JP4630470B2 - 情報処理装置及び方法及びプログラム記憶媒体並びにプログラム - Google Patents

Description

【０００１】
【発明の属する技術分野】
本発明は、情報処理装置、情報処理方法、およびプログラム記憶媒体、詳しくは、情報機器に関する情報を処理する機能を有する情報処理装置、情報処理方法およびプログラム記憶媒体に関するものである。
【０００２】
【従来の技術】
近年、ネットワーク化の進展に伴い、企業内で使用される複写機、プリンタ、パーソナルコンピュータなどの情報機器はネットワークで結合され、遠隔操作によるプリントが頻繁に行われるようになってきている。
【０００３】
【発明が解決しようとする課題】
これに対して、各情報機器の機能・状態は個々の機器ごとに異なり、集中して維持・管理することが困難であった。特に、電子写真複写機、プリンタの感光ドラムの交換や、動作の修理、点検、調整などに関しては、一括した管理が難しく、サービスの効率低下や費用の請求の煩雑化を招いていた。
【０００４】
更に、プリント機能を有する情報機器については、その管理の一環として、機能維持のための保守メンテナンスが挙げられるが、それに係る契約処理は書類、電話等を介した人的作業のもと行われていた。そのため、契約を結ぶまでの一連の業務作業には多大な人的リソース必要としていた。特に、プリント機能を有する情報機器に関しては、白黒印刷機器、カラー印刷機器など、その種類も多種多様のものとなっており各機種に適切な多種多様なサービスを提供することは困難であった。
【０００５】
また、サービスを受ける側にとっても、オフィス等で多種多様の複数の情報機器を管理している場合、それぞれの機器の管理を行うことは困難であった。その結果、例えば保守メンテナンス契約などにおいては、各機種に適した契約を結ぶような柔軟な管理をすることはサービス内容、契約期間、費用等を把握する観点からして困難なものとなっていた。
【０００６】
一方、ネットワーク環境下において使用されている情報機器に関するサービスの提供と、そのサービスの提供に対する請求を一元管理できていなかった。そのため、サービスと請求とを対応付けるために膨大な人的リソースを使う必要があった。
【０００７】
本願はかかる事情に鑑みてなされたものであり、複数の情報機器がネットワーク環境下で動作する場合に、それらの維持・管理を効率よく行うことができる情報処理装置、情報処理方法、およびプログラム記憶媒体並びにプログラムを提供することを目的とし、更に詳しくは、情報機器に対する保守メンテナンスの契約の際に、ユーザにとってより有益であると供にユーザ側の情報機器管理者及び提供者側にとっても効率の良い契約処理を行えるような情報処理装置、情報処理方法、プログラム記憶媒体並びにプログラムを提供することを目的とする。
【０００８】
更に、本発明では、複数の情報機器がネットワーク環境下で動作する場合に、それらの維持・管理を効率よく行うことができる情報処理装置、情報処理方法、およびプログラム記憶媒体並びにプログラムを提供することを目的とし、更に詳しくは、複数の情報機器が接続される第１のネットワークと所定の通信媒体を介して通信を行うことが可能な第２のネットワークに接続される情報処理装置により、情報機器の保守メンテナンスから請求処理までの一元管理を効率よく行う情報処理装置、情報処理方法、プログラム記憶媒体並びにプログラムを提供することを更なる他の目的とする。
【０００９】
【課題を解決するための手段】
上記課題を解決するため、本発明における情報処理装置は、デバイス機器の管理を行うための各手段の制御を行う制御部を備え、前記デバイス機器から収集される使用状況を示す情報を管理する情報処理装置であって、前記情報処理装置が管理するデータベースを用いて、第１のデバイス機器に対する第１の契約情報を管理する管理手段と、ユーザが第２のデバイス機器を購入する際に前記第２のデバイス機器に対する契約を結ぶための契約に関する情報を設定する画面を表示するための情報を送信する送信手段と、前記画面を介して入力され、前記インターネットを介して送信されてくる、使用履歴のある第１のデバイス機器を特定する第１のＩＤ情報と前記第２のデバイス機器を特定する第２のＩＤ情報とを受信する受信手段と、前記受信手段により受信した第１のＩＤ情報に応じた第１の契約情報を、前記データベースから検索する検索手段と、前記検索手段で検索された第１の契約情報に基づき、前記第２のデバイス機器に対する新規契約とは異なる更新契約を示す第２の契約情報を生成する生成手段とを有することを特徴とする。
【００１４】
本願の他の発明の態様は、以下の詳細な説明及び特許請求の範囲の記載から明らかになるであろう。
【００１５】
【発明の実施の形態】
（第１の実施形態）
以下に添付の図面を参照して、本発明の実施の形態について説明する。
【００１６】
（システム概要）
まず、図１、２を参照しながら、本発明を適用するに好適な情報機器システムの構成について説明する。
【００１７】
図１は本実施の形態の情報機器システムを用いた電子メンテナンスの概要を説明する図である。
【００１８】
図１において、１００は企業や官公庁などの情報機器のユーザーであり、ネットワーク化された情報機器を複数使用する。１０１はユーザー１００の管理部門であり、後述の複数の情報機器を管理する責任と権限を有する。１０２は管理部門１０１の担当者、１０３は担当者１０２用の端末ＰＣ、１０４は管理部門１０１の管理サーバー、１０５は管理部門のＰＣ周辺機器である。
【００１９】
１０６は部門１に設置された複写機（後述の機種Ａ）であり、カラーコピー、カラープリント、ブラックコピー・プリントが可能である。またネットワーク１１０に対しては標準化されたインターフェースで接続され、コピー・プリント枚数や動作状況等の情報を適宜管理サーバー１０４へ送信することができる。
【００２０】
１０７は部門２に設置された複写機１０６と同様の複写機（後述の機種Ｂ）であるが、ネットワーク１１０に対しては標準化されたインターフェースにあわせるためのインターフェースボード１１１を介して接続される。インターフェースボード１１１を介することで、コピー・プリント枚数や動作状況等の情報を適宜管理サーバー１０４へ送信することができる。
【００２１】
１０８は部門３に設置されたプリンタ（後述の機種Ｃ）であり、カラープリント、ブラックプリントが可能である。プリンタはトナーカートリッジを使用しており、基本的にはメンテナンスフリーとなっている。またネットワーク１１０に対してはインターフェースボード１１１と同様の機能を有するインターフェースボード１１２を介して接続されることで、プリント枚数や動作状況等の情報を適宜管理サーバー１０４へ送信することができる。
【００２２】
１０９は部門４に設置されたプリンタ１０８と同様のプリンタ（後述の機種Ｄ）であり、インターフェースボード１１３を介してネットワーク１１０に接続される。
【００２３】
１１４はメールサーバーであり、ネットワーク１１０上の情報を外部に送信するなど、ユーザー１００外との通信を行うためも使用可能である。１１５は複写機・プリンタなどの情報機器のメンテナンス等のサービスの窓口となる販売会社１１８との間で、リアルタイムに情報の通信を可能とする専用線、１１６はインターネットプロバイダ１１７を介して販売会社１１８とダイアルアップによる通信を行うインターネットである。
【００２４】
１１９は販売会社１１８の内部ネットワーク、１２０はインターネット通信を可能にするメールサーバー、１２１は販売会社１１８の管理サーバー、１２２は販売会社１１８の管理用端末ＰＣである。
【００２５】
ユーザー１００における情報機器の使用状況に関する情報は、ユーザー１００の管理部門１０１に蓄積された後、適宜販売会社に転送される。このような集中管理により、効率のよい保守・管理サービスを実現することができる。
【００２６】
図２は、図１の情報機器システムを用いた電子メンテナンスを更に詳細に説明する図である。
【００２７】
図２において、２００はユーザー会社であり、図1のユーザー1００に対応する。ユーザー会社２００には使用部門２０１、基幹系システム２０２、管理サーバー２０３（図１では１０４に相当する）が含まれている。
【００２８】
ユーザー部門の各情報機器からは、コピー枚数、トナー残量や機器の状況などの機器情報２２５が管理サーバー２０３に社内ネットワークを通じて伝送される。機器情報２２５はサービス発注情報等とともに情報２２６として、前述の専用線１１５又はインターネット１１６を介して後述の販売会社２０５へ伝送される。
【００２９】
管理サーバー２０３から基幹系システム２０２へは、各部門ごとに受けたサービスに関する課金情報２２３が伝送される。
【００３０】
基幹系システム２０２は課金情報２２３を受けて、各部門に対して請求２２２を行い、請求額の２２１の回収を行う。これらの基幹系システムによる清算は、既存の経理システムを用いることができる。
【００３１】
２０５は販売会社であり、複写機、プリンタ、コンピュータなどの情報機器の販売・保守などのサービスを請け負う。販売会社２０５にはサービスを提供するための部門であるサービス部門２０６、情報の管理を行う管理システム２０７、販売会社の経理システムを含む販売会社基幹系システム２０８が含まれている。これらの部門、システム間は、社内ネットワーク（図１の１１９参照）で結ばれている。
【００３２】
管理システム２０７へは、上述の情報２２６のほか、端末ＰＣなどの情報機器の使用状態に関する情報２２４も前述の専用線１１５あるいはインターネット１１６を介して伝送される。
【００３３】
管理システム２０７は、販売会社内のサービス部門２０６に対して、社内ネットワーク（図１の１１９参照）を介して、プリンタの感光ドラム交換、動作不良対処などのサービス提供を指示する情報２３１を伝送する。他方、このサービス提供を指示したこと、また複写機・プリンタの消耗品の出庫指示などの情報２３０が、社内ネットワークを介して販売会社基幹系システム２０８に伝送される。
【００３４】
販売会社基幹系システム２０８からは、所定期間内に出庫した消耗品や実行したサービスの額を合計し、ユーザー会社２０１の基幹系システム２０２に対して、その料金請求を示す情報２２９を専用線１１５あるいはインターネット１１６を介して伝送する。
【００３５】
２０４は銀行でありユーザー会社２０１の基幹系システム２０２からのインターネット経由での料金振込みの指示に応じて、口座残高から販売会社２０５へ請求金額の振込みを行い、インターネット経由で販売会社基幹系システムへ振込みの通知を行う。
【００３６】
一方、サービス部門２０６は、複写機・プリンタを取扱うサービス店２１０に対して、サービスマンによるサービス提供を指示する情報２３５をインターネットなどのネットワークを介して伝送する。また、販売会社基幹系システム２０８はサービス店２１０に対して消耗品配送を指示する情報２４０をインターネットなどのネットワークを介して伝送する。これを受けて、サービス店２１０は、ユーザー会社２００に消耗品２３７を配送し、或いはサービスマンによるサービス２３９を提供する。
【００３７】
また、端末ＰＣなどの情報機器の障害については、ＰＣを取扱うサービス店２１１に対して、サービスマンによるサービス提供を指示する情報２３４をインターネットなどを介して伝送する。これを受けて、サービス店２１１は、ユーザー会社２００にサービスマンによるサービス２３８を提供する。
【００３８】
サービス店２１０、２１１によるサービスに対して、ユーザー会社はサービスを受けたことを基幹系システム２０２に登録するとともに、そのサービスの受領書２３６をサービス店２１０、２１１へ発行する。
【００３９】
サービス店２１０、２１１によるサービスの提供が確認されると、販売会社基幹系システム２０８は、サービス手数料２３３をサービス店２１０、２１１に対して支払う。
【００４０】
２０９は、販売会社が取扱う複写機、プリンタを開発・製造する開発会社であり、機器情報２２６などの転送を受け、後の開発に役立てたり、故障修理のための情報を提供するなどインターネットなどのネットワークを介して、情報２３２のやり取りをおこなう。
【００４１】
図３は、図１のシステム構成の一部を簡略化して表した図である。各機器１０６〜１０９にはそれぞれ、機器本体の社内ＩＤナンバー、使用する部門がどこかを示す情報、社内での管理部門（管理部門サーバー）がどこかを示す情報、サービス担当会社を示す情報など、遠隔管理を行うために必要な情報をメモリに保持している。前記各種ＩＤはユーザ固有のＩＤとして機能するものである。また、ユーザＩＤは個人に対するＩＤであることも本発明では想定される。
【００４２】
図２８は、画像形成装置及びコンピュータの代表的なブロック図である。また、２８０１は図１の１０５〜１０９等の画像形成装置の構成例であり、２８０２は管理サーバ１０４の構成例である。図１のＰＣ１０３、図２の管理サーバ２０３、或いは、基幹システム２０２、管理システム２０７、販売会社基幹システム２０８、サービス店２１０、２１１等に設置されたコンピュータも２８０２と同様の構成を有するものとする。
【００４３】
２８０６は中央演算処理装置（ＣＰＵ又はＭＰＵ）であり各種データの生成及び各種演算処理を実行するものであり、ＲＡＭ２８０７、ＲＯＭ２８０８、ＨＤ（ハードディスク）２８０９に記憶された演算プログラム、各種データに基づく処理を実行するものである。
【００４４】
２８０１は通信制御手段であり、ＬＡＮ上に設置された各種情報機器との通信をＩ／Ｆ２８１１を介してデータの送受信を制御する機能を有するものである。
【００４５】
２８１２は表示制御手段であり、Ｉ／Ｆ２８１１を介して接続された表示装置の表示制御を行うものであり、ＲＡＭ２８０７等に一旦記憶された表示データの表示をさせるものである。
【００４６】
２８１３は印刷制御手段であり、ＲＡＭ２８０８に一旦記憶された印刷用データの印刷を制御するものである。
【００４７】
２８０４は２８０１内における各ブロック間を双方向にデータ通信するためのデータバスである。
【００４８】
２８０３はネットワーク通信回線であり、有線、無線を問わずコンピュータ２８０２及びネットワーク通信回線に接続された各種機器（図示はせず）との通信を行う通信媒体である。
【００４９】
２８０５及び２８１４〜２８２０は２８０４及び２８０６〜２８１３と同様の機能を有するものなので、詳しい説明は省略する。
【００５０】
２８２１はインターネット通信回線を示しており、一般電話回線を利用したもの、無線機能を利用したもの等が考えられる。該インターネット回線２８２１を介して図１５に記載されるユーザ管理装置（図２の管理サーバ２０３）とセンタサーバ（図２管理システム２０７）が接続され、データの送受信が行われる。
【００５１】
本願における各機器による上に文章及び図を用いて説明した各種処理、フローチャートの各ステップ処理、及び、後に文章及び図を用いて説明する各種処理、フローチャートにおける各ステップ処理は図２８で説明した構成において実行されるものとする。
【００５２】
（機器の設置時処理フロー）
図４は、各情報機器が保持する情報をその機器のユーザー部門への設置時に入力するための手順を示すフローチャートであり、図５は、上記情報を入力する際の各機器の操作部の表示状態を示す図である。図４における各情報機器は図１の複写機・プリンタなどの情報機器（１０６〜１０９など）なに該当するものである。
【００５３】
図５において、５００は情報機器に設けられた液晶のタッチパネルディスプレイであり、キー５０１から５０７を押すことにより、マニュアルによる情報入力を行うことができる。キー５０１〜５０４は入力対象情報がすでに入力済みである場合には、キーの表示をネガポジ反転させて入力済みであることを表示する。
【００５４】
機器のサービスモードにおいて、機器の設置時に行われる処理フローを説明する。まず、機器のユーザー会社内におけるＩＤナンバー及び販売会社におけるＩＤナンバーがすでに入力されているかどうかを判断し（４０１）、入力済みでなければ図５のキー５０1を操作者（例えばその機器を設置するサービス会社または販売会社の社員）に押し下げさせることにより、ＩＤナンバーを入力させる（４０２）。
【００５５】
次に、使用担当部門情報がすでに入力されているかどうかを判断し（４０３）、入力済みでなければ図５のキー５０２を操作者に押し下げさせることにより、使用担当部門情報（ユーザー会社における組織名称、コード、ネットワークアドレスなど）を入力させる（４０４）。
【００５６】
次に、社内管理部門情報がすでに入力されているかどうかを判断し（４０５）、入力済みでなければ図５のキー５０３を操作者に押し下げさせることにより、社内管理部門情報（ユーザー会社における組織名称、コード、ネットワークアドレスなど）を入力させる（４０６）。
【００５７】
次に、サービス担当会社情報がすでに入力されているかどうかを判断し（４０７）、入力済みでなければ図５のキー５０４を操作者に押し下げさせることにより、社内管理部門情報（サービス会社の名称、コード、ネットワークアドレスなど）を入力させる（４０８）。
【００５８】
図５のキー５０５はテンキー、５０６はストップキー、５０７はスタートキーであり、不図示のアルファベットキーとともに、上記情報入力に用いられる。
【００５９】
（ユーザー管理部門による情報管理）
図６は、ユーザー会社のユーザー管理部門の管理サーバー２０３による情報管理の一形態を説明するフローチャートである。
【００６０】
まず、管理サーバー２０３の管理下にある複写機・プリンタなどの情報機器（１０６〜１０９など）からは、所定時間ごと或いは、プリント、複写のジョブごとに、各装置の使用状況が各装置から自動的にネットワーク１１０を介して入力される。また、ペーパージャムや故障などについては、その障害の発生の度に発生時刻、障害の種類などの情報が機器本体のメモリに記憶されたＩＤと供に自動的にネットワーク１１０を介して入力される（６０１）。なお、機器本体に記憶されたＩＤには図３において説明したＩＤの他に、機器固有のシリアル番号（機器ＩＤ）、契約時に生成される契約ＩＤ等が考えられる。これらの装置ごとの使用状況は、順次管理サーバー２０３のメモリに蓄積され、（６０２）この入力と蓄積の処理が繰り返される（６０３）。
【００６１】
一方、管理サーバー２０３は装置ごとの使用状況を分析し、▲１▼装置の障害で特にサービスマンによる復旧が必要な障害であると判断される場合、▲２▼定期的メンテナンス時期（例えば、月１度定期的メンテナンスを行う契約となっている場合にはその数日前の適当な時期）に該当する場合、▲３▼特に管理部門担当者１０２が必要と判断した場合など、販売会社によるサービスの実行に情報が必要な場合に該当するか否かを判断し（６０３）、このような条件に該当する場合にはメモリに蓄積された使用状況に関する状況を読み出し（６０４）、その情報の送信先である販売会社２０５の管理システム２０７のメールアドレスを読み出し（６０５）、販売会社２０５の管理システム２０７へ必要な情報をメールとして送信する（６０６）。
【００６２】
図７は、ユーザー会社の基幹系システムによる決済の手順を示すフローチャートである。
【００６３】
販売会社の基幹系システム２０８からの請求書２２９を受信したかを判断し（７０１）、受信した場合には、支払を行ってもよいかを判断する（７０２）。判断にあたっては、基本的には要求したサービスに対して、実際にサービスが実行されたことの確認が取れることが条件となり、そのための情報はネットワークを介して、基幹系システム２０２に入力される。
【００６４】
実際のサービスの実行が確認できない場合など、支払をすることが妥当でない場合には、その旨のコメントを添付したメールを、販売会社の基幹系システム２０８に送信する（７０５）。また、支払うことが妥当な場合には、銀行２０４に対して、請求金額の支払を指示する（７０３）。支払指示後所定の期間内に領収書を販売会社の基幹系システム２０８から受領したかどうかを判断し（７０４）、受領していない場合には、上述と同様のコメン付メールを販売会社の基幹系システム２０８に対して送信する（７０５）。
【００６５】
（販売会社の管理部門による情報管理）
図８は、販売会社の管理部門による情報管理の一形態を説明するフローチャートである。
【００６６】
販売会社の管理システム２０７は、ユーザー会社の管理サーバー２０３からの上述のメールを受信したかどうかを判断し（８０１）、受信した場合には、その内容を解析し、必要に応じてサービス部門２０６を介してサービス店２１０、２１１によるサービス実行を指示したり（８０２）、販売会社基幹系システムに対して、消耗材（紙、トナーなど）の発送を指示する（８０２）。指示はネットワークを通じて、電子的に行われ、サービス実行部門による、サービス完了通知受信し、サービス完了を電子的に確認するまで、定期的にサービス実行の指示（リマインド）を繰り返し行う（８０３）。
【００６７】
図９は、販売会社の基幹系システムによる決済の手順を示すフローチャートである。
【００６８】
まず、上述の図８のステップ８０３によるサービス完了の通知が管理システム２０７から基幹系システム２０８に転送されたかどうかを確認し（９０１）、請求書２２９をユーザー会社の基幹系システム２０２に対して送信する（９０２）。そして、前述の銀行２０４からの情報で、支払の確認ができた場合には（９０３）、ユーザー会社の基幹系システム２０２に対して領収書を送信する（９０４）。一方、支払が確認できない場合には、請求書の不備などにより支払ができない旨のコメント付メールが受信されているかどうかを確認し（９０４）、受信している場合には訂正した請求書を再度ユーザー会社の基幹系システム２０２に対して送信する（９０６）。このようなメールを受信していない場合には、支払を促すリマインダをユーザー会社の基幹系システム２０２に対して送信する（９０５）。
【００６９】
図１１、図１２は、販売会社の管理システムにおける管理情報の入力処理の一形態を説明する図である。
【００７０】
ユーザー会社が販売会社との間の新規契約により新しい情報機器の導入を行う場合には、契約成立後に管理システム２０７に対して、その契約の条件の入力を行う。入力の際には、入力項目のうち既に情報機器側で入力され、ユーザー会社の管理サーバー２０３を介して管理システム２０７に入力済みの項目は、内容の確認のみを行う。
【００７１】
項目の入力・確認は管理システム２０７の端末ＰＣにより行い、ＰＣのディスプレイ上には図１１に示される入力用の画面５５０が表示される。図１１の５５１〜５５８は入力用のキーであり、ここをマウスでクリックすることにより、その項目の入力が可能となる。また、既にこの項目が入力済みであれば、このキーをネガポジ反転表示させ、内容の確認を行うことができるようにする。また、５０５〜５０７は、項目の入力のために用いることができるソフトキーである。
【００７２】
まず、ユーザーの名称・ＩＤナンバー等のユーザー情報が入力済みであるかどうかを確認し（１２０１）、未入力であれば、端末ＰＣの操作部（キーボード、マウス）より、キー５５１を用いて、ユーザーの名称・ＩＤナンバー等のユーザー情報を入力させる（１２０２）。
【００７３】
次に、契約対象の機種情報が入力済みであるかどうかを確認し（１２０３）、未入力であれば、キー５５２を用いて、契約対象の機種情報を入力させる（１２０４）。
【００７４】
次に、契約対象の機器ＩＤが入力済みであるかどうかを確認し（１２０５）、未入力であれば、キー５５３を用いて、契約対象の機器ＩＤ情報を入力させる（１２０６）。機器ＩＤとしては、その装置の製造番号や販売時に付与する番号を用いることができる。
【００７５】
次に、契約の種類に関する情報が入力済みであるかどうかを確認し（１２０７）、未入力であれば、キー５５４を用いて、契約の種類に関する情報を入力させる（１２０８）。契約の種類とは、例えば後述のように、印刷枚数に応じた保守料金を支払う保守管理契約、或いは、修理・調整・診断などのサービスをユーザーが希望するときにその都度サービス料を支払う契約など、機器購入後のサービス提供の方法に関する契約の種類である。
【００７６】
次に、契約期間（契約開始日と終了日）の情報が入力済みであるかどうかを確認し（１２０９）、未入力であれば、キー５５５を用いて、契約期間の情報を入力させる（１２１０）。
【００７７】
次に、印刷枚数に応じた保守料金を支払う保守管理契約における基本料金の額が入力済みであるかどうかを確認し（１２１１）、未入力であれば、キー５５６を用いて、基本料金の額を入力させる（１２１２）。
【００７８】
次に、印刷枚数に応じた保守料金を支払う保守管理契約における課金テーブルが入力済みであるかどうかを確認し（１２１３）、未入力であれば、キー５５７を用いて、課金テーブルの内容を入力させる（１２１４）。課金テーブルは例えば図１０に示されるように、月ごとのコピー・プリント枚数と１枚あたりの課金額で構成される。図１０の機種Ａについては、１月間のカラーコピー枚数が１枚からLa枚であった場合には、１枚あたりAa円の課金額となることを示す。またLa枚をこえた場合には、こえた部分は１枚あたりBa円、更にMa枚をこえた場合は、こえた部分は１枚あたりCa円が課金される。同様に、カラープリント（「プリント」は複写機モードではなく、外部装置からのデータを印刷する場合をさす）や、ブラックのコピー・プリントについても同様に課金テーブルが構成される。
【００７９】
また同様のテーブルが、機種Ｂについても独立して構成される。
【００８０】
最後にその他課金のために必要な情報が未入力であるかどうかを確認し（１２１５）、必要に応じてその情報を入力させる（１２１６）。
【００８１】
（課金演算例）
図1３は、印刷枚数に応じた保守料金を支払う保守管理契約における課金演算例を説明する図である。
【００８２】
例えば、あるユーザーが図１０のような課金テーブルの契約をおこなったとし、図１３のように月間のコピーボリュームが機種ＡのカラーコピーＡ１枚、カラープリントＡ２、枚、ブラックコピー・プリントＡ３枚、機種ＢのカラーコピーＢ１枚、カラープリントＢ２、枚、ブラックコピー・プリントＢ３枚であったとすると、機種Ａの保守料金の合計は、
La*(Aa+Da+Ga)+(Ma-La)*(Ba+Ea+Ha)+(A1-Ma)*Ca+(A2-Ma)*Fa+(A3-Ma)*Ia
であり、機種Ｂの保守料金の合計は、
Lb*(Ab+Db+Gb)+(Mb-Lb)*(Bb+Eb+Hb)+(B1-Mb)*Cb+(B2-Mb)*Fb+(B3-Mb)*Ib
である。
【００８３】
従って、これら2機種の保守管理契約をおこなった場合には、月間の保守サービスに関する課金は、これらの合計となる。
【００８４】
これらの演算は、販売会社の管理システム２０７が行い、その結果２３０を基幹系システムへ転送する。
【００８５】
図１４は、図１のシステムを有するユーザー会社の月間のトータル請求額の演算例である。
【００８６】
例えば、印刷枚数に応じた保守料金を支払う保守管理契約を行った機種Ａ，Ｂについては、（１）のように図１３と同様の印刷ボリュームであったとし、更に、スキャナを持たない、プリンタである、機種Ｃ、Ｄについては、（２）のような印刷ボリュームであったとする。このときのトータル請求額は、▲１▼月間の保守サービスに関する課金（機種Ａ，Ｂについて（図１３参照））、▲２▼月間トナー供給量（全機種についてトナー種類ごとに集計して単価を乗算する）、▲３▼月間用紙供給量（全機種について用紙種類ごとに集計して単価を乗算する）、▲４▼月間ドラム交換数（機種Ａ，Ｂについては、保守サービス料に含まれているので、機種Ｃ，Ｄについてドラム種類ごとに集計して単価を乗算する）、▲５▼月間部品代金（機種Ａ，Ｂについては、保守サービス料に含まれているので、機種Ｃ，Ｄについて部品種類ごとに集計して単価を乗算する）、▲６▼月間修理・点検・調整サービス料（機種Ａ，Ｂについては、保守サービス料に含まれているので、機種Ｃ，Ｄについて合計）の総和である。
【００８７】
この請求額は、管理システム２０７が演算し、基幹系システム２０８へ転送する。転送を受けて、基幹系システム２０８はユーザー会社の基幹系システムに対して請求書を発行する。
【００８８】
（情報のセキュリティについて）
ユーザー会社２００、販売会社２０５、サービス店２１０、２１１、開発会社２０９の間の通信は、情報のセキュリティを考慮して、対象情報に対して適宜暗号化を行い通信する。特に、管理サーバー２０３と管理システム２０７との間で通信される印刷枚数情報、あるいは基幹系システム２０２と販売会社基幹系システム２０８、更に銀行２０４の間で通信される課金情報は犯罪防止の観点から、高度な暗号化を使用するものとする。
【００８９】
（サービス実行の確実性について）
ユーザー会社２００内においては、サービスが実行されたことを確認するため以下の手順の確認作業をおこなう。
【００９０】
まず、管理サーバー２０３は図６のステップ６０６でのメール送信が終了した後、販売会社２０５に対して期待するサービス（例えば印刷枚数に応じた保守料金を支払う保守管理契約における定期的メンテナンス、あるいは、保守管理契約をしていない場合の部品交換など）を識別するためのサービスＩＤ番号を各情報機器の使用部門２０１に対して発行する。例えば図３のユーザー（部門１〜部門４）のそれぞれに対して独立したサービスＩＤ番号を発行する。
【００９１】
これに対して、各使用部門はサービス店２１０、２１１などにより、所望のサービスが実際に実行されたかどうかを確認し、確認できれば管理サーバー２０３に対して、その旨のメールをサービスＩＤ番号とともに返送する。一方、希望の時期に所望のサービスが実行されていない場合には管理サーバー２０３に対して、その旨のメールをサービスＩＤ番号とともに返送する。
【００９２】
管理サーバー２０３は、各使用部門からのメールを受信後、すべてもサービスＩＤ番号に関して、サービス完了が確認されれば、販売会社からの請求書に対して支払可能である旨のメールを基幹系システム２０２に対して送信する。
【００９３】
一方、管理サーバー２０３は、サービスＩＤ番号のいずれかに関して、サービス完了が確認されていなければ、販売会社からの請求書に対して支払不可能である旨のメールを基幹系システム２０２に対して送信するとともに、未完のサービスをリマインドするメールを管理システム２０７に対して送信する。
【００９４】
他方、販売会社側は、各サービスＩＤ番号に関わるサービスについて、サービス店２１０、２１１などにサービスを指示し、その完了を示すメールを各サービスについて確認し、確認ができた時点で、基幹系システム２０８に対して、請求書の発行が可能である旨のメールを送信する。
【００９５】
以上のように、各サービスに対して、共通のサービスＩＤ番号により実行を管理することにより、ネットワーク環境下における。サービスの実行管理を確実にかつ効率よく行う事ができる。
【００９６】
（第２の実施形態）
第２の実施形態では、第１の実施形態において説明したシステムを基に実行される契約処理に関しての更に詳しい説明を行う。
【００９７】
図１５は、ユーザが新規画像形成装置の購入時の契約をする際、又は、現在使用中の画像形成装置を新規のものに買い替る際の処理を示すフローチャートであり、ユーザ管理装置とセンタサーバとによって実行される処理である。
【００９８】
ここで、ユーザ管理装置は、図２の管理サーバ２０３、該管理サーバ２０３に接続されたパーソナルコンピュータ等（基幹系システム２０２に設置されたコンピュータ等）、無線通信機能を有した携帯端末等に該当するものである。また、センタサーバとは図２の管理システム２０７、販売会社基幹システム２０８に設置されたコンピュータに該当するものである。
【００９９】
また、ユーザ管理装置、センタサーバには図２８において説明したような機能をそれぞれ有しており、後述で説明する各フローチャート、各図面に基づいて行われる処理（データの送受信、表示、記憶、検索、データの生成、各種演算処理）は図２８に示される各ブロックの機能により実現される処理であり、図１５に示されるフローチャートの各ステップの処理はユーザ管理装置又はセンタサーバ装置のＲＡＭ２８１８、ＲＯＭ２８１９、ＨＤ２８２０の何れかの記憶手段に記憶されたプログラムコードに基づく処理がＣＰＵ２８１７によって実行されることによって実現される。
【０１００】
なお、本願での契約とは、契約期間、画像形成装置の修理等の保守メンテナンス料金を印刷出力１枚当たりの料金に含めることを指す。また、保守メンテナンスに含まれるものとしては、修理以外に部品交換、消耗品の無料交換、使用済み消耗品の回収作業等、新バージョンのソフトウエアの自動配信等のリモートメンテナンスなどが挙げられる。
【０１０１】
Ｓ１５０１では、新たに契約対象となる（例えば新規購入画像形成装置）画像形成装置を特定する情報、及び、以前に使用履歴或いは契約実績のある画像形成装置を特定するための情報が、ユーザ管理装置に入力される。該入力された情報は図２８のＲＡＭ２８１８等に一旦格納／記憶保持される。以前に契約していた情報処理装置を特定する情報には既に契約を解約した画像形成装置、或いは、現在使用中の画像形成装置等を考えることができる。なお、現在使用中の画像形成装置を特定する情報をＳ１５０１で送信する場合には、例えば、現在使用している画像形成装置に対する契約内容を新規購入画像形成装置に契約内容に反映させたい時になどに想定される。
【０１０２】
また、画像形成装置を特定するような情報としては、機器ＩＤ、ユーザＩＤ（図３において説明した機器本体の社内ＩＤナンバー、使用する部門がどこかを示す情報、社内での管理部門（管理部門サーバー）がどこかを示す情報）、契約ＩＤ等が考えられ、機器ＩＤは機器の工場出荷時に予め本体内のメモリに記憶されている形態が、ユーザＩＤ、契約ＩＤ等はセンタサーバにて生成／記憶管理され、ユーザに通知される形態又は機器本体の操作部から入力されて（図５）形態等が考えられる。なお、本発明における通知とは通知情報を送信することを意味する。
【０１０３】
Ｓ１５０２において、Ｓ１５０１で入力され、ＲＡＭ２８１８に格納された情報が通信制御手段２８１４によってユーザ管理装置からインターネット２８２１（図１の専用線１１５あるいはインターネット１１６に該当）を介してセンタサーバに送信される。
【０１０４】
Ｓ１５０３においてはＳ１５０２で送信された情報が受信され、受信した情報に基づく契約実績又は使用履歴等の情報がセンタサーバの記憶部に記憶されたデータベースより検索される。
【０１０５】
Ｓ１５０４ではＳ１５０３で検索された「使用履歴」、「契約内容」、「契約実績の有無」等の情報に基づいて新たに契約対象となる機器（例えば、ユーザが新たに購入する、または購入予定の機器）に対する契約情報が自動的に生成される。なお、生成された契約情報はセンタサーバの記憶手段に記憶保持され管理される。また、使用履歴、契約内容、契約実績等の情報とは、過去にユーザと販売会社との間で契約されていた、または、現在契約中の画像形成装置に対す情報を示す。
【０１０６】
Ｓ１５０５ではＳ１５０４においてセンタサーバで生成された契約情報の送信が、センタサーバからユーザ管理装置に対して実行され、Ｓ１５０６では、Ｓ１５０５においてユーザ管理装置に送信された情報がユーザ管理装置のＣＲＴ等の表示部に表示される。ユーザは該情報を閲覧することによって、新規契約の詳細を知ることができ、新規契約の検討を容易に行うことができる。
【０１０７】
また、Ｓ１５０２及びＳ１５０５における情報の通信はセイキュリティーの観点から暗号化処理が行われた形式で実行される。
【０１０８】
ここで、図１５で説明した処理は、例えば、画像形成装置にユーザ管理装置と同様の機能を持たせることで、画像形成装置とセンタサーバとの間の処理として考えることもできる。即ち、図２８にも示されるように、通信制御手段、表示制御手段、ＨＤ等を画像形成装置に有することにより、図１５で説明した処理が実現される。
【０１０９】
次に図１６の１６０１から１６０４に関しての説明を行う。なお、１６０５から１６０９の説明は後にすることとする。
【０１１０】
図１６はＳ１５０２においてセンタサーバから送信される情報の表示形態の一例であり、情報の入力が行われる際のユーザインターフェース画面であり、ユーザ管理装置、或いは、画像形成装置の表示部などに表示されるものである。
【０１１１】
１６０１はユーザがこれから新規に購入しようとする、または、新規に購入した新規購入機器を特定するＩＤを入力させる入力欄である。なお、１６０１の新規購入ＩＤに入力されるＩＤは、新規購入機器に限定されるものではなく、新たに契約対象となる機器のＩＤが本発明では想定される。また、ＩＤが不明な場合には”新規購入予定”等のメッセージを入力する形態、何も入力しない形態などが考えられる。また、その際には該情報を受信したセンタサーバ側のオペレータ等が、電子メール、電話等にて対応し新規機種のＩＤを特定する等の処置が考えられる。
【０１１２】
１６０２は現在、または、以前使用していた画像形成装置を特定するＩＤを入力するための入力欄であり、交換される機器を特定するＩＤが入力される欄である。リプレース時などには現在使用している画像形成装置のＩＤを入力することが、また、以前契約をしており期間をおいて新たな機器を購入する場合などには、以前使用していいた画像形成装置を特定するＩＤを入力することが考えられる。
【０１１３】
本発明では１６０１、１６０２において入力される画像形成装置を特定するＩＤには機番ＩＤ（工場出荷時に機器に付与されるシリアル番号）、契約ＩＤ（サービス提供会社が管理する契約番号）、機種ＩＤ（機器の種別を示す番号）などが入力可能である。
【０１１４】
また１６０３、１６０４は新規購入ＩＤ、旧機種ＩＤの情報検索の指示をするためのものであり、該ボタンの入力が、キーボード，マウス、液晶タッチパネルのポインティングデバイスにより入力されると、図２１に示すような表示画面の情報がセンタサーバ側からユーザ管理装置側に送信され、ユーザ管理装置のＣＲＴ、画像形成装置の表示部等に表示される。この表示画面を参照してユーザが以前に使用していた、または、これから新たな契約対象とする機種に該当するＩＤを特定することができる。また、図２１で選択されたＩＤが図１６の１６０１、１６０２に自動的に入力されるようにすれば、より効率のよいＩＤ入力システムをユーザに提供することができる。
【０１１５】
次に図１７、図１８を用いて、図１５のＳ１５０３、Ｓ１５０４におけるセンタサーバの処理の詳細な説明を行う。
【０１１６】
図１７は新規画像形成装置に対しての契約内容を決定する際に、以前の契約実績の有無で契約内容を異なるものにする処理を示すものである。
【０１１７】
Ｓ１７０１ではユーザ先より送信されてきた、ＩＤの受信が行われる。該ＩＤは機番ＩＤ（工場出荷時に機器に付与されるシリアル番号）、契約ＩＤ（サービス提供会社が管理する契約番号）、機種ＩＤ（機器の種別を示す番号）およびユーザＩＤ（ユーザ固有の番号）等が本発明では考えられる。
【０１１８】
Ｓ１７０２ではＳ１７０１で受信したＩＤに基づいて以前に契約実績があったか否かが検索される。これは、センタサーバの記憶手段（データベース）にＩＤ毎に対応した契約実績が記憶／管理されていることを意味する。該契約実績は過去の契約、または、現在契約中の契約情報を含むものとする。
【０１１９】
Ｓ１７０２では受信したＩＤに対して、以前の契約実績が無かった場合には（Ｓ１７０２のＮｏ）、Ｓ１７０３において通常の課金テーブルが用いられることが決定される。
【０１２０】
また、以前の契約実績が存在した場合には（Ｓ１７０２のＹｅｓ）、Ｓ１７０４において割引き課金テーブルが用いられることが決定される。割引き課金テーブルについては後述にて詳細に説明を行うものとする。
【０１２１】
Ｓ１７０３、Ｓ１７０４のそれぞれにおいて決定される課金テーブルの１例を図１９と図２０に示す。これら課金テーブルは予めセンタサーバの記憶手段（データベース）に記憶されたものであっても良いし、その都度センタサーバにてテーブル数値を演算し、生成するような形態でも本願の目的を達成することはできる。なお、通常の課金テーブルは図１０に示す機種Ａに対する課金テーブルを該当させることも考えられる。ここで、図１９はＳ１７０３で決定される課金テーブルを、図２０はＳ１７０４で決定される課金テーブルをそれぞれ示している。即ち、Ｓ１７０２において、契約実績が有ると判断された場合には、図２０に示されるよな割引き課金テーブルが選択され、無いと判断された場合には図１９に示すような割引き情報が含まれない課金テーブルが選択される。なお、ここでいう割引きとは、図１９に示される印刷出力１枚当たりの課金額と比べて図２０の課金額が相対的に安いことを指す。
【０１２２】
このように図１９、図２０に示すような課金テーブルを設けることにより、ユーザにとっては、以前契約していた実績を有用に利用することができ、安価に契約を受ける等のメリット受けることができる。
【０１２３】
図１８は図１７とは別の形態を示すものであり、図１７が契約実績を参照する処理に対して図１８での処理は顧客または画像形成装置の過去の使用状況、使用履歴を参照し、契約内容を決定するものである。
【０１２４】
Ｓ１８０１の処理はＳ１７０１の処理と同様のものである。Ｓ１８０２においてはＳ１８０１において受信したＩＤより特定される機器の使用履歴を検索する。なお使用履歴に関しては、既に使用されていない機器、および、現在使用されている機器の使用履歴も含む。
【０１２５】
Ｓ１８０３においては過去の使用履歴に基づく課金割引きテーブルが決定され、該課金テーブルに基づく契約内容がサービスセンタからユーザ管理装置に送信される。この際に、例えば印刷出力枚数が所定数に達していない場合は、先に説明した図１９に示される通常の課金テーブルが決定され選択され、所定数に達していれば、図２０に示されるような割引き情報が含まれた課金テーブルが決定され選択されるような処理が行われる。
【０１２６】
また、印刷枚数において、カラー印刷の出力枚数が所定以上ならば、図２０に示される課金テーブルよりも更に割引き額の大きな課金テーブルが選択されるような処理を行わせることも本発明では考えられる。即ち、白黒機種か、カラー機種か、高速機種か、低速機種か等の機種毎に図１９、図２０に示すよな課金テーブルを設けることが本発明では考えられる。
【０１２７】
これは例えば機種毎の課金テーブルを利用するとともに、第１の実施形態において説明したような所定枚数値をデータベースに記憶されることにより、より詳細な割引きサービスを顧客に提供することができる。
【０１２８】
更に、単純に所定枚数を見るのではなく、単位時間当たりの印刷出力枚数が所定数以上か否かで割引き額の大きな課金テーブルに決定するようにすることも本発明では考えられる。例えば、１月当たりのカラー出力枚数が１０００枚以上か否かで、２００２に示される割引き額を大きな値にすることが考えられる（例えば総印刷枚数が”〜１０００”の欄を”Ｎ−３”にする等）。
【０１２９】
なお、上の説明においては、単位時間として１ヶ月、出力枚数としてカラー出力枚数等を挙げてきたが本願はそれに限定されるものではなく１週間、１年などの期間も考えられる。さらに、出力枚数もカラー出力枚数に限定されるものではなく白黒出力枚数、高解像度印刷出力枚数なども考えられる。
【０１３０】
上に説明してきたように図１５のフローチャートでは、ユーザが指定した画像形成装置に関して以前の契約実績、使用履歴を有用に利用することができるシステムを提供することができた。
【０１３１】
次に図２７（a）、（ｂ）を用いてユーザが複数のデバイス機器に対して契約を結んでいる場合などに有用なシステム及び処理に関しての説明を行う。なお、図２７のフローチャートの各ステップ処理はユーザ管理装置又はセンタサーバ装置のＲＡＭ２８１８、ＲＯＭ２８１９、ＨＤ２８２０の何れかの記憶手段に記憶されたプログラムコードに基づく処理がＣＰＵ２８１７によって実行されることによって実現される。
【０１３２】
図２７（a）は図１５と同様に例えば、ユーザが新規画像形成装置を購入する際に、または、現在使用している画像形成装置を買い換える際に新たな契約を結ぶための処理を示すものである。なおユーザ管理装置と、センタサーバに関しては図１５と同様のものとする。
【０１３３】
Ｓ２７０１においては、ユーザ管理装置からセンタサーバに対して新規画像形成装置を購入する旨の情報が通知される。通知のされ方としては、インターネットを介して電子メール、販売店等のホームページから入力された情報、ユーザ先に出向いたサービスマンの携帯端末からの形態が本発明では想定することができる。また新規画像形成装置を特定するＩＤ等を送信する場合には上に説明した図１６の新規購入ＩＤ入力欄１６０１等が利用される。詳細に関しては上に説明したものと同様なので省略することとする。なお、Ｓ２７０１にて通知される処理は、新規購入機種の購買通知を示す情報に限定されるものではなく、新たな契約対象となる機器を示す情報であることも本発明では想定される。
Ｓ２７０２においては、新規機種の契約締結の開始が行われる。Ｓ２７０３においては、センタサーバからユーザ管理装置に対して契約更新のお知らせ情報が通知される。該通知は例えば「以前の契約更新を継続しますか？Ｙｅｓ／Ｎｏ」等のメッセージ情報が含まれているものである。
【０１３４】
Ｓ２７０４において、Ｓ２７０３にて通知されてきたメッセージに対する判断入力がなされる。即ち、以前の契約を継続するか否かの入力がマウス、キーボード、液晶タッチパネル等のポインティングデバイスにより指示され”Ｙｅｓ”または”Ｎｏ”の情報が入力される。
【０１３５】
Ｎｏの情報が入力された場合にはＳ２７０５において通常の新規契約締結処理に移行する。なお、新規契約締結処理に関しては図１９に示されたような通常の課金テーブルを使用したような料金体系の契約処理が行われる。
【０１３６】
一方、Ｙｅｓの情報が入力された場合には、以前の契約を特定する情報、Ｓ２７０６では以前の契約機器のＩＤの送信がユーザ管理装置からセンタサーバに対して行われる。なお、該ＩＤの入力は上に説明した図１６の１６０２の入力欄を介して入力される。なお、Ｓ２７０６において入力される以前の契約機器のＩＤは現在稼動している契約対象の機器に対するＩＤ情報であることも本発明では考えられる。
【０１３７】
Ｓ２７０７においてはＳ２７０６にて送信されてきた情報に基づく契約情報の検索が実行される。
【０１３８】
Ｓ２７０８においてはＳ２７０７における検索結果の情報をユーザ管理装置に対して送信する。ユーザ管理装置の表示部には該送信された情報に基づく表示がなされる（フローチャートには図示せず）。
【０１３９】
Ｓ２７０９においては、Ｓ２７０８において送信されてきた契約内容を新規契約対象機器の契約内容に反映させるか否かの最終的な確認の入力が行われる。
【０１４０】
Ｓ２７０９においてＮｏの情報が入力された場合には、Ｓ２７１０にて通常の新規契約締結処理が実行される。なおＳ２７１０の処理は上に説明したＳ２７０５の処理と同様の処理とするので、ここでは説明を省略する。
【０１４１】
一方、Ｓ２７０９において、Ｙｅｓの情報が入力されるとＳ２７１１の処理に移行する。
【０１４２】
Ｓ２７１１では、契約履歴のある画像形成装置に対する契約内容を新規契約対象機器の契約内容に継続する旨の情報が、ユーザ管理装置からセンタサーバに対して送信される。
【０１４３】
Ｓ２７１２においては、Ｓ２７１１で送信されてきた情報を受信して、以前の契約情報または現在継続中の契約情報を、新規契約対象機器の契約に継続するために、以前の機器、または現在使用中の機器に対する契約を破棄する処理を行う。
【０１４４】
Ｓ２７１３においては、Ｓ２７０７で検索された契約情報を反映させた新たな契約情報の生成が行われる。
【０１４５】
Ｓ２７１４においては、Ｓ２７１３で生成された契約情報の送信がユーザ管理装置に送信され、ユーザ側では該契約情報がユーザ管理装置の表示部において表示され、ユーザは該表示された情報を閲覧することができる。
【０１４６】
次にユーザが以前契約して使用していた機器、または現在使用している機器のうち、どの機器を買い換えるかを特定するための処理についての説明をする。該処理は図１５のＳ１５０１おいて以前の契約対象機器をユーザが特定する際に行われる処理、または、図２７のＳ２７０１、Ｓ２７０４の中に含まれる処理として想定することができる。
【０１４７】
１６０５はユーザＩＤを入力させる欄である。１６０７及び１６０８はユーザがユーザＩＤ等を忘れてしまった際に検索するための検索必要事項を入力する欄であり、１６０７にはユーザ名（契約時の会社名称）、１６０８にはユーザの住所（契約時の住所）がそれぞれ入力され、１６０９の押下により検索指示がなされるとユーザ名情報、住所情報がセンタサーバ側に送信され、送信された情報に基づくユーザＩＤの検索がセンタサーバ内で行われ、検索されたユーザＩＤがセンタサーバよりユーザ側に送信され通知され表示される。この際にはユーザＩＤに対応する全ての契約情報がセンタサーバ側から送信されてくる。
【０１４８】
次に１６０６の契約リスト表示ボタンに関連する処理についての説明を行う。
【０１４９】
検索リスト表示ボタン１６０６は、１６０５に入力されたＩＤに応じて特定される契約に係る履歴リストの表示指示を行うための指示ボタンである。該１６０６の契約リスト表示ボタンの押下が認識されると、リスト取得命令がユーザ管理装置からセンタサーバに送信され、センタサーバ側では、受信したユーザＩＤに基づく契約履歴リストの検索が実行され、検索結果リストがユーザ管理装置に送信される。
【０１５０】
図２２は１６０６の入力に応じてユーザ管理装置の表示部に表示されるリストの一例である。リストには、現在契約中の機器に関する情報（ＣＰ１００に対する情報等）、以前契約していた機器に関する情報（ＢＰ２００に対する情報等）が含まれており、それぞれの機器に関する割引き情報（２２０７）が含まれている。
【０１５１】
例えばリプレースの際に、以前使用していた機器の契約条件を新規購入機器に継続したい場合などに、図２２の表示画面が利用される。図２２において、マウス、キーボード等のポインティングデバイスで選択された機器に対するＩＤ（図２２においては契約ＩＤ、或いは、機種ＩＤ、或いは、機番ＩＤ等）が図１６の１６０２に自動的に入力される。
【０１５２】
そして、ユーザにより１６０１に新規契約対象機器を特定する情報（ＩＤ）が入力され、先に説明した１６０２に入力された契約履歴のある契約機器のＩＤと供に、ユーザ管理装置からセンタサーバ側に送信される。
【０１５３】
外処理により以前の契約機器対する契約内容が新規契約対象機器の契約内容として引き継がれる処理が行われる。
【０１５４】
例えば、以前の契約機器として、図２２においてはＰ００６（契約ＩＤ）の機器などが示されている。また、１６０２に入力されるＩＤとしては、以前使用していた機器に限らず、例えば、Ｐ００４（契約ＩＤ）が選択され入力されることも本発明では考えられる。
【０１５５】
図２２の２２０９のお勧めフラッグは、センタサーバ側で記憶管理される情報であり、最も割引き額の高い機種に対して自動的に生成されるものである。例えば、新規画像形成装置の購入時などに、該フラッグが付された画像形成装置の契約を新規画像形成装置の契約に引き継ぐとユーザにとって有利であることを示している。このようにお勧めフラッグを設けることによりユーザは容易に現在ユーザが利用できる有利な条件の契約内容を把握することができる。
【０１５６】
また、図２２の別の形態を図２３に示す。図２３が図２２と異なる点は、ユーザの各使用履歴に対してポイント数が付加された点である。該ポイント数は画像形成装置の印刷出力枚数に応じて決定されるものであるが、どの画像形成装置がどの期間に何枚の印刷出力を行ったか等の情報は上にも説明したように、図２の機器情報２２５、情報２２６として専用線１１５或いはインターネット１１６を介してユーザ管理装置からセンタサーバに送信されことによって実現されるものとする。また、図１６の１６０２へのＩＤ情報の入力処理等は図２２に説明したものと同様なので、ここでは説明を省略する。
【０１５７】
図２３において、例えば、Ｐ００６（契約ＩＤ）のＢＰ２００（白黒プリンタ）を新機購入画像形成装置ＢＣ３００（複写機）にリプレースする際に、ＢＰ２００の契約実績を、ＢＣ３００の契約に利用する処理に関しての説明を行う。
【０１５８】
ＢＣ３００のＩＤ及びＢＰ２００のＩＤ（Ｐ００６）のそれぞれが図１６の１６０１、１６０２にそれぞれ入力される。該入力された情報がユーザ管理装置からセンタサーバに送信される。
【０１５９】
センタサーバでは送信されてきた情報に基づく契約処理が行われ、図２４のポイント換算テーブルが利用される。図２４のポイント換算テーブルはセンタサーバが有する記憶手段に記憶保持されており、ユーザの異なる機種のリプレース時に利用される。この場合、変更前の機種がＢＰ２００、変更後の機種がＢＣ３００となるために、ポイント数は２倍されることになる。図２３にはＢＰ２００（Ｐ００６）に対するポイントが１００なので、ポイント数は２００となる。
【０１６０】
図２４の換算テーブルを利用してポイントが計算されると、図２５のポイント数−割引き金額換算テーブルが利用される。この場合図２４を利用して換算されたポイントが２００ポイントなので、割引き額は３円となる。なお、図２４、２５のそれぞれの換算テーブルはセンタサーバの記憶手段（データベース）に予め記憶されたものである。
【０１６１】
図２４、図２５に基づいて生成された課金テーブルの一例を図２６に示す。図１０に示される機種Ａに対する課金テーブルを通常の課金テーブルとすると、図２６に示すようなものがユーザに対する課金テーブルとして演算され生成され、新規購入画像形成装置（ＢＣ３００）の契約内容に盛り込まれる。該生成された割引き情報を含む課金テーブルはセンタサーバから表示可能な情報としてユーザ管理装置、ユーザ側に設定された画像形成装置の表示部に表示するべく送信される。
【０１６２】
このように、図２４、図２５に示すような換算テーブルを設けることにより、より柔軟な割引きサービスをユーザに提供することができる。例えば、ＣＰ１００（カラープリンタ）から、ＢＣ３００（白黒複写機）にリプレースする際に、白黒複写機はカラープリンタよりも多くの印刷出力が行われると予想される。そこで、ＣＰ１００を対象に蓄積されたポイント数を４倍して割引き金額を決定する。このようなテーブルを設けることにより、より多くの印刷枚数が見込まれる機種の新規契約に関しては、より大きな割引き金額情報を契約情報に含めることができる。なお、図２４、図２５に示された数値はこれに限定されるものではなく、その状況において柔軟に変更されることができ、例えば図２４の換算数値をリプレース後の機種が販売者が推奨するような機種の場合にはポイントが高くなるように倍率を高くしたり、また、図２５の割引き額の数値が通常と比較して高くなるように設定してもよい。
【０１６３】
また本発明では、図２４に示したような形態とは別の形態として、白黒印刷出力、カラー印刷出力の１枚当たりに付加されるポイント数を異ならせ、且つ、機種毎に割引き額を異ならせるようなポイントテーブルをサービスセンタに設置されるコンピュータの記憶手段に記憶させるようなことも本発明では考えられる。下記にポイントテーブルの一例を示す。
【０１６４】
白黒機種Ａ １．０ （ポイント／枚）
白黒機種Ｂ １．５ （ポイント／枚）
カラー機種Ａ １．５ （ポイント／枚）
カラー機種Ｂ ２．０ （ポイント／枚）
上記テーブルと画像形成装置の印刷出力枚数とに応じてポイント数が計算され累積される。そして、累積されたポイント数と図２５に示すテーブルとに基づき割引き額が決定され、ユーザの課金体系を含む契約情報が生成される。
【０１６５】
一般的にカラー機種の１枚当たりの費用は白黒機種のそれよりも高費用になり、ユーザは機種ごとに異なる印刷出力１枚当たりの費用に応じたポイントを得ることができ、該獲得したポイントを新規購入機種の割引き材料として利用することができる。また、図２３に示されるようなリスト情報をユーザ管理装置、或いは、画像形成装置の表示部に表示させることができ、ユーザは適宜各画像形成装置におけるポイント数を確認することができる。
【０１６６】
また、図２３において図２２と同様にマウス、キーボード等のポインティングデバイスで選択された機器に対するＩＤが図１６の１６０２に入力され、１６０１に新規画像形成装置のＩＤが入力され、センタサーバに該情報が送信されると、図２４、図２５に基づく処理がセンタサーバで実行される。
【０１６７】
また、実行結果をユーザが閲覧できるように、表示可能な情報としてセンタサーバからユーザ管理装置に送信するようにすれば、ユーザは具体的にどの画像形成装置の契約実績を、どの画像形成装置の契約に継続すれば、どの程度の割引き額が得られるかを容易に知ることができる。
【０１６８】
また、既に契約期間の切れた機器に対する継続契約条件（２３０７）、累積ポイント（２３０９）、等に有効期限情報を付加して、センタサーバで記憶管理するような形態も本発明では考えられる。該有効期限は第１の実施形態の図１２のＳ１２０９等で入力されたデータに基づいてセンタサーバにて管理される。このように有効期限を設けることにより、販売側にとっては、リプレース等を顧客に促進することができる。
【０１６９】
また、図２３で示された各画像形成装置に対するポイント合計した累積ポイント（合計ポイント）を顧客が利用できるようなシステムも本発明では考えられる。即ち、図２３に示したポイントを合計したものをセンタサーバ側で演算することが考えられる。合計された合計ポイントは、図２５に示したようなポイントと割引き額を対応させるテーブルにより割引き情報に換算される。なお、割引き額を決定するテーブルは図２５に示すようなものに限定されるものではなく、合計ポイントに応じた割引き金額を記憶したようなものを設けることも本発明では想定される。
【０１７０】
また、各画像形成装置に対する累積ポイントに有効期限情報を付加させることにより、有効期限外とコンピュータンに判断されたものに関しては、前記合計ポイントの演算対象外とするようにすれば、より正確に合計ポイント数を演算することが可能となる。例えば、数十年前に生成された画像形成装置の使用状況に応じたポイントを、割引きサービスのポイントの対象外とすることができる。
【０１７１】
以上、説明してきたように本願発明によれば、ユーザは現在又は以前に契約対象としていた画像形成装置の契約実績、使用履歴等を新規購入する画像形成形成装置の契約に有用に役立てることが可能となる。
【０１７２】
（その他）
上記実施の形態においては、ユーザー会社の情報機器としてカラー複写機 ・カラープリンタを例とし説明したが、モノクロの複写機・プリンタが混在していても良い。
【０１７３】
また、情報機器としては、複写機・プリンタに限らず、カラー・モノクロのファクシミリや、イメージスキャナなど、他の種類の情報機器についても同様の管理が可能である。
【０１７４】
また、プリンタエンジンとしては、上述のようなトナーを用いる電子写真方式に限らず、インクジェット方式など他の方式のエンジンを用いる場合に本願のシステムを用いる事ができる。
【０１７５】
また、上記実施の形態においては、トナー料金については、印刷枚数に応じた保守料金を支払う保守管理契約のサービスの中に含ませなかったが、このサービスに含ませ別料金としなくてもよい。用紙についても同様である。
【０１７６】
本願の発明は、前述した実施形態の機能を実現するソフトウェアのプログラムコードを記録した記憶媒体を、システムあるいは装置に供給し、そのシステムあるいは装置のコンピュータ（またはＣＰＵやＭＰＵ）が記憶媒体に格納されたプログラムコードを読み出し実行することによっても達成できる。
【０１７７】
この場合、記憶媒体から読み出されたプログラムコード自体が前述した実施形態の機能を実現することになり、そのプログラムコードを記憶した記憶媒体は本発明を構成することになる。プログラムコードを供給するための記憶媒体としては、例えばフロッピーディスク、ハードディスク、光ディスク、光磁気ディスク、ＣＤ―ＲＯＭ、ＣＤ−Ｒ、磁気テープ、不揮発性のメモリカード、ＲＯＭ等を用いることができる。
【０１７８】
また、コンピュータが読み出したプログラムコードを実行することにより、前述した実施形態の機能が実現されるだけでなく、そのプログラムコードの指示に基づき、コンピュータ上で稼動しているＯＳ（オペレーティングシステム）などが実際の処理の一部または全部を行い、その処理によって前述した実施形態の機能が実現される場合も含まれる。
【０１７９】
さらに、記憶媒体から読み出されたプログラムコードが、コンピュータに挿入された拡張ボードや機能拡張ユニットに備わるメモリに書き込まれた後、そのプログラムコードの指示に基づき、その機能拡張ボードや機能拡張ユニットに備わるＣＰＵ等が実際の処理の一部または全部を行い、その処理によって前述した実施形態の機能が実現される。
【０１８０】
本発明を上記記憶媒体に適用する場合、その記憶媒体には、先に説明したフローチャートに対応するプログラムコードを格納することになる。
【０１８１】
【発明の効果】
以上のように、本願によれば、複数の情報機器がネットワーク環境下で動作する場合に、それらの維持・管理を効率よく行うことができる。
【０１８２】
また、ユーザは現在又は以前に契約対象としていた画像形成装置の契約実績、使用履歴等を新規に購入する画像形成形成装置の契約に有用に役立てることが出来る。また、本発明によれば、複数の画像形成装置の契約を管理する際にも、それぞれの管理を有用かつ効率よく行えるユーザインタフェースを提供することができる。
【図面の簡単な説明】
【図１】本実施の形態の情報機器システムを用いた電子メンテナンスの概要を説明する図である。
【図２】図１の情報機器システムを用いた電子メンテナンスを更に詳細に説明する図である。
【図３】図１のシステム構成の一部を簡略化して表した図である。
【図４】各情報機器が保持する情報をその機器のユーザー部門への設置時に入力するための手順を示すフローチャートである。
【図５】各情報機器が保持する情報を入力する際の各機器の操作部の表示状態を示す図である。
【図６】ユーザー会社のユーザー管理部門の管理サーバー２０３による情報管理の一形態を説明するフローチャートである。
【図７】ユーザー会社の基幹系システムによる決済の手順を示すフローチャートである。
【図８】販売会社の管理部門による情報管理の一形態を説明するフローチャートである。
【図９】販売会社の基幹系システムによる決済の手順を示すフローチャートである。
【図１０】課金テーブルの例を示す図である。
【図１１】販売会社の管理システムにおける管理情報の入力処理の一形態を説明する図である。
【図１２】販売会社の管理システムにおける管理情報の入力処理の一形態を説明する図である。
【図１３】印刷枚数に応じた保守料金を支払う保守管理契約における課金演算例を説明する図である。
【図１４】図１のシステムを有するユーザー会社の月間のトータル請求額の演算例である。
【図１５】ユーザ管理装置とセンタサーバとの間での契約に係る情報のやりとりの一形態を示すフローチャートある。
【図１６】契約更新に利用されるユーザインターフェースの一形態を説明する図である。
【図１７】センタサーバにおける契約情報を生成する一形態を示すフローチャートである。
【図１８】センタサーバにおける契約情報を生成する一形態を示すフローチャートである。
【図１９】課金テーブルの一形態を説明する図である。
【図２０】課金テーブルの一形態を説明する図である。
【図２１】ＩＤ情報を検索するためのユーザインターフェイスの一形態を説明する図である。
【図２２】契約履歴リストの表示例の一形態を説明する図である。
【図２３】契約履歴リストの表示例の一形態を説明する図である。
【図２４】ポイント換算テーブルの一形態を説明する図である。
【図２５】ポイント数を割引き額に換算するテーブルの一形態を説明する図である。
【図２６】印刷出力１枚当たりの課金額の一形態を説明する図である。
【図２７】ユーザ管理装置とセンタサーバとの間での契約に係る情報のやりとりの一形態を示すフローチャートある。
【図２８】画像形成装置及び情報処理装置の代表的なブロック図の一形態を説明する図である。
【符号の説明】
１００ 企業や官公庁などの情報機器のユーザー
１０１ ユーザー１００の管理部門
１０２ 管理部門１０１の担当者
１０３ 担当者１０２用の端末ＰＣ
１０４ 管理部門１０１の管理サーバー
１０６ 部門１に設置された複写機
１０７ 部門２に設置された複写機
１０８ 部門３に設置されたプリンタ
１０９ 部門４に設置されたプリンタ

Claims (14)

1. デバイス機器の管理を行うための各手段の制御を行う制御部を備え、前記デバイス機器から収集される使用状況を示す情報を管理する情報処理装置であって、
   前記情報処理装置が管理するデータベースを用いて、第１のデバイス機器に対する第１の契約情報を管理する管理手段と、
   ユーザが第２のデバイス機器を購入する際に前記第２のデバイス機器に対する契約を結ぶための契約に関する情報を設定する画面を表示するための情報を送信する送信手段と、
   前記画面を介して入力され、前記インターネットを介して送信されてくる、使用履歴のある第１のデバイス機器を特定する第１のＩＤ情報と前記第２のデバイス機器を特定する第２のＩＤ情報とを受信する受信手段と、
   前記受信手段により受信した第１のＩＤ情報に応じた第１の契約情報を、前記データベースから検索する検索手段と、
   前記検索手段で検索された第１の契約情報に基づき、前記第２のデバイス機器に対する新規契約とは異なる更新契約を示す第２の契約情報を生成する生成手段とを有することを特徴とする情報処理装置。
2. 前記生成手段は前記生成した前記第２の契約情報を表示させるための情報を更に生成し前記送信手段は当該表示するための情報を前記インターネットを介して接続される情報機器に対して送信することを特徴とする請求項１に記載の情報処理装置。
3. 前記デバイス機器は印刷装置を含むことを特徴とする請求項１に記載の情報処理装置。
4. デバイス機器の管理を行うための制御を行う制御部を備え、前記デバイス機器から収集される使用状況を示す情報を管理する情報処理装置による情報処理方法であって、
   前記情報処理装置が管理するデータベースを用いて、第１のデバイス機器に対する第１の契約情報を管理する管理ステップと、
   ユーザが第２のデバイス機器を購入する際に前記第２のデバイス機器に対する契約を結ぶための契約に関する情報を設定する画面を表示するための情報を送信する送信ステップと、
   前記画面を介して入力され、前記インターネットを介して送信されてくる、使用履歴のある第１のデバイス機器を特定する第１のＩＤ情報と前記第２のデバイス機器を特定する第２のＩＤ情報とを受信する受信ステップと、
   前記受信ステップで受信した第１のＩＤ情報に応じた第１の契約情報を、前記データベースから検索する検索ステップと、
   前記検索ステップで検索された第１の契約情報に基づき、前記第２のデバイス機器に対する新規契約とは異なる更新契約を示す第２の契約情報を生成する生成ステップとを有することを特徴とする情報処理方法。
5. 請求項１乃至３の何れか１項に記載の手段としてコンピュータを機能させるためのプログラム。
6. 印刷装置の管理を行うための各手段の制御を行う制御部を備えた情報処理装置であって、
   記憶手段と、
   所定の通信媒体を介して管理対象の第１の印刷装置の使用状況を示す情報を受信する受信手段と、
   前記受信した前記第１の印刷装置の使用状況を示す情報に応じて、管理対象となる第２の印刷装置の契約情報を生成する生成手段とを有し、
   前記契約情報には、前記印刷装置の印刷出力１枚当たりの課金額の情報を含んでおり、前記印刷出力１枚当たりの課金額には前記印刷装置の保守メンテナンス料金を含み、
   前記記憶手段には印刷装置の使用状況に応じた印刷出力１枚当たりの割引き金額を算出するためのテーブルが記憶されており、前記生成手段は前記使用状況と前記テーブルとに応じた前記印刷出力１枚当たりの課金額を算出することを特徴とする情報処理装置。
7. 前記受信手段は前記所定の通信媒体を介して送信されてくる前記ユーザを特定するＩＤ情報を受信し、前記受信したＩＤ情報に基づいて検索された契約履歴リストを示す情報を前記印刷装置に接続された管理装置に送信する送信手段とを有することを特徴とする請求項６に記載の情報処理装置。
8. 前記リスト情報には、前記ＩＤ情報によって特定される複数の印刷装置に対する契約情報が含まれており、前記複数の印刷装置に対する契約情報にはそれぞれ前記使用状況に応じた割引き情報が付されていることを特徴とする請求項７に記載の情報処理装置。
9. 前記複数の印刷装置にそれぞれ付された割引き情報の中で、高い割引き額が付された印刷装置に対しては該高い割引き額が付されていることが識別が可能なフラッグを表示させる情報を生成するフラッグ生成手段を更に有することを特徴とする請求項８に記載の情報処理装置。
10. 前記複数の印刷装置にそれぞれ付された割引き情報には日付情報が付加されており、前記付加された日付情報が所定期間内か否かを判断する判断手段と、
    前記生成手段は前記判断手段による判断の結果が所定期間内であると判断された場合には、割引き情報を前記第２の印刷装置の契約情報に反映させ、所定期間内でないと判断された場合には、前記割引き情報を前記第２の印刷装置の契約情報に反映させないようにすることを特徴とする請求項６に記載の情報処理装置。
11. 印刷装置の管理を行うための各手段の制御を行う制御部及び記憶部を備えた情報処理装置による情報処理方法であって、
    所定の通信媒体を介して管理対象の第１の印刷装置の使用状況情報を示す情報を受信する受信ステップと、
    前記受信した前記第１の印刷装置の使用状況情報に応じて、管理対象となる第２の印刷装置の契約情報を生成する生成ステップとを有し、
    前記契約情報には、前記印刷装置の印刷出力１枚当たりの課金額の情報を含んでおり、前記印刷出力１枚当たりの課金額には前記印刷装置の保守メンテナンス料金を含み、
    前記記憶部には印刷装置の使用状況に応じた印刷出力１枚当たりの割引き金額を算出するためのテーブルが記憶されており、前記生成ステップでは前記使用状況と前記テーブルとに応じた前記印刷出力１枚当たりの課金額を算出することを特徴とする情報処理方法。
12. 請求項６乃至１０の何れか１項に記載の手段としてコンピュータを機能させるためのプログラム。
13. 印刷装置を備えるユーザ環境とインターネットを介して接続され、前記印刷装置の管理を行うための各手段の制御を行う制御部を備えた情報処理装置を含むシステムであって
    前記情報処理装置が、
    前記情報処理装置が管理するデータベースを用いて、第１のデバイス機器のための契約に関連する第１の契約情報を管理する管理手段と、
    既に契約を締結している第１の印刷装置を特定する第１のＩＤ情報と、新たに管理される第２の印刷装置を特定する第２のＩＤ情報とを前記インターネットを介して受信する受信手段と、
    前記受信手段によって受信された第１のＩＤ情報に対応する第１の契約情報を、前記データベースから検索する検索手段と、
    前記検索手段によって検索された第１の契約情報に基づいて、新たに管理される第２の印刷装置のための契約に関連し、新規契約とは異なる更新契約を示す第２の契約情報を生成する生成手段とを有し、
    前記生成手段は、更に前記第２の印刷装置のための契約に関連する第２の契約情報を第２の印刷装置の機種に基づき生成することを特徴とするシステム。
14. 印刷装置を備えるユーザ環境とインターネットを介して接続され、前記印刷装置の管理を行うための制御を行う制御部を備えた情報処理装置を含むシステムにおける情報処理方法であって、
    前記情報処理装置が管理するデータベースを用いて、第１のデバイス機器のための契約に関連する第１の契約情報を管理する管理ステップと、
    既に契約を締結している第１の印刷装置を特定する第１のＩＤ情報と、新たに管理される第２の印刷装置を特定する第２のＩＤ情報とを前記インターネットを介して受信する受信ステップと、
    前記受信ステップで受信された第１のＩＤ情報に対応する第１の契約情報を、前記データベースから検索する検索ステップと、
    前記検索ステップで検索された第１の契約情報に基づいて、新たに管理される第２の印刷装置のための契約に関連すし、新規契約とは異なる更新契約を示す第２の契約情報を生成する生成ステップとを有し、
    前記生成ステップは、更に前記第２の印刷装置のための契約に関連する第２の契約情報を第２の印刷装置の機種に基づき生成することを特徴とする情報処理方法。

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