JP2006099221A - 文書管理システムおよび文書管理方法 - Google Patents

Abstract

【課題】 紙文書を手がかりに、その関連電子文書の管理をより効率よく行うことができる文書管理システムおよび文書管理方法を提供することを課題とする。
【解決手段】 処理手段１１０と記憶手段１２０を含んで構成され、管理対象となる紙文書に印刷された識別子から電子文書を特定し、文書関連付テーブルの検索によって関連電子文書を割り出し、文書読込装置に選択可能に表示させるようにした。
【選択図】 図１

Description

本発明は、紙文書を手がかりに電子文書を管理する文書管理システムおよび文書管理方法に関する。

近年、パーソナルコンピュータなどの情報機器の普及によって、職場や家庭などにおいて、種々の書類を電子文書として作成したり、保存したりする機会が増えている。また、こういった電子文書は、１回の作成で完了せず、必要に応じて何度も修正されることが少なくない。

さらに、特に職場などでは、情報機器においてディレクトリやフォルダなどの保存場所が異なる複数の電子文書を、それぞれ紙文書に印刷してまとめることによって、１つの資料ができあがるということも多い。そこで、従来から、電子文書間の関連付けを行う技術はあった。

たとえば、特許文献１では、複数の文書ファイルから構成される文書ファイル群を複数蓄積し、文書ファイルに修正等の版改訂が行われると、その版ごとに文書ファイル群を管理する技術が開示されている。
特開２００１−８４２４６号公報（段落００１１〜００１３、図３）

しかしながら、特許文献１に開示された技術によれば、電子文書間の関連付けや管理は行うことができても、それらの電子文書に対応する紙文書との対応付けは行っていなかった。そのため、たとえば、１つの資料を構成する複数の電子文書を一度紙文書に印刷して、しばらく時間が経った後に、それらの紙文書のうち一部を手がかりに残りの関連電子文書を知りたい場合などには、情報機器において検索などを行わなくてはならず、不便であった。

本発明は、前記問題点に鑑みてなされたものであり、紙文書を手がかりに、その関連電子文書の管理をより効率よく行うことができる文書管理システムおよび文書管理方法を提供することを課題とする。

前記課題を解決するために、本発明は、管理対象となる紙文書に印刷された識別子から電子文書を特定し、文書関連付テーブルの検索によって関連電子文書を割り出し、文書読込装置に選択可能に表示させるようにした。

本発明によれば、紙文書を手がかりに、その関連電子文書の管理をより効率よく行うことができるようになる。

本発明の実施形態について、適宜図面を参照しながら説明する。まず、図１を用いて構成について説明し、その後、図２以下を用いて動作について説明する。

図１は、実施形態に係る文書管理システムを含む全体構成を示すブロック図である。図１において、サーバ（文書管理システム）１００は、複合機２００および端末３００に、専用回線やＬＡＮ（Local Area Network）などの通信網を介して接続されている。

サーバ１００は、電子文書の保存、電子文書に対する識別子の付与・読取、電子文書間の関連付けなどを行うものであり、処理手段１１０および記憶手段１２０を有している。処理手段１１０は、次のアプリケーションあるいはモジュールを用いて機能するようになっている。

情報付加アプリケーション１１１は、二次元バーコード・電子透かしなどの技術を用いて、電子文書に文書ＩＤと文書バージョンの２つの識別子を埋め込む、つまり付加するものである。文書ＩＤは、電子文書を特定するための識別子であり、また、文書バージョンは、電子文書を更新するたびに１加算する、電子文書のバージョン情報である。

なお、二次元バーコードは、バーコードシンボルキャラクタあるいはそれに相当する情報単位を縦横に二次元的に配置し、従来の一次元バーコードに比べて数十倍の情報密度を有するものである。仮名、漢字、図形、バイナリーコードなどもエンコードでき、タイプとしてはバーコードを積み重ねたようなスタック型や、碁盤の上に石を並べたようなマトリックス型などがある。
電子文書を紙文書に印刷するときに、この二次元バーコードが紙文書の一部（たとえば角の部分）に含まれるようにすれば、紙文書に識別子を付加したことになる。

また、電子透かしは、画像や音声などのデータに、画質や音質にはほとんど影響を与えることなく、特定の情報を埋め込む技術のことである。たとえば、文字の場合は、紙媒体に印刷したときに、それぞれの文字を構成する複数の微小ドットのうち、いくつかを白黒反転などさせることによって、肉眼では認識しにくいレベルで情報を埋め込むことができ、また、専用の検出ソフトを使えば紙媒体からそれらの情報を読み取ることができる。この電子透かしの技術を使っても、紙文書に識別子を付加することができる。

情報読取アプリケーション１１２は、受信した画像データから、埋め込まれている情報である識別子、つまりその電子文書の文書ＩＤと文書バージョンを読み取るアプリケーションである。
インデックス情報管理アプリケーション１１３は、後記するインデックス名テーブルやインデックス情報テーブルを作成したり、それらのテーブルにおいて、特定の電子文書をキーに検索を行ったりするためのアプリケーションである。
複合機連携モジュール１１４は、文書ＩＤと文書バージョンを埋め込んだ電子文書を複合機２００に送信するためのモジュールである。

記憶手段１２０は、メモリやハードディスクなどの記憶装置であり、電子文書保存部１２１、文書属性情報テーブル１２２、インデックス名テーブル１２３およびインデックス情報テーブル１２４を有している。
電子文書保存部１２１は、電子文書を改訂版ごとに保存するものであり、たとえば、ディレクトリやフォルダなどが用いられる。また、電子文書の改訂は、文書の修正などがあったときに行われるものである。

文書属性情報テーブル１２２には、図２に示すように、電子文書の文書ＩＤ、文書バージョンおよび保存先が、関連付けて格納されている。保存先には、ディレクトリやフォルダが示されている。なお、以下、前記した文書ＩＤ、文書バージョンおよび保存先を文書属性情報という。

インデックス名テーブル１２３には、図３に示すように、インデックスＩＤとインデックス名が、関連付けて格納されている。インデックス名は、電子文書を特定するために用いられるものである。
インデックス情報テーブル１２４には、図４に示すように、図３に示したインデックスＩＤ、インデックス情報バージョン、文書順序、図２に示した文書ＩＤおよび図２に示した文書バージョンが、関連付けて格納されている。以下、前記したインデックスＩＤ、インデックス情報バージョン、文書順序、文書ＩＤおよび文書バージョンをインデックス情報という。

インデックス情報バージョンは、インデックスＩＤごとに付与されるバージョン情報であり、そのインデックスＩＤを有するインデックス情報内の電子文書が１つでも更新された場合には、連動して１加算されるものである。

文書順序は、同一のインデックスＩＤのインデックス情報において、電子文書の順序を特定するものである。これは、たとえば、複合機２００で読み込まれた電子文書の順序と同一に作成してもよいし、また、一度作成した後に、端末３００などを操作することによって変更してもよい。そして、電子文書を印刷する場合には、この文書順序にしたがって印刷することによって、ひとまとまりの資料を順番通りに印刷することができて、便利である。

図１に戻って、複合機２００は、文書印刷装置２１０、文書読込装置２２０および文書管理システム連携モジュール２３０を有している。なお、文書印刷装置２１０と文書読込装置２２０は、複合機２００に組み込まれているが、それぞれ別個独立の構成であってもよい。

文書印刷装置２１０は、たとえば、コピー機やプリンタなどである。
文書読込装置２２０は、表示部２２１、入力部２２２、読込部２２３を有しており、たとえば、スキャナやＦＡＸ機などである。
表示部２２１は、たとえば、ディスプレイなどであり、入力部２２２は、たとえば、操作ボタンである。読込部２２３は、紙文書を読み込むものである。

文書管理システム連携モジュール２３０は、文書読込装置２２０の読込部２２３から読み込まれた紙文書の画像データをサーバ１００へ送信する。
端末３００は、この電子文書管理システムの利用者が、電子文書の作成、更新、印刷命令などを行う情報機器であり、たとえば、パーソナルコンピュータである。

次に、前記したサーバ１００を含む全体システムの動作について、説明する。ここでは、識別子を付加した紙文書から関連文書を特定し、印刷する場合を例にして、図１などを適宜参照しながら説明する。

まず、識別子を付加した紙文書の印刷について、図５のサーバ１００の処理に沿って説明する。
まず、利用者は、端末３００を操作し、印刷対象電子文書についての印刷を要求する。そうすると、端末３００は、その電子文書、文書ＩＤ、文書バージョンおよび保存先をサーバ１００に送信し、Ｓ１０１において、サーバ１００は、端末３００から、電子文書、文書ＩＤ、文書バージョンおよび保存先を受信する。これにより、サーバ１００は、電子文書を記憶手段１２０の電子文書保存部１２１に保存し、文書ＩＤ、文書バージョンおよび保存先を文書属性情報テーブル１２２に保存する。
Ｓ１０２において、サーバ１００の処理手段１１０は、情報付加アプリケーション１１１を用いて、Ｓ１０１で受信した文書属性情報のうち、文書ＩＤと文書バージョンを抽出する。

Ｓ１０３において、サーバ１００の処理手段１１０は、情報付加アプリケーション１１１を用いて、Ｓ１０２で抽出した文書ＩＤと文書バージョンを、電子文書に付加する。この付加は、たとえば、二次元バーコードや電子透かしなどの技術を用いる。
Ｓ１０４において、サーバ１００の処理手段１１０は、複合機連携モジュール１１４を用いて、Ｓ１０３で文書ＩＤと文書バージョンが付加された電子文書を、複合機２００に送信する。これにより、複合機２００の文書印刷装置２１０は、受信した電子文書を紙文書に印刷する。このようにして、紙文書に文書ＩＤと文書バージョンが埋め込まれ、次の処理が行われることになる。

次に、紙文書を手がかりに、電子文書に関する関連付けテーブルであるインデックス名テーブルとインデックス情報テーブルを作成する場合の動作を、図６のサーバ１００の処理に沿って説明する。

まず、利用者は、前記したＳ１０１からＳ１０４までの処理により文書ＩＤと文書バージョンの情報が埋め込まれた紙文書を、複合機２００の文書読込装置２２０の読込部２２３に、スキャニングにて読み込ませる。そうすると、複合機２００は、文書管理システム連携モジュール２３０を用いて、読込部２２３のスキャニングによって得られた紙文書の画像データを、スキャニングした順序（ここでは図４に示した文書ＩＤ「f001」、「f002」、「f003」の順）によりサーバ１００に送信し、Ｓ２０１において、サーバ１００は、それらの画像データを複合機２００でスキャニングされた順に受信する。この受信順が、図４に示したインデックス情報テーブル１２４上で、それらの文書の文書順序として保存される。

Ｓ２０２において、サーバ１００の処理手段１１０は、情報読取アプリケーション１１２を用いて、Ｓ２０１で受信した画像データから、その画像データに埋め込まれている文書ＩＤと文書バージョンを読み取る。
Ｓ２０３において、サーバ１００の処理手段１１０は、読み取った文書ＩＤと文書バージョンとに関連付けられている保存先を、図２の文書属性情報テーブル１２２から読み出して取得し、Ｓ２０４において、サーバ１００の処理手段１１０は、その保存先から対象の電子文書を特定する。
Ｓ２０５において、サーバ１００の処理手段１１０は、Ｓ２０２で読み取った文書ＩＤおよび文書バージョンと文書順序を、複合機２００に送信する。その後、複合機２００の表示部２２１では、図７に示すインデックス名設定画面を表示し、利用者は入力部２２２によってインデックス名（ここでは「Ａ２提案書」）を入力する。
Ｓ２０６において、サーバ１００は、複合機２００から送られてきたインデックス名を受信する。

Ｓ２０７において、サーバ１００の処理手段１１０は、インデックス情報管理アプリケーション１１３を用いて、文書順序、文書ＩＤ、文書バージョンおよびインデックス名を用いて、図３のインデックス名テーブル１２３と図４のインデックス情報テーブル１２４を作成し、保存する。
具体的には、図３のインデックス名テーブル１２３は、最下段において、新規インデックスＩＤの「I004」が設けられ、インデックス名として「Ａ２提案書」が記入される。
また、図４のインデックス情報テーブル１２４は、下段に、新規インデックスＩＤの「I004」が３段分設けられ、文書順序、文書ＩＤおよび文書バージョンにはそれぞれ該当する情報が入り、また、インデックスＩＤの「I004」は新規作成であるので、インデックス情報バージョンには「１」が記入される。

次に、端末３００で電子文書を編集、つまり、バージョンアップした場合の、インデックス情報のインデックス情報バージョンの管理について、図８（ａ）のサーバ１００の処理に沿って説明する。なお、ここでは、文書ＩＤが「f002」の電子文書がバージョンアップ（更新）された場合について説明する。

まず、利用者は端末３００によって電子文書の更新を行い、端末３００は更新された電子文書と文書属性情報である文書ＩＤ、文書バージョンおよび保存先をサーバ１００に送信する。
Ｓ３０１において、サーバ１００は、端末３００から、更新された電子文書、文書ＩＤ、文書バージョンおよび保存先を受信する。

Ｓ３０２において、サーバ１００の処理手段１１０は、更新された電子文書を電子文書保存部１２１に保存し、また、文書ＩＤ、文書バージョンと保存先を図８（ｂ）の文書属性情報テーブル１２２に保存する。ここでは、最下段に、文書ＩＤが「f002」の電子文書に関する情報が記入されている。

Ｓ３０３において、サーバ１００の処理手段１１０は、インデックス情報管理アプリケーション１１３を用いて、図８（ｃ）のインデックス情報テーブル１２４において、更新された電子文書を含むインデックス情報があるかを確認する。

Ｓ３０３でインデックス情報があった場合、Ｓ３０４において、サーバ１００の処理手段１１０は、インデックス情報管理アプリケーション１１３を用いて、新しいバージョンのインデックス情報を作成、保存する。ここでは、具体的には、文書ＩＤが「f002」の電子文書を更新しているので、「f002」の文書ＩＤを有するインデックス情報のインデックスＩＤ「I004」と同一のインデックスＩＤのインデックス情報に関して、すべて、インデックス情報バージョンを「１」から「２」に書き換えたものを、インデックス情報テーブル１２４の下段に追加する（この場合３段分）。そして、その３段のインデックス情報のうち、文書ＩＤが「f002」の電子文書のインデックス情報についてのみ、文書バージョンを「１」から「２」に書き換えておく。
Ｓ３０３でインデックス情報がなかった場合、サーバ１００は処理を終了する。

続いて、端末３００で電子文書を破棄した場合の、インデックス情報のインデックス情報バージョンの管理について、図９（ａ）のサーバ１００の処理に沿って説明する。なお、ここでは、文書ＩＤが「f001」の電子文書を破棄した場合について説明する。

まず、利用者は端末３００によって電子文書の破棄を行い、端末３００は破棄された電子文書の文書ＩＤ、文書バージョンおよび保存先をサーバ１００に送信する。
Ｓ３１１において、サーバ１００は、端末３００から、破棄された電子文書の文書ＩＤ、文書バージョンおよび保存先を受信する。

Ｓ３１２において、サーバ１００の処理手段１１０は、当該電子文書を電子文書保存部１２１から削除し、また、文書ＩＤ、文書バージョンおよび保存先を、図８（ｂ）の文書属性情報テーブル１２２から削除する。その結果、図９（ｂ）の文書属性情報テーブル１２２のように、文書ＩＤが「f001」の電子文書の文書属性情報が削除されている。
Ｓ３１３において、サーバ１００の処理手段１１０は、インデックス情報管理アプリケーション１１３を用いて、図８（ｃ）のインデックス情報テーブル１２４において、当該電子文書を含むインデックス情報があるかを確認する。ここでは、文書ＩＤが「f001」のインデックス情報は、２段分（インデックスＩＤが「I001」と「I004」）ある。

Ｓ３１３でインデックス情報があった場合、Ｓ３１４において、サーバ１００の処理手段１１０は、インデックス情報管理アプリケーション１１３を用いて、該当するインデックス情報のインデックス情報バージョンをすべて０に書き換える。具体的には、文書ＩＤが「f001」の電子文書を破棄したので、「f001」の文書ＩＤを有するインデックス情報のインデックスＩＤ（「I001」と「I004」）と同一のインデックスＩＤのインデックス情報に関して、すべて、インデックス情報バージョンを「０」に書き換える。

この場合、たとえば、文書ＩＤが「f001」、文書バージョンが「１」の電子文書を破棄するとき、もし、文書ＩＤが「f001」、文書バージョンが２以上の電子文書があったとすると、それら同一文書ＩＤで文書バージョンが異なる電子文書に関してまで、該当するインデックス情報バージョンを「０」に書き換えるかどうかは、インデックス情報管理アプリケーション１１３などによって適宜設定することができる。
Ｓ３１３でインデックス情報がなかった場合、サーバ１００は処理を終了する。

次に、紙文書を手がかりにして関連電子文書の印刷などを行う場合の動作を、図１を適宜参照ながら、図１０（ａ）のサーバ１００の処理に沿って説明する。なお、ここでは、文書ＩＤが「f001」、文書バージョンが「１」の紙文書を手がかりにした場合について説明する。

まず、利用者は、紙文書を、複合機２００の文書読込装置２２０の読込部２２３でスキャニングにより読み込ませる。そうすると、複合機２００は、スキャニングによって得た画像データを、文書管理システム連携モジュール２３０を用いて、サーバ１００に送信する。

Ｓ４０１において、サーバ１００は、画像データを複合機２００から受信する。
Ｓ４０２において、サーバ１００の処理手段１１０は、情報読取アプリケーション１１２を用いて、画像データから文書ＩＤと文書バージョンを読み取る。

Ｓ４０３において、サーバ１００の処理手段１１０は、インデックス情報管理アプリケーション１１３を用いて、図８（ｃ）のインデックス情報テーブル１２４において、その文書ＩＤと文書バージョンの両方を含むインデックス情報を検索する。ここでは、文書ＩＤが「f001」、文書バージョンが「１」であるインデックス情報は、インデックスＩＤが「I001」と「I004」のものであり、さらに、インデックスＩＤが「I004」のものはインデックス情報バージョンが「１」のものと「２」のものの２通りがある。

Ｓ４０４において、サーバ１００の処理手段１１０は、Ｓ４０３で検索されたインデックス情報と、図８（ｃ）のインデックス名テーブル１２３を参照することで得られるそのインデックス情報に対応するインデックス名を、複合機２００に送信する。この場合、インデックス名は、「Ａ１提案書」と「Ａ２提案書」の２つである。

次に、複合機２００は、文書読込装置２２０の表示部２２１に、受信したインデックス情報とインデックス名を、印刷する電子文書の候補として表示する。その表示画面の例は、図１１に示す通りであり、まず、（１）でインデックス名を選択することができる。そして、この例の場合、Ａ１提案書に対応するインデックスＩＤ「I001」のインデックス情報バージョンは「１」しかないが、Ａ２提案書に対応するインデックスＩＤ「I004」のインデックス情報バージョンは「１」と「２」の２通りがあるので、その場合は（２）によって、いずれかのインデックス情報バージョンを選択することができる。そして、（２）で選択したインデックス情報バージョンの種類によって、それに対応する電子文書が（３）に表示され、利用者は印刷したい電子文書にマークをする。

続いて、複合機２００は、図１１の選択画面で利用者が選択した情報（以下「選択情報」と記載）を、文書管理システム連携モジュール２３０を用いて、サーバ１００に送信する。なお、選択情報とは、印刷する電子文書を特定できるものであればよく、たとえば、印刷する電子文書に対応する文書ＩＤと文書バージョンであってもよいし、また、インデックスＩＤとインデックス情報バージョンであってもよい。

Ｓ４０５において、サーバ１００は、選択情報を、複合機２００から受信する。
そして、サーバ１００の処理手段１１０は、受信した選択情報に基づいて、必要に応じて図８（ｃ）のインデックス情報テーブル１２４を参照することで、印刷する電子文書の文書ＩＤと文書バージョンを取得し、Ｓ４０６において、図１０（ｂ）の文書属性情報テーブル１２２を参照して各電子文書の保存先を取得することで、電子文書を特定する。

Ｓ４０７において、サーバ１００の処理手段１１０は、複合機連携モジュール１１４を用いて、特定された電子文書を複合機２００に送信する。また、このとき、図８（ｃ）のインデックス情報テーブル１２４の文書順序の順番で、電子文書を送信するようにしてもよい。これにより、複合機２００の文書印刷装置２１０は、受信した電子文書を印刷する。

以上の動作を行うことで、利用者は、紙文書を文書読込装置２２０に読み込ませることで、その紙文書に対応する電子文書に新しいバージョンがあることや、その紙文書に関連する電子文書について、すぐに知ることができる。また、希望する電子文書を容易に選択、印刷することができ、その印刷順序も本来のひとまとまりの資料の順序とすることができる。

また、利用者が紙文書を文書読込装置２２０の読込部２２３に読み込ませた場合、その紙文書に対応する電子文書が破棄されているとき、つまり、図１０のＳ４０３による検索を行って、図９（ｃ）のインデックス情報テーブル１２４にあるようにインデックス情報バージョンが０であったときには、文書読込装置２２０の表示部２２１に「その文書は破棄されています」などの表示をするようにしておけば、利用者はその破棄の事実をすぐに知ることができる。

以上で実施形態の説明を終えるが、本発明の態様はこれらに限定されるものではない。たとえば、電子文書に識別子を付加するための技術は、二次元バーコードや電子透かしでなくても、一次元バーコードなど別の技術であってもよい。また、紙文書を手がかりにして関連電子文書の印刷を行う場合だけでなく、紙文書を手がかりにして関連電子文書を他の情報機器などへ送信する場合、さらに、電子文書の関連状態を知りたいだけの場合などにも適用できる。その他、具体的な構成について、本発明の趣旨を逸脱しない範囲で適宜変更が可能である。

実施形態に係る文書管理システムを含む全体構成を示すブロック図である。 文書属性情報テーブルを表わす図である。 インデックス名テーブルを表わす図である。 インデックス情報テーブルを表わす図である。 文書ＩＤと文書バージョンを付加した紙文書の印刷をする場合のサーバの処理を表わすフローチャートである。 インデックス名テーブルとインデックス情報テーブルを作成する場合のサーバの処理を表わすフローチャートである。 文書読込装置でインデックス名を設定する場合の画面表示である。 インデックス情報のバージョン管理（電子文書更新時）を行う場合の、（ａ）サーバの処理、（ｂ）文書属性情報テーブル、（ｃ）インデックス情報テーブル、を表わす図である。 インデックス情報のバージョン管理（電子文書破棄時）を行う場合の、（ａ）サーバの処理、（ｂ）文書属性情報テーブル、（ｃ）インデックス情報テーブル、を表わす図である。 紙文書を手がかりにして関連電子文書の印刷を行う場合の、（ａ）サーバの処理、（ｂ）文書属性情報テーブル、を表わす図である。 紙文書を手がかりにして関連電子文書の印刷を行う場合の、電子文書の選択画面である。

符号の説明

１００ サーバ
１１０ 処理手段
１１１ 情報付加アプリケーション
１１２ 情報読取アプリケーション
１１３ インデックス情報管理アプリケーション
１１４ 複合機連携モジュール
１２０ 記憶手段
１２１ 電子文書保存部
１２２ 文書属性情報テーブル
１２３ インデックス名テーブル
１２４ インデックス情報テーブル
２００ 複合機
２１０ 文書印刷装置
２２０ 文書読込装置
２２１ 表示部
２２２ 入力部
２２３ 読込部
２３０ 文書管理システム連携モジュール
３００ 端末

Claims (10)

1. 記憶手段と処理手段とを含む文書管理システムであって、
   前記記憶手段は、外部端末から受信した電子文書を保存する電子文書保存部と、前記電子文書保存部における前記電子文書の保存先と前記電子文書特定用の識別子とを関連付ける文書属性情報テーブルと、複数の前記電子文書を前記識別子によって関連付けてグループ化する文書関連付テーブルとを有し、
   前記処理手段は、管理対象となる紙文書に印刷された前記識別子を含む当該紙文書を読み込んだ文書読込装置から受信した当該紙文書の画像データに含まれる前記識別子を読み取り、当該識別子から特定される前記電子文書の属するグループを前記文書関連付テーブルの検索によって特定し、特定した当該グループに属する前記電子文書の前記識別子を前記文書読込装置に送信して選択可能に表示させることを特徴とする文書管理システム。
2. 前記処理手段は、前記文書読込装置から前記画像データを受信した場合に、前記文書関連付テーブルの内容を更新し、前記画像データの受信順序を前記グループ内の文書順序として前記文書関連付テーブルに記憶させ、前記文書読込装置から受信した前記電子文書の選択情報に基づいて印刷をするときに文書印刷装置に前記電子文書を前記文書順序にしたがって送信することを特徴とする請求項１に記載の文書管理システム。
3. 前記識別子には、前記電子文書を特定する文書ＩＤと、前記電子文書が前記端末で編集されるたびに更新される文書バージョンが含まれており、
   前記処理手段は、前記外部端末から特定の前記電子文書について前記文書ＩＤおよび前記文書バージョンとを受信したときに、受信した前記文書ＩＤおよび前記文書バージョンを前記文書属性情報テーブルに登録することを特徴とする請求項１または請求項２に記載の文書管理システム。
4. 前記処理手段は、前記電子文書の前記グループごとに同一に与えるグループバージョンを前記文書関連付テーブルに記憶させ、前記グループ内のいずれかの前記電子文書の前記文書バージョンが更新されたときに前記グループバージョンを更新することを特徴とする請求項３に記載の文書管理システム。
5. 前記処理手段は、前記外部端末からの要求により前記電子文書保存手段から前記電子文書を削除する場合に、前記文書関連付テーブルにおいて削除する前記電子文書が属する前記グループの前記グループバージョンを特定内容に書き換え、前記文書読込装置から受信した前記画像データに対応する前記電子文書が前記特定内容に書き換えられた前記グループに属するいずれかの前記電子文書であったときに前記文書読込装置に対して削除済みの旨の表示を行うことを要求することを特徴とする請求項４に記載の文書管理システム。
6. 記憶手段と処理手段とを含む文書管理システムにおける文書管理方法であって、
   前記記憶手段は、外部端末から受信した電子文書を保存する電子文書保存部と、前記電子文書保存部における前記電子文書の保存先と前記電子文書特定用の識別子とを関連付ける文書属性情報テーブルと、複数の前記電子文書を前記識別子によって関連付けてグループ化する文書関連付テーブルとを有し、
   前記処理手段が、管理対象となる紙文書に印刷された前記識別子を含む当該紙文書を読み込んだ文書読込装置から受信した当該紙文書の画像データに含まれる前記識別子を読み取るステップと、当該識別子から特定される前記電子文書の属するグループを前記文書関連付テーブルの検索によって特定するステップと、特定した当該グループに属する前記電子文書の前記識別子を前記文書読込装置に送信して選択可能に表示させるステップとを実行することを特徴とする文書管理方法。
7. 前記処理手段が、前記文書読込装置から前記画像データを受信した場合に、前記文書関連付テーブルの内容を更新するステップと、前記画像データの受信順序を前記グループ内の文書順序として前記文書関連付テーブルに記憶させるステップと、前記文書読込装置から受信した前記電子文書の選択情報に基づいて印刷をするときに文書印刷装置に前記電子文書を前記文書順序にしたがって送信するステップとを実行することを特徴とする請求項６に記載の文書管理方法。
8. 前記識別子には、前記電子文書を特定する文書ＩＤと、前記電子文書が前記端末で編集されるたびに更新される文書バージョンが含まれており、
   前記処理手段が、前記外部端末から特定の前記電子文書について前記文書ＩＤおよび前記文書バージョンとを受信したときに、受信した前記文書ＩＤおよび前記文書バージョンを前記文書属性情報テーブルに登録するステップを実行することを特徴とする請求項６または請求項７に記載の文書管理方法。
9. 前記処理手段が、前記電子文書の前記グループごとに同一に与えるグループバージョンを前記文書関連付テーブルに記憶させるステップと、前記グループ内のいずれかの前記電子文書の前記文書バージョンが更新されたときに前記グループバージョンを更新するステップとを実行することを特徴とする請求項８に記載の文書管理方法。
10. 前記処理手段が、前記外部端末からの要求により前記電子文書保存手段から前記電子文書を削除する場合に、前記文書関連付テーブルにおいて削除する前記電子文書が属する前記グループの前記グループバージョンを特定内容に書き換えるステップと、前記文書読込装置から受信した前記画像データに対応する前記電子文書が前記特定内容に書き換えられた前記グループに属するいずれかの前記電子文書であったときに前記文書読込装置に対して削除済みの旨の表示を行うことを要求するステップとを実行することを特徴とする請求項９に記載の文書管理方法。

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