JP2001175659A

JP2001175659A - 文書管理システム、文書管理方法および記憶媒体

Info

Publication number: JP2001175659A
Application number: JP35439899A
Authority: JP
Inventors: Mitsumasa Sugiyama; 光正杉山
Original assignee: Canon Inc
Current assignee: Canon Inc
Priority date: 1999-12-14
Filing date: 1999-12-14
Publication date: 2001-06-29

Abstract

(57)【要約】（修正有）【課題】センターマシンで必要とされる記憶装置の容
量および速度、演算装置の速度を低減させることが可能
な文書管理システムの提供。【解決手段】クライアントマシンからの文書登録要求
を通信制御部２１で受信すると、文書管理部２２は文書
登録要求に対応する文書管理情報と文書本体情報を登録
部２３に送信し、データベース制御部２６を介して文書
管理情報を文書管理情報データベース２７に登録すると
ともに、文書本体情報を文書本体情報データベース２８
に登録する。これと同時に、登録部は通信制御部を介し
て、通信回路に接続されているセンターマシンに送信す
る。削除部２４は、文書管理情報データベースに登録さ
れた文書管理情報のうち、所定の条件を満たすものを削
除するとともに、文書管理情報に対応する文書本体情報
を文書本体情報データベースから削除する。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【発明の属する技術分野】本発明は、ネットワークを介
して接続された複数のマシンで文書を登録し、この文書
を検索する文書管理システム、文書管理方法および記憶
媒体に関する。

【０００２】

【従来の技術】従来、ネットワークを介して接続された
複数のマシンで文書を登録し、この文書を検索する文書
管理システムでは、一台のセンターマシンが存在し、そ
のセンターマシンに複数のクライアントマシンが接続さ
れ、クライアントマシンからの文書の登録要求や検索要
求はセンターマシンで処理されていた。そして、文書情
報は、すべてセンターマシンに登録されていた。

【０００３】また、文書管理システムの形態としては、
一台のセンターマシンに対して複数台の文書管理マシン
が存在し、各文書管理マシンに対して複数のクライアン
トマシンが存在するものもあり、センターマシンの管理
は専任のオペレータによって行われていた。

【０００４】

【発明が解決しようとする課題】しかしながら、上記従
来の文書管理システムのうち前者では、一台のセンター
マシンですべての文書の文書管理や文書情報の保存を行
っているため、センターマシンには非常に大容量で高速
な記憶装置と高速演算装置が必要であった。

【０００５】また、セキュリティを高めるため、クライ
アントマシンとセンターマシンとの間で文書情報を暗号
化して通信する場合には、各クライアントで暗号化およ
び暗号の解凍が必要であったため、クライアントマシン
での処理量が多くなるという問題があった。

【０００６】また、センターマシンへ直接アクセスする
一般ユーザと、そうでないユーザとで文書の表示形態を
変更することが困難であった。

【０００７】さらに、文書の登録を制御し、センターマ
シンに登録すべきではない文書の登録を制御することが
困難であった。

【０００８】また、上記従来の文書管理システムのうち
後者では、文書管理マシンの管理は専任のオペレータに
よって行われていなかったため、特にディスクエラー等
によりデータベースファイルが破壊された場合には、文
書管理マシンを適切な状態に戻すことは困難であり、自
動管理が要求されていた。

【０００９】本発明は、上記点に着目してなされたもの
であり、センターマシンで必要とされる記憶装置の容量
および速度、演算装置の速度を低減させることを第１の
目的とする。

【００１０】また、セキュリティを高めるために文書情
報を暗号化して通信する場合でも、クライアントマシン
での負荷を軽減させることを第２の目的とする。

【００１１】また、センターマシンに直接アクセスする
ユーザと文書管理マシンを介してアクセスするユーザと
で獲得される文書を変更可能にすることを第３の目的と
する。

【００１２】さらに、特定の文書のみセンターマシンに
登録可能にすることを第４の目的とする。

【００１３】さらに、文書を検索するときに、センター
マシンの負荷を低減させるとともに、検索処理を高速化
させることを第５の目的とする。

【００１４】また、データベースファイルが破壊された
場合でも、専任のオペレータなしで、自動的に文書管理
マシンを適切な状態に戻すことを第６の目的とする。

【００１５】

【課題を解決するための手段】上記第１の目的を達成す
るため、請求項１に記載の文書管理システムは、すべて
の文書情報を管理するための、少なくとも１台以上のセ
ンターマシンと、作成された文書情報の登録要求および
文書情報の検索要求を送出する複数のクライアントマシ
ンと、該各クライアントマシンから送出された登録要求
および検索要求を処理する複数の文書管理マシンと、前
記センターマシン、前記クライアントマシンおよび前記
文書管理マシンが接続される通信回線とからなる文書管
理システムにおいて、前記各文書管理マシンは、それぞ
れ、前記送出された登録要求および検索要求を受信する
受信手段と、該受信手段が登録要求を受信したときに、
該登録要求に対応する文書情報をデータベースに登録す
る登録手段と、該データベースに文書情報を登録すると
きに、該文書情報のコピーを前記センターマシンに保存
する保存手段と、前記データベースに登録された文書情
報のうち一部の文書情報を削除する削除手段と、前記受
信手段が検索要求を受信したときに、該検索要求に対応
する文書情報を前記データベースから検索する検索手段
と、該検索手段による検索の結果、前記データベースに
当該検索要求に対応する文書情報が登録されていないと
きには、該文書情報を前記センターマシンから取得し、
該取得した文書情報を当該クライアントマシンに送出す
るように制御する制御手段とを有することを特徴とす
る。

【００１６】また、請求項２に記載の文書管理システム
は、前記削除手段は、前記保存手段による文書情報の保
存から所定期間経過後の文書情報を前記データベースか
ら削除することを特徴とする。

【００１７】さらに、請求項３に記載の文書管理システ
ムは、前記削除手段は、前記保存手段による文書情報の
保存から所定期間内に、該文書情報に対する検索要求が
受信されないときに、当該文書情報を前記データベース
から削除することを特徴とする。

【００１８】また、さらに、請求項４に記載の文書管理
システムは、前記登録手段は、前記制御手段により前記
センターマシンから文書情報を取得したときに、該取得
された文書情報を前記データベースに登録し、前記削除
手段は、該登録から所定期間経過後、当該文書情報を前
記データベースから再度削除することを特徴とする。

【００１９】また、請求項５に記載の文書管理システム
は、前記登録手段は、前記制御手段により前記センター
マシンから文書情報を取得したときに、該取得された文
書情報を前記データベースに登録し、前記削除手段は、
該登録から所定期間内に、該文書情報に対する検索要求
が受信されないときに、当該文書情報を前記データベー
スから再度削除することを特徴とする。

【００２０】上記第２の目的を達成するため、請求項６
に記載の文書管理システムは、前記各文書管理マシン
は、それぞれ、前記センターマシンに保存すべき文書情
報を暗号化する暗号化手段を有し、前記保存手段は、前
記暗号化手段によって暗号化された文書情報を前記セン
ターマシンに保存することを特徴とする。

【００２１】また、請求項７に記載の文書管理システム
は、前記各文書管理マシンは、それぞれ、前記制御手段
により取得された文書情報が暗号化されているときに、
該暗号を解凍する解凍手段を有することを特徴とする。

【００２２】上記第３の目的を達成するため、請求項８
に記載の文書管理システムは、前記各文書管理マシン
は、それぞれ、前記センターマシンに保存すべき文書情
報に対して特別な情報を付加する付加手段を有し、前記
保存手段は、前記付加手段によって特別な情報が付加さ
れた文書情報を前記センターマシンに保存することを特
徴とする。

【００２３】また、請求項９に記載の文書管理システム
は、前記特別な情報は、所定のマークであり、付加手段
は、前記センターマシンに保存すべき文書情報がイメー
ジデータであるときに、該イメージデータに前記所定の
マークを埋め込むことを特徴とする。

【００２４】さらに、請求項１０に記載の文書管理シス
テムは、前記所定のマークは、「コピー禁止」を表示す
るイメージデータであることを特徴とする。

【００２５】また、さらに、請求項１１に記載の文書管
理システムは、前記各文書管理マシンは、それぞれ、前
記制御手段により取得された文書情報に前記特別な情報
が付加されているときに、該特別な情報を削除する情報
削除手段を有することを特徴とする。

【００２６】上記第４の目的を達成するため、請求項１
２に記載の文書管理システムは、前記各文書管理マシン
は、それぞれ、前記センターマシンに保存する文書情報
の内容を判別する判別手段と、該判別手段により、当該
文書情報が前記センターマシンに保存する情報として不
適当と判別されたときには、当該文書情報を前記センタ
ーマシンに保存することを禁止する禁止手段とを有する
ことを特徴とする。

【００２７】また、請求項１３に記載の文書管理システ
ムは、前記判別すべき文書情報がイメージデータである
ときには、該イメージデータによって表示される画像を
識別する画像識別手段を有し、前記判別手段は、前記画
像識別手段による画像の識別結果に基づいて、当該文書
情報の内容を判別することを特徴とする。

【００２８】上記第５の目的を達成するため、請求項１
４に記載の文書管理システムは、前記各文書管理マシン
は、それぞれ、前記受信手段が検索要求を受信したとき
に、該検索要求に含まれる検索条件を解析する解析手段
と、該解析の結果、当該検索要求に対する検索処理をす
べきマシンを決定する決定手段と、該決定手段により、
前記検索要求に対する検索処理を前記センターマシンで
すべきと決定されたときには、該センターマシンに当該
検索処理を任せる一方、前記検索要求に対する検索処理
を当該文書管理マシンですべきと決定されたときには、
前記検索手段に当該検索処理を任せる選択手段を有する
ことを特徴とする。

【００２９】上記第６の目的を達成するため、請求項１
５に記載の文書管理システムは、すべての文書情報を管
理するための、少なくとも１台以上のセンターマシン
と、作成された文書情報の登録要求および文書情報の検
索要求を送出する複数のクライアントマシンと、該各ク
ライアントマシンから送出された登録要求および検索要
求を処理する複数の文書管理マシンと、前記センターマ
シン、前記クライアントマシンおよび前記文書管理マシ
ンが接続される通信回線とからなる文書管理システムに
おいて、前記各文書管理マシンは、それぞれ、前記送出
された登録要求および検索要求を受信する受信手段と、
該受信手段が登録要求を受信したときに、該登録要求に
対応する文書情報をデータベースに登録する登録手段
と、前記受信手段が検索要求を受信したときに、該検索
要求に対応する文書情報を前記データベースから検索す
る検索手段と、前記データベースに登録された文書情報
に誤りがないか否かを自己診断する自己診断手段と、該
自己診断手段により前記データベースに誤りがないと診
断されたときに、前記データベースに登録された文書情
報をすべて前記センターマシンにバックアップするバッ
クアップ手段とを有することを特徴とする。

【００３０】また、請求項１６に記載の文書管理システ
ムは、前記自己診断手段により前記データベースに誤り
があると診断されたときに、前記センターマシンにバッ
クアップした文書情報を該センターマシンから取得し
て、当該データベースをリカバリするリカバリ手段を有
することを特徴とする。

【００３１】さらに、請求項１７に記載の文書管理シス
テムは、前記各文書管理マシンは、それぞれ、前記デー
タベースに文書情報を登録するときに、該文書情報のコ
ピーを前記センターマシンに保存する保存手段を有し、
前記自己診断手段は、前記データベースに登録された全
文書情報と、前記センターマシンに保存された文書情報
とを比較し、前記データベースに登録された全文書情報
が前記センターマシンに保存されているときに、当該デ
ータベースは正常と診断し、前記データベースに登録さ
れた全文書情報のうちいずれかの文書情報が前記センタ
ーマシンに保存されていないときに、当該データベース
は異常と診断することを特徴とする。

【００３２】また、さらに、請求項１８に記載の文書管
理システムは、前記各文書管理マシンは、それぞれ、前
記データベースに文書情報を登録するときに、該文書情
報を管理するための管理情報を記憶する記憶手段と、該
記憶された全管理情報にそれぞれ対応する全文書情報の
リストを作成する作成手段とを有し、前記自己診断手段
は、前記作成された文書情報のリストと、前記データベ
ースに登録されている文書情報とを比較し、両者が完全
に一致しているときに、当該データベースは正常と診断
し、両者が完全に一致していないときに、当該データベ
ースは異常と診断することを特徴とする。

【００３３】また、請求項１９に記載の文書管理システ
ムは、前記管理情報は、前記データベースに文書情報を
登録したときの登録日時であることを特徴とする。

【００３４】上記第１の目的を達成するため、請求項２
０に記載の文書管理方法は、すべての文書情報を管理す
るための、少なくとも１台以上のセンターマシンと、作
成された文書情報の登録要求および文書情報の検索要求
を送出する複数のクライアントマシンと、該各クライア
ントマシンから送出された登録要求および検索要求を処
理する複数の文書管理マシンと、前記センターマシン、
前記クライアントマシンおよび前記文書管理マシンが接
続される通信回線とからなる文書管理システムを用いて
文書情報を管理する文書管理方法において、前記各文書
管理マシンでは、それぞれ、前記送出された登録要求お
よび検索要求を受信手段から受信し、該受信手段から登
録要求を受信したときに、該登録要求に対応する文書情
報をデータベースに登録し、該データベースに文書情報
を登録するときに、該文書情報のコピーを前記センター
マシンに保存し、前記データベースに登録された文書情
報のうち一部の文書情報を削除し、前記受信手段から検
索要求を受信したときに、該検索要求に対応する文書情
報を前記データベースから検索し、該検索の結果、前記
データベースに当該検索要求に対応する文書情報が登録
されていないときには、該文書情報を前記センターマシ
ンから取得し、該取得した文書情報を当該クライアント
マシンに送出することを特徴とする。

【００３５】また、請求項２１に記載の文書管理方法
は、前記データベースから削除される一部の文書情報
は、前記センターマシンへの文書情報の保存から所定期
間経過後の文書情報であることを特徴とする。

【００３６】さらに、請求項２２に記載の文書管理方法
は、前記データベースから削除される一部の文書情報
は、前記センターマシンへの文書情報の保存から所定期
間内に、該文書情報に対する検索要求が受信されないと
きの、当該文書情報であることを特徴とする。

【００３７】また、さらに、請求項２３に記載の文書管
理方法は、前記センターマシンから文書情報を取得した
ときに、該取得された文書情報を前記データベースに登
録し、該登録から所定期間経過後、当該文書情報を前記
データベースから再度削除することを特徴とする。

【００３８】また、請求項２４に記載の文書管理方法
は、前記制御手段により前記センターマシンから文書情
報を取得したときに、該取得された文書情報を前記デー
タベースに登録し、該登録から所定期間内に、該文書情
報に対する検索要求が受信されないときに、当該文書情
報を前記データベースから再度削除することを特徴とす
る。

【００３９】上記第２の目的を達成するため、請求項２
５に記載の文書管理方法は、前記各文書管理マシンで
は、それぞれ、前記センターマシンに保存すべき文書情
報を暗号化し、該暗号化された文書情報を前記センター
マシンに保存することを特徴とする。

【００４０】また、請求項２６に記載の文書管理方法
は、前記各文書管理マシンでは、それぞれ、前記センタ
ーマシンから取得された文書情報が暗号化されていると
きに、該暗号を解凍することを特徴とする。

【００４１】上記第３の目的を達成するため、請求項２
７に記載の文書管理方法は、前記各文書管理マシンで
は、それぞれ、前記センターマシンに保存すべき文書情
報に対して特別な情報を付加し、該特別な情報が付加さ
れた文書情報を前記センターマシンに保存することを特
徴とする。

【００４２】また、請求項２８に記載の文書管理方法
は、前記特別な情報は、所定のマークであり、前記セン
ターマシンに保存すべき文書情報がイメージデータであ
るときに、該イメージデータに前記所定のマークを埋め
込むことを特徴とする。

【００４３】さらに、請求項２９に記載の文書管理方法
は、前記所定のマークは、「コピー禁止」を表示するイ
メージデータであることを特徴とする。

【００４４】また、さらに、請求項３０に記載の文書管
理方法は、前記各文書管理マシンでは、それぞれ、前記
センターマシンから取得された文書情報に前記特別な情
報が付加されているときに、該特別な情報を削除するこ
とを特徴とする。

【００４５】上記第４の目的を達成するため、請求項３
１に記載の文書管理方法は、前記各文書管理マシンで
は、それぞれ、前記センターマシンに保存する文書情報
の内容を判別し、該判別の結果、当該文書情報が前記セ
ンターマシンに保存する情報として不適当と判別された
ときには、当該文書情報を前記センターマシンに保存す
ることを禁止することを特徴とする。

【００４６】また、請求項３２に記載の文書管理方法
は、前記判別すべき文書情報がイメージデータであると
きには、該イメージデータによって表示される画像を識
別し、該画像の識別結果に基づいて、当該文書情報の内
容を判別することを特徴とする。

【００４７】上記第５の目的を達成するため、請求項３
３に記載の文書管理方法は、前記各文書管理マシンで
は、それぞれ、前記受信手段が検索要求を受信したとき
に、該検索要求に含まれる検索条件を解析し、該解析の
結果、当該検索要求に対する検索処理をすべきマシンを
決定し、前記検索要求に対する検索処理を前記センター
マシンですべきと決定されたときには、該センターマシ
ンに当該検索処理を任せる一方、前記検索要求に対する
検索処理を当該文書管理マシンですべきと決定されたと
きには、前記検索手段に当該検索処理を任せることを特
徴とする。

【００４８】上記第６の目的を達成するため、請求項３
４に記載の文書管理方法は、すべての文書情報を管理す
るための、少なくとも１台以上のセンターマシンと、作
成された文書情報の登録要求および文書情報の検索要求
を送出する複数のクライアントマシンと、該各クライア
ントマシンから送出された登録要求および検索要求を処
理する複数の文書管理マシンと、前記センターマシン、
前記クライアントマシンおよび前記文書管理マシンが接
続される通信回線とからなる文書管理システムを用いて
文書情報を管理する文書管理方法において、前記各文書
管理マシンでは、それぞれ、前記送出された登録要求お
よび検索要求を受信手段から受信し、該受信手段から登
録要求を受信したときに、該登録要求に対応する文書情
報をデータベースに登録し、前記受信手段から検索要求
を受信したときに、該検索要求に対応する文書情報を前
記データベースから検索し、前記データベースに登録さ
れた文書情報に誤りがないか否かを自己診断し、該自己
診断の結果、前記データベースに誤りがないと診断され
たときに、前記データベースに登録された文書情報をす
べて前記センターマシンにバックアップすることを特徴
とする。

【００４９】また、請求項３５に記載の文書管理方法
は、前記自己診断の結果、前記データベースに誤りがあ
ると診断されたときに、前記センターマシンにバックア
ップした文書情報を該センターマシンから取得して、当
該データベースをリカバリすることを特徴とする。

【００５０】さらに、請求項３６に記載の文書管理方法
は、前記各文書管理マシンでは、それぞれ、前記データ
ベースに文書情報を登録するときに、該文書情報のコピ
ーを前記センターマシンに保存し、前記自己診断では、
前記データベースに登録された全文書情報と、前記セン
ターマシンに保存された文書情報とを比較し、前記デー
タベースに登録された全文書情報が前記センターマシン
に保存されているときに、当該データベースは正常と診
断し、前記データベースに登録された全文書情報のうち
いずれかの文書情報が前記センターマシンに保存されて
いないときに、当該データベースは異常と診断すること
を特徴とする。

【００５１】また、さらに、請求項３７に記載の文書管
理方法は、前記各文書管理マシンでは、それぞれ、前記
データベースに文書情報を登録するときに、該文書情報
を管理するための管理情報を記憶手段に記憶し、該記憶
された全管理情報にそれぞれ対応する全文書情報のリス
トを作成し、前記自己診断では、前記作成された文書情
報のリストと、前記データベースに登録されている文書
情報とを比較し、両者が完全に一致しているときに、当
該データベースは正常と診断し、両者が完全に一致して
いないときに、当該データベースは異常と診断すること
を特徴とする。

【００５２】また、請求項３８に記載の文書管理方法
は、前記管理情報は、前記データベースに文書情報を登
録したときの登録日時であることを特徴とする。

【００５３】上記第１の目的を達成するため、請求項３
９に記載の記憶媒体は、すべての文書情報を管理するた
めの、少なくとも１台以上のセンターマシンと、作成さ
れた文書情報の登録要求および文書情報の検索要求を送
出する複数のクライアントマシンと、該各クライアント
マシンから送出された登録要求および検索要求を処理す
る複数の文書管理マシンと、前記センターマシン、前記
クライアントマシンおよび前記文書管理マシンが接続さ
れる通信回線とからなる文書管理システムを用いて文書
情報を管理する文書管理方法を含む、コンピュータが実
現できるプログラムを格納した記憶媒体であって、前記
文書管理方法は、前記各文書管理マシンでは、それぞ
れ、前記送出された登録要求および検索要求を受信手段
から受信し、該受信手段から登録要求を受信したとき
に、該登録要求に対応する文書情報をデータベースに登
録し、該データベースに文書情報を登録するときに、該
文書情報のコピーを前記センターマシンに保存し、前記
データベースに登録された文書情報のうち一部の文書情
報を削除し、前記受信手段から検索要求を受信したとき
に、該検索要求に対応する文書情報を前記データベース
から検索し、該検索の結果、前記データベースに当該検
索要求に対応する文書情報が登録されていないときに
は、該文書情報を前記センターマシンから取得し、該取
得した文書情報を当該クライアントマシンに送出するこ
とを特徴とする。

【００５４】また、請求項４０に記載の記憶媒体は、前
記データベースから削除される一部の文書情報は、前記
センターマシンへの文書情報の保存から所定期間経過後
の文書情報であることを特徴とする。

【００５５】さらに、請求項４１に記載の記憶媒体は、
前記データベースから削除される一部の文書情報は、前
記センターマシンへの文書情報の保存から所定期間内
に、該文書情報に対する検索要求が受信されないとき
の、当該文書情報であることを特徴とする。

【００５６】また、さらに、請求項４２に記載の記憶媒
体は、前記センターマシンから文書情報を取得したとき
に、該取得された文書情報を前記データベースに登録
し、該登録から所定期間経過後、当該文書情報を前記デ
ータベースから再度削除することを特徴とする。

【００５７】また、請求項４３に記載の記憶媒体は、前
記制御手段により前記センターマシンから文書情報を取
得したときに、該取得された文書情報を前記データベー
スに登録し、該登録から所定期間内に、該文書情報に対
する検索要求が受信されないときに、当該文書情報を前
記データベースから再度削除することを特徴とする。

【００５８】上記第２の目的を達成するため、請求項４
４に記載の記憶媒体は、前記文書管理方法は、前記各文
書管理マシンでは、それぞれ、前記センターマシンに保
存すべき文書情報を暗号化し、該暗号化された文書情報
を前記センターマシンに保存することを特徴とする。

【００５９】また、請求項４５に記載の記憶媒体は、前
記文書管理方法は、前記各文書管理マシンでは、それぞ
れ、前記センターマシンから取得された文書情報が暗号
化されているときに、該暗号を解凍することを特徴とす
る。

【００６０】上記第３の目的を達成するため、請求項４
６に記載の記憶媒体は、前記文書管理方法は、前記各文
書管理マシンでは、それぞれ、前記センターマシンに保
存すべき文書情報に対して特別な情報を付加し、該特別
な情報が付加された文書情報を前記センターマシンに保
存することを特徴とする。

【００６１】また、請求項４７に記載の記憶媒体は、前
記特別な情報は、所定のマークであり、前記センターマ
シンに保存すべき文書情報がイメージデータであるとき
に、該イメージデータに前記所定のマークを埋め込むこ
とを特徴とする。

【００６２】さらに、請求項４８に記載の記憶媒体は、
前記所定のマークは、「コピー禁止」を表示するイメー
ジデータであることを特徴とする。

【００６３】また、さらに、請求項４９に記載の記憶媒
体は、前記文書管理方法は、前記各文書管理マシンで
は、それぞれ、前記センターマシンから取得された文書
情報に前記特別な情報が付加されているときに、該特別
な情報を削除することを特徴とする。

【００６４】上記第４の目的を達成するため、請求項５
０に記載の記憶媒体は、前記文書管理方法は、前記各文
書管理マシンでは、それぞれ、前記センターマシンに保
存する文書情報の内容を判別し、該判別の結果、当該文
書情報が前記センターマシンに保存する情報として不適
当と判別されたときには、当該文書情報を前記センター
マシンに保存することを禁止することを特徴とする。

【００６５】また、請求項５１に記載の記憶媒体は、前
記判別すべき文書情報がイメージデータであるときに
は、該イメージデータによって表示される画像を識別
し、該画像の識別結果に基づいて、当該文書情報の内容
を判別することを特徴とする。

【００６６】上記第５の目的を達成するため、請求項５
２に記載の記憶媒体は、前記文書管理方法は、前記各文
書管理マシンでは、それぞれ、前記受信手段が検索要求
を受信したときに、該検索要求に含まれる検索条件を解
析し、該解析の結果、当該検索要求に対する検索処理を
すべきマシンを決定し、前記検索要求に対する検索処理
を前記センターマシンですべきと決定されたときには、
該センターマシンに当該検索処理を任せる一方、前記検
索要求に対する検索処理を当該文書管理マシンですべき
と決定されたときには、前記検索手段に当該検索処理を
任せることを特徴とする。

【００６７】上記第６の目的を達成するため、請求項５
３に記載の記憶媒体は、すべての文書情報を管理するた
めの、少なくとも１台以上のセンターマシンと、作成さ
れた文書情報の登録要求および文書情報の検索要求を送
出する複数のクライアントマシンと、該各クライアント
マシンから送出された登録要求および検索要求を処理す
る複数の文書管理マシンと、前記センターマシン、前記
クライアントマシンおよび前記文書管理マシンが接続さ
れる通信回線とからなる文書管理システムを用いて文書
情報を管理する文書管理方法を含む、コンピュータが実
現できるプログラムを格納した記憶媒体であって、前記
文書管理方法は、前記各文書管理マシンでは、それぞ
れ、前記送出された登録要求および検索要求を受信手段
から受信し、該受信手段から登録要求を受信したとき
に、該登録要求に対応する文書情報をデータベースに登
録し、前記受信手段から検索要求を受信したときに、該
検索要求に対応する文書情報を前記データベースから検
索し、前記データベースに登録された文書情報に誤りが
ないか否かを自己診断し、該自己診断の結果、前記デー
タベースに誤りがないと診断されたときに、前記データ
ベースに登録された文書情報をすべて前記センターマシ
ンにバックアップすることを特徴とする。

【００６８】また、請求項５４に記載の記憶媒体は、前
記自己診断の結果、前記データベースに誤りがあると診
断されたときに、前記センターマシンにバックアップし
た文書情報を該センターマシンから取得して、当該デー
タベースをリカバリすることを特徴とする。

【００６９】さらに、請求項５５に記載の記憶媒体は、
前記文書管理方法は、前記各文書管理マシンでは、それ
ぞれ、前記データベースに文書情報を登録するときに、
該文書情報のコピーを前記センターマシンに保存し、前
記自己診断では、前記データベースに登録された全文書
情報と、前記センターマシンに保存された文書情報とを
比較し、前記データベースに登録された全文書情報が前
記センターマシンに保存されているときに、当該データ
ベースは正常と診断し、前記データベースに登録された
全文書情報のうちいずれかの文書情報が前記センターマ
シンに保存されていないときに、当該データベースは異
常と診断することを特徴とする。

【００７０】また、さらに、請求項５６に記載の記憶媒
体は、前記文書管理方法は、前記各文書管理マシンで
は、それぞれ、前記データベースに文書情報を登録する
ときに、該文書情報を管理するための管理情報を記憶手
段に記憶し、該記憶された全管理情報にそれぞれ対応す
る全文書情報のリストを作成し、前記自己診断では、前
記作成された文書情報のリストと、前記データベースに
登録されている文書情報とを比較し、両者が完全に一致
しているときに、当該データベースは正常と診断し、両
者が完全に一致していないときに、当該データベースは
異常と診断することを特徴とする。

【００７１】また、請求項５７に記載の記憶媒体は、前
記管理情報は、前記データベースに文書情報を登録した
ときの登録日時であることを特徴とする。

【００７２】

【発明の実施の形態】以下、本発明の実施の形態を図面
に基づいて詳細に説明する。

【００７３】図１は、本発明の第１の実施の形態に係る
文書管理システムの概略構成を示すブロック図である。

【００７４】同図において、本実施の形態の文書管理シ
ステムは、クライアントマシン１と、文書管理マシン２
と、センターマシン３と、各マシン１〜３を接続する通
信回線４とにより構成されている。

【００７５】通常、一台のセンターマシンに対して複数
台の文書管理マシンが接続され、さらに各文書管理マシ
ンには複数台のクライアントマシンが接続されるが、図
示例では、便宜上クライアントマシンも文書管理マシン
も各一台が接続されている。

【００７６】また、クライアントマシン１から直接セン
ターマシン３に通信することも可能である。

【００７７】図２は、文書管理マシン２の詳細な構成を
示すブロック図である。

【００７８】同図において、文書管理マシン２は、通信
制御部２１と、文書管理部２２と、登録部２３と、削除
部２４と、検索部２５と、データベース制御部２６と、
文書管理情報データベース２７と、文書本体情報データ
ベース２８とにより構成されている。

【００７９】クライアントマシン１から文書登録要求が
送信された場合には、通信制御部２１が受信し、文書管
理部２２が要求内容を判別する。文書管理部２２は、要
求内容が文書登録である場合には、登録部２３に文書管
理情報と文書本体情報を送信する。登録部２３は、デー
タベース制御部２６を介して、文書管理情報を文書管理
情報データベース２７に保存し、文書本体情報を文書本
体情報データベース２８に保存する。文書管理情報は、
文書名、登録ユーザ名、登録日付、データサイズ、文書
本体情報データベースへのリンク情報等からなる。文書
本体情報は、文書本体であり、イメージ文書を登録する
場合にはイメージデータそのものである。

【００８０】また、登録部２３は、文書管理情報と文書
本体情報を、通信制御部２１を介して、センターマシン
３に送信し、センターマシン３は、この文書管理情報と
文書本体情報を保存する。

【００８１】削除部２４は、現在時刻と各文書の登録さ
れた日付とを比較し、一定期間よりも前に保存された文
書に対しては、その文書本体情報を文書本体データベー
ス２８から削除する。

【００８２】クライアントマシン１から検索要求が送信
された場合には、文書管理部２２が検索部２５に検索情
報を送信し、検索部２５が、データベース制御部２６を
介して、文書管理情報データベース２７を検索し、検索
結果をクライアントマシン１に返送する。このとき、検
索結果の文書に対する文書本体情報が、文書本体情報デ
ータベース２８に存在する場合には、文書本体情報デー
タベース２８から文書本体情報を獲得してクライアント
マシン１に送信し、文書本体情報データベース２８にな
い場合には、センターマシン３から本体情報を獲得し
て、クライアントマシン１に送信する。

【００８３】図３は、登録部２３が実行する制御処理の
手順を示すフローチャートである。

【００８４】同図において、まず、ステップＳ１では、
文書管理情報データベース２７に文書管理情報を保存
し、文書本体情報データベース２８に文書本体情報を保
存する。

【００８５】次に、ステップＳ２では、センターマシン
３に文書管理情報と文書本体情報を送信する。

【００８６】図４は、削除部２４が実行する制御処理の
手順を示すフローチャートである。

【００８７】同図において、まず、ステップＳ１１で
は、文書本体情報が文書本体情報データベース２８に保
存されている文書に対して登録日付を検索する。

【００８８】次に、ステップＳ１２では、一定期間より
前に登録された文書の文書本体情報を文書本体情報デー
タベース２８から削除する。

【００８９】図５は、検索部２５が実行する制御処理の
手順を示すフローチャートである。

【００９０】同図において、まず、ステップＳ２１で
は、検索処理を行う。

【００９１】次に、ステップＳ２２では、検索された文
書の文書本体情報が文書本体情報データベース２８に保
存されているか否かを判別し、保存されている場合に
は、その文書の文書本体情報を獲得し、クライアントマ
シン１に送信する（ステップＳ２３）一方、検索された
文書の文書本体情報が文書本体データベース２８に保存
されていない場合には、その文書の文書本体情報をセン
ターマシン３から獲得し、クライアントマシン１に送信
する。

【００９２】このように、本実施の形態では、文書本体
情報は登録から一定期間経過後、文書管理マシン２の文
書本体情報データベース２８から削除されるので、文書
管理マシン２には大容量の記憶装置は必要なくなり、ま
た、検索処理は文書管理マシン２で行われるので、セン
ターマシン３には高速演算装置は必要なくなる。

【００９３】なお、本実施の形態では、文書管理情報デ
ータベース２７および文書本体情報データベース２８へ
の登録・検索処理は、すべて文書管理マシン２内で行う
ようにしたが、登録部と検索部はクライアントマシン１
にも設けるようにし、クライアントマシン１がデータベ
ース制御部２６′で処理できる命令を文書管理マシン
２′に送信するようにしてもよい。

【００９４】図６は、この文書管理マシン２′の構成を
示すブロック図であり、図２と同一の構成要素には同一
符号が付されている。

【００９５】文書の登録では、クライアントマシン１が
データベース制御部で処理可能な登録命令を送信し、こ
れに応じて登録する。文書検索では、クライアントマシ
ン１はデータベース制御部２６′で処理可能な検索命令
を送信し、これに応じて検索する。文書本体情報に関し
ては、クライアントマシン１が文書獲得命令を文書管理
マシン２′に送信すると、文書管理マシン２′の検索部
２５が、その文書の文書本体情報が文書本体情報データ
ベース２８にある場合には、その文書本体情報を文書本
体情報データベース２８から獲得して、クライアントマ
シン１に送信し、文書本体情報データベース２８にない
場合には、その文書本体情報をセンターマシン３から獲
得して、クライアントマシン１に送信する。

【００９６】文書管理マシン２′の登録部２３は、一定
期間毎、たとえば１時間毎に、その間に登録された文書
を検索し、センターマシン３に登録する。文書管理マシ
ン２′の削除部２４は、一定期間毎、たとえば１日毎に
別の一定期間、たとえば１週間より前に登録された文書
の文書本体情報を削除する。

【００９７】このように、文書管理マシンの登録部や削
除部はクライアントマシンの処理とは別に動作するので
プログラムの開発が容易になるという効果がある。

【００９８】なお、本実施の形態では、登録から一定期
間経過後に文書本体情報を削除していたが、一定期間内
にその文書に対するアクセスがない場合に文書本体情報
を削除するようにしてもよい。

【００９９】図７は、この場合の削除部が実行する制御
処理の手順を示すフローチャートである。

【０１００】同図において、まず、ステップＳ３１で
は、文書本体情報が文書本体情報データベース２８に登
録されている文書に対し、アクセス情報を検索する。

【０１０１】次に、ステップＳ３２では、一定期間内に
アクセスされていない文書の文書本体情報を削除する。

【０１０２】通常の文書管理システムでは多量の文書が
登録されても、アクセスされるのはその一部の文書だけ
であり、また、頻繁にアクセスされる文書は限られてい
るので、一定期間内にアクセスのない文書の文書本体を
削除することで、頻繁にアクセスされる文書の文書本体
情報のみが文書管理マシンに常駐するため、さらにセン
ターマシンから文書本体情報を獲得することが少なくな
り、全体としての効率が向上する。

【０１０３】また、本実施の形態では、センターマシン
３から文書本体情報を獲得した場合に必ずしも文書管理
マシン２に文書本体情報を保存していなかったが、セン
ターマシン３から獲得した文書本体情報を保存し、さら
に一定期間後に削除したり、あるいは一定期間アクセス
がなかったら削除するようにしてもよい。

【０１０４】これにより、アクセスされる文書はその後
もアクセスされることが多いので、センターマシンから
文書本体情報を獲得することが少なくなり、全体として
の効率が向上する。

【０１０５】さらに、本実施の形態では、センターマシ
ン３に文書情報を送信する際に、暗号化をしていなかっ
たが、暗号化をするようにしてもよい。また、センター
マシン３から獲得した文書本体情報が暗号化されている
場合には、暗号を解凍してクライアントマシン１に送信
するようにしてもよい。

【０１０６】これにより、文書管理マシン２とセンター
マシン３との間の通信が暗号化されるので、文書情報に
対するセキュリティが向上する。また、各クライアント
マシンで暗号化、暗号の解凍を行うシステムに対して、
クライアントマシンでの処理量が少なくなり、クライア
ントマシンでの操作が高速になるという効果もある。ま
た、文書管理マシンで暗号化と暗号の解凍を行うため、
システム管理者が文書管理マシンで暗号の設定を行うこ
とにより、クライアントマシンを使用する通常のユーザ
に気づかれずに暗号を利用することが可能になるという
効果もある。

【０１０７】また、本実施の形態では、文書本体情報に
関して特に処理を行わずにセンターマシン３に送信して
いたが、文書本体がイメージである場合には、特定のマ
ークを付加してセンターマシン３に送信するようにして
もよい。たとえば、イメージに対して、ビットマップで
「コピー禁止」というマークを付加してもよい。

【０１０８】これにより、センターマシンに直接アクセ
スしてこの文書本体情報を獲得した場合には、元のイメ
ージに対して「コピー禁止」のマークが付加されたイメ
ージが獲得される。

【０１０９】そして、この文書管理マシンが文書本体情
報をセンターマシンから獲得した場合には、このマーク
を削除してクライアントマシンに送信するようにしても
よい。

【０１１０】これにより、文書管理マシンを経由して文
書を獲得した場合には元のイメージが獲得されるのに対
し、センターマシンに直接アクセスしたユーザはマーク
が付加されたイメージが獲得されるので、文書のアクセ
スによってユーザが獲得するイメージを制御することが
できる。

【０１１１】さらに、本実施の形態では、文書管理マシ
ン２ですべての文書をセンターマシン３に送信していた
が、文書を識別する手段を備え、センターマシン３での
保存が適当でないと判断された文書はセンターマシンに
送信しないようにしてもよい。たとえば、イメージ文書
に対する画像識別機能を備えたり、文書からテキストを
取り出す機能とテキストからキーワードを獲得する機能
を備えるようにし、たとえば、紙幣や金券など、違法に
使用される可能性のあるイメージであったり、高度にセ
キュリティの必要な文書である場合にセンターマシンへ
の登録をしないように制御してもよい。

【０１１２】これにより、システム管理者が文書管理マ
シンで設定することにより、各クライアントで設定する
場合に比べて少ない作業で設定することができるという
効果がある。また、クライアントのユーザに気づかれず
に制御できるという効果もある。

【０１１３】さらに、画像識別機能の結果に従い、特別
なマークを所定の場所に付加してもよい。たとえば、書
類の会社名の欄に対して、黒いマークを付加し、センタ
ーマシン３から直接文書を獲得したユーザには書類の会
社名が見えないようにすることも可能である。

【０１１４】これにより、特定の文書に対し、文書のア
クセスの形態により獲得される文書を変更することがで
きるという効果もある。

【０１１５】また、本実施の形態では、文書本体情報を
文書管理マシン２から削除していたが、一定期間アクセ
スのない文書はその管理情報も文書管理情報データベー
ス２７から削除してもよい。この場合にはクライアント
からの文書検索要求に対し、たとえば、一定期間内にア
クセスした文書で検索するか、それ以外の文書も含めて
検索するかをクライアントに問い合わせ、一定期間内に
アクセスした文書内で検索する場合は文書管理マシンで
検索し、それ以外の文書も含める場合はセンターマシン
３で検索してもよい。

【０１１６】これにより、文書管理マシン２のデータベ
ースが小さくなる他、登録されている文書数が少ないの
で、通常の文書検索は高速に結果が得られるという効果
がある。

【０１１７】また、センターマシン３と文書管理マシン
２とで検索の種類を変えてもよい。たとえば、センター
マシンでは全文検索機能を実現し、クライアントからの
検索要求に全文検索が含まれている場合はセンターマシ
ン３で検索し、そうでない場合は文書管理マシン２で検
索してもよい。この場合には、文書管理マシン２では実
現できない検索であっても、センターマシン３で実現す
ることにより、クライアントから文書管理マシン２を介
してセンターマシン３で実現される検索を利用すること
ができる。

【０１１８】また、文書管理マシン２での検索とセンタ
ーマシン３での検索を複合化して検索処理を分散するこ
とができるという効果もある。

【０１１９】次に、本発明の第２の実施の形態に係る文
書管理システムを説明する。

【０１２０】本実施の形態の文書管理システムは、前記
第１の実施の形態の文書管理システムに対して、文書管
理マシン２の構成が異なるのみであるため、本実施の形
態の文書管理システムも、前記図１と同様の構成を採用
する。

【０１２１】図８は、本実施の形態の文書管理システム
を構成する文書管理マシン２の構成を示すブロック図で
あり、図２と同様の構成要素には同一符号を付してい
る。

【０１２２】図８において、文書管理マシン２は、通信
制御部２１と、文書管理部２２と、登録部２３と、検索
部２５と、自己診断部３０と、バックアップ部３１と、
リカバリ部３２と、データベース制御部２６と、文書管
理情報データベース２７と、文書本体情報データベース
２８とにより構成されている。

【０１２３】クライアントマシン１から文書登録要求が
送信された場合には、通信制御部２１が受信し、文書管
理部２２が要求内容を判別する。文書管理部２２は、要
求内容が文書登録である場合には、登録部２３に文書管
理情報と文書本体情報を送信する。登録部２３は、デー
タベース制御部２６を介して、文書管理情報を文書管理
情報データベース２７に保存し、文書本体情報を文書本
体情報データベース２８に保存する。文書管理情報は、
文書名、登録ユーザ名、登録日付、データサイズ、文書
本体情報データベースへのリンク情報等からなる。文書
本体情報は、文書本体であり、イメージ文書を登録する
場合にはイメージデータそのものである。

【０１２４】クライアントマシン１から検索要求が送信
された場合には、文書管理部２２が検索部２５の検索情
報を送信し、検索部２５が、データベース制御部２６を
介して、文書管理情報データベース２７を検索し、検索
結果をクライアントマシン１に返送する。

【０１２５】自己診断部３０は、データベース制御部２
６を介して、文書管理情報データベース２７と文書本体
情報データベース２８にアクセスし、データベースが正
常であることを診断する。

【０１２６】バックアップ部３１は、文書管理情報デー
タベース２７と文書本体情報データベース２８の情報を
センターマシン３に送信し、バックアップを作成する。

【０１２７】リカバリ部３２は、センターマシン３から
文書管理情報データベース２７と文書本体情報データベ
ース２８の情報を獲得し、文書管理情報データベース２
７と文書本体情報データベース２８を更新する。

【０１２８】図９は、自己診断部３０が実行する制御処
理の手順を示すフローチャートである。

【０１２９】同図において、まず、ステップＳ４１で
は、文書管理情報データベース２７から全文書のリスト
を作成する。

【０１３０】次に、ステップＳ４２では、登録日付毎に
文書を検索する。

【０１３１】そして、ステップＳ４３では、全文書のリ
ストと、各登録日付の文書のリストの和が一致している
か否かを判別し、一致しているときはデータベースは正
常とみなし（ステップＳ４４）、一致していないときに
はデータベースエラーとみなす（ステップＳ４５）。

【０１３２】図１０は、バックアップ部３１が実行する
制御処理の手順を示すフローチャートである。

【０１３３】同図において、まず、ステップＳ５１で
は、自己診断部３０から自己診断の結果を受信する。

【０１３４】次に、ステップＳ５２では、データベース
エラーが発生しているか否かを判別し、データベースエ
ラーが発生していない場合には、センターマシン３にバ
ックアップする（ステップＳ５３）。

【０１３５】このように、本実施の形態では、バックア
ップ部３１は自己診断結果によりデータベースに異常が
ないと判断された場合にバックアップしているので、デ
ータベースが異常な状態のまま、バックアップが行われ
ることはないという効果がある。

【０１３６】なお、このバックアップにはスケジュール
機能があり、たとえば、１日に１回、深夜に行われると
いう設定であってもよい。また、データベースに異常が
あると判断した場合には、文書管理マシンに表示装置が
接続されており、表示装置にデータベースエラーのメッ
セージを表示してもよい。さらに、オペレータの指示に
より、センターマシン３からリカバリを行ってもよい。

【０１３７】また、自己診断部３０は、データベースエ
ラーが発生した場合にリカバリ部３２に命令を送信し、
リカバリ部３２は自己診断部３０でデータベースエラー
が発生した場合にセンターマシン３から自動的にリカバ
リしてもよい。

【０１３８】これにより、データベースにエラーが発生
した場合にセンターマシン３から自動的にリカバリする
ので、管理が不要になる。

【０１３９】なお、本実施の形態では、自己診断機能で
の自己診断方法として、文書リストの和を使用したが、
文書データベースの整合性を確認できるならば、他の方
法でもかまわない。たとえば、文書管理マシン２とセン
ターマシン３での文書検索結果が一致していることを確
認してもよい。

【０１４０】図１１は、この場合の自己診断部３０が実
行する制御処理の手順を示すフローチャートである。

【０１４１】同図において、まず、ステップＳ６１で
は、文書管理マシン２での全文書のリストを作成する。

【０１４２】次に、ステップＳ６２では、センターマシ
ン３での文書リストを獲得する。

【０１４３】そして、ステップＳ６３では、両文書リス
トを比較し、一致している場合はデータベースは正常と
みなし（ステップＳ６４）、一致していない場合はデー
タベースエラーとみなす（ステップＳ６５）。

【０１４４】これにより、文書管理マシン２での検索結
果とセンターマシン３での検索結果を比較しているの
で、より正確なデータベースの整合性を確認することが
できる。

【０１４５】また、本実施の形態では、自己診断機能で
の自己診断方法として、文書リストの和を使用したが、
文書データベースの整合性を確認できるならば、他の方
法でもかまわない。たとえば、図８において、文書管理
情報データベース２７に登録されている文書情報を、文
書本体情報データベース２８に登録されている文書情報
で矛盾がないことを確認してもよい。

【０１４６】図１２は、この場合の自己診断部３０が実
行する制御処理の手順を示すフローチャートである。

【０１４７】同図において、まず、ステップＳ７１で
は、文書管理情報データベース２７に登録されている全
文書のリストを作成する。

【０１４８】次に、ステップＳ７２では、各文書に対
し、その文書本体情報が文書本体情報データベース２８
に登録されているか否かを判別し、登録されている場合
にはデータベースは正常とみなし（ステップＳ７３）、
登録されていない場合にはデータベースエラーとみなす
（ステップＳ７４）。

【０１４９】これにより、二つのデータベースに保存さ
れている情報の整合性を調べることでセンターマシンに
アクセスすることなく、正確な整合性の確認ができる。

【０１５０】なお、上述した各実施の形態の機能を実現
するソフトウェアのプログラムコードを記録した記憶媒
体を、システムまたは装置に供給し、そのシステムまた
は装置のコンピュータ（またはＣＰＵやＭＰＵ）が記憶
媒体に格納されたプログラムコードを読出し実行するこ
とによっても、本発明の目的が達成されることは言うま
でもない。

【０１５１】この場合、記憶媒体から読出されたプログ
ラムコード自体が本発明の新規な機能を実現することに
なり、そのプログラムコードを記憶した記憶媒体は本発
明を構成することになる。

【０１５２】プログラムコードを供給するための記憶媒
体としては、たとえば、フロッピーディスク、ハードデ
ィスク、光ディスク、光磁気ディスク、ＣＤ−ＲＯＭ、
ＣＤ−Ｒ、磁気テープ、不揮発性のメモリカード、ＲＯ
Ｍなどを用いることができる。また、通信ネットワーク
を介してサーバコンピュータからプログラムコードが供
給されるようにしてもよい。

【０１５３】また、コンピュータが読出したプログラム
コードを実行することにより、上述した各実施の形態の
機能が実現されるだけでなく、そのプログラムコードの
指示に基づき、コンピュータ上で稼働しているＯＳなど
が実際の処理の一部または全部を行い、その処理によっ
て上述した各実施の形態の機能が実現される場合も含ま
れることは言うまでもない。

【０１５４】さらに、記憶媒体から読出されたプログラ
ムコードが、コンピュータに挿入された機能拡張ボード
やコンピュータに接続された機能拡張ユニットに備わる
メモリに書込まれた後、そのプログラムコードの指示に
基づき、その機能拡張ボードや機能拡張ユニットに備わ
るＣＰＵなどが実際の処理の一部または全部を行い、そ
の処理によって上述した各実施の形態の機能が実現され
る場合も含まれることは言うまでもない。

【０１５５】

【発明の効果】以上説明したように、請求項１，２０ま
たは３９に記載の発明によれば、受信手段から登録要求
を受信すると、該登録要求に対応する文書情報が文書管
理マシン内のデータベースに登録され、同時にその文書
情報のコピーもセンターマシンに保存され、前記データ
ベースに登録された文書情報のうち一部の文書情報が削
除され、他方、前記受信手段から検索要求を受信する
と、該検索要求に対応する文書情報がまず前記データベ
ースから検索され、該検索の結果、前記データベースに
当該検索要求に対応する文書情報が登録されていないと
きには、該文書情報が前記センターマシンから取得さ
れ、該取得された文書情報が当該クライアントマシンに
送出される、すなわち、文書管理マシンとセンターマシ
ンとで、文書情報の保存および文書処理の負担が分散さ
れているので、センターマシンで必要とされる記憶装置
の容量および速度、演算装置の速度を低減させることが
できる。

【０１５６】また、請求項６，２５または４４に記載の
発明によれば、前記センターマシンに保存すべき文書情
報の暗号化は各文書管理マシンで行われるので、セキュ
リティを高めるために文書情報を暗号化して通信する場
合でも、クライアントマシンでの、暗号化にかかる負荷
を増大させることがない。また、この暗号化を、通常の
ユーザには知られずに行うことができる。

【０１５７】さらに、請求項８，２７または４６に記載
の発明によれば、文書管理マシンを介して文書情報をセ
ンターマシンに登録するときには、その文書情報に特別
な情報が付加されるので、センターマシンに直接アクセ
スするユーザと、文書管理マシンを介してセンターマシ
ンにアクセスするユーザとで、表示される文書の態様を
変更することができる。

【０１５８】また、請求項１２，３１または５０に記載
の発明によれば、センターマシンに保存する文書情報の
内容が判別され、該判別の結果、当該文書情報が前記セ
ンターマシンに保存する情報として不適当と判別された
ときには、当該文書情報を前記センターマシンに保存す
ることが禁止されるので、センターマシンに保存する文
書情報を取捨選択することができる。そして、この取捨
選択処理を、クライアントマシンの負荷を増大させずに
行うことができ、さらに、通常のユーザには知られずに
行うことができる。

【０１５９】さらに、請求項１４，３３または５２に記
載の発明によれば、受信手段から検索要求を受信する
と、該検索要求に含まれる検索条件が解析され、該解析
の結果、当該検索要求に対する検索処理をすべきマシン
が決定され、前記検索要求に対する検索処理がセンター
マシンですべきと決定されたときには、該センターマシ
ンに当該検索処理が任せられ、前記検索要求に対する検
索処理が当該文書管理マシンですべきと決定されたとき
には、該文書管理マシン内の検索手段に当該検索処理が
任せられるので、検索処理におけるセンターマシンと文
書管理マシンとの負荷を分散させることができる。

【０１６０】また、請求項１５，３４または５３に記載
の発明によれば、受信手段から登録要求を受信すると、
該登録要求に対応する文書情報が文書管理マシン内のデ
ータベースに登録され、該データベースに登録された文
書情報に誤りがないか否かが自己診断され、該自己診断
の結果、前記データベースに誤りがないと診断されたと
きに、前記データベースに登録された文書情報がすべて
前記センターマシンにバックアップされるので、選任の
オペレータなしで、自動的に文書情報のバックアップを
することができる。

【０１６１】さらに、請求項１６，３５または５４に記
載の発明によれば、前記自己診断の結果、前記データベ
ースに誤りがあると診断されたときに、前記センターマ
シンにバックアップした文書情報が該センターマシンか
ら取得されて、当該データベースがリカバリされるの
で、選任のオペレータなしで、自動的に文書情報のリカ
バリをすることができる。

【０１６２】また、請求項１７，３６または５５に記載
の発明によれば、前記データベースに文書情報を登録す
るときに、該文書情報のコピーが前記センターマシンに
保存され、前記自己診断では、前記データベースに登録
された全文書情報と、前記センターマシンに保存された
文書情報とが比較され、前記データベースに登録された
全文書情報が前記センターマシンに保存されているとき
に、当該データベースは正常と診断され、前記データベ
ースに登録された全文書情報のうちいずれかの文書情報
が前記センターマシンに保存されていないときに、当該
データベースは異常と診断されるので、前記データベー
スを正確に自己診断することができる。

【０１６３】さらに、請求項１８，３７または５６に記
載の発明によれば、前記データベースに文書情報を登録
するときに、該文書情報を管理するための管理情報が記
憶手段に記憶され、該記憶された全管理情報にそれぞれ
対応する全文書情報のリストが作成され、前記自己診断
では、前記作成された文書情報のリストと、前記データ
ベースに登録されている文書情報とが比較され、両者が
完全に一致しているときに、当該データベースは正常と
診断され、両者が完全に一致していないときに、当該デ
ータベースは異常と診断されるので、センターマシンへ
アクセスしなくても、前記データベースを正確に自己診
断することができる。

【図面の簡単な説明】

【図１】本発明の第１の実施の形態に係る文書管理シス
テムの概略構成を示すブロック図である。

【図２】図１の文書管理マシンの詳細な構成を示すブロ
ック図である。

【図３】図２の登録部が実行する制御処理の手順を示す
フローチャートである。

【図４】図２の削除部が実行する制御処理の手順を示す
フローチャートである。

【図５】図２の検索部が実行する制御処理の手順を示す
フローチャートである。

【図６】他の文書管理マシンの詳細な構成を示すブロッ
ク図である。

【図７】他の削除部が実行する制御処理の手順を示すフ
ローチャートである。

【図８】本発明の第２の実施の形態に係る文書管理シス
テムを構成する文書管理マシンの詳細な構成を示すブロ
ック図である。

【図９】図８の自己診断部が実行する制御処理の手順を
示すフローチャートである。

【図１０】図８のバックアップ部が実行する制御処理の
手順を示すフローチャートである。

【図１１】他の自己診断部が実行する制御処理の手順を
示すフローチャートである。

【図１２】さらに他の自己診断部が実行する制御処理の
手順を示すフローチャートである。

【符号の説明】

１クライアントマシン２文書管理マシン２′ 文書管理マシン３センターマシン４通信回線２１通信制御部２１′ 通信制御部２２文書管理部２３登録部２４削除部２５検索部２６データベース管理部２６′ データベース管理部２７文書管理情報データベース２８文書本体情報データベース３０自己診断部３１バックアップ部３２リカバリ部

Claims

【特許請求の範囲】

【請求項１】すべての文書情報を管理するための、少
なくとも１台以上のセンターマシンと、作成された文書
情報の登録要求および文書情報の検索要求を送出する複
数のクライアントマシンと、該各クライアントマシンか
ら送出された登録要求および検索要求を処理する複数の
文書管理マシンと、前記センターマシン、前記クライア
ントマシンおよび前記文書管理マシンが接続される通信
回線とからなる文書管理システムにおいて、前記各文書管理マシンは、それぞれ、前記送出された登録要求および検索要求を受信する受信
手段と、該受信手段が登録要求を受信したときに、該登録要求に
対応する文書情報をデータベースに登録する登録手段
と、該データベースに文書情報を登録するときに、該文書情
報のコピーを前記センターマシンに保存する保存手段
と、前記データベースに登録された文書情報のうち一部の文
書情報を削除する削除手段と、前記受信手段が検索要求を受信したときに、該検索要求
に対応する文書情報を前記データベースから検索する検
索手段と、該検索手段による検索の結果、前記データベースに当該
検索要求に対応する文書情報が登録されていないときに
は、該文書情報を前記センターマシンから取得し、該取
得した文書情報を当該クライアントマシンに送出するよ
うに制御する制御手段とを有することを特徴とする文書
管理システム。
【請求項２】前記削除手段は、前記保存手段による文
書情報の保存から所定期間経過後の文書情報を前記デー
タベースから削除することを特徴とする請求項１に記載
の文書管理システム。
【請求項３】前記削除手段は、前記保存手段による文
書情報の保存から所定期間内に、該文書情報に対する検
索要求が受信されないときに、当該文書情報を前記デー
タベースから削除することを特徴とする請求項１に記載
の文書管理システム。
【請求項４】前記登録手段は、前記制御手段により前
記センターマシンから文書情報を取得したときに、該取
得された文書情報を前記データベースに登録し、前記削除手段は、該登録から所定期間経過後、当該文書
情報を前記データベースから再度削除することを特徴と
する請求項２に記載の文書管理システム。
【請求項５】前記登録手段は、前記制御手段により前
記センターマシンから文書情報を取得したときに、該取
得された文書情報を前記データベースに登録し、前記削除手段は、該登録から所定期間内に、該文書情報
に対する検索要求が受信されないときに、当該文書情報
を前記データベースから再度削除することを特徴とする
請求項３に記載の文書管理システム。
【請求項６】前記各文書管理マシンは、それぞれ、前記センターマシンに保存すべき文書情報を暗号化する
暗号化手段を有し、前記保存手段は、前記暗号化手段によって暗号化された
文書情報を前記センターマシンに保存することを特徴と
する請求項１〜５のいずれかに記載の文書管理システ
ム。
【請求項７】前記各文書管理マシンは、それぞれ、前記制御手段により取得された文書情報が暗号化されて
いるときに、該暗号を解凍する解凍手段を有することを
特徴とする請求項６に記載の文書管理システム。
【請求項８】前記各文書管理マシンは、それぞれ、前記センターマシンに保存すべき文書情報に対して特別
な情報を付加する付加手段を有し、前記保存手段は、前記付加手段によって特別な情報が付
加された文書情報を前記センターマシンに保存すること
を特徴とする請求項１〜７のいずれかに記載の文書管理
システム。
【請求項９】前記特別な情報は、所定のマークであ
り、付加手段は、前記センターマシンに保存すべき文書情報
がイメージデータであるときに、該イメージデータに前
記所定のマークを埋め込むことを特徴とする請求項８に
記載の文書管理システム。
【請求項１０】前記所定のマークは、「コピー禁止」
を表示するイメージデータであることを特徴とする請求
項９に記載の文書管理システム。
【請求項１１】前記各文書管理マシンは、それぞれ、前記制御手段により取得された文書情報に前記特別な情
報が付加されているときに、該特別な情報を削除する情
報削除手段を有することを特徴とする請求項８に記載の
文書管理システム。
【請求項１２】前記各文書管理マシンは、それぞれ、前記センターマシンに保存する文書情報の内容を判別す
る判別手段と、該判別手段により、当該文書情報が前記センターマシン
に保存する情報として不適当と判別されたときには、当
該文書情報を前記センターマシンに保存することを禁止
する禁止手段とを有することを特徴とする請求項１に記
載の文書管理システム。
【請求項１３】前記判別すべき文書情報がイメージデ
ータであるときには、該イメージデータによって表示さ
れる画像を識別する画像識別手段を有し、前記判別手段は、前記画像識別手段による画像の識別結
果に基づいて、当該文書情報の内容を判別することを特
徴とする請求項１２に記載の文書管理システム。
【請求項１４】前記各文書管理マシンは、それぞれ、前記受信手段が検索要求を受信したときに、該検索要求
に含まれる検索条件を解析する解析手段と、該解析の結果、当該検索要求に対する検索処理をすべき
マシンを決定する決定手段と、該決定手段により、前記検索要求に対する検索処理を前
記センターマシンですべきと決定されたときには、該セ
ンターマシンに当該検索処理を任せる一方、前記検索要
求に対する検索処理を当該文書管理マシンですべきと決
定されたときには、前記検索手段に当該検索処理を任せ
る選択手段を有することを特徴とする請求項１に記載の
文書管理システム。
【請求項１５】すべての文書情報を管理するための、
少なくとも１台以上のセンターマシンと、作成された文
書情報の登録要求および文書情報の検索要求を送出する
複数のクライアントマシンと、該各クライアントマシン
から送出された登録要求および検索要求を処理する複数
の文書管理マシンと、前記センターマシン、前記クライ
アントマシンおよび前記文書管理マシンが接続される通
信回線とからなる文書管理システムにおいて、前記各文書管理マシンは、それぞれ、前記送出された登録要求および検索要求を受信する受信
手段と、該受信手段が登録要求を受信したときに、該登録要求に
対応する文書情報をデータベースに登録する登録手段
と、前記受信手段が検索要求を受信したときに、該検索要求
に対応する文書情報を前記データベースから検索する検
索手段と、前記データベースに登録された文書情報に誤りがないか
否かを自己診断する自己診断手段と、該自己診断手段により前記データベースに誤りがないと
診断されたときに、前記データベースに登録された文書
情報をすべて前記センターマシンにバックアップするバ
ックアップ手段とを有することを特徴とする文書管理シ
ステム。
【請求項１６】前記自己診断手段により前記データベ
ースに誤りがあると診断されたときに、前記センターマ
シンにバックアップした文書情報を該センターマシンか
ら取得して、当該データベースをリカバリするリカバリ
手段を有することを特徴とする請求項１５に記載の文書
管理システム。
【請求項１７】前記各文書管理マシンは、それぞれ、前記データベースに文書情報を登録するときに、該文書
情報のコピーを前記センターマシンに保存する保存手段
を有し、前記自己診断手段は、前記データベースに登録された全
文書情報と、前記センターマシンに保存された文書情報
とを比較し、前記データベースに登録された全文書情報
が前記センターマシンに保存されているときに、当該デ
ータベースは正常と診断し、前記データベースに登録さ
れた全文書情報のうちいずれかの文書情報が前記センタ
ーマシンに保存されていないときに、当該データベース
は異常と診断することを特徴とする請求項１５または１
６のいずれかに記載の文書管理システム。
【請求項１８】前記各文書管理マシンは、それぞれ、前記データベースに文書情報を登録するときに、該文書
情報を管理するための管理情報を記憶する記憶手段と、該記憶された全管理情報にそれぞれ対応する全文書情報
のリストを作成する作成手段とを有し、前記自己診断手段は、前記作成された文書情報のリスト
と、前記データベースに登録されている文書情報とを比
較し、両者が完全に一致しているときに、当該データベ
ースは正常と診断し、両者が完全に一致していないとき
に、当該データベースは異常と診断することを特徴とす
る請求項１５または１６のいずれかに記載の文書管理シ
ステム。
【請求項１９】前記管理情報は、前記データベースに
文書情報を登録したときの登録日時であることを特徴と
する請求項１８に記載の文書管理システム。
【請求項２０】すべての文書情報を管理するための、
少なくとも１台以上のセンターマシンと、作成された文
書情報の登録要求および文書情報の検索要求を送出する
複数のクライアントマシンと、該各クライアントマシン
から送出された登録要求および検索要求を処理する複数
の文書管理マシンと、前記センターマシン、前記クライ
アントマシンおよび前記文書管理マシンが接続される通
信回線とからなる文書管理システムを用いて文書情報を
管理する文書管理方法において、前記各文書管理マシンでは、それぞれ、前記送出された登録要求および検索要求を受信手段から
受信し、該受信手段から登録要求を受信したときに、該登録要求
に対応する文書情報をデータベースに登録し、該データベースに文書情報を登録するときに、該文書情
報のコピーを前記センターマシンに保存し、前記データベースに登録された文書情報のうち一部の文
書情報を削除し、前記受信手段から検索要求を受信したときに、該検索要
求に対応する文書情報を前記データベースから検索し、該検索の結果、前記データベースに当該検索要求に対応
する文書情報が登録されていないときには、該文書情報
を前記センターマシンから取得し、該取得した文書情報
を当該クライアントマシンに送出することを特徴とする
文書管理方法。
【請求項２１】前記データベースから削除される一部
の文書情報は、前記センターマシンへの文書情報の保存
から所定期間経過後の文書情報であることを特徴とする
請求項２０に記載の文書管理方法。
【請求項２２】前記データベースから削除される一部
の文書情報は、前記センターマシンへの文書情報の保存
から所定期間内に、該文書情報に対する検索要求が受信
されないときの、当該文書情報であることを特徴とする
請求項２０に記載の文書管理方法。
【請求項２３】前記センターマシンから文書情報を取
得したときに、該取得された文書情報を前記データベー
スに登録し、該登録から所定期間経過後、当該文書情報を前記データ
ベースから再度削除することを特徴とする請求項２１に
記載の文書管理方法。
【請求項２４】前記制御手段により前記センターマシ
ンから文書情報を取得したときに、該取得された文書情
報を前記データベースに登録し、該登録から所定期間内に、該文書情報に対する検索要求
が受信されないときに、当該文書情報を前記データベー
スから再度削除することを特徴とする請求項２２に記載
の文書管理方法。
【請求項２５】前記各文書管理マシンでは、それぞ
れ、前記センターマシンに保存すべき文書情報を暗号化し、該暗号化された文書情報を前記センターマシンに保存す
ることを特徴とする請求項２０〜２４のいずれかに記載
の文書管理方法。
【請求項２６】前記各文書管理マシンでは、それぞ
れ、前記センターマシンから取得された文書情報が暗号化さ
れているときに、該暗号を解凍することを特徴とする請
求項２５に記載の文書管理方法。
【請求項２７】前記各文書管理マシンでは、それぞ
れ、前記センターマシンに保存すべき文書情報に対して特別
な情報を付加し、該特別な情報が付加された文書情報を前記センターマシ
ンに保存することを特徴とする請求項２０〜２６のいず
れかに記載の文書管理方法。
【請求項２８】前記特別な情報は、所定のマークであ
り、前記センターマシンに保存すべき文書情報がイメージデ
ータであるときに、該イメージデータに前記所定のマー
クを埋め込むことを特徴とする請求項２７に記載の文書
管理方法。
【請求項２９】前記所定のマークは、「コピー禁止」
を表示するイメージデータであることを特徴とする請求
項２８に記載の文書管理方法。
【請求項３０】前記各文書管理マシンでは、それぞ
れ、前記センターマシンから取得された文書情報に前記特別
な情報が付加されているときに、該特別な情報を削除す
ることを特徴とする請求項２７に記載の文書管理方法。
【請求項３１】前記各文書管理マシンでは、それぞ
れ、前記センターマシンに保存する文書情報の内容を判別
し、該判別の結果、当該文書情報が前記センターマシンに保
存する情報として不適当と判別されたときには、当該文
書情報を前記センターマシンに保存することを禁止する
ことを特徴とする請求項２０に記載の文書管理方法。
【請求項３２】前記判別すべき文書情報がイメージデ
ータであるときには、該イメージデータによって表示さ
れる画像を識別し、該画像の識別結果に基づいて、当該文書情報の内容を判
別することを特徴とする請求項３１に記載の文書管理方
法。
【請求項３３】前記各文書管理マシンでは、それぞ
れ、前記受信手段が検索要求を受信したときに、該検索要求
に含まれる検索条件を解析し、該解析の結果、当該検索要求に対する検索処理をすべき
マシンを決定し、前記検索要求に対する検索処理を前記センターマシンで
すべきと決定されたときには、該センターマシンに当該
検索処理を任せる一方、前記検索要求に対する検索処理
を当該文書管理マシンですべきと決定されたときには、
前記検索手段に当該検索処理を任せることを特徴とする
請求項２０に記載の文書管理方法。
【請求項３４】すべての文書情報を管理するための、
少なくとも１台以上のセンターマシンと、作成された文
書情報の登録要求および文書情報の検索要求を送出する
複数のクライアントマシンと、該各クライアントマシン
から送出された登録要求および検索要求を処理する複数
の文書管理マシンと、前記センターマシン、前記クライ
アントマシンおよび前記文書管理マシンが接続される通
信回線とからなる文書管理システムを用いて文書情報を
管理する文書管理方法において、前記各文書管理マシンでは、それぞれ、前記送出された登録要求および検索要求を受信手段から
受信し、該受信手段から登録要求を受信したときに、該登録要求
に対応する文書情報をデータベースに登録し、前記受信手段から検索要求を受信したときに、該検索要
求に対応する文書情報を前記データベースから検索し、前記データベースに登録された文書情報に誤りがないか
否かを自己診断し、該自己診断の結果、前記データベースに誤りがないと診
断されたときに、前記データベースに登録された文書情
報をすべて前記センターマシンにバックアップすること
を特徴とする文書管理方法。
【請求項３５】前記自己診断の結果、前記データベー
スに誤りがあると診断されたときに、前記センターマシ
ンにバックアップした文書情報を該センターマシンから
取得して、当該データベースをリカバリすることを特徴
とする請求項３４に記載の文書管理方法。
【請求項３６】前記各文書管理マシンでは、それぞ
れ、前記データベースに文書情報を登録するときに、該文書
情報のコピーを前記センターマシンに保存し、前記自己診断では、前記データベースに登録された全文
書情報と、前記センターマシンに保存された文書情報と
を比較し、前記データベースに登録された全文書情報が
前記センターマシンに保存されているときに、当該デー
タベースは正常と診断し、前記データベースに登録され
た全文書情報のうちいずれかの文書情報が前記センター
マシンに保存されていないときに、当該データベースは
異常と診断することを特徴とする請求項３４または３５
のいずれかに記載の文書管理方法。
【請求項３７】前記各文書管理マシンでは、それぞ
れ、前記データベースに文書情報を登録するときに、該文書
情報を管理するための管理情報を記憶手段に記憶し、該記憶された全管理情報にそれぞれ対応する全文書情報
のリストを作成し、前記自己診断では、前記作成された文書情報のリスト
と、前記データベースに登録されている文書情報とを比
較し、両者が完全に一致しているときに、当該データベ
ースは正常と診断し、両者が完全に一致していないとき
に、当該データベースは異常と診断することを特徴とす
る請求項３４または３５のいずれかに記載の文書管理方
法。
【請求項３８】前記管理情報は、前記データベースに
文書情報を登録したときの登録日時であることを特徴と
する請求項３７に記載の文書管理方法。
【請求項３９】すべての文書情報を管理するための、
少なくとも１台以上のセンターマシンと、作成された文
書情報の登録要求および文書情報の検索要求を送出する
複数のクライアントマシンと、該各クライアントマシン
から送出された登録要求および検索要求を処理する複数
の文書管理マシンと、前記センターマシン、前記クライ
アントマシンおよび前記文書管理マシンが接続される通
信回線とからなる文書管理システムを用いて文書情報を
管理する文書管理方法を含む、コンピュータが実現でき
るプログラムを格納した記憶媒体であって、前記文書管理方法は、前記各文書管理マシンでは、それ
ぞれ、前記送出された登録要求および検索要求を受信手段から
受信し、該受信手段から登録要求を受信したときに、該登録要求
に対応する文書情報をデータベースに登録し、該データベースに文書情報を登録するときに、該文書情
報のコピーを前記センターマシンに保存し、前記データベースに登録された文書情報のうち一部の文
書情報を削除し、前記受信手段から検索要求を受信したときに、該検索要
求に対応する文書情報を前記データベースから検索し、該検索の結果、前記データベースに当該検索要求に対応
する文書情報が登録されていないときには、該文書情報
を前記センターマシンから取得し、該取得した文書情報
を当該クライアントマシンに送出することを特徴とする
記憶媒体。
【請求項４０】前記データベースから削除される一部
の文書情報は、前記センターマシンへの文書情報の保存
から所定期間経過後の文書情報であることを特徴とする
請求項３９に記載の記憶媒体。
【請求項４１】前記データベースから削除される一部
の文書情報は、前記センターマシンへの文書情報の保存
から所定期間内に、該文書情報に対する検索要求が受信
されないときの、当該文書情報であることを特徴とする
請求項３９に記載の記憶媒体。
【請求項４２】前記センターマシンから文書情報を取
得したときに、該取得された文書情報を前記データベー
スに登録し、該登録から所定期間経過後、当該文書情報を前記データ
ベースから再度削除することを特徴とする請求項４０に
記載の記憶媒体。
【請求項４３】前記制御手段により前記センターマシ
ンから文書情報を取得したときに、該取得された文書情
報を前記データベースに登録し、該登録から所定期間内に、該文書情報に対する検索要求
が受信されないときに、当該文書情報を前記データベー
スから再度削除することを特徴とする請求項４１に記載
の記憶媒体。
【請求項４４】前記文書管理方法は、前記各文書管理
マシンでは、それぞれ、前記センターマシンに保存すべき文書情報を暗号化し、該暗号化された文書情報を前記センターマシンに保存す
ることを特徴とする請求項３９〜４３のいずれかに記載
の記憶媒体。
【請求項４５】前記文書管理方法は、前記各文書管理
マシンでは、それぞれ、前記センターマシンから取得された文書情報が暗号化さ
れているときに、該暗号を解凍することを特徴とする請
求項４４に記載の記憶媒体。
【請求項４６】前記文書管理方法は、前記各文書管理
マシンでは、それぞれ、前記センターマシンに保存すべき文書情報に対して特別
な情報を付加し、該特別な情報が付加された文書情報を前記センターマシ
ンに保存することを特徴とする請求項３９〜４５のいず
れかに記載の記憶媒体。
【請求項４７】前記特別な情報は、所定のマークであ
り、前記センターマシンに保存すべき文書情報がイメージデ
ータであるときに、該イメージデータに前記所定のマー
クを埋め込むことを特徴とする請求項４６に記載の記憶
媒体。
【請求項４８】前記所定のマークは、「コピー禁止」
を表示するイメージデータであることを特徴とする請求
項４７に記載の記憶媒体。
【請求項４９】前記文書管理方法は、前記各文書管理
マシンでは、それぞれ、前記センターマシンから取得された文書情報に前記特別
な情報が付加されているときに、該特別な情報を削除す
ることを特徴とする請求項４６に記載の記憶媒体。
【請求項５０】前記文書管理方法は、前記各文書管理
マシンでは、それぞれ、前記センターマシンに保存する文書情報の内容を判別
し、該判別の結果、当該文書情報が前記センターマシンに保
存する情報として不適当と判別されたときには、当該文
書情報を前記センターマシンに保存することを禁止する
ことを特徴とする請求項３９に記載の記憶媒体。
【請求項５１】前記判別すべき文書情報がイメージデ
ータであるときには、該イメージデータによって表示さ
れる画像を識別し、該画像の識別結果に基づいて、当該文書情報の内容を判
別することを特徴とする請求項５０に記載の記憶媒体。
【請求項５２】前記文書管理方法は、前記各文書管理
マシンでは、それぞれ、前記受信手段が検索要求を受信したときに、該検索要求
に含まれる検索条件を解析し、該解析の結果、当該検索要求に対する検索処理をすべき
マシンを決定し、前記検索要求に対する検索処理を前記センターマシンで
すべきと決定されたときには、該センターマシンに当該
検索処理を任せる一方、前記検索要求に対する検索処理
を当該文書管理マシンですべきと決定されたときには、
前記検索手段に当該検索処理を任せることを特徴とする
請求項３９に記載の記憶媒体。
【請求項５３】すべての文書情報を管理するための、
少なくとも１台以上のセンターマシンと、作成された文
書情報の登録要求および文書情報の検索要求を送出する
複数のクライアントマシンと、該各クライアントマシン
から送出された登録要求および検索要求を処理する複数
の文書管理マシンと、前記センターマシン、前記クライ
アントマシンおよび前記文書管理マシンが接続される通
信回線とからなる文書管理システムを用いて文書情報を
管理する文書管理方法を含む、コンピュータが実現でき
るプログラムを格納した記憶媒体であって、前記文書管理方法は、前記各文書管理マシンでは、それ
ぞれ、前記送出された登録要求および検索要求を受信手段から
受信し、該受信手段から登録要求を受信したときに、該登録要求
に対応する文書情報をデータベースに登録し、前記受信手段から検索要求を受信したときに、該検索要
求に対応する文書情報を前記データベースから検索し、前記データベースに登録された文書情報に誤りがないか
否かを自己診断し、該自己診断の結果、前記データベースに誤りがないと診
断されたときに、前記データベースに登録された文書情
報をすべて前記センターマシンにバックアップすること
を特徴とする記憶媒体。
【請求項５４】前記自己診断の結果、前記データベー
スに誤りがあると診断されたときに、前記センターマシ
ンにバックアップした文書情報を該センターマシンから
取得して、当該データベースをリカバリすることを特徴
とする請求項４３に記載の記憶媒体。
【請求項５５】前記文書管理方法は、前記各文書管理
マシンでは、それぞれ、前記データベースに文書情報を登録するときに、該文書
情報のコピーを前記センターマシンに保存し、前記自己診断では、前記データベースに登録された全文
書情報と、前記センターマシンに保存された文書情報と
を比較し、前記データベースに登録された全文書情報が
前記センターマシンに保存されているときに、当該デー
タベースは正常と診断し、前記データベースに登録され
た全文書情報のうちいずれかの文書情報が前記センター
マシンに保存されていないときに、当該データベースは
異常と診断することを特徴とする請求項５３または５４
のいずれかに記載の記憶媒体。
【請求項５６】前記文書管理方法は、前記各文書管理
マシンでは、それぞれ、前記データベースに文書情報を登録するときに、該文書
情報を管理するための管理情報を記憶手段に記憶し、該記憶された全管理情報にそれぞれ対応する全文書情報
のリストを作成し、前記自己診断では、前記作成された文書情報のリスト
と、前記データベースに登録されている文書情報とを比
較し、両者が完全に一致しているときに、当該データベ
ースは正常と診断し、両者が完全に一致していないとき
に、当該データベースは異常と診断することを特徴とす
る請求項５３または５４のいずれかに記載の記憶媒体。
【請求項５７】前記管理情報は、前記データベースに
文書情報を登録したときの登録日時であることを特徴と
する請求項５６に記載の記憶媒体。