JP7121363B2 - 大規模電子文書の版管理方法とその版管理システム - Google Patents
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Description
電子文書中の所定の領域を、パーツと指定して分割し、各パーツをデザインの情報も含めて保持し、ユーザはパーツ単位で編集して保存する電子文書パーツ保存段階(S2)と、
前記電子文書パーツ保存段階(S2)で保存された電子文書について編集する際に、各パーツについて細かく修正した履歴であるリビジョンを保持し、パーツ単位での版管理を行う電子文書リビジョン保存段階(S3)と、
同一内容の各パーツについては、複数の電子文書のパーツとして共有するパーツ共有段階(S5)と、
パーツを上部から順にマージンをとって配置し、レイアウト枠を超えた場合はパーツを分割するとともに分割した一部を次ページへ送り、分割できない場合はパーツ全体を次ページへ送り、パーツを配置した後はそのエリアにはパーツを配置しないようにページ割り付け(組版)を実行して、仕上がりイメージを随時確認するページ割付段階(S6)と、を備え、
さらに、前記電子文書パーツ保存段階で保存された電子文書について編集する際に、編集担当者の欄に編集中のユーザ名が表示され、他のユーザからの操作をロックする編集機能と、
他の電子文書と共有しているパーツの有無を示す共有情報表示欄と、リビジョンの有無を示す改訂情報表示欄と、を表示する表示機能と、
他の電子文書と共有されているパーツがある場合には前記電子文書へのチェックイン時に他の電子文書が更新される更新機能と、を備え、
最終的にすべてのパーツのページ割り付けを実行して校了した電子文書に、この電子文書の全体を修正したことを示すバージョンを付与し、その時点のパーツのリビジョンを電子文書としてまとめて管理するものであり、
前記表示機能として、前記編集担当者の欄と前記共有情報表示欄と前記改訂情報表示欄とがパーツの名称欄と編集の欄と共に表示され、前記編集担当者の欄には編集中のユーザ名が表示され、編集中のユーザ名が表示される箇所には編集中のユーザ名が表示されない箇所とは異なる装飾が付され、自分自身が編集している箇所には別のユーザが編集している箇所とは異なる装飾が付され、前記編集の欄には編集できるか否かが異なるマークで表示されて各パーツの状態が一覧できる構成とされ、
前記電子文書パーツ保存段階(S2)におけるパーツの編集段階において、文字の配置とフォント指定とを含む装飾が行われ、電子文書の紙面における文字の並ぶ間隔の調整と文字配置とを含む編集がパーツ単位で実行可能に構成されている、ことを特徴とする。
電子文書を編集するユーザが利用する端末装置と相互通信可能に接続され、電子文書管理用プログラムがインストールされ、該電子文書管理用プログラムを実行することにより、電子文書を作成し、電子文書の各パーツにはデザインの情報も含めて保持し、ユーザはパーツ単位で編集して保存し、該電子文書について編集する際に、編集担当者の欄に編集中のユーザ名を表示するとともに、他のユーザからの操作をロックし、パーツのリビジョンを保持し、パーツ単位での版管理を行い、必要に応じてパーツのリビジョン間で差分を精査し、精査された同一内容の各パーツを、複数の電子文書のパーツとして共有し、
他の電子文書と共有しているパーツの有無を示す共有情報表示欄とリビジョンの有無を示す改訂情報表示欄とを表示し、
他の電子文書へのチェックイン時に共有されているパーツの更新を行い、
パーツを上部から順にマージンをとって配置し、レイアウト枠を超えた場合はパーツを分割するとともに分割した一部を次ページへ送り、分割できない場合はパーツ全体を次ページへ送り、パーツを配置した後はそのエリアにはパーツを配置しないようにページ割り付け(組版)を実行して、仕上がりイメージを随時確認し、最終的にすべてのパーツのページ割り付けをして校了した電子文書にバージョンを付与して、その時点のパーツのリビジョンを電子文書としてまとめて管理するものであり、
前記編集担当者の欄と前記共有情報表示欄と前記改訂情報表示欄とがパーツの名称欄と編集の欄と共に表示され、前記編集担当者の欄には編集中のユーザ名が表示され、編集中のユーザ名が表示される箇所には編集中のユーザ名が表示されない箇所とは異なる装飾が付され、自分自身が編集している箇所には別のユーザが編集している箇所とは異なる装飾が付され、前記編集の欄には編集できるか否かが異なるマークで表示されて各パーツの状態が一覧できる構成とされ、
前記電子文書をパーツ単位で編集する編集段階において、文字の配置とフォント指定とを含む装飾が行われ、電子文書の紙面における文字の並ぶ間隔の調整と文字配置とを含む編集がパーツ単位で実行可能に構成されている、ことを特徴とする。
以下、本発明の実施の形態を図面を参照して説明する。
図1は本発明の大規模電子文書の版管理方法の概略を示す説明図であり、(a)は訂正中の電子文書、(b)は他の同じパートを有する電子文書である。図2は本発明の大規模電子文書の版管理方法の各作業の流れを示すフロー図である。
本発明の大規模電子文書の版管理方法は、電子文書を構造化して編集し、この電子文書を文書保存して版管理する方法である。電子文書のユーザはパソコン等を用いて、文字、画像を含む電子文書1を作成する(電子文書作成段階S1)。文書エディタで編集される電子文書である。ユーザはWebブラウザのドキュメントエディタで電子文書を編集し、それを保存すると自動的に電子文書管理装置(電子文書管理サーバ2)内に蓄積される。電子文書の版管理はシステム上でなされるようになっている。
本発明は、文書(電子文書)の仕上がりを想定する見本の文書があり、その見本文書をパーツ単位に分解して編集を始める大規模な電子文書の版管理方法である。
図3は本発明の大規模電子文書の版管理方法を実施するためのシステムを構成する電子文書管理装置を示すブロック図である。 本発明の大規模電子文書の版管理方法を実施するために、電子文書の編集作業管理会社又は編集者が管理するシステムを構成する電子文書管理装置(電子文書管理サーバ2)としては、図示するような構成がある。この電子文書管理装置2は、演算機能を備えたハードウエアと、その動作を規定するソフトウエア(プログラム)とによって構成されたものである。電子文書管理装置2は、主たる構成として、入力・出力部21、記憶部22、表示部23、パーツ指定部24、制御部26、表示処理部27、パーツ一覧作成部28とから成る。
図4は電子文書管理装置の主なデータの関係を示す説明図である。
本発明の大規模電子文書の版管理方法では、ユーザは、パーツをエディタにて編集すると共に、各パーツの属性、ドキュメント・ページグループの属性についてWebGUIを通じて編集する。パーツの編集後、版下データをページ割付処理によって生成する。ページグループ単位で版下生成し、編集結果を確認後、全体の版下生成を行う。版下データは非可逆のため原則編集できないようになっている。電子文書(ドキュメント)構成、パーツ、版下をそれぞれ版管理ができるようにする。階層の上位ノードは、下位ノードの版への参照を持つようになっている。
更に、電子文書(ドキュメント)構成のデータベース(31f)、電子文書(ドキュメント/パーツ版管理)のデータベース(31g)がある。
次に図5から図15までの作業画面等を用いて、本発明の大規模電子文書の版管理方法による、具体的な作業について説明する。<ドキュメントの階層構造例>
図5は電子文書(ドキュメント)の階層構造例を示す概略説明図である。
本発明の大規模電子文書の版管理方法では、電子文書(ドキュメント)は階層構造で表現される。ユーザはドキュメント階層を定義した上で、パーツ単位で編集する。ページ割付処理によって版下データを生成する。ページグループ単位でページ割付処理実行が可能である。ページグループは、パーツから見て上位ノードのパスに1つのみ存在する。(どこかのページに配置される)グループノードは、任意の位置に配置可能である。
図6は文書パーツの共有と転用のイメージを示す説明図であり、(a)は医療保険契約の直販用の電子文書(ドキュメント)、(b)は医療保険契約の窓販用の電子文書(ドキュメント)である。
本発明の大規模電子文書の版管理方法により、承認済みの医療保険のしおり・約款から、直販用以外に新規に窓販用の電子文書(ドキュメント)を作成する場合について説明する。ここで「直販」とは保険会社が直接販売することである。「窓販」とは販売のための窓口を設けて販売することである。
図示するように、「保険契約の締結について」部分がパーツとして共有される電子文書である。そのまま電子文書のパーツを転写(複写)して利用することができる。
図7は文書構成の画面イメージを示す説明図である。
本発明の大規模電子文書の版管理方法により文書構成をする画面について説明する。
図示するように、電子文書の階層をたどって編集を実施する。それぞれのパーツの状態が一覧できる。審査直前にすべてをロックして、主担当者が審査を依頼するようになっている。
名称の欄では階層を示すため、階層の上位の「Gグループ」、例えば「しおり」はやや左側に、階層の下位の「PGページグループ」、例えば「主な保険用語のご説明」は上位より右側に、更に階層の下位の「パーツ」、例えば「主な保険用語のご説明」は更に右側寄りに表示される。
「編集担当者」は文字通り担当した者の名が表示される。「共有」は他の電子文書と共有しているパーツがあるか否かが表示される。「共有」されている電子文書の場合は、チェックイン時点で他の電子文書も更新されるようになっている。
「編集」には、「鍵マーク」で示すようにロックされているものか、又は「鉛筆マーク」で示すように編集できるかの別が表示される。「履歴」には、「時計マーク」で示すようにリビジョンがあるかどうかが示される。「ページ割付」には、「割付マーク」で示すように割付を実行するボタンが表示される。
一方、上から10列から12列までは、その列がベージュで表示され、このベージュで表示された文書は、自分自身が編集していることを意味し、ロックされている(チェックアウト中)ことも意味する。
図8は本発明の大規模電子文書の版管理方法に自動流し込み段階を含めた各作業の流れを示す概略フロー図である。図9は自動流し込みの設定の分類を示す一覧表である。図10は自動流し込みの設定の例を示す概略説明図である。
本発明の大規模電子文書の版管理方法による自動流し込みの設定する画面について説明する。電子文書のパーツの一部に、自動番号付け、相互参照箇所のタグを埋め込み、組版時点で実際の値を流し込む、自動流し込み段階(S11)を更に含むことができる。上位ノードで指定した番号属性が下位ノードで「fix」と指定された場合は、そのノードに連番を付番する。パーツ内に設定されている流し込み枠に流し込む値は、上位のノードでセットされていれば、その値を流し込む。流し込みがされていなければ、出現順に連番が付番される。
例えば、「流し込み指定方法」にはドキュメント、グループ、ページグループにて流し込みIDと、連番開始位置を指定。パーツ内に流し込みを定められた方法で指定。システムで自動指定、参照先のパーツIDまたはグループIDを指定して、その章節番号、ページ番号、名称を流し込む」と表示される。
s1からs5は、章・節・項・・・という階層に連番を付与する目的のIDで、#Bxxxx#、#Pxxxx#、#Nxxxx#は、あるパーツ内で別のパーツを参照するためのクロスリファレンスとして利用される。
「備考」には、「章節番号の流し込みIDは、s1~s10固定とする。パーツ内で指定されている連番は編集保存時(チェックイン時)に自動抽出してDBに保存する。これらに対して、該当パーツにてfixするかどうかを編集ユーザが指定する。Fixしなければ該当流し込みIDの出現数分、連番が自動付与される。他の番号指定によって変更が入る場合は自動的に反映する。」、「ドキュメントのプロパティにあらかじめ設定しておく。」、「ページ番号は、参照先のページ割り付けが実施されていることが前提である。xxxxは画面で表示されているものをコピーペーストする。」等がある。
図11はバージョンとリビジョンの関係を示す概略説明図である。
図示するように、バージョン一覧には、「バージョン」、「更新日時」、「更新者」、「審査履歴」が表示される。「審査履歴」には承認済みバージョン履歴が表示される。
改訂作業では、最新版ドキュメントデータを複写パーツはそのままで、編集ドキュメントが生成される。承認されるまでは、各パーツのリビジョン履歴が保存される。リビジョン間で差分を確認することができる。承認時点、あるいは別タイミングで最新版を新しいバージョンとして登録し、残りのリビジョンは削除する。
図12はツリーの操作によるリビジョンの更新の例を示す説明図である。
図示するように、「初期状態」、「パーツのチェックイン」Parts,PartLinkのリビジョン更新、「パーツの削除」上位のNodeのリビジョン更新、「パーツの追加」、「パーツの移動」、Parts,PartLinkの追加、上位のNodeのリビジョン更新の順で処理される。
図13はページ割付処理の概要を示す説明図である。
本発明の大規模電子文書の版管理方法によるページ割付処理の概要の画面について説明する。ページテンプレートには、ページ版面にレイアウト枠が設定されている。図13の左側に示すように、パーツを上部から順にマージンをとって配置する。図13の右側に示すように、レイアウト枠を超えた場合はパーツを分割、分割できない場合はパーツ全体を次ページに送る。先行のパーツを配置した後は、そのエリアにはパーツを配置しない。例えば、図、表などを含む電子文書の場合である。これにより、複雑な作業が必要なくなる。ヘッダ、フッタ、ノンブルは自動流し込みにより処理する。
図14は大規模電子文書の版管理方法の変形例であり、目次の生成段階の作業が加わった各作業の流れを示す概略フロー図である。図15は目次の生成の概略を示す説明図である。
本発明の大規模電子文書の版管理方法による目次を生成する画面について説明する。本発明の版管理方法に目次ページ自動生成段階S12を含むことができる。目次は、ドキュメント全体、グループ、ページグループの中で、アウトラインレベルs1~s10までのそれぞれのパーツを指定して、それを自動生成する。グループに目次である、というフラグを付与する。目次グループの直下には、どのノードの下位ノードで目次を作成するかを指定して、どのアウトラインレベルにどのパーツを対応するかを指定する。目次パーツは、目次1行分のレイアウトを保持している。使える流し込みIDは、番号項目とその項目の値が固定されたノードの名称、ページ番号のみ。項目名とページ番号をつなぐリード(…)については、TBD(…)による。目次の版下を自動生成するタイミングは、その上位のページグループのページ割り付け時である。
図16は大規模電子文書の版管理方法の変形例であり、改訂支援段階作業が加わった各作業の流れを示す概略フロー図である。
図示例は版管理方法に改訂支援段階S13を含めた方法である。改訂支援段階S13は、パーツ分割による最終的に校了してバージョンを付与された電子文書について、次回の改訂作業で新たに編集作業を開始することができる作業段階である。これにより、定期的に改定が必要な電子文書に適している。
図17は大規模電子文書の版管理方法の変形例であり、電子付箋による確認段階作業が加わった各作業の流れを示す概略フロー図である。
図示例は版管理方法に電子付箋による確認段階S14を含めた方法である。電子付箋確認段階S14は電子文書のパーツ単位、あるいは組版されたページ単位で電子付箋による修正指示、修正結果の確認を行う作業段階である。電子付箋を用いることで修正落ちを回避することができる。
1a パーツ(領域)
2 電子文書管理装置
S1 電子文書作成段階
S2 電子文書パーツ保存段階
S3 電子文書リビジョン保存段階
S4 差分チェック段階
S5 パーツ共有段階
S6 ページ割付段階
S11 自動流し込み段階
S12 目次ページ自動生成段階
S13 改訂支援段階
S14 電子付箋確認段階
Claims (2)
- 電子文書を構造化して編集し、この電子文書を文書保存して版管理する、大規模電子文書の版管理方法であって、
電子文書中の所定の領域を、パーツと指定して分割し、各パーツをデザインの情報も含めて保持し、ユーザはパーツ単位で編集して保存する電子文書パーツ保存段階(S2)と、
前記電子文書パーツ保存段階(S2)で保存された電子文書について編集する際に、各パーツについて細かく修正した履歴であるリビジョンを保持し、パーツ単位での版管理を行う電子文書リビジョン保存段階(S3)と、
同一内容の各パーツについては、複数の電子文書のパーツとして共有するパーツ共有段階(S5)と、
パーツを上部から順にマージンをとって配置し、レイアウト枠を超えた場合はパーツを分割するとともに分割した一部を次ページへ送り、分割できない場合はパーツ全体を次ページへ送り、パーツを配置した後はそのエリアにはパーツを配置しないようにページ割り付け(組版)を実行して、仕上がりイメージを随時確認するページ割付段階(S6)と、を備え、
さらに、前記電子文書パーツ保存段階で保存された電子文書について編集する際に、編集担当者の欄に編集中のユーザ名が表示され、他のユーザからの操作をロックする編集機能と、
他の電子文書と共有しているパーツの有無を示す共有情報表示欄と、リビジョンの有無を示す改訂情報表示欄と、を表示する表示機能と、
他の電子文書と共有されているパーツがある場合には前記電子文書へのチェックイン時に他の電子文書が更新される更新機能と、を備え、
最終的にすべてのパーツのページ割り付けを実行して校了した電子文書に、この電子文書の全体を修正したことを示すバージョンを付与し、その時点のパーツのリビジョンを電子文書としてまとめて管理するものであり、
前記表示機能として、前記編集担当者の欄と前記共有情報表示欄と前記改訂情報表示欄とがパーツの名称欄と編集の欄と共に表示され、前記編集担当者の欄には編集中のユーザ名が表示され、編集中のユーザ名が表示される箇所には編集中のユーザ名が表示されない箇所とは異なる装飾が付され、自分自身が編集している箇所には別のユーザが編集している箇所とは異なる装飾が付され、前記編集の欄には編集できるか否かが異なるマークで表示されて各パーツの状態が一覧できる構成とされ、
前記電子文書パーツ保存段階(S2)におけるパーツの編集段階において、文字の配置とフォント指定とを含む装飾が行われ、電子文書の紙面における文字の並ぶ間隔の調整と文字配置とを含む編集がパーツ単位で実行可能に構成されている、
ことを特徴とする大規模電子文書の版管理方法。 - 電子文書を構造化して編集し、この電子文書を文書保存して版管理する、大規模電子文書の版管理システムであって、
電子文書を編集するユーザが利用する端末装置と相互通信可能に接続され、電子文書管理用プログラムがインストールされ、該電子文書管理用プログラムを実行することにより、電子文書を作成し、電子文書の各パーツにはデザインの情報も含めて保持し、ユーザはパーツ単位で編集して保存し、該電子文書について編集する際に、編集担当者の欄に編集中のユーザ名を表示するとともに、他のユーザからの操作をロックし、パーツのリビジョンを保持し、パーツ単位での版管理を行い、必要に応じてパーツのリビジョン間で差分を精査し、精査された同一内容の各パーツを、複数の電子文書のパーツとして共有し、
他の電子文書と共有しているパーツの有無を示す共有情報表示欄とリビジョンの有無を示す改訂情報表示欄とを表示し、
他の電子文書へのチェックイン時に共有されているパーツの更新を行い、
パーツを上部から順にマージンをとって配置し、レイアウト枠を超えた場合はパーツを分割するとともに分割した一部を次ページへ送り、分割できない場合はパーツ全体を次ページへ送り、パーツを配置した後はそのエリアにはパーツを配置しないようにページ割り付け(組版)を実行して、仕上がりイメージを随時確認し、最終的にすべてのパーツのページ割り付けをして校了した電子文書にバージョンを付与して、その時点のパーツのリビジョンを電子文書としてまとめて管理するものであり、
前記編集担当者の欄と前記共有情報表示欄と前記改訂情報表示欄とがパーツの名称欄と編集の欄と共に表示され、前記編集担当者の欄には編集中のユーザ名が表示され、編集中のユーザ名が表示される箇所には編集中のユーザ名が表示されない箇所とは異なる装飾が付され、自分自身が編集している箇所には別のユーザが編集している箇所とは異なる装飾が付され、前記編集の欄には編集できるか否かが異なるマークで表示されて各パーツの状態が一覧できる構成とされ、
前記電子文書をパーツ単位で編集する編集段階において、文字の配置とフォント指定とを含む装飾が行われ、電子文書の紙面における文字の並ぶ間隔の調整と文字配置とを含む編集がパーツ単位で実行可能に構成されている、
ことを特徴とする大規模電子文書の版管理システム。
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