JP2011258062A - 会議費用試算装置、会議費用試算装置の制御方法、会議費用試算プログラム及び記録媒体 - Google Patents

Abstract

【課題】会議参加者が用いる通信端末装置に表示される画像の同期をとることが可能な通信会議システムを用いて行わなかった会議を、当該通信会議システムを用いて行うとした場合の削減費用を試算する。
【解決手段】会議費用試算装置１は、電子会議システム１０を用いて行われない会議に要する費用と、電子会議システム１０を用いて行われる会議に要する費用との差としての１会議あたりの削減値、及び、所定期間に行われると予測される会議の回数を示す回数値、を取得する会議費用／回数取得部１１２と、取得された削減値及び回数値を会議モデルそれぞれについて乗じることにより、所定期間に、電子会議システム１０を用いて会議が行われたときに削減される費用を示す期間削減値を算出する期間会議費用算出部１１３と、算出された会議モデルそれぞれについての期間削減値を合算することにより、合計削減値を算出する合計会議費用算出部１１４と、を備える。
【選択図】図１

Description

本発明は、会議に要する費用を算出する会議費用試算装置等に関するものである。

従来から、会議に参加する参加者の、会議室への入退室を管理するとともに、その会議に要した費用（会議費用）を算出する入出管理システムが構築されている。このような入出管理システムや会議管理装置の例として、例えば特許文献１及び２が挙げられる。

特許文献１には、会議室への入退室を個人毎に管理するとともに、ある個人の入室時刻からの経過時間と、その個人の時間レートとを積算することにより、その個人に関する会議費用を算出し、算出結果をディスプレイに表示する入出管理システムが開示されている。このシステムでは、その会議が行われた時間と参加者の立場との相関性を考慮して、その会議における個人の経費を容易に把握することができる。

また、このシステムでは、会議参加者全員が、その会議が行われている会議室から退出したと判断した時点で、全参加者の会議費用の集計を行い、その会議に課された総費用結果をディスプレイに表示する。これにより、その会議が行われた時間と参加者の立場との相関性を考慮して、その会議における総費用を把握することができるので、会議終了後にその会議が有効であったか否かを判断することができる。

また、特許文献２には、会議識別記号に、会議参加者の入退室時間と、会議参加者の職級、時間当たりの単価、プロジェクト名とに基づいて、例えば個人別会議コスト、会議別会議コスト、組織別会議コスト等の会議費用を算出することが可能な会議管理装置が開示されている。この装置によれば、会議費用を体系的に管理することができる。

特開平６−１８７５３１号公報（１９９４年７月８日公開） 特開２００５−３１９４４号公報（２００５年２月３日公開）

しかしながら、特許文献１及び２では、現実に行われた会議に要した実際の費用を算出し、個人別や組織別に当該費用の管理を行うことを可能にしているが、その会議を行うときに予測される費用を算出することについては一切開示されていない。特に、特許文献１及び２では、通信ネットワークを介して会議を行うときに、当該会議に要すると予測される費用を試算することについては一切開示されていない。

また、通常、通信ネットワークを介した会議を行う場合、その会議を行う会議室それぞれに、その会議を行うための通信装置（例えばテレビ会議用の通信装置（テレビ会議システム））を設けることとなる。

この場合、会議参加者は、通信ネットワークを介して、音声及び映像によるコミュニケーションを図ることができる。このため、上記の通信装置を用いることにより、会議参加者が各拠点に存在する場合に、会議が行われる拠点に移動（出張）する必要がなくなり、当該会議が行われる場合に生じる出張費用を削減することができる。

しかし、この通信装置を用いて会議を行った場合には、その会議に要する出張費用については削減可能であるが、それ以外に会議に必要となる費用については、当該通信装置を用いずに行う会議（会議参加者が直接対面して行う会議）と同じ費用を要していた。この費用としては、例えば、その会議に関わる活動費用（人件費）や、資料に用いられる紙コストや印刷費などが挙げられる。

一方、表示部を備えた通信端末装置を会議参加者が用いることを前提として、各通信端末装置の表示部に表示される画像の同期をとることが可能な通信会議システムを用いて会議を行うことが考えられる。この通信会議システムでは、各通信端末装置と会議サーバとを通信ネットワークを介して接続し、ある会議で利用される資料と、その会議を規定する会議データ（会議の開催日時など）とを会議サーバが管理することにより、各通信端末装置における画像の同期をとっている。

この通信会議システムによれば、資料のペーパーレス化を図ることができるので、従来の通信ネットワークを介した会議と比較して、印刷費用（紙コスト）を削減することができる。また、例えば資料を印刷するときに要する人件費についても削減することができる。

つまり、各通信端末装置の表示部に表示される画像の同期をとることが可能な通信会議システムを用いて行われなかった会議を、当該通信会議システムを用いて行った場合には、当該通信会議システムを用いなかった会議費用から、活動費用の一部及び印刷費用を削減することができる。

しかし、特許文献１及び２の技術では、この通信会議システムを用いて行わなかった会議を、当該通信会議システムを用いて行うとした場合に、現状の会議費用から削減される削減費用を試算することができなかった。また、当然ながら、この技術では、所定期間における削減費用を試算することができなかった。

本発明は、上記の問題を解決するためになされたもので、その目的は、会議参加者により用いられる複数の通信端末装置のそれぞれにおける表示部に表示される画像の同期をとることが可能な通信会議システムを用いて行わなかった会議を、当該通信会議システムを用いて行うとした場合に、現状の会議費用から削減される削減費用を試算することが可能な会議費用試算装置、会議費用試算装置の制御方法、会議費用試算プログラム及び記録媒体を提供することにある。

本発明に係る会議費用試算装置は、上記の課題を解決するために、会議に要する費用を試算する会議費用試算装置であって、複数の会議モデルのそれぞれに対応付けられた、会議参加者により用いられる複数の通信端末装置のそれぞれにおける表示部に表示される画像の同期をとることが可能な通信会議システムを用いて行われない会議に要する費用と、当該通信会議システムを用いて行われる会議に要する費用との差としての１会議あたりの削減値、及び、所定期間に行われると予測される会議の回数を示す回数値、を取得する取得手段と、上記取得手段が取得した削減値及び回数値を上記会議モデルそれぞれについて乗じることにより、上記所定期間に、上記通信会議システムを用いた会議が行われたときに削減される費用を示す期間削減値を算出する期間削減値算出手段と、上記期間削減値算出手段が算出した上記会議モデルそれぞれについての期間削減値を合算することにより、合計削減値を算出する合計削減値算出手段と、を備えることを特徴としている。

また、本発明に係る会議費用試算装置の制御方法は、上記の課題を解決するために、会議に要する費用を試算する会議費用試算装置の制御方法であって、複数の会議モデルのそれぞれに対応付けられた、会議参加者により用いられる複数の通信端末装置のそれぞれにおける表示部に表示される画像の同期をとることが可能な通信会議システムを用いて行われない会議に要する費用と、当該通信会議システムを用いて行う会議に要する費用との差としての１会議あたりの削減値、及び、所定期間に行われると予測される会議の回数を示す回数値、を取得する取得ステップと、上記取得ステップにより取得された削減値及び回数値を上記会議モデルそれぞれについて乗じることにより、上記所定期間に、上記通信会議システムを用いた会議が行われたときに削減される費用を示す期間削減値を算出する期間削減値算出ステップと、上記期間削減値算出ステップにより算出された上記会議モデルそれぞれについての期間削減値を合算することにより、合計削減値を算出する合計削減値算出ステップと、を含むことを特徴としている。

上記構成によれば、期間削減値算出手段（期間削減値算出ステップ）は、上記の通信会議システムを用いて行われない会議と行われる会議との差を、１会議あたりの削減値、及び、所定期間に行われると予測される会議の回数を示す回数値を乗算する。期間削減値算出手段は、この乗算により、複数の会議モデルのそれぞれについて、所定期間に、通信会議システムを用いて会議が行われた場合に削減される費用を示す期間削減値を算出する。なお、この削減値及び回数値は、取得手段（取得ステップ）により取得されるものである。

これにより、複数の会議モデルのそれぞれについて、通信会議システムを用いて行っていない会議を通信会議システムを用いて行うとした場合の、所定期間において削減される費用を試算することができる。

また、上記構成によれば、合計削減値算出手段（合計削減値算出ステップ）は、期間削減値算出手段が算出した期間削減値を合算した合計削減値を算出する。この合計削減値は、通信会議システムを用いて行っていない会議を通信会議システムを用いて行うようにすることが可能な会議室を有する組織が、そのような会議室において通信会議システムを用いて会議を行うとした場合の、組織全体において削減される費用の合計を示すものである。

したがって、会議費用試算装置及びその制御方法は、その組織において通信会議システムを用いて行っていない会議を通信会議システムを用いて行うとした場合の、所定期間において削減される会議モデル全体での費用を試算することができる。すなわち、会議費用試算装置及びその制御方法は、通信会議システムを用いて会議を行った場合に削減される費用を試算することができる。

また、本発明に係る会議費用試算装置では、上記会議モデルは、会議に参加すると想定される参加人数について設定された複数の人数区分のそれぞれに割り当てられていることが好ましい。

上記構成によれば、会議に参加すると想定される参加人数に対応付けて会議モデルを設定することができる。これにより、会議の費用の算出に影響を及ぼす一要素となり得る参加人数を考慮して会議モデルを構築することができるので、実際に行われる会議形態に即して上記の削減される費用を試算することができる。

また、本発明に係る会議費用試算装置では、上記人数区分には、会議の重要度について設定された複数の重要度区分が設定されており、上記会議モデルは、上記複数の重要度区分のそれぞれに割り当てられていることが好ましい。

上記構成によれば、想定される参加人数だけでなく、会議の重要度にも対応付けて会議モデルを設定することができる。これにより、会議の費用の算出に影響を及ぼす一要素となり得る会議の重要度も考慮して会議モデルを構築することができるので、さらに、上記の削減される費用を実際に行われる会議形態に即して試算することができる。

なお、会議の重要度とは、組織における会議の重要性を示す指標であり、例えばその会議の参加者の職位や、その会議が行われる拠点などにより決まるものである。

また、本発明に係る会議費用試算装置では、上記人数区分には、通信ネットワークを介して行う会議と行わない会議とを示すネットワーク有無区分が設定されており、上記会議モデルは、上記ネットワーク有無区分のそれぞれに割り当てられていることが好ましい。

上記構成によれば、想定される参加人数又は会議の重要度だけでなく、ネットワーク有無区分にも対応付けて会議モデルを設定することができる。これにより、会議の費用の算出に影響を及ぼす一要素となり得る通信ネットワークの使用の有無も考慮して会議モデルを構築することができるので、さらに、上記の削減される費用を実際に行われる会議形態に即して試算することができる。

また、本発明に係る会議費用試算装置では、上記人数区分は、会議室のサイズについて設定された複数の会議室サイズのそれぞれに割り当てられていることが好ましい。

上記構成によれば、人数区分を会議室サイズのそれぞれに割り当てるので、会議モデルを会議室サイズに対応付けることができる。これにより、実際に会議が行われる会議室のサイズに即して上記の削減される費用を試算することができる。

また、本発明に係る会議費用試算装置では、上記会議室サイズそれぞれと、組織が有する会議室とが対応付けられており、上記合計削減値算出手段は、上記期間削減値算出手段が算出した期間削減値それぞれを、上記会議室サイズそれぞれについて合算することにより、当該会議室サイズそれぞれについてのサイズ別削減値を算出し、上記サイズ別削減値それぞれに、上記組織が有する会議室の全数に対する、上記会議室サイズそれぞれに対応付けられた、上記通信会議システムを用いた会議を行う会議室として想定される会議室数を示す会議室比率を乗じることにより、上記会議室サイズそれぞれについての比率乗算削減値を算出し、上記比率乗算削減値それぞれを合算した値を、上記合計削減値として算出することが好ましい。

上記構成によれば、合計削減値算出手段は、会議室サイズそれぞれについてのサイズ別削減値に会議室比率を乗じた比率乗算削減値を算出する。これにより、会議室サイズそれぞれについて、上記の通信会議システムを用いて会議を行うとした会議室数に応じて削減される費用を試算することができる。

また、上記構成によれば、合計削減値算出手段は、会議室サイズそれぞれについて算出した比率乗算削減値を合算した値を、合計削減値として算出する。これにより、通信会議システムを用いて会議を行うとした会議室数に応じて、組織全体としての削減される費用を試算することができる。

つまり、会議費用試算装置は、その組織において通信会議システムを用いて会議を行っていない会議を通信会議システムを用いて行うとした会議室数に応じて、所定期間において削減される会議モデル全体での費用を試算することができる。

また、本発明に係る会議費用試算装置は、上記合計削減値算出手段が算出した合計削減値を表示させる表示制御手段を備えることが好ましい。

上記構成によれば、表示制御手段が、会議費用試算装置の試算結果である合計削減値を表示するので、上記の通信会議システムの導入メリットを顧客に提示することができる。

なお、上記会議費用試算装置は、コンピュータによって実現してもよく、この場合には、コンピュータを上記の各手段として動作させることにより上記会議費用試算装置をコンピュータにて実現させる会議費用試算プログラム、およびそれを記録したコンピュータ読み取り可能な記録媒体も、本発明の範疇に入る。

上記会議費用試算プログラムによれば、コンピュータで上記手段を実現することにより、コンピュータ上で会議費用試算装置を実現することができる。また、上記記録媒体によれば、記録媒体から読み出される会議費用試算プログラムを、汎用のコンピュータ上で実現することができる。

上記本発明の構成によれば、上記の通信会議システムを用いて行っていない会議を通信会議システムを用いてを介して行うとした場合の、所定期間において削減される会議モデル全体での費用を試算することができるという効果を奏する。

本発明の一実施形態に係る会議費用試算装置の構成の一例を示す図である。 本発明の一実施形態に係る会議費用試算装置が会議費用の試算の対象とする電子会議システムの概要の一例を示す図である。 本発明の一実施形態に係る会議費用試算装置が会議費用の試算の対象とする電子会議システムの概略構成と、従来の電子会議システムの概略構成との違いを示す図であり、（ａ）は従来の電子会議システムの概略構成の一例を示す図であり、（ｂ）は会議費用試算装置が会議費用の試算の対象とする電子会議システムの概略構成の一例を示す図である。 本発明の一実施形態に係る会議費用試算装置により行われる会議費用の試算処理の一例を示す模式図である。 本発明の一実施形態に係る会議費用試算装置が会議費用の試算処理を行った場合のワークフロー毎の費用集計結果を示す画像の一例を示す図である。 本発明の一実施形態に係る会議費用試算装置の会議モデル作成部が作成する会議モデルの一例を示す図である。 本発明の一実施形態に係る会議費用試算装置に予め設定されている会議パターンの一例を示す図である。 本発明の一実施形態に係る会議費用試算装置により用いられる各種パラメータの一例を示す図である。 本発明の一実施形態に係る会議費用試算装置の会議モデル作成部により行われる会議モデルの作成処理工程の一例を示すフローチャートである。 本発明の一実施形態に係る会議費用試算装置により行われる会議費用の試算処理の一例を示すフローチャートである。 図１０に示すＳ１１の処理で得られる、人数区分及び重要度区分の組として設定される会議パターンに会議モデルを割り当てた、会議パターン別の会議モデルを模式的に表した図である。 図１０に示すＳ１３の処理で得られる合計会議費用の算出工程を模式的に表した図である。 本発明の一実施形態に係る会議費用試算装置の試算結果としての合計の会議費用を表示するときの表示画面の一例を示す図である。 本発明の一実施形態に係る会議費用試算装置により行われる会議費用の試算処理の別例を示すフローチャートである。 図１４に示すＳ２３の処理で得られる合計会議費用の算出工程を模式的に表した図である。 図１４に示すＳ２５の処理で得られる合計会議費用の算出工程を模式的に表した図である。 本発明の一実施形態に係る会議費用試算装置を会議室に導入した場合における会議前及び会議後の合計の導入後費用を表示するときの表示画面の一例を示す図である。

本発明の実施の一形態について図１〜図１７に基づいて説明すれば、以下のとおりである。

本実施の形態の会議費用試算装置１は、組織において、会議参加者により用いられる複数の通信端末装置のそれぞれにおける表示部に表示される画像の同期をとることが可能な通信会議システムを用いて会議を行うとした場合に、所定期間において削減される会議モデル全体での費用を試算することができるものである。まず、その会議費用試算装置１が会議費用の試算の対象とする電子会議システム１０の一例について説明する。

〔電子会議システム１０の概略構成〕
本実施の形態の会議費用試算装置１が試算の対象とする電子会議システムの概要について、図２に基づいて説明する。図２は、会議費用試算装置１が会議費用の試算の対象とする電子会議システム１０（通信会議システム）の概要の一例を示す図である。図示のように、電子会議システム１０は、会議サーバ６と複数の通信端末装置５とを通信接続してなるシステムである。

電子会議システム１０では、会議の参加者及び発表者のそれぞれに、通信端末装置５が１台ずつ割り当てられる。そして、各通信端末装置５に同じ資料を表示させて会議を行う。また、電子会議システム１０には、会議の設定等を行うＰＣ４が接続されている。なお、本実施の形態では、この会議の参加者及び発表者を総称して「会議参加者（参加者）」と称する場合がある。

電子会議システム１０によって会議を行うときには、会議の各参加者の通信端末装置５には、そのユーザに応じて予め定めた役割が割り当てられる。つまり、図示のように、会議で発表を行うユーザ（以下、発表者と呼ぶ）の通信端末装置５には、発表者端末としての役割が割り当てられ、発表を行わずに会議に参加するユーザ（以下、参加者と呼ぶ）には、参加者端末としての役割が割り当てられる。

そして、会議サーバ６は、発表者端末となった通信端末装置５に表示される資料等の画像を、参加者端末となった通信端末装置５にも表示させる。これにより、電子会議システム１０では、発表者端末となった通信端末装置５に表示される画像と、参加者端末となった通信端末装置５に表示される画像とが連動する。

つまり、図示のように、発表者端末に「資料２」を表示させたときには、参加者端末にも「資料２」が表示される。そして、発表者端末において、表示する資料を切り替えたときには、参加者端末においても同様に資料が切り替わるようになっている。すなわち、電子会議システム１０は、会議参加者により用いられる複数の通信端末装置５のそれぞれにおける表示部に表示される画像の同期をとることが可能なシステムである。

また、通信端末装置５は、タッチパネル方式による入力操作が可能になっている。つまり、通信端末装置５の表示部に触れることによって、表示する資料を切り替えたり、表示されている資料を拡大表示させたり、資料に手書きで文字を書き込んだりすることができるようになっている。電子会議システム１０では、通信端末装置５が、参加者（例えば発表者）による資料に対する編集操作（手書き入力等の書き込み操作）を受け付けると、その内容を示す操作信号（操作コマンド）を会議サーバ６に送信する。そして、会議サーバ６が、その操作信号を各通信端末装置５に配信する。これにより、電子会議システム１０は、各通信端末装置５での資料への電子的な書き込みの共有（同期）を実現することができる。

また、会議サーバ６は、会議の開始前に通信端末装置５から受信した資料、会議中に受信した操作信号が示す資料への編集操作などを、会議の終了後も管理している。このため、参加者は、会議の終了後に資料（編集後の資料を含む）を確認する場合には、ＰＣ４又は通信端末装置５を用いて会議サーバ６にアクセスすることにより、その資料をダウンロードすることができる。これにより、電子会議システム１０は、会議後の資料及びその資料に対する編集内容（書き込み内容）のダウンロードを実現することができる。

なお、図示の例では、１つの会議室内に通信端末装置５を設置している例を示しているが、離れた場所の通信端末装置５をネットワークで接続して会議を行うことも可能である。また、図示の例では、参加者端末が複数示されているが、参加者端末は１台であってもよい。つまり、電子会議システム１０は、少なくとも２台の通信端末装置５を通信接続することで構築可能である。通信端末装置５間の通信接続は、会議サーバ６等の他の装置を介した間接接続であってもよいし、直接接続であってもよい。

さらに、電子会議システム１０は、会議以外の用途にも適用可能である。例えば、講師の通信端末装置５と受講生の通信端末装置５とを接続して講義を行うことなども可能である。

ここで、電子会議システム１０と従来の電子会議システムとの違いについて、図３を用いて説明する。図３は、本実施の形態に係る電子会議システム１０の概略構成と、従来の電子会議システム（ＴＶ会議システム）の概略構成との違いを示す図であり、（ａ）は従来の電子会議システムの概略構成の一例を示す図であり、（ｂ）は電子会議システム１０の概略構成の一例を示す図である。

図３（ａ）では、従来の手法により、異なる拠点間で通信ネットワークを介した会議を行う場合が示されており、例えば拠点Ａ及びＢの各会議室にＴＶ会議システムを導入した様子を示されている。この場合、各拠点に会議参加者が存在する場合であっても、その会議参加者が出張を行うことなく会議を行うことができるので、出張費用を削減することができる。

一方、図３（ｂ）に示すように、電子会議システム１０を利用した場合、各拠点の会議室には通信端末装置５が設置され、通信ネットワークを介して、会議サーバ６と接続される。

同図では、通信端末装置５は、上述した処理を実行するために、例えば会議制御部５１及び表示部５２を備えている。会議制御部５１は、例えば制御プログラムを実行することにより、例えば、会議サーバ６からの資料データを受信し、ユーザ操作取得機能を有する表示部５２にその資料を表示させたり、ユーザ操作に従った処理（資料への手書き入力等）を行ったりすることができる。

この電子会議システム１０が、図３（ａ）に示す従来の電子会議システムに付加されることにより、資料のペーパーレス化を図ることができるので、従来の会議形態（１会議室にて行う対面の会議、及び、従来の電子会議システム）と比較して、少なくとも印刷費用（紙コスト）を削減することができる。また、例えば資料を印刷するときに要する人件費についても削減することができる。

また、会議サーバ６は、会議の開催日時などの会議を規定するための会議データや、各会議で用いられる資料データ等を、会議毎に管理する。このため、会議サーバ６は、組織において行われる全会議を一元管理することができるので、例えば会議予約時の会議参加者へのメール送信など、従来の会議において必要であった処理を削減することができる。すなわち、その分の人件費を削減することができる。

したがって、通信ネットワークを介した会議でなく、ある拠点の１会議室に集合して会議が行われる場合であっても、電子会議システム１０を導入することにより、当然ながら、従来の会議に必要であった印刷費及び人件費を削減することができる。

なお、図３（ｂ）では、従来の電子会議システムとの違いを明確にするために、当該従来の電子会議システムに用いられる通信端末装置と、電子会議システム１０に用いられる通信端末装置５とを別体に示しているが、これらが一体となっていてもよい。つまり、通信端末装置５の表示部に、資料及び会議参加者の画像が表示されてもよい。

〔会議費用試算装置１の概要〕
次に、図４を用いて、会議費用試算装置１の概要、具体的には、会議費用試算装置１により行われる会議費用の試算処理の概要について説明する。図４は、本実施の形態に係る会議費用試算装置１により行われる会議費用の試算処理の概要を示す模式図である。

会議費用試算装置１は、会議開催に関わる全ての会議費用（人件費、出張交通費、紙代等）を集計することにより、会議に要する費用を試算するものである。

まず、会議費用試算装置１は、会議を行うときに必要となる組織全体の活動であるアクティビティの洗い出しを行い、１会議あたりのそのアクティビティ毎の現状費用、導入後費用及び削減予測費用をそれぞれ算出した結果である会議モデルを構築する。図４では、そのアクティビティとして「開催準備」、「参加者調整」等が挙げられており、実際には、図６に示すような会議モデルとして構築されたものが用いられる。

ここで、「現状費用（As-Is）」とは、現状の会議（電子会議システム１０（そのシステムで用いられるコミュニケーション機器）を用いない会議）に要している費用を指す。また、「導入後費用（To-Be）」とは、電子会議システム１０を用いて会議を行った場合に要すると予測される費用（電子会議システム１０の導入後に会議に要する予測される費用）を指す。また、「削減予測費用」とは、電子会議システム１０を用いて会議を行った場合に削減されると予測される費用を指す。

次に、会議費用試算装置１は、設定されている複数の会議パターン（複数の人数区分と、複数の重要度区分及びネットワーク有無区分の組）のそれぞれについて、現状費用、導入後費用及び削減予測費用を集計する。図４では、「５人非定例」、「５人非定例ＴＶ」などが挙げられており、具体的には図７に示す会議パターンのそれぞれを示している。

そして、会議費用試算装置１は、各会議パターンの現状費用、導入後費用及び削減予測費用について、各会議パターンの各会議モデルについて、所定期間に行われると予測される会議の回数（会議件数）を乗じることにより、所定期間における組織全体としての合計会議費用を算出する。

本実施の形態では、「所定期間に行われると予測される会議の回数」として、組織内で１ヶ月に平均して行われる、会議室のサイズについて設定された複数の会議室サイズのそれぞれについての会議の回数が設定されており、例えばパラメータ「会議室使用回数」に対する設定値が当該回数として与えられる。

この場合、会議の回数は、各会議室サイズに対応付けられた会議室において行われた会議の回数を示すこととなる。このため、会議費用試算装置１では、会議パターンに分類した後、その会議パターンを会議室サイズに割り当てることにより、各会議モデルへの会議の回数の乗算を可能にしている。

以上のように、会議費用試算装置１は、上記の算出処理を行うことにより、電子会議システム１０（各通信端末装置５の表示部に表示される画像の同期をとることが可能なシステム）が導入されていない会議室において、電子会議システム１０を用いて会議を行うとした場合の、所定期間において削減される会議モデル全体での費用を試算することができる。以下に、会議費用試算装置１における会議費用の試算処理について、具体的に説明する。

〔会議費用試算装置１とその周辺装置の構成〕
まず、図１を用いて、本実施の形態に係る会議費用試算装置１の内部構成について説明する。図１は、会議費用試算装置１の構成の一例を示す図である。

本実施の形態の会議費用試算装置１は、図１に示すように、表示装置２及び操作装置３と接続されている。この接続は、会議費用試算装置１がこれらの装置と通信可能であればよく、無線接続であるか有線接続であるかを問わない。

表示装置２は、例えば液晶パネルや有機ＥＬ（Electro Luminescence）パネル等により構成された、画像又は映像を表示するための表示画面（不図示）を有している。表示装置２は、会議費用試算装置１からの指示を受けて、例えば、合計会議費用算出部１１４が算出した合計会議費用や、期間会議費用算出部１１３が算出した各会議モデルの所定期間の会議費用を示す画像を、表示画面に表示するものである。

操作装置３は、ユーザの入力操作を受け付けるものであり、例えば会議費用試算装置１が必要とする後述の各種パラメータ（図８参照）を設定するための設定値を操作信号として、会議費用試算装置１に送信するものである。この操作装置３は、ユーザの入力操作を受け付けて、受け付けた操作内容を示す操作信号を会議費用試算装置１に送信する機能を有していればよく、例えばキーボードやマウス、タブレット等で構成することもできる。

なお、表示装置２及び操作装置３が一体となっていてもよく、例えば、会議費用試算装置１と通信を行うための通信機能を有し、画像又は映像表示機能及び入力操作取得機能を備えた表示／入力装置として実現されていてもよい。この場合、表示／入力装置は、表示画面を有し、その表示画面と対向する位置に、タッチパネルや光センサが搭載されており、その表示画面の表面をユーザが触れたときの操作を、ユーザの入力操作として取得する。

さらに、本実施の形態の会議費用試算装置１は、会議に要する費用を試算するために、主な構成として、制御部１１及び記憶部１２を備えている。

制御部１１は、主として、会議モデル作成部１１１、会議費用／回数取得部１１２（取得手段）、期間会議費用算出部１１３（期間削減値算出手段）、合計会議費用算出部１１４（合計削減値算出手段）及び表示制御部１１５（表示制御手段）を備えている。制御部１１は、例えば制御プログラムを実行することにより、会議費用試算装置１を構成する部材（会議費用試算装置１の動作全体）を制御するものである。制御部１１は、会議費用試算装置１に備えられた記憶部１２に格納されているプログラムを、例えばＲＡＭ（Random Access Memory）等で構成される一次記憶部（不図示）に必要に応じて読み出して実行することにより各種処理を行う。ここで、制御部１１の要部構成について説明する。

会議モデル作成部１１１は、会議費用試算装置１が必要とする各種パラメータを設定するための設定値を操作信号として受信すると、この設定値に基づいて、複数の会議モデル（図６参照）を作成する。

本実施の形態では、会議モデルは、会議に参加すると想定される参加人数について設定された複数の人数区分のそれぞれに割り当てられており、この人数区分として「５人」、「１０人」、…、「３５人」及び「４０人」の８区分が用意されている。当然ながら、この人数区分については、電子会議システム１０の導入を検討している組織毎の状況に即して区分することが好ましく、上記の人数区分に限られない。

例えば、会議モデル作成部１１１は、パラメータ「会議参加人数」に対し１３（人）を示す値が、パラメータ「主催者の階層（職位）」及び「会議参加者の階層（職位）」が全て担当者（部門の管理職より低い階層の者）及び管理職を示す値を、それぞれ設定値として取得した場合、「定例会議（事業部）・１５人」用の会議モデルを作成することを決定する。

また、会議モデル作成部１１１は、その他のパラメータ（例えば「階層（職位）別人件費」や「会議開催指示時間」）に対する設定値に基づいて、各アクティビティの会議費用を算出し、１会議あたりのアクティビティ毎、ワークフロー毎及び会議工程毎の現状費用、導入後費用及び削減予測費用を設定することにより会議モデルを作成する。会議モデルについては、図６を用いて後述する。

会議費用／回数取得部１１２は、会議モデル作成部１１１が作成した全ての会議モデルと、各会議モデルについての所定期間に行われると予測される会議の回数と、を取得するものである。

換言すれば、会議費用／回数取得部１１２は、複数の会議モデル（後述）のそれぞれに対応付けられた、電子会議システム１０を用いて行われない会議に要する費用（現状費用）と、電子会議システム１０を用いて行われる会議に要する費用（導入後費用）との差としての１会議あたりの削減値（削減予測費用）、及び、所定期間に行われると予測される会議の回数を示す回数値、を記憶部１２から取得するものである。

会議費用／回数取得部１１２は、取得した各会議モデルに対応付けられた、１会議あたりの現状費用、導入後費用及び削減予測費用と、会議の回数と、を期間会議費用算出部１１３に送信する。

本実施の形態では、会議費用／回数取得部１１２が会議モデルを取得する取得先として記憶部１２を挙げているが、これに限らず、これらの値が外付けの記憶装置に記憶されている場合には、当該記憶装置から取得すればよい。また、操作装置３が、ユーザの入力操作として会議モデルに含まれる上記の費用を示す値を受け付け、これを操作信号として会議費用試算装置１に送信することにより、会議費用／回数取得部１１２がこれらの値を取得してもよい。

期間会議費用算出部１１３は、会議費用／回数取得部１１２から受信した、各会議モデルの現状費用、導入後費用及び削減予測費用に、各会議モデルに対応する会議の回数を乗じることにより、各会議モデルの所定期間の会議費用（所定期間の現状費用、導入後費用及び削減予測費用）を算出する。

換言すれば、期間会議費用算出部１１３は、会議費用／回数取得部１１２が取得した削減値及び回数値を会議モデルそれぞれについて乗じることにより、所定期間に、電子会議システム１０を用いて会議が行われたときに削減される費用を示す期間削減値（所定期間の削減予測費用）を算出するものである。

期間会議費用算出部１１３は、算出した各会議モデルの所定期間の会議費用を、合計会議費用算出部１１４に送信する。

合計会議費用算出部１１４は、期間会議費用算出部１１３から受信した、各会議モデルの所定期間の会議費用を合算することにより、電子会議システム１０の導入を検討している組織全体としての合計会議費用（合計の現状費用、導入後費用及び削減予測費用）を算出する。

換言すれば、合計会議費用算出部１１４は、期間会議費用算出部１１３が算出した会議モデルそれぞれについての期間削減値を合算することにより、合計削減値を算出するものである。

また、本実施の形態では、図１２に示すように、会議モデルそれぞれを割り当てた複数の人数区分が、会議室のサイズについて設定された複数の会議室サイズのそれぞれに割り当てられており、その会議室サイズと組織が有する会議室とが対応付けて記憶部１２に記憶される。ここでは、複数の会議室サイズとして「小会議室」、「中会議室」、「大会議室」及び「特大会議室」が用意されており、それぞれに「５人」及び「１０人」、「１５人」及び「２０人」、「２５人」及び「３０人」、並びに、「３５人」及び「４０人」の会議モデルがそれぞれ割り当てられている。

このため、合計会議費用算出部１１４は、期間会議費用算出部１１３が算出した各会議モデルの所定期間の会議費用を、会議室サイズそれぞれについて合算することにより、各会議室サイズの会議費用（各会議室サイズの現状費用、導入後費用及び削減予測費用）を算出する。そして、各会議室サイズの会議費用に、組織が有する会議室の全数に対する、会議室サイズそれぞれに対応付けられた、電子会議システム１０を導入する会議室として想定される会議室数を示す会議室比率を乗じることにより、各会議室サイズの比率乗算後の会議費用（比率乗算後の現状費用、導入後費用及び削減予測費用）を、合計会議費用として算出する。

換言すれば、合計会議費用算出部１１４は、期間会議費用算出部１１３が算出した期間削減値それぞれを、会議室サイズそれぞれについて合算することにより、会議室サイズそれぞれについてのサイズ別削減値（各会議室サイズの削減予測費用）を算出する。そして、サイズ別削減値それぞれに会議室比率を乗じることにより、会議室サイズそれぞれについての比率乗算削減値（比率乗算後の削減予測費用）を算出し、比率乗算削減値それぞれを合算した値を、合計削減値として算出するものである。

ここで、「組織が有する会議室の全数」は、組織の各拠点の会議室数を示すパラメータ「会議室数」に対する設定値を合計することにより与えられる。また、「電子会議システム１０を導入する会議室として想定される会議室数」は、操作装置３を介して入力されてもよいし、その組織が有する各拠点の会議室数に基づいて、一拠点において電子会議システム１０を導入する会議室の数を算出してもよい。

なお、当然ながら、この会議室サイズの区分及び会議室サイズへの割り当てについては、電子会議システム１０の導入を検討している組織毎の状況に即して行うことが好ましく、上記の会議室サイズ及び会議モデルの割り当てに限られない。

表示制御部１１５は、表示装置２の表示画面に表示させる画像又は映像を、表示装置２に送信するものである。例えば、表示制御部１１５は、合計会議費用算出部１１４が算出した合計会議費用や、期間会議費用算出部１１３が算出した各会議モデルの所定期間の会議費用等を示す画像の表示制御を行う。換言すれば、表示制御部１１５は、合計会議費用算出部１１４が算出した合計削減値を表示させるものである。

その他、表示制御部１１５は、各会議モデルのワークフロー毎の現状費用及び導入後費用を示す画像を表示装置２に表示させてもよい。この場合、会議モデル作成部１１１は、現状費用及び導入後費用を用いて、現状費用を１００％としたときの、導入後費用の削減比率を算出し、記憶部１２に記憶しておく。

これにより、表示制御部１１５は、例えば図５に示すような画像を表示装置２に表示させることができる。つまり、表示制御部１１５は、各ワークフロー（ＷＦ）の現状費用と、これに対応する導入後費用及び削減比率とを、電子会議システム１０の導入を検討している組織（顧客）に対して提供できるので、ワークフロー毎にその導入メリットを示すことができる。なお、図５は、ワークフロー毎の費用集計結果を示す画像の一例を示す図である。

また、表示制御部１１５は、パラメータを設定するための設定値入力用の画像を表示装置２に表示させることもできる。

なお、合計会議費用算出部１１４は、各会議室サイズの会議費用に会議室比率を直接乗じなくてもよい。例えば、合計会議費用算出部１１４は、これらの会議費用を、各会議室サイズに対応付けられた会議室の数でそれぞれ除算することにより、各会議室サイズに対応付けられた会議室一室あたりの会議費用（一室あたりの現状費用、導入後費用及び削減予測費用）を算出した後に、電子会議システム１０を導入する会議室の数を乗算してもよい。

この場合、会議室一室あたりの会議費用を、各会議室サイズに応じて算出することができる。このため、一室あたりの削減予測費用（会議費用の削減期待効果）を試算することで、導入効果の高い会議室を導入対象に選定することができる。

また、会議費用試算装置１は、例えば合計会議費用算出部１１４が算出した各会議室サイズの会議費用に対して、残業時間や出張交通費等の実績値や、行われる会議の全数に対する会議種別（外部組織との会議等）毎の会議数比率を乗じることよって、各会議室サイズの会議費用を補正する会議費用補正部（不図示）を備えていてもよい。この場合、各会議室サイズの会議費用を補正するので、より実際の会議形態に即した補正会議費用（補正後の現状費用、導入後費用及び削減予測費用）を算出することができる。

また、記憶部１２は、制御部１１が実行する（１）各部の制御プログラム、（２）ＯＳプログラム、（３）アプリケーションプログラム、および、（４）これらプログラムを実行するときに読み出す各種データを記録するものである。記憶部１２は、例えばＨＤＤ（Hard Disk Drive）、半導体メモリ等の記憶装置によって構成されるものであり、必要に応じてＲＯＭ（Read Only Memory）フラッシュメモリなどの不揮発性の記憶装置によって構成される。なお、上述した一次記憶部は、ＲＡＭなどの揮発性の記憶装置によって構成されているが、本実施の形態では、記憶部１２が一次記憶部（バッファ）の機能も備えているものとして説明する場合もある。

本実施の形態では、記憶部１２は、例えば会議モデルの雛形、会議モデル作成部１１１により作成された会議モデル（１会議あたりの削減値及び回数値）、各種パラメータ、会議モデルの所定期間の会議費用、各会議室サイズの会議費用、会議室一室あたりの会議費用、合計会議費用、会議室比率、導入後費用の削減比率、表示装置２に表示させる画像などを記憶している。

〔会議モデルの例〕
次に、図６を用いて、会議モデル作成部１１１が作成する会議モデルの一例について説明する。図６は、会議モデル作成部１１１が作成する会議モデルの一例を示す図である。この会議モデルは、ある組織における会議費用を試算するモデルであり、後述の図７に示す会議パターンそれぞれに設定されるものである。

また、会議モデルは、会議に参加すると想定される参加人数について設定された複数の人数区分のそれぞれに割り当てられている。これにより、会議費用の算出に影響を及ぼす一要素となり得る参加人数を考慮して会議モデルを構築することができるので、会議費用試算装置１は、実際に行われる会議形態に即して削減予測費用を試算することができる。本実施の形態では、人数区分は、５人〜４０人を５人ずつに区分した８区分からなっており、図６には、図７に示す会議パターン「定例（事業部・１５人）」に対応付けられる会議モデルを示している。

まず、会議モデルには、「会議前工程」、「会議中工程」及び「会議後工程」の会議工程それぞれについての「ワークフロー」、ワークフローそれぞれについての「アクティビティ」が設定されている。

「会議前工程」、「会議中工程」及び「会議後工程」とはそれぞれ、会議が行われる前、会議中、及び、会議が行われた後に発生する処理を指す。また、「ワークフロー」とは、会議が行われるときに、各会議工程において発生する処理の具体的な活動内容を指すものであり、「アクティビティ」とは、各ワークフローにおいて発生する処理の具体的な活動内容（会議に伴い発生する全ての活動内容）を指すものである。

図６には、その一例（ワークフローの「開催指示」やアクティビティの「議題・会議スケジュール」等）が示されている。ワークフロー及びアクティビティは、記憶部１２に予め設定されていてもよいし、電子会議システム１０の導入を検討している組織毎にヒアリングを行い、その結果として設定されてもよい。

例えば、人件費に関するアクティビティについては、活動基準原価計算（ＡＢＣ：Activity Based Costing）及び活動基準管理（ＡＢＭ：Activity Based Management）の考え方を用いてリストアップされている。

また、例えば、図６には図示しないが、会議前工程のワークフローとしては、会議の参加者への日程確認を行う「日程確認」処理がある。この日程確認のアクティビティとしては、「主要参加者の会議開催日程候補のリストアップ」処理や、「主要参加者の参加者への電話又はメールによる候補日程の打診」処理、「各参加者の日程調整」処理、「参加者の電話又はメールでの返信」処理等が挙げられる。

さらに、会議モデルには、その会議モデルに想定される会議費用として、「会議モデルコスト」、「現状費用（As-Is）」及び「導入後費用（To-Be）」が、アクティビティそれぞれについて設定されている。また、これらの項目それぞれについて、「人件費」、「出張交通費」及び「印刷費」が設定されている。なお、この会議費用としては、記憶部１２に予め設定されていてもよいし、ヒアリングを行った結果として設定されてもよい。

「会議モデルコスト」とは、各会議モデルにおいて想定される各アクティビティの会議費用（会議モデル毎に異なる活動基準原価）を指す。各アクティビティには、例えば参加者の役職を示す「主催者の階層（職位）」、参加人数を示す「会議参加人数」及び会議開催にあたり、主旨説明・会議準備に要した時間（工数）を示す「会議開催指示時間」等のパラメータ（図８参照）が対応付けられている。会議モデル作成部１１１は、これらのパラメータに対する設定値を取得することにより、各アクティビティに対する費用を算出する。また、これらのパラメータは、各アクティビティの現状費用及び導入後費用の算出にも用いられる。

「現状費用（As-Is）」とは、上述のように、その組織において、電子会議システム１０を用いない現状の会議に要している費用である。通常、「現状費用（As-Is）」には、「会議モデルコスト」の値が設定される。

「導入後費用（To-Be）」とは、上述のように、電子会議システム１０が導入されていない会議室に当該システムを導入した場合に、その会議に要すると予測される費用である。「導入後費用（To-Be）」としては、各アクティビティに対応付けて予め所定の費用が設定されている。

また、「人件費」とは、参加者の活動費用を示すものであり、上述のように、活動基準原価計算及び活動基準管理の考え方を用いて、各参加者の単位時間あたりの費用と、そのアクティビティに要する活動時間とを乗じた値として算出される。

例えば、会議モデル作成部１１１は、パラメータ「主催者の階層（職位）」、「会議参加者の階層（職位）」及び「階層（職位）別人件費」に対する設定値、及び、活動時間を示すパラメータ（例えば「会議開催指示時間」）に対応する設定値を用いて、各アクティビティの「人件費」を算出する。

「出張交通費」とは、会議が行われる拠点に出張することにより、その会議に参加したときに要する交通費を示すものであり、また、「印刷費」とは、全会議工程において利用する資料作成のために要する費用を示すものである。会議モデル作成部１１１がこれらの費用を算出するためのパラメータとしては、それぞれ「移動交通費・日当」及び「印刷費用」が挙げられる。

さらに、会議モデルには、電子会議システム１０を用いていない会議室に当該システムを導入した場合に、現状費用よりも削減されると予測される費用（削減の可能性がある活動費用）として「削減予測費用（改善可能性）」が設定されている。削減予測費用は、現状費用から導入後費用を減じることにより算出される。

会議モデル作成部１１１は、会議モデルに、各アクティビティの会議モデルコスト、現状費用、導入後費用及び削減予測費用を設定すると、各会議工程についての現状費用、導入後費用及び削減予測費用それぞれの合計を算出する。そして、これらの合計を合算することにより、全会議工程についての現状費用、導入後費用及び削減予測費用それぞれの合計を算出する。この全会議工程の合計が、会議費用／回数取得部１１２が期間会議費用算出部１１３に送信する、各会議モデルにおける１会議あたりの現状費用、導入後費用及び削減予測費用となる。

また、会議モデルには、各会議工程において削減される残業代として「担当者残業代」が、各会議工程において削減される費用（キャッシュ）として「グリーン＄」が、それぞれ設定されている。会議モデル作成部１１１は、担当者残業代として、例えば電子会議システム１０を導入した場合に現状費用よりも削減されると予測されるアクティビティに要する作業時間のうち、３３％の作業時間分の人件費を設定する。また、会議モデル作成部１１１は、「出張交通費」、「印刷費」及び「担当者残業代」の合計を、「グリーン＄」として設定する。

以上のように、上記のような項目（図６の網掛け部分）が設定された会議モデルが雛形として記憶部１２に記憶されている。会議モデル作成部１１１は、受信するパラメータに対する設定値に基づいて、記憶部１２の会議モデルの雛形を図７に示す会議パターンの何れかに対応付ける。そして、その雛形に、ワークフロー、アクティビティ及び各費用を設定することにより、全会議工程の合計の会議費用（１会議あたりの現状費用、導入後費用及び削減予測費用）を算出することができる。

〔会議室パターンの例〕
次に、図７を用いて、予め設定されている会議パターンの一例について説明する。図７は、予め設定されている会議パターンの一例を示す図である。

会議パターンは、電子会議システム１０の導入を検討している組織において行われる会議の特性に基づいて分類されたものである。この会議の特性とは、会議の費用の算出に影響を及ぼす可能性のある会議の要素を示すものである。本実施の形態では、会議パターンは、上述のように、５人〜４０人を５人ずつに区分した８区分からなる人数区分と、会議に重要度について設定された複数の重要度区分との組で示されている。会議モデル作成部１１１は、会議モデルをこの組それぞれに対応付けて記憶部１２に記憶している。

換言すれば、人数区分には、会議に重要度について設定された複数の重要度区分が設定されており、会議モデルは、複数の重要度区分のそれぞれに割り当てられている。これにより、会議の費用の算出に影響を及ぼす一要素となり得る会議の重要度も考慮して会議モデルを構築することができるので、さらに、削減予測費用を実際に行われる会議形態に即して試算することができる。

ここで、重要度区分とは、組織で行われる会議を、その会議の重要性に基づいて分類したものである。本実施の形態では、組織の各拠点にて担当者・管理職レベルで行われるアドホックな会議である「非定例会議」、近距離の出張を要し、組織の一拠点にて管理職・経営職レベルで行われる定例の会議である「定例会議（事業部主催）」、及び、遠距離の出張を要し、組織の本社にて経営職・役員レベルで行われる定例の会議である「定例会議（本社主催）」に区分されている。

また、各重要度区分は、「非ＴＶ会議」及び「ＴＶ会議」の２区分に分類されている。「非ＴＶ会議」は、通信ネットワークを介さずに会議を行う場合の区分を示すものである。一方、「ＴＶ会議」は、通信ネットワークを介して会議を行う場合の区分を示すものである。つまり、人数区分には、通信ネットワークを介して行う会議（「ＴＶ会議」）と行わない会議（「非ＴＶ会議」）とを示すネットワーク有無区分が設定されており、会議モデルは、ネットワーク有無区分のそれぞれに割り当てられている。

このように、本実施の形態の会議パターンは、人数区分、重要度区分及びネットワーク有無区分を用いて、４８パターンに分類されている。

なお、本実施の形態では、人数区分と、重要度区分及びネットワーク有無区分との組に会議モデルが割り当てられているが、これに限らず、人数区分のみ、重要度区分のみ、あるいは、ネットワーク有無区分のみに会議モデルが割り当てられていてもよいし、他の区分が用いられてもよい。すなわち、電子会議システム１０の導入を検討している組織が必要とする区分を設定し、その区分に会議モデルが割り当てられていればよい。

〔パラメータの例〕
次に、図８を用いて、会議費用試算装置１により用いられる各種パラメータについて説明する。図８は、会議費用試算装置１により用いられる各種パラメータの一例を示す図である。

図８において、記憶部１２に記憶されているパラメータとしては、会議室に関連した情報を示す「会議室情報」、行われる会議の形態を示す「会議形態情報」、行われる会議の主催者の情報である「会議主催者情報」、行われる会議の参加者の情報である「会議参加者情報」、会議費用が設定される際に用いられる情報である「コスト情報」、各会議工程に関連した情報である「活動情報＿会議前工程」、「活動情報＿会議中工程」及び「活動情報＿会議後工程」、並びに、各会議工程を通じて利用された媒体に関する情報である「媒体情報」の９カテゴリーに分類されて設定されている。

なお、図８では、電子会議システム１０の導入を検討している組織において、ヒアリングにより得られた値が設定されるものとして、説明が記載されている。

各カテゴリーのパラメータのそれぞれは、操作装置３を介してユーザにより設定され、設定値として会議モデル作成部１１１に送信される。会議モデル作成部１１１は、これらのパラメータに対する設定値に基づいて会議モデルを作成し、当該作成に必要とならないパラメータ（例えば「会議室数」）に対する設定値については、そのまま記憶部１２に記憶する。

このように、ユーザにより設定された、パラメータに対する設定値を受信することにより、例えば、会議モデル作成部１１１が組織毎の会議モデルを作成したり、合計会議費用算出部１１４が各会議室サイズの比率乗算後の会議費用を算出したりすることができる。すなわち、会議費用試算装置１は、このパラメータに対する設定を行うことにより、組織毎に合計会議費用を算出し、その内容を、パラメータを入力したユーザにフィードバックすることができる。

〔会議室モデルの作成処理〕
次に、図９を用いて、会議モデル作成部１１１により行われる会議室モデルの作成処理について説明する。図９は、会議費用試算装置１の会議モデル作成部１１１により行われる会議モデルの作成処理工程の一例を示すフローチャートである。

なお、この処理では、各会議工程のワークフロー及びアクティビティの抽出、各ワークフローへの対応付け、並びに、人数区分毎の会議室モデルの割り当てについては、予め行われているものとして説明する。また、ここでは特に、１会議あたりの削減予測費用が設定される工程について説明するものとし、図１０及び図１４についても同様である。

まず、ユーザは、操作装置３を介して、各種パラメータを設定するための設定値を入力する（Ｓ１）。操作装置３は、この設定値を操作信号として会議費用試算装置１の会議モデル作成部１１１に送信する。

会議モデル作成部１１１は、受信した設定値に基づいて、参加人数及び会議の重要度に対応する会議モデルについて、１会議あたりの各アクティビティの現状費用及び導入後費用を設定する（Ｓ２）。

次に、会議モデル作成部１１１は、これらの現状費用及び導入後費用をワークフロー別に合算することにより、各ワークフローの現状費用及び導入後費用を算出する（Ｓ３）。これにより、図５に示すように、ワークフロー別の会議費用を、電子会議システム１０の導入を検討している組織に示すことが可能となる。

次に、会議モデル作成部１１１は、各ワークフローの現状費用及び導入後費用の合計の差を、１会議あたりの削減予測費用として設定し（Ｓ４）、この削減予測費用を示す削減値を記憶部１２に記憶する（Ｓ５）。これにより、期間会議費用算出部１１３が所定期間の会議費用を算出し、合計会議費用算出部１１４が合計会議費用を算出することができる。このとき、各ワークフローの現状費用及び導入後費用の合計を示す値も記憶部１２に記憶される。

なお、ワークフロー別の会議費用の提示を行わない場合には、Ｓ３の処理を行わなくてもよい。この場合、会議モデル作成部１１１は、各アクティビティの現状費用及び導入後費用の差の合計を、１会議あたりの削減予測費用として設定する。すなわち、図６に示す会議モデルの「現状費用（As-Is）」及び「導入後費用（To-Be）」の「会議工程 合計」に示す値の差を、１会議あたりの削減予測費用として設定する。

また、会議モデル作成部１１１は、各アクティビティ（又はワークフロー）の会議費用が設定されるときに、各会議工程の会議費用の合計を算出し、図６に示す「会議前工程 計」、「会議中工程 計」及び「会議後工程 計」として設定する。この場合、会議工程それぞれについての会議費用を、電子会議システム１０の導入を検討している組織に示すことができる。

また、会議モデル作成部１１１は、操作装置３から、所定期間に行われると予測される会議の回数を示す操作信号を受信した場合には、その会議の回数を示す回数値を記憶部１２に記憶している。

〔会議費用試算装置１における処理の流れ（その１）〕
次に、図１０〜図１２を用いて、会議費用試算装置１により行われる会議費用の試算処理について説明する。図１０は、会議費用試算装置１により行われる会議費用の試算処理の一例を示すフローチャートである。また、図１１は、Ｓ１１の処理で得られる、人数区分と、重要度区分及びネットワーク有無区分との組として設定される会議パターンに会議モデルを割り当てた、会議パターン別の会議モデルを模式的に表した図である。また、図１２は、Ｓ１３の処理で得られる合計会議費用の算出工程を模式的に表した図である。

まず、会議費用／回数取得部１１２は、記憶部１２から、会議モデルそれぞれについての削減値及び回数値を取得する（Ｓ１１）。このとき同様に、会議費用／回数取得部１１２は、会議モデルそれぞれについての現状費用及び導入後費用を示す値もそれぞれ取得する。これらの値は、図９に示すように、会議モデル作成部１１１が記憶部１２に記憶したものである。会議費用／回数取得部１１２は、これらの値を、期間会議費用算出部１１３に送信する。

ここで、図１１に示すように、人数区分と、重要度区分及びネットワーク有無区分との組として設定される会議パターンに会議モデルが割り当てられているので、会議費用／回数取得部１１２は、その会議パターンそれぞれについて、１会議あたりの現状費用、導入後費用及び削減予測費用を取得している。なお、図１１では、この取得した費用全体を、１会議あたりの会議費用１０１（点線部分）として示している。

期間会議費用算出部１１３は、会議モデルそれぞれについて削減値及び回数値を乗じることにより、各会議モデルの所定期間の削減予測費用（期間削減値）を算出し（Ｓ１２）、これらの期間削減値を合算した合計の削減予測費用（合計削減値）を算出する（Ｓ１３）。

また、Ｓ１２では、期間会議費用算出部１１３は、会議モデルそれぞれについて現状費用及び導入後費用と回数値とを乗じることにより、各会議モデルの所定期間の現状費用及び導入後費用を示す値をそれぞれ算出し、Ｓ１３では、これらの値をそれぞれ合算することにより、合計の現状費用及び導入後費用を算出する。

つまり、Ｓ１２では、各会議モデルの所定期間の会議費用が算出され、Ｓ１３では、合計会議費用が算出される。合計会議費用算出部１１４は、算出した合計会議費用を表示制御部１１５に送信する。

ここで、図１２に示すように、期間会議費用算出部１１３は、１会議あたりの会議費用１０１に、所定期間に行われると予測される会議の回数を乗じた所定期間の会議費用（所定期間の現状費用、導入後費用及び削減予測費用）を、１会議モデルの所定期間の会議費用１０２（点線部分）として、それぞれの組毎に算出する。

また、人数区分それぞれについて会議室サイズ（組織が有する会議室に対応）が割り当てられており、各会議室サイズの１会議モデルあたりの所定期間の会議費用１０２が合算され、かつ、各会議室サイズの会議費用が合算されることにより、組織全体としての合計会議費用（合計の現状費用、導入後費用及び削減予測費用）が算出される。

換言すれば、人数区分は、会議室のサイズについて設定された複数の会議室サイズのそれぞれに割り当てられている。これにより、会議モデルを会議室サイズに対応付けることができるので、実際に会議が行われる会議室のサイズに即して削減予測費用を試算することができる。また、会議パターン（人数区分及び重要度区分）及び会議室サイズをパラメータ化しているので、会議パターン及び会議室サイズを組織に事情にあわせて変更することができる。これにより、合計会議費用の算出精度を向上させることができる。

なお、この処理においては、各会議室サイズの所定期間の会議費用を必ずしも算出する必要はなく、全ての会議モデルの所定期間の会議費用を合算することにより、合計会議費用を算出してもよい。ただし、図８に示すパラメータ「会議室使用回数」は、組織が有する会議室１室あたりで行われる会議の回数を示すものなので、会議モデルが対応付けられた各人数区分は、少なくとも、組織が有する会議室に対応付けられた会議室サイズに割り当てられている必要がある。

表示制御部１１５は、合計会議費用を受信すると、合計の現状費用及び導入後費用と、合計の削減予測費用とを示す画像を作成し、当該画像を表示装置２に送信することにより、図１３に示すように、表示装置２の表示画面に表示させる（Ｓ１４）。

これにより、会議費用試算装置１は、少なくとも、電子会議システム１０が導入されていない全ての会議室に当該システム１０を導入した場合の所定期間の削減予測費用を、表示装置２の表示画面に表示させることができるので、電子会議システム１０の導入メリットを顧客に提示することができる。

〔会議費用試算装置１における処理の流れ（その２）〕
次に、図１４〜図１６を用いて、会議費用試算装置１により行われる会議費用の別の試算処理について説明する。図１４は、会議費用試算装置１により行われる会議費用の試算処理の別例を示すフローチャートである。また、図１５は、Ｓ２３の処理で得られる合計会議費用の算出工程を模式的に表した図である。また、図１６は、Ｓ２５の処理で得られる合計会議費用の算出工程を模式的に表した図である。

まず、Ｓ１１及びＳ１２と同様の処理が行われ、各会議モデルの所定期間の削減予測費用（期間削減値）、現状費用及び導入後費用を示す会議費用が算出される（Ｓ２１及びＳ２２）。

次に、合計会議費用算出部１１４は、各会議モデルが割り当てられた会議室サイズそれぞれについての期間削減値を合算することにより、各会議室サイズの削減予測費用（サイズ別削減値）を算出する（Ｓ２３）。このとき同様に、合計会議費用算出部１１４は、所定期間の現状費用及び導入後費用についても、会議室それぞれについて合算することにより、各会議室サイズの現状費用及び導入後費用を算出する。

ここで、図１５に示すように、期間会議費用算出部１１３は、１会議あたりの会議費用１０１に、所定期間に行われると予測される会議の回数を乗じた所定期間の会議費用（所定期間の現状費用、導入後費用及び削減予測費用）を、１会議モデルの所定期間の会議費用１０２（点線部分）として、それぞれの組毎に算出する。また、人数区分それぞれについて会議室サイズが割り当てられており、合計会議費用算出部１１４は、各会議室サイズの１会議モデルあたりの会議費用１０２を合算する。これにより、組織が保有する会議室それぞれについて、合計会議費用を算出することができる。

さらに、同図に示すように、合計会議費用算出部１１４は、その合算後の会議費用を、各会議室サイズに対応付けられた会議室数で除する場合には、各会議室サイズの一室あたりの合計会議費用を算出することが可能である。

次に、合計会議費用算出部１１４は、各会議室サイズのサイズ別削減値に会議室比率を乗じることにより、各会議室サイズの比率乗算後の削減予測費用（比率乗算削減値）を算出し（Ｓ２４）、これらの比率乗算削減値を合算した値を、合計の削減予測費用（合計削減値）として算出する（Ｓ２５）。

このとき同様に、合計会議費用算出部１１４は、各会議室サイズの現状費用及び導入後費用を示す値それぞれに、会議室比率を乗じることにより、各会議室サイズの比率乗算後の現状費用及び導入後費用を算出し（Ｓ２４）、これらを示す値それぞれを合算した値を、合計の現状費用及び導入後費用として算出する（Ｓ２５）。つまり、Ｓ２４では、各会議室サイズの比率乗算後の会議費用が算出され、Ｓ２５では、合計会議費用が算出される。

ここで、図１６に示すように、合計会議費用算出部１１４は、各会議室サイズの現状費用及び導入後費用を示す値それぞれに、組織が有する会議室の全数に対する各拠点の会議室数を乗じることにより、各拠点の合計の現状費用及び導入後費用を算出することができる。

また、同図に示すように、合計会議費用算出部１１４は、各会議室サイズの削減予測費用を示すサイズ別削減値それぞれに、組織が有する会議室の全数に対する、各拠点についての電子会議システム１０を導入する会議室数を乗じることにより、各拠点の合計の削減予測費用を算出することができる。

そして、合計会議費用算出部１１４が、算出した合計会議費用を表示制御部１１５に送信することにより、Ｓ１４と同様、表示制御部１１５は、合計会議費用を示す画像を、図１３に示すように、表示装置２の表示画面に表示させる（Ｓ２６）。

これにより、会議費用試算装置１は、少なくとも、電子会議システム１０が導入されていない会議室に当該システム１０を導入した場合の削減予測費用を、顧客が導入を希望する会議室数に応じて拠点毎に算出し、その費用を表示装置２の表示画面に表示させることができる。このため、会議費用試算装置１は、顧客である組織の財源に見合った電子会議システム１０の導入メリットを提示することができる。

なお、図６に示す会議モデルでは、「現状費用（As-Is）」及び「導入後費用（To-Be）」にはそれぞれ、「人件費」、「出張交通費」及び「印刷費」が設定されている。このため、合計会議費用算出部１１４が算出する合計会議費用についても、「人件費」、「出張交通費」及び「印刷費」のそれぞれについて算出される。また、この合計会議費用には、人件費の３３％分を残業代として算出しておく。これにより、上述した会議費用補正部（不図示）が合計会議費用に対する補正を行うことが可能となる。

〔本発明の主な作用効果〕
以上のように、会議費用試算装置１は、期間会議費用算出部１１３（期間削減値算出ステップ）は、複数の会議モデルのそれぞれに対応付けられた、１会議あたりの削減予測費用を示す削減値、及び、所定期間に行われると予測される会議の回数を示す回数値、を乗じることにより、所定期間の削減予測費用を算出する。そして、合計会議費用算出部１１４（合計削減値算出ステップ）は、所定期間の削減予測費用を合算することにより、組織全体としての合計の削減予測費用を算出する。なお、上記回数値及び削減値は、会議費用／回数取得部１１２（取得ステップ）が取得するものである。

これにより、会議費用試算装置１及びその制御方法は、その組織において電子会議システム１０を用いて行っていない会議を電子会議システム１０を用いて行うとした場合の、所定期間において削減される会議モデル全体での費用を試算することができる。

また、従来の技術では、会議参加者の会議室への入退室を管理することにより、個人別及び組織別に会議費用の管理を行っていた。しかし、この技術は、会議中工程における会議費用の管理に関するものであり、会議前工程（会議資料作成やスケジュール調整等）及び会議後工程（議事録作成等）における当該管理については全く考慮していない。

一方、本実施の形態の会議費用試算装置１は、会議前工程、会議中工程及び会議後工程の全会議運営に要する費用を算出するだけでなく、電子会議システム１０が導入されていない会議室に当該システムを導入した場合の改善期待効果（合計会議費用）を算出する。このため、従来の技術とは異なり、電子会議システム１０を導入していない会議室を有する組織に対して、全会議工程を考慮した電子会議システム１０の導入提案を行うことができる。

また、会議モデルは、会議に参加すると想定される参加人数について設定された複数の人数区分のそれぞれに割り当てられている。これにより、会議の費用の算出に影響を及ぼす一要素となり得る参加人数を考慮して会議モデルを構築することができるので、実際に行われる会議形態に即して削減予測費用を試算することができる。

また、人数区分には、会議に重要度について設定された複数の重要度区分が設定されており、会議モデルは、複数の重要度区分のそれぞれに割り当てられている。また、人数区分には、通信ネットワークを介して行う会議（ＴＶ会議）と行わない会議（非ＴＶ会議）とを示すネットワーク有無区分が設定されており、会議モデルは、ネットワーク有無区分のそれぞれに割り当てられている。これにより、会議の費用の算出に影響を及ぼす一要素となり得る会議の重要度又は通信ネットワークの使用の有無も考慮して会議モデルを構築することができるので、さらに、削減予測費用を実際に行われる会議形態に即して試算することができる。

また、人数区分は、会議室のサイズについて設定された複数の会議室サイズのそれぞれに割り当てられている。これにより、実際に会議が行われる会議室のサイズに即して削減予測費用を試算することができる。

また、合計会議費用算出部１１４は、所定期間の削減予測費用それぞれを、会議室サイズそれぞれについて合算することにより、各会議室サイズの削減予測費用を算出する。そして、これらの削減予測費用に会議室比率を乗じることにより、会議室サイズそれぞれについての比率乗算後の削減予測費用を算出し、当該比率乗算後の削減予測費用それぞれを合算した値を、合計削減値として算出する。

これにより、会議室サイズそれぞれについて、電子会議システム１０を導入しようとする会議室数に応じて、組織全体としての削減される費用を試算することができる。

ここで、電子会議システム１０を用いて会議を行う場合、電子会議システム１０を用いないで会議を行う場合に比べてその会議に要する費用が削減されるので、組織が有する全会議室において電子会議システム１０を導入すれば、導入したときの削減効果は最も大きくなる。

しかし、実際には、電子会議システム１０を導入していない会議室に当該システムを導入する場合、電子会議システム１０を用いて会議を行うために必要な各種端末やネットワーク整備等の設備投資が必要となる。また、その設備投資として扱える財源は組織毎に異なる。このため、組織によっては、全会議室に電子会議システム１０を導入することが、必ずしも会議の費用の削減に繋がるとは限らない。

本実施の形態の会議費用試算装置１は、上記のように、電子会議システム１０を導入しようとする会議室数に応じて、組織全体としての削減される費用を試算することができるので、組織毎の財源を考慮した試算を行うことができる。すなわち、電子会議システム１０の導入を検討している組織に対して、投資対効果（ＲＯＩ）を考慮した効果的な電子会議システム１０の導入提案を行うことができる。

また、合計会議費用算出部１１４が算出した合計の削減予測費用を表示させる表示制御部１１５を備えているので、電子会議システム１０の導入メリットを顧客に提示することができる。

〔本発明の別の表現〕
本発明は、以下のようにも表現できる。

すなわち、本発明に係る会議費用試算装置は、会議コストカリキュレータに関するロジック・方法論であって、会議全般（前工程、会議工程、後工程）に関わる、会議コスト算出ロジックを採用した改善期待効果の診断手法・ロジックと方法論を実行するものである。

〔補足〕
最後に、会議費用試算装置１の各ブロック、特に制御部１１の会議モデル作成部１１１、会議費用／回数取得部１１２、期間会議費用算出部１１３、合計会議費用算出部１１４及び表示制御部１１５は、ハードウェアロジックによって構成してもよいし、次のようにＣＰＵを用いてソフトウェアによって実現してもよい。

すなわち、会議費用試算装置１は、各機能を実現する制御プログラムの命令を実行するＣＰＵ（central processing unit）、前記プログラムを格納したＲＯＭ（read only memory）、前記プログラムを展開するＲＡＭ（random access memory）、前記プログラムおよび各種データを格納するメモリ等の記憶装置（記録媒体）などを備えている。そして、本発明の目的は、上述した機能を実現するソフトウェアである会議費用試算装置１の制御プログラムのプログラムコード（実行形式プログラム、中間コードプログラム、ソースプログラム）をコンピュータで読み取り可能に記録した記録媒体を、前記会議費用試算装置１に供給し、そのコンピュータ（又はＣＰＵやＭＰＵ）が記録媒体に記録されているプログラムコードを読み出し実行することによっても、達成可能である。

前記記録媒体としては、例えば、磁気テープやカセットテープ等のテープ系、フロッピー（登録商標）ディスク／ハードディスク等の磁気ディスクやコンパクトディスク−ＲＯＭ／ＭＯ／ＭＤ／デジタルビデオデイスク／コンパクトディスク−Ｒ等の光ディスクを含むディスク系、ＩＣカード（メモリカードを含む）／光カード等のカード系、あるいはマスクＲＯＭ／ＥＰＲＯＭ／ＥＥＰＲＯＭ／フラッシュＲＯＭ等の半導体メモリ系などを用いることができる。

また、会議費用試算装置１を通信ネットワークと接続可能に構成し、前記プログラムコードを通信ネットワークを介して供給してもよい。この通信ネットワークとしては、特に限定されず、例えば、インターネット、イントラネット、エキストラネット、ＬＡＮ、ＩＳＤＮ、ＶＡＮ、ＣＡＴＶ通信網、仮想専用網（virtual private network）、電話回線網、移動体通信網、衛星通信網等が利用可能である。また、通信ネットワークを構成する伝送媒体としては、特に限定されず、例えば、ＩＥＥＥ１３９４、ＵＳＢ、電力線搬送、ケーブルＴＶ回線、電話線、ＡＤＳＬ回線等の有線でも、ＩｒＤＡやリモコンのような赤外線、Ｂｌｕｅｔｏｏｔｈ（登録商標）、８０２．１１無線、ＨＤＲ、携帯電話網、衛星回線、地上波デジタル網等の無線でも利用可能である。なお、本発明は、前記プログラムコードが電子的な伝送で具現化された、搬送波に埋め込まれたコンピュータデータ信号の形態でも実現され得る。

本発明は上述した実施形態に限定されるものではなく、請求項に示した範囲で種々の変更が可能である。すなわち、請求項に示した範囲で適宜変更した技術的手段を組み合わせて得られる実施形態についても本発明の技術的範囲に含まれる。

例えば、本実施の形態の会議費用試算装置１は、電子会議システム１０の導入前後における会議費用を試算するものであるが、電子会議システム１０導入後の会議費用の試算にも利用することが可能である。

この場合、電子会議システム１０を用いた会議の会議開始前には、会議費用試算装置１は、会議に参加する参加人数を、パラメータ「会議参加人数」として設定した上で、会議モデルを作成し、その会議モデルを用いて合計会議費用を算出する。

一方、電子会議システム１０を用いた会議の会議終了後には、会議費用試算装置１は、実際にその会議に参加した参加人数を、パラメータ「会議参加人数」として設定した上で、会議モデルを作成し、その会議モデルを用いて合計会議費用を算出する。この場合、交通費（移動コスト）及び印刷費（紙コスト）については、その会議において出張者が存在した場合にはその実際の出張者人数、及び、その会議における実際の資料枚数を、パラメータ「移動交通費・日当」及び「印刷費用」として与えることとなる。

会議費用試算装置１は、これらパラメータを用いることにより、電子会議システム１０を用いた会議開始前及び会議終了後の合計会議費用をそれぞれ算出することができる。すなわち、会議費用試算装置１では、会議費用／回数取得部１１２は、複数の会議モデルのそれぞれに対応付けられた、会議参加者により用いられる複数の通信端末装置５のそれぞれにおける表示部に表示される画像の同期をとることが可能な電子会議システム１０を用いて行われない会議に要する費用と、当該電子会議システム１０を用いて行われる会議に要する費用との差としての１会議あたりの削減値を取得する。そして、合計会議費用算出部１１４は、会議費用／回数取得部１１２が取得した、会議モデルそれぞれについての１会議あたりの削減値を合算することにより、合計削減値を算出する。また、会議費用試算装置１では、会議費用／回数取得部１１２が、１会議あたりの導入後費用を取得し、合計会議費用算出部１１４が、その合計である合計の導入後費用を算出してもよい。

この構成によれば、電子会議システム１０導入後についても、その会議前後において、合計会議費用を算出することができるので、実際の会議を考慮した会議費用の試算を行うことができる。

すなわち、この会議費用試算装置１は、図１に示す期間会議費用算出部１１３を備えない構成により実現することができる。この場合、合計会議費用算出部１１４は、会議費用／回数取得部１１２の算出結果を直接受信することとなる。

また、会議費用試算装置１では、表示制御部１１５は、合計会議費用算出部１１４が算出した合計削減値又は合計の導入後費用を表示装置２に表示させる。これにより、表示制御部１１５が、合計削減値又は合計の導入後費用を表示装置２に表示するので、電子会議システム１０を用いて会議を行う前の会議費用と、当該システムを用いて会議を行った後の会議費用（実際に要した会議費用）とを、その利用者（組織）に提示することができる。なお、当然ながら、表示制御部１１５は、合計削減値及び導入後費用の両方を、表示装置２に表示させてもよい。

図１７には、会議前後の合計の導入後費用を表示装置２に表示させたときの表示画面の一例を示している。同図では、会議前の合計の導入後費用を「見積コスト」として、会議後の合計の導入後費用を「削減コスト」としての表示画面の例を示している。

本発明は、会議参加者により用いられる複数の通信端末装置のそれぞれにおける表示部に表示される画像の同期をとることが可能な通信会議システムを用いて行っていない会議を当該通信会議システムを用いて行うとした場合の、所定期間において削減される会議モデル全体での費用を試算することができる。このため、その通信会議システムを用いて会議を行うための通信装置を導入した場合の会議費用の試算や、その試算結果を顧客としての組織への提示等を行う装置などに好適である。

１ 会議費用試算装置
１０ 電子会議システム（通信会議システム）
１１２ 会議費用／回数取得部（取得手段）
１１３ 期間会議費用算出部（期間削減値算出手段）
１１４ 合計会議費用算出部（合計削減値算出手段）
１１５ 表示制御部（表示制御手段）

Claims (10)

1. 会議に要する費用を試算する会議費用試算装置であって、
   複数の会議モデルのそれぞれに対応付けられた、会議参加者により用いられる複数の通信端末装置のそれぞれにおける表示部に表示される画像の同期をとることが可能な通信会議システムを用いて行われない会議に要する費用と、当該通信会議システムを用いて行われる会議に要する費用との差としての１会議あたりの削減値、及び、所定期間に行われると予測される会議の回数を示す回数値、を取得する取得手段と、
   上記取得手段が取得した削減値及び回数値を上記会議モデルそれぞれについて乗じることにより、上記所定期間に、上記通信会議システムを用いた会議が行われたときに削減される費用を示す期間削減値を算出する期間削減値算出手段と、
   上記期間削減値算出手段が算出した上記会議モデルそれぞれについての期間削減値を合算することにより、合計削減値を算出する合計削減値算出手段と、を備えることを特徴とする会議費用試算装置。
2. 上記会議モデルは、会議に参加すると想定される参加人数について設定された複数の人数区分のそれぞれに割り当てられていることを特徴とする請求項１に記載の会議費用試算装置。
3. 上記人数区分には、会議の重要度について設定された複数の重要度区分が設定されており、
   上記会議モデルは、上記複数の重要度区分のそれぞれに割り当てられていることを特徴とする請求項２に記載の会議費用試算装置。
4. 上記人数区分には、通信ネットワークを介して行う会議と行わない会議とを示すネットワーク有無区分が設定されており、
   上記会議モデルは、上記ネットワーク有無区分のそれぞれに割り当てられていることを特徴とする請求項２または３に記載の会議費用試算装置。
5. 上記人数区分は、会議室のサイズについて設定された複数の会議室サイズのそれぞれに割り当てられていることを特徴とする請求項２から４の何れか１項に記載の会議費用試算装置。
6. 上記会議室サイズそれぞれと、組織が有する会議室とが対応付けられており、
   上記合計削減値算出手段は、
   上記期間削減値算出手段が算出した期間削減値それぞれを、上記会議室サイズそれぞれについて合算することにより、当該会議室サイズそれぞれについてのサイズ別削減値を算出し、
   上記サイズ別削減値それぞれに、上記組織が有する会議室の全数に対する、上記会議室サイズそれぞれに対応付けられた、上記通信会議システムを用いた会議を行う会議室として想定される会議室数を示す会議室比率を乗じることにより、上記会議室サイズそれぞれについての比率乗算削減値を算出し、
   上記比率乗算削減値それぞれを合算した値を、上記合計削減値として算出することを特徴とする請求項５に記載の会議費用試算装置。
7. 上記合計削減値算出手段が算出した合計削減値を表示させる表示制御手段を備えることを特徴とする請求項１から６の何れか１項に記載の会議費用試算装置。
8. 会議に要する費用を試算する会議費用試算装置の制御方法であって、
   複数の会議モデルのそれぞれに対応付けられた、会議参加者により用いられる複数の通信端末装置のそれぞれにおける表示部に表示される画像の同期をとることが可能な通信会議システムを用いて行われない会議に要する費用と、当該通信会議システムを用いて行う会議に要する費用との差としての１会議あたりの削減値、及び、所定期間に行われると予測される会議の回数を示す回数値、を取得する取得ステップと、
   上記取得ステップにより取得された削減値及び回数値を上記会議モデルそれぞれについて乗じることにより、上記所定期間に、上記通信会議システムを用いた会議が行われたときに削減される費用を示す期間削減値を算出する期間削減値算出ステップと、
   上記期間削減値算出ステップにより算出された上記会議モデルそれぞれについての期間削減値を合算することにより、合計削減値を算出する合計削減値算出ステップと、を含むことを特徴とする会議費用試算装置の制御方法。
9. 請求項１から７の何れか１項に記載の会議費用試算装置を動作させるための会議費用試算プログラムであって、コンピュータを上記の各手段として機能させるための会議費用試算プログラム。
10. 請求項９に記載の会議費用試算プログラムを記録したコンピュータ読み取り可能な記録媒体。

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