JP4797925B2 - 情報処理プログラムおよび情報処理システム - Google Patents

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Description

本発明は、情報処理プログラムおよび情報処理システムに関する。
近年、情報やサービスを特定の利用者に提供する方法として、その情報又はサービスを提供するためのＷｅｂページのＵＲＬ(Uniform Resource Locator)を含んだ電子メールを、それら特定の利用者たちに送信することが行われている。
特許文献１に開示されたサーバは、Ｗｅｂサーバにアクセス可能なＷｅｂサーバアドレスコード（アドレス情報）と、顧客を識別するためのアクセスコード（識別情報）とを、一組に組み合せてＵＲＬアドレスを作成し、それを電子メールに盛り込んで発信する。電子メールを受けた顧客等が、その電子メールに盛り込まれているＵＲＬアドレスをクリックすると、自動的にそのＵＲＬアドレスを用いてＷｅｂサーバに対するアクセスが開始される。サーバは、そのときのＵＲＬアドレスに含まれるアクセスコード（識別情報）から、電子メールを送った特定人と特定でき、アクセスの際に入力される顧客入力情報を顧客特定情報と対応付けて収集できる。
特開２００１−２９０７４０号公報
本発明は、特定の利用者宛の通知に含まれる、情報又は処理機能を提供する装置と通信するための情報が、その利用者以外の第三者によって利用されてしまうことを防止又は低減することを目的とする。
請求項１の発明は、処理装置によって提供される情報を特定する、又は前記処理装置によって提供される処理機能を特定する対象特定情報と、認証の第１段階である旨を示す第１段階情報と、前記処理装置によって提供される情報の提供先である利用者を特定する、又は前記処理装置によって提供される処理機能の提供先である利用者を特定する利用者特定情報と、を含んだ第１の通知情報を当該利用者宛に送信するステップと、前記第１の通知情報の前記対象特定情報及び前記第１段階情報及び前記利用者特定情報を含む要求を受けた場合に、認証の第一段階の処理として、前記対象特定情報と、認証の第２段階である旨の示す第２段階情報と、を含んだ第２の通知情報を、前記要求に含まれる前記利用者特定情報に対応する利用者宛に送信するステップと、前記第２の通知情報の前記対象特定情報及び前記第２段階情報を含む要求を利用者から受けると、認証の第２段階の処理として、当該利用者に当該対象特定情報が特定する前記処理装置によって提供される情報又は処理機能を提供するように前記処理装置に指示するステップと、をコンピュータに実行させる。
請求項２の発明は、請求項１の発明において、前記第２の通知情報を送信するステップでは、前記第２の通知情報として、制約条件に対応づけられた第２の通知情報を送信し、前記処理装置に指示するステップでは、前記利用者から受けた前記第２の通知情報の少なくも一部を含む要求が、前記第２の通知情報に対応する制約条件を満足する場合に、前記第２の通知情報内の前記対象特定情報が特定する前記処理装置によって提供される情報又は処理機能を提供するように前記処理装置に指示する。
請求項３の発明は、請求項１の発明において、前記第２の通知情報を送信するステップでは、有効期限が設定された前記第２の通知情報を送信し、前記処理装置に指示するステップでは、利用者から要求を受けた時点がその要求に含まれる第２の通知情報に対して設定された有効期限以内であれば、前記第２の通知情報内の前記対象特定情報が特定する前記処理装置によって提供される情報又は処理機能を提供するように前記処理装置に指示する。
請求項４記載の発明は、請求項３記載の発明において、前記第２の通知情報を送信するステップでは、前記利用者から有効期限の入力を受け付け、入力された有効期限を設定した第２の通知情報を送信する。
請求項５の発明は、請求項１の発明において、前記第２の通知情報を送信するステップでは、秘密情報と対応づけられた前記第２の通知情報を送信し、前記処理装置に指示するステップでは、前記利用者から、前記第２の通知情報の少なくとも一部を含む要求に対応づけて、前記第２の通知情報に対応づけられた正しい秘密情報が入力された場合に、前記第２の通知情報内の前記対象特定情報が特定する前記処理装置によって提供される情報又は処理機能を提供するように前記処理装置に指示する。
請求項６の発明は、請求項５の発明において、前記第２の通知情報を送信するステップでは、前記利用者から秘密情報の入力を受け付け、入力された秘密情報と対応づけられた第２の通知情報を送信する。
請求項７の発明は、処理装置によって提供される情報を特定する、又は前記処理装置によって提供される処理機能を特定する対象特定情報と、認証の第１段階である旨を示す第１段階情報と、前記処理装置によって提供される情報の提供先である利用者を特定する、又は前記処理装置によって提供される処理機能の提供先である利用者を特定する利用者特定情報と、を含んだ第１の通知情報を当該利用者宛に送信する第１通知送信部と、前記第１の通知情報の前記対象特定情報及び前記第１段階情報及び前記利用者特定情報を含む要求を受けた場合に、認証の第一段階の処理として、前記対象特定情報と、認証の第２段階である旨の示す第２段階情報と、を含んだ第２の通知情報を、前記要求に含まれる前記利用者特定情報に対応する利用者宛に送信する第２通知送信部と、前記第２の通知情報の前記対象特定情報及び前記第２段階情報を含む要求を利用者から受けると、認証の第２段階の処理として、当該利用者に当該対象特定情報が特定する前記処理装置によって提供される情報又は処理機能を提供するように前記処理装置に指示する指示部と、を備える。
請求項１又は７の発明によれば、正当な利用者以外の第三者が第１の通知情報を取得したとしても、それだけでは処理装置から情報又は処理機能の提供を受けることができなくできる。
請求項２の発明によれば、第三者が第２の通知情報を取得した場合でも、発明を採用しない場合に比較して、その第三者が処理装置の提供する情報又は処理機能を利用する可能性を低減できる。
請求項３の発明によれば、第三者が第２の通知情報を取得した場合でも、その第三者は有効期限以内に要求を行わない限り、情報又は処理機能を利用することができなくなり、発明を採用しない場合に比較して、その第三者が処理装置の提供する情報又は処理機能を利用する可能性を低減できる。
請求項４の発明によれば、第２の通知情報の有効期限を、情報又は処理機能の提供を受ける利用者自身が指定できる。
請求項５の発明によれば、第三者が第２の通知情報を取得した場合でも、その第三者は秘密情報を正しく入力しない限り、情報又は処理機能の提供を受けることができない。
請求項６の発明によれば、第２の通知情報に対応づけられる秘密情報を、情報又は処理機能の提供を受ける利用者自身が指定できる。
まず、図１を参照して、本実施形態の方式が適用できる文書管理システムの一例について説明する。
このシステムは、利用者側のＬＡＮ（ローカルエリアネットワーク）１０に接続されたＭＦＰ（Multifunction Peripheral）２０，クライアントＰＣ（パーソナルコンピュータ）３０，及びメールサーバ４０と、サーバ側のＬＡＮ５０に接続された文書管理サーバ６０及びメールサーバ７０とを含む。ＭＦＰ２０，クライアントＰＣ（パーソナルコンピュータ）３０，及びメールサーバ４０と、文書管理サーバ６０及びメールサーバ７０は、ＬＡＮ１０または５０を介してインターネット８０に接続されている。
文書管理サーバ６０は、登録された文書ファイルを保存し、それら文書ファイルを利用者に提供するコンピュータシステムである。
ＭＦＰ２０は、いわゆるデジタル複合機であり、例えばスキャン機能、コピー機能、プリント機能、ファクシミリ機能のうちの少なくとも１つを備えている。また、ＭＦＰ２０は、ＬＡＮ等のネットワークに接続する機能や、ネットワーク上のＷｅｂサービスを利用するための機能を備える。ＭＦＰ２０は、これらのネットワークを介して文書管理サーバ６０からサービスを受けることができる。ＭＦＰ２０は、例えばスキャン機能により読み取った文書のファイルを、文書管理サーバ６０に登録することができる。
クライアントＰＣ３０は、Ｗｅｂ（すなわちWorld Wide Web）ブラウザ３２とメールツール（すなわちメールクライアント・プログラム）３４とを備える。利用者は、Ｗｅｂブラウザ３２とメールツール３４を用いて、文書管理サーバ６０のサービスを受けることができる。
クライアントＰＣ３０は、ＬＡＮ１０に接続されたメールサーバ４０を介して電子メールの送受信を行う。
ＭＦＰ２０及びクライアントＰＣ３０は、文書管理サーバ６０からサービスを受けるクライアントの一例である。ＰＣやＭＦＰ以外の装置も、文書管理サーバ６０のクライアントとなり得る。図１でＭＦＰ２０及びクライアントＰＣ３０をそれぞれ１つずつ示したのは、あくまで例示にすぎない。文書管理サーバ６０のクライアントはもっと多数存在してもよい。また、当然ながら、それらクライアントは、同じＬＡＮ１０に接続されていなくてもよい。また、ＭＦＰ２０は、自分の接続されているＬＡＮ１０上のメールサーバ４０ではなく、インターネット８０上のメールサーバ４０を介して電子メールを送信または受信してもよい。
次に、図２を用いて、ＭＦＰ２０の機能構成の一例の詳細を説明する。ＭＦＰ２０は、例えば、ＭＦＰ基本機能部２１０と、外部サービス連携部２２０と、ネットワーク機能部２３０とを備える。
ＭＦＰ基本機能部２１０は、スキャン部２１１，コピー部２１２，プリント部２１３，ファックス処理部２１４，ファイル作成部２１５及び設定管理部２１６を備える。スキャン部２１１は、紙等のシート媒体上の原稿画像を光学的に読み取って電子的な画像データを生成する装置である。プリント部２１３は、画像データをシート媒体上に印刷する装置である。コピー部２１２は、シート媒体上の原稿画像を別のシート媒体に複写するための機能部分である。コピー部２１２の機能は、スキャン部２１１で読み取った原稿の画像データをプリント部２１３に供給して印刷させることにより実現することができる。ファックス処理部２１４は、ファクシミリの送信または受信のための装置である。ファックス処理部２１４は、例えば、スキャン部２１１が読み取った原稿の画像データを宛先に送信する。またファックス処理部２１４は、例えば、電話回線から受信したファクシミリ画像をプリント部２１３に渡して印刷させたり、そのファクシミリ画像を記憶装置に蓄積したりする。ファイル作成部２１５は、スキャン部２１１が読み取った原稿画像から、指定されたファイル形式の画像ファイルを作成する。ファイル作成部２１５は、例えばＰＤＦ(Portable Document Format)や、富士ゼロックス株式会社の開発したDocuWorks（登録商標）形式など、１以上のファイル形式に対応しており、それらファイル形式のうち、利用者から明示的に指定された、またはデフォルト形式として設定されているファイル形式の画像ファイルを生成する。設定管理部２１６は、スキャン部２１１，コピー部２１２，プリント部２１３，ファックス処理部２１４及びファイル作成部２１５などの各手段の動作に関する各種の設定項目の値を管理する。設定管理部２１６は、ＭＦＰ２０の管理者や一般利用者から各設定項目の設定を受け付ける。スキャン部２１１等の各手段は、設定管理部２１６の設定値を参照して動作を行う。
ネットワーク機能部２３０は、ＬＡＮやインターネットなどのデータ通信ネットワークを介して他の装置と通信するための手段である。ネットワーク機能部２３０は、通信インタフェース回路などのようなデータ通信のためのハードウエアを備える。またネットワーク機能部２３０は、通信プロトコル実行部２３１を備える。通信プロトコル実行部２３１は、データ通信の為のプロトコルを実行する。通信プロトコル実行部２３１が実行する通信プロトコルとしては、例えば、SNMP(Simple Network Management Protocol)等といったネットワーク危機管理プロトコル、コンピュータからの印刷指示を受け付けるためのLPD (Line Printer Daemon)等の印刷プロトコル、コンピュータからのスキャン指示を処理するためのプロトコルなどがある。また、通信プロトコル実行部２３１は、SOAP(Simple Object Access Protocol)などのような、Ｗｅｂサービスを利用するためのプロトコルも実行する。
外部サービス連携部２２０は、ＬＡＮやインターネット８０上にある外部サービスを利用した処理を実行する。外部サービスは、ネットワーク上にあるサーバにより提供される処理機能であり、例えばＷｅｂサービスとして実現される。外部サービスを利用することで、ＭＦＰ２０を操作する利用者に対し、ＭＦＰ２０が備えていない情報処理機能を提供することができる。例えば、ＭＦＰ２０が読み取った原稿画像に対し、ＭＦＰ２０が画像処理や文字認識などの処理を外部サービスにて施すことができる。外部サービスの例としては、この他に、ファイル形式の変換、データベースへのファイルの登録など、様々なものが考えられる。
外部サービス連携部２２０は、処理指示書を参照することで連携処理の実行を制御する。連携処理は、１以上のサービスが連携することにより実現される処理である。処理指示書は、連携処理を定義する定義情報を記述したファイルである。処理指示書には、１つの連携処理を構成する各サービスと、それらサービスの実行順序の情報とが記述される。処理指示書において、各サービスは、そのサービスを一意に特定する識別情報により表される。このような識別情報としては、そのサービスにアクセスするためのアクセス情報（例えばＵＲＬ(Uniform Resource Locator)）を用いてもよいし、所定の規則に従って一意に付与された識別番号を用いてもよいし、その他のものを用いてもよい。連携処理内での各サービスの実行順序には、条件分岐や繰り返しなどが含まれてもよい。また、処理指示書には、連携処理全体についての処理パラメータや、個々のサービスについての処理パラメータを記述することもできる。例えば、電子メール送信サービスの場合、電子メールの送信宛先は処理パラメータの一つとなる。処理指示書によれば、例えばＭＦＰ２０で読み取った原稿画像に対し、インターネット８０上のサーバＡ（図示省略）で文字認識を施し、原稿画像とその文字認識結果とを含んだファイルをメールサーバから所定の宛先に送信する、などといった連携処理を記述できる。なお、処理指示書に基づく連携処理については、例えば特開２００４−２８８１１２号公報(又はUS-2004-0194108-A1)にその一例が示されるので、必要に応じ参照されたい。
外部サービス連携部２２０において、外部サービス情報管理部２２１は、外部サービスごとに、その外部サービスにアクセスするためのアクセス情報（例えばＵＲＬ）などといった属性情報を保持する。
処理指示書取得部２２２は、ＬＡＮ又はインターネット８０上にある文書管理サーバ６０から、処理指示書のリストを取得し、利用者に提示する。この例では、ＭＦＰ２０が利用可能な様々な処理指示書を文書管理サーバ６０から提供する。ＭＦＰ２０を操作する利用者は、文書管理サーバ６０からリストを取得し、その中から自分の希望する処理指示書を選択する。選択結果の情報は、処理指示書取得部２２２からＭＦＰ２０に伝えられ、これに応じてＭＦＰ２０が、選択された処理指示書を処理指示書取得部２２２に提供する。文書管理サーバ６０はＷｅｂサービスとして実現することができる。この場合、処理指示書取得部２２２は、通信プロトコル実行部２３１のＷｅｂサービスアクセス用のプロトコルを用いて、リストの取得や、処理指示書の取得を行う。
処理指示書実行部２２３は、利用者の指示に応じて処理指示書取得部２２２が取得した処理指示書、又はＭＦＰ２０にあらかじめ登録されている処理指示書のうち利用者が選択した処理指示書を解釈し、そのファイル内に記述された各サービスを順に呼び出すことで、連携処理を実現する。
次に図３を参照して、文書管理サーバ６０の機能構成の一例の詳細を説明する。この文書管理サーバ６０は、文書ファイルを登録する機能と、登録した文書ファイルを指定された通知先に配布する機能とを備える。この配布機能は、基本的には、文書管理サーバ６０内に格納されたその文書ファイルに対するアクセス情報（例えばＵＲＬ）を記載した電子メール（以下「通知メール」と呼ぶ）を通知先に送ることにより実現する。この場合、電子メールを受け取った利用者がそのアクセス情報を用いて文書管理サーバ６０にアクセスすると、文書管理サーバ６０はそのアクセスの際に利用者側から送られてくる情報に基づき、対象の文書ファイルを特定し、そのファイルを利用者側に提供するための処理を行う。ここで、本実施形態では、２段階の通知メールを送ることで、正当な通知先以外の人に文書ファイルが取得される可能性を低減する。２段階の通知メールによる文書配布処理の詳細については、後で詳しく説明する。その前に、この文書管理サーバ６０の概要について説明する。
この例の文書管理サーバ６０は、図４に示すように、「キャビネット」１０００−１，２，３，・・・（以下、キャビネット１０００と総称）と呼ばれる文書空間を提供する。１つのキャビネット１０００は１つの利用者グループに対して割り当てられる。キャビネット１０００には、それぞれ一意なキャビネットＩＤ（識別情報）が割り当てられる。また、キャビネット１０００にはキャビネット属性１００５が対応づけられている。キャビネット属性１００５には、画面表示などに用いるキャビネットの表示名や説明、キャビネットの管理機能を利用する場合に必要な管理パスワード、キャビネットにアクセスするために必要なアクセス用パスワードなどが含まれる。キャビネットの中には、１以上のボックス１０１０を設定することができる。ボックス１０１０は、一般的なファイルシステムにおけるフォルダ又はディレクトリに該当する。キャビネット１０００の管理者又は利用者は、目的に応じてボックス１０１０を作成し、その中に文書ファイル１０２０を登録することができる。ボックス１０１０には、一意なボックスＩＤが割り当てられ、ボックス属性１０１５が対応づけられる。ボックス属性１０１５には、画面表示などに用いるボックスの表示名や説明、ボックスにアクセスするために必要なアクセス用パスワード、そのボックス１０１０に登録された文書ファイルの保持期間が含まれる。また、ボックス属性１０１５には、そのボックス１０１０に文書ファイルが登録されたときに通知メールを出すべき通知先メールアドレスのリストが含まれる。
再び図３の説明に戻ると、文書管理部６１０は、図４に例示した文書空間の管理を行う。文書管理部６１０において、キャビネット管理部６１１はキャビネット群を、ボックス管理部６１２はボックス群を、ファイル管理部６１３はファイル群を、それぞれ管理する。
ボックス管理部６１２が管理するボックス属性のデータ内容の一例を図５及び図６に示す。図５及び図６に例示するテーブルでは、それぞれ１つの行が１つのボックスに対応する。図５に示すように、ボックスの属性には、そのボックスの属するキャビネットのキャビネットＩＤ、そのボックス自身のボックスＩＤ、そのボックスの名前、説明文、そのボックスに登録された文書を利用者がダウンロードする際にキャビネットのパスワードを要求するか否かを示す情報、通知メールに記載する格納通知メッセージ、そのボックスに登録されたファイルの保持期間、の各情報が含まれる。また、図６に示すように、ボックスに文書ファイルが登録された時に通知メールを送る通知先の電子メールアドレスが、そのボックスのボックスＩＤ及びそのボックスが属するキャビネットのキャビネットＩＤと対応づけて登録されている。
ファイル管理部６１３が管理するファイル属性の一例を図７に示す。図７に示すように、ファイルの属性には、そのファイルの属するボックスが属するキャビネットのキャビネットＩＤ、そのボックスのボックスＩＤ、そのファイル自身のファイルＩＤ、そのファイルのファイル名、そのファイルに付随する説明文、そのファイルの登録日時、そのファイルの保持期限、の各情報が含まれる。
また、ファイルアクセスＵＲＬ処理部６１４は、利用者に送る通知メールに載せるＵＲＬを作成する。また、ファイルアクセスＵＲＬ処理部６１４は、通知メール上のＵＲＬを用いて利用者が文書管理サーバ６０にアクセスしてきたときに利用者側から送られてくる情報を解析し、その解析結果に基づき文書ファイルをその利用者に提供するか否かを判定する処理を行う。この処理の詳細は、後で説明する。
ユーティリティ機能部６２０は、文書管理部６１０の処理に付随する各種の処理を実行する手段である。ユーティリティ機能部６２０において、メール送信部６２１は、通知メールを送信する。ログ管理部６２２は、文書管理サーバ６０に対する各利用者からの操作（例えば文書ファイルの登録や、文書ファイルのダウンロードなど）やエラー発生などの履歴情報を記録する。処理指示書作成部６２３は、ＭＦＰ２０からの要求に応じて、文書管理サーバ６０が提供する各種サービスを利用した処理を示す処理指示書を作成し、ＭＦＰ２０に提供する。
ネットワーク機能部６３０は、ＬＡＮやインターネットなどのデータ通信ネットワークを介して他の装置と通信するための手段である。ネットワーク機能部６３０における通信プロトコル実行部６３１は、SNMP,SOAPなどといったデータ通信の為のプロトコルを実行する。
次に、図８を参照して管理者が文書ファイル登録時の通知メールの宛先を文書管理サーバ６０に対して登録する際の処理の流れの一例を説明する。
管理者は、クライアントＰＣ３０のＷｅｂブラウザ３２を操作して文書管理サーバ６０の管理ＵＩ（ユーザインタフェース）のＷｅｂページにアクセスすると（Ｓ１）、文書管理サーバ６０はそのＷｅｂページをＷｅｂブラウザ３２に提供する（Ｓ２）。そのＷｅｂページには、キャビネット名やキャビネットへのアクセス用パスワードなどを入力するための管理者ログインＵＩが表示される。管理者が、Ｗｅｂブラウザ３２を介してそのＵＩにキャビネット名及びパスワードを入力すると（Ｓ３）、文書管理サーバ６０はキャビネット名に対応する正しいパスワードか否かを検証し（Ｓ４）、正しくなければステップＳ２に戻る。正しければ、そのキャビネット名に対応するキャビネットに含まれるボックスのリストを示したＷｅｂページをＷｅｂブラウザ３２に提供する（Ｓ５）。管理者がＷｅｂブラウザ３２に表示されたリストから編集したいボックスを選択すると（Ｓ６）、その選択情報がＷｅｂブラウザ３２から文書管理サーバ６０に伝わり、これに応じ文書管理サーバ６０は選択されたボックスのボックス属性をボックス管理部６１２から取得し、ボックス編集ＵＩ画面を示すＷｅｂページを生成し、これをＷｅｂブラウザ３２に送る（Ｓ７）。このＷｅｂページには、ボックス属性の項目が列挙され、その中から編集対象の項目が選択可能となっている。管理者が、その中で通知先の編集を選択すると（Ｓ８）、その選択指示に応じて文書管理サーバ６０は、当該ボックスの属性として登録されている通知先のリストをボックス管理部６１２から取得し、そのリストを表示した通知先編集ＵＩのＷｅｂページを作成してＷｅｂブラウザ３２に返す（Ｓ９）。管理者が、その通知先編集ＵＩを用いて通知先の電子メールアドレスの追加や削除、修正などの編集作業を行い、登録を指示すると、その編集の結果がＷｅｂブラウザ３２から文書管理サーバ６０に送られる（Ｓ１０）。文書管理サーバ６０は、編集結果の通知先リストをボックス管理部６１２に登録する（Ｓ１１）。
次に、図９を参照して、利用者が文書管理サーバ６０に対し配布対象の文書ファイルを登録する際の処理の流れの一例を説明する。ここでは、利用者がＭＦＰ２０で紙文書をスキャンして登録する場合を例にとる。
この手順では、まずＭＦＰ２０が液晶タッチパネルなどを備えるＵＩ画面に操作メニューを表示し（Ｓ２１）、利用者がその操作メニュー上で、文書登録という操作項目を選択する（Ｓ２２）と、ＭＦＰ２０の処理指示書取得部２２２が、処理指示書リストを文書管理サーバ６０に要求する（Ｓ２３）。ここで、ＭＦＰ２０には、文書管理サーバ６０のアドレス及び特定のキャビネットにアクセスするために必要なパスワードなどの付加情報が予め設定されている。ステップＳ２３で、処理指示書取得部２２２は、これらの情報を用いることで、そのキャビネットに対応する処理指示書リストを文書管理サーバ６０に要求する。要求する処理指示書リストは、そのキャビネット内に存在する各ボックスに文書を登録するための処理を記述した処理指示書のリストである。
この要求に応じ、文書管理サーバ６０は、要求されたキャビネット内に存在するボックスのリストを取得し、そのリストに含まれる各ボックスに対応したメニュー項目を含んだ処理指示書リストを作成してＭＦＰ２０に返す（Ｓ２４）。ＭＦＰ２０はその処理指示書リストを画面表示する（Ｓ２５）。このとき表示される処理指示書リスト画面１１００の例を図１０に示す。この画面１１００には、キャビネット内の各ボックスに対応した文書ファイル登録ボタン１１１０が列挙されている。各ボタン１１１０には、それぞれ、対応するボックスに文書ファイルを登録するための処理指示書を要求するための情報が対応づけられている。また、各ボックスの最終更新日の情報が示されている。利用者がその画面上で文書ファイルの登録先とするボックスのボタンを選択して処理の実行が指示すると（Ｓ２６）、ＭＦＰ２０の処理指示書取得部２２２は、選択されたボタンに対応するボックスの処理指示書を文書管理サーバ６０に要求する（Ｓ２７）。
文書管理サーバ６０は、その要求の情報から対象ボックスを特定し、そのボックスに文書ファイルを登録するための処理指示書を作成してＭＦＰ２０に返す（Ｓ２８）。ＭＦＰ２０の処理指示書実行部２２３は、その処理指示書を解釈して実行する（Ｓ２９）。この実行処理により、ＭＦＰ２０の原稿送り装置（図示省略）上にセットされた原稿文書をスキャン部２１１がスキャンし、そのスキャン結果の画像データをファイル作成部２１５がファイルに格納する（Ｓ３０）。そして、処理指示書実行部２２３は、処理指示書に指定されたファイル送付用のＷｅｂサービスを呼び出し、作成されたスキャン結果の文書ファイルを、そのＷｅｂサービスに渡して、文書管理サーバ６０の指定されたボックスへと格納するよう依頼する（Ｓ３１）。このＷｅｂサービスは、例えば文書管理サーバ６０が提供すればよい。文書管理サーバ６０は、このようなＷｅｂサービスの処理に応じて、指定されたボックスにその文書ファイルを格納する（Ｓ３２）。
以上、ＭＦＰ２０でスキャンした文書のファイルを文書管理サーバ６０に登録する場合を説明した。クライアントＰＣ３０上にある文書ファイルを文書管理サーバ６０に登録する場合は、処理指示書ではなく、文書管理サーバ６０が提供するＷｅｂページをＵＩとして用い、同様の手順が行われる。
このように、利用者からの指示に応じて文書ファイルをボックスに格納すると、文書管理サーバ６０は、そのボックスに設定された通知先に対して、文書配布のための通知メールを送る。ここで、本実施形態では、文書管理サーバ６０は２段階の通知メールを用いて文書配布制御を行う。この流れの一例の概要を、図１１を用いて説明する。
この流れでは、文書管理サーバ６０は、文書ファイルをボックスに格納すると、通知先のメールアドレスに対して２段階のうちの第１のメール１２００を送信する。この第１のメール１２００には、第１のＵＲＬが含まれる。第１のＵＲＬには、例えば、図１２に示すような制御情報、すなわち例えば対象の文書ファイルを特定するためファイル識別情報１３１０、要求の際にキャビネット又はボックス又はその両方のアクセス用パスワードが必要か否かを示すパスワード要否情報１３２０、その通知メールが第１段階のものであることを示す情報１３３０、及びその通知メールを送る通知先のメールアドレス１３４０が含まれる。なお、通知メールが第１段階のものか第２段階のものかが、制御情報以外の部分、例えばパス情報の部分に示されている場合には、情報１３３０は不要である。また、キャビネットやボックスのパスワードによる保護を行わないシステムの場合、パスワード要否情報１３２０は不要である。このような制御情報は、例えば第１ＵＲＬの中にクエリ文字列として組み込めばよい。
図１３に第１のメール１２００の具体例を示す。この例では、第１のメール１２００には、第１メール用の定型メッセージ１４１０と、第１ＵＲＬ１４２０と、その文書ファイルに関する関連情報１４３０とが含まれる。第１メール用の定型メッセージ１４１０は、例えば文書ファイルが登録されたことを知らせるメッセージである。関連情報１４３０には、その文書ファイルの登録先のボックス名や保持期限、ファイル名やファイルサイズ、格納通知メッセージが含まれる。関連情報は、図５に示したボックス属性や、図７に示した当該ファイルの属性情報に基づき生成される。第１ＵＲＬ１４２０の文字列のうち、https://www.xxxxxxxは文書管理サーバ６０のホスト名であり、"/DMSService/urlAccess"はファイルアクセスＵＲＬ処理部６１４のうちの第１ＵＲＬに対する処理を呼び出すためのパスである。そのパスに続く"?id="以降が、図１２に示した制御情報を表すクエリ文字列である。図１３の例では、制御情報の文字列は、暗号化されている。
再び図１１の説明に戻ると、通知先の利用者は、自分のクライアントＰＣ３０のメールツール３４でこの第１のメール１２００を閲覧し、その中の第１ＵＲＬに対してＷｅｂブラウザ３２を用いてアクセスする。このような操作に応じ、Ｗｅｂブラウザ３２から文書管理サーバ６０に対し、第１ＵＲＬ中のホスト名、パス、クエリ文字列を含んだリクエスト１２１０が送られる。このリクエスト１２１０を受け取った文書管理サーバ６０のファイルアクセスＵＲＬ処理部６１４は、そのリクエスト中のパスの情報に基づき第１ＵＲＬ用の処理を実行する。この処理では、ファイルアクセスＵＲＬ処理部６１４は、第２段階目の通知メールである第２のメール１２２０を生成し、同じ通知先メールアドレスに送る。通知先メールアドレスは、リクエスト１２１０の中のクエリ文字列を解析することで取得することができる。第２のメール１２２０には、第２ＵＲＬが含まれる。第２ＵＲＬは、文書管理サーバ６０のファイルアクセスＵＲＬ処理部６１４を特定するホスト名及びパスと、制御情報とを含む。制御情報は、例えば、対象の文書ファイルを特定するファイル識別情報を含む。制御情報は、例えばクエリ文字列として記述される。第２ＵＲＬの制御情報に組み込むファイル識別情報は、リクエスト１２１０に含まれるファイル識別情報から生成すればよい。制御情報には、当該メールが第２メールであることを示す情報を含めてもよい。
この第２のＵＲＬには、制約条件が設定される。制約条件の一例には、有効期限がある。第２のＵＲＬを用いたアクセスは、有効期限以内になされた場合にのみ認めるようにする。第１のメール１２００は通常は通知先の利用者とは異なる人が文書ファイルを格納したときに送られるので、その通知先の利用者が第１のメール１２００にいつ気づくかはわからない。このため、第１のメール１２００の第１ＵＲＬに短い有効期限を設定したのでは、通知先の利用者が文書ファイルを取得できない場合が出てくる。それに対し、第２のメール１２２０は、利用者が第１のメール１２００を読んで文書ファイルを取得する操作をした後に送られるので、その利用者はその操作の後第２のメール１２２０がすぐにやってくることを知っている。したがって、第２ＵＲＬに有効期限を設けておいても、正当な通知先の利用者は通常問題なくその有効期限内に文書ファイルを取得できる。有効期限の情報は、例えば制御情報の一部として第２ＵＲＬに組み込めばよい。
図１４に第２のメール１２２０の具体例を示す。この例の第２のメール１２２０には、第２メール用の定型メッセージ１５１０と、第２ＵＲＬの有効期限情報１５２０と、第２ＵＲＬ１５３０と、その文書ファイルに関する関連情報１５４０とが含まれる。第２メール用の定型メッセージ１５１０は、例えば、当該メールが第２のメールであることと、当該メールに示されたＵＲＬには有効期限があることを示すメッセージである。また、そのメッセージ１５１０には、万が一第２ＵＲＬの有効期限が切れた場合には、元の格納通知メール（第１のメール）の第１のＵＲＬを用いて文書管理サーバ６０にアクセスすることで、文書ファイルが取得できることを示す文面を含めておいてもよい。第２ＵＲＬ１５３０は、第１ＵＲＬと同様文書管理サーバ６０のホスト名を含むが、その後に続くパス"/DMSService/urlAccess2"はファイルアクセスＵＲＬ処理部６１４のうちの第２ＵＲＬに対する処理を呼び出すためのパスである。パスの後に続く制御情報は、暗号化されている。関連情報１５４０は、第１のメール１２００の関連情報１４３０と同じものでよい。
図１１の説明に戻ると、このような第２のメール１２２０を受け取った利用者は、自分のクライアントＰＣ３０のメールツール３４でこの第２メール１２２０を閲覧し、その中の第２ＵＲＬに対してＷｅｂブラウザ３２を用いてアクセスする。このような操作に応じ、Ｗｅｂブラウザ３２から文書管理サーバ６０に対し、第２ＵＲＬ中のホスト名、パス、クエリ文字列を含んだリクエスト１２３０が送られる。このリクエスト１２３０を受け取った文書管理サーバ６０のファイルアクセスＵＲＬ処理部６１４は、そのリクエスト１２３０に含まれるパスの情報に基づき、第２ＵＲＬ用の処理を実行する。この処理では、ファイルアクセスＵＲＬ処理部６１４は、クエリ文字列を解析して有効期限とファイル識別情報を求める。そして、現在時刻が有効期限以内であれば、そのファイル識別情報に対応する文書ファイル１２４０をファイル管理部６１３から取り出し、クライアントＰＣ３０に送信する。
図１１の方式では、第三者が第１のメールの第１ＵＲＬを知り、これを用いて文書管理サーバ６０に文書ファイルを要求しても、その要求に応じた第２のメールはその第１のメールの正当な通知先の利用者に送られる。第２のメールの第２ＵＲＬを用いないと文書ファイルを取得することはできないので、第三者は仮に第１ＵＲＬを入手したとしてもそれだけでは文書ファイルを得ることができない。また、仮に第三者が第２ＵＲＬを入手したとしても、その第２ＵＲＬには有効期限が設定されているので、第三者が文書ファイルを入手する可能性は低い。
図１１に示した処理の流れにおける文書管理サーバ６０の処理手順を更に詳しく説明する。まず、図１５を参照して、文書ファイルをボックスに格納した際の処理手順の一例を説明する。上述のステップＳ３２で文書ファイルをボックスに格納した場合、文書管理サーバ６０のファイルアクセスＵＲＬ処理部６１４は、ボックス管理部６１２が管理するそのボックスの属性情報のうち、通知先メールアドレスのリスト、文書ファイルのダウンロード時にキャビネットのアクセス用パスワードを必要とする否かの情報、及びボックスのアクセス用パスワードを必要とするか否かの情報、を取得する。そして、リストにある各通知先メールアドレスについて、ステップＳ４３及びＳ４４の処理を繰り返す（Ｓ４２）。ステップＳ４３では、通知先メールアドレスのリストから、まだ第１のメールを送っていないメールアドレスを１つ取り出してそのメールアドレス用の第１ＵＲＬを作成し、その第１ＵＲＬを含んだ第１のメールを生成する。そして、その第１のメールを、メール送信部６２１を用いて通知先メールアドレスへ送信する（Ｓ４４）。なお、ボックスに設定された通知先メールアドレスの代わりに、或いはそれに加え、文書ファイルの格納を指示した利用者から指定された通知先メールアドレスをステップＳ４３及びＳ４４の処理の対象としてもよい。
次に図１６及び図１７を参照して、利用者からメール上のＵＲＬを用いたリクエストを受けたときの文書管理サーバのファイルアクセスＵＲＬ処理部６１４の処理手順の一例を説明する。前述のように、ファイルアクセスＵＲＬ処理部６１４には、第１ＵＲＬを用いたアクセスに対応する処理を行う機能と、第２ＵＲＬを用いたアクセスに対応する処理を行う機能とを備え、これらはアクセスに用いられたＵＲＬのパスによって区別される。
図１６に示すように、まず利用者がクライアントＰＣ３０にて、第１のメール上に示された第１ＵＲＬにアクセスする操作を行うと（Ｓ５１）、その操作に応じてＷｅｂブラウザ３２が発したＨＴＴＰ(Hypertext Transfer Protocol)リクエストを文書管理サーバ６０が受け取る。そのリクエストの中のパス情報は、ファイルアクセスＵＲＬ処理部６１４の持つ機能のうちの第１ＵＲＬに対応する機能を指しているので、その機能が呼び出される。この機能は、まずリクエストを解析して（Ｓ５２）、パスワード入力が必要なリクエストか、そうでないリクエストかを判定する（Ｓ５３）。ステップＳ５２の解析では、リクエストに含まれるクエリ文字列が復号され、その復号結果から各項目の情報を求める。
図１６の例は、文書ファイルを保護する方法として、キャビネットやボックスのパスワードを用いる方法と、図１１に示した２段階のメールを用いる方法と、を選択的に用いる場合の例である。キャビネットやボックスのパスワードにより保護する方法は、キャビネットやボックスのパスワードを知っている利用者に対して文書ファイルを提供する場合に用いることができる。これに対し、キャビネットやボックスのパスワードを用いず、図１１の方法」による文書ファイル保護を採用すれば、キャビネットやボックスのパスワードを知らない利用者に対して文書ファイルを提供することができる。いずれの方法を選択するかは、文書ファイルが登録されるボックスの属性として設定することができる。また、利用者が文書ファイルを文書管理サーバ６０に登録する際に、どちらの保護方式を用いるかを指定するようにしてもよい。
ステップＳ５３の判定は、例えばリクエストに含まれるパスワード要否情報（図１２参照）に基づき行われる。ステップＳ５３で、パスワード入力が必要と判定された場合、文書管理サーバ６０は、パスワード入力ＵＩ画面を示すＷｅｂページを生成し、リクエスト元のクライアントＰＣ３０に返す（Ｓ５４）。利用者が、Ｗｅｂブラウザ３２により表示されたそのパスワード入力ＵＩに対し、キャビネット及びボックスのアクセス用パスワードを入力すると（Ｓ５５）、そのパスワードのデータが文書管理サーバ６０に送られる。文書管理サーバ６０は、送られてきたパスワードを、リクエスト対象の文書ファイルが格納されたキャビネット及びボックスのパスワードと照合する（Ｓ５６）。照合の結果、パスワードが正しくないと判定された場合ステップＳ５４に戻り、利用者に再度パスワード入力を促す。照合の結果、パスワードが正しいと判定された場合には、ファイルアクセスＵＲＬ処理部６１４は、文書ファイルダウンロード用のＵＩ画面を表すＷｅｂページを生成してクライアントＰＣ３０に送る（Ｓ５７）。このＵＩ画面は、文書ファイルダウンロード要否の確認のためのＵＩ画面であり、例えば、対象の文書ファイルのファイル名、そのファイルの属するボックス及びキャビネットの名前、などの属性情報とともに、ダウンロードの要否を指示するためのＵＩ部品（例えばボタン）が表示される。利用者が、Ｗｅｂブラウザ３２に表示されたそのＵＩ画面を確認し、ダウンロードの指示を入力すると（Ｓ５８）、文書管理サーバ６０は対象の文書ファイルをクライアントＰＣ３０にダウンロードするための処理を行う（Ｓ５９）。利用者は、ダウンロードされた文書ファイルを取得する（Ｓ６０）。なお、ダウンロード要否の確認のためのＵＩを提供する処理（Ｓ５７）を行わず、ステップＳ５６で正しいパスワードが入力された場合には、直ちに文書管理サーバ６０が対象の文書ファイルを提供してもよい。
ステップＳ５３で、パスワード入力が不要、すなわち２段階のメールによる保護方式が用いられていると判定された場合、図１７の処理に進む。この処理では、まずファイルアクセスＵＲＬ処理部６１４は、第２ＵＲＬの有効期限を決定する（Ｓ６１）。第２ＵＲＬの有効期限は、例えば、あらかじめ文書管理サーバ６０に設定された第２ＵＲＬの有効期間を現在の時刻に足すことで、計算してもよい。第２ＵＲＬの有効期間は、例えば、数十秒から数時間程度であり、文書ファイルの保存期間に比べて遙かに短い期間である。第２ＵＲＬの有効期間の長さは、文書管理サーバ６０全体で一律でもよいが、キャビネットごと又はボックスごとに個別に設定できるようにしてもよい。また、文書管理サーバ６０にその文書ファイルを登録した人が、その文書ファイルに対応する第２ＵＲＬの有効期間の長さを指定してもよい。また、第１ＵＲＬを用いてリクエストを行った人が、そのリクエストに対応して発行する第２ＵＲＬの有効期間の長さを指定してもよい。次に、ファイルアクセスＵＲＬ処理部６１４は、ステップＳ６１で決定した有効期限及びそのリクエストに含まれていたファイル識別情報を含んだ第２ＵＲＬを生成し（Ｓ６２）、その第２ＵＲＬを表示した第２のメールを生成する。この第２のメールの宛先には、リクエストに含まれていた通知先メールアドレスが設定される。ファイルアクセスＵＲＬ処理部６１４は、この第２のメールを宛先に送信するよう、メール送信部６２１に指示する。メール送信部６２１が第２のメールを送信すると、ファイルアクセスＵＲＬ処理部６１４は、第２のメールを送信した旨を示すＵＩ画面を、リクエスト元のクライアントＰＣ３０に返す（Ｓ６４）。このＵＩ画面には、例えば図１８に示すように、第２のメール（図１８では、「確認メール」と呼んでいる）を送信したことと、第２ＵＲＬの有効期間（図示例では１時間）とを示すメッセージ１６１０が示される。利用者は、クライアントＰＣ３０にてこのＵＩ画面を見ることで、第２のメールの到来を待ちかまえる。
利用者は、第２のメールを受信し（Ｓ６５）、その第２のメールに示される第２ＵＲＬへのアクセスをＷｅｂブラウザ３２に指示する（Ｓ６６）。この指示に応じ、Ｗｅｂブラウザ３２は、第２ＵＲＬに対応したＨＴＴＰリクエストを生成し、文書管理サーバ６０に送る。このリクエストを受け取った文書管理サーバ６０では、ファイルアクセスＵＲＬ処理部６１４の機能のうち、第２ＵＲＬを処理する機能が呼び出される。この機能は、そのリクエストを解析する（Ｓ６７）。この解析では、リクエストに含まれるクエリ文字列を復号し、その中に含まれるファイル識別情報や有効期限の情報を得る。そして、ファイルアクセスＵＲＬ処理部６１４は、現在の時刻がその有効期限内であるかどうかを判定し（Ｓ６８）、有効期限内であれば、文書ファイルダウンロード用のＵＩ画面を表すＷｅｂページをクライアントＰＣ３０に送る（Ｓ６９）。このＵＩ画面は、ステップＳ５７で提供したものと同様のものでよい。利用者がＷｅｂブラウザ３２に表示されたそのＵＩ画面に対しダウンロードの指示を入力すると（Ｓ７０）、文書管理サーバ６０は対象の文書ファイルをクライアントＰＣ３０にダウンロードするための処理を行う（Ｓ７１）。利用者は、ダウンロードされた文書ファイルを取得する（Ｓ７２）。ここで、ステップＳ６９を行わず、ステップＳ６９で現在時刻が有効期限内と判定された場合には、直ちに文書管理サーバ６０が対象の文書ファイルを提供してもよい。
なお、ステップＳ６９で現在時刻が有効期限内でないと判定された場合は、ファイルアクセスＵＲＬ処理部６１４は、エラー画面を示すＷｅｂページをクライアントＰＣ３０に返す（Ｓ７３）。エラー画面には、例えば第２ＵＲＬの有効期限切れである旨のメッセージが含まれる。また、元の第１のメールの第１ＵＲＬに再度アクセスして第２のメールを取得し直すことで文書ファイルが取得できるなどといった、有効期限切れに対する対処方法をエラー画面に表示してもよい。
以上に説明したファイルアクセスＵＲＬ処理部６１４の処理機能は、図１９に示すように、例えば、格納通知処理部６１４２，第１ＵＲＬ処理部６１４４及び第２ＵＲＬ処理部６１４６に分類することができる。格納通知処理部６１４２は、文書ファイルが文書管理サーバ６０に格納されたときの通知処理を担当する部分であり、上記の例では図１５に示した処理手順を実行する。第１ＵＲＬ処理部６１４４は、第１ＵＲＬを用いたリクエストに対する処理を担当する部分であり、上記の例では図１６に示した処理手順と図１７のステップＳ６１〜Ｓ６４を実行する。第２ＵＲＬ処理部６１４６は、第１ＵＲＬを用いたリクエストに対する処理を担当する部分であり、上記の例では図１７のステップＳ６７〜Ｓ７３を実行する。
以上の例では、第２ＵＲＬの有効期限をその第２ＵＲＬ自身に組み込んだが、この代わりに、第２メールの送信日時を第２ＵＲＬに組み込んで利用者に通知してもよい。この場合、文書管理サーバ６０は、第２ＵＲＬに基づくリクエストから送信日時を求め、対象となるファイルの属するボックス又はキャビネットの属性として設定された有効期間をその送信日時に足すことで、第２ＵＲＬの有効期限を計算してもよい。
また、第１ＵＲＬに基づくリクエストに対し、第２ＵＲＬの有効期限を入力するＵＩ画面を返し、利用者に第２ＵＲＬの有効期限を指定させてもよい。
以上、第２ＵＲＬに対し、制約条件として有効期限を設定する場合の例を示した。しかし、第２ＵＲＬに対して設定する制約条件はこれに限らない。別の例として、第２ＵＲＬに対してパスワードを制約条件として設定してもよい。例えば、第１ＵＲＬを用いて文書管理サーバ６０にアクセスした利用者が、パスワードを指定する。この場合の処理では、図１５及び図１６に示した処理手順はそのまま用いることができる。図１７の処理手順は、図２０及び図２１に示す手順に変わる。以下、図２０及び図２１の手順を説明する。
この手順では、図１６の手順のステップＳ５３で（キャビネット及びボックスの）パスワード入力不要と判定された場合、ファイルアクセスＵＲＬ処理部６１４の第１ＵＲＬ処理部６１４４は、第２ＵＲＬを用いたアクセスの際に入力すべきパスワードを指定するためのＷｅｂページをクライアントＰＣ３０に返す（Ｓ８１）。このＷｅｂページの表示例を図２２に示す。このＷｅｂページには、パスワードの指定を促すメッセージと共に、パスワード入力欄１７１０が表示される。
利用者がＷｅｂブラウザ３２により表示されたこのＷｅｂページに対してパスワードを入力すると（Ｓ８２）、第１ＵＲＬ処理部６１４４はそのパスワードを取得し（Ｓ８３）、そのパスワードを制御情報の１項目として含んだ第２ＵＲＬを生成する（Ｓ８４）。図１７の手順のステップＳ６２では、第２ＵＲＬの有効期限の情報を含んだ第２ＵＲＬを作成したが、このステップＳ８４では有効期限の代わりに、利用者が指定したパスワードを含んだ第２ＵＲＬを生成する。なお、利用者が指定したパスワードは暗号化された上で第２ＵＲＬに組み込まれるので、第三者が第２ＵＲＬを見ただけではパスワードの値は分からない。そして、第１ＵＲＬ処理部６１４４はその第２ＵＲＬを含んだ第２のメールを生成する。このとき生成される第２のメールの文面の例を図２３に示す。この文面には、第２メール用の定型メッセージ１８１０と、第２ＵＲＬ１８２０と、その文書ファイルに関する関連情報１８３０とが含まれる。第２メール用の定型メッセージ１８１０は、例えば、当該メールが第２のメールであることと、当該メールに示されたＵＲＬを用いて文書を取得する場合には当該利用者自身が設定したパスワードの入力が必要であることを示す。また、そのメッセージ１８１０には、万が一利用者が自分の設定したパスワードを忘れた場合には、元の格納通知メール（第１のメール）の第１のＵＲＬを用いて文書管理サーバ６０にアクセスし直すことで、文書ファイルが取得できることを示す文面を含めておいてもよい。
第１ＵＲＬ処理部６１４４は、作成した第２のメールをリクエスト元の利用者宛に送信し（Ｓ８５）、第２のメールを送信した旨を示すＵＩ画面をクライアントＰＣ３０に提供する（Ｓ８６）。このＵＩ画面は図１８に示すようなものでよいが、有効期間又は有効期限に関するメッセージは不要であり、代わりにステップＳ８２で指定したパスワードを忘れないように促すメッセージを含んでいてもよい。
図２１の説明に移ると、第２のメールを受け取った利用者が、そのメール上に示された第２ＵＲＬにアクセスする操作を行うと（Ｓ９１）、Ｗｅｂブラウザ３２がその第２ＵＲＬの情報を含んだリクエストを文書管理サーバ６０に送る。これを受け取った文書管理サーバ６０では、第２ＵＲＬ処理部６１４６が呼び出される。第２ＵＲＬ処理部６１４６は、そのリクエストを解析し（Ｓ９２）、第２ＵＲＬに対応するパスワードの値を求める。また、第２ＵＲＬ処理部６１４６は、パスワード入力のためのＷｅｂページを生成し、これをリクエスト元のクライアントＰＣ３０に送る（Ｓ９３）。利用者が、Ｗｅｂブラウザ３２を操作してこのＷｅｂページに対してパスワードを入力すると（Ｓ９４）、このパスワードを受け取った第２ＵＲＬ処理部６１４６は、そのパスワードがステップＳ９２でリクエスト中から求めたパスワードと一致するか否かを判定する（Ｓ９５）。一致しなければ、ステップＳ９３に戻り、再度パスワード入力のためのＷｅｂページをクライアントＰＣ３０に提供する。ステップＳ９５でパスワードが一致した場合、第２ＵＲＬ処理部６１４６は、文書ファイルダウンロード用のＷｅｂページをクライアントＰＣ３０に送り（Ｓ９６）、利用者がそのＷｅｂページに対しダウンロードの指示を入力すると（Ｓ９７）、対象の文書ファイルをクライアントＰＣ３０に送信する（Ｓ９８）。これにより、利用者は第１のメールで通知された文書ファイルを取得する（Ｓ９９）。
図２０〜図２３の例では、第１ＵＲＬに基づくリクエストを行った利用者に対し、第２ＵＲＬを用いて文書を取得するためのパスワードを設定させた。しかし、利用者に設定させる情報はパスワードに限らず、その利用者にしか分からない秘密情報であれば何でもよい。例えば、パスワードの代わりに、質問とそれに対する回答とのペアをその利用者に設定させるようにしてもよい。この場合、第２ＵＲＬに基づくリクエストを受けた文書管理サーバ６０は、その質問とそれに対する回答欄とを示したＵＩ画面をクライアントＰＣ３０に送り、利用者が回答欄に入力した回答が正しい場合には、文書ファイルを提供する。
図２０〜図２３を用いて説明した例では、ファイル識別情報とパスワードとを暗号化した上で第２ＵＲＬに組み込んで利用者に通知した。別の例として、それらの情報を第２ＵＲＬに組み込まず、文書管理サーバ６０で管理する例を、図２４及び図２５を参照して説明する。図２４及び図２５に示す手順の一例は、図２０及び図２１に示した手順に対応するものであり、図２０及び図２１のステップと同様の処理を行うステップには、同じ符号を付す。なお、格納通知処理部６１４２及び第１ＵＲＬ処理部６１４４の処理手順としては、図１５及び図１６に示した手順をそのまま利用してよい。
図２４の手順において、第１ＵＲＬ処理部６１４４は、ステップＳ８３でクライアントＰＣ３０からパスワードを取得すると、第２のメールに割り当てる一意なＩＤ（第２メールＩＤと呼ぶ）を作成し（Ｓ１０１）、そのパスワードとステップＳ５２（図１６参照）で取得したリクエストに含まれるファイル識別情報とをこのＩＤに対応づけて、所定のデータベースに記憶する（Ｓ１０２）。そして第１ＵＲＬ処理部６１４４は、ファイル識別情報及びパスワードの代わりに第２メールＩＤを含んだ第２ＵＲＬを作成し（Ｓ８４ａ）、この第２ＵＲＬを含んだ第２のメールを送信する（Ｓ８５）。
次に図２５を説明すると、第２のメールを受け取った利用者が、第２のメールに示された第２ＵＲＬにアクセスすると（Ｓ９１）、第２ＵＲＬ処理部６１４６は、利用者からのリクエストを解析して（Ｓ９２）第２メールＩＤを求め、その第２メールＩＤに関連づけられたファイル識別情報及びパスワードをデータベースから検索する（Ｓ１０３）。このあとの処理は、図２１の手順と同様である。
図２４及び図２５の例では、パスワードやファイル識別情報などの実体的な制御情報を第２ＵＲＬに組み込む代わりに、それら実体的な制御情報を第２メールＩＤに関連づけて文書管理サーバ６０で保管し、第２メールＩＤを第２ＵＲＬに組み込んだ。同様の考え方は、パスワードではなく有効期限によって第２ＵＲＬの使用を制限する図１３〜図１８の例にも適用可能である。すなわち、この場合、ファイル識別情報及び有効期限の情報を第２メールＩＤと対応づけて記憶し、第２ＵＲＬにはその第２メールＩＤを組み込む。また同様に、第１ＵＲＬの処理に用いられるファイル識別情報や通知先メールアドレスなどの制御情報（図１２参照）を第１のメールのＩＤに対応づけて記憶し、第１ＵＲＬに対してそれら制御情報の代わりに第１のメールのＩＤを組み込んでもよい。
また、別の例として、第２ＵＲＬに対し、有効期限とパスワード等の秘密情報との両方を制約条件として設定してもよい。この場合、文書管理サーバ６０は、第２ＵＲＬに基づくリクエストが有効期限以内であり、かつ利用者が秘密情報を正しく入力した場合にのみ、文書ファイルを提供する。
本実施形態の文書管理サーバは、典型的には、汎用のコンピュータにて上述の各部の機能又は処理内容を記述したプログラムを実行することにより実現される。コンピュータは、例えば、ハードウエアとして、図２６に示すように、ＣＰＵ（中央演算装置）１、メモリ（一次記憶）２、各種Ｉ／Ｏ（入出力）インタフェース３等がバス６を介して接続された回路構成を有する。また、そのバス６に対し、例えばＩ／Ｏインタフェース３経由で、ハードディスクドライブ４やＣＤやＤＶＤ、フラッシュメモリなどの各種規格の可搬型の不揮発性記録媒体を読み取るためのディスクドライブ５が接続される。このようなドライブ４又は５は、メモリに対する外部記憶装置として機能する。実施形態の処理内容が記述されたプログラムがハードディスクドライブ４等の固定記憶装置に保存され、コンピュータにインストールされる。固定記憶装置に記憶されたプログラムがメモリに読み出されＣＰＵにより実行されることにより、実施形態の処理が実現される。なお、説明したプログラムについては、ＣＤやＤＶＤ等の記録媒体に格納することも可能であり、また、そのプログラムを通信手段によって提供することもできる。
以上は、登録された文書ファイルを示すＵＲＬを含む電子メールを通知先に送ることで文書を配布する文書管理サーバの例であった。しかし、２段階の電子メールを用いた保護方式は、このような場合に限らず、他の応用システムにも適用可能である。例えば、限定した利用者に対して処理機能を例えばＷｅｂサービスとして提供するシステムにおいて、その処理機能のＵＲＬを電子メールにて対象の利用者に通知する場合にも、２段階の電子メールを用いた保護方式は適用可能である。保護の対象が文書ファイルではなく処理機能になるだけで、他の部分は同様でよい。
実施形態の方式が適用できる文書管理システムの例を示す図である。 ＭＦＰ（デジタル複合機）の機能構成の一例を示す図である。 文書管理サーバの機能構成を示す図である。 文書管理サーバが文書空間の構造の一例を示す図である。 ボックス属性を管理するテーブルの例を示す図である。 ボックス属性のうちの通知先アドレスを管理するテーブルの例を示す図である。 ファイル属性を管理するテーブルの例を示す図である。 ボックスに対して通知先メールアドレスを登録する処理の手順の一例を示すフローチャートである。 利用者が文書管理サーバに文書ファイルを登録する際の処理手順の一例を示すフローチャートである。 処理指示書リスト画面の例を示す図である。 実施形態における文書提供の流れの一例の概要を説明するための図である。 第１ＵＲＬに含まれる制御情報の例を示す図である。 第１のメールの内容の例を示す図である。 第２のメールの内容の例を示す図である。 文書格納時の文書管理サーバの処理手順の一例を示すフローチャートである。 第１ＵＲＬを用いたリクエストを受けたときの文書管理サーバの処理手順の一例の一部を示すフローチャートである。 第１ＵＲＬを用いたリクエストを受けたときの文書管理サーバの処理手順の一例の残りの部分と、第２ＵＲＬを用いたリクエストを受けたときの文書管理サーバの処理手順の一例を示すフローチャートである。 第２のメールを送信した後に利用者に提供する送信完了通知画面の例を示す図である。 ファイルアクセスＵＲＬ処理部の内部構成の一例を示す図である。 第２ＵＲＬをパスワードで保護する方式での第１ＵＲＬ処理部の処理手順の一例を示すフローチャートである。 第２ＵＲＬをパスワードで保護する方式での第２ＵＲＬ処理部の処理手順の一例を示すフローチャートである。 第２ＵＲＬを保護するためのパスワードの設定画面の例を示す図である。 図２０の例において利用者に送信される第２のメールの例を示す図である。 図２０の処理の変形例の手順の一例を示すフローチャートである。 図２１の処理の変形例の手順の一例を示すフローチャートである。 コンピュータのハードウエア構成の一例を示す図である。
符号の説明
３０ クライアントＰＣ、６０ 文書管理サーバ、１２００ 第１のメール、１２１０ 第１ＵＲＬに基づくリクエスト、１２２０ 第２のメール、１２３０ 第２ＵＲＬに基づくリクエスト、１２４０ 文書ファイル。

Claims (7)

  1. 処理装置によって提供される情報を特定する、又は前記処理装置によって提供される処理機能を特定する対象特定情報と、認証の第１段階である旨を示す第１段階情報と、前記処理装置によって提供される情報の提供先である利用者を特定する、又は前記処理装置によって提供される処理機能の提供先である利用者を特定する利用者特定情報と、を含んだ第１の通知情報を当該利用者宛に送信するステップと、
    前記第１の通知情報の前記対象特定情報及び前記第１段階情報及び前記利用者特定情報を含む要求を受けた場合に、認証の第一段階の処理として、前記対象特定情報と、認証の第２段階である旨の示す第２段階情報と、を含んだ第２の通知情報を、前記要求に含まれる前記利用者特定情報に対応する利用者宛に送信するステップと、
    前記第２の通知情報の前記対象特定情報及び前記第２段階情報を含む要求を利用者から受けると、認証の第２段階の処理として、当該利用者に当該対象特定情報が特定する前記処理装置によって提供される情報又は処理機能を提供するように前記処理装置に指示するステップと、
    をコンピュータに実行させるための情報処理プログラム。
  2. 前記第２の通知情報を送信するステップでは、前記第２の通知情報として、制約条件に対応づけられた第２の通知情報を送信し、
    前記処理装置に指示するステップでは、前記利用者から受けた前記要求が、前記第２の通知情報に対応する制約条件を満足する場合に、前記第２の通知情報内の前記対象特定情報が特定する前記処理装置によって提供される情報又は処理機能を提供するように前記処理装置に指示する、
    ことを特徴とする請求項１記載の情報処理プログラム。
  3. 前記第２の通知情報を送信するステップでは、有効期限が設定された前記第２の通知情報を送信し、
    前記処理装置に指示するステップでは、利用者から要求を受けた時点がその要求に含まれる第２の通知情報に対して設定された有効期限以内であれば、前記第２の通知情報内の前記対象特定情報が特定する前記処理装置によって提供される情報又は処理機能を提供するように前記処理装置に指示する、
    ことを特徴とする請求項１記載の情報処理プログラム。
  4. 前記第２の通知情報を送信するステップでは、前記利用者から有効期限の入力を受け付け、入力された有効期限を設定した第２の通知情報を送信する、
    ことを特徴とする請求項３記載の情報処理プログラム。
  5. 前記第２の通知情報を送信するステップでは、秘密情報と対応づけられた前記第２の通知情報を送信し、
    前記処理装置に指示するステップでは、前記利用者から、前記要求に対応づけて、前記第２の通知情報に対応づけられた正しい秘密情報が入力された場合に、前記第２の通知情報内の前記対象特定情報が特定する前記処理装置によって提供される情報又は処理機能を提供するように前記処理装置に指示する、
    ことを特徴とする請求項１記載の情報処理プログラム。
  6. 前記第２の通知情報を送信するステップでは、前記利用者から秘密情報の入力を受け付け、入力された秘密情報と対応づけられた第２の通知情報を送信する、
    ことを特徴とする請求項５記載の情報処理プログラム。
  7. 処理装置によって提供される情報を特定する、又は前記処理装置によって提供される処理機能を特定する対象特定情報と、認証の第１段階である旨を示す第１段階情報と、前記処理装置によって提供される情報の提供先である利用者を特定する、又は前記処理装置によって提供される処理機能の提供先である利用者を特定する利用者特定情報と、を含んだ第１の通知情報を当該利用者宛に送信する第１通知送信部と、
    前記第１の通知情報の前記対象特定情報及び前記第１段階情報及び前記利用者特定情報を含む要求を受けた場合に、認証の第一段階の処理として、前記対象特定情報と、認証の第２段階である旨の示す第２段階情報と、を含んだ第２の通知情報を、前記要求に含まれる前記利用者特定情報に対応する利用者宛に送信する第２通知送信部と、
    前記第２の通知情報の前記対象特定情報及び前記第２段階情報を含む要求を利用者から受けると、認証の第２段階の処理として、当該利用者に当該対象特定情報が特定する前記処理装置によって提供される情報又は処理機能を提供するように前記処理装置に指示する指示部と、
    を備える情報処理システム。
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