JP2008117051A

JP2008117051A - 文書作成システム

Info

Publication number: JP2008117051A
Application number: JP2006297762A
Authority: JP
Inventors: Kenji Ikeuchi; 健二池内
Original assignee: Hitachi Software Engineering Co Ltd
Current assignee: Hitachi Software Engineering Co Ltd
Priority date: 2006-11-01
Filing date: 2006-11-01
Publication date: 2008-05-22
Anticipated expiration: 2026-11-01
Also published as: JP5037088B2

Abstract

【課題】マスタ文書を利用者固有の都合に合わせて改変して所持する状況において、利用者が改変していない部分の情報を常に最新の状態に保つことを可能にする。
【解決手段】マスタ文書の表示画面に対して利用者は変更を加え、自分向けの派生文書を作成することができる。例えば、ブロック１（２５１）の中に、開始位置Ｓ-４から終了位置Ｅ-４で示すテキストを挿入すると、これは新しいブロック４（２５２）として定義できる。また、ブロック２の内容を全面的に書き換えた場合は、カスタマイズされたブロック２（２５３）となり、派生文書は符号２５で示されるように表示される。この状態で「派生文書の格納」を指示した場合、派生文書２６としてローカルなフォルダに格納される。
【選択図】図４

Description

本発明は、文書作成システムに関し、特に、文書をコモンパートとカスタムパートとに分割し、各々を独立して変更する管理を行う文書作成システムに関するものである。

文書作成システムは、コンピュータの開発当初から利用されてきた一般的なアプリケーションソフトウェアである。この文書管理システムを用いて作成された電子文書は、現代社会において極めて有用であり、欠くことのできないものとなっている。

さらに、ネットワークを利用して遠隔地にある文書を取得又は参照して自分の端末等に表示する技術も一般的になっている。さらに、文書の格納方式としてＸＭＬ（eXtensible Markup Language）を採用する文書作成システムの出現により、文書の参照及び更新環境に関する自由度が増している。

一方、文書の利用という観点から見ると、公開されている内容のうち部分的にその利用者の都合により変更したい箇所がある場合も多い。そのような場合に、従来は、以下のような運用方法で対処していた。

元の文書（標準文書）を利用者が各々独自にカスタマイズして派生文書を作成し、各々独自に管理する。最初から利用者固有の文書として、当該利用者の都合に合わせた文書として作成し、共通な部分（コモンパート）は元の文書を参照するような記述とする。尚、下記特許文献１に記載の技術は、標準文書と派生文書をＩＤで関連付ける技術を記載している。

特開２００１−５６８０９号公報

配布された文書を文書の利用者が独自にカスタマイズして利用しようとすると、上記の手法及び技術を用いた場合には以下のような問題点が生じる。図７は、このような問題点を説明するための図である。

（１）利用者毎の固有情報が多数存在すると、類似の派生文書が数多く作成されるため、ハードディスク等の文書格納に関するリソースを圧迫するとともに、文書（＝情報）の管理が煩雑になるという問題がある。すなわち、図７（Ａ）に示すように、マスタ文書７１に基づいて派生文書１〜ｎまで（符号７２−１〜ｎ）が生成されると、多数生成された派生文書によりリソースが圧迫されるという問題がある。

（２）情報の提供者は共通な部分（コモンパート）に変更が発生した場合に、関連する全ての派生ドキュメントを訂正する必要がある。しかしながら、無秩序に派生文書が生成される場合が多いため、訂正や変更を全てに反映すること自体が非常に困難である。

すなわち、図７（Ｂ）に示すように、マスタ文書７５を訂正した場合に、派生文書１〜ｎ（７６〜７９）のうち派生文書１、２のみが訂正され、派生文書３〜ｎまでが訂正ミスや訂正漏れを起こすことがある。

（３）利用者が追加・変更した部分（カスタムパート）に重要な情報がある場合に、コモンパートの変更を反映するために安易に上書すると、重要な情報が消失してしまうなどのミスを犯すリスクが高まる。例えば、図７（Ｃ）に示すように、マスタ文書８０を訂正した場合に、派生文書（１）８１に固有情報８２がある場合に、安易にマスタを再コピーすると（派生文書８３）、固有情報８２が消えてしまうという問題がある。

（４）派生文書が多く、他の文書を参照する箇所が多いと、文書としての可視性が劣化し、読みにくい文書となってしまう場合が多い。

上記特許文献１に記載の技術によると、標準文書とそこから派生した派生文書とをデータベース化して管理する機能を備え、標準文書がどの様に派生、分散しているかを管理することができる。これにより、前述の（２）に記載の問題点である「派生文書の影響範囲の把握」には有効であるが、実際にコモンパートの変更を反映する作業が依然として必要であり、情報が分散することに起因するリスクは解決されていない。

本発明の目的は、派生文書中のコモンパートの情報の分散を抑えることである。加えて、参照時に利用者のニーズに合致した文書を合成・表示する機能を持った文書作成システムを提供することにある。

本発明は、派生文書をコモンパートとカスタムパートに分割し、変更の無いコモンパートはマスタ文書への自動リンク付けを行い、最低限の差分情報のみをカスタムパートとして派生文書に置くことである。これにより、派生文書中のコモンパートの情報の分散を抑えることができる。さらに、参照時に利用者のニーズに合致した文書を合成・表示する機能を充足することができる。

マスタ文書管理元が利用者に公開するマスタ参照文書はサーバに保管するマスタ文書本体へのリンク情報のみとし、文書の利用者はこれを受けて画面上でマスタ文書を再現し参照することができる。利用者は必要に応じて画面上で文書の編集を行い、利用者が変更した箇所のリンク情報は変更内容に置き換えて派生文書として保存することができ、参照時にはサーバのマスタ情報と、利用者が変更した部分を併せて表示する。

すなわち、本発明の一観点によれば、マスタ文書を格納するマスタ文書格納フォルダと接続される文書作成システムであって、マスタ文書を複数のブロックに分割し、該マスタ文書の一部を変更した派生文書を作成する場合に、ブロックにうける変更操作を感知するデータ差分検出処理部と、変更箇所を保持するメモリと、該メモリに保持された変更箇所を含むブロックに関しては前記マスタ文書格納フォルダに格納されている前記ブロックへのリンク先と変更箇所とを、変更箇所を含まないブロックに関しては前記マスタ文書格納フォルダに格納されている前記ブロックのリンク先へのポインタのみを格納する派生文書格納フォルダと、を有することを特徴とする文書作成システムが提供される。このマスタ文書を参照するためにテキスト本体ではなく、各ブロックへの例えばＸＭＬポインタのみを持つマスタ文書参照ファイルを配布するサーバ機能を持つ。

本発明の他の観点によれば、マスタ文書を格納するマスタ文書格納フォルダと接続される文書作成システムであって、該マスタ文書の一部を変更した派生文書を作成する場合に、文書にうける変更操作を感知するデータ差分検出処理部と、変更箇所を保持するメモリと、該メモリに保持された変更箇所を含むブロックに作成し、該ブロックに関しては前記マスタ文書格納フォルダに格納されている前記ブロックへのリンク先と変更箇所とを、変更箇所を含まないブロックに関しては前記マスタ文書格納フォルダに格納されている前記ブロックのリンク先へのポインタのみを格納する派生文書格納フォルダと、を有することを特徴とする文書作成システムが提供される。前記派生文書格納フォルダに格納された派生文書を、前記リンク先に関してはそのリンク先の実際の文書に置き換えて表示する制御を行うデータ表示処理部を有するが好ましい。また、前記派生文書フォルダには、前記ブロックにおけるブロック番号に関連付けして、変更箇所に関する開始位置と終了位置とに関する情報が保持されていても良い。

本発明の文書作成システムによれば、次のような効果がある。
（１）マスタ文書の作成者は各利用者のローカルルールを意識せずにマスタ文書を作成することができる。また、マスタ文書を更新する場合に、利用者が各々作成した派生文書のメンテナンスについて意識する必要がなくなる。

（２）利用者は、マスタ文書を元に自分用にアレンジした派生文書を作成することで、現場の事情に合致したきめ細やかな文書を得ることができる。さらに、自分がアレンジした部分以外のコモンパートの変更を監視しなくても、文書を開いた時点で最新の状態を確認できる。

以下、本発明の一実施の形態による文書作成システムについて図面を参照しながら具体的に説明する。

図１は、本実施の形態による文書作成システムの一構成例を示す図である。文書作成システムは、図１に示すように、マスタ文書が格納されているマスタ文書格納フォルダ１１と、これを管理するサーバシステム１２と、がネットワーク上に存在し、利用者がネットワーク経由で文書の参照要求を行った時に、サーバシステム１２がマスタ文書の参照用ファイルを配信する構成となっている。送受信部１３では利用者の要求により受信したマスタ文書の参照用ファイルをデータ処理部１４のＸＭＬデータ表示処理部１４１に引渡し、表示部１５で表示可能なデータ形式に変換して表示部１５にマスタ文書を表示させる。マスタ文書は、予め章、段落、項等のブロックに分割する。このマスタ文書を参照するためにテキスト本体ではなく、各ブロックへのＸＭＬポインタのみを持つマスタ文書参照ファイルを配布するサーバ機能を持つ。

利用者は必要に応じて、表示部１５に表示された文書に対し、キーボードやその他の入力デバイスを使用して直接編集を行なうことにより、入力部１６を介してデータ処理部１４に対して、編集により変更された変更データを送る。

データ処理部１４では、利用者と対話的に文書の編集作業を行い、利用者が編集した文書を派生文書として格納することを指示したとき、データ差分検出処理部１４２でマスタ文書の各ブロックについて変更が行なわれたかを判断し、変更があったブロックについて差分情報をＸＭＬ形式に変換し、メモリ１９に格納する。変更の無かったマスタ文書上のブロック参照ポインタ群と併合して派生文書ファイルを構成し、メモリ１９に格納されている変更のあった部分はファイル入出力処理部１７により出力され、派生文書格納フォルダ１８に格納される。すなわち、マスタ文書の一部分を変更した派生文書を作成する時には、操作中のブロックに変更が発生したことをデータ差分検出処理部１４２で自動的に感知し、変更箇所をＸＭＬ形式でメモリ１９に保持するようにする。

次回の当該文書の参照時は、派生文書格納フォルダ１８に格納された内容をＸＭＬデータ表示処理部１４１に渡し、表示部１５に派生文書として表示させる。この際、変更のないブロックについては、例えば、送受信部１３を経由してネットワーク上のマスタ文書格納フォルダ１１から最新の情報を参照し、表示部１５に表示させる。

図２は、マスタ文書を改訂して派生文書を生成する状態を示した図である。マスタ文書の表示イメージ２１としては、例えば（１）、（２）、（３）の３つのブロックに分割されているものとする。マスタ文書の内容２２は、（１）の情報、（２）の情報、（３）の情報という形式で表すことができる。マスタ文書（参照）の内容２３は、（１）へのリンク（ＵＲＬなど）、（２）へのリンク、（３）へのリンクによって形成されている。ここで、マスタ文書の表示イメージ２１に対して、利用者によるカスタマイズ２４が行われると、マスタ文書（参照）の内容２３は、カスタマイズされた文書の内容（派生文書）２６として、（１）へのリンク情報と、追加された（４）の情報の内容自体と、改訂された（２）の内容自体と、（３）へのリンクとを構成として作成される。この様子は、符号２５で示すようなカスタマイズされた文書の表示イメージになる。ここでは、ブロック（１）内に追加された情報（４）が挿入されており、（２）は改訂されており、（３）は元のブロックのままになる。
上記の処理についての詳細を、図３及び図４を参照しながら説明する。

図３は、ディスプレイ上のマスタ文書表示例と文書データの状態との関係を示す図である。マスタ文書を始めて参照要求したとき、図１のサーバシステム１２からマスタ文書参照ファイル２３が返される。マスタ文書参照ファイル２３の中には、ネットワーク上のマスタ文書２２の中の各ブロックを指すリンク情報２３１、２３２、２３３が存在する。マスタ文書２２は、予め章、節、項、段落等の区切りを例えば自動判定し、自動的にブロック分割されるか、或いは、作成者が任意に決めた範囲にブロック分割されている。それぞれブロックの開始位置Ｓ−１、Ｓ−２、Ｓ−３、終了位置Ｅ−１、Ｅ−２、Ｅ−３、描画時の属性およびテキスト本体の情報をＸＭＬ文書の断片として作成している。このマスタ文書参照ファイル２３を、図１のＸＭＬデータ表示処理部１４１で変換しディスプレイに表示した状態が符号２１により示されている。ここで、符号２１１は、ブロック１の表示結果であり、リンク情報２３１が指すネットワーク上のマスタ文書２２のブロック１のＸＭＬ文書の断片から変換して表示している。同様に、符号２１２は、ブロック２、符号２１３はブロック３に相当する。

図４は、ディスプレイ上の派生文書表示例と派生文書データの状態との関係を示す図である。図３のマスタ文書の表示画面２１に対して利用者は変更を加え、自分向けの派生文書を作成することができる。例えば、ブロック１（２５１）の中に、開始位置Ｓ-４から終了位置Ｅ-４で示すテキストを挿入すると、これは新しいブロック４（２５２）として定義できる。また、ブロック２の内容を全面的に書き換えた場合は、カスタマイズされたブロック２（２５３）となり、派生文書は符号２５で示されるように表示される。この状態で「派生文書の格納」を指示した場合、派生文書２６としてローカルなフォルダに格納される。派生文書２６の内容を見ると、ブロック１のリンク情報２６１の子供チェインとして新しく作成されたブロック４のＸＭＬ文書の断片２６２を接続する。このように追加挿入の場合は、マスタ文書中のブロックのＸＭＬ文書断片へのリンク情報を残す。一方、ブロック２のように全面的に改訂されたか、または利用者の指示で「ブロック全体を置き換え」とした場合、ブロック２のＸＭＬ文書断片２６３が生成される。ブロック３は何も変更されていないので、マスタ文書参照ファイルのブロック３へのリンク情報２６４がそのまま置かれる。

図５は、ディスプレイ上に文書を表示する処理の流れを示すフローチャート図である。
マスタ文書参照ファイル２３を入力とする場合は、全てのブロックに変更がないため（ステップ５１でＹｅｓ）、必ずマスタ文書から当該ブロックのＸＭＬ文書の断片を取得する。ブロックの変更があり（Ｎｏ）派生文書ファイル２６を入力とする場合は、マスタ文書または派生文書ファイルから当該ブロックのＸＭＬ文書の断片を取得する（ステップ５３）。すなわち、リンクのみからレコードを作成する。いずれの場合でも、次に、ＸＭＬ文書の断片から得た情報を元に、フォントサイズや表示色等を再現しディスプレイバッファ上に展開する（ステップ５４）。ステップＳ５５において、全てのブロックについて表示済みか否かを判定し、表示済みの場合には（Ｙｅｓ）、文書表示を終了し、表示済みでないブロックがある場合には（Ｎｏ）、ステップＳ５１に戻る。以上の作業を、全てのブロックについて実施する。この様にすることで、派生文書ファイルを開くときに、変更していない箇所（ブロック）については、ネットワーク上のマスタ文書を参照することで常に最新の情報を得ることができる。一方で、利用者がカスタマイズした箇所（ブロック）と合成して表示することにより自由度の高い文書を作成することができる。

図６は、ローカルフォルダに派生文書を格納する処理の流れを示すフローチャート図である。マスタ文書は、予め段落などのブロックに分割されているものとする。分割されたブロックは、一意のＩＤにより識別可能となっている。マスタ文書参照ファイル２３または派生文書２６を開くと、図５に示したフローチャート図に従い、文書の読込みと表示とが行なわれる（ステップ６１）。この際、表示は編集モードであり、ＸＭＬを意識せずに従来の文書作成システムと同様にイベント待ちの状態になる（ステップ６２,６３）。

イベントの結果、処理中ブロックに変更があることを察知した場合（ステップ６４）、その場でＸＭＬ文書の断片を作成し、メモリ上の変更プールに蓄積する（ステップ６５）。ＸＭＬ文書の断片を新しく作成するか、ＸＭＬ文書間のリチェインを行なうかはイベントに依存する。

ステップ６３において「文書の格納」の指示があった場合には、メモリ上の変更プールの内容を反映して、変更のあったブロックのＸＭＬをローカルフォルダに出力し、派生文書ファイルとする（ステップ６６，６７）。以上の処理により、派生文書ファイルを簡単に作成することができる。

本実施の形態による文書作成システムによれば、次のような効果がある。
（１）マスタ文書の作成者は各利用者のローカルルールを意識せず、マスタ文書を作成することができる。また、マスタ文書を更新する場合に、利用者が各々作成した派生文書のメンテナンスについて意識する必要がなくなる。
（２）利用者はマスタ文書を元に、自分用にアレンジした派生文書を作成することにより、個別の事情に合致したきめ細やかな文書を得ることができる。さらに、自分がアレンジした部分以外のコモンパートの変更を監視していなくても、文書を開いた時点で最新の状態を確認することができるため、文書作成・編集のための作業が容易になるという利点がある。

尚、上記の例では、まず、マスタ文書をブロックに分割し、その後に変更箇所の有無に基づいて派生文書の編集を行う処理について説明したが、その変形例として、変更のあった箇所を検知した後に、その箇所を別の箇所と区別するようにブロック分けし、変更箇所以外のリンク付けを行うように手順を変更しても良い。また、本発明は、上記の手順をコンピュータに実行させるためのプログラムを含むものとする。

本発明は、文書作成システムに利用可能である。

本発明の一実施の形態による文書作成システムの一構成例を示す図である。マスタ文書を改訂して派生文書を生成する様子を示す図である。ディスプレイ上のマスタ文書表示例と文書データの状態とを示す図である。ディスプレイ上の派生文書表示例と派生文書データの状態とを示す図である。ディスプレイ上に文書を表示する処理の流れを示すフローチャート図である。ローカルフォルダに派生文書を格納する処理の流れを示すフローチャート図である。派生文書が散在する場合の問題点を例示した概要図である。

符号の説明

１１…マスタ文書格納フォルダ、１２…サーバシステム、１３…送受信部、１４…データ処理部、１５…表示部、１６…入力部、１７…ファイル入出力処理部、１８…派生文書格納フォルダ、２１…マスタ文書の表示画面、２２…マスタ文書、２３…マスタ文書参照ファイル、２５…派生文書の表示画面、２６…派生文書。

Claims

マスタ文書を格納するマスタ文書格納フォルダと接続される文書作成システムであって、
前記マスタ文書の一部を変更した派生文書を作成する場合に、マスタ文書を複数のブロックに分割し該ブロック毎にうける変更操作を感知するデータ差分検出処理部と、
変更箇所を保持するメモリと、
該メモリに保持された変更箇所を含むブロックに関しては前記マスタ文書格納フォルダに格納されている前記ブロックへのリンク先と変更箇所とを、変更箇所を含まないブロックに関しては前記マスタ文書格納フォルダに格納されている前記ブロックのリンク先へのポインタのみを格納する派生文書格納フォルダと
を有することを特徴とする文書作成システム。
マスタ文書を格納するマスタ文書格納フォルダと接続される文書作成システムであって、
該マスタ文書の一部を変更した派生文書を作成する場合に、文書がうけた変更操作を感知するデータ差分検出処理部と、
変更箇所を保持するメモリと、
該メモリに保持された変更箇所を含むようにブロックを作成し、該ブロックに関しては前記マスタ文書格納フォルダに格納されている前記ブロックへのリンク先と変更箇所とを、変更箇所を含まないブロックに関しては前記マスタ文書格納フォルダに格納されている前記ブロックのリンク先へのポインタのみを格納する派生文書格納フォルダと
を有することを特徴とする文書作成システム。
前記派生文書格納フォルダに格納された派生文書を、前記リンク先に関してはそのリンク先の実際の文書に置き換えて表示する制御を行うデータ表示処理部を有することを特徴とする請求項１又は２に記載の文書作成システム。
前記派生文書フォルダは、前記ブロックにおけるブロック番号に関連付けして変更箇所に関する開始位置と終了位置とに関する情報が保持することを特徴とする請求項１から３までのいずれか１項に記載の文書作成システム。