JP2004310293A - 印刷物管理方法及びシステム - Google Patents

Abstract

【課題】あらゆる印刷物を電子的に且つ論理的に管理しながら印刷物を物理的に検索することができる方法を提供することにある。
【解決手段】プリンタなどで電子ファイルを印刷する用紙として、超小型のＲＦＩＤタグ（無線タグ）が取り付けられた印刷用紙を使用し、印刷時に、印刷者、印刷日時、印刷目的、件名などの印刷物情報をＲＦＩＤタグまたは該タグとネットワークを介して通信し得るデータベースに書き込み、また、印刷物を配布する際に、配布者、所有者、配布日時，配布場所などの配布情報をＲＦＩＤタグまたはデータベースに追記し、ＲＦＩＤタグまたはデータベースに書き込まれた印刷物情報や配布情報に基づいた印刷物の検索を可能にする。
【選択図】 図２

Description

【０００１】
【発明の属する技術分野】
本発明は印刷物管理方法及びシステムに関するものである。
【０００２】
【従来技術】
従来、印刷物を管理するには、件名ごとにファイリングする手段があったが、目録などで管理するしかなく、印刷物の検索には時間がかかることが多かった。また、このようにファイリングや目録などで管理したとしても、いつ頃、何処で、誰から、何の目的で入手したかというコンテキストなどに従って印刷物を検索することは困難であった。
また、電子透かし技術等を用いて印刷物等のコンテンツに、コンテンツＩＤ情報を記録するとともに、コンテンツＩＤとその所有者情報をデータベースで管理し、流通するコンテンツから読み出したコンテンツＩＤに基づいてデータベースデータを検索してその所有者情報を得ることができるようにしたコンテンツ管理方法もある（例えば、特許文献１参照）。しかし、この方法でも、いつ頃、何処で、誰から、何の目的で入手したか等のコンテキスト情報に基づいてコンテンツを検索することは困難である。また、この方法では、データベースに記録されているコンテンツＩＤと実際に印刷物になったコンテンツの位置を関係付けることはできない。
【０００３】
【特許文献１】
特開２００２−７４０２４号公報
【０００４】
【発明が解決しようとする課題】
本発明の目的は、あらゆる印刷物を電子的に且つ論理的に管理しながら印刷物を物理的に検索することができる方法及びシステムを提供することにある。
【０００５】
【課題を解決するための手段】
本発明の印刷物管理方法及びシステムでは、この目的を達成するために、プリンタなどで電子ファイルを印刷する用紙として、当該用紙を一意に識別するＩＤ情報が記録されたメモリ領域及び外部機器との通信手段を持つデバイスが取り付けられた用紙を使用し、印刷時に、印刷者、印刷日時、印刷目的、件名などの印刷物情報を、前記用紙に取り付けられた前記デバイスに書き込み、あるいは、ネットワークを介して印刷物管理機構のデータベースに書き込み、
また、印刷物を配布する際に、配布者、所有者、配布日時，配布場所などの配布情報を該印刷物に取り付けられた前記デバイスに追記し、あるいは、ネットワークを介して前記データベースに追記し、
ユーザは、前記デバイスに書き込まれた印刷物情報や配布情報、あるいは、前記データベースに書き込まれた印刷物情報や配布情報に基づいて、前記デバイスに当該情報を保持する印刷物、あるいは、前記デバイスに当該情報に該当するＩＤ情報を保持する印刷物を物理的に検索することができることを特徴とする。
【０００６】
この方法及びシステムによれば、印刷物が配布される前は、印刷者，印刷日時、印刷目的、件名などのコンテキスト情報から、また印刷物が配布された後は、配布者、所有者、配布日時，配布場所などのコンテキスト情報、即ち何時、何処で、誰から誰に所有者が変更したかなどの情報に基づいて印刷物の検索が可能となり、物理的な印刷物の速やかな発見が可能となる。
【０００７】
また、用紙に付帯する前記デバイスには、当該用紙を一意に識別するＩＤ情報のみが予め格納され、印刷の際に、印刷者、印刷日時、印刷目的，件名などの印刷物情報を、前記デバイスに書き込む代わりに、ネットワークを介して印刷物管理機構のデータベースに書き込む場合には、前記デバイスとして極めて小さなメモリ容量の安価なＲＦＩＤタグを使用することができる。
【０００８】
【発明の実施の形態】
実施例１
図１は本発明の印刷物管理方法を実施するシステムの第１の実施例の構成を示す。図中、１は印刷用紙であり、１１は印刷用紙に取り付けられたメモリ領域及び外部機器との通信手段を有するデバイスであり、このデバイスには当該用紙を一意に識別するＩＤ情報が格納されている。このデバイスとしては、例えばＲＦＩＤタグが好適である。ＲＦＩＤタグは、例えば２ｍｍ角以下のような極めて小さく薄い無線通信ＩＣチップを内蔵し、チップ内のメモリに格納されたＩＤ情報等のデータを読み出し外部に発信したり、外部からのデータを受信し書き込むことができるものであり、このような超小型のＲＦＩＤタグは印刷用紙に埋め込んだり、貼り付けることができる。２はＲＦＩＤタグに情報を読み書きするリーダ／ライタである。３はプリンタであり、パーソナルコンピュータ（以下パソコンと略称する）などで作成された電子ファイルなどを印刷用紙１に印刷する印刷機能部３１と、印刷時に、印刷者、印刷日時、印刷目的、件名などの印刷物情報をリーダ／ライタ２を介してＲＦＩＤタグに書き込む印刷物情報記入機能部３２を具備する。４は、印刷物の配布時に、リーダ／ライタ２に接続して、配布者、所有者（配布先）、配布日時、配布場所などの配布情報をＲＦＩＤタグ１１に追記する配布情報追記手段であり、配布情報保持部４１を有し、例えば個人認識情報や位置情報を発信する携帯型パソコンや、携帯電話や、ＰＤＡのような携帯情報端末を利用することができる。５は印刷物検索手段であり、検索テーブル５１を有し、例えばパソコンなどで実現される。６は印刷物のＲＦＩＤタグ内の情報を読み取るセンサ手段である。
【０００９】
本例では、プリンタ３がその印刷機能部３１で印刷用紙１にパソコンなどで作成された電子ファイルなどを印刷するとき、その印刷物情報記入機構３２が、印刷者（作成者）、印刷日時、印刷目的、件名などの印刷物情報を、リーダ／ライタ２を介して、当該印刷用紙に埋め込まれた一意のＩＤ情報を有するＲＦＩＤタグ１１に書き込む。
【００１０】
また、この印刷物を例えば会議室などで配布するときは、各参加者は、追記手段４として例えば個人認識情報や位置情報を発信する携帯電話５を利用し、これをリーダ／ライタ２に接続して、配布された印刷物のＲＦＩＤタグ１１に、配布者、所有者、配布日時、配布場所などの配布情報、即ち何時、何処で、誰から誰に所有者が変更したかなどを追記する。
【００１１】
このような印刷物情報や配布情報が書き込まれたＲＦＩＤタグを有する印刷物は、パソコンなどの検索手段５によりコンテキスト情報に基づいて次のように容易に検索することができる。検索手段５は、検索キーワードの入力時に、これらの印刷物が保管された室内の書類棚のような保管場所の種々の位置や各書類ケースに配置されたセンサ６により、室内に保管されているすべての印刷物のＲＦＩＤタグ内のＩＤ情報と印刷物情報や配布情報を読み取り、各センサで読み取られた印刷物のＩＤ情報と印刷物情報や配布情報をセンサ別に検索テーブル５１に書き込み、該検索テーブル５１に基づいて、入力された例えばいつ頃，誰から入手したかというコンテキスト情報に該当するＩＤ情報を特定し、該ＩＤ情報を有するＲＦＩＤタグを検出するセンサに対応する印刷物の保管場所に設けられたランプやＬＥＤを発光させたり、センサが検出した該ＩＤ情報を有するＲＦＩＤタグの位置を、検索手段となるパソコンなどの画面に、物理空間と対応する仮想空間内に表現することで、印刷物の位置を表示することができる。
【００１２】
また、検索手段５は、検索キーワードの入力時に、保管室内の保管場所に沿って移動するセンサ６により、室内に保管されている印刷物のＲＦＩＤタグ内のＩＤ情報と印刷物情報や配布情報を順次に読み取り、各センサ位置において読み取られた印刷物のＩＤ情報と印刷物情報や配布情報をセンサ位置別に検索テーブル５１に書き込み、該検索テーブル５１に基づいて、入力された例えばいつ頃，誰から入手したかというコンテキスト情報に該当するＩＤ情報を特定し、該ＩＤ情報を有するＲＦＩＤタグを検出するセンサ位置に対応する印刷物の保管場所に設けられたランプやＬＥＤを発光させたり、センサが検出した該ＩＤ情報を有するＲＦＩＤタグの位置を、検索手段となるパソコンなどの画面に、物理空間と対応する仮想空間内に表現することで、印刷物の位置を表示することもできる。
【００１３】
尚、図では、便宜上印刷物の印刷場所と配布場所と検索場所を同一としてあるが、実際には異なる点に注意されたい。
【００１４】
実施例２：
図２は本発明の印刷物管理方法を実施するシステムの第２の実施例の構成を示し、図１と同一の構成要素は図１と同一の符号で示す。
本例では、プリンタ３により印刷機能部３１で印刷用紙１にパソコンなどで作成された電子ファイルなどを印刷するとき、印刷者（作成者）、印刷日時、印刷目的、件名などの印刷物情報を当該用紙に埋め込まれた一意のＩＤ情報を有するＲＦＩＤタグ１１に書き込む代わりに、プリンタからネットワークを介して印刷物管理機構７のデータベース７１に当該ＲＦＩＤタグのＩＤ情報とともに書き込む。
【００１５】
また、この印刷物を例えば会議室などで配布するとき、各参加者は追記手段４として例えば個人認識情報や位置情報を発信する携帯型パソコンや、携帯電話や、ＰＤＡのような携帯情報端末を利用し、これをリーダ／ライタ２に接続して、配布された印刷物のＲＦＩＤタグのＩＤ情報を読み取るとともに、印刷物管理機構７のデータベース７１にアクセスし、該ＩＤ情報に対応するデータベースのメモリ領域に、配布者、所有者、配布日時、配布場所などの配布情報、即ち何時、何処で、誰から誰に所有者が変更したかなどを追記する。
【００１６】
このようなＲＦＩＤタグを有する印刷物は、パソコンなどの検索手段５によりコンテキスト情報に基づいて次のように容易に検索することができる。検索手段５は、検索キーワードの入力時に、これらの印刷物が保管された室内の書類棚のような保管場所の種々の位置や各書類ケースに配置されたセンサ６により、あるいは、保管室内の保管場所に沿って移動するセンサ６により、室内に保管されている印刷物のＲＦＩＤタグ内のＩＤ情報を該印刷物の格納位置情報とともに読み取り、検索テーブル５１に書き込むとともに、入力された例えばいつ頃，誰から入手したかというコンテキスト情報に基づいて印刷物管理機構７のデータベース７１を検索し、該コンテキスト情報に該当するＩＤ情報を決定し、該ＩＤ情報に基づいて検索テーブル５１から、当該コンテテキスト情報に該当するＩＤ情報を保持するＲＦＩＤタグが取り付けられた印刷物の物理的な格納位置を検索し、該印刷物の保管場所に設けられたランプやＬＥＤを発光させたり、データベースと検索テーブルとから検索された入力コンテキスト情報に該当するＩＤ情報を有するＲＦＩＤタグの位置を、検索手段となるパソコンなどの画面に、物理空間と対応する仮想空間内に表現することで、印刷物の位置を表示することができる。
【００１７】
尚、この図でも、便宜上印刷物の印刷場所と配布場所と検索場所を同一としてあるが、実際には異なる点に注意されたい。
【００１８】
図３は本発明の印刷物管理方法を実施するシステムの第３の実施例の構成を示す。本例は、２つの異なる局所空間Ａ及びＢに設けられた図２に示す印刷物管理システムを仲介機構８により管理することにより、複数の局所空間内の印刷物を管理するものである。
本例では、仲介機構８は、印刷物管理機構７Ａ及び７Ｂとネットワークを介して通信し、局所空間Ａ及びＢ内の印刷物のＩＤ情報と印刷物情報や配布情報が書き込まれたデータベース７１Ａ及び７１Ｂを管理するデータベース８１を備える。
従って、本例システムによれば、例えば、局所空間Ａで印刷された作成者ａの印刷物が局所空間Ｂのユーザｂに渡り、局所空間Ｂ内の書類棚に格納されていても、作成者ａはユーザｂに配布したという作成者ａが記憶するコンテキスト情報に基づいて、検索機構５Ａから仲介機構８のデータベース８１にアクセスすることにより捜している印刷物が局所空間Ｂにあることを検索することができる。
【００１９】
尚、本例では、仲介機構が管理する複数の印刷物管理機構のデータベースを保持しているが、仲介機構はこのようなデータベースを保持せずに、ユーザにより入力されたコンテキスト情報を他のユーザの印刷物管理機構内のデータベースに通知し、当該データベースを検索し、その結果を入力検索機構に送るようにすることもできる。
【００２０】
同様に、複数の局所空間に設けられた図１に示す印刷物管理システムを仲介機構により管理することにより、複数の局所空間内の印刷物を管理することもできること勿論である。
【００２１】
尚、上述した実施例では、印刷用紙に取り付けられたＲＦＩＤタグに印刷物情報やＩＤ情報を書き込んでいるが、ＲＦＩＤタグは複数枚の印刷物からなる文書のクリップなどの留め具に取り付け、これに印刷物情報を書き込むこともできる。
【００２２】
また、本発明は印刷物をコピーして配布する場合にも適用することができ、この場合には、印刷物をコピーするとき、コピー機の印刷物情報記入機能により、配布者（複写者）、所有者（配布先）、配布日時（複写日時），配布場所（複写場所）などの配布情報を、リード／ライタを介して、複写物に取り付けられたＲＦＩＤタグまたは印刷物管理機構のデータベースに書き込むこともできる。この場合には、複写物を配布者（複写者）、所有者（配布先）、配布日時（複写日時），配布場所（複写場所）などの配布情報に基づいて検索することができる。
【００２３】
また、上述した本発明の第２の実施例では、ＲＦＩＤタグに、ＩＤ情報に加えて印刷物管理機構のデータベースのネットワークアドレスも格納し、印刷物の配布時や検索時に、追記手段や検索手段が印刷物に取り付けられたＲＦＩＤタグからデータベースのネットワークアドレスを読み出して、データベースに自動的にアクセス可能にすることもできる。
【００２４】
また、印刷物をシュレッダーにかけると、粉砕される印刷物のＲＦＩＤタグのＩＤ情報がシュレッダーに設けられた消去手段により消去されるようにすることもできる。
【００２５】
【発明の効果】
本発明によれば、印刷物を印刷者（作成者）、印刷日時、件名、配布者、所有者、配布日時、配布場所などのコンテキスト情報に基づいて検索することができる。例えば、捜したい印刷物の印刷者（作成者）や件名を忘れてしまったとしても、いつ頃，誰から受け取ったかというコンテキスト情報に基づいて印刷物を速やかに捜し出すことができ、印刷物検索の時間とコストの削減が達成される。
【図面の簡単な説明】
【図１】本発明の印刷物管理方法を実施するシステムの第１の実施例の構成を示す図である。
【図２】本発明の印刷物管理方法を実施するシステムの第２の実施例の構成を示す図である。
【図３】本発明の印刷部管理システムの第３の実施例の構成図である。
【符号の説明】
１ 印刷用紙
１１ ＲＦＩＤタグ
２ リーダ／ライタ
３ プリンタ
３１ 印刷機能
３２ 印刷物情報記入機能
４ 追記手段
４１ 配布情報保持部
５ 印刷物検索手段
５１ 検索テーブル
６ センサ
７ 印刷物管理機構
７１ データベース

Claims (10)

1. プリンタなどで電子ファイルを印刷する用紙として、当該用紙を一意に識別するＩＤ情報が記録されたメモリ領域及び外部機器との通信手段を持つデバイスが取り付けられた用紙を使用し、印刷時に、印刷者、印刷日時、印刷目的、件名などの印刷物情報を、前記用紙に取り付けられた前記デバイスに書き込み、あるいは、ネットワークを介して印刷物管理機構のデータベースに書き込み、
   また、印刷物を配布する際に、配布者、所有者、配布日時，配布場所などの配布情報を該印刷物に取り付けられた前記デバイスに追記し、あるいは、ネットワークを介して前記データベースに追記し、
   ユーザは、前記デバイスに書き込まれた印刷物情報や配布情報、あるいは、前記データベースに書き込まれた印刷物情報や配布情報に基づいて、前記デバイスに当該情報を保持する印刷物、あるいは、前記デバイスに当該情報に該当するＩＤ情報を保持する印刷物を物理的に検索することができることを特徴とする印刷物管理方法。
2. 請求項１記載の印刷物管理方法において、
   印刷物を配布するとき、個人認識情報や位置情報を発信する携帯型パーソナルコンピュータや、携帯電話や、ＰＤＡのような携帯情報端末に接続ないし付帯したリーダ／ライタが、配布者、所有者，配布日時，配布場所などの配布情報を、配布された印刷物に取り付けられた前記デバイス、あるいは、印刷物管理機構のデータベースに追記することを特徴とする印刷物管理方法。
3. 請求項１又は２記載の印刷物管理方法において、
   印刷物をコピーして配布するとき、コピー機の印刷物情報記入機能により、配布者（複写者）、所有者（配布先）、配布日時（複写日時）、配布場所（複写場所）などの配布情報を、印刷物情報記入機能のリーダ／ライタを介して、複写物に取り付けられた前記デバイスまたは印刷物管理機構のデータベースに書き込むことを特徴とする印刷物管理方法。
4. 請求項１〜３の何れかに記載の印刷物管理方法において、ユーザが検索手段にコンテキスト情報を入力すると、当該検索手段においてないし仲介機構を介して他の検索手段において、該コンテキスト情報に該当するコンテキスト情報を保持する前記デバイスが取り付けられた、複数の場所に存在する物理的な印刷物の位置を検索する、あるいは、ユーザの印刷物管理機構内のデータベースないし仲介機構のデータベース、又は仲介機構を介して他のユーザの印刷物管理機構のデータベースにコンテキスト情報を通知し、当該データベースの内容に従い、コンテキスト情報に該当する印刷物のＩＤ情報を決定し、当該ＩＤ情報を保持する前記デバイスが取り付けられた、複数の場所に存在する物理的な印刷物の位置を検索することを特徴とする印刷物管理方法。
5. 前記デバイスは用紙に埋め込まれている、あるいは、貼り付けられているＲＦＩＤであることを特徴とする請求項１〜４の何れかに記載の印刷物管理方法。
6. 前記デバイスは用紙の代わりに、印刷物の留め具に埋め込まれている、または、貼り付けられていることを特徴とする請求項１〜４の何れかに記載の印刷物管理方法。
7. 印刷用紙として、当該用紙を一意に識別するＩＤ情報が記録されたメモリ領域及び外部機器との通信手段を持つデバイスが取り付けられた用紙を使用し、プリンタなどで電子ファイルを印刷する際に、印刷者、印刷日時、印刷目的、件名などの印刷物情報を、前記用紙に取り付けられた前記デバイスに書き込む、あるいは、ネットワークを介して印刷物管理機構のデータベースに書き込む手段と、
   印刷物を配布する際に、配布者、所有者、配布日時，配布場所などの配布情報を該印刷物に取り付けられた前記デバイスに追記する、あるいは、ネットワークを介して前記データベースに追記する手段と、
   前記デバイスに書き込まれた印刷物情報や配布情報、あるいは、前記データベースに書き込まれた印刷物情報や配布情報に基づいて、前記デバイスに当該情報を保持する印刷物、あるいは、前記デバイスに当該情報に該当するＩＤ情報を保持する印刷物を物理的に検索する検索手段とを具えることを特徴とする印刷物管理システム。
8. 請求項７記載の印刷物管理システムにおいて、前記追記手段は、個人認識情報や位置情報を発信する携帯型パーソナルコンピュータや、携帯電話や、ＰＤＡ等の携帯情報端末であることを特徴とする印刷物管理システム。
9. 請求項７又は８記載の印刷物管理システムにおいて、前記追記手段は、コピー機の印刷物情報記入機能部であることを特徴とする印刷物管理システム。
10. 請求項８〜１０の何れかに記載の印刷物管理システムにおいて、前記検索手段は、ユーザによりコンテキスト情報が入力されると、当該検索手段においてないし仲介機構を介して他の検索手段において、該コンテキスト情報に該当するコンテキスト情報を保持する前記デバイスが取り付けられた、複数の場所に存在する物理的な印刷物の位置を検索する手段を具える、あるいは、ユーザの印刷物管理機構内のデータベースないし仲介機構のデータベース、又は仲介機構を介して他のユーザの印刷物管理機構のデータベースにコンテキスト情報を通知し、当該データベースを検索し、コンテキスト情報に該当する印刷物のＩＤ情報を決定し、当該ＩＤ情報を保持する前記デバイスが取り付けられた、複数の場所に存在する物理的な印刷物の位置を検索する手段を具えることを特徴とする印刷物管理システム。

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