JP4436923B2 - 使用量取得方法及び使用量取得装置 - Google Patents
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Description
本実施形態の機器管理システム101は、幾つかのwebサーバ102及び103と、データベースサーバ(以下「DBサーバ」)104と、これらにアクセスする多くのクライアントPC105、106及び107、クライアントPC107に接続可能なカウンタ確認携帯端末108よりなる。カウンタ確認携帯端末108は、例えばドットプリンタを備えたPDA(Personal Digital Assistant)であり、顧客企業の訪問先で取得したカウンタ値や請求書を印刷することができる。
社内LAN109は周知のプライベートIPアドレスを主体とするTCP/IPネットワークを構成し、グループ会社をも網羅するものである。
クライアントPC105は典型的なパソコンであり、webサーバ102にアクセスするための、図示しないwebブラウザを稼動させている。
webサーバ102はそれらグループ会社毎、或は担当業務毎に分離され、分散されている。
なお、カウンタ確認携帯端末108は、クライアントPC105,106に接続してカウンタ値を供給することが可能であるし、社内LANに接続された図示しないプリンタからカウンタ値や請求書を印刷することも可能である。
webサーバ102はDBサーバ104にアクセスする。
つまり、webサーバ102はクライアントPC105に対してDBサーバ104にアクセスする際のユーザインターフェースを提供する。
勿論、システムの規模が小さい場合には、これらを一体化することもできる。
webサーバ102は、webサーバプログラム202と、多くのcgi(Common Gateway Interface:webサーバがwebブラウザの要求に応じて、プログラムを起動するための仕組み。)を内包する。
各々のcgiは、社内LAN109にアクセス可能な従業員を認証するための従業員認証cgi203を始め、各種ユーザインターフェースを作成するhtml文書を作成するcgiが存在する。
DBサーバ104は機器管理システム101の中心的な役割を担う、各種データを格納するテーブルを多数備えている。図2ではその一部を示している。テーブル群の詳細な説明は、後述する(図3参照)。
DBサーバ104は周知のSQL(リレーショナルデータベースの操作に特化された言語。)サーバを構成する。
従業員テーブル302は、従業員を一意に識別する、従業員IDを中心とするテーブルである。フィールドには、「従業員ID」の他に、従業員の「氏名」と「所属」を示すフィールド等が存在する。また、図示はしないがパスワードのハッシュ値等も含まれ、従業員のログイン認証等に用いられる。
なお、顧客企業に赴き、契約締結を行う従業員を「営業担当者」とも称する。
顧客担当者テーブル304は、顧客担当者を一意に識別する、担当者IDを中心とするテーブルである。「担当者ID」の他に、顧客担当者の「担当者名」と、顧客企業を識別するための「顧客ID」フィールドが存在する。
顧客設置先テーブル305は、顧客に販売した機器を設置する際の設置場所(設置先)を一意に識別する、設置先IDを中心とするテーブルである。「設置先ID」の他に、「設置場所」と「顧客ID」フィールドが存在する。
・「商談ID」の他に、
・商談の詳細内容の一つとして、商談を開始した日付を示す「商談日付」フィールドや、
・商談の進行状況、またその成果(仮契約、契約成立、契約失敗等)を示す「商談ステータス」フィールド、そして
・顧客企業テーブルの「顧客ID」、
・顧客担当者テーブルの「担当者ID」、
・従業員テーブルの「従業員ID」
が存在する。
・「契約ID」の他に、
・契約の種別を示す「契約種別ID」や、
・契約の詳細内容の一つとして、契約を作成した日付を示す「契約日付」フィールド、
・契約の進行状況、またその成果(仮契約、契約成立、契約失敗等)を示す「契約ステータス」フィールド、
・正式に発行された契約書の発行回数を格納する「発行回数ステータス」
・契約書を構成するパーツを示す「パーツコード」、
・契約書のパーツ毎に決定されるテンプレートファイルを示す「テンプレートコード」、
が存在する。
・その機器がどの契約に属するかを示す「契約ID」と、
・機器を特定する「商品コード」と
・機器のシリアルナンバー(以下「機番」と呼ぶ。)の他に、
・契約の詳細内容の一つとして、締め日の条件を示す「締め日条件」フィールドと、
・「締め日条件」の優先順位を示す「優先順位」フィールド
が存在する。
本実施形態では、カウンタ確認方法によって異なる締め日が設定される。つまり、カウンタ確認方法が変わることで、締め日も変わることになる。
カウンタ確認方法は、機番ごとに優先順位が設定されている。優先順位が高いカウンタ確認方法が決定され、締め日までにカウンタ値の取得を行うことになる。
契約種別には、「売買契約」、「ハード保守契約」、「パフォーマンス契約」が存在する。
役務基本情報テーブル313は、役務を一意に識別する、役務コードを中心とするテーブルである。各々の役務を識別するための「役務コード」の他に、「役務名」「役務詳細情報」フィールド等が存在する。
商品等構成テーブル315は、役務と商品との一対多の関係を記述する、「役務コード」と「商品コード」の組よりなるテーブルである。
例えば「安心パック」という名称で、パソコンのメンテナンスサービスとウイルス防御ソフトウェア商品の提供を含む役務が考えられる。このように、役務の中には商品を含むものもあるので、このようなテーブルを設けている。
一つの機器(商品)について、「商品コード」と「機番」にて一意に識別し、その機器の顧客に対する納入から、機器の廃棄或はリサイクルまで、「機器の一生」を日付とステータス情報にて逐一記録し、管理するテーブルである。フィールドは、
・「商品コード」と
・「機番」の他に、
・この機器が属する契約を示す、契約テーブル307の「契約ID」、
・この機器が設置されている場所を示す、顧客設置先テーブル305の「設置先ID」、
・この機器の状態を示す「機器稼動ステータス」と
・「機器物流ステータス」、そして
・それらステータス情報を記録した「日付」
が存在する。
・この機器が属する契約を示す、契約テーブル307の「契約ID」、
・「商品コード」と
・「機番」の他に、
・カウンタ値を取得した日付を示す「確認日付」と、
・当月内におけるコピー機等で印刷した枚数を格納する「カウンタ値」と、
・カウンタ値を取得した状態を示す「カウンタステータス」と、
・カウンタ値を取得する際、どのカウンタ確認方法が採用されたかを示す「カウンタ確認方法」
が存在する。
契約書は、以下に記載する5つのパーツが組み合わされて作成される。ただし、ある契約書では必要とされるが、別の契約書では必要とされないパーツも存在する。これら5つのパーツを「基本パターン」とも称する。
・「表紙」…甲乙などの契約関係を表現するパーツ。
・「基本条項」…販売にあたって必要な「基本条項」を表現するパーツ。
・「サービス条項」…モノ(例えば、コピー機、PC)ではなく、保守サービスなどの付加価値に対する「基本条項」を表現するパーツ。
・「契約料金」…見積時の料金を表現するパーツ。
・「保守対象明細」…保守サービスを契約する場合は、そのサービスは何に対して行うのかを表現するパーツ。
本実施の形態は、パフォーマンス契約を締結した顧客企業に対して、カウンタ確認を行い、使用料金の請求を行うものである。
機器管理システム101で行われるカウンタ確認機能は、大まかには以下の処理を経る。
毎月の締め日の前にはコピー機のカウンタの値を確認しなければならない。
ところが、顧客によっては締め日までにカウンタ値を確認できない場合もある。
そのようなときには、予め契約書を作成する際に作成していた、締め日条件テーブル310に記録されている「優先順位」を参照する。
締め日から何日経ったらどのようなカウンタ確認作業をするのか、そしてその作業は既に完遂したのか否かを確認し、担当者に指示するカウンタ確認票を作成するためのカウンタ確認指示データを作成し、適切な指示を担当者に提示する。
図4は、本実施形態の機器管理システム101のうち、カウンタ確認機能に注目したブロック図である。
カウンタ確認webサーバ402は、クライアントPC107から来るアクセス要求(HTTPリクエストメッセージ)に呼応して、所定の処理を行う。
所定の処理の内容によっては、DBサーバ104内に格納されている各種テーブルに対し、SQLの規格に則ったデータ取得或は書き込み等のアクセスを行う。カウンタ確認票作成cgi403から各テーブルに伸びている矢印の線がこれに該当する。これらは概念的な線ではあるが、実際は図1に示したように、webサーバ102とDBサーバ104は社内LAN109に接続されており、矢印にて示されるこれらアクセス動作は、社内LAN109を通じて行われる。
カウンタ確認票作成cgi403は、クライアントPC107のwebブラウザにて表示されるhtml文書を作成する。
また、カウンタ確認票作成cgi403と、請求書作成部404は、SQLクライアントの機能を含み、DBサーバ104の各テーブルにアクセスし、所望のデータを取得する。
そして、カウンタ確認指示データ作成部503は、契約IDに基づいて、カウンタ確認する機器を抽出し、抽出された機器毎に特定される、カウンタ確認の締め日を取得する。また、カウンタ値を記録するカウンタ確認ログテーブル317を参照し、締め日までに、カウンタ確認済みとした確認日付が存在するかを確認する。カウンタ確認ログテーブル317に、確認日付が存在していない場合、締め日条件テーブル310を参照し、契約IDで規定される優先順位データに応じて、カウンタ確認する手順を変更する。
カウンタ確認作業員が取得した機器ごとのカウンタ値は、クライアントPC107に取り込まれる。そして、クライアントPC107の制御部107aによって、カウンタ値はhtml文書化され、カウンタ確認webサーバ402にhtmlメッセージが送信される。
カウンタ確認票作成cgi403は、顧客との商談が成立した商談IDをキーに、商談テーブル306を検索して、商談にかかる諸情報を得る。
次に、カウンタ確認票作成cgi403は、商談IDにて商談契約テーブル308を検索し、対応する契約の契約IDを一つ以上得る。
次に、カウンタ確認票作成cgi403は、契約IDにて契約テーブル307を検索し、契約にかかる諸情報を得る。
次に、カウンタ確認票作成cgi403は、契約種別IDにて契約種別テーブル311を検索し、契約種別にかかる諸情報を得る。
更に、カウンタ確認票作成cgi403は、契約IDにて契約商品等テーブル314を検索し、
・商品コード又は役務コードを一つ以上、
・設置先ID一つ
を得る。
また、カウンタ確認票作成cgi403は、役務コードにて役務基本情報テーブル313を検索し、役務にかかる諸情報を得る。
また、カウンタ確認票作成cgi403は、設置先IDにて顧客設置先テーブル305を検索し、設置先にかかる諸情報を得る。
そして、カウンタ確認票作成cgi403は、契約IDと設置先IDにて機器管理テーブル306を検索し、設置先にかかる諸情報を得る。
このようにして、カウンタ確認票作成cgi403は、各テーブルの情報が紐付けられた状態でデータを取得することができ、カウンタ確認指示データを作成できる。
まず、カウンタ確認webサーバ402は、機器管理システム101より、「稼働中の機器」かつ「カウンタ確認が必要な機器」を抽出し(ステップS11)、一覧リストとする。そして、検索キーを一覧リストの先頭に設定する(ステップS12)。
まず、カウンタ確認webサーバ402は、カウンタ確認ログテーブル317より確認日付を取得することで、前月までのカウンタ確認結果を検索する(ステップS21)。そして、契約IDで特定されるカウンタ確認条件を参照する(ステップS22)。カウンタ確認条件には、締め日までにカウンタ値を取得できない場合、優先順位の高いカウンタ確認方法が選択されて、カウンタ確認が行われる締め日が決められている。
カウンタ確認方法の変更条件とは、優先度が一番高いカウンタ確認方法で締め日までにカウンタ値を取得できなかった場合、優先度が次に高いカウンタ確認方法に切り換えることができるかどうかを判断する条件である。優先度が次に高いカウンタ確認方法に切り換えた場合、このカウンタ確認方法で指定される締め日を新たに設定することができる。
図10は、カウンタ確認処理の例を示すフローチャートである。
本実施形態では、カウンタ確認方法の優先順位が高い順に、第1の締め日が設定されたCSS(Customer Support System)取得、第2の締め日が設定された訪問取得、第3の締め日が設定されたカウンタ確認依頼となっている。当然、実施形態に応じて、優先順位は変わり、締め日も変わることとなる。
カウンタ確認依頼票の発行を受けて、顧客企業の担当者が確認したカウンタ値は、図示しないwebページ、Fax、ハガキ等によりサービス会社に送られる。サービス会社のカウンタ確認作業者は、webページから得られるカウンタ値の場合、データ変換してカウンタ確認webサーバ402に送る。同様に、Fax、ハガキ等により受け取ったカウンタ値は、OCR読み取り、またはキー入力によりクライアントPCでデータを取得して、カウンタ確認webサーバ402に送る。
この結果、カウンタ確認できたか否かを判断する(ステップS38)。カウンタ確認できた場合、料金計算を行う(ステップS50)。カウンタ確認できない場合、ステップS36の処理に戻り、第1の締め日を過ぎるまで通信回線を介したカウンタ値の取得処理を継続する。
Claims (4)
- 契約IDに基づいて、消耗品の使用量を確認する機器を抽出するステップと、
前記抽出された機器毎に特定される、前記消耗品の使用量を確認する締め日であって、前記消耗品の使用量を確認する手順毎に日付が異なる複数の前記締め日のうち、現在日付に最も近く、かつ、前記現在日付が未経過である前記締め日を取得するステップと、
前記消耗品の使用量を記録するログを参照し、前記締め日までに、前記使用量を確認済みとした確認日付が存在するかを確認するステップと、
前記ログに、前記確認日付が存在していない場合、前記消耗品の使用量を確認するための複数の締め日に優先順位を付けて、前記契約IDで規定される前記消耗品毎に、前記締め日及び前記手順が紐付けられる優先順位データから、前記優先順位が高く、かつ、前記現在日付が未経過である前記締め日が紐付けられる前記手順を読み出して、前記消耗品の使用量を確認する手順を変更するステップと、
変更された前記手順によって、前記現在日付が未経過である前記締め日までに前記消耗品の使用量を確認することを指示する指示データを作成するステップを含むことを特徴とする
使用量取得方法。 - さらに、前記指示データに基づいて、変更された前記手順と、前記手順に紐付けられ、前記現在日付が未経過である前記締め日が含まれる確認票を表すデータを作成するステップを含むことを特徴とする
請求項1記載の使用量取得方法。 - 契約IDに基づいて、消耗品の使用量を確認する機器を抽出し、前記抽出された機器毎に特定される、前記消耗品の使用量を確認する締め日であって、前記消耗品の使用量を確認する手順毎に日付が異なる複数の前記締め日のうち、現在日付に最も近く、かつ、前記現在日付が未経過である前記締め日を取得し、前記消耗品の使用量を記録するログを参照し、前記締め日までに、前記使用量を確認済みとした確認日付が存在するかを確認する使用量確認指示部と、
前記ログに、前記確認日付が存在していない場合、前記消耗品の使用量を確認するための複数の締め日に優先順位を付けて、前記契約IDで規定される前記消耗品毎に、前記複数の手順の前記優先順位を記録する優先順位データから、前記優先順位が高い前記手順を読み出して、前記消耗品の前記使用量を確認する手順を変更する手順変更部と、
変更された前記手順によって、前記現在日付が未経過である前記締め日までに前記消耗品の使用量を確認することを指示する指示データを作成する指示データ作成部と、を備えることを特徴とする
使用量取得装置。 - さらに、前記指示データに基づいて、変更された前記手順と、前記手順に紐付けられ、前記現在日付が未経過である前記締め日が含まれる確認票を表すデータを作成する確認票作成部を備えることを特徴とする
請求項3記載の使用量取得装置。
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