JP5064977B2 - 文書管理システム、画像処理装置、画像処理装置の制御方法、文書管理サーバ、文書管理サーバの制御方法及びプログラム。 - Google Patents

文書管理システム、画像処理装置、画像処理装置の制御方法、文書管理サーバ、文書管理サーバの制御方法及びプログラム。 Download PDF

Info

Publication number
JP5064977B2
JP5064977B2 JP2007298468A JP2007298468A JP5064977B2 JP 5064977 B2 JP5064977 B2 JP 5064977B2 JP 2007298468 A JP2007298468 A JP 2007298468A JP 2007298468 A JP2007298468 A JP 2007298468A JP 5064977 B2 JP5064977 B2 JP 5064977B2
Authority
JP
Japan
Prior art keywords
document
identification information
instruction
document data
cover sheet
Prior art date
Legal status (The legal status is an assumption and is not a legal conclusion. Google has not performed a legal analysis and makes no representation as to the accuracy of the status listed.)
Expired - Fee Related
Application number
JP2007298468A
Other languages
English (en)
Other versions
JP2009124594A5 (ja
JP2009124594A (ja
Inventor
拓矢 宮里
Original Assignee
キヤノンソフトウェア株式会社
Priority date (The priority date is an assumption and is not a legal conclusion. Google has not performed a legal analysis and makes no representation as to the accuracy of the date listed.)
Filing date
Publication date
Application filed by キヤノンソフトウェア株式会社 filed Critical キヤノンソフトウェア株式会社
Priority to JP2007298468A priority Critical patent/JP5064977B2/ja
Publication of JP2009124594A publication Critical patent/JP2009124594A/ja
Publication of JP2009124594A5 publication Critical patent/JP2009124594A5/ja
Application granted granted Critical
Publication of JP5064977B2 publication Critical patent/JP5064977B2/ja
Expired - Fee Related legal-status Critical Current
Anticipated expiration legal-status Critical

Links

Images

Landscapes

  • Control Or Security For Electrophotography (AREA)
  • Processing Or Creating Images (AREA)
  • Facsimiles In General (AREA)
  • Storing Facsimile Image Data (AREA)

Description

本発明は、複数のデジタル複合機等の画像処理装置と、文書管理サーバ等とをネットワークを介して相互に接続して構成された文書管理システムにおいて、画像処理装置を用いて文書データの登録、変更等の文書管理処理を行うための操作を、簡単かつ便利に行えるようにする、文書管理システム、画像処理装置、画像処理装置の制御方法、文書管理サーバ、文書管理サーバ制御方法及びプログラムに関する。
近年、紙文書として保存されていた契約書等の業務書類を、電子化して管理する文書管理システムが普及している。
このような文書管理システムには、例えば、企業の支店や営業所で発生した業務書類を、本社のサーバマシンで電子化して管理するものがある。この場合には、支店や営業所から郵送などの方法で業務書類を本社に送り、本社側で業務書類をスキャンしてサーバマシンに格納している。あるいは営業所では、業務書類をスキャンし、電子化された文書データに加工し、この電子化された文書データをネットワークを介して本社に送る。本社側では、電子化された文書データの内容確認を行ってサーバマシン内の適切な保存場所に振り分けて格納して管理する。
しかし、上述のような業務フローでは、本社側に作業の負荷が集中してしまうという問題がある。この問題を改善するために、営業所側が、業務書類を電子化してサーバマシンへ格納する操作を行うことが考えられる。しかし、この場合には、各営業所で業務書類を電子化してサーバマシンへ格納する操作を行えるように、多数の人員を教育するための大きな負担が課せられるという問題がある。
従来、このような課題を解決するために、サーバ操作に関する情報を記入した指令入力用のカバーシートと業務書類とを組み合わせて、デジタル複合機でスキャンすることにより、そのカバーシートに記載された指令に従って文書を保存させる等の動作を行う手段が提案されている。
このような従来提案されている手段では、予めサーバに登録されている文書等のデータを、カバーシートに記載された指令に基づいて、文書の印刷、削除等の操作をする。具体的には、カバーシートにサーバ内の文書のサムネイルと、実行したい操作のチェック項目を設ける。
ユーザは、操作対象の文書のサムネイルのチェックボックスと、実行したい操作のチェックボックスとにチェックを書き込み、それを複合機でスキャンする。すると、この従来提案されている手段では、チェック内容を認識して、サーバ内の対象文書が指定通りに操作(印刷、削除等)されるようになっている(例えば、特許文献1参照)。
また、従来提案されている他の手段では、契約書に対する登録種別等を指示するチェック項目を設けた指示書が出力される。ユーザは、この出力された指示書に、サーバに登録したい契約書に対する登録種別等(例えば新規バージョンとして登録)をチェックする。そして、この指示書と契約書を共に複合機でスキャンすることで、その契約書を、指示書で指定されたとおりに、(例えば新規バージョンとして)サーバに登録するものが提案されている(例えば、特許文献2参照)。
特開2005−295564 特開2007−241649
しかしながら、前述のような従来の手段(特許文献1)では、予めサーバにある文書をカバーシートのみで操作することを前提としている。このため、前述した従来の手段では、契約書を管理する上で必要となる、手元にある紙文書を新規に登録し、又は予め登録されている文書に対して契約書等を追加することができない。
また、サーバにある文書に対して繰り返し操作を行う場合には、毎回カバーシートを出力する必要がある。さらに、そのカバーシートに記載されている操作対象のデータと、実行したい操作にチェックを入れ、チェックを行ったカバーシートをスキャンする動作をしなければならず、操作が煩雑で手間がかかる。
前述した従来の他の手段(特許文献2)は、契約書の管理を想定したもので、以下のとおりである。予め、契約書に対する登録種別等を指示するチェック項目が設けられた指示書を出力する。そして、ユーザは、サーバに登録したい契約書に対する登録種別等(例えば新規バージョンとして登録)を指示書にチェックし、その指示書と契約書を共に複合機でスキャンする。すると、このシステムでは、その契約書を指示書で指定されたとおりに(例えば新規バージョンとして)サーバに登録する。よって、手元にある文書に対し、カバーシートを用いて処理をすることができる。しかし、この前述した他の手段によっても、何度も登録などの操作を行う場合には、毎回指示書を出力し、出力した指示書と共に契約書をスキャンする動作をしなければならず、操作が煩雑で手間がかかる。
さらに、プレプリントされた契約書が各拠点に置いてあり、それを使って契約の締結をして、その締結後の契約書を登録するような業務の場合には、その契約書を例えば登録するための指示書と紐づけて作成し出力しなければならなかった。契約書と紐付いた指示書を出力するためには、ユーザが、本社に問い合わせを行い、指示書を出力してもらう、又は、登録するための識別番号(契約書番号)をもらい、コンピュータで識別番号を入力して、指示書を作成しなければならなかった。このため、前述のように各拠点で発生した契約書を、指示書を用いて一元管理する仕組みにおいては、従来の他の手段は適さなかった。
また、例えば不動産契約のように、1件の契約に紐づいて複数の契約が発生し、その複数の契約を1グループとして管理しなければならない場合は、ユーザが登録しようとしている契約が、どの契約グループに属しているかを考慮して、正確に登録されるように指示書を作成しなければならなかった。この指示書が適切に作成されない場合、誤った契約グループに登録されてしまうため、この契約関係を考慮した指示書を適切に作成、出力する必要があった。
本発明は、文書データの登録、変更等の文書管理のための処理を行う際に、ユーザが行う操作を簡素化して、文書管理のための処理を適切に行えるようにした、文書管理システム、画像処理装置、画像処理装置の制御方法、文書管理サーバ、文書管理サーバ制御方法及びプログラムを提供することを目的とする。
上記目的を達成するために、請求項1記載の文書管理システムは、原稿を読み取り、文書データを生成する画像処理装置と、当該文書データを記憶する記憶手段を備えた文書管理サーバとが通信可能に接続された文書管理システムであって、前記画像処理装置は、前記生成された文書データに、前記記憶手段に記憶された文書データに対して特定の処理を行うためのカバーシートが含まれるか否かを判定する判定手段と、前記判定手段によって前記生成された文書データに前記カバーシートが含まれないと判定された場合に、当該文書データの新規登録を行うべく、当該文書データと、更に画像処理装置ごとに割り振られた装置識別情報とを含めた新規登録の指示を前記文書管理サーバに送信し、前記判定手段によって前記生成された文書データに前記カバーシートが含まれると判定された場合に、前記記憶手段に記憶された文書データに対して特定の処理を行うべく、前記カバーシートから特定される文書識別情報と、前記生成された文書データとを含めた特定の処理の実行指示を前記文書管理サーバに送信する指示手段と、前記指示手段による新規登録の指示に応じて発行された文書識別情報を前記文書管理サーバから受信し、受信した文書識別情報を用いてカバーシートを印刷する印刷手段と、前記文書管理サーバは、前記指示手段によって文書データの新規登録の指示を受信した場合に、新規登録ごとに割り振られる前記文書識別情報を発行する文書識別情報発行手段と、前記文書識別情報発行手段によって発行された文書識別情報を前記画像処理装置に送信する文書識別情報送信手段と、前記指示手段によって文書データの新規登録の指示を受信した場合に、前記指示手段によって送信された文書データと、前記文書識別情報発行手段によって発行された文書識別情報と、更に前記指示手段によって送信された装置識別情報とを対応づけて前記記憶手段に記憶する第1の登録手段と、前記指示手段によって前記記憶手段に記憶された文書データに対する特定の処理の実行指示を受信した場合に、前記指示手段によって送信された文書識別情報に対応する文書データであって、前記記憶手段に記憶された文書データに対して、前記指示手段によって送信された文書データを用いて特定の処理を行う第2の登録手段と、前記指示手段によって前記記憶手段に記憶された文書データに対する特定の処理の実行指示を受信した場合に、当該特定の処理の実行指示に含まれる装置識別情報が、当該特定の処理の実行指示に含まれる文書識別情報から特定される文書データに対応づいた装置識別情報と一致するか否かを判定する装置判定手段とを備え、前記第2の登録手段は、前記装置判定手段によって一致すると判定された場合に前記指示手段によって送信された文書データを用いて特定の処理を行い、一致しないと判定された場合に当該特定の処理を行わないことを特徴とする。
上記目的を達成するために、請求項11記載の画像処理装置は、画像処理装置によって読み取られた原稿から生成された文書データを記憶する記憶手段と、文書データの新規登録の指示を画像処理装置から受信した場合に、新規登録ごとに割り振られる文書識別情報を発行する文書識別情報発行手段と、前記文書識別情報発行手段によって発行された文書識別情報を画像処理装置に送信する文書識別情報送信手段と、文書データの新規登録の指示を画像処理装置から受信した場合に、前記指示と共に受信した文書データと、前記文書識別情報発行手段によって発行された文書識別情報と、更に前記指示と共に受信した装置識別情報であって、前記画像処理装置ごとに割り振られた装置識別情報とを対応づけて前記記憶手段に記憶する第1の登録手段と、前記記憶手段に記憶された文書データに対する特定の処理の実行指示を画像処理装置から受信した場合に、画像処理装置によって送信された文書識別情報に対応する文書データであって、前記記憶手段に記憶された文書データに対して、画像処理装置によって送信された文書データを用いて特定の処理を行う第2の登録手段と、前記記憶手段に記憶された文書データに対する特定の処理の実行指示を受信した場合に、当該特定の処理の実行指示に含まれる装置識別情報が、当該特定の処理の実行指示に含まれる文書識別情報から特定される文書データに対応づいた装置識別情報と一致するか否かを判定する装置判定手段とを備え、前記第2の登録手段は、前記装置判定手段によって一致すると判定された場合に前記画像処理装置によって送信された文書データを用いて特定の処理を行い、一致しないと判定された場合に当該特定の処理を行わないことを特徴とする文書管理サーバと通信可能に接続された画像処理装置であって、原稿を読み取り生成された文書データに、前記記憶手段に記憶された文書データに対して特定の処理を行うためのカバーシートが含まれるか否かを判定する判定手段と、前記判定手段によって前記生成された文書データに前記カバーシートが含まれないと判定された場合に、当該文書データの新規登録を行うべく、当該文書データと、更に前記装置識別情報とを含めた新規登録の指示を前記文書管理サーバに送信し、前記判定手段によって前記生成された文書データに前記カバーシートが含まれると判定された場合に、前記記憶手段に記憶された文書データに対して特定の処理を行うべく、前記カバーシートから特定される文書識別情報と、前記生成された文書データとを含めた特定の処理の実行指示を前記文書管理サーバに送信する指示手段と、前記指示手段による新規登録の指示に応じて発行された文書識別情報を前記文書管理サーバから受信し、受信した文書識別情報を用いてカバーシートを印刷する印刷手段とを備えることを特徴とする。
上記目的を達成するために、請求項12記載の画像処理装置の制御方法は、画像処理装置によって読み取られた原稿から生成された文書データを記憶する記憶手段と、文書データの新規登録の指示を画像処理装置から受信した場合に、新規登録ごとに割り振られる文書識別情報を発行する文書識別情報発行手段と、前記文書識別情報発行手段によって発行された文書識別情報を画像処理装置に送信する文書識別情報送信手段と、文書データの新規登録の指示を画像処理装置から受信した場合に、前記指示と共に受信した文書データと、前記文書識別情報発行手段によって発行された文書識別情報と、更に前記指示と共に受信した装置識別情報であって、前記画像処理装置ごとに割り振られた装置識別情報とを対応づけて前記記憶手段に記憶する第1の登録手段と、前記記憶手段に記憶された文書データに対する特定の処理の実行指示を画像処理装置から受信した場合に、画像処理装置によって送信された文書識別情報に対応する文書データであって、前記記憶手段に記憶された文書データに対して、画像処理装置によって送信された文書データを用いて特定の処理を行う第2の登録手段と、前記記憶手段に記憶された文書データに対する特定の処理の実行指示を受信した場合に、当該特定の処理の実行指示に含まれる装置識別情報が、当該特定の処理の実行指示に含まれる文書識別情報から特定される文書データに対応づいた装置識別情報と一致するか否かを判定する装置判定手段とを備え、前記第2の登録手段は、前記装置判定手段によって一致すると判定された場合に前記画像処理装置によって送信された文書データを用いて特定の処理を行い、一致しないと判定された場合に当該特定の処理を行わないことを特徴とする文書管理サーバと通信可能に接続された画像処理装置の制御方法であって、前記画像処理装置の判定手段が、原稿を読み取り生成された文書データに、前記記憶手段に記憶された文書データに対して特定の処理を行うためのカバーシートが含まれるか否かを判定する判定ステップと、前記画像処理装置の指示手段が、前記判定ステップによって前記生成された文書データに前記カバーシートが含まれないと判定された場合に、当該文書データの新規登録を行うべく、当該文書データと、更に前記装置識別情報とを含めた新規登録の指示を前記文書管理サーバに送信し、前記判定ステップによって前記生成された文書データに前記カバーシートが含まれると判定された場合に、前記記憶手段に記憶された文書データに対して特定の処理を行うべく、前記カバーシートから特定される文書識別情報と、前記生成された文書データとを含めた特定の処理の実行指示を前記文書管理サーバに送信する指示ステップと、前記画像処理装置の印刷手段が、前記指示ステップによる新規登録の指示に応じて発行された文書識別情報を前記文書管理サーバから受信し、受信した文書識別情報を用いてカバーシートを印刷する印刷ステップとを備えることを特徴とする。
上記目的を達成するために、請求項13記載のプログラムは、画像処理装置によって読み取られた原稿から生成された文書データを記憶する記憶手段と、文書データの新規登録の指示を画像処理装置から受信した場合に、新規登録ごとに割り振られる文書識別情報を発行する文書識別情報発行手段と、前記文書識別情報発行手段によって発行された文書識別情報を画像処理装置に送信する文書識別情報送信手段と、文書データの新規登録の指示を画像処理装置から受信した場合に、前記指示と共に受信した文書データと、前記文書識別情報発行手段によって発行された文書識別情報と、更に前記指示と共に受信した装置識別情報であって、前記画像処理装置ごとに割り振られた装置識別情報とを対応づけて前記記憶手段に記憶する第1の登録手段と、前記記憶手段に記憶された文書データに対する特定の処理の実行指示を画像処理装置から受信した場合に、画像処理装置によって送信された文書識別情報に対応する文書データであって、前記記憶手段に記憶された文書データに対して、画像処理装置によって送信された文書データを用いて特定の処理を行う第2の登録手段と、前記記憶手段に記憶された文書データに対する特定の処理の実行指示を受信した場合に、当該特定の処理の実行指示に含まれる装置識別情報が、当該特定の処理の実行指示に含まれる文書識別情報から特定される文書データに対応づいた装置識別情報と一致するか否かを判定する装置判定手段とを備え、前記第2の登録手段は、前記装置判定手段によって一致すると判定された場合に前記画像処理装置によって送信された文書データを用いて特定の処理を行い、一致しないと判定された場合に当該特定の処理を行わないことを特徴とする文書管理サーバと通信可能に接続された画像処理装置の制御方法をコンピュータに実行させるためのコンピュータに読み取り可能なプログラムであって、前記画像処理装置を、原稿を読み取り生成された文書データに、前記記憶手段に記憶された文書データに対して特定の処理を行うためのカバーシートが含まれるか否かを判定する判定手段と、前記判定手段によって前記生成された文書データに前記カバーシートが含まれないと判定された場合に、当該文書データの新規登録を行うべく、当該文書データと、更に前記装置識別情報とを含めた新規登録の指示を前記文書管理サーバに送信し、前記判定手段によって前記生成された文書データに前記カバーシートが含まれると判定された場合に、前記記憶手段に記憶された文書データに対して特定の処理を行うべく、前記カバーシートから特定される文書識別情報と、前記生成された文書データとを含めた特定の処理の実行指示を前記文書管理サーバに送信する指示手段と、前記指示手段による新規登録の指示に応じて発行された文書識別情報を前記文書管理サーバから受信し、受信した文書識別情報を用いてカバーシートを印刷する印刷手段として機能させることを特徴とする。
上記目的を達成するために、請求項14記載の文書管理サーバは、原稿を読み取り、文書データを生成し、前記生成された文書データに、文書管理サーバに記憶された文書データに対して特定の処理を行うためのカバーシートが含まれるか否かを判定する判定手段と、前記判定手段によって前記生成された文書データに前記カバーシートが含まれないと判定された場合に、当該文書データの新規登録を行うべく、当該文書データと、更に画像処理装置ごとに割り振られた装置識別情報とを含めた新規登録の指示を文書管理サーバに送信し、前記判定手段によって前記生成された文書データに前記カバーシートが含まれると判定された場合に、記憶手段に記憶された文書データに対して特定の処理を行うべく、前記カバーシートから特定される文書識別情報と、前記生成された文書データとを含めた特定の処理の実行指示を文書管理サーバに送信する指示手段と、前記指示手段による新規登録の指示に応じて発行された文書識別情報を文書管理サーバから受信し、受信した文書識別情報を用いてカバーシートを印刷する印刷手段とを備えた画像処理装置と通信可能に接続され、前記文書データを記憶する記憶手段を備えた文書管理サーバであって、前記指示手段によって文書データの新規登録の指示を受信した場合に、新規登録ごとに割り振られる前記文書識別情報を発行する文書識別情報発行手段と、前記文書識別情報発行手段によって発行された文書識別情報を前記画像処理装置に送信する文書識別情報送信手段と、前記指示手段によって文書データの新規登録の指示を受信した場合に、前記指示手段によって送信された文書データと、前記文書識別情報発行手段によって発行された文書識別情報と、更に前記指示手段によって送信された装置識別情報とを対応づけて前記記憶手段に記憶する第1の登録手段と、前記指示手段によって前記記憶手段に記憶された文書データに対する特定の処理の実行指示を受信した場合に、前記指示手段によって送信された文書識別情報に対応する文書データであって、前記記憶手段に記憶された文書データに対して、前記指示手段によって送信された文書データを用いて特定の処理を行う第2の登録手段と、前記指示手段によって前記記憶手段に記憶された文書データに対する特定の処理の実行指示を受信した場合に、当該特定の処理の実行指示に含まれる装置識別情報が、当該特定の処理の実行指示に含まれる文書識別情報から特定される文書データに対応づいた装置識別情報と一致するか否かを判定する装置判定手段とを備え、前記第2の登録手段は、前記装置判定手段によって一致すると判定された場合に前記指示手段によって送信された文書データを用いて特定の処理を行い、一致しないと判定された場合に当該特定の処理を行わないことを特徴とする。
上記目的を達成するために、請求項15記載の文書管理サーバの制御方法は、原稿を読み取り、文書データを生成し、前記生成された文書データに、文書管理サーバに記憶された文書データに対して特定の処理を行うためのカバーシートが含まれるか否かを判定する判定手段と、前記判定手段によって前記生成された文書データに前記カバーシートが含まれないと判定された場合に、当該文書データの新規登録を行うべく、当該文書データと、更に画像処理装置ごとに割り振られた装置識別情報とを含めた新規登録の指示を文書管理サーバに送信し、前記判定手段によって前記生成された文書データに前記カバーシートが含まれると判定された場合に、記憶手段に記憶された文書データに対して特定の処理を行うべく、前記カバーシートから特定される文書識別情報と、前記生成された文書データとを含めた特定の処理の実行指示を文書管理サーバに送信する指示手段と、前記指示手段による新規登録の指示に応じて発行された文書識別情報を文書管理サーバから受信し、受信した文書識別情報を用いてカバーシートを印刷する印刷手段とを備えた画像処理装置と通信可能に接続され、前記文書データを記憶する記憶手段を備えた文書管理サーバの制御方法であって、前記文書管理サーバの文書識別情報発行手段が、前記指示手段によって文書データの新規登録の指示を受信した場合に、新規登録ごとに割り振られる前記文書識別情報を発行する文書識別情報発行ステップと、前記文書管理サーバの文書識別情報送信手段が、前記文書識別情報発行ステップによって発行された文書識別情報を前記画像処理装置に送信する文書識別情報送信ステップと、前記文書管理サーバの第1の登録手段が、前記指示手段によって文書データの新規登録の指示を受信した場合に、前記指示手段によって送信された文書データと、前記文書識別情報発行ステップによって発行された文書識別情報と、更に前記指示手段によって送信された装置識別情報とを対応づけて前記記憶手段に記憶する第1の登録ステップと、前記文書管理サーバの第2の登録手段が、前記指示手段によって前記記憶手段に記憶された文書データに対する特定の処理の実行指示を受信した場合に、前記指示手段によって送信された文書識別情報に対応する文書データであって、前記記憶手段に記憶された文書データに対して、前記指示手段によって送信された文書データを用いて特定の処理を行う第2の登録ステップと前記文書管理サーバの装置判定手段が、前記指示手段によって前記記憶手段に記憶された文書データに対する特定の処理の実行指示を受信した場合に、当該特定の処理の実行指示に含まれる装置識別情報が、当該特定の処理の実行指示に含まれる文書識別情報から特定される文書データに対応づいた装置識別情報と一致するか否かを判定する装置判定ステップとを備え、前記第2の登録ステップは、前記装置判定ステップによって一致すると判定された場合に前記指示手段によって送信された文書データを用いて特定の処理を行い、一致しないと判定された場合に当該特定の処理を行わないことを特徴とする。
上記目的を達成するために、請求項16記載のプログラムは、原稿を読み取り、文書データを生成し、前記生成された文書データに、文書管理サーバに記憶された文書データに対して特定の処理を行うためのカバーシートが含まれるか否かを判定する判定手段と、前記判定手段によって前記生成された文書データに前記カバーシートが含まれないと判定された場合に、当該文書データの新規登録を行うべく、当該文書データと、更に画像処理装置ごとに割り振られた装置識別情報とを含めた新規登録の指示を文書管理サーバに送信し、前記判定手段によって前記生成された文書データに前記カバーシートが含まれると判定された場合に、記憶手段に記憶された文書データに対して特定の処理を行うべく、前記カバーシートから特定される文書識別情報と、前記生成された文書データとを含めた特定の処理の実行指示を文書管理サーバに送信する指示手段と、前記指示手段による新規登録の指示に応じて発行された文書識別情報を文書管理サーバから受信し、受信した文書識別情報を用いてカバーシートを印刷する印刷手段とを備えた画像処理装置と通信可能に接続され、前記文書データを記憶する記憶手段を備えた文書管理サーバの制御方法をコンピュータに実行させるためのコンピュータに読み取り可能なプログラムであって、前記文書管理サーバを、前記指示手段によって文書データの新規登録の指示を受信した場合に、新規登録ごとに割り振られる前記文書識別情報を発行する文書識別情報発行手段と、前記文書識別情報発行手段によって発行された文書識別情報を前記画像処理装置に送信する文書識別情報送信手段と、前記指示手段によって文書データの新規登録の指示を受信した場合に、前記指示手段によって送信された文書データと、前記文書識別情報発行手段によって発行された文書識別情報と、更に前記指示手段によって送信された装置識別情報とを対応づけて前記記憶手段に記憶する第1の登録手段と、前記指示手段によって前記記憶手段に記憶された文書データに対する特定の処理の実行指示を受信した場合に、前記指示手段によって送信された文書識別情報に対応する文書データであって、前記記憶手段に記憶された文書データに対して、前記指示手段によって送信された文書データを用いて特定の処理を行う第2の登録手段と、前記指示手段によって前記記憶手段に記憶された文書データに対する特定の処理の実行指示を受信した場合に、当該特定の処理の実行指示に含まれる装置識別情報が、当該特定の処理の実行指示に含まれる文書識別情報から特定される文書データに対応づいた装置識別情報と一致するか否かを判定する装置判定手段として機能させ、前記第2の登録手段は、前記装置判定手段によって一致すると判定された場合に前記指示手段によって送信された文書データを用いて特定の処理を行い、一致しないと判定された場合に当該特定の処理を行わないことを特徴とする。
本発明によれば、文書データの登録、変更等の文書管理のための処理を行う際に、ユーザが行う操作を簡素化して、文書管理のための処理を適切に行えるようにできるという効果を奏する。
以下、本発明の実施の形態について図面を参照しながら説明する。
本発明は、複数の営業所からデジタル複合機のみの操作で文書を電子化登録する業務全般において有効である。また、本発明は、不動産業における賃貸借契約業務において、契約関係の書類を各営業所から登録や更新を行う業務において使用するのに好適である。
不動産業における賃貸借契約業務には、次のような事情がある。
賃貸借契約においては、1件の契約につき複数の書類が発生するが、登録する書類は不特定のものではなく、決まった種類のものが登録される。したがって文書の登録において最初の書類を登録することは、新規の契約を登録することと同義となる。
しかし、二つ目以降の書類を登録するときには、書類の種類を指定したうえで、既存の契約に書類を追加登録するという形式となる。さらに、賃貸借契約では、定期的に契約の更新が発生するので、すでに登録された文書を更新したり削除したりする作業が発生する。
また、最終的に契約が解約となった場合は、その契約に属するすべての文書が削除されるという事情がある。
次に、本発明を不動産業における賃貸借契約業務において利用する実施の形態について図面を参照しながら説明する。
図1は、本発明の実施の形態に係わる、文書管理システムの概略的な構成を示す説明図である。この文書管理システムは、本社(本店)内の各種機器を中心として、地理的に距離の離れた複数の営業所(支店)内の各種機器との間をネットワークで接続して構築する。
図1に示す文書管理システムでは、本社(本店)内に、デジタル複合機101、文書管理サーバ102、クライアント端末103及びデータベース104等の各種機器を設置する。これら本社内の各種機器は、相互にLAN等で構成されたネットワーク108で接続する。
また、図1に示す文書管理システムでは、営業所(支店)内に、デジタル複合機101等の各種機器を設置する。これら各営業所内のデジタル複合機101と、本社内の各種機器は、相互に専用線やVPN等で構成されたネットワーク108で通信可能に接続する。なお、図1のネットワーク108上に接続される各種機器の構成は一例であり、用途や目的に応じて様々の機器を利用できる。
この文書管理システムで使用するデジタル複合機101は、文書の登録を行う業務担当者(ユーザ)が使用する画像処理装置として構成する。このデジタル複合機101は、紙文書をスキャンして電子データに変換するスキャン機能(原稿の文書を読み取り、文書データを生成する読取部)と、電子データの紙出力を行う印刷機能と、電子データとその属性情報を保存する記憶部(記憶機能)を備える。このデジタル複合機101は、中央処理装置が専用のソフトウェアであるプログラム群105を実行することにより、電子データの管理機能、種々の制御機能を備える。また、デジタル複合機101は、ネットワーク108を介して、文書管理サーバ102とデータの送受信が可能な通信機能を備える。
この文書管理システムにおける本社(本店)内に配置される文書管理サーバ102は、電子化された文書データを記憶し管理する機能を備える。文書管理サーバ102は、ネットワーク108を介して、デジタル複合機101、クライアント端末104と電子化された文書データの送受信が可能な通信機能(受付手段)を備える。
文書管理サーバ102は、それぞれのデジタル複合機101やクライアント端末103から受け取った文書データをデータベース104に登録する処理を実行可能な機能を備える。さらに、文書管理サーバ102は、データベース104に登録された文書データをデジタル複合機101やクライアント端末103からの指示に従って、更新したり削除したりする機能を備える。
この文書管理システムにおける本社(本店)内に配置されるクライアント端末103は、本社のオペレータが文書管理業務で使用するクライアント端末として必要な機能を備える。
クライアント端末103は、ネットワーク108を介して、文書管理サーバ102と、データ信号又は文書の登録、更新、削除等の指示信号の送受信が可能な通信機能を備える。
この文書管理システムにおける本社(本店)内に配置されるデータベース104は、文書管理サーバ102の指示に従って文書データとその属性情報とを保存するための機能を備えた装置である。
この文書管理システムにおけるデジタル複合機101で実行されるソフトウェアプログラム群105は、デジタル複合機101のコンピュータに、文書のスキャン機能、印刷機能、保存機能、ネットワーク送受信用の通信機能を実現させるためのものである。
また、文書管理サーバ102におけるソフトウェアプログラム群106は、データベース104に対する、文書の登録機能、更新機能、削除機能を実現させるためのものである。文書管理サーバ102におけるソフトウェアプログラム群106は、デジタル複合機101やクライアント端末103からの指示に従って、これらの機能を実現させる。
さらに、クライアント端末103で実行されるソフトウェアプログラム群107は、オペレータの入力に従って、文書管理サーバ102に対して文書の登録、更新、削除の指示を行う機能を備える。
なお、この文書管理システムでは、レスポンスを早くするために、デジタル複合機101と文書管理サーバ102の両方に文書データとその属性情報を保存しているが、文書管理サーバ102のみに保存する構成としても良い。
次に、前述したデジタル複合機101と、文書管理サーバ102とのハードウェア構成について、図2および図3により説明する。
図2は、デジタル複合機101のハードウェア構成を示すブロック図である。
デジタル複合機101は、CPU202、メモリ(RAM)203、外部インターフェース204、記憶装置205、入力装置206、表示装置207、スキャナ装置208及び印刷装置209といった各種装置を備える。デジタル複合機101が備える各種装置は、相互にデータバス201で接続されている。
このデジタル複合機101の中央制御装置用のコンピュータを構成するためのCPU202は、演算処理によってさまざまなプログラムを実行可能に構成された中央演算処理装置である。メモリ203は、揮発性の記憶装置で、電源が入っている間だけ有効なRAM(Random Access Memory)である。なお、このCPU202は、契約カバーシート(基本カバーシート)と種類カバーシートとを印刷して出力させる印刷制御手段を構成するものである。
このデジタル複合機101では、記憶装置205のプログラム記憶領域210に記憶された図1のソフトウェアプログラム群105の中から必要に応じて適切なプログラムを読み込んでCPU202で実行する。
外部インターフェース204は、ネットワークとの接続部分であり、ネットワークに接続された外部機器との間でデータの送受信が可能な通信機能を備える。
記憶装置205は、電源を切断してもデータが消去されない不揮発性の記憶装置で、データを長期間保存可能に構成する。この記憶装置205は、ハードディスク(HD)で構成する。この記憶装置205には、ソフトウェアプログラム群105を格納するためのプログラム記憶領域210と、登録文書やその属性情報を格納するためのデータ記憶領域211とを設ける。
入力装置206は、業務担当者がデジタル複合機を操作するための指令を入力するための装置である。この入力装置206は、デジタル複合機101の図示しない操作パネル部に配置されるボタンや、表示装置207に配置されたタッチパネル(表示されている対象を直接タッチすることで入力する装置)で構成する。
表示装置207は、デジタル複合機101と一体化した液晶などの小型のディスプレイとして構成し、業務担当者の操作結果、情報処理の結果、端末が外部機器と通信した結果等をユーザに表示する機能を備える。なお、ここでは、前述したタッチパネル機能により入力装置206の一部を構成するものでもある。
スキャナ装置208は、業務担当者が紙文書をデジタル複合機に読み込ませるために使用する装置であり、ここでは、デジタル複合機と一体構造に構成する。このスキャナ装置208は、電子化された文書を記憶装置205のデータ記憶領域211に保存するために使用される。
印刷装置209は、電子化された文書を紙に印刷する機能を備え、デジタル複合機と一体化構造に構成される。
次に、文書管理サーバ102のハードウェア構成について説明する。
図3は、文書管理サーバ102のハードウェア構成を示すブロック図である。
文書管理サーバ102は、CPU302、RAM303、外部インターフェース304及び記憶装置305を備える。文書管理サーバ102が備える各種装置は、相互にデータバス301で接続されている。
この文書管理サーバ102の中央制御装置用のコンピュータを構成するためのCPU302は、演算処理によってさまざまなプログラムを実行可能に構成された中央演算処理装置である。メモリ303は、揮発性の記憶装置で、電源が入っている間だけ有効なRAM(Random Access Memory)である。
この文書管理サーバ102では、記憶装置305のプログラム記憶領域306に記憶された図1のソフトウェアプログラム群106の中から必要に応じて適切なプログラムを読み込んでCPU302で実行する。
外部インターフェース304は、ネットワークとの接続部分であり、ネットワークに接続された外部の機器との間でデータの送受信が可能な通信機能を備える。
記憶装置305は、電源を切断してもデータが消去されない不揮発性の記憶装置で、データを長期間保存可能に構成する。この記憶装置305は、ハードディスク(HD)で構成する。この記憶装置305には、ソフトウェアプログラム群106を格納するためのプログラム記憶領域306と、登録文書やその属性情報を格納するためのデータ記憶領域307とを設ける。
また、図1に示すデータベース104は、図3に示す外部インターフェース304を通して接続する記憶装置として構成する。なお、このデータベース104は、記憶装置305のデータ記憶領域307を利用して構成しても良い。
次に、文書管理システムで使用する、2種類のカバーシートのフォーマットについて図4、図5を用いて説明する。
図4は、契約1件に対し1枚作成される「契約カバーシート(基本カバーシート)」を示す正面図である。「契約カバーシート(基本カバーシート)」とは、1つの契約に紐づく複数の契約を、1つの契約グループとして扱うためのものである。
この契約カバーシートには、これを原稿としてスキャナ装置208で読み取り、OCR処理をしたときに、この原稿が「契約カバーシート」であることを識別可能とするための識別領域401を設ける。さらに、契約カバーシートには、OCR処理によって、各個別の契約グループとして識別可能とするための「契約番号」の記述領域402を設ける。
図5は、契約の文書種類ごとに1枚作成される「種類カバーシート」を示す正面図である。「種類カバーシート」とは、1つの契約に紐づく複数の契約のグループ内における単数又は複数の契約を特定するためのものである。
この種類カバーシートには、これを原稿としてスキャナ装置208で読み取り、OCR処理をしたときに、この原稿が「種類カバーシート」であることを識別可能とするための識別領域501を設ける。さらに、この種類カバーシートには、OCR処理によって、この種類カバーシートが所属する契約を識別可能とするための「契約番号」の記述領域502を設ける。また、この種類カバーシートには、OCR処理によって、このカバーシートによって特定される文書の種類を表す「文書種類識別子」の記述領域503を設ける。なお、一つの基本となる契約およびこの基本契約に対して従属関係となる複数の従属契約を一まとめにしたグループ内において、単数又は複数の従属契約に対応するため、種類カバーシートを利用するようにしても良い。例えば、この文書管理システムでは、賃貸契約書に対応した種類カバーシートと、駐車場契約書に対応した種類カバーシートとを別々に用意しているが、駐車場契約書と、賃貸契約書を1枚の種類カバーシートで扱うようにしてもよい。
すなわち、これらカバーシートには、第1に、OCR処理によってカバーシートであることを判別するための識別標識(ここでは、識別領域401又は識別領域501が相当する、なおマーク等でも良い)を設ける。
第2に、契約カバーシートには、この契約カバーシートに付随してOCR処理された文書の基本となる帰属(ここでは、基本となる契約を識別可能とするための「契約番号」の記述領域402、記述領域502が相当する)を設ける。
第3に、種類カバーシートには、このカバーシートに付随してOCR処理されたときに、このカバーシートによって原稿の種類を特定するための識別標識(ここでは、「文書種類識別子」の記述領域503が相当する)を設ける。なお、この「文書種類識別子」の記述領域503は、その他のマーク等でも良い。さらに、本実施の形態では、記述領域401、501のOCR処理により、契約カバーシートであるか種類カバーシートであるかを判別する形態をとっているが、カバーシート上に「文書種類識別子」の記述領域503を設けているか設けていないかによって、原稿の種類を識別する手段としてもよい。
また、上述した第2の文書の基本となる帰属(「契約番号」の記述領域402、記述領域502)は、その文書が所属するグループを特定する固有の識別標識である。
さらに、上述した第3のカバーシートによって文書の種類を特定するための識別標識(「文書種類識別子」の記述領域503)は、その文書が所属するグループ内において、文書が複数種類あるときに、その中の一つの文書種類を特定する識別標識である。
次に、上述のように構成した文書管理システムを不動産業における賃貸借契約業務において使用する場合の具体的な手段について、各営業所の業務担当者がデジタル複合機を使用して行う業務手順に従って説明する。
業務担当者がデジタル複合機101を使用して行う業務は、契約の「新規登録」、契約に文書を追加する「追加登録」、登録済みの文書を変更する「文書更新」、登録済みの文書を廃棄する「文書無効化」、登録済みの文書を印刷する「文書印刷」、契約が解約されたときに行う「契約無効化」がある。
この文書管理システムでは、「新規登録」以外の業務を、原則として「新規登録」を行ったデジタル複合機101のみで実施する抑制手段を備える。但し「文書印刷」は、例外として全てのデジタル複合機101で実行可能とする。
このため、この文書管理システムでは、業務担当者がデジタル複合機101を使用して業務を開始する際に、デジタル複合機の固有ID(装置識別情報)を評価し、業務の対象となる文書が、このデジタル複合機101で作成されたものであるか否かを判断する。そして、この文書管理システムでは、このデジタル複合機101で以前に作成されたものである場合に限り、その後の処理を実行するようにした抑制手段を備える。
そこで、この文書管理システムにおけるデジタル複合機101では、業務を行っていない待機状態のときに、デジタル複合機101に備え付けられた表示装置207に、図6に示すような画面を表示する。この図6に示す画面では、タッチパネル方式の2つのボタン601、602を表示する、一方のボタン601は、原稿台に原稿を置いた状態でタッチすると原稿のスキャンを開始させる。他方のボタン602は、任意のタイミングでタッチした際に、過去に行った業務に対する現在のステータスを表示させる。
次に、上述のデジタル複合機101を利用して、業務担当者が契約の「新規登録」の業務を行えるようにする為の文書データ新規登録手段について、作業手順に従って説明する。この文書管理システムの文書データ新規登録手段によって契約の「新規登録」を行うときには、その契約に契約番号が割り振られておらず、その契約に対応したカバーシートも存在していない状態である。
そこで業務担当者は、その時点で存在している契約関係書類の一つを原稿台にのせ、図6に示したボタン601にタッチする。するとデジタル複合機101のコンピュータ(第1指示手段、なお、文書データの追加登録又は更新を文書管理サーバに指示する場合には第2指示手段となる)は、そのソフトウェアプログラム群105を実行して、読み込んだ原稿の状態を判断して「新規登録」の業務が開始されたと判断して、表示装置207に図7に示す選択指示用表示画面を表示する処理を行う。
この図7に示す表示装置207の画面には、契約番号を表示する契約番号表示領域701が設定されている。「新規登録」の業務の開始時には、新規契約の契約番号が付与されていない状態であるため契約番号表示領域701に「未定」と表示される。
図7に示す表示装置207の画面には、スキャンした原稿のイメージを表示するプレビュー領域702を設定する。このプレビュー領域702は、複数のページをスキャンした場合に、表示ページの送り操作が可能なように構成する。
図7に示す表示装置207の画面には、文書の種類の名称を表示する、文書種類表示領域703を設定する。この文書管理システムでは、契約文書を種類毎に登録するため、登録時に契約文書の種類を特定する必要がある。そこで、この文書管理システムでは、業務担当者が文書種類表示領域703に表示されている所定の種類名にタッチすることで、今回スキャンした文書の種類を入力する。
図7に示す表示装置207の画面には、「プレビュー」と表記されたタッチボタンである、プレビューボタン704を設定する。このプレビューボタン704は、契約の過去の登録イメージを表示させる(文書種類表示領域703に表示する)際に使用するものである。「新規登録」の場合には、過去に何も登録されていないため、プレビューボタン704がグレー表示となり、タッチしても反応しない状態にされている。
図7に示す表示装置207の画面には、業務ボタン領域705を設定する。この業務ボタン領域705には、業務担当者がデジタル複合機101で行おうとしている業務に対応して変化した、所要のボタンが表示される。
「新規登録」業務の場合には、業務ボタン領域705に、図8に示す登録ボタン801と、キャンセルボタン802が表示される。登録ボタン801は、文書種類表示領域703で文書の種類を選択してから登録ボタン801にタッチし際に、スキャンした文書をサーバに登録すると同時に同契約に対して契約番号を発行する処理を開始させる。
そして、デジタル複合機101では、契約の登録が完了すると印刷装置209から、発行された契約番号を記述した「契約カバーシート」と、今回登録した文書の種類に対応する文書種類識別子を記述した「種類カバーシート」との、合わせて2枚のカバーシートが印刷されて出力される。
各カバーシートの出力は、画像処理装置が、文書管理システムから文書識別子を取得し、画像処理装置の保持するカバーシートのフォーマットに付加して印刷してもよいし、また、文書管理システム内で文書識別子が付加されたカバーシートを生成し、それを画像処理装置が取得して印刷してもよい。これは新規登録時に限らず、追加登録の際に種類カバーシートを出力する際も同様である。
業務ボタン領域705に表示されたキャンセルボタン802は、これにタッチすると「新規登録」の処理をキャンセルさせる。
次に、業務担当者が「追加登録」の業務を行う場合について説明する。この場合に業務担当者は、追加したい書類の先頭に追加対象の契約の「契約カバーシート」をつけて原稿台に置き、ボタン601にタッチする。すると、デジタル複合機101では、表示装置207に図7に示す画面が表示される。このとき表示装置207には、「新規登録」の場合と異なり、業務ボタン領域705に図9に示す登録ボタン901及びキャンセルボタン902が表示される。
さらに、表示装置207の画面上では、プレビューボタン704が有効な状態で表示されており、文書種類表示領域703で「登録済み」や「登録待ち」のものを選択して、その項目にタッチすると選択された文書のイメージプレビューが表示される。この時点でプレビューボタン704は「もどる」と表示されたボタンになっており、この「もどる」と表示されたボタン704をタッチすると表に戻る。このとき、契約番号表示領域701には、スキャンした「契約カバーシート」から読み取った契約番号が表示されている。
また、プレビュー領域702には、今回スキャンしたイメージがプレビューされており、業務ボタン領域705に図9に示す追加ボタン901と、キャンセルボタン902とが表示されている。ここで業務担当者が、文書種類表示領域703から「未登録」の種類を選択して追加ボタン901にタッチすると、スキャンした文書がサーバの同契約に追加登録される。「追加登録」は、既存の契約グループに、新規に契約を登録することである。
文書の追加が完了すると、デジタル複合機101は、その印刷装置209から今回登録した文書の種類に対応する文書種類識別子と契約番号を記述した「種類カバーシート」を印刷して出力する。なお、このとき業務担当者が業務ボタン領域705に表示されているキャンセルボタン902にタッチした場合には、「追加登録」の処理がキャンセルされる。
なお、この「追加登録」の処理は、文書管理サーバ102が備える抑制手段によって、デジタル複合機の固有ID(装置識別情報)を評価し、業務の対象となる文書が、このデジタル複合機101で作成されたものである場合に限り、追加登録の処理が実行されるよう制限されている。
次に、業務担当者が「文書更新」の業務を行う場合について説明する。この場合に業務担当者は、更新用の書類の先頭に更新対象の契約内の文書種類に対応する「種類カバーシート」をつけて原稿台に置き、図6に示すスキャンボタン601にタッチする。
すると、デジタル複合機101では、表示装置207に図11に示す画面を表示する。この図11に示す画面では、契約番号表示領域1101に、スキャンした「種類カバーシート」から読み取った契約番号が表示されている。また、文書種類名表示領域1102には、スキャンした「種類カバーシート」から読み取った文書種類識別子に対応する文書種類名が表示されている。
また、プレビュー領域1103には、今回スキャンしたイメージが表示されており、文書種類表示領域1104には、現在登録されている更新対象のイメージが表示されている。
このデジタル複合機101では、文書種類表示領域1104に表示される更新対象のイメージを、スキャンした「契約番号」と「文書種類識別子」をキーにして記憶装置205から選び出して表示する。
これと共にデジタル複合機101は、「文書更新」のときに業務ボタン領域1105に、図12に示す更新ボタン1201とキャンセルボタン1202を表示する。この更新ボタン1201は、これにタッチされたときに、スキャンした文書をサーバに登録されている文書の最新バージョンとして登録する処理がされる。なお、これまでのイメージは、旧バージョンとして管理される。デジタル複合機101は、更新を完了しても新たなカバーシートを印刷しない。今回使用した「種類カバーシート」には、特に更新すべき点が無いためである。
「文書更新」のときに業務ボタン領域1105に表示されるキャンセルボタン1202は、これにタッチすると、デジタル複合機101が「文書更新」の処理をキャンセルする。
なお、この「文書更新」の処理は、文書管理サーバ102が備える抑制手段によって、デジタル複合機の固有ID(装置識別情報)を評価し、業務の対象となる文書が、このデジタル複合機101で作成されたものである場合に限り、文書更新の処理が実行されるよう制限されている。
次に、業務担当者が「文書無効化」及び「文書印刷」の業務を行う場合について説明する。ここで、「文書無効化」とは、不要になった書類を利用できない状態にすることである。すなわち、「文書無効化」とは、実際に文書を削除するのではなく、管理上、サーバ外からアクセスできないようにするだけのことである。
また「文書印刷」は、サーバに登録された文書をデジタル複合機101で印刷する場合の処理で「新規登録」を行ったデジタル複合機101以外のデジタル複合機101でも実施することができるという点で他の業務と異なる。
業務担当者が「文書無効化」及び「文書印刷」の業務を行うときには、対象となる契約内の文書種類に対応する「種類カバーシート」のみを原稿台に置き、図6に示すボタン601にタッチする。
すると、デジタル複合機101の表示装置207には、図11に示す画面が表示される。この図11に示す画面では、契約番号表示領域1101にスキャンした「種類カバーシート」から読み取った契約番号が表示されている。文書種類名表示領域1102には、スキャンした「種類カバーシート」から読み取った文書種類識別子に対応する文書種類名が表示されている。
また、プレビュー領域1103は、空白表示となっており、文書種類表示領域1104に、現在登録されている処理対象のイメージが表示されている。デジタル複合機101は、文書種類表示領域1104に表示する無効化対象または印刷対象のイメージを、スキャンした「契約番号」と「文書種類識別子」をキーにして記憶装置205から選び出して表示する。ただし、「新規登録」を行ったデジタル複合機101以外のデジタル複合機101である場合には、イメージが複合機内に保存されていないため、表示されない。
なお、本実施の形態に係わる文書管理システムでは、上述のような形態をとっているが、「新規登録」を行ったデジタル複合機101以外のデジタル複合機101であっても、文書管理サーバ102からイメージを取得し、表示させるように構成しても良い。
「新規登録」を行ったデジタル複合機101で「文書無効化」及び「文書印刷」を行う場合には、業務ボタン領域1105に、図13に示す印刷ボタン1301、無効化ボタン1302及びキャンセルボタン1303が表示される。
また、「新規登録」を行ったデジタル複合機101以外のデジタル複合機101で、「文書印刷」を行う場合には、図14に示す印刷ボタン1401とキャンセルボタン1402が表示される。このデジタル複合機101では、印刷ボタン1301、1401にタッチして印刷指示を行うと、スキャンした文書の印刷が行われる。さらに、このデジタル複合機101では、無効化ボタン1302にタッチするとサーバに登録されている文書の管理が外部からアクセスできないように変更することにより外部からは削除されたものとして扱われるように処理する。
デジタル複合機101で「文書無効化」及び「文書印刷」を行う場合には、処理が完了しても新たなカバーシートを印刷しない。今回使用した「種類カバーシート」には特に更新すべき点が無いためである。
また、「文書無効化」及び「文書印刷」のときに業務ボタン領域1105に表示されるキャンセルボタン1303、1402は、これにタッチすると、デジタル複合機101が「文書無効化」又は「文書印刷」の処理をキャンセルする。
次に、業務担当者が「契約無効化」の業務を行う場合について説明する。この「契約無効化」の業務は、契約が解約になった場合に、その契約に関するすべての書類を無効化したい場合に実施する。
業務担当者が「契約無効化」の業務を行うときには、無効化したい契約に対応する「契約カバーシート」のみを原稿台に置き、図6に示すスキャンボタン601にタッチする。すると図7に示す画面が表示されるが、「新規登録」の場合と異なり、業務ボタン領域705の領域に図10に示す無効化ボタン1001と、キャンセルボタン1002が表示される。
さらに、この「契約無効化」の業務を行うときの画面の表示では、プレビューボタン704が有効になっている。文書種類表示領域703では、「登録済み」や「登録待ち」の項目を選択してタッチすると、文書種類表示領域703に選択した文書のイメージプレビューが表示されるようになっている。なお、この時点でプレビューボタン704は「もどる」と表示されたボタンに表示切り替えされており、この「もどる」と表示されたボタンにタッチするとプレビューボタン704の表示に戻る。
このとき、デジタル複合機101は、契約番号表示領域701に、スキャンした「契約カバーシート」から読み取った契約番号を表示する。さらに、デジタル複合機101は、「契約無効化」の場合、契約カバーシートのみをスキャンするので、プレビュー領域702を、空白表示とする。
次に、業務担当者が「無効化」ボタン1001にタッチすると、この契約に属するすべての文書が外部からアクセスできないように管理され、外部からは契約の解除として扱われる。デジタル複合機101は、処理が完了しても新たなカバーシートを印刷しない。今回使用した「契約カバーシート」には特に更新すべき点が無いためである。
また、このデジタル複合機101では、「契約無効化」の処理を行うときに、業務担当者が業務ボタン領域705に表示されるキャンセルボタン1002にタッチすると、デジタル複合機101が「契約無効化」の処理をキャンセルする。
次に、文書管理システムにおける上述の業務を実現させるための図1に示すソフトウェアプログラム群105及びソフトウェアプログラム群106のソフトウェア構成について、図15及び図16により説明する。
図15は、ソフトウェアプログラム群105のソフトウェア構成図である。
ソフトウェアプログラム群105は本社や各営業所に配置されるデジタル複合機101上で動作するソフトウェアである。
スキャナプログラム1501は、業務担当者が紙原稿をデジタル複合機101の原稿台に置き、スキャン実行の指示を出したときに起動されるプログラムである。このスキャナプログラム1501は、デジタル複合機101のスキャナ装置208に原稿のスキャンを行わせる機能、スキャンされた原稿からカバーシートの有無、書類の有無を判断する機能、カバーシートがある場合にはOCR処理を行い、これらの結果を元にユーザに次のアクションを行わせるための画面を選定して表示装置207に表示させる機能、を実現させるためのプログラムである。
送信プログラム1502は、スキャナプログラム1501によって表示装置207に表示された画面をユーザが操作したときに実行されるもので、登録すべき文書や属性情報、命令を文書管理サーバ102に送信する処理を行うソフトウェアである。送信プログラム1502は、文書管理サーバ102からの応答に従って、新たなカバーシートを印刷装置に印刷させる機能や、ステータス情報の更新を行う機能を実現させるためのプログラムである。送信する際のプロトコルは、いくつか考えられるが、HTTP等が適切である。
ステータス管理プログラム1503は、スキャンを行っていないときに、業務担当者が画面操作したときに起動するプログラムで、過去にスキャンした文書の現在のステータスを確認する機能を実現するものである。
送信プログラム1502が文書を文書管理サーバ102に送信しようとしたときに何らかの問題で送信できなかった場合には、ステータスが「登録待ち」になることがある。このような場合には、ステータス管理プログラム1503で実現される表示装置207の表示画面で業務担当者が操作することにより、再登録の実行や登録のキャンセルを指示することを可能とする。
全体制御プログラム1504は、デジタル複合機101の起動後、常時起動しているプログラムで、他のプログラムが動作してないときにも動作している。業務担当者の画面操作を待って、適切なプログラムに起動を指示したり、ステータスが「登録待ち」となっている文書を一定時間後に再登録の処理を行うため、送信プログラム1502を起動する等の処理を行う。
次に、文書管理システムにおける上述の業務を実現させるための図1に示すソフトウェアプログラム群106について、図16により説明する。
図16は、ソフトウェアプログラム群106のソフトウェア構成図である。このソフトウェアプログラム群106は、本社に配置される文書管理サーバ102上で動作するソフトウェアである。
指示実行プログラム1601は、デジタル複合機101やクライアント端末103からHTTPなどのプロトコルで文書データ、属性、命令が送られてくるのを待ち、これを受け取ったときに命令に従って文書管理プログラム1602に対して文書の操作を指示する機能を実現するためのプログラムである。
文書管理プログラム1602は、文書データを管理する一般的なプログラムである。
次に、図15で示される各ソフトウェアについての詳細な動作を、図17、図18、図19、図20、図21、図22、図23及び図24を用いて説明する。
図17は、図15に示すスキャナプログラム1501に係わるフローチャートである。スキャナプログラム1501は、各営業所の業務担当者がデジタル複合機101を操作して原稿のスキャンを指示したときに開始されるプログラムである。
スキャナプログラム1501の処理の特徴は、読み込んだ原稿の内容によって、どの業務を行うのかを判断し、処理を分岐することである。
デジタル複合機101が起動され、スキャン開始の指令が入力されると、デジタル複合機101で原稿のスキャン処理を実行し、原稿の記載内容を電子化してRAMにデータを記憶する(ステップS1701)。
次に、OCR処理を実行して、読み込んだ原稿の先頭ページがカバーシートであるか否かを判別する(ステップS1702)。カバーシートであると判断した場合には、さらに、「契約カバーシート」であるか「種類カバーシート」であるかを判別する(ステップS1702)。なお、このスキャナプログラム1501は、事前に識別領域401又は識別領域501の領域をOCR処理して判断するように設定されている。
すなわち、デジタル複合機101では、スキャンした原稿の先頭ページの識別領域401又は識別領域501に当たる領域をOCR処理し、図4に例示するように識別領域401の格子内に「0001」の文字があった場合に、これを「契約カバーシート」であると認識する。また、図5に例示するように識別領域501の格子内に「0002」の文字があった場合には、これを「種類カバーシート」であると認識する。どちらでもない場合には、先頭ページがカバーシートではないと認識する。
ここで、OCR処理により先頭ページがカバーシートでないと判断した場合にはステップS1703へ進み、「種類カバーシート」であると判断した場合にはステップS1704へ進み、「契約カバーシート」であると判断した場合にはステップS1708へ進む(ステップS1702)。
ここで、ステップS1702で、カバーシートが無いと判別した場合には、「新規登録」の業務であると判断し、デジタル複合機101の表示装置207に図7に示す画面を表示し、業務ボタン領域705に図8に示すボタンを表示する(ステップS1703)。
ここで、ステップS1702で、「種類カバーシート」であると判断した場合には、「契約番号」の記述領域502と「文書種類識別子」の記述領域503をOCR処理することによって、契約番号と文書種類識別子を検知する(ステップS1704)。
さらに、カバーシートに続く文書本体がスキャンされているかを判別する。そして、文書本体がスキャンされている場合には、「種類カバーシート」と文書本体との組み合わせであることから、「文書更新」の業務であると判別する(ステップS1705)。そして、デジタル複合機101の表示装置207に図11に示す画面を表示し、業務担当者が業務ボタン領域1105に図12に示すボタンを表示する(ステップS1706)。
また、ステップS1705で、文書本体がスキャンされていないと判別された場合には、「種類カバーシート」のみであることから、「文書無効化」または「文書印刷」の業務である場合である。よって、デジタル複合機101では、デジタル複合機101の表示装置207に図11に示す画面を表示し、業務ボタン領域1105に図13に示すボタンを表示する。ただし、このデジタル複合機101によって「新規登録」した契約でない場合には、図14に示すボタンを表示し、「文書印刷」の処理のみを利用可能とするよう設定する(ステップS1707)。
ここで、ステップS1702で、「契約カバーシート」であると判別された場合には、「契約番号」の記述領域402をOCR処理することによって、契約番号を取得する(ステップS1708)。そして、カバーシートに続く文書本体がスキャンされているかを判断する(ステップS1709)。
ステップS1709で文書本体がスキャンされていると判別された場合には、「契約カバーシート」と文書本体の組み合わせであることから、「文書追加」の業務である場合であるので、デジタル複合機101の表示装置207に図7に示す画面を表示し、業務ボタン領域705に図9に示すボタンを表示する(ステップS1710)。
また、ステップS1709で文書本体がスキャンされていない場合には、「契約カバーシート」のみであることから、「契約無効化」の業務であるので、デジタル複合機101の表示装置207に図7に示す画面を表示し、業務ボタン領域705に図10に示すボタンを表示する(ステップS1711)。
前述したステップS1703、ステップS1707、ステップS1706、ステップS1711及びステップS1710において業務担当者の画面操作を待ち、操作の結果を評価する(ステップS1712)。
ここで、業務担当者が各画面で処理の実行を選択したと判断した場合には、ここまでの処理で得られた「契約番号」「文書識別子」「業務の種類」「文書本体」と、このデジタル複合機101をユニークに識別(個々の機体を識別)するIDをパラメータとして「送信プログラム」を起動して実行する(ステップS1713)。
次に、デジタル複合機101では、スキャンしたデータや得られた情報をRAMからクリアする(ステップS1714)。そして、この後、スキャナプログラム1501を終了し、表示装置207に図6に示す画面を表示する。
また、ステップS1712で、業務担当者が処理のキャンセルを選択したと判断した場合には、スキャンしたデータや得られた情報をRAMからクリアし(ステップS1714)、スキャナプログラム1501を終了して、表示装置207に図6に示す画面を表示する。
上述した図17に示すフローチャートのステップS1713において、送信プログラム1702の起動時に渡されるパラメータは、経由したステップとユーザ操作で決定される。この送信プログラム1702の起動時に渡されるパラメータは、図19に示すパラメータの組み合わせの表に示す通りとなる。
この図19の表の第1行目は、ステップS1703を経由し、業務担当者が文書種類表示領域703で文書種類を選択し、登録ボタン801に業務担当者がタッチした場合に相当する。この場合には、「契約番号」に空白、「文書識別子」に文書種類表示領域703で選択した文書種類に対応する文書識別子、「業務の種類」に「新規登録」、「デジタル複合機のID」にこのスキャナプログラム1501を実行しているデジタル複合機のID、「文書本体」にスキャンした文書名が、パラメータの値となる。
この図19の表の第3行目は、ステップS1706を経由し、ユーザが1201のボタンをユーザがタッチした場合に相当する。この場合には、「契約番号」にスキャンした契約番号、「文書識別子」にスキャンした文書識別子、「業務の種類」に「文書更新」、「デジタル複合機のID」にこのスキャナプログラム1501を実行しているデジタル複合機のID、「文書本体」にスキャンした文書名がパラメータの値となる。
この図19の表の第5行目は、ステップ1707を経由し、ユーザが1301または1401のボタンをユーザがタッチした場合に相当する。この場合には、「契約番号」にスキャンした契約番号、「文書識別子」にスキャンした文書識別子、「業務の種類」に「文書印刷」、「デジタル複合機のID」にこのスキャナプログラム1501を実行しているデジタル複合機のID、「文書本体」無しがパラメータの値となる。
この図19の表の第4行目は、ステップ1707を経由し、ユーザが1302のボタンをユーザがタッチした場合に相当する。この場合には、「契約番号」にスキャンした契約番号、「文書識別子」にスキャンした文書識別子、「業務の種類」に「文書無効化」、「デジタル複合機のID」にこのスキャナプログラム1501を実行しているデジタル複合機のID、「文書本体」無しがパラメータの値となる。
この図19の表の第2行目は、ステップ1710を経由し、ユーザが表703で文書種類を選択し、901のボタンをユーザがタッチした場合に相当する。この場合には、「契約番号」にスキャンした契約番号、「文書識別子」に表703で選択した文書種類に対応する文書識別子、「業務の種類」に「追加登録」、「デジタル複合機のID」にこのスキャナプログラム1501を実行しているデジタル複合機のID、「文書本体」にスキャンした文書名がパラメータの値となる。
この図19の表の第6行目は、ステップ1711を経由し、ユーザが1001のボタンをユーザがタッチした場合に相当する。この場合には、「契約番号」にスキャンした契約番号、「文書識別子」に空白、「業務の種類」に「契約無効化」、「デジタル複合機のID」にこのスキャナプログラム1501を実行しているデジタル複合機のID、「文書本体」無しがパラメータの値となる。
次に、図15に示す送信プログラム1502についての詳細な動作を、図18によって説明する。
図18は、図15の送信プログラム1502に係わるフローチャートである。
送信プログラム1502は、スキャナプログラム1501によって起動(スタート)される。起動時のパラメータとして、「業務の種類」、「契約番号」、「文書識別子」、「文書本体」のデータ、デジタル複合機固有のIDを受け取る。
ただし「業務の種類」によってパラメータの一部が空白になる場合がある。例えば「新規登録」では「契約番号」が未定のため空白になる。「業務の種類」と各パラメータの設定状況は、図19に示す通りである。
デジタル複合機101では、送信プログラム1502の起動時にパラメータとして受け取った「文書本体」のデータをPDFまたはTIFFの形式でファイル化する(ステップS1801)。これをイメージファイルと呼ぶ。どちらの形式にするかは本社の文書管理サーバでの形式にあわせて、あらかじめ設定しておくものとする。
次に、デジタル複合機101では、送信プログラム1502の起動時にパラメータとして受け取った「業務の種類」、「契約番号」、「文書識別子」及び「デジタル複合機固有ID」のデータをあらかじめ定義したテキスト形式の情報としてファイル化する(ステップS1802)。これを属性ファイルと呼ぶ。
次に、デジタル複合機101は、文書管理サーバ102に対して接続を試みる(ステップS1803)。通信プロトコルとしてはいくつか考えられるが、本実施の形態では、HTTPプロトコルを使用するものとする。接続に必要な文書管理サーバ102のURL、ポート番号、認証情報等はあらかじめ設定しておくものとする。
次に、デジタル複合機101で、文書管理サーバ102に対して接続を試みた結果を評価し、接続が成功した場合(ステップS1804で成功)には、文書管理サーバ102に対して「イメージファイル」と「属性ファイル」の送信を行う(ステップS1807)。
次に、デジタル複合機101は、文書管理サーバ102からのレスポンスを受け取る(ステップS1808)。デジタル複合機101は、受け取ったレスポンスを評価して分岐を行う(ステップS1809)。
このステップS1809の分岐では、「新規登録」の業務が成功した場合にステップ1810へ進み、デジタル複合機101に「契約カバーシート」と「種類カバーシート」の印刷をさせる。このときに印刷する契約番号は文書管理サーバ102からレスポンスとしてもたらされるものである。
また、ステップS1809の分岐では、「追加登録」の業務が成功した場合はステップ1811へ進み、デジタル複合機101に「種類カバーシート」の印刷をさせる。
また、ステップS1809の分岐では、「文書印刷」の業務が成功した場合にステップ1812へ進み、デジタル複合機101に文書のイメージを印刷させる。このときに印刷する文書イメージは文書管理サーバ102からレスポンスとしてもたらされるものである。
「文書更新」、「文書無効化」、「契約無効化」がそれぞれ成功した場合、また、文書管理サーバ102が処理に失敗した場合は、ステップ1813へ進み、ステータス更新の処理を行う。
ここで、ステップS1810及びステップS1811において印刷するカバーシートは、予めデジタル複合機101の記憶装置205に記憶したテンプレートを元に作成される。「契約カバーシート」のテンプレートの場合には、図4の「契約番号」の記述領域402に数字が記入されておらず格子内が空白となっており、その上部の「契約番号」の数値も空白となった状態のものである。
契約カバーシートは、「新規登録」の場合に、「契約カバーシート」のテンプレートの空白に、文書管理サーバ102よりもたらされた文書識別情報である「契約番号」を、それ以外の場合はスキャンで読み取った「契約番号」を記載することで作成される。
また、「種類カバーシート」のテンプレートの場合には、図5の「契約番号」の記述領域502、「文書種類識別子」の記述領域503に数字が記入されておらず格子内が空白となっており、それぞれの上部の「契約番号」の数値と「文書種類」の名称の文字列が空白となった状態のものである。
種類カバーシートは、「新規登録」の場合に、文書管理サーバ102よりもたらされた「契約番号」を、それ以外の場合はスキャンで読み取った「契約番号」を、そして選択した文書種類の名称と「文書識別子」を記載することで作成される。
前述した、ステップS1810、ステップS1811又はステップS1812の処理が終了後、処理の結果ステータスと文書データをデジタル複合機101の記憶装置205に書き込むステータス更新の処理を行う(ステップS1813)。なお、ここで書き込む内容は、後述する図21で説明する。
次に、デジタル複合機101で、文書管理サーバ102に対して接続を試みた結果を評価し、接続が失敗した場合(ステップS1804で失敗)には、接続の試みが何回目であるかを確認し、予め設定しておいた接続リトライ回数を超えたかどうかを判断する(ステップS1805)。リトライ回数を超えていない場合(ステップS1805で範囲内)は、少し時間を置いてから(ステップS1806)ステップ1803へ戻り、再度接続を試みる。リトライ回数を超えた場合(ステップS1805でオーバー)は、何らかの理由によりサーバが応答できない場合であるので、前述したステータス更新の処理(ステップS1813)へ移行する。
次に、カバーシートに記載されるパラメータ設定状況について、図19により説明する。図19は、送信プログラム1502に渡されるパラメータの設定状況を示した表である。パラメータは「業務の種類」によって設定状況が変化する。
「新規登録」では、契約番号が未定のため空白となるが、文書種類識別子、複合機のID及び文書本体が設定される。
「追加登録」と「文書更新」とでは、すべてのパラメータ(業務の種類、契約番号、文書種類識別子、複合機のID及び文書本体)が設定される。
「文書無効化」と「文書印刷」とでは、文書イメージをサーバに送る必要がないので、文書本体の欄が空白になっている。
「契約無効化」では、契約と指示を出した複合機の判別ができれば良いので、「契約番号」と「デジタル複合機固有ID」のみが設定される。
次に、文書管理サーバ102から送られてくるレスポンス情報について、図20により説明する。図20は、送信プログラム1502の処理が成功した場合に文書管理サーバ102から送られてくるレスポンス情報を示す表である。このレスポンス情報は、「業務の種類」によって変化する。
「追加登録」「文書更新」「文書無効化」「契約無効化」の場合には、成功したことを示すコード以外、特にレスポンス情報は送られてこない。
「新規追加」の場合には、未定であった「契約番号」がサーバで割り振られて送られてくる。以後、この「契約番号」は、カバーシートの印刷やステータスの管理に利用される。
「文書印刷」の場合には、印刷すべきイメージデータが送られてくる。
次に、送信プログラムによる処理結果と記憶装置205に書き込まれるステータスについて、図21により説明する。図21は、送信プログラム1502の処理結果と記憶装置205に書き込まれるステータスを示す表である。これは「業務の種類」と「処理結果」によって決まる。処理結果は「成功」「サーバのエラー」「その他のエラー」に分類される。
「業務の種類」における全ての項目において、処理に対応した表現の部分を除き「成功」のときは「〜済み」、「サーバのエラー」のときは「〜待ち」、「その他のエラー」のときは「失敗」として表示する。
なお、業務担当者が、ステータスを確認したところ「失敗」であったときにはスキャンからやり直す必要がある。また、ステータスが「〜待ち」のときは、すでに送信用の情報が残っているのでボタン操作のみで再送が可能である。
次に、文書管理システムのデジタル複合機101において、過去に行った業務に対する現在のステータスを表示させ又は再実行を行う場合について、図22により説明する。
図22は、過去の業務のステータス確認や再実行を行うためのステータス管理プログラム1503のフローチャートである。このステータス管理プログラム1503では、業務担当者が図6のボタン602をタッチしたときにスタート(起動)する。
次に、デジタル複合機101のCPU202は、記憶装置205から過去の業務のステータスを読み込む(ステップS2201)。ここで読み込んだステータス情報は、表示装置207に表示する。この表示される画面は、図23に示すような表示である(ステップS2202)。デジタル複合機101は、この画面を表示した状態で、業務担当者が入力装置206を操作してデジタル複合機101に対し指令が入力されるのを待つ(ステップS2203)。
次に、業務担当者が入力装置206を操作して指令を入力すると、デジタル複合機101は、業務担当者がタッチしたボタンを評価して分岐を行う(ステップS2204)。
ここで、業務担当者が、「再実行(ボタン2302)」をタッチした場合(ステップS2204で再実行)には、業務担当者が選択した「〜待ち」のステータスの業務に対して送信プログラム1502を起動する(ステップS2205)。これによってデジタル複合機101は、文書管理サーバ102と接続し、再度データを送信する。その結果、文書管理サーバ102側でステータスが更新されるので、デジタル複合機101側では、ステップ2201に戻って、ステータスの再取得(ステップS2201)、再表示(ステップS2202)を行い、再び業務担当者(ユーザ)の入力待ち(ステップS2203)の状態となる。
また、ステップS2204で業務担当者が「削除(ボタン2303)」にタッチした場合(ステップS2204で削除)には、業務担当者が選択した「〜待ち」、「失敗」のステータスの業務の情報を削除し、ステータス情報も削除する(ステップS2206)。そして、デジタル複合機101では、ステップ2201に戻って、ステータスの再取得(ステップS2201)、再表示(ステップS2202)を行い、再び業務担当者(ユーザ)の入力待ち(ステップS2203)の状態となる。
さらに、このステップS2204で業務担当者が「終了(ボタン2304)」にタッチした場合(ステップS2204で終了)には、本ステータス管理プログラム1503を終了して、図6の画面に戻る。
次に、デジタル複合機101のCPU202が、記憶装置205から過去の業務のステータスを読み込んで表示装置207に表示したときの画面の内容について、図23により説明する。
図23は、ステータス管理プログラム1503の入力待ち画面の説明図である。
この画面2301では、現在記憶装置に残っている業務のステータスが表にして一覧表示されていて、スクロール可能である。各業務には、「契約番号」「文書種類名」「実行日時」「ステータス」が表示される。
この画面2301に表示された「再実行」ボタン2302は、表からステータスが「〜待ち」になっているものを選んだときにのみ利用可能である。
また、「削除」ボタン2303は、表からステータスが「〜待ち」または「失敗」になっているものを選んだときにのみ利用可能である。
「終了」ボタン2304は、ステータス管理プログラム1503を終了するためのボタンであり、いつでも使用可能である。
次に、デジタル複合機101のCPU202が、装置全体を制御するときの制御手順について、図24により説明する。
図24は、デジタル複合機101における全体制御プログラム1504のフローチャートである。このプログラムは、デジタル複合機101上で常時起動している。このプログラムでは、イベントの発生待ちの状態のときに、図6に示す通常画面を表示させる。この図6に示す画面上で、業務担当者が指令を入力する、又は、定期的な時刻に到達すると、デジタル複合機101のCPU202は、発生したイベントの評価を行う(ステップS2402)。
ここで、業務担当者がボタン602にタッチした場合(ステップS2402でステータス確認ボタン)には、デジタル複合機101のCPU202が、ステータス管理プログラム1503を起動(ステップS2403)し、その処理の終了後、ステップ2401へ戻る。
業務担当者がボタン601にタッチした場合(ステップS2402でスキャンボタン)には、デジタル複合機101のCPU202が、スキャナプログラム1501を起動(ステップS2404)し、終了後、ステップ2401に戻る。
また、デジタル複合機101が起動状態であらかじめ設定された定期的な時刻に到達した場合(ステップS2402で定期時刻)には、記憶装置205内の各業務のステータスを確認する(ステップS2405)。
これに続いて、「〜待ち」のステータスのものが有るか判別し、無い場合はステップ2401に戻る(ステップS2406で無し)。また、有る場合(ステップS2406で有り)には、送信プログラム1502を実行する(ステップS2407)。これにより、デジタル複合機101では、サーバでの処理に失敗した業務を定期的に再実行し、自動的に業務を進める。
次に、文書管理システムにおける本社に配置される文書管理サーバ102上で動作する、図16に示すソフトウェアプログラム群106について、図25により説明する。
図25は、文書管理サーバ102で動作する指示実行プログラム1601に係わるフローチャートである。この指示実行プログラム1601は、文書管理サーバ102で常時起動し、デジタル複合機101又はクライアント端末103からの要求を待ち、要求に応じて動作を行うためのものである。
この文書管理サーバ102では、指示実行プログラム1601かスタートすると、接続待ち状態にセットして(ステップS2501)、接続があったか判断し(ステップS2502)、無い場合(ステップS2502で無し)にステップ2501に戻るというルーチンを実行して待機する。
文書管理サーバ102に対して、デジタル複合機101又はクライアント端末103から接続があったと判定した場合(ステップS2502で有り)には、接続によって送られてきたイメージファイル、属性ファイルのうち、属性ファイルを読み込んで「業務の種類」「契約番号」「文書種類識別子」「デジタル複合機固有ID」を取得する(ステップS2503)。
次に、文書管理サーバ102では、取得した属性ファイルのデータから「業務の種類」を判定した結果に基づいて分岐する(ステップS2504)。ここで、「新規登録」の場合(ステップS2504で新規登録)は、ステップ2505へ進む。「文書印刷」の場合(ステップS2504で文書印刷)は、ステップS2507へ進む。それ以外の場合(ステップS2504でその他)は、ステップS2508へ進む。
文書管理サーバ102で新しい文書を文書管理システムに登録する処理(新規登録の処理)を行う場合には、まず、新規の契約番号を発行する(ステップS2505)。そしてレスポンス情報に新規の契約番号を入れる(ステップS2506)。さらに、この処理では、イメージファイルのインポートと、属性情報の付加が行われる。処理が成功した場合には、レスポンス情報に成功を示すコードを入れる。また、処理が失敗した場合には、レスポンス情報に失敗を示すコードを入れ(ステップS2511)、ステップS2515へ進む。
文書管理サーバ102で文書印刷の処理を行う場合には、レスポンス情報に印刷する文書イメージを入れ(ステップS2507)、ステップS2515へ進む。
文書管理サーバ102で、その他の処理を行う場合には、まず「デジタル複合機固有ID」を評価し、業務の対象となる文書を作成したデジタル複合機101として登録されたIDと同じか否かを判断する(ステップS2508)。業務の対象となる文書を作成したデジタル複合機101と同じでない場合(ステップS2508で登録したIDでない)には、処理が拒否されるので、レスポンス情報に処理の拒否を示すコードを入れ(ステップS2509)、ステップS2515へ進む。
業務の対象となる文書を作成したデジタル複合機101と同じ場合(ステップS2508で登録したIDである)には、再度「業務の種類」(「追加登録」、「文書更新」、「文書無効化」、「契約無効化」)で分岐する(ステップS2510)。
ステップS2510の分岐で、「追加登録」の場合には、新しい文書を文書管理システムに登録する処理を行う。この処理では、イメージファイルのインポートと、属性情報の付加が行われる。処理が成功した場合には、レスポンス情報に成功を示すコードを入れる。また、処理が失敗した場合には、レスポンス情報に失敗を示すコードを入れ(ステップS2511)、ステップS2515へ進む。
ステップS2510の分岐で、「文書更新」の場合には、文書管理システムに登録されている既存の文書(契約番号と文書種類識別子で照合する)に新バージョン追加の処理を行う。この処理では、イメージファイルのインポートと、属性情報の付加が行われる。処理が成功した場合には、レスポンス情報に成功を示すコードを入れる。失敗した場合には、レスポンス情報に失敗を示すコードを入れ(ステップS2512)、ステップS2515へ進む。
ステップS2510の分岐で、「文書無効化」の場合には、文書管理システムに登録されている既存の文書(契約番号と文書種類識別子で照合する)が、外部からアクセス不可になるように権限の変更処理を行う。この処理が成功した場合には、レスポンス情報に成功を示すコードを入れる。失敗した場合には、レスポンス情報に失敗を示すコードを入れ(ステップS2513)、ステップS2515へ進む。
ステップS2510の分岐で、「契約無効化」の場合には、文書管理システムに登録されている既存の同一契約内のすべての文書(契約番号で照合する)を外部からアクセス不可になるように権限の変更処理を行う。この処理が成功した場合には、レスポンス情報に成功を示すコードを入れる。失敗した場合には、レスポンス情報に失敗を示すコードを入れ(ステップS2514)、ステップS2515へ進む。
次に、ステップ2515では、レスポンス情報を接続相手に送る。その後、再び接続待ちのためステップ2501に戻る。
本実施例では、デジタル複合機において、カバーシートから文書識別子を抽出し、契約グループまたは個々の文書に対する処理方法を判断しているが、本発明はこの形態に限定されず、デジタル複合機で読み取ったカバーシートについて、文書管理サーバで文書識別子を抽出し、文書管理サーバで処理方法を判断する形態をとってもよい。
この文書管理システムの本社に配置される文書管理サーバ102上で動作する図16に示すソフトウェアプログラム群106における文書管理プログラム1602は、一般的なものであるため、説明を省略する。なお、デジタル複合機101だけではなく、クライアント端末103でも、前述した業務は可能である。
以上説明したように、本実施の形態によれば、業務担当者が、カバーシートと文書原稿の組み合わせを選択し、デジタル複合機101でスキャン操作することによって、本文書管理システム側で業務を自動的に選択実行し、本社オペレータの操作が無くても書類の電子化管理の業務を行うことができる。
また、本実施の形態の文書管理システムによれば、業務担当者が契約書をデジタル複合機101でスキャンする操作をすることにより、自動的に文書管理サーバ102で文書データの新規登録が実行される。これと共に、デジタル複合機101から、自動的に契約カバーシートと種類カバーシートとが印刷されて出力される。
これら契約カバーシートと種類カバーシートとは、営業所において、現物の賃貸借契約書又は駐車場契約書等の代わりの文書として利用される。現物の賃貸借契約書又は駐車場契約書は、例えば本社へ送付されて保管される。
また、営業所において、文書管理サーバ102に登録された契約に関して手続きを行うときには、契約カバーシート又は種類カバーシートと、所要の書類等を予め定められた組み合わせに従って選択し、デジタル複合機101にスキャンさせる操作によって、文書管理サーバ102側で読み込まれた文書の組み合わせにより自動的に所望の登録された契約に関する手続きを判別して実行される。
よって、業務担当者は、デジタル複合機101で文書をスキャンするという単純な操作だけで、文書管理サーバ102に所要の動作をさせることができる。これにより業務担当者が文書管理サーバ102に指令を入力するための煩雑な入力操作を習得する労力を削減できる。これと共に、業務担当者の操作が1つもしくは2つの単純な操作に特定されるため、業務担当者による操作ミスを防ぐことができる。すなわち、業務担当者が文書管理サーバ102に指令を入力するための煩雑な入力操作を行うときの手間を省き、煩雑な入力操作で誤操作を生じるリスクを回避し、正確な手続きが実行されるようにして、文書管理の信頼性を向上できる。
また、営業所においては、契約書を契約カバーシートと種類カバーシートで管理し、契約書の実データの内容についてはデジタル複合機101によって確認することが可能であるため、契約書のハードコピーを余分に出力する必要がないので、ペーパレス化を図ることができる。
加えて、新規登録を行ったデジタル複合機101からのみ、印刷以外の操作を実行可能に設定できるため、文書管理サーバ102に格納されている文書データが第3者によって改変されることを抑制することができる。
また、本発明の目的は、以下の処理を実行することによって達成される。即ち、上述した実施形態の機能を実現するソフトウェアのプログラムコードを記録した記憶媒体を、システム或いは装置に供給し、そのシステム或いは装置のコンピュータ(またはCPUやMPU等)が記憶媒体に格納されたプログラムコードを読み出す処理である。
この場合、記憶媒体から読み出されたプログラムコード自体が前述した実施の形態の機能を実現することになり、そのプログラムコード及び該プログラムコードを記憶した記憶媒体は本発明を構成することになる。
また、プログラムコードを供給するための記憶媒体としては、次のものを用いることができる。例えば、フロッピー(登録商標)ディスク、ハードディスク、光磁気ディスク、CD−ROM、CD−R、CD−RW、DVD−ROM、DVD−RAM、DVD−RW、DVD+RW、磁気テープ、不揮発性のメモリカード、ROM等である。または、プログラムコードをネットワークを介してダウンロードしてもよい。
また、コンピュータが読み出したプログラムコードを実行することにより、上記実施の形態の機能が実現される場合も本発明に含まれる。加えて、そのプログラムコードの指示に基づき、コンピュータ上で稼動しているOS(オペレーティングシステム)等が実際の処理の一部または全部を行い、その処理によって前述した実施形態の機能が実現される場合も含まれる。
更に、前述した実施形態の機能が以下の処理によって実現される場合も本発明に含まれる。即ち、記憶媒体から読み出されたプログラムコードが、コンピュータに挿入された機能拡張ボードやコンピュータに接続された機能拡張ユニットに備わるメモリに書き込まれる。その後、そのプログラムコードの指示に基づき、その機能拡張ボードや機能拡張ユニットに備わるCPU等が実際の処理の一部または全部を行う場合である。
なお、本発明は、上述した実施の形態に限定されるものではなく、本発明の要旨を逸脱しない範囲で、その他種々の構成を取り得ることは、勿論である。例えば、本発明の本文書管理システムで利用するデジタル複合機の代わりに、スキャナと印刷機の機能を組み合わせた装置等を利用することができる。
本発明の実施の形態に係わる、文書管理システムの概略的な構成を示す説明図である。 デジタル複合機のハードウェア構成を示すブロック図である。 文書管理サーバのハードウェア構成を示すブロック図である。 賃貸借契約1件に対し1枚作成される「契約カバーシート」を示す正面図である。 賃貸借契約の文書種類ごとに1枚作成される「種類カバーシート」を示す正面図である。 デジタル複合機が待機状態のときに、表示装置に表示する画面の説明図である。 デジタル複合機で新規登録の業務が開始されたときに、表示装置に表示される画面の説明図である。 デジタル複合機で新規登録の業務が開始されたときに、表示装置に表示される画面の内の業務ボタン領域を示す説明図である。 デジタル複合機で追加登録の業務のときに、表示装置に表示される画面の説明図である。 デジタル複合機で契約無効化の業務のときに、表示装置に表示される画面の内の業務ボタン領域を示す説明図である。 デジタル複合機で文書更新の業務のときに、表示装置に表示される画面の説明図である。 デジタル複合機で文書更新の業務のときに、表示装置に表示される画面の内の業務ボタン領域を示す説明図である。 デジタル複合機で文書無効化又は文書印刷の業務のときに、表示装置に表示される画面の内の業務ボタン領域を示す説明図である。 デジタル複合機によって文書印刷の処理のみを利用可能とする場合に、表示装置に表示される画面の内の業務ボタン領域を示す説明図である。 ソフトウェアプログラム群のソフトウェア構成図である。 ソフトウェアプログラム群のソフトウェア構成図である。 図15に示すスキャナプログラムに係わるフローチャートである。 図15の送信プログラムに係わるフローチャートである。 送信プログラムの起動時に渡されるパラメータの組み合わせを表にして示す送信プログラム用パラメータの設定表である。 送信プログラムの処理が成功した場合に文書管理サーバから送られてくるレスポンス情報を示す送信プログラム用レスポンスの設定表である。 送信プログラムの処理結果と記憶装置に書き込まれるステータスを示す表である。 過去の業務のステータス確認や再実行を行うためのステータス管理プログラムのフローチャートである。 ステータス管理プログラムの入力待ち画面の説明図である。 図デジタル複合機における全体制御プログラムのフローチャートである。 文書管理サーバで動作する指示実行プログラムに係わるフローチャートである。
符号の説明
101 デジタル複合機
102 文書管理サーバ
103 クライアント端末
104 データベース装置
105 デジタル複合機で実行されるソフトウェアプログラム群
106 文書管理サーバで実行されるソフトウェアプログラム群
107 クライアント端末で実行されるソフトウェアプログラム群
108 ネットワーク
201 データバス
202 CPU
203 RAM
204 外部インターフェース
205 記憶装置
206 入力装置
207 表示装置
208 スキャナ装置
209 印刷装置
210 プログラム記憶領域
211 データ記憶領域
301 データバス
302 CPU
303 RAM
304 外部インターフェース
305 記憶装置
306 プログラム記憶領域
307 データ記憶領域
401 カバーシート認識領域
402 契約番号認識領域
501 カバーシート認識領域
502 契約番号認識領域
503 文書種類識別子認識領域
601 スキャンタッチボタン
602 ステータス確認タッチボタン
701 契約番号表示領域
702 プレビュー領域
703 文書種類名一覧表
704 プレビュータッチボタン
705 業務ボタン領域
801 登録タッチボタン
802 キャンセルタッチボタン
901 追加タッチボタン
902 キャンセルタッチボタン
1001 無効化タッチボタン
1002 キャンセルタッチボタン
1101 契約番号表示領域
1102 文書種類名表示領域
1103 スキャンイメージプレビュー領域
1104 更新対象イメージプレビュー領域
1105 業務ボタン領域
1201 更新タッチボタン
1202 キャンセルタッチボタン
1301 印刷タッチボタン
1302 無効化タッチボタン
1303 キャンセル
1401 印刷タッチボタン
1402 キャンセルタッチボタン
1501 スキャナプログラム
1502 送信プログラム
1503 ステータス管理プログラム
1504 全体制御プログラム
1601 指示実行プログラム
1602 文書管理プログラム
1701 スキャン実行ステップ
1702 カバーシート判別確認ステップ
1703 新規契約画面表示ステップ
1704 OCR処理ステップ
1705 文書本体有無確認ステップ
1706 文書更新画面表示ステップ
1707 文書無効化、印刷画面表示ステップ
1708 OCR処理ステップ
1709 文書本体有無確認ステップ
1710 追加登録画面表示ステップ
1711 契約無効化画面表示ステップ
1712 ユーザ入力判断ステップ
1713 送信プログラム実行ステップ
1714 処理キャンセルステップ
1801 画像データファイル化ステップ
1802 属性情報ファイル化ステップ
1803 サーバ接続要求ステップ
1804 接続成否確認ステップ
1805 リトライ回数確認ステップ
1806 一定時間待機ステップ
1807 データ送信ステップ
1808 レスポンス受信ステップ
1809 応答確認ステップ
1810 新規登録時印刷ステップ
1811 追加登録時印刷ステップ
1812 文書印刷時印刷ステップ
1813 ステータス更新ステップ
2201 ステータス取得ステップ
2202 画面表示ステップ
2203 ユーザ入力待機ステップ
2204 入力結果判定ステップ
2205 送信プログラム実行ステップ
2206 ステータス削除ステップ
2301 ステータス一覧表
2302 再実行タッチボタン
2303 削除タッチボタン
2304 終了タッチボタン
2401 イベント待機ステップ
2402 イベント判定ステップ
2403 ステータス管理プログラム起動ステップ
2404 スキャナプログラム起動ステップ
2405 ステータス取得ステップ
2406 対象業務確認ステップ
2407 送信プログラム起動ステップ
2501 接続要求待機ステップ
2502 接続確認結果判定ステップ
2503 属性情報取得ステップ
2504 業務種類判定ステップ
2505 契約番号発行ステップ
2506 新規契約番号レスポンス作成ステップ
2507 印刷データレスポンス作成ステップ
2508 デジタル複合機判別ステップ
2509 処理拒否コードレスポンス作成ステップ
2510 業務種類判定ステップ
2511 文書登録処理実行ステップ
2512 文書更新処理実行ステップ
2513 文書無効化処理実行ステップ
2514 契約無効化処理実行ステップ
2515 レスポンス実行ステップ

Claims (16)

  1. 原稿を読み取り、文書データを生成する画像処理装置と、当該文書データを記憶する記憶手段を備えた文書管理サーバとが通信可能に接続された文書管理システムであって、
    前記画像処理装置は、
    前記生成された文書データに、前記記憶手段に記憶された文書データに対して特定の処理を行うためのカバーシートが含まれるか否かを判定する判定手段と、
    前記判定手段によって前記生成された文書データに前記カバーシートが含まれないと判定された場合に、当該文書データの新規登録を行うべく、当該文書データと、更に画像処理装置ごとに割り振られた装置識別情報とを含めた新規登録の指示を前記文書管理サーバに送信し、前記判定手段によって前記生成された文書データに前記カバーシートが含まれると判定された場合に、前記記憶手段に記憶された文書データに対して特定の処理を行うべく、前記カバーシートから特定される文書識別情報と、前記生成された文書データとを含めた特定の処理の実行指示を前記文書管理サーバに送信する指示手段と、
    前記指示手段による新規登録の指示に応じて発行された文書識別情報を前記文書管理サーバから受信し、受信した文書識別情報を用いてカバーシートを印刷する印刷手段と、
    前記文書管理サーバは、
    前記指示手段によって文書データの新規登録の指示を受信した場合に、新規登録ごとに割り振られる前記文書識別情報を発行する文書識別情報発行手段と、
    前記文書識別情報発行手段によって発行された文書識別情報を前記画像処理装置に送信する文書識別情報送信手段と、
    前記指示手段によって文書データの新規登録の指示を受信した場合に、前記指示手段によって送信された文書データと、前記文書識別情報発行手段によって発行された文書識別情報と、更に前記指示手段によって送信された装置識別情報とを対応づけて前記記憶手段に記憶する第1の登録手段と、
    前記指示手段によって前記記憶手段に記憶された文書データに対する特定の処理の実行指示を受信した場合に、前記指示手段によって送信された文書識別情報に対応する文書データであって、前記記憶手段に記憶された文書データに対して、前記指示手段によって送信された文書データを用いて特定の処理を行う第2の登録手段と、
    前記指示手段によって前記記憶手段に記憶された文書データに対する特定の処理の実行指示を受信した場合に、当該特定の処理の実行指示に含まれる装置識別情報が、当該特定の処理の実行指示に含まれる文書識別情報から特定される文書データに対応づいた装置識別情報と一致するか否かを判定する装置判定手段とを備え、
    前記第2の登録手段は、前記装置判定手段によって一致すると判定された場合に前記指示手段によって送信された文書データを用いて特定の処理を行い、一致しないと判定された場合に当該特定の処理を行わないことを特徴とする文書管理システム。
  2. 前記文書識別情報は、前記文書データの新規登録ごとに作成されるグループであって、複数の文書データが含まれるグループごとに割り振られる第1の文書識別情報と、前記新規登録された文書データの種類ごとに割り振られる第2の文書識別情報とを含み、
    前記印刷手段は、前記指示手段による新規登録の指示に応じて発行された文書識別情報を前記文書管理サーバから受信し、受信した文書識別情報のうち、前記第1の文書識別情報を用いて、前記グループに対応する基本カバーシートを印刷し、前記第1の文書識別情報および前記第2の文書識別情報を用いて、前記文書データの種類に対応する種類カバーシートを印刷することを特徴とする請求項1に記載の文書管理システム。
  3. 前記指示手段は、前記判定手段によって前記生成された文書データに前記カバーシートが含まれ、かつ当該カバーシートが基本カバーシートであると判定された場合に、当該基本カバーシートから特定される前記第1の文書識別情報に対応するグループに対して新規に追加登録の処理を行うべく、前記基本カバーシートから特定される第1の文書識別情報と、前記生成された文書データとを含めた追加登録の処理の実行指示を前記文書管理サーバに送信し、
    前記第2の登録手段は、前記指示手段によって追加登録の処理の実行指示を受信した場合に、前記指示手段によって送信された第1の文書識別情報と、当該文書データの種類に応じた第2の文書識別情報に対応させて、前記指示手段によって送信された文書データを前記記憶手段に追加登録し、
    前記印刷手段は、前記追加登録された文書データの種類に応じた第2の文書識別情報と、前記第1の文書識別情報を用いて、前記追加登録された文書データに対応する種類カバーシートを印刷することを特徴とする請求項2に記載の文書管理システム。
  4. 前記指示手段は、前記判定手段によって前記生成された文書データに前記カバーシートが含まれ、かつ当該カバーシートが種類カバーシートであると判定された場合に、当該種類カバーシートから特定される前記第1の文書識別情報と前記第2の文書識別情報によって特定される文書データに対して更新の処理を行うべく、前記種類カバーシートから特定される第1の文書識別情報および第2の文書識別情報と、前記生成された文書データとを含めた更新の処理の実行指示を前記文書管理サーバに送信し、
    前記第2の登録手段は、前記指示手段によって更新の処理の実行指示を受信した場合に、前記指示手段によって送信された第1の文書識別情報と第2の文書識別情報に対応する文書データであって、前記記憶手段に記憶された文書データに対して、前記指示手段によって送信された文書データを用いて更新の処理を行うことを特徴とする請求項2または3に記載の文書管理システム。
  5. 前記指示手段は、前記判定手段によって前記生成された文書データが前記カバーシートのみであり、かつ当該カバーシートが基本カバーシートであると判定された場合に、当該基本カバーシートから特定される前記第1の文書識別情報に対応するグループであって、当該グループに含まれる文書データを閲覧不可能にするグループ無効化の処理を行うべく、前記基本カバーシートから特定される第1の文書識別情報を含めたグループ無効化の処理の実行指示を前記文書管理サーバに送信し、
    前記第2の登録手段は、前記指示手段によってグループ無効化の処理の実行指示を受信した場合に、前記指示手段によって送信された第1の文書識別情報に対応するグループに含まれる文書データであって、前記記憶手段に記憶された文書データを閲覧不可能にする処理を行うことを特徴とする請求項2乃至4のいずれか1項に記載の文書管理システム。
  6. 前記指示手段は、前記判定手段によって前記生成された文書データが前記カバーシートのみであり、かつ当該カバーシートが種類カバーシートであると判定された場合に、当該種類カバーシートから特定される前記第1の文書識別情報と前記第2の文書識別情報に対応する文書データを閲覧不可能にする文書無効化の処理を行うべく、前記種類カバーシートから特定される第1の文書識別情報および第2の文書識別情報を含めた文書無効化の処理の実行指示を前記文書管理サーバに送信し、
    前記第2の登録手段は、前記指示手段によって文書無効化の処理の実行指示を受信した場合に、前記指示手段によって送信された第1の文書識別情報と第2の文書識別情報に対応する文書データであって、前記記憶手段に記憶された文書データを閲覧不可能にする処理を行うことを特徴とする請求項2乃至5のいずれか1項に記載の文書管理システム。
  7. 前記指示手段は、前記判定手段によって前記生成された文書データが前記カバーシートのみであり、かつ当該カバーシートが種類カバーシートであると判定された場合に、当該種類カバーシートから特定される前記第1の文書識別情報と前記第2の文書識別情報に対応する文書データを印刷するべく、前記種類カバーシートから特定される第1の文書識別情報および第2の文書識別情報を含めた印刷実行指示を前記文書管理サーバに送信し、
    前記第2の登録手段は、前記指示手段によって印刷実行指示を受信した場合に、前記指示手段によって送信された第1の文書識別情報と第2の文書識別情報に対応する文書データであって、前記記憶手段に記憶された文書データの印刷ジョブを前記画像処理装置に送信することを特徴とする請求項2乃至5のいずれか1項に記載の文書管理システム。
  8. 前記判定手段はOCR処理によって、前記文書データが前記カバーシートであることを識別することを特徴とする請求項1乃至7のいずれか1項に記載の文書管理システム。
  9. 前記印刷手段は、前記指示手段による新規登録の指示に応じて発行された文書識別情報を前記文書管理サーバから受信し、受信した文書識別情報を前記画像処理装置の保持する前記カバーシートのフォーマットに付加して前記カバーシートを印刷することを特徴とする請求項1乃至8のいずれか1項に記載の文書管理システム。
  10. 前記新規登録される文書データの文書識別情報を付加した前記カバーシートは、前記文書管理サーバによって生成されることを特徴とする請求項1乃至10のいずれか1項に記載の文書管理システム。
  11. 画像処理装置によって読み取られた原稿から生成された文書データを記憶する記憶手段と、文書データの新規登録の指示を画像処理装置から受信した場合に、新規登録ごとに割り振られる文書識別情報を発行する文書識別情報発行手段と、前記文書識別情報発行手段によって発行された文書識別情報を画像処理装置に送信する文書識別情報送信手段と、文書データの新規登録の指示を画像処理装置から受信した場合に、前記指示と共に受信した文書データと、前記文書識別情報発行手段によって発行された文書識別情報と、更に前記指示と共に受信した装置識別情報であって、前記画像処理装置ごとに割り振られた装置識別情報とを対応づけて前記記憶手段に記憶する第1の登録手段と、前記記憶手段に記憶された文書データに対する特定の処理の実行指示を画像処理装置から受信した場合に、画像処理装置によって送信された文書識別情報に対応する文書データであって、前記記憶手段に記憶された文書データに対して、画像処理装置によって送信された文書データを用いて特定の処理を行う第2の登録手段と、前記記憶手段に記憶された文書データに対する特定の処理の実行指示を受信した場合に、当該特定の処理の実行指示に含まれる装置識別情報が、当該特定の処理の実行指示に含まれる文書識別情報から特定される文書データに対応づいた装置識別情報と一致するか否かを判定する装置判定手段とを備え、前記第2の登録手段は、前記装置判定手段によって一致すると判定された場合に前記画像処理装置によって送信された文書データを用いて特定の処理を行い、一致しないと判定された場合に当該特定の処理を行わないことを特徴とする文書管理サーバと通信可能に接続された画像処理装置であって、
    原稿を読み取り生成された文書データに、前記記憶手段に記憶された文書データに対して特定の処理を行うためのカバーシートが含まれるか否かを判定する判定手段と、
    前記判定手段によって前記生成された文書データに前記カバーシートが含まれないと判定された場合に、当該文書データの新規登録を行うべく、当該文書データと、更に前記装置識別情報とを含めた新規登録の指示を前記文書管理サーバに送信し、前記判定手段によって前記生成された文書データに前記カバーシートが含まれると判定された場合に、前記記憶手段に記憶された文書データに対して特定の処理を行うべく、前記カバーシートから特定される文書識別情報と、前記生成された文書データとを含めた特定の処理の実行指示を前記文書管理サーバに送信する指示手段と、
    前記指示手段による新規登録の指示に応じて発行された文書識別情報を前記文書管理サーバから受信し、受信した文書識別情報を用いてカバーシートを印刷する印刷手段と
    を備えることを特徴とする画像処理装置。
  12. 画像処理装置によって読み取られた原稿から生成された文書データを記憶する記憶手段と、文書データの新規登録の指示を画像処理装置から受信した場合に、新規登録ごとに割り振られる文書識別情報を発行する文書識別情報発行手段と、前記文書識別情報発行手段によって発行された文書識別情報を画像処理装置に送信する文書識別情報送信手段と、文書データの新規登録の指示を画像処理装置から受信した場合に、前記指示と共に受信した文書データと、前記文書識別情報発行手段によって発行された文書識別情報と、更に前記指示と共に受信した装置識別情報であって、前記画像処理装置ごとに割り振られた装置識別情報とを対応づけて前記記憶手段に記憶する第1の登録手段と、前記記憶手段に記憶された文書データに対する特定の処理の実行指示を画像処理装置から受信した場合に、画像処理装置によって送信された文書識別情報に対応する文書データであって、前記記憶手段に記憶された文書データに対して、画像処理装置によって送信された文書データを用いて特定の処理を行う第2の登録手段と、前記記憶手段に記憶された文書データに対する特定の処理の実行指示を受信した場合に、当該特定の処理の実行指示に含まれる装置識別情報が、当該特定の処理の実行指示に含まれる文書識別情報から特定される文書データに対応づいた装置識別情報と一致するか否かを判定する装置判定手段とを備え、前記第2の登録手段は、前記装置判定手段によって一致すると判定された場合に前記画像処理装置によって送信された文書データを用いて特定の処理を行い、一致しないと判定された場合に当該特定の処理を行わないことを特徴とする文書管理サーバと通信可能に接続された画像処理装置の制御方法であって、
    前記画像処理装置の判定手段が、原稿を読み取り生成された文書データに、前記記憶手段に記憶された文書データに対して特定の処理を行うためのカバーシートが含まれるか否かを判定する判定ステップと、
    前記画像処理装置の指示手段が、前記判定ステップによって前記生成された文書データに前記カバーシートが含まれないと判定された場合に、当該文書データの新規登録を行うべく、当該文書データと、更に前記装置識別情報とを含めた新規登録の指示を前記文書管理サーバに送信し、前記判定ステップによって前記生成された文書データに前記カバーシートが含まれると判定された場合に、前記記憶手段に記憶された文書データに対して特定の処理を行うべく、前記カバーシートから特定される文書識別情報と、前記生成された文書データとを含めた特定の処理の実行指示を前記文書管理サーバに送信する指示ステップと、
    前記画像処理装置の印刷手段が、前記指示ステップによる新規登録の指示に応じて発行された文書識別情報を前記文書管理サーバから受信し、受信した文書識別情報を用いてカバーシートを印刷する印刷ステップと
    を備えることを特徴とする画像処理装置の制御方法。
  13. 画像処理装置によって読み取られた原稿から生成された文書データを記憶する記憶手段と、文書データの新規登録の指示を画像処理装置から受信した場合に、新規登録ごとに割り振られる文書識別情報を発行する文書識別情報発行手段と、前記文書識別情報発行手段によって発行された文書識別情報を画像処理装置に送信する文書識別情報送信手段と、文書データの新規登録の指示を画像処理装置から受信した場合に、前記指示と共に受信した文書データと、前記文書識別情報発行手段によって発行された文書識別情報と、更に前記指示と共に受信した装置識別情報であって、前記画像処理装置ごとに割り振られた装置識別情報とを対応づけて前記記憶手段に記憶する第1の登録手段と、前記記憶手段に記憶された文書データに対する特定の処理の実行指示を画像処理装置から受信した場合に、画像処理装置によって送信された文書識別情報に対応する文書データであって、前記記憶手段に記憶された文書データに対して、画像処理装置によって送信された文書データを用いて特定の処理を行う第2の登録手段と、前記記憶手段に記憶された文書データに対する特定の処理の実行指示を受信した場合に、当該特定の処理の実行指示に含まれる装置識別情報が、当該特定の処理の実行指示に含まれる文書識別情報から特定される文書データに対応づいた装置識別情報と一致するか否かを判定する装置判定手段とを備え、前記第2の登録手段は、前記装置判定手段によって一致すると判定された場合に前記画像処理装置によって送信された文書データを用いて特定の処理を行い、一致しないと判定された場合に当該特定の処理を行わないことを特徴とする文書管理サーバと通信可能に接続された画像処理装置の制御方法をコンピュータに実行させるためのコンピュータに読み取り可能なプログラムであって、
    前記画像処理装置を、
    原稿を読み取り生成された文書データに、前記記憶手段に記憶された文書データに対して特定の処理を行うためのカバーシートが含まれるか否かを判定する判定手段と、
    前記判定手段によって前記生成された文書データに前記カバーシートが含まれないと判定された場合に、当該文書データの新規登録を行うべく、当該文書データと、更に前記装置識別情報とを含めた新規登録の指示を前記文書管理サーバに送信し、前記判定手段によって前記生成された文書データに前記カバーシートが含まれると判定された場合に、前記記憶手段に記憶された文書データに対して特定の処理を行うべく、前記カバーシートから特定される文書識別情報と、前記生成された文書データとを含めた特定の処理の実行指示を前記文書管理サーバに送信する指示手段と、
    前記指示手段による新規登録の指示に応じて発行された文書識別情報を前記文書管理サーバから受信し、受信した文書識別情報を用いてカバーシートを印刷する印刷手段
    として機能させることを特徴とするプログラム。
  14. 原稿を読み取り、文書データを生成し、前記生成された文書データに、文書管理サーバに記憶された文書データに対して特定の処理を行うためのカバーシートが含まれるか否かを判定する判定手段と、前記判定手段によって前記生成された文書データに前記カバーシートが含まれないと判定された場合に、当該文書データの新規登録を行うべく、当該文書データと、更に画像処理装置ごとに割り振られた装置識別情報とを含めた新規登録の指示を文書管理サーバに送信し、前記判定手段によって前記生成された文書データに前記カバーシートが含まれると判定された場合に、記憶手段に記憶された文書データに対して特定の処理を行うべく、前記カバーシートから特定される文書識別情報と、前記生成された文書データとを含めた特定の処理の実行指示を文書管理サーバに送信する指示手段と、前記指示手段による新規登録の指示に応じて発行された文書識別情報を文書管理サーバから受信し、受信した文書識別情報を用いてカバーシートを印刷する印刷手段とを備えた画像処理装置と通信可能に接続され、前記文書データを記憶する記憶手段を備えた文書管理サーバであって、
    前記指示手段によって文書データの新規登録の指示を受信した場合に、新規登録ごとに割り振られる前記文書識別情報を発行する文書識別情報発行手段と、
    前記文書識別情報発行手段によって発行された文書識別情報を前記画像処理装置に送信する文書識別情報送信手段と、
    前記指示手段によって文書データの新規登録の指示を受信した場合に、前記指示手段によって送信された文書データと、前記文書識別情報発行手段によって発行された文書識別情報と、更に前記指示手段によって送信された装置識別情報とを対応づけて前記記憶手段に記憶する第1の登録手段と、
    前記指示手段によって前記記憶手段に記憶された文書データに対する特定の処理の実行指示を受信した場合に、前記指示手段によって送信された文書識別情報に対応する文書データであって、前記記憶手段に記憶された文書データに対して、前記指示手段によって送信された文書データを用いて特定の処理を行う第2の登録手段と、
    前記指示手段によって前記記憶手段に記憶された文書データに対する特定の処理の実行指示を受信した場合に、当該特定の処理の実行指示に含まれる装置識別情報が、当該特定の処理の実行指示に含まれる文書識別情報から特定される文書データに対応づいた装置識別情報と一致するか否かを判定する装置判定手段とを備え、
    前記第2の登録手段は、前記装置判定手段によって一致すると判定された場合に前記指示手段によって送信された文書データを用いて特定の処理を行い、一致しないと判定された場合に当該特定の処理を行わないことを特徴とする文書管理サーバ。
  15. 原稿を読み取り、文書データを生成し、前記生成された文書データに、文書管理サーバに記憶された文書データに対して特定の処理を行うためのカバーシートが含まれるか否かを判定する判定手段と、前記判定手段によって前記生成された文書データに前記カバーシートが含まれないと判定された場合に、当該文書データの新規登録を行うべく、当該文書データと、更に画像処理装置ごとに割り振られた装置識別情報とを含めた新規登録の指示を文書管理サーバに送信し、前記判定手段によって前記生成された文書データに前記カバーシートが含まれると判定された場合に、記憶手段に記憶された文書データに対して特定の処理を行うべく、前記カバーシートから特定される文書識別情報と、前記生成された文書データとを含めた特定の処理の実行指示を文書管理サーバに送信する指示手段と、前記指示手段による新規登録の指示に応じて発行された文書識別情報を文書管理サーバから受信し、受信した文書識別情報を用いてカバーシートを印刷する印刷手段とを備えた画像処理装置と通信可能に接続され、前記文書データを記憶する記憶手段を備えた文書管理サーバの制御方法であって、
    前記文書管理サーバの文書識別情報発行手段が、前記指示手段によって文書データの新規登録の指示を受信した場合に、新規登録ごとに割り振られる前記文書識別情報を発行する文書識別情報発行ステップと、
    前記文書管理サーバの文書識別情報送信手段が、前記文書識別情報発行ステップによって発行された文書識別情報を前記画像処理装置に送信する文書識別情報送信ステップと、
    前記文書管理サーバの第1の登録手段が、前記指示手段によって文書データの新規登録の指示を受信した場合に、前記指示手段によって送信された文書データと、前記文書識別情報発行ステップによって発行された文書識別情報と、更に前記指示手段によって送信された装置識別情報とを対応づけて前記記憶手段に記憶する第1の登録ステップと、
    前記文書管理サーバの第2の登録手段が、前記指示手段によって前記記憶手段に記憶された文書データに対する特定の処理の実行指示を受信した場合に、前記指示手段によって送信された文書識別情報に対応する文書データであって、前記記憶手段に記憶された文書データに対して、前記指示手段によって送信された文書データを用いて特定の処理を行う第2の登録ステップと
    前記文書管理サーバの装置判定手段が、前記指示手段によって前記記憶手段に記憶された文書データに対する特定の処理の実行指示を受信した場合に、当該特定の処理の実行指示に含まれる装置識別情報が、当該特定の処理の実行指示に含まれる文書識別情報から特定される文書データに対応づいた装置識別情報と一致するか否かを判定する装置判定ステップとを備え、
    前記第2の登録ステップは、前記装置判定ステップによって一致すると判定された場合に前記指示手段によって送信された文書データを用いて特定の処理を行い、一致しないと判定された場合に当該特定の処理を行わないことを特徴とする文書管理サーバの制御方法。
  16. 原稿を読み取り、文書データを生成し、前記生成された文書データに、文書管理サーバに記憶された文書データに対して特定の処理を行うためのカバーシートが含まれるか否かを判定する判定手段と、前記判定手段によって前記生成された文書データに前記カバーシートが含まれないと判定された場合に、当該文書データの新規登録を行うべく、当該文書データと、更に画像処理装置ごとに割り振られた装置識別情報とを含めた新規登録の指示を文書管理サーバに送信し、前記判定手段によって前記生成された文書データに前記カバーシートが含まれると判定された場合に、記憶手段に記憶された文書データに対して特定の処理を行うべく、前記カバーシートから特定される文書識別情報と、前記生成された文書データとを含めた特定の処理の実行指示を文書管理サーバに送信する指示手段と、前記指示手段による新規登録の指示に応じて発行された文書識別情報を文書管理サーバから受信し、受信した文書識別情報を用いてカバーシートを印刷する印刷手段とを備えた画像処理装置と通信可能に接続され、前記文書データを記憶する記憶手段を備えた文書管理サーバの制御方法をコンピュータに実行させるためのコンピュータに読み取り可能なプログラムであって、
    前記文書管理サーバを、
    前記指示手段によって文書データの新規登録の指示を受信した場合に、新規登録ごとに割り振られる前記文書識別情報を発行する文書識別情報発行手段と、
    前記文書識別情報発行手段によって発行された文書識別情報を前記画像処理装置に送信する文書識別情報送信手段と、
    前記指示手段によって文書データの新規登録の指示を受信した場合に、前記指示手段によって送信された文書データと、前記文書識別情報発行手段によって発行された文書識別情報と、更に前記指示手段によって送信された装置識別情報とを対応づけて前記記憶手段に記憶する第1の登録手段と、
    前記指示手段によって前記記憶手段に記憶された文書データに対する特定の処理の実行指示を受信した場合に、前記指示手段によって送信された文書識別情報に対応する文書データであって、前記記憶手段に記憶された文書データに対して、前記指示手段によって送信された文書データを用いて特定の処理を行う第2の登録手段と、
    前記指示手段によって前記記憶手段に記憶された文書データに対する特定の処理の実行指示を受信した場合に、当該特定の処理の実行指示に含まれる装置識別情報が、当該特定の処理の実行指示に含まれる文書識別情報から特定される文書データに対応づいた装置識別情報と一致するか否かを判定する装置判定手段として機能させ、
    前記第2の登録手段は、前記装置判定手段によって一致すると判定された場合に前記指示手段によって送信された文書データを用いて特定の処理を行い、一致しないと判定された場合に当該特定の処理を行わないことを特徴とするプログラム。
JP2007298468A 2007-11-16 2007-11-16 文書管理システム、画像処理装置、画像処理装置の制御方法、文書管理サーバ、文書管理サーバの制御方法及びプログラム。 Expired - Fee Related JP5064977B2 (ja)

Priority Applications (1)

Application Number Priority Date Filing Date Title
JP2007298468A JP5064977B2 (ja) 2007-11-16 2007-11-16 文書管理システム、画像処理装置、画像処理装置の制御方法、文書管理サーバ、文書管理サーバの制御方法及びプログラム。

Applications Claiming Priority (1)

Application Number Priority Date Filing Date Title
JP2007298468A JP5064977B2 (ja) 2007-11-16 2007-11-16 文書管理システム、画像処理装置、画像処理装置の制御方法、文書管理サーバ、文書管理サーバの制御方法及びプログラム。

Publications (3)

Publication Number Publication Date
JP2009124594A JP2009124594A (ja) 2009-06-04
JP2009124594A5 JP2009124594A5 (ja) 2011-03-24
JP5064977B2 true JP5064977B2 (ja) 2012-10-31

Family

ID=40816235

Family Applications (1)

Application Number Title Priority Date Filing Date
JP2007298468A Expired - Fee Related JP5064977B2 (ja) 2007-11-16 2007-11-16 文書管理システム、画像処理装置、画像処理装置の制御方法、文書管理サーバ、文書管理サーバの制御方法及びプログラム。

Country Status (1)

Country Link
JP (1) JP5064977B2 (ja)

Families Citing this family (3)

* Cited by examiner, † Cited by third party
Publication number Priority date Publication date Assignee Title
JP6934824B2 (ja) 2018-03-01 2021-09-15 株式会社東芝 画像読取装置及び画像読取方法
CN108989609A (zh) * 2018-08-10 2018-12-11 北京微播视界科技有限公司 视频封面生成方法、装置、终端设备及计算机存储介质
JP7279981B1 (ja) 2022-09-12 2023-05-23 株式会社Terass 進捗管理システム、進捗管理プログラム及び進捗管理方法

Family Cites Families (2)

* Cited by examiner, † Cited by third party
Publication number Priority date Publication date Assignee Title
JP4340091B2 (ja) * 2002-04-11 2009-10-07 株式会社リコー 紙識別情報管理システム、紙識別情報管理サーバ、およびクライアント装置
JP3962721B2 (ja) * 2003-12-15 2007-08-22 キヤノン株式会社 文書処理装置及び文書処理方法

Also Published As

Publication number Publication date
JP2009124594A (ja) 2009-06-04

Similar Documents

Publication Publication Date Title
JP4049173B2 (ja) データ通信システム、画像処理装置、および画像処理装置におけるデータの管理方法
KR100766646B1 (ko) 집중 감시 시스템 및 그 제어 방법
US8085420B2 (en) Image processing apparatus with hot folder functionality
JP5887860B2 (ja) 画像形成装置、画像形成システム、制御方法、およびプログラム。
CN101039366B (zh) 扫描解决方案系统
JP4848206B2 (ja) 文書管理システムおよび文書管理方法
JP4848207B2 (ja) 文書管理システムおよび文書管理方法
JP5194643B2 (ja) 文書処理プログラム、文書処理装置及び文書処理システム
JP4914195B2 (ja) 画像処理装置及びその制御方法
JP5328382B2 (ja) 管理装置、管理方法及びプログラム
JP2007030354A (ja) 画像形成装置、画像形成方法、プログラムおよび記憶媒体
JP2006229670A (ja) 画像形成装置およびプログラム
JP5278921B2 (ja) スキャン管理システム、スキャン管理装置、その制御方法、及びプログラム
JP5309634B2 (ja) ネットワークシステム、情報処理装置、およびプログラム
JP5064977B2 (ja) 文書管理システム、画像処理装置、画像処理装置の制御方法、文書管理サーバ、文書管理サーバの制御方法及びプログラム。
JP5834661B2 (ja) 情報処理システム、情報処理装置、及び情報処理方法
JP2021163983A (ja) サーバー、情報処理方法、プログラム
JP2010049360A (ja) 発注管理装置、発注管理方法、プログラム及びコンピュータ読み取り可能な記録媒体
JP2005309829A (ja) 文書管理装置および文書管理方法およびコンピュータが読み取り可能なプログラムを格納した記憶媒体および文書管理プログラム
JP2009129004A (ja) 文書操作履歴管理システム
JP4715413B2 (ja) 文書管理装置及びプログラム
JP2016139326A (ja) 個人番号管理システムとその制御方法、及び画像処理装置とその制御方法、及びプログラム
JP3859651B2 (ja) 複合機
JP2007286831A (ja) プリントシステムおよび印刷管理サーバおよび印刷装置および印刷管理サーバの制御方法および印刷装置の制御方法およびプログラムおよび記憶媒体
JP2015198363A (ja) 画像形成装置、印刷制御方法およびプログラム

Legal Events

Date Code Title Description
A621 Written request for application examination

Free format text: JAPANESE INTERMEDIATE CODE: A621

Effective date: 20101028

A521 Written amendment

Free format text: JAPANESE INTERMEDIATE CODE: A523

Effective date: 20110208

A711 Notification of change in applicant

Free format text: JAPANESE INTERMEDIATE CODE: A712

Effective date: 20110401

RD03 Notification of appointment of power of attorney

Free format text: JAPANESE INTERMEDIATE CODE: A7423

Effective date: 20110418

A977 Report on retrieval

Free format text: JAPANESE INTERMEDIATE CODE: A971007

Effective date: 20120323

A131 Notification of reasons for refusal

Free format text: JAPANESE INTERMEDIATE CODE: A131

Effective date: 20120424

A521 Written amendment

Free format text: JAPANESE INTERMEDIATE CODE: A523

Effective date: 20120619

TRDD Decision of grant or rejection written
A01 Written decision to grant a patent or to grant a registration (utility model)

Free format text: JAPANESE INTERMEDIATE CODE: A01

Effective date: 20120710

A01 Written decision to grant a patent or to grant a registration (utility model)

Free format text: JAPANESE INTERMEDIATE CODE: A01

A61 First payment of annual fees (during grant procedure)

Free format text: JAPANESE INTERMEDIATE CODE: A61

Effective date: 20120809

R150 Certificate of patent or registration of utility model

Free format text: JAPANESE INTERMEDIATE CODE: R150

FPAY Renewal fee payment (event date is renewal date of database)

Free format text: PAYMENT UNTIL: 20150817

Year of fee payment: 3

S111 Request for change of ownership or part of ownership

Free format text: JAPANESE INTERMEDIATE CODE: R313111

R360 Written notification for declining of transfer of rights

Free format text: JAPANESE INTERMEDIATE CODE: R360

R370 Written measure of declining of transfer procedure

Free format text: JAPANESE INTERMEDIATE CODE: R370

S111 Request for change of ownership or part of ownership

Free format text: JAPANESE INTERMEDIATE CODE: R313111

R360 Written notification for declining of transfer of rights

Free format text: JAPANESE INTERMEDIATE CODE: R360

R370 Written measure of declining of transfer procedure

Free format text: JAPANESE INTERMEDIATE CODE: R370

S111 Request for change of ownership or part of ownership

Free format text: JAPANESE INTERMEDIATE CODE: R313111

R350 Written notification of registration of transfer

Free format text: JAPANESE INTERMEDIATE CODE: R350

R250 Receipt of annual fees

Free format text: JAPANESE INTERMEDIATE CODE: R250

R250 Receipt of annual fees

Free format text: JAPANESE INTERMEDIATE CODE: R250

LAPS Cancellation because of no payment of annual fees