JP2011170760A - 情報処理装置、情報処理システム及びプログラム - Google Patents

Abstract

【課題】版が古いデータが最新版のデータとして使用されることを抑制できる。
【解決手段】格納先が指定されたデータが入力された場合に、該入力されたデータが該指定された格納先に格納されるように制御する配信ルール処理部５２と、該指定された格納先に該入力されたデータより版が古いデータが格納されていた場合に、該版が古いデータが最新版のデータとして使用されないように、該入力されたデータが該格納先に格納される前に、該版が古いデータに対して予め定められた処理を実行する旧版化処理部５７を備える。
【選択図】図１３

Description

本発明は、情報処理装置、情報処理システム及びプログラムに関する。

ユーザが参照するデータ識別子と、サーバ上のデータに割り当てられた識別子を区別して保管し、データ中の参照命令を用いて、データの実体が移動したことを判定し、保管された識別子を更新するデータ配信経路管理装置が知られている（特許文献１参照。）。

データが変更された場合に、変更前のデータと変更後のデータの関係を管理するデータ管理システムであって、一又は二以上のデータと、データの動作を阻害しない形式でそれぞれのデータに埋め込まれたＩＤを記憶するデータ記憶装置と、データが変更されると、データの変更情報を第二の処理装置に送信し、第二の処理装置から受信したＩＤの変更情報に基づき、データ記憶装置におけるＩＤを更新する第一の処理装置と、データの変更情報に基づき、データのＩＤを変更し、このＩＤの変更情報を第一の処理装置に送信する第二の処理装置を有するデータ管理システムが知られている（特許文献２参照。）。

最初は図番（及び版数）により図面登録し利用部門への配布を行わず、図面登録後に利用部門からの要求に従って配布すると配布先情報を図番（及び版数）及び配布先に対応して記憶しておき、その後改版登録が発生した場合に当該図番（及び版数）により対応した配布先情報を出力する図番配布システムも知られている（特許文献３参照。）。

特開平１１−１０２３３７公報 特開２００９−１１６７４４公報 特開平０８−１６７５７公報

本発明は、本発明の構成を有しない場合に比べて、版が古いデータが最新版のデータとして使用されることを抑制できる情報処理装置、情報処理システム及びプログラムを提供することを目的とする。

請求項１の発明は、格納先が指定されたデータが入力された場合に、前記入力されたデータが前記指定された格納先に格納されるように制御する制御手段と、前記指定された格納先に前記入力されたデータより版が古いデータが格納されていた場合に、前記版が古いデータが最新版のデータとして使用されないように、前記入力されたデータが前記格納先に格納される前に、前記版が古いデータに対して予め定められた処理を実行する処理手段と、を備えた情報処理装置である。

請求項２の発明は、請求項１記載の情報処理装置において、版管理対象のデータを特定するための特定情報を設定する特定情報設定手段と、入力されたデータを識別する識別情報を取得する取得手段と、前記特定情報設定手段で設定された特定情報と前記取得手段で取得された識別情報とが対応しているか否かを判定する判定手段と、を更に備え、前記処理手段は、前記判定手段により前記特定情報設定手段で設定された特定情報と前記取得手段で取得された識別情報とが対応していると判定され且つ前記指定された格納先に前記入力されたデータより版が古いデータが格納されていた場合に、前記入力されたデータが前記格納先に格納される前に、前記予め定められた処理を実行する。

請求項３の発明は、請求項１又は請求項２に記載の情報処理装置において、前記版が古いデータが最新版のデータとして使用されないように前記処理手段が実行する処理の内容を前記指定された格納先毎に設定する処理内容設定手段と、前記処理手段は、前記予め定められた処理として、前記指定された格納先に応じて前記処理内容設定手段で設定された内容の処理を実行する。

請求項４の発明は、請求項１〜請求項３のいずれか１項記載の情報処理装置において、版管理対象のデータの格納先を示す情報を版毎に記憶する記憶手段と、前記制御手段により前記最新版のデータを格納した場合に、前記記憶手段の情報を更新する更新手段と、を更に備え、前記処理手段は、前記版毎に記憶された情報に基づいて前記指定された格納先に前記最新版のデータより版が古いデータが格納されているか否かを判断する判断手段を含む。

請求項５の発明は、書類を読み取る読取装置と、格納先が指定され且つ前記読取装置で読み取られたデータが入力された場合に、前記入力されたデータが前記指定された格納先に格納されるように制御する制御手段、及び前記指定された格納先に前記入力されたデータより版が古いデータが格納されていた場合に、前記版が古いデータが最新版のデータとして使用されないように、前記入力されたデータが前記格納先に格納される前に、前記版が古いデータに対して予め定められた処理を実行する処理手段を備えた情報処理装置と、を有する情報処理システムである。

請求項６の発明は、コンピュータを、格納先が指定されたデータが入力された場合に、前記入力されたデータが前記指定された格納先に格納されるように制御する制御手段、及び前記指定された格納先に前記入力されたデータより版が古いデータが格納されていた場合に、前記版が古いデータが最新版のデータとして使用されないように、前記入力されたデータが前記格納先に格納される前に、前記版が古いデータに対して予め定められた処理を実行する処理手段、として機能させるためのプログラムである。

請求項１に記載の発明によれば、本構成を有しない場合に比べて、版が古いデータが最新版のデータとして使用されることを抑制できる。

請求項２に記載の発明によれば、全てのデータを版管理対象として処理する場合に比べて効率化できる。

請求項３に記載の発明によれば、一律に処理する場合に比べてユーザの希望に添った内容で処理できる。

請求項４に記載の発明によれば、本構成を有しない場合に比べて、入力されたデータより版が古いデータが格納されているか否かを容易に判断できる。

請求項５に記載の発明によれば、版が古いデータが最新版のデータとして使用されることを抑制できる。

請求項６に記載の発明によれば、版が古いデータが最新版のデータとして使用されることを抑制できる。

複数のクライアント装置、読取装置、及び配信サーバが通信手段を介して接続されている状態を示す図である。 配信サーバの構成の一例を示す図である。 読取装置の構成の一例を示す図である。 配信ルールを説明する説明図である。 配信サーバにより行われる版管理のフローチャートを示す図である。 版管理ルールの具体例を示す図である。 図６の版管理ルールに対応する版管理情報の具体例を示す図である。 図６の版管理ルールに対応する版管理情報の具体例を示す図である。 図６の版管理ルールに対応する版管理情報の具体例を示す図である。 図６の版管理ルールに対応する版管理情報の具体例を示す図である。 版管理ルールの他の例を示す図である。 図１１の版管理ルールに対応する版管理情報の具体例を示す図である。 配信サーバの配信制御部の詳細な機能構成を表したブロック図である。

以下、図面を参照して、実施の形態について詳細に説明する。

本実施の形態では、図１に示すように、複数のクライアント装置１０、読取装置１２、及び配信サーバ１４が通信手段１６を介して接続されている。なお、通信手段１６は、公衆回線であってもよいし、インターネット、ＬＡＮ(Local Area Network)、ＷＡＮ(Wide Area Network)等のネットワークであってもよい。また、通信手段１６を、無線の通信手段としてもよいし、有線の通信手段としてもよい。更にまた、図示は省略するが、読取装置１２が通信手段１６を介さずに直接配信サーバ１４に接続されていてもよい。

クライアント装置１０の各々には、後述する配信ルールに応じて配信サーバ１４からデータが配信される（以下、配信されるデータをファイルと呼称する）。また、クライアント装置１０の各々は、配信サーバ１４が配信するファイルを、後述する配信ルールで予め指定された記憶領域（例えば、クライアント装置１０内部に設けられたフォルダであってもよいし、ユーザが通信手段１６を介して配信サーバ１４に設けられた、複数のユーザが利用可能な記憶領域（共有フォルダ）であってもよい）に格納したりする機能も有する。

読取装置１２は、画像を読み取る読取機能を有しており、例えば、請求書や報告書などの書類を読み取って電子化したファイルを、読取装置１２内に予め設けられた記憶領域（フォルダ）等に記憶する。なお、読取装置１２に装備されたソフトウェアによっては、フォルダをモニタし、フォルダにファイルが格納されると、該格納されたファイルを配信サーバ１４に転送したりする場合もある。

配信サーバ１４は、クライアント装置１０から（上記共有フォルダ等に）入力されたファイル或いは読取装置１２で読み取って得られたファイルを取得して、予め定められた配信ルールに従って処理し、且つ該配信ルールにおいて指定された格納先に格納（以下、配信ともいう）する。配信ルールについては後述する。なお、格納先は、クライアント装置１０に設けられた記憶領域であってもよいし、配信サーバ１４内に設けられた記憶領域であってもよい。

図２は、配信サーバ１４の構成の一例を示す図である。

本実施の形態の配信サーバ１４は、ＣＰＵ（Central Processing Unit）２０、ＲＯＭ（Read Only Memory）２１、ＲＡＭ（Random Access Memory）２２、ＨＤＤ（Hard Disk Drive）２３、ＵＩ（User Interface）２４、及び通信ＩＦ（Interface）２６がバス２６を介して接続されて構成されている。

ＣＰＵ２０は、ＲＯＭ２１やＨＤＤ２３に記憶されているプログラムを実行し、配信サーバ１４全体の動作を制御する。ＲＯＭ２１には、ＣＰＵ２０が実行するプログラム（図５に示す処理ルーチンのプログラム等を含む）やＣＰＵ２０の処理に必要な情報等が記憶されている。ＲＡＭ２２は、ワークメモリとして使用される。

ＨＤＤ２３には、ＣＰＵ２０が実行するプログラム、様々な設定情報やファイルが記憶されている。なお、後述する配信ルール、版管理ルール、及び版管理情報は、ＨＤＤ２３の予め定められた記憶領域に記憶される。

なお、ＣＰＵ２０が実行するプログラムを記憶するための記憶媒体は、ＨＤＤ２３やＲＯＭ２１に限定されない。例えば、フレキシブルディスクやＤＶＤディスク、光磁気ディスクやＵＳＢメモリ（ユニバーサルシリアルバスメモリ）等（不図示）であってもよいし、通信手段１６に接続された他の装置の記憶装置であってもよい。

ＵＩ２４は、表示装置及び操作装置から構成される。表示装置は、例えば、液晶ディスプレイ等により構成され、ＣＰＵ２０の制御により各種画像やメッセージ等を表示する。また、操作装置は、例えば、キーボードやマウス等により構成され、ユーザが操作装置を操作することより各種情報が指定される。

通信ＩＦ２５は、通信手段１６を介して他の装置と通信を行うためのインタフェースである。

なお、前述したクライアント装置１０も、配信サーバ１４と同様の構成である。ただし、クライアント装置１０でＣＰＵが実行するプログラムには、クライアント装置１０全体を制御するプログラムが含まれ、またクライアント装置１０のＨＤＤ２３やＲＡＭ２２には、配信サーバ１４から配信されたファイルを格納するための領域が確保されている。

図３は、読取装置１２の構成の一例を示す図である。

読取装置１２は、ＣＰＵ（Central Processing Unit）３０、ＲＯＭ（Read Only Memory）３１、ＲＡＭ（Random Access Memory）３２、通信ＩＦ（Interface）３３、及び読取部３４がバス３５を介して接続されて構成されている。

ＣＰＵ３０は、ＲＯＭ３１に記憶されているプログラム（例えば、読取部３４で書類を読み取って電子化したファイルを、ユーザにより指定されたフォルダ或いは予め定められたフォルダに格納するためのプログラムなどを含む）実行し、読取装置１２全体の動作を制御する。ＲＯＭ３１には、ＣＰＵ３０が実行するプログラムやＣＰＵ３０の処理に必要な情報等が記憶されている。ＲＡＭ３２は、ワークメモリとして使用される。

なお、ＣＰＵ３０が実行するプログラムを記憶するための記憶媒体は、ＲＯＭ３１に限定されない。例えば、フレキシブルディスクやＤＶＤディスク、光磁気ディスクやＵＳＢ（ユニバーサルシリアルバス）メモリ等（不図示）であってもよい。

通信ＩＦ３３は、通信手段１６を介して他の装置と通信を行うためのインタフェースである。

読取部３４は、不図示のプラテンガラスに置かれた書類をＣＣＤ（Charge Coupled Device）やＣＭＯＳ（Complementary Metal Oxide Semiconductor）等の撮像素子により読み取ったり、自動原稿送り部に置かれた書類を撮像素子まで搬送して読み取ったりする。読み取って得られた上記書類の画像を表すファイルは、予め定められた或いはユーザにより指定されたフォルダに出力され格納される。

次に、本実施の形態における配信及び版管理の流れを説明する。

＜配信ルール及び版管理ルールの設定＞

配信サーバ１４の管理者は、配信サーバ１４のＵＩ２４を操作して、配信対象となるファイルの入力から配信（格納）までの流れを規定する配信ルールを設定する。具体的には、管理者は、配信対象のファイルが入力されるフォルダと、配信対象に対して予め定められた処理を行う機能単位（プラグイン）の組み合わせ及び順序と、各プラグインの動作を規定するパラメータとを指定して設定することにより配信ルールを設定する。

例えば、配信対象の書類が読取装置１２で読み取られて得られたファイルが予め定められたフォルダに入力されると、該フォルダからファイルを取得し、該取得したファイルに対してＯＣＲ（Optical Character Recognition、文字認識）処理を行い、ＯＣＲ処理して得られたファイルを第１の格納先に格納し、その後、該ファイルを第２の格納先に格納する配信ルールを設定する場合には、管理者は、配信対象のファイルが入力されるフォルダを指定（フォルダＡ）して、フォルダＡからファイルを取得するプラグイン（プラグインＢ）を指定し、プラグインＢからファイルを受け取ってＯＣＲ処理を行うプラグイン（プラグインＣ）を指定し、プラグインＣからＯＣＲ処理して得られたファイルを第１の格納先に格納するプラグイン（プラグインＤ）を指定し、プラグインＤの後に第２の格納先に格納するプラグイン（プラグインＥ）を指定する（図４も参照。）。なお、図４では、フォルダＡが矩形で示され、各プラグインが円形で示されている。

また、各プラグインの動作を規定するパラメータ、例えば、プラグインＢについてはフォルダＡのアドレス、プラグインＣについては、ＯＣＲ処理するときの解像度、認識エリア、ＯＣＲ処理後のファイルフォーマット等、プラグインＤについては、第１の格納先のアドレス、プラグインＥについては、第２の格納先のアドレス、等がパラメータとして設定される。なお、ファイルを格納する機能を有するプラグインに対して、複数の格納先が指定されていてもよい。

こうして指定された配信ルールは、配信ルールを識別する配信ルール識別情報が付与された状態で、ＨＤＤ２３等に設けられた予め定められた記憶領域に記憶されることにより設定される。なお、管理者に配信ルールを指定させ配信ルールを設定するためのプログラムは、予め配信サーバ１４のＨＤＤ２３等に記憶されており、ＣＰＵ２０がこれを実行することで、管理者がＵＩ２４から配信ルールを指定して設定することが可能に構成されている。

配信サーバ１４は、配信ルールに従って配信を制御すると共に、後述する版管理ルールに従って版管理を行う機能（配信制御部４０）を有している。配信制御部４０は、ＣＰＵ２０が配信制御及び版管理のプログラム（図５も参照。）を実行することにより実現する機能である。

管理者は、配信ルールを設定した後は、該配信ルールに対して版管理ルールを設定する。本実施の形態では、配信サーバ１４は、図５に示すように、配信するファイルのバージョン（版）を管理する。この版管理のルールを定めたものが版管理ルールである。

本実施の形態では、管理者は、以下に示す版管理ルールを規定する情報を指定する。具体的には、まず版管理するか否か指定する。管理者が、「版管理する」と指定した場合には、配信ルールに従って配信されるファイルの版が管理される。また、「版管理しない」と指定した場合には、配信はされるが版管理は行われない。

管理者が、「版管理する」と指定した場合には、更に、版管理箇所、ファイル識別情報取得先、版特定情報、及び旧版化処理方法を指定する。

版管理箇所には、配信ルールで指定された、配信対象のファイルを配信するプラグインを指定する。図４に示す例では、プラグインＤ及びプラグインＥの２つが指定される。なお、配信対象のファイルを配信するプラグインであっても、版管理の対象としない場合には、該プラグインは指定されない。

ファイル識別情報取得先には、版管理を行う対象のファイル（以下、版管理対象のファイル）を識別するためのファイル識別情報を取得するプラグインを指定する。ファイル識別情報は、配信ルールにおける配信対象のファイルに付属する属性情報（例えば、ファイルに付与されたファイル名、ファイルを作成した作成者名、ファイルの作成日等）であってもよいし、ファイルに含まれる情報（例えば、ＯＣＲ処理した後のファイルの１ページ目の部分に含まれる文字情報等）であってもよい。本実施の形態では、取得したファイル識別情報と版特定情報とを比較して対応しているか否かを判定し、対応していると判定した場合には、配信対象のファイルが版管理対象のファイルとして版管理を行うようにしている。また、本実施の形態では、配信ルールで指定されたいずれかのプラグインの機能によってファイル識別情報を取得する。より詳述すると、プラグインの機能によっては、ファイルに付属する予め定められた属性情報を取得し、処理済みのファイルと共に次のプラグインに渡すものがある。また、プラグインの機能により生成されたファイルにファイル識別情報が含まれる場合もある。従って、ここでは、取得したいファイル識別情報を取得する機能を有するプラグインを指定するようにしている。

版特定情報は、版管理対象のファイルを特定する情報であって、上記ファイル識別情報と比較される情報である。版特定情報を指定した場合には、指定した版特定情報に対応するファイル識別情報を有するファイルが版管理対象となる。版特定情報を指定しなかった場合には、全てのファイルが版管理対象となる。詳細は後述する。なお、版特定情報は複数指定可能に構成されている。

旧版化処理方法には、版が古いファイルに対してどのような処理を行うかが指定される。本実施の形態では、版管理対象のファイルが新しく入力され、指定された格納先に版が古く且つ旧版化処理（版が古いファイルに対して、版が古いファイルが最新版のファイルとして使用されないように行われる処理）が未処理のファイルが格納されていた場合に、該入力されたファイルが上記指定された格納先に格納される前に旧版化処理を行うが、この処理方法がここで指定される。なお、旧版化処理方法を版特定情報毎或いはプラグイン毎に指定するようにしてもよい。

こうして指定された版管理ルールは、配信ルール識別情報に対応付けられて、ＨＤＤ２３等の予め定められた記憶領域に記憶されることにより設定される。なお、版管理ルールを設定するためのプログラムは、予め配信サーバ１４のＨＤＤ２３等に記憶されており、ＣＰＵ２０がこれを実行することで、管理者がＵＩ２４から版管理ルールを指定して設定することが可能に構成されている。

なお、詳細は後述するが、版管理対象のファイルについては、最新版のファイルが指定された格納先に格納（配信）される度に版が更新されるため、各版毎に版管理情報がＨＤＤ２３等の記憶手段の予め定められた記憶領域に記憶される。版管理情報は、版特定情報、版を示す版情報、及び該版情報が示す版のファイルを格納した格納先情報を含む。

以下では、社員の週報を示すファイルが予め定められた共有フォルダに入力されると、これを上司のクライアント装置１０の指定されたフォルダに配信する配信ルールを例に挙げて説明する。また、入力されるファイルの名前は、「××週報」（××は社員名）という規則で付与されているものとする。

図６に、版管理ルールの具体例を示す。図６において、版管理箇所４１には、配信ルール識別情報「１」が付与された配信ルールにおけるプラグインＢが指定されている。また、ファイル識別情報取得先４２には、プラグインＡで取得される属性情報α（ここでは、ファイルに付与されたファイル名の先頭２文字とする。すなわち上記「××週報」の××部分）が、ファイル識別情報として取得されることが指定されている。

また、版特定情報４３には、金城、山田という２つの版特定情報が指定されている。なお、版特定情報４３が指定されない場合には、配信対象のファイル全てが版管理対象となる。

旧版化処理方法４４には、配信ルールに指定されている格納先に格納されている古い版のファイルに、配信日などの日付を付加したファイル名を付与してOldフォルダに移動する、とする内容が指定されている。

＜配信制御＞

ユーザは、上記配信ルールを起動させるために、ファイルを入力する。例えば、クライアント装置１０をユーザが操作して通信手段１６を介して配信サーバ１４に設けられた予め定められた共有フォルダに最新版のファイルを格納したり、ユーザが読取装置１２を操作して請求書や報告書などの書類を読み取らせて得られたファイルを読取装置１２内の予め設けられたフォルダ等に記憶させたりする等、配信ルールで規定されるフォルダに配信対象のファイルを入力する。なお、ユーザは配信対象のファイルを入力するときに配信ルール識別情報を指定する。指定された配信ルール識別情報は、配信サーバ１４の配信制御部４０で受け付け、配信ルール識別情報が示す配信ルールを呼び出して、配信プロセスを開始する（配信ルール起動）。配信制御部４０は、配信ルールに規定されたプラグインを順次呼び出し（プラグインのソフトウェアを順次起動して）、前段のプラグインから受け取った処理済みのファイルや属性情報等を次のプラグインに渡して、順次処理が行われるよう制御する。なお、プラグインのソフトウェアは、配信サーバ１４のＨＤＤ２３等の記憶手段に記憶されていてもよいし、不図示の他のコンピュータに記憶され、他のコンピュータでプラグインの機能が実行されてもよい。

＜版管理＞

配信制御部４０は、配信ルールに従って配信制御しつつ、版管理ルールに従って版管理を行う。なお、版管理をしない、とする指定があった場合以外は、図５に示す版管理処理ルーチンを実行する。図５は、版管理に着目したフローチャートであり、配信制御の詳細は割愛されている。また、なお、本実施の形態では、配信ルールに基づいて新たに入力されたファイルを最新版のファイルとして扱うものとする。

ここで、まず、図５と共に、図６、図７及び図８を参照して具体例を挙げながら、版特定情報が指定されている場合の版管理の流れを説明する。

配信制御部４０は、配信ルールに従って、版管理ルールにおいてファイル識別情報取得先として指定されたプラグインを起動すると、ステップ１００で、該プラグインにより取得されるファイル識別情報を取得してＲＡＭ２２に記憶する。図６に示す版管理ルールでは、プラグインＡで取得される属性情報αを取得する。なお、ここでは、「金城」というファイル識別情報が取得されたものとして説明する。

ステップ１０２では、版管理ルールにおいて版特定情報が指定されているか否かを判定する。ここで、版管理ルールにおいて版特定情報が指定されていると判定した場合には、ステップ１０４で、上記取得したファイル識別情報と版特定情報とを比較する。ステップ１０６では、ファイル識別情報と版特定情報とが対応していれば、配信対象のファイルが版管理対象のファイルであると判定し、ファイル識別情報と版特定情報とが対応していなければ、配信対象のファイルが版管理対象のファイルではないと判定する。ファイル識別情報と版特定情報とが対応している場合とは、指定された版特定情報のいずれかと一致している場合であってもよいし、ファイル識別情報及び版特定情報の予め定められた位置の文字（例えば、先頭の２文字など）が一致している場合であってもよいし、一致している文字数が予め定められた数以上の場合であってもよい。

ここでは、ファイル識別情報と版特定情報のいずれかとが一致していれば、ステップ１０６で肯定判定されるとして説明する。例えば、図６に示すように、版特定情報に「金城」が含まれていれば、ステップ１００で取得したファイル識別情報と一致するため、ここでは肯定判定される。

なお、ステップ１０６で否定判定された場合には、ステップ１２０に進み、配信対象のファイルを版管理せずにそのまま配信ルールに従って指定された格納先にファイルを格納（配信）する。なお、指定された格納先に対するアクセス権は予め配信制御部４０に付与されているものとする。

また、ステップ１０６で肯定判定された場合には、次のステップ１０８で、版管理ルールにおいて指定された版特定情報に対応する版管理情報を取得する（読み出す）。

ここで版管理情報について説明する。配信制御部４０による版管理により、版管理対象のファイルについては、最新版のファイルが指定された格納先に格納（配信）される度に版が更新され、各版毎に版管理情報がＨＤＤ２３等の記憶手段の予め定められた記憶領域に記憶される。版管理情報は、配信ルールが一度も実行されていない初期段階では、何も記憶されていない状態であるが、一端配信されれば、版特定情報毎の版管理情報が記憶される。

図７に版管理情報の一例を示す。図７において、版特定情報４３の「金城」に対応して、版情報４５「最新」及び格納先情報４６「//Shared/週報/金城週報.doc」が記憶されている。本実施の形態では、格納先情報を、階層構造（パス名）で記憶している。例えば、図７において、格納先情報４６「//Shared/週報/金城週報.doc」により、「金城週報.doc」というファイル名の最新版のファイルが、フォルダ「Shared」の下のフォルダ「週報」に記憶されていることがわかる。

ステップ１１０では、旧版化処理が未処理の旧版ファイル（入力された最新版のファイルより版が古いファイル）が指定された格納先に記憶されているか否か判定する。ステップ１１０で肯定判定された場合には、ステップ１１２に進む。

ステップ１１２では、旧版化処理を行う。例えば、図６に示すように旧版化処理が指定されていた場合には、フォルダ「Shared」の下のフォルダ「週報」の下に「old」のフォルダを作成し（既にoldのフォルダがある場合にはフォルダ作成の処理は不要である）、フォルダ「Shared」の下のフォルダ「週報」に既に記憶されている古い版のファイルのファイル名「金城週報.doc」を、日付（例えば最新版の配信日）を追加したファイル名（例えば「金城週報(090713).doc」）に変更し、このファイルを「old」のフォルダに移動する。なお、配信制御部４０には、予め、フォルダ「Shared」以下のフォルダに対するアクセス権が付与されているものとする。

ステップ１１４では、上記旧版化処理に応じて版管理情報を更新する。具体的には、版特定情報「金城」に対応させて、版情報「１つ前」及び格納先情報「//Shared/週報/old/金城週報(090713).doc」が新たに追加される。版情報「最新」及びこれに対応する格納先情報は削除される。

ステップ１１６では、配信ルールに従って、指定された格納先に最新版のファイルを格納する。なお、指定された格納先に対するアクセス権は予め配信制御部４０に付与されているものとする。

ステップ１１８では、版管理情報を更新する。具体的には、例えば、版特定情報「金城」についての最新版のファイルが、指定された格納先（例えば、フォルダ「Shared」の下のフォルダ「週報」）に格納された場合には、版特定情報「金城」に対応させて、版情報「最新」及び格納先情報「//Shared/週報/金城週報.doc」が新たに追加される。

従って、最終的には、図７に示す版管理情報が、例えば図８に示すように更新される。

なお、ステップ１１０で否定判定された場合には、ステップ１１６にスキップし、上記と同様の処理を行う。

次に、図５と共に、図８、図９及び図１０を参照して具体例を挙げながら、版管理ルールにおいて版特定情報が指定されていない場合の版管理の流れを説明する。版管理ルールは、図６に示す版管理ルールから版特定情報を除いたものとする。

配信制御部４０は、配信ルールに従って、版管理ルールにおいてファイル識別情報取得先として指定されたプラグインを起動すると、ステップ１００で、該プラグインにより取得されるファイル識別情報を取得してＲＡＭ２２に記憶する。なお、ここでは、「加藤」というファイル識別情報が取得されたものとして説明する。

ステップ１０２で、版管理ルールにおいて版特定情報が指定されていないと判定された場合には、配信対象のファイル全てが版管理対象のファイルとなるため、ステップ１０４、１０６をスキップして、ステップ１０８に進む。

ステップ１０８では、（ここでは版特定情報が指定されていないため）全ての版管理情報を取得する（読み出す）。なお、ここでは、版管理情報の一例として、図８に示す版管理情報が記憶されているものとする。従って、ステップ１０８では、これらが読み出される。

ステップ１１０では、旧版化処理が未処理の旧版ファイルが指定された格納先に記憶されているか否か判定する。なお、図８に示す版管理情報では、「加藤」という版特定情報が存在しないため、ステップ１１０では否定判定され、ステップ１１６に進む。

ステップ１１６では、配信ルールに従って、指定された格納先に最新版のファイルを格納する。

ステップ１１８では、版管理情報を更新する。具体的には、現時点では、「加藤」というファイル識別情報に対応する版特定情報が存在しないため、「加藤」というファイル識別情報に対応する版特定情報「加藤」の項目を追加し、更に版特定情報「加藤」に対応させて、版情報「最新」及びステップ１１６における格納先を示す格納先情報「//Shared/週報/加藤週報.doc」を新たに追加して更新する。これにより、図８に示す版管理情報が、例えば図９に示すように更新される。

図９に示すように版管理情報が更新された後、その状態から更にファイル識別情報が「加藤」を示すファイルが入力された場合には、ステップ１１０で、肯定判定されるため、上記説明したようにステップ１１２で旧版化処理を行って、ステップ１１４で、版管理情報が更新される。具体的には、図１０に示すように、版特定情報「加藤」に対応させて、版情報「１つ前」及び格納先情報「//Shared/週報/old/加藤週報(090730).doc」が新たに追加される。版情報「最新」及びこれに対応する格納先情報は削除される。

そして、上記のように、ステップ１１６で配信ルールに従って、指定された格納先に最新版のファイルを格納した後、ステップ１１８で、版管理情報を更新する。具体的には、例えば、版特定情報「加藤」についての最新版のファイルが、指定された格納先（例えば、フォルダ「Shared」の下のフォルダ「週報」）に格納された場合には、版特定情報「加藤」に対応させて、版情報「最新」及び格納先情報「//Shared/週報/加藤週報.doc」が新たに追加される。これにより、図９に示す版管理情報が、例えば図１０に示すように更新される。

このように、本実施の形態では、版特定情報が指定されていない場合には、配信対象の全てが版管理対象となるため、入力されたファイルを配信する際に、該ファイルのファイル識別情報と版管理情報に含まれる版特定情報とを比較して版を判定し版管理を行う。より具体的には、版管理情報に配信対象のファイルのファイル識別情報に対応する版特定情報がまだ記憶されていない場合には、新たに版管理対象のファイルが入力されたとして、配信対象のファイルのファイル識別情報に対応する版特定情報の項目を追加し、該版特定情報に対応させて上記のように版情報及び格納先情報を記憶する。また、版管理情報に配信対象のファイルのファイル識別情報に対応する版特定情報が既に記憶されている場合には、該版特定情報に対応する版情報及び格納先情報を更新する。

なお、ここでは、ステップ１１４で１つ前の版の版管理情報を更新し、ステップ１１８で最新版の版管理情報を更新する例について説明したが、これに限定されず、例えば、ステップ１１８で、まとめて版管理情報を更新するようにしてもよい。また、最新版のファイルの格納先及びファイル名が毎回同じであるならば、ステップ１１４において、最新の版情報及びそれに対応する格納先情報を削除する処理は行わずに残しておき、ステップ１１４の後に行われるステップ１１８の処理は省略してもよい。

次に、別の具体例を挙げて説明する。

管理者が設定した配信ルールの一例を下記に示す。パラメータの設定については説明を省略する。なお、この配信ルール識別情報は「２」とする。
１）入力：スキャン入力（ここでは、設計部門のユーザが建築現場の設計書を読取装置１２で読み取らせ、読み取って得られたファイルが指定されたフォルダに格納されることを想定）
２）処理：ＯＣＲプラグイン・・・指定された文書をＯＣＲ処理すると共に、ＯＣＲ結果から予め定められた位置に形成された矩形領域に含まれる文字情報（ここでは設計書の種類）を抽出し、上記スキャンされて得られたファイルと共に後段のプラグインに渡す
３）配信：配信プラグイン・・・指定されたフォルダへ配信（格納）する（ここでは、建築現場の管理者に配信されることを想定）

この配信ルールに対して設定された版管理ルールの一例を下記に示す。
・版管理するか否か：する
・版管理箇所：配信ルール２の現場へ配信する配信プラグイン
・ファイル識別情報取得先：ＯＣＲプラグインで取得された設計書の種類
・版特定情報：ビルＡ、ビルＢ
・旧版化処理方法：名前を変更してOldフォルダへ移動。
図１１に、上記版管理ルールを図示する。

なお、本具体例においても、取得したファイル識別情報が版特定情報のいずれか１つに対応（ここでは一致）していれば、そのファイルを版管理対象とし、また最新版として取り扱うこととする。

以下では、既に一度、ビルＡの設計書のファイル及びビルＢの設計書のファイルの配信が行われていることを前提として説明する。

設計部門ユーザは、ビルＡの設計文書を手書きで修正し、読取装置１２を利用して、スキャン入力する。スキャン入力されたファイルは、指定されたフォルダに格納される。読取装置１２では、指定されたフォルダにファイルが格納されると、配信サーバ１４に対して配信ルール識別情報を送信すると共に格納されたファイルを配信サーバ１４に送信して、ＯＣＲプラグインに渡す。

配信サーバ１４の配信制御部４０は、ＯＣＲプラグインにより、指定された矩形領域から文字情報を取得する（上記ステップ１００も参照）。この文字情報は設計書の種類を示し、かつファイル識別情報となる。配信制御部４０は、ファイル識別情報と版特定情報とを比較して版管理対象であるか否かを判定する。ここで、上記取得されたファイル識別情報がビルＡ又はビルＢに一致していれば、版管理対象であるため（ステップ１０６、Ｙ）、これを最新版として取り扱う。ここでは、入力されたファイルのファイル識別情報がビルＡである場合について説明する。

配信制御部４０は、ビルＡの以前配信されたファイルに対して、版管理ルールで指定された旧版化処理を実行する。ここでは、ビルＡの１つ前の版のファイルに対してファイル名に日付を追加して、Design_1228.ctbとし、「//Shared/設計書/ビルA/old/」へ移動する（ステップ１１２も参照）。

その後、ビルＡについての設計書の最新版のファイル（Design.ctb）を指定されたフォルダ「//Shared/設計書/ビルA/」へ格納する（ステップ１１６も参照）。

配信制御部４０は、版管理情報を更新する（ステップ１１４，１１８も参照。）。

これにより、版管理情報は、図１２に示すように変更される。

受信側の建築現場のユーザは、格納先「//Shared/設計書/ビルA」に格納されている設計書のファイルを最新版のファイルとして参照すればよい。版が古いファイルは、別の格納先に移動されているため、誤って最新版のファイルを開かずにすむ。

図１３に、上記実施の形態に係る配信サーバ１４の配信制御部４０の詳細な機能構成を表したブロック図を示す。

配信ルール設定部５０は、ＵＩ２４に設定画面を表示して管理者にＵＩ２４から配信ルールを指定させ、該配信ルールが指定されると該指定された配信ルールを予め定められた記憶領域（配信ルール記憶部５１）に記憶して配信ルールを設定する。

配信ルール記憶部５１には、上述したように配信ルールが記憶される。

配信ルール処理部５２は、配信ルール記憶部５１に記憶されている配信ルールに基づいて、配信処理を制御する（ステップ１１６，１２０等に相当）。

版管理ルール設定部５３は、ＵＩ２４に設定画面を表示して管理者にＵＩ２４から版管理ルールを指定させ、該版管理ルールが指定されると該指定された版管理ルールを予め定められた記憶領域（版管理ルール記憶部５４）に記憶して版管理ルールを設定する。

版管理ルール記憶部５４には、上述したように版管理ルールが記憶される。

ファイル識別情報取得部５５は、版管理ルールで指定されたプラグインで取得されたファイル識別情報を取得する（ステップ１００に相当）。

版判定部５６は、ファイル識別情報取得部５５で取得されたファイル識別情報と版管理ルールで指定された版特定情報とを比較して、版管理対象のファイルか否かを判定する。版管理対象として判定されれば版管理が行われる。また、版判定部５６は、版管理ルールに版特定情報の指定がない場合には、上記取得されたファイル識別情報と版管理情報に記憶されている版特定情報とを比較して、ファイル識別情報に対応する版特定情報が版管理情報内に存在するか否か判定する（ステップ１０２〜１０６に相当）。

旧版化処理部５７は、版判定部５６による比較結果に応じて、版管理ルールで指定された旧版化処理を行う（ステップ１１２に相当）。

版管理情報管理部５８は、版判定部５６による比較結果及び旧版化処理の内容に応じて、版管理情報記憶部５９に記憶されている版管理情報を更新する（ステップ１１４，１１８に相当）。

なお、上記実施の形態では、図１３に示す配信ルール記憶部５１、版管理ルール記憶部５４、及び版管理情報記憶部５９以外の各機能を、配信サーバ１４のＣＰＵ２０がプログラムを実行して上記処理ルーチンを行うことにより実現する例について説明したが、これに限定されず、例えば、図１３に示す各機能をハードウェアにより実現してもよい。

また、上記実施の形態において、更に、古い版のファイルに旧版化処理が行われた、或いは、最新版のファイルが格納されたことをユーザに通知するようにしてもよい。この通知は、版管理ルール内で設定するようにしてもよいし、予め配信制御部４０が該通知を行うように構成されていてもよい。

また、旧版化処理方法は、上記実施の形態で説明した例に限定されない。例えば、以下に示す処理の少なくとも１つを旧版化処理として実行するようにしてもよい。

（１）旧版のファイルのファイル名を最新版と区別がつくよう変更する。
（２）旧版のファイルの格納先を最新版と異なる格納先に変更（ファイルの移動）する。
（３）旧版のファイルを削除する。
（４）旧版のファイルの格納先と最新版のファイルの格納先とが異なる場合に、旧版のファイルが格納されている格納先に、最新版のファイルへのショートカット（リンク）を作成する。
（５）旧版のファイルの格納先と最新版のファイルの格納先とが異なる場合に、旧版のファイルの先頭に、最新版のファイルの格納先を示す文字又は二次元コードを記載したページを挿入する。
（６）旧版のファイルの先頭に、旧版であることを示す文字又は二次元コードを記載したページを挿入する。
（７）旧版のファイルの格納先と最新版のファイルの格納先とが異なる場合に、旧版のファイルの最初のページに、最新版のファイルの格納先を示す文字又は二次元コードを挿入する。
（８）旧版のファイルの最初のページに、旧版であることを示す文字又は二次元コードを挿入する。
（９）旧版のファイルの格納先と最新版のファイルの格納先とが異なる場合に、旧版のファイに、最新版のファイルの格納先を示すアノテーションを追加する。
（１０）旧版のファイルに、旧版であることを示すアノテーションを追加する。
（１１）旧版のファイルの格納先と最新版のファイルの格納先とが異なる場合に、旧版のファイルのファイルフォーマットの属性情報を、最新版のファイルの格納先を示す属性情報に書換える。
（１２）旧版のファイルのファイルフォーマットの属性情報を、旧版であることを示す属性情報に書換える。
（１３）旧版のファイルの格納先に、旧版のファイルと共に、版管理情報が含まれる管理ファイル（例えばXMLファイル）を格納しておき、この管理ファイルを更新する。

なお、（１３）により、旧版のファイルが閲覧ソフト等に読み込まれた際に、例えば管理ファイルを起動させるようプログラムを構成しておけば、その旧版のファイルが最新版でないことがユーザに明示されることになる。

なお、ユーザが版が古いファイルに対して操作中であって、旧版化処理を実行することができない場合は、予め定められた時間をおいてリトライするようにしてもよい。

また、旧版化処理方法を版特定情報毎、或いはプラグイン毎に設定するようにしてもよい。

また、上記実施の形態では、新たに入力されたファイルを最新版として扱う例について説明したが、これに限定されない。例えば、ファイル識別情報が、版特定情報と比較される文字列（第１の文字列）とバージョン（版）を識別するための文字列（第２の文字列）とで構成されていてもよい。すなわち、第１の文字列は版特定情報と比較して版管理対象であるか否かを判定するために用いられ、第２の文字列については、その版が最新版であるか否かを判定するために用いられる。具体的には、例えば、入力されたファイルから取得された第２の文字列が示す数が、過去入力されたファイルのファイル識別情報に含まれていた第２の文字列が示す数よりも大きな数であった場合などにおいて、該入力されたファイルを最新版のファイルとして扱い、上記図５で説明した流れで版管理を行うようにし、それ以外は、該入力されたファイルは版管理せずに破棄するようにしてもよい。この場合、第２の文字列についても版特定情報に対応付け、版管理情報として記憶しておくとよい。

また、このように最新版か否かを判定するための設定情報を版管理ルールに含めるようにしてもよい。

１０ クライアント装置
１２ 読取装置
１４ 配信サーバ
１６ 通信手段
２０ ＣＰＵ
２１ ＲＯＭ
２２ ＲＡＭ
２３ ＨＤＤ
２４ ＵＩ
２５ 通信ＩＦ
２６ バス
３０ ＣＰＵ
３１ ＲＯＭ
３２ ＲＡＭ
３３ 通信ＩＦ
３４ 読取部
３５ バス
４０ 配信制御部
５０ 配信ルール設定部
５１ 配信ルール記憶部
５２ 配信ルール処理部
５３ 版管理ルール設定部
５４ 版管理ルール記憶部
５５ ファイル識別情報取得部
５６ 版判定部
５７ 旧版化処理部
５８ 版管理情報管理部
５９ 版管理情報記憶部

Claims (6)

1. 格納先が指定されたデータが入力された場合に、前記入力されたデータが前記指定された格納先に格納されるように制御する制御手段と、
   前記指定された格納先に前記入力されたデータより版が古いデータが格納されていた場合に、前記版が古いデータが最新版のデータとして使用されないように、前記入力されたデータが前記格納先に格納される前に、前記版が古いデータに対して予め定められた処理を実行する処理手段と、
   を備えた情報処理装置。
2. 版管理対象のデータを特定するための特定情報を設定する特定情報設定手段と、
   入力されたデータを識別する識別情報を取得する取得手段と、
   前記特定情報設定手段で設定された特定情報と前記取得手段で取得された識別情報とが対応しているか否かを判定する判定手段と、
   を更に備え、
   前記処理手段は、前記判定手段により前記特定情報設定手段で設定された特定情報と前記取得手段で取得された識別情報とが対応していると判定され且つ前記指定された格納先に前記入力されたデータより版が古いデータが格納されていた場合に、前記入力されたデータが前記格納先に格納される前に、前記予め定められた処理を実行する
   請求項１記載の情報処理装置。
3. 前記版が古いデータが最新版のデータとして使用されないように前記処理手段が実行する処理の内容を前記指定された格納先毎に設定する処理内容設定手段と、
   前記処理手段は、前記予め定められた処理として、前記指定された格納先に応じて前記処理内容設定手段で設定された内容の処理を実行する
   請求項１又は請求項２に記載の情報処理装置。
4. 版管理対象のデータの格納先を示す情報を版毎に記憶する記憶手段と、
   前記制御手段により前記最新版のデータを格納した場合に、前記記憶手段の情報を更新する更新手段と、
   を更に備え、
   前記処理手段は、前記版毎に記憶された情報に基づいて前記指定された格納先に前記最新版のデータより版が古いデータが格納されているか否かを判断する判断手段を含む
   請求項１〜請求項３のいずれか１項記載の情報処理装置。
5. 書類を読み取る読取装置と、
   格納先が指定され且つ前記読取装置で読み取られたデータが入力された場合に、前記入力されたデータが前記指定された格納先に格納されるように制御する制御手段、及び前記指定された格納先に前記入力されたデータより版が古いデータが格納されていた場合に、前記版が古いデータが最新版のデータとして使用されないように、前記入力されたデータが前記格納先に格納される前に、前記版が古いデータに対して予め定められた処理を実行する処理手段を備えた情報処理装置と、
   を有する情報処理システム。
6. コンピュータを、
   格納先が指定されたデータが入力された場合に、前記入力されたデータが前記指定された格納先に格納されるように制御する制御手段、及び
   前記指定された格納先に前記入力されたデータより版が古いデータが格納されていた場合に、前記版が古いデータが最新版のデータとして使用されないように、前記入力されたデータが前記格納先に格納される前に、前記版が古いデータに対して予め定められた処理を実行する処理手段、
   として機能させるためのプログラム。

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