JP5720811B1 - 文書管理システム、文書管理装置、および、プログラム - Google Patents

Abstract

【課題】文書の読み取り画像データに対する、情報の関連付け作業であって、複数の文書が存在している場合における、情報の関連付け作業の手間の軽減を図る。【解決手段】クリアファイル内に複数枚の領収書が入れられたうえで、領収書の読み取りが行われる。クリアファイルには、ＱＲコードが付されており、このＱＲコードも併せて読み取られる。その後、領収書認識部が、各領収書の認識処理を実行し、さらに、各領収書毎の画像データとなるように、画像データの分割を行う。これにより、個々の領収書毎の画像データが生成される。次いで、登録処理部が、分割処理により得られた複数の画像データの各々に対し、ＱＲコードをデコードすることにより得られた情報を対応付ける。【選択図】図６

Description

本発明は、文書管理システム、文書管理装置、および、プログラムに関する。

特許文献１には、識別コードをＱＲコード化してスキャン画像とともに印刷するとともに、電子データとＱＲコードとを紐付けて保存する技術が開示されている。

特開２００７−０１３９３４号公報

本発明の目的は、文書の読み取り画像データに対する、情報の関連付け作業であって、複数の文書が存在している場合における、情報の関連付け作業の手間の軽減を図ることにある。

請求項１に記載の発明は、複数の文書の画像と、情報が格納された情報格納画像であって当該複数の文書とは別の媒体に付された当該情報格納画像とを読み取り、これらの画像が含まれた読み取り画像データを生成する画像読み取り手段と、前記読み取り画像データを分割し、前記複数の文書に含まれる個々の文書毎の画像データを生成する画像データ生成手段と、前記読み取り画像データから、前記情報格納画像に含まれる情報を取得する情報取得手段と、前記文書毎の画像データの各々に対し、前記情報取得手段により取得された情報を対応付ける処理手段と、を備え、前記処理手段は、前記文書毎の画像データの各々に対し、同一の情報を対応付けることを特徴とする文書管理システムである。
請求項２に記載の発明は、前記画像読み取り手段による、前記複数の文書の画像および前記情報格納画像の読み取りは、当該情報格納画像が付されたシート状の基材に対して当該複数の文書が固定された状態にて行われることを特徴とする請求項１に記載の文書管理システムである。
請求項３に記載の発明は、前記複数の文書の色と、前記シート状の基材の色とが異なることを特徴とする請求項２に記載の文書管理システムである。
請求項４に記載の発明は、前記複数の文書の貼付用の台紙である貼付用台紙を生成する台紙生成手段を更に備え、前記台紙生成手段は、前記文書毎の画像データに基づく画像を、前記貼付用台紙に形成することを特徴とする請求項１乃至３の何れかに記載の文書管理システムである。
請求項５に記載の発明は、前記情報格納画像には、前記複数の文書の読み取りを行う操作者の認証に用いられる認証用情報が含まれていることを特徴とする請求項１乃至４の何れかに記載の文書管理システムである。
請求項６に記載の発明は、前記情報格納画像には、前記複数の文書についての承認を行う承認者についての情報が含まれていることを特徴とする請求項１乃至５の何れかに記載の文書管理システムである。
請求項７に記載の発明は、複数の文書の画像を読み取り、該複数の文書の画像が含まれた読み取り画像データを生成する画像読み取り手段と、前記読み取り画像データを分割し、前記複数の文書に含まれる個々の文書毎の画像データを生成する画像データ生成手段と、前記複数の文書の画像の読み取りを行う操作者が有している端末から、当該複数の文書に関連する情報であって当該複数の文書の各々に対して対応付ける情報を取得する情報取得手段と、前記文書毎の画像データの各々に対し、前記情報取得手段により取得された情報を対応付ける処理手段と、を備え、前記処理手段は、前記文書毎の画像データの各々に対し、同一の情報を対応付けることを特徴とする文書管理システムである。
請求項８に記載の発明は、前記情報格納画像には、前記画像読み取り手段により生成される前記読み取り画像データの送信先に関する情報が含まれ、前記送信先に関する情報により特定される送信先へ、前記画像読み取り手段により生成された前記読み取り画像データを送信する送信手段を更に備えることを特徴とする請求項１乃至６の何れかに記載の文書管理システムである。
請求項９に記載の発明は、複数の文書の画像と、情報が格納された情報格納画像であって当該複数の文書とは別の媒体に付された当該情報格納画像とが含まれた読み取り画像データを分割し、当該複数の文書に含まれる個々の文書毎の画像データを生成する画像データ生成手段と、前記読み取り画像データを解析し、前記情報格納画像に含まれる情報を取得する情報取得手段と、前記文書毎の画像データの各々に対し、前記情報取得手段により取得された情報を対応付ける処理手段と、を備え、前記処理手段は、前記文書毎の画像データの各々に対し、同一の情報を対応付けることを特徴とする文書管理装置である。
請求項１０に記載の発明は、複数の文書の画像が含まれた読み取り画像データを分割し、当該複数の文書に含まれる個々の文書毎の画像データを生成する画像データ生成手段と、前記複数の文書の画像の読み取りを行う操作者が有している端末から得られた情報であって当該複数の文書に関連し且つ当該複数の文書の各々に対して対応付ける当該情報を取得する情報取得手段と、前記文書毎の画像データの各々に対し、前記情報取得手段により取得された情報を対応付ける処理手段と、を備え、前記処理手段は、前記文書毎の画像データの各々に対し、同一の情報を対応付けることを特徴とする文書管理装置である。
請求項１１に記載の発明は、前記情報格納画像には、前記読み取り画像データの送信先に関する情報が含まれていることを特徴とする請求項９に記載の文書管理装置である。
請求項１２に記載の発明は、複数の文書の画像と、情報が格納された情報格納画像であって当該複数の文書とは別の媒体に付された当該情報格納画像とが含まれた読み取り画像データを分割し、当該複数の文書に含まれる個々の文書毎の画像データを生成する画像データ生成機能と、前記読み取り画像データを解析し、前記情報格納画像に含まれる情報を取得する情報取得機能と、前記文書毎の画像データの各々に対し、前記情報取得機能により取得された情報を対応付ける対応付け機能と、をコンピュータに実現させるためのプログラムであり、前記対応付け機能は、前記文書毎の画像データの各々に対し、同一の情報を対応付けることを特徴とするプログラムである。
請求項１３に記載の発明は、複数の文書の画像が含まれた読み取り画像データを分割し、当該複数の文書に含まれる個々の文書毎の画像データを生成する画像データ生成機能と、前記複数の文書の画像の読み取りを行う操作者が有している端末から得られた情報であって当該複数の文書に関連し且つ当該複数の文書の各々に対して対応付ける当該情報を取得する情報取得機能と、前記文書毎の画像データの各々に対し、前記情報取得機能により取得された情報を対応付ける対応付け機能と、をコンピュータに実現させるためのプログラムであり、前記対応付け機能は、前記文書毎の画像データの各々に対し、同一の情報を対応付けることを特徴とするプログラムである。
請求項１４に記載の発明は、前記情報格納画像には、前記読み取り画像データの送信先に関する情報が含まれていることを特徴とする請求項１２に記載のプログラムである。

本発明の請求項１によれば、文書の読み取り画像データに対する、情報の関連付け作業であって、複数の文書が存在している場合における、情報の関連付け作業の手間の軽減を図ることができる。
本発明の請求項２によれば、シート状の基材への文書の固定を行わない場合に比べ、複数の文書の画像の読み取りを行う際の操作者の手間を軽減できる。
本発明の請求項３によれば、複数の文書の色とシート状の基材の色とが同じである場合に比べ、画像データ生成手段が読み取り画像データの分割を行う際の精度を高めることができる。
本発明の請求項４によれば、文書毎の画像データに基づく画像を貼付用台紙に形成しない場合に比べ、複数の文書を貼付用台紙に貼付する際の操作者の手間を軽減できる。
本発明の請求項５によれば、複数の文書の読み取りを行う操作者が正規の操作者であるか否かの判別を行えるようになる。
本発明の請求項６によれば、複数の文書についての承認を行う承認者への通知を行うことが可能になる。
本発明の請求項７によれば、文書の読み取り画像データに対する、情報の関連付け作業であって、複数の文書が存在している場合における、情報の関連付け作業の手間の軽減を図ることができる。
本発明の請求項８によれば、自動で読み取り画像データを送信先に送信することができるようになり、ユーザは、送信先を指定する必要がなくなる。
本発明の請求項９によれば、文書の読み取り画像データに対する、情報の関連付け作業であって、複数の文書が存在している場合における、情報の関連付け作業の手間の軽減を図ることができる。
本発明の請求項１０によれば、文書の読み取り画像データに対する、情報の関連付け作業であって、複数の文書が存在している場合における、情報の関連付け作業の手間の軽減を図ることができる。
本発明の請求項１１によれば、自動で読み取り画像データを送信先に送信することができるようになり、ユーザは、送信先を指定する必要がなくなる。
本発明の請求項１２によれば、文書の読み取り画像データに対する、情報の関連付け作業であって、複数の文書が存在している場合における、情報の関連付け作業の手間の軽減を図ることができる。
本発明の請求項１３によれば、文書の読み取り画像データに対する、情報の関連付け作業であって、複数の文書が存在している場合における、情報の関連付け作業の手間の軽減を図ることができる。
本発明の請求項１４によれば、自動で読み取り画像データを送信先に送信することができるようになり、ユーザは、送信先を指定する必要がなくなる。

本実施形態に係る領収書管理システムの全体構成を示した図である。 画像形成装置のハードウエア構成を例示したブロック図である。 サーバ装置のハードウエア構成を例示したブロック図である。 サーバ装置の機能ブロック図である。 本実施形態の領収書管理システムにて実行される処理の流れの一例を示した図である。 図５のステップ１０１の処理の詳細を説明する図である。 サーバ装置のデータ記憶部に記憶された情報の一例を示した図である。 領収書管理システムにおける他の処理例を示した図である。 領収書管理システムにおける他の処理例を示した図である。 画像形成装置にて出力される貼付用台紙の一例を示した図である。

以下、添付図面を参照して、本発明の実施の形態について詳細に説明する。
図１は、本実施形態に係る領収書管理システムの全体構成を示した図である。
本実施形態の領収書管理システム１には、複数台の画像形成装置１０が設けられている。各々の画像形成装置１０は、複写機能、原稿を読み取り読み取った原稿の画像データを生成する機能、用紙への画像形成機能を備えた装置である。ここで、画像形成装置１０の各々は、コンビニエンスストアやオフィスなどに設置されている。

さらに、領収書管理システム１には、文書の一例である領収書に関する処理を行うサーバ装置２０、複数台のコンピュータ装置３０が設けられている。ここで、画像形成装置１０、サーバ装置２０、および、コンピュータ装置３０は、通信回線４０に接続されており、通信回線４０を介して互いに通信を行えるようになっている。なお、以下の説明では、領収書についての処理を一例に説明するが、領収書は一例であり、領収書以外の他の文書についても、領収書に対する処理と同様の処理を行うことができる。

図２は、画像形成装置１０のハードウエア構成を例示したブロック図である。
同図に示すように、画像形成装置１０の各部は、バス１０１に接続されており、このバス１０１を介してデータの授受を行う。
ＵＩ（User Interface）部１０６は、不図示のモニタを備えており、ユーザに対する情報の表示を行う。また、ＵＩ部１０６は、ユーザにより入力される情報の受け付けを行う。このＵＩ部１０６は、例えば、押圧された位置に応じた制御信号を出力するタッチパネル方式のモニタにより構成される。また、ＵＩ部１０６は、例えば、モニタおよびハードウェアキーにより構成される。

画像読み取り手段の一例としての画像読み取り部１０８は、いわゆるスキャナ装置により構成され、ユーザによってセットされた文書（原稿）に形成されている画像を読み取り、画像データを生成する。なお、生成されたこの画像データは、例えば、画像処理部１１１へ出力される。
画像形成部１０９は、例えば電子写真方式を用い、用紙などの記録材に対し、画像データに応じたトナー像を形成する。なお、電子写真方式に限らず、インクジェット方式を用いて画像を形成するようにしてもよい。

ネットワーク通信部１１０は、通信回線４０に接続されている他の装置と通信を行う通信インターフェースとして機能する。
近距離通信部１１２は、アンテナなどの送受信部を備えており、この送受信部の近くに位置する携帯電話端末やタブレット端末（以下、携帯電話端末やタブレット端末を「携帯端末」と称する）との通信を行う。なお、近距離通信部１１２と携帯端末との通信には、例えば、NFC（Near Field Communication）や赤外線が利用される。

画像処理部１１１は、入力される画像データに対して、色補正や階調補正等の画像処理を施す。画像処理部１１１による画像処理が施された画像データは、例えば画像形成部１０９へ出力される。
記憶部１０５は、ハードディスク装置などの記憶装置により構成され、例えばネットワーク通信部１１０で受信したデータや画像読み取り部１０８にて生成された画像データを記憶する。

制御部１００には、ＣＰＵ（Central Processing Unit）１０２、ＲＯＭ（Read Only Memory）１０３、および、ＲＡＭ（Random Access Memory）１０４が設けられている。ＲＯＭ１０３は、ＣＰＵ１０２により実行される制御プログラムを記憶している。ＣＰＵ１０２は、ＲＯＭ１０３に記憶されている制御プログラムを読み出し、ＲＡＭ１０４を作業エリアにして制御プログラムを実行する。ＣＰＵ１０２により制御プログラムが実行されると、ＣＰＵ１０２により画像形成装置１０の各部が制御され、画像形成装置１０は、用紙への画像形成や、文書上の画像の読み取りや、他の装置との通信を行う。

なお、この制御プログラムに関する提供形態としては、予めＲＯＭ１０３に格納された状態にて提供され、ＲＡＭ１０４にロードされる形態がある。さらに、ＥＥＰＲＯＭ等の書き換え可能なＲＯＭ１０３を備えている場合には、ＣＰＵ１０２がセッティングされた後に、プログラムだけがＲＯＭ１０３にインストールされ、ＲＡＭ１０４にロードされる形態がある。また、インターネット等のネットワークを介して制御プログラムが伝送され、この制御プログラムがＲＯＭ１０３にインストールされ、さらに、ＲＡＭ１０４にロードされる形態がある。さらにまた、ＤＶＤ−ＲＯＭやフラッシュメモリ等の外部記録媒体からＲＡＭ１０４にロードされる形態がある。

図３は、サーバ装置２０のハードウエア構成を例示したブロック図である。
文書管理装置の一例としてのサーバ装置２０には、予め定められた処理プログラムに従って演算処理を実行するＣＰＵ２１１、ＣＰＵ２１１の作業用メモリ等として用いられるＲＡＭ２１２、ＣＰＵ２１１での処理に使用される各種設定値等が格納されるＲＯＭ２１３、ハードディスク装置等により構成された情報記憶装置２１４、外部機器との信号の入出力を制御するインターフェース（Ｉ/Ｆ）部２１５を備えている。
このサーバ装置２０では、ＣＰＵ２１１が、ＲＯＭ２１３に記憶されている制御プログラムを読み出し、ＲＡＭ２１２を作業エリアにして制御プログラムを実行する。これにより、以下に説明する各機能部が実現される。

なお、この処理プログラムに関する提供形態としては、上記と同様、予めＲＯＭ２１３に格納された状態にて提供され、ＲＡＭ２１２にロードされる形態がある。さらに、ＥＥＰＲＯＭ等の書き換え可能なＲＯＭ２１３を備えている場合には、ＣＰＵ２１１がセッティングされた後に、プログラムだけがＲＯＭ２１３にインストールされ、ＲＡＭ２１２にロードされる形態がある。また、インターネット等のネットワークを介してプログラムが伝送され、ＲＯＭ２１３にインストールされ、さらに、ＲＡＭ２１２にロードされる形態がある。さらにまた、ＤＶＤ−ＲＯＭやフラッシュメモリ等の外部記録媒体からＲＡＭ２１２にロードされる形態がある。

図４は、サーバ装置２０の機能ブロック図である。
サーバ装置２０は、デコード部２１、領収書認識部２２、認証部２３、登録処理部２４、および、データ記憶部２５を備えている。
デコード部２１は、画像データに含まれるコード画像のデコード処理を実行する。
領収書認識部２２は、画像データに含まれる領収書の画像データを認識し、さらに、領収書毎の画像データとなるように画像データの分割を行う。

認証部２３は、ユーザから得たパスワードに基づき、このユーザが予め定められた権限を有しているか否かの認証処理を行う。
登録処理部２４は、領収書認識部２２による分割処理により得られた領収書毎の画像データに対し、デコード部２１によるデコード処理により得られた情報を対応付けたうえで、この画像データおよび情報をデータ記憶部２５に記憶させる。
データ記憶部２５は、図３にて示した情報記憶装置２１４により構成され、領収書などに関する情報の記憶を行う。

図５は、本実施形態の領収書管理システム１にて実行される処理の流れの一例を示した図である。
本実施形態の領収書管理システム１では、まず、画像形成装置１０に設けられた画像読み取り部１０８（図２参照）によって、また、一度のスキャンによって、複数枚の領収書およびＱＲコード（登録商標）の読み取りが行われる（ステップ１０１）。

図６（図５のステップ１０１の処理の詳細を説明する図）を参照して詳細に説明すると、本実施形態では、領収書の読み取りが行われる際、クリアファイル内に複数枚の領収書が入れられたうえで、領収書の読み取りが行われる。付言すると、クリアファイルは、２枚の矩形状の透明なシート（２枚の透明なシート状の基材）が重ねられて形成されており、この２枚のシートによって複数枚の領収書が挟まれた状態で、領収書の読み取りが行われる。さらに説明すると、２枚のシートのうちの、領収書の背後に位置する一方のシートに対して、複数枚の領収書が固定された状態で、領収書の読み取りが行われる。これにより、本実施形態では、複数枚の領収書が一括して読み取られるようになる。

さらに、本実施形態では、図６に示すように、クリアファイルに、情報格納画像の一例としてのＱＲコードが付されており、このＱＲコードも、画像形成装置１０の画像読み取り部１０８により読み取られる。ここで、このＱＲコードは、クリアファイルに予め付されている。

ここで、ＱＲコードには、「費目」についての情報が予め格納されている。より具体的には、「交通費」、「宿泊費」、「飲食費」など、領収書を種別分けする際に用いる「費目」についての情報（以下、「費目情報」と称することがある）が格納されている。さらに、ＱＲコードには、ユーザ名が格納されている。また、ＱＲコードには、認証用情報の一例としてのユーザＩＤ（ユーザの識別に用いる識別情報）が格納されている。

なお、本実施形態では、ＱＲコードを用いた場合を一例に説明するが、通常のバーコードなど他の形式のコード画像を用いてもよい。また、費目情報等の情報が確認できるのであれば、コード画像以外の他の画像を用いてもよい。

さらに、本実施形態では、クリアファイルに領収書を収容した場合を一例に説明したが、台紙（シート状の基材）に対して領収書を貼付などにより固定し、この台紙を、画像形成装置１０の画像読み取り部１０８で読み取るようにしてもよい。
ここで、クリアファイルや台紙へのＱＲコードの付与方法について説明すると、ＱＲコードが印刷されたシールをクリアファイルや台紙に貼付することで、クリアファイルや台紙へのＱＲコードの付与を行える。また、例えば、クリアファイルや台紙に対してＱＲコードを直接印刷して、クリアファイルや台紙へのＱＲコードの付与を行ってもよい。

また、クリアファイルを用いる場合には、領収書の背後に位置する一方のシート（２枚のシートのうちの一方のシート）の色を黒色など、領収書とは異なる色にし、領収書の背後の色を領収書とは異なる色にすることが好ましい。詳細に説明すると、上記のとおり、クリアファイルは、２枚のシートが重なった状態で形成されており、また、領収書については、一般的に白色または白色に近い色で形成されている。かかる場合、上記一方のシートの色を黒色などにすることが好ましい。

本実施形態では、領収書毎の画像データとなるように画像データの分割処理を実行するが（詳細は後述）、この際、上記のように、一方のシートの色が黒色などであると、各領収書を認識しやすくなり、分割処理の精度を高められるようになる。なお、同様の理由により、台紙についても、黒色など、領収書の色とは異なる色にすることが好ましい。

図５を再び参照し、処理の流れを説明する。
ステップ１０１の処理にて、領収書およびＱＲコードが読み取られると、領収書およびＱＲコードについての画像データが、サーバ装置２０へ送信される。そして、サーバ装置２０では、情報取得手段として機能するデコード部２１（図４参照）によって、ＱＲコードのデコード（解析）が実施され（図５のステップ１０２）、費目情報、ユーザ名、ユーザＩＤが取得される。

次いで、本実施形態では、画像形成装置１０にて、ユーザによるパスワードの入力を待つ（ステップ１０３）。そして、ユーザが、画像形成装置１０のＵＩ部１０６（図２参照）を通じて、パスワードを入力すると、このパスワードがサーバ装置２０へ送信され、サーバ装置２０の認証部２３（図４参照）が、ログイン処理を実施する（ステップ１０４）。

ここで、サーバ装置２０のデータ記憶部２５（図４参照）には、ユーザＩＤとパスワードとが互いに対応付けられた状態で予め格納されており、サーバ装置２０の認証部２３は、ＱＲコードがデコードされることにより得られたユーザＩＤに対応したパスワードをデータ記憶部２５から取得する。

そして、認証部２３は、データ記憶部２５から取得したこのパスワードと、画像形成装置１０のＵＩ部１０６を通じてユーザが入力したパスワードとを比較する。そして、認証部２３は、両パスワードが一致した場合には、ログイン処理を実施する。一方で、両パスワードが一致しなかった場合には、ログイン処理を行わない。

そして、本実施形態では、ログイン処理が行われなかった場合（ステップ１０５のＮｏの場合）は、そのまま処理を終了する。なお、この場合、例えば、ログインが出来ない旨が、画像形成装置１０に送信され、画像形成装置１０のＵＩ部１０６を通じ、ユーザに対しログインが出来ない旨が通知される。

一方で、ログイン処理が行われた場合（ステップ１０５のＹｅｓの場合）は、ステップ１０６以降の処理が実施される。
ステップ１０６の処理では、画像データ生成手段の一例としての、サーバ装置２０の領収書認識部２２（図４参照）が、各領収書の認識処理を実行し、さらに、各領収書毎の画像データとなるように、画像データの分割を行う。これにより、個々の領収書毎の画像データが生成される。

ここで、領収書の読み取りを行うと、領収書毎に、領収書の輪郭が影となって現れる。この影を利用することで、各領収書を認識でき、画像データの分割を行える。また、分割には、既存の技術を利用でき、例えば、既存の領域分割アルゴリズム（グラフカットなど）を利用する。

次いで、サーバ装置２０では、処理手段の一例としての登録処理部２４（図４参照）が、ステップ１０６の処理により得られた複数の画像データの各々に対し（各領収書毎の画像データの各々に対し）、ステップ１０２のデコード処理により得られた費目情報を対応付けたうえで、画像データおよび費目情報の登録処理を行う（ステップ１０７）。付言すると、画像データおよび費目情報を対応付けたうえで、画像データおよび費目情報をデータ記憶部２５に記憶させる。

その後、本実施形態では、ユーザにより画像形成装置１０が操作されログアウトの指示がなされる。これにより、サーバ装置２０にてログアウトが行われる（ステップ１０８）。これにより、一連の処理が終了する。

図７は、サーバ装置２０のデータ記憶部２５に記憶（登録）された情報の一例を示した図である。
画像データの分割により得られた各領収書の画像データの各々には、各画像データを識別するための番号（図中、「文書データＮｏ」参照）が付される。さらに、各領収書の画像データの各々には、費目情報が対応付けられる。なお、ここでは、費目情報として、「交通費」を例示している。

ここで、従来、領収書を電子化する作業は、一般的に、手作業により領収書を一枚ずつスキャナ装置などにセットして読み取りを行う必要があり、非常に手間を要する。さらに、各読み取りデータに対し、上記費目情報などの情報を対応付ける際には、一つの読み取りデータに対して一つの情報を対応づける作業が必要となり、この場合も手間を要する。

さらに、領収書を読み取る際には、一般的に、スキャナ装置の原稿台の上に領収書をセットする必要があるが、この際に、領収書が動いてしまったり、風により領収書が飛ばされてしまったりすることがある。さらに、スキャナ装置には、開閉可能な原稿押さえ板が設けられている場合があるが、この押さえ板の開閉操作時に、領収書が動いてしまったり飛んでしまったりすることがある。

これに対し、本実施形態では、クリアファイルや台紙を用い複数枚の領収書をまとめたうえで、領収書の読み取りを行う。この場合、上記のような一枚ずつの読み取りを行わずに済み、作業者の負担が軽減される。さらに、本実施形態では、複数の読み取りデータに対する費目情報の登録を一括して行えるようになっており、この点においても、作業者の負担が軽減される。また、クリアファイルや台紙に領収書を固定したうえで読み取りを行うため、スキャナ装置への領収書のセットに要する手間も軽減される。

次に、領収書管理システム１における他の処理例を説明する。
図８は、領収書管理システム１における他の処理例を示した図である。
この処理では、まず、画像形成装置１０にて、領収書の読み取りが行われる（ステップ２０１）。ここで、この読み取りは、上記と同様、クリアファイルに複数枚の領収書が収納され、複数枚の領収書がまとめて読み取られる。

次いで、画像形成装置１０にて、ユーザが有する携帯端末から、費目情報、ユーザ名、ユーザＩＤ、パスワードが取得される（ステップ２０２）。なお、この取得は、情報取得手段として機能する、画像形成装置１０の近距離通信部１１２（図２参照）により行われる。ユーザが有する携帯端末には、費目情報、ユーザ名、ユーザＩＤ、パスワードが予め記憶されており、ステップ２０２では、携帯端末から、費目情報、ユーザ名、ユーザＩＤ、パスワードが取得される。

その後、ステップ２０１にて得られた画像データ（領収書の画像データ）、および、ステップ２０２にて得られた、費目情報、ユーザ名、ユーザＩＤ、パスワードがサーバ装置２０へ送信される。そして、サーバ装置２０では、上記ステップ１０４と同様、ログイン処理が実施される（ステップ２０３）。そして、ログイン処理が失敗に終わった場合（ステップ２０４のＮｏの場合）には、そのまま処理を終了する。一方で、ログイン処理が成功した場合（ステップ２０４のＹｅｓの場合）には、ステップ２０５以降の処理が実施される。

ここで、ステップ２０５以降の処理は、上記ステップ１０６以降の処理と同様であり、まず、サーバ装置２０の領収書認識部２２が、各領収書の認識処理を実行する（ステップ２０５）。これより、画像データが、各領収書毎の画像データに分割される。

次いで、サーバ装置２０の登録処理部２４が、ステップ２０５の分割処理により得られた複数の画像データの各々に対し、ユーザの携帯端末から取得された費目情報を対応付けたうえで、画像データおよび費目情報の登録処理を行う（ステップ２０６）。そして最後に、サーバ装置２０にてログアウトが行われる（ステップ２０７）。

ここで、図５に示した処理では、クリアファイルに付されたＱＲコードから費目情報を取得するため、ユーザは、異なる費目毎にクリアファイルを用意する必要がある。一方で、図８にて示した処理では、携帯端末から費目情報を取得するため、ユーザは、用意するクリアファイルの数を減らせるようになる。

なお、図８の処理では、ＱＲコードを用いず、費目情報、ユーザ名、ユーザＩＤ、パスワードを携帯端末から取得した場合を一例に説明したが、ＱＲコードをクリアファイルに付すとともに、このＱＲコードに、費目情報、ユーザ名、ユーザＩＤ、パスワードの一部を格納し、ＱＲコードから一部の情報を取得するようにしてもよい。
但し、いずれの場合であっても、セキュリティ性向上の観点から、パスワードについては、ＱＲコードに含めず、上記のように、ＵＩ部１０６を通じてユーザから直接取得したり、携帯端末から取得したりすることが好ましい。

図９は、領収書管理システム１における他の処理例を示した図である。
この処理例では、図５にて説明した処理と同様、まず、ＱＲコードが付されたクリアファイルに領収書が収納された状態で、領収書およびＱＲコードの読み取りが行われ（ステップ３０１）、読み取りにより得られた画像データが、サーバ装置２０へ送信される。

次いで、上記ステップ１０２〜ステップ１０５と同様、まず、サーバ装置２０にて、ＱＲコードのデコードが実施され（ステップ３０２）、費目情報、ユーザ名、および、ユーザＩＤが取得される。次いで、画像形成装置１０にて、ユーザによるパスワードの入力を待つ（ステップ３０３）。そして、パスワードが入力されると、このパスワードがサーバ装置２０へ送信され、サーバ装置２０では、ログイン処理が実施される（ステップ３０４）。

そして、ログイン処理が失敗に終わった場合（ステップ３０５のＮｏの場合）には、そのまま処理を終了し、ログイン処理が成功した場合（ステップ３０５のＹｅｓの場合）には、ステップ３０６以降の処理が実施される。
ステップ３０６の処理では、上記と同様、各請求書の認識処理が実行され、各領収書毎の画像データとなるように、画像データの分割が行われる。次いで、ステップ３０６の分割処理により得られた複数の画像データの各々に対し、費目情報を対応付けたうえで、画像データおよび費目情報の登録処理を行う（ステップ３０７）。

次いで、この処理例では、台紙生成手段の一例としての、画像形成装置１０の画像形成部１０９（図２参照）が、領収書（領収書の原本）の貼付のための台紙（以下、「貼付用台紙」と称する）を出力し（ステップ３０８）、その後、上記と同様、サーバ装置２０にて、ログアウト処理が実行される（ステップ３０９）。

図１０は、画像形成装置１０にて出力される貼付用台紙の一例を示した図である。
ユーザが有している領収書（領収書の原本）は、予め定められた提出箇所に提出されることが多く、本実施形態では、図１０に示す貼付用台紙に貼付されたうえで提出される。この貼付用台紙には、同図に示すように、領収書の貼付領域ＲＡ、および、情報記載領域ＲＢが設けられている。

情報記載領域ＲＢには、発行者名が記載される。なお、この発行者名は、ＱＲコードをデコードすることにより得られたユーザ名と同じである。また、情報記載領域ＲＢには、発行年月日（貼付用台紙の発行年月日）、および、費目情報が記載される。
領収書の貼付領域ＲＡには、上記ステップ３０６の分割処理により得られた領収書毎の画像データに基づく画像が印刷されるとともに、各画像を取り囲む矩形状の枠が印刷される。

このような貼付用台紙を出力する場合、ユーザは、自身が有している領収書の貼付位置をすぐに把握できるようになる。なお、ここでは、画像データに基づく画像を原寸大で印刷する場合を一例に示したが、サムネイル状の画像など画像を縮小した状態で印刷を行うようにしてもよい。但し、この場合も、上記枠については、サイズを小さくせず、元の大きさのままで印刷することが好ましい。

また、一部又は全ての領収書の画像データを、９０°回転させたり、入れ替えたりしたうえで、貼付用台紙への印刷を行うようにしてもよい。領収書の大きさや枚数によっては、領収書の全てが貼付用台紙に収まらない事態が発生しうる。領収書の画像データを、９０°回転させたり、入れ替えたりする場合、貼付用台紙に対して貼付可能な領収書の枚数を増やせるようになる。

なお、貼付用台紙の元となる画像データは、サーバ装置２０にて生成し、画像形成装置１０へ送信してもよいし、領収書毎の画像データおよびユーザ名等をサーバ装置２０から画像形成装置１０へ送信し、画像形成装置１０にて生成してもよい。

（他の実施形態）
上記にて説明したＱＲコードには、領収書に関する承認を行う承認者についての情報を格納してもよい。より具体的には、例えば、承認者のメールアドレスを格納することができる。そして、この場合、サーバ装置２０に、領収書の読み取りデータおよび費目情報が格納されると、サーバ装置２０から、承認者が有するコンピュータ装置３０（図１参照）に対し、領収書の承認を依頼するメールが送信される。そして、この場合、承認者は、コンピュータ装置３０を介し、サーバ装置２０にアクセスすることで、領収書の内容を確認できるようになる。

また、上記では、領収書の読み取りデータをサーバ装置２０に単に格納した場合を説明したが、領収書の読み取りデータに対してＯＣＲ処理を施し、例えば、領収書の発行日や、領収書の発行者、領収書金額などの情報を取得するようにしてもよい。また、このように、領収書の発行日、領収書の発行者、領収書金額などを取得した場合、図１０にて示した貼付用台紙の情報記載領域ＲＢなどに、これらの情報を印字するようにしてもよい。また、領収書の合計金額を算出し、貼付用台紙の情報記載領域ＲＢに、合計金額を印字するようにしてもよい。

また、上記では、デコード処理、および、領収書の認識処理（画像データの分割処理）をサーバ装置２０にて行った場合を一例に説明したが、デコード処理および認識処理の何れか一方又は両方を、画像形成装置１０にて行ってもよい。

また、上記では、費目毎に領収書をまとめる場合を一例に説明したが、例えば、１回の出張毎に領収書をまとめる態様も考えられる。例えば、ユーザによっては、一回の出張で、宿泊代、駐車場代、会議出席代金などが生じ、これらをグルーピングしてまとめて処理したい場合がある。かかる場合、ＱＲコードには、費目情報ではなく例えば出張の日時等の情報を格納し、このＱＲコードおよび領収書を読み取る。そして、この場合は、各領収書の画像データに対して出張の日時等の情報が対応付けられた状態で、画像データおよび出張の日時等の情報がサーバ装置２０に格納される。
また、ＱＲコードには、読み取った画像の送信先に関する情報(送信先ＵＲＬ、ＩＰアドレス、ＦＡＸ番号、など)が含まれていても良い。その場合は、画像形成装置１０は画像を読み取った時点で、その送信先を認識し（自動で）画像データを当送信先に送信することができる。この場合、ユーザ自身が送信先を指定する必要がなくなり、ユーザは単にクリアファイルをスキャンするだけでよくなる。

１…領収書管理システム、１０…画像形成装置、２０…サーバ装置、２１…デコード部、２２…領収書認識部、２４…登録処理部、１０８…画像読み取り部、１０９…画像形成部、１１２…近距離通信部

Claims (14)

1. 複数の文書の画像と、情報が格納された情報格納画像であって当該複数の文書とは別の媒体に付された当該情報格納画像とを読み取り、これらの画像が含まれた読み取り画像データを生成する画像読み取り手段と、
   前記読み取り画像データを分割し、前記複数の文書に含まれる個々の文書毎の画像データを生成する画像データ生成手段と、
   前記読み取り画像データから、前記情報格納画像に含まれる情報を取得する情報取得手段と、
   前記文書毎の画像データの各々に対し、前記情報取得手段により取得された情報を対応付ける処理手段と、
   を備え、
   前記処理手段は、前記文書毎の画像データの各々に対し、同一の情報を対応付けることを特徴とする文書管理システム。
2. 前記画像読み取り手段による、前記複数の文書の画像および前記情報格納画像の読み取りは、当該情報格納画像が付されたシート状の基材に対して当該複数の文書が固定された状態にて行われることを特徴とする請求項１に記載の文書管理システム。
3. 前記複数の文書の色と、前記シート状の基材の色とが異なることを特徴とする請求項２に記載の文書管理システム。
4. 前記複数の文書の貼付用の台紙である貼付用台紙を生成する台紙生成手段を更に備え、
   前記台紙生成手段は、前記文書毎の画像データに基づく画像を、前記貼付用台紙に形成することを特徴とする請求項１乃至３の何れかに記載の文書管理システム。
5. 前記情報格納画像には、前記複数の文書の読み取りを行う操作者の認証に用いられる認証用情報が含まれていることを特徴とする請求項１乃至４の何れかに記載の文書管理システム。
6. 前記情報格納画像には、前記複数の文書についての承認を行う承認者についての情報が含まれていることを特徴とする請求項１乃至５の何れかに記載の文書管理システム。
7. 複数の文書の画像を読み取り、該複数の文書の画像が含まれた読み取り画像データを生成する画像読み取り手段と、
   前記読み取り画像データを分割し、前記複数の文書に含まれる個々の文書毎の画像データを生成する画像データ生成手段と、
   前記複数の文書の画像の読み取りを行う操作者が有している端末から、当該複数の文書に関連する情報であって当該複数の文書の各々に対して対応付ける情報を取得する情報取得手段と、
   前記文書毎の画像データの各々に対し、前記情報取得手段により取得された情報を対応付ける処理手段と、
   を備え、
   前記処理手段は、前記文書毎の画像データの各々に対し、同一の情報を対応付けることを特徴とする文書管理システム。
8. 前記情報格納画像には、前記画像読み取り手段により生成される前記読み取り画像データの送信先に関する情報が含まれ、
   前記送信先に関する情報により特定される送信先へ、前記画像読み取り手段により生成された前記読み取り画像データを送信する送信手段を更に備えることを特徴とする請求項１乃至６の何れかに記載の文書管理システム。
9. 複数の文書の画像と、情報が格納された情報格納画像であって当該複数の文書とは別の媒体に付された当該情報格納画像とが含まれた読み取り画像データを分割し、当該複数の文書に含まれる個々の文書毎の画像データを生成する画像データ生成手段と、
   前記読み取り画像データを解析し、前記情報格納画像に含まれる情報を取得する情報取得手段と、
   前記文書毎の画像データの各々に対し、前記情報取得手段により取得された情報を対応付ける処理手段と、
   を備え、
   前記処理手段は、前記文書毎の画像データの各々に対し、同一の情報を対応付けることを特徴とする文書管理装置。
10. 複数の文書の画像が含まれた読み取り画像データを分割し、当該複数の文書に含まれる個々の文書毎の画像データを生成する画像データ生成手段と、
    前記複数の文書の画像の読み取りを行う操作者が有している端末から得られた情報であって当該複数の文書に関連し且つ当該複数の文書の各々に対して対応付ける当該情報を取得する情報取得手段と、
    前記文書毎の画像データの各々に対し、前記情報取得手段により取得された情報を対応付ける処理手段と、
    を備え、
    前記処理手段は、前記文書毎の画像データの各々に対し、同一の情報を対応付けることを特徴とする文書管理装置。
11. 前記情報格納画像には、前記読み取り画像データの送信先に関する情報が含まれていることを特徴とする請求項９に記載の文書管理装置。
12. 複数の文書の画像と、情報が格納された情報格納画像であって当該複数の文書とは別の媒体に付された当該情報格納画像とが含まれた読み取り画像データを分割し、当該複数の文書に含まれる個々の文書毎の画像データを生成する画像データ生成機能と、
    前記読み取り画像データを解析し、前記情報格納画像に含まれる情報を取得する情報取得機能と、
    前記文書毎の画像データの各々に対し、前記情報取得機能により取得された情報を対応付ける対応付け機能と、
    をコンピュータに実現させるためのプログラムであり、
    前記対応付け機能は、前記文書毎の画像データの各々に対し、同一の情報を対応付けることを特徴とするプログラム。
13. 複数の文書の画像が含まれた読み取り画像データを分割し、当該複数の文書に含まれる個々の文書毎の画像データを生成する画像データ生成機能と、
    前記複数の文書の画像の読み取りを行う操作者が有している端末から得られた情報であって当該複数の文書に関連し且つ当該複数の文書の各々に対して対応付ける当該情報を取得する情報取得機能と、
    前記文書毎の画像データの各々に対し、前記情報取得機能により取得された情報を対応付ける対応付け機能と、をコンピュータに実現させるためのプログラムであり、
    前記対応付け機能は、前記文書毎の画像データの各々に対し、同一の情報を対応付けることを特徴とするプログラム。
14. 前記情報格納画像には、前記読み取り画像データの送信先に関する情報が含まれていることを特徴とする請求項１２に記載のプログラム。

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