JP5891850B2 - 会議管理装置、会議管理システム及びプログラム - Google Patents

Description

本発明は、会議に用いる機器を管理する会議管理装置、会議管理システム及びプログラムに関する。

従来、オフィスにおいて会議を行う際、様々な機器、システムを用いていた。例えば、会議予約システムにおいて、会議室が予約される。また、ＭＦＰ（Multifunction Peripheral）は、会議資料を印刷する。プロジェクタは、会議資料を投影する。

また、テレビ会議や電話会議（テレコン）の場合、テレビ会議システムや電話会議システムに用いる機器が予約され、その機器が用意される。これらの各機器、システムが連携した会議管理システムが知られている。

例えば、特許文献１には、テレビ会議システムにおいて、複数の会議室の会議システムをネットワークで接続する際に、ユーザの接続作業の煩わしさを解消する技術が開示されている。

また、特許文献２には、会議時間に関連させ自動的に会議で使うプレゼンテーションファイルをファイル検索画面に優先的に表示させたりすることで、準備が簡単なネットワーク会議予約システムが開示されている。

しかし、従来の会議資料の共有やＴＶ会議の接続性の向上など、会議を効率化する仕組みであるが、一つの会議あたりいくらコストがかかっているかを把握する仕組みがなかった。

そこで本発明は、上記問題に鑑みてなされたものであり、会議毎にコストを算出し、一つの会議におけるコストを管理することができる会議管理装置、会議管理システム及びプログラムを提供することを目的とする。

本発明の一態様における会議管理装置は、第１の場所及び第２の場所に設置された各機器とネットワークを介して接続される会議管理装置であって、前記各機器のうち、会議で使用される各機器に前記会議を識別するための会議識別情報を送信する会議制御手段と、前記会議識別情報を送信した各機器から、該機器の前記会議における使用時間の情報を含む使用情報と前記送信した会議識別情報とを受信する受信手段と、前記受信した各機器の使用情報に基づき前記会議で使用された各機器のコストを機器毎に算出するコスト算出手段と、前記算出された各機器の前記コストを含む前記会議の会議コストを、前記会議識別情報に関連付けて管理する管理手段と、を備える。

本発明によれば、会議毎にコストを算出し、一つの会議におけるコストを管理することができる。

実施例における会議管理システムの一例を示す図。 実施例におけるプロジェクタのハードウェアの一例を示すブロック図。 実施例におけるプロジェクタの機能の一例を示すブロック図。 実施例におけるＭＦＰのハードウェアの一例を示す図。 実施例におけるＭＦＰの機能の一例を示すブロック図。 ＭＦＰの操作画面の一例を示す図。 ＭＦＰの会議選択画面の一例を示す図。 実施例における会議管理装置の構成の一例を示すブロック図。 実施例における会議管理装置の機能の一例を示すブロック図。 会議情報の一例を示す図。 会議時間内に機器が使用された場合のコスト算出処理の一例を示すシーケンス図。 会議時間外に機器が使用された場合のコスト算出処理の一例を示すシーケンス図。 機器の処理の一例を示すフローチャート。 会議管理装置の処理の一例を示すフローチャート。

以下、本発明の実施例を図面に基づいて説明する。
［実施例］
＜会議管理システム＞
図１は、実施例における会議管理システム１の一例を示す図である。図１に示す会議管理システム１では、会議管理装置５がネットワークを介して各機器と接続される。会議管理装置５は、会議管理サーバとしての役割を担う。

図１に示すように、異なる事業所に設置される機器がネットワークを介して接続される。なお、会議管理システム１に接続される各機器は、１つの事業所内にあってもよい。ネットワークは、有線、無線を問わず、ＬＡＮ（Local Area Network）やイントラネットなどが用いられる。

機器とは、テレビ会議システム１１、プロジェクタ１２、ＭＦＰ１３、コピーボード（電子黒板）１４などの総称である。コピーボードは、例えば電子黒板である。図１に示す例では、事業所Ａにテレビ会議システム１１Ａ、プロジェクタ１２Ａ、ＭＦＰ１３Ａ、コピーボード１４Ａが設置され、事業所Ｂにテレビ会議システム１１Ｂ、プロジェクタ１２Ｂ、ＭＦＰ１３Ｂ、コピーボード１４Ｂが設置されている。

各機器は、電源がＯＮされたときに、会議管理装置５に会議の問い合わせを行う。各機器は、電源がＯＦＦされるまでの使用時間を計測し、計測された使用時間を含む使用情報を会議管理装置５に通知する。

会議管理装置５は、ネットワークを介して各機器と接続される。会議管理装置５は、各機器から、会議の問い合わせを受けたり、使用時間などの使用情報を通知されたりする。

会議管理装置５は、会議において使用された各機器の使用情報に基づき機器毎のコストを算出し、このコストを集計することで、会議のコストを算出する。なお、会議管理装置５は、会議室の使用時間や、ＭＦＰ１３やプリンタなどにより会議で用いる資料の印刷枚数などからもコストを算出し、会議のコストに加算してもよい。

なお、会議管理装置５の機能のうち、コストを集計したり、会議に関するデータを保存したりする機能は、遠隔管理装置として別の装置に設けられてもよい。

情報処理装置６は、会議管理装置５に接続される。情報処理装置６は、会議の日時、場所、使用される機器の識別情報（以下、機器ＩＤとも呼ぶ）などを会議管理装置５に登録する。また、情報処理装置６は、機器ＩＤと、その機器の契約形態の違いによるコスト算出方法とを関連付けて管理したり、会議管理装置５に登録したりしてもよい。変換器サーバ７は、テレビ会議システム１１Ａ，Ｂの待ち受けサーバとして機能する。

＜機器＞
次に、機器の構成について説明する。機器は、主に会議時間内に使用される機器と、主に会議時間外に使用される機器との２種類に分かれる。以下では、主に会議時間内に使用される機器を第１機器と呼び、主に会議時間外に使用される機器を第２機器と呼ぶ。

第１機器には、テレビ会議システム１１、プロジェクタ１３、コピーボード１４などがある。第２機器には、ＭＦＰ１３やプリンタなどがある。また、第２機器は、例えば会議資料を事前に準備するために印刷を行う機器などである。

（プロジェクタ）
次に、第１機器のうち、プロジェクタの構成について説明する。図２は、実施例におけるプロジェクタ１２のハードウェアの一例を示すブロック図である。図２に示す例では、プロジェクタ１２は、コントローラボード１００、ＨＤＤ（ハードディスクドライブ）１０１、ＮＶ−ＲＡＭ（不揮発性ＲＡＭ）１０２、ＰＩ（パーソナルインタフェース）ボード１０３、ＰＨＹ（物理メディアインタフェース）１０４、操作パネル１０５、投射エンジン１０６、及び電源ユニット１０７を含む各ユニットを備える。

コントローラボード１００は、制御手段に対応し、ＣＰＵ，ＲＯＭ，ＲＡＭを含むマイクロコンピュータを備え、例えば、ＰＣＩ−ＢＵＳ（Peripheral Components Interconnect-Bus）を介して他の各ユニットの動作を制御する。

コントローラボード１００は、電源ユニット１０７に対して投射エンジン１０６への電源供給を制御する。コントローラボード１００内のＲＡＭは、電源ユニット１０７からの給電中にだけ情報を記憶保存する揮発性記憶手段である。

ＨＤＤ１０１は、電源ユニット１０７からの給電に関係なく各種の情報を記憶保存する記憶手段（記録媒体）である。

ＮＶ−ＲＡＭ１０２は、不揮発性記憶手段であり、ＲＡＭと電池を利用したバックアップ回路を集積した不揮発性ＲＡＭや、ＥＥＰＲＯＭ，フラッシュメモリ等の不揮発性メモリを使用することができる。

また、ＰＩボード１０３とＰＨＹ１０４は、通信手段に対応し、外部との通信を行うためのものであって、例えば、通信ボード等が該当する。

ＰＩボード１０３は、ＲＳ４８５規格に準拠したインターフェースを備え、ラインアダプタを介して公衆回線に接続している。ＰＨＹ１０４は、ＬＡＮを介して外部装置と通信を行うためのインターフェースである。

また、操作パネル１０５は、各種の操作キー（操作スイッチ又は操作ボタンともいう）を有する操作部と、ＬＣＤ又はＣＲＴの文字表示器を有する表示部とを備えた操作手段である。

投射エンジン１０６は、ランプ、センサ、冷却部を備える。ランプは、被投射面としてのスクリーンに映像を照射し、スクリーンに拡大像を投影して表示する光源である。

センサは、ランプの温度を検出するセンサと、ランプの稼働時間を検知するセンサと、投射エンジン１０６内の異常（ランプ異常、冷却ファン異常）等の所定の事象を検出するためのセンサとを有する。

冷却部は、高温になったランプを冷却する装置であり、例えば、ランプに送風して冷却する冷却ファン、ランプにペルチェ素子を接触して設け、そのペルチェ素子への通電による冷却効果によってランプを冷却する冷却装置などがある。

投射エンジン１０６は、各種の初期設定が完了すると、コントローラボード１００に対し、コマンドの送受信の準備ができたことを通知する。

電源ユニット１０７は、プロジェクタ装置１２内の各部へ電力を供給する電源装置である。

次に、プロジェクタ１２のコントローラボード１００内のＣＰＵの処理によって実現される主要な機能部について説明する。

図３は、実施例におけるプロジェクタ１２の機能の一例を示すブロック図である。図３に示す例では、プロジェクタ１２のコントローラボード１００は、電源制御部１５１、通信制御部１５２、会議制御部１５３、及び計測部１５４を有する。なお、コントローラボード１００は、プロジェクタで通常用いる機能についても有している。

電源制御部１５１、通信制御部１５２、会議制御部１５３、及び計測部１５４として機能させるためのプログラムは、ＨＤＤ１０１やコントローラボード１００のＲＡＭにより記憶される。これらのプログラムは、必要に応じて読み出されてコントローラボード１００上のＣＰＵにより実行される。

電源制御部１５１は、操作パネル１０５の電源ボタンの押下を検知し、電源がＯＮされたと判断した場合には、会議制御部１５３に電源ＯＮを通知する。また、電源制御部１５１は、電源ボタンが再度押下され、電源ＯＦＦが指示されたことを検知した場合は、電源ＯＦＦを計測部１５４に通知する。

会議制御部１５３は、電源制御部１５１から電源ＯＮを通知されると、自機器（この場合、プロジェクタ１３）の機器ＩＤを含めて、会議の問い合わせを行うよう通信制御部１５２に指示する。

通信制御部１５２は、会議の問い合わせの指示を受けた場合、会議管理装置５に対し、機器ＩＤを含めて会議の問い合わせを行う。通信制御部１５２は、ＰＨＹ１０４などの通信手段を用いて会議管理装置５に会議の問い合わせを行う。

通信制御部１５２は、通信手段が会議管理装置５から受信した会議ＩＤを取得すると、会議制御部１５３に会議ＩＤを通知する。

会議制御部１５３は、通信制御部１５２から取得した会議ＩＤを保持しておく。また、会議制御部１５３は、会議ＩＤが通知されると、計測部１５４に対し、自機器の使用時間の計測を開始するよう指示する。会議制御部１５３は、計測部１５４から自機器の使用時間を取得した場合は、会議ＩＤと関連付けた使用時間を通信制御部１５２に通知する。

通信制御部１５２は、会議制御部１５３から会議ＩＤと自機器の使用時間を取得した場合は、通信手段を用いて会議管理装置５に会議ＩＤと使用時間とを送信する。

計測部１５４は、会議制御部１５３から計測を開始するよう指示されると、使用時間の計測を開始し、電源制御部１５１から電源ＯＦＦの通知を受けると、使用時間の計測を終了する。計測部１５４は、計測した使用時間を会議制御部１５３に通知する。

上記は、プロジェクタ１２を例にして機器の処理を説明したが、電源制御部１５１、通信制御部１５２、会議制御部１５３、計測部１５４の各機能は、第１機器のＣＰＵなどの制御手段にも設けられる。

（ＭＦＰ）
次に、第２機器のうち、ＭＦＰの構成について説明する。図４は、実施例におけるＭＦＰ１３のハードウェアの一例を示す図である。

図４に示す例では、ＭＦＰ１３は、コントローラ２１、スキャナ２２、プリンタ２３、モデム２４、操作パネル２５、ネットワークインタフェース２６、及びＳＤカードスロット２７等のハードウェアを有する。ＭＦＰ１３は、例えば複合機等である。

コントローラ２１は、ＣＰＵ（Central Processing Unit）２１１、ＲＡＭ（Random Access Memory）２１２、ＲＯＭ（Read Only Memory）２１３、ＨＤＤ（Hard Disk Drive）２１４、及びＮＶＲＡＭ（Non Volatile RAM）２１５等を備える。

ＲＯＭ２１３には、各種のプログラムやプログラムによって利用されるデータ等が記憶されている。ＲＡＭ２１２は、プログラムをロードするための記憶領域や、ロードされたプログラムのワーク領域等として用いられる。

ＣＰＵ２１１は、ＲＡＭ２１２にロードされたプログラムを処理することにより、各種の機能を実現する。ＨＤＤ２１４には、プログラムやプログラムが利用する各種のデータ等が記憶される。ＮＶＲＡＭ２１５には、各種の設定情報等が記憶される。

スキャナ２２は、原稿より画像データを読み取るためのハードウェアである。プリンタ２３は、印刷データを印刷用紙に印刷するためのハードウェアである。モデム２４は、電話回線に接続するためのハードウェアであり、ＦＡＸ通信による画像データの送受信を実行するために用いられる。

操作パネル２５は、ユーザからの入力の受け付けを行うためのボタン等の入力手段や、液晶パネル等の表示手段等を備えたハードウェアである。ネットワークインタフェース２６は、ＬＡＮ等のネットワーク（有線又は無線の別は問わない）に接続するためのハードウェアである。

ＳＤカードスロット２７は、ＳＤカード８０に記憶されたプログラムを読み取るために利用される。すなわち、ＭＦＰ１３では、ＲＯＭ２１３に記憶されたプログラムだけでなく、ＳＤカード８０に記憶されたプログラムもＲＡＭ２１２にロードされ、実行されうる。

なお、他の記録媒体（例えば、ＣＤ−ＲＯＭ又はＵＳＢ（Universal Serial Bus）メモリ等）によってＳＤカード８０が代替されてもよい。すなわち、ＳＤカード８０の位置付けに相当する記録媒体の種類は、所定のものに限定されない。この場合、ＳＤカードスロット２７は、記録媒体の種類に応じたハードウェアによって代替されればよい。

次に、ＭＦＰ１３のＣＰＵ２１１によって実現される主要な機能部について説明する。図５は、実施例におけるＭＦＰ１３の機能の一例を示すブロック図である。図５に示す例では、会議選択部２５１、会議制御部２５２、通信制御部２５３、カウント部２５４、及び計測部２５５を有する。なお、ＣＰＵ２１１は、ＭＦＰで通常用いる機能についても有している。

会議選択部２５１は、操作パネル２５に表示された会議ボタンが押下されると、通信制御部２５３を介して、会議管理装置５から会議一覧情報を取得する。会議一覧情報は、会議管理装置５に登録されている会議情報の一覧を示す情報であり、会議ＩＤに会議の詳細情報が関連付けられている。

会議選択部２５１は、会議一覧情報を操作パネル２５に表示し、ユーザに会議を選択させる。会議選択部２５１は、選択された会議を検知すると、その会議ＩＤを会議制御部２５２に通知する。

図６は、ＭＦＰの操作画面の一例を示す図である。図６に示す操作画面は、会議ボタンｂ１１が含まれる。この会議ボタンｂ１１が押下されると、会議選択部２５１は、その押下を検知し、会議一覧情報の取得を要求する。

図７は、ＭＦＰの会議選択画面の一例を示す図である。図７に示す会議選択画面では、会議一覧情報に基づいて、会議を選択するための画面が表示される。ユーザは、会議の情報を見て、これから印刷される資料が用いられる会議にチェックをつけ、ＯＫボタンを押す。

会議選択部２５１は、チェックされた会議を特定し、その会議の会議ＩＤを会議制御部２５２に通知する。

会議制御部２５２は、会議ＩＤを取得した場合、カウント部２５４、計測部２５５に処理の開始を指示する。会議制御部２５２は、カウント部２５４から取得した印刷枚数、計測部２５５から取得した印刷時間を、会議ＩＤに関連付けて通信制御部２５３に出力する。会議制御部２５２は、他にも印刷に用いた各色のトナー使用量を会議ＩＤに関連付けて通信制御部２５３に出力してもよい。

通信制御部２５３は、会議選択部２５１から会議一覧情報の取得要求があった場合、会議管理装置５に対し、会議一覧情報の取得要求を送信する。通信制御部２５３は、会議管理装置５から会議一覧情報を取得した場合、会議選択部２５１に会議一覧情報を出力する。通信制御部２５３は、会議制御部２５２から会議ＩＤに関連付けられた印刷枚数及び印刷時間（使用時間）を取得すると、この会議ＩＤに関連付けられた印刷枚数及び印刷時間を会議管理装置５に送信する。

カウント部２５４は、会議制御部２５２から処理の開始を指示された後に、プリンタ２３により何枚印刷されたかをカウントする。カウント部２５４は、カウントした枚数を会議制御部２５２に通知する。

計測部２５５は、会議制御部２５２から処理の開始を指示された後に、印刷にかかる時間の計測を開始する。計測部２５５は、計測した印刷にかかる時間を、会議制御部２５２に通知する。

会議選択部２５１、会議制御部２５２、通信制御部２５３、カウント部２５４、及び計測部２５５は、例えばＣＰＵ２１１及びワークメモリとしてのＲＡＭ２１２などにより実現されうる。なお、ＭＦＰ１３は、上記機能以外についても、通常のＭＦＰが有する各機能を有する。

（会議管理装置）
次に、会議管理装置５の構成について説明する。図８は、実施例における会議管理装置５の構成の一例を示すブロック図である。図８に示す会議管理装置５は、一般的なＰＣ（Personal Computer）の構成を有している。

図８に示す例では、会議管理装置５は、制御部３０１、主記憶部３０２、補助記憶部３０３、ドライブ装置３０４、ネットワークＩ／Ｆ部３０６、入力部３０７、表示部３０８を備える。これら各構成は、バスを介して相互にデータ送受信可能に接続されている。

制御部３０１は、コンピュータの中で、各装置の制御やデータの演算、加工を行うＣＰＵである。また、制御部３０１は、主記憶部３０２又は補助記憶部３０３に記憶された画像処理のプログラムを実行する演算装置である。制御部３０１は、入力部３０７や記憶装置からデータを受け取り、演算、加工した上で、表示部３０８や記憶装置などに出力する。

制御部３０１は、後述する各機能のプログラムを実行することで、会議コストを計算したり、管理したりすることができる。

主記憶部３０２は、ＲＯＭ（Read Only Memory）やＲＡＭ（Random Access Memory）などである。主記憶部３０２は、制御部３０１が実行する基本ソフトウェアであるＯＳ（Operating System）やアプリケーションソフトウェアなどのプログラムやデータを記憶又は一時保存する記憶装置である。

補助記憶部３０３は、ＨＤＤ（Hard Disk Drive）などであり、アプリケーションソフトウェアなどに関連するデータを記憶する記憶装置である。

ドライブ装置３０４は、記録媒体３０５、例えばフレキシブルディスクからプログラムを読み出し、記憶部にインストールする。

また、記録媒体３０５に、所定のプログラムを格納し、この記録媒体３０５に格納されたプログラムはドライブ装置３０４を介して会議管理装置５にインストールされる。インストールされた所定のプログラムは、会議管理装置５により実行可能となる。

ネットワークＩ／Ｆ部３０６は、有線及び／又は無線回線などのデータ伝送路により構築されたＬＡＮ（Local Area Network）、ＷＡＮ（Wide Area Network）などのネットワークを介して接続された通信機能を有する周辺機器と会議管理装置５とのインターフェースである。

入力部３０７は、カーソルキー、数字入力及び各種機能キー等を備えたキーボード、表示部３０８の表示画面上でキーの選択等を行うためのマウスやスライスパット等を有する。また、入力部３０７は、ユーザが制御部３０１に操作指示を与えたり、データを入力したりするためのユーザインターフェースである。

表示部３０８は、ＣＲＴ（Cathode Ray Tube）やＬＣＤ（Liquid Crystal Display）等により構成され、制御部３０１から入力される表示データに応じた表示が行われる。

次に、会議管理装置５によって実現される主要な機能部について説明する。図９は、実施例における会議管理装置５の機能の一例を示すブロック図である。図９に示す会議管理装置５は、通信制御部３５１、会議制御部３５４、コスト算出部３５５、会議管理部３５６、及び情報記憶部３５７を有する。なお、会議管理装置５は、情報処理装置として通常有する機能についても有している。

通信制御部３５１、会議制御部３５４、コスト算出部３５５、及び会議管理部３５６は、例えば制御部３０１及びワークメモリとしての主記憶部３０２により実現されうる。情報記憶部３５７は、例えば補助記憶部３０３などにより実現されうる。

通信制御部３５１は、各機器から会議の問い合わせ要求や使用情報などを受信したり、会議一覧情報や会議ＩＤを各機器に送信したりする。そのため、通信制御部３５１は、送信部３５２、受信部３５３を有する。

受信部３５３は、各機器から機器ＩＤを含む会議の問い合わせ要求を受信する。この場合、会議制御部３５４に会議の問い合わせ要求を出力する。また、受信部３５３は、各機器から、会議ＩＤ（会議識別情報）と使用情報とを受信し、会議制御部３５４に出力する。

送信部３５２は、各機器からの問い合わせ要求に対し、会議制御部３５４から取得した会議一覧情報を、問い合わせを行った機器に送信する。

会議制御部３５４は、各機能部を制御する。例えば、会議制御部３５４は、機器ＩＤを含む会議の問い合わせが機器からあった場合、機器ＩＤ及び問い合わせがあった日時により会議を特定し、この会議の会議ＩＤを機器に送信するよう制御する。

これにより、会議で機器を使用する場合には、機器で特別な設定などを必要とせず、電源をＯＮするだけで、会議を特定することができるようになる。

会議制御部３５４は、会議管理部３５６に対して、機器ＩＤと問い合わせ日時を通知する。会議管理部３５６は、情報記憶部３５７に記憶されている会議情報から問い合わせ日時を含む所定時間内に開催され、通知された機器ＩＤが登録されている会議を特定し、会議制御部３５４に通知する。所定時間は、問い合わせ日時の時刻に対し、例えば前後１５分の時間である。これにより、会議制御部３５４は、機器ＩＤと問い合わせ日時から会議を特定することができる。

また、会議制御部３５４は、会議ＩＤと機器の使用情報とを取得した場合には、コスト算出部３５５にその機器のコストを算出させるよう制御する。

コスト算出部３５５は、会議制御部３５４から取得した会議ＩＤに対し、取得した使用情報に基づき会議におけるコストを機器毎に算出する。コスト算出部３５５は、例えば、機器の使用時間に係数を乗算するなどしてコストを算出する。コスト算出部３５５は、算出したコストを会議管理部３５６に出力する。

なお、コスト算出部３５５は、機器の契約形態に応じてコスト算出式を変更するようにしてもよい。例えば、機器がＭＦＰの場合、パフォーマンスチャージ又は年間保守契約に応じて、コスト計算式を変更する。ＭＦＰがどの契約形態であるかは、機器ＩＤと関連付けて保持しておくか、情報処理装置６に問い合わせて取得する。これにより、コスト算出部３５５は、適切なコストを算出することができるようになる。コスト算出部３５５は、例えば以下の式を用いてコストを算出する。

・ＭＦＰの場合
コスト算出部３５５は、ＭＦＰの契約形態によって、コストの計算式を切り替える。例えば、契約形態がパフォーマンスチャージの場合は、次の式が用いられる。
コスト＝印刷枚数×紙１枚あたりの価格＋印刷枚数×印刷１枚あたりの価格 ・・・式（１）
パフォーマンスチャージの場合は、印刷枚数による課金であるため、式（１）が用いられる。紙１枚あたりの価格及び印刷１枚あたりの価格は、予め設定される。印刷枚数は、使用情報としてＭＦＰから送信される。

契約形態が年間保守契約の場合、次の式が用いられる。
コスト＝印刷枚数×紙１枚あたりの価格＋保守料金＋黒トナー料金＋マゼンタトナー料金＋イエロートナー料金＋シアントナー料金 ・・・式（２）
保守料金＝（年間保守料金／平均印刷枚数）×印刷枚数 ・・・式（３）
各色のトナー料金＝（印刷でのトナー使用量／トナー一本の含有量）×トナー一本あたりの価格 ・・・式（４）
紙１枚あたりの価格、年間保守料金、平均印刷枚数、トナー一本の含有量、トナー一本あたりの価格は、予め設定される。各色のトナー使用量、印刷枚数は、使用情報としてＭＦＰから送信される。

・プロジェクタ
コスト算出部３５５は、プロジェクタのコスト計算式として、次の式を用いる
コスト＝（ランプ寿命／使用時間）×ランプ価格 ・・・式（５）
ランプ寿命、ランプ価格は、予め設定される。使用時間は、使用情報としてプロジェクタから送信される。

・会議室
コスト算出部３５５は、会議室のコスト計算式として、次の式を用いる
コスト＝１時間あたりの使用量×使用時間 ・・・式（６）
１時間あたりの使用量は、予め設定される。コスト算出部３５５は、後述する会議基本情報から使用時間を算出してもよいし、会議室のビル管理システムなどから照明のＯＮ、ＯＦＦに基づく使用時間を取得してもよい。

コスト算出部３５５は、電子黒板やプリンタなどに対しても、使用情報を引数とする計算式を用意しておき、コストを算出するようにすればよい。

会議管理部３５６は、情報記憶部３５７に記憶されている会議情報を管理する。会議管理部３５６は、コスト算出部３５５により算出された各機器のコストを加算する。会議管理部３５６は、加算されたコストを基に会議コストを算出し、会議ＩＤに関連付けて管理する。具体的には、会議管理部３５６は、算出した会議コストを会議情報に含めて情報記憶部３５７に記憶しておく。会議コストとは、会議における使用設備のコストを合計したコストを表す。

なお、会議コストの加算は、コスト算出部３５５が行うようにしてもよい。また、会議管理部３５６は、情報記憶部３５７を有する構成にしてもよい。

情報記憶部３５７は、会議情報を記憶する。会議情報は、会議基本情報と、使用する設備情報（以降では、単に設備情報とも呼ぶ）とを含む。会議情報は、図１０を用いて説明する。

図１０は、会議情報の一例を示す図である。図１０に示す例では、会議情報は、図１０（Ａ）に示す会議基本情報と、図１０（Ｂ）に示す設備情報とを含む。

会議基本情報は、会議ＩＤ、会議名、会議日、会議開始時間、会議終了時間を含む情報である。これらの情報は、情報処理装置６により設定される。

設備情報は、会議室名、ＴＶ会議システム、プロジェクタ、ＭＦＰ、電子黒板、プリンタの各項目を含む情報である。設備情報には、各項目に対し、ＩＤ、使用時間、印刷枚数、コストが関連付けられる。ＩＤには、各機器の機器ＩＤが管理される。各機器の使用時間、印刷枚数は、各機器から送信された情報が管理される。

会議室の使用時間は、会議基本情報の会議終了時間から会議開始時間を減算することで求められる。なお、会議室の照明のＯＮ時間及びＯＦＦ時間が取得できるのであれば、それらの時間を会議管理装置５が取得することで、会議管理装置５が会議室の使用時間を求めるようにしてもよい。

会議管理部３５６は、設備情報に含まれる各項目のコストを全て加算することで、その会議の会議コストを算出し、管理することができる。

＜動作＞
次に、会議管理システム１の動作について説明する。まず、会議時間内に機器が使用された場合について説明する。つまり、第１機器が使用された場合の処理である。

（時間内使用）
図１１は、会議時間内に機器が使用された場合のコスト算出処理の一例を示すシーケンス図である。

ステップＳ１０１で、プロジェクタ１２は、電源がＯＮされたことを検知すると、会議管理装置５に対し、機器ＩＤを含めて会議情報の問い合わせを行う。

ステップＳ１０２で、会議管理装置５は、取得された機器ＩＤと問い合わせ日時を用いて、会議管理部３５６により管理されている会議情報から会議を検索する。会議管理装置５は、取得した機器ＩＤを含む会議のうち、問い合わせ日時の時刻の前後１５分以内に開始時刻が含まれる会議を検索し、特定する。前後１５分は、適宜設定変更可能である。

ステップＳ１０３で、会議管理装置５は、特定した会議の会議ＩＤをプロジェクタ１２に応答する。

ステップＳ１０４で、コピーボード１４は、電源がＯＮされたことを検知すると、会議管理装置５に対し、機器ＩＤを含めて会議情報の問い合わせを行う。

ステップＳ１０５で、会議管理装置５は、取得された機器ＩＤと問い合わせ日時を用いて、会議管理部３５６により管理されている会議情報から会議を検索する。会議管理装置５は、取得した機器ＩＤを含む会議のうち、問い合わせ日時の時刻の前後１５分以内に開始時刻が含まれる会議を検索し、特定する。

ステップＳ１０６で、会議管理装置５は、特定した会議の会議ＩＤをコピーボード１４に応答する。なお、ステップＳ１０１〜Ｓ１０３の処理と、ステップＳ１０４〜Ｓ１０６の処理は順不同である。

ステップＳ１０７で、プロジェクタ１２は、電源ＯＦＦを検知した場合、計測していた使用時間を使用情報とし、会議ＩＤとともに会議情報通知として会議管理装置５に送信する。

ステップＳ１０８で、会議管理装置５は、会議情報通知の使用時間を、プロジェクタ１２に対応する設備情報に記憶し、プロジェクタ１２のコストを算出する。会議管理装置５は、算出したコストを、会議ＩＤに対応する会議の会議コストに加算する。

ステップＳ１０９で、コピーボード１４は、電源ＯＦＦを検知した場合、計測していた使用時間を使用情報とし、会議ＩＤとともに会議情報通知として会議管理装置５に送信する。

ステップＳ１１０で、会議管理装置５は、会議情報通知の使用時間を、コピーボード１４に対応する設備情報に記憶し、コピーボード１４のコストを算出する。会議管理装置５は、算出したコストを、会議ＩＤに対応する会議の会議コストに加算する。

これにより、会議管理システム１で管理されている各機器が会議で使用された場合に、その各機器の使用情報を取得するとこで、使用情報に基づく各機器のコストを算出し、会議コストとして管理することができる。

（時間外使用）
図１２は、会議時間外に機器が使用された場合のコスト算出処理の一例を示すシーケンス図である。

ステップＳ２０１で、ＭＦＰ１３は、会議ボタンが押下されたことを検知すると（図６参照）、会議管理装置５に対し、会議一覧情報の取得要求を行う。

ステップＳ２０２で、会議管理装置５は、ＭＦＰ１３から取得要求を受けた場合、情報記憶部３５７に記憶されている会議情報の会議一覧情報を取得する。会議一覧情報は、会議情報のうち、例えば全ての会議の会議基本情報である。

ステップＳ２０３で、会議管理装置５は、ＭＦＰ１３に対し、会議一覧情報を送信する。

ステップＳ２０４で、ＭＦＰ１３は、受信した会議一覧情報に基づき、会議選択画面を操作パネル２５に表示する（図７参照）。ユーザは、会議選択画面から、これから印刷する資料を用いる会議を選択する。ＭＦＰ１３は、選択された会議の会議ＩＤを保持しておく。

ステップＳ２０５で、ＭＦＰ１３は、資料の印刷又はコピーを行う。このとき、ＭＦＰ１３は、印刷時間、印刷枚数、及び各色のトナーの使用量を計測しておく。

ステップＳ２０６で、ＭＦＰ１３は、印刷又はコピーが終了した場合、保持しておいた会議ＩＤと使用情報（印刷時間、印刷枚数及び各色のトナーの使用量）を会議情報通知として会議管理装置５に送信する。

ステップＳ２０７で、会議管理装置５は、会議情報通知の印刷時間や印刷枚数などを、ＭＦＰ１３に対応する設備情報に記憶し、ＭＦＰ１３のコストを算出する。このとき、コスト算出部３５５は、ＭＦＰ１３の機器ＩＤに対応する契約形態から計算式を決定し、その計算式を用いてコストを算出する。会議管理装置５は、算出したコストを、会議ＩＤに対応する会議の会議コストに加算する。

これにより、会議管理システム１で管理されている各機器が、会議時間外で使用された場合でも、各機器から使用情報を取得するとこで、使用情報に基づく各機器のコストを算出し、会議コストとして管理することができる。

（機器の処理）
次に、会議時間内に、機器が使用された場合の機器の処理について説明する。図１３は、機器の処理の一例を示すフローチャートである。この場合の機器は、例えば第１機器（プロジェクタ１２など）である。

図１３に示すステップＳ３０１で、機器は、電源がＯＮされたことを検知すると、会議管理装置５に対して、自機の機器ＩＤを含めて会議情報の問い合わせを行う。

ステップＳ３０２で、機器は、会議管理装置５から、会議ＩＤの応答があったか否かを判定する。会議ＩＤの応答があれば（ステップＳ３０２−ＹＥＳ）ステップＳ３０３に進み、会議ＩＤの応答がなければ（ステップＳ３０２−ＮＯ）ステップＳ３０２に戻る。

ステップＳ３０３で、機器は、受信した会議ＩＤを保持し、使用時間の計測を開始する。

ステップＳ３０４で、機器は、電源がＯＦＦの指示があるか否かを判定する。電源ＯＦＦの指示があれば（ステップＳ３０４−ＹＥＳ）ステップＳ３０５に進み、電源ＯＦＦの指示がなければ（ステップＳ３０４−ＮＯ）ステップＳ３０４に戻る。

ステップＳ３０５で、機器は、保持している会議ＩＤに対する使用時間の計測を終了する。

ステップＳ３０６で、機器は、会議ＩＤと、使用時間を含む使用情報を会議管理装置５に送信する。

これにより、会議管理システム１で管理されている機器は、会議での使用情報を会議ＩＤと関連付けて会議管理装置５に送信することができる。

（会議管理装置の処理）
次に、会議管理装置５の処理について説明する。図１４は、会議管理装置５の処理の一例を示すフローチャートである。

図１４に示すステップＳ４０１で、受信部３５３は、機器から通知があるか否かを判定する。通知があれば（ステップＳ４０１−ＹＥＳ）ステップＳ４０２に進み、通知がなければ（ステップＳ４０１−ＮＯ）ステップＳ４０１に戻る。

ステップＳ４０２で、会議制御部３５４は、通知の種別を判別する。通知が会議情報の問い合わせであればステップＳ４０３に進み、通知が会議情報通知であればステップＳ４０５に進む。

ステップＳ４０３で、会議制御部３５４は、会議管理部３５６を用いて、機器ＩＤと問い合わせ日時から、会議を検索する。

ステップＳ４０４で、会議制御部３５４は、検索し、特定された会議の会議ＩＤを、問い合わせを行った機器に送信するよう制御する。会議ＩＤの送信が完了するとステップＳ４０１に戻る。

ステップＳ４０５で、会議管理部３５６は、通知された会議情報に含まれる使用情報（使用時間、印刷枚数、トナー使用量など）を、通知された会議ＩＤに対応する設備情報に蓄積する。

ステップＳ４０６で、コスト算出部３５５は、情報記憶手段３５７に記憶される会議情報に基づいて、機器のコストを算出する。

ステップＳ４０７で、会議管理部３５６は、コスト算出部３５６により算出されたコストを、対応する会議の会議コストに加算する。この処理が終了すると、ステップＳ４０１に戻る。

以上、実施例によれば、会議毎にコストを算出し、一つの会議におけるコストを管理することができる。また、実施例によれば、各機器の契約形態に応じてコストの算出式を変更することができる。

［変形例］
実施例の会議管理装置５は、サーバとしての機能を有し、ＭＦＰ１３とは別で構成されていたが、上述した会議管理機能をＭＦＰ１３内に実装してもよい。

実施例の会議管理装置５で実行されるプログラムは、インストール可能な形式又は実行可能な形式のファイルでＣＤ−ＲＯＭ、フレキシブルディスク（ＦＤ）、ＣＤ−Ｒ、ＤＶＤ（Digital Versatile Disk）等のコンピュータで読み取り可能な記録媒体に記録されて提供される。

また、実施例の会議管理装置５で実行されるプログラムを、インターネット等のネットワークに接続されたコンピュータ上に格納し、ネットワーク経由でダウンロードさせることにより提供するように構成してもよい。また、実施例の会議管理装置５で実行されるプログラムをインターネット等のネットワーク経由で提供または配布するように構成してもよい。

また、実施例の会議管理装置５で実行されるプログラムを、ＲＯＭ等に予め組み込んで提供するように構成してもよい。

実施例の会議管理装置５で実行されるプログラムは、前述した各部を含むモジュール構成となっている。実際のハードウェアとしては、制御部３０１が主記憶部３０２や補助記憶部３０３からプログラムを読み出して実行することにより上記各部のうち１又は複数の各部が主記憶部３０２上にロードされ、１又は複数の各部が主記憶部３０２上に生成されるようになっている。

なお、本発明は、上記実施例そのままに限定されるものではなく、実施段階ではその要旨を逸脱しない範囲で構成要素を変形して具体化することができる。また、上記実施例に開示されている複数の構成要素の適宜な組み合わせにより、種々の発明を形成することができる。例えば、実施例に示される全構成要素からいくつかの構成要素を削除してもよい。

１ 会議管理システム
５ 会議管理装置
１２ プロジェクタ
１３ ＭＦＰ
３０１ 制御部
３０２ 主記憶部
３０３ 補助記憶部
３５１ 通信制御部
３５２ 送信部
３５３ 受信部
３５４ 会議制御部
３５５ コスト算出部
３５６ 会議管理部
３５７ 情報記憶部

特開２０１０−５６９７９号公報 特開２００４−２５２４６９号公報

Claims (5)

1. 第１の場所及び第２の場所に設置された各機器とネットワークを介して接続される会議管理装置であって、
   前記各機器のうち、会議で使用される各機器に前記会議を識別するための会議識別情報を送信する会議制御手段と、
   前記会議識別情報を送信した各機器から、該機器の前記会議における使用時間の情報を含む使用情報と前記送信した会議識別情報とを受信する受信手段と、
   前記受信した各機器の使用情報に基づき前記会議で使用された各機器のコストを機器毎に算出するコスト算出手段と、
   前記算出された各機器の前記コストを含む前記会議の会議コストを、前記会議識別情報に関連付けて管理する管理手段と、
   を備える会議管理装置。
2. 前記会議制御手段は、
   機器ＩＤを含む前記会議の問い合わせが機器からあった場合、前記機器ＩＤ及び前記問い合わせがあった日時により前記会議を特定し、前記会議の前記会議識別情報を前記機器に送信する請求項1記載の会議管理装置。
3. 前記コスト算出手段は、
   算出対象の機器がＭＦＰである場合、該機器の契約形態に応じた計算式を用いて前記算出対象の機器のコストを算出する請求項１又は２記載の会議管理装置。
4. 第１の場所及び第２の場所に設置された各機器と、前記各機器とネットワークを介して接続される会議管理装置と、を備える会議管理システムであって、
   前記会議管理装置は、
   前記各機器のうち、会議で使用される各機器に前記会議を識別するための会議識別情報を送信する会議制御手段と、
   前記会議識別情報を送信した各機器から、該機器の前記会議における使用時間の情報を含む使用情報と前記送信した会議識別情報とを受信する受信手段と、
   前記受信した各機器の使用情報に基づき前記会議で使用された各機器のコストを機器毎に算出するコスト算出手段と、
   前記算出された各機器の前記コストを含む前記会議の会議コストを、前記会議識別情報に関連付けて管理する管理手段と、を備え、
   前記第１の場所及び第２の場所に設置された各機器は、
   電源ＯＦＦの指示があったときに、該機器の前記使用情報と、前記会議管理装置から受信した前記会議識別情報とを前記会議管理装置に送信する通信手段を備える会議管理システム。
5. 第１の場所及び第２の場所に設置された各機器とネットワークを介して接続される会議管理装置に実行させるためのプログラムであって、
   前記各機器のうち、会議で使用される各機器に前記会議を識別するための会議識別情報を送信する送信ステップと、
   前記会議識別情報を送信した各機器から、該機器の前記会議における使用時間の情報を含む使用情報と前記送信した会議識別情報とを受信する受信ステップと、
   前記受信した各機器の使用情報に基づき前記会議で使用された各機器のコストを機器毎に算出するコスト算出ステップと、
   前記算出された各機器の前記コストを含む前記会議の会議コストを、前記会議識別情報に関連付けて管理する管理ステップと、
   を有するプログラム。

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