JP2019185096A - 契約書管理システム、契約書管理方法及び契約書管理プログラム - Google Patents

Abstract

【課題】的確かつ効率的な契約書の作成を支援するための契約書管理システム、契約書管理方法及び契約書管理プログラムを提供する。【解決手段】管理サーバ２０は、契約書の雛形の帳票ファイルを記憶する帳票記憶部２４と、帳票ファイルのダウンロード情報を記憶する契約管理情報記憶部２５と、担当者端末１０に接続される制御部２１とを備える。そして、制御部２１が、担当者端末１０に対して、帳票ファイルをダウンロードし、帳票ファイルのダウンロード情報を契約管理情報記憶部２５に記録する。そして、担当者端末１０から作成済文書のアップロード要求を取得した場合、作成済文書のダウンロード情報を取得し、アップロード要求に係る作成済文書と、ダウンロード情報の照合結果とに基づいて、作成済文書のアップロードを許可し、アップロードされた作成済文書に必要項目を付して契約書ファイルとして記録する。【選択図】図１

Description

本発明は、契約書の作成を支援するための契約書管理システム、契約書管理方法及び契約書管理プログラムに関する。

取引を行なう場合、契約書を作成することがある。この契約書の作成を支援するための技術も検討されている（例えば、特許文献１参照）。特許文献１に記載された技術では、過去の改変履歴から、契約書の最終版ができるまでに何回改訂が行われたかを条項毎にカウントし、平均で一定数以上の改訂が行われた条項を明示することにより、雛形となる条項のうちどの部分が議論のポイントになる可能性が高いかを把握する。

特開２０１２−１７３８２４号公報

特許文献１に記載されているように、契約書の雛形を準備しておく場合もある。契約書の雛形を用いて、多くの顧客と契約を行なう場合、各顧客に適切な契約書を提供する必要がある。例えば、類似した契約書を複数の顧客に提供する場合、提供先の各顧客に対して、顧客毎に作成した契約書を的確に提供する必要がある。

上記課題を解決する契約書管理システムは、契約書の雛形の帳票ファイルを記憶する雛形情報記憶部と、前記帳票ファイルのダウンロード情報を記憶するダウンロード履歴記憶部と、クライアント端末に接続される制御部とを備える。そして、前記制御部が、クライアント端末に対して、前記雛形情報記憶部の帳票ファイルをダウンロードし、前記帳票ファイルのダウンロード情報を前記ダウンロード履歴記憶部に記録し、前記クライアント端末から作成済文書のアップロード要求を取得した場合、前記ダウンロード履歴記憶部から作成済文書についてのダウンロード情報を取得し、前記アップロード要求に係る作成済文書と、前記ダウンロード情報の照合結果に基づいて、前記作成済文書のアップロードを許可し、前記作成済文書に必要項目を付して契約書ファイルとして記録する。

本発明によれば、的確かつ効率的に、契約書を作成することができる。

本実施形態の契約書管理システムの説明図。 本実施形態の記憶部の説明図であって、（ａ）は担当者情報記憶部、（ｂ）は顧客情報記憶部、（ｃ）は帳票記憶部、（ｄ）は契約管理情報記憶部、（ｅ）はアップロード記憶部、（ｆ）は契約書記憶部の説明図。 本実施形態の処理手順の説明図。 本実施形態の処理手順の説明図。 本実施形態の処理手順の説明図。

以下、契約書管理システム、契約書管理方法及び契約書管理プログラムを具体化した一実施形態を、図１〜図５に従って説明する。本実施形態では、金融機関が、顧客との間で締結する契約書（文書）の作成を支援する場合を想定する。
図１に示すように、担当者端末１０、管理サーバ２０及び顧客端末３０を用いる。本実施形態では、管理サーバ２０に対して、担当者端末１０は、金融機関のイントラネット及びインターネットを介して接続され、顧客端末３０は、インターネットを介して接続される。

担当者端末１０は、金融機関の契約担当者が用いるコンピュータ端末（クライアント端末）である。顧客端末３０は、金融機関と契約を行なう顧客が用いるコンピュータ端末である。担当者端末１０、顧客端末３０は、制御部、入力部（ポインティングデバイスやキーボード等）、出力部（ディスプレイ等）を備えている。

管理サーバ２０は、顧客との間で締結される契約書を管理する金融機関のコンピュータシステムである。この管理サーバ２０は、制御部２１、担当者情報記憶部２２、顧客情報記憶部２３、帳票記憶部２４、契約管理情報記憶部２５、アップロード記憶部２６、契約書記憶部２７を備えている。

制御部２１は、制御手段（ＣＰＵ、ＲＡＭ、ＲＯＭ等）を備え、後述する処理（認証段階、ダウンロード管理段階、アップロード管理段階、署名管理段階等の各処理等）を行なう。そのための契約書管理プログラムを実行することにより、制御部２１は、認証部２１１、ダウンロード管理部２１２、アップロード管理部２１３、署名管理部２１４として機能する。

認証部２１１は、金融機関の担当者や顧客等、アクセス者を認証する処理を実行する。
ダウンロード管理部２１２は、担当者端末１０に契約書雛形を提供する処理を実行する。

アップロード管理部２１３は、契約書雛形を用いて作成された契約書を取得する処理を実行する。このアップロード管理部２１３は、作成ファイル（作成済文書）を仮記憶するメモリを備えている。
署名管理部２１４は、契約書ファイルに顧客情報を設定する処理を実行する。

図２（ａ）に示すように、担当者情報記憶部２２には、金融機関の担当者を管理するための担当者管理レコード２２０が記録されている。担当者管理レコード２２０は、担当者のユーザ登録を行なった場合に記録される。担当者管理レコード２２０には、担当者コード、パスワードに関するデータが記録される。

担当者コードデータ領域には、金融機関の担当者を特定するための識別子に関するデータが記録される。
パスワードデータ領域には、この担当者を認証するためのパスワードに関するデータが記録される。

図２（ｂ）に示すように、顧客情報記憶部２３には、金融機関と契約を行なう顧客についての顧客管理レコード２３０が記録されている。顧客管理レコード２３０は、顧客登録が行なわれた場合に記録される。顧客管理レコード２３０には、顧客コード、パスワード、氏名・名称、住所、契約先フォルダに関するデータが記録される。

顧客コードデータ領域には、顧客を特定するための識別子に関するデータが記録される。
パスワードデータ領域には、この顧客を認証するためのパスワードに関するデータが記録される。

氏名・名称、住所の各データ領域には、この顧客の氏名・名称、住所に関するデータが記録される。
契約先フォルダデータ領域には、この顧客の契約書ファイルを格納するフォルダを特定するためのデータ（アドレス）が記録される。このフォルダに、この顧客と締結する契約書ファイルが格納される。

図２（ｃ）に示すように、雛形情報記憶部としての帳票記憶部２４には、契約書を作成するための帳票管理レコード２４０、帳票ファイル２４１が記録されている。帳票管理レコード２４０、帳票ファイル２４１は、契約書の作成に用いる雛形（帳票）が登録された場合に記録される。帳票管理レコード２４０には、帳票コード、帳票名、コメントに関するデータが記録される。

帳票コードデータ領域には、帳票を特定するための識別子に関するデータが記録される。
帳票名、コメントデータ領域には、この帳票の名称、コメント（帳票を用いる手続きや注意事項等）に関するデータが記録される。このコメントは、帳票を検索する場合に用いることが可能である。
帳票ファイル２４１には、契約書に記載される項目や項目値が設定される。この帳票ファイル２４１は、契約の雛形として機能する。

図２（ｄ）に示すように、ダウンロード履歴記憶部としての契約管理情報記憶部２５には、契約書の作成を管理するための契約管理レコード２５０が記録されている。契約管理レコード２５０は、担当者が帳票ファイル２４１をダウンロードした場合に記録される。契約管理レコード２５０には、顧客コード、帳票コード、シーケンスコード、担当者コード、ダウンロード日、アップロード日、ステータスに関するデータが記録される。

顧客コードデータ領域には、金融機関が契約を行なう相手先である顧客を特定するための識別子に関するデータが記録される。
帳票コードデータ領域には、契約に用いる帳票ファイルを特定するための識別子に関するデータが記録される。

シーケンスコードデータ領域には、帳票ファイルの各ダウンロードをユニークに特定するための識別子に関するデータが記録される。
担当者コードデータ領域には、帳票ファイルをダウンロードした担当者を特定するための識別子に関するデータが記録される。

ダウンロード日データ領域には、帳票ファイル（契約書雛形）をダウンロードした年月日に関するデータが記録される。
アップロード日データ領域には、契約書の作成ファイルをアップロードした年月日に関するデータが記録される。
ステータスデータ領域には、この契約の進捗状況を特定するためのフラグ（ステータスフラグ）が記録される。なお、ステータスフラグは、ダウンロード日やアップロード日の記録や、アップロード記憶部２６への作成ファイルのアップロード状況や、契約書記憶部２７への契約書ファイルの格納状況により特定することができる。

図２（ｅ）に示すように、アップロード記憶部２６には、金融機関の担当者が作成した契約書についての作成ファイル２６０が記録される。作成ファイル２６０は、担当者が作成した契約書をアップロードした場合に記録される。作成ファイル２６０のファイル名には、帳票コード、シーケンスコードが設定される。

帳票コードは、契約書作成に用いた帳票ファイル（契約書雛形）を特定するための識別子である。
シーケンスコードは、ダウンロード時に付与され、帳票ファイルをユニークに特定するための識別子である。

図２（ｆ）に示すように、契約書記憶部２７には、契約書ファイルをアップロードする契約先フォルダ２７０が設定されている。契約先フォルダ２７０は、顧客との間で契約を行なう場合に事前に準備される。契約先フォルダ２７０には、契約書ファイルが記録される。なお、各契約先フォルダ２７０は、ユーザ認証された顧客のみがアクセス可能に設定されている。

（概要）
次に、図３を用いて、顧客と契約を行なう場合の処理手順の概要を説明する。
まず、契約書雛形のダウンロードを行なう（ステップＳ１−１）。ここでは、担当者は、担当者端末１０を用いて、管理サーバ２０にアクセスし、帳票ファイル（契約書雛形）をダウンロードする。具体的な処理については、図４を用いて説明する。

次に、顧客との契約のための契約書の作成を行なう（ステップＳ１−２）。ここでは、担当者は、ダウンロードした帳票ファイルにおいて必要項目を加筆修正し、契約書（作成ファイル）を作成する。この場合、作成ファイルには、顧客の署名（氏名・名称）が入力される署名欄を設けておく。この入力欄は、顧客の氏名・名称の文字数に応じて入力可能な大きさ（最大文字数）の空欄で構成される。

次に、作成ファイルのアップロードを行なう（ステップＳ１−３）。ここでは、担当者は、担当者端末１０を用いて、管理サーバ２０にアクセスし、作成ファイルをアップロードする。この場合、作成ファイルの署名欄に顧客の氏名・名称が入力される。具体的な処理については、図５を用いて説明する。

そして、顧客は、契約書に署名を行なう（ステップＳ１−４）。ここでは、顧客は、顧客端末３０を用いて、管理サーバ２０にアクセスする。この場合、管理サーバ２０の制御部２１の認証部２１１は、顧客コード、パスワードにより、ユーザ認証を行なう。そして、ユーザ認証を完了した場合、認証部２１１は、契約書記憶部２７において、ユーザ認証した顧客の契約先フォルダ２７０に記録された契約書ファイルに対して、顧客端末３０のアクセスを許可する。そして、顧客は、契約先フォルダ２７０の契約書ファイルを確認する。契約を行なう場合には、顧客の秘密鍵を用いて、契約書ファイルに電子署名を行なう。これにより、顧客と金融機関との契約を完了する。

（ダウンロード処理）
図４を用いて、ダウンロード処理を説明する。
まず、管理サーバ２０の制御部２１は、アクセス処理を実行する（ステップＳ２−１）。担当者が契約書を作成する場合、担当者端末１０を管理サーバ２０にアクセスさせる。この場合、制御部２１の認証部２１１は、認証画面を担当者端末１０に出力する。

次に、管理サーバ２０の制御部２１は、ユーザ認証処理を実行する（ステップＳ２−２）。担当者は、担当者端末１０に出力された認証画面に担当者コード、パスワードを入力する。担当者端末１０は、入力された担当者コード、パスワードを管理サーバ２０に送信する。管理サーバ２０の制御部２１の認証部２１１は、担当者端末１０から取得した担当者コード、パスワードを、担当者情報記憶部２２において検索する。認証部２１１は、一致する担当者コード、パスワードが記録された担当者管理レコード２２０を特定できた場合にはユーザ認証を完了する。一方、一致する担当者コード、パスワードの担当者管理レコード２２０を特定できない場合には、認証部２１１は、担当者端末１０にエラーメッセージを送信する。

ユーザ認証処理を完了した場合、管理サーバ２０の制御部２１は、契約先指定要求の取得処理を実行する（ステップＳ２−３）。具体的には、制御部２１の認証部２１１は、契約先指定画面を担当者端末１０に出力する。次に、認証部２１１は、担当者端末１０の契約先指定画面に入力された契約先に関する情報を取得し、この契約先に限定されたダウンロード選択画面を担当者端末１０に出力する。

次に、管理サーバ２０の制御部２１は、契約書の選択処理を実行する（ステップＳ２−４）。具体的には、制御部２１のダウンロード管理部２１２は、契約書雛形を選択するためのダウンロード選択画面を担当者端末１０に出力する。このダウンロード選択画面には、帳票ファイル（契約書雛形）を選択するためのキーワード入力欄が設けられている。そして、ダウンロード管理部２１２は、ダウンロード選択画面において入力されたキーワードを取得し、このキーワードが帳票名、コメントの各データ領域に記録されている帳票管理レコード２４０を抽出する。次に、ダウンロード管理部２１２は、担当者端末１０のダウンロード選択画面において、抽出した帳票管理レコード２４０の帳票コードを一覧表示する。そして、ダウンロード管理部２１２は、一覧表示において、担当者によって選択された帳票コードを取得する。

次に、管理サーバ２０の制御部２１は、契約書雛形ダウンロード処理を実行する（ステップＳ２−５）。具体的には、制御部２１のダウンロード管理部２１２は、担当者端末１０から取得した帳票コードの帳票ファイル２４１を帳票記憶部２４から取得する。次に、ダウンロード管理部２１２は、帳票をユニークに特定するためのシーケンスコードを付与し、帳票コード、シーケンスコードを、帳票ファイル２４１のファイル名に設定する。そして、ダウンロード管理部２１２は、帳票ファイル２４１を担当者端末１０に送信する。

次に、管理サーバ２０の制御部２１は、ダウンロード実績の記録処理を実行する（ステップＳ２−６）。具体的には、制御部２１のダウンロード管理部２１２は、顧客コード、帳票コード、シーケンスコード、担当者コード、ダウンロード日（現在日）を記録した契約管理レコード２５０を生成し、契約管理情報記憶部２５に記録する。なお、アップロード日が記録されていない契約管理レコード２５０のステータスフラグにより、ダウンロード済と判定する。

（アップロード処理）
図５を用いて、アップロード処理を説明する。
ここでは、管理サーバ２０の制御部２１は、ステップＳ２−１〜Ｓ２−３と同様に、アクセス処理（ステップＳ３−１）、ユーザ認証処理（ステップＳ３−２）、契約先指定要求の取得処理（ステップＳ３−３）を実行する。

次に、管理サーバ２０の制御部２１は、契約書アップロード要求の取得処理を実行する（ステップＳ３−４）。具体的には、制御部２１のアップロード管理部２１３は、アップロード選択画面を担当者端末１０に出力する。このアップロード選択画面には、作成した契約書の作成ファイルのファイル指定欄が含まれる。この場合、担当者は、担当者端末１０における作成ファイルの保存場所をファイル指定欄に入力する。そして、実行ボタンの選択により、アップロード管理部２１３は、担当者端末１０から、契約先（顧客コード）、作成ファイルを取得し、メモリに仮記憶する。

次に、管理サーバ２０の制御部２１は、帳票コードの特定処理を実行する（ステップＳ３−５）。具体的には、制御部２１のアップロード管理部２１３は、契約管理情報記憶部２５において、顧客コード、担当者コードにより特定した契約管理レコード２５０に記録された帳票コード、シーケンスコードを取得する。更に、アップロード管理部２１３は、メモリに仮記憶された作成ファイルのファイル名称において、帳票コード、シーケンスコードを特定する。

次に、管理サーバ２０の制御部２１は、帳票は一致かどうかについての判定処理を実行する（ステップＳ３−６）。具体的には、制御部２１のアップロード管理部２１３は、契約管理レコード２５０の帳票コード、シーケンスコードと、作成ファイルの帳票コード、シーケンスコードとを比較する。作成ファイルの帳票コード、シーケンスコードが記録されている契約管理レコード２５０を特定できた場合には、一致と判定する。

作成ファイルの帳票コード、シーケンスコードが記録されている契約管理レコード２５０を特定できず、帳票は不一致と判定した場合（ステップＳ３−６において「ＮＯ」の場合）、管理サーバ２０の制御部２１は、アラームメッセージを表示し、アップロード拒否処理を実行する（ステップＳ３−７）。そして、アップロード管理部２１３は、担当者端末１０から再処理の指示を取得した場合、契約書アップロード要求の取得処理（ステップＳ３−４）以降を繰り返す。

一方、帳票は一致と判定した場合（ステップＳ３−６において「ＹＥＳ」の場合）、管理サーバ２０の制御部２１は、アップロード許可処理を実行する（ステップＳ３−８）。具体的には、制御部２１のアップロード管理部２１３は、メモリに仮記憶された作成ファイルをアップロード記憶部２６に記録する。そして、アップロード管理部２１３は、契約管理レコード２５０のアップロード日（現在日）を記録する。ここで、契約管理レコード２５０にアップロード日が記録されており、契約書記憶部２７の契約先フォルダ２７０に契約書ファイルが記録されていない契約管理レコード２５０のステータスフラグにより、アップロード済として判定する。

次に、管理サーバ２０の制御部２１は、ファイル変換要求の取得処理を実行する（ステップＳ３−９）。具体的には、制御部２１のアップロード管理部２１３は、アップロード選択画面を担当者端末１０に出力する。この場合、担当者は、担当者端末１０に出力されたアップロード選択画面を用いてファイル変換要求を行なう。そして、アップロード管理部２１３は、担当者端末１０からファイル変換要求を受信する。

次に、管理サーバ２０の制御部２１は、アップロードされた契約書数の確認処理を実行する（ステップＳ３−１０）。具体的には、制御部２１のアップロード管理部２１３は、契約管理情報記憶部２５において、顧客コード、アップロード日が記録されており、契約書記憶部２７の契約先フォルダ２７０に契約書ファイルが記録されていない契約管理レコード２５０を検索する。そして、アップロード管理部２１３は、特定した契約管理レコード２５０のレコード数をカウントし、アップロードされた契約書数を算出する。

次に、管理サーバ２０の制御部２１は、契約書数が１件以上存在するかどうかについての判定処理を実行する（ステップＳ３−１１）。具体的には、制御部２１のアップロード管理部２１３は、カウントした契約管理レコード２５０のレコード数が、１件以上存在するかどうかを判定する。

契約書数が１件に満たないと判定した場合（ステップＳ３−１１において「ＮＯ」の場合）、管理サーバ２０の制御部２１は、ファイル変換拒否処理を実行する（ステップＳ３−１２）。具体的には、制御部２１のアップロード管理部２１３は、担当者端末１０にアラームメッセージを表示する。そして、アップロード管理部２１３は、担当者端末１０から再処理の指示を取得した場合、契約書アップロード要求の取得処理（ステップＳ３−４）以降を繰り返す。

次に、管理サーバ２０の制御部２１は、契約先名称の文字数の確認処理を実行する（ステップＳ３−１３）。具体的には、制御部２１のアップロード管理部２１３は、顧客管理レコード２３０の氏名・名称の文字数と、メモリに仮記憶された作成ファイルに含まれる氏名・名称の署名欄の最大文字数とを比較する。これにより、署名時において、作成ファイルの署名欄から、顧客の氏名・名称の文字のはみ出しが生じる可能性を確認する。

次に、管理サーバ２０の制御部２１は、文字数は合格かどうかについての判定処理を実行する（ステップＳ３−１４）。具体的には、制御部２１のアップロード管理部２１３は、作成ファイルに含まれる氏名・名称の最大文字数が、顧客管理レコード２３０の氏名・名称の文字数以上の場合には、文字数は合格と判定する。

作成ファイルに含まれる氏名・名称の最大文字数が、顧客管理レコード２３０の氏名・名称の文字数より少なく、文字数は不合格と判定した場合（ステップＳ３−１４において「ＮＯ」の場合）、管理サーバ２０の制御部２１は、アラーム処理を実行する（ステップＳ３−１５）。具体的には、制御部２１のアップロード管理部２１３は、担当者端末１０において、「処理の続行」又は「再処理」を入力するための確認画面を出力する。この確認画面には、文字数が超過していることを示すアラームメッセージを含める。この場合、担当者は、文字数の超過に問題がないかどうかを確認する。

次に、管理サーバ２０の制御部２１は、処理の続行又は再処理の判定処理を実行する（ステップＳ３−１６）。具体的には、制御部２１のアップロード管理部２１３は、確認画面において、「処理の続行」が入力された場合には、担当者端末１０から続行指示を取得する。一方、「再処理」が入力された場合には、担当者端末１０から再処理指示を取得する。

ここで、担当者端末１０から再処理指示を取得し、再処理と判定した場合（ステップＳ３−１６において「再処理」の場合）、管理サーバ２０の制御部２１は、契約書アップロード要求の取得処理（ステップＳ３−４）以降を繰り返す。この場合には、担当者端末１０において修正や再作成された作成ファイルを取得する。

文字数は合格と判定した場合（ステップＳ３−１４において「ＹＥＳ」の場合）や、担当者端末１０から続行指示を取得し、処理の続行と判定した場合（ステップＳ３−１６において「続行」の場合）、管理サーバ２０の制御部２１は、顧客情報の反映処理を実行する（ステップＳ３−１７）。具体的には、制御部２１の署名管理部２１４は、顧客情報記憶部２３の顧客管理レコード２３０から、顧客の氏名・名称、住所を取得し、作成ファイル２６０の氏名・名称欄、住所欄に設定する。

次に、管理サーバ２０の制御部２１は、ファイル変換処理を実行する（ステップＳ３−１８）。具体的には、制御部２１の署名管理部２１４は、氏名・名称、住所を設定した作成ファイル２６０を、ＰＤＦ形式に変換した契約書ファイルを生成する。そして、署名管理部２１４は、顧客情報記憶部２３の顧客管理レコード２３０を用いて、契約先フォルダを特定し、契約書記憶部２７の契約先フォルダ２７０に、契約書ファイルを格納する。

以上、本実施形態によれば、以下に示す効果を得ることができる。
（１）本実施形態では、管理サーバ２０の制御部２１は、契約書の選択処理（ステップＳ２−４）、契約書雛形ダウンロード処理（ステップＳ２−５）を実行する。これにより、雛形を利用して、効率的かつ的確に契約書を作成することができる。

（２）本実施形態では、管理サーバ２０の制御部２１は、ダウンロード実績の記録処理を実行する（ステップＳ２−６）。これにより、雛形の利用状況を把握することができる。

（３）本実施形態では、管理サーバ２０の制御部２１は契約先指定要求の取得処理を実行する（ステップＳ３−３）、これにより、契約書の提供先を間違える行為を抑制することができる。

（４）本実施形態では、管理サーバ２０の制御部２１は、帳票コードの特定処理（ステップＳ３−５）、帳票は一致かどうかについての判定処理（ステップＳ３−６）を実行する。帳票が不一致と判定した場合（ステップＳ３−６において「ＮＯ」の場合）、管理サーバ２０の制御部２１は、アップロード拒否処理を実行する（ステップＳ３−７）。これにより、作成ファイルをシークエンス番号で特定するため、契約書の種類、及び契約先の間違いを抑制することができる。

（５）本実施形態では、管理サーバ２０の制御部２１は、アップロードされた契約書数の確認処理を実行する（ステップＳ３−１０）。そして、契約書数が１件に満たないと判定した場合（ステップＳ３−１１において「ＮＯ」の場合）、管理サーバ２０の制御部２１は、ファイル変換拒否処理を実行する（ステップＳ３−１２）。これにより、不適切な契約手続きを抑制することができる。

（６）本実施形態では、管理サーバ２０の制御部２１は、契約先名称の文字数の確認処理を実行する（ステップＳ３−１３）。そして、文字数は不合格と判定した場合（ステップＳ３−１４において「ＮＯ」の場合）、管理サーバ２０の制御部２１は、契約書アップロード要求の取得処理（ステップＳ３−４）以降を繰り返す。これにより、契約書に入力する顧客情報（顧客名、住所）を正しく入力することができる。

（７）本実施形態では、管理サーバ２０の制御部２１は、顧客情報の反映処理を実行する（ステップＳ３−１７）。これにより、契約書ファイルに必要情報を付加することができる。

（８）本実施形態では、管理サーバ２０の制御部２１は、ファイル変換処理を実行する（ステップＳ３−１８）。これにより、効率的に所定のファイル形式に変換し、契約先に提供することができる。

本実施形態は、以下のように変更して実施することができる。本実施形態及び以下の変更例は、技術的に矛盾しない範囲で互いに組み合わせて実施することができる。
・上記実施形態では、金融機関が、顧客との間で締結する契約書の作成を支援する場合を想定する。他者と契約を行なう場合であれば、当事者は金融機関に限定されるものではない。

・上記実施形態では、管理サーバ２０の制御部２１は、契約書雛形ダウンロード処理を実行する（ステップＳ２−５）。この場合、ダウンロード管理部２１２は、帳票をユニークに特定するためのシーケンスコードを付与し、帳票コード、シーケンスコードを、帳票ファイル２４１のファイル名に設定する。帳票コード、シーケンスコードを特定できれば、ファイル名に限定されるものではない。例えば、帳票コード、シーケンスコードを、帳票ファイル２４１のメタデータとして設定してもよい。

・上記実施形態では、管理サーバ２０の制御部２１は、限定した契約先においてダウンロードやアップロードを処理する。ここで、担当者毎に管理を行なうようにしてもよい。この場合、契約書アップロード要求の取得処理（ステップＳ３−４）において、ユーザ認証した担当者の担当者コードを用いる。これにより、帳票ファイルのダウンロード、契約書ファイルのアップロードを行なった者を特定することができる。特に、特定顧客との間で複数の担当者が契約に関与する場合、特定の担当者毎に契約を識別することができる。

・上記実施形態では、管理サーバ２０の制御部２１は、帳票コードの特定処理（ステップＳ３−５）、帳票は一致かどうかについての判定処理（ステップＳ３−６）を実行する。ここで、作成ファイルの作成に用いた帳票ファイルのバージョンを管理するようにしてもよい。例えば、帳票コードに、帳票種別及びバージョンを識別できる情報を含めておく。そして、アップロード管理部２１３は、帳票記憶部２４に記録されている同じ種別の帳票ファイル２４１の最新バージョンを特定する。ここで、作成ファイルのバージョンが、最新バージョンと異なる場合、アップロード管理部２１３は、担当者端末１０に、最新バージョンとは異なることを示すアラームメッセージを出力する。これにより、最新バージョンの帳票ファイルを用いて、契約書を作成することができる。

・上記実施形態では、帳票は一致かどうかについての判定処理（ステップＳ３−６）において、複数の作成ファイルについての契約書アップロード要求を取得する。ここで、すべての作成ファイルに関する契約管理レコード２５０を特定できない場合であっても、ダウンロードした帳票と一致した作成ファイルについて、個別にアップロードを許可してもよい。
・上記実施形態では、管理サーバ２０の制御部２１は、文字数は合格かどうかについての判定処理を実行する（ステップＳ３−１４）。具体的には、制御部２１のアップロード管理部２１３は、作成ファイルに含まれる氏名・名称の最大文字数が、顧客管理レコード２３０の氏名・名称の文字数以上の場合には、文字数は合格と判定する。文字数の合格判定方法はこれに限定されるものではない。例えば、最大文字数が、顧客管理レコード２３０の氏名・名称の文字数以上かつ許容文字数内の文字数を合格と判定する。この場合、許容文字数は、氏名・名称の文字数に応じて決定する。これにより、顧客管理レコード２３０に応じた文字数の氏名・名称欄を設けることができる。

１０…担当者端末、２０…管理サーバ、２１…制御部、２１１…認証部、２１２…ダウンロード管理部、２１３…アップロード管理部、２１４…署名管理部、２２…担当者情報記憶部、２３…顧客情報記憶部、２４…帳票記憶部、２４１…帳票ファイル、２５…契約管理情報記憶部、２６…アップロード記憶部、２７…契約書記憶部、３０…顧客端末。

Claims (7)

1. 契約書の雛形の帳票ファイルを記憶する雛形情報記憶部と、
   前記帳票ファイルのダウンロード情報を記憶するダウンロード履歴記憶部と、
   クライアント端末に接続される制御部とを備えた契約書管理システムであって、
   前記制御部が、
   クライアント端末に対して、前記雛形情報記憶部の帳票ファイルをダウンロードし、
   前記帳票ファイルのダウンロード情報を前記ダウンロード履歴記憶部に記録し、
   前記クライアント端末から作成済文書のアップロード要求を取得した場合、前記ダウンロード履歴記憶部から作成済文書についてのダウンロード情報を取得し、
   前記アップロード要求に係る作成済文書と、前記ダウンロード情報の照合結果に基づいて、前記作成済文書のアップロードを許可し、
   前記作成済文書に必要項目を付して契約書ファイルとして記録することを特徴とする契約書管理システム。
2. 前記制御部が、
   前記ダウンロード履歴記憶部のダウンロード情報に、前記契約書ファイルの提供先情報を記録し、
   前記アップロード要求において提供先情報を取得し、
   前記ダウンロード履歴記憶部に記録された提供先情報と、前記アップロード要求の提供先情報とを照合することを特徴とする請求項１に記載の契約書管理システム。
3. 前記制御部が、
   前記ダウンロード履歴記憶部のダウンロード情報に、前記帳票ファイルの文書種類を記録し、
   前記アップロード要求において、作成済文書の文書種類を取得し、
   前記ダウンロード履歴記憶部に記録された文書種類と、前記作成済文書の文書種類とを照合することを特徴とする請求項１又は２に記載の契約書管理システム。
4. 前記制御部が、
   前記ダウンロード履歴記憶部のダウンロード情報に記録された帳票ファイルに対して、前記アップロード要求で取得した作成済文書の不足を検知した場合、前記クライアント端末にアラームを出力することを特徴とする請求項１〜３の何れか一項に記載の契約書管理システム。
5. 前記制御部が、
   前記作成済文書において、前記契約書ファイルの提供先情報を必要項目として設定することを特徴とする請求項１〜４の何れか一項に記載の契約書管理システム。
6. 契約書の雛形の帳票ファイルを記憶する雛形情報記憶部と、
   前記帳票ファイルのダウンロード情報を記憶するダウンロード履歴記憶部と、
   クライアント端末に接続される制御部とを備えた契約書管理システムを用いて、契約書管理を支援するための方法であって、
   前記制御部が、
   クライアント端末に対して、前記雛形情報記憶部の帳票ファイルをダウンロードし、
   前記帳票ファイルのダウンロード情報を前記ダウンロード履歴記憶部に記録し、
   前記クライアント端末から作成済文書のアップロード要求を取得した場合、前記ダウンロード履歴記憶部から作成済文書についてのダウンロード情報を取得し、
   前記アップロード要求に係る作成済文書と、前記ダウンロード情報の照合結果に基づいて、前記作成済文書のアップロードを許可し、
   前記作成済文書に必要項目を付して契約書ファイルとして記録することを特徴とする契約書管理方法。
7. 契約書の雛形の帳票ファイルを記憶する雛形情報記憶部と、
   前記帳票ファイルのダウンロード情報を記憶するダウンロード履歴記憶部と、
   クライアント端末に接続される制御部とを備えた契約書管理システムを用いて、契約書管理を支援するためのプログラムであって、
   前記制御部を、
   クライアント端末に対して、前記雛形情報記憶部の帳票ファイルをダウンロードし、
   前記帳票ファイルのダウンロード情報を前記ダウンロード履歴記憶部に記録し、
   前記クライアント端末から作成済文書のアップロード要求を取得した場合、前記ダウンロード履歴記憶部から作成済文書についてのダウンロード情報を取得し、
   前記アップロード要求に係る作成済文書と、前記ダウンロード情報の照合結果に基づいて、前記作成済文書のアップロードを許可し、
   前記作成済文書に必要項目を付して契約書ファイルとして記録する手段として機能させることを特徴とする契約書管理プログラム。

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