JP4461978B2

JP4461978B2 - 文書管理システムおよび文書管理方法

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Publication number: JP4461978B2
Application number: JP2004274434A
Authority: JP
Inventors: 浩一吉村
Original assignee: Fuji Xerox Co Ltd; Fujifilm Business Innovation Corp
Current assignee: Fujifilm Business Innovation Corp
Priority date: 2004-09-22
Filing date: 2004-09-22
Publication date: 2010-05-12
Anticipated expiration: 2024-09-22
Also published as: JP2006093921A

Description

本発明は、文書管理システムおよび文書管理方法に関し、特に情報が記録された媒体を破棄する文書破棄装置と、該文書破棄装置とネットワークを介して接続されたデジタル複合機とから構成される文書管理システムおよびその文書管理方法に関する。

近年、オフィス等で作成される各種の文書は、コンピュータ上で電子的に作成されるようになっている。しかしながら、このような電子文書は、専用のアプリケーション・ソフトウェアがインストールされたコンピュータが無ければ閲覧することができない等の問題があるため、例えばミーティングの席などでは、電子文書を印刷して、その印刷物を配布するということが広く行われている。

さて、機密度が高い印刷物については、情報漏洩防止の観点からその複製を禁じたり、また、読後にはシュレッダーと呼ばれる装置を用いて、記載されている情報が解読不能な程度に細かく印刷物を裁断して破棄処理を行うことが求められる。

従来より、情報漏洩の防止を図るために、画像読取出力装置において、原稿の画像を読み取った際に、複写禁止を示すバーコードが付されていると判断すると、画像データの出力を禁止して紙に出力しないようにしている（例えば、特許文献１参照）。

また、情報が記録された媒体を破棄する場合、媒体上に記録されたコードシンボルを読み取り、デコードして識別情報を取得し、媒体上に印刷された文書情報と識別情報とを関連付けて記憶する文書管理データベースから識別情報と関連する文書情報とを消去し、媒体を加工するようにしている（例えば、特許文献２参照）。

特開平８−６５４３８号公報特開２００３−１５０５８５号公報

しかしながら、特許文献１記載の従来技術では、複製を禁じることを目的としており、印刷物の破棄については想定していない。また、特許文献２記載の従来技術では、システムの都合によってコードシンボルを使い回すことを目的としており、配布した機密度の高い印刷物の破棄を作成者が確認することはできない。

このように、電子文書を印刷した印刷物の破棄については、従来、印刷物を受け取った閲覧者の責任に任されており、それを配布した作成者が、印刷物が破棄されたか否かを確認する術は無かった。

本発明は、上記課題に鑑みてなされたものであって、その目的とするところは、印刷処理と破棄処理とを関連付けることによって、印刷物を配布して所有者が変わった場合にも印刷物の破棄を確認することができる文書管理システムおよび文書管理方法を提供することにある。

上記目的を達成するために、本発明では、文書管理システムにおいて、文書を印刷する際に、印刷文書を識別する文書ＩＤを生成し、該文書ＩＤと印刷文書とを関係付けて保持するとともに、前記文書ＩＤ、部番号およびページ番号を含む識別マークを作成し、該識別マークを印刷文書と合成して出力するようにする。また、印刷物の破棄に当たっては、その印刷物から識別マークを読み取り、該識別マークから文書ＩＤを抽出するとともに、記載されている情報が解読不能な程度に該印刷物を加工する。そして、識別マークから抽出された文書ＩＤに対応する、文書ＩＤ、ページ数および印刷部数を含むエントリの更新時、該エントリの印刷物破棄の進捗状況を示す部番号毎の破棄ページリストを更新し、全ページ破棄されていたら破棄部数カウンタを更新する。これにより、印刷処理と破棄処理とを関連付けることができる。

本発明によれば、印刷処理と破棄処理とを関連付けることにより、印刷物を配布して所有者が変わった場合にも、印刷物の作成者が、該印刷物の破棄を確認することができるとともに、同じ印刷物を複数部数印刷して配布した場合に、全ての部数が破棄されたか否か確認することができる。

また、本発明によれば、同じ印刷物を複数部数印刷して配布した場合に、どの印刷物が破棄され、どれがまだ破棄されていないか確認することができる。したがって、印刷物の配布時にどれを誰に配布したかを別に記録しておくことによって、誰に配布した分がまだ破棄されていないかを判別することができる。

以下、本発明の実施の形態について図面を参照して詳細に説明する。

図1は、本発明の一実施形態に係る文書管理システムの概略構成図である。図１に示すように、本実施形態に係る文書管理システムは、複数（例えば、２台）のデジタル複合機１１，１２と、複数（例えば、２台）の文書破棄装置１３，１４と、コンピュータ１５を有し、これらがコンピュータ・ネットワーク１６に接続されて当該コンピュータ・ネットワーク１６を介して相互に通信可能な構成となっている。

＜デジタル複合機１１，１２＞
デジタル複合機１１，１２は、複写機をベースとしながら、ネットワーク・プリント機能等のさまざまな機能をサービスとして提供する装置である。これらデジタル複合機１１，１２の具体的な構成の詳細については後述する。

＜文書破棄装置１３，１４＞
文書破棄装置１３，１４は、シュレッダーをベースとしながら、紙葉類の裁断に先立って当該紙葉類に記載されている情報を画像として読み取る機能を備えた装置である。これら文書破棄装置１３，１４の具体的な構成の詳細については後述する。

＜コンピュータ１５＞
コンピュータ１５は、ＣＲＴ(Cathode Ray Tube)等の表示装置と、キーボードやマウス等の入力装置と、ＣＰＵ等の演算装置と、メモリやハードディスクドライブ等の記憶装置を備え、一般にパーソナル・コンピュータ等と称される装置である。

コンピュータ１５には、記憶している電子文書をコンピュータ・ネットワーク１６に接続されたデジタル複合機１１，１２でプリントするため、専用のプリント・ドライバと呼ばれるソフトウェア・モジュールが組み込まれている。

＜コンピュータ・ネットワーク１６＞
コンピュータ・ネットワーク１６は、ＬＡＮ（Local Area Network）とも呼ばれるパケット交換網であって、ＴＣＰ(Transmission Control Protocol)／ＩＰ(Internet Protocol)プロトコルによる通信路を提供する。

コンピュータ・ネットワーク１６上の各装置は、ＩＰアドレスやドメインネーム等のホストアドレスによってネットワーク１６上で一意に識別される。また、各装置が他の装置に対してコンピュータ・ネットワーク１６を介した通信によって提供する各種のサービスは、各装置のホストアドレスと、各サービス毎に決められているＴＣＰ／ＵＤＰ（User Datagram Protocol）ポート番号とサ−ビス固有の識別情報（例えば、プリントサービスではキュー名）等との組み合わせによって、ネットワーク１６上で一意に識別される。

＜ネットワーク・プリント機能＞
続いて、デジタル複合機１１，１２におけるネットワーク・プリント機能について説明する。

コンピュータ・ネットワーク１６に接続されたコンピュータ１５に記憶されている原稿をデジタル複合機１１／１２で印刷して出力する場合に、利用者はあらかじめ、特定のデジタル複合機のプリントサービスの特定のジョブ・キューに関係付けられた論理プリンタをコンピュータ１５上に作成しておく。

利用者がコンピュータ１５を操作し、前記論理プリンタに対して、専用のプリント・ドライバを介して、コンピュータ１５に記憶されている原稿のプリントを指示すると、プリント・ドライバは該原稿を例えばＰｏｓｔＳｃｒｉｐｔ等のＰＤＬ(Page Description Language; ページ記述言語）形式に変換して論理プリンタに出力する。

論理プリンタはプリント・ジョブとしてデジタル複写機１１／１２にＬＰＤ(RFC1179;Line Printer Daemon protocol）等のプリント・プロトコルによって送信する。デジタル複写機１１／１２は受信したプリント・ジョブから画像を形成し、紙への印刷を行う。

＜印刷物の破棄確認＞
次に、本実施形態に係る文書管理システムにおける印刷物の破棄確認の概略について説明する。図２は、本実施形態に係る文書管理システムにおける文書破棄確認を伴う印刷の説明図である。

第一の利用者は、文書破棄確認を伴うジョブ・キューに関係付けられた論理プリンタに対して、コンピュータ１５に記憶されている原稿のプリントを指示する。デジタル複写機１１／１２は、受信したＰＤＬ形式の原稿に文書ＩＤを割り当て、該文書ＩＤとページ数や印刷部数等のプリント・ジョブの属性情報とを関係付けて記憶すると同時に、各ページに識別マークを合成して印刷出力する。

図３は、本実施形態に係る文書管理システムにおける印刷物の識別マークの説明図である。本実施形態に係る文書管理システムにおいて、破棄確認を行うよう設定された印刷物の各ページには、印刷を行ったデジタル複合機１１／１２のアドレス情報、文書ＩＤ、印刷した部数のうちの何番目の印刷物かを示す部番号、各印刷物の何ペ−ジ目かを示すページ番号からなる文書コードが不可視情報として埋め込まれた２次元バーコードが識別マークとして合成される。

このようにして作成された印刷物を配布された第二の利用者は、該印刷物を破棄する際には、文書破棄装置１３／１４に印刷物を投入する。文書破棄装置１３／１４は、印刷物を1枚ずつスキャンして記載されている情報を画像として読み取り、かつ識別マークを復号し、該印刷物を作成したデジタル複合機１１／１２に対して復号されたデータを送信する。その後、記載されている情報が解読できないように印刷物を加工し、それを廃棄物として蓄積する。

文書破棄装置１３／１４から送信された上記データを受信したデジタル複合機１１／１２はそれを記録し、全ての印刷物が破棄されたと判断した場合に、その旨を第一の利用者にメールで通知する。

以下に、本実施形態に係る文書管理システムにおける文書破棄装置１３，１４およびデジタル複写機１１，１２の具体的な構成の詳細について説明する。

［文書破棄装置１３，１４］
図４は、文書破棄装置１３，１４の内部構成の一例を示すブロック図である。本例に係る文書破棄装置１３，１４は、スキャナ部２１と、シュレッダー部２２と、画像解析処理部２３と、ネットワーク・インタフェース部２４とから構成されている。

（スキャナ部２１）
スキャナ部２１は、何枚もの紙葉類を積み重ねて載せ置くことができる給紙台と、給紙台に載せ置かれた紙葉類を1枚ずつ分離して給送する給紙装置と、該給紙装置によって給紙された紙葉類の両面に記載された情報を画像として読み取り可能なイメージセンサーとから構成されている。紙葉類から読み取られた電子画像データは、画像解析処理部２３へ出力され、紙葉類はシュレッダー部２２へと給紙される。

（シュレッダー部２２）
シュレッダー部２２は、スキャナ部２１から給紙された紙葉類を、それに記載されている情報が解読できない程度に細かく裁断し、廃棄物として蓄積する。

なお、ここでは、紙葉類に記載されている情報が解読できないようにするための加工方法として、紙葉類を細かく裁断する方法を採るとしたが、これに限られるものではなく、例えばヒータによって紙葉類に熱を加える方法や、紙葉類に化学薬液を噴霧、もしくは、化学薬液中に紙葉類を漬け置く方法などであってもよい。

（画像解析処理部２３）
画像解析処理部２３の機能について、図５の動作フロー図を用いて説明する。画像解析処理部２３は、スキャナ部２１からスキャン画像データを入力し（ステップＳ１１）、次いでスキャン画像データを解析し（ステップＳ１２）、次いで識別マークがあるか否かを判断し（ステップＳ１３）、識別マークがなければ、画像解析のための一連の処理を終了する。

識別マークがあると判定した場合は、識別マークを復号し、印刷物管理コードを復元し（ステップＳ１４）、次いで文書ＩＤ、部番号、ページ番号を含む破棄通知メッセージを作成し（ステップＳ１５）、次いで印刷物管理コードに含まれるアドレスの出力装置（デジタル複写機１１／１２）に破棄通知メッセージを送信し（ステップＳ１６）、画像解析のための一連の処理を終了する。

（ネットワーク・インタフェース部２４）
ネットワーク・インタフェース部２４は、本文書破棄装置をコンピュータ・ネットワーク１６に接続し、該コンピュータ・ネットワーク１６上の他の装置との通信を可能とする通信手順を実行する。

［デジタル複合機１１，１２］
図６は、デジタル複合機１１，１２の内部構成の一例を示すブロック図である。本例に係るデジタル複合機１１，１２は、操作パネル部３１と、スキャナ部３２と、プリンタ部３３と、プリントサーバ部３４と、文書登録部３５と、画像形成部３６と、文書管理部３７と、文書破棄処理部３８と、ネットワーク・インタフェース部３９とから構成されている。

（操作パネル部３１）
操作パネル部３１は、情報表示と機能選択のための液晶タッチパネルと、スタートボタンを含む各種の操作ボタンを備え、利用者がデジタル複合機を操作するためのユーザインタフェースを提供する。すなわち、利用者は操作パネルを操作して、プラテンもしくはＡＤＦ(Auto Document Feeder)にセットした原稿の複写を指示することができる。

（スキャナ部３２）
スキャナ部３２は、操作パネル部３１から制御されて、プラテンもしくはＡＤＦにセットされた原稿を画像データとして読み取り、スキャンされた電子画像データをプリンタ部３３に出力する。

（プリンタ部３３）
プリンタ部３３は、入力される電子画像データをゼログラフィ技術によって紙にマーキングして出力する。ただし、紙へのマーキング方法としては、ゼログラフィ技術に限られるものではなく、インクジェット技術等を用いた方法であってもよい。

（プリントサーバ部３４）
プリントサーバ部３４は、コンピュータ・ネットワーク１６に接続されたコンピュータ１５に対して、デジタル複合機１１，１２が有するネットワーク・プリント機能をネットワークサービスとして提供する。

プリントサーバ部３４には、コンピュータ１５からのプリント・ジョブを受信して一時的に記憶するためのキューが２種類ある。一方は、通常のネットワーク・プリント機能のためのキューであって、受信したプリント・ジョブの電子文書は、画像形成部３６に出力され、プリンタ部３３で印刷出力される。

他方は、文書破棄確認を伴うネットワーク・プリント機能のためのキューであって、受信したプリント・ジョブの電子文書は、文書登録部３５に出力され、識別マークと合成されて印刷出力される。利用者はキュー名によってどちらのキューに送信するかを指定することにより、通常のネットワーク・プリント機能と文書破棄確認を伴うネットワーク・プリント機能とを使い分ける。

（文書登録部３５）
文書登録部３５の機能について、図７の動作フロー図を用いて説明する。文書登録部３５は、プリントサーバ部３４から受信文書データ（ＰＤＬ形式）を入力し（ステップＳ２１）、次いで受信文書データを解析し（ステップＳ２２）、次いで文書管理部３７に受信文書データ、ページ数、印刷部数、ユーザＩＤを含む登録要求を出力する（ステップＳ２３）。

次に、文書管理部３７から文書ＩＤを含む登録応答を入力し（ステップＳ２４）、次いでページ数分の印刷物管理コードを生成し（ステップＳ２５）、次いで印刷物管理コードからページ数分の識別マークを生成し（ステップＳ２６）、次いで画像形成部３６に受信文書データとページ数分の識別マークデータを出力し(ステップＳ２７)、文書登録のための一連の処理を終了する。

（画像形成部３６）
画像形成部３６の機能について、図８および図９の動作フロー図を用いて説明する。図８は破棄確認を行わない場合の動作フロー図であり、図９は破棄確認を行う場合の動作フロー図である。

破棄確認を行わない場合、画像形成部３６は、図８に示すように、プリントサーバ部３４から受信文書データ（ＰＤＬ形式）を入力し（ステップＳ３１）、次いで受信文書データの画像を形成し（ステップＳ３２）、次いで形成した画像についての画像データをプリンタ部３３に出力する（ステップＳ３３）。

破棄確認を行う場合、画像形成部３６は、図９に示すように、文書登録部３５から受信文書データとページ数分の識別マークデータを入力し（ステップＳ４１）、次いで受信文書データとページ数分の識別マークデータのそれぞれについて画像を形成し（ステップＳ４２）、次いで受信文書画像の各ページの所定の位置に識別マーク画像を合成し（ステップＳ４３）、次いで合成した画像についての画像データをプリンタ部３３に出力する（ステップＳ４４）。

（文書管理部３７）
図１０は、文書管理部３７の管理データベースの概略説明図である。図１０において、（ａ）は文書管理部３７の文書テーブルを、（ｂ）は文書管理部３７のユーザ・テーブルをそれぞれ示している。

文書管理部３７の文書テーブルにおいて、部毎の破棄ページリストは、印刷物破棄の進捗状況を示す。そのフォーマットは、部番号：ページ番号（”，”で羅列、“−“で範囲指定）で、〈〉が区切りシンボルとなる。

一例として、ページ数４、印刷部数２の印刷物で、１部目の１〜３ページ、２部目の１ページ目と３ページ目が破棄された状況では、部毎の破棄ページリストには、「０：１−３〈〉１：１，３」という文字列が格納される。

文書管理部３７のユーザ・テーブル（ｂ）のエントリは、デジタル複合機１１，１２の設置者によって操作パネル部３１からあらかじめ設定される。デジタル複合機１１，１２の登録文書の文書ＩＤは、電子画像データに認証やデジタル署名などに使われるハッシュ関数（一方向要約関数）、例えばＭＤ５(Message Digest 5)を適用して計算される１２８ビットのハッシュ値である。

ただし、ハッシュ関数としては、ＭＤ５に限られるものではなく、ＳＨＡ−１(Secure Hash Algorithm 1)等の別のハッシュ関数でもよい。さらに、電子データを特定するための文書ＩＤとしては、ハッシュ関数に限られるものではなく、０もしくは任意の値から、割り当てるたびに1ずつその値を増加させるインクリメント値であってもよい。

文書管理部３７の機能について、図１１、図１２および図１３の動作フロー図を用いて説明する。図１１は登録要求入力の場合の動作フロー図であり、図１２は更新要求入力の場合の動作フロー図であり、図１３は取得要求入力の場合の動作フロー図である。

登録要求入力の場合、文書管理部３７は、図１１に示すように、文書登録部３５から文書データ、ページ数、印刷部数およびユーザＩＤを含む登録要求を入力し（ステップＳ５１）、次いで文書データをファイルシステムに格納してそのファイルパスを取得し（ステップＳ５２）、次いで入力文書データにハッシュ関数を適用してハッシュ値を算出する（ステップＳ５３）。

次に、管理データベースの文書テーブルに新たなエントリを作成し、文書ＩＤとしてのハッシュ値、ユーザＩＤ、ページ数、印刷部数、破棄部数カウンタ＝０、部毎の破棄ページリスト、文書データのファイルパスを登録し（ステップＳ５４）、次いで文書登録部３５に文書ＩＤを含む登録応答を出力し（ステップＳ５５）、登録要求入力のための一連の処理を終了する。

更新要求入力の場合、文書管理部３７は、図１２に示すように、文書破棄処理部３８から文書ＩＤ、部番号およびページ番号を含む更新要求を入力し（ステップＳ６１）、次いで管理データベースの文書テーブル（図１０を参照）から入力文書ＩＤに合致するエントリを検索し（ステップＳ６２）、次いで入力文書ＩＤに合致するエントリがあるか否かを判断する(ステップＳ６３)。

入力文書ＩＤに合致するエントリがあると判定した場合は、該当エントリの「部毎の破棄ページリスト」を更新し（ステップＳ６４）、次いで全ページ破棄されたか否かを判断する（ステップＳ６５）。全ページ破棄されたのであれば、該当エントリの「破棄部数カウンタ」をカウントアップする（ステップＳ６６）。全ページ破棄されたのでなければ、ステップＳ６６の処理を飛ばす。そして、文書破棄処理部３８に残部数を含む更新応答を出力し（ステップＳ６７）、更新要求入力のための一連の処理を終了する。

ステップＳ６３で入力文書ＩＤに合致するエントリが無いと判定した場合は、文書破棄処理部３８にＥＲＲＯＲ信号を含む更新応答を出力し（ステップＳ６８）、更新要求入力のための一連の処理を終了する。

取得要求入力の場合、文書管理部３７は、図１３に示すように、文書破棄処理部３８から文書ＩＤを含む取得要求を入力し（ステップＳ７１）、次いで管理データベースの文書テーブル（図１０を参照）から入力文書ＩＤに合致するエントリを検索し（ステップＳ７２）、入力文書ＩＤに合致するエントリがあるか否かを判断する（ステップＳ７３）。

入力文書ＩＤに合致するエントリがあると判定した場合は、該当エントリからユーザＩＤおよび文書データのファイルパスを取得し（ステップＳ７４）、次いで管理データベースのユーザ・テーブル（図１０を参照）からユーザＩＤに合致するエントリを検索し（ステップＳ７５）、次いでユーザＩＤに合致するエントリがあるか否かを判断する（ステップＳ７６）。

ユーザＩＤに合致するエントリがあると判定した場合は、該当エントリから通知先電子メールアドレスを取得し（ステップＳ７７）、次いで文書破棄処理部３８に通知先電子メールアドレスおよび登録文書を含む取得応答を出力し（ステップＳ７８）、取得要求入力のための一連の処理を終了する。

ステップＳ７３で入力文書ＩＤに合致するエントリが無いと判定した場合、またはステップＳ７６でユーザＩＤに合致するエントリが無いと判定した場合は、文書破棄処理部３８にＥＲＲＯＲ信号を含む取得応答を出力し（ステップＳ７８）、取得要求入力のための一連の処理を終了する。

（文書破棄処理部３８）
文書破棄処理部３８の機能について、図１４の動作フロー図を用いて説明する。文書破棄処理部３８は、遠隔の文書破棄装置１３／１４から文書ＩＤ、部番号およびページ番号を含む破棄通知メッセージを受信し（ステップＳ８１）、文書管理部３７に文書ＩＤ、部番号およびページ番号を含む更新要求を出力し（ステップＳ８２）、次いで文書管理部３７から残部数もしくはＥＲＲＯＲ信号を含む更新応答を入力し（ステップＳ８３）、次いでＥＲＲＯＲ信号もしくは残部数＞０であるか否かを判断する（ステップＳ８４）。ＥＲＲＯＲ信号もしくは残部数＞０であれば、文書破棄のための一連の処理を終了する。

ＥＲＲＯＲ信号もしくは残部数＞０でなければ、文書管理部３７に文書ＩＤを含む取得要求を出力し（ステップＳ８５）、文書管理部３７から通知先電子メールアドレスおよび登録文書もしくはＥＲＲＯＲ信号を含む取得応答を入力し（ステップＳ８６）、次いでＥＲＲＯＲ信号であるか否かを判断する（ステップＳ８７）。ＥＲＲＯＲ信号であれば、文書破棄のための一連の処理を終了する。

ＥＲＲＯＲ信号でない、即ち通知先電子メールアドレスおよび登録文書であれば、登録文書を含む破棄確認メッセージ（電子メール）を作成し（ステップＳ８８）、次いで取得応答に含まれる通知先電子メールアドレスに破棄確認メッセージを送信し（ステップＳ８９）、文書破棄のための一連の処理を終了する。

破棄確認メッセージの電子メールは、ＳＭＴＰ(RFC2829;Simple Mail Transfer Protocol)によってデジタル複合機１１／１２からコンピュータ・ネットワーク１６を通してメールサーバに送信され、利用者のメールボックスに記憶される。なお、送信先のメールサーバのアドレスは、デジタル複合機１１／１２の設置者によって操作パネル部３１からあらかじめ設定される。

（ネットワーク・インタフェース部３９）
ネットワーク・インタフェース部３９は、本デジタル複写機をコンピュータ・ネットワーク１６に接続し、該コンピュータ・ネットワーク１６上の他の装置との通信を可能とする通信手順を実行する。

なお、デジタル複合機１１，１２としては、上記構成のものに限られるものではなく、以下に説明する変形例に係る構成を採ることも可能である。
［変形例１］
変形例１に係るデジタル複合機では、文書登録部３５において受信文書の1ページ目について画像形成を行い、受信文書の1ページ目の体裁およびそこに記載されている情報の概略が解読可能な程度の大きさの縮小画像を生成し、文書登録部３６における先述した受信文書の代わりに、生成した縮小画像を文書管理部３７に出力する。

文書管理部３７では、文書登録部３５で生成された縮小画像を記憶し、取得応答には該縮小画像を含める。文書破棄処理部３８では、文書破棄処理部３８の破棄確認メッセージにおける先述した文書の代わりに、前記縮小画像を破棄確認メッセージのメールに添付する。

この変形例１に係る構成を採ることにより、利用者がどの印刷物が破棄されたのか判別できるようにしながら、同時に、破棄確認メッセージのメールの転送データ量を削減できる。

［変形例２］
変形例２に係るデジタル複合機では、文書破棄処理部３８は、Ｗｅｂサーバとも呼ばれるＨＴＴＰ(RFC2616;HyperText Transport Protocol-HTTP/1.1)サーバ機能と、ＨＴＭＬ(HyperText Markup Language)言語によって記述され、ＨＴＴＰサーバ機能を介してコンピュータ・ネットワーク１６上のコンピュータ１５を始めとする他の装置から取得可能なＷｅｂユーザインタフェース機能とを備えている。

これにより、利用者がコンピュータ１５上のＷｅｂブラウザと呼ばれるアプリケーションからデジタル複合機１１／１２に接続すると、文書破棄処理部３８はユーザインタフェース画面をコンピュータ１５上に表示し、また該ユーザ・インタフェース画面に対して利用者がキーボードやマウスによって行った入力操作を受信する。

該ユーザ・インタフェース画面では、最初に利用者にユーザＩＤの入力を要求し、利用者が自身のユーザＩＤを入力すると、該ユーザＩＤの利用者自身が文書破棄確認を伴うネットワーク・プリントを行い、かつ、まだ文書破棄が完了していないプリント・ジョブの一覧を表示する。

上述したように、デジタル複合機１１，１２と文書破棄装置１３，１４とがネットワーク１６を介して接続されてなる文書管理システムにおいて、デジタル複合機１１／１２で文書を印刷する際に、印刷文書を識別する文書ＩＤを生成し、該文書ＩＤと印刷文書とを関係付けて保持するとともに、前記文書ＩＤから識別マークを作成し、該識別マークを印刷文書と合成して出力する一方、文書破棄装置１３／１４では、印刷物から識別マークを読み取り、該識別マークから文書ＩＤを抽出し、該文書ＩＤをデジタル複合機１１／１２にネットワーク１６を介して通知するとともに、記載されている情報が解読不能な程度に該印刷物を加工する。

そして、デジタル複合機１１／１２では、文書破棄装置１３／１４からネットワーク１６を介して文書ＩＤが通知されると、文書破棄装置１３／１４で文書ＩＤ毎に破棄された印刷物を計数し、利用者に通知するようにする。これにより、印刷処理と破棄処理とを関連付けることができるため、印刷物を配布して所有者が変わった場合にも、印刷物の作成者が、該印刷物の破棄を確認することができるとともに、同じ印刷物を複数部数印刷して配布した場合に、全ての部数が破棄されたか否か確認することができる。また、同じ印刷物を複数部数印刷して配布した場合に、どの印刷物が破棄され、どれがまだ破棄されていないか確認することができる。したがって、印刷物の配布時にどれを誰に配布したかを別に記録しておくことによって、誰に配布した分がまだ破棄されていないかを判別することができる。

なお、上記実施形態においては、情報が記録された媒体を破棄する文書破棄装置１３，１４と、これら文書破棄装置１３，１４とネットワーク１６を介して接続されたデジタル複合機１１，１２とから構成される文書管理システムを前提として説明したが、これに限られるものではなく、文書を印刷する際に、印刷文書を識別する文書ＩＤを生成し、該文書ＩＤと印刷文書とを関係付けて保持する文書記憶手段と、前記文書ＩＤから識別マークを作成し、該識別マークを印刷文書と合成して出力する印刷手段と、印刷物から識別マークを読み取り、該識別マークから文書ＩＤを抽出するとともに、記載されている情報が解読不能な程度に該印刷物を加工する文書破棄手段と、前記文書破棄手段で抽出された文書ＩＤ毎に破棄された印刷物を計数し、利用者に通知する文書破棄確認手段とを備える文書管理システムであれば、上記実施形態に係る文書管理システムと同様の作用効果を得ることができる。

本発明の一実施形態に係る文書管理システムの概略構成図である。本実施形態に係る文書管理システムにおける文書破棄確認を伴う印刷の説明図である。本実施形態に係る文書管理システムにおける印刷物の識別マークの説明図である。文書破棄装置の内部構成の一例を示すブロック図である。画像解析処理部の機能を説明するための動作フロー図である。デジタル複写機の内部構成の一例を示すブロック図である。文書登録部の機能を説明するための動作フロー図である。画像形成部の破棄確認を行わない場合の動作フロー図である。画像形成部の破棄確認を行う場合の動作フロー図である。文書管理部の管理データベースの概略説明図である。文書管理部の登録要求入力の場合の動作フロー図である。文書管理部の更新要求入力の場合の動作フロー図である。文書管理部の取得要求入力の場合の動作フローである。文書破棄処理部の機能を説明するための動作フロー図である。

符号の説明

１１，１２…デジタル複合機、１３，１４…文書破棄装置、１５…コンピュータ、１６…コンピュータ・ネットワーク、２１…スキャナ部、２２…シュレッダー部、２３…画像解析処理部、２４…ネットワーク・インタフェース部、３１…操作パネル部、３２…スキャナ部、３３…プリンタ部、３４…プリントサーバ部、３５…文書登録部、３６…画像形成部、３７…文書管理部、３８…文書破棄処理部、３９…ネットワーク・インタフェース部

Claims

文書を印刷する際に、印刷文書を識別する文書ＩＤを生成し、該文書ＩＤと印刷文書とを関係付けて保持する文書記憶手段と、
前記文書ＩＤ、部番号およびページ番号を含む識別マークを作成し、該識別マークを印刷文書と合成して出力する印刷手段と、
印刷物から識別マークを読み取り、該識別マークから文書ＩＤを抽出するとともに、記載されている情報が解読不能な程度に該印刷物を加工する文書破棄手段と、
前記文書破棄手段で抽出された文書ＩＤに対応する、文書ＩＤ、ページ数および印刷部数を含むエントリの更新時、該エントリの印刷物破棄の進捗状況を示す部番号毎の破棄ページリストを更新し、全ページ破棄されていたら破棄部数カウンタを更新する文書破棄確認手段と
を備えることを特徴とする文書管理システム。
情報が記録された媒体を破棄する文書破棄装置と、前記文書破棄装置とネットワークを介して接続されたデジタル複合機とから構成される文書管理システムであって、
前記文書破棄装置は、印刷物から識別マークを読み取り、該識別マークから文書ＩＤを抽出し、該文書ＩＤを前記デジタル複合機にネットワークを介して通知するとともに、記載されている情報が解読不能な程度に該印刷物を加工し、
前記デジタル複合機は、
文書を印刷する際に、印刷文書を識別する文書ＩＤを生成し、該文書ＩＤと印刷文書とを関係付けて保持する文書記憶手段と、
前記文書ＩＤ、部番号およびページ番号を含む識別マークを作成し、該識別マークを印刷文書と合成して出力する印刷手段と、
前記文書破棄装置からネットワークを介して通知された文書ＩＤに対応する、文書ＩＤ、ページ数および印刷部数を含むエントリの更新時、該エントリの印刷物破棄の進捗状況を示す部番号毎の破棄ページリストを更新し、全ページ破棄されていたら破棄部数カウンタを更新する文書破棄確認手段とを有する
ことを特徴とする文書管理システム。
前記印刷手段は、前記識別マークの近傍に印刷物の部数を示す部番号を印刷する
ことを特徴とする請求項１または２に記載の文書管理システム。
文書を印刷する際に、印刷文書を識別する文書ＩＤを生成し、該文書ＩＤと印刷文書とを関係付けて保持する第１ステップと、
前記文書ＩＤ、部番号およびページ番号を含む識別マークを作成し、該識別マークを印刷文書と合成して出力する第２ステップと、
印刷物から識別マークを読み取り、該識別マークから文書ＩＤを抽出するとともに、記載されている情報が解読不能な程度に該印刷物を加工する第３ステップと、
前記第３ステップで抽出された文書ＩＤに対応する、文書ＩＤ、ページ数および印刷部数を含むエントリの更新時、該エントリの印刷物破棄の進捗状況を示す部番号毎の破棄ページリストを更新し、全ページ破棄されていたら破棄部数カウンタを更新する第４ステップと
を有することを特徴とする文書管理方法。