JP2008094614A - 紙文書電子化処理システム及び紙文書電子化処理方法 - Google Patents

Abstract

【課題】所定の紙文書を電子化し、機密性を保持すると共に、紙文書を切断することなく確実に処理する紙文書電子化処理システム及び紙文書電子化処理方法を提供。
【解決手段】ユーザが保有する紙文書を電子化した後、当該紙文書を回収処理する紙文書電子化処理システムであって、紙文書をユーザから受領して電子化及び処理してユーザに納品するまでに必要な情報をデータベース１０７管理し、紙文書をデータベースに登録する紙文書受付手段１０１と電子化文書を識別する電子化文書登録手段１０２と、紙文書を回収する回収箱を識別する回収箱登録手段１０３と、紙文書を回収する際に文書識別コードを登録する紙文書回収登録手段１０４と、回収箱を処理するために搬出し処理したことを登録する回収箱処理登録手段１０５と、回収処理が完了したことを示す処理完了証明書を発行する証明書発行手段１０６とを具備する。
【選択図】図１

Description

本発明は、ユーザが保有する紙文書を電子化し、その後、確実に処理することを管理する紙文書電子化処理システム及び紙文書電子化処理方法に関する。

近年、古くなったビルの改築や改装あるいはオフィスビルの新設などに伴い、オフィスなどを移転するケースが増加している。このようにオフィスなどを移転する場合に多く発生する問題の１つとして、従来から保有している紙文書が新規の移転先に収納できないケースが挙げられる。このような問題の対応策としては、例えば、必要のない紙文書を手作業で選別して廃棄する、又は紙文書の全部あるいは一部を外部倉庫に別途保管するような方法を採ることが多い。また最近では、電子通信機器の発達に伴い、膨大な紙文書を電子化して場所をとらないスマートな形態（例えば、記憶媒体やデータベース）で保管する方法も多くみられるようになった。

しかしながら、紙文書を電子化するにあたっては、人為的行為が介在する作業が多く、これらの作業を迅速且つ確実に遂行することは容易ではない。例えば、仕事の合間に電子化作業をする場合には膨大な時間が必要となり、又、仮に電子化作業を外部に委託する場合でも、電子化する紙文書を搬出して電子化したデータを納品した後に紙文書を返却するまでの一連の電子化作業を外部の人間が間違いなく確実に遂行することは困難であると共にコストもかかってしまう。

このように紙文書の電子化作業にあっては、人為的行為が殆どであるにも関わらず、一定の基準に基づいて確立されたシステムが構築されていないため、一連の電子化作業を総合的に把握しながら確実且つ容易に作業を遂行することは困難であるという問題があった。

その他にも、紙文書を電子化するためのシステムとして、例えば、ユーザが簡易に文書を電子化して外部に保管を委託できるシステム（特許文献１参照）が提案されているが、上述したような問題を解決できるようなシステムではなかった。

また、電子化した後の紙文書は、一般的には、技術文書や経理文書であり、業務上機密性の高い文書であるので、簡単に廃棄することができないという問題がある。

従来、これらの機密書類は、一定期間保管された後、シュレッダーにより切断されて廃棄されるなど、情報漏洩を防ぐ手段を施すことが一般的であり、ますます重要な問題となっているが、課題も多く存在している。

一方で、シュレッダー処理された紙はほとんどが焼却処理されている。また、再生紙原料として上質なＯＡ用紙も、シュレッダーにより切断してしまうと、紙の繊維が短くなりすぎ、資源として利用できるのは３割程度で、製紙工場であとはヘドロとなってしまうという問題がある。さらに、回収にはビニール袋が多く使用されるため、分別する手間がかかり殆どの製紙メーカーが受け入れを拒否している。紙のリサイクル率を高めることは、木材の使用量を減らし、自然環境の保護にも繋がる重要な課題である。

以上のように、オフィス等から排出される機密書類を機密性を保持しつつ廃棄し、そのリサイクル率を高めるには様々な課題が存在しているが、これらの課題を解決すべく、例えば、種々のシステムが提案されている。

例えば、機密文書を古紙として排出する機密文書排出側と、機密を保持しつつ機密文書を破砕、運搬する破砕運搬処理側と、破砕された古紙を溶解し再パルプ化して再生紙を生産する紙再生側と、再生紙により各種再生製品を生産する再生製品生産側とをネットワークで互いに接続し、当該ネットワーク上に設置されたサーバによって、各々が必要とするデータを送受信し、機密文書の排出から再生製品の生産、使用までのスケジュールを一元的に管理する機密古紙回収再生システムが提案されている（特許文献２参照）。

しかしながら、このシステムにおいては、破砕車が排出された機密書類を収容する際、当該機密書類をそれまで収容されていた箱などから取り出して破砕車につめる作業を要するので、セキュリティ上の問題がある。また、上記排出された機密書類は一旦破砕車に詰め込まれると、他の排出者によるものと区別できない状態になるので、排出された機密書類を排出者ごとに管理することができない。また、排出された書類を運搬する運搬車の実際の運搬状況を把握できないので、運搬途中での情報漏洩を防ぐべく、運搬車を管理する必要があるという課題がある。

他の方法として、機密廃棄物の排出者が、機密廃棄物の運搬者又は処理者の処理状況を正確にかつ迅速に確認できるようにするものであって、サーバによって、機密廃棄物の識別データを入カする端末から機密廃棄物の識別データを、また、前記機密廃棄物を撮影する端末から前記機密廃棄物の処理状況の映像データを受信し、受信した機密廃棄物の識別データと処理状況の映像データとを関連付けて排出者端末に送信する機密廃棄物の処理方法が提案されている（特許文献３参照）。

この方法においても、機密書類の運搬途中での運搬車の状況を把握することができないので、運搬車を管理する必要があるし、運搬が適正に行われたか否かを排出者が知ることができないという課題がある。

また、他の方法として、廃棄物の収集から最終処分に至る処理工程において、各処理工程毎の前記廃棄物を撮影手段により撮影し、当該撮影手段によって得られた廃棄物の画像データを画像転送手段によりデータ管理部に転送し、当該データ管理部にアクセスして廃棄物の処理状祝を前記画像データにより追跡管理する廃棄物処理状況の追跡管理システムが提案されている（特許文献４参照）。

しかしながら、この方法においては、運送中の物品を管理するべく、運搬車の位置情報を取得することが提案されているが、運送予定を組み立てて、それと実際の位置情報とを照合し、その適正を確保することができないという課題がある。

特開２００１−３５７０３９号公報 特開２００５−４１６６４号公報 特開２００２−２９６０２号公報 特開２００４−２９９８７８号公報

本発明はこのような事情に鑑み、紙文書の電子化作業を支援して、所定の紙文書を確実に電子化し、その後、紙文書の機密性を保持すべく、紙文書を切断することなく確実に処理するまでの一連の工程を管理する紙文書電子化処理システム及び紙文書電子化処理方法を提供することを課題とする。

前記課題を解決する本発明の第１の態様は、ユーザが保有する紙文書を電子化し、その後、当該紙文書を回収処理したことを管理する管理センタを具備する紙文書電子化処理システムであって、前記管理センタは、紙文書をユーザから受領して電子化及び処理してユーザに納品するまでに必要な情報を管理するデータベースと、前記ユーザから入手した電子化する紙文書を単位毎に識別するための文書識別コードを前記データベースに登録する紙文書受付手段と、前記文書識別コードが付与された紙文書を電子化した電子化文書を当該文書識別コードと関係付けて登録する電子化文書登録手段と、紙文書を回収して処理するための回収箱を識別する回収箱識別コードを前記データベースに登録する回収箱登録手段と、検証済みとして登録された文書識別コードが付与された紙文書を回収箱に投入する際に、当該回収箱の回収箱識別コードに関連付けて投入された紙文書の文書識別コードを登録する紙文書回収登録手段と、紙文書が投入された回収箱を処理するために処理場に向かって搬出したことを回収箱識別コードに関連付けて登録すると共に処理場で処理されたことを示す情報を回収箱識別コードに関連付けて登録する回収箱処理登録手段と、処理された回収箱に投入された紙文書について回収処理が完了したことを示す処理完了証明書を発行する証明書発行手段とを具備することを特徴とする紙文書電子化処理システムにある。

本発明の第２の態様は、第１の態様に記載の紙文書電子化処理システムにおいて、前記管理センタが、前記紙文書が前記回収箱に回収されたことを証明する回収画像情報を記憶する回収画像登録手段を具備し、前記処理完了証明書には、前記回収画像情報が付与されることを特徴とする紙文書電子化処理システムにある。

本発明の第３の態様は、第１又は２の態様に記載の紙文書電子化処理システムにおいて、前記管理センタは、前記処理場で前記回収箱が処理されたことを証明する処理状況画像を取得する処理状況画像取得手段を具備し、前記処理完了証明書には、前記処理画像情報が付与されることを特徴とする紙文書電子化処理システムにある。

本発明の第４の態様は、第３の態様に記載の紙文書電子化処理システムにおいて、前記処理場には、前記回収箱の搬入を検出することにより、当該回収箱の搬入から処理までの処理状況を画像として記憶する処理状況画像記憶手段を有する処理場端末が設けられ、前記処理状況画像取得手段は、前記処理状況画像記憶手段から処理状況画像を取得することを特徴とする紙文書電子化処理システムにある。

本発明の第５の態様は、第１〜４の何れか一つの態様に記載の紙文書電子化処理システムにおいて、前記回収箱を前記処理場まで搬送する運搬者が、識別情報を有すると共に当該運搬者の位置情報を検出する位置検出手段を具備する運搬車端末を保有し、前記管理センタは、前記回収箱を搬送している運搬車が保有する前記運搬者端末からその識別情報と共に前記位置検出手段により検出された位置情報を取得する位置情報取得手段を具備し、前記処理完了証明書には、前記回収箱が処理場まで運搬された際の位置情報が付与されることを特徴とする紙文書電子化処理システムにある。

本発明の第６の態様は、第５の態様に記載の紙文書電子化処理システムにおいて、前記管理センタは、搬出された前記回収箱が前記処理場まで搬送されるルート情報を含む回収予定情報を取得する回収予定情報取得手段と、この回収予定情報取得手段が取得した回収予定情報と前記位置情報取得手段が取得した位置情報とを照合する回収予定情報照合手段とを具備し、前記処理完了証明書は、前記回収予定情報照合手段による照合が適合したことを条件として発行されることを特徴とする紙文書電子化処理システムにある。

本発明の第７の態様は、第６の態様に記載の紙文書電子化処理システムにおいて、前記位置情報には、前記運搬者が通過した位置毎の通過時刻情報が含まれ、前記回収予定情報には、前記運搬者が通過する予定の位置毎の通過予定時刻情報が含まれることを特徴とする紙文書電子化処理システムにある。

本発明の第８の態様は、第１〜７の何れか一つの態様に記載の紙文書電子化処理システムにおいて、前記電子化文書登録手段は、電子化対象の紙文書と電子化文書とを比較して電子化文書とが同一であることを検証したことを条件として登録することを特徴とする紙文書電子化処理システムにある。

本発明の第９の態様は、ユーザが保有する紙文書を電子化し、その後、当該紙文書を回収処理したことを管理する紙文書電子化処理方法であって、ユーザから受領した電子化する紙文書を単位毎に識別するための文書識別コードを前記データベースに登録する紙文書受付工程と、前記文書識別コードが付与された紙文書を電子化した電子化文書を当該文書識別コードと関係付けて登録する電子化文書登録工程と、紙文書を回収して処理するための回収箱を識別する回収箱識別コードを前記データベースに登録する回収箱登録工程と、
検証済みとして登録された文書識別コードが付与された紙文書を回収箱に投入する際に、当該回収箱の回収箱識別コードに関連付けて投入された紙文書の文書識別コードを登録する紙文書回収登録工程と、紙文書が投入された回収箱を処理するために処理場に向かって搬出したことを回収箱識別コードに関連付けて登録すると共に処理場で処理されたことを示す情報を回収箱識別コードに関連付けて登録する回収箱処理登録工程と、処理された回収箱に投入された紙文書について回収処理が完了したことを示す処理完了証明書を発行する証明書発行工程とを具備することを特徴とする紙文書電子化処理方法にある。

本発明の第１０の態様は、第９の態様に記載の紙文書電子化処理方法において、前記紙文書が前記回収箱に回収されたことを証明する回収画像情報を記憶する回収画像登録工程を具備し、前記処理完了証明書には、前記回収画像情報が付与されることを特徴とする紙文書電子化処理方法にある。

本発明の第１１の態様は、第９又は１０の態様に記載の紙文書電子化処理方法において、前記処理場で前記回収箱が処理されたことを証明する処理状況画像を取得する処理状況画像取得工程を具備し、前記処理完了証明書には、前記処理画像情報が付与されることを特徴とする紙文書電子化処理方法にある。

本発明の第１２の態様は、第１１の態様に記載の紙文書電子化処理方法において、前記処理場には、前記回収箱の搬入を検出することにより、当該回収箱の搬入から処理までの処理状況を画像として記憶する処理状況画像記憶手段を有する処理場端末が設けられ、前記処理状況画像取得工程では、前記処理状況画像記憶手段から処理状況画像を取得することを特徴とする紙文書電子化処理方法にある。

本発明の第１３の態様は、第９〜１２の何れか一つの態様に記載の紙文書電子化処理方法において、前記回収箱を前記処理場まで搬送する運搬者が、識別情報を有すると共に当該運搬者の位置情報を検出する位置検出手段を具備する運搬車端末を保有し、前記回収箱を搬送している運搬車が保有する前記運搬者端末からその識別情報と共に前記位置検出手段により検出された位置情報を取得する位置情報取得工程を具備し、前記処理完了証明書には、前記回収箱が処理場まで運搬された際の位置情報が付与されることを特徴とする紙文書電子化処理方法にある。

本発明の第１４の態様は、第１３の態様に記載の紙文書電子化処理方法において、搬出された前記回収箱が前記処理場まで搬送されるルート情報を含む回収予定情報を取得する回収予定情報取得工程と、この回収予定情報取得手段が取得した回収予定情報と前記位置情報取得手段が取得した位置情報とを照合する回収予定情報照合工程とを具備し、前記処理完了証明書は、前記回収予定情報照合手段による照合が適合したことを条件として発行されることを特徴とする紙文書電子化処理方法にある。

本発明の第１５の態様は、第１４の態様に記載の紙文書電子化処理方法において、前記位置情報には、前記運搬者が通過した位置毎の通過時刻情報が含まれ、前記回収予定情報には、前記運搬者が通過する予定の位置毎の通過予定時刻情報が含まれることを特徴とする紙文書電子化処理方法にある。

本発明の第１６の態様は、第９〜１５の何れか一つの態様に記載の紙文書電子化処理方法において、前記電子化文書登録工程では、電子化対象の紙文書と電子化文書とを比較して電子化文書とが同一であることを検証したことを条件として登録することを特徴とする紙文書電子化処理方法にある。

本発明によれば、紙文書の電子化に際し、識別コードが付加された登録票を電子化したい紙文書の先頭に挿入するだけで、容易に電子化作業を遂行することができると共に、挿入した登録票単位で紙文書が電子化されて識別コード毎に管理されるため、登録票単位の紙文書を確実に電子化することができる。従って、紙文書の電子化に際し、紙文書にかかる一連の電子化作業を支援しながら、所定の紙文書を確実且つ容易に電子化することができる紙文書電子化処理システムを提供することが可能となる。

以下、図面を用いて本発明を実施するための最良の形態について説明する。なお、本実施形態の説明は例示であり、本発明の構成は以下の説明に限定されない。

図１は、本発明の一実施形態に係る紙文書電子化処理システムのシステム構成図である。なお、本実施形態は、ユーザが紙文書を電子化及び処理作業を外部に委託する場合を想定し、紙文書電子化処理システムは、紙文書の電子化及び処理作業を請け負う外部業者が使用するものである。

図示するように、本実施形態の紙文書電子化処理システムは、図示しないユーザから委託された紙文書を所定のプロセスに従って電子化及び処理の管理を行う管理センタ１を備えている。管理センタ１は、少なくとも１台のパーソナルコンピュータやサーバなどのコンピュータにより機能するものであり、必要に応じてネットワークを介して各種端末と接続可能なように機能する。また、複数のコンピュータにより管理センタ１を構成する場合には、全てが同一場所に存在する必要はなく、例えば、電子化業務と回収処理業務というように業務毎に機能を分担して複数場所に設置されていてもよく、本実施形態では、このように電子化業務と回収処理業務とを別の業者が行うものとして説明する。また、この場合、必要に応じてコンピュータが互いに連携できるようにされていてもよい。

紙文書のユーザからの受領は、例えば、図示するような段ボールなどの箱からなる受領箱１０単位で行い、受領箱１０毎に、一次元バーコード、ＱＲコードやＰＤＦ−４１７などの二次元コード、又はＩＣタグなどの文書識別コード１１が付与され、必要なユーザ情報や紙文書に関する情報と共に紙文書電子化処理センタ１に登録される。受領箱１０内には、複数の紙文書１２が収納されているが、これらの紙文書１２は分類リスト１３にリストアップされている。この分類リスト１３は、ユーザ側で作成してもよいし、受領箱１０を受領した後、作成してもよい。何れにしても、分類リスト１３の作成後には、ユーザとの間で相互に確認作業をする必要がある。

受領箱１０に収納されている紙文書１２は、所定の手順で電子化され、電子化文書１５が作成される。電子化の手順は、例えば、ＪＩＳ規格に基づいた手順で行えばよく、詳細は後述する。また、電子化作業と共に又は作業後、全ての紙文書１２が、確実に電子化されて電子化文書１５となったか否かを検証する必要があるが、この手順も詳細は後述する。

電子化され且つ検証された受領箱１０中の紙文書１２は、所定の手順で回収箱２０に投入される。

ここで、回収箱２０は、例えば、回収処理業務を担当する業者によって搬入・設置され、所定のタイミングで回収されるが、回収箱２０には、上述した文書識別コード１１と同様な回収箱識別コード２１が付与され、搬入・設置の際に、紙文書電子化処理管理センタ１に登録される。なお、回収箱２０についての詳細は後述するが、投入口２２が設けられ且つ封印錠２３より施錠されたものであり、投入口２２から投入された紙文書１２を抜き出すことができず、また、容易には破壊できないような構造を有している。

回収箱２０は、所定のタイミングで回収処理業務の担当者により回収され、詳細は後述するが、製紙のリサイクルを行っている処理場３０まで運搬され、この処理場３０において、紙文書１２は、リサイクル処理にかけられ、再生紙として利用されることになる。このように、回収箱２０は安全性が高いため、情報漏洩を確実に防止することができ、投入口２２から紙文書１２を切断せずに投入できるので、リサイクルの効率がよいという利点がある。

以下、本実施形態の詳細を電子化業務の手順から説明する。

管理センタ１は、図示しないＣＰＵ、メモリ、外部記憶装置、表示部、操作部、及び通信部等を含み構成される情報通信機器であり、ユーザから受領した紙文書を電子化すると共に確実に回収処理し、その後、電子化文書と共に証明書を納品するまでの一連の作業を管理するためのものである。

具体的には、図示するように、管理センタ１は、紙文書受付手段１０１、電子化文書登録手段１０２、回収箱登録手段１０３、紙文書回収登録手段１０４、回収箱処理登録手段１０５、証明書発行手段１０６、及びデータベース（「ＤＢ」と図示する）１０７を含み構成されている。

紙文書受付手段１０１は、ユーザから入手した電子化する紙文書１２を、受領箱１０単位で受け取り、受領箱１０を識別するための文書識別コード１１をデータベース１０７に登録する。また、この文書識別コード１１と関連付けて、受領箱１０毎に作成された紙文書１２のリストである分類リスト１３をデータベース１０７に登録する。

電子化文書登録手段１０２は、受領箱１０毎に、その文書識別コード１１と関連付けて前記ユーザから入手した紙文書１２を電子化した電子化文書１５を文書識別コード１１と関連付けてデータベース１０７に登録する。

回収箱登録手段１０３は、紙文書１２を回収して処理するための回収箱２０を識別する回収箱識別コード２１をデータベース１０７に登録するものである。この回収箱２０は、本実施形態では、処理作業を請け負う外部業者が管理するものであり、搬入された際にその回収箱識別コード２１を登録し、搬出の際には、搬出の事実と共に搬出されたことが登録される。

紙文書回収登録手段１０４は、検証済みとして登録された文書識別コード１１が付与された紙文書１２を回収箱２０に投入する際に、当該回収箱２０の回収箱識別コード２１に関連付けて、投入された紙文書１２の文書識別コード１１を登録するものである。

回収箱処理登録手段１０５は、紙文書１２が投入された回収箱２０を処理するために処理場３０に向かって搬出したことを回収箱識別コード２１に関連付けて登録すると共に処理場３０で処理されたことを示す情報を回収箱識別コード２１に関連付けて登録するものである。

さらに、証明書発行手段１０６は、処理された回収箱２０に投入された紙文書１２について回収処理が完了したことを示す処理完了証明書を発行するものである。

ここで、紙文書１２を電子化して電子化文書１５とする手順の一例を図２を参照しながら説明する。

上述した説明では、紙文書１２は、受領箱１０単位で管理されることを説明したが、電子化される作業では、分類リスト１３に記載されている分類毎に管理され、電子化される。

分類リスト１３の分類は、例えば、大分類１３ａ、中分類１３ｂ、１３ｃ、小分類１３ｄ〜１３ｇなどに階層化され、このような分類にしたがって、電子化文書１５もフォルダ管理されるようになっている。すなわち、大分類１３ａ、中分類１３ｂ、１３ｃ、小分類１３ｄ〜１３ｇなどに対応するように、フォルダ１５ａ〜１５ｇなどが作成され、電子データが分類されている。

ここで、分類リスト１３の分類１３ａ〜１３ｇとフォルダ１５ａ〜１５ｇとの対応は、例えば、バーコートにより行うのが好ましい。すなわち、分類リスト１３の分類１３ａ〜１３ｇ毎にバーコードを付与しておき、バーコードリーダでバーコードを読みながらスキャナなどのイメージデータ作成装置１７により電子化し、フォルダ１５ａ〜１５ｇなどで分類された電子化文書１５を作成する。

このような分類リスト１３を用いた電子化プロセスの詳細を説明する。このような分類リスト１３は、委託側であるユーザが作成してもよいし、受託側が作成してもよい。何れにしても、ユーザがから紙文書１２を受け取る際に、受領箱１０毎に紙文書１２と分類リスト１３とを照合し確認する。また、受領箱１０を電子化する施設に受け入れる際に、受領箱１０毎に紙文書１２と分類リスト１３とを照合するのが好ましい。

図３には、このような紙文書１２を収容した受領箱１０を受領してから、電子化し、回収箱２０に投入するまでの管理手順を示す。

受領箱１０を受領した後、まず、紙文書受付手段１０１が文書識別コード１１と関連付けて分類リスト１３を登録する。また、各受領箱１０の所在を示す情報が登録されるようになっており、例えば、ユーザからの所定の文書についての問い合わせ等の要求があった場合に、即座に対応できるようになっている。分類リスト１３は上述したとおり、例えば、大分類、中分類、小分類の階層に分類されている。

また、紙文書受付手段１０１は、データベース１０７に登録されている分類リスト１３の項目１４ａ毎に、識別コード１４ｂとして、例えば、バーコードを付与して登録し、電子化登録票１４を出力する。電子化登録票１４は、一例を図４に示すように、文書識別コード１１ａと共に分類リスト１３が記載され、各分類の項目１４ａ毎にバーコード１４ｂが登録されている。このような電子化登録票１４を電子化作業に用いることで、電子化登録票１４単位で電子化する紙文書１２を管理することができると共に、識別コード１４ａを利用して電子化されたデータを特定することが可能となる。なお、受領箱１０に付与されている文書識別コード１１がＩＣタグの場合には、電子化登録票１４に出力される文書識別コード１１ａは、バーコード化されたものである。

このような電子化登録票１４は、受領箱１０に貼付されて保存され、後の電子化作業に用いられる。

このように登録された受領箱１０は、電子化作業に供されるまで、所定の場所で保管されるが、保管場所はＤＢ１０７に登録され、常に所在が明確になるようにされている。

このような受領箱１０を電子化する場合には、受領箱１０をイメージ作成装置１７の場所まで運び、文書識別コード１１を読み取り装置に読ませることにより、電子化作業を開始することを登録する。これにより、所定の受領箱１０が電子化作業に供されていることがＤＢ１０７に登録される。

次に、電子化登録票１４の識別コード１４ｂをバーコードリーダで読み取りながら、その識別コード１４ｂに対応する項目１４ａの紙文書１２が電子データに変換され、各識別コード１４ｂと関連付けられて各紙文書１２の電子データが登録される。すなわち、このように電子化された電子データは、図２に示すように、分類リスト１３に対応して階層化されたフォルダにより分類されてＤＢ１０７に登録される。

一方、電子化文書１５に変換された紙文書１２は受領箱１０単位で、電子データの検査が終了するまで、所定の場所で保管され、この保管場所はＤＢ１０７に保存される。これにより、検査に不合格だった紙文書１２を容易に抽出することができ、また、ユーザからの問い合わせ等に対しても容易に応答することができる。

以下、電子データの検査工程について説明する。

電子データは、電子化文書登録手段１０２により、文書識別コード１１や識別コード１４ｂと関連付けられてデータベース１０７に格納されるが、この登録の前後、好ましくは登録前、電子化文書１５を作成しながら、紙文書１２が確実に電子化文書１５に変換されたかどうかを検証する。

このような電子データの検証は、イメージデータ作成装置１７により変換されたイメージデータを画面上に表示させて所定の基準に従って紙文書１２と検査する。この際に、紙文書１２を再度、検査対照イメージデータとして画面に表示して検査を行うようにしてもよい。検査に合格した電子データに検査合格のフラグを付与して格納し、未検査の電子データと区別する。また、検査により不備とされた電子データは、再度電子化処理に供されるようにする。

ここで、イメージデータを検査する際の所定の基準とは、例えば、データの同一性は勿論であるが、データの方向性（例えば、回転が必要であるか否か）、データが電子化対象であるか否か（例えば、削除対象（裏白などの白紙）であるか否か）などが挙げられる。なお、検査における削除対象であるか否かの判断は、上述のように実際にイメージデータを表示して検査してもよいが、例えば、データの容量から、ファイルに文書や文字が含まれているか否かを判断するようにしてもよい。すなわち、削除対象であるか否かを判断する際に、予めデータ容量の閾値を設定しておき、その閾値以下となる場合に、削除対象であるとみなしてデータを削除するようにしてもよい。これにより、検査時において、その都度イメージデータを表示せずに削除対象であるか否かを判断することができる。

このような検査に合格した電子データは、文書識別コード１１と関連付けられて電子化文書１５としてデータベース１０７に格納される。なお、検証された電子化文書１５は、タイムスタンプを付与した電子データとして保存してもよい。このようにタイムスタンプを付与すると、電子データの事後的な改竄を阻止し、電子化文書１５の信頼性を向上させるという利点がある。

電子化文書１５が確実に作成された場合、電子化作業完了がＤＢ１０７に登録される。また、紙文書１２については受領箱１０毎に処理完了のマークが付与され、所定の場所に移管され、回収処理に供される。

回収処理対象となった紙文書１２は、受領箱１０毎に回収箱２０に投入され、リサイクル処理に供される。ここで、受領箱１０毎に回収箱２０に投入されるとは、受領箱１０に付与された文書識別コード１１と関連付けて、その受領箱１０内に収納されている紙文書１２が回収箱２０に投入されることをいい、これは紙文書回収登録手段１０４によりデータベースに登録される。

受領箱１０に収納されている全ての紙文書１２が回収箱２０に確実に投入されたことを証明するために、前記管理センタ１が回収画像登録手段を具備していてもよい。すなわち、回収画像登録手段は、受領箱１０に収納されている紙文書１２を回収箱２０へ投入する回収作業を画像データとし記録するものであり、記録された画像データは、後述する証明書に付与するようにするのが好ましい。具体的には、回収画像登録手段は、所定の文書識別コード１１が付与された受領箱１０内の全ての紙文書１２が回収箱２０の投入口２２から投入されたことを記録した画像データを作成し、文書識別コード１１及び回収箱２０の回収箱識別コード２１と共にデータベース１０７に登録するものである。

次に、紙文書を投入した回収箱の回収処理作業についての手順を説明する。

図５は、回収処理作業の一例を示す概略図であり、全体を本実施の形態に係る機密情報処理管理システムとする。ここで、機密書類処理管理装置２は、図１の管理センタ１と共に本発明の管理センタの一部を構成するが、本実施形態では、紙文書の電子化を請け負う業者と処理作業を請け負う業者とが別であるとして、管理センタ１と別に表示する。

電子化文書１５に変換された紙文書１２が投入された回収箱２０は、運搬者４０により処理場３０まで運搬されるが、処理場３０が処理場端末３を、運搬者４０が運搬者端末４を保持し、管理センタ１、機密書類処理管理装置２、処理場端末３及び運搬者端末４はネットワークを介して接続可能となっている。

図６は、本発明に係るシステムにおいて用いられる回収箱の一例である。回収箱２０は、廃棄用の機密書類が収容される箱本体２０ａと、蓋２０ｂと、蓋２０ｂを箱本体２０ａに対して閉止状態で施錠する封印錠２３とを具備し、箱本体２０ａに回収箱識別コード２１が付与されている。また、箱本体２０ａと蓋２０ｂを閉止する止め具２４が前面に設けられ、蓋２０ｂを箱本体２０ａに対して閉止状態に保持する。また、箱本体２０ａは、その開口部が、投入される機密書類のサイズと同程度以上の所定の面積を有すると共に、一定量の機密書類である紙文書１２を蓄えることができるよう、所定の高さを有する。具体的な一例としては、幅５００ｍｍ、奥行５００ｍｍ、高さ７５０ｍｍのサイズを有する。また、その両側面に、該箱を容易に持ち運びできるよう、把手２５が設けられている。蓋２０ｂは上面に投入口２２を有し、投入口２２は、機密書類である紙文書１２をそのまま投入できる、所定の幅を有する。これにより、廃棄する機密書類をシュレッダー等により切断しないで投入することが可能である。そして、投入口２２より投入された紙文書１２は、自重によって落下して箱本体２０ａ内部に積み重なるように蓄えられていくようになっている。

回収箱２０に設けられた封印錠２３は、図７（ａ）に示すように、箱本体２０ａに設けられた錠前２３ａ、蓋２０ｂに取り付けられ錠前２３ａを保護するための蓋部２３ｂ、円形孔２３ｃから構成され、更に蓋部２３ｂは、蓋板２３ｄ、係合突起２３ｅ、窓孔２３ｆから構成される。

ここで、封印錠２３の施錠及び開錠は、以下に示すように行われる。まず、施錠するときは、図７（ｂ）に示すように、封紙２６を蓋板２３ｄ内面の係合突起２３ｅにかぶせるようにして取り付け、蓋板２３ｄを閉じる。このとき、係合突起２３ｅが円形孔２３ｃに係止され、係止状態となる。当該状態においては、図７（ｃ）に示すように、錠前２３ａは封紙２６によって覆われている。従って、開錠するときは、図７（ｄ）に示すように、蓋板２３ｄによって挟み込まれた封紙２６上から鍵２７を錠前２３ａに差し込み、封紙２６を破損させて開錠する。これにより、係合突起２３ｅの係止も開放されて、蓋板２３ｄが開くようになる。

回収箱識別コード２１は、回収箱２０を個別に識別するために割り振られた回収箱識別情報である。回収箱識別コード２１は、上述したように、バーコードやＩＣタグなどにより構成され、回収箱２０の所定の箇所に貼付、埋め込み、あるいは刻み込むなどして設けられる。

このような構成から、施錠すると封紙２６によって錠前２３ａが隠れ、封紙２６の状態は外部から視認可能であって、封紙２６の破損状態を視認することで、開錠行為があったかどうかを一目で容易に確認することができる。

また、回収箱２０はジュラルミン等の硬質素材からなり、容易に破壊することは不可能であるので、機密書類としての紙文書１２の安全管理に好適であり、また、頑丈で壊れにくいので、何度でも繰り返し使うことができる。

次に、本実施形態の機密情報処理管理システムの機能ブロックを図８に示す。

管理センタ１は、本システムではクライアント端末となり、上述した機能の他、回収要求部１０８と受信部１０９とを有する。

回収要求部１０８は、回収箱２０の容量がいっぱいになってきたと判断したときに、電子メールにより、あるいは、Ｗｅｂページ上から機密書類処理管理装置２に対してする回収箱２０の回収要求の入カを受け付け、これを送信する。

受信部１０９は、ネットワークを介して、機密書類処理管理装置２から送信された処理完了証明書を受信する。

運搬者端末４は、回収箱２０を回収、運搬する運搬者４０が所持する端末である。この運搬者端末４は、回収箱識別情報読取部４０１、位置情報検出部４０２、送信部４０３を有するものであって、例えば、携帯電話機等である。

回収箱識別情報読取部４０１は、例えば、バーコードリーダであって、これにより回収箱２０に付された所定の回収箱識別コード２１を読み取ることができる。バーコードリーダとしては、ＣＣＤカメラ、赤外線撮影装置等を用いることができる。

位置情報検出部４０２は、例えば、ＧＰＳ（Ｇｌｏｂａｌ Ｐｏｓｉｔｉｏｎｉｎｇ ｓｙｓｔｅｍ）であって、運搬者端末４の位置情報を検出する。

送信部４０３は、回収箱識別情報読取部４０１より取得する回収箱識別情報、位置情報検出部４０２より取得する位置情報、及び運搬者識別情報を管理センタ１ないし機密書類処理管理装置２にネットワークを通じて送信する。

処理場端末３は、運搬者４０により運搬されてきた機密書類のリサイクル処理を行うリサイクル業者等が利用する端末であって、回収箱２０が処理場３０に搬入されてから、機密書類である紙文書１２が溶解処理にかけられるまでを画像として記憶する処理状況画像記憶部３０１を有する。

処理状況画像記憶部３０１は、例えば、処理場内に設けられた定点カメラによって、撮影した画像を記憶する。この撮影は、場内に取り付けたセンサーによって、ＩＣタグなどの回収箱識別コード２１の付された回収箱２０を検知し、検知すると同時にカメラ撮影を開始するなどして、処理状況を記憶する。

機密書類処理管理装置２は、コンピュータにより構成され、ＣＰＵが実行するコンピュータプログラム、その他のデータを記憶することができるＲＡＭ、ＲＯＭなどの内部メモリ及びハードディスクドライブなどの外部記憶装置により、図８に示すように、クライアント情報記憶部２０１、運搬者情報記憶部２０２、処理場情報記憶部２０３、回収要求受付部２０４、回収予定情報作成部２０５、回収予定情報記憶部２０６、運搬者識別情報取得部２０７、回収箱識別情報取得部２０８、更新処理部２０９、取替後経過時間算出部２１０、位置情報取得部２１１、位置情報提供部２１２、処理状況画像受付部２１３、回収予定情報照合部２１４、発行部２１５とからなる機能ブロックを構成することができる。

クライアント情報記憶部２０１はクライアントの情報を記憶する記憶部であって、例えば、図９に示すような項目のデータを記憶することができる。このクライアント情報には、各クライアントのクライアント名７１、住所７２、電話番号７３、Ｍａｉｌアドレス７４等の顧客情報を記憶することができるほか、各クライアント毎に貸し出されている回収箱２０の識別情報である貸出中回収箱ＩＤ７５、及び回収中の回収箱２０の回収中回収箱ＩＤ７７を記憶することによって当該回収箱２０が各クライアント毎に関連付けて記憶できるようになっている。また、貸し出し中の回収箱２０が取り替えられてから経過した時間を示す取替後経過時間７６が設けられている。

なお、クライアント情報の登録は、機密書類処理管理装置２と通信可能に構成されたクライアント端末である管理センタ１を用いてインターネットのＷｅｂページ上から行ってもよいし、所定の用紙に記載した内容を上記機密書類処理管理装置２側において、図示しないが、入カ部を設けて、当該入力部から入カするようにしてもよく任意である。なお、上記貸出中回収箱ＩＤ７５及び回収中回収箱ＩＤ７７は、回収箱２０を識別するために付与される回収箱識別情報である。

このように、クライアント情報記憶部２０１に貸出中回収箱ＩＤ７５及び回収中回収箱ＩＤ７７が記憶されているため、機密書類回収箱からクライアントを特定することができるし、また、クライアントが排出した機密書類を納めた回収箱の取り扱い状況を把握することができる。また、取替後経過時間７６を測ることによって、これを回収箱２０の回収時期の目安として使うことができる。

貸出中回収箱ＩＤ７５及び回収中回収箱ＩＤ７７は、取り扱い状況に応じて更新することができる。その一連の過程を図９（ａ）、（ｂ）、（ｃ）により説明すると、まず、図９（ａ）に示すように、クライアントに貸し出されている回収箱２０の貸出中回収箱ＩＤ７５が記憶されており、当該貸出中の回収箱２０の取替後経過時間７６がそれぞれ算出されており、現在回収中の回収箱２０はない状態である。

ここで、回収箱２０を取り替えてから１０日経ったときに、後述するように、回収予定情報作成部２０５によって回収予定情報が作成されるよう設定されていると、貸出中回収箱ＩＤ０００１の回収箱は、１０日経過時点で当該回収予定情報作成の対象となって、運搬者４０は当該回収予定情報に従って、当該回収箱２０を回収しに行く。運搬者４０が上記回収箱２０を回収する際に、回収した回収箱２０、及び取り替えて新たに貸し出した回収箱２０から回収箱識別情報読取部４０１により読み取った各々の回収箱識別情報を機密書類処理管理装置２が受信すると、後述する更新処理部２０９により、前者を回収中回収箱ＩＤ欄７７に書き換えて記憶し、後者を貸出中回収箱ＩＤ欄７５に書き換えて記憶して更新すると共に、後述する取替後経過時間算出部２１０により、取替後経過時間７６を０日と記憶して更新される。

そして、回収された回収箱２０の一連の処理作業が終了すると、回収中回収箱１Ｄ欄７７から、回収中であった上記回収箱２０の回収中回収箱ＩＤ７７を抹消して記憶し、更新される。

運搬者情報記憶部２０２は運搬者の情報を記憶する記憶部であって、例えば、図１０に示すような項目のデータを記憶することができる。この運搬者情報記憶部２０２には、各運搬業者名８１、住所８２、電話番号８３、Ｍａｉｌアドレス８４、運搬業者の乗務員毎に割り振られた運搬者ＩＤ８５、乗務員氏名８６、各乗務員が携行する携帯雷話の番号８７等を記憶することができる欄が設けられている。

処理場情報記憶部２０３は処理場３０の情報を記憶する記億部であって、例えば、図１１に示すような項目のデータを記億することができる。この処理場情報には、処理場名９１、住所９２、電話番号９３、Ｍａｉｌアドレス９４等を記億する欄が設けられている。

回収要求受付部２０４は、クライアント端末である管理センタ１の回収要求部１０８により送信された回収箱２０の回収要求を受信する。

また、この回収要求受付部２０４は、図示しないが、機密書類処理管理装置２とネットワークを介して通信可能に構成され且つ投入された機密書類の重量を検知する重量検知部、及び所定の重量を検知すると回収箱２０の回収要求を機密書類処理管理装置２に対して送信する回収要求部を有してなる、回収箱２０に設けられた端末からの回収要求を受信する。

この端末は、例えば、回収箱２０内に収まっている機密書類の重量を常に検知しており、当該重量が２０ｋｇになったことを検知するとＬＡＮなどのネットワークを介して回収要求を送信するように設定されており、この状態に至ったとき自動的に機密書類処理管理装置２に対して回収要求を送信する。

回収予定情報作成部２０５は、回収要求受付部２０４により受け付けた回収要求から、この回収要求の対象となっている回収箱２０の回収箱識別情報を抽出し、クライアント情報記憶部２０１を参照して、当該回収箱識別情報と関連付けられているクライアントを割り出すことで当該回収箱２０の所在を特定する。そして、当該クライプント毎に運搬者情報記憶部２０２、及び処理場情報記憶部２０３を参照して回収予定情報を作成する。

また、この回収予定情報作成部２０５は、クライアント情報記憶部２０１に設けられた取替後経過時間７６を参照して、予め設定された所定の時間が経過したものがあると認知したときにも、同様に、回収予定情報を作成する。例えば、回収箱２０を取り替えてから１０日経ったときに、回収予定情報作成部２０５によって回収予定情報が作成されるよう設定されていると、貸出中回収箱ＩＤ０００１の機密書類回収箱は、１０日経過時点で当該回収予定情報作成の対象となって、回収予定情報作成部２０５は当該回収箱について回収予定情報を作成する。

ここで、回収予定情報とは、クライアント先から機密書類回収箱を回収してから、処理場へ搬入するまでの一連の工程の予定であって、回収予定情報は、回収箱識別情報、運搬者識別情報、ルート情報よりなる。即ち、何れの機密書類回収箱を、何れの運搬者が、何れの経路を通過して運搬するかの予定を表すものであり、例えば、図１２に示すようなものであって、運搬者４０毎に、運搬者ＩＤ５０１、回収箱ＩＤ５０２、ルート情報５０３、通過又は到着予定時刻５０４等を記憶することができるようになっている。

また、ルート情報５０３とは、回収箱の回収先から処理場３０に至るまでに運搬者４０が通過する経路をいい、回収先の地点あるいは一定間隔の地点を連結したもの、若しくは、一定の路線として表される。

作成された回収予定情報は、運搬者ＩＤ５０１、回収箱ＩＤ５０２から、それぞれ運搬者情報記憶部２０２、クライアント情報記憶部２０１、処理場情報記憶部２０３を参照して、運搬者名等を特定し、クライアント毎に図１３に示すような形で出力することが可能である。

即ち、図１３に示すように、回収予定情報の一例は、実施日５１１、クライアント名５１２、回収予定時刻５１３、運搬業者名５１４、乗務員名５１５、乗務員携帯電話番号５１６、処理場名５１７、処理場到着予定時刻５１８、回収ルート５１９からなる。なお、回収ルート５１９には、回収地点、経由地、回収予定時刻、及び経由地の到着時刻を含むことができる。

このように作成された回収予定情報をクライアント端末である管理センタ１に送信すれば、クライアントは回収箱２０の取扱予定を知ることができ、必要に応じて、回収予定情報の乗務員携帯電話番号５１６を参照して乗務員に電話をかけるなどして、処理状況が適正かを調べることができる。

回収予定情報記憶部２０６は、回収予定情報作成部２０５により作成された回収予定情報を記憶する。

これにより記憶された回収予定情報は、後述する回収予定情報照合部２１４による照合において、その対象として参照される。

運搬者識別情報取得部２０７は、運搬者４０がクライアントに貸し出されている回収箱２０を回収する際において、運搬者端末４により機密書類処理管理装置２に対して送信される運搬者識別情報を受信する。

回収箱識別情報取得部２０８は、運搬者４０がクライアントに貸し出されている回収箱２０を回収する際において、運搬者４０が読み取って送信した、当該貸し出されている回収箱２０の回収箱識別情報、及び、新たに取り替えられてクライアントに貸し出される回収箱２０の回収箱識別情報を受信する。

更新処理部２０９は、回収箱識別情報取得部２０８により取得した回収箱識別情報を、クライアント情報記憶部２０１の対応する項目に書き換えて更新する処理を行う。

取替後経過時間算出部２１０は、回収箱２０が、運搬者４０によって新たに取り替えられてクライアントのもとに置かれてから経過した時間を算出する。

位置情報取得部２１１は、運搬者端末４が位置情報検出部４０２により検出した位置情報を、運搬者端末４から受信して取得する。なお、位置情報には、当該位置情報が示す各通過ポイントの通過時刻情報を含めることができる。当該通過時刻情報は、例えば、運搬者４０が当該位置を検出した時刻において、運搬者端末４に備えられた計時機能を参照して取得することができるが、通過時刻情報は、機密書類処理管理装置２が運搬者端末４から位置情報を取得した時刻として取得してもよい。

位置情報提供部２１２は、位置情報取得部２１１により取得した位置情報を、クライアント端末である管理センタ１に対して、例えば、Ｗｅｂページ上で提供する。位置情報の提供は、機密書類処理管理装置２が位置情報を取得する度に行ってもよいし、クライアント端末である管理センタ１からの要求に応じて行ってもよい。

このＷｅｂページの例としては、例えば、図１４のように示すことができる。このＷｅｂページにおいては、クライアントを認証するために予め登録されたクライアントＩＤ５２１とパスワード５２２、及び、位置情報の提供を求める機密書類回収箱の回収箱ＩＤ５２３を入力する欄が設けられている。

そして、これらを入力して、例えば、図１５に示される位置情報を取得することができる。即ち、クライアントに提供される位置情報として、位置情報が提供されている回収箱２０の回収箱ＩＤ５３１、回収箱２０を運搬している乗務員名５３２、現在位置情報５３３として、運搬者の位置５３４及び時刻５３５が示される。乗務員名５３２は、クライアントから受信した回収箱識別情報から運搬者情報記憶部２０２を参照して得られ、現在位置情報５３３は、位置情報取得部２１１により取得する。

これにより、クライアントは、回収された機密書類回収箱の運搬状況を把握することができ、安心である。

処理状況画像受付部２１３は、処理場端末３から送信された処理状況画像を受信して受け付ける。

回収予定情報照合部２１４は、位置情報取得部２１１により随時取得し、蓄積した運搬者の位置情報から特定されるルート情報及び通過時刻と、回収予定情報記憶部２０６に記憶された回収予定情報とを照合する。具体的には、回収箱毎に、前述した図１２に示されるルート情報５０３及び通過（到着）予定時刻５０４と、位置情報取得部２１１により取得した位置情報から特定されるルート情報及び通過時刻をそれぞれ比較して、適合しているか否かを判断する。

発行部２１５は、回収予定情報照合部２１４により、情報の照合結果が適合と判定された場合に、機密書類回収箱の処理が問題なく行われたことを証明する処理完了証明書を各クライアント毎に発行する。当該処理完了証明書は、クライアント情報記憶部２０１、運搬者情報記憶部２０２、処理場情報記憶部２０３、及び位置情報取得部２１１により取得した運搬者の位置情報から特定されるルート情報を参照して、例えば、図１６に示すような出カイメージで構成され、クライアント端末である管理センタ１に対して送信される。

即ち、処理完了証明書の一例は、図１６に示すように、処理が適正に行われた旨が記載されると共に、クライアント名５４１、搬入処理日５４２、品名５４３、搬入数量５４４、運搬業者名５４５、乗務員名５４６、処理場名５４７から構成され、処理に携わった者の情報や、処理内容を把握することができる。

以上のように構成された機密情報処理管理システムにおいて、クライアント端末である管理センタ１から回収要求が送信されてから、クライアントが排出した機密書類である紙文書１２がリサイクル処理にかけられるまでの一連の工程は、例えば、図１７に示すシーケンス図のように行われる。

まず、クライアント端末である管理センタ１から回収要求が送信されると（Ｓ１１）、機密書類処理管理装置２は、回収要求受付部２０４が当該回収要求を受信する（Ｓ１２）。

次に、回収要求受付部２０４は、受信した、回収箱ＩＤを含む回収要求から回収箱識別情報を抽出する。そして、回収要求のあった一又は複数の機密書類回収箱について、回収予定情報作成部２０５によって回収予定情報を作成する（Ｓ１３）。

この回収予定情報は、以下のように作成する。まず、上記抽出した回収箱識別情報を有するクライアント情報を記憶部２０１を参照して見つけ出し、クライアントの住所情報から当該機密書類回収箱の所在を特定する。次に、回収作業可能なーの運搬者を決定し、回収対象の機密書類回収箱を最短経路、及び最短時間で回収できるルートを算出すると共に、そのルート上の回収地点及び経由地点ごとの予定通過時刻を算出する。そして、このように作成された回収予定情報は、回収予定情報記憶部２０６に記憶する（Ｓ１４）。

続いて、機密書類処理管理装置２側から運搬者端末４に対して回収予定情報を送信して回収を指令する（Ｓ１５）。

回収予定情報を受信（Ｓ１６）した運搬者４０は、回収予定情報に従ってクライアントのもとを訪れ、回収箱２０を回収する（Ｓ１７）。当該運搬者４０は、回収箱２０回収の際に、回収した回収箱２０、及び新たに取り替えた回収箱２０に表示された回収箱識別コード２１を、自らが保持する運搬者端末４によって読み取る（Ｓ１８）。

次に、運搬者端末４は、運搬者識別情報と共に、読み取った回収箱識別情報を機密書類処理管理装置２に送信する（Ｓ１９、Ｓ２１）。

機密書類処理管理装置２は、運搬者端末４から送信された運搬者識別情報と回収箱識別情報を受信する（Ｓ２０、Ｓ２２）と、クライアント情報記憶部２０１を参照し、上記回収箱識別情報を有するクライアントを特定する（Ｓ２３）。そして、特定されたクライアント情報に、上記受信した回収箱識別情報を上書きして更新し（Ｓ２４）、記憶する（Ｓ２５）。

続いて、運搬者４０は、回収した上記回収箱２０を処理場３０まで運搬する。この際、運搬者端末４は、位置情報検出部４０２により随時位置情報を検出し（Ｓ２６）、これを機密書類処理管理装置２に対し送信し（Ｓ２７）、機密書類処理管理装置２はこれを受信する（Ｓ２８）。なお、運搬者端末４は、位置情報取得時において、運搬者端末４に備えられた計時機能を参照し、その取得時刻たる通過時刻情報を位置情報に含めて、当該位置情報を機密書類処理管理装置２に送信する。

運搬者端末４は、回収した回収箱２０を処理場３０に搬入するまで、上記位置情報の検出及び送信処理を実行し、上記回収箱２０を処理場３０に搬入すると、搬入処理が完了したことを機密書類処理管理装置２側に対して電子メールを送信して連絡する（Ｓ２９）。

処理完了の電子メールを受信した機密書類処理管理装置２は、それまでに受信した位置情報から特定される運搬者端末４の辿ったルート情報と、回収予定情報記憶部２０６に記憶しておいた回収予定情報とを照合（Ｓ３０）し、照合結果が適合と判断されると、発行部により処理完了証明書を発行し（Ｓ３１）、これをクライアント端末である管理センタ１に送信する（Ｓ３２）。そして、クライアント端末の一例である管理センタ１が当該処理完了証明書を受信する（Ｓ３３）ことによって、一連の工程が終了する。

次に、以上のような構成の機密情報処理システムにおける機密書類処理管理装置２での詳細な動作について説明する。図１８は、機密書類回収箱の回収要求の受付から処理完了証明書の発行までの流れを示すフローチャート図である。図１８に示すように、機密書類処理管理装置２は、回収箱２０の回収要求を受け付けるよう待機する。

ここで、本実施例においては、回収要求を３人のクライアントから取得した時点で回収作業に入ることと設定しておいたとして、回収要求受付部２０４により、３人のクライアントから回収要求を受け付けると（Ｓ５１）、回収予定情報作成部２０５により回収予定情報が作成（Ｓ５２）される。

この回収予定情報の作成は、まず、受け付けた回収要求から回収箱識別情報を抽出し、これと一致する回収箱識別情報を有するクライアント情報記憶部２０１を参照して検索し、見つけ出したクライアントの住所情報から当該回収箱２０の所在を特定する。次に、回収作業可能な運搬者４０を決定し、回収対象の回収箱２０を最短経路、及び最短時間で回収できるルートを算出すると共に、そのルート上の回収地点及び経由地点ごとの予定通過時刻を算出する。本実施例において、経由地点は、回収地点と、当該回収地点の次の回収地点のルート上における中間の位置を算出している。このようにして作成された回収予定情報は、前述した図１２のように、運搬者ＩＤ、回収箱識別情報、ルート情報、通過予定時刻を含むものである。

そして、これを回収予定情報記憶部２０６に記憶した後、回収を担当することに決定した運搬者４０の運搬者端末４に対して送信して回収処理の実行を促す。

運搬者４０により回収作業が開始された後、運搬者端末４から運搬者識別情報が送信されると、これを運搬者識別情報取得部２０７により受信し（Ｓ５３）、また、回収した回収箱の回収箱識別情報、及び取替後の新たな回収箱２０の回収箱識別情報が送信されると、これらを回収箱識別情報取得部２０８により受信する（Ｓ５４）。そして、これらの回収箱識別情報をもとに、クライアント情報記憶部２０１に記憶されているクライアント情報に含まれる回収箱識別情報を参照して一致するものを検索し、クライアントを特定する。

そして、更新処理部２０９により、特定されたクライアント情報に記憶されている回収箱識別情報の項目を、それぞれ回収箱識別情報取得部２０８により取得した新たな回収箱識別情報に書き換えて更新する（Ｓ５５）。即ち、当該更新処理は、例えば図９に示されるクライアント情報の項目のうち、貸出中回収箱ＩＤ欄７５の回収箱ＩＤを抹消して、当該回収箱ＩＤを回収中回収箱ＩＤ欄７７に書き込み、クライアントのもとに新たに貸し出された回収箱２０の回収箱識別情報を貸出中回収箱ＩＤ欄７５に書き込んで、これをクライアント情報記憶部２０１に記憶することによって行われる。

続いて、運搬者端末４から送信される位置情報を位置情報取得部２１１により随時受信する（Ｓ５６）。この際、運搬者端末４が、位置情報取得時において、運搬者端末４に備えられた計時機能を参照して位置情報に含めた通過時刻情報を、位置情報を受信することにより受信する。そして、この処理を、運搬者端末４から、回収した回収箱２０の処理場３０への搬入処理完了の通知を受信するまで続ける（Ｓ５７）。

搬入処理完了の通知を受信すると、それまでに取得した位置情報から特定される運搬者端末４の辿ったルート情報と、回収予定情報記憶部２０６に記憶されている回収予定情報とを、回収予定情報照合部２１４により照合する。

照合は次のように行われる。まず、回収箱識別情報により位置情報の履歴をソートし（Ｓ５８）、回収箱識別情報毎に時系列に位置情報を並べ替える（Ｓ５９）。次に、回収予定情報記憶部２０６を参照して、当該回収箱識別情報を有する回収予定情報を呼び出し、図１９に示すように照らし合わせることによって照合する。

即ち、照合は、図１９に示すように、運搬者端末４より取得した位置情報が時系列に従って並べ替え、回収予定情報と対応させる。そして、通過予定位置及び通過予定時刻を含む回収予定情報５５１と、実際に運搬者が通過した位置及び時刻を含む位置情報５５２を回収地点５５３（５５５、５５７）、経由地点５５４（５５６、５５８）及び処理場地点５５９毎に比較し、各通過予定ポイントを通過しているか（Ｓ６０）、更に各通過予定ポイントを所定の時間内に通過しているか（Ｓ６１）を照らし合わせることによって照合の適否を判断する。

ここで、照合が適合するか否かは、予め設定された適合条件に従う。本実施例において、適合条件が、回収地点５５３（５５５、５５７）、経由地点５５４（５５６、５５８）及び処理場地点５５９が完全に一致し、それぞれの地点における、回収予定時刻と通過時刻との誤差が２０分以内であれば適合すると設定されていたとすると、図１９においては、地点及び時刻のいずれもこの適合条件に含するので、適合と判定される。

一方、適合条件が、地点が完全に一致し、回収予定時刻と通過時刻との誤差が１０分以内であれば適合すると設定されていたとすると、図１９においては、回収地点５５７、経由地点５５８、及び処理場地点５５９において、時刻の誤差が１０分を超えているため、不適合と判断される。

このように照合がなされた結果、対比された情報が適合した場合には、発行部２１５により処理完了証明書を発行し（Ｓ６２）、これをクライアント端末である管理センタ１に送信して一連の工程を終了する。

他方、照合の結果が不適合の場合には、処理完了証明書は発行せず、処理が不適切であったことをクライアント端末である管理センタ１あるいは運搬者端末４に通知するなど、エラー処理を行って（Ｓ６３）、一連の工程を終了する。

なお、回収予定情報と、これに対応する実際の情報を比較する照合は、回収箱の回収から処理場への搬入までの一連の処理過程が終了した後に行ってもよい他、上記一連の処理過程がスタートしてから一定時間毎に行ってもよく、また、対応する情報が発生する度に行ってもよい。これにより、上記一連の処理過程が適正に進行したか調べることができ、適正な安全管理に資することができる。

以上の実施形態により、クライアントは借りている回収箱２０の容量が一杯になるなどして、回収箱２０を取り替えて欲しいときに、取替を依頼するだけで、回収箱２０を回収してもらうことができる。そして、回収予定情報と実際に運搬者が通過したルート情報とが照合され、運搬が適正に行われたかを知ることができる。

以上説明したように、紙文書１２を投入した回収箱２０の回収処理作業が完了し、管理センタ１が処理完了証明書を受信すると、回収箱処理登録手段１０５は、回収箱識別コード２１に関連付けて当該回収箱が確実に処理されたという情報を受領した処理完了証明書と共にデータベース１０７に登録する。そして、証明書発行手段１０６は、紙文書１２を電子化し、回収箱２０に確実に投入し、また、回収箱が確実に処理されたことを証明する証明書を発行する。この証明書には処理完了証明書が付加されており、この証明書と共に電子化文書１５をユーザに納品することにより、紙文書電子化処理管理システムの一連の処理が完了する。

本発明の一実施形態に係る紙文書電子化処理システムのシステム構成図である。 本発明の一実施形態に係る電子化処理の手順を説明する図である。 本発明の一実施形態に係る電子化処理の手順を説明する図である。 本発明の一実施形態に係る電子化登録票の一例を示す図である。 本発明の一実施形態に係る機密情報処理管理システムの一例を示す図である。 本実施形態に係る回収箱の一例を示す図である。 本実施形態に係る回収箱の機能に基づく変化の一例を示す図である。 本実施形態に係る機密書類処理管理装置の構成を簡略的に示す機能ブロック図である。 本実施形態に係るクライアント情報に記億されるデータの一例を示す図である。 本実施形態に係る運搬者情報に記憶されるデータの一例を示す図である。 本実施形態に係る処理場情報に記憶されるデータの一例を示す図である。 本実施形態に係る回収予定情報に記憶されるデータの一例を示す図である。 本実施形態に係る回収予定情報の出力イメージの一例を示す図である。 本実施形態に係る位置情報提供画面の一例を示す図である。 本実施形態に係るクライアントに提供される位置情報の一例を示す図である。 本実施形態に係る処理完了証明書の一例を示す図である。 本実施形態に係る機密情報処理管理システムの流れを示したシーケンス図である。 本実施形態に係る機密書類処理管理システムの処理の流れを示した処理フローである。 本実施形態に係る回収予定情報の照合の一例を示した図である。

符号の説明

１ 管理センタ、 ２ 機密書類処理管理装置、 ３ 処理場端末、 ４ 運搬者端末、 １０ 受領箱、 １２ 紙文書、 １５ 電子化文書、 ２０ 回収箱、 ３０ 処理場、 １０１ 紙文書受付手段、 １０２ 電子化文書登録手段、 １０３ 回収箱登録手段、 １０４ 紙文書回収登録手段、 １０５ 回収箱処理登録手段、 １０６ 証明書発行手段

Claims (16)

1. ユーザが保有する紙文書を電子化し、その後、当該紙文書を回収処理したことを管理する管理センタを具備する紙文書電子化処理システムであって、
   前記管理センタは、
   紙文書をユーザから受領して電子化及び処理してユーザに納品するまでに必要な情報を管理するデータベースと、
   前記ユーザから入手した電子化する紙文書を単位毎に識別するための文書識別コードを前記データベースに登録する紙文書受付手段と、
   前記文書識別コードが付与された紙文書を電子化した電子化文書を当該文書識別コードと関係付けて登録する電子化文書登録手段と、
   紙文書を回収して処理するための回収箱を識別する回収箱識別コードを前記データベースに登録する回収箱登録手段と、
   検証済みとして登録された文書識別コードが付与された紙文書を回収箱に投入する際に、当該回収箱の回収箱識別コードに関連付けて投入された紙文書の文書識別コードを登録する紙文書回収登録手段と、
   紙文書が投入された回収箱を処理するために処理場に向かって搬出したことを回収箱識別コードに関連付けて登録すると共に処理場で処理されたことを示す情報を回収箱識別コードに関連付けて登録する回収箱処理登録手段と、
   処理された回収箱に投入された紙文書について回収処理が完了したことを示す処理完了証明書を発行する証明書発行手段と
   を具備することを特徴とする紙文書電子化処理システム。
2. 請求項１に記載の紙文書電子化処理システムにおいて、
   前記管理センタが、前記紙文書が前記回収箱に回収されたことを証明する回収画像情報を記憶する回収画像登録手段を具備し、
   前記処理完了証明書には、前記回収画像情報が付与されることを特徴とする紙文書電子化処理システム。
3. 請求項１又は２に記載の紙文書電子化処理システムにおいて、
   前記管理センタは、前記処理場で前記回収箱が処理されたことを証明する処理状況画像を取得する処理状況画像取得手段を具備し、
   前記処理完了証明書には、前記処理画像情報が付与されることを特徴とする紙文書電子化処理システム。
4. 請求項３に記載の紙文書電子化処理システムにおいて、
   前記処理場には、前記回収箱の搬入を検出することにより、当該回収箱の搬入から処理までの処理状況を画像として記憶する処理状況画像記憶手段を有する処理場端末が設けられ、
   前記処理状況画像取得手段は、前記処理状況画像記憶手段から処理状況画像を取得することを特徴とする紙文書電子化処理システム。
5. 請求項１〜４の何れか一つに記載の紙文書電子化処理システムにおいて、
   前記回収箱を前記処理場まで搬送する運搬者が、識別情報を有すると共に当該運搬者の位置情報を検出する位置検出手段を具備する運搬車端末を保有し、
   前記管理センタは、前記回収箱を搬送している運搬車が保有する前記運搬者端末からその識別情報と共に前記位置検出手段により検出された位置情報を取得する位置情報取得手段を具備し、
   前記処理完了証明書には、前記回収箱が処理場まで運搬された際の位置情報が付与されることを特徴とする紙文書電子化処理システム。
6. 請求項５に記載の紙文書電子化処理システムにおいて、
   前記管理センタは、搬出された前記回収箱が前記処理場まで搬送されるルート情報を含む回収予定情報を取得する回収予定情報取得手段と、
   この回収予定情報取得手段が取得した回収予定情報と前記位置情報取得手段が取得した位置情報とを照合する回収予定情報照合手段とを具備し、
   前記処理完了証明書は、前記回収予定情報照合手段による照合が適合したことを条件として発行されることを特徴とする紙文書電子化処理システム。
7. 請求項６に記載の紙文書電子化処理システムにおいて、
   前記位置情報には、前記運搬者が通過した位置毎の通過時刻情報が含まれ、
   前記回収予定情報には、前記運搬者が通過する予定の位置毎の通過予定時刻情報が含まれることを特徴とする紙文書電子化処理システム。
8. 請求項１〜７の何れか一つに記載の紙文書電子化処理システムにおいて、
   前記電子化文書登録手段は、電子化対象の紙文書と電子化文書とを比較して電子化文書とが同一であることを検証したことを条件として登録することを特徴とする紙文書電子化処理システム。
9. ユーザが保有する紙文書を電子化し、その後、当該紙文書を回収処理したことを管理する紙文書電子化処理方法であって、
   ユーザから受領した電子化する紙文書を単位毎に識別するための文書識別コードを前記データベースに登録する紙文書受付工程と、
   前記文書識別コードが付与された紙文書を電子化した電子化文書を当該文書識別コードと関係付けて登録する電子化文書登録工程と、
   紙文書を回収して処理するための回収箱を識別する回収箱識別コードを前記データベースに登録する回収箱登録工程と、
   検証済みとして登録された文書識別コードが付与された紙文書を回収箱に投入する際に、当該回収箱の回収箱識別コードに関連付けて投入された紙文書の文書識別コードを登録する紙文書回収登録工程と、
   紙文書が投入された回収箱を処理するために処理場に向かって搬出したことを回収箱識別コードに関連付けて登録すると共に処理場で処理されたことを示す情報を回収箱識別コードに関連付けて登録する回収箱処理登録工程と、
   処理された回収箱に投入された紙文書について回収処理が完了したことを示す処理完了証明書を発行する証明書発行工程と
   を具備することを特徴とする紙文書電子化処理方法。
10. 請求項９に記載の紙文書電子化処理方法において、
    前記紙文書が前記回収箱に回収されたことを証明する回収画像情報を記憶する回収画像登録工程を具備し、
    前記処理完了証明書には、前記回収画像情報が付与されることを特徴とする紙文書電子化処理方法。
11. 請求項９又は１０に記載の紙文書電子化処理方法において、
    前記処理場で前記回収箱が処理されたことを証明する処理状況画像を取得する処理状況画像取得工程を具備し、
    前記処理完了証明書には、前記処理画像情報が付与されることを特徴とする紙文書電子化処理方法。
12. 請求項１１に記載の紙文書電子化処理方法において、
    前記処理場には、前記回収箱の搬入を検出することにより、当該回収箱の搬入から処理までの処理状況を画像として記憶する処理状況画像記憶手段を有する処理場端末が設けられ、
    前記処理状況画像取得工程では、前記処理状況画像記憶手段から処理状況画像を取得することを特徴とする紙文書電子化処理方法。
13. 請求項９〜１２の何れか一つに記載の紙文書電子化処理方法において、
    前記回収箱を前記処理場まで搬送する運搬者が、識別情報を有すると共に当該運搬者の位置情報を検出する位置検出手段を具備する運搬車端末を保有し、
    前記回収箱を搬送している運搬車が保有する前記運搬者端末からその識別情報と共に前記位置検出手段により検出された位置情報を取得する位置情報取得工程を具備し、
    前記処理完了証明書には、前記回収箱が処理場まで運搬された際の位置情報が付与されることを特徴とする紙文書電子化処理方法。
14. 請求項１３に記載の紙文書電子化処理方法において、
    搬出された前記回収箱が前記処理場まで搬送されるルート情報を含む回収予定情報を取得する回収予定情報取得工程と、
    この回収予定情報取得手段が取得した回収予定情報と前記位置情報取得手段が取得した位置情報とを照合する回収予定情報照合工程とを具備し、
    前記処理完了証明書は、前記回収予定情報照合手段による照合が適合したことを条件として発行されることを特徴とする紙文書電子化処理方法。
15. 請求項１４に記載の紙文書電子化処理方法において、
    前記位置情報には、前記運搬者が通過した位置毎の通過時刻情報が含まれ、
    前記回収予定情報には、前記運搬者が通過する予定の位置毎の通過予定時刻情報が含まれることを特徴とする紙文書電子化処理方法。
16. 請求項９〜１５の何れか一つに記載の紙文書電子化処理方法において、
    前記電子化文書登録工程では、電子化対象の紙文書と電子化文書とを比較して電子化文書とが同一であることを検証したことを条件として登録することを特徴とする紙文書電子化処理方法。

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