JP5891850B2 - 会議管理装置、会議管理システム及びプログラム - Google Patents

会議管理装置、会議管理システム及びプログラム Download PDF

Info

Publication number
JP5891850B2
JP5891850B2 JP2012043120A JP2012043120A JP5891850B2 JP 5891850 B2 JP5891850 B2 JP 5891850B2 JP 2012043120 A JP2012043120 A JP 2012043120A JP 2012043120 A JP2012043120 A JP 2012043120A JP 5891850 B2 JP5891850 B2 JP 5891850B2
Authority
JP
Japan
Prior art keywords
conference
information
cost
identification information
unit
Prior art date
Legal status (The legal status is an assumption and is not a legal conclusion. Google has not performed a legal analysis and makes no representation as to the accuracy of the status listed.)
Expired - Fee Related
Application number
JP2012043120A
Other languages
English (en)
Other versions
JP2013179535A (ja
Inventor
近藤 麻由
麻由 近藤
Current Assignee (The listed assignees may be inaccurate. Google has not performed a legal analysis and makes no representation or warranty as to the accuracy of the list.)
Ricoh Co Ltd
Original Assignee
Ricoh Co Ltd
Priority date (The priority date is an assumption and is not a legal conclusion. Google has not performed a legal analysis and makes no representation as to the accuracy of the date listed.)
Filing date
Publication date
Application filed by Ricoh Co Ltd filed Critical Ricoh Co Ltd
Priority to JP2012043120A priority Critical patent/JP5891850B2/ja
Publication of JP2013179535A publication Critical patent/JP2013179535A/ja
Application granted granted Critical
Publication of JP5891850B2 publication Critical patent/JP5891850B2/ja
Expired - Fee Related legal-status Critical Current
Anticipated expiration legal-status Critical

Links

Images

Landscapes

  • Two-Way Televisions, Distribution Of Moving Picture Or The Like (AREA)

Description

本発明は、会議に用いる機器を管理する会議管理装置、会議管理システム及びプログラムに関する。
従来、オフィスにおいて会議を行う際、様々な機器、システムを用いていた。例えば、会議予約システムにおいて、会議室が予約される。また、MFP(Multifunction Peripheral)は、会議資料を印刷する。プロジェクタは、会議資料を投影する。
また、テレビ会議や電話会議(テレコン)の場合、テレビ会議システムや電話会議システムに用いる機器が予約され、その機器が用意される。これらの各機器、システムが連携した会議管理システムが知られている。
例えば、特許文献1には、テレビ会議システムにおいて、複数の会議室の会議システムをネットワークで接続する際に、ユーザの接続作業の煩わしさを解消する技術が開示されている。
また、特許文献2には、会議時間に関連させ自動的に会議で使うプレゼンテーションファイルをファイル検索画面に優先的に表示させたりすることで、準備が簡単なネットワーク会議予約システムが開示されている。
しかし、従来の会議資料の共有やTV会議の接続性の向上など、会議を効率化する仕組みであるが、一つの会議あたりいくらコストがかかっているかを把握する仕組みがなかった。
そこで本発明は、上記問題に鑑みてなされたものであり、会議毎にコストを算出し、一つの会議におけるコストを管理することができる会議管理装置、会議管理システム及びプログラムを提供することを目的とする。
本発明の一態様における会議管理装置は、第1の場所及び第2の場所に設置された各機器とネットワークを介して接続される会議管理装置であって、前記各機器のうち、会議で使用される各機器に前記会議を識別するための会議識別情報を送信する会議制御手段と、前記会議識別情報を送信した各機器から、該機器の前記会議における使用時間の情報を含む使用情報と前記送信した会議識別情報とを受信する受信手段と、前記受信した各機器の使用情報に基づき前記会議で使用された各機器のコストを機器毎に算出するコスト算出手段と、前記算出された各機器の前記コストを含む前記会議の会議コストを、前記会議識別情報に関連付けて管理する管理手段と、を備える。
本発明によれば、会議毎にコストを算出し、一つの会議におけるコストを管理することができる。
実施例における会議管理システムの一例を示す図。 実施例におけるプロジェクタのハードウェアの一例を示すブロック図。 実施例におけるプロジェクタの機能の一例を示すブロック図。 実施例におけるMFPのハードウェアの一例を示す図。 実施例におけるMFPの機能の一例を示すブロック図。 MFPの操作画面の一例を示す図。 MFPの会議選択画面の一例を示す図。 実施例における会議管理装置の構成の一例を示すブロック図。 実施例における会議管理装置の機能の一例を示すブロック図。 会議情報の一例を示す図。 会議時間内に機器が使用された場合のコスト算出処理の一例を示すシーケンス図。 会議時間外に機器が使用された場合のコスト算出処理の一例を示すシーケンス図。 機器の処理の一例を示すフローチャート。 会議管理装置の処理の一例を示すフローチャート。
以下、本発明の実施例を図面に基づいて説明する。
[実施例]
<会議管理システム>
図1は、実施例における会議管理システム1の一例を示す図である。図1に示す会議管理システム1では、会議管理装置5がネットワークを介して各機器と接続される。会議管理装置5は、会議管理サーバとしての役割を担う。
図1に示すように、異なる事業所に設置される機器がネットワークを介して接続される。なお、会議管理システム1に接続される各機器は、1つの事業所内にあってもよい。ネットワークは、有線、無線を問わず、LAN(Local Area Network)やイントラネットなどが用いられる。
機器とは、テレビ会議システム11、プロジェクタ12、MFP13、コピーボード(電子黒板)14などの総称である。コピーボードは、例えば電子黒板である。図1に示す例では、事業所Aにテレビ会議システム11A、プロジェクタ12A、MFP13A、コピーボード14Aが設置され、事業所Bにテレビ会議システム11B、プロジェクタ12B、MFP13B、コピーボード14Bが設置されている。
各機器は、電源がONされたときに、会議管理装置5に会議の問い合わせを行う。各機器は、電源がOFFされるまでの使用時間を計測し、計測された使用時間を含む使用情報を会議管理装置5に通知する。
会議管理装置5は、ネットワークを介して各機器と接続される。会議管理装置5は、各機器から、会議の問い合わせを受けたり、使用時間などの使用情報を通知されたりする。
会議管理装置5は、会議において使用された各機器の使用情報に基づき機器毎のコストを算出し、このコストを集計することで、会議のコストを算出する。なお、会議管理装置5は、会議室の使用時間や、MFP13やプリンタなどにより会議で用いる資料の印刷枚数などからもコストを算出し、会議のコストに加算してもよい。
なお、会議管理装置5の機能のうち、コストを集計したり、会議に関するデータを保存したりする機能は、遠隔管理装置として別の装置に設けられてもよい。
情報処理装置6は、会議管理装置5に接続される。情報処理装置6は、会議の日時、場所、使用される機器の識別情報(以下、機器IDとも呼ぶ)などを会議管理装置5に登録する。また、情報処理装置6は、機器IDと、その機器の契約形態の違いによるコスト算出方法とを関連付けて管理したり、会議管理装置5に登録したりしてもよい。変換器サーバ7は、テレビ会議システム11A,Bの待ち受けサーバとして機能する。
<機器>
次に、機器の構成について説明する。機器は、主に会議時間内に使用される機器と、主に会議時間外に使用される機器との2種類に分かれる。以下では、主に会議時間内に使用される機器を第1機器と呼び、主に会議時間外に使用される機器を第2機器と呼ぶ。
第1機器には、テレビ会議システム11、プロジェクタ13、コピーボード14などがある。第2機器には、MFP13やプリンタなどがある。また、第2機器は、例えば会議資料を事前に準備するために印刷を行う機器などである。
(プロジェクタ)
次に、第1機器のうち、プロジェクタの構成について説明する。図2は、実施例におけるプロジェクタ12のハードウェアの一例を示すブロック図である。図2に示す例では、プロジェクタ12は、コントローラボード100、HDD(ハードディスクドライブ)101、NV−RAM(不揮発性RAM)102、PI(パーソナルインタフェース)ボード103、PHY(物理メディアインタフェース)104、操作パネル105、投射エンジン106、及び電源ユニット107を含む各ユニットを備える。
コントローラボード100は、制御手段に対応し、CPU,ROM,RAMを含むマイクロコンピュータを備え、例えば、PCI−BUS(Peripheral Components Interconnect-Bus)を介して他の各ユニットの動作を制御する。
コントローラボード100は、電源ユニット107に対して投射エンジン106への電源供給を制御する。コントローラボード100内のRAMは、電源ユニット107からの給電中にだけ情報を記憶保存する揮発性記憶手段である。
HDD101は、電源ユニット107からの給電に関係なく各種の情報を記憶保存する記憶手段(記録媒体)である。
NV−RAM102は、不揮発性記憶手段であり、RAMと電池を利用したバックアップ回路を集積した不揮発性RAMや、EEPROM,フラッシュメモリ等の不揮発性メモリを使用することができる。
また、PIボード103とPHY104は、通信手段に対応し、外部との通信を行うためのものであって、例えば、通信ボード等が該当する。
PIボード103は、RS485規格に準拠したインターフェースを備え、ラインアダプタを介して公衆回線に接続している。PHY104は、LANを介して外部装置と通信を行うためのインターフェースである。
また、操作パネル105は、各種の操作キー(操作スイッチ又は操作ボタンともいう)を有する操作部と、LCD又はCRTの文字表示器を有する表示部とを備えた操作手段である。
投射エンジン106は、ランプ、センサ、冷却部を備える。ランプは、被投射面としてのスクリーンに映像を照射し、スクリーンに拡大像を投影して表示する光源である。
センサは、ランプの温度を検出するセンサと、ランプの稼働時間を検知するセンサと、投射エンジン106内の異常(ランプ異常、冷却ファン異常)等の所定の事象を検出するためのセンサとを有する。
冷却部は、高温になったランプを冷却する装置であり、例えば、ランプに送風して冷却する冷却ファン、ランプにペルチェ素子を接触して設け、そのペルチェ素子への通電による冷却効果によってランプを冷却する冷却装置などがある。
投射エンジン106は、各種の初期設定が完了すると、コントローラボード100に対し、コマンドの送受信の準備ができたことを通知する。
電源ユニット107は、プロジェクタ装置12内の各部へ電力を供給する電源装置である。
次に、プロジェクタ12のコントローラボード100内のCPUの処理によって実現される主要な機能部について説明する。
図3は、実施例におけるプロジェクタ12の機能の一例を示すブロック図である。図3に示す例では、プロジェクタ12のコントローラボード100は、電源制御部151、通信制御部152、会議制御部153、及び計測部154を有する。なお、コントローラボード100は、プロジェクタで通常用いる機能についても有している。
電源制御部151、通信制御部152、会議制御部153、及び計測部154として機能させるためのプログラムは、HDD101やコントローラボード100のRAMにより記憶される。これらのプログラムは、必要に応じて読み出されてコントローラボード100上のCPUにより実行される。
電源制御部151は、操作パネル105の電源ボタンの押下を検知し、電源がONされたと判断した場合には、会議制御部153に電源ONを通知する。また、電源制御部151は、電源ボタンが再度押下され、電源OFFが指示されたことを検知した場合は、電源OFFを計測部154に通知する。
会議制御部153は、電源制御部151から電源ONを通知されると、自機器(この場合、プロジェクタ13)の機器IDを含めて、会議の問い合わせを行うよう通信制御部152に指示する。
通信制御部152は、会議の問い合わせの指示を受けた場合、会議管理装置5に対し、機器IDを含めて会議の問い合わせを行う。通信制御部152は、PHY104などの通信手段を用いて会議管理装置5に会議の問い合わせを行う。
通信制御部152は、通信手段が会議管理装置5から受信した会議IDを取得すると、会議制御部153に会議IDを通知する。
会議制御部153は、通信制御部152から取得した会議IDを保持しておく。また、会議制御部153は、会議IDが通知されると、計測部154に対し、自機器の使用時間の計測を開始するよう指示する。会議制御部153は、計測部154から自機器の使用時間を取得した場合は、会議IDと関連付けた使用時間を通信制御部152に通知する。
通信制御部152は、会議制御部153から会議IDと自機器の使用時間を取得した場合は、通信手段を用いて会議管理装置5に会議IDと使用時間とを送信する。
計測部154は、会議制御部153から計測を開始するよう指示されると、使用時間の計測を開始し、電源制御部151から電源OFFの通知を受けると、使用時間の計測を終了する。計測部154は、計測した使用時間を会議制御部153に通知する。
上記は、プロジェクタ12を例にして機器の処理を説明したが、電源制御部151、通信制御部152、会議制御部153、計測部154の各機能は、第1機器のCPUなどの制御手段にも設けられる。
(MFP)
次に、第2機器のうち、MFPの構成について説明する。図4は、実施例におけるMFP13のハードウェアの一例を示す図である。
図4に示す例では、MFP13は、コントローラ21、スキャナ22、プリンタ23、モデム24、操作パネル25、ネットワークインタフェース26、及びSDカードスロット27等のハードウェアを有する。MFP13は、例えば複合機等である。
コントローラ21は、CPU(Central Processing Unit)211、RAM(Random Access Memory)212、ROM(Read Only Memory)213、HDD(Hard Disk Drive)214、及びNVRAM(Non Volatile RAM)215等を備える。
ROM213には、各種のプログラムやプログラムによって利用されるデータ等が記憶されている。RAM212は、プログラムをロードするための記憶領域や、ロードされたプログラムのワーク領域等として用いられる。
CPU211は、RAM212にロードされたプログラムを処理することにより、各種の機能を実現する。HDD214には、プログラムやプログラムが利用する各種のデータ等が記憶される。NVRAM215には、各種の設定情報等が記憶される。
スキャナ22は、原稿より画像データを読み取るためのハードウェアである。プリンタ23は、印刷データを印刷用紙に印刷するためのハードウェアである。モデム24は、電話回線に接続するためのハードウェアであり、FAX通信による画像データの送受信を実行するために用いられる。
操作パネル25は、ユーザからの入力の受け付けを行うためのボタン等の入力手段や、液晶パネル等の表示手段等を備えたハードウェアである。ネットワークインタフェース26は、LAN等のネットワーク(有線又は無線の別は問わない)に接続するためのハードウェアである。
SDカードスロット27は、SDカード80に記憶されたプログラムを読み取るために利用される。すなわち、MFP13では、ROM213に記憶されたプログラムだけでなく、SDカード80に記憶されたプログラムもRAM212にロードされ、実行されうる。
なお、他の記録媒体(例えば、CD−ROM又はUSB(Universal Serial Bus)メモリ等)によってSDカード80が代替されてもよい。すなわち、SDカード80の位置付けに相当する記録媒体の種類は、所定のものに限定されない。この場合、SDカードスロット27は、記録媒体の種類に応じたハードウェアによって代替されればよい。
次に、MFP13のCPU211によって実現される主要な機能部について説明する。図5は、実施例におけるMFP13の機能の一例を示すブロック図である。図5に示す例では、会議選択部251、会議制御部252、通信制御部253、カウント部254、及び計測部255を有する。なお、CPU211は、MFPで通常用いる機能についても有している。
会議選択部251は、操作パネル25に表示された会議ボタンが押下されると、通信制御部253を介して、会議管理装置5から会議一覧情報を取得する。会議一覧情報は、会議管理装置5に登録されている会議情報の一覧を示す情報であり、会議IDに会議の詳細情報が関連付けられている。
会議選択部251は、会議一覧情報を操作パネル25に表示し、ユーザに会議を選択させる。会議選択部251は、選択された会議を検知すると、その会議IDを会議制御部252に通知する。
図6は、MFPの操作画面の一例を示す図である。図6に示す操作画面は、会議ボタンb11が含まれる。この会議ボタンb11が押下されると、会議選択部251は、その押下を検知し、会議一覧情報の取得を要求する。
図7は、MFPの会議選択画面の一例を示す図である。図7に示す会議選択画面では、会議一覧情報に基づいて、会議を選択するための画面が表示される。ユーザは、会議の情報を見て、これから印刷される資料が用いられる会議にチェックをつけ、OKボタンを押す。
会議選択部251は、チェックされた会議を特定し、その会議の会議IDを会議制御部252に通知する。
会議制御部252は、会議IDを取得した場合、カウント部254、計測部255に処理の開始を指示する。会議制御部252は、カウント部254から取得した印刷枚数、計測部255から取得した印刷時間を、会議IDに関連付けて通信制御部253に出力する。会議制御部252は、他にも印刷に用いた各色のトナー使用量を会議IDに関連付けて通信制御部253に出力してもよい。
通信制御部253は、会議選択部251から会議一覧情報の取得要求があった場合、会議管理装置5に対し、会議一覧情報の取得要求を送信する。通信制御部253は、会議管理装置5から会議一覧情報を取得した場合、会議選択部251に会議一覧情報を出力する。通信制御部253は、会議制御部252から会議IDに関連付けられた印刷枚数及び印刷時間(使用時間)を取得すると、この会議IDに関連付けられた印刷枚数及び印刷時間を会議管理装置5に送信する。
カウント部254は、会議制御部252から処理の開始を指示された後に、プリンタ23により何枚印刷されたかをカウントする。カウント部254は、カウントした枚数を会議制御部252に通知する。
計測部255は、会議制御部252から処理の開始を指示された後に、印刷にかかる時間の計測を開始する。計測部255は、計測した印刷にかかる時間を、会議制御部252に通知する。
会議選択部251、会議制御部252、通信制御部253、カウント部254、及び計測部255は、例えばCPU211及びワークメモリとしてのRAM212などにより実現されうる。なお、MFP13は、上記機能以外についても、通常のMFPが有する各機能を有する。
(会議管理装置)
次に、会議管理装置5の構成について説明する。図8は、実施例における会議管理装置5の構成の一例を示すブロック図である。図8に示す会議管理装置5は、一般的なPC(Personal Computer)の構成を有している。
図8に示す例では、会議管理装置5は、制御部301、主記憶部302、補助記憶部303、ドライブ装置304、ネットワークI/F部306、入力部307、表示部308を備える。これら各構成は、バスを介して相互にデータ送受信可能に接続されている。
制御部301は、コンピュータの中で、各装置の制御やデータの演算、加工を行うCPUである。また、制御部301は、主記憶部302又は補助記憶部303に記憶された画像処理のプログラムを実行する演算装置である。制御部301は、入力部307や記憶装置からデータを受け取り、演算、加工した上で、表示部308や記憶装置などに出力する。
制御部301は、後述する各機能のプログラムを実行することで、会議コストを計算したり、管理したりすることができる。
主記憶部302は、ROM(Read Only Memory)やRAM(Random Access Memory)などである。主記憶部302は、制御部301が実行する基本ソフトウェアであるOS(Operating System)やアプリケーションソフトウェアなどのプログラムやデータを記憶又は一時保存する記憶装置である。
補助記憶部303は、HDD(Hard Disk Drive)などであり、アプリケーションソフトウェアなどに関連するデータを記憶する記憶装置である。
ドライブ装置304は、記録媒体305、例えばフレキシブルディスクからプログラムを読み出し、記憶部にインストールする。
また、記録媒体305に、所定のプログラムを格納し、この記録媒体305に格納されたプログラムはドライブ装置304を介して会議管理装置5にインストールされる。インストールされた所定のプログラムは、会議管理装置5により実行可能となる。
ネットワークI/F部306は、有線及び/又は無線回線などのデータ伝送路により構築されたLAN(Local Area Network)、WAN(Wide Area Network)などのネットワークを介して接続された通信機能を有する周辺機器と会議管理装置5とのインターフェースである。
入力部307は、カーソルキー、数字入力及び各種機能キー等を備えたキーボード、表示部308の表示画面上でキーの選択等を行うためのマウスやスライスパット等を有する。また、入力部307は、ユーザが制御部301に操作指示を与えたり、データを入力したりするためのユーザインターフェースである。
表示部308は、CRT(Cathode Ray Tube)やLCD(Liquid Crystal Display)等により構成され、制御部301から入力される表示データに応じた表示が行われる。
次に、会議管理装置5によって実現される主要な機能部について説明する。図9は、実施例における会議管理装置5の機能の一例を示すブロック図である。図9に示す会議管理装置5は、通信制御部351、会議制御部354、コスト算出部355、会議管理部356、及び情報記憶部357を有する。なお、会議管理装置5は、情報処理装置として通常有する機能についても有している。
通信制御部351、会議制御部354、コスト算出部355、及び会議管理部356は、例えば制御部301及びワークメモリとしての主記憶部302により実現されうる。情報記憶部357は、例えば補助記憶部303などにより実現されうる。
通信制御部351は、各機器から会議の問い合わせ要求や使用情報などを受信したり、会議一覧情報や会議IDを各機器に送信したりする。そのため、通信制御部351は、送信部352、受信部353を有する。
受信部353は、各機器から機器IDを含む会議の問い合わせ要求を受信する。この場合、会議制御部354に会議の問い合わせ要求を出力する。また、受信部353は、各機器から、会議ID(会議識別情報)と使用情報とを受信し、会議制御部354に出力する。
送信部352は、各機器からの問い合わせ要求に対し、会議制御部354から取得した会議一覧情報を、問い合わせを行った機器に送信する。
会議制御部354は、各機能部を制御する。例えば、会議制御部354は、機器IDを含む会議の問い合わせが機器からあった場合、機器ID及び問い合わせがあった日時により会議を特定し、この会議の会議IDを機器に送信するよう制御する。
これにより、会議で機器を使用する場合には、機器で特別な設定などを必要とせず、電源をONするだけで、会議を特定することができるようになる。
会議制御部354は、会議管理部356に対して、機器IDと問い合わせ日時を通知する。会議管理部356は、情報記憶部357に記憶されている会議情報から問い合わせ日時を含む所定時間内に開催され、通知された機器IDが登録されている会議を特定し、会議制御部354に通知する。所定時間は、問い合わせ日時の時刻に対し、例えば前後15分の時間である。これにより、会議制御部354は、機器IDと問い合わせ日時から会議を特定することができる。
また、会議制御部354は、会議IDと機器の使用情報とを取得した場合には、コスト算出部355にその機器のコストを算出させるよう制御する。
コスト算出部355は、会議制御部354から取得した会議IDに対し、取得した使用情報に基づき会議におけるコストを機器毎に算出する。コスト算出部355は、例えば、機器の使用時間に係数を乗算するなどしてコストを算出する。コスト算出部355は、算出したコストを会議管理部356に出力する。
なお、コスト算出部355は、機器の契約形態に応じてコスト算出式を変更するようにしてもよい。例えば、機器がMFPの場合、パフォーマンスチャージ又は年間保守契約に応じて、コスト計算式を変更する。MFPがどの契約形態であるかは、機器IDと関連付けて保持しておくか、情報処理装置6に問い合わせて取得する。これにより、コスト算出部355は、適切なコストを算出することができるようになる。コスト算出部355は、例えば以下の式を用いてコストを算出する。
・MFPの場合
コスト算出部355は、MFPの契約形態によって、コストの計算式を切り替える。例えば、契約形態がパフォーマンスチャージの場合は、次の式が用いられる。
コスト=印刷枚数×紙1枚あたりの価格+印刷枚数×印刷1枚あたりの価格 ・・・式(1)
パフォーマンスチャージの場合は、印刷枚数による課金であるため、式(1)が用いられる。紙1枚あたりの価格及び印刷1枚あたりの価格は、予め設定される。印刷枚数は、使用情報としてMFPから送信される。
契約形態が年間保守契約の場合、次の式が用いられる。
コスト=印刷枚数×紙1枚あたりの価格+保守料金+黒トナー料金+マゼンタトナー料金+イエロートナー料金+シアントナー料金 ・・・式(2)
保守料金=(年間保守料金/平均印刷枚数)×印刷枚数 ・・・式(3)
各色のトナー料金=(印刷でのトナー使用量/トナー一本の含有量)×トナー一本あたりの価格 ・・・式(4)
紙1枚あたりの価格、年間保守料金、平均印刷枚数、トナー一本の含有量、トナー一本あたりの価格は、予め設定される。各色のトナー使用量、印刷枚数は、使用情報としてMFPから送信される。
・プロジェクタ
コスト算出部355は、プロジェクタのコスト計算式として、次の式を用いる
コスト=(ランプ寿命/使用時間)×ランプ価格 ・・・式(5)
ランプ寿命、ランプ価格は、予め設定される。使用時間は、使用情報としてプロジェクタから送信される。
・会議室
コスト算出部355は、会議室のコスト計算式として、次の式を用いる
コスト=1時間あたりの使用量×使用時間 ・・・式(6)
1時間あたりの使用量は、予め設定される。コスト算出部355は、後述する会議基本情報から使用時間を算出してもよいし、会議室のビル管理システムなどから照明のON、OFFに基づく使用時間を取得してもよい。
コスト算出部355は、電子黒板やプリンタなどに対しても、使用情報を引数とする計算式を用意しておき、コストを算出するようにすればよい。
会議管理部356は、情報記憶部357に記憶されている会議情報を管理する。会議管理部356は、コスト算出部355により算出された各機器のコストを加算する。会議管理部356は、加算されたコストを基に会議コストを算出し、会議IDに関連付けて管理する。具体的には、会議管理部356は、算出した会議コストを会議情報に含めて情報記憶部357に記憶しておく。会議コストとは、会議における使用設備のコストを合計したコストを表す。
なお、会議コストの加算は、コスト算出部355が行うようにしてもよい。また、会議管理部356は、情報記憶部357を有する構成にしてもよい。
情報記憶部357は、会議情報を記憶する。会議情報は、会議基本情報と、使用する設備情報(以降では、単に設備情報とも呼ぶ)とを含む。会議情報は、図10を用いて説明する。
図10は、会議情報の一例を示す図である。図10に示す例では、会議情報は、図10(A)に示す会議基本情報と、図10(B)に示す設備情報とを含む。
会議基本情報は、会議ID、会議名、会議日、会議開始時間、会議終了時間を含む情報である。これらの情報は、情報処理装置6により設定される。
設備情報は、会議室名、TV会議システム、プロジェクタ、MFP、電子黒板、プリンタの各項目を含む情報である。設備情報には、各項目に対し、ID、使用時間、印刷枚数、コストが関連付けられる。IDには、各機器の機器IDが管理される。各機器の使用時間、印刷枚数は、各機器から送信された情報が管理される。
会議室の使用時間は、会議基本情報の会議終了時間から会議開始時間を減算することで求められる。なお、会議室の照明のON時間及びOFF時間が取得できるのであれば、それらの時間を会議管理装置5が取得することで、会議管理装置5が会議室の使用時間を求めるようにしてもよい。
会議管理部356は、設備情報に含まれる各項目のコストを全て加算することで、その会議の会議コストを算出し、管理することができる。
<動作>
次に、会議管理システム1の動作について説明する。まず、会議時間内に機器が使用された場合について説明する。つまり、第1機器が使用された場合の処理である。
(時間内使用)
図11は、会議時間内に機器が使用された場合のコスト算出処理の一例を示すシーケンス図である。
ステップS101で、プロジェクタ12は、電源がONされたことを検知すると、会議管理装置5に対し、機器IDを含めて会議情報の問い合わせを行う。
ステップS102で、会議管理装置5は、取得された機器IDと問い合わせ日時を用いて、会議管理部356により管理されている会議情報から会議を検索する。会議管理装置5は、取得した機器IDを含む会議のうち、問い合わせ日時の時刻の前後15分以内に開始時刻が含まれる会議を検索し、特定する。前後15分は、適宜設定変更可能である。
ステップS103で、会議管理装置5は、特定した会議の会議IDをプロジェクタ12に応答する。
ステップS104で、コピーボード14は、電源がONされたことを検知すると、会議管理装置5に対し、機器IDを含めて会議情報の問い合わせを行う。
ステップS105で、会議管理装置5は、取得された機器IDと問い合わせ日時を用いて、会議管理部356により管理されている会議情報から会議を検索する。会議管理装置5は、取得した機器IDを含む会議のうち、問い合わせ日時の時刻の前後15分以内に開始時刻が含まれる会議を検索し、特定する。
ステップS106で、会議管理装置5は、特定した会議の会議IDをコピーボード14に応答する。なお、ステップS101〜S103の処理と、ステップS104〜S106の処理は順不同である。
ステップS107で、プロジェクタ12は、電源OFFを検知した場合、計測していた使用時間を使用情報とし、会議IDとともに会議情報通知として会議管理装置5に送信する。
ステップS108で、会議管理装置5は、会議情報通知の使用時間を、プロジェクタ12に対応する設備情報に記憶し、プロジェクタ12のコストを算出する。会議管理装置5は、算出したコストを、会議IDに対応する会議の会議コストに加算する。
ステップS109で、コピーボード14は、電源OFFを検知した場合、計測していた使用時間を使用情報とし、会議IDとともに会議情報通知として会議管理装置5に送信する。
ステップS110で、会議管理装置5は、会議情報通知の使用時間を、コピーボード14に対応する設備情報に記憶し、コピーボード14のコストを算出する。会議管理装置5は、算出したコストを、会議IDに対応する会議の会議コストに加算する。
これにより、会議管理システム1で管理されている各機器が会議で使用された場合に、その各機器の使用情報を取得するとこで、使用情報に基づく各機器のコストを算出し、会議コストとして管理することができる。
(時間外使用)
図12は、会議時間外に機器が使用された場合のコスト算出処理の一例を示すシーケンス図である。
ステップS201で、MFP13は、会議ボタンが押下されたことを検知すると(図6参照)、会議管理装置5に対し、会議一覧情報の取得要求を行う。
ステップS202で、会議管理装置5は、MFP13から取得要求を受けた場合、情報記憶部357に記憶されている会議情報の会議一覧情報を取得する。会議一覧情報は、会議情報のうち、例えば全ての会議の会議基本情報である。
ステップS203で、会議管理装置5は、MFP13に対し、会議一覧情報を送信する。
ステップS204で、MFP13は、受信した会議一覧情報に基づき、会議選択画面を操作パネル25に表示する(図7参照)。ユーザは、会議選択画面から、これから印刷する資料を用いる会議を選択する。MFP13は、選択された会議の会議IDを保持しておく。
ステップS205で、MFP13は、資料の印刷又はコピーを行う。このとき、MFP13は、印刷時間、印刷枚数、及び各色のトナーの使用量を計測しておく。
ステップS206で、MFP13は、印刷又はコピーが終了した場合、保持しておいた会議IDと使用情報(印刷時間、印刷枚数及び各色のトナーの使用量)を会議情報通知として会議管理装置5に送信する。
ステップS207で、会議管理装置5は、会議情報通知の印刷時間や印刷枚数などを、MFP13に対応する設備情報に記憶し、MFP13のコストを算出する。このとき、コスト算出部355は、MFP13の機器IDに対応する契約形態から計算式を決定し、その計算式を用いてコストを算出する。会議管理装置5は、算出したコストを、会議IDに対応する会議の会議コストに加算する。
これにより、会議管理システム1で管理されている各機器が、会議時間外で使用された場合でも、各機器から使用情報を取得するとこで、使用情報に基づく各機器のコストを算出し、会議コストとして管理することができる。
(機器の処理)
次に、会議時間内に、機器が使用された場合の機器の処理について説明する。図13は、機器の処理の一例を示すフローチャートである。この場合の機器は、例えば第1機器(プロジェクタ12など)である。
図13に示すステップS301で、機器は、電源がONされたことを検知すると、会議管理装置5に対して、自機の機器IDを含めて会議情報の問い合わせを行う。
ステップS302で、機器は、会議管理装置5から、会議IDの応答があったか否かを判定する。会議IDの応答があれば(ステップS302−YES)ステップS303に進み、会議IDの応答がなければ(ステップS302−NO)ステップS302に戻る。
ステップS303で、機器は、受信した会議IDを保持し、使用時間の計測を開始する。
ステップS304で、機器は、電源がOFFの指示があるか否かを判定する。電源OFFの指示があれば(ステップS304−YES)ステップS305に進み、電源OFFの指示がなければ(ステップS304−NO)ステップS304に戻る。
ステップS305で、機器は、保持している会議IDに対する使用時間の計測を終了する。
ステップS306で、機器は、会議IDと、使用時間を含む使用情報を会議管理装置5に送信する。
これにより、会議管理システム1で管理されている機器は、会議での使用情報を会議IDと関連付けて会議管理装置5に送信することができる。
(会議管理装置の処理)
次に、会議管理装置5の処理について説明する。図14は、会議管理装置5の処理の一例を示すフローチャートである。
図14に示すステップS401で、受信部353は、機器から通知があるか否かを判定する。通知があれば(ステップS401−YES)ステップS402に進み、通知がなければ(ステップS401−NO)ステップS401に戻る。
ステップS402で、会議制御部354は、通知の種別を判別する。通知が会議情報の問い合わせであればステップS403に進み、通知が会議情報通知であればステップS405に進む。
ステップS403で、会議制御部354は、会議管理部356を用いて、機器IDと問い合わせ日時から、会議を検索する。
ステップS404で、会議制御部354は、検索し、特定された会議の会議IDを、問い合わせを行った機器に送信するよう制御する。会議IDの送信が完了するとステップS401に戻る。
ステップS405で、会議管理部356は、通知された会議情報に含まれる使用情報(使用時間、印刷枚数、トナー使用量など)を、通知された会議IDに対応する設備情報に蓄積する。
ステップS406で、コスト算出部355は、情報記憶手段357に記憶される会議情報に基づいて、機器のコストを算出する。
ステップS407で、会議管理部356は、コスト算出部356により算出されたコストを、対応する会議の会議コストに加算する。この処理が終了すると、ステップS401に戻る。
以上、実施例によれば、会議毎にコストを算出し、一つの会議におけるコストを管理することができる。また、実施例によれば、各機器の契約形態に応じてコストの算出式を変更することができる。
[変形例]
実施例の会議管理装置5は、サーバとしての機能を有し、MFP13とは別で構成されていたが、上述した会議管理機能をMFP13内に実装してもよい。
実施例の会議管理装置5で実行されるプログラムは、インストール可能な形式又は実行可能な形式のファイルでCD−ROM、フレキシブルディスク(FD)、CD−R、DVD(Digital Versatile Disk)等のコンピュータで読み取り可能な記録媒体に記録されて提供される。
また、実施例の会議管理装置5で実行されるプログラムを、インターネット等のネットワークに接続されたコンピュータ上に格納し、ネットワーク経由でダウンロードさせることにより提供するように構成してもよい。また、実施例の会議管理装置5で実行されるプログラムをインターネット等のネットワーク経由で提供または配布するように構成してもよい。
また、実施例の会議管理装置5で実行されるプログラムを、ROM等に予め組み込んで提供するように構成してもよい。
実施例の会議管理装置5で実行されるプログラムは、前述した各部を含むモジュール構成となっている。実際のハードウェアとしては、制御部301が主記憶部302や補助記憶部303からプログラムを読み出して実行することにより上記各部のうち1又は複数の各部が主記憶部302上にロードされ、1又は複数の各部が主記憶部302上に生成されるようになっている。
なお、本発明は、上記実施例そのままに限定されるものではなく、実施段階ではその要旨を逸脱しない範囲で構成要素を変形して具体化することができる。また、上記実施例に開示されている複数の構成要素の適宜な組み合わせにより、種々の発明を形成することができる。例えば、実施例に示される全構成要素からいくつかの構成要素を削除してもよい。
1 会議管理システム
5 会議管理装置
12 プロジェクタ
13 MFP
301 制御部
302 主記憶部
303 補助記憶部
351 通信制御部
352 送信部
353 受信部
354 会議制御部
355 コスト算出部
356 会議管理部
357 情報記憶部
特開2010−56979号公報 特開2004−252469号公報

Claims (5)

  1. 第1の場所及び第2の場所に設置された各機器とネットワークを介して接続される会議管理装置であって、
    前記各機器のうち、会議で使用される各機器に前記会議を識別するための会議識別情報を送信する会議制御手段と、
    前記会議識別情報を送信した各機器から、該機器の前記会議における使用時間の情報を含む使用情報と前記送信した会議識別情報とを受信する受信手段と、
    前記受信した各機器の使用情報に基づき前記会議で使用された各機器のコストを機器毎に算出するコスト算出手段と、
    前記算出された各機器の前記コストを含む前記会議の会議コストを、前記会議識別情報に関連付けて管理する管理手段と、
    を備える会議管理装置。
  2. 前記会議制御手段は、
    機器IDを含む前記会議の問い合わせが機器からあった場合、前記機器ID及び前記問い合わせがあった日時により前記会議を特定し、前記会議の前記会議識別情報を前記機器に送信する求項1記載の会議管理装置。
  3. 前記コスト算出手段は、
    算出対象の機器がMFPである場合、該機器の契約形態に応じた計算式を用いて前記算出対象の機器のコストを算出する請求項1又は2記載の会議管理装置。
  4. 第1の場所及び第2の場所に設置された各機器と、前記各機器とネットワークを介して接続される会議管理装置と、を備える会議管理システムであって、
    記会議管理装置は、
    前記各機器のうち、会議で使用される各機器に前記会議を識別するための会議識別情報を送信する会議制御手段と、
    前記会議識別情報を送信した各機器から、機器の前記会議における使用時間の情報を含む使用情報と前記送信した会議識別情報とを受信する受信手段と、
    前記受信した各機器の使用情報に基づき前記会議で使用された各機器のコストを機器毎に算出するコスト算出手段と、
    前記算出された各機器の前記コストを含む前記会議の会議コストを、前記会議識別情報に関連付けて管理する管理手段と、を備え
    前記第1の場所及び第2の場所に設置された各機器は、
    電源OFFの指示があったときに、該機器の前記使用情報と、前記会議管理装置から受信した前記会議識別情報とを前記会議管理装置に送信する通信手段を備える会議管理システム。
  5. 第1の場所及び第2の場所に設置された各機器とネットワークを介して接続される会議管理装置に実行させるためのプログラムであって、
    前記各機器のうち、会議で使用される各機器に前記会議を識別するための会議識別情報を送信する送信ステップと、
    前記会議識別情報を送信した各機器から、該機器の前記会議における使用時間の情報を含む使用情報と前記送信した会議識別情報とを受信する受信ステップと、
    前記受信した各機器の使用情報に基づき前記会議で使用された各機器のコストを機器毎に算出するコスト算出ステップと、
    前記算出された各機器の前記コストを含む前記会議の会議コストを、前記会議識別情報に関連付けて管理する管理ステップと、
    を有するプログラム。
JP2012043120A 2012-02-29 2012-02-29 会議管理装置、会議管理システム及びプログラム Expired - Fee Related JP5891850B2 (ja)

Priority Applications (1)

Application Number Priority Date Filing Date Title
JP2012043120A JP5891850B2 (ja) 2012-02-29 2012-02-29 会議管理装置、会議管理システム及びプログラム

Applications Claiming Priority (1)

Application Number Priority Date Filing Date Title
JP2012043120A JP5891850B2 (ja) 2012-02-29 2012-02-29 会議管理装置、会議管理システム及びプログラム

Publications (2)

Publication Number Publication Date
JP2013179535A JP2013179535A (ja) 2013-09-09
JP5891850B2 true JP5891850B2 (ja) 2016-03-23

Family

ID=49270794

Family Applications (1)

Application Number Title Priority Date Filing Date
JP2012043120A Expired - Fee Related JP5891850B2 (ja) 2012-02-29 2012-02-29 会議管理装置、会議管理システム及びプログラム

Country Status (1)

Country Link
JP (1) JP5891850B2 (ja)

Families Citing this family (1)

* Cited by examiner, † Cited by third party
Publication number Priority date Publication date Assignee Title
JP6409348B2 (ja) * 2014-06-06 2018-10-24 株式会社リコー 設備情報管理装置、設備情報管理システム、設備情報管理方法、及びプログラム

Family Cites Families (6)

* Cited by examiner, † Cited by third party
Publication number Priority date Publication date Assignee Title
JP4630470B2 (ja) * 2000-02-10 2011-02-09 キヤノン株式会社 情報処理装置及び方法及びプログラム記憶媒体並びにプログラム
JP2002041429A (ja) * 2000-07-26 2002-02-08 Nec Corp インターネットにおける共有資料を用いて会議を行う方法、会議システム、情報処理装置及び記録媒体
JP4053869B2 (ja) * 2002-12-05 2008-02-27 エヌ・ティ・ティ・コミュニケーションズ株式会社 ビデオ会議システム
JP4476586B2 (ja) * 2003-09-16 2010-06-09 シャープ株式会社 画像出力管理装置、画像出力装置、画像出力管理システム、画像出力管理方法、画像出力管理プログラム、および該プログラムを記録した記録媒体
JP2007094516A (ja) * 2005-09-27 2007-04-12 Ricoh Co Ltd 料金計算処理システム及び料金計算処理方法
JP2011258062A (ja) * 2010-06-10 2011-12-22 Sharp Corp 会議費用試算装置、会議費用試算装置の制御方法、会議費用試算プログラム及び記録媒体

Also Published As

Publication number Publication date
JP2013179535A (ja) 2013-09-09

Similar Documents

Publication Publication Date Title
EP2685371B1 (en) Operation terminal, method of controlling operations of the same, and output system
EP2685372A1 (en) Service providing system, service providing method, and non-transitory computer readable information recording medium
US9313361B2 (en) Information processing apparatus for determining a printing condition for meeting materials
JP6028428B2 (ja) サービス提供装置、サービス提供システム及びプログラム
US20100332699A1 (en) Computer readable medium and information processing apparatus
US8189224B2 (en) Printing apparatus and print managing method
CN106203880B (zh) 报告创建系统和报告创建方法
US9619221B2 (en) Image forming apparatus, network system, and control method of image forming apparatus
JP2011142465A (ja) 機器管理システム、機器管理装置、及び機器管理方法
US10974516B2 (en) Device, method for controlling device, and storage medium
US20090279138A1 (en) Image processing system, method of controlling the same, and storage medium
JP2018045664A (ja) 利用量管理装置、利用量管理方法、利用量管理プログラム、及び、利用量管理システム
JP2012162037A (ja) デバイス管理システム及びデバイス
JP6759897B2 (ja) 情報処理装置、情報処理プログラム、情報処理システムおよび情報処理方法
JP2007318401A (ja) 電力監視装置及び電力監視ネットワークシステム
JP5891850B2 (ja) 会議管理装置、会議管理システム及びプログラム
JP5729986B2 (ja) 情報処理装置及びその制御方法、並びにプログラム
JP6645233B2 (ja) 機器管理システム、機器管理装置およびプログラム
US20100134834A1 (en) Printing apparatus and printing system
JP6421419B2 (ja) 機器、情報処理システム、情報処理方法、及びプログラム
US10070013B2 (en) Image processing system and user information sharing method
JP5579022B2 (ja) 電力監視装置及び電力監視方法、並びにプログラム
JP2023035622A (ja) 情報処理プログラム及び情報処理装置
JP4136449B2 (ja) 画像処理装置、資源情報管理方法およびプログラム
US20150277814A1 (en) Image forming apparatus

Legal Events

Date Code Title Description
A621 Written request for application examination

Free format text: JAPANESE INTERMEDIATE CODE: A621

Effective date: 20150119

A977 Report on retrieval

Free format text: JAPANESE INTERMEDIATE CODE: A971007

Effective date: 20151022

A131 Notification of reasons for refusal

Free format text: JAPANESE INTERMEDIATE CODE: A131

Effective date: 20151027

A521 Written amendment

Free format text: JAPANESE INTERMEDIATE CODE: A523

Effective date: 20151216

TRDD Decision of grant or rejection written
A01 Written decision to grant a patent or to grant a registration (utility model)

Free format text: JAPANESE INTERMEDIATE CODE: A01

Effective date: 20160126

A61 First payment of annual fees (during grant procedure)

Free format text: JAPANESE INTERMEDIATE CODE: A61

Effective date: 20160208

R151 Written notification of patent or utility model registration

Ref document number: 5891850

Country of ref document: JP

Free format text: JAPANESE INTERMEDIATE CODE: R151

LAPS Cancellation because of no payment of annual fees