JP2009124594A

JP2009124594A - 文書管理システム、画像処理装置、画像処理装置の文書管理方法、文書管理装置、文書管理装置の文書管理方法及びプログラム

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Publication number: JP2009124594A
Application number: JP2007298468A
Authority: JP
Inventors: Takuya Miyasato; 拓矢宮里
Original assignee: Canon IT Solutions Inc
Current assignee: Canon IT Solutions Inc
Priority date: 2007-11-16
Filing date: 2007-11-16
Publication date: 2009-06-04
Anticipated expiration: 2027-11-16
Also published as: JP5064977B2

Abstract

【課題】文書データの登録、変更等の文書管理のための処理を行う際に、ユーザが行う操作を簡素化して、文書管理のための処理を適切に行える、文書管理システム、画像処理装置、画像処理装置の文書管理方法、文書管理装置、文書管理装置の文書管理方法及びプログラムを提供する。
【解決手段】複数のデジタル複合機１０１等の画像処理装置と、文書管理サーバ１０２等の文書管理装置とをネットワークを介して相互に接続して構成された文書管理システムで、画像処理装置１０１を用いて文書データの登録、変更等の文書管理処理を行うためにユーザが、複数のカバーシート若しくは文書原稿又はこれらの組み合わせを選択し、画像処理装置１０１でスキャン操作することによって、本文書管理システム側で業務を自動的に選択実行し、本社オペレータの操作が無くても書類の電子化管理の業務を行うことができる。
【選択図】図１

Description

本発明は、複数のデジタル複合機等の画像処理装置と、文書管理サーバ等の文書管理装置とをネットワークを介して相互に接続して構成された文書管理システムにおいて、画像処理装置を用いて文書データの登録、変更等の文書管理処理を行うための操作を、簡単かつ便利に行えるようにする、文書管理システム、画像処理装置、画像処理装置の文書管理方法、文書管理装置、文書管理装置の文書管理方法及びプログラムに関する。

近年、紙文書として保存されていた契約書等の業務書類を、電子化して管理する文書管理システムが普及している。

このような文書管理システムには、例えば、企業の支店や営業所で発生した業務書類を、本社のサーバマシンで電子化して管理するものがある。この場合には、支店や営業所から郵送などの方法で業務書類を本社に送り、本社側で業務書類をスキャンしてサーバマシンに格納している。あるいは営業所では、業務書類をスキャンし、電子化された文書データに加工し、この電子化された文書データをネットワークを介して本社に送る。本社側では、電子化された文書データの内容確認を行ってサーバマシン内の適切な保存場所に振り分けて格納して管理する。

しかし、上述のような業務フローでは、本社側に作業の負荷が集中してしまうという問題がある。この問題を改善するために、営業所側が、業務書類を電子化してサーバマシンへ格納する操作を行うことが考えられる。しかし、この場合には、各営業所で業務書類を電子化してサーバマシンへ格納する操作を行えるように、多数の人員を教育するための大きな負担が課せられるという問題がある。

従来、このような課題を解決するために、サーバ操作に関する情報を記入した指令入力用のカバーシートと業務書類とを組み合わせて、デジタル複合機でスキャンすることにより、そのカバーシートに記載された指令に従って文書を保存させる等の動作を行う手段が提案されている。

このような従来提案されている手段では、予めサーバに登録されている文書等のデータを、カバーシートに記載された指令に基づいて、文書の印刷、削除等の操作をする。具体的には、カバーシートにサーバ内の文書のサムネイルと、実行したい操作のチェック項目を設ける。

ユーザは、操作対象の文書のサムネイルのチェックボックスと、実行したい操作のチェックボックスとにチェックを書き込み、それを複合機でスキャンする。すると、この従来提案されている手段では、チェック内容を認識して、サーバ内の対象文書が指定通りに操作（印刷、削除等）されるようになっている（例えば、特許文献１参照）。

また、従来提案されている他の手段では、契約書に対する登録種別等を指示するチェック項目を設けた指示書が出力される。ユーザは、この出力された指示書に、サーバに登録したい契約書に対する登録種別等（例えば新規バージョンとして登録）をチェックする。そして、この指示書と契約書を共に複合機でスキャンすることで、その契約書を、指示書で指定されたとおりに、（例えば新規バージョンとして）サーバに登録するものが提案されている（例えば、特許文献２参照）。
特開２００５−２９５５６４特開２００７−２４１６４９

しかしながら、前述のような従来の手段（特許文献１）では、予めサーバにある文書をカバーシートのみで操作することを前提としている。このため、前述した従来の手段では、契約書を管理する上で必要となる、手元にある紙文書を新規に登録し、又は予め登録されている文書に対して契約書等を追加することができない。

また、サーバにある文書に対して繰り返し操作を行う場合には、毎回カバーシートを出力する必要がある。さらに、そのカバーシートに記載されている操作対象のデータと、実行したい操作にチェックを入れ、チェックを行ったカバーシートをスキャンする動作をしなければならず、操作が煩雑で手間がかかる。

前述した従来の他の手段（特許文献２）は、契約書の管理を想定したもので、以下のとおりである。予め、契約書に対する登録種別等を指示するチェック項目が設けられた指示書を出力する。そして、ユーザは、サーバに登録したい契約書に対する登録種別等（例えば新規バージョンとして登録）を指示書にチェックし、その指示書と契約書を共に複合機でスキャンする。すると、このシステムでは、その契約書を指示書で指定されたとおりに（例えば新規バージョンとして）サーバに登録する。よって、手元にある文書に対し、カバーシートを用いて処理をすることができる。しかし、この前述した他の手段によっても、何度も登録などの操作を行う場合には、毎回指示書を出力し、出力した指示書と共に契約書をスキャンする動作をしなければならず、操作が煩雑で手間がかかる。

さらに、プレプリントされた契約書が各拠点に置いてあり、それを使って契約の締結をして、その締結後の契約書を登録するような業務の場合には、その契約書を例えば登録するための指示書と紐づけて作成し出力しなければならなかった。契約書と紐付いた指示書を出力するためには、ユーザが、本社に問い合わせを行い、指示書を出力してもらう、又は、登録するための識別番号（契約書番号）をもらい、コンピュータで識別番号を入力して、指示書を作成しなければならなかった。このため、前述のように各拠点で発生した契約書を、指示書を用いて一元管理する仕組みにおいては、従来の他の手段は適さなかった。

また、例えば不動産契約のように、１件の契約に紐づいて複数の契約が発生し、その複数の契約を１グループとして管理しなければならない場合は、ユーザが登録しようとしている契約が、どの契約グループに属しているかを考慮して、正確に登録されるように指示書を作成しなければならなかった。この指示書が適切に作成されない場合、誤った契約グループに登録されてしまうため、この契約関係を考慮した指示書を適切に作成、出力する必要があった。

本発明は、文書データの登録、変更等の文書管理のための処理を行う際に、ユーザが行う操作を簡素化して、文書管理のための処理を適切に行えるようにした、文書管理システム、画像処理装置、画像処理装置の文書管理方法、文書管理装置、文書管理装置の文書管理方法及びプログラムを提供することを目的とする。

上記目的を達成するために、請求項１記載の画像処理装置は、原稿を読み取り、文書データを生成する読取部を備える画像処理装置であって、前記読取部から得られた文書データが、文書データの登録または更新を行うためのカバーシートを含むかを判断する判断手段と、前記判断手段により前記文書データが前記カバーシートを含まないと判断される場合に、前記文書データの新規登録を文書管理サーバに指示する第１指示手段と、前記第１指示手段による新規登録指示に応じて前記文書管理サーバで発行される、当該新規登録される文書データの文書識別情報を取得し、当該文書識別情報を用いてカバーシートを印刷する印刷手段と、前記判断手段により前記文書データが前記カバーシートを含むと判断される場合に、前記文書データを追加登録または更新すべく、前記カバーシートに含まれる文書識別情報と、前記文書データとを前記文書管理サーバに送信する第２指示手段とを備えることを特徴とする。

上記目的を達成するために、請求項９記載の文書管理装置は、文書データの登録を要求する画像処理装置と通信可能な文書管理サーバであって、前記画像処理装置から、前記文書データの新規登録の要求と、前記画像処理装置の装置識別情報と、を受け付ける受付手段と、前記受付手段で前記文書データの新規登録を受け付けた場合に、当該文書データの文書識別情報を発行する発行手段と、前記新規登録に応じて、前記発行手段で発行された前記文書識別情報を前記画像処理装置に送信する送信手段と、前記受付手段で受け付けた前記文書データ、前記装置識別情報及び前記発行手段で発行された前記文書識別情報を記憶する記憶手段と、前記受付手段により、前記文書識別情報、前記装置識別情報及び前記文書データの追加登録又は更新の要求を受け付けた場合に、前記追加登録又は前記更新の要求を行った前記画像処理装置の装置識別情報が、前記記憶手段で記憶されている当該文書識別情報で特定される文書データの新規登録を行った当該装置識別情報と同一であるか判断する判断手段と、前記判断手段により同一でないと判定される場合に、前記文書データの追加登録または更新の処理を抑制する抑制手段と、を備えることを特徴とする。

上記目的を達成するために、請求項１２記載の画像処理装置の文書管理方法は、画像処理装置の読取部で原稿の文書を読み取って生成した文書データの管理をするための画像処理装置の文書管理方法において、前記読取部から得られた文書データが、文書データの登録または更新を行うためのカバーシートを含むかを判断する判断ステップと、前記判断ステップにより前記文書データが前記カバーシートを含まないと判断される場合に、前記文書データの新規登録を文書管理サーバに指示する第１指示ステップと、前記第１指示ステップによる新規登録指示に応じて前記文書管理サーバで発行される、当該新規登録される文書データの文書識別情報を取得し、当該文書識別情報を用いてカバーシートを印刷する印刷ステップと、前記判断ステップにより前記文書データが前記カバーシートを含むと判断される場合に、前記文書データを追加登録または更新すべく、前記カバーシートに含まれる文書識別情報と、前記文書データとを前記文書管理サーバに送信する第２指示ステップとを有することを特徴とする。

上記目的を達成するために、請求項１３記載のプログラムは、画像処理装置の読取部で原稿の文書を読み取って生成した文書データの管理をするための画像処理装置の文書管理方法を前記画像処理装置の中央演算処理装置で実行させるプログラムにおいて、前記画像処理装置の文書管理方法は、前記読取部から得られた文書データが、文書データの登録または更新を行うためのカバーシートを含むかを判断する判断ステップと、前記判断ステップにより前記文書データが前記カバーシートを含まないと判断される場合に、前記文書データの新規登録を文書管理サーバに指示する第１指示ステップと、前記第１指示ステップによる新規登録指示に応じて前記文書管理サーバで発行される、当該新規登録される文書データの文書識別情報を取得し、当該文書識別情報を用いてカバーシートを印刷する印刷ステップと、前記判断ステップにより前記文書データが前記カバーシートを含むと判断される場合に、前記文書データを追加登録または更新すべく、前記カバーシートに含まれる文書識別情報と、前記文書データとを前記文書管理サーバに送信する第２指示ステップとを有することを特徴とする。

上記目的を達成するために、請求項１４記載の文書管理装置の文書管理方法は、画像処理装置から受信した文書データを管理するための文書管理装置の文書管理方法において、前記画像処理装置から、前記文書データの新規登録の要求と、前記画像処理装置の装置識別情報と、を受け付ける受付ステップと、前記受付ステップで前記文書データの新規登録を受け付けた場合に、当該文書データの文書識別情報を発行する発行ステップと、前記新規登録に応じて、前記発行ステップで発行された前記文書識別情報を前記画像処理装置に送信する送信ステップと、前記受付ステップで受け付けた前記文書データ、前記装置識別情報及び前記発行ステップで発行された前記文書識別情報を記憶する記憶ステップと、前記受付ステップにより、前記文書識別情報、前記装置識別情報及び前記文書データの追加登録又は更新の要求を受け付けた場合に、前記追加登録又は前記更新の要求を行った前記画像処理装置の装置識別情報が、前記記憶ステップで記憶されている当該文書識別情報で特定される文書データの新規登録を行った当該装置識別情報と同一であるか判断する判断ステップと、前記判断ステップにより同一でないと判定される場合に、前記文書データの追加登録または更新の処理を抑制する抑制ステップと、を有することを特徴とする。

上記目的を達成するために、請求項１５記載のプログラムは、画像処理装置から受信した文書データを管理するための文書管理装置の文書管理方法を前記文書管理装置の中央演算処理装置で実行させるプログラムにおいて、前記文書管理装置の文書管理方法は、前記画像処理装置から、前記文書データの新規登録の要求と、前記画像処理装置の装置識別情報と、を受け付ける受付ステップと、前記受付ステップで前記文書データの新規登録を受け付けた場合に、当該文書データの文書識別情報を発行する発行ステップと、前記新規登録に応じて、前記発行ステップで発行された前記文書識別情報を前記画像処理装置に送信する送信ステップと、前記受付ステップで受け付けた前記文書データ、前記装置識別情報及び前記発行ステップで発行された前記文書識別情報を記憶する記憶ステップと、前記受付ステップにより、前記文書識別情報、前記装置識別情報及び前記文書データの追加登録又は更新の要求を受け付けた場合に、前記追加登録又は前記更新の要求を行った前記画像処理装置の装置識別情報が、前記記憶ステップで記憶されている当該文書識別情報で特定される文書データの新規登録を行った当該装置識別情報と同一であるか判断する判断ステップと、前記判断ステップにより同一でないと判定される場合に、前記文書データの追加登録または更新の処理を抑制する抑制ステップと、を有することを特徴とする。

上記目的を達成するために、請求項１６記載の文書管理システムは、電子化された文書データを記憶し管理する機能を備える文書管理サーバと、当該文書管理サーバに対して文書データの送受信が可能な通信機能を備える画像処理装置と、を有する文書管理システムにおいて、前記画像処理装置は、前記読取部から得られた文書データが、文書データの登録または更新を行うためのカバーシートを含むかを判断する判断手段と、前記判断手段により前記文書データが前記カバーシートを含まないと判断される場合に、前記文書データの新規登録を文書管理サーバに指示する第１指示手段と、前記第１指示手段による新規登録指示に応じて前記文書管理サーバで発行される、当該新規登録される文書データの文書識別情報を取得し、当該文書識別情報を用いてカバーシートを印刷する印刷手段と、前記判断手段により前記文書データが前記カバーシートを含むと判断される場合に、前記文書データを追加登録または更新すべく、前記カバーシートに含まれる文書識別情報と、前記文書データとを前記文書管理サーバに送信する第２指示手段とを備え、前記文書管理サーバは、前記画像処理装置から文書データの新規登録の指示を受けた場合に、当該文書データの文書識別情報を発行する発行手段と、前記発行手段で発行された文書識別情報を前記画像処理装置に送信する送信手段と、前記発行手段で発行された文書識別情報と紐付けて、前記新規登録が指示された文書データを新規登録する第１の登録手段と、前記画像処理装置から前記文書識別情報とともに文書データを追加登録または更新の指示を受けた場合に、前記画像処理装置から受け取った文書識別情報に紐付けて、前記文書データの追加登録又は更新をする第２の登録手段と、を備えることを特徴とする。

本発明によれば、文書データの登録、変更等の文書管理のための処理を行う際に、ユーザが行う操作を簡素化して、文書管理のための処理を適切に行えるようにできるという効果を奏する。

以下、本発明の実施の形態について図面を参照しながら説明する。

本発明は、複数の営業所からデジタル複合機のみの操作で文書を電子化登録する業務全般において有効である。また、本発明は、不動産業における賃貸借契約業務において、契約関係の書類を各営業所から登録や更新を行う業務において使用するのに好適である。
不動産業における賃貸借契約業務には、次のような事情がある。

賃貸借契約においては、１件の契約につき複数の書類が発生するが、登録する書類は不特定のものではなく、決まった種類のものが登録される。したがって文書の登録において最初の書類を登録することは、新規の契約を登録することと同義となる。

しかし、二つ目以降の書類を登録するときには、書類の種類を指定したうえで、既存の契約に書類を追加登録するという形式となる。さらに、賃貸借契約では、定期的に契約の更新が発生するので、すでに登録された文書を更新したり削除したりする作業が発生する。

また、最終的に契約が解約となった場合は、その契約に属するすべての文書が削除されるという事情がある。

次に、本発明を不動産業における賃貸借契約業務において利用する実施の形態について図面を参照しながら説明する。

図１は、本発明の実施の形態に係わる、文書管理システムの概略的な構成を示す説明図である。この文書管理システムは、本社（本店）内の各種機器を中心として、地理的に距離の離れた複数の営業所（支店）内の各種機器との間をネットワークで接続して構築する。

図１に示す文書管理システムでは、本社（本店）内に、デジタル複合機１０１、文書管理サーバ１０２、クライアント端末１０３及びデータベース１０４等の各種機器を設置する。これら本社内の各種機器は、相互にＬＡＮ等で構成されたネットワーク１０８で接続する。

また、図１に示す文書管理システムでは、営業所（支店）内に、デジタル複合機１０１等の各種機器を設置する。これら各営業所内のデジタル複合機１０１と、本社内の各種機器は、相互に専用線やＶＰＮ等で構成されたネットワーク１０８で通信可能に接続する。なお、図１のネットワーク１０８上に接続される各種機器の構成は一例であり、用途や目的に応じて様々の機器を利用できる。

この文書管理システムで使用するデジタル複合機１０１は、文書の登録を行う業務担当者（ユーザ）が使用する画像処理装置として構成する。このデジタル複合機１０１は、紙文書をスキャンして電子データに変換するスキャン機能（原稿の文書を読み取り、文書データを生成する読取部）と、電子データの紙出力を行う印刷機能と、電子データとその属性情報を保存する記憶部（記憶機能）を備える。このデジタル複合機１０１は、中央処理装置が専用のソフトウェアであるプログラム群１０５を実行することにより、電子データの管理機能、種々の制御機能を備える。また、デジタル複合機１０１は、ネットワーク１０８を介して、文書管理サーバ１０２とデータの送受信が可能な通信機能を備える。

この文書管理システムにおける本社（本店）内に配置される文書管理サーバ１０２は、電子化された文書データを記憶し管理する機能を備える。文書管理サーバ１０２は、ネットワーク１０８を介して、デジタル複合機１０１、クライアント端末１０４と電子化された文書データの送受信が可能な通信機能（受付手段）を備える。

文書管理サーバ１０２は、それぞれのデジタル複合機１０１やクライアント端末１０３から受け取った文書データをデータベース１０４に登録する処理を実行可能な機能を備える。さらに、文書管理サーバ１０２は、データベース１０４に登録された文書データをデジタル複合機１０１やクライアント端末１０３からの指示に従って、更新したり削除したりする機能を備える。

この文書管理システムにおける本社（本店）内に配置されるクライアント端末１０３は、本社のオペレータが文書管理業務で使用するクライアント端末として必要な機能を備える。

クライアント端末１０３は、ネットワーク１０８を介して、文書管理サーバ１０２と、データ信号又は文書の登録、更新、削除等の指示信号の送受信が可能な通信機能を備える。

この文書管理システムにおける本社（本店）内に配置されるデータベース１０４は、文書管理サーバ１０２の指示に従って文書データとその属性情報とを保存するための機能を備えた装置である。

この文書管理システムにおけるデジタル複合機１０１で実行されるソフトウェアプログラム群１０５は、デジタル複合機１０１のコンピュータに、文書のスキャン機能、印刷機能、保存機能、ネットワーク送受信用の通信機能を実現させるためのものである。

また、文書管理サーバ１０２におけるソフトウェアプログラム群１０６は、データベース１０４に対する、文書の登録機能、更新機能、削除機能を実現させるためのものである。文書管理サーバ１０２におけるソフトウェアプログラム群１０６は、デジタル複合機１０１やクライアント端末１０３からの指示に従って、これらの機能を実現させる。

さらに、クライアント端末１０３で実行されるソフトウェアプログラム群１０７は、オペレータの入力に従って、文書管理サーバ１０２に対して文書の登録、更新、削除の指示を行う機能を備える。

なお、この文書管理システムでは、レスポンスを早くするために、デジタル複合機１０１と文書管理サーバ１０２の両方に文書データとその属性情報を保存しているが、文書管理サーバ１０２のみに保存する構成としても良い。

次に、前述したデジタル複合機１０１と、文書管理サーバ１０２とのハードウェア構成について、図２および図３により説明する。

図２は、デジタル複合機１０１のハードウェア構成を示すブロック図である。
デジタル複合機１０１は、ＣＰＵ２０２、メモリ（ＲＡＭ）２０３、外部インターフェース２０４、記憶装置２０５、入力装置２０６、表示装置２０７、スキャナ装置２０８及び印刷装置２０９といった各種装置を備える。デジタル複合機１０１が備える各種装置は、相互にデータバス２０１で接続されている。

このデジタル複合機１０１の中央制御装置用のコンピュータを構成するためのＣＰＵ２０２は、演算処理によってさまざまなプログラムを実行可能に構成された中央演算処理装置である。メモリ２０３は、揮発性の記憶装置で、電源が入っている間だけ有効なＲＡＭ（ＲａｎｄｏｍＡｃｃｅｓｓＭｅｍｏｒｙ）である。なお、このＣＰＵ２０２は、契約カバーシート（基本カバーシート）と種類カバーシートとを印刷して出力させる印刷制御手段を構成するものである。

このデジタル複合機１０１では、記憶装置２０５のプログラム記憶領域２１０に記憶された図１のソフトウェアプログラム群１０５の中から必要に応じて適切なプログラムを読み込んでＣＰＵ２０２で実行する。

外部インターフェース２０４は、ネットワークとの接続部分であり、ネットワークに接続された外部機器との間でデータの送受信が可能な通信機能を備える。

記憶装置２０５は、電源を切断してもデータが消去されない不揮発性の記憶装置で、データを長期間保存可能に構成する。この記憶装置２０５は、ハードディスク（ＨＤ）で構成する。この記憶装置２０５には、ソフトウェアプログラム群１０５を格納するためのプログラム記憶領域２１０と、登録文書やその属性情報を格納するためのデータ記憶領域２１１とを設ける。

入力装置２０６は、業務担当者がデジタル複合機を操作するための指令を入力するための装置である。この入力装置２０６は、デジタル複合機１０１の図示しない操作パネル部に配置されるボタンや、表示装置２０７に配置されたタッチパネル（表示されている対象を直接タッチすることで入力する装置）で構成する。

表示装置２０７は、デジタル複合機１０１と一体化した液晶などの小型のディスプレイとして構成し、業務担当者の操作結果、情報処理の結果、端末が外部機器と通信した結果等をユーザに表示する機能を備える。なお、ここでは、前述したタッチパネル機能により入力装置２０６の一部を構成するものでもある。

スキャナ装置２０８は、業務担当者が紙文書をデジタル複合機に読み込ませるために使用する装置であり、ここでは、デジタル複合機と一体構造に構成する。このスキャナ装置２０８は、電子化された文書を記憶装置２０５のデータ記憶領域２１１に保存するために使用される。

印刷装置２０９は、電子化された文書を紙に印刷する機能を備え、デジタル複合機と一体化構造に構成される。

次に、文書管理サーバ１０２のハードウェア構成について説明する。

図３は、文書管理サーバ１０２のハードウェア構成を示すブロック図である。

文書管理サーバ１０２は、ＣＰＵ３０２、ＲＡＭ３０３、外部インターフェース３０４及び記憶装置３０５を備える。文書管理サーバ１０２が備える各種装置は、相互にデータバス３０１で接続されている。

この文書管理サーバ１０２の中央制御装置用のコンピュータを構成するためのＣＰＵ３０２は、演算処理によってさまざまなプログラムを実行可能に構成された中央演算処理装置である。メモリ３０３は、揮発性の記憶装置で、電源が入っている間だけ有効なＲＡＭ（ＲａｎｄｏｍＡｃｃｅｓｓＭｅｍｏｒｙ）である。

この文書管理サーバ１０２では、記憶装置３０５のプログラム記憶領域３０６に記憶された図１のソフトウェアプログラム群１０６の中から必要に応じて適切なプログラムを読み込んでＣＰＵ３０２で実行する。

外部インターフェース３０４は、ネットワークとの接続部分であり、ネットワークに接続された外部の機器との間でデータの送受信が可能な通信機能を備える。

記憶装置３０５は、電源を切断してもデータが消去されない不揮発性の記憶装置で、データを長期間保存可能に構成する。この記憶装置３０５は、ハードディスク（ＨＤ）で構成する。この記憶装置３０５には、ソフトウェアプログラム群１０６を格納するためのプログラム記憶領域３０６と、登録文書やその属性情報を格納するためのデータ記憶領域３０７とを設ける。

また、図１に示すデータベース１０４は、図３に示す外部インターフェース３０４を通して接続する記憶装置として構成する。なお、このデータベース１０４は、記憶装置３０５のデータ記憶領域３０７を利用して構成しても良い。

次に、文書管理システムで使用する、２種類のカバーシートのフォーマットについて図４、図５を用いて説明する。

図４は、契約１件に対し１枚作成される「契約カバーシート（基本カバーシート）」を示す正面図である。「契約カバーシート（基本カバーシート）」とは、１つの契約に紐づく複数の契約を、１つの契約グループとして扱うためのものである。

この契約カバーシートには、これを原稿としてスキャナ装置２０８で読み取り、ＯＣＲ処理をしたときに、この原稿が「契約カバーシート」であることを識別可能とするための識別領域４０１を設ける。さらに、契約カバーシートには、ＯＣＲ処理によって、各個別の契約グループとして識別可能とするための「契約番号」の記述領域４０２を設ける。

図５は、契約の文書種類ごとに１枚作成される「種類カバーシート」を示す正面図である。「種類カバーシート」とは、１つの契約に紐づく複数の契約のグループ内における単数又は複数の契約を特定するためのものである。

この種類カバーシートには、これを原稿としてスキャナ装置２０８で読み取り、ＯＣＲ処理をしたときに、この原稿が「種類カバーシート」であることを識別可能とするための識別領域５０１を設ける。さらに、この種類カバーシートには、ＯＣＲ処理によって、この種類カバーシートが所属する契約を識別可能とするための「契約番号」の記述領域５０２を設ける。また、この種類カバーシートには、ＯＣＲ処理によって、このカバーシートによって特定される文書の種類を表す「文書種類識別子」の記述領域５０３を設ける。なお、一つの基本となる契約およびこの基本契約に対して従属関係となる複数の従属契約を一まとめにしたグループ内において、単数又は複数の従属契約に対応するため、種類カバーシートを利用するようにしても良い。例えば、この文書管理システムでは、賃貸契約書に対応した種類カバーシートと、駐車場契約書に対応した種類カバーシートとを別々に用意しているが、駐車場契約書と、賃貸契約書を１枚の種類カバーシートで扱うようにしてもよい。

すなわち、これらカバーシートには、第１に、ＯＣＲ処理によってカバーシートであることを判別するための識別標識（ここでは、識別領域４０１又は識別領域５０１が相当する、なおマーク等でも良い）を設ける。

第２に、契約カバーシートには、この契約カバーシートに付随してＯＣＲ処理された文書の基本となる帰属（ここでは、基本となる契約を識別可能とするための「契約番号」の記述領域４０２、記述領域５０２が相当する）を設ける。

第３に、種類カバーシートには、このカバーシートに付随してＯＣＲ処理されたときに、このカバーシートによって原稿の種類を特定するための識別標識（ここでは、「文書種類識別子」の記述領域５０３が相当する）を設ける。なお、この「文書種類識別子」の記述領域５０３は、その他のマーク等でも良い。さらに、本実施の形態では、記述領域４０１、５０１のOCR処理により、契約カバーシートであるか種類カバーシートであるかを判別する形態をとっているが、カバーシート上に「文書種類識別子」の記述領域５０３を設けているか設けていないかによって、原稿の種類を識別する手段としてもよい。

また、上述した第２の文書の基本となる帰属（「契約番号」の記述領域４０２、記述領域５０２）は、その文書が所属するグループを特定する固有の識別標識である。

さらに、上述した第３のカバーシートによって文書の種類を特定するための識別標識（「文書種類識別子」の記述領域５０３）は、その文書が所属するグループ内において、文書が複数種類あるときに、その中の一つの文書種類を特定する識別標識である。

次に、上述のように構成した文書管理システムを不動産業における賃貸借契約業務において使用する場合の具体的な手段について、各営業所の業務担当者がデジタル複合機を使用して行う業務手順に従って説明する。

業務担当者がデジタル複合機１０１を使用して行う業務は、契約の「新規登録」、契約に文書を追加する「追加登録」、登録済みの文書を変更する「文書更新」、登録済みの文書を廃棄する「文書無効化」、登録済みの文書を印刷する「文書印刷」、契約が解約されたときに行う「契約無効化」がある。

この文書管理システムでは、「新規登録」以外の業務を、原則として「新規登録」を行ったデジタル複合機１０１のみで実施する抑制手段を備える。但し「文書印刷」は、例外として全てのデジタル複合機１０１で実行可能とする。

このため、この文書管理システムでは、業務担当者がデジタル複合機１０１を使用して業務を開始する際に、デジタル複合機の固有ＩＤ（装置識別情報）を評価し、業務の対象となる文書が、このデジタル複合機１０１で作成されたものであるか否かを判断する。そして、この文書管理システムでは、このデジタル複合機１０１で以前に作成されたものである場合に限り、その後の処理を実行するようにした抑制手段を備える。

そこで、この文書管理システムにおけるデジタル複合機１０１では、業務を行っていない待機状態のときに、デジタル複合機１０１に備え付けられた表示装置２０７に、図６に示すような画面を表示する。この図６に示す画面では、タッチパネル方式の２つのボタン６０１、６０２を表示する、一方のボタン６０１は、原稿台に原稿を置いた状態でタッチすると原稿のスキャンを開始させる。他方のボタン６０２は、任意のタイミングでタッチした際に、過去に行った業務に対する現在のステータスを表示させる。

次に、上述のデジタル複合機１０１を利用して、業務担当者が契約の「新規登録」の業務を行えるようにする為の文書データ新規登録手段について、作業手順に従って説明する。この文書管理システムの文書データ新規登録手段によって契約の「新規登録」を行うときには、その契約に契約番号が割り振られておらず、その契約に対応したカバーシートも存在していない状態である。

そこで業務担当者は、その時点で存在している契約関係書類の一つを原稿台にのせ、図６に示したボタン６０１にタッチする。するとデジタル複合機１０１のコンピュータ（第１指示手段、なお、文書データの追加登録又は更新を文書管理サーバに指示する場合には第２指示手段となる）は、そのソフトウェアプログラム群１０５を実行して、読み込んだ原稿の状態を判断して「新規登録」の業務が開始されたと判断して、表示装置２０７に図７に示す選択指示用表示画面を表示する処理を行う。

この図７に示す表示装置２０７の画面には、契約番号を表示する契約番号表示領域７０１が設定されている。「新規登録」の業務の開始時には、新規契約の契約番号が付与されていない状態であるため契約番号表示領域７０１に「未定」と表示される。

図７に示す表示装置２０７の画面には、スキャンした原稿のイメージを表示するプレビュー領域７０２を設定する。このプレビュー領域７０２は、複数のページをスキャンした場合に、表示ページの送り操作が可能なように構成する。

図７に示す表示装置２０７の画面には、文書の種類の名称を表示する、文書種類表示領域７０３を設定する。この文書管理システムでは、契約文書を種類毎に登録するため、登録時に契約文書の種類を特定する必要がある。そこで、この文書管理システムでは、業務担当者が文書種類表示領域７０３に表示されている所定の種類名にタッチすることで、今回スキャンした文書の種類を入力する。

図７に示す表示装置２０７の画面には、「プレビュー」と表記されたタッチボタンである、プレビューボタン７０４を設定する。このプレビューボタン７０４は、契約の過去の登録イメージを表示させる（文書種類表示領域７０３に表示する）際に使用するものである。「新規登録」の場合には、過去に何も登録されていないため、プレビューボタン７０４がグレー表示となり、タッチしても反応しない状態にされている。

図７に示す表示装置２０７の画面には、業務ボタン領域７０５を設定する。この業務ボタン領域７０５には、業務担当者がデジタル複合機１０１で行おうとしている業務に対応して変化した、所要のボタンが表示される。

「新規登録」業務の場合には、業務ボタン領域７０５に、図８に示す登録ボタン８０１と、キャンセルボタン８０２が表示される。登録ボタン８０１は、文書種類表示領域７０３で文書の種類を選択してから登録ボタン８０１にタッチし際に、スキャンした文書をサーバに登録すると同時に同契約に対して契約番号を発行する処理を開始させる。

そして、デジタル複合機１０１では、契約の登録が完了すると印刷装置２０９から、発行された契約番号を記述した「契約カバーシート」と、今回登録した文書の種類に対応する文書種類識別子を記述した「種類カバーシート」との、合わせて２枚のカバーシートが印刷されて出力される。

各カバーシートの出力は、画像処理装置が、文書管理システムから文書識別子を取得し、画像処理装置の保持するカバーシートのフォーマットに付加して印刷してもよいし、また、文書管理システム内で文書識別子が付加されたカバーシートを生成し、それを画像処理装置が取得して印刷してもよい。これは新規登録時に限らず、追加登録の際に種類カバーシートを出力する際も同様である。

業務ボタン領域７０５に表示されたキャンセルボタン８０２は、これにタッチすると「新規登録」の処理をキャンセルさせる。

次に、業務担当者が「追加登録」の業務を行う場合について説明する。この場合に業務担当者は、追加したい書類の先頭に追加対象の契約の「契約カバーシート」をつけて原稿台に置き、ボタン６０１にタッチする。すると、デジタル複合機１０１では、表示装置２０７に図７に示す画面が表示される。このとき表示装置２０７には、「新規登録」の場合と異なり、業務ボタン領域７０５に図９に示す登録ボタン９０１及びキャンセルボタン９０２が表示される。

さらに、表示装置２０７の画面上では、プレビューボタン７０４が有効な状態で表示されており、文書種類表示領域７０３で「登録済み」や「登録待ち」のものを選択して、その項目にタッチすると選択された文書のイメージプレビューが表示される。この時点でプレビューボタン７０４は「もどる」と表示されたボタンになっており、この「もどる」と表示されたボタン７０４をタッチすると表に戻る。このとき、契約番号表示領域７０１には、スキャンした「契約カバーシート」から読み取った契約番号が表示されている。

また、プレビュー領域７０２には、今回スキャンしたイメージがプレビューされており、業務ボタン領域７０５に図９に示す追加ボタン９０１と、キャンセルボタン９０２とが表示されている。ここで業務担当者が、文書種類表示領域７０３から「未登録」の種類を選択して追加ボタン９０１にタッチすると、スキャンした文書がサーバの同契約に追加登録される。「追加登録」は、既存の契約グループに、新規に契約を登録することである。

文書の追加が完了すると、デジタル複合機１０１は、その印刷装置２０９から今回登録した文書の種類に対応する文書種類識別子と契約番号を記述した「種類カバーシート」を印刷して出力する。なお、このとき業務担当者が業務ボタン領域７０５に表示されているキャンセルボタン９０２にタッチした場合には、「追加登録」の処理がキャンセルされる。

なお、この「追加登録」の処理は、文書管理サーバ１０２が備える抑制手段によって、デジタル複合機の固有ＩＤ（装置識別情報）を評価し、業務の対象となる文書が、このデジタル複合機１０１で作成されたものである場合に限り、追加登録の処理が実行されるよう制限されている。

次に、業務担当者が「文書更新」の業務を行う場合について説明する。この場合に業務担当者は、更新用の書類の先頭に更新対象の契約内の文書種類に対応する「種類カバーシート」をつけて原稿台に置き、図６に示すスキャンボタン６０１にタッチする。

すると、デジタル複合機１０１では、表示装置２０７に図１１に示す画面を表示する。この図１１に示す画面では、契約番号表示領域１１０１に、スキャンした「種類カバーシート」から読み取った契約番号が表示されている。また、文書種類名表示領域１１０２には、スキャンした「種類カバーシート」から読み取った文書種類識別子に対応する文書種類名が表示されている。

また、プレビュー領域１１０３には、今回スキャンしたイメージが表示されており、文書種類表示領域１１０４には、現在登録されている更新対象のイメージが表示されている。

このデジタル複合機１０１では、文書種類表示領域１１０４に表示される更新対象のイメージを、スキャンした「契約番号」と「文書種類識別子」をキーにして記憶装置２０５から選び出して表示する。

これと共にデジタル複合機１０１は、「文書更新」のときに業務ボタン領域１１０５に、図１２に示す更新ボタン１２０１とキャンセルボタン１２０２を表示する。この更新ボタン１２０１は、これにタッチされたときに、スキャンした文書をサーバに登録されている文書の最新バージョンとして登録する処理がされる。なお、これまでのイメージは、旧バージョンとして管理される。デジタル複合機１０１は、更新を完了しても新たなカバーシートを印刷しない。今回使用した「種類カバーシート」には、特に更新すべき点が無いためである。

「文書更新」のときに業務ボタン領域１１０５に表示されるキャンセルボタン１２０２は、これにタッチすると、デジタル複合機１０１が「文書更新」の処理をキャンセルする。

なお、この「文書更新」の処理は、文書管理サーバ１０２が備える抑制手段によって、デジタル複合機の固有ＩＤ（装置識別情報）を評価し、業務の対象となる文書が、このデジタル複合機１０１で作成されたものである場合に限り、文書更新の処理が実行されるよう制限されている。

次に、業務担当者が「文書無効化」及び「文書印刷」の業務を行う場合について説明する。ここで、「文書無効化」とは、不要になった書類を利用できない状態にすることである。すなわち、「文書無効化」とは、実際に文書を削除するのではなく、管理上、サーバ外からアクセスできないようにするだけのことである。

また「文書印刷」は、サーバに登録された文書をデジタル複合機１０１で印刷する場合の処理で「新規登録」を行ったデジタル複合機１０１以外のデジタル複合機１０１でも実施することができるという点で他の業務と異なる。

業務担当者が「文書無効化」及び「文書印刷」の業務を行うときには、対象となる契約内の文書種類に対応する「種類カバーシート」のみを原稿台に置き、図６に示すボタン６０１にタッチする。

すると、デジタル複合機１０１の表示装置２０７には、図１１に示す画面が表示される。この図１１に示す画面では、契約番号表示領域１１０１にスキャンした「種類カバーシート」から読み取った契約番号が表示されている。文書種類名表示領域１１０２には、スキャンした「種類カバーシート」から読み取った文書種類識別子に対応する文書種類名が表示されている。

また、プレビュー領域１１０３は、空白表示となっており、文書種類表示領域１１０４に、現在登録されている処理対象のイメージが表示されている。デジタル複合機１０１は、文書種類表示領域１１０４に表示する無効化対象または印刷対象のイメージを、スキャンした「契約番号」と「文書種類識別子」をキーにして記憶装置２０５から選び出して表示する。ただし、「新規登録」を行ったデジタル複合機１０１以外のデジタル複合機１０１である場合には、イメージが複合機内に保存されていないため、表示されない。

なお、本実施の形態に係わる文書管理システムでは、上述のような形態をとっているが、「新規登録」を行ったデジタル複合機１０１以外のデジタル複合機１０１であっても、文書管理サーバ１０２からイメージを取得し、表示させるように構成しても良い。

「新規登録」を行ったデジタル複合機１０１で「文書無効化」及び「文書印刷」を行う場合には、業務ボタン領域１１０５に、図１３に示す印刷ボタン１３０１、無効化ボタン１３０２及びキャンセルボタン１３０３が表示される。

また、「新規登録」を行ったデジタル複合機１０１以外のデジタル複合機１０１で、「文書印刷」を行う場合には、図１４に示す印刷ボタン１４０１とキャンセルボタン１４０２が表示される。このデジタル複合機１０１では、印刷ボタン１３０１、１４０１にタッチして印刷指示を行うと、スキャンした文書の印刷が行われる。さらに、このデジタル複合機１０１では、無効化ボタン１３０２にタッチするとサーバに登録されている文書の管理が外部からアクセスできないように変更することにより外部からは削除されたものとして扱われるように処理する。

デジタル複合機１０１で「文書無効化」及び「文書印刷」を行う場合には、処理が完了しても新たなカバーシートを印刷しない。今回使用した「種類カバーシート」には特に更新すべき点が無いためである。

また、「文書無効化」及び「文書印刷」のときに業務ボタン領域１１０５に表示されるキャンセルボタン１３０３、１４０２は、これにタッチすると、デジタル複合機１０１が「文書無効化」又は「文書印刷」の処理をキャンセルする。

次に、業務担当者が「契約無効化」の業務を行う場合について説明する。この「契約無効化」の業務は、契約が解約になった場合に、その契約に関するすべての書類を無効化したい場合に実施する。

業務担当者が「契約無効化」の業務を行うときには、無効化したい契約に対応する「契約カバーシート」のみを原稿台に置き、図６に示すスキャンボタン６０１にタッチする。すると図７に示す画面が表示されるが、「新規登録」の場合と異なり、業務ボタン領域７０５の領域に図１０に示す無効化ボタン１００１と、キャンセルボタン１００２が表示される。

さらに、この「契約無効化」の業務を行うときの画面の表示では、プレビューボタン７０４が有効になっている。文書種類表示領域７０３では、「登録済み」や「登録待ち」の項目を選択してタッチすると、文書種類表示領域７０３に選択した文書のイメージプレビューが表示されるようになっている。なお、この時点でプレビューボタン７０４は「もどる」と表示されたボタンに表示切り替えされており、この「もどる」と表示されたボタンにタッチするとプレビューボタン７０４の表示に戻る。

このとき、デジタル複合機１０１は、契約番号表示領域７０１に、スキャンした「契約カバーシート」から読み取った契約番号を表示する。さらに、デジタル複合機１０１は、「契約無効化」の場合、契約カバーシートのみをスキャンするので、プレビュー領域７０２を、空白表示とする。

次に、業務担当者が「無効化」ボタン１００１にタッチすると、この契約に属するすべての文書が外部からアクセスできないように管理され、外部からは契約の解除として扱われる。デジタル複合機１０１は、処理が完了しても新たなカバーシートを印刷しない。今回使用した「契約カバーシート」には特に更新すべき点が無いためである。

また、このデジタル複合機１０１では、「契約無効化」の処理を行うときに、業務担当者が業務ボタン領域７０５に表示されるキャンセルボタン１００２にタッチすると、デジタル複合機１０１が「契約無効化」の処理をキャンセルする。

次に、文書管理システムにおける上述の業務を実現させるための図１に示すソフトウェアプログラム群１０５及びソフトウェアプログラム群１０６のソフトウェア構成について、図１５及び図１６により説明する。

図１５は、ソフトウェアプログラム群１０５のソフトウェア構成図である。
ソフトウェアプログラム群１０５は本社や各営業所に配置されるデジタル複合機１０１上で動作するソフトウェアである。

スキャナプログラム１５０１は、業務担当者が紙原稿をデジタル複合機１０１の原稿台に置き、スキャン実行の指示を出したときに起動されるプログラムである。このスキャナプログラム１５０１は、デジタル複合機１０１のスキャナ装置２０８に原稿のスキャンを行わせる機能、スキャンされた原稿からカバーシートの有無、書類の有無を判断する機能、カバーシートがある場合にはＯＣＲ処理を行い、これらの結果を元にユーザに次のアクションを行わせるための画面を選定して表示装置２０７に表示させる機能、を実現させるためのプログラムである。

送信プログラム１５０２は、スキャナプログラム１５０１によって表示装置２０７に表示された画面をユーザが操作したときに実行されるもので、登録すべき文書や属性情報、命令を文書管理サーバ１０２に送信する処理を行うソフトウェアである。送信プログラム１５０２は、文書管理サーバ１０２からの応答に従って、新たなカバーシートを印刷装置に印刷させる機能や、ステータス情報の更新を行う機能を実現させるためのプログラムである。送信する際のプロトコルは、いくつか考えられるが、ＨＴＴＰ等が適切である。

ステータス管理プログラム１５０３は、スキャンを行っていないときに、業務担当者が画面操作したときに起動するプログラムで、過去にスキャンした文書の現在のステータスを確認する機能を実現するものである。

送信プログラム１５０２が文書を文書管理サーバ１０２に送信しようとしたときに何らかの問題で送信できなかった場合には、ステータスが「登録待ち」になることがある。このような場合には、ステータス管理プログラム１５０３で実現される表示装置２０７の表示画面で業務担当者が操作することにより、再登録の実行や登録のキャンセルを指示することを可能とする。

全体制御プログラム１５０４は、デジタル複合機１０１の起動後、常時起動しているプログラムで、他のプログラムが動作してないときにも動作している。業務担当者の画面操作を待って、適切なプログラムに起動を指示したり、ステータスが「登録待ち」となっている文書を一定時間後に再登録の処理を行うため、送信プログラム１５０２を起動する等の処理を行う。

次に、文書管理システムにおける上述の業務を実現させるための図１に示すソフトウェアプログラム群１０６について、図１６により説明する。

図１６は、ソフトウェアプログラム群１０６のソフトウェア構成図である。このソフトウェアプログラム群１０６は、本社に配置される文書管理サーバ１０２上で動作するソフトウェアである。

指示実行プログラム１６０１は、デジタル複合機１０１やクライアント端末１０３からＨＴＴＰなどのプロトコルで文書データ、属性、命令が送られてくるのを待ち、これを受け取ったときに命令に従って文書管理プログラム１６０２に対して文書の操作を指示する機能を実現するためのプログラムである。

文書管理プログラム１６０２は、文書データを管理する一般的なプログラムである。

次に、図１５で示される各ソフトウェアについての詳細な動作を、図１７、図１８、図１９、図２０、図２１、図２２、図２３及び図２４を用いて説明する。

図１７は、図１５に示すスキャナプログラム１５０１に係わるフローチャートである。スキャナプログラム１５０１は、各営業所の業務担当者がデジタル複合機１０１を操作して原稿のスキャンを指示したときに開始されるプログラムである。

スキャナプログラム１５０１の処理の特徴は、読み込んだ原稿の内容によって、どの業務を行うのかを判断し、処理を分岐することである。

デジタル複合機１０１が起動され、スキャン開始の指令が入力されると、デジタル複合機１０１で原稿のスキャン処理を実行し、原稿の記載内容を電子化してＲＡＭにデータを記憶する（ステップＳ１７０１）。

次に、ＯＣＲ処理を実行して、読み込んだ原稿の先頭ページがカバーシートであるか否かを判別する（ステップＳ１７０２）。カバーシートであると判断した場合には、さらに、「契約カバーシート」であるか「種類カバーシート」であるかを判別する（ステップＳ１７０２）。なお、このスキャナプログラム１５０１は、事前に識別領域４０１又は識別領域５０１の領域をＯＣＲ処理して判断するように設定されている。

すなわち、デジタル複合機１０１では、スキャンした原稿の先頭ページの識別領域４０１又は識別領域５０１に当たる領域をＯＣＲ処理し、図４に例示するように識別領域４０１の格子内に「０００１」の文字があった場合に、これを「契約カバーシート」であると認識する。また、図５に例示するように識別領域５０１の格子内に「０００２」の文字があった場合には、これを「種類カバーシート」であると認識する。どちらでもない場合には、先頭ページがカバーシートではないと認識する。

ここで、ＯＣＲ処理により先頭ページがカバーシートでないと判断した場合にはステップＳ１７０３へ進み、「種類カバーシート」であると判断した場合にはステップＳ１７０４へ進み、「契約カバーシート」であると判断した場合にはステップＳ１７０８へ進む（ステップＳ１７０２）。

ここで、ステップＳ１７０２で、カバーシートが無いと判別した場合には、「新規登録」の業務であると判断し、デジタル複合機１０１の表示装置２０７に図７に示す画面を表示し、業務ボタン領域７０５に図８に示すボタンを表示する（ステップＳ１７０３）。

ここで、ステップＳ１７０２で、「種類カバーシート」であると判断した場合には、「契約番号」の記述領域５０２と「文書種類識別子」の記述領域５０３をＯＣＲ処理することによって、契約番号と文書種類識別子を検知する（ステップＳ１７０４）。

さらに、カバーシートに続く文書本体がスキャンされているかを判別する。そして、文書本体がスキャンされている場合には、「種類カバーシート」と文書本体との組み合わせであることから、「文書更新」の業務であると判別する（ステップＳ１７０５）。そして、デジタル複合機１０１の表示装置２０７に図１１に示す画面を表示し、業務担当者が業務ボタン領域１１０５に図１２に示すボタンを表示する（ステップＳ１７０６）。

また、ステップＳ１７０５で、文書本体がスキャンされていないと判別された場合には、「種類カバーシート」のみであることから、「文書無効化」または「文書印刷」の業務である場合である。よって、デジタル複合機１０１では、デジタル複合機１０１の表示装置２０７に図１１に示す画面を表示し、業務ボタン領域１１０５に図１３に示すボタンを表示する。ただし、このデジタル複合機１０１によって「新規登録」した契約でない場合には、図１４に示すボタンを表示し、「文書印刷」の処理のみを利用可能とするよう設定する（ステップＳ１７０７）。

ここで、ステップＳ１７０２で、「契約カバーシート」であると判別された場合には、「契約番号」の記述領域４０２をＯＣＲ処理することによって、契約番号を取得する（ステップＳ１７０８）。そして、カバーシートに続く文書本体がスキャンされているかを判断する（ステップＳ１７０９）。

ステップＳ１７０９で文書本体がスキャンされていると判別された場合には、「契約カバーシート」と文書本体の組み合わせであることから、「文書追加」の業務である場合であるので、デジタル複合機１０１の表示装置２０７に図７に示す画面を表示し、業務ボタン領域７０５に図９に示すボタンを表示する（ステップＳ１７１０）。

また、ステップＳ１７０９で文書本体がスキャンされていない場合には、「契約カバーシート」のみであることから、「契約無効化」の業務であるので、デジタル複合機１０１の表示装置２０７に図７に示す画面を表示し、業務ボタン領域７０５に図１０に示すボタンを表示する（ステップＳ１７１１）。

前述したステップＳ１７０３、ステップＳ１７０７、ステップＳ１７０６、ステップＳ１７１１及びステップＳ１７１０において業務担当者の画面操作を待ち、操作の結果を評価する（ステップＳ１７１２）。

ここで、業務担当者が各画面で処理の実行を選択したと判断した場合には、ここまでの処理で得られた「契約番号」「文書識別子」「業務の種類」「文書本体」と、このデジタル複合機１０１をユニークに識別（個々の機体を識別）するＩＤをパラメータとして「送信プログラム」を起動して実行する（ステップＳ１７１３）。

次に、デジタル複合機１０１では、スキャンしたデータや得られた情報をＲＡＭからクリアする（ステップＳ１７１４）。そして、この後、スキャナプログラム１５０１を終了し、表示装置２０７に図６に示す画面を表示する。

また、ステップＳ１７１２で、業務担当者が処理のキャンセルを選択したと判断した場合には、スキャンしたデータや得られた情報をＲＡＭからクリアし（ステップＳ１７１４）、スキャナプログラム１５０１を終了して、表示装置２０７に図６に示す画面を表示する。

上述した図１７に示すフローチャートのステップＳ１７１３において、送信プログラム１７０２の起動時に渡されるパラメータは、経由したステップとユーザ操作で決定される。この送信プログラム１７０２の起動時に渡されるパラメータは、図１９に示すパラメータの組み合わせの表に示す通りとなる。

この図１９の表の第１行目は、ステップＳ１７０３を経由し、業務担当者が文書種類表示領域７０３で文書種類を選択し、登録ボタン８０１に業務担当者がタッチした場合に相当する。この場合には、「契約番号」に空白、「文書識別子」に文書種類表示領域７０３で選択した文書種類に対応する文書識別子、「業務の種類」に「新規登録」、「デジタル複合機のＩＤ」にこのスキャナプログラム１５０１を実行しているデジタル複合機のＩＤ、「文書本体」にスキャンした文書名が、パラメータの値となる。

この図１９の表の第３行目は、ステップＳ１７０６を経由し、ユーザが１２０１のボタンをユーザがタッチした場合に相当する。この場合には、「契約番号」にスキャンした契約番号、「文書識別子」にスキャンした文書識別子、「業務の種類」に「文書更新」、「デジタル複合機のＩＤ」にこのスキャナプログラム１５０１を実行しているデジタル複合機のＩＤ、「文書本体」にスキャンした文書名がパラメータの値となる。

この図１９の表の第５行目は、ステップ１７０７を経由し、ユーザが１３０１または１４０１のボタンをユーザがタッチした場合に相当する。この場合には、「契約番号」にスキャンした契約番号、「文書識別子」にスキャンした文書識別子、「業務の種類」に「文書印刷」、「デジタル複合機のＩＤ」にこのスキャナプログラム１５０１を実行しているデジタル複合機のＩＤ、「文書本体」無しがパラメータの値となる。

この図１９の表の第４行目は、ステップ１７０７を経由し、ユーザが１３０２のボタンをユーザがタッチした場合に相当する。この場合には、「契約番号」にスキャンした契約番号、「文書識別子」にスキャンした文書識別子、「業務の種類」に「文書無効化」、「デジタル複合機のＩＤ」にこのスキャナプログラム１５０１を実行しているデジタル複合機のＩＤ、「文書本体」無しがパラメータの値となる。

この図１９の表の第２行目は、ステップ１７１０を経由し、ユーザが表７０３で文書種類を選択し、９０１のボタンをユーザがタッチした場合に相当する。この場合には、「契約番号」にスキャンした契約番号、「文書識別子」に表７０３で選択した文書種類に対応する文書識別子、「業務の種類」に「追加登録」、「デジタル複合機のＩＤ」にこのスキャナプログラム１５０１を実行しているデジタル複合機のＩＤ、「文書本体」にスキャンした文書名がパラメータの値となる。

この図１９の表の第６行目は、ステップ１７１１を経由し、ユーザが１００１のボタンをユーザがタッチした場合に相当する。この場合には、「契約番号」にスキャンした契約番号、「文書識別子」に空白、「業務の種類」に「契約無効化」、「デジタル複合機のＩＤ」にこのスキャナプログラム１５０１を実行しているデジタル複合機のＩＤ、「文書本体」無しがパラメータの値となる。

次に、図１５に示す送信プログラム１５０２についての詳細な動作を、図１８によって説明する。

図１８は、図１５の送信プログラム１５０２に係わるフローチャートである。
送信プログラム１５０２は、スキャナプログラム１５０１によって起動（スタート）される。起動時のパラメータとして、「業務の種類」、「契約番号」、「文書識別子」、「文書本体」のデータ、デジタル複合機固有のＩＤを受け取る。

ただし「業務の種類」によってパラメータの一部が空白になる場合がある。例えば「新規登録」では「契約番号」が未定のため空白になる。「業務の種類」と各パラメータの設定状況は、図１９に示す通りである。

デジタル複合機１０１では、送信プログラム１５０２の起動時にパラメータとして受け取った「文書本体」のデータをＰＤＦまたはＴＩＦＦの形式でファイル化する（ステップＳ１８０１）。これをイメージファイルと呼ぶ。どちらの形式にするかは本社の文書管理サーバでの形式にあわせて、あらかじめ設定しておくものとする。

次に、デジタル複合機１０１では、送信プログラム１５０２の起動時にパラメータとして受け取った「業務の種類」、「契約番号」、「文書識別子」及び「デジタル複合機固有ＩＤ」のデータをあらかじめ定義したテキスト形式の情報としてファイル化する（ステップＳ１８０２）。これを属性ファイルと呼ぶ。

次に、デジタル複合機１０１は、文書管理サーバ１０２に対して接続を試みる（ステップＳ１８０３）。通信プロトコルとしてはいくつか考えられるが、本実施の形態では、ＨＴＴＰプロトコルを使用するものとする。接続に必要な文書管理サーバ１０２のＵＲＬ、ポート番号、認証情報等はあらかじめ設定しておくものとする。

次に、デジタル複合機１０１で、文書管理サーバ１０２に対して接続を試みた結果を評価し、接続が成功した場合（ステップＳ１８０４で成功）には、文書管理サーバ１０２に対して「イメージファイル」と「属性ファイル」の送信を行う（ステップＳ１８０７）。

次に、デジタル複合機１０１は、文書管理サーバ１０２からのレスポンスを受け取る（ステップＳ１８０８）。デジタル複合機１０１は、受け取ったレスポンスを評価して分岐を行う（ステップＳ１８０９）。

このステップＳ１８０９の分岐では、「新規登録」の業務が成功した場合にステップ１８１０へ進み、デジタル複合機１０１に「契約カバーシート」と「種類カバーシート」の印刷をさせる。このときに印刷する契約番号は文書管理サーバ１０２からレスポンスとしてもたらされるものである。

また、ステップＳ１８０９の分岐では、「追加登録」の業務が成功した場合はステップ１８１１へ進み、デジタル複合機１０１に「種類カバーシート」の印刷をさせる。

また、ステップＳ１８０９の分岐では、「文書印刷」の業務が成功した場合にステップ１８１２へ進み、デジタル複合機１０１に文書のイメージを印刷させる。このときに印刷する文書イメージは文書管理サーバ１０２からレスポンスとしてもたらされるものである。

「文書更新」、「文書無効化」、「契約無効化」がそれぞれ成功した場合、また、文書管理サーバ１０２が処理に失敗した場合は、ステップ１８１３へ進み、ステータス更新の処理を行う。

ここで、ステップＳ１８１０及びステップＳ１８１１において印刷するカバーシートは、予めデジタル複合機１０１の記憶装置２０５に記憶したテンプレートを元に作成される。「契約カバーシート」のテンプレートの場合には、図４の「契約番号」の記述領域４０２に数字が記入されておらず格子内が空白となっており、その上部の「契約番号」の数値も空白となった状態のものである。

契約カバーシートは、「新規登録」の場合に、「契約カバーシート」のテンプレートの空白に、文書管理サーバ１０２よりもたらされた文書識別情報である「契約番号」を、それ以外の場合はスキャンで読み取った「契約番号」を記載することで作成される。

また、「種類カバーシート」のテンプレートの場合には、図５の「契約番号」の記述領域５０２、「文書種類識別子」の記述領域５０３に数字が記入されておらず格子内が空白となっており、それぞれの上部の「契約番号」の数値と「文書種類」の名称の文字列が空白となった状態のものである。

種類カバーシートは、「新規登録」の場合に、文書管理サーバ１０２よりもたらされた「契約番号」を、それ以外の場合はスキャンで読み取った「契約番号」を、そして選択した文書種類の名称と「文書識別子」を記載することで作成される。

前述した、ステップＳ１８１０、ステップＳ１８１１又はステップＳ１８１２の処理が終了後、処理の結果ステータスと文書データをデジタル複合機１０１の記憶装置２０５に書き込むステータス更新の処理を行う（ステップＳ１８１３）。なお、ここで書き込む内容は、後述する図２１で説明する。

次に、デジタル複合機１０１で、文書管理サーバ１０２に対して接続を試みた結果を評価し、接続が失敗した場合（ステップＳ１８０４で失敗）には、接続の試みが何回目であるかを確認し、予め設定しておいた接続リトライ回数を超えたかどうかを判断する（ステップＳ１８０５）。リトライ回数を超えていない場合（ステップＳ１８０５で範囲内）は、少し時間を置いてから（ステップＳ１８０６）ステップ１８０３へ戻り、再度接続を試みる。リトライ回数を超えた場合（ステップＳ１８０５でオーバー）は、何らかの理由によりサーバが応答できない場合であるので、前述したステータス更新の処理（ステップＳ１８１３）へ移行する。

次に、カバーシートに記載されるパラメータ設定状況について、図１９により説明する。図１９は、送信プログラム１５０２に渡されるパラメータの設定状況を示した表である。パラメータは「業務の種類」によって設定状況が変化する。

「新規登録」では、契約番号が未定のため空白となるが、文書種類識別子、複合機のＩＤ及び文書本体が設定される。

「追加登録」と「文書更新」とでは、すべてのパラメータ（業務の種類、契約番号、文書種類識別子、複合機のＩＤ及び文書本体）が設定される。

「文書無効化」と「文書印刷」とでは、文書イメージをサーバに送る必要がないので、文書本体の欄が空白になっている。

「契約無効化」では、契約と指示を出した複合機の判別ができれば良いので、「契約番号」と「デジタル複合機固有ＩＤ」のみが設定される。

次に、文書管理サーバ１０２から送られてくるレスポンス情報について、図２０により説明する。図２０は、送信プログラム１５０２の処理が成功した場合に文書管理サーバ１０２から送られてくるレスポンス情報を示す表である。このレスポンス情報は、「業務の種類」によって変化する。

「追加登録」「文書更新」「文書無効化」「契約無効化」の場合には、成功したことを示すコード以外、特にレスポンス情報は送られてこない。

「新規追加」の場合には、未定であった「契約番号」がサーバで割り振られて送られてくる。以後、この「契約番号」は、カバーシートの印刷やステータスの管理に利用される。

「文書印刷」の場合には、印刷すべきイメージデータが送られてくる。

次に、送信プログラムによる処理結果と記憶装置２０５に書き込まれるステータスについて、図２１により説明する。図２１は、送信プログラム１５０２の処理結果と記憶装置２０５に書き込まれるステータスを示す表である。これは「業務の種類」と「処理結果」によって決まる。処理結果は「成功」「サーバのエラー」「その他のエラー」に分類される。

「業務の種類」における全ての項目において、処理に対応した表現の部分を除き「成功」のときは「〜済み」、「サーバのエラー」のときは「〜待ち」、「その他のエラー」のときは「失敗」として表示する。

なお、業務担当者が、ステータスを確認したところ「失敗」であったときにはスキャンからやり直す必要がある。また、ステータスが「〜待ち」のときは、すでに送信用の情報が残っているのでボタン操作のみで再送が可能である。

次に、文書管理システムのデジタル複合機１０１において、過去に行った業務に対する現在のステータスを表示させ又は再実行を行う場合について、図２２により説明する。

図２２は、過去の業務のステータス確認や再実行を行うためのステータス管理プログラム１５０３のフローチャートである。このステータス管理プログラム１５０３では、業務担当者が図６のボタン６０２をタッチしたときにスタート（起動）する。

次に、デジタル複合機１０１のＣＰＵ２０２は、記憶装置２０５から過去の業務のステータスを読み込む（ステップＳ２２０１）。ここで読み込んだステータス情報は、表示装置２０７に表示する。この表示される画面は、図２３に示すような表示である（ステップＳ２２０２）。デジタル複合機１０１は、この画面を表示した状態で、業務担当者が入力装置２０６を操作してデジタル複合機１０１に対し指令が入力されるのを待つ（ステップＳ２２０３）。

次に、業務担当者が入力装置２０６を操作して指令を入力すると、デジタル複合機１０１は、業務担当者がタッチしたボタンを評価して分岐を行う（ステップＳ２２０４）。

ここで、業務担当者が、「再実行（ボタン２３０２）」をタッチした場合（ステップＳ２２０４で再実行）には、業務担当者が選択した「〜待ち」のステータスの業務に対して送信プログラム１５０２を起動する（ステップＳ２２０５）。これによってデジタル複合機１０１は、文書管理サーバ１０２と接続し、再度データを送信する。その結果、文書管理サーバ１０２側でステータスが更新されるので、デジタル複合機１０１側では、ステップ２２０１に戻って、ステータスの再取得（ステップＳ２２０１）、再表示（ステップＳ２２０２）を行い、再び業務担当者（ユーザ）の入力待ち（ステップＳ２２０３）の状態となる。

また、ステップＳ２２０４で業務担当者が「削除（ボタン２３０３）」にタッチした場合（ステップＳ２２０４で削除）には、業務担当者が選択した「〜待ち」、「失敗」のステータスの業務の情報を削除し、ステータス情報も削除する（ステップＳ２２０６）。そして、デジタル複合機１０１では、ステップ２２０１に戻って、ステータスの再取得（ステップＳ２２０１）、再表示（ステップＳ２２０２）を行い、再び業務担当者（ユーザ）の入力待ち（ステップＳ２２０３）の状態となる。

さらに、このステップＳ２２０４で業務担当者が「終了（ボタン２３０４）」にタッチした場合（ステップＳ２２０４で終了）には、本ステータス管理プログラム１５０３を終了して、図６の画面に戻る。

次に、デジタル複合機１０１のＣＰＵ２０２が、記憶装置２０５から過去の業務のステータスを読み込んで表示装置２０７に表示したときの画面の内容について、図２３により説明する。

図２３は、ステータス管理プログラム１５０３の入力待ち画面の説明図である。

この画面２３０１では、現在記憶装置に残っている業務のステータスが表にして一覧表示されていて、スクロール可能である。各業務には、「契約番号」「文書種類名」「実行日時」「ステータス」が表示される。

この画面２３０１に表示された「再実行」ボタン２３０２は、表からステータスが「〜待ち」になっているものを選んだときにのみ利用可能である。

また、「削除」ボタン２３０３は、表からステータスが「〜待ち」または「失敗」になっているものを選んだときにのみ利用可能である。

「終了」ボタン２３０４は、ステータス管理プログラム１５０３を終了するためのボタンであり、いつでも使用可能である。

次に、デジタル複合機１０１のＣＰＵ２０２が、装置全体を制御するときの制御手順について、図２４により説明する。

図２４は、デジタル複合機１０１における全体制御プログラム１５０４のフローチャートである。このプログラムは、デジタル複合機１０１上で常時起動している。このプログラムでは、イベントの発生待ちの状態のときに、図６に示す通常画面を表示させる。この図６に示す画面上で、業務担当者が指令を入力する、又は、定期的な時刻に到達すると、デジタル複合機１０１のＣＰＵ２０２は、発生したイベントの評価を行う（ステップＳ２４０２）。

ここで、業務担当者がボタン６０２にタッチした場合（ステップＳ２４０２でステータス確認ボタン）には、デジタル複合機１０１のＣＰＵ２０２が、ステータス管理プログラム１５０３を起動（ステップＳ２４０３）し、その処理の終了後、ステップ２４０１へ戻る。

業務担当者がボタン６０１にタッチした場合（ステップＳ２４０２でスキャンボタン）には、デジタル複合機１０１のＣＰＵ２０２が、スキャナプログラム１５０１を起動（ステップＳ２４０４）し、終了後、ステップ２４０１に戻る。

また、デジタル複合機１０１が起動状態であらかじめ設定された定期的な時刻に到達した場合（ステップＳ２４０２で定期時刻）には、記憶装置２０５内の各業務のステータスを確認する（ステップＳ２４０５）。

これに続いて、「〜待ち」のステータスのものが有るか判別し、無い場合はステップ２４０１に戻る（ステップＳ２４０６で無し）。また、有る場合（ステップＳ２４０６で有り）には、送信プログラム１５０２を実行する（ステップＳ２４０７）。これにより、デジタル複合機１０１では、サーバでの処理に失敗した業務を定期的に再実行し、自動的に業務を進める。

次に、文書管理システムにおける本社に配置される文書管理サーバ１０２上で動作する、図１６に示すソフトウェアプログラム群１０６について、図２５により説明する。

図２５は、文書管理サーバ１０２で動作する指示実行プログラム１６０１に係わるフローチャートである。この指示実行プログラム１６０１は、文書管理サーバ１０２で常時起動し、デジタル複合機１０１又はクライアント端末１０３からの要求を待ち、要求に応じて動作を行うためのものである。

この文書管理サーバ１０２では、指示実行プログラム１６０１かスタートすると、接続待ち状態にセットして（ステップＳ２５０１）、接続があったか判断し（ステップＳ２５０２）、無い場合（ステップＳ２５０２で無し）にステップ２５０１に戻るというルーチンを実行して待機する。

文書管理サーバ１０２に対して、デジタル複合機１０１又はクライアント端末１０３から接続があったと判定した場合（ステップＳ２５０２で有り）には、接続によって送られてきたイメージファイル、属性ファイルのうち、属性ファイルを読み込んで「業務の種類」「契約番号」「文書種類識別子」「デジタル複合機固有ＩＤ」を取得する（ステップＳ２５０３）。

次に、文書管理サーバ１０２では、取得した属性ファイルのデータから「業務の種類」を判定した結果に基づいて分岐する（ステップＳ２５０４）。ここで、「新規登録」の場合（ステップＳ２５０４で新規登録）は、ステップ２５０５へ進む。「文書印刷」の場合（ステップＳ２５０４で文書印刷）は、ステップＳ２５０７へ進む。それ以外の場合（ステップＳ２５０４でその他）は、ステップＳ２５０８へ進む。

文書管理サーバ１０２で新しい文書を文書管理システムに登録する処理（新規登録の処理）を行う場合には、まず、新規の契約番号を発行する（ステップＳ２５０５）。そしてレスポンス情報に新規の契約番号を入れる（ステップＳ２５０６）。さらに、この処理では、イメージファイルのインポートと、属性情報の付加が行われる。処理が成功した場合には、レスポンス情報に成功を示すコードを入れる。また、処理が失敗した場合には、レスポンス情報に失敗を示すコードを入れ（ステップＳ２５１１）、ステップＳ２５１５へ進む。

文書管理サーバ１０２で文書印刷の処理を行う場合には、レスポンス情報に印刷する文書イメージを入れ（ステップＳ２５０７）、ステップＳ２５１５へ進む。

文書管理サーバ１０２で、その他の処理を行う場合には、まず「デジタル複合機固有ＩＤ」を評価し、業務の対象となる文書を作成したデジタル複合機１０１として登録されたＩＤと同じか否かを判断する（ステップＳ２５０８）。業務の対象となる文書を作成したデジタル複合機１０１と同じでない場合（ステップＳ２５０８で登録したIDでない）には、処理が拒否されるので、レスポンス情報に処理の拒否を示すコードを入れ（ステップＳ２５０９）、ステップＳ２５１５へ進む。

業務の対象となる文書を作成したデジタル複合機１０１と同じ場合（ステップＳ２５０８で登録したIDである）には、再度「業務の種類」（「追加登録」、「文書更新」、「文書無効化」、「契約無効化」）で分岐する（ステップＳ２５１０）。

ステップＳ２５１０の分岐で、「追加登録」の場合には、新しい文書を文書管理システムに登録する処理を行う。この処理では、イメージファイルのインポートと、属性情報の付加が行われる。処理が成功した場合には、レスポンス情報に成功を示すコードを入れる。また、処理が失敗した場合には、レスポンス情報に失敗を示すコードを入れ（ステップＳ２５１１）、ステップＳ２５１５へ進む。

ステップＳ２５１０の分岐で、「文書更新」の場合には、文書管理システムに登録されている既存の文書（契約番号と文書種類識別子で照合する）に新バージョン追加の処理を行う。この処理では、イメージファイルのインポートと、属性情報の付加が行われる。処理が成功した場合には、レスポンス情報に成功を示すコードを入れる。失敗した場合には、レスポンス情報に失敗を示すコードを入れ（ステップＳ２５１２）、ステップＳ２５１５へ進む。

ステップＳ２５１０の分岐で、「文書無効化」の場合には、文書管理システムに登録されている既存の文書（契約番号と文書種類識別子で照合する）が、外部からアクセス不可になるように権限の変更処理を行う。この処理が成功した場合には、レスポンス情報に成功を示すコードを入れる。失敗した場合には、レスポンス情報に失敗を示すコードを入れ（ステップＳ２５１３）、ステップＳ２５１５へ進む。

ステップＳ２５１０の分岐で、「契約無効化」の場合には、文書管理システムに登録されている既存の同一契約内のすべての文書（契約番号で照合する）を外部からアクセス不可になるように権限の変更処理を行う。この処理が成功した場合には、レスポンス情報に成功を示すコードを入れる。失敗した場合には、レスポンス情報に失敗を示すコードを入れ（ステップＳ２５１４）、ステップＳ２５１５へ進む。

次に、ステップ２５１５では、レスポンス情報を接続相手に送る。その後、再び接続待ちのためステップ２５０１に戻る。

本実施例では、デジタル複合機において、カバーシートから文書識別子を抽出し、契約グループまたは個々の文書に対する処理方法を判断しているが、本発明はこの形態に限定されず、デジタル複合機で読み取ったカバーシートについて、文書管理サーバで文書識別子を抽出し、文書管理サーバで処理方法を判断する形態をとってもよい。

この文書管理システムの本社に配置される文書管理サーバ１０２上で動作する図１６に示すソフトウェアプログラム群１０６における文書管理プログラム１６０２は、一般的なものであるため、説明を省略する。なお、デジタル複合機１０１だけではなく、クライアント端末１０３でも、前述した業務は可能である。

以上説明したように、本実施の形態によれば、業務担当者が、カバーシートと文書原稿の組み合わせを選択し、デジタル複合機１０１でスキャン操作することによって、本文書管理システム側で業務を自動的に選択実行し、本社オペレータの操作が無くても書類の電子化管理の業務を行うことができる。

また、本実施の形態の文書管理システムによれば、業務担当者が契約書をデジタル複合機１０１でスキャンする操作をすることにより、自動的に文書管理サーバ１０２で文書データの新規登録が実行される。これと共に、デジタル複合機１０１から、自動的に契約カバーシートと種類カバーシートとが印刷されて出力される。

これら契約カバーシートと種類カバーシートとは、営業所において、現物の賃貸借契約書又は駐車場契約書等の代わりの文書として利用される。現物の賃貸借契約書又は駐車場契約書は、例えば本社へ送付されて保管される。

また、営業所において、文書管理サーバ１０２に登録された契約に関して手続きを行うときには、契約カバーシート又は種類カバーシートと、所要の書類等を予め定められた組み合わせに従って選択し、デジタル複合機１０１にスキャンさせる操作によって、文書管理サーバ１０２側で読み込まれた文書の組み合わせにより自動的に所望の登録された契約に関する手続きを判別して実行される。

よって、業務担当者は、デジタル複合機１０１で文書をスキャンするという単純な操作だけで、文書管理サーバ１０２に所要の動作をさせることができる。これにより業務担当者が文書管理サーバ１０２に指令を入力するための煩雑な入力操作を習得する労力を削減できる。これと共に、業務担当者の操作が１つもしくは２つの単純な操作に特定されるため、業務担当者による操作ミスを防ぐことができる。すなわち、業務担当者が文書管理サーバ１０２に指令を入力するための煩雑な入力操作を行うときの手間を省き、煩雑な入力操作で誤操作を生じるリスクを回避し、正確な手続きが実行されるようにして、文書管理の信頼性を向上できる。

また、営業所においては、契約書を契約カバーシートと種類カバーシートで管理し、契約書の実データの内容についてはデジタル複合機１０１によって確認することが可能であるため、契約書のハードコピーを余分に出力する必要がないので、ペーパレス化を図ることができる。

加えて、新規登録を行ったデジタル複合機１０１からのみ、印刷以外の操作を実行可能に設定できるため、文書管理サーバ１０２に格納されている文書データが第３者によって改変されることを抑制することができる。

また、本発明の目的は、以下の処理を実行することによって達成される。即ち、上述した実施形態の機能を実現するソフトウェアのプログラムコードを記録した記憶媒体を、システム或いは装置に供給し、そのシステム或いは装置のコンピュータ（またはＣＰＵやＭＰＵ等）が記憶媒体に格納されたプログラムコードを読み出す処理である。

この場合、記憶媒体から読み出されたプログラムコード自体が前述した実施の形態の機能を実現することになり、そのプログラムコード及び該プログラムコードを記憶した記憶媒体は本発明を構成することになる。

また、プログラムコードを供給するための記憶媒体としては、次のものを用いることができる。例えば、フロッピー（登録商標）ディスク、ハードディスク、光磁気ディスク、ＣＤ−ＲＯＭ、ＣＤ−Ｒ、ＣＤ−ＲＷ、ＤＶＤ−ＲＯＭ、ＤＶＤ−ＲＡＭ、ＤＶＤ−ＲＷ、ＤＶＤ＋ＲＷ、磁気テープ、不揮発性のメモリカード、ＲＯＭ等である。または、プログラムコードをネットワークを介してダウンロードしてもよい。

また、コンピュータが読み出したプログラムコードを実行することにより、上記実施の形態の機能が実現される場合も本発明に含まれる。加えて、そのプログラムコードの指示に基づき、コンピュータ上で稼動しているＯＳ（オペレーティングシステム）等が実際の処理の一部または全部を行い、その処理によって前述した実施形態の機能が実現される場合も含まれる。

更に、前述した実施形態の機能が以下の処理によって実現される場合も本発明に含まれる。即ち、記憶媒体から読み出されたプログラムコードが、コンピュータに挿入された機能拡張ボードやコンピュータに接続された機能拡張ユニットに備わるメモリに書き込まれる。その後、そのプログラムコードの指示に基づき、その機能拡張ボードや機能拡張ユニットに備わるＣＰＵ等が実際の処理の一部または全部を行う場合である。

なお、本発明は、上述した実施の形態に限定されるものではなく、本発明の要旨を逸脱しない範囲で、その他種々の構成を取り得ることは、勿論である。例えば、本発明の本文書管理システムで利用するデジタル複合機の代わりに、スキャナと印刷機の機能を組み合わせた装置等を利用することができる。

本発明の実施の形態に係わる、文書管理システムの概略的な構成を示す説明図である。デジタル複合機のハードウェア構成を示すブロック図である。文書管理サーバのハードウェア構成を示すブロック図である。賃貸借契約１件に対し１枚作成される「契約カバーシート」を示す正面図である。賃貸借契約の文書種類ごとに１枚作成される「種類カバーシート」を示す正面図である。デジタル複合機が待機状態のときに、表示装置に表示する画面の説明図である。デジタル複合機で新規登録の業務が開始されたときに、表示装置に表示される画面の説明図である。デジタル複合機で新規登録の業務が開始されたときに、表示装置に表示される画面の内の業務ボタン領域を示す説明図である。デジタル複合機で追加登録の業務のときに、表示装置に表示される画面の説明図である。デジタル複合機で契約無効化の業務のときに、表示装置に表示される画面の内の業務ボタン領域を示す説明図である。デジタル複合機で文書更新の業務のときに、表示装置に表示される画面の説明図である。デジタル複合機で文書更新の業務のときに、表示装置に表示される画面の内の業務ボタン領域を示す説明図である。デジタル複合機で文書無効化又は文書印刷の業務のときに、表示装置に表示される画面の内の業務ボタン領域を示す説明図である。デジタル複合機によって文書印刷の処理のみを利用可能とする場合に、表示装置に表示される画面の内の業務ボタン領域を示す説明図である。ソフトウェアプログラム群のソフトウェア構成図である。ソフトウェアプログラム群のソフトウェア構成図である。図１５に示すスキャナプログラムに係わるフローチャートである。図１５の送信プログラムに係わるフローチャートである。送信プログラムの起動時に渡されるパラメータの組み合わせを表にして示す送信プログラム用パラメータの設定表である。送信プログラムの処理が成功した場合に文書管理サーバから送られてくるレスポンス情報を示す送信プログラム用レスポンスの設定表である。送信プログラムの処理結果と記憶装置に書き込まれるステータスを示す表である。過去の業務のステータス確認や再実行を行うためのステータス管理プログラムのフローチャートである。ステータス管理プログラムの入力待ち画面の説明図である。図デジタル複合機における全体制御プログラムのフローチャートである。文書管理サーバで動作する指示実行プログラムに係わるフローチャートである。

符号の説明

１０１デジタル複合機
１０２文書管理サーバ
１０３クライアント端末
１０４データベース装置
１０５デジタル複合機で実行されるソフトウェアプログラム群
１０６文書管理サーバで実行されるソフトウェアプログラム群
１０７クライアント端末で実行されるソフトウェアプログラム群
１０８ネットワーク
２０１データバス
２０２ＣＰＵ
２０３ＲＡＭ
２０４外部インターフェース
２０５記憶装置
２０６入力装置
２０７表示装置
２０８スキャナ装置
２０９印刷装置
２１０プログラム記憶領域
２１１データ記憶領域
３０１データバス
３０２ＣＰＵ
３０３ＲＡＭ
３０４外部インターフェース
３０５記憶装置
３０６プログラム記憶領域
３０７データ記憶領域
４０１カバーシート認識領域
４０２契約番号認識領域
５０１カバーシート認識領域
５０２契約番号認識領域
５０３文書種類識別子認識領域
６０１スキャンタッチボタン
６０２ステータス確認タッチボタン
７０１契約番号表示領域
７０２プレビュー領域
７０３文書種類名一覧表
７０４プレビュータッチボタン
７０５業務ボタン領域
８０１登録タッチボタン
８０２キャンセルタッチボタン
９０１追加タッチボタン
９０２キャンセルタッチボタン
１００１無効化タッチボタン
１００２キャンセルタッチボタン
１１０１契約番号表示領域
１１０２文書種類名表示領域
１１０３スキャンイメージプレビュー領域
１１０４更新対象イメージプレビュー領域
１１０５業務ボタン領域
１２０１更新タッチボタン
１２０２キャンセルタッチボタン
１３０１印刷タッチボタン
１３０２無効化タッチボタン
１３０３キャンセル
１４０１印刷タッチボタン
１４０２キャンセルタッチボタン
１５０１スキャナプログラム
１５０２送信プログラム
１５０３ステータス管理プログラム
１５０４全体制御プログラム
１６０１指示実行プログラム
１６０２文書管理プログラム
１７０１スキャン実行ステップ
１７０２カバーシート判別確認ステップ
１７０３新規契約画面表示ステップ
１７０４ＯＣＲ処理ステップ
１７０５文書本体有無確認ステップ
１７０６文書更新画面表示ステップ
１７０７文書無効化、印刷画面表示ステップ
１７０８ＯＣＲ処理ステップ
１７０９文書本体有無確認ステップ
１７１０追加登録画面表示ステップ
１７１１契約無効化画面表示ステップ
１７１２ユーザ入力判断ステップ
１７１３送信プログラム実行ステップ
１７１４処理キャンセルステップ
１８０１画像データファイル化ステップ
１８０２属性情報ファイル化ステップ
１８０３サーバ接続要求ステップ
１８０４接続成否確認ステップ
１８０５リトライ回数確認ステップ
１８０６一定時間待機ステップ
１８０７データ送信ステップ
１８０８レスポンス受信ステップ
１８０９応答確認ステップ
１８１０新規登録時印刷ステップ
１８１１追加登録時印刷ステップ
１８１２文書印刷時印刷ステップ
１８１３ステータス更新ステップ
２２０１ステータス取得ステップ
２２０２画面表示ステップ
２２０３ユーザ入力待機ステップ
２２０４入力結果判定ステップ
２２０５送信プログラム実行ステップ
２２０６ステータス削除ステップ
２３０１ステータス一覧表
２３０２再実行タッチボタン
２３０３削除タッチボタン
２３０４終了タッチボタン
２４０１イベント待機ステップ
２４０２イベント判定ステップ
２４０３ステータス管理プログラム起動ステップ
２４０４スキャナプログラム起動ステップ
２４０５ステータス取得ステップ
２４０６対象業務確認ステップ
２４０７送信プログラム起動ステップ
２５０１接続要求待機ステップ
２５０２接続確認結果判定ステップ
２５０３属性情報取得ステップ
２５０４業務種類判定ステップ
２５０５契約番号発行ステップ
２５０６新規契約番号レスポンス作成ステップ
２５０７印刷データレスポンス作成ステップ
２５０８デジタル複合機判別ステップ
２５０９処理拒否コードレスポンス作成ステップ
２５１０業務種類判定ステップ
２５１１文書登録処理実行ステップ
２５１２文書更新処理実行ステップ
２５１３文書無効化処理実行ステップ
２５１４契約無効化処理実行ステップ
２５１５レスポンス実行ステップ

Claims

原稿を読み取り、文書データを生成する読取部を備える画像処理装置であって、
前記読取部から得られた文書データが、文書データの登録または更新を行うためのカバーシートを含むかを判断する判断手段と、
前記判断手段により前記文書データが前記カバーシートを含まないと判断される場合に、前記文書データの新規登録を文書管理サーバに指示する第１指示手段と、
前記第１指示手段による新規登録指示に応じて前記文書管理サーバで発行される、当該新規登録される文書データの文書識別情報を取得し、当該文書識別情報を用いてカバーシートを印刷する印刷手段と、
前記判断手段により前記文書データが前記カバーシートを含むと判断される場合に、前記文書データを追加登録または更新すべく、前記カバーシートに含まれる文書識別情報と、前記文書データとを前記文書管理サーバに送信する第２指示手段と
を備えることを特徴とする画像処理装置。
前記カバーシートには、一つの契約に紐づく複数の契約を一つの契約グループにして扱うための基本カバーシートと、
一つの契約に紐づく契約グループ内における単数又は複数の契約に対応するための種類カバーシートと、
が用意されていることを特徴とする請求項１記載の画像処理装置。
前記文書識別情報は、ＯＣＲ処理されることを特徴とし、複数の文書データが帰属する契約グループを特定するための第１の文書識別情報と、当該契約グループの個々の文書データを特定するための第２の文書識別情報を含み、前記第２指示手段において、更新時には、前記文書データと前記第1の文書識別情報に加え、前記第２の文書識別情報を前記画像処理装置に送信することを特徴とする請求項２記載の画像処理装置。
前記第２指示手段は、
前記読取部で読み取られた前記文書データに、前記文書データと前記カバーシートとが含まれ、かつ当該カバーシートが基本カバーシートである場合に、当該基本カバーシートから特定される前記第１の文書識別情報に対応する一つのグループに対して、新規に、当該文書データを追加登録することを文書管理サーバに指示し、
前記読取部で読み取られた前記文書データに、前記文書データと前記カバーシートとが含まれ、かつ当該カバーシートが種類カバーシートである場合に、当該種類カバーシートから特定される第１の文書識別情報と第２の文書識別情報によって特定される文書データを、前記読取部で読み取られた前記文書データに更新することを文書管理サーバに指示し、
前記読取部で読み取られた前記文書データが、基本カバーシートのみの場合に、当該基本カバーシートから特定される第１の文書識別情報に対応する一つのグループに紐づく複数の契約の文書データの全てを無効化することを示す契約の無効化を文書管理サーバに指示し、
前記読取部で読み取られた前記文書データが、種類カバーシートのみの場合に、当該種類カバーシートから特定される第１の文書識別情報と第２の文書識別情報により特定される文書データを無効化するか、又は当該文書データの印刷指示をするかを指示することを特徴とする請求項３に記載の画像処理装置。
前記カバーシートを含むかを判断する判断手段はＯＣＲ処理によって、前記原稿が前記カバーシートであることを識別することを特徴とする請求項１乃至４のいずれか１項に記載の画像処理装置。
前記印刷手段は、前記文書管理サーバから取得した前記新規登録される文書データの文書識別情報を画像形成装置の保持する前記カバーシートのフォーマットに付加して前記カバーシートを印刷することを特徴とする請求項１乃至５のいずれか１項に記載の画像処理装置。
前記新規登録される文書データの文書識別情報を付加した前記カバーシートは、前記文書管理サーバによって生成されることを特徴とする請求項１乃至５のいずれか１項に記載の画像処理装置。
前記読取部で読み取られた前記文書データを前記文書管理サーバに登録する際に、第２の文書識別情報を指示する文書識別情報指示手段を更に備え、
前記印刷手段は、当該第２の文書識別情報を用いて種類カバーシートを印刷することを特徴とする請求項１乃至７のいずれか１項に記載の画像処理装置。
文書データの登録を要求する画像処理装置と通信可能な文書管理サーバであって、
前記画像処理装置から、前記文書データの新規登録の要求と、前記画像処理装置の装置識別情報と、を受け付ける受付手段と、
前記受付手段で前記文書データの新規登録を受け付けた場合に、当該文書データの文書識別情報を発行する発行手段と、
前記新規登録に応じて、前記発行手段で発行された前記文書識別情報を前記画像処理装置に送信する送信手段と、
前記受付手段で受け付けた前記文書データ、前記装置識別情報及び前記発行手段で発行された前記文書識別情報を記憶する記憶手段と、
前記受付手段により、前記文書識別情報、前記装置識別情報及び前記文書データの追加登録又は更新の要求を受け付けた場合に、前記追加登録又は前記更新の要求を行った前記画像処理装置の装置識別情報が、前記記憶手段で記憶されている当該文書識別情報で特定される文書データの新規登録を行った当該装置識別情報と同一であるか判断する判断手段と、
前記判断手段により同一でないと判定される場合に、前記文書データの追加登録または更新の処理を抑制する抑制手段と、
を備えることを特徴とする文書管理装置。
前記送信手段は、前記発行手段で発行された前記文書識別情報を、前記文書管理装置が保持するカバーシートのフォーマットに付加して生成されるカバーシートを、前記画像処理装置に送信することを特徴とする請求項７記載の文書管理装置。
前記画像処理装置から、登録済みの前記文書データを無効化する指示を受けたときに、不要になった登録済み文書データを無効化すべく前記画像処理装置からアクセスできない状態にするための、登録済み文書データの無効化手段を備えたことを特徴とする請求項７記載の文書管理装置。
画像処理装置の読取部で原稿の文書を読み取って生成した文書データの管理をするための画像処理装置の文書管理方法において、
前記読取部から得られた文書データが、文書データの登録または更新を行うためのカバーシートを含むかを判断する判断ステップと、
前記判断ステップにより前記文書データが前記カバーシートを含まないと判断される場合に、前記文書データの新規登録を文書管理サーバに指示する第１指示ステップと、
前記第１指示ステップによる新規登録指示に応じて前記文書管理サーバで発行される、当該新規登録される文書データの文書識別情報を取得し、当該文書識別情報を用いてカバーシートを印刷する印刷ステップと、
前記判断ステップにより前記文書データが前記カバーシートを含むと判断される場合に、前記文書データを追加登録または更新すべく、前記カバーシートに含まれる文書識別情報と、前記文書データとを前記文書管理サーバに送信する第２指示ステップと
を有することを特徴とする画像処理装置の文書管理方法。
画像処理装置の読取部で原稿の文書を読み取って生成した文書データの管理をするための画像処理装置の文書管理方法を前記画像処理装置の中央演算処理装置で実行させるプログラムにおいて、
前記画像処理装置の文書管理方法は、
前記読取部から得られた文書データが、文書データの登録または更新を行うためのカバーシートを含むかを判断する判断ステップと、
前記判断ステップにより前記文書データが前記カバーシートを含まないと判断される場合に、前記文書データの新規登録を文書管理サーバに指示する第１指示ステップと、
前記第１指示ステップによる新規登録指示に応じて前記文書管理サーバで発行される、当該新規登録される文書データの文書識別情報を取得し、当該文書識別情報を用いてカバーシートを印刷する印刷ステップと、
前記判断ステップにより前記文書データが前記カバーシートを含むと判断される場合に、前記文書データを追加登録または更新すべく、前記カバーシートに含まれる文書識別情報と、前記文書データとを前記文書管理サーバに送信する第２指示ステップと
を有することを特徴とするプログラム。
画像処理装置から受信した文書データを管理するための文書管理装置の文書管理方法において、
前記画像処理装置から、前記文書データの新規登録の要求と、前記画像処理装置の装置識別情報と、を受け付ける受付ステップと、
前記受付ステップで前記文書データの新規登録を受け付けた場合に、当該文書データの文書識別情報を発行する発行ステップと、
前記新規登録に応じて、前記発行ステップで発行された前記文書識別情報を前記画像処理装置に送信する送信ステップと、
前記受付ステップで受け付けた前記文書データ、前記装置識別情報及び前記発行ステップで発行された前記文書識別情報を記憶する記憶ステップと、
前記受付ステップにより、前記文書識別情報、前記装置識別情報及び前記文書データの追加登録又は更新の要求を受け付けた場合に、前記追加登録又は前記更新の要求を行った前記画像処理装置の装置識別情報が、前記記憶ステップで記憶されている当該文書識別情報で特定される文書データの新規登録を行った当該装置識別情報と同一であるか判断する判断ステップと、
前記判断ステップにより同一でないと判定される場合に、前記文書データの追加登録または更新の処理を抑制する抑制ステップと、
を有することを特徴とする文書管理装置の文書管理方法。
画像処理装置から受信した文書データを管理するための文書管理装置の文書管理方法を前記文書管理装置の中央演算処理装置で実行させるプログラムにおいて、
前記文書管理装置の文書管理方法は、
前記画像処理装置から、前記文書データの新規登録の要求と、前記画像処理装置の装置識別情報と、を受け付ける受付ステップと、
前記受付ステップで前記文書データの新規登録を受け付けた場合に、当該文書データの文書識別情報を発行する発行ステップと、
前記新規登録に応じて、前記発行ステップで発行された前記文書識別情報を前記画像処理装置に送信する送信ステップと、
前記受付ステップで受け付けた前記文書データ、前記装置識別情報及び前記発行ステップで発行された前記文書識別情報を記憶する記憶ステップと、
前記受付ステップにより、前記文書識別情報、前記装置識別情報及び前記文書データの追加登録又は更新の要求を受け付けた場合に、前記追加登録又は前記更新の要求を行った前記画像処理装置の装置識別情報が、前記記憶ステップで記憶されている当該文書識別情報で特定される文書データの新規登録を行った当該装置識別情報と同一であるか判断する判断ステップと、
前記判断ステップにより同一でないと判定される場合に、前記文書データの追加登録または更新の処理を抑制する抑制ステップと、
を有することを特徴とするプログラム。
電子化された文書データを記憶し管理する機能を備える文書管理サーバと、当該文書管理サーバに対して文書データの送受信が可能な通信機能を備える画像処理装置と、を有する文書管理システムにおいて、
前記画像処理装置は、
前記読取部から得られた文書データが、文書データの登録または更新を行うためのカバーシートを含むかを判断する判断手段と、
前記判断手段により前記文書データが前記カバーシートを含まないと判断される場合に、前記文書データの新規登録を文書管理サーバに指示する第１指示手段と、
前記第１指示手段による新規登録指示に応じて前記文書管理サーバで発行される、当該新規登録される文書データの文書識別情報を取得し、当該文書識別情報を用いてカバーシートを印刷する印刷手段と、
前記判断手段により前記文書データが前記カバーシートを含むと判断される場合に、前記文書データを追加登録または更新すべく、前記カバーシートに含まれる文書識別情報と、前記文書データとを前記文書管理サーバに送信する第２指示手段とを備え、
前記文書管理サーバは、
前記画像処理装置から文書データの新規登録の指示を受けた場合に、当該文書データの文書識別情報を発行する発行手段と、
前記発行手段で発行された文書識別情報を前記画像処理装置に送信する送信手段と、
前記発行手段で発行された文書識別情報と紐付けて、前記新規登録が指示された文書データを新規登録する第１の登録手段と、
前記画像処理装置から前記文書識別情報とともに文書データを追加登録または更新の指示を受けた場合に、前記画像処理装置から受け取った文書識別情報に紐付けて、前記文書データの追加登録又は更新をする第２の登録手段と、
を備えることを特徴とする文書管理システム。