JPH06274493A - 文書管理装置 - Google Patents

文書管理装置

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Publication number
JPH06274493A
JPH06274493A JP5064078A JP6407893A JPH06274493A JP H06274493 A JPH06274493 A JP H06274493A JP 5064078 A JP5064078 A JP 5064078A JP 6407893 A JP6407893 A JP 6407893A JP H06274493 A JPH06274493 A JP H06274493A
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JP
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Application number
JP5064078A
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English (en)
Inventor
Tsutomu Okawa
勉 大川
Atsushi Miura
敦史 三浦
Yoji Maeda
陽二 前田
Masashi Chiba
正史 千葉
Current Assignee (The listed assignees may be inaccurate. Google has not performed a legal analysis and makes no representation or warranty as to the accuracy of the list.)
Mitsubishi Electric Corp
Original Assignee
Mitsubishi Electric Corp
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Publication date
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Abstract

(57)【要約】 【目的】 文書の査読作業を行う文書管理装置におい
て、複数のレビューメンバが場所的に離散されていても
効率的な査読作業を行うことができ、しかもレビューメ
ンバ間のコミュニケーションやコメントデータのアクセ
ス管理を容易とする。 【構成】 複数の文書レビュー処理装置をそれぞれ相互
にネットワークを介して接続し、その処理装置の各々
に、レビュー対象文書毎にレビューメンバからのコメン
トデータへのアクセス管理を行うレビューメンバ管理手
段２１と、査読者がコメントを入力するためのコメント
作成手段２３と、回答者がコメントに対する回答を行う
ための回答作成手段２４と、必要とするコメントのみを
検索するためのコメント検索手段２５と、検索結果を整
理して表示するコメント表示手段２６と、複数の査読者
や回答者によって作成されたコメント・回答データを管
理してレビュー結果を表示・印刷するコメント管理手段
２９と、レビューメンバ間の作業調整を行う各種通知文
書の送付を管理するレビュー通知手段３４とを構成し
た。

Description

【発明の詳細な説明】
【０００１】
【産業上の利用分野】本発明は文書管理装置、特にネッ
トワークを介した分散環境下で複数のレビューメンバが
協同で効率的に文書レビューを行うことのできる文書管
理装置に関する。
【０００２】
【従来の技術】従来、この種の複数のレビューメンバが
協同で文書レビューを行うための文書管理装置には、例
えば、特開平０２−２９７１５６号公報“注釈付きワー
ドプロセッサ−”に記載された査読のためのコメント貼
付機能を持つ文書管理装置がある。図６は、このような
査読のためのコメント貼付機能を持つ文書管理装置の構
成を示すブロック図である。図において、従来の文書管
理装置は、装置全体の処理を制御する制御手段１０と、
ディスプレイ等の表示手段に表示されたレビューの対象
となる文書の任意の部分についてコメントを貼付するた
めのコメント入力手段１１と、コメント入力手段１１に
より貼付されたコメントに対応して必要な原文の修正を
行った後にそのコメントを削除するためのコメント削除
手段１２と、文書データの所定の頁の文書内容とその頁
に対応するコメントをオーバラップさせて表示する本文
・コメント表示手段１３と、文書データとコメントデー
タとコメント貼付先を示すコメント位置データを管理す
る文書管理データベース１４と、から構成されている。
【０００３】次に、上記の通り構成される従来の文書管
理装置の動作について説明する。まず、文書管理データ
ベース１４にはレビューの対象となる文書データが格納
され、本文・コメント表示手段１３により文書中の所定
の頁が表示される。査読者が表示された所定の頁のある
部分についてコメントを貼付したい場合、コメント入力
手段１１によりコメントを入力する。入力されたコメン
トデータは、そのコメントの文書中のコメント貼付先を
示すコメント位置データと共に文書管理データベース１
４に格納される。査読者は査読作業を指示された文書デ
ータについて必要なコメント入力を上記作業を繰り返し
て行う。
【０００４】査読者によるコメントの入力が終了する
と、レビュー対象文書の作成者が査読者のコメントによ
り指示された文書部分について、それぞれのコメントの
指摘に対して必要であれば原文の修正を行う。すなわ
ち、本文・コメント表示手段１３により指定された所定
の頁の文書データが表示され、同時に文書管理データベ
ース１４に格納されたコメントについて現在表示中の文
書データに含まれているかどうかをコメント位置データ
により判定し、表示中の文書データに含まれているコメ
ントを確認すると、対応するコメントデータを本文・コ
メント表示手段１３に表示する。次いで、文書作成者
は、表示手段１３に表示されたそのコメントにより指摘
された箇所に対して必要であれば文書の修正を行い、そ
の後コメント削除手段１２によりそのコメントを削除す
る。そして、このコメントの削除動作により文書管理デ
ータベース１４に格納される対応するコメントデータも
削除される。
【０００５】以上の作業を繰り返すことにより、最終的
には文書管理データベース１４中のコメントデータは全
て削除され、これにより本文・コメント表示手段１３に
よるコメント表示が消え、修正された文書データのみが
文書管理データベース１４に格納される。
【０００６】
【発明が解決しようとする課題】従来の査読のためのコ
メント貼付機能を持つ文書管理装置は上述したように、
文書の査読作業におけるコメントの貼付、コメントの削
除、原文の修正などが全て文書管理装置の入力・表示手
段等により可能なように構成されていたので、文書の査
読作業が一定程度電子化されペーパレス化した文書管理
が可能となっているが、例えば、距離的に離散する複数
のレビューメンバで同時に査読作業を行うことができ
ず、結局そのように遠く離れたレビューメンバ間で査読
作業を行う場合は従来通り紙による査読シート等を用い
るしかなかった。
【０００７】そして、このような紙による査読シート等
を用いたレビュー作業では（一般にはレビューリーダ、
査読者、回答者等のレビューメンバが参加して行われる
ことが多いが）、例えば、他のメンバーのコメントや回
答に対してさらにコメントを追加することが困難であっ
たり、レビューメンバ間でコミュニケーションを十分に
取ることができないという問題点があった。
【０００８】また、従来の文書管理装置では、査読者の
コメントとそれに対する回答者の回答との作業関係は単
一で柔軟性に欠けていたので、例えば、入力されたコメ
ントデータに対するアクセス管理の大部分はレビューメ
ンバ自身が別に用意した紙などを用いて行うことが必要
であっただけでなく、コメントデータが大量に発生した
場合などはコメントデータの管理が不十分となり、コメ
ントデータ間の相関関係を理解することやレビュー結果
を整理することが非常に困難となるという問題点があっ
た。
【０００９】本発明は上記のような問題点を解消するた
めになされたもので、複数のレビューメンバが距離的に
離散されていても同時に効率的な査読作業を行うことが
でき、しかもレビューメンバ間のコミュニケーション、
データ管理、データアクセス管理が容易な文書管理装置
を得ることを目的としている。
【００１０】
【課題を解決するための手段】上記目的を達成するため
に、本発明の第１の発明に係る文書管理装置は、複数の
文書レビューメンバがレビュー作業を行うために用いる
複数の文書レビュー処理装置をそれぞれ相互にネットワ
ークを介して接続し、その複数の文書レビュー処理装置
のうちから１台をレビュー作業において作成・使用され
る共有のコメントデータベースを保持するサーバとして
定義し、そのサーバと複数の文書レビュー処理装置によ
り構成される文書管理装置であって、さらに、前記複数
の文書レビュー処理装置は各々、レビュー対象文書毎に
レビュー作業を協同で行うレビューメンバからの前記サ
ーバのデータベースへのアクセス管理を行うレビューメ
ンバ管理手段と、査読者がレビューを行うためのコメン
ト作成手段と、回答者がコメントに対する回答を行うた
めの回答作成手段と、大量のコメントデータの中から必
要とするコメントのみを検索するためのコメント検索手
段と、その検索結果を整理して表示するコメント表示手
段と、複数の査読者や回答者によって作成されたコメン
トや回答のデータを管理し、そのレビュー結果を印刷す
るコメント管理手段と、レビューメンバ間の作業調整を
行うための各種通知文書の送付を管理するレビュー通知
手段とを具備したことを特徴とする。
【００１１】また、第２の発明に係る文書管理装置は、
前記コメント作成手段及び回答作成手段にそれぞれ、査
読作業におけるコメントあるいは回答を作成するために
電子化された査読シートを利用する手段と、査読シート
に記入された複数の類似のコメントを結合して１つの回
答を作成する手段と、査読作業においてレビューメンバ
間で討議が必要となった場合に査読シートを当該レビュ
ーメンバに公開運用することにより査読シートを介した
電子会議を行う手段とを具備させたことを特徴とする。
【００１２】また、第３の発明に係る文書管理装置は、
前記コメント表示手段に、コメントの流れ、コメント貼
付状況、コメント間あるいはコメント・回答間の相関関
係等を図的表現するコメント一覧表示手段と、各コメン
トの内容をコメントと回答からなる査読シート形式で表
示する手段と、コメントをコメント貼付先順、査読者
順、回答者順、レビュー対象文書の修正反映箇所順等を
キーにソーティングして順次表示する手段とを具備させ
たことを特徴とする。
【００１３】また、第４の発明に係る文書管理装置は、
前記文書管理装置において、レビュー対象文書を表示す
るレビュー対象文書表示手段と、前記コメント表示手段
により表示されるコメントと関連する特定範囲のレビュ
ー対象文書内容を結合して表示する表示結合手段とを付
加的に具備し、コメント貼付箇所を含む範囲のレビュー
対象文書内容のスクロール表示と、レビュー対象文書の
表示範囲と対応するコメントのスクロール表示の同期を
取ることにより、互いに関連するレビュー対象文書内
容、コメント内容、回答内容を同時表示することを特徴
とする。
【００１４】また、第５の発明に係る文書管理装置は、
前記コメント管理手段に、サーバが保持するコメント・
回答データを査読シート上で編集し、コメント、回答、
処置担当者、処置スケジュール等からなるレビュー作業
レポートの作成を行うためのコメント編集手段を具備さ
せたことを特徴とする。
【００１５】さらに、第６の発明に係る文書管理装置
は、前記レビュー通知手段に、レビュー対象文書を選択
し、査読者、査読期限、依頼文等の査読スケジュールを
指定して査読依頼を行う手段と、査読者による査読終了
通知を行う手段と、コメントを選択し、回答者、回答期
限、依頼文等を指定して回答依頼を行う手段と、回答者
による回答終了通知を行う手段と、それらの回答につい
て査読者に回答チェック依頼を行う手段と、査読者によ
る回答チェック終了通知を行う手段と、それらの回答チ
ェック結果について回答者に回答チェック結果確認依頼
を行う手段と、回答者による回答チェック結果確認終了
通知を行う手段と、レビューリーダによるレビュー作業
完了通知を行う手段とを具備させたことを特徴とする。
【００１６】
【作用】従って、本発明の文書管理装置によれば、レビ
ュー作業を行うために用いる複数の文書レビュー処理装
置はそれぞれ相互にネットワークを介して接続されてい
るので、複数のレビューメンバが距離的に離散されてい
ても同時に効率的な査読作業を行うことができる。ま
た、レビュー作業において作成・使用される共有のデー
タベースをサーバが保持し、レビューメンバ管理手段に
よりデータベースのアクセス管理が行われ、電子化され
た査読シートを用いたコメントデータがレビュー対象文
書と共にコメント管理手段により管理されるので、レビ
ューメンバ間のコミュニケーション、各データ管理、デ
ータアクセス管理等が容易となる。
【００１７】
【実施例】以下、本発明の好適な実施例を図に基づいて
説明する。図１は本実施例に係る文書管理装置の構成を
示すブロック図である。図において、本実施例の文書管
理装置は、サーバ１０１と、サーバ１０１が保持するレ
ビュー作業において作成・使用される文書データ、コメ
ントデータ、進捗管理データ等の共有のデータベース１
０２と、複数の文書レビュー処理装置１０３とから構成
され、距離的に離散する複数のレビューメンバが同時
に、おのおの複数の文書レビュー処理装置１０３を利用
することにより分散環境下で効率よく文書レビューを行
うことができる。そして、図から明らかなように、共有
のコメントデータ１０２を格納するサーバ１０１と複数
の文書レビュー処理装置１０３とは、ネットワーク１０
０を介してそれぞれ相互に接続されている。
【００１８】次に、図２は、上記図１に示す本実施例の
文書レビュー処理装置１０３の構成を示すブロック図で
ある。図において、本実施例の文書レビュー処理装置１
０３は各々、装置全体の処理を制御する制御手段２０
と、レビューの対象となる文書毎にそのレビュー作業を
共同で行うレビューリーダ、査読者、回答者などのレビ
ューメンバのデータベース１０２へのアクセス管理を行
って複数のレビューメンバによる協同作業を可能にする
レビューメンバ管理手段２１と、レビューの対象となる
文書に対するレビューメンバによるコメントを処理する
コメント処理手段２２とを有している。
【００１９】そして、コメント処理手段２２には、査読
者が文書のレビューを行ってコメントを作成するための
コメント作成手段２３と、回答者がコメントに対する回
答を行うための回答作成手段２４と、大量のコメントデ
ータの中から必要とするコメントのみを検索するための
コメント検索手段２５と、その検索結果を整理して表示
するコメント表示手段２６とが接続され、コメント処理
手段２２はこれらの手段を全体的に制御している。
【００２０】また、本実施例の文書レビュー処理装置１
０３は、レビューの対象となる文書を表示するレビュー
対象文書表示手段２８と、前記コメント表示手段２６に
より表示されるコメントとレビュー対象文書表示手段２
８により表示されるレビュー対象文書内容とを結合して
表示する表示結合手段２７と、表示する複数の査読者や
回答者によって作成されたコメントや回答のデータを管
理し、そのレビュー結果を印刷するコメント管理手段２
９と、レビューメンバであるレビューリーダ、査読者、
回答者の間の作業調整を行うための各種通知文書の送付
を管理するレビュー通知手段３４とを有している。
【００２１】そして、コメント管理手段２９には、レビ
ュー結果を編集してレビュー作業レポートを作成するコ
メント編集手段３０と、レビュー結果の査読シートを印
刷するコメント印刷手段３１と、査読者と回答者による
レビュー作業の進捗状況を管理する進捗管理手段３２
と、入力されるデータを格納する文書管理データベース
３３とが接続され、コメント管理手段２９はこれらの手
段を全体的に制御している。なお、文書管理データベー
ス３３は、図１に示すデータベース１０２、すなわち、
前記サーバ１０１が保持するレビュー作業において作成
・使用される文書データ等の共有データベース１０２を
指し、ネットワーク１００を介して接続されるデータベ
ース１０２を概念的に文書管理データベース３３として
説明したものである。
【００２２】さらに、サーバ１０１の構成は基本的に図
２に示す文書レビュー処理装置１０３と同様であるが、
前述の文書管理データベース３３は、ネットワーク１０
０を介して接続されるデータベース１０２を概念的に説
明したものではなく、データベース１０２を直接示して
いる。
【００２３】次に、上記の通り構成される本実施例の文
書管理装置の動作について図を用いて説明する。なお、
図３は、上記図１に示す本実施例の複数の文書レビュー
処理装置１０３の各々の画面上に表示されるウィンドウ
間の処理の流れを説明するためのフローチャートであ
り、図４は、コメントとそれに対する回答の相関関係を
説明するためのコメント・回答全体構成の概念図であ
り、図５は、レビュー対象文書のコメントと回答を対に
して記録・表示される査読シートの画面表示イメージを
説明するための図である。
【００２４】図３において、本実施例の文書管理装置に
おいて文書の査読作業を行う場合は、まずレビューリー
ダがレビューメンバ設定ウィンドウ２０２において、レ
ビューの対象となる文書の文書名とその文書の査読作業
を行うレビューメンバを設定する。なお、以下の説明で
は、レビューリーダ、査読者、回答者等の複数のレビュ
ーメンバはそれぞれ距離的に離散されており、各自が場
所的に遠隔されて設置されるそれぞれの文書レビュー処
理装置を用いて査読作業を行うものとして説明する。ま
た、前記レビューメンバ設定ウィンドウ２０２により設
定されたレビューメンバのみが、指定されたレビュー対
象文書に対するコメントや回答を参照でき、あるいはコ
メントの入力を行うことができる。
【００２５】上記操作によりレビューメンバを設定した
後、レビューリーダは図２における文書管理データベー
ス３３にレビュー対象文書の文書データを格納し、レビ
ュー依頼ウィンドウ２０３においてレビュー依頼対象文
書を選択する。そして、レビューリーダは、選択したレ
ビュー依頼対象文書について査読者、査読期限を設定
し、レビュー依頼文を付加してレビュー依頼を実行す
る。このレビュー依頼により、レビューリーダが使用す
る文書レビュー処理装置から、指定された査読者が使用
する文書レビュー処理装置に対してレビュー依頼通知メ
ールが発信される。これにより以後、レビュー依頼通知
メールにより通知された査読者に対してのみコメント入
力が許可されることになる。
【００２６】次に、自処理装置でレビュー依頼通知メー
ルを確認した査読者は、自処理装置の画面に表示される
コメント入力ウィンドウ２０６において、コメント貼付
先を指定し、コメント本文を入力する。この「コメント
貼付先」情報としては、レビューの対象となる文書の頁
番号、行番号、コメント番号、あるいは回答番号等があ
る。査読者により入力されるコメントには、レビュー対
象文書に関するコメントだけでなく、他の査読者が入力
したレビュー対象文書に対するコメントや回答者が入力
した回答文書に対するコメントもあり、各レビューメン
バがそれぞれコメント貼付を行うことができる。
【００２７】従って、コメント入力ウィンドウ２０６に
より入力されるコメント・回答データは相当多量となる
ことが予想されるが、これらの大量のコメント・回答デ
ータ間の相関関係を理解することは大変困難となる。そ
こで、本実施例の文書レビュー処理装置では、コメント
しているが、そのコメントと回答の全体構成の概念を示
したものが図４である。図４では、コメント３００と回
答３０１の相関関係が示されており、図において細線は
コメント貼付を、太線は回答貼付を、網掛けは貼付がな
いことを示している。
【００２８】さらに、図４に示される個々のコメント及
び回答の内容は、本実施例の文書レビュー処理装置では
図５に示されるような査読シート４００の形式で、コメ
ントと回答を対にして１件毎に表示される。なお、図５
に示す査読シートは、図３に示すコメント入力ウインド
ウ２０６に表示されることになる。また、図５に示す査
読シートにおいて、「次コメント／前コメント」あるい
は「次回答／前回答」ボタンの選択により、コメントと
回答の何れか一方の表示が変更されると、その変更され
たコメント・回答に対応する回答あるいはコメントが自
動的に表示される。
【００２９】図３に示すコメント検索条件設定ウィンド
ウ２０５において、抽出すべきコメントあるいは回答の
検索条件を設定し、その検索結果をコメント表示ウィン
ドウ２０４に表示することにより、コメント処理状況を
確認したり、大量のコメントデータの中から処理すべき
ものを容易に抽出することができる。このコメント検索
条件設定ウィンドウ２０５において設定される検索条件
としては、検索対象とする査読者名、回答者名、処置担
当者名、回答入力状況（回答済み／未回答）、回答期限
（回答期限を過ぎているもの）、コメント処理状況（コ
メント処理完了／コメント処理未完了）などがある。こ
れらの検索条件を任意に設定することにより、各レビュ
ーメンバが処理したいコメントあるいは回答だけを自装
置のコメント表示ウィンドウ２０４に順次表示できる。
【００３０】上記処理を繰り返すことにより、指定され
た査読者によってレビュー対象文書に関するすべてのコ
メント入力処理が完了したならば、査読者は基本ウィン
ドウ２０１において「査読完了」処理を実行する。この
査読者による「査読完了」処理の実行により、査読者の
文書レビュー処理装置からレビューリーダが使用する文
書レビュー処理装置に対して査読完了通知メールが発信
され、指定されたレビュー対象文書に関する査読が完了
したことをレビューリーダに通知することができる。
【００３１】次に、査読完了通知メールを受信したレビ
ューリーダは、査読者によって指摘されたコメントに関
して、各コメントに対応できる回答者を選択し、各回答
者に回答依頼する。このレビューリーダによる回答依頼
には、図５の査読シート４００に表示されているコメン
トを「選択」ボタンにより選択後、「通知処理」メニュ
ー中の「回答依頼」処理を実行することにより行われ
る。「回答依頼」処理により選択されたコメントに対す
る回答依頼のための回答依頼ウィンドウ２０７が表示さ
れる。また、コメントは複数選択してまとめて処理する
ことができ、この場合複数選択した後でも「取消」ボタ
ンにより表示されているコメントに対する選択を無効に
することもできる。レビューリーダは、回答依頼ウィン
ドウ２０７において回答者、回答期限を設定し、回答依
頼文を付加して回答依頼を実行するが、この回答依頼に
よりレビューリーダの文書レビュー処理装置から、指定
された回答者が使用する文書レビュー処理装置に対して
回答依頼通知メールが発信される。
【００３２】回答依頼通知メールを確認した回答者は、
査読シート４００に表示されているコメントに対して、
「コメント処理」メニュー中の「回答入力」処理を実行
して回答を作成する。すなわち、「回答入力」処理を実
行することで、回答入力のための回答入力ウィンドウ２
０８が表示されるので、回答者は当該コメントに対する
回答本文を入力する。回答者によって全てコメントに対
して必要な回答入力処理が完了したならば、回答者は自
装置の基本ウィンドウ２０１において「回答完了」処理
を実行する。これにより、回答者の文書レビュー処理装
置からレビューリーダと査読者の文書レビュー処理装置
に対して回答完了通知メールが発信され、レビューリー
ダと査読者は指定された回答入力処理が完了したことを
通知することができる。
【００３３】最後に、回答完了通知メールを受信したレ
ビューリーダは、査読シート４００において回答本文４
０２がコメント本文４０１に対して適切な回答であるか
どうかをチェックし、回答本文が適切な回答であると判
断した場合は、コメント本文４０１に対するコメント処
理を完了する処理を行う。コメント処理の完了のための
処理は、査読シート４００において「コメント処理」メ
ニュー中の「コメント処理完了」処理を実行することに
より行う。この場合、「コメント処理完了」処理の実行
によりコメント処理完了ウィンドウ２０９が表示される
ので、レビューリーダは回答内容の処置期限と処置担当
者を設定しおく。そして、後日実際に処置が行われ、当
該レビュー対象文書に関してコメント処理完了とレビュ
ーリーダが判断した日付を入力しておくことにより、一
連のレビュー作業の履歴を残すことができる。
【００３４】さらに、本実施例の文書レビュー処理装置
では、上記レビュー作業の中で随時レビュー対象文書検
索条件設定ウィンドウ２１１においてチェックすべき検
索条件を設定し、その検索結果をレビュー進捗表示ウィ
ンドウ２１０に表示することによりレビュー進捗状況を
確認することができる。このレビュー進捗表示ウィンド
ウ２１０の検索条件としては、検索対象とするレビュー
リーダ名、査読者名、回答者名、査読期限（査読期限を
過ぎているもの）、査読処理状況（査読完了／査読未完
了）、回答処理状況（回答完了／回答未完了）などがあ
る。これらの検索条件を任意に設定することにより、査
読者及び回答者によるレビュー作業の進捗管理を行うこ
ともできる。
【００３５】なお、本発明の文書管理装置は、上述した
実施例に限定されるものではない。例えば、上記実施例
の文書管理装置では、図４に示したようにコメントとそ
れに対する回答の相関関係を図的表現を用いて表し、あ
るいは、電子化された査読シートの形式を図５に示され
るようなものとして説明したが、それに限定されるもの
ではなく、他の形式により実現することもできる。ま
た、図３のフローチャートを用いた説明では、レビュー
依頼や回答依頼はレビューリーダが行うものとして説明
したが、その他のレビューメンバが行っても同様に実現
可能であることは容易に類推できる。
【００３６】
【発明の効果】以上説明したように、本発明の文書管理
装置によれば、複数の文書レビュー処理装置をそれぞれ
相互にネットワークを介して接続し、レビュー作業にお
いて作成・使用される共有のデータベースをサーバで保
持し、レビューメンバ管理手段によりデータベースへの
アクセス管理を行うと共に、電子化された査読シートを
用いたコメントデータをレビュー対象文書と共にコメン
ト管理手段で管理するように構成したので、複数のレビ
ューメンバが距離的に離散されていても効率的な査読作
業を行うことができ、しかも、レビューメンバ間のコミ
ュニケーション、各データ管理、データアクセス管理等
が容易となり、コメントに対する回答依頼作業や査読シ
ートの編集・印刷作業が大幅に省力化できるという効果
がある。また、本発明の文書管理装置では上記構成によ
り、大量のコメントデータの管理が可能となり、コメン
トデータ間の相関関係の理解が容易となり、レビュー作
業の品質が向上するという効果がある。
【図面の簡単な説明】
【図１】本実施例に係る文書管理装置の構成を示すブロ
ック図である。
【図２】本実施例の文書レビュー処理装置の構成を示す
ブロック図である。
【図３】本実施例の文書レビュー処理装置の画面上に表
示されるウィンドウ間の処理の流れを説明するためのフ
ローチャートである。
【図４】本実施例の文書レビュー処理装置のコメントと
それに対する回答の相関関係を説明するためのコメント
・回答全体構成の概念図である。
【図５】本実施例の文書レビュー処理装置のコメントと
回答を対にして記録・表示される査読シートの画面表示
イメージを説明するための図である。
【図６】従来の文書管理装置の構成を示すブロック図で
ある。
【符号の説明】
１０、２０ 制御手段 １１ コメント入力手段 １２ コメント削除手段 １３ 本文・コメント表示手段 １４ 文書管理データベース ２１ レビューメンバ管理手段 ２２ コメント処理手段 ２３ コメント作成手段 ２４ 回答作成手段 ２５ コメント検索手段 ２６ コメント表示手段 ２７ 表示結合手段 ２８ レビュー対象文書表示手段 ２９ コメント管理手段 ３０ コメント編集手段 ３１ コメント印刷手段 ３２ 進捗管理手段 ３３ 文書管理データベース ３４ レビュー通知手段 １００ ネットワーク １０１ サーバ １０２ 共有データベース １０３ 文書レビュー処理装置 ２００ ログインウィンドウ ２０１ 基本ウィンドウ ２０２ レビューメンバ設定ウィンドウ ２０３ レビュー依頼ウィンドウ ２０４ コメント表示ウィンドウ ２０５ コメント検索条件設定ウィンドウ ２０６ コメント入力ウィンドウ ２０７ 回答依頼ウィンドウ ２０８ 回答入力ウィンドウ ２０９ コメント処理完了ウィンドウ ２１０ レビュー進捗表示ウィンドウ ２１１ レビュー対象文書検索条件設定ウィンドウ ３００ コメントデータ ３０１ 回答データ ４００ 査読シート ４０１ コメント本文 ４０２ 回答本文
【手続補正書】
【提出日】平成５年６月１６日
【手続補正１】
【補正対象書類名】明細書
【補正対象項目名】特許請求の範囲
【補正方法】変更
【補正内容】
【特許請求の範囲】
【手続補正２】
【補正対象書類名】明細書
【補正対象項目名】００２７
【補正方法】変更
【補正内容】
【００２７】従って、コメント入力ウィンドウ２０６に
より入力されるコメントデータ、あるいは回答入力ウィ
ンドウ２０８により入力される回答データは相当多量と
なることが予想されるが、これらの大量のコメント・回
答データ間の相関関係を理解することは大変困難とな
る。そこで、本実施例の文書レビュー処理装置により入
力されるコメントと回答の全体構成の概念を示したもの
が図４である。図４では、コメント３００と回答３０１
の相関関係が示されており、図において細線はコメント
貼付を、太線は回答貼付を、網掛けは貼付がないことを
示している。
【手続補正３】
【補正対象書類名】明細書
【補正対象項目名】００２８
【補正方法】変更
【補正内容】
【００２８】さらに、図４に示される個々のコメント及
び回答の内容は、本実施例の文書レビュー処理装置では
図５に示されるような査読シート４００の形式で、コメ
ントと回答を対にして１件毎に表示される。なお、図５
に示す査読シートは、図３に示すコメント表示ウインド
ウ２０４に表示されることになる。また、図５に示す査
読シートにおいて、「次コメント／前コメント」あるい
は「次回答／前回答」ボタンの選択により、コメントと
回答の何れか一方の表示が変更されると、その変更され
たコメント・回答に対応する回答あるいはコメントが自
動的に表示される。
【手続補正４】
【補正対象書類名】明細書
【補正対象項目名】００２９
【補正方法】変更
【補正内容】
【００２９】図３に示すコメント検索条件設定ウィンド
ウ２０５において、抽出すべきコメントあるいは回答の
検索条件を設定し、その検索結果をコメント表示ウィン
ドウ２０４に表示することにより、コメント処理状況を
確認したり、大量のコメントデータの中から処理すべき
ものを容易に抽出することができる。このコメント検索
条件設定ウィンドウ２０５において設定される検索条件
としては、検索対象とする査読者名、回答者名、処置担
当者名、回答入力状況（回答済み／未回答）、回答期限
（回答期限を過ぎているもの）、コメント処理状況（コ
メント処理完了／コメント処理未完了）などがある。こ
れらの検索条件を任意に設定することにより、各レビュ
ーメンバが処理したいコメントあるいは回答だけを自処
理装置のコメント表示ウィンドウ２０４に順次表示でき
る。
【手続補正５】
【補正対象書類名】明細書
【補正対象項目名】００３２
【補正方法】変更
【補正内容】
【００３２】回答依頼通知メールを確認した回答者は、
査読シート４００に表示されているコメントに対して、
「コメント処理」メニュー中の「回答入力」処理を実行
して回答を作成する。すなわち、「回答入力」処理を実
行することで、回答入力のための回答入力ウィンドウ２
０８が表示されるので、回答者は当該コメントに対する
回答本文を入力する。回答者によって全てコメントに対
して必要な回答入力処理が完了したならば、回答者は自
処理装置の基本ウィンドウ２０１において「回答完了」
処理を実行する。これにより、回答者の文書レビュー処
理装置からレビューリーダと査読者の文書レビュー処理
装置に対して回答完了通知メールが発信され、レビュー
リーダと査読者に指定された回答入力処理が完了したこ
とを通知することができる。
【手続補正６】
【補正対象書類名】図面
【補正対象項目名】図４
【補正方法】変更
【補正内容】
【図４】
【手続補正７】
【補正対象書類名】図面
【補正対象項目名】図５
【補正方法】変更
【補正内容】
【図５】
───────────────────────────────────────────────────── フロントページの続き (51)Int.Cl.5 識別記号 庁内整理番号 ＦＩ 技術表示箇所 Ｈ０４Ｌ 12/54 12/58 (72)発明者 千葉 正史 東京都千代田区丸の内二丁目２番３号 三 菱電機株式会社内

Claims (6)

    【特許請求の範囲】
  1. 【請求項１】 パソコン・ワープロ等の情報処理装置を
    用いて構成する電子化された文書のレビュー作業を行う
    ための文書管理装置において、 複数の文書レビューメンバ（レビューリーダ、査読者、
    回答者等）がレビュー作業（査読・回答作業等）を行う
    ために用いる複数の文書レビュー処理装置をそれぞれ相
    互にネットワークを介して接続し、その複数の文書レビ
    ュー処理装置のうちから１台をレビュー作業において作
    成・使用される共有のコメントデータベースを保持する
    サーバとして定義し、そのサーバと複数の文書レビュー
    処理装置というような系により文書管理装置を構成し、 さらに、前記複数の文書レビュー処理装置は各々、 レビュー対象文書毎にレビュー作業を協同で行うレビュ
    ーメンバからの前記サーバのデータベースへのアクセス
    管理を行うレビューメンバ管理手段と、 査読者がレビューを行うためのコメント作成手段と、 回答者がコメントに対する回答を行うための回答作成手
    段と、 大量のコメントデータの中から必要とするコメントのみ
    を検索するためのコメント検索手段と、 その検索結果を整理して表示するコメント表示手段と、 複数の査読者や回答者によって作成されたコメントや回
    答のデータを管理し、そのレビュー結果を印刷するコメ
    ント管理手段と、 レビューメンバ間の作業調整を行うための各種通知文書
    の送付を管理するレビュー通知手段と、 を具備したことを特徴とする文書管理装置。
  2. 【請求項２】 パソコン・ワープロ等の情報処理装置を
    用いて構成する電子化された文書のレビュー作業を行う
    ための文書管理装置において、 複数の文書レビューメンバがレビュー作業を行うために
    用いる複数の文書レビュー処理装置をそれぞれ相互にネ
    ットワークを介して接続し、 その複数の文書レビュー
    処理装置のうちから１台をレビュー作業において作成・
    使用される共有のコメントデータベースを保持するサー
    バとして定義し、そのサーバと複数の文書レビュー処理
    装置というような系により文書管理装置を構成し、 前記複数の文書レビュー処理装置は各々、 レビュー対象文書毎にレビュー作業を協同で行うレビュ
    ーメンバからの前記サーバのデータベースへのアクセス
    管理を行うレビューメンバ管理手段と、 査読者がレビューを行うためのコメント作成手段と、 回答者がコメントに対する回答を行うための回答作成手
    段と、 大量のコメントデータの中から必要とするコメントのみ
    を検索するためのコメント検索手段と、 その検索結果を整理して表示するコメント表示手段と、 複数の査読者や回答者によって作成されたコメントや回
    答のデータを管理し、そのレビュー結果を印刷するコメ
    ント管理手段と、 レビューメンバ間の作業調整を行うための各種通知文書
    の送付を管理するレビュー通知手段とを具備し、 さらに、前記コメント作成手段及び回答作成手段はそれ
    ぞれ、 査読作業におけるコメントあるいは回答を作成するため
    に電子化された査読シートを利用する手段と、 査読シートに記入された複数の類似のコメントを結合し
    て１つの回答を作成する手段と、 査読作業においてレビューメンバ間で討議が必要となっ
    た場合に査読シートを当該レビューメンバに公開運用す
    ることにより査読シートを介した電子会議を行う手段
    と、 を具備したことを特徴とする文書管理装置。
  3. 【請求項３】 前記コメント表示手段は、コメントの流
    れ、コメント貼付状況、コメント間あるいはコメント・
    回答間の相関関係等を図的表現するコメント一覧表示手
    段と、各コメントの内容をコメントと回答からなる査読
    シート形式で表示する手段と、コメントをコメント貼付
    先順、査読者順、回答者順、レビュー対象文書の修正反
    映箇所順等をキーにソーティングして順次表示する手段
    と、を具備したことを特徴とする請求項１又は記載の文
    書管理装置。
  4. 【請求項４】 文書管理装置において、レビュー対象文
    書を表示するレビュー対象文書表示手段と、前記コメン
    ト表示手段により表示されるコメントと関連する特定範
    囲のレビュー対象文書内容を結合して表示する表示結合
    手段と、を付加的に具備し、 コメント貼付箇所を含む範囲のレビュー対象文書内容の
    スクロール表示と、レビュー対象文書の表示範囲と対応
    するコメントのスクロール表示の同期を取ることによ
    り、互いに関連するレビュー対象文書内容、コメント内
    容、回答内容を同時表示することを特徴とする請求項１
    又は２又は記載の文書管理装置。
  5. 【請求項５】 前記コメント管理手段は、サーバが保持
    するコメント・回答データを査読シート上で編集し、コ
    メント、回答、処置担当者、処置スケジュール等からな
    るレビュー作業レポートの作成を行うためのコメント編
    集手段を具備したことを特徴とする請求項１又は２又は
    ３又は４記載の文書管理装置。
  6. 【請求項６】 前記レビュー通知手段は、レビュー対
    象文書を選択し、査読者、査読期限、依頼文等の査読ス
    ケジュールを指定して査読依頼を行う手段と、査読者に
    よる査読終了通知を行う手段と、コメントを選択し、回
    答者、回答期限、依頼文等を指定して回答依頼を行う手
    段と、回答者による回答終了通知を行う手段と、それら
    の回答について査読者に回答チェック依頼を行う手段
    と、査読者による回答チェック終了通知を行う手段と、
    それらの回答チェック結果について回答者に回答チェッ
    ク結果確認依頼を行う手段と、回答者による回答チェッ
    ク結果確認終了通知を行う手段と、レビューリーダによ
    るレビュー作業完了通知を行う手段と、を具備したこと
    を特徴とする請求項１又は２又は３又は４又は記載の文
    書管理装置。
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