JP2008269551A - 契約書作成装置及び契約書作成方法 - Google Patents

Abstract

【課題】商談内容を明確化し、契約書の書式を簡素化すること。
【解決手段】商談内容を一意に識別する商談ＩＤと、顧客を一意に識別する顧客ＩＤと、契約の種別を識別する契約種別ＩＤと、商品を一意に識別する商品コードを選択し、商談内容を一意に識別する商談ＩＤに一つ以上関連付けられる契約について、契約を一意に識別する契約ＩＤを指定して選択される契約テーブルのレコードに契約書を作成可能な契約情報を記録する。そして、契約ＩＤを指定して特定される契約情報に基づいて、所定のフォーマットを有するテンプレートファイルを選択的に組み合わせて、契約書を作成する。
【選択図】図５

Description

本発明は、例えば画像形成装置の販売時において、契約書の作成を支援する場合に適用して好適な契約書作成装置及び契約書作成方法に関する。

従来、例えば画像形成装置の販売会社と顧客との間で締結される契約種別には、物品の売買を伴う売買契約、売買した物品の保守（顧客に対して定期的に点検を行ったり、部品交換を行ったりする。メンテナンスともいう。）を行うハード保守契約、ハード保守契約を結ばず、機器を売り切るキット契約、売り切った機器に故障が生じた場合に保守を行うスポット契約、画像形成装置等の印刷枚数をカウントするパフォーマンス契約等が存在する。販売会社の営業担当者は、これらの契約を締結する準備として、商談内容によって最適な契約書面をキャビネット、自分の机、販売会社で有する契約書フォーマットのデータベースから探しだし、手書きで契約書を作成していた。そして、営業担当者は、作成した契約書を顧客の元に持参し、契約の説明を行うとともに、契約書を顧客に渡して契約を締結していた。

特許文献１には、契約者が契約に関して専門的な知識を有していなくても、契約内容が標準的であるか否かを判断可能にすることで、特殊で不当な契約内容が含まれていないかどうかの判断を支援する技術が開示されている。
特開２００２−２３０４６７号公報

ところで、画像形成装置の種類やサービス内容が増えることに伴い、必要とされる契約書の種類も増加している。また、契約書に記載すべき内容も複雑化している。さらに、契約内容によって異なる契約書のフォーマットは、契約種別、販売する機器等に応じて数百種類にのぼっている。

また、契約内容を熟知していない営業担当者が契約書を作成することによって、不適切な契約内容の契約書を作成することがあった。この場合、契約種別によって契約内容が異なるにも関わらず、記載不備がある契約書が正式に認定されてしまう。このような契約書が存在すると、営業担当者は内容が正しいかどうかを確認するための不要な作業が発生してしまうだけでなく、顧客に対する契約不履行の問題も発生しかねない。このため、契約書の種類を少なくし、契約書の作成を簡素化することが求められていた。

また、契約種別（契約形態）の違いによる契約書の管理が適切に行われていなかった。例えば、ある商品の契約締結に至ったとしても、契約書の契約種別の組合せが不適切であると、顧客に再度契約書を締結していただかなければならない。このような手間は業務の効率化を阻害するのみならず、顧客満足度の低下につながりかねない。

顧客との商談で一番大切なことは、提供する商品、サービスは具体的に何であるか、を明記し、合意していただくことである。顧客に提供する商品、サービスの種類と、合意していただくために必要な契約書の種類を考慮すると、ミスによる顧客との合意事項違反は、致命的な問題になりかねない。

本発明はこのような状況に鑑みて成されたものであり、契約書の書式を簡素化することを目的とする。

本発明は、商談内容を一意に識別する商談ＩＤと、顧客を一意に識別する顧客ＩＤと、契約の種別を識別する契約種別ＩＤと、商品を一意に識別する商品コードを選択し、商談内容を一意に識別する商談ＩＤに一つ以上関連付けられる契約について、契約を一意に識別する契約ＩＤを指定して選択される契約テーブルのレコードに契約書を作成可能な契約情報を記録する。
そして、契約ＩＤを指定して特定される契約情報に基づいて、所定のフォーマットを有するテンプレートファイルを選択的に組み合わせて、契約書を作成するものである。

このようにしたことで、契約種別に応じて決定される契約書テンプレートによって、契約書を作成することが可能となる。

本発明によれば、契約種別に応じて契約書テンプレートが決定されるため、契約種別毎に、適切な条文、条項が選択された契約書を容易に作成できるという効果がある。

以下、本発明の一実施の形態について、添付図面を参照して説明する。

図１は、本実施の形態の例である、機器管理システムの全体を示す概略図である。
本実施形態の機器管理システム１０１は、幾つかのｗｅｂサーバ１０２及び１０３と、データベースサーバ（以下「ＤＢサーバ」）１０４と、これらのサーバにアクセスする多くのクライアントＰＣ１０５、１０６及び１０７よりなる。
社内ＬＡＮ１０９は、周知のプライベートＩＰアドレスを主体とするＴＣＰ／ＩＰネットワークを構成し、グループ会社をも網羅するものである。
クライアントＰＣ１０５は、典型的なパソコンであり、ｗｅｂサーバ１０２にアクセスするための、図示しないｗｅｂブラウザを稼動させている。
ｗｅｂサーバ１０２は、それらグループ会社毎、或は担当業務毎に分離され、分散されている。

クライアントＰＣ１０５は、ｗｅｂサーバ１０２にアクセスする。
ｗｅｂサーバ１０２は、ＤＢサーバ１０４にアクセスする。
つまり、ｗｅｂサーバ１０２は、クライアントＰＣ１０５に対してＤＢサーバ１０４にアクセスする際のユーザインターフェースを提供する。

ｗｅｂサーバ１０２及び１０３とＤＢサーバ１０４は、負荷分散や安全確保等を目的として、また安全確保のための二重化等の構築を容易にするため、それぞれ分散されている。
勿論、システムの規模が小さい場合には、これらを一体化することもできる。

図２は、ｗｅｂサーバ１０２等とＤＢサーバ１０４の詳細を示す機能ブロック図である。
ｗｅｂサーバ１０２は、ｗｅｂサーバプログラム２０２と、多くのｃｇｉ（Common Gateway Interface：ｗｅｂサーバがｗｅｂブラウザの要求に応じて、プログラムを起動するための仕組み。）を内包する。
各々のｃｇｉは、社内ＬＡＮ１０９にアクセス可能な従業員を認証するための従業員認証ｃｇｉ２０３を始め、各種ユーザインターフェースを作成するｈｔｍｌ文書を作成するｃｇｉが存在する。
ＤＢサーバ１０４は、機器管理システム１０１の中心的な役割を担う、各種データを格納するテーブルを多数備えている。図２ではその一部を示している。テーブル群の詳細な説明は、後述する（図３参照）。
ＤＢサーバ１０４は周知のＳＱＬ（リレーショナルデータベースの操作に特化された言語である。）サーバを構成する。

図３は、ＤＢサーバ１０４に含まれているテーブル群のフィールド名を一部抜粋した概略図である。
従業員テーブル３０２は、従業員を一意に識別する、従業員ＩＤを中心とするテーブルである。フィールドには、「従業員ＩＤ」の他に、従業員の「氏名」と「所属」を示すフィールド等が存在する。また、図示はしないがパスワードのハッシュ値等も含まれ、従業員のログイン認証等に用いられる。
なお、顧客企業に赴き、契約締結を行う従業員を「営業担当者」とも称する。

顧客企業テーブル３０３は、顧客企業を一意に識別する、顧客ＩＤを中心とするテーブルである。フィールドには、「顧客ＩＤ」の他に、「顧客企業名」を示すフィールド等が存在する。クライアントＰＣ１０５の表示画面上に所望の顧客企業名を表示させる場合は、このテーブルから「顧客企業名」フィールドの値を取得する。
顧客担当者テーブル３０４は、顧客担当者を一意に識別する、担当者ＩＤを中心とするテーブルである。「担当者ＩＤ」の他に、顧客担当者の「担当者名」と、顧客企業を識別するための「顧客ＩＤ」フィールドが存在する。
顧客設置先テーブル３０５は、顧客に販売した機器を設置する際の設置場所（設置先）を一意に識別する、設置先ＩＤを中心とするテーブルである。「設置先ＩＤ」の他に、「設置場所」と「顧客ＩＤ」フィールドが存在する。

商談テーブル３０６は、商談を一意に識別する、商談ＩＤを中心とするテーブルである。営業担当者が顧客と商談を始めた際に、新規なレコードを起こす。フィールドは、
・「商談ＩＤ」の他に、
・商談の詳細内容の一つとして、商談を開始した日付を示す「商談日付」、
・商談の進行状況、またその成果（仮契約、契約成立、契約失敗等）を示す「商談ステータス」、
・顧客企業テーブルの「顧客ＩＤ」、
・顧客担当者テーブルの「担当者ＩＤ」、
・従業員テーブルの「従業員ＩＤ」
が存在する。

契約テーブル３０７は、契約を一意に識別する、契約ＩＤを中心とするテーブルである。一契約につき、一つの新規なレコードを起こす。フィールドは、
・「契約ＩＤ」の他に、
・契約の種別を示す「契約種別ＩＤ」や、
・契約の詳細内容の一つとして、契約を作成した日付を示す「契約日付」、
・契約の進行状況、またその成果（仮契約、契約成立、契約失敗等）を示す「契約ステータス」、
・正式に発行された契約書の発行回数を格納する「発行回数ステータス」、
・契約書を構成するパーツを示す「パーツコード」、
・契約書のパーツ毎に決定されるテンプレートファイルを示す「テンプレートコード」、
・顧客より署名、捺印等をいただいた契約書をスキャナで取り込んで電子データ化した「契約書イメージファイル」
が存在する。

商談契約テーブル３０８は、商談と契約との一対多の関係を記述する、「商談ＩＤ」と「契約ＩＤ」の組よりなるテーブルである。つまり、一つの商談について、複数の契約が発生し得る。このテーブルの存在により、契約ＩＤから商談ＩＤ、またその逆の参照が可能になっている。

禁則条件テーブル３０９は、営業担当者が商談を進める際に作成する見積もりにおいて、一緒に販売してはいけない商品や役務の組み合わせを記述するテーブルである。後述する商品基本情報テーブル３１２の「商品コード」或は役務基本情報テーブルの「役務コード」同士の組み合わせが列挙される。

締め日条件テーブル３１０は、画像形成装置等のカウンタを確認する作業の締め日に関する契約条件を記述するテーブルである。フィールドは、
・その機器がどの契約に属するかを示す「契約ＩＤ」と、
・機器を特定する「商品コード」と、
・機器のシリアルナンバー（以下「機番」と呼ぶ。）の他に、
・契約の詳細内容の一つとして、締め日の条件を示す「締め日条件」と、
・「締め日条件」の優先順位を示す「優先順位」
が存在する。

契約種別テーブル３１１は、契約の種別を列挙するテーブルである。フィールドは、「契約種別ＩＤ」と「契約種別名」が存在する。
契約種別には、「売買契約」、「ハード保守契約」、「パフォーマンス契約」、「キット契約」、「スポット契約」、「発注書」が存在する。これら契約種別によって作成される契約書の詳細な例については後述する。

商品基本情報テーブル３１２は、商品を一意に識別する、商品コードを中心とするテーブルである。各々の商品を識別するための「商品コード」の他に、「商品名」、「商品詳細情報」フィールド等が存在する。
役務基本情報テーブル３１３は、役務を一意に識別する、役務コードを中心とするテーブルである。各々の役務を識別するための「役務コード」の他に、「役務名」、「役務詳細情報」フィールド等が存在する。
商品等構成テーブル３１５は、役務と商品との一対多の関係を記述する、「役務コード」と「商品コード」の組よりなるテーブルである。
例えば「安心パック」という名称で、パソコンのメンテナンスサービスとウイルス防御ソフトウェア商品の提供を含む役務が考えられる。このように、役務の中には商品を含むものもあるので、このようなテーブルを設けている。

契約商品等テーブル３１４は、契約と商品或は役務との一対多の関係を記述する、「契約ＩＤ」と「商品コード」或は「役務コード」の組よりなるテーブルである。つまり、一つの契約について、複数の商品或は役務が発生し得る。また、このテーブルには「機番」と「設置先ＩＤ」等のフィールドが存在する。

機器管理テーブル３１６は本実施形態において中核的な役割を担うテーブルである。
一つの機器（商品）について、「商品コード」と「機番」にて一意に識別し、その機器の顧客に対する納入から、機器の廃棄或はリサイクルまで、「機器の一生」を日付とステータス情報にて逐一記録し、管理するテーブルである。フィールドは、
・「商品コード」と
・「機番」の他に、
・この機器が属する契約を示す、契約テーブル３０７の「契約ＩＤ」、
・この機器が設置されている場所を示す、顧客設置先テーブル３０５の「設置先ＩＤ」、
・この機器の状態を示す「機器稼動ステータス」と
・「機器物流ステータス」、そして
・それらステータス情報を記録した「日付」
が存在する。

カウンタ確認ログテーブル３１７は、主に画像形成装置に内蔵されている、使用の度にインクリメントされる「カウンタ」の数値を記録するテーブルである。画像形成装置は使用回数、つまりコピー出力によって消費される用紙の枚数に応じて、使用量が課金される仕組みになっている。そこで、毎月決まった締め日に、画像形成装置に内蔵されているカウンタの値を確認し、カウンタ確認ログテーブル３１７に記録する。フィールドは、
・「商品コード」と
・「機番」の他に、
・この機器が属する契約を示す、契約テーブル３０７の「契約ＩＤ」、
・「カウンタ値」、
・カウンタ値を取得した状態を示す「カウンタステータス」
が存在する。

契約書テンプレートテーブル３１８は、契約書に必要な雛形のパーツを識別するパーツコードと、テンプレートを識別するテンプレートコードを記録するテーブルである。パーツコードとテンプレートコードに対応する契約書の雛形がテンプレートファイルとして契約書テンプレートテーブル３１８に記録される。
契約書は、以下に記載する５つのパーツが組み合わされて作成される。ただし、ある契約書では必要とされるが、別の契約書では必要とされないパーツも存在する。これら５つのパーツを「基本パターン」とも称する。
・「表紙」…甲乙などの契約関係を表現するパーツ。
・「基本条項」…販売にあたって必要な「基本条項」を表現するパーツ。
・「サービス条項」…モノ（例えば、画像形成装置、ＰＣ）ではなく、保守サービスなどの付加価値に対する「基本条項」を表現するパーツ。
・「契約料金」…見積時の料金を表現するパーツ。
・「保守対象明細」…保守サービスを契約する場合は、そのサービスは何に対して行うのかを表現するパーツ。

契約種別組合せ禁止テーブル３１９は、契約書を作成するにあたって、不適切な組合せの契約種別を規定するテーブルである。
契約種別は複数種類存在する。そのうち、組合せが禁止されている契約種別が存在する。例えば、ハード保守契約書、キット契約書、スポット契約書は、組み合わせて契約することが禁止されている。この禁止条件として、以下のフィールドに契約種別ＩＤの組合せが記録されている。
・「第１の契約種別ＩＤ」
・「第２の契約種別ＩＤ」
第１及び第２の契約種別ＩＤには、（ハード保守契約書，キット契約書）、（ハード保守契約書，スポット契約書）、（キット契約書，スポット契約書）に対応する契約種別ＩＤが記録されている。

［契約書作成支援］
機器管理システム１０１で行われる契約書の作成は、大まかには以下の処理を経る。
まず、御見積書を作成して顧客に提示したら、顧客はその内容に対し、導入するか否かを判断し、営業担当者に回答する。
御見積書にて作成した商品構成に応じて、選択可能な契約の組み合わせが契約書作成支援画面のメニュー項目に提示される。
顧客が所望の契約内容を選択したら、契約テーブル３０７に契約書を作成するに必要な情報、特に各種条件を示すフラグ情報群を記録する。そして、必要となる契約書の雛形を選択的に読み出し、契約書を自動作成する。
また、このときに作成される契約書の条件情報は、販売する機器によっては締め日条件テーブル３１０にその条件を書き出し、カウンタ確認ログテーブル３１７を用いたカウンタ確認督促処理に使用される。
本実施の形態は、契約書作成支援画面のメニュー項目の表示から契約書を作成するまでの処理を行うものである。

［契約書作成支援機能の詳細］
図４は、本実施形態の機器管理システム１０１のうち、契約書作成支援機能に注目したブロック図である。本実施形態は、契約締結時に指定されたフォーマットを選択することで、契約機器、契約種別に応じた適切な内容が記載された契約書を作成可能とするものである。

クライアントＰＣ１０５は、キーボード等からの文字、数字入力等を受け付ける入力部１０５ｂと、発行した契約書を光学的に読み取る光学読み取り部１０５ｃと、契約書作成ｗｅｂサーバ４０２に対してｈｔｍｌ文書を送受信するインタフェースである通信インタフェース１０５ｄと、液晶ディスプレイであり、後述する契約書作成画面を表示する表示部１０５ｅと、作成した契約書のイメージデータをクライアントＰＣ１０５に取り付けられた図示しないプリンタに出力する出力部１０５ｆと、で構成されている。出力部１０５ｆを介して外部のプリンタより印刷される契約書の例については後述する。なお、契約書作成画面は、後述する見積情報登録画面１１００、御見積書表示画面１２００、商品基本編集画面１３００、オプション選択画面１６００、パフォーマンスサービス選択画面１６１０を含む。

販売会社に勤務する営業担当者４０１は、クライアントＰＣ１０５を操作して、販売会社に設置されている契約書作成ｗｅｂサーバ４０２にアクセスすることができる。契約書作成を行える営業担当者４０１は、契約書作成ｗｅｂサーバ４０２の図示しない認証ｃｇｉによって、クライアントＰＣ１０５で入力したユーザＩＤ、パスワードで認証される。

契約書作成ｗｅｂサーバ４０２は、クライアントＰＣ１０５から来るアクセス要求（ＨＴＴＰリクエストメッセージ）に呼応して、所定の処理を行う。
所定の処理の内容によっては、ＤＢサーバ１０４内に格納されている各種テーブルに対し、ＳＱＬの規格に則ったデータ取得或は書き込み等のアクセスを行う。契約書作成ｃｇｉ４０４から各テーブルに伸びている矢印の線がこれに該当する。これらは概念的な線ではあるが、実際は図１に示したように、ｗｅｂサーバ１０２とＤＢサーバ１０４は社内ＬＡＮ１０９に接続されており、矢印にて示されるこれらアクセス動作は、社内ＬＡＮ１０９を通じて行われる。

契約書作成ｗｅｂサーバ４０２には、ｗｅｂサーバプログラム２０２と契約書作成ｃｇｉ４０４が含まれている。ｃｇｉはこれ以外にも多数存在するが、図４では本実施形態において直接的に関係するものだけを抜粋して記載している。
ｗｅｂサーバプログラム２０２はＨＴＴＰのサーバを構成する。ＴＣＰ／ＩＰネットワークである社内ＬＡＮ１０９を通じて来るクライアントの要求（ＨＴＴＰリクエストメッセージ）に応じ、ｈｔｍｌ文書や、ｃｇｉの実行結果を、ＨＴＴＰレスポンスメッセージの形式にて送信する。一例としてはＡｐａｃｈｅ（http://www.apache.org/）等である。

契約書作成ｃｇｉ４０４は、クライアントＰＣ１０５のｗｅｂブラウザが解読可能なｈｔｍｌ文書を作成する。
また、契約書作成ｃｇｉ４０４は、ＳＱＬクライアントの機能を含み、ＤＢサーバ１０４の各テーブルにアクセスし、所望のデータを取得する。

ＤＢサーバ１０４は前述の通り、周知のＳＱＬサーバを構成する。図４においては、契約書作成ｃｇｉ４０４が扱うテーブルを明確にするため、ＳＱＬサーバのプログラム部分は標記を省略している。実際のＤＢサーバ１０４は、入力されるＳＱＬ言語を解釈して実行する、対話式データベースエンジンプログラムと、テーブルを構成するデータファイル群の組み合わせよりなる。

図５は、契約書作成ｗｅｂサーバ４０２における、契約書作成ｃｇｉ４０４の機能を説明するブロック図である。
ｈｔｍｌ文書を作成するｈｔｍｌ文書作成部５０１は、後述する契約書作成画面と、契約書のイメージデータをｈｔｍｌ文書化し、ｈｔｍｌメッセージとしてクライアントＰＣ１０５に送出する。
契約書作成画面を構成する各項目に必要なデータを取得する項目選択部５０２は、顧客企業テーブル３０３、商談テーブル３０６、契約テーブル３０７、契約種別テーブル３１１等から必要な情報を取得する。また、契約書作成ｃｇｉ４０４は、契約種別組合せ禁止テーブル３１９を参照して、禁止された組合せの契約書を作成しないように制御する。

クライアントＰＣ１０５に表示される契約書作成画面を介して入力された項目は、クライアントＰＣ１０５の制御部１０５ａでｈｔｍｌ文書化され、契約書作成ｗｅｂサーバ４０２にｈｔｍｌメッセージが送信される。
このｈｔｍｌメッセージを契約書作成ｗｅｂサーバ４０２のｈｔｍｌ文書受信部５０４が受信する。受信したｈｔｍｌメッセージに基づいて、契約書の作成を行う契約書作成部６０３は、入力された項目の内容をチェックする。全ての項目にエラーがない場合、契約書作成部５０３は、契約テーブル３０７に契約内容を反映させるとともに、契約書テンプレートテーブル３１８より契約書に必要なパーツのテンプレートファイルを選択する。
そして、契約書作成部５０３は、選択したテンプレートファイルに基づいて契約内容を反映させた契約書ファイルを作成し、クライアントＰＣ１０５に契約書ファイルを送信する。
クライアントＰＣ１０５は、受信した契約書ファイルをプリンタ出力する。これにより契約書が文書として発行される。

本実施の形態で作成される契約書は、見積段階で発行されるサンプル契約書と、正式発行される契約書がある。正式発行される契約書には、発行回数を表すコード（例えば、英数字を組み合わせた値）が契約書のヘッダー部に表示される。営業担当者は、発行回数を表すコードによって、契約内容が何度修正されたかを知ることができる。

図６は、図４のＤＢサーバ１０４における、各テーブルのフィールドの関係を示す概念図である。
契約書作成ｃｇｉ４０４は、顧客との商談が成立した商談ＩＤをキーに、商談テーブル３０６を検索して、商談にかかる諸情報を得る。
次に、契約書作成ｃｇｉ４０４は、商談ＩＤにて商談契約テーブル３０８を検索し、対応する契約の契約ＩＤを一つ以上得る。
次に、契約書作成ｃｇｉ４０４は、契約ＩＤにて契約テーブル３０７を検索し、契約にかかる諸情報を得る。
次に、契約書作成ｃｇｉ４０４は、契約種別ＩＤにて契約種別テーブル３１１を検索し、契約種別にかかる諸情報を得る。
次に、契約書作成ｃｇｉ４０４は、パーツコード、テンプレートコードにて契約書テンプレートテーブル３１８を検索し、契約書作成のためのフォーマットファイルを得る。このとき、基本パターンのファイルが得られる。
更に、契約書作成ｃｇｉ４０４は、契約ＩＤにて契約商品等テーブル３１４を検索し、
・商品コード又は役務コードを一つ以上、
・設置先ＩＤを一つ
得る。

次に、契約書作成ｃｇｉ４０４は、商品コードにて商品基本情報テーブル３１２を検索し、商品にかかる諸情報を得る。
そして、契約書作成ｃｇｉ４０４は、設置先ＩＤにて顧客設置先テーブル３０５を検索し、設置先にかかる諸情報を得る。
次に、契約書作成ｃｇｉ４０４は、契約種別ＩＤにて契約種別組合せ禁則条件テーブル３１９を参照し、一つの契約ＩＤに対して組み合わされる契約種別ＩＤの組合せが妥当であるか否かをチェックする。そして、一つの契約ＩＤに対する契約種別ＩＤの組合せが不適当であれば、この契約種別ＩＤに係る契約書の作成を禁止する。
このようにして、契約書作成ｃｇｉ４０４は、各テーブルの情報が紐付けられた状態でデータを取得することができ、契約書データを作成することができる。

図７は、契約書の作成を行うクライアントＰＣ１０５と契約書作成ｗｅｂサーバ４０２との処理例を示すフローチャートである。
営業担当者は、契約書の作成を開始するために、事前に図示しないチェックリストによる項目チェックを行う。ここで、営業担当者が契約書を発行するために、商談内容に応じた契約書を判断し、契約書の発行に必要な項目のリストをチェックリストと称している。
営業担当者による項目チェック後、クライアントＰＣ１０５１０５を起動し、契約書作成ｗｅｂサーバ４０２に接続して、所定のユーザ認証手続を行った後、以下の契約書作成処理を開始する。

まず、クライアントＰＣ１０５は、契約書作成画面の取得要求を行う（ステップＳ１）。契約書作成ｗｅｂサーバ４０２は、契約書作成画面をｈｔｍｌ文書でクライアントＰＣ１０５に送信する（ステップＳ２）。

クライアントＰＣ１０５は、表示部１０５ｅに受信した契約書作成画面を表示し（ステップＳ３）、契約種別を選択する（ステップＳ４）。クライアントＰＣ１０５で選択された契約種別は、契約種別ＩＤとして契約書作成ｗｅｂサーバ４０２に送信される（ステップＳ５）。

契約書作成ｗｅｂサーバ４０２は、契約種別組合せテーブル３１９を参照し、契約ＩＤ毎に可能な契約種別ＩＤの組合せをチェックする（ステップＳ６）。そして、契約書作成ｗｅｂサーバ４０２は、チェック結果をクライアントＰＣ１０５に送信する（ステップＳ７）。

そして、クライアントＰＣ１０５の入力部から所定の項目が入力される（ステップＳ８）。必要な項目が入力されると、クライアントＰＣ１０５は、入力項目を、契約書作成ｗｅｂサーバ４０２に送信する（ステップＳ９）。

契約書作成ｗｅｂサーバ４０２は、受信した入力項目の内容をチェックする（ステップＳ１０）。入力項目の内容が正当であれば、「ＯＫ」をクライアントＰＣ１０５に通知する（ステップＳ１１）。クライアントＰＣ１０５は、契約書を発行するため、「確定モード」に変更し、契約書作成ｗｅｂサーバ４０２に「確定」を通知する（ステップＳ１２）。ここで、入力された項目に対して修正を行う必要がなく、契約書が発行可能な状態であることを、「確定モード」と称する。

続いて、契約書作成ｗｅｂサーバ４０２は、契約書テンプレートテーブル３１８等を読み込み、契約書イメージデータを作成する（ステップＳ１３）。そして、クライアントＰＣ１０５に契約書イメージデータを送信する（ステップＳ１４）。

クライアントＰＣ１０５は、受信した契約書イメージデータを表示部１０５ｅに表示する（ステップＳ１５）。そして、クライアントＰＣ１０５に接続されたプリンタを介して契約書を発行する（ステップＳ１６）。発行する契約書が正式なものである場合、契約書正式発行回数を契約書作成ｗｅｂサーバ４０２に通知する（ステップＳ１７）。

次に、クライアントＰＣ１０５は、顧客から捺印、署名等をいただいた状態の正式発行した契約書を、スキャナ等を用いて光学的に読み取る（ステップＳ１８）。読み取った契約書イメージファイルは、契約書作成ｗｅｂサーバ４０２に送信され（ステップＳ１９）、契約ＩＤに基づいて契約テーブル３０７に格納される。

図８は、クライアントＰＣ１０５で行う契約書作成処理の例を示すフローチャートである。
まず、クライアントＰＣ１０５の表示部１０５ｅに契約書作成画面を表示する（ステップＳ２１）。次に、ユーザは、契約書作成画面に契約ＩＤを入力する（ステップＳ２２）。契約書の新規作成時には、契約ＩＤは自動入力される。一方、作成途中の契約書の契約内容を表示させるときには、ユーザが契約ＩＤを選択入力する。
そして、入力部からのキー入力を受けて、契約書作成画面の必要項目に契約内容が入力される（ステップＳ２２）。

そして、ユーザが作成する契約書の契約種別を選択する（ステップＳ２３）。選択した契約種別の情報は、契約書作成ｗｅｂサーバ４０２に送られ、契約種別の組合せがチェックされる。そして、契約書作成ｗｅｂサーバ４０２から受け取ったチェック結果に基づいて、契約書作成画面にて契約種別の組合せが妥当であるか否かが判断される（ステップＳ２４）。

契約種別の組合せが妥当でない場合、ステップＳ２３の処理に戻り、妥当な契約種別の組合せの再選択が促される。一方、契約種別の組合せが妥当である場合、契約書作成画面に必要項目の入力が促される（ステップＳ２５）。

そして、契約書イメージデータが表示部１０５ｅに表示され（ステップＳ２６）、契約書を正式発行するか否かを判断する（ステップＳ２７）。必要項目にすべての内容が入力されていない場合、サンプル契約書が発行される（ステップＳ２８）。サンプル契約書とは、全ての項目が充足していない状態で発行する契約書であり、サンプル契約書を顧客担当者に渡したとしても契約は締結しない。

必要項目にすべての内容が入力されている場合、契約書を正式発行する処理に入る。このとき、「確定モード」に変更される（ステップＳ２９）ため、後の工程で安易な入力内容の変更を行うことはできなくなる。
ただし、契約の途中であっても、顧客企業の担当者はサンプル契約書を参照して、契約書のイメージをつかむことが可能となる。発行されたサンプル契約書に対しては、契約ＩＤが発行され、契約テーブルに格納される。このため、契約ＩＤからサンプル契約書の入力内容を、クライアントＰＣ１０５の表示部１０５ｅに再表示したり、再印刷したりすることが可能である。

そして、契約書が正式に発行される（ステップＳ３０）。契約書またはサンプル契約書の発行は、クライアントＰＣ１０５または社内ＬＡＮに接続された図示しないプリンタによって行われる。
契約書を正式に発行した回数は、契約書に記録されるとともに、通信回線を通じて契約書作成ｗｅｂサーバ４０２に通知され（ステップＳ３１）、契約書作成処理を終了する。

図９は、契約書作成ｗｅｂサーバ４０２が行う契約書作成処理例を示すフローチャートである。
まず、クライアントＰＣ１０５に対して契約書作成画面をｈｔｍｌ文書として送信する（ステップＳ４１）。そして、クライアントＰＣ１０５から入力項目を受信する（ステップＳ４２）。契約書作成ｗｅｂサーバ４０２は、受信した入力項目の内容をチェックする（ステップＳ４３）。

入力項目にエラーがある場合、そのエラーの内容をクライアントＰＣ１０５に通知し（ステップＳ４９）、訂正入力を促すとともに、ステップＳ４２の処理に戻り、入力項目の受信待ち状態となる。訂正入力後は、項目チェックが再度行われる。
入力項目にエラーがない場合、「確定モード」の変更通知をクライアントＰＣ１０５から受信し（ステップＳ４５）、確定モードに変更した状態で契約書を正式に発行開始する（ステップＳ４６）。

契約書作成ｗｅｂサーバ４０２は、契約書が正式に発行済みであるか否かを判断する（ステップＳ４６）。発行済みか否かは、契約テーブル３０７の発行回数ステータスを参照することで判断することができる。
契約書が未発行である場合、契約書を発行し（ステップＳ４７）、発行回数ステータスを「発行済み」とする（ステップＳ４８）。このとき、発行回数「１」を発行回数ステータスに格納する。

契約書が発行済みである場合、契約書作成ｗｅｂサーバ５０２は、見積情報の修正か否かを判断する（ステップＳ５０）。
見積情報の修正ではない場合、営業担当者に再発行理由を入力させる入力画面を作成し、クライアントＰＣ１０５に送信する。そして、クライアントＰＣ１０５より再発行理由を受信する（ステップＳ５１）。その後、契約書の再発行を承認する（ステップＳ５２）とともに、「１」だけインクリメントした発行回数を発行回数ステータスに格納する。

一方、判断ステップＳ５０において、見積情報の修正であると判断された場合には、見積直しのための再発行をクライアントＰＣ１０５に通知する（ステップＳ５３）。その後、契約書を再発行する（ステップＳ５２）とともに、「１」だけインクリメントした発行回数を発行回数ステータスに格納する。
そして、契約書作成ｗｅｂサーバ４０２は、契約書の発行、再発行に関わらず、契約書を作成可能な契約情報を契約ＩＤで特定されるレコードに更新した入力された契約情報を記録し（ステップＳ５４）、処理を終了する。なお、サンプル契約書の発行時に契約情報を記録してもよい。

ここで、本実施の形態で作成される契約書の構成と種類について、図１０を参照して説明する。
図１０（ａ）は、契約種別毎に定まる契約書の雛形となる５つの基本パーツと、契約書の名称を格納した表である。契約書は、契約種別に応じて基本パーツを組み合わせて作成される。
図１０より、例えば、売買契約書は、「表紙」、「基本条項」、「契約料金」の３パーツで構成されることが示される。
また、ハード保守契約書は、「表紙」、「基本条項」、「サービス条項」、「契約料金」、「保守対象明細」の５パーツで構成されることが示される。
なお、売買契約書とハード保守契約書の組合せ、売買契約書とキット契約書の組合せ等は可能である。しかし、ハード保守契約書とキット契約書の組合せ、キット契約書とスポット契約書の組合せ、ハード保守契約書とスポット契約書の組合せは、禁じられている。
契約書作成ｗｅｂサーバ４０２は、契約種別組合せテーブル３１９を参照することによって、契約書を作成する際に、禁じられた契約種別の組合せで契約書が作成されることを防いでいる。

図１０（ｂ）は、「表紙」パーツの例であり、「表紙」パーツには、「甲乙タイプ」、「甲乙乙の代理人タイプ」の２種類が存在する。
図１０（ｃ）は、「基本条項」パーツの例であり、「基本条項」パーツには、「取引条項」、「Ｐ／Ｃ契約条項＋（個人情報）」、「キット契約条項」、「スポット契約条項」の４種類が存在する。
図１０（ｄ）は、「サービス条項」パーツの例であり、「サービス条項」パーツには、「ハード保守用」、「ソフト保守用」、「パフォーマンスチャージ及びその計算方法、対象機械／設置場所、リモートサービスに関する特約、プリンタ／スキャナユニットに関する条項」の３種類が存在する。
図１０（ｅ）は、「契約料金」パーツの例であり、「契約料金」パーツには、「基本」の１種類が存在する。
図１０（ｆ）は、「保守対象明細」パーツの例であり、「保守対象明細」パーツには、「ハード用」の１種類が存在する。

契約書には、顧客（甲）と営業担当者（乙）の所属企業間で締結される甲乙タイプの他に、仲介の業者（乙）が存在する甲乙乙タイプが存在する。
また、パフォーマンス（定期的なメンテナンスと故障修理を遂行するシステム）の対価として、顧客から徴収する機械保守サービス料金のことを、Ｐ／Ｃ（Performance Charge）と称する。
また、顧客に専用消耗品キット（例えば、トナー）を購入いただくことにより、納入後、数年間の契約有効期間内は保守・点検・修理を行うシステムまたはその契約を、キット契約と称する。

ここで、各契約書を作成する契約書作成画面の構成例について説明する。
図１１は、売買契約書を作成するための見積情報登録画面１１００の例である。
見積情報登録画面１１００は、契約書を作成するための初期画面として表示される画面であり、契約初期段階において、契約する機器、サービスの仮登録を行い、必要な金額を見積もるために用いられる。

見積情報登録画面１１００は、
契約予定の商品の見積金額を計算する見積シミュレーション画面１１０１と、
契約する商品の商品コード、数量、見積金額等をリスト表示する商品明細画面１１０２と、
顧客の事業所に設置してある旧型の機器を下取るための処理費を表示する下取明細画面１１０３と、
機器操作の指導料等を表示する諸経費明細画面１１０４と、
保守条件等を表示する保守明細画面１１０５とで構成される。

見積情報登録画面１１００の上部には、契約書作成するために各種申請、審査を行うためのメニュー項目１１０１ａが表示されている。ここで、メニュー項目１１０１ａが選択されると御見積書表示画面１３００（図１２参照）が表示される。
また、商品明細画面１１０２には、商品明細の追加・変更・削除を行うためのメニュー項目１１０２ａが表示される。ここで、メニュー項目１１０２ａが選択されると商品基本編集画面１３００（図１３参照）が表示される。

図１２は、見積情報登録画面１１００のメニュー項目１１０１ａが選択されることで遷移する御見積書表示画面１２００の表示例である。
御見積書表示画面１２００では、見積情報登録画面１１００に入力された内容を受けて、御見積書の画面イメージが表示される。
御見積書表示画面１２００において、見積金額欄は変更不可であるが、機器の設置先、顧客の会社名等は変更可能である。これらの項目が入力されると図示しない御見積書が印刷可能となる。印刷された御見積書は、顧客に渡される。

図１３は、見積情報登録画面１１００のメニュー項目１１０２ａが選択されることで、遷移する商品基本編集画面１３００の表示例である。
商品基本編集画面１３００は、
契約する商品の名称、個数等を表示する商品明細画面１３０１と、
商品に対する保守契約を表示する保守明細画面１３０２と、
機器操作の指導料等を表示する諸経費明細画面１３０３とで構成される。
商品基本編集画面１３００には、商品明細を変更するためのメニュー項目１３０１ａ，１３０２ａと、商品のオプション構成を変更するためのメニュー項目１３０１ｂがある。

商品明細画面１３０１の上部にあるメニュー項目１３０１ａ、または保守明細画面１３０２の上部にあるメニュー項目１３０２ａが選択されることで、明細追加画面１３０４に遷移する。
明細追加画面１３０４は、商品明細画面１３０１または保守明細画面１３０２において構成可能な商品の追加、削除等が行われる画面である。
このように、商品基本編集画面１３００では、契約する商品を１点ずつ追加・変更・削除することが可能である。商品基本編集画面１３００で入力された商品は、見積情報登録画面１１００に反映される。
商品基本編集画面１３００の入力内容を受けて売買契約書１４００、ハード保守契約書１５００が作成される。但し、売買契約書１４００は、保守契約を行わない場合に作成される契約書である。また、ハード保守契約書１５００は、売買する商品に付随する保守サービスを受ける場合に作成される契約書である。

図１４は、売買契約書１４００の構成例である。
売買契約書１４００は、パターン表１４０１で示されるように、表紙パーツ１４０２ａ、基本条項パーツ１４０２ｂ、契約料金パーツ１４０２ｃの３パーツで構成される。
なお、表紙パーツ１４ａ、単に機器を売買するだけでは、保守作業が発生しないため、サービス条項パーツ、保守対象明細パーツは必要ない。

図１５は、ハード保守契約書１５００の構成例である。
ハード保守契約書１５００は、パターン表１５０１で示されるように、表紙パーツ１５０２ａ、基本条項パーツ１５０２ｂ、サービス条項パーツ１５０２ｃ、契約料金パーツ１５０２ｄ、保守対象明細パーツ１５０２ｅの５パーツで構成される。
ハード保守契約は、売買した機器と、その機器を保守するための内容が含まれる。

図１６は、商品基本編集画面１３００のメニュー項目１３０１ｂが選択されることで、遷移するオプション選択画面１６００と、パフォーマンスサービス選択画面１６１０の表示例である。パフォーマンスとは、商品に付随する役務のことを称しており、役務コードによって役務基本情報テーブル３１３より役務が識別される。
オプション選択画面１６００は、契約する商品に付随するオプションを選択する画面である。例えば、画像形成装置を契約した場合、画像形成装置に付随するソータ、保守契約のサービスパック等が選択される。
パフォーマンスサービス選択画面１６１０は、保守契約のサービスパックが選択される場合に、遷移し、保守を受け付ける時間帯、受付手段（Ｔｅｌ、Ｆａｘ等）を選択する画面である。

オプション選択画面１６００と、パフォーマンスサービス選択画面１６１０の入力項目が選択されることで、パフォーマンス契約書が作成される。

図１７は、パフォーマンス契約書の構成例である。
ハード保守契約書１７００は、パターン表１７０１で示されるように、表紙パーツ１７０２ａ、基本条項パーツ１７０２ｂ、サービス条項パーツ１７０２ｃの３パーツで構成される。
パフォーマンス契約は、基本料金に加えたパフォーマンスごとの課金契約であり、これらの課金内容はサービス条項パーツ１６ｃに含まれる。このため、契約料金パーツと保守対象明細パーツは必要ない。

以上説明した本実施の形態によれば、契約書作成画面を用いて、商談内容を明確化するだけで、契約書に必要なテンプレートを組み合わせて契約書が作成される。このように、最適な条文、条項の組み合わせを探し出し、適切な契約内容が記入された契約書の作成を支援することが可能であるため、契約書の様式に疎い営業担当者であっても、適切な様式の契約書を容易に作成できるという効果がある。

また、見積時点におけるサンプル契約書を発行することで、顧客に契約書のイメージを示すことができる。このため、顧客はサンプル契約書の記載により、契約内容を理解しやすくなるという効果がある。また、契約書は自動生成されるため、契約書の記載漏れが減少し、内容確認する手間を減少することができるという効果がある。

また、契約種別の組合せが妥当であるか否かがチェックされた状態で、適切な契約種別を組合せた契約書を発行することができる。このため、顧客満足度が向上するとともに、業務の効率化が推進されるという効果がある。

また、契約ＩＤと契約種別ＩＤ毎に作成された契約書を光学的に読み取った契約書イメージファイルを格納している。この結果、契約書をデータで管理することができる。このため、契約書を書面で管理する場合に比べて、収納スペースを確保する必要がなくなるとともに、契約書の検索効率が向上するという効果がある。

なお、顧客に関わる情報と契約書のテンプレート等をクライアントＰＣに保存することによって、顧客の事業所に訪問した際、その場で作成した契約書を顧客に提示するようにしてもよい。

以上、本発明の実施形態例について説明したが、本発明は上記実施形態例に限定されるものではなく、特許請求の範囲に記載した本発明の要旨を逸脱しない限りにおいて、他の変形例、応用例を含むことは言うまでもない。

本発明の一実施の形態による機器管理システムの全体を示す概略図である。 ｗｅｂサーバ等とＤＢサーバの詳細を示す機能ブロック図である。 ＤＢサーバに含まれているテーブル群のフィールド名を一部抜粋した概略図である。 本実施形態の機器管理システムのうち、契約書作成支援機能の例を示すブロック図である。 契約書作成ｃｇｉの機能を説明するブロック図である。 ＤＢサーバにおける、各テーブルのフィールドの関係を示す概念図である。 クライアントＰＣと契約書作成ｗｅｂサーバの契約書作成処理例を示すシーケンス図である。 クライアントＰＣの契約書作成処理例を示すフローチャートである。 契約書作成ｗｅｂサーバの契約書作成処理例を示すフローチャートである。 各契約書の構成と種類を示す説明図である。 見積情報登録画面を示す説明図である。 御見積書表示画面を示す説明図である。 商品基本編集画面を示す説明図である。 売買契約書の構成例を示す説明図である。 ハード保守契約書の構成例を示す説明図である。 オプション選択画面とパフォーマンスサービス選択画面を示す説明図である。 パフォーマンス契約書の構成例を示す説明図である。

符号の説明

１０１…機器管理システム、１０２、１０３…ｗｅｂサーバ、１０４…ＤＢサーバ、１０５、１０６、１０７…クライアントＰＣ、１０９…社内ＬＡＮ、２０２…ｗｅｂサーバプログラム、２０３…従業員認証ｃｇｉ、３０２…従業員テーブル、３０３…顧客企業テーブル、３０４…顧客担当者テーブル、３０５…顧客設置先テーブル、３０６…商談テーブル、３０７…契約テーブル、３０８…商談契約テーブル、３０９…禁則条件テーブル、３１０…締め日条件テーブル、３１１…契約種別テーブル、３１２…商品基本情報テーブル、３１３…役務基本情報テーブル、３１４…契約商品等テーブル、３１５…商品等構成テーブル、３１６…機器管理テーブル、３１７…カウンタ確認ログテーブル、３１８…契約書テンプレートテーブル、３１９…契約種別組合せ禁止テーブル、４０１…営業担当者、４０２…契約書作成ｗｅｂサーバ、４０４…契約書作成ｃｇｉ、５０２…項目選択部、５０３…契約書作成部、１１００…見積情報登録画面、１２００…御見積書表示画面、１３００…商品基本編集画面、１４００…売買契約書、１５００…ハード保守契約書、１６００…オプション選択画面、１６１０…パフォーマンスサービス選択画面、１７００…パフォーマンス契約書

Claims (9)

1. 顧客を一意に識別する顧客ＩＤが格納される顧客企業テーブルと、
   商談内容を一意に識別する商談ＩＤを含む商談テーブルと、
   契約の種別を識別する契約種別ＩＤが格納される契約種別テーブルと、
   所定のフォーマットを有するテンプレートファイルを一意に識別するパーツコード及びテンプレートコードが格納される契約書テンプレートテーブルと、
   商品を一意に識別する商品コードが格納される商品基本情報テーブルと、
   前記商談テーブルの一つのレコードについて一つ以上関連付けられる契約について、前記契約を一意に識別する契約ＩＤと、前記契約種別ＩＤと、前記顧客ＩＤと、前記商品コードと、前記パーツコード及びテンプレートコードが格納される契約テーブルと、
   前記商談ＩＤと、前記顧客ＩＤと、前記契約種別ＩＤと、前記商品コードを選択し、前記契約ＩＤを指定して選択される前記契約テーブルのレコードに、契約書を作成可能な契約情報を記録する項目選択部と、
   前記契約ＩＤを指定して特定される前記契約情報に基づいて、前記契約書テンプレートテーブルより前記契約書テンプレートを選択的に読み出し、前記契約書テンプレートを組み合わせて、契約書を作成する契約書作成部と、
   を備えたことを特徴とする契約書作成装置。
2. 更に、
   役務商品を一意に識別する役務コードが格納される役務基本情報テーブルを備え、
   前記項目選択部は、前記役務基本情報テーブルより役務コードを選択し、前記契約ＩＤを指定して特定されるレコードに、前記役務商品に関連する契約情報を記録し、
   前記契約書作成部は、前記役務商品コードに基づいて、前記契約書テンプレートテーブルより前記契約書テンプレートを選択的に読み出し、前記契約書テンプレートを組み合わせて、契約書を作成することを特徴とする、請求項１記載の契約書作成装置。
3. 更に、
   前記契約種別の組合せが規定される契約種別組合せ禁止テーブルを備え、
   前記契約書作成部は、前記契約種別組合せ禁止テーブルで規定される契約種別の組合せに基づいて、前記契約種別の組合せを禁止することを特徴とする、請求項２記載の契約書作成装置。
4. 前記契約書作成部は、作成する契約書及び前記契約ＩＤで特定される前記契約テーブルに格納されるレコードに前記契約書の発行回数を記録することを特徴とする、請求項３記載の契約書作成装置。
5. 前記契約書作成部は、前記契約書発行に必要な項目が充足されない場合、前記発行回数が記録されないサンプル契約書を作成することを特徴とする、請求項４記載の契約書作成装置。
6. 前記作成した契約書を光学的に読み取り、契約書イメージデータを作成する光学読み取り部を備え、
   前記契約テーブルに、前記契約書イメージデータを記録することを特徴とする、請求項５記載の契約書作成装置。
7. 前記契約種別は、売買契約、ハード保守契約、キット契約、スポット契約、パフォーマンス契約を含むことを特徴とする、請求項６記載の契約書作成装置。
8. 前記契約書テンプレートテーブルには、表紙と、基本条項と、サービス条項と、契約料金と、保守対象明細とを基本パーツとし、前記基本パーツに対するテンプレートファイルが格納されることを特徴とする、請求項６記載の契約書作成装置。
9. 商談内容を一意に識別する商談ＩＤと、顧客を一意に識別する顧客ＩＤと、契約の種別を識別する契約種別ＩＤと、商品を一意に識別する商品コードを選択し、商談内容を一意に識別する商談ＩＤに一つ以上関連付けられる契約について、前記契約を一意に識別する契約ＩＤを指定して選択される契約テーブルのレコードに契約書を作成可能な契約情報を記録するステップと、
   前記契約ＩＤを指定して特定される契約情報に基づいて、所定のフォーマットを有するテンプレートファイルを選択的に組み合わせて、契約書を作成するステップと、
   を含むことを特徴とする契約書作成方法。

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