JP2014026618A - 文書管理装置、制御方法、制御プログラム、および、記録媒体 - Google Patents

Abstract

【課題】効率的な文書作成および文書編集を可能とする。
【解決手段】サーバ２は、部品データの属性値の一致の度合いを示す類似度を決定する部品類似度算出部２４と、上記部品類似度算出部２４が決定した類似度が所定の閾値を超えた上記部品データのうち、部品バージョン番号が最大のものを特定する部品決定部２５とを備えている。
【選択図】図１

Description

本発明は、部品を含む文書を管理する文書管理装置などに関するものである。

コンピュータなどの情報処理装置を用いて文書を作成する際に、既存の文書の一部を再利用することによって、文書の作成効率を向上させることがある。上記再利用を行う場合、一般的には再利用したい部分が含まれている文書を表示し、目的の部分をカット、あるいはコピーとペーストを行うことによって、新しく作成する文書に取り込むという作業を行うことが多い。

しかしながら、上記作業を行う場合、再利用したい図、表、文字列などの部分（以下部品データと称する）が、どの文書に含まれているのかを探さなければならない。具体的には、文書を表示して、目的とする部品データがあるかどうかを確認する必要があった。

このような問題を解決するために、再利用したい部品データをデータベースに登録、管理し、効率的に再利用を行う技術がある。例えば、下記特許文献１には、各部品データの見出しや図形のキャプションを対象に部品データを検索し、検索した部品データを編集中の文書に貼り付ける際、共有、あるいはコピーを選択できる技術が開示されている。

また、文書の再利用を行う際に、部品データを編集することがある。しかしながら、部品データの編集を利用している文書中で行うと、当該部品データを利用しているその他の文書には変更が反映されず、複数の文書に編集を反映させたい場合、データベースから部品データを検索して直接編集する必要があった。

このような問題を解決するために、下記特許文献２には、複数の文書で使用されている部品データを、ある文書で編集した場合、編集内容を他の文書にも反映させる技術が開示されている。

さらに、下記特許文献３には、部品データをバージョン毎に管理し、部品データを検索した際に、上記部品データの検索を過去に行っており、かつ上記部品データのバージョンが上がっていたらその旨を表示する技術が開示されている。

特開平０６−３０９３１９号公報（１９９４年１１月４日公開） 特開２０１０−９３２４号公報（２０１０年１月１４日公開） 特開平０７−１４１３３５号公報（１９９５年６月２日公開）

しかしながら、上記特許文献１、および２に記載の技術では、部品データの共有を選択した場合、当該部品データを文書内で修正すると、当該部品データを共有しているすべての文書で部品データの更新がなされてしまう。そのため、利用している部品データの更新を望まない場合は、更新後にユーザが前の部品データに修正する、あるいは、予め共有をコピーに変更するなどの処理が必要となり、効率的な文書作成が妨げられるという問題があった。

本発明は、上記の問題点に鑑みてなされたものであり、その目的は、効率的な文書作成および文書編集が可能な文書管理装置などを実現することにある。

上記課題を解決するために、本発明に係る文書管理装置は、文書データの一部を構成する部品データを管理する文書管理装置であって、上記部品データは、識別のための部品ＩＤ、同じ部品ＩＤの部品データに対して作成順に付与される部品バージョン番号、および、当該部品データが有する属性を示す属性値と対応づけられて部品記憶部に記憶されており、第１の部品データの部品ＩＤおよび部品バージョン番号を取得する識別情報取得手段と、上記識別情報取得手段が取得した上記第１の部品データの部品ＩＤと同じ部品ＩＤを有し、かつ、当該第１の部品データの部品バージョン番号よりも大きい部品バージョン番号を有する第２の部品データを、上記部品記憶部に記憶されている部品データから特定する候補特定手段と、上記第１の部品データの属性値を取得する属性値取得手段と、上記候補特定手段によって特定された上記第２の部品データのそれぞれについて、属性値を取得し、上記属性値取得手段が取得した上記第１の部品データの属性値との一致の度合いを示す類似度を決定する類似度決定手段と、上記類似度決定手段が決定した類似度が所定の閾値を超え、かつ類似度が最大である上記第２の部品データのうち、部品バージョン番号が最大のものを特定する更新部品特定手段と、を備えることを特徴としている。

また、本発明に係る文書管理装置の制御方法は、文書データの一部を構成する部品データを管理する文書管理装置の制御方法であって、上記部品データは、識別のための部品ＩＤ、同じ部品ＩＤの部品データに対して作成順に付与される部品バージョン番号、および、当該部品データが有する属性を示す属性値と対応づけられて部品記憶部に記憶されており、第１の部品データの部品ＩＤおよび部品バージョン番号を取得する識別情報取得ステップと、上記識別情報取得ステップにて取得した上記第１の部品データの部品ＩＤと同じ部品ＩＤを有し、かつ、当該第１の部品データの部品バージョン番号よりも大きい部品バージョン番号を有する第２の部品データを、上記部品記憶部に記憶されている部品データから特定する候補特定ステップと、上記第１の部品データの属性値を取得する属性値取得ステップと、上記候補特定ステップにて特定された上記第２の部品データのそれぞれについて、属性値を取得し、上記属性値取得ステップにて取得した上記第１の部品データの属性値との一致の度合いを示す類似度を決定する類似度決定ステップと、上記類似度決定ステップにて決定した類似度が所定の閾値を超え、かつ類似度が最大である上記第２の部品データのうち、部品バージョン番号が最大のものを特定する更新部品特定ステップと、を含むことを特徴としている。

上記の構成によれば、部品データは、部品ＩＤ、部品バージョン番号、および、属性値と対応付けられた状態で、部品記憶部に記憶されている。ここで、識別情報取得手段は、第１部品データの部品ＩＤおよび部品バージョン番号を取得する。次に、候補特定手段は、部品記憶部に記憶されている部品データの中から、第１の部品データと同じ部品ＩＤを有し、かつ第１の部品データよりバージョン番号が大きい複数の第２の部品データを特定する。続いて、属性取得手段が、第１の部品データの属性値を取得し、類似度決定手段が、第２の部品データそれぞれの属性値を取得し、取得した属性値それぞれについて類似度を決定する。最後に、更新部品特定手段が、類似度が所定の閾値を超え、かつ類似度が最大である第２の部品データのうち、部品バージョン番号が最大のものを特定する。

したがって、基準となる部品データと部品ＩＤが同じで、基準となる部品データより後に作成された部品バージョン番号の大きい部品データにおいて、属性値に基づいた基準となる部品データとの類似度を決定し、部品データの中から、類似度が所定の閾値を超え、かつ類似度が最大である部品データ、あるいは、類似度が最大である部品データが複数ある場合には、部品バージョン番号が最大の部品データを特定することができる。

よって、基準となる部品データを更新するのに適切な部品データを選択することができる。それゆえ、ユーザは部品データを更新した文書の作成および編集を効率的に行うことができる。

さらに、本発明に係る文書管理装置は、上記識別情報取得手段は、文書データが編集される時、当該文書データを構成する部品データの部品ＩＤおよび部品バージョン番号を、上記第１の部品データの部品ＩＤおよび部品バージョン番号として取得することを特徴としている。

上記構成によれば、さらに、第１の部品データは、文書データを構成する部品データであり、文書データが編集される時に、識別情報取得手段は、第１の部品データの部品ＩＤおよび部品バージョン番号を取得する。

したがって、文書データが編集される時に、文書データを構成する部品データと部品ＩＤが同じで、当該部品データより後に作成された部品バージョン番号の大きい部品データから、類似度が所定の閾値を超えた、部品バージョン番号が最大の部品データを特定することができる。

よって、ユーザは文書データを編集する時に、基準となる部品データを更新するのに適切な部品データを選択することができる。それゆえ、ユーザは、部品データを更新した文書の作成および編集を効率的に行うことができる。

さらに、本発明に係る文書管理装置は、上記識別情報取得手段は、上記部品記憶部へ部品データが登録される時、当該部品データの部品ＩＤおよび部品バージョン番号を、上記第１の部品データの部品ＩＤおよび部品バージョン番号として取得するとともに、上記識別情報取得手段が取得した上記第１の部品データの部品ＩＤと同じ部品ＩＤを有する第３の部品データを、上記部品記憶部に記憶されている部品データから特定する第２の候補特定手段と、上記第２の候補特定手段によって特定された上記第３の部品データのそれぞれについて、属性値を取得し、上記属性値取得手段が取得した上記第１の部品データの属性値との一致の度合いを示す類似度を決定する第２の類似度決定手段と、上記第２の類似度決定手段が決定した類似度が所定の閾値を超えた上記第３の部品データを特定する更新部品特定手段とを備えることを特徴としている。

上記構成によれば、さらに、部品記憶部に部品データが登録される時に、識別情報取得手段は、登録される部品データの部品ＩＤおよび部品バージョン番号を、第１の部品データの部品ＩＤおよび部品バージョン番号として取得し、第２の候補特定手段は、部品記憶部から第１の部品データの部品ＩＤと同じ部品ＩＤを有する複数の第３の部品データを特定する。次に、第２の類似度決定手段は複数の第３の部品データのそれぞれについて属性値を取得し、第１の部品データの属性値との類似度を決定する。最後に更新部品特定手段が、複数の第３の部品データから、類似度が所定の閾値を超えた部品データを特定する。

したがって、部品データが登録されたときに、登録された部品データと同じ部品ＩＤを有する部品データとの類似度を決定し、類似度が高い部品データを特定することができる。

よって、ユーザが部品データを登録したとき、登録された部品データと類似度の高い部品データを利用している文書データにおいて、部品データの更新が可能であるため、効率的な文書編集を行うことができる。

さらに、本発明に係る文書管理装置は、指定された属性値との一致の度合いを示す類似度が所定の閾値を超えた部品データを上記部品記憶部より抽出し、部品ＩＤが同じ部品データについては、部品バージョン番号が大きい部品データを優先的に提示する部品検索手段を備えることを特徴としている。

上記構成によれば、さらに、部品検索手段は、指定された属性値との類似度が所定の閾値を超えた部品データを部品記憶部より抽出し、抽出した部品データの部品ＩＤが同じ場合は、部品バージョン番号が大きい部品データを優先的に提示する。

したがって、属性値から決定される類似度と、部品バージョン番号とを用いて、抽出された部品データの順位付けを行い、ユーザに提示することができる。

よって、ユーザは、目的に沿った部品データの中で、より適切なものを効率的に選択することができる。それゆえ、ユーザは選択した部品データを用いて、文書の作成および文書編集を効率的に行うことができる。

さらに、本発明に係る文書管理装置は、上記部品データは、複数の上記属性値が、属性名および属性値の複数の組の形態で対応づけられて上記部品記憶部に記憶されており、上記属性値取得手段は、上記第１の部品データに対応づけられた、上記複数の属性名および属性値の組を取得し、上記類似度決定手段は、上記候補特定手段によって特定された上記第２の部品データのそれぞれについて、上記複数の属性名および属性値の組を取得し、上記属性値取得手段が取得した上記第１の部品データの上記複数の属性名および属性値の組との間で、属性名毎に属性値の一致の度合いを示す属性名別類似度を求め、該求めた属性名別類似度に基づいて、上記類似度を決定することを特徴としている。

上記構成によれば、さらに、部品データは、複数の属性値がそれぞれ属性名と対応付けられた状態で部品記憶部に記憶されている。ここで属性値取得手段は、第１の部品データに対応付けられた複数の属性名および属性値の組を取得し、類似度決定手段は、候補特定手段によって特定された複数の第２の部品データについて、それぞれ属性名および属性値の組を取得する。さらに類似度決定手段は、複数の第２の部品データの属性名および属性値の組それぞれについて、属性名毎に第１の部品データの属性名および属性値の組との属性名別類似度を決定する。

したがって、部品データが複数の属性値を有する場合でも、それぞれの属性値に対応付けられた属性名毎に、属性値の類似度（属性名別類似度）を決定することができる。

よって、類似度の決定に複数の属性値が使用できるため、より精度の高い類似度を用いて部品データを特定することができる。

さらに、本発明に係る文書管理装置は、上記属性値は、位置情報、言語情報、公開範囲情報のいずれかであることを特徴としている。

したがって、部品データは属性値として、位置情報、言語情報、公開範囲のいずれかを有することができる。

よって、位置情報、言語情報、公開範囲のいずれかに基づいて、部品データ間の類似度を決定することができる。

さらに、本発明に係る文書管理装置は、上記部品記憶部へ部品データを登録する部品登録手段を備え、上記部品登録手段は、上記部品データから単語を抽出し、該単語を上記属性値として上記部品データに対応づけて登録することを特徴としている。

上記構成によれば、さらに、部品登録手段は、部品データから単語を抽出し、抽出した単語を属性値として部品データに対応付けて登録する。

したがって、部品データ中の単語を属性値として利用することができる。よって、属性値の登録を自動化することが可能となる。

上記課題を解決するために、本発明に係る文書管理装置は、文書データの一部を構成する部品データを管理する文書管理装置であって、上記部品データは、識別のための部品ＩＤ、および、同じ部品ＩＤの部品データに対して作成順に付与される部品バージョン番号と対応づけられて部品記憶部に記憶されており、文書データの一部を構成する第１の部品データの部品ＩＤおよび部品バージョン番号を取得する識別情報取得手段と、上記識別情報取得手段が取得した上記第１の部品データの部品ＩＤと同じ部品ＩＤを有する部品データの中で、最大の部品バージョン番号を有するものを、上記部品記憶部に記憶されている部品データから特定する候補特定手段とを備え、上記候補特定手段は、上記文書データの上記第１の部品データと対応づけられた更新制御情報が、上記第１の部品データの部品バージョン番号より大きい部品バージョン番号を有する部品データによる上記第１の部品データの更新を許可することを示すとき、上記特定する処理を行うことを特徴としている。

また、本発明に係る文書管理装置の制御方法は、文書データの一部を構成する部品データを管理する文書管理装置の制御方法であって、上記部品データは、識別のための部品ＩＤ、および、同じ部品ＩＤの部品データに対して作成順に付与される部品バージョン番号と対応づけられて部品記憶部に記憶されており、文書データの一部を構成する第１の部品データの部品ＩＤおよび部品バージョン番号を取得する識別情報取得ステップと、上記識別情報取得ステップにて取得した上記第１の部品データの部品ＩＤと同じ部品ＩＤを有する部品データの中で、最大の部品バージョン番号を有するものを、上記部品記憶部に記憶されている部品データから特定する候補特定ステップとを含み、上記候補特定ステップは、上記文書データの上記第１の部品データと対応づけられた更新制御情報が、上記第１の部品データの部品バージョン番号より大きい部品バージョン番号を有する部品データによる上記第１の部品データの更新を許可することを示すときに行われることを特徴としている。

上記構成によれば、まず、識別情報取得手段は、文書データの一部を構成する第１の部品データの部品ＩＤおよび部品バージョン番号を取得する。ここで、文書データの第１の部品データと対応付けられた更新制御情報が、第１の部品データの部品バージョン番号より大きい部品バージョン番号を有する部品データによる第１の部品データの更新を許可することを示すとき、候補特定手段は、部品記憶部から、第１の部品データと同じ部品ＩＤを有する部品データの中から、最大の部品バージョン番号を有するものを特定する。

したがって、文書管理装置は、文書データ中の部品データに対応付けられた更新制御情報に基づいて、文書中の部品データの更新の可否を判断し、部品データの更新が許可されている場合のみ、文書中の部品データと部品ＩＤが同一で、かつ最大の部品バージョン番号を有する部品データを特定することができる。

よって、ユーザは、更新したくない部品データについては更新制御情報で更新を不許可にすれば、更新が必要な部品データのみが更新されるため、効率的な文書編集を行うことができる。

なお、上記文書管理装置は、コンピュータによって実現してもよく、この場合には、コンピュータを上記各手段として動作させることにより上記文書管理装置をコンピュータにて実現させる文書管理装置の制御プログラム、およびそれを記録したコンピュータ読み取り可能な記録媒体も、本発明の範疇に入る。

本発明に係る文書管理装置は、部品データは、識別のための部品ＩＤ、同じ部品ＩＤの部品データに対して作成順に付与される部品バージョン番号、および、当該部品データが有する属性を示す属性値と対応づけられて部品記憶部に記憶されており、第１の部品データの部品ＩＤおよび部品バージョン番号を取得する識別情報取得手段と、上記識別情報取得手段が取得した上記第１の部品データの部品ＩＤと同じ部品ＩＤを有し、かつ、当該第１の部品データの部品バージョン番号よりも大きい部品バージョン番号を有する第２の部品データを、上記部品記憶部に記憶されている部品データから特定する候補特定手段と、上記第１の部品データの属性値を取得する属性値取得手段と、上記候補特定手段によって特定された上記第２の部品データのそれぞれについて、属性値を取得し、上記属性値取得手段が取得した上記第１の部品データの属性値との一致の度合いを示す類似度を決定する類似度決定手段と、上記類似度決定手段が決定した類似度が所定の閾値を超え、かつ類似度が最大である上記第２の部品データのうち、部品バージョン番号が最大のものを特定する更新部品特定手段と、を備える構成である。

また、本発明に係る文書管理装置の制御方法は、部品データは、識別のための部品ＩＤ、同じ部品ＩＤの部品データに対して作成順に付与される部品バージョン番号、および、当該部品データが有する属性を示す属性値と対応づけられて部品記憶部に記憶されており、第１の部品データの部品ＩＤおよび部品バージョン番号を取得する識別情報取得ステップと、上記識別情報取得ステップにて取得した上記第１の部品データの部品ＩＤと同じ部品ＩＤを有し、かつ、当該第１の部品データの部品バージョン番号よりも大きい部品バージョン番号を有する第２の部品データを、上記部品記憶部に記憶されている部品データから特定する候補特定ステップと、上記第１の部品データの属性値を取得する属性値取得ステップと、上記候補特定ステップにて特定された上記第２の部品データのそれぞれについて、属性値を取得し、上記属性値取得ステップにて取得した上記第１の部品データの属性値との一致の度合いを示す類似度を決定する類似度決定ステップと、上記類似度決定ステップにて決定した類似度が所定の閾値を超え、かつ類似度が最大である上記第２の部品データのうち、部品バージョン番号が最大のものを特定する更新部品特定ステップと、を含む方法である。

よって、基準となる部品データを更新するのに適切な部品データを選択することができる。それゆえ、ユーザは部品データを更新した文書の作成および文書編集を効率的に行うことができるという効果を奏する。

本発明に係る文書管理装置は、部品データは、識別のための部品ＩＤ、および、同じ部品ＩＤの部品データに対して作成順に付与される部品バージョン番号と対応づけられて部品記憶部に記憶されており、文書データの一部を構成する第１の部品データの部品ＩＤおよび部品バージョン番号を取得する識別情報取得手段と、上記識別情報取得手段が取得した上記第１の部品データの部品ＩＤと同じ部品ＩＤを有する部品データの中で、最大の部品バージョン番号を有するものを、上記部品記憶部に記憶されている部品データから特定する候補特定手段とを備え、上記候補特定手段は、上記文書データの上記第１の部品データと対応づけられた更新制御情報が、上記第１の部品データの部品バージョン番号より大きい部品バージョン番号を有する部品データによる上記第１の部品データの更新を許可することを示すとき、上記特定する処理を行う構成である。

また、本発明に係る文書管理装置の制御方法は、部品データは、識別のための部品ＩＤ、および、同じ部品ＩＤの部品データに対して作成順に付与される部品バージョン番号と対応づけられて部品記憶部に記憶されており、文書データの一部を構成する第１の部品データの部品ＩＤおよび部品バージョン番号を取得する識別情報取得ステップと、上記識別情報取得ステップにて取得した上記第１の部品データの部品ＩＤと同じ部品ＩＤを有する部品データの中で、最大の部品バージョン番号を有するものを、上記部品記憶部に記憶されている部品データから特定する候補特定ステップとを含み、上記候補特定ステップは、上記文書データの上記第１の部品データと対応づけられた更新制御情報が、上記第１の部品データの部品バージョン番号より大きい部品バージョン番号を有する部品データによる上記第１の部品データの更新を許可することを示すときに行われる方法である。

よって、ユーザは、更新したくない部品データについては更新制御情報で更新を不許可にすれば、更新が必要な部品データのみが更新されるため、効率的な文書編集を行うことができるという効果を奏する。

本発明の実施形態における文書管理システムの要部構成を示すブロック図である。 図２（ａ）は、文書データに付与される文書メタデータのデータ構造を示す図であり、図２（ｂ）は、文書メタデータの１つである部品ＩＤテーブルのデータ構造を示す図である。 図３（ａ）は部品データに付与される部品メタデータのデータ構造を示す図であり、図３（ｂ）は部品メタデータの１つである文書テーブルのデータ構造を示す図であり、図３（ｃ）は部品メタデータの１つである属性テーブルのデータ構造を示す図である。 部品データに付与される部品メタデータの具体例を示す図である。 部品データの編集処理の具体例を示す図である。 属性テーブルの具体例を示す図である。 本実施形態における部品データの更新処理の概要を示す図である。 本実施形態における文書管理システムが実行する処理の流れを示すフローチャートである。 本実施形態における部品データの別の更新処理の概要を示す図である。 本発明の別の実施形態における文書管理システムが実行する処理の流れを示すフローチャートである。 部品データ情報を用いた検索の概要を示す図である。 部品データ情報を用いた検索の結果の概要を示す図である。

＜実施形態１＞
本発明の実施の一形態について図１〜図９に基づいて説明すれば以下の通りである。本実施形態では、一例として、複数の端末において文書を閲覧、作成、および編集する場合に、文書および文書に利用される部品データを管理する文書管理システムについて説明する。なお、本発明における文書管理システムを構成する文書管理装置として、ここでは、サーバについて説明する。しかしながら、本発明における文書管理装置は、上記サーバに限られるものではない。

〔文書管理システムの構成〕
図１は、本発明の実施形態における文書管理システム１の構成を示す図である。具体的には、図１は、上記文書管理システム１を構成するサーバ（文書管理装置）２と、端末３の要部構成を示す。サーバ２は、文書管理システム１を統括して管理する装置である。具体的には、サーバ２は、文書データの一部を構成する部品データを管理する。また、サーバ２は、文書管理システム１を構成する複数の端末３との間で通信を行い、送受信される情報を管理する。サーバ２の構成については後述する。

端末３は、ユーザの入力に基づく処理を行い、処理結果を出力する情報処理装置である。本実施形態における端末３は、サーバ２との間で通信を行うことができる。また、上述したように、文書および部品データの閲覧、作成、および編集ができる装置である。

図１に示すように、端末３は、少なくとも、入力部４０、表示部４１、端末通信部４２、端末制御部４３、端末記憶部４４を備えている構成である。

入力部４０は、ユーザが端末３に指示信号を入力する入力デバイスであり、具体的にはキーボード、マウスなどの入力装置で構成されている。表示部４１は、端末３が処理する情報を表示する表示デバイスである。例えば、表示部４１には、後述する表示制御部５２によって処理された情報が表示可能である。表示部４１は、例えば、ＬＣＤ（液晶ディスプレイ）などの表示装置で構成される。

端末通信部４２は、端末３がサーバ２と通信を行うための通信デバイスである。端末３からの各種情報は、端末通信部４２を介してサーバ２に供給される。

端末記憶部４４は、後述する文書編集管理部５１によって書き込まれた部品データを記憶する。本実施形態では、部品データはすべてサーバ２ではなく、端末３に記憶される。

端末３は、図示しない一時記憶部を備えていてもよい。一時記憶部は、端末３が実行する各種処理の過程で、演算に使用するデータおよび演算結果などを一時的に記憶するいわゆるワーキングメモリであり、ＲＡＭ（Random Access Memory）などの記憶装置で構成される。

端末制御部４３は、端末３が備える各部を統括制御するためのものである。端末制御部４３は機能ブロックとして、入力受付部５０、文書編集管理部５１、表示制御部５２を含む。

入力受付部５０は、入力部が検出したユーザの入力操作に係る信号に基づいた各種情報を、後述する文書編集管理部５１に供給する。表示制御部５２は、後述する文書編集管理部５１からの指示に基づいて、画像を作成し、表示部４１を介して表示する。

文書編集管理部５１は、入力部４０から供給された情報に基づいて、端末通信部４２を介してサーバ２に情報を供給する。また、サーバ２から供給された情報を、表示制御部５２に供給する。さらに、文書管理システム１が、文書を各端末３に記憶する構成の場合、文書編集管理部５１は、作成された文書の書き込みと読み出しを、端末記憶部４４を介して行う。

図１に示すように、本実施形態に係るサーバ２は、少なくとも、サーバ通信部１０、サーバ制御部１１、サーバ記憶部１２を備えている構成である。

サーバ通信部１０は、サーバ２が各端末３と通信を行うための通信デバイスである。端末３から送信された情報は、サーバ通信部１０を介して後述するサーバ制御部１１に供給される。また、サーバ２からの情報も同様に、サーバ通信部１０を介して端末３に送信され、端末通信部４２を介して端末制御部４３に供給される。

サーバ制御部１１は、サーバ２が備える各部を統括制御するためのものである。サーバ制御部１１は、サーバ２が部品データを検索する機能を実現するために、機能ブロックとして、少なくとも、サーバ部品管理部２０、部品データ登録部２１、部品検索部２２、部品バージョン比較部２３、部品類似度算出部２４、部品決定部２５を備えている構成である。

サーバ部品管理部（識別情報取得手段）２０は、サーバ通信部１０を介して供給される端末３からの情報を、サーバ制御部１１の各部に供給する。具体的には、文書データの一部を構成する部品データである、第１の部品データ（後述する部品データ６１ａ）の部品ＩＤおよび部品バージョン番号を取得する。また、サーバ制御部１１の各部からの情報を、サーバ通信部１０を介して端末３に送信する。

部品データ登録部（部品登録手段）２１は、サーバ部品管理部２０を介して端末３から供給される、新規部品データおよび当該部品データのメタ情報を後述する部品記憶部３０に書き込む。また、上記部品データから単語を抽出し、該単語を上記属性値として上記部品データに対応づけて登録する。

部品検索部（属性値取得手段）２２は、サーバ部品管理部２０を介して端末３から供給される、部品データ読み出しの指示を受け取ると、後述する部品記憶部３０から当該部品データの情報、すなわち、第１の部品データの属性値を読み出し、上記情報をサーバ部品管理部２０に供給する。さらに、読み出した部品データと同じ部品ＩＤを有する部品データを読み出し、第１の部品データの属性値とともに、後述する部品バージョン比較部２３に供給する。

また、部品検索部（第２の候補特定手段）２２は、上記サーバ部品管理部（識別情報取得手段）２０が取得した上記第１の部品データの部品ＩＤと同じ部品ＩＤを有する第３の部品データを、上記部品記憶部に記憶されている部品データから特定する。

さらに、部品検索部（部品検索手段）２２は、指定された属性値との一致の度合いを示す類似度が所定の閾値を超えた部品データを上記部品記憶部より抽出し、部品ＩＤが同じ部品データについては、部品バージョン番号が大きい部品データを優先的に提示する。

部品バージョン比較部（候補特定手段）２３は、部品検索部２２から供給された部品データの部品バージョン番号を比較する。その後、比較結果に基づいて、部品データの情報を後述する部品類似度算出部２４に供給する。具体的には、サーバ部品管理部２０が取得した上記第１の部品データの部品ＩＤと同じ部品ＩＤを有し、かつ、当該第１の部品データの部品バージョン番号よりも大きい部品バージョン番号を有する第２の部品データ（後述する部品データ６１ｂおよび６１ｃ）を、部品記憶部３０に記憶されている部品データから特定する。部品データの比較処理については後述する。

部品類似度算出部（類似度決定手段）２４は、部品バージョン比較部２３によって特定された上記第２の部品データのそれぞれについて、属性値を取得し、上記部品検索部２２が取得した上記第１の部品データの属性値との一致の度合いを示す類似度を決定する。具体的には、部品バージョン比較部２３から供給された部品データの類似度を算出する。続いて、算出された部品データの類似度を、当該部品データと対応付けて、後述する類似度記憶部３２に書き込む。書き込みが終わると、書き込み終了の情報を後述する部品決定部２５に供給する。なお、類似度算出処理については後述する。

部品決定部（更新部品特定手段）２５は、部品類似度算出部２４から書き込み終了の情報を供給されると、後述する類似度記憶部３２から部品データを読み出し、文書データに用いる部品データを決定する。すなわち、部品類似度算出部２４が決定した類似度が所定の閾値を超えた上記第２の部品データのうち、部品バージョン番号が最大のものを特定する。決定された部品データは、サーバ部品管理部２０に供給される。

サーバ記憶部１２は、具体的に、部品記憶部３０、類似度記憶部３２を含む。部品記憶部３０はユーザが端末３を用いて作成した、部品データを非一時的に記憶する。具体的には、部品データを、識別のための部品ＩＤ、同じ部品ＩＤの部品データに対して作成順に付与される部品バージョン番号、および、当該部品データが有する属性を示す属性値と対応づけて記憶している。また、類似度記憶部３２は、部品類似度算出部２４によって類似度が対応付けられた部品データを一時的に記憶する。

サーバ２は、図示しない一時記憶部を備えていてもよい。一時記憶部は、サーバが実行する各種処理の過程で、演算に使用するデータおよび演算結果などを一時的に記憶するいわゆるワーキングメモリであり、ＲＡＭ（Random Access Memory）などの記憶装置で構成される。

〔文書メタデータおよび部品メタデータのデータ構造〕
次に、図２〜４を参照して、文書データおよび部品データにそれぞれ付与される、文書メタデータおよび部品メタデータのデータ構造について説明する。図２（ａ）は文書メタデータのデータ構造を示す図であり、図２（ｂ）は文書メタデータの１つである部品ＩＤテーブルのデータ構造を示す図である。図２（ａ）に示すように、文書メタデータは、少なくとも、文書ＩＤ、文書バージョン番号、および部品ＩＤテーブルを含む。ここで、文書ＩＤとは、文書データ登録時に付与されるＩＤであり、本実施形態では“Ｄ”およびそれに続く４桁の数字で構成されている。しかしながら、部品ＩＤの構成は適宜決定されればよく、本実施形態の構成に限定されないことは言うまでもない。なお、本実施形態の構成に限定されないことは、後述する他のＩＤでも同様である。

文書バージョン番号とは、当該文書が編集される毎に付与される番号である。図２（ａ）において、文書ＩＤが「Ｄ０００１」である各文書データにおいて、文書バージョン番号が“１”の文書データが編集されたものが文書バージョン番号が“２”の文書データであり、文書バージョン番号が“２”の文書データが作成された後で、文書バージョン番号が“１”、あるいは、“２”の文書データが編集されたものが文書バージョン番号が“３”の文書データである。

また、図２（ｂ）によれば、部品ＩＤテーブルは、少なくとも、部品の配置座標、配置サイズ、更新制御情報、部品ＩＤ、および部品バージョン番号を含む。部品ＩＤは、後述する部品データ登録時に付与されるＩＤである。また、部品バージョン番号は、上記部品ＩＤが付与された部品データが編集される毎に付与される番号である。新たに登録された部品データは、上記部品バージョン番号が“１”であり、以降、当該部品データが編集される度に、新たな部品バージョン番号が付与された部品データが部品記憶部に保存される。

配置座標は、文書データ中のどこに部品データが配置されているかを示す座標であり、配置サイズは、部品データのサイズを示す数値である。また、更新制御情報は、当該部品データを更新するか否かを判別するための設定であり、「できるだけ新しい」の場合、部品データの更新を認める。一方、「今のまま」の場合、部品データは後述する更新処理が行われても更新されない。

図３（ａ）は、部品データに付与される部品メタデータのデータ構造を示す図である。図３（ａ）に示すように、部品データ情報は、少なくとも、部品ＩＤ、部品バージョン番号、文書テーブル、属性テーブル、および実データを含む。

部品ＩＤおよび部品バージョン番号は、上述した部品ＩＤテーブルに含まれる部品ＩＤおよび部品バージョン番号と同様である。実データは図、表などの部品データそのものである。

図３（ｂ）は、文書テーブルのデータ構造を示す図である。文書テーブルは少なくとも、上述した文書ＩＤおよび文書バージョン番号の他に、更新者ＩＤを含む。更新者ＩＤは、文書ＩＤおよび文書バージョン番号で特定される文書データを作成あるいは編集したユーザを示すＩＤである。すなわち、更新者ＩＤによって、当該文書を作成あるいは編集した端末が特定される。

図３（ｃ）は、属性テーブルのデータ構造を示す図である。属性テーブルは「位置情報」などの属性名と、属性値とを含む。属性値は、属性名に対応した値であり、例えば、属性名が「位置情報」であれば、緯度および経度が格納される。属性テーブルの具体的な説明については後述する。また、属性テーブルには、部品データ中の単語を対応する属性名のカラムに格納してもよい。図３（ｃ）によれば、位置情報のカラムに「大阪」という単語が格納されている。この部品データ中の単語を格納する処理の詳細については後述する。

図４は、部品データに付与される部品メタデータの詳細および具体例を示す図である。図４によると、部品データ６０ａに、上述したような部品ＩＤ、部品バージョン番号、文書テーブル、および属性テーブルが部品メタデータとして付与されている。なお、上述した部品データ中の単語を格納する処理についてここで簡単に説明すると、部品データ６０ａの属性テーブルには、位置情報のカラムが存在する。この状態で後述する部品データの登録処理を行うと、部品データ登録部２１は、部品データの単語を解析する。部品データ６０ａには「大阪」という位置情報に関連する単語があるので、部品データ登録部２１は、「大阪」という単語を位置情報の属性値として格納する。なお、ここで「大阪」のみを位置情報に関連する単語としたのは一例であり、部品データ６０ａに存在するその他の位置情報に関連する単語（堺、高槻など）をさらに位置情報の属性値として格納してもよい。

なお、図２および図３において、文書メタデータおよび部品メタデータのデータ構造を、テーブル形式で示したことは一例であって、当該データのデータ構造をテーブル形式に限定する意図はない。例えば、テーブル形式でなく、図４に示すように、部品データ（実データ）それぞれが、部品メタデータを付与された状態で部品記憶部３０に記憶されていてもよい。

〔部品データの登録処理〕
続いて、部品データの登録処理について説明する。ユーザが新たな部品データを作成し、部品データの登録指示および当該部品データが端末３を介して、サーバ２の部品データ登録部２１に供給されると、部品データ登録部２１は、上記部品データに部品ＩＤを付与する。次に、部品バージョン番号として“１”を付与する。

さらに、上記部品データが文書に利用されていた場合、部品データ登録部２１は、上記部品データが有する文書テーブルに、当該文書ＩＤ、文書バージョン番号、編集者ＩＤを格納する。

続いて、部品データ登録部２１は、端末３を介して供給された属性名と属性値とを属性テーブルに格納する。最後に、部品データを部品記憶部３０に書き込み、登録処理を終了する。

〔既存の部品データの編集処理〕
続いて、新たに部品データを作成するのではなく、既存の部品データを編集する場合の処理について説明する。図５は、部品データの編集における概要を示す図である。ここで、図３に示す部品データ６０ａが、ユーザによって端末３にて編集された結果、新たな部品データ６０ｂが作成されたとする。まず、端末３にて作成された６０ｂは、ユーザによって保存指示がなされると、サーバ部品管理部２０を介して部品データ登録部２１に供給される。

上述したように、既存の部品データを編集した場合は、部品ＩＤは変わらないため、部品データ６０ａおよび６０ｂの部品ＩＤは共に「Ｃ０００１」である。一方、部品バージョン番号は部品データ６０ａでは“１”であるが、部品データ６０ｂでは、部品データ登録部２１によって、“２”に変更される。これにより、部品ＩＤが「Ｃ０００１」の部品データにおいて、部品バージョン番号が“１”と部品バージョン番号が“２”の２種類の部品データが、部品記憶部３０に記憶されることとなる。

次に、部品データ６０ａが有する文書テーブルに格納された情報は、部品データ登録部２１によって、部品データ６０ｂでは全て削除される。ここで、部品データ６０ｂが文書に利用されていた場合、部品データ登録部２１によって、新たな文書データが格納される。図５の場合、部品データ６０ｂの文書テーブルは、部品データ６０ｂが、編集者ＩＤがＨ０００３のユーザによって作成された文書Ｄ０００１、バージョン３に利用されていることを示している。

属性テーブルに格納されている属性名および属性値は、ユーザの入力操作や部品データに含まれる情報に基づいて、部品データ登録部２１によって、適宜上書きおよび追加がなされる。

〔属性テーブル〕
ここで、図６を参照して、属性テーブルに含まれる属性名および属性値について説明する。図６は、属性情報の一例を示した図である。

位置情報のカラムには、緯度および経度が格納される。上記位置情報はユーザが格納したい緯度および経度を入力することによって格納される。具体的には位置情報の入力操作時に地図を表示し、ユーザが地図上の点を選択することで、選択した点の緯度および経度が入力されてもよい。例えば、ユーザが大阪府向けの部品データを作成した場合は、大阪府庁の緯度および経度を格納すればよい。

言語情報のカラムには、日本語、英語などの言語名が格納される。この情報は部品データに使用されている言語を解析して自動的に格納されてもよいし、ユーザが手動で入力してもよい。

公開範囲のカラムには、「部外秘」、「社外秘」、「社外用」などの公開範囲情報が格納される。上記公開範囲については、予め公開範囲のレベル（上記部外秘、社外秘、社外用など）を格納したテーブルを作成しておき、ユーザによる属性情報入力時に、上記レベルの中から選択されるような形で格納が行われてもよい。

属性名は上述した以外にも様々なものが設定できる。例えば、図６に示したように、国名、地名、営業先の役所の規模、営業先の規模、営業先の業種、社内の所属部門などのカラムが考えられ、それぞれのカラムに適した属性値が格納される。なお、図６に示した以外の属性情報が設定できることは言うまでもない。

〔部品データの更新処理〕
図７および図８を参照して、部品データの更新通知処理の詳細について説明する。図７は本実施形態における部品データの更新処理の概要を示す図であり、図８は本実施形態における部品データの更新処理の流れを示すフローチャートである。なお、図７は、ユーザによって文書が開かれた後の流れを示している。

本実施形態では、文書管理システム１は、端末３で既存の文書が開かれたとき、サーバ２と通信をし、当該文書に使用されている部品データと部品記憶部３０に記憶されている部品データとを比較し、最も類似度が高い部品データに更新する構成である。

上記構成によれば、ユーザが文書データを開いたとき、すなわち、文書の編集を行う可能性が高いときに、部品データの更新判定を行う。そのため、別の作業をしているときに部品データの更新がなされることがない。よって、ユーザは効率的に端末を用いた作業を行うことができる。

図７を参照すると、ここで、ユーザが文書データ７１を編集しようとしたとする。文書データ７１には、部品ＩＤがＣ０００１、部品バージョン番号が１で定義される部品データ６１ａが使用されている。部品データ６１ａの属性テーブルには、位置情報として緯度と経度が格納されている。

ここで、図８を参照すると、まず端末から部品ＩＤおよび部品バージョン番号を受け取る（Ｓ１００：識別情報取得ステップ）。具体的には、文書編集管理部５１が、文書データ７１に付与されている文書メタデータから部品ＩＤおよび部品バージョン番号を読み出し、サーバ部品管理部２０に供給する。次に、文書中の部品データと同じ部品ＩＤを有する部品データを検索する（Ｓ１０１：属性値取得ステップ）。具体的には、部品検索部２２は、文書データ７１に表示する部品データ６１ａを読み出し、サーバ部品管理部２０を介して端末３に供給するとともに、部品データ６１ａと同じ部品ＩＤであるＣ０００１を有する部品データを読み出す。今回の場合、図７に示す部品データ６１ｂおよび６１ｃが読み出される。読み出された部品データ６１ｂおよび６１ｃは、文書データ７１中の部品データ６１ａとともに部品バージョン比較部２３に供給される。

次に、文書中の部品データのバージョンが最も新しいか否かを判別する（Ｓ１０２）。具体的には、部品バージョン比較部２３によって、部品データ６１ａの部品バージョン番号と他の部品データ（以降、比較部品データと称する）の部品バージョン番号とを比較する。文書中の部品データのバージョンが最も新しかった場合（Ｓ１０２でＹＥＳ）、部品バージョン比較部２３は、部品データ６１ａをサーバ部品管理部２０に供給し、文書中の部品データ６１ａをそのまま文書データ７１に利用する（Ｓ１０９）。

文書中の部品データのバージョンが最も新しくない場合（Ｓ１０２でＮＯ）、文書中の部品データのバージョンよりバージョンが新しい比較部品データを判別する（Ｓ１０３：候補特定ステップ）。具体的には、部品バージョン比較部２３は、文書中の部品データ６１ａとバージョンを比較した比較部品データのうち、文書中の部品データ６１ａよりバージョンが新しい部品データ、すなわち、部品データ６１ａより部品バージョン番号が大きい比較部品データを判別し、部品類似度算出部２４に供給する。今回の場合、比較部品データ６１ｂおよび６１ｃはいずれも文書中の部品データ６１ａより部品バージョン番号が大きいため、どちらも部品類似度算出部２４に供給される。

次に、文書中の部品データと比較部品データの類似度を算出する（Ｓ１０４：類似度決定ステップ）。具体的には、部品類似度算出部２４は、文書中の部品データ６１ａと、比較部品データのうちでもっともバージョンが新しい部品データ６１ｃの属性名および属性値を比較する。今回の場合、部品データ６１ａおよび６１ｃはともに属性名として位置情報を有しているので、位置情報に格納されている属性値を比較する。

ここで、図７によると、部品データ６１ａは大阪府に関する部品データであり、属性値として大阪府庁の緯度および経度が格納されている。一方、部品データ６１ｃは千葉県に関する部品データであり、属性値として千葉県庁の緯度および経度が格納されている。よって、これら属性データの属性値は一致しないため、部品データ６１ｃの類似度は０である。

続いて、類似度と比較部品データとを対応付けて記憶する（Ｓ１０５）。具体的には、部品類似度算出部２４は、算出した類似度０を、比較部品データ６１ｃに付与して、類似度記憶部３２に書き込む。さらに、すべての比較部品データに対して類似度算出が終了したか否かを判別する（Ｓ１０６）。今回の場合、まだ比較部品データ６１ｂにおいて類似度の算出が終了していない（Ｓ１０６でＮＯ）ので、部品類似度算出部２４は、文書中の部品データ６１ａと、比較部品データ６１ｂの属性名および属性値を比較する。図７によると、部品データ６１ｂには属性値として大阪府庁の緯度および経度が格納されているため、６１ａの位置情報と一致する。よって部品データ６１ｂの類似度は１である。

部品類似度算出部２４は、部品データ６１ｂに算出した類似度１を付与して類似度記憶部３２に書き込んだのち、再び類似度算出が終了したか否かを判別する。部品データ６１ｂの類似度算出が終了した時点で、すべての比較部品データの類似度算出が終了している（Ｓ１０６でＹＥＳ）ので、部品類似度算出部２４は、終了情報を部品決定部２５に供給する。

次に、類似度が閾値より高い比較部品データが存在するか否かを判定する（Ｓ１０７：更新部品特定ステップ）。具体的には、部品決定部２５は、類似度記憶部３２から、類似度が付与された比較部品データを読み出し、各部品データの類似度と閾値とを比較する。ここで、閾値は０であり、０よりも大きい類似度を有していた場合（属性値の不一致を示す０を除く）、閾値よりも高いと判断されるとする。なお、閾値は適宜変更可能である。

比較部品データ６１ｂの類似度は１であるため、所定の閾値よりも高い（Ｓ１０７でＹＥＳ）。この場合、次に、類似度が最大の比較部品データが複数存在するか否かを判定する（Ｓ１０８：更新部品特定ステップ）。具体的には、部品決定部２５は、類似度が所定の閾値よりも高い比較部品データの類似度の大小を比較し、類似度が最大のものを特定する。この類似度が最大のものが複数ある場合（Ｓ１０８でＹＥＳ）、最も部品バージョン番号が大きい比較部品データを文書に利用する（Ｓ１１０：更新部品特定ステップ）。

一方、類似度が最大のものが１つしかない場合（Ｓ１０８でＮＯ）、類似度が最大の比較部品データを文書に利用する（Ｓ１０９：更新部品特定ステップ）。上記の例の場合、所定の閾値よりも高い比較部品データは１つしかないので、自動的に類似度が最大のものは比較部品データ６１ｂとなる。よって、比較部品データ６１ｂを文書に利用する。すなわち、部品決定部２５によって文書データ７０に利用する部品として決定された部品データ６１ｂが、サーバ部品管理部２０に送られ、端末３の文書編集管理部を介して、文書データ７０内に表示される。なお、所定の閾値よりも高い比較部品データが複数存在する場合は、最も部品バージョン番号が大きい比較部品データを文書に利用する。

なお、いずれの比較部品データも類似度が所定の閾値よりも低かった場合（Ｓ１０７でＮＯ）、文書中の部品データをそのまま利用（Ｓ１１１）、すなわち、部品決定部２５は、文書中の部品データ６１ａを文書データ７１に利用する部品データとして決定する。

なお、図示していないが、上述した部品データの更新処理によって、文書中の部品データが更新されると、部品データ登録部２１によって、部品データに含まれる文書テーブルが更新される。

本実施形態では、比較する属性情報として位置情報を例に挙げて説明したが、言語情報や公開範囲などの他の属性情報でも同様の更新処理が行えることは言うまでもない。

例えば、比較する属性情報が言語情報であり、編集したい文書に利用されている部品データの言語情報が日本語であったとする。この場合、部品検索部２２が読み出した、部品ＩＤが同じで、部品バージョン番号の異なる部品データ群に対して、まず、部品バージョン比較部２３が、部品バージョン番号を比較する。次に、部品類似度算出部２４が、部品データの類似度を算出する。このとき、比較部品データの言語情報が日本語であった場合、類似度が１、英語などの他の言語であった場合、類似度が０となる。その後、部品決定部２５は、類似度が所定の閾値よりも高い部品データのうち、部品バージョン番号が最も高い部品データを文書に利用する部品データと決定し、文書中の部品データを更新する。

また、比較する属性情報が公開範囲であり、編集したい文書に利用されている部品データの属性テーブルに、公開範囲「社外秘」が格納されているとする。この場合、上述したように、部品検索部２２による当該部品データ群の読出し、部品バージョン比較部２３の部品バージョン番号の比較の後、部品類似度算出部２４が、部品データの類似度を算出する。このとき、比較部品データの公開範囲が「社外秘」であった場合、類似度が１、「社外用」などの別の公開範囲であった場合、類似度が０となる。その後、部品決定部２５が、上述したような部品データ決定処理を行う。

〔変形例〕
文書中の部品データの属性テーブルに、複数の属性情報が格納されている場合、例えば、位置情報と言語情報とが格納されている場合は、位置情報と言語情報それぞれについて、比較部品データとの比較を行い、比較結果の和を類似度としてもよい。例えば、位置情報と言語情報の両方が一致した場合は類似度が２となり、片方が一致した場合は１、両方不一致の場合は０となる。また、比較部品データに、文書中の部品データには格納されている属性情報が格納されていない場合、当該属性情報の類似度は０としてもよい。

また、類似度が所定の閾値よりも高い比較部品データが存在する場合、ユーザに対して更新が可能なことを通知してもよい。これにより、当該部品データを更新するか否かの最終判断をユーザが下すことができるため、望まない部品データの更新を防ぐことができる。

〔単語の登録を用いた更新処理〕
また、類似度をさらに細かく設定してもよい。例えば、上述したように、部品データ登録部２１は、部品データ中の単語を解析し、属性テーブルに適切な属性名および属性値が存在する場合、当該単語を属性情報として登録してもよい。

例えば、図７によると、文書中の部品データ６１ａおよび比較部品データ６１ｂの属性テーブルには位置情報のカラムが存在し、また、部品データ６１ａおよび６１ｂには、部品データ中に「大阪」という単語が存在する。このため、部品データ６１ａおよび６１ｂを登録する際に、部品データ登録部２１によって、属性テーブルの位置情報のカラムに、大阪という単語を格納してもよい。

なお、部品中の単語が一致したときの類似度は、低く設定されるのが好ましい。例えば、千葉県庁の緯度および経度が格納されている部品データ６１ｃにおいても、位置情報に関連する単語として「大阪」が存在する可能性があり、類似度を高く設定すると、部品データの更新処理の精度が悪くなるためである。

例えば、単語が一致したときの類似度を０．２とすると、本変形例での比較部品データ６１ｂの類似度は、緯度および経度による類似度１と、単語の一致による類似度０．２との和である１．２となる。

これにより、閾値を例えば１とすることができ、より類似度の高い部品データが存在するときのみ更新することができる。

なお、属性値と類似度との対応づけは、図示しない別のテーブルを作成して、類似度算出処理の際に参照してもよいし、属性テーブルに類似度係数というカラムをさらに備え、一致した場合の類似度を１、不一致の場合の類似度を０とし、類似度係数をかけ合わせる処理を行うことで算出された値を用いてもよい。

〔更新制御情報を用いた更新処理〕
さらに、文書中の部品データと比較部品データとの間で、属性値を用いない部品データの更新処理を行ってもよい。図９は、本変形例における部品データ更新処理の概要を示す図である。

図９を参照すると、ユーザは文書作成の際に、文書メタデータとして上記文書に利用されている部品データの更新を「できるだけ新しい」とするか、「今のまま」とするかの指定を行う。上記指定は、文書の部品ＩＤテーブルに格納される。上記指定は、例えば、特に指定しない場合は「できるだけ新しい」とし、更新日時を変更したくない場合のみ、「今のまま」を指定する構成でもよい。

ここで、図９に示すように、文書データ７２ａと、文書データ７２ａが編集され、新しいバージョン番号が付与された文書データ７２ｂ、および７２ｃがあるとする。また、文書データ７２ａには、部品ＩＤが「Ｃ０００２」、部品バージョン番号が“１”である部品データ６２ａが利用されている。さらに、文書データ７２ｂには部品バージョン番号が“２”である部品データ６２ｂ、文書データ７２ｃには部品バージョン番号が“３”である部品データ６２ｃといった、部品データ６２ａと部品ＩＤが同じ部品データがそれぞれ利用されている。ここで、それぞれの部品データのバージョンから、部品データ６２ｃが最も新しく、部品データ６２ｂ、６２ａの順に古くなることが分かる。また、文書データ７２ａの部品ＩＤテーブルには更新制御情報として「できるだけ新しい」が、また、文書データ７２ｂの部品ＩＤテーブルには更新制御情報として「今のまま」が格納されている。

まず、ユーザが編集のために文書データ７２ａを開いたとする。ここで、文書編集管理部５１は、文書データ７２ａの更新制御情報を判別する。文書データ７２ａの更新制御情報は「できるだけ新しい」であるので、部品検索部２２は、文書編集管理部５１から供給された部品ＩＤと部品バージョン番号に基づいて、部品データ６２ａと同じ部品ＩＤを有する部品データのうち、最も部品バージョン番号が大きい部品データ６２ｃを読み出す。部品検索部２２は、部品データ６２ｃをサーバ部品管理部２０に供給し、サーバ部品管理部２０は、文書編集管理部５１を介して、文書データ７２ａの部品データを６２ｃに更新する。

一方、ユーザが編集のために文書データ７２ｂを開いたとする。まず上述したように、文書編集管理部５１は、文書データ７２ｂの更新制御情報を判別する。今回の場合、文書データ７２ｂの更新制御情報は「今のまま」であるので、更新処理は終了となる。

＜実施形態２＞
本発明の文書管理システムに関する他の実施形態について、図１０に基づいて説明すれば、以下の通りである。なお、説明の便宜上、上述の実施形態１にて説明した図面と同じ機能を有する部材については、同じ符号を付記し、その説明を省略する。

本実施形態の部品管理システムは、ユーザが文書を開いたときでなく、ユーザが部品データを編集したときに、同じ部品ＩＤを有する部品データとの類似度を比較し、類似度が閾値より高い場合、類似度が高い部品データを利用している文書データを保存している端末に、更新可能通知を送る構成である。

〔部品データの更新処理〕
図１０は本実施形態における部品データの更新処理の流れを示すフローチャートである。なお、図１０は、上述した既存の部品データの編集処理が行われた後、すなわち、部品データ登録部２１によって、編集後部品データが部品記憶部３０に書き込まれた後の流れを示している。

まず、編集後部品データと同じ部品ＩＤを有する部品データを検索する（Ｓ２００）。具体的には、部品検索部２２が、編集後部品データと同じ部品ＩＤを付与されている部品データを部品記憶部３０から読み出す。次に、編集後部品データと読み出した部品データ（以下比較部品データ）との類似度を算出する（Ｓ２０１）。具体的には、部品類似度算出部２４が、比較部品データのうち、最もバージョンが高い部品データと、編集後部品データとの類似度を算出する。次に、類似度と比較部品データとを対応付けて記憶する（Ｓ２０２）。具体的には、部品類似度算出部２４が、算出した類似度を比較部品データに付与して、類似度記憶部３２に書き込む。

次に、すべての比較部品データに対して類似度算出が終了したか否かを判定する（Ｓ２０３）。類似度算出が終了していない場合（Ｓ２０３でＮＯ）、直近で類似度を算出された比較部品データより１つバージョンが古い比較部品データと、編集後部品データとの類似度を算出し（Ｓ２０１）、上記比較部品データと、上記比較部品データに対応付けられた類似度とを類似度記憶部３２に書き込む（Ｓ２０２）。これをすべての部品データで類似度算出が終了するまで繰り返す。

すべての部品データに対して類似度算出が終了した場合（Ｓ２０３でＹＥＳ）、各部品データの算出した類似度が閾値より高いか否かを判定する（Ｓ２０４）。具体的には、部品決定部２５は、類似度記憶部３２から算出度が付与された比較部品データを読み出し、所定の閾値と比較する。

比較部品データの類似度が閾値より高い場合（Ｓ２０４でＹＥＳ）、通知を送信する端末、部品データを更新する文書ＩＤと文書バージョン番号を特定する（Ｓ２０５）。具体的には、サーバ部品管理部２０は、類似度が閾値より高い比較部品データの文書テーブルを参照し、文書番号と文書バージョンから更新通知の対象となる文書を特定する。また、更新者ＩＤから更新通知を行う端末を特定する。その後、特定した端末に、文書中の部品データの更新可能通知を行う（Ｓ２０６）。

なお、上記実施形態１と同様に、上述した部品データの更新処理によって、文書中の部品データが更新されると、部品データ登録部２１によって、部品データに含まれる文書テーブルが更新される。

また、本実施形態における部品データの更新処理においては、編集後部品データのバージョン番号は常に最大であるため、部品データのバージョン番号の大小を比較する必要がない。よって、部品バージョン比較部は含まれていなくてもよい。

〔部品データの検索〕
文書データを既存の文書データを用いずに、新しく作成する場合、部品記憶部３０に記憶されている部品データを、属性名および属性値で検索することで、文書データを効率的に作成することができてもよい。

例えば、図１１に示すような部品データが、部品記憶部３０に記憶されているとする。このとき、ユーザが端末３から属性名が位置情報、属性値が大阪府庁（緯度：３４．６８６５３６、経度：１３５．５１９４３３）である検索情報を用いて検索したとする。ここで、部品検索部２２は、サーバ部品管理部２０を介して、上記検索情報を受け取り、部品記憶部３０から上記検索情報に合致する部品データを読み出して、部品バージョン比較部２３に供給する。今回の場合、部品ＩＤがＣ０００２である３つの部品データが読み出される。部品バージョン比較部２３は、供給された部品データを部品バージョン番号が大きい順に番号を付し、部品類似度算出部２４に供給する。部品類似度算出部２４は、供給された部品データと、検索情報とを比較する。今回の場合、属性名である位置情報は読み出されたすべての部品データが有しているのでそれぞれに類似度１を付与する。続いて、属性値である大阪府庁の緯度および経度は、部品バージョン番号１の部品データと、部品バージョン番号２の部品データが一致する属性値を有しているので、これらに類似度１を加える。検索情報に基づく類似度算出の後、部品決定部２５は、部品データに対して類似度の大きい順に番号を付す。今回の場合、部品バージョン番号が１および２の部品データの類似度が２、部品バージョン番号が３の部品データの類似度が１である。類似度が同じ場合は、部品バージョン比較部で付与された番号順に番号を付す。以上より、部品データに対して、部品バージョン番号が２、１、３の順に番号が付され、サーバ部品管理部２０を介して、上記番号が付された結果が端末３に送られる。その結果、図１２（ａ）に示すような、検索結果が表示される。

また、属性テーブルに属性名としてキーワードを格納できるようにしてもよい。この場合、部品データ中の単語がキーワードのカラムに格納され、ユーザは文字列検索が可能となる。例えば、文字列を売上高、属性名を言語情報、属性値を日本語で検索した場合、図１２（ｂ）に示すように、言語情報の属性値が近いものから順に結果が表示される。さらに、例えば、属性名を言語情報から公開範囲に変えて、属性値を社外秘で検索した場合、図１２（ｃ）に示すように、公開範囲の属性値が近いものから順に結果が表示される。

〔ソフトウェアによる実現例〕
最後に、サーバ２の各ブロック、特に、サーバ部品管理部２０、部品データ登録部２１、部品検索部２２、部品バージョン比較部２３、部品類似度算出部２４、および、部品決定部２５と、端末３の各ブロック、特に、入力受付部５０、文書編集管理部５１、および、表示制御部５２は、集積回路（ＩＣチップ）上に形成された論理回路によってハードウェア的に実現してもよいし、ＣＰＵ（Central Processing Unit）を用いてソフトウェア的に実現してもよい。

後者の場合、サーバ２および端末３は、各機能を実現するプログラムの命令を実行するＣＰＵ、上記プログラムを格納したＲＯＭ（Read Only Memory）、上記プログラムを展開するＲＡＭ（Random Access Memory）、上記プログラムおよび各種データを格納するメモリ等の記憶装置（記録媒体）などを備えている。そして、本発明の目的は、上述した機能を実現するソフトウェアであるサーバ２および端末３の制御プログラムのプログラムコード（実行形式プログラム、中間コードプログラム、ソースプログラム）をコンピュータで読み取り可能に記録した記録媒体を、上記サーバ２および端末３に供給し、そのコンピュータ（またはＣＰＵやＭＰＵ）が記録媒体に記録されているプログラムコードを読み出し実行することによっても、達成可能である。

上記記録媒体としては、一時的でない有形の媒体（non-transitory tangible medium）、例えば、磁気テープやカセットテープ等のテープ類、フロッピー（登録商標）ディスク／ハードディスク等の磁気ディスクやＣＤ−ＲＯＭ／ＭＯ／ＭＤ／ＤＶＤ／ＣＤ−Ｒ等の光ディスクを含むディスク類、ＩＣカード（メモリカードを含む）／光カード等のカード類、マスクＲＯＭ／ＥＰＲＯＭ／ＥＥＰＲＯＭ（登録商標）／フラッシュＲＯＭ等の半導体メモリ類、あるいはＰＬＤ（Programmable logic device）やＦＰＧＡ（Field Programmable Gate Array）等の論理回路類などを用いることができる。

また、サーバ２および端末３を通信ネットワークと接続可能に構成し、上記プログラムコードを通信ネットワークを介して供給してもよい。この通信ネットワークは、プログラムコードを伝送可能であればよく、特に限定されない。例えば、インターネット、イントラネット、エキストラネット、ＬＡＮ、ＩＳＤＮ、ＶＡＮ、ＣＡＴＶ通信網、仮想専用網（Virtual Private Network）、電話回線網、移動体通信網、衛星通信網等が利用可能である。また、この通信ネットワークを構成する伝送媒体も、プログラムコードを伝送可能な媒体であればよく、特定の構成または種類のものに限定されない。例えば、ＩＥＥＥ１３９４、ＵＳＢ、電力線搬送、ケーブルＴＶ回線、電話線、ＡＤＳＬ（Asymmetric Digital Subscriber Line）回線等の有線でも、ＩｒＤＡやリモコンのような赤外線、Ｂｌｕｅｔｏｏｔｈ（登録商標）、ＩＥＥＥ８０２．１１無線、ＨＤＲ（High Data Rate）、ＮＦＣ（Near Field Communication）、ＤＬＮＡ（Digital Living Network Alliance）、携帯電話網、衛星回線、地上波デジタル網等の無線でも利用可能である。なお、本発明は、上記プログラムコードが電子的な伝送で具現化された、搬送波に埋め込まれたコンピュータデータ信号の形態でも実現され得る。

本発明は上述した各実施形態に限定されるものではなく、請求項に示した範囲で種々の変更が可能であり、異なる実施形態にそれぞれ開示された技術的手段を適宜組み合わせて得られる実施形態についても本発明の技術的範囲に含まれる。

本発明の文書管理システムは、企業や大学など、サーバと複数の端末とが通信可能である場所において好適に利用できる。

２ サーバ（文書管理装置）
２０ サーバ部品管理部（識別情報取得手段）
２１ 部品データ登録部（部品登録手段）
２２ 部品検索部（属性値取得手段、第２の候補特定手段、部品検索手段）
２３ 部品バージョン比較部（候補特定手段）
２４ 部品類似度算出部（類似度決定手段、第２の類似度決定手段）
２５ 部品決定部（更新部品特定手段）
３０ 部品記憶部
６１ａ、６２ａ 部品データ（第１の部品データ）
６１ｂ、６１ｃ 部品データ（第２の部品データ）
７１、７２ａ 文書データ
Ｓ１００ 識別情報取得ステップ
Ｓ１０１ 属性値取得ステップ
Ｓ１０３ 候補特定ステップ
Ｓ１０４ 類似度決定ステップ
Ｓ１０７〜Ｓ１１０ 更新部品特定ステップ

Claims (12)

1. 文書データの一部を構成する部品データを管理する文書管理装置であって、
   上記部品データは、識別のための部品ＩＤ、同じ部品ＩＤの部品データに対して作成順に付与される部品バージョン番号、および、当該部品データが有する属性を示す属性値と対応づけられて部品記憶部に記憶されており、
   第１の部品データの部品ＩＤおよび部品バージョン番号を取得する識別情報取得手段と、
   上記識別情報取得手段が取得した上記第１の部品データの部品ＩＤと同じ部品ＩＤを有し、かつ、当該第１の部品データの部品バージョン番号よりも大きい部品バージョン番号を有する第２の部品データを、上記部品記憶部に記憶されている部品データから特定する候補特定手段と、
   上記第１の部品データの属性値を取得する属性値取得手段と、
   上記候補特定手段によって特定された上記第２の部品データのそれぞれについて、属性値を取得し、上記属性値取得手段が取得した上記第１の部品データの属性値との一致の度合いを示す類似度を決定する類似度決定手段と、
   上記類似度決定手段が決定した類似度が所定の閾値を超え、かつ類似度が最大である上記第２の部品データのうち、部品バージョン番号が最大のものを特定する更新部品特定手段と、を備えることを特徴とする文書管理装置。
2. 上記識別情報取得手段は、文書データが編集される時、当該文書データを構成する部品データの部品ＩＤおよび部品バージョン番号を、上記第１の部品データの部品ＩＤおよび部品バージョン番号として取得することを特徴とする請求項１に記載の文書管理装置。
3. 上記識別情報取得手段は、上記部品記憶部へ部品データが登録される時、当該部品データの部品ＩＤおよび部品バージョン番号を、上記第１の部品データの部品ＩＤおよび部品バージョン番号として取得するとともに、
   上記識別情報取得手段が取得した上記第１の部品データの部品ＩＤと同じ部品ＩＤを有する第３の部品データを、上記部品記憶部に記憶されている部品データから特定する第２の候補特定手段と、
   上記第２の候補特定手段によって特定された上記第３の部品データのそれぞれについて、属性値を取得し、上記属性値取得手段が取得した上記第１の部品データの属性値との一致の度合いを示す類似度を決定する第２の類似度決定手段と、
   上記第２の類似度決定手段が決定した類似度が所定の閾値を超えた上記第３の部品データを特定する更新部品特定手段と、を備えることを特徴とする請求項１または２に記載の文書管理装置。
4. 指定された属性値との一致の度合いを示す類似度が所定の閾値を超えた部品データを上記部品記憶部より抽出し、部品ＩＤが同じ部品データについては、部品バージョン番号が大きい部品データを優先的に提示する部品検索手段を備えることを特徴とする請求項１〜３のいずれか１項に記載の文書管理装置。
5. 上記部品データは、複数の上記属性値が、属性名および属性値の複数の組の形態で対応づけられて上記部品記憶部に記憶されており、
   上記属性値取得手段は、上記第１の部品データに対応づけられた、上記複数の属性名および属性値の組を取得し、
   上記類似度決定手段は、上記候補特定手段によって特定された上記第２の部品データのそれぞれについて、上記複数の属性名および属性値の組を取得し、上記属性値取得手段が取得した上記第１の部品データの上記複数の属性名および属性値の組との間で、属性名毎に属性値の一致の度合いを示す属性名別類似度を求め、該求めた属性名別類似度に基づいて、上記類似度を決定することを特徴とする請求項１〜４のいずれか１項に記載の文書管理装置。
6. 上記属性値は、位置情報、言語情報、公開範囲情報のいずれかであることを特徴とする請求項１〜５のいずれか１項に記載の文書管理装置。
7. 上記部品記憶部へ部品データを登録する部品登録手段を備え、
   上記部品登録手段は、上記部品データから単語を抽出し、該単語を上記属性値として上記部品データに対応づけて登録することを特徴とする請求項１〜６のいずれか１項に記載の文書管理装置。
8. 文書データの一部を構成する部品データを管理する文書管理装置の制御方法であって、
   上記部品データは、識別のための部品ＩＤ、同じ部品ＩＤの部品データに対して作成順に付与される部品バージョン番号、および、当該部品データが有する属性を示す属性値と対応づけられて部品記憶部に記憶されており、
   第１の部品データの部品ＩＤおよび部品バージョン番号を取得する識別情報取得ステップと、
   上記識別情報取得ステップにて取得した上記第１の部品データの部品ＩＤと同じ部品ＩＤを有し、かつ、当該第１の部品データの部品バージョン番号よりも大きい部品バージョン番号を有する第２の部品データを、上記部品記憶部に記憶されている部品データから特定する候補特定ステップと、
   上記第１の部品データの属性値を取得する属性値取得ステップと、
   上記候補特定ステップにて特定された上記第２の部品データのそれぞれについて、属性値を取得し、上記属性値取得ステップにて取得した上記第１の部品データの属性値との一致の度合いを示す類似度を決定する類似度決定ステップと、
   上記類似度決定ステップにて決定した類似度が所定の閾値を超え、かつ類似度が最大である上記第２の部品データのうち、部品バージョン番号が最大のものを特定する更新部品特定ステップと、を含むことを特徴とする文書管理装置の制御方法。
9. 文書データの一部を構成する部品データを管理する文書管理装置であって、
   上記部品データは、識別のための部品ＩＤ、および、同じ部品ＩＤの部品データに対して作成順に付与される部品バージョン番号と対応づけられて部品記憶部に記憶されており、
   文書データの一部を構成する第１の部品データの部品ＩＤおよび部品バージョン番号を取得する識別情報取得手段と、
   上記識別情報取得手段が取得した上記第１の部品データの部品ＩＤと同じ部品ＩＤを有する部品データの中で、最大の部品バージョン番号を有するものを、上記部品記憶部に記憶されている部品データから特定する候補特定手段とを備え、
   上記候補特定手段は、上記文書データの上記第１の部品データと対応づけられた更新制御情報が、上記第１の部品データの部品バージョン番号より大きい部品バージョン番号を有する部品データによる上記第１の部品データの更新を許可することを示すとき、上記特定する処理を行うことを特徴とする文書管理装置。
10. 文書データの一部を構成する部品データを管理する文書管理装置の制御方法であって、
    上記部品データは、識別のための部品ＩＤ、および、同じ部品ＩＤの部品データに対して作成順に付与される部品バージョン番号と対応づけられて部品記憶部に記憶されており、
    文書データの一部を構成する第１の部品データの部品ＩＤおよび部品バージョン番号を取得する識別情報取得ステップと、
    上記識別情報取得ステップにて取得した上記第１の部品データの部品ＩＤと同じ部品ＩＤを有する部品データの中で、最大の部品バージョン番号を有するものを、上記部品記憶部に記憶されている部品データから特定する候補特定ステップとを含み、
    上記候補特定ステップは、上記文書データの上記第１の部品データと対応づけられた更新制御情報が、上記第１の部品データの部品バージョン番号より大きい部品バージョン番号を有する部品データによる上記第１の部品データの更新を許可することを示すときに行われることを特徴とする文書管理装置の制御方法。
11. コンピュータを請求項１〜７、９のいずれか１項に記載の文書管理装置の各手段として機能させるための制御プログラム。
12. 請求項１１に記載の制御プログラムを記録したコンピュータ読み取り可能な記録媒体。

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