JP2020126322A - 電子付箋による電子文書の校正作業管理方法とその管理システム - Google Patents
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Abstract
Description
校正が終了したものを校了、残った訂正箇所を印刷会社の責任に任せた校正を責任校了(責了)という。また、印刷会社から校正刷りを著者又は編集者に回すことを回校(出校)という。多色刷りの校正は、原稿と照合して色の調子が再現されているか、色のバランスは崩れてないかを主に点検し、色校正と称されている。
前記作成者(A)が作成した電子文書を校正管理装置(2)に保存する、電子文書作成段階(S1)と、
前記確認者(B)が、電子文書の版ごとに修正を指摘する電子付箋を貼付する、修正指摘段階(S2)と、
前記確認者(B)が、貼付された電子付箋の内容を抽出し、電子付箋一覧として管理する、電子付箋一覧作成段階(S3)と、
前記確認者(B)が、電子付箋が貼付された電子文書を、その電子付箋一覧と共に前記作成者(A)に差し戻す、電子付箋一覧差戻段階(S4)と
前記作成者(A)が、差し戻された電子文書自身に貼付されている電子付箋と、前記電子付箋一覧とを確認する、電子付箋一覧照合段階(S5)と、
前記作成者(A)が電子文書を修正し、さらに前記電子付箋一覧の各指摘に対して修正に関するコメントを入力する、修正・コメント入力段階(S6)と、
前記確認者(B)が、再度その電子付箋と前記作成者(A)が記載したコメントを参照しながら、修正稿を確認する、修正稿確認段階(S7)と、を含み、
前記確認者(B)が修正を更に指摘する場合は、前記修正指摘段階(S2)から前記修正稿確認段階(S7)までの作業を、その電子文書の校正が完了するまで繰り返すことにより、電子文書について初稿から最終稿までを版管理する、ことを特徴とする。
複数の確認者(B)が、前記修正指摘段階(S2)、前記電子付箋一覧作成段階(S3)、前記電子付箋一覧差戻段階(S4)、前記修正稿確認段階(S7)の各作業を行い、同時並行して校正作業をすることができる。
前記電子付箋一覧差戻段階(S4)では、
貼られた電子付箋を前記作成者(A)に差し戻す前に、その指摘が妥当かどうかを複数の確認者(B)で電子的に議論した上で、それぞれの電子付箋について採用するか・取り下げるかの判断を入力した上で、電子文書に貼付する電子付箋の指摘箇所を決定し、その電子付箋一覧と共に前記作成者(A)に差し戻す、段階である。
前記修正稿確認段階(S7)では、確認者(B)に修正された文書が前記作成者(A)に返されたときに、前回、あるいはそれ以前の版との相違個所を差分として表示して、それら修正がなされた箇所だけを表示して、修正稿を確認する、段階である。
この複数の確認者(B)での議論は、システム上で電子的に実施することができる。すなわち、電子付箋一覧上で各電子付箋の内容に関して確認者(B)の意見を入力・蓄積し、最終的に電子付箋の作成者(A)がその意見を理解した上で、作成者(A)に戻すか取り下げるのかをシステム上で判断を入力する。すべての議論が終わったら、確認者(B)から作成者(A)に電子付箋の情報とともに該当電子文書の修正を依頼すべく差し戻す。
前記作成者(A)と前記確認者(B)が利用する端末装置と相互通信可能に接続される、電子文書管理用プログラムがインストールされ、該文書管理用プログラムを実行することにより、電子文書を作成し、閲覧し、かつ該電子文書に電子付箋を貼り付け、かつ貼付された各電子付箋の内容を抽出し、一覧として管理する校正管理装置(2)を備え、
前記校正管理装置(2)は、電子文書に貼り付けられた電子付箋の電子付箋一覧の表示データを生成し、
電子文書を修正した後の電子付箋一覧表示データを版管理する、ことを特徴する。
書中の確認者(B)が修正を指摘する箇所を迅速に発見することができる。作成者(A)は容易に修正できるだけでなく、修正指摘箇所が一覧表示されると共に、その修正が済んだことを確認できるため、修正忘れを防止することができる。
以下、本発明の実施の形態を図面を参照して説明する。
図1は本発明の電子付箋による電子文書の校正作業管理方法を示す概略構成図である。
本発明の電子付箋による電子文書の校正作業管理方法は、電子文書を構造化して編集するものであり、電子文書の作成者Aと、この電子文書を校正、精査する確認者Bとが、校正作業と文書保存して管理する方法である。この校正作業管理方法は、図1の概略図に示すように、電子文書の作成者Aがパソコン1等を用いて、文字、画像を含む電子文書を作成し、その電子文書を校正管理装置(校正管理サーバ2)に入力する。この電子文書を校正する確認者Bは、校正管理装置(校正管理サーバ2)にアクセスして、電子文書に電子付箋を貼り付けることで修正箇所を指摘する。作成者Aは、電子付箋が貼られた個所の電子文書を修正して、これを再度校正管理装置(校正管理サーバ2)に入力する。このような作業について電子文書の校正が完了するまで繰り返す。
本発明の電子付箋による電子文書の校正作業管理方法とその管理システムの機能の前提として、Webベースの文書エディタで編集される電子文書である。即ち、インターネット3などのネットワークを介して使用することができる文書エディタ(アプリケーションソフトウェア)で編集されるものである。すべての版が、校正管理装置(校正管理サーバ2)で管理されるようになっている。
図2は本発明の電子付箋による電子文書の校正作業管理方法を実施するためのシステムを構成する校正管理装置を示すブロック図である。 本発明の電子付箋による電子文書の校正作業管理方法を実施するために、電子文書の校正作業管理会社又は作成者が管理するシステムを構成する校正管理装置(校正管理サーバ2)としては、図2のブロック図に示すような構成がある。この校正管理装置2は、演算機能を備えたハードウエアと、その動作を規定するソフトウエア(プログラム)とによって構成されたものである。校正管理装置2は、主たる構成として、入力・出力部21、記憶部22、表示部23、電子付箋貼付部24、電子付箋位置取得部25、制御部26、表示処理部27、電子付箋一覧作成部28とから成る。
図3は本発明の電子付箋による電子文書の校正作業管理方法の各作業の流れを示す概略フロー図である。図4は電子文書の作成例の画面を示し、(a)は電子文書の画面、(b)は文字の編集の画面である。図5は電子文書に電子付箋を貼付した一例を示す概略図であり、(a)は電子付箋が貼付された電子文書の画面、(b)は指摘コメントの記入画面である。図6は電子文書に電子付箋を貼付した際に表示される電子付箋一覧の一例の画面である。 本発明の校正作業管理方法により作成した電子文書とその校正作業の過程について説明する。電子文書の作成者Aはパソコン1等を用いて、文字、画像を含む電子文書31を作成する(電子文書作成段階S1)。上述したように、Webベースの文書エディタで編集される電子文書である。図4(a)に示すように、作成者AはWebブラウザのドキュメントエディタで電子文書31を編集し、それを保存すると自動的に校正管理装置(校正管理サーバ2)内に蓄積される。電子文書の版管理はすべてシステム上でなされる。
「作成課コメント」は、作成者Aのコメントが表示される。例えば、「修正済み、『xxx』の文言としました。」と表示される。修正が済むと「チェック」に「済」が表示される。更に、「コメント登録日時」に修正された日時も表示される。
逆に、修正がまだされていないときは、「チェック」に「未」が表示される。当然「作成課コメント」と「コメント登録日時」は、空欄のままである。
作成者Aは電子文書を修正し、さらに電子付箋一覧の各指摘に対して修正に関するコメントを入力する(修正・コメント入力段階S6)。確認者Bは、再度、その電子付箋と作成者Aが記載したコメントを参照しながら、修正稿を確認する(修正稿確認段階S7)。このコメントにより、修正の趣旨が作成者Aに正確に伝わったかを確認することができる。
図7は確認者に修正された電子文書が返されたときに、校正箇所が修正されたことの有無を示す画面であり、(a)は電子文書の差分チェック結果(差分一覧)の画面、(b)は変更前と変更後とを対比して表示した画面、(c)は詳細なテキスト差分の表示画面である。図8は確認者に修正された文書が返されたときの以前の版との相違個所を差分として表示し、校正箇所が修正されたかどうか示す概略説明の図である。
修正稿確認段階S7では、確認者に修正された文書が返されたときに、前回、あるいはそれ以前の版との相違個所を差分として表示して、それら修正がなされた箇所だけを表示して、修正稿を確認する。図7(a)に示すように、電子文書の差分チェック結果(差分一覧)の画面にあるように、修正箇所の「変更前」と「変更後」が対比して画面に表示される。このときは指摘されていない箇所も差分一覧に表示される。確認漏れを防止するためである。
B 確認者
1 パソコン(端末装置)
2 校正管理装置
S1 電子文書作成段階
S2 修正指摘段階
S3 電子付箋一覧作成段階
S4 電子付箋一覧差戻段階
S5 電子付箋一覧照合段階
S6 修正・コメント入力段階
S7 修正稿確認段階
Claims (6)
- 電子文書を構造化して編集し、この電子文書の作成者(A)と、この電子文書を精査・校正する確認者(B)とが、文書保存して管理する電子付箋による電子文書の校正作業管理方法であって、
前記作成者(A)が作成した電子文書を校正管理装置(2)に保存する、電子文書作成段階(S1)と、
前記確認者(B)が、電子文書の版ごとに修正を指摘する電子付箋を貼付する、修正指摘段階(S2)と、
前記確認者(B)が、貼付された電子付箋の内容を抽出し、電子付箋一覧として管理する、電子付箋一覧作成段階(S3)と、
前記確認者(B)が、電子付箋が貼付された電子文書を、その電子付箋一覧と共に前記作成者(A)に差し戻す、電子付箋一覧差戻段階(S4)と
前記作成者(A)が、差し戻された電子文書自身に貼付されている電子付箋と、前記電子付箋一覧とを確認する、電子付箋一覧照合段階(S5)と、
前記作成者(A)が電子文書を修正し、さらに前記電子付箋一覧の各指摘に対して修正に関するコメントを入力する、修正・コメント入力段階(S6)と、
前記確認者(B)が、再度その電子付箋と前記作成者(A)が記載したコメントを参照しながら、修正稿を確認する、修正稿確認段階(S7)と、を含み、
前記確認者(B)が修正を更に指摘する場合は、前記修正指摘段階(S2)から前記修正稿確認段階(S7)までの作業を、その電子文書の校正が完了するまで繰り返すことにより、電子文書を初稿から最終稿までを版管理する、ことを特徴とする電子付箋による電子文書の校正作業管理方法。 - 前記修正指摘段階(S2)は、電子文書と共にPDFファイルなどをページ単位で分割して構造化文書の背景として表示し、修正箇所の指摘だけを電子付箋にして管理する、ことを特徴とする請求項1の電子付箋による電子文書の校正作業管理方法。
- 複数の確認者(B)が、前記修正指摘段階(S2)、前記電子付箋一覧作成段階(S3)、前記電子付箋一覧差戻段階(S4)、前記修正稿確認段階(S7)の各作業を行い、同時並行して校正作業をする、ことを特徴とする請求項1又は2の電子付箋による電子文書の校正作業管理方法。
- 前記電子付箋一覧差戻段階(S4)では、
貼られた電子付箋を前記作成者(A)に差し戻す前に、その指摘が妥当かどうかを複数の確認者(B)で電子的に議論した上で、それぞれの電子付箋について採用するか・取り下げるかの判断を入力した上で、電子文書に貼付する電子付箋の指摘箇所を決定し、その電子付箋一覧と共に前記作成者(A)に差し戻す、ことを特徴とする請求項3の電子付箋による電子文書の校正作業管理方法。 - 前記修正稿確認段階(S7)では、確認者(B)に修正された文書が前記作成者(A)に返されたときに、前回、あるいはそれ以前の版との相違個所を差分として表示して、それら修正がなされた箇所だけを表示して、修正稿を確認する、ことを特徴とする請求項1、2、3又は4の電子付箋による電子文書の校正作業管理方法。
- 電子文書を構造化して編集し、この電子文書の作成者(A)と、この電子文書を精査する確認者(B)とが、文書保存して版管理する電子付箋による電子文書の校正作業管理システムであって、
前記作成者(A)と前記確認者(B)が利用する端末装置と相互通信可能に接続される、電子文書管理用プログラムがインストールされ、該文書管理用プログラムを実行することにより、電子文書を作成し、閲覧し、かつ該電子文書に電子付箋を貼り付け、かつ貼付された各電子付箋の内容を抽出し、一覧として管理する校正管理装置(2)を備え、
前記校正管理装置(2)は、電子文書に貼り付けられた電子付箋の電子付箋一覧の表示データを生成し、
電子文書を修正した後の電子付箋一覧表示データを版管理する、ことを特徴する電子付箋による電子文書の校正作業管理システム。
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2019
- 2019-02-01 JP JP2019017112A patent/JP7239103B2/ja active Active
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