JP2002278956A - 文書管理装置および文書管理方法 - Google Patents

Abstract

(57)【要約】 【課題】 登録文書として管理されている実体ファイル
を流用して別の新規文書を追加登録する場合、その実体
ファイルをコピーすることなく何回でも流用することが
できると共に、流用関係にある何れかの文書がアクセス
された場合には、元の実体ファイルを呼び出すことがで
きるようにする。 【解決手段】 文書管理サーバ１は、文書データベース
２に管理されている実体ファイルを流用して別の新規文
書を追加登録する旨の登録要求が通信ネットワーク３を
介してクライアント端末４から送信されて来た場合に、
流用関係にある文書同士を相互に関連付ける為のリンク
情報を生成すると共に、生成されたリンク情報を含めた
当該新規文書の文書管理情報を、その実体ファイルを省
略した形式で文書データベース２に登録する。その後、
実体ファイルを省略した形式で登録された文書がアクセ
スされた際に、その文書管理情報内のリンク情報を参照
することにより、流用関係にある元の実体ファイルを呼
び出す。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【発明の属する技術分野】この発明は、文書ファイルを
その文書管理情報に対応付けて登録管理する文書管理装
置、文書管理システム、それらに使用されるプログラ
ム、文書管理方法に関する。

【０００２】

【従来の技術】従来、文書ファイルを登録管理する文書
管理システムにおいて、クライアント端末側で入力作成
された文書ファイルが文書管理サーバへ送信されると、
文書管理サーバはこの文書ファイルを文書データベース
に登録して一元管理するようにしている。ところで、会
社の製品開発設計部署においては、企画書や部品別仕様
書等のように体系化された一連の製品設計仕様書を作成
するが、この製品設計仕様書を構成する文書ファイル群
をその設計部署のクライアント端末から入力して文書管
理サーバへ送信すると、文書管理サーバは、この文書フ
ァイル群を体系化された１グループ分のデータとして文
書データベースへ登録する。その後、例えば、この製品
設計仕様書の一部の技術（文書ファイル）を流用して、
他の設計部署が新製品の設計仕様書を作成するような場
合には、流用する文書ファイルをそのままコピーし、そ
の文書ファイルを含めた新たな製品設計仕様書を作成し
て文書データベースへ登録するようにしている。

【０００３】

【発明が解決しようとする課題】しかしながら、流用す
る一部の文書ファイルをそのままコピーして新たな製品
設計仕様書を作成した場合、元の設計仕様書の文書ファ
イルを変更したとしても、新たな製品設計仕様書の文書
ファイルは、変更前のままとなってしまうため、その流
用した文書ファイルを変更する毎に、その文書はどこの
製品設計仕様書に流用されているかを確認しながら、流
用関係にある各文書ファイルを同様に変更する必要があ
った。したがって、最初に作成した製品設計仕様書の一
部の技術を流用して、例えば、５種類の製品設計仕様書
が作成されている場合には、文書ファイルの変更作業を
５回分繰り返す必要があり、操作性を損なうと共に、操
作ミスによって整合が崩れるおそれもあった。

【０００４】この発明の課題は、登録文書として管理さ
れている実体ファイルを流用して別の新規文書を追加登
録する場合、その実体ファイルをコピーすることなく何
回でも流用することができると共に、流用関係にある何
れかの文書がアクセスされた場合には、元の実体ファイ
ルを呼び出すことが可能な文書管理の仕組みを提供でき
るようにすることである。

【０００５】この発明の手段は、次の通りである。請求
項第１記載の発明は、文書ファイルをその文書管理情報
に対応付けて登録管理する文書管理装置であって、登録
文書として管理されている実体ファイルを流用して別の
新規文書を追加登録する場合に、流用関係にある文書同
士を相互に関連付ける為のリンク情報を生成するリンク
情報生成手段と、このリンク情報生成手段によって生成
されたリンク情報を前記新規文書の文書管理情報に設定
する設定手段と、前記新規文書を追加登録する場合に、
前記設定手段によってリンク情報が設定された当該新規
文書の文書管理情報を、その実体ファイルを省略した形
式で登録する新規文書登録手段と、この新規文書登録手
段によって実体ファイルを省略した形式で登録された文
書がアクセスされた際に、その文書管理情報内のリンク
情報を参照することにより、前記流用関係にある元の実
体ファイルを呼び出すアクセス制御手段とを具備するも
のである。したがって、請求項１記載の発明において
は、登録文書として管理されている実体ファイルを流用
して別の新規文書を追加登録する場合、その実体ファイ
ルをコピーすることなく何回でも流用することができる
と共に、流用関係にある何れかの文書がアクセスされた
場合には、元の実体ファイルを呼び出すことができる。

【０００６】なお、この発明は次のようなものであって
もよい。前記流用関係にある各文書に対応付けられてい
る前記文書管理情報は、対応する文書に添付されている
付帯情報であり、少なくとも文書識別情報を含む他、前
記リンク情報生成手段によってリンク情報が生成された
場合には、前記文書識別情報に当該リンク情報を付加し
た情報である（請求項２記載の発明）。

【０００７】登録文書として管理されている実体ファイ
ルを流用することによって別の文書を追加登録した後に
おいて、更に、この実体ファイルを流用して別の文書を
新規登録する場合において、前記リンク情報生成手段
は、流用関係にある複数の文書同士を連鎖的に関連付け
る為のリンク情報を生成する（請求項３記載の発明）。

【０００８】前記流用関係にある複数の文書同士が連鎖
的に関連付けられている場合において、連鎖的に関連付
けられている各文書のいずれかがアクセスされた際に、
当該各文書に対応付けられている文書管理情報内のリン
ク情報を参照することにより、流用関係にある全ての文
書管理情報を取得すると共に、取得した各文書管理情報
の設定内容を案内情報として出力する（請求項４記載の
発明）。

【０００９】前記流用関係にある各文書に対応付けられ
ている前記文書管理情報には、その文書の有効期限に関
する情報を含み、前記各文書管理情報内の文書有効期限
に関する情報を比較することにより、文書有効期限が長
い方の文書を特定する文書期限比較手段と、この文書期
限比較手段によって特定された文書の文書有効期限に、
他の文書の文書有効期限を合わせる為に、当該他の文書
に対応付けられている文書管理情報内の文書有効期限に
関する情報を更新する更新手段とを設け、前記リンク情
報によって相互に関連付けられている各文書の文書有効
期限を一律に揃える（請求項５記載の発明）。

【００１０】登録管理されている複数の文書ファイルを
備えた文書グループと、この文書グループ内のいずれか
の登録文書である実体ファイルを流用して別の文書グル
ープに属する新規文書を追加登録する場合に、前記リン
ク情報生成手段は、流用関係にある各文書グループ内の
文書を相互に関連付ける為のリンク情報を生成する（請
求項６記載の発明）。

【００１１】他の発明は、コンピュータに対して、上述
した請求項１記載の発明に示した主要機能を実現させる
ためのプログラムを提供し（請求項７記載の発明）、ま
た、上述した請求項１記載の発明に示した主要処理を行
う文書管理システムを提供し（請求項８記載の発明）、
更に、上述した請求項１記載の発明に示した主要手順に
したがった処理を行う文書管理方法を提供するものであ
る（請求項９記載の発明）。

【００１２】

【発明の実施の形態】以下、図１〜図１５を参照してこ
の発明の一実施形態を説明する。図１は、この実施形態
における文書管理システムの全体構成を示したブロック
図である。この文書管理システムは、会社組織におい
て、会社全体の文書ファイルを登録管理する文書管理サ
ーバ１と、各部署毎に複数設置されている各クライアン
ト端末４とが通信ネットワーク（構内通信網あるいは広
域通信網）３を介して接続されているクライアント・サ
ーバシステムである。このクライアント・サーバシステ
ムは、インターネット技術を利用した構内通信システム
（イントラネットシステム）あるいは広域通信システム
（エクストラネットシステム）である。

【００１３】文書管理サーバ１側には、このシステム全
体で運用される文書ファイル群を一元管理する文書デー
タベース２が設けられており、文書管理サーバ１は、ク
ライアント端末４から文書登録要求と共に送信されて来
た文書ファイルを受信して、この受信ファイルを文書デ
ータベース２に登録したり、クライアント端末４からの
文書アクセス要求に応答して文書データベース２を検索
し、該当する文書ファイルを読み出して要求元のクライ
アント端末４へ送信するようにしている。

【００１４】なお、この実施形態においては、例えば、
ＴＣＰ／ＩＰ通信プロトコルを利用したＨＴＴＰプロト
コル等によって、文書管理サーバ１とクライアント端末
４との間でデジタル化（パケット化）されたデータの送
受信を行うようにしており、また、コード化された制御
情報を含むデータによって互いに必要な処理内容を認識
しながら連携し合ってデータ処理を行うようにしてい
る。なお、文書管理サーバ１は、Ｗｅｂサーバ機能、デ
ータベースサーバ機能、メールサーバ機能等の各種のサ
ーバ機能を備え、これらのサーバ機能によって文書管理
サーバ１の全体動作が制御される。

【００１５】クライアント端末４は、例えば、デスクト
ップ型やノート型のパーソナルコンピュータであり、グ
ループ毎（部署単位毎）に複数台設置されているもの
で、例えば、製品設計仕様書を入力作成して、文書管理
サーバ１へ登録要求を行い、また、文書アクセス要求に
応答して文書管理サーバ１から送信されて来た文書ファ
イルを受信して表示出力したり、印刷出力するようにし
ている。なお、文書ファイルは、文字列データの他に、
画像データ等を含むマルチメディアのファイルであり、
各クライアント端末４には、文書管理サーバ１から送信
されて来た文書ファイルを閲覧するＷｅｂブラウザ機能
を備えている。

【００１６】図２は、文書データベース２内に文書グル
ープ別（文書フォルダ別）に登録管理されている各種の
文書ファイル群を模式的に示した図である。すなわち、
文書グループＰＴ１には、ある製品開発の設計部署にお
いて作成された一連の製品設計仕様書（文書ファイル
Ａ、Ｂ、Ｃ、Ｄ‥‥）が登録されている。また、文書グ
ループＰＴ２には、他の製品開発の設計部署において作
成された一連の製品設計仕様書（文書ファイルＥ、Ｆ、
Ｄ−１‥‥）が登録され、文書グループＰＴ３には、更
に他の製品開発の設計部署において作成された一連の製
品設計仕様書（文書ファイルＧ、Ｈ、Ｄ−２‥‥）が登
録されている状態を例示したものである。

【００１７】ここで、図２において、文書グループＰＴ
２、ＰＴ３内の文書ファイルＤ−１、Ｄ−２は、文書グ
ループＰＴ１内の文書ファイルＤをそのまま流用したこ
とを示している。この場合、文書Ｄの実体ファイルは、
流用元である文書グループＰＴ１内のみに存在し、流用
先である文書グループＰＴ２、ＰＴ３内には存在してい
ないことを示している。つまり、最初に作成した元の製
品設計仕様書の一部（技術）をそのまま流用して、３年
後に新たな製品設計仕様書を作成し、更に、元の製品設
計仕様書の一部をそのまま流用して、５年後に新たな製
品設計仕様書を作成した場合に、文書ファイルＤ、Ｄ−
１、Ｄ−２は互いに流用関係にある文書であることを示
している。

【００１８】なお、図３は、最初に作成した元の製品設
計仕様書（文書ファイル群）の構成を模式的に示したも
のである。図３に例示した製品設計仕様書は、企画書
（文書ファイルＡ）、仕様書（文書ファイルＢ）、部品
別仕様書｛（Ｘ部品（文書ファイルＣ）、Ｙ部品（文書
ファイルＤ）‥‥｝等から構成されてなるもので、その
一部であるＹ部品仕様書（文書ファイルＤ）の技術が、
その後に作成される他の製品設計仕様書の一部として流
用されていることを示している。

【００１９】このデータベース２内の各文書ファイルに
は、文書管理情報〜、−１、−２が付加されて
いる。文書管理情報は、対応する文書に添付されている
付帯情報であり、図４に示すような構成となっている。
図４は、文書Ａ、文書Ｄ、Ｄ−１、Ｄ−２に添付されて
いる文書管理情報を例示したもので、各文書管理情報
は、「ファイル名」、「文書No.」、「後リンク」、
「前リンク」、「文書有効期限」、「文書作成日」‥‥
の各項目を有している。なお、その他の項目としては、
文書を作成した「部署名」や「作成者」等のデータも含
まれている。

【００２０】文書管理情報は、対応する文書を管理する
為の情報であり、この文書管理情報を構成する「ファイ
ル名」は、クライアント側で入力作成された文書の識別
情報であるが、「文書No.」は、文書ファイルを文書デ
ータベース２へ追加登録する毎に文書管理サーバ１側に
おいて自動生成された文書管理用の一連No.である。
「後リンク」、「前リンク」は、上述した文書Ａ、文書
Ｄ、Ｄ−１、Ｄ−２のように、流用関係にある複数の文
書同士を連鎖的に関連付ける為のリンク情報であり、
「後リンク」は次のリンク先（１つ先のリンク先）を示
す「文書No.」であり、「前リンク」は１つ前に遡った
リンク先を示す「文書No.」である。

【００２１】例えば、文書Ｄ（文書No.）、Ｄ−１
（文書No.−１）、Ｄ−２（文書No.−２）がその順
番で連鎖的な流用関係にある場合、流用元である文書Ｄ
の「後リンク」には、次のリンク先を示す文書No.“
−１”がセットされ、「前リンク」には、“無し”がセ
ットされる。また、文書Ｄ−１の「後リンク」には、次
のリンク先を示す文書No.“−２”がセットされ、
「前リンク」には、１つ前に遡ったリンク先を示す文書
No.“” がセットされる。更に、文書Ｄ−２の「後リ
ンク」には、“無し”、「前リンク」には、“−１”
がセットされる。「文書有効期限」は、文書作成して
からその文書が何時まで有効かを示す情報であり、クラ
イアント側で任意に入力指定した情報であり、有効期限
切れの文書は、データベースから自動削除される。「文
書作成日」は、文書ファイルを作成した年月日情報であ
る。

【００２２】図５は、文書管理サーバ１の全体構成を示
したブロック図である。ＣＰＵ１０１は、記憶装置１０
２内のオペレーティングシステムや各種アプリケーショ
ンソフトにしたがってこの文書管理サーバ１の全体動作
を制御する中央演算処理装置である。記憶装置１０２
は、オペレーティングシステムや各種アプリケーション
ソフト等が格納され、磁気的、光学的、半導体メモリ等
によって構成されている記録媒体１０３やその駆動系を
有している。この記録媒体１０３はハードディスク等の
固定的な媒体若しくは着脱自在に装着可能なＣＤ−ＲＯ
Ｍ、フロッピィデスク、ＲＡＭカード、磁気カード等の
可搬型の媒体である。また、この記録媒体１０３内のプ
ログラムやデータは、必要に応じてＣＰＵ１０１の制御
によりＲＡＭ（例えば、スタティックＲＡＭ）１０４に
ロードされたり、ＲＡＭ１０４内のデータが記録媒体１
０３にセーブされる。更に、記録媒体はサーバ等の外部
機器側に設けられているものであってもよく、ＣＰＵ１
０１は伝送制御部１０５を介してこの記録媒体内のプロ
グラム／データを直接アクセスして使用することもでき
る。

【００２３】また、ＣＰＵ１０１は記録媒体１０３内に
格納されるその一部あるいは全部を他の機器側から伝送
制御部１０５を介して取り込み、記録媒体１０３に新規
登録あるいは追加登録することもできる。更に、プログ
ラム／データはサーバ等の外部機器側で記憶管理されて
いるものであってもよく、ＣＰＵ１０１は伝送制御部１
０５を介して外部機器側のプログラム／データを直接ア
クセスして使用することもできる。一方、ＣＰＵ１０１
にはその入出力周辺デバイスである伝送制御部１０５、
入力部１０６、表示部１０７がバスラインを介して接続
されており、入出力プログラムにしたがってＣＰＵ１０
１はそれらの動作を制御する。

【００２４】図６は、クライアント端末４の全体構成を
示したブロック図である。クライアント端末２の各構成
要素は、上述した文書管理サーバ１の各構成要素と基本
的に同様であり、ＣＰＵ４０１、記憶装置４０２、記録
媒体４０３、ＲＡＭ４０４、伝送制御部４０５、入力部
４０６、表示部４０７の他、印刷装置４０８を有する構
成となっている。なお、クライアント端末４毎に印刷装
置４０８を設けずに、部署単位毎に共用される共用プリ
ンタを設けるようにしてもよい。

【００２５】次に、この実施形態における文書管理シス
テムの動作アルゴリズムを図７〜図１１に示すフローチ
ャートを参照して説明する。ここで、これらのフローチ
ャートに記述されている各機能、つまり、図７に記述し
た文書管理処理、図８に記述した文書登録処理、図９お
よび図１０に記述した文書期限管理処理、図１１に記述
した文書アクセス処理は、読み取り可能なプログラムコ
ードの形態で記録媒体１０３に格納されており、ＣＰＵ
１０１はこのプログラムコードにしたがった動作を逐次
実行する。また、ＣＰＵ１０１は伝送媒体を介して伝送
されてきた上述のプログラムコードにしたがった動作を
逐次実行することもできる。すなわち、記録媒体の他、
伝送媒体を介して外部供給されたプログラム／データを
利用してこの実施形態特有の動作を実行することもでき
る。

【００２６】図７は、文書管理サーバ１の主要動作であ
る文書管理処理を示したフローチャートである。なお、
文書管理サーバ１とクライアント端末４との間において
は、ＨＴＴＰプロトコルによって対話画面情報が送信さ
れ、所定のタグ情報と共に、テキスト情報を送信するこ
とで、表示情報や入力情報および表示書式等を互いに認
識可能となり、これによってクライアント端末４を文書
管理サーバ１の入出力装置として機能させ、情報提示お
よび情報入力を可能としている。先ず、文書管理サーバ
１は、クライアント端末４からのアクセス要求待ち状態
において、Ｗｅｂページのアドレス情報を受信すると
（ステップＡ１）、それがメニュー要求であれば（ステ
ップＡ２）、メニュー画面（対話画面情報）を要求元の
クライアント端末４へ送信する（ステップＡ３）。この
メニュー画面は、「文書一覧要求」、「文書登録要求」
等のメニュー項目を有し、いずれかのメニュー項目がク
ライアント端末４側で選択指定されると、その指定メニ
ュー項目に応じた処理に移る。

【００２７】すなわち、「文書一覧要求」を受けた場合
には（ステップＡ４）、文書データベース２内に登録管
理されている各種文書の文書管理情報を抽出し、この文
書管理情報の一覧リストを生成し（ステップＡ５）、要
求元のクライアント端末４へ文書一覧画面を送信する
（ステップＡ６）。この場合、文書一覧画面には、各文
書に対応して「ファイル名」、「作成者」、「部書
名」、「作成日時」等の各項目が一覧表示される。ま
た、「文書登録要求」を受けた場合には（ステップＡ
７）、文書登録画面（対話画面情報）を要求元のクライ
アント端末４へ送信すると共に（ステップＡ８）、文書
登録処理を行う（ステップＡ９）。

【００２８】図１２は、文書登録画面を示したもので、
この登録画面内には、文書管理情報を構成する「ファイ
ル名」、「作成者」、「部書名」、「作成日時」、「文
書有効期限」‥‥「流用文書」の各項目が表示されてい
る。この場合、「ファイル名」、「作成者」、「部書
名」、「作成日時」の項目は例えば、予め設定しておい
た情報に基づいて自動生成可能な生成項目であるが、
「文書有効期限」、「流用文書」は、任意に入力指定さ
れる入力項目である。ここで、既存の文書を流用する場
合には、上述した文書一覧画面を参照して、その文書を
選択指定すると、当該文書No.が「流用文書」の項目に
セットされる。

【００２９】なお、文書登録画面内には、確定した入力
情報を文書管理サーバ１へ送信すべきことを指示する
「送信ボタン」、入力情報を取り消す「キャンセルボタ
ン」が配置されている。「送信ボタン」が操作された場
合において、その「流用文書」の項目内に文書No.がセ
ットされていれば、つまり、他の文書を流用すべきこと
が指示されていれば、文書登録画面の情報のみを送信す
るが、流用指示がなければ、つまり、通常の文書登録指
示であれば、文書登録画面の情報と共に、その文書ファ
イル（実体ファイル）も文書管理サーバ１へ送信され
る。

【００３０】図８は、上述したステップＡ９における文
書登録処理を詳述したフローチャートである。先ず、文
書管理サーバ１は、文書登録を要求したクライアント端
末４から送信されて来た文書登録画面の情報を受信する
と（ステップＢ１）、その文書登録画面の「流用文書」
の項目を参照し、文書の流用が指定されているかを判別
する（ステップＢ２）。いま、流用指定の無い通常の文
書登録の要求であれば、クライアント端末２から送信さ
れて来た文書ファイルを受信すると共に（ステップＢ
３）、その文書ファイルに割り当てる為の文書No.を自
動生成する（ステップＢ４）。そして、受信した文書登
録画面の情報に基づいて当該文書対応の文書管理情報を
作成すると共に、この文書管理情報内に自動生成した文
書No.をセットする（ステップＢ５）。これによって作
成された文書管理情報を当該文書ファイルに付帯情報と
して添付した後、文書データベース２へ追加登録する
（ステップＢ６）。

【００３１】一方、文書登録を要求したクライアント端
末４から送信されて来た文書登録画面の情報内に文書の
流用が指示されている場合には、流用関係にある既存の
文書ファイルを文書データベース２から検索する（ステ
ップＢ７）。すなわち、「流用文書」の項目にセットさ
れている文書No.を抽出すると共に、この文書No.に基づ
いて文書データベース２をアクセスし、該当する流用元
の文書ファイルを検索する。そして、流用元の文書ファ
イルに添付されている文書管理情報を読み出し、その
「後リンク」を基点として流用関係にある各文書管理情
報の「後リンク」を順次辿ってゆき、最終のリンク先の
文書No.を取得する（ステップＢ８）。例えば、図４の
例において、流用元の文書Ｄと流用先の文書Ｄ−１とが
既にリンクされている場合に、今回、文書グループＰＴ
３の文書Ｄ−２を新規登録するものとすると、流用関係
にある各文書管理情報の「後リンク」を順次辿ってゆく
ことにより、最終のリンク先の文書No.「−１」が得
られる。

【００３２】これによって得られた最終のリンク先の文
書No.をインクリメントすることにより、今回新規登録
する文書に割り当てる為の文書No.“−２”を自動生
成する（ステップＢ９）。そして、受信した文書登録画
面の情報に基づいて文書管理情報を作成した後、この文
書管理情報内に自動生成した文書No.をセットすると共
に（ステップＢ１０）、最終のリンク先の文書No.を
「前リンク」としてセットする（ステップＢ１１）。次
に、今回生成した文書No.を最終のリンク先の「後リン
ク」としてセットする（ステップＢ１２）。なお、図４
の場合、最終のリンク先として検索された文書Ｄ−１に
対応する文書管理情報内には、その「後リンク」として
“−２”がセットされ、今回の新規文書Ｄ−２に対応
する文書管理情報には、その「前リンク」として“−
１”がセットされる。これによって作成された文書管理
情報のみを文書データベース２へ追加登録する（ステッ
プＢ１３）。すなわち、その実体ファイルＤを省略した
形式で文書Ｄ−２の文書管理情報のみを文書データベー
ス２へ追加登録する。

【００３３】図９および図１０は、文書管理サーバ１が
定期的に実行する文書期限管理処理を示したフローチャ
ートである。なお、この実施形態においては、文書デー
タベース２に登録管理されている各文書ファイルのう
ち、その有効期限が過ぎた文書ファイルを削除するよう
にしているが、複数の文書が流用関係にある場合、その
流用元の文書のみに実体ファイルが存在しているため、
その文書が有効期限切れになると、流用関係にある他の
文書がその期限満了前であっても、期限切れとなった実
体ファイルが削除されてしまう。これを防止するために
文書管理サーバ１は定期的に文書期限管理処理を実行す
るようにしている。

【００３４】図１３は、この場合の動作概要を説明する
為の図である。ここで、図１３（Ａ）は、各文書管理情
報内の「作成日」、「有効期間」の項目データに基づい
て有効期限を算出すると共に、算出した各有効期限を比
較することによって文書管理情報内の「有効期間」が更
新される様子を示し、（Ｂ）は、「有効期間」の更新処
理時に使用されるＲＡＭ１０４内のワーク域ＷＫの内容
が変遷する状態を示している。このワーク域ＷＫには、
現時点において最も遅い有効期限（最新有効期限）とそ
の文書No.とを一時記憶するようにしている。

【００３５】先ず、文書管理サーバ１は、文書No.の若
い順に文書データベース２を検索することにより、１文
書分の文書管理情報を取得し（ステップＣ１）、この文
書管理情報内に「後リンク」がセットされているかを判
別する（ステップＣ２）。例えば、図４の例において、
文書Ａには「後リンク」がセットされていないので、ス
テップＣ３に移り、文書データベース２から全ての文書
管理情報を取得する為の取得処理が終了したかを判別す
る。いま、最初の文書管理情報を取得した場合であるか
ら、ステップＣ１に戻り、「後リンク」がセットされて
いる文書管理情報を取得するまで上述の動作を繰り返
す。

【００３６】この検索処理によって文書Ｄの文書管理情
報を取得したものとすると、この文書管理情報には「後
リンク」がセットされているので、その文書管理情報か
ら「作成日」を抽出すると共に（ステップＣ４）、「有
効期間」を抽出し（ステップＣ５）、この「作成日」と
「有効期間」とに基づいて有効期限を算出する（ステッ
プＣ６）。そして、算出した有効期限を最新有効期限と
してＲＡＭ１０４内のワーク域ＷＫにセットしておく
（ステップＣ７）。この場合、図１３（Ｂ）に示すよう
に、ワーク域ＷＫには文書Ｄの有効期限「２０００年２
月２日」がその文書No.「」と共にセットされる。そ
して、文書Ｄの文書管理情報から「後リンク」を抽出
し、この「後リンク」に基づいて文書データベース２を
検索することにより、「後リンク」の文書管理情報を呼
び出し指定し（ステップＣ８）、この文書管理情報内に
「後リンク」がセットされているかを判別する（ステッ
プＣ９）。ここで、指定した文書管理情報内に「後リン
ク」がセットされていなければ、上述した最新有効期限
がセットされているワーク域の内容をクリアする（ステ
ップＣ１０）。そして、ステップＣ３に移り、終了判断
を行った後、ステップＣ１に戻る。

【００３７】一方、指定した文書管理情報内に「後リン
ク」がセットされていれば（ステップＣ９）、図１０の
ステップＣ１１に移り、その後リンクの文書管理情報か
ら「作成日」を抽出し、更に、「有効期間」を抽出し
（ステップＣ１２）、この「作成日」、「有効期間」と
に基づいて後リンクの有効期限を算出する（ステップＣ
１３）。この場合、図１３（Ａ）に示すように文書Ｄ−
１の有効期限として「２００３年３月３日」が算出され
る。そして、算出した後リンクの有効期限とワーク域Ｗ
Ｋ内の最新有効期限とを比較し（ステップＣ１４）、後
リンクの有効期限は最新有効期限よりも遅いかを判別す
る（ステップＣ１５）。

【００３８】この場合、後リンクの有効期限の方が最新
有効期限よりも早い場合には、図９のステップＣ９に移
る。いま、算出した後リンクの有効期限は「２００３年
３月３日」、ワーク域ＷＫ内の最新有効期限は「２００
０年２月２日」であるから、ステップＣ１６に移り、後
リンクの有効期限と最新有効期限との差を算出し、その
算出結果に応じた期間分をリンク先の「有効期間」に加
算してその更新を行う（ステップＣ１７）。これによっ
て、文書Ｄの有効期間は、「１０年」から「１３年」に
更新される（図１３参照）。そして、ワーク域ＷＫの内
容を後リンクの有効期限は「２００３年３月３日」に切
り替えた後（ステップＣ１８）、図９のステップＣ９に
移る。

【００３９】この場合、次の後リンクである文書Ｄ−２
が検索されるので、図１０のステップＣ１１に移り、以
下、上述の動作を繰り返す。この結果、文書Ｄ−２の有
効期限として「２００５年４月４日」が算出され、文書
Ｄの有効期間は「１３年」から「１５年」に更新され、
文書Ｄ−１の有効期間は「１０年」から「１３年」に更
新され、ワーク域ＷＫ内の最新有効期限は「２００５年
４月４日」に切り替えられる。なお、文書Ｄ−２の有効
期間は「１０年」のままである。

【００４０】図１１は、クライアント端末４から文書ア
クセスされた場合に文書管理サーバ１が実行する文書ア
クセス処理を示したフローチャートである。先ず、クラ
イアント端末４から文書アクセスが要求された際、文書
管理サーバ１は、アクセス要求された指定文書に基づい
て文書データベース２を検索してその文書管理情報を取
得する（ステップＤ１）。そして、この文書管理情報内
に「前リンク」がセットされているかを判別し（ステッ
プＤ２）、「前リンク」が無ければ、「後リンク」がセ
ットされているかを判別する（ステップＤ３）。ここ
で、「前リンク」および「後リンク」共にセットされて
いなければ、他に流用関係にある文書が存在していない
場合であるから、ステップＤ４に移り、指定文書の実体
ファイルをアクセスして読み出し、この実体ファイルに
当該文書管理情報を添付した後、要求元であるクライア
ント端末４へ送信する（ステップＤ５）。

【００４１】また、アクセス要求された指定文書の文書
管理情報内に「前リンク」、「後リンク」のいずれか一
方が含まれている場合には、他に流用関係にある文書が
存在している場合であるから、流用関係にある全ての文
書管理情報を取得すると共に、その実体ファイルを取得
する処理に移る。図１４は、流用関係にある全ての文書
管理情報を取得すると共に、その実体ファイルを取得す
る場合のアクセス経路を示した図で、リンクの始点、終
点、それらの間に位置する各文書のうち、アクセス要求
された文書位置がどれかによってアクセス経路が異なる
ことを示している。

【００４２】いま、リンクの始点、終点間に位置するい
ずれかの文書がアクセス指定された場合には、先ず、ス
テップで「前リンク」有りが検出されるので、ステップ
Ｄ６に移り、その前リンクで示される文書管理情報を取
得し、この文書管理情報内に「前リンク」有るかを判別
し（ステップＤ７）、有れば、「前リンク」が無くなる
まで以下、上述の動作を繰り返す。このようにして「前
リンク」を辿りながら文書管理情報を１つずつ取得して
ゆき、リンクの始点位置まで到達すると、「前リンク」
無しが検出される。この場合、このリンクの始点位置に
は実体ファイルが存在する為、この実体ファイルをアク
セスして読み出す（ステップＤ８）。

【００４３】次に、アクセス要求された指定文書の文書
管理情報内に「後リンク」が有るかを判別し（ステップ
Ｄ９）、有れば、その「後リンク」で示される文書管理
情報を取得し（ステップＤ１０）、この文書管理情報内
に「後リンク」有るかを判別し（ステップＤ１１）、有
れば、「後リンク」が無くなるまで以下、上述の動作を
繰り返す。このようにして「後リンク」を辿りながら文
書管理情報を１つずつ取得してゆき、リンクの終点位置
まで到達すると、その終点位置にある文書管理情報には
「後リンク」は無いので、ステップＤ１１でそのことが
検出される。

【００４４】そして、「前リンク」、「後リンク」を辿
りながら取得した各文書管理情報に基づいてその一覧リ
ストを生成し（ステップＤ１２）、この一覧リストと共
に、実体ファイルに指定文書の文書管理情報を添付し、
要求元のクライアント端末４へ送信する（ステップＤ１
３）。図１５は、クライアント端末４側において表示さ
れる文書管理情報の一覧リスト画面を示している。この
文書管理情報の一覧リスト画面は、クライアント側にお
いてその一覧リストの表示指示があった場合に表示され
るもので、文書管理情報を構成する各項目のうち、「フ
ァイル名」、「作成者」、「部署」、「作成日」等が案
内表示される。

【００４５】なお、リンクの始点位置にある文書がアク
セス要求された場合、その文書管理情報の中には「後リ
ンク」は有るが、「前リンク」は無いので、ステップＤ
２、Ｄ３でそのことが検出されてステップＤ１０に移
り、「後リンク」を１つずつ辿りながら各文書管理情報
を取得する動作が行われる（ステップＤ１０、Ｄ１
１）。このようにして、「後リンク」を辿りながら取得
した各文書管理情報に基づいてその一覧リストを作成し
（ステップＤ１２）、文書管理情報付きの実体ファイル
を要求元のクライアント端末４へ送信する（ステップＤ
１３）。

【００４６】また、リンクの終点位置にある文書がアク
セス要求された場合、その文書管理情報の中には「前リ
ンク」は有るが、「後リンク」は無いので、ステップＤ
６に移り、「前リンク」を１つずつ辿りながら各文書管
理情報を取得する動作が行われる（ステップＤ６、Ｄ
７）。そして、リンクの始点位置まで到達すると、「前
リンク」無しが検出されるので、その位置から実体ファ
イルをアクセスして読み出す（ステップＤ８）。なお、
この場合、アクセス要求された指定文書の文書管理情報
内に「後リンク」は無いので、ステップＤ９でそのこと
が検出されてステップＤ１２に移り、「前リンク」を辿
りながら取得した各文書管理情報に基づいてその一覧リ
ストを作成し、文書管理情報付きの実体ファイルを要求
元のクライアント端末４へ送信する（ステップＤ１
３）。

【００４７】以上のように、この実施形態において文書
管理サーバ１は、文書データベース２に登録文書として
管理されている実体ファイルを流用して別の新規文書を
追加登録する旨の登録要求がクライアント端末４から通
信ネットワーク３を介して送信されて来た場合に、流用
関係にある文書同士を相互に関連付ける為のリンク情報
を生成すると共に、生成されたリンク情報を含めた当該
新規文書の文書管理情報を、その実体ファイルを省略し
た形式で文書データベース２に登録しておき、その後、
実体ファイルを省略した形式で登録された文書がアクセ
スされた際に、その文書管理情報内のリンク情報を参照
することにより、流用関係にある元の実体ファイルを呼
び出すようにしたから、登録管理されている実体ファイ
ルをコピーすることなく何回でも流用することができ
る。したがって、従来のように実体ファイルをコピーし
て流用する方法では、元の文書ファイルを変更すると、
流用関係にある他の文書を探し出しながら、流用関係に
ある各文書ファイルを同様に変更する必要がある為に、
操作性を損なうと共に、操作ミスによって整合が崩れる
おそれがあるが、この実施形態においては、元の文書を
何回も流用したとしてもその実体ファイルは１つしか存
在しないために、実体ファイルの変更のみで足りる。

【００４８】この場合、流用関係にある複数の文書同士
を連鎖的に関連付ける為のリンク情報を生成するように
したから、流用関係にある各文書のうち、そのいずれか
の文書がアクセスされた際に、当該各文書に対応付けら
れている文書管理情報内のリンク情報を辿ることによっ
て流用関係にある複数の文書同士の連鎖的な関係を検索
することができ、また、検索した各文書に対応付けられ
ている文書管理情報を案内情報として読み出して要求元
のクライアント端末４へ送信するようにしたから、クラ
イアント端末４側では、流用関係にある文書同士の連鎖
的な関係を知ることができる。この場合、文書管理情報
にセットされるリンク情報として「後リンク」および
「前リンク」をセットするようにしたから、流用関係に
ある文書同士を容易に検索することができる。

【００４９】また、流用関係にある各文書に対応付けら
れている文書管理情報には、その文書の有効期間を含
み、この有効期間に基づいて有効期限を求めてそれらを
比較することにより、有効期限が長い文書を特定し、こ
れに他の文書の有効期限を合わせるように当該他の有効
期間を更新するようにしたから、流用関係にある各文書
有効期間を一律に揃えることができる。すなわち、流用
関係にある各文書に当初、どのような有効期限を設定し
たかに拘らず、一律に揃えることができ、一部の文書の
みが有効期限切れによって削除されることはない。

【００５０】なお、上述した実施形態においては、文書
管理情報にセットされるリンク情報として「後リンク」
および「前リンク」をセットするようにしたが、「後リ
ンク」あるいは「前リンク」のいずれか一方であっても
よい。また、リンク情報として文書No.をセットするよ
うにしたが、文書を識別することができる情報であれば
よい。また、上述した実施形態においては、構内通信網
あるいは広域通信網のクライアント・サーバシステムに
適用した場合を示したが、スタンド・アロンタイプの文
書管理装置（パーソナルコンピュータ）に適用するよう
にしてもよい。

【００５１】また、上述した実施形態においては、１つ
の文書ファイル（実体ファイル）を流用する場合を例示
したが、２以上の実体ファイルを流用する場合において
も、同様に適用可能である。この場合、複数の流用元文
書に対応付けたリンク情報を生成して、管理運用するよ
うにすればよい。すなわち、２以上の実体ファイルを流
用して新たな文書を新規登録する場合には、複数の流用
元文書に１：１に対応付けた複数系統のリンク情報を生
成し、それらの実態ファイルを省略した形式でその新規
文書対応の文書管理情報をデータベースに登録してお
き、その後、当該文書がアクセスされた場合には、その
文書管理情報内にセットされている複数系統のリンク情
報を基点としてリンク関係を辿っていくことにより、該
当する各実体ファイルを読み出すようにすればよい。

【００５２】一方、コンピュータ（文書管理装置）に対
して、上述した各手段を実行させるためのプログラムコ
ードをそれぞれ記録した記録媒体（例えば、ＣＤ−ＲＯ
Ｍ、フロッピィデスク、ＲＡＭカード等）を提供するよ
うにしてもよい。すなわち、コンピュータが読み取り可
能なプログラムコードを有する記録媒体であって、登録
文書として管理されている実体ファイルを流用して別の
新規文書を追加登録する場合に、流用関係にある文書同
士を相互に関連付ける為のリンク情報を生成すると共
に、生成されたリンク情報を前記新規文書の文書管理情
報に設定する機能と、前記新規文書を追加登録する場合
に、前記リンク情報が設定された当該新規文書の文書管
理情報を、その実体ファイルを省略した形式で登録する
機能と、前記実体ファイルを省略した形式で登録された
文書がアクセスされた際に、その文書管理情報内のリン
ク情報を参照することにより、前記流用関係にある元の
実体ファイルを呼び出す機能とを実現させるためのプロ
グラムを記録したコンピュータが読み取り可能な記録媒
体を提供するようにしてもよい。

【００５３】

【発明の効果】この発明によれば、登録文書として管理
されている実体ファイルを流用して別の新規文書を追加
登録する場合、その実体ファイルをコピーすることなく
何回でも流用することができると共に、流用関係にある
何れかの文書がアクセスされた場合には、元の実体ファ
イルを呼び出すことができるので、流用関係にある複数
文書の管理・運営を容易に行うことが可能となる。

【図面の簡単な説明】

【図１】文書管理システムの全体構成を示したブロック
図。

【図２】文書データベース２内に文書グループ別（文書
フォルダ別）に登録管理されている各種の文書ファイル
群を模式的に示した図。

【図３】最初に作成した元の製品設計仕様書（文書ファ
イル）の構成を示した図。

【図４】文書Ａ、文書Ｄ、Ｄ−１、Ｄ−２に添付されて
いる文書管理情報の内容を例示した図。

【図５】文書管理サーバ１の全体構成を示したブロック
図。

【図６】クライアント端末４の全体構成を示したブロッ
ク図。

【図７】文書管理サーバ１の主要動作である文書管理処
理を示したフローチャート。

【図８】図７で示した文書登録処理を詳述する為のフロ
ーチャート。

【図９】文書管理サーバ１が定期的に実行する文書期限
管理処理を示したフローチャート。

【図１０】図９に続く、文書期限管理処理を示したフロ
ーチャート。

【図１１】クライアント端末４から文書アクセスされた
場合に文書管理サーバ１が実行する文書アクセス処理を
示したフローチャート。

【図１２】文書登録画面を示した図。

【図１３】文書期限管理処理の動作概要を説明する為の
図。

【図１４】流用関係にある全ての文書管理情報を取得す
ると共に、その実体ファイルを取得する場合のアクセス
経路を示した図。

【図１５】クライアント端末４側において表示される文
書管理情報の一覧リスト画面を示した図。

【符号の説明】

１ 文書管理サーバ ２ 文書データベース ３ 通信ネットワーク ４ クライアント端末 １０１ ＣＰＵ １０２ 記憶装置 １０３ 記録媒体 １０５ 伝送制御部 １０６ 入力部 １０７ 表示部

Claims (9)

【特許請求の範囲】
1. 【請求項１】文書ファイルをその文書管理情報に対応付
   けて登録管理する文書管理装置であって、 登録文書として管理されている実体ファイルを流用して
   別の新規文書を追加登録する場合に、流用関係にある文
   書同士を相互に関連付ける為のリンク情報を生成するリ
   ンク情報生成手段と、 このリンク情報生成手段によって生成されたリンク情報
   を前記新規文書の文書管理情報に設定する設定手段と、 前記新規文書を追加登録する場合に、前記設定手段によ
   ってリンク情報が設定された当該新規文書の文書管理情
   報を、その実体ファイルを省略した形式で登録する新規
   文書登録手段と、 この新規文書登録手段によって実体ファイルを省略した
   形式で登録された文書がアクセスされた際に、その文書
   管理情報内のリンク情報を参照することにより、前記流
   用関係にある元の実体ファイルを呼び出すアクセス制御
   手段と、 を具備したことを特徴とする文書管理装置。
2. 【請求項２】前記流用関係にある各文書に対応付けられ
   ている前記文書管理情報は、対応する文書に添付されて
   いる付帯情報であり、少なくとも文書識別情報を含む
   他、前記リンク情報生成手段によってリンク情報が生成
   された場合には、前記文書識別情報に当該リンク情報を
   付加した情報である、 ことを特徴とする請求項1記載の文書管理装置。
3. 【請求項３】登録文書として管理されている実体ファイ
   ルを流用することによって別の文書を追加登録した後に
   おいて、更に、この実体ファイルを流用して別の文書を
   新規登録する場合において、前記リンク情報生成手段
   は、流用関係にある複数の文書同士を連鎖的に関連付け
   る為のリンク情報を生成する、 ようにしたことを特徴とする請求項1記載の文書管理装
   置。
4. 【請求項４】前記流用関係にある複数の文書同士が連鎖
   的に関連付けられている場合において、連鎖的に関連付
   けられている各文書のいずれかがアクセスされた際に、
   当該各文書に対応付けられている文書管理情報内のリン
   ク情報を参照することにより、流用関係にある全ての文
   書管理情報を取得すると共に、取得した各文書管理情報
   の設定内容を案内情報として出力する、 ようにしたことを特徴とする請求項３記載の文書管理装
   置。
5. 【請求項５】前記流用関係にある各文書に対応付けられ
   ている前記文書管理情報には、その文書の有効期限に関
   する情報を含み、 前記各文書管理情報内の文書有効期限に関する情報を比
   較することにより、文書有効期限が長い方の文書を特定
   する文書期限比較手段と、 この文書期限比較手段によって特定された文書の文書有
   効期限に、他の文書の文書有効期限を合わせる為に、当
   該他の文書に対応付けられている文書管理情報内の文書
   有効期限に関する情報を更新する更新手段とを設け、 前記リンク情報によって相互に関連付けられている各文
   書の文書有効期限を一律に揃えるようにしたことを特徴
   とする請求項1記載の文書管理装置。
6. 【請求項６】登録管理されている複数の文書ファイルを
   備えた文書グループと、この文書グループ内のいずれか
   の登録文書である実体ファイルを流用して別の文書グル
   ープに属する新規文書を追加登録する場合に、前記リン
   ク情報生成手段は、流用関係にある各文書グループ内の
   文書を相互に関連付ける為のリンク情報を生成する、 ようにしたことを特徴とする請求項1記載の文書管理装
   置。
7. 【請求項７】コンピュータに対して、 登録文書として管理されている実体ファイルを流用して
   別の新規文書を追加登録する場合に、流用関係にある文
   書同士を相互に関連付ける為のリンク情報を生成する機
   能と、 生成されたリンク情報を前記新規文書の文書管理情報に
   設定する機能と、 前記新規文書を追加登録する場合に、前記リンク情報が
   設定された当該新規文書の文書管理情報を、その実体フ
   ァイルを省略した形式で登録する機能と、 前記実体ファイルを省略した形式で登録された文書がア
   クセスされた際に、その文書管理情報内のリンク情報を
   参照することにより、前記流用関係にある元の実体ファ
   イルを呼び出す機能と、 を実現させるためのプログラム。
8. 【請求項８】文書ファイルをその文書管理情報に対応付
   けて登録管理する文書管理サーバと、クライアント端末
   とが通信ネットワークを介して接続されている文書管理
   システムであって、 前記文書管理サーバは、 クライアント端末から文書登録要求を受信した場合に、
   登録文書として管理している実体ファイルを流用して別
   の新規文書を追加登録する旨の流用登録の要求であれ
   ば、流用関係にある文書同士を相互に関連付ける為のリ
   ンク情報を生成するリンク情報生成手段と、 このリンク情報生成手段によって生成されたリンク情報
   を前記新規文書の文書管理情報に設定する設定手段と、 前記新規文書を追加登録する場合に、前記設定手段によ
   ってリンク情報が設定された当該新規文書の文書管理情
   報を、その実体ファイルを省略した形式で登録する新規
   文書登録手段と、 この新規文書登録手段によって実体ファイルを省略した
   形式で登録された文書が前記いずれかのクライアント端
   末からアクセス要求された際に、その文書管理情報内の
   リンク情報を参照することにより、前記流用関係にある
   元の実体ファイルを呼び出すアクセス制御手段と、 このアクセス制御手段によって呼び出した実体ファイル
   を要求元のクライアント端末へ送信する送信手段と、 を具備したことを特徴とする文書管理システム。
9. 【請求項９】文書ファイルをその文書管理情報に対応付
   けて登録管理する文書管理方法であって、 登録文書
   として管理されている実体ファイルを流用して別の新規
   文書を追加登録する場合に、流用関係にある文書同士を
   相互に関連付ける為のリンク情報を生成すると共に、生
   成されたリンク情報を前記新規文書の文書管理情報に設
   定し、 前記新規文書を追加登録する場合に、前記リンク情報が
   設定された当該新規文書の文書管理情報を、その実体フ
   ァイルを省略した形式で登録し、 前記実体ファイルを省略した形式で登録された文書がア
   クセスされた際に、その文書管理情報内のリンク情報を
   参照することにより、前記流用関係にある元の実体ファ
   イルを呼び出す、 ようにしたことを特徴とする文書管理方法。