JP5163035B2 - 文書管理システム、装置、及び方法 - Google Patents
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Description
また、上記実施形態のいくつかでは、文書のハードコピーは画像キャプチャ装置のユーザ側のプリンタにより印刷され、編集され、画像キャプチャ装置によりスキャンされた。しかし、言うまでもなくハードコピーは別のところで印刷されてもよい。
Claims (23)
- 受信手段と判断手段とリンク手段と維持手段とを有する文書管理装置における文書管理方法であって、
データベース中の文書の複数の電子バージョンにそれぞれ一意的な文書インデックスIDが関連付けられ、
(a)前記受信手段が、文書のスキャンされたバージョンを画像読取装置から受信する段階と、
(b)前記判断手段が、前記スキャンされたバージョンに関連付けられた文書インデックスIDに基づき、前記文書の前記複数の電子バージョンのうちの一電子バージョンを決定し、前記スキャンされたバージョンが前記一電子バージョンの更新バージョンであると判断する段階と、
(c)前記リンク手段が、前記スキャンされたバージョンを前記データベースにアップロードし、前記一電子バージョンの更新バージョンとしてリンクする段階と、
(d)前記維持手段が、前記データベース中の前記文書の前記複数の電子バージョンのグループ化を維持する段階とを有する
方法。 - 前記文書管理装置は、印刷手段をさらに有し、
前記印刷手段が、前記文書の前記ハードコピーを文書インデックスID情報を付して印刷する段階をさらに有する、請求項1に記載の方法。 - 前記判断手段は、抽出手段と決定手段とをさらに有し、
前記抽出手段が、前記文書の前記編集されたハードコピーの前記スキャンされたバージョンを処理して、それに付された文書インデックスID情報を抽出する段階と、
前記決定手段が、前記抽出された文書インデックスID情報を用いて前記文書インデックスID情報と関連付けられた前記一電子バージョンを決定する段階とをさらに有する、請求項1に記載の方法。 - 前記文書管理装置は、比較手段をさらに有し、
前記比較手段が、前記編集された文書のハードコピーの前記スキャンされたバージョンの内容を前記抽出された文書インデックスID情報と関連付けられた前記一電子バージョンの内容と比較する段階をさらに有する、請求項3に記載の方法。 - 前記文書管理装置は、割り当て手段をさらに有し、
前記割り当て手段が、文書インデックスIDを前記編集された文書のハードコピーの前記スキャンされたバージョンに割り当てる段階をさらに有し、前記スキャンされたバージョンは対応する文書インデックスIDとともに前記データベースに保存される、請求項1に記載の方法。 - 前記文書管理装置は、防止手段をさらに有し、
前記防止手段が、前記文書の前記スキャンされたバージョンが前記文書の終了化バージョンである表示を含むとき、前記文書の前記複数の電子バージョンをロックして前記文書の別のバージョンの追加を防止する段階をさらに有する、請求項1に記載の方法。 - 前記文書管理装置は、ロック手段とをさらに有し、
前記抽出手段が、前記編集された文書のハードコピーの前記スキャンされたバージョンを処理して、それに付された承認サインを抽出する段階と、
前記ロック手段が、前記承認サインを前記スキャンされたバージョンから抽出したとき、前記文書の最終バージョンとして前記スキャンされたバージョンをロックする、請求項4に記載の方法。 - 前記抽出手段が、前記編集された文書のハードコピーの前記スキャンされたバージョンを処理して、それに付された文書インデックスID情報と承認サインとを抽出する段階と、
前記決定手段が、前記抽出された文書インデックスID情報を用いて前記文書インデックスID情報と関連付けられた前記一電子バージョンを決定する段階と、
前記比較手段が、前記編集された文書のハードコピーの前記スキャンされたバージョンの内容を前記抽出された文書インデックスID情報と関連付けられた前記一電子バージョンの内容と比較する段階と、
前記ロック手段が、(i)前記スキャンされたバージョンから前記承認サインが抽出され、(ii)前記スキャンされたバージョンの内容が前記一電子バージョンの内容と同じであるとき、前記スキャンされたバージョンをその文書の最終バージョンとしてロックする段階とを有する、請求項7に記載の方法。 - 前記文書のスキャンされたバージョンはバーコードがついたカバーシートを含み、前記バーコードがついたカバーシートは編集された文書のハードコピーに付された注釈を認証するサインを含む、請求項1に記載の方法。
- 前記文書のハードコピーは、前記文書の前記一電子バージョンのプリントアウトである、請求項1に記載の方法。
- 前記文書の編集されたハードコピーはコンピュータのプリントアウトに手書きまたはタイプで追加された注釈を含む、請求項10に記載の方法。
- 前記文書管理装置は、選択させる手段と、読ませる手段と、要求させる手段と、作成手段とをさらに有し、
前記選択させる手段が、前記文書の複数の電子的バージョンのリストを表示してユーザに前記文書の前記電子的バージョンの1つを選択させる段階と、
前記読ませる手段が、前記文書の前記選択されたバージョンを表示して前記ユーザにその内容を読ませる段階と、
前記要求させる手段が、前記ユーザに前記文書の前記選択されたバージョンのプリントアウトを要求させる段階と、
前記作成手段が、前記ユーザは前記プリントアウトを編集し、編集したプリントアウトをスキャンして、前記文書の前記スキャンされたバージョンを作成する、請求項1に記載の方法。 - 前記文書の前記選択されたバージョンの前記プリントアウトは文書インデックスID情報を含む、請求項12に記載の方法。
- 前記文書の前記複数の電子的バージョンは複数のユーザがアクセス可能であり、正当なユーザであっても、前記文書の前記電子的バージョンへのアクセス権が認証されてからアクセスできる、請求項1に記載の方法。
- 前記文書管理装置は、表示手段と、アップロードさせる手段とをさらに有し、
前記表示手段が、正当なユーザのアクセス権が認証されてから、前記正当なユーザがアクセス権を有する格納された作業文書のリストを表示する段階と、
前記選択させる手段が、前記ユーザに前記作業文書の1つを選択させる段階と、
前記表示手段が、前記データベースに格納された前記作業文書のバージョンのリストを表示する段階と、
前記アップロードさせる手段が、前記ユーザに前記作業文書の他のバージョンをスキャンさせ、前記他のバージョンを前記データベースにアップロードさせる段階とを有する、請求項12に記載の方法。 - 前記文書管理装置は、格納手段と指定させる手段と選択させる手段とをさらに有し、
前記格納手段が、正当なユーザがアクセス権を有する各作業文書のインデックス情報を格納する段階と、
前記指定させる手段が、前記正当なユーザのアクセス権が認証された後、前記ユーザに前記作業文書を検索するための1つ以上の用語を指定させる段階と、
前記選択させる手段が、前記作業文書のうち前記指定された用語を含むもののリストを返し、前記ユーザに前記リスト中の作業文書の1つを選択させる段階とを有する、請求項1に記載の方法。 - 前記選択させる手段が、複数の電子的テンプレートのリストを表示して、ユーザに印刷のために前記電子的テンプレートの1つを選択させる段階を有し、
前記ユーザは前記プリントアウトを編集し、編集したプリントアウトをスキャンして、電子的文書を作成する、請求項12または16に記載の方法。 - さらに、前記指定させる手段が、ユーザに、前記文書の前記スキャンしたバージョンに含めるインデックス情報を指定させる段階を有する、請求項16に記載の方法。
- 前記文書管理装置は、関連付ける手段をさらに有し、
前記関連付ける手段が、前記文書の各電子的バージョンを対応する文書インデックスID番号と関連付ける段階と、
前記関連付ける手段が、各文書インデックスIDを、前記文書の対応する電子バージョンが前記文書のスキャンされたバージョンであるか示す情報と関連づける段階とをさらに有する、請求項1に記載の方法。 - 前記文書管理装置は送信手段をさらに有し、
前記送信手段が、前記文書の前記スキャンされたバージョンが前記電子的データベースにアップロードされたとの通知を事前に指定された1つ以上のアドレスに送信する段階をさらに有する、請求項1に記載の方法。 - コンピュータにより実行されると、前記コンピュータに文書管理方法を実行させるコンピュータプログラムであって、
データベース中の文書の複数の電子バージョンにそれぞれ一意的な文書インデックスIDが関連付けられ、
(a)文書のスキャンされたバージョンを画像読取装置から受信する段階と、
(b)前記判断手段が、前記スキャンされたバージョンに関連付けられた文書インデックスIDに基づき、前記文書の前記複数の電子バージョンのうちの一電子バージョンを決定し、前記スキャンされたバージョンが前記一電子バージョンの更新バージョンであると判断する段階と、
(c)前記リンク手段が、前記スキャンされたバージョンを前記データベースにアップロードし、前記一電子バージョンの更新バージョンとしてリンクする段階と、
(d)前記維持手段が、前記データベース中の前記文書の前記複数の電子バージョンのグループ化を維持する段階とを実行させる、コンピュータプログラム。 - 文書管理装置であって、
データベース中の文書の複数の電子バージョンにそれぞれ一意的な文書インデックスIDが関連付けられ、
文書のスキャンされたバージョンを画像読取装置から受信する受信手段と、
前記スキャンされたバージョンに関連付けられた文書インデックスIDに基づき、前記文書の前記複数の電子バージョンのうちの一電子バージョンを決定し、前記スキャンされたバージョンが前記一電子バージョンの更新バージョンであると判断する判断手段と、
前記スキャンされたバージョンを前記データベースにアップロードし、前記一電子バージョンの更新バージョンとしてリンクするリンク手段と、
前記データベース中の前記文書の前記複数の電子バージョンのグループ化を維持する維持手段とを有する
文書管理装置。 - 文書管理システムであって、
画像読取装置と、
データベースと、
データ通信ネットワークを介して前記画像読取装置に結合した文書マネージャとを有し、
前記データベース中の文書の複数の電子バージョンにそれぞれ一意的な文書インデックスIDが関連付けられ、
前記文書マネージャは、
文書のスキャンされたバージョンを画像読取装置から受信し、
前記スキャンされたバージョンに関連付けられた文書インデックスIDに基づき、前記文書の前記複数の電子バージョンのうちの一電子バージョンを決定し、前記スキャンされたバージョンが前記一電子バージョンの更新バージョンであると判断し、
前記スキャンされたバージョンを前記データベースにアップロードし、前記一電子バージョンの更新バージョンとしてリンクし、
前記データベース中の前記文書の前記複数の電子バージョンのグループ化を維持する、
システム。
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