JP2003242158A - 文書管理システム、文書管理プログラムおよび文書管理方法 - Google Patents

Abstract

(57)【要約】 【課題】 本発明は、紙文書にタグを付与して電子文書
と一元管理する文書管理システム、文書管理プログラム
および文書管理方法に関し、紙文書にタグを付与、電子
文書にして保存、および書棚に収納されたときにタグリ
ーダライタで紙文書に付与されたタグの位置情報を検出
して合わせて保存し、検索時に該当紙文書の位置情報を
提示して簡易に書棚から取り出すことなどを目的とす
る。 【解決手段】 紙文書に付与されたタグの一意のＩＤお
よび当該紙文書を電子化した電子文書を保存する手段
と、タグの付与された紙文書が書棚に収納されたときに
当該書棚あるいは近傍に設置されたタグリーダで紙文書
に付与されているタグのＩＤと位置情報を読み取り、該
当ＩＤの位置情報として保存する手段とから構成する。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【発明の属する技術分野】本発明は、紙文書にタグを付
与して電子文書と一元管理する文書管理システム、文書
管理プログラムおよび文書管理方法に関するものであ
る。

【０００２】

【従来の技術】従来、紙文書を電子文書にした場合、電
子文書はＩＤ，検索用のキーワードを付与してデータベ
ースに蓄積し、一方、紙文書はファイルに閉じて棚に保
存していた。紙文書が必要になったときには、ファイル
一覧を見て保存した書棚から紙文書を取り出すようにし
ていた。

【０００３】

【発明が解決しようとする課題】しかし、紙文書は書棚
から取り出し、次に、返却時に元の場所に正確に戻せば
よいが、時として異なる場所に戻してしまったりし、紙
文書を見つけることが困難となってしまうなどの問題が
あった。

【０００４】本発明は、これらの問題を解決するため、
紙文書にタグを付与、電子文書にして保存、および書棚
に収納されたときにタグリーダライタで紙文書に付与さ
れたタグの位置情報を検出して合わせて保存し、検索時
に該当紙文書の位置情報を提示して簡易に書棚から取り
出すことなどを目的としている。

【０００５】

【課題を解決するための手段】図１を参照して課題を解
決するための手段を説明する。

【０００６】図１において、書棚１は、タグ３を付与し
た紙文書２を多数収納して保存するものである。

【０００７】紙文書２は、書棚１にタグ３を付与して保
存する紙の文書である。タグ３は、紙文書２に付与され
たタグであって、一意のＩＤなどをタグリーダライタ４
で読み込んだり、書き込み可能なときは書き込んだりな
どするものである。

【０００８】タグリーダライタ４は、紙文書２に付与さ
れたタグ３のＩＤなどおよび位置情報を読み取ったり、
データ（ＩＤ、紙文書２のキーワードなどの情報）を書
き込んだりなどするものである。

【０００９】ハンディターミナル５は、人が当該ハンデ
ィターミナル５を介して書棚１内の紙文書２を見たとき
に、検索対象のタグ３の付与されている紙文書２がある
ときにその紙文書２を強調表示して有り場所を知らせた
りなどするものである。

【００１０】サーバ６は、紙文書２を電子化した電子文
書をデータベース６１に保存したり、紙文書２に付与し
てタグ３のＩＤ、書棚１中の格納した位置情報を一元管
理テーブル６２に格納したりなどするものである。

【００１１】次に、動作を説明する。サーバ６がタグ３
の付与された紙文書２を電子化した電子文書をデータベ
ース６１に保存すると共に、タグリーダライタ４はタグ
３の付与された紙文書２が書棚１に収納されたときに当
該タグ３のＩＤと位置情報を読み取ってサーバ６に通知
し、一元管理テーブル６２などに関連づけて保存するよ
うにしている。

【００１２】この際、紙文書２を電子化して電子文書に
したときにキーワードを抽出してタグ３に書き込み、当
該キーワードで検索可能にしている。

【００１３】また、指定された一定時間間隔あるいは時
刻に書棚１に収納された紙文書２に付与されたタグ３の
ＩＤおよび位置情報をタグリーダライタ４で読み取り、
一元管理テーブル６２などの当該ＩＤおよび位置情報を
更新するようにしている。

【００１４】また、書棚１あるいは書棚１に収納した紙
文書２に大容量のグローバルタグ３を付与し、所定範囲
内の他の紙文書２に付与されたタグ３の情報をまとめて
書き込むようにしている。

【００１５】また、検索条件の入力に対応して、一元管
理テーブル６２などから合致する紙文書２の情報、位置
情報を提示するようにしている。

【００１６】また、透過型のハンディターミナル５を構
成するヘッドマウントディスプレイで書棚１を見たとき
に、検索した紙文書２のタグ３から読み取った位置情報
をもとに該当紙文書２を強調表示するようにしている。

【００１７】また、検索条件の入力に対応して、タグ３
中のキーワードを検索して合致する紙文書２の一覧を表
示するようにしている。

【００１８】従って、紙文書２にタグ３を付与、電子文
書にして保存、および書棚１に収納されたときにタグリ
ーダライタ４で紙文書２に付与されたタグ３の位置情報
を検出して合わせて保存することにより、検索時に該当
紙文書２の位置情報を提示して簡易に書棚１から取り出
すことなどが可能となる。

【００１９】

【発明の実施の形態】次に、図１から図５を用いて本発
明の実施の形態および動作を順次詳細に説明する。

【００２０】図１は、本発明のシステム構成図を示す。
図１の（ａ）は、全体システム構成図を示す。

【００２１】図１の（ａ）において、書棚１は、タグ３
を付与した紙文書２を多数収納して保存するものであっ
て、適当な大きさに区切って専用のタグリーダライタ４
でそれぞれ当該書棚１内の紙文書２に付与されているタ
グ３のＩＤ，当該書棚１内の位置情報、およびキーワー
ドを読み取り可能にしたものである。

【００２２】紙文書２は、書棚１に保存する紙文書であ
って、タグ３（あるいはグローバルタグ３１）を付与し
たものである。紙文書２は、紙に文書、絵などを印刷し
たものである。

【００２３】タグ３は、無線で一意のＩＤを読み出した
り、その位置を検出できるようにしたものである（図１
の（ｃ）参照）。タグ３は、一意のＩＤを読み出すリー
ドオンリのタグでもよいし、一意のＩＤ，紙文書のキー
ワードを書き込んで読み出しできるものでもよい。ま
た、タグ３には、当該タグ３を付与した紙文書２の一意
のＩＤ，キーワードを記録すると共に、更に、書棚１内
の所定ブロックあるいは書棚１の全体の紙文書２に付与
されたタグ２が記録しているＩＤ，キーワードを全部記
録するグローバルタグ３１をいずれかの紙文書２に付与
してもよい。また、グローバルタグ３１を書棚１に設置
したり、いずれかの紙文書２に付与しておき、タグリー
ダライタ４が当該グローバルタグ３１に問い合わせて当
該書棚１内あるいは所定ブロック内の全ての紙文書２に
付与されているタグ３のＩＤ，キーワード、位置情報を
一括取得するようにしてもよい（この際には、タグリー
ダライタ４が一定時間毎に書棚１内の全ての紙文書２に
付与されている最新のＩＤ、位置情報を読み取ってまと
めてグローバルタグ３１に記録しておく）。

【００２４】タグリーダライタ４は、一定時間毎などに
紙文書２に付与されたタグ３のＩＤなどおよび位置情報
を読み取ったり、データ（ＩＤ、紙文書２のキーワード
などの情報）を書き込んだり、更に、一定時間毎にグロ
ーバルタグ３１に読み取った全てのタグ３のＩＤ，位置
情報、キーワードをまとめて書き込んだり、検索依頼時
に検索手段１１がタグ３あるいはグローバルタグ３１か
ら該当するＩＤ，キーワードの紙文書２を検索したりな
どする。

【００２５】ハンディターミナル５は、携帯型の検索装
置であって、当該ハンディターミナル５を持って書棚１
のある部屋に利用者が入室し、ハンディターミナル５を
構成する透過型のヘッドマウントディスプレイで書棚１
を見たときに、検索手段１１が検索した紙文書２のタグ
３から読み取った位置情報をもとに該当紙文書２を強調
表示する。これにより、紙文書がいずれの場所にあって
も簡易に見つけ出すことが可能となる。

【００２６】サーバ６は、電子化した電子文書、一元管
理情報を保存したり、検索したりなどするものであっ
て、ここでは、データベース６１、一元管理テーブル６
２、登録手段６３、検索手段６４などから構成されるも
のである。

【００２７】データベース６１は、紙文書２を電子化し
た電子文書を検索しやすく保存したものである。

【００２８】一元管理テーブル６２は、紙文書２に付与
したタグ３（グローバルタグ３１）から読み取った一意
のＩＤ，位置情報、キーワード、更に、詳細なキーワー
ドなどを保存し、紙文書２と電子文書を関連づけて検索
可能な状態で一元管理するものである（図１の（ｂ）を
用いて後述する）。

【００２９】登録手段６３は、紙文書２を電子化した電
子文書をデータベース６１に登録したり、当該紙文書２
に付与されたタグ３（グローバルタグ３１）から一定時
間毎あるいは一定時刻に読み取った一意のＩＤ，書棚１
に収納した位置情報、キーワードなどを一元管理テーブ
ル６２に登録・更新したりなどするものである。

【００３０】検索手段６４は、ＰＣ７などからの検索依
頼に対応して、一元管理テーブル６２を検索して該当す
る電子文書をデータベース６１から読み出して返答した
り、書棚１内の位置情報、キーワードなどを提示したり
などするものである。

【００３１】ＰＣ７は、パソコンであって、ここでは、
ＬＡＮを介してサーバ６などに接続し、サーバ６に検索
依頼するものである。

【００３２】図１の（ｂ）は、一元管理テーブルの例を
示す。一元管理テーブル６２は、図１の（ａ）の一元管
理テーブル６２の例であって、図示の下記の情報を対応
づけて登録し、紙文書２と電子文書を一元管理するもの
である。

【００３３】・タグＩＤ： ・電子文書の格納先： ・紙文書２の配置位置（位置情報）： ・紙文書２の取り出し人のＩＤ： ・キーワード（タイトル、文書名、文書中のキーワー
ド、日付など）： ・その他： ここで、タグＩＤ、紙文書２の配置位置は、図１の
（ａ）の書棚１内に収納された紙文書２に付与されたタ
グ３から読み取った一意のＩＤ（タグＩＤ）および当該
ＩＤが読み取られた位置情報である（図１の（ｃ）参
照）。電子文書の格納先は、紙文書２を電子化した電子
文書を、図１の（ａ）のデータベース６１に格納した格
納先である。紙文書２の取り出し人のＩＤは、図１の
（ａ）の書棚１からタグ３付の紙文書２を取り出して借
りたときに当該人から読み取ったＩＤ（例えば社員カー
ドに付与されたＩＤを無線で読み取ったＩＤ）である。
キーワードは、紙文書２から抽出した検索キーとなるも
のであって、ここでは、紙文書２のタイトル、文書名、
文書中のキーワード、日付などを自動抽出して設定した
ものである。

【００３４】以上のように、書棚１に収納した紙文書２
に付与したタグ３から読み取ったタグＩＤ，配置位置
（位置情報）、電子文書の格納先、更に、紙文書２を借
りた人のＩＤ、検索用のキーワードを関連づけて一元管
理テーブル６２に登録して管理することにより、検索時
に、該当する電子文書を表示したり、紙文書２が必要な
ときは位置情報をもとに簡易に書棚１から当該紙文書２
を取り出すことが可能となる。

【００３５】図１の（ｃ）は、書棚１の例を示す。これ
は、図１の（ａ）の１つの書棚１のレイアウト例であっ
て、タグ３を付与した紙文書２を図示のように、立て掛
けて多数を配置する。ここでは、１段のみを示す。そし
て、タグ３を付与した紙文書２を立て掛けて多数を並べ
た段毎に、ここでは、左端にタグリーダライタ４を設
け、当該タグリーダライタ３で当該段に配置した多数の
紙文書２に付与したタグ３から無線（電磁波）でＩＤ、
キーワードなどを読み取ったり、書き込んだりすると共
に、その位置情報を同時に検出する。

【００３６】以上のように、書棚１のある段に多数の紙
文書２を立てて並べ、当該段のここでは左端に設置した
タグリーダライタ４で当該段の多数の紙文書２に付与さ
れたタグ３からＩＤ，キーワード、位置情報を順次読み
取ったり、ＩＤ，キーワードなどを順次書き込んだりな
どすることが可能となる。そして、一定時間毎にこれら
読み取った紙文書２に付与されたタグ３のタグＩＤ，位
置情報を図１の（ａ）のサーバ６に転送し、図１の
（ｂ）の一元管理テーブル６２中の該当タグＩＤのエン
トリの紙文書２の配置位置（位置情報）、キーワードを
新規登録あるいは更新したり、更に、紙文書２が取り出
されたときにはその人のカードからＩＤを読み取って合
わせて登録したりすることが自動的に可能となる。

【００３７】図２は、本発明の動作説明フローチャート
（その１）を示す。図２において、Ｓ１は、紙文書２を
読み取る。

【００３８】Ｓ２は、電子データを生成する。これらＳ
１、Ｓ２は、図１の（ａ）の書棚１に収納しようとする
紙文書２をスキャナで読み取り、文字部分は文字認識し
てテキストコードとし、それ以外はイメージデータとし
て圧縮した電子データを生成、あるいは全てをイメージ
データとして圧縮した電子データを生成する。

【００３９】Ｓ３は、検索情報（タイトル、キーワー
ド、日付など）を作成する。これは、Ｓ１、Ｓ２で生成
した電子データについて、文字認識して自動抽出した当
該紙文書２のタイトル、文書中から抽出したキーワー
ド、作成した日付などを検索情報として作成する。

【００４０】Ｓ４は、検索情報＋タグＩＤをタグ３へ書
き込む。これは、図１の（ａ）の書棚１に収納しようと
する紙文書２に付与するタグ３に、Ｓ３で作成した検索
情報および一意のタグＩＤを書き込む。

【００４１】Ｓ５は、タグ３を紙文書２へ貼り付ける。
これは、Ｓ４で検索情報＋タグＩＤを書き込んだタグ３
を紙文書２へ貼り付ける。

【００４２】Ｓ６は、ファイリングする。これは、Ｓ５
でタグ３を貼り付けた紙文書３を図１の（ａ）の書棚１
の任意の場所に収納する（この段階では、タグ３を付与
した紙文書２を書棚１に収納した位置情報は、未だ、登
録されていないが、後述する一定時間毎に実行される図
３のＳ１８で新規として位置情報が登録される）。

【００４３】また、Ｓ７は、検索情報＋電子データ＋タ
グＩＤをデータベース６１へ格納する。これにより、タ
グＩＤ，検索情報、電子データがデータベース６１に登
録されることとなる。

【００４４】Ｓ８は、インデックスファイルを作成す
る。これにより、タグＩＤ、検索情報を用いて検索して
該当する電子データを高速にデータベース６１から読み
出すことが可能となる。

【００４５】以上によって、紙文書２に当該紙文書２か
ら抽出した検索情報と一意のタグＩＤを書き込んだタグ
３を付与して書棚１の任意の場所に収納すると共に、タ
グＩＤ、検索情報、電子データ（電子文書）をデータベ
ース６１に登録することが可能となる。

【００４６】図３は、本発明の動作説明フローチャート
（その２）を示す。図３において、Ｓ１１は、タグ付き
紙文書２を任意の書棚１の任意の場所に配置する。これ
は、既述した図２のＳ５でタグ３を貼り付けた紙文書３
を、図１の（ａ）の書棚１の任意の場所に配置（収納）
する。

【００４７】Ｓ１２は、一定時間経過か判別する。ＹＥ
Ｓの場合には、Ｓ１３に進む。ＮＯの場合には、一定時
間経過するまで待機する。

【００４８】Ｓ１３は、配置した紙文書２の位置検出
（書庫番号、棚番号、位置）、およびタグＩＤの読み取
りを行なう。これは、書棚１に配置された全ての紙文書
２に付与されているタグ３のタグＩＤ，および位置検出
（例えば書庫番号、棚番号、棚内の位置）を順次行なう
（図１の（ｃ）参照）。

【００４９】Ｓ１４は、タグＩＤでデータベース６１を
検索する。これは、Ｓ１３で書棚１から読み取った紙文
書２に付与されているタグ３のタグＩＤをもとに、デー
タベース６１を検索して当該タグＩＤが登録されている
か、登録されていればその位置情報（書庫番号、棚番
号、棚内の位置）が同じ位置か判別する。

【００５０】Ｓ１５は、タグＩＤがデータベース６１に
ありか判別する。ＹＥＳの場合には、Ｓ１７に進む。一
方、ＮＯの場合には、タグＩＤがデータベース６１に登
録されていないと判明したので、Ｓ１６で紙文書２の電
子文書作成（図２）を促し、終了する。

【００５１】Ｓ１７は、同じ位置か判別する。これは、
Ｓ１５のＹＥＳでタグＩＤがデータベース６１に登録さ
れており、かつ位置情報（書庫番号、棚番号、棚内の位
置）が同じ位置か（移動したりしていないか）を判別す
る。ＹＥＳの場合には、移動していなく同じ位置と判明
したので、Ｓ２１で電子文書の格納先を取り出し、Ｓ２
２で一元管理テーブル６２を作成し、例えば既述した図
１の（ｂ）に示すように、タグＩＤに対応づけて電子文
書の格納先、紙文書２の配置位置（位置情報）、検索情
報などを登録した一元管理テーブル６２を作成（更新）
する。

【００５２】また、Ｓ１８は、Ｓ１７のＮＯの場合に、
タグＩＤがデータベース６１に登録されているが、同じ
位置でなく移動していていると判明したので、新しい位
置情報（書庫番号、棚番号、棚内の位置）を更新する。

【００５３】Ｓ１９は、紙文書２を取り出した人のＩＤ
を消去し、履歴を残す。これは、Ｓ１８で紙文書２の位
置情報が同じでなく移動していたので、ここでは、図１
の（ｂ）の一元管理テーブル６２中の当該タグＩＤのエ
ントリの紙文書２を取り出した人の欄にＩＤが設定され
ており、当該人が紙文書２を取り出して借り出し、異な
る位置に返却したと判明したので、当該借り出して異な
る場所に返却した人のＩＤを消去し、当該借り出した
人、タグＩＤ、借り出した日、返却した日などの履歴を
別の履歴ファイルに格納して保存する。尚、図１の
（ｂ）の一元管理テーブル６２の該当タグＩＤのエント
リの紙文書を取り出した人のＩＤが設定されていた場合
には、位置情報が同一でなくても常に返却時には同様
に、当該返却した人のＩＤの消去と履歴を保存する。

【００５４】Ｓ２０は、グローバルタグ３１の更新を行
なう。これは、ここでは、タグ３の位置情報が移動した
ので、所定範囲内のタグ３のタグＩＤ，検索情報および
位置情報をまとめて保存している、グローバルタグ３１
に通知して当該タグ３の位置情報の更新を行なう。そし
て、既述したＳ２１、Ｓ２２を行い、図１の（ｂ）の一
元管理テーブル６２の作成（更新）を行なう。

【００５５】以上によって、既述した図２のフローチャ
ートに従い作成したタグ付の紙文書２を書棚１に配置す
ると、一定時間毎に自動的に全ての紙文書２に付与され
ているタグ３からタグＩＤ、位置情報を検出し、当該タ
グＩＤでデータベース６１を検索して取り出した該当電
子文書の格納先、検索情報をもとに一元管理テーブル６
２を作成（更新）することが自動的に可能となる。

【００５６】図４は、本発明の説明図（検索）を示す。
図４の（ａ）は、フローチャートを示す。

【００５７】図４の（ａ）において、Ｓ３１は、検索画
面を表示する。例えば図４の（ｂ）の検索画面で、下段
の電子文書、紙文書の欄が空白の画面を表示する。

【００５８】Ｓ３２は、検索条件を入力する。例えば、
右側に記載した ・タイトル： ・日付： ・キーワード： ・その他： のうちの１つの検索条件、あるいは複数のときは２つ以
上と、ＡＮＤあるいはＯＲを指定した検索条件を、図４
の（ｂ）の検索画面上の検索条件のフィールドに入力
し、検索キーを押下する。

【００５９】Ｓ３３は、検索ヒット一覧を表示する。こ
れは、Ｓ３２で入力した検索条件に従い、ヒット（該
当）した一覧を表示する。

【００６０】Ｓ３４は、選択する。これは、Ｓ３３でヒ
ットした一覧中から１つを選択する。

【００６１】Ｓ３５は、Ｓ３４で選択された電子文書の
表示、および紙文書２の位置情報、取り出し情報を表示
する。例えば図４の（ｂ）の検索画面の下段に示す下記
の情報を対応づけて表示する。

【００６２】・電子文書： ・日付： ・タイトル： ・その他： ・紙文書２： ・位置情報（書庫番号、棚番号、棚内の位置）： ・取り出し情報（紙文書を取り出した人のＩＤ）： ・その他： 以上によって、利用者が検索画面を表示させ、検索条件
を入力してヒットした一覧を表示させ、１つを選択する
と図４の（ｂ）の検索画面の下段に示すように、電子文
書に関する情報、および紙文書に関する情報、特に書棚
１の位置情報を対応づけて表示されるので、電子文書に
関する情報を見て紙文書２が必要になったときは即座に
当該紙情報２の位置情報を見て、書棚１から当該位置情
報の場所から該当紙文書２を迅速に取り出すことが可能
となる。

【００６３】図４の（ｂ）は、検索画面の例を示す。図
示の検索画面では、上段に検索条件を入力するフィール
ドがあり、下段にヒットした一覧から選択した１つの電
子文書および紙文書に関する情報がそれぞれ対応付けて
表示されている。

【００６４】図５は、本発明の説明図（検索）を示す。
図５の（ａ）は、フローチャートを示す。

【００６５】図５の（ａ）において、Ｓ４１は、ハンデ
ィターミナルで検索画面を表示する。

【００６６】Ｓ４２は、検索条件を入力する。例えば、 ・タイトル： ・日付： ・キーワード： ・その他： のうちの１つの検索条件、あるいは複数のときは２つ以
上と、ＡＮＤあるいはＯＲを指定した検索条件を、図５
の（ｂ）の検索画面上の検索条件のフィールドに入力
し、検索キーを押下する。

【００６７】Ｓ４３は、紙文書の位置情報および取り出
し情報の一覧を表示する。これは、Ｓ４２で入力された
検索条件をもとに、ここでは、書棚１に収納されている
紙文書２に付与されているタグ３（あるいはタグ３の検
索情報を読み出してまとめて格納したグローバルタグ
３）に格納されている検索情報から検索する。尚、図１
の（ａ）のデータベース６１、一元管理テーブル６２か
ら検索してもよい。検索結果は、例えば後述する図５の
（ｂ）の検索画面の下段に示すように、 ・紙文書： ・日付： ・タイトル： ・位置情報： ・取り出し情報： ・その他： を表示する。

【００６８】この際、Ｓ５１は、ヘッドマウントディス
プレイ（ＨＭＤ）を利用者が目の位置につけて書棚１を
見る。

【００６９】Ｓ５２は、紙文書２の位置をＨＭＤ上に強
調表示する。これらＳ５１，５２により、利用者がヘッ
ドマウントディスプレイを目の前につけて書棚１を見る
と、Ｓ４３で表示された紙文書２の位置情報に対応する
当該紙文書２が強調表示されるので、Ｓ４４で該当位置
の紙文書を極めて容易に取り出すことが可能となる。

【００７０】Ｓ４４は、該当位置情報の紙文書２を取り
出す。Ｓ４５は、取り出した人のＩＤを読み取り、デー
タベースに書き込む。これは、Ｓ４４で紙文書２を取り
出した人のカードからＩＤを読み取り、データベース６
１、一元管理テーブル６２の紙文書２を取り出した人の
ＩＤの欄に書き込み、当該紙文書２を貸し出した人のＩ
Ｄを記録しておく。

【００７１】Ｓ４６は、監査対象の実紙文書を提示す
る。これは、Ｓ４４で取り出した紙文書２を実紙文書と
して提示、例えば紙の会計文書を、所管官庁に提示す
る。

【００７２】以上によって、利用者がハンディターミナ
ル５を持って書棚１のある部屋に入り、図５の（ｂ）の
検索画面を表示させて検索条件を入力し、検索された紙
文書および位置情報などが検索画面上に表示されると共
に、透過型のヘッドマウントディスプレイをつけて書棚
１を見ると、検索された該当位置の紙文書２が強調表示
されるので、該当紙文書２を簡単に取り出すことが可能
となると共に、取り出した人のＩＤを記録して貸し出し
履歴を自動的に保存することも可能となる。

【００７３】図５の（ｂ）は、検索画面の例を示す。図
示の検索画面では、上段に検索条件を入力するフィール
ドがあり、下段にヒットした紙文書の一覧があり、ここ
では、日付、タイトル、位置情報、取り出し人情報など
を表示している。

【００７４】尚、既述した図１から図５では、書棚１に
紙文書２を収納する場合について説明したが、同様に、
音楽を記録したＣＤ，カセット、映画などのイメージ・
音声を記録したＤＶＤなどの物理媒体についても、同様
に、適用できる（物理媒体を書棚１にタグ３を付与して
収納し、物理媒体の内容をデータベース６１に保存およ
び一元管理テーブル６２にタグＩＤ，情報の格納先、物
理媒体の位置情報、物理媒体を取り出した人のＩＤ，検
索条件（イメージの検索を含む）を登録すればよい）。

【００７５】（付記１）紙文書にタグを付与して電子文
書と一元管理する文書管理システムにおいて、紙文書に
付与されたタグの一意のＩＤおよび当該紙文書を電子化
した電子文書を保存する手段と、上記タグの付与された
紙文書が書棚に収納されたときに当該書棚あるいは近傍
に設置されたタグリーダで紙文書に付与されているタグ
のＩＤと位置情報を読み取り、上記保存した該当ＩＤの
位置情報として保存する手段とを備えたことを特徴とす
る文書管理システム。

【００７６】（付記２）上記紙文書を電子化して電子文
書にしたときにキーワードを抽出して上記タグに書き込
んだことを特徴とする付記１記載の文書管理システム。

【００７７】（付記３）指定された一定時間間隔あるい
は時刻に上記書棚に収納された紙文書に付与されたタグ
のＩＤおよび位置情報を上記タグリーダで読み取り、上
記保存した当該ＩＤの位置情報を更新する手段を備えた
ことを特徴とする付記１あるいは付記２記載の文書管理
システム。

【００７８】（付記４）上記書棚あるいは書棚に収納し
た紙文書に大容量のグローバルタグを付与し、所定範囲
内の他の紙文書に付与されたタグの情報をまとめて書き
込むことを特徴とする付記１から付記３のいずれかに記
載の文書管理システム。

【００７９】（付記５）検索条件の入力に対応して、上
記保存した中から合致する紙文書の情報および位置情報
を提示する手段を備えたことを特徴とする付記１から付
記４のいずれかに記載の文書管理システム。

【００８０】（付記６）透過型のヘッドマウントディス
プレイで上記書棚を見たときに、検索した紙文書のタグ
から読み取った位置情報をもとに該当紙文書を強調表示
する手段を備えたことを特徴とする付記５記載の文書管
理システム。

【００８１】（付記７）検索条件の入力に対応して、上
記タグ中のキーワードを検索して合致する紙文書の一覧
を表示することを特徴とする付記１から付記４のいずれ
かに記載の文書管理システム。

【００８２】（付記８）紙文書にタグを付与して電子文
書と一元管理する文書管理プログラムにおいて、紙文書
に付与されたタグの一意のＩＤおよび当該紙文書を電子
化した電子文書を保存する手段と、上記タグの付与され
た紙文書が書棚に収納されたときに当該書棚あるいは近
傍に設置されたタグリーダで紙文書に付与されているタ
グのＩＤと位置情報を読み取り、上記保存した該当ＩＤ
の位置情報として保存する手段としてコンピュータに機
能させるための文書管理プログラム。

【００８３】（付記９）紙文書にタグを付与して電子文
書と一元管理する文書管理方法において、紙文書に付与
されたタグの一意のＩＤおよび当該紙文書を電子化した
電子文書を保存するステップと、上記タグの付与された
紙文書が書棚に収納されたときに当該書棚あるいは近傍
に設置されたタグリーダで紙文書に付与されているタグ
のＩＤと位置情報を読み取り、上記保存した該当ＩＤの
位置情報として保存するステップとを有する文書管理方
法。

【００８４】

【発明の効果】以上説明したように、本発明によれば、
紙文書２にタグ３を付与、電子文書にして保存、および
書棚１に収納されたときにタグリーダライタ４で紙文書
２に付与されたタグ３の位置情報を検出して合わせて保
存する構成を採用しているため、 （１）検索時に該当紙文書２の位置情報を提示して簡易
に書棚１から取り出すことが可能となる。

【００８５】（２）一定時間毎あるいは一定時刻に書棚
１に収納されている全ての紙文書２に付与されているタ
グ３からタグＩＤ、位置情報を検出して一元管理テーブ
ル６２、データベース６１の当該紙文書２に位置情報を
更新しているため、常に最新の紙文書２の位置情報を自
動的に正しくすることが可能となる。

【００８６】（３）また、書棚１から紙文書２が取り出
されると自動的に検出されて取り出した人のＩＤを検出
して記録し、いずれの人に紙文書２を貸し出しているか
を自動管理することが可能となる。

【００８７】（４）紙文書２は書棚１の任意の場所に返
却すればよく、システムが一定時間後に自動的に当該返
却された紙文書２に付与されているタグ３からタグＩ
Ｄ、位置情報を読み取ってに自動更新できるので、返却
場所を人手によって管理不要となる。

【００８８】（５）ヘッドマウントディスプレイをつけ
て書棚１を見ると、検索条件に合致した紙文書２の位置
情報をもとに該当紙文書２を強調表示して簡易に見つけ
て取り出すことが可能となる。

【図面の簡単な説明】

【図１】本発明のシステム構成図である。

【図２】本発明の動作説明フローチャート（その１）で
ある。

【図３】本発明の動作説明フローチャート（その２）で
ある。

【図４】本発明の説明図（検索）である。

【図５】本発明の説明図（検索）である。

【符号の説明】

１：書棚 ２：紙文書 ３：タグ ３１：グローバルタグ ４：タグリーダライタ ５：ハンディターミナル ６：サーバ ６１：データベース ６２：一元管理テーブル ６３：登録手段 ６４：検索手段 ７：ＰＣ（パソコン） １１：検索手段

───────────────────────────────────────────────────── フロントページの続き (72)発明者 武部 浩明 神奈川県川崎市中原区上小田中４丁目１番 １号 富士通株式会社内 (72)発明者 直井 聡 神奈川県川崎市中原区上小田中４丁目１番 １号 富士通株式会社内 Ｆターム(参考） 5B058 CA17 KA02 KA04 YA20 5B075 PP10 UU05

Claims (5)

【特許請求の範囲】
1. 【請求項１】紙文書にタグを付与して電子文書と一元管
   理する文書管理システムにおいて、 紙文書に付与されたタグの一意のＩＤおよび当該紙文書
   を電子化した電子文書を保存する手段と、 上記タグの付与された紙文書が書棚に収納されたときに
   当該書棚あるいは近傍に設置されたタグリーダで紙文書
   に付与されているタグのＩＤと位置情報を読み取り、該
   当ＩＤの位置情報として保存する手段とを備えたことを
   特徴とする文書管理システム。
2. 【請求項２】指定された一定時間間隔あるいは時刻に上
   記書棚に収納された紙文書に付与されたタグのＩＤおよ
   び位置情報を上記タグリーダで読み取り、上記保存した
   当該ＩＤの位置情報を更新する手段を備えたことを特徴
   とする請求項１記載の文書管理システム。
3. 【請求項３】検索条件の入力に対応して、上記保存した
   中から合致する紙文書の情報および位置情報を提示する
   手段を備えたことを特徴とする請求項１あるいは請求項
   ２記載の文書管理システム。
4. 【請求項４】紙文書にタグを付与して電子文書と一元管
   理する文書管理プログラムにおいて、 紙文書に付与されたタグの一意のＩＤおよび当該紙文書
   を電子化した電子文書を保存する手段と、 上記タグの付与された紙文書が書棚に収納されたときに
   当該書棚あるいは近傍に設置されたタグリーダで紙文書
   に付与されているタグのＩＤと位置情報を読み取り、上
   記保存した該当ＩＤの位置情報として保存する手段とし
   てコンピュータに機能させるための文書管理プログラ
   ム。
5. 【請求項５】紙文書にタグを付与して電子文書と一元管
   理する文書管理方法において、 紙文書に付与されたタグの一意のＩＤおよび当該紙文書
   を電子化した電子文書を保存するステップと、 上記タグの付与された紙文書が書棚に収納されたときに
   当該書棚あるいは近傍に設置されたタグリーダで紙文書
   に付与されているタグのＩＤと位置情報を読み取り、上
   記保存した該当ＩＤの位置情報として保存するステップ
   とを有する文書管理方法。