２０では、複合機１０から送信された画像情報から、読み取られた文書の定型種類とバージョン情報とを取得し、これが最新バージョンかどうかを確認する。この確認は、定型情報管理サーバ２０の比較部３で行う。

確認の結果、読み取られた文書の定型種類が最新バージョンである場合、そのデータはフォーマットを変更せずに、そのまま定型文書を蓄積している装置（図示せず）へ送信する。一方、最新バージョンでない場合、入力された定型文書のバージョン情報とその定型文書の最新バージョンとの情報構造（フォーム構成）の相関情報をもった構成マップファイルを取得して、そのフォーム内の構成要素毎にマッピングファイルに従って、入力された旧バージョンの定型文書の画像情報からフォーム内に記載されているデータを抽出して、最新バージョン内の相当する構成要素へこの抽出されたデータを反映させる。

その際、バージョン階層が多段に及ぶ場合は、構成マップファイルを各バージョン間で取得して、それらをマージすることで、入力されたバージョンと最新バージョンとの構成要素のマッピング情報を作成する。

このとき、旧バージョンから最新バージョンへ変換する旨を複合機１０のタッチパネルディスプレイ等に表示させ、旧バージョンから最新バージョンへ構成要素がどのように変換されるかを確認できるようにする。

また、この表示によって意図しない変換が行われることをユーザが確認できた場合、タッチパネルディスプレイ等による指示操作でマッピング先を変換することができる。新バージョン内で必須の構成要素がある場合も、タッチパネルディスプレイ上で指示操作を行うことによりその構成要素にデータを割り当てることができる。その後、自動的に変換されたものをそのまま、またはユーザによる確認作業が行われたものを、データ反映済の新バージョンの定型文書としてデータを蓄積している装置（図示せず）へ送信する。

また、マッピングファイルの変更が多く続くと、作成されたマッピングファイルが不適当な可能性もある。その場合は、マッピングファイルの変更があった旨をマッピング作成管理者に通知するようにしてもよい。

また、マッピングファイルの管理をユーザ毎にするようにしてもよい。この場合には、ユーザが変更したマッピング情報をユーザ毎に管理し、記憶しておくことで、次回の利用ではそのユーザによって変更されたマッピング情報を参照できるようになる。

＜具体的な構成および処理の一例＞
必要な構成要素は以下の通りである。

（１）…バージョン管理された、定型文書に対してデータが記入されたものの画像をスキャンして入力するシステムにおいて、現在入力された定型文書が最新バージョンの定型文書を元に作成されているかどうかを確認し、最新バージョンであればそのままデータとして確定し、最新バージョンでない場合は、旧バージョンから情報構造（フォーム情報）以外で入力されているデータを抽出して、そのデータを最新バージョンの定型文書へ反映させるプログラム。

（２）…（１）のプログラムにおいて、スキャン入力した定型文書が旧バージョンであった場合、スキャン入力した定型文書の情報構造（フォーム）と最新バージョンの情報構造（フォーム）との関係性を示した構成マップデータを参照し、旧バージョンの定型文書からデータを抽出して、そのデータを最新バージョンの対応する構成要素へマッピングして反映させる機能を有する。

（３）…（２）において、旧バージョンの情報構造と新バージョンの情報構造との対応付けを行う際に、旧バージョンの情報構造の各構成要素を新バージョン内にあるどの構成要素へ対応させるかを画面表示させる機能を有する。

（４）…（２）において、入力された定型文書が２世代以上前のバージョンの定型文書の場合、前述した構成マップデータを参照して、２世代以上前のバージョンから最新バージョンへの構成マップデータを作成する機能を有する。

（５）…（１）のプログラムにおいて、旧バージョンの定型文書の画像情報から文書に記入されたデータを抽出して、新バージョン上の定型文書の対応する構成要素へそのデータを反映させた状態の画面を表示させ、ユーザに反映させた状態を表示・確認させる画面を表示できる機能を有する。

（６）…（５）の確認画面において、変換先が意図しない場合または反映して欲しいデータがあるが構成マップデータでは漏れてしまっている場合、変更画面に遷移でき、変更画面にて変換元・変更先を修正または追加できる機能を有する。

（７）…（５）において、新バージョンでの定型文書で必須な構成要素に対して、入力がなされていない場合についても、表示された画面にて追加できる機能を有する。

（８）…（６）において、その変更する機能が、例えば決められた回数以上使用された際には、マッピング管理者にその旨の通知を行う機能を有する。

（９）…（６）において、変更されたマッピング情報をユーザ毎に管理し、次回以降、そのユーザによって変更された状態のマッピング情報を参照することができる機能を有する。

上記各機能を実現するシステムの一例は、次のようになる。すなわち、システムは、複合機１０（少なくとも、スキャン機能を有し、好ましくはタッチパネルディスプレイが搭載されているもの）と、定型文書のバージョン管理とデータを格納する機能をもつ定型情報管理サーバ２０とを備えている。

このようなシステムでは、定型文書を取り扱う業務の流れで、スキャン入力された定型文書のデータを順次業務で適用していくことになる。このようなシステムを前提として、以下に処理の流れの一例を説明する。

先ず、ユーザは、すでに印刷済の旧バージョンの定型文書に必要なデータを記入し、複合機１０のスキャナで文書の画像を取り込む。なお、回線を介して定型文書の画像を読み込んでもよい。複合機１０は、この画像情報を定型情報管理サーバ２０へ送信する。

定型情報管理サーバ２０は、受信した定型文書の画像情報を定型認識部２に送り、ここで定型文書の識別情報とバージョン情報とを取得して、複合機１０でスキャン入力された定型文書が、最新バージョンの定型文書がどうかを確認する。

定型文書のバージョンの確認方法としては、定型文書の画像情報から抽出した識別情報を使用した方法を例として挙げる。例えば、定型文書の各バージョンに識別情報を割り当て、同じ種類の定型文書についてはグループ化しておく。こうすることで、同じ種類の定型文書内でバージョン管理できる。また、識別情報を認識した後、その識別情報と関連した情報構造（フォーム）を取得し、そのフォームを展開することになる。

ここで、スキャン入力した定型文書が最新バージョンの定型文書ではない場合、入力された定型文書の情報構造（フォーム）と、その定型文書の識別情報から得た同じ定型種類の最新バージョンの情報構造（フォーム）との差分を比較部３で確認する。そして、その差分だけの構成マップデータを取得する。

次に、取得した構成マップデータをマージして、入力された定型文書のバージョンから最新バージョンへの構成マップデータを取得する。構成マップデータは図４に示すような例が考えられる。

構成マップデータは、各マップ項目（構成要素）に対応したバージョン毎の位置情報によって構成されている。位置情報の例としては、Ｘ，Ｙ座標をあげているが、これは定型文書上で基点を決めておき、その基点から構成要素の中心までのベクトルを示している。構成要素を認識するには、この中心点が含まれる最小単位の領域を認識する方法が考えられる。なお、他の方法として、構成要素の題目にてマッピングをとる、などが考えられる。

図４に示す例では、最新バージョンは、バージョン３となっている。ここで、マップ項目１、２については、バージョン１〜３の全てについて位置が対応付けられている。一方、マップ項目３では、バージョン１〜２までは構成要素として存在したが、バージョン３では構成要素から削除されている。また、マップ項目４では、バージョン１〜２では構成要素としてなかったが、最新のバージョン３では構成要素として追加されている。

このように、構成マップデータは、新バージョンでないもの（削除）や旧バージョンでないもの（追加）に対しても対応する。

マップ項目３の場合は、最新バージョンの定型文書上にはないケースである。このときは、ユーザ確認画面上でその旨が表示されるので、ユーザはそれを確認でき、必要があれば、変更画面に遷移して、マップ項目３のデータをバージョン３上の任意の場所に反映できる。

マップ項目４の場合は、最新バージョンの文書のみ存在するケースである。このときは、新バージョンでは入力可能データとして認識され、ユーザが必要であればユーザ確認画面で直接データを入力することが可能である。また、その構成要素が必須データであれば、ユーザ確認画面によって入力が喚起される。

上記例のように、取得した構成マップデータをもとに、入力された定型文書から構成要素のデータを抽出して、最新バージョン上で対応する構成要素のデータとして反映させる。

そして、入力された定型文書のデータが最新バージョンの構成要素へ反映されたものに関しては、タッチパネルディスプレイで表示または印刷出力する。印刷することで、ユーザ側に最新フォームがあることを伝えることでき、またログとして管理できて、後に問題が発生した場合でも、容易にシステムへの入力データを参照ができることができる。さらに、データが入っていない最新バージョンの定型文書を印刷するようにしてもよい。これにより、最新バージョンの定型文書の空フォームを取得することができす。

最新バージョンへの更新を行った後、管理者は、バージョン管理の機能に対して、更新されたバージョンを追加する。その際に、旧バージョンからの最新バージョンへの構成要素のマッピング情報を作成するが、以下のような画面表示の例が考えられる。

＜表示例＞
図５は、バージョン追加・変更画面例を示す図である。この画面表示において、上段は、左側が入力された旧バージョンの定型文書のレイアウト、右側がその定型文書に対応した新バージョンの定型文書のレイアウトとなっている。また、画面表示における下段は、それぞれのバージョンの定型文書における構成要素を分解して表示したものである。そして、図中矢印は、構成要素毎の関連を示したものになる。矢印で結ばれる左右の構成要素が新旧バージョンで関連付けされた構成要素となっている。新たなバージョンを登録する際には、この新旧バージョンの構成要素の関連付けの作業を行うことになる。

図６は、ユーザ表示・確認画面例を示す図である。この画面表示では、左側に入力された旧バージョンの定型文書の構成要素およびレイアウトが表示され、右側にこの定型文書の新バージョンの構成要素およびレイアウトが表示される。新旧各バージョンの構成要素には、すでにデータが反映された状態で表示される。このとき、新旧各バージョンの構成要素が対応しているが入力すべきデータの形式が変更されている場合（例えば入力すべきデータの桁数が変更されている場合）に、入力すべきデータ形式が変更されている旨を理解できるように表示してもよい。

画面右下に表示される変更ボタンは、構成要素のマッピングを変更する時に選択するボタンとなる。この変更ボタンが押された場合、図５に示す画面表示へ遷移する。ＯＫボタンは、マッピングが決まったときに確定するためのボタンとなる。

前述した、旧バージョンでは存在するが新バージョンでは存在しない構成要素がある場合、旧バージョンのレイアウト上でユーザがわかるように他と区別して表示される。図６に示す例では、ハッチングが付された構成要素であり、実際には赤色半透明等の分かりやすい色で表示される。ユーザがこの構成要素を選択した場合、画面表示では、この構成要素を新バージョン上のどの構成要素にマッピングするかを決めるための画面（図７参照）に遷移する。

図７は、構成要素のマッピングを行うための画面例を示す図である。この画面例における左側には、新バージョンの構成要素群のレイアウトが表示される。ユーザは、このレイアウトの中から、旧バージョンだけにある構成要素と対応付けする新バージョンの構成要素を選択する。

また、図７に示す画面表示を用い、ユーザは新バージョンの構成要素内のデータの変更・削除を行うことができる。ユーザは、画面例の左側にある新バージョンのレイアウトから、対象の構成要素を選択すると、画面例の右側の上にその選択された構成要素の現在の状態が表示される。また、画面例の右側の下には、その構成要素のデータのみが表示される。この画面例にて、ユーザはデータの変更・削除を行い、ＯＫボタンを選択すると、その構成要素の修正後のデータが決定される。

また、図７に示す画面例において、新バージョンにしかない構成要素がある場合、新バージョンを示すレイアウト上でその構成要素がユーザにわかるよう他の構成要素と区別して表示される。図７に示す例では、ハッチングが付された構成要素であり、実際には黄色半透明等の分かりやすい色で表示される。

ユーザは、この構成要素を選択した場合、新たにデータを入力するか、旧バージョンのいずれかの構成要素の値を反映させるかの選択を行う。ユーザが入力を選択した場合、入力画面に遷移する。また、旧バージョンの構成要素の値を反映させる場合は、旧バージョンの構成要素の選択画面（図８参照）に遷移する。

図８は、旧バージョンからの構成要素の選択画面例を示す図である。この画面例における左側には、旧バージョンの構成要素群のレイアウトが表示される。ユーザは、このレイアウトの中から構成要素を選択する。これにより、選択された構成要素の値が画面例の右側に反映される。右側上は、実際の構成要素に入れた状態の表示、右側下は構成要素の値だけの表示となる。ユーザは、この画面でデータの変更を行うことができる。ユーザがＯＫボタンを選択すると、その構成要素のデータが新バージョンの構成要素に引き継がれることになる。

定型情報管理サーバ２０は、最新バージョンの更新済の定型文書を再度ユーザが使用した複合機へ戻すことで、複合機１０側でそれを印刷することが可能となる。これにより、ユーザ側では原本として紙での管理が可能となる。

＜実施効果＞
本実施形態では、帳票などの定型文書における電子化において内部統制を実現することが可能となる。例えば、保険業務、学校、社内における稟議システムなどおいて応用が可能である。

このような本実施形態によって、業務フロー上に最新版以外のフォームが混入することがなく、社内・社外に配送する文書を統一化することができる。また、必ず最新版の定型文書が使用されることを保証できるので、使用者はワークフローに入力するフォームにおいて、それが最新版であるかどうかを常に意識する必要がなくなる。また、定型文書のバージョンを改訂しても、旧バージョンのフォームで印刷した紙をそのまま使用しても後段のワークフローでは新バージョンでの取り扱いが可能となり、旧バージョンの印刷物が無駄にならない。

本実施形態に係る定型情報管理装置の構成を説明するブロック図である。 本実施形態に係る定型情報管理プログラムの流れを説明するフローチャートである。 本実施形態の定型情報管理装置または定型情報管理プログラムによる処理の流れの具体的な一例を説明する模式図である。 構成マップデータの例を示す図である。 バージョン追加・変更画面例を示す図である。 ユーザ表示・確認画面例を示す図である。 構成要素のマッピングを行うための画面例を示す図である。 旧バージョンからの構成要素の選択画面例を示す図である。

符号の説明

１…画像入力部、２…定型認識部、３…比較部、４…表示部、５…受け付け部、６…更新部、１０…複合機、２０…定型情報管理サーバ、Ｍ…記憶部

Claims (10)

1. 文書の画像を取り込む画像入力手段と、
   前記画像入力手段で取り込んだ画像から前記文書の定型種類および情報構造を認識する定型認識手段と、
   前記定型認識手段で認識した定型種類の情報構造と、当該定型種類と対応する予め登録された定型種類の情報構造との比較を行う比較手段と、
   前記比較手段による比較結果を画面に表示させる表示手段と
   を有する定型情報管理装置。
2. ユーザからの指示を受け付ける受け付け手段と、
   前記受け付け手段で受け付けた指示に応じて前記定型認識手段で認識した定型種類の情報構造と、当該定型種類と対応する予め登録された定型種類の情報構造との対応付けを更新する更新手段と
   を有する請求項１記載の定型情報管理装置。
3. 前記表示手段は、前記定型認識手段で認識した定型種類の情報構造と、当該定型種類と対応する予め登録された定型種類の情報構造とを対比した状態で前記画面に表示させる
   請求項１記載の定型情報管理装置。
4. 前記表示手段は、前記比較手段による比較結果において前記定型認識手段で認識した定型種類の情報構造と、当該定型種類と対応する予め登録された定型種類の情報構造との対応付けに相違点がある項目について他の項目と異なる表示を行う
   請求項１記載の定型情報管理装置。
5. 前記表示手段は、前記比較結果のうち前記定型認識手段で認識した定型種類の情報構造の表示を行うにあたり、当該定型種類と対応する予め登録された定型種類の情報構造との対応付けに相違点がある項目のみを表示する
   請求項１記載の定型情報管理装置。
6. 文書の画像を取り込むステップと、
   取り込んだ前記画像から前記文書の定型種類および情報構造を認識するステップと、
   認識した前記定型種類の情報構造と、当該定型種類と対応する予め登録された定型種類の情報構造との比較を行うステップと、
   前記比較の結果を画面に表示させるステップと
   をコンピュータによって実行させる定型情報管理プログラム。
7. ユーザからの指示を受け付けるステップと、
   受け付けた前記指示に応じて前記認識した定型種類の情報構造と、当該定型種類と対応する予め登録された定型種類の情報構造との対応付けを更新するステップと
   を有する請求項６記載の定型情報管理プログラム。
8. 前記比較の結果を画面に表示するにあたり、認識した前記定型種類の情報構造と、当該定型種類と対応する予め登録された定型種類の情報構造とを対比した状態で前記画面に表示させる
   請求項６記載の定型情報管理プログラム。
9. 前記比較の結果を画面に表示するにあたり、認識した前記定型種類の情報構造と、当該定型種類と対応する予め登録された定型種類の情報構造との対応付けに相違点がある項目について他の項目と異なる表示を行う
   請求項６記載の定型情報管理プログラム。
10. 前記比較の結果を画面に表示するにあたり、認識した前記定型種類の情報構造の表示において、当該定型種類と対応する予め登録された定型種類の情報構造との対応付けに相違点がある項目のみを表示する
    請求項６記載の定型情報管理プログラム。

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