JP4848206B2 - 文書管理システムおよび文書管理方法 - Google Patents

Description

本発明は、紙文書を電子化して既存システムに登録する作業を支援する文書管理システムおよび文書管理方法に関する。

オフィス等における文書の電子化およびその共有化が浸透してきており、会議等で配布する資料の電子データを会議管理システム等に添付文書として登録することが一般に行われている。

ところで、パーソナルコンピュータ上で作成した電子文書や、電子データの形で入手した電子文書については、会議管理システム等に容易に登録することができるが、紙の状態でしかない資料等にあっては、スキャナで電子化した上で会議管理システム等に登録することになる。

図１は従来における紙文書の電子化および既存システムへの登録の手順を示す図である。図１において、利用者は、会議管理システム等の既存システム１に登録したい紙文書Ｄを、スキャナ、プリンタ等の機能を有する複合機４においてスキャンして電子化し（ステップＳ１）、複合機４から利用者宛のメール配信（Ｓｃａｎ Ｔｏ Ｍａｉｌ）もしくは所定フォルダ宛の配信（Ｓｃａｎ Ｔｏ Ｆｏｌｄｅｒ）を行わせる（ステップＳ２）。次いで、利用者は自己の操作するクライアント２により、自己宛のメールもしくは所定フォルダに配信された紙文書Ｄの電子データを確認した上で、既存システム１にアクセスし、該当する会議等の画面に紙文書Ｄの電子データを手作業で登録する（ステップＳ３）。

図２〜図４は既存システム１への電子データ登録のユーザインタフェース例を示す図であり、登録先の画面が表示された状態を示している。ここで、図２の領域１１における「添付」ボタンをマウス等でクリックすることで、図３の領域１２に示すようにファイルの「参照」ボタンと「追加」ボタンが表示され、「参照」ボタンをクリックしてファイルを指定した上で「追加」ボタンをクリックすることで添付が行われる。図４の領域１３は「企画書.tif」が添付された状態を示している。
特開平１１−１１９５９７号公報 特開２００４−３０３２２３号公報 特開２００４−３４３５６４号公報

上述したように、従来は紙文書を電子化して既存システムに登録しようとする場合、スキャンして電子化した文書を手作業で既存システムに登録しなければならず、操作が煩雑であるという問題があった。

一方、特許文献１、３には複写装置もしくはファクシミリ装置において複写もしくは送信する文書の一部にバーコードを付し、その内容を読み取ることで使用者による複写条件や送信先等の設定を容易にする技術が開示されており、特許文献２には文書に印刷されたバーコードを抽出する技術が開示されている。しかしながら、いずれも紙文書を電子化して既存システムに登録する作業を支援するものではなく、上記の問題点を解決できるものではない。

本発明は上記の従来の問題点に鑑み提案されたものであり、その目的とするところは、紙文書を電子化して既存システムに登録する作業を支援し、省力化に寄与することのできる文書管理システムおよび文書管理方法を提供することにある。

上記の課題を解決するため、本発明にあっては、請求項１に記載されるように、電子データを登録するユーザインタフェースを備えた電子文書登録対象システムとクライアントと複合機とサーバとを含み、上記電子文書登録対象システムに対して紙文書をスキャンし電子化して登録する作業を支援する文書管理システムであって、上記クライアントが上記電子文書登録対象システムの電子データ登録先の画面であって上記電子文書登録対象システムの電子文書を添付する管理対象に対応するユーザインタフェース画面を表示した状態で、当該ユーザインタフェース画面に対して後に上記紙文書をスキャンして電子化したデータを自動登録する際に上記ユーザインタフェース画面の特定のために参照される識別情報を含む識別コードの付与の要求をユーザから受け付ける、上記電子文書登録対象システムおよび上記クライアントを含む上記文書管理システム内のいずれかの装置上に設けられる要求受付手段と、上記識別コード付与の要求を受けて、後に生成する上記識別コードの画像へのリンクを含む、上記紙文書のスキャン時にカバーページとして同時にスキャンされる自動登録動作指示用のページの印刷用の画面を生成し上記クライアントに表示する、上記電子文書登録対象システムおよび上記クライアントを含む上記文書管理システム内のいずれかの装置上に設けられる画面生成手段と、上記クライアントを除く上記文書管理システム内のいずれかの装置上に設けられるデータベースに上記ユーザインタフェース画面の特定情報と上記識別コードの識別情報とを当該識別情報から上記ユーザインタフェース画面の特定情報を取得するために対応付けて登録する、上記クライアントを除く上記文書管理システム内のいずれかの装置上に設けられる登録手段と、上記識別コードの画像へのリンクに基づいて上記クライアントから上記識別コードの画像が要求されたときに、上記識別コードの画像を生成して上記クライアントに返送する、上記クライアントを除く上記文書管理システム内のいずれかの装置上に設けられるコード生成手段とを備える文書管理システムを要旨としている。

また、請求項２に記載されるように、上記画面生成手段は、上記電子文書登録対象システムの電子データ登録先の上記ユーザインタフェース画面に上記識別コードの画像へのリンクを組み込むようにすることができる。

また、請求項３に記載されるように、上記要求受付手段は、上記クライアントのＷｅｂブラウザのブックマークに登録されたブックマークレットを選択可能にしたユーザインタフェースであり、選択されたブックマークレットが動作することにより上記画面生成手段に識別コード付与の要求を伝え、上記画面生成手段は、上記ユーザインタフェース画面のＨＴＭＬに上記識別コードの画像へのリンクを組み込むようにすることができる。

また、請求項４に記載されるように、上記要求受付手段は、上記クライアントのＷｅｂブラウザのブックマークに登録されたブックマークレットを選択可能にしたユーザインタフェースであり、選択されたブックマークレットが動作することにより、上記画面生成手段として、上記ユーザインタフェース画面のＨＴＭＬに上記識別コードの画像へのリンクを組み込むようにすることができる。

また、請求項５に記載されるように、上記要求受付手段は、上記電子文書登録対象システムの認証情報に用いられる上記ユーザインタフェース画面のクッキー情報を併せて取得し、上記登録手段は、後に上記紙文書をスキャンして電子化したデータを自動登録する際に認証を受けるために必要な上記クッキー情報を取得するために、上記識別コードの識別情報と上記ユーザインタフェース画面の特定情報と上記クッキー情報とを上記データベースに対応付けて登録するようにすることができる。

また、請求項６に記載されるように、上記画面生成手段は、上記電子文書登録対象システムの上記ユーザインタフェース画面のＨＴＭＬに、上記識別コードの画像へのリンクと、上記カバーページの有効期限を選択するボタンの記述と、選択された有効期限を通知する記述とを組み込んだ加工後のＨＴＭＬを生成するようにすることができる。

また、請求項７に記載されるように、上記登録手段は、後に上記紙文書をスキャンして電子化したデータを自動登録する際に上記自動登録動作指示用のページの有効性を判断するための上記有効期限を取得するために、上記識別コードの識別情報と上記ユーザインタフェース画面の特定情報と選択された上記有効期限とを上記データベースに対応付けて登録するようにすることができる。

また、請求項８に記載されるように、上記画面生成手段は、上記電子文書登録対象システムの上記ユーザインタフェース画面のＨＴＭＬに、上記識別コードの画像へのリンクと、上記カバーページの利用回数を選択するボタンの記述と、選択された利用回数を通知する記述とを組み込んだ加工後のＨＴＭＬを生成するようにすることができる。

また、請求項９に記載されるように、上記コード生成手段は、後に上記紙文書をスキャンして電子化したデータを自動登録する際に上記自動登録動作指示用のページの有効性を判断するための上記利用回数を取得するために、上記識別コードの識別情報と上記ユーザインタフェース画面の特定情報と選択された上記利用回数とを上記データベースに対応付けて登録するようにすることができる。

また、請求項１０に記載されるように、上記コード生成手段および上記画面生成手段は、上記電子文書登録対象システムおよび上記クライアント以外の上記文書管理システム内の上記サーバに設けられるようにすることができる。

また、請求項１１に記載されるように、上記コード生成手段および上記画面生成手段は、上記電子文書登録対象システムおよび上記クライアント以外の上記文書管理システム内の、スキャナおよびプリンタの機能を有する上記複合機に設けられるようにすることができる。

また、請求項１２に記載されるように、上記コード生成手段および上記画面生成手段は、上記電子文書登録対象システムに設けられるようにすることができる。

また、請求項１３に記載されるように、上記データベースは、上記コード生成手段および上記画面生成手段とともに、上記電子文書登録対象システムおよび上記クライアント以外の上記文書管理システム内の上記サーバに設けられるようにすることができる。

また、請求項１４に記載されるように、上記データベースは、上記コード生成手段および上記画面生成手段とともに、上記電子文書登録対象システムおよび上記クライアント以外の上記文書管理システム内の、スキャナおよびプリンタの機能を有する上記複合機に設けられるようにすることができる。

また、請求項１５に記載されるように、上記データベースは、上記コード生成手段および上記画面生成手段とともに上記電子文書登録対象システムに設けられるようにすることができる。

また、請求項１６に記載されるように、上記データベースは、上記電子文書登録対象システムおよび上記クライアント以外の上記文書管理システム内の上記サーバに設けられるようにすることができる。

また、請求項１７に記載されるように、電子データを登録するユーザインタフェースを備えた電子文書登録対象システムとクライアントと複合機とサーバとを含み、上記電子文書登録対象システムに対して紙文書をスキャンし電子化して登録する作業を支援する文書管理システムにおける文書管理方法であって、上記電子文書登録対象システムおよび上記クライアントを含む上記文書管理システム内のいずれかの装置上に設けられる要求受付手段が、上記クライアントが上記電子文書登録対象システムの電子データ登録先の画面であって上記電子文書登録対象システムの電子文書を添付する管理対象に対応するユーザインタフェース画面を表示した状態で、当該ユーザインタフェース画面に対して後に上記紙文書をスキャンして電子化したデータを自動登録する際に上記ユーザインタフェース画面の特定のために参照される識別情報を含む識別コードの付与の要求をユーザから受け付け、上記電子文書登録対象システムおよび上記クライアントを含む上記文書管理システム内のいずれかの装置上に設けられる画面生成手段が、上記識別コード付与の要求を受けて、後に生成する上記識別コードの画像へのリンクを含む、上記紙文書のスキャン時にカバーページとして同時にスキャンされる自動登録動作指示用のページの印刷用の画面を生成し上記クライアントに表示し、上記クライアントを除く上記文書管理システム内のいずれかの装置上に設けられる登録手段が、上記クライアントを除く上記文書管理システム内のいずれかの装置上に設けられるデータベースに上記ユーザインタフェース画面の特定情報と上記識別コードの識別情報とを当該識別情報から上記ユーザインタフェース画面の特定情報を取得するために対応付けて登録し、上記クライアントを除く上記文書管理システム内のいずれかの装置上に設けられるコード生成手段が、上記識別コードの画像へのリンクに基づいて上記クライアントから上記識別コードの画像が要求されたときに、上記識別コードの画像を生成して上記クライアントに返送する文書管理方法として構成することができる。

本発明の文書管理システムおよび文書管理方法にあっては、紙文書を電子化して既存システムに登録する作業を支援し、省力化に寄与することができる。

以下、本発明の好適な実施形態につき詳細に説明する。

＜基本的手順＞
図５は本発明における紙文書の電子化および既存システムへの登録の手順を示す図である。図５において、会議管理システム等の既存システム１に配布資料等の紙文書Ｄを登録したい利用者は、先ず、自己の操作するパーソナルコンピュータ等のクライアント２から既存システム１にアクセスし、登録先となる該当する会議等のページの画面をクライアント２に表示する（ステップＳ１１）。次いで、利用者がクライアント２から要求を行うことで、バーコード管理サーバ３から既存システム１の画面に識別コードとしてのバーコードを付与し（ステップＳ１２）、利用者はその画面をスキャナ、プリンタ等の機能を有する複合機４により印刷する（ステップＳ１３）。印刷された紙はカバーページＣとして出力される（ステップＳ１４）。

そして、利用者は、カバーページＣを先頭にして登録したい紙文書Ｄを束ね、複合機４でまとめてスキャンを行う（ステップＳ１５）。複合機４は読み取った画像データをバーコード管理サーバ３に転送し（ステップＳ１６）、バーコード管理サーバ３は先頭のカバーページＣに付与されたバーコードから登録先を判断し、既存システム１にカバーページＣを取り除いた画像データを登録する（ステップＳ１７）。

このように、利用者はクライアント２に登録先の既存システム１の画面を表示した状態でバーコードの付与を受け、それを印刷したものをカバーページＣとして紙文書Ｄをスキャンするだけでよいため、操作が大幅に簡素化するものである。

＜システム構成＞
次に、図６は本発明のシステム構成例を示す図であり、Ｗｅｂシステムとして構成するとともに、バーコードとしてＱＲコードを用いた場合を示している。なお、ＱＲコードに限られるものではなく、１次元のバーコードあるいは文字列等を含む読み取り可能な識別コードであれば本発明に適用可能である。

図６において、クライアント２は既存システム１およびバーコード管理サーバ３にアクセスするためのＷｅｂブラウザ２１を有し、このＷｅｂブラウザ２１には、バーコード管理サーバ３に対してＱＲコード付与要求を行うブックマーク２２が設けられている。バーコード管理サーバ３は、クライアント２および既存システム１との間でＨＴＴＰ（Hyper Text Transfer Protocol）に基づく入出力を行うＨＴＴＰサーバ３１と、クライアント２からのＱＲコード付与要求に応じてＱＲコード画像へのリンクを含んだ画面のＨＴＭＬ（Hyper Text Markup Language）を返送する元ＵＲＬ（Uniform Resource Locator）処理部３２と、クライアント２からのＱＲコードの画像要求に応じてＱＲコード画像を生成するＱＲコード生成部３３と、ＱＲコードのＩＤと画面ＵＲＬ（元ＵＲＬ）との対応付けを行うデータベース３４と、複合機４から送られてきたスキャン画像からカバーページＣの分離を行う画像データ処理部３５と、カバーページＣの画像データからＱＲコードをデコードするＱＲコードデコード部３６と、ＱＲコードの内容に従って既存システム１に対して画像データの登録を行う画像データ登録部３７とを有している。

この図６では、独立したバーコード管理サーバ３においてＨＴＴＰサーバ３１、元ＵＲＬ処理部３２、ＱＲコード生成部３３、データベース３４、画像データ処理部３５、ＱＲコードデコード部３６、画像データ登録部３７の機能を実現する場合を示しており、１つのサーバの導入で済む、既存の複合機４が利用できる等のメリットがある反面、サーバを追加しなければならない、サーバの負荷が高くなる等のデメリットがある。

図７〜図１１は、他のシステム構成例を示したものであり、図７は複合機４内においてＨＴＴＰサーバ３１、元ＵＲＬ処理部３２、ＱＲコード生成部３３、データベース３４、画像データ処理部３５、ＱＲコードデコード部３６、画像データ登録部３７の機能を実現するようにしたものである。この場合、当該機能を有する１つの複合機４の導入で済む等のメリットがある反面、複合機４の負荷が高くなる等のデメリットがある。図８は既存システム１内においてＨＴＴＰサーバ３１、元ＵＲＬ処理部３２、ＱＲコード生成部３３、データベース３４、画像データ処理部３５、ＱＲコードデコード部３６、画像データ登録部３７の機能を実現するようにしたものである。この場合、既存の複合機４が利用できる、追加のサーバが必要ない等のメリットがある反面、既存システム１の変更が必要である、既存システム１の負荷が高くなる等のデメリットがある。

図９は機能毎にサーバを分離し、ＨＴＴＰサーバ３１、元ＵＲＬ処理部３２、ＱＲコード生成部３３を有するＱＲコード付与サーバ５と、データベース３４を有するデータベースサーバ６と、ＨＴＴＰサーバ３１、画像データ処理部３５、ＱＲコードデコード部３６、画像データ登録部３７を有する画像登録処理サーバ７とを設けたものである。この場合、サーバの負荷を分散することができる、既存の複合機４が利用できる等のメリットがある反面、サーバが複数必要である等のデメリットがある。図１０は図９の構成のうち、画像登録処理サーバ７の機能を複合機４に持たせるようにしたものである。ＨＴＴＰサーバ３１については複合機４の有するものを利用できるため省略してある。この場合、画像処理を複合機４で行えるためサーバの負荷分散が可能である等のメリットがある反面、既存の複合機４が利用できない、サーバが複数必要である等のデメリットがある。図１１は図９の構成のうち、画像登録処理サーバ７の機能を既存システム１に持たせるようにしたものである。ＨＴＴＰサーバ３１については既存システム１の有するものを利用できるため省略してある。この場合、画像処理を既存システム１で行えるためサーバの負荷分散が可能である、既存の複合機４が利用できる等のメリットがある反面、既存システム１を変更しなければならない等のデメリットがある。

＜処理の詳細＞
次に、各部における処理の詳細について説明する。なお、主に図６に示した構成に基づいて説明するが、図７〜図１１に示した構成であっても実質的に変わりはない。

図１２はＱＲコード付与の処理を示す図である。図１２において、先ず、既存システム１の登録先の画面を表示した状態のクライアント２からバーコード管理サーバ３のＨＴＴＰサーバ３１にＱＲコード付与要求がなされたものとする（ステップＳ２１）。図１３はクライアント２のＷｅｂブラウザ２１におけるＱＲコード付与要求を行う画面インタフェースの例を示す図であり、「ＱＲコードを追加」といった表示のあるボタン２３をマウス等でクリックすることでＱＲコード付与要求を行うことができるようになっている。図１４はＱＲコード付与要求を行うためのブックマークレットおよび生成されるＨＴＴＰリクエストの例を示す図であり、図１４（ａ）に示すようなＪａｖａ（登録商標）ｓｃｒｉｐｔの短い記述（ブックマークレット）をブックマーク２２としてクライアント２のＷｅｂブラウザ２１に登録しておき、ボタン２３をクリックすることで起動するように関連付けておく。この例はＪａｖａ（登録商標）ｓｃｒｉｐｔの実行により接続先のＵＲＬおよびパラメータの指定「javascript:location.href=」を行うものであり、接続先のＵＲＬおよびパラメータとして、バーコード管理サーバ３のＨＴＴＰサーバ３１のＵＲＬ「http://server/」と、パラメータであることを表す「code?url=」と、現時点のＷｅｂブラウザ２１の表示画像のＵＲＬをＵＲＩ（Uniform Resource Identifier）にデコードした「encodeURIComponent(location.href)」とを文字列連結したものとしている。このブックマークレットの実行により、図１４（ｂ）に示すようなＨＴＴＰリクエストがＨＴＴＰサーバ３１に対して行われる。ここで、「http://originalserver/content.html」はクライアント２に表示されていた登録先の既存システム１の画面のＵＲＬ（元ＵＲＬ）を示している。

図１２に戻り、元ＵＲＬ処理部３２はＱＲコード付与要求のパラメータから、クライアント２に表示されている既存システム１の画面を示す元ＵＲＬを取得し（ステップＳ２２）、この元ＵＲＬに基づいて既存システム１にアクセスし、画面のＨＴＭＬ（元ＨＴＭＬ）を取得する（ステップＳ２３）。ここで、ＱＲコード付与要求のパラメータが正しくない場合、既存システム１が応答しない場合、あるいは、取得したＨＴＭＬが不正である場合には、エラーページを表示して処理を終了する（ステップＳ２４）。元ＵＲＬの取得および元ＨＴＭＬの取得が正常に行えた場合は、ＱＲコードのＩＤを発行し、元ＨＴＭＬにＱＲコード画像へのリンクを付与し（ステップＳ２５）、データベース３４に元ＵＲＬとＱＲコードのＩＤを登録し（ステップＳ２６）、クライアント２に対して加工後のＨＴＭＬを転送する（ステップＳ２７）。図１５は元ＨＴＭＬの取得およびＱＲコード画像へのリンク付与の例を示す図であり、図１５（ａ）は既存システム１に対する元ＨＴＭＬ取得のＨＴＴＰリクエスト（ＧＥＴ）を示し、図１５（ｂ）は既存システム１からの元ＨＴＭＬを含むＨＴＴＰレスポンスを示し、図１５（ｃ）はＱＲコード画像へのリンク（枠線で囲んだ部分）が付与されたＨＴＭＬを示している。ここで、「qrcode?v=123456」はＱＲコードのＩＤを示すパラメータである。また、図１６はデータベース３４の例を示す図であり、ＱＲコードのＩＤと元ＵＲＬ（Original URL）とが対応付けられて登録されるようになっている。

図１２に戻り、クライアント２では受け取ったＨＴＭＬの表示を開始し、ＨＴＭＬに含まれるＱＲコード画像へのリンクの処理をする過程でＱＲコード画像の取得をＨＴＴＰサーバ３１に要求する（ステップＳ２８）。これに対し、ＱＲコード生成部３３はそのリクエストのパラメータからＱＲコードのＩＤを取り出し、これをエンコード（エンコードアルゴリズムはＪＩＳＸ０５１０等による）することでＱＲコード画像を生成し（ステップＳ２９）、クライアント２へＱＲコード画像を転送する（ステップＳ３０）。ＱＲコード画像を受け取ったクライアント２では、今まで表示されていた既存システム１の画面にＱＲコード画像が重畳された表示に変わる。図１７はＱＲコード画像の取得の例を示す図であり、図１７（ａ）はＨＴＴＰサーバ３１に対するＱＲコード画像取得のＨＴＴＰリクエスト（ＧＥＴ）を示し、図１７（ｂ）はＨＴＴＰサーバ３１からのＨＴＴＰレスポンスを示している。図１８はクライアント２に表示されるＱＲコードの付与された画面の例を示す図であり、既存システム１の画面にＱＲコード画像２４および注記２５が重畳された状態を示している。

図１９はＱＲコード付与の他の処理を示す図であり、クライアント２側のブックマークレットでＨＴＭＬデータの加工を行うようにしたものである。図１９において、既存システム１の登録先の画面を表示した状態のクライアント２でブックマークレットの仕込まれたブックマーク（図１３に示した「ＱＲコードを追加」のボタン２３と同様）をクリックすることで（ステップＳ２０１）、ブックマークレットが起動する。図２０はブックマークレットの例を示す図であり、（ａ）は実装される形（１行版）であり、（ｂ）は読みやすく加工したものである。

図１９に戻り、ブックマークレットの動作により、元ページのＨＴＭＬにＱＲコード画像へのリンクを付与する（ステップＳ２０２）。次いで、クライアント２ではＨＴＭＬの表示を開始し、ＨＴＭＬに含まれるＱＲコード画像へのリンクの処理をする過程でＱＲコード画像の取得をＨＴＴＰサーバ３１に要求する（ステップＳ２０３）。これにより、元ＵＲＬ処理部３２は元ＵＲＬとＱＲコードのＩＤを得て、データベース３４に元ＵＲＬとＱＲコードのＩＤを登録する（ステップＳ２０４）。また、ＱＲコード生成部３３はＱＲコードのＩＤをエンコード（エンコードアルゴリズムはＪＩＳＸ０５１０等による）することでＱＲコード画像を生成し（ステップＳ２０５）、クライアント２へＱＲコード画像を転送する（ステップＳ２０６）。これにより、既存システム１の画面にＱＲコード画像等が重畳された状態となる。この例によれば、クライアント２側で動作させるブックマークレットが若干大きくなるが、バーコード管理サーバ３側の負荷を減らすことができる。

このようにしてクライアント２に表示された画面は、利用者の指示により複合機４によりカバーページＣとして印刷される。そして、利用者は、カバーページＣを先頭にして登録したい紙文書Ｄを束ね、複合機４でまとめてスキャンを行う。図２１は複合機４の使用開始時の認証画面の例を示す図であり、セキュリティ確保のためのＰＩＮコード入力画面４１に対して自己のＰＩＮコードを入力することで利用が可能となる。図２２はスキャン操作の画面インタフェースの例を示す図であり、カバーページＣに付与されたＱＲコードにより既存システム１への登録までが自動的に行われる「おまかせスキャン」ボタン４２が設けられた例を示している。図２３はスキャン中の画面の例を示す図である。

図２４はスキャンから既存システム１への登録までの処理を示す図である。図２４において、利用者によってスキャンが指示された複合機４は、バーコード管理サーバ３にスキャンされた画像データ（ファイル）を配信する（ステップＳ３１）。これを受けたバーコード管理サーバ３の画像データ処理部３５は、配信されたファイルのうちカバーページＣに対応する先頭ページとそれに続く紙文書Ｄに対応する部分とを分離し、先頭ページをＱＲコードデコード部３６に渡し、残りを画像データ登録部３７に渡す（ステップＳ３２）。図２５は画像データ処理部３５における処理を概念的に示す図であり、カバーページＣと紙文書Ｄが合体された状態の画像データから、カバーページＣに対応する先頭ページの部分と紙文書Ｄに対応する残りの部分とに分離し、カバーページＣに対応する部分をＱＲコードデコード部３６に渡し、紙文書Ｄに対応する部分を画像データ登録部３７に渡す様子を示している。図２６は両面スキャンが行われた場合の画像データ処理部３５における処理を概念的に示す図であり、カバーページＣに対応する画像データが表裏で２ページとなるため、先頭から２ページをカバーページＣに対応する部分としてＱＲコードデコード部３６に渡し、残りの紙文書Ｄに対応する部分を画像データ登録部３７に渡す様子を示している。

図２４に戻り、カバーページＣに対応する画像データを渡されたＱＲコードデコード部３６は、画像中からＱＲコードを切り出してデコード行い、ＱＲコードのＩＤを得る（ステップＳ３３）。次いで、画像データ登録部３７はＱＲコードデコード部３６でデコードされた値（ＩＤ）をキーにデータベース３４を検索し、対応する元ＵＲＬを取得する（ステップＳ３４）。そして、画像データ登録部３７は元ＵＲＬに基づいて既存システム１にアクセスし、紙文書Ｄに対応する画像データを登録する（ステップＳ３５）。図２７は既存システム１への画像データの登録の例を示す図であり、ＨＴＴＰリクエストのＰＯＳＴにより画像データの登録を行う例を示している。

＜認証が必要な場合への対応＞
次に、図２８は既存システムの利用に認証が必要な場合における紙文書の電子化および既存システムへの登録の手順を示す図である。図５に示した手順と比較すると、クライアント２に表示された既存システム１の画面にバーコードを付与する際（ステップＳ４２）に、同画面に対して既存システム１にアクセスする際の認証に使われるクッキー（ｃｏｏｋｉｅ）をデータベース３４に登録する点と、既存システム１への画像データの登録の際（ステップＳ４７）に、データベース３４に登録されていたクッキーを認証情報に用いる点とが異なる。

図２９はクッキーによる認証情報取得のためのブックマークレットおよびデータベース３４の例を示す図であり、図２９（ａ）はＱＲコード付与要求を行う「ＱＲコードを追加」ボタン２３（図１３）に関連付けられたブックマークレットの例を示している。ここでは、表示画面のクッキー情報をＵＲＩにデコードした「encodeURIComponent(document.cookie)」をパラメータに付加するようにしている。また、図２９（ｂ）はデータベース３４の例を示す図であり、ＱＲコードのＩＤとクッキー値（Cookie）と元ＵＲＬ（Original URL）とが対応付けられて登録されるようになっている。

図３０はクッキーを認証情報に用いる場合のスキャンから既存システム１への登録までの処理を示す図であり、図２４と比較して、画像データ登録部３７における処理として、デコード値（ＩＤ）をキーにデータベース３４からクッキーを取得する処理（ステップＳ５４）が追加されるとともに、既存システム１への登録の際（ステップＳ５６）にクッキーのセットが行われる点が異なっている。図３１は既存システム１への画像データの登録の例を示す図であり、ＨＴＴＰリクエストのＰＯＳＴにより画像データの登録を行う例を示している。

＜有効期限の設定＞
次に、図３２はＱＲコードの付与されたカバーページＣの有効期限を設定する場合の画面、ＨＴＭＬおよびデータベース３４の例を示す図である。すなわち、クライアント２の画面へのＱＲコード付与に際し、図３２（ａ）に示すように有効期限を選択可能なボタンを表示し、それを利用者に選択させることで有効期限を設定するようにしている。この場合の画面のＨＴＭＬの例を図３２（ｂ）に示しており、「１時間」「１日」「１週間」を選択させるラジオボタンを表示するタグと、選択されたラジオボタンに応じて有効期限情報をパラメータとして送信するｊａｖａｓｃｒｉｐｔ関数とを含んでいる。また、この場合のデータベース３４の例を図３２（ｃ）に示しており、ＱＲコードのＩＤと有効期限情報（expireDate）と元ＵＲＬ（Original URL）とが対応付けられて登録されるようになっている。図３３は有効期限の設定の処理、ＨＴＴＰリクエストおよびデータベース更新の例を示す図であり、図３３（ａ）に示すように、クライアント２からのＨＴＴＰリクエスト（ステップＳ６１）、そのパラメータのうち選択された有効期限を示すｍｉｎに従ったデータベース３４の更新（ステップＳ６２）、結果のＨＴＭＬの表示（ステップＳ６３）が順に行われることで有効期限の設定が行われる。また、図３３（ｂ）はクライアント２側で生成されるＨＴＴＰリクエストの例を示しており、図３３（ｃ）はバーコード管理サーバ３でデータベース３４の更新を行うためのＳＱＬ文の例を示している。

図３４は上記のようにして設定された有効期限の判定をデーモンプログラムで行う例を示す図であり、図３４（ａ）に示すように、所定時間（例えば３０分）のスリープを行い（ステップＳ７１）、データベース３４の中から有効期限が切れている行を検索し（ステップＳ７２）、該当する行につき削除を行うようにしている（ステップＳ７３）。また、図３４（ｂ）は有効期限を過ぎた行のＩＤを検索するＳＱＬ文の例を示しており、図３４（ｃ）は指定した行を削除するＳＱＬ文の例を示している。

図３５は有効期限の判定を画像データ登録時に行う例を示す図であり、スキャンデータを入力（ステップＳ８１）した後、ＱＲコードをデコードしてＩＤを取り出し（ステップＳ８２）、そのＩＤをキーにデータベース３４から有効期限情報を取得する（ステップＳ８３）。そして、有効期限が切れている場合にはエラーメールを送信して利用者にその旨を通知し（ステップＳ８４）、処理を終了する（ステップＳ８６）。また、有効期限が切れていない場合にはスキャンデータを既存システム１に登録し（ステップＳ８５）、処理を終了する（ステップＳ８６）。なお、エラーメールの送信（ステップＳ８４）を行うにあっては、データベース３４等に利用者のメールアドレスが併せて登録されているものとする。

＜利用回数の設定＞
次に、図３６はＱＲコードの付与されたカバーページＣの利用回数を設定する場合の画面、ＨＴＭＬおよびデータベース３４の例を示す図である。すなわち、クライアント２の画面へのＱＲコード付与に際し、図３６（ａ）に示すように利用回数を選択可能なボタンを表示し、それを利用者に選択させることで利用回数を設定するようにしている。この場合の画面のＨＴＭＬの例を図３６（ｂ）に示しており、「１回」「５回」「１０回」「無制限」を選択させるラジオボタンを表示するタグと、選択されたラジオボタンに応じて利用回数情報をパラメータとして送信するｊａｖａｓｃｒｉｐｔ関数とを含んでいる。また、この場合のデータベース３４の例を図３６（ｃ）に示しており、ＱＲコードのＩＤと利用回数情報（num）と元ＵＲＬ（Original URL）とが対応付けられて登録されるようになっている。図３７は利用回数の設定の処理、ＨＴＴＰリクエストおよびデータベース更新の例を示す図であり、図３７（ａ）に示すように、クライアント２からのＨＴＴＰリクエスト（ステップＳ９１）、そのパラメータのうち選択された利用回数を示すｎｕｍに従ったデータベース３４の更新（ステップＳ９２）、結果のＨＴＭＬの表示（ステップＳ９３）が順に行われることで利用回数の設定が行われる。また、図３７（ｂ）はクライアント２側で生成されるＨＴＴＰリクエストの例を示しており、図３７（ｃ）はバーコード管理サーバ３でデータベース３４の更新を行うためのＳＱＬ文の例を示している。

図３８は利用回数判定の処理の例を示す図であり、スキャンデータを入力（ステップＳ１０１）した後、ＱＲコードをデコードしてＩＤを取り出し（ステップＳ１０２）、そのＩＤをキーにデータベース３４から利用回数情報を取得する（ステップＳ１０３）。そして、利用回数が０の場合は処理を終了する（ステップＳ１０７）。利用回数が２以上の場合は利用回数を１減らしてスキャンデータを既存システム１に登録し（ステップＳ１０４）、処理を終了する（ステップＳ１０７）。利用回数が１の場合はデータベース３４のその行を削除してスキャンデータを既存システム１に登録し（ステップＳ１０５）、処理を終了する（ステップＳ１０７）。利用回数が０以下の場合（無制限の場合）はそのままスキャンデータを既存システム１に登録し（ステップＳ１０６）、処理を終了する（ステップＳ１０７）。

＜利用回数の表示＞
図３９は利用回数の取得および表示の例を示す図である。すなわち、カバーページＣを見ただけでは利用回数がどれだけ残っているか分からない場合があるため、図３９（ａ）に示すように、カバーページＣを複合機４でスキャンし（ステップＳ１１１）、複合機４からバーコード管理サーバ３にカバーページＣの画像データを転送し（ステップＳ１１２）、バーコード管理サーバ３から複合機４に利用回数を転送することにより（ステップＳ１１３）、複合機４の操作部で表示して確認できるようにしている。

図３９（ｂ）は処理の詳細を示しており、利用者が複合機４でカバーページＣをスキャンすると（ステップＳ１２１）、複合機４はバーコード管理サーバ３にスキャンした画像データを転送する（ステップＳ１２２）。バーコード管理サーバ３のＱＲコードデコード部３６は画像データからＱＲコードをデコードし（ステップＳ１２３）、デコードしたＱＲコードのＩＤをキーにしてデータベース３４から利用回数を取得する（ステップＳ１２４）。そして、バーコード管理サーバ３は利用回数を複合機４に返送し（ステップＳ１２５）、複合機４は利用回数を操作部に表示し（ステップＳ１２６）、処理を終了する（ステップＳ１２７）。

図４０は複合機４における利用回数の表示を要求する画面インタフェースの例を示す図であり、利用回数を取得して表示するための「カバーページの利用回数を表示」ボタン４３を設けた例を示している。図４１は利用回数の取得におけるＨＴＴＰリクエスト等の例を示す図であり、図４１（ａ）は複合機４からバーコード管理サーバ３へのスキャンした画像の送付のＨＴＴＰリクエストを、図４１（ｂ）はバーコード管理サーバ３から複合機４への利用回数を含むＨＴＴＰレスポンスを、図４１（ｃ）はバーコード管理サーバ３でデータベース３４からＩＤをキーとして利用回数の取得を行うためのＳＱＬ文の例を示している。図４２は利用回数の表示の例を示す図であり、「このカバーページはあと３回使えます」という表示４４が行われている状態を示している。

図４３は利用回数の取得および表示の他の例を示す図であり、単に利用回数を取得して表示するだけではなく、ＩＤの登録の有無および利用回数についての判断を加えたものである。図４３（ａ）において、カバーページＣを複合機４でスキャンし（ステップＳ１３１）、複合機４からバーコード管理サーバ３にカバーページＣの画像データを転送し（ステップＳ１３２）、バーコード管理サーバ３から複合機４に利用回数を転送することにより（ステップＳ１３３）、複合機４で内容を判断して表示する。図４３（ｂ）は処理の詳細を示しており、利用者が複合機４でカバーページＣをスキャンすると（ステップＳ１４１）、複合機４はバーコード管理サーバ３にスキャンした画像データを転送する（ステップＳ１４２）。バーコード管理サーバ３のＱＲコードデコード部３６は画像データからＱＲコードをデコードし（ステップＳ１４３）、デコードしたＱＲコードのＩＤをキーにしてデータベース３４から利用回数を取得する（ステップＳ１４４）。そして、ＩＤが登録されていない場合はバーコード管理サーバ３から複合機４へエラーを示すレスポンスを返し（ステップＳ１４５）、複合機４はエラーを表示し（ステップＳ１４６）、処理を終了する（ステップＳ１５０）。また、ＩＤが登録されている場合、バーコード管理サーバ３は利用回数を複合機４に返送し（ステップＳ１４７）、複合機４は利用回数が０以下である場合には無制限の利用が可能である旨を操作部に表示し（ステップＳ１４８）、処理を終了する（ステップＳ１５０）。利用回数が１以上である場合には利用回数を操作部に表示し（ステップＳ１４９）、処理を終了する（ステップＳ１５０）。図４４は利用回数の表示の例を示す図であり、「このカバーページは利用回数制限を越えたのでもう使えません」という表示４５が行われている状態を示している。

以上、本発明の好適な実施の形態により本発明を説明した。ここでは特定の具体例を示して本発明を説明したが、特許請求の範囲に定義された本発明の広範な趣旨および範囲から逸脱することなく、これら具体例に様々な修正および変更を加えることができることは明らかである。すなわち、具体例の詳細および添付の図面により本発明が限定されるものと解釈してはならない。

従来における紙文書の電子化および既存システムへの登録の手順を示す図である。 既存システムへの電子データ登録のユーザインタフェース例を示す図（その１）である。 既存システムへの電子データ登録のユーザインタフェース例を示す図（その２）である。 既存システムへの電子データ登録のユーザインタフェース例を示す図（その３）である。 本発明における紙文書の電子化および既存システムへの登録の手順を示す図である。 本発明のシステム構成例を示す図（その１）である。 本発明のシステム構成例を示す図（その２）である。 本発明のシステム構成例を示す図（その３）である。 本発明のシステム構成例を示す図（その４）である。 本発明のシステム構成例を示す図（その５）である。 本発明のシステム構成例を示す図（その６）である。 ＱＲコード付与の処理を示す図である。 ＱＲコード付与要求を行う画面インタフェースの例を示す図である。 ＱＲコード付与要求を行うためのブックマークレットおよび生成されるＨＴＴＰリクエストの例を示す図である。 元ＨＴＭＬの取得およびＱＲコード画像へのリンク付与の例を示す図である。 データベースの例を示す図である。 ＱＲコード画像の取得の例を示す図である。 ＱＲコードの付与された画面の例を示す図である。 ＱＲコード付与の他の処理を示す図である。 ブックマークレットの例を示す図である。 複合機の使用開始時の認証画面の例を示す図である。 スキャン操作の画面インタフェースの例を示す図である。 スキャン中の画面の例を示す図である。 スキャンから既存システムへの登録までの処理を示す図である。 画像データ処理部における処理を概念的に示す図（その１）である。 画像データ処理部における処理を概念的に示す図（その２）である。 既存システムへの画像データの登録の例を示す図である。 既存システムの利用に認証が必要な場合における紙文書の電子化および既存システムへの登録の手順を示す図である。 認証情報取得のためのブックマークレットおよびデータベースの例を示す図である。 スキャンから既存システムへの登録までの処理を示す図である。 既存システムへの画像データの登録の例を示す図である。 ＱＲコードの付与されたカバーシートの有効期限を設定する場合の画面、ＨＴＭＬおよびデータベースの例を示す図である。 有効期限の設定の処理、ＨＴＴＰリクエストおよびデータベース更新の例を示す図である。 有効期限の判定をデーモンプログラムで行う例を示す図である。 有効期限の判定を画像データ登録時に行う例を示す図である。 ＱＲコードの付与されたカバーシートの利用回数を設定する場合の画面、ＨＴＭＬおよびデータベースの例を示す図である。 利用回数の設定の処理、ＨＴＴＰリクエストおよびデータベース更新の例を示す図である。 利用回数判定の処理の例を示す図である。 利用回数の取得および表示の例を示す図である。 利用回数の表示を要求する画面インタフェースの例を示す図である。 利用回数の取得におけるＨＴＴＰリクエスト等の例を示す図である。 利用回数の表示の例を示す図である。 利用回数の取得および表示の他の例を示す図である。 利用回数の表示の例を示す図である。

符号の説明

１ 既存システム
２ クライアント
２１ Ｗｅｂブラウザ
２２ ブックマーク
２３ ボタン
３ バーコード管理サーバ
３１ ＨＴＴＰサーバ
３２ 元ＵＲＬ処理部
３３ ＱＲコード生成部
３４ データベース
３５ 画像データ処理部
３６ ＱＲコードデコード部
３７ 画像データ登録部
４ 複合機
５ ＱＲコード付与サーバ
６ データベースサーバ
７ 画像登録処理サーバ
Ｄ 紙文書
Ｃ カバーページ

Claims (17)

1. 電子データを登録するユーザインタフェースを備えた電子文書登録対象システムとクライアントと複合機とサーバとを含み、上記電子文書登録対象システムに対して紙文書をスキャンし電子化して登録する作業を支援する文書管理システムであって、
   上記クライアントが上記電子文書登録対象システムの電子データ登録先の画面であって上記電子文書登録対象システムの電子文書を添付する管理対象に対応するユーザインタフェース画面を表示した状態で、当該ユーザインタフェース画面に対して後に上記紙文書をスキャンして電子化したデータを自動登録する際に上記ユーザインタフェース画面の特定のために参照される識別情報を含む識別コードの付与の要求をユーザから受け付ける、上記電子文書登録対象システムおよび上記クライアントを含む上記文書管理システム内のいずれかの装置上に設けられる要求受付手段と、
   上記識別コード付与の要求を受けて、後に生成する上記識別コードの画像へのリンクを含む、上記紙文書のスキャン時にカバーページとして同時にスキャンされる自動登録動作指示用のページの印刷用の画面を生成し上記クライアントに表示する、上記電子文書登録対象システムおよび上記クライアントを含む上記文書管理システム内のいずれかの装置上に設けられる画面生成手段と、
   上記クライアントを除く上記文書管理システム内のいずれかの装置上に設けられるデータベースに上記ユーザインタフェース画面の特定情報と上記識別コードの識別情報とを当該識別情報から上記ユーザインタフェース画面の特定情報を取得するために対応付けて登録する、上記クライアントを除く上記文書管理システム内のいずれかの装置上に設けられる登録手段と、
   上記識別コードの画像へのリンクに基づいて上記クライアントから上記識別コードの画像が要求されたときに、上記識別コードの画像を生成して上記クライアントに返送する、上記クライアントを除く上記文書管理システム内のいずれかの装置上に設けられるコード生成手段とを備えたことを特徴とする文書管理システム。
2. 上記画面生成手段は、上記電子文書登録対象システムの電子データ登録先の上記ユーザインタフェース画面に上記識別コードの画像へのリンクを組み込むことを特徴とする請求項１に記載の文書管理システム。
3. 上記要求受付手段は、上記クライアントのＷｅｂブラウザのブックマークに登録されたブックマークレットを選択可能にしたユーザインタフェースであり、選択されたブックマークレットが動作することにより上記画面生成手段に識別コード付与の要求を伝え、
   上記画面生成手段は、上記ユーザインタフェース画面のＨＴＭＬに上記識別コードの画像へのリンクを組み込むことを特徴とする請求項１に記載の文書管理システム。
4. 上記要求受付手段は、上記クライアントのＷｅｂブラウザのブックマークに登録されたブックマークレットを選択可能にしたユーザインタフェースであり、選択されたブックマークレットが動作することにより、上記画面生成手段として、上記ユーザインタフェース画面のＨＴＭＬに上記識別コードの画像へのリンクを組み込むことを特徴とする請求項１に記載の文書管理システム。
5. 上記要求受付手段は、上記電子文書登録対象システムの認証情報に用いられる上記ユーザインタフェース画面のクッキー情報を併せて取得し、
   上記登録手段は、後に上記紙文書をスキャンして電子化したデータを自動登録する際に認証を受けるために必要な上記クッキー情報を取得するために、上記識別コードの識別情報と上記ユーザインタフェース画面の特定情報と上記クッキー情報とを上記データベースに対応付けて登録することを特徴とする請求項１に記載の文書管理システム。
6. 上記画面生成手段は、上記電子文書登録対象システムの上記ユーザインタフェース画面のＨＴＭＬに、上記識別コードの画像へのリンクと、上記カバーページの有効期限を選択するボタンの記述と、選択された有効期限を通知する記述とを組み込んだ加工後のＨＴＭＬを生成することを特徴とする請求項１に記載の文書管理システム。
7. 上記登録手段は、後に上記紙文書をスキャンして電子化したデータを自動登録する際に上記自動登録動作指示用のページの有効性を判断するための上記有効期限を取得するために、上記識別コードの識別情報と上記ユーザインタフェース画面の特定情報と選択された上記有効期限とを上記データベースに対応付けて登録することを特徴とする請求項６に記載の文書管理システム。
8. 上記画面生成手段は、上記電子文書登録対象システムの上記ユーザインタフェース画面のＨＴＭＬに、上記識別コードの画像へのリンクと、上記カバーページの利用回数を選択するボタンの記述と、選択された利用回数を通知する記述とを組み込んだ加工後のＨＴＭＬを生成することを特徴とする請求項１に記載の文書管理システム。
9. 上記コード生成手段は、後に上記紙文書をスキャンして電子化したデータを自動登録する際に上記自動登録動作指示用のページの有効性を判断するための上記利用回数を取得するために、上記識別コードの識別情報と上記ユーザインタフェース画面の特定情報と選択された上記利用回数とを上記データベースに対応付けて登録することを特徴とする請求項８に記載の文書管理システム。
10. 上記コード生成手段および上記画面生成手段は、上記電子文書登録対象システムおよび上記クライアント以外の上記文書管理システム内の上記サーバに設けられることを特徴とする請求項１に記載の文書管理システム。
11. 上記コード生成手段および上記画面生成手段は、上記電子文書登録対象システムおよび上記クライアント以外の上記文書管理システム内の、スキャナおよびプリンタの機能を有する上記複合機に設けられることを特徴とする請求項１に記載の文書管理システム。
12. 上記コード生成手段および上記画面生成手段は、上記電子文書登録対象システムに設けられることを特徴とする請求項１に記載の文書管理システム。
13. 上記データベースは、上記コード生成手段および上記画面生成手段とともに、上記電子文書登録対象システムおよび上記クライアント以外の上記文書管理システム内の上記サーバに設けられることを特徴とする請求項１に記載の文書管理システム。
14. 上記データベースは、上記コード生成手段および上記画面生成手段とともに、上記電子文書登録対象システムおよび上記クライアント以外の上記文書管理システム内の、スキャナおよびプリンタの機能を有する上記複合機に設けられることを特徴とする請求項１に記載の文書管理システム。
15. 上記データベースは、上記コード生成手段および上記画面生成手段とともに上記電子文書登録対象システムに設けられることを特徴とする請求項１に記載の文書管理システム。
16. 上記データベースは、上記電子文書登録対象システムおよび上記クライアント以外の上記文書管理システム内の上記サーバに設けられることを特徴とする請求項１に記載の文書管理システム。
17. 電子データを登録するユーザインタフェースを備えた電子文書登録対象システムとクライアントと複合機とサーバとを含み、上記電子文書登録対象システムに対して紙文書をスキャンし電子化して登録する作業を支援する文書管理システムにおける文書管理方法であって、
    上記電子文書登録対象システムおよび上記クライアントを含む上記文書管理システム内のいずれかの装置上に設けられる要求受付手段が、上記クライアントが上記電子文書登録対象システムの電子データ登録先の画面であって上記電子文書登録対象システムの電子文書を添付する管理対象に対応するユーザインタフェース画面を表示した状態で、当該ユーザインタフェース画面に対して後に上記紙文書をスキャンして電子化したデータを自動登録する際に上記ユーザインタフェース画面の特定のために参照される識別情報を含む識別コードの付与の要求をユーザから受け付け、
    上記電子文書登録対象システムおよび上記クライアントを含む上記文書管理システム内のいずれかの装置上に設けられる画面生成手段が、上記識別コード付与の要求を受けて、後に生成する上記識別コードの画像へのリンクを含む、上記紙文書のスキャン時にカバーページとして同時にスキャンされる自動登録動作指示用のページの印刷用の画面を生成し上記クライアントに表示し、
    上記クライアントを除く上記文書管理システム内のいずれかの装置上に設けられる登録手段が、上記クライアントを除く上記文書管理システム内のいずれかの装置上に設けられるデータベースに上記ユーザインタフェース画面の特定情報と上記識別コードの識別情報とを当該識別情報から上記ユーザインタフェース画面の特定情報を取得するために対応付けて登録し、
    上記クライアントを除く上記文書管理システム内のいずれかの装置上に設けられるコード生成手段が、上記識別コードの画像へのリンクに基づいて上記クライアントから上記識別コードの画像が要求されたときに、上記識別コードの画像を生成して上記クライアントに返送することを特徴とする文書管理方法。

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