JP4981756B2 - 文書管理システム - Google Patents

Description

本発明は、印刷履歴管理機能を有する文書管理システムに関する。

近年、文書はコンピュータなどで作成され、電子化されて保存されている。ネットワークを介して接続された管理サーバを用いて、ユーザ用端末で作成した文書を保存するシステムが開発されているが、文書の漏洩や管理の効率性などの問題があった。この問題を解決するために、例えば、文書管理サーバにより閲覧権限を制御する技術が開示されている（例えば、特許文献１、特許文献２）。また、文書に加えてその文書を編集して改版された文書を、版系列を明確にして管理する技術も開示されている（例えば、特許文献３）。

しかしながら、上述した技術では電子化されたサーバ内のデータのみの閲覧制限や版管理を行っているにすぎず、印刷された文書については考慮されていない。そこで、この問題を解決するために、電子化された文書にＩＤ（IDentification）を振り、ＩＤを振られた文書を印刷するプリンタ及び破棄するシュレッダーを決められたものに制限し、印刷された文書を管理する技術が開示されている（例えば、特許文献４）。

また、識別ＩＤを振った用紙に文書を印刷し、その文書と印刷枚数の履歴をサーバで管理する技術も開示されている（例えば、特許文献５）。さらに、電子化された文書に振られたＩＤから識別マークを作成し、その識別マークを印刷文書に合成して出力する技術も開示されている（例えば、特許文献６）。この技術では、印刷物の破棄をする場合に、識別マークから文書のＩＤを抽出し、この文書ＩＤ毎に破棄された印刷文書の部数を計数し、ユーザに通知することが可能となる。

また、文書を誤って破棄することを防ぐために、文書に予めＩＤを振り、破棄対象となった文書のＩＤから保管期間を抽出し、保管期間を過ぎた文書のみに破棄を許可する技術が開示されている（例えば、特許文献７）。このことにより、ユーザは破棄する文書を破棄毎に確認する手間を省くことが可能となる。
特開２００１−３１２４９５号公報 特開２００２−２６９０７６号公報 特開２００４−１１０６９２号公報 特開２００６−０９９３４８号公報 特開２００５−１９０３６５号公報 特開２００６−０９３９２１号公報 特開２００７−１３５１７４号公報

しかし上述した技術では、例えば、文書を印刷した後に文書を改定した場合、旧版の文書を破棄するまでは、旧版の文書すら閲覧することが不可能であるという問題があり、不都合があった。

本発明はこのような実情を鑑みてなされたものであり、新旧版の文書の混在を防ぎ、且つ利便性を向上させた文書管理システムを提供することを目的とする。

本発明の文書管理システムは、画像形成装置と、文書管理サーバと、ユーザ用端末と、を有する文書管理システムであって、画像形成装置は、文書を用紙に紙文書として出力する出力手段と、出力手段により紙文書を出力するとともに、文書を識別する文書ＩＤと連絡先情報と印刷者情報とを含む情報を紙文書に出力する情報出力手段と、紙文書を読込む紙文書読込手段と、紙文書読込手段により読込まれた紙文書に出力された、情報出力手段により出力された情報を解析する解析手段と、紙文書を破棄する破棄手段と、を有し、破棄手段により紙文書を破棄する場合には、情報出力手段により出力された情報を解析手段により解析し、該解析された情報に基づいて破棄履歴を作成し、該破棄履歴を文書管理サーバに送信し、文書管理サーバは、文書データを保存する文書情報保存手段と、ユーザ情報を保存するユーザ情報保存手段と、画像形成装置からデータを受信する連携手段と、文書の印刷履歴と破棄履歴と改定履歴とを保存する履歴情報保存手段と、文書の印刷、閲覧及び改定を許可するか否かを判定する制御手段と、を有し、制御手段は、文書情報保存手段により保存されている文書が改定された場合であって、履歴情報保存手段により印刷履歴と破棄履歴が保存されている場合には、印刷者に新版の閲覧を許可することを特徴とする。

本発明の文書管理システムは、制御手段は、文書が改定された場合であって、旧版の紙文書を破棄手段により破棄しない場合は、紙文書と同じ版の文書の閲覧を許可することを特徴とする。

本発明によれば、閲覧権限を制御することにより、新旧版の文書の混在を防ぐことが可能となる。

以下に本発明の実施形態の例について、図面を用いて詳細に説明する。

図１は、本実施形態に係る文書管理システムの概略構成例を示す図である。図示するように、本実施形態に係る文書管理システムは、文書管理サーバ１、多機能プリンタ（ＭＦＰ）２、ユーザ用端末３を有し、それぞれがネットワークなどにより接続されている。以下、本実施形態では画像形成装置の一例としてＭＦＰを例に挙げて説明する。

文書管理サーバ１は、ユーザ情報保存部１０、文書情報保存部１１、履歴情報保存部１２、閲覧、改定制御部１３、ＭＦＰ連帯部１４、操作解釈部１５、印刷、閲覧用データ形成部１６、を有する。ＭＦＰ２は、出力部２０、紙文書読込部２１、を有する。また、ユーザ用端末３は、ＭＦＰ操作部３０、文書管理システム操作部３１、を有する。

文書管理サーバ１が有するユーザ情報保存部１０は、ユーザとその閲覧権限などを保存する。文書情報保存部１１は、文書とその属性情報を保存する。履歴情報保存部１２は、文書の印刷、破棄、改定の履歴を保存する。閲覧、改定制御部１３は、操作者の閲覧権限などを判定して文書の印刷、閲覧、改定を許可するかを判定する。ＭＦＰ連帯部１４は、ＭＦＰ２からの履歴情報などを受け取る。操作解釈部１５は、ユーザ用端末３からの各種操作を受信する。印刷、閲覧用データ形成部１６は、文書データを印刷用または閲覧用のデータに変換する。

ＭＦＰ２が有する出力部２０は、ユーザ用端末３から送信されてきた印刷命令と文書データを受け取り、文書データを印刷する。紙文書読込部２１は、紙文書を読み込み、破棄データを文書管理サーバに送信する。また、図示しないが、紙文書を破棄する手段であるシュレッダーもＭＦＰ２は有している。

ユーザ用端末３が有するＭＦＰ操作部３０は、ＭＦＰ２へ文書データと印刷命令を送信する。文書管理システム操作部３１は、文書管理サーバ１と通信する機能を有する。

図２は、本実施形態に係る文書管理システムにおいて、文書を印刷する例を示す。図３は、本実施形態に係る文書管理システムにおいて、文書破棄後に閲覧する例を示す。図４は、本実施形態に係る文書管理システムにおいて、文書を改定する例を示す。図２〜図４に示す図を用いて、本実施形態に係る文書管理システムの処理の例について説明する。

（印刷）
図２に示すように、文書管理サーバ１に保存された文書を印刷する場合は、まずユーザ用端末３の文書管理システム操作部３１より印刷を行う操作がなされ、その操作内容が文書管理サーバ１の操作解釈部１５で解釈される。そして操作解釈部１５が解釈した操作内容を閲覧、改定制御部１３に伝える。操作内容を受け取った閲覧、改定制御部１３は、文書データ取得依頼、操作者情報及び印刷履歴を、それぞれ文書情報保存部１１、ユーザ情報保存部１０及び履歴情報保存部１２に送信し、文書データ、ユーザ情報及び印刷、破棄、改定履歴を受信する。

閲覧、改定制御部１３は、文書印刷を許可するか否かの判定を行い、文書印刷を許可する場合は、文書データ出力命令を印刷、閲覧用データ形成部１６に送信する。印刷、閲覧用データ形成部１６は、文書データを印刷用データに変換し、ユーザ用端末３に送信する。印刷用データを受信したユーザ用端末３は、ＭＦＰ操作部３０を介してＭＦＰ２に印刷用データを送信する。印刷用データを受信したＭＦＰ２は、出力部２０により、文書を紙文書として出力する。

尚、文書を紙文書として出力する場合、文書ＩＤ、シュレッダーにかけた際の連絡先、印刷者などの情報をバーコードや地紋印刷などの方法で埋め込んでおく。図示しないが、本実施形態に係るＭＦＰ２は、上記バーコードや地紋を印刷する手段と、紙文書読込手段２１により読込んだ紙文書に埋め込まれたバーコードや地紋印刷の情報を解析する手段と、を有している。

（破棄後閲覧）
図３に示すように、印刷された文書を破棄後に文書を閲覧する場合は、まず紙文書をＭＦＰ２の紙文書読込部２１で読み込んだ後に破棄する。紙文書読込部２１で文書情報を読込み、その文書の破棄履歴を文書管理サーバ１のＭＦＰ連帯１４に送信し、破棄履歴を履歴情報保存部１２に保存する。そして印刷、破棄、改定履歴データを閲覧、改定制御部１３へ送信する。その後、ユーザが文書を閲覧する操作を行い、この操作内容をユーザ用端末３の文書管理システム操作部３１を介して文書管理サーバ１の操作解釈部１５に送信する。操作解釈部１５で解釈された操作内容は閲覧、改定制御部１３に送信される。操作内容を受信した閲覧、改定制御部１３は、文書データ取得依頼及び操作者情報を、それぞれ文書情報保存部１１及びユーザ情報保存部１０に送信し、文書データ及びユーザ情報を受信する。

閲覧、改定制御部１３は、文書閲覧を許可するか否かの判定を行い、文書閲覧を許可する場合は、文書データ出力命令を印刷、閲覧用データ形成部１６に送信する。印刷、閲覧用データ形成部１６は、文書データを閲覧用データに変換し、ユーザ用端末３に送信する。

（文書改定）
図４に示すように、文書の改定を行う場合は、まずユーザはユーザ用端末３から操作を行い、文書管理システム操作部３１を介して操作内容を文書管理サーバ１の操作解釈部１５に送信する。操作解釈部１５で解釈された操作内容は閲覧、改定制御部１３に送信される。操作内容を受信した閲覧、改定制御部１３は、改定を許可するか否かの判定を行う。改定を許可する場合は、文書データ更新依頼及び改定履歴データを、それぞれ文書情報保存部１１及び履歴情報保存部１２に送信する。

次に、本実施形態の動作例について詳しく説明する。

（実施形態１）
図５は、本実施形態に係る文書管理システムにおいて、文書を破棄する場合の動作例を示す。本実施形態では、文書管理システムにおいて、文書を破棄する場合の動作例について、図５に示すフロー図を用いて詳細に説明する。

図示するように、ユーザＡは、ユーザ用端末Ａから文書管理サーバに文書Ａの印刷依頼を送信する（１）。印刷依頼を受け取った文書管理サーバは、文書ＡのユーザＡに対する閲覧権限とユーザＡの文書Ａの印刷履歴とを調べ、旧版の印刷をした履歴がない場合又は印刷後破棄した履歴がある場合には、現在の最新版の印刷を許可し、同時に印刷履歴を履歴情報保存部に保存する。

文書管理サーバが現在の最新版文書の印刷を許可した場合、印刷文書管理サーバは印刷用データをユーザ用端末Ａに送信する（２）。印刷用データには、文書データの他に印刷者と文書ＩＤなどの情報をバーコードや地紋印刷などの方法で埋め込んでおく。そして、ユーザ用端末Ａはこの印刷用データを自動的にＭＦＰに印刷命令として送信する（３）。

ＭＦＰは、印刷命令を受けて印刷物Ａを出力する（４）。ＭＦＰはこの印刷履歴を文書管理サーバに送信し（５）、文書管理サーバは受信した印刷履歴を保存する。

ユーザＡが印刷物ＡをＭＦＰから破棄する場合（６）、ＭＦＰはシュレッダーにかける前にスキャナで印刷物Ａの情報を読み取る。すると、バーコードや地紋印刷で埋め込まれていた情報をスキャナで読み込むことで、ＭＦＰはこれらの情報を破棄履歴として文書管理サーバに送信し（７）、印刷物Ａもシュレッダーによって破棄する。

ユーザＢが文書Ａの改定をする場合、ユーザＢはユーザ用端末Ｂから文書改定用データを文書管理サーバに送信する（８）。文書改定用データとしては、文書の本文データ、その他改定する属性データ、操作者情報、改定理由などが含まれている。

尚、上記、印刷履歴、破棄履歴、改定履歴は、文書ＩＤ、ユーザＩＤ、操作日時、操作内容（印刷、破棄、改定）等を含んだ情報である。

本実施形態より、文書情報と共に、文書の印刷、改定、破棄の履歴を管理することが可能となる。さらに、印刷物をシュレッダーで破棄する際に、破棄履歴を文書管理サーバに送信し、印刷物の破棄をタイムリーに管理することが可能となる。

（実施形態２）
図６は、本実施形態に係る文書管理システムにおいて、旧版の印刷物を破棄する前に、印刷物と同じ版の文書を閲覧する場合の動作例について示す。本実施形態では、旧版の印刷物を破棄する前に、印刷物と同じ版の文書を閲覧する場合の動作例について、図６に示すフロー図を用いて詳細に説明する。

本実施形態では、上記実施形態１に加えて、文書ＡをユーザＢが改定後に、ユーザＡが文書を閲覧した場合、ユーザＡが印刷物Ａを破棄するまでは印刷物Ａの破棄を促すダイアログなどを表示し、旧版の閲覧のみ許可をする。

すなわち、まずユーザ用端末Ａは印刷用データをＭＦＰに印刷命令として送信する（１）。ＭＦＰは、印刷命令を受けて印刷物Ａを出力する（２）。ＭＦＰはこの印刷履歴を文書管理サーバに送信し（３）、文書管理サーバは受信した印刷履歴を保存する。ユーザＢが文書Ａの改定をする場合、ユーザＢはユーザ用端末Ｂから文書改定用データを文書管理サーバに送信する（４）。文書改定用データとしては、文書の本文データ、その他改定する属性データ、操作者情報、改定理由などが含まれている。

次に、ユーザＡが文書閲覧を要求すると（５）、ユーザＡが印刷物Ａを破棄するまでは、文書管理サーバは旧版である印刷物Ａの破棄を促進するダイアログなどを表示し、旧版のみの閲覧を許可する（６）。

ユーザＡが印刷物Ａを破棄した場合、上記実施形態１で述べたようにＭＦＰはシュレッダーにかける前に印刷物Ａをスキャンし、破棄履歴を文書管理サーバに送信する（８）。その後、ユーザＡが再度文書Ａの閲覧をした場合（９）、文書管理サーバは文書Ａの最新版の閲覧をユーザＡに許可する（１０）。

本実施形態により、文書を印刷した場合、旧版の印刷物を破棄するまではユーザの最新文書の閲覧を制御することが可能となる。さらに、印刷物を破棄した場合のみ、最新文書の閲覧が再び可能となるように閲覧権限を制御することが可能となる。

また、本実施形態により印刷物を破棄するまでは印刷物と同じ版の文書を閲覧でき、印刷物を破棄した場合のみ、最新文書の閲覧が再び可能となるように閲覧権限を制御することが可能となる。

尚、本実施形態では、文書管理システムとして、文書管理サーバ１と、ＭＦＰ２と、ユーザ用端末３と、を有する例について説明したが、異なる構成のシステムであっても、文書管理サーバ１を利用することで同様な効果を得ることが可能である。

尚、各図のフロー図に示す処理を、各ＣＰＵが実行するためのプログラムは本発明によるプログラムを構成する。このプログラムを記録するコンピュータ読み取り可能な記録媒体としては、半導体記憶部や光学的及び／又は磁気的な記憶部等を用いることができる。このようなプログラム及び記録媒体を、前述した各実施形態とは異なる構成のシステム等で用い、そこのＣＰＵで上記プログラムを実行させることにより、本発明と実質的に同じ効果を得ることができる。

以上好適な実施の形態に基づき具体的に説明したが、本発明は上述した文書管理システムに限定されるものではなく、その要旨を逸脱しない範囲で種々変更可能であるということは言うまでもない。

本実施形態に係る文書管理システムの概略構成例を示す図である。 本実施形態に係る文書管理システムにおいて、文書を印刷する例を示す図である。 本実施形態に係る文書管理システムにおいて、文書破棄後に閲覧する例を示す図である。 本実施形態に係る文書管理システムにおいて、文書を改定する例を示す図である。 本実施形態に係る文書管理システムにおいて、文書を破棄する場合の動作例を示すフロー図である。 本実施形態に係る文書管理システムにおいて、旧版の印刷物を破棄する前に、印刷物と同じ版の文書を閲覧する場合の動作例について示すフロー図である。

符号の説明

１ 文書管理サーバ
２ 多機能プリンタ（ＭＦＰ）
３ ユーザ用端末
１０ ユーザ情報保存部
１１ 文書情報保存部
１２ 履歴情報保存部
１３ 閲覧、改定制御部
１４ ＭＦＰ連携部
１５ 操作解釈部
１６ 印刷、閲覧用データ形成部
２０ 出力部
２１ 紙文書読込部
３０ ＭＦＰ操作部
３１ 文書管理システム操作部

Claims (5)

1. 画像形成装置と、文書管理サーバと、ユーザ用端末と、を有する文書管理システムであって、
   前記画像形成装置は、
   文書を用紙に紙文書として出力する出力手段と、
   前記出力手段により紙文書を出力するとともに、文書を識別する文書ＩＤと連絡先情報と印刷者情報とを含む情報を紙文書に出力する情報出力手段と、
   前記紙文書を読込む紙文書読込手段と、
   前記紙文書読込手段により読込まれた紙文書に出力された、前記情報出力手段により出力された情報を解析する解析手段と、
   前記紙文書を破棄する破棄手段と、を有し、
   前記破棄手段により紙文書を破棄する場合には、前記情報出力手段により出力された情報を前記解析手段により解析し、該解析された情報に基づいて破棄履歴を作成し、該破棄履歴を前記文書管理サーバに送信し、
   前記文書管理サーバは、
   前記文書データを保存する文書情報保存手段と、
   ユーザ情報を保存するユーザ情報保存手段と、
   前記画像形成装置からデータを受信する連携手段と、
   前記文書の印刷履歴と破棄履歴と改定履歴とを保存する履歴情報保存手段と、
   前記文書の印刷、閲覧及び改定を許可するか否かを判定する制御手段と、を有し、
   前記制御手段は、前記文書情報保存手段により保存されている文書が改定された場合であって、前記履歴情報保存手段により印刷履歴と破棄履歴が保存されている場合には、印刷者に新版の閲覧を許可することを特徴とする文書管理システム。
2. 前記制御手段は、前記文書が改定された場合であって、旧版の紙文書を前記破棄手段により破棄しない場合は、前記紙文書と同じ版の文書の閲覧を許可することを特徴とする請求項１記載の文書管理システム。
3. 前記情報出力手段は、前記文書ＩＤと連絡先情報と印刷者情報とを含む情報をバーコードとして前記用紙に出力することを特徴とする請求項１又は２に記載の文書管理システム。
4. 前記情報出力手段は、前記文書ＩＤと連絡先情報と印刷者情報とを含む情報を地紋として前記用紙に出力することを特徴とする請求項１又は２に記載の文書管理システム。
5. 前記文書管理サーバは、前記文書が改定された場合であって、前記旧版の紙文書を前記破棄手段により破棄しない場合は、破棄を促す通知を行う通知手段をさらに有することを特徴とする請求項１から４の何れか１項に記載の文書管理システム。

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