JP6409348B2 - 設備情報管理装置、設備情報管理システム、設備情報管理方法、及びプログラム - Google Patents

設備情報管理装置、設備情報管理システム、設備情報管理方法、及びプログラム Download PDF

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Description

本発明は、設備情報管理装置、設備情報管理システム、設備情報管理方法、及びプログラムに関する。
例えば、インターネットや、ＷＡＮ（Wide Area Network）等のネットワークを用いて、会議室、通信環境、会議用のソフトウェア、及び端末装置等の設備で、遠隔会議を行う会議システムが知られている。また、テレビ会議装置の認証用のＩＣカードリーダ等への設備投資費を抑えるため、２次元コードをカメラで撮影し、テレビ会議の識別番号と、参加者個人を証明するための電子証明書を取得する技術が知られている（例えば、特許文献１参照）。
特許文献１に開示された技術によれば、認証用ＩＣカードリーダ等、端末１台あたりの設備投資費を抑制することができるが、会議の規模に対して過剰な設備を利用した会議、が頻繁に行われている場合、設備投資費等のコストの抑制効果が低くなる。例えば、２０人で利用可能な設備を用いて、参加人数２〜３人の会議が頻繁に開催されているような場合、新たな設備投資の見直し、又は既存の設備の見直し等によりコストを削減できる可能性がある。
しかし、従来の会議システム等では、会議で用いられる設備等が、利用状況に応じて効率良く利用されているかどうかを管理することには困難を伴っていた。
本発明の実施の形態は、上記問題点に鑑みてなされたものであって、管理対象となる設備が、利用状況に合わせて効率良く利用されているかどうかを管理することを容易にする設備情報管理システムを提供することを目的とする。
上記課題を解決するため、本発明の一実施形態に係る設備情報管理システムは、会議を開催した場所の情報を含む会議履歴情報を管理する履歴管理手段と、前記会議で利用する設備の情報を含む設備管理情報を管理する設備管理手段と、前記会議の開催に要した費用の情報を含む経理管理情報を管理する経理管理手段と、前記会議で利用可能な機器、又はソフトウェアを含む代替設備の費用に関する情報を管理するコスト管理手段と、前記会議履歴情報、及び前記設備管理情報に基づいて前記会議の規模を特定し、前記会議の規模に応じた、前記会議の開催に要した費用より低コストの前記代替設備の情報を収集する収集手段と、前記会議の開催に要した費用の情報と、前記収集手段が収集した前記代替設備の情報とを含む報告情報を出力する出力手段と、を有する。
本発明の実施の形態によれば、管理対象となる設備が、利用状況に合わせて効率良く利用されているかどうかを管理することを容易にする設備情報管理システムを提供することができる。
一実施形態に係る設備情報管理システムの構成例を示す図である。 一実施形態に係るコンピュータのハードウェア構成の一例を示す図である。 一実施形態に係る設備情報管理システムの機能構成図である。 一実施形態に係る会議開催情報の例を示す図である。 一実施形態に係る出席者情報の例を示す図である。 一実施形態に係る会議資料情報の例を示す図である。 一実施形態に係る会議履歴情報の例を示す図である。 一実施形態に係る会議設備情報の例を示す図である。 一実施形態に係る設備予約情報の例を示す図である。 一実施形態に係る社員管理情報の例を示す図である。 一実施形態に係る外部管理情報の例を示す図である。 一実施形態に係る経理管理情報の例を示す図である。 一実施形態に係るハードウェア管理情報の例を示す図である。 一実施形態に係るソフトウェア管理情報の例を示す図である。 第１の実施形態に係る設備情報管理装置の機能構成図である。 第１の実施形態に係る会議室管理情報の例を示す図である。 第１の実施形態に係る機器管理情報の例を示す図である。 第１の実施形態に係る設備情報管理システムの処理の例を示すシーケンスチャートである。 第２の実施形態に係る設備情報管理装置の機能構成図である。 第２の実施形態に係る設備情報管理システムの処理の例を示すシーケンスチャートである。
以下に、本発明の実施の形態について、添付の図面を参照して説明する。
＜システムの構成＞
図１は一実施形態に係る設備情報管理システムの構成例を示す図である。設備情報管理システム１００は、例えば、設備情報管理装置（設備情報管理システム）１０１、会議管理装置（会議管理システム）１０２、人事管理装置（人事管理システム）１０３、及びコスト管理装置（コスト管理システム）１０４等を含む。
図１において、設備情報管理装置１０１、会議管理装置１０２、及び人事管理装置１０３は、例えば、企業内ネットワーク等の顧客環境１０６に含まれ、互いにデータや情報の送受信が可能である。また、コスト管理装置１０４は、例えば、ＷＡＮ（Wide Area Network）等のネットワーク１０５、及びルータ１０７等を介して顧客環境１０６に接続され、設備情報管理装置１０１、会議管理装置１０２、人事管理装置１０３とデータの送受信が可能である。
尚、図１の構成はあくまで一例である。例えば、設備情報管理装置１０１、会議管理装置１０２、及び人事管理装置１０３は、例えば、一つの設備情報管理装置１０８であっても良いし、会議管理装置１０２は、設備情報管理装置１０１に含まれていても良い。また、設備情報管理システム１００は、会議管理装置１０２を必ずしも有していなくても良い。例えば、設備情報管理システム１００及び設備情報管理装置１０１は、催し物、車両、レンタル機器、オフライン会議等、遠隔会議以外の設備を管理対象とするものであっても良い。
また、図１のネットワーク構成は一例である。例えば、コスト管理装置１０４は、インターネット上のサーバや、クラウドサービス等により提供されるものであっても良い。さらに、コスト管理装置１０４は、顧客環境１０６内に設けられていても良いし、設備情報管理装置１０１内に設けられていても良い。
図１において、設備情報管理装置１０１は、管理対象となる設備、例えば、遠隔会議で利用する端末装置、表示装置等の機器や、会議室等を管理する。会議管理装置１０２は、遠隔会議の開催手続、開催履歴、配布資料、議事録等を管理する。人事管理装置１０３は、遠隔会議の利用者の情報、例えば、社員情報等、及び会議の開催に要した費用等を管理する。コスト管理装置１０４は、遠隔会議に必要なハードウェア（機器）や、ソフトウェア等の情報を管理する。
本実施の形態では、設備情報管理装置１０１は、所定の期間内に利用された設備の利用情報に基づいて、利用された設備の利用に応じた利用実績値（例えば、費用）と、利用された設備に関連する設備（例えば、代替可能な設備等）とを含むレポートを作成し、出力する。好ましくは、設備情報管理装置１０１は、所定の期間内に利用された設備の利用コストの内訳等と、設備の利用情報に応じた代替設備の利用コストの内訳等を含むレポートを作成し、利用者（例えば、管理者、会議開催者等）に通知する。
これにより、利用者は、遠隔会議等に利用した設備が、利用状況（例えば、利用人数等）に合わせて効率良く利用されているかどうかを管理することが容易になる。
＜ハードウェア構成＞
次に各装置のハードウェア構成について説明する。設備情報管理装置１０１、会議管理装置１０２、人事管理装置１０３、及びコスト管理装置１０４は、例えば、一般的なコンピュータの構成を有している。
図２は、設備情報管理装置１０１、会議管理装置１０２、人事管理装置１０３、及びコスト管理装置１０４等に用いることができるコンピュータのハードウェア構成の一例を示す図である。コンピュータ２００は、例えば、ＣＰＵ（Central Processing Unit）２０１、ＲＡＭ（Random Access Memory）２０２、ＲＯＭ（Read Only Memory）２０３、ストレージ部２０４、外部Ｉ／Ｆ（Interface）部２０５、入力部２０６、表示部２０７、通信Ｉ／Ｆ部２０８、バス２０９等を有する。
ＣＰＵ２０１は、ＲＯＭ２０３やストレージ部２０４等に格納されたプログラムやデータをＲＡＭ２０２上に読み出し、処理を実行することで、コンピュータ２００の各機能を実現する演算装置である。ＲＡＭ２０２は、ＣＰＵ２０１のワークエリア等として用いられる揮発性のメモリである。ＲＯＭ２０３は、電源を切ってもプログラムやデータを保持する不揮発性のメモリであり、例えば、フラッシュＲＯＭ等により構成される。
ストレージ部２０４は、例えば、ＨＤＤ（Hard Disk Drive）、ＳＳＤ（Solid State Drive）等のストレージ装置であり、ＯＳ（Operation System）、アプリケーションプログラム、及び各種データ等を記憶する。
外部Ｉ／Ｆ２０５は、外部の記録媒体２１０等とのインタフェースである。コンピュータ２００は、外部Ｉ／Ｆ２０５を介して、記録媒体２１０の読取り及び／又は書き込みを行うことができる。記録媒体２１０には、例えば、光学ディスク、磁気ディスク、メモリカード、ＵＳＢ（Universal Serial Bus）メモリ等が含まれる。また、記録媒体２１０に所定のプログラムを格納し、この記録媒体２１０に格納されたプログラムを外部Ｉ／Ｆ２０５を介して、コンピュータ２００にインストールすることにより、所定のプログラムが実行可能となる。
入力部２０６は、マウス等のポインティングデバイスや、キーボード等を含み、コンピュータ２００に各操作信号を入力するのに用いられる。表示部２０７はディスプレイ等を含み、コンピュータ２００による処理結果等を表示する。
通信Ｉ／Ｆ２０８は、コンピュータ２００をネットワークに接続するインタフェースである。通信Ｉ／Ｆ２０８により、コンピュータ２００は、他の機器とネットワークを介してデータ通信を行うことができる。バス２０９は、上記各構成要素に接続され、アドレス信号、データ信号、及び各種制御信号等を伝送する。
尚、図２の構成はあくまで一例である。例えば、コンピュータ２００は、入力部２０６、表示部２０７等を外部に有していても良いし、必ずしも、入力部２０６、表示部２０７を有していなくても良い。また、設備情報管理装置１０１、会議管理装置１０２、人事管理装置１０３、及びコスト管理装置１０４の各々は、複数のコンピュータ２００等の組み合わせにより構成されるものであっても良い。また、設備情報管理装置１０１、会議管理装置１０２、人事管理装置１０３、及びコスト管理装置１０４は、一般的なコンピュータの構成を有する機器、例えば、画像形成装置等を用いて実現することも可能である。
＜機能構成＞
図３は、一実施形態に係る設備情報管理システムの機能構成図である。
（会議管理装置の機能構成）
会議管理装置１０２は、会議に関する様々な情報を管理する。会議管理装置１０２は、例えば、開催管理手段３０１、出席者管理手段３０２、資料管理手段３０３、履歴管理手段３０４、設備管理手段３０５等を有する。尚、開催管理手段３０１、出席者管理手段３０２、資料管理手段３０３、履歴管理手段３０４、及び設備管理手段３０５は、例えば、２のＣＰＵ２０１等で動作するプログラム等により実現される。
開催管理手段３０１は、遠隔会議等の会議の開催に関する情報等を管理する。例えば、開催管理手段３０１は、会議の開催者による会議の予約操作等を受付け、登録された情報等を会議開催情報として管理する。
図４は、一実施形態に係る会議開催情報の例を示す図である。会議開催情報４００は、例えば、開催ＩＤ４０１、開催日時４０２、会議名４０３、場所４０４、主催者４０５、問合せ先４０６、資料４０７等の情報を含む。
開催ＩＤ４０１は、会議を特定するための識別子（識別情報）である。開催日時４０２は、会議が開催される日時等を示す情報である。会議名４０３は、会議に付けられた名称である。場所４０４は、会議を開催する場所（例えば、会議室等）を示す情報であり、例えば、設備情報管理装置１０１が管理する会議室ＩＤ等で管理される。
主催者４０５は、会議の主催者、責任者等を示す情報であり、例えば、人事管理装置１０３の社員管理手段３０６が管理する社員ＩＤ等で管理される。問合せ先４０６は、会議に関する問合せ先を示す情報であり、例えば、人事管理装置１０３の社員管理手段３０６が管理する社員ＩＤ等で管理される。資料４０７は、会議で使用する配布資料等の情報であり、例えば、資料管理手段３０３が管理する資料ＩＤ等で管理される。
図３の出席者管理手段３０２は、会議の出席者に関する情報を含む出席者情報を管理する。
図５は、一実施形態に係る出席者情報の例を示す図である。出席者情報５００は、開催ＩＤ５０１、出席者ＩＤ５０２、出席／欠席連絡５０３、出席／欠席５０４等の情報を含む。
開催ＩＤ５０１は、会議を特定するための識別子であり、例えば、開催管理手段３０１が管理する開催ＩＤ４０１等で管理される。出席者ＩＤ５０２は、会議に参加する出席者を示す情報であり、例えば、人事管理装置１０３の社員管理手段３０６が管理する社員ＩＤ等で管理される。出席／欠席連絡５０３は、会議開催前に、各参加者の参加／欠席等の情報が記録される。出席／欠席５０４は、例えば、会議開催時等に、各参加者の参加／欠席等の情報が記録される。
図３の資料管理手段３０３は、会議の主催者や参加者等によって登録された会議の資料や、議事録等に関する情報を含む会議資料情報を管理する。
図６は、一実施形態に係る会議資料情報の例を示す図である。会議資料情報６００は、例えば、資料ＩＤ６０１、資料名６０２、ファイル６０３等の情報を含む。資料ＩＤ６０１は、会議の資料を特定するための識別子である。資料名６０２は、資料に関する名称等である。ファイル６０３は、資料が保管されているファイルの情報である。会議の参加者は、例えば、この会議資料情報６００に基づいて、会議で用いられる資料を入手することができる。
図３の履歴管理手段３０４は、開催された会議の開催履歴等の情報を含む会議履歴情報を管理する。
図７は、一実施形態に係る会議履歴情報の例を示す図である。会議履歴情報７００は、開催ＩＤ７０１、開催日時７０２、会議名７０３、場所７０４、主催者７０５、問合せ先７０６、資料７０７等の情報を含む。
開催ＩＤ７０１は、会議を特定するための識別子であり、例えば、開催管理手段３０１が管理する開催ＩＤ４０１に対応している。開催日時７０２は、会議が開催される日時等を示す情報であり、例えば、開催管理手段３０１が管理する開催日時４０２に対応している。会議名７０３は、会議に付けられた名称であり、例えば、開催管理手段３０１が管理する会議名４０３に対応している。場所７０４は、会議を開催する場所（例えば、会議室等）を示す情報であり、例えば、開催管理手段３０１が管理する場所４０４に対応している。
主催者７０５は、会議の主催者、責任者等を示す情報であり、例えば、開催管理手段３０１が管理する主催者４０５に対応している。問合せ先７０６は、会議に関する問合せ先を示す情報であり、例えば、開催管理手段３０１が管理する問合せ先４０６に対応している。資料７０７は、会議で使用する配布資料等の情報であり、例えば、開催管理手段３０１が管理する資料４０７に対応している。
図３の設備管理手段３０５は、会議で使用する設備等の情報を含む会議設備情報、及び会議の設備の予約に関する情報を含む設備予約情報等を管理する。
図８は、一実施形態に係る会議設備情報の例を示す図である。会議設備情報８００は、例えば、設備ＩＤ８０１、機器ＩＤ８０２、設備名８０３、予約可／不可８０４、保管場所８０５等の情報を含む。
設備ＩＤ８０１は、設備を特定するための識別子である。機器ＩＤ８０２は、設備が機器である場合、機器を特定するための識別子であり、例えば、設備情報管理装置１０１が管理する機器ＩＤ等で表される。設備名８０３は、設備に付けられた名称等である。予約可／不可８０４は、設備が予約可能であるか否かを示す情報である。保管場所８０５は、設備が保管されている場所を示す情報である。
図９は、一実施形態に係る設備予約情報の例を示す図である。設備予約情報９００は、例えば、予約番号９０１、設備ＩＤ９０２、予約日時９０３、開催ＩＤ９０４等の情報を含む。
予約番号９０１は、設備の予約を特定するための識別子である。設備ＩＤ９０２は、設備を特定するための識別子であり、例えば、図８の設備ＩＤ８０１に対応している。予約日時９０３は、設備が予約されている日時等を示す情報である。開催ＩＤ９０４は、会議を特定するための識別子であり、例えば、図４の開催ＩＤ４０１に対応している。
以上、会議管理装置１０２は、図４〜９に示すような、会議に関する様々な情報を管理する。
（人事管理装置の機能構成）
図３の人事管理装置１０３は、人事、及び経理に関する様々な情報を管理する。人事管理装置１０３は、例えば、社員管理手段３０６、経理管理手段３０７等を有する。尚、社員管理手段３０６、及び経理管理手段３０７は、例えば、図２のＣＰＵ２０１等で動作するプログラム等により実現される。
社員管理手段３０６は、例えば、顧客企業等の社員に関する情報である社員管理情報、及び社員以外の外部人員（例えば、社外からの来訪者や、協力会社の社員等）に関する情報である外部管理情報等を管理する。
図１０は、一実施形態に係る社員管理情報の例を示す図である。社員管理情報１０００は、社員ＩＤ１００１、氏名１００２、所属１００３、所在場所１００４等の情報を含む。社員ＩＤ１００１は、社員を特定するための識別子である。氏名１００２は、社員の氏名等の情報である。所属１００３は、社員が所属する部署等の情報である。所在場所１００４は、社員の所在場所、例えば、社員の自席がある場所等を示す情報である。
図１１は、一実施形態に係る外部管理情報の例を示す図である。外部管理情報１１００は、例えば、社員ＩＤ１１０１、氏名１１０２、所属１１０３、所在場所１１０４等の情報を含む。
社員ＩＤ１１０１は、外部人員を特定するための識別子である。図１１の例では、図１０の社員ＩＤ１００１と同様の識別子を用いて、先頭文字を「Ｇ」とすることにより、外部人員であることを管理している。尚、社員ＩＤ１１０１は、例えば、外部人員ＩＤ等、社員ＩＤと別の情報で管理するものであっても良い。
氏名１１０２は、外部人員の氏名である。所属１１０３は、外部人員が所属する会社名、所属部署等の情報である。所在場所１１０４は、例えば、外部人員が所属する部署の所在地等の情報である。
図３の経理管理手段３０７は、会議の開催に要した費用等の情報を含む経理管理情報を管理する。
図１１は、一実施形態に係る経理管理情報の例を示す図である。経理管理情報１２００は、例えば、経理ＩＤ１２０１、費用名称１２０２、費用額１２０３、対象ＩＤ１２０４等の情報を含む。経理ＩＤ１２０１は、経理情報を特定するための識別子である。費用名称１２０２は、経理情報の名称等を示す情報である。費用額１２０３は、経理情報毎に要した費用等を示す情報である。対象ＩＤ１２０４は、経理情報の対象となる識別子であり、本実施の形態では、図７の開催ＩＤ７０１等に対応している。
以上、人事管理装置１０３は、図１０〜１２に示すような、人事、及び経理に関する様々な情報を管理している。
（コスト管理装置の機能構成）
図３のコスト管理装置１０４は、会議で利用されるハードウェア、及びソフトウェアに関する費用の情報を含む様々な情報を管理する。コスト管理装置１０４は、例えば、ハードウェア管理手段３０８、ソフトウェア管理手段３０９等を有する。尚、ハードウェア管理手段３０８、及びソフトウェア管理手段３０９は、例えば、図２のＣＰＵ２０１等で動作するプログラム等により実現される。
ハードウェア管理手段３０８は、会議等で使用されるハードウェア（機器）の情報をハードウェア管理情報として管理する。
図１３は、一実施形態に係るハードウェア管理情報の例を示す図である。ハードウェア管理情報１３００は、例えば、機器ＩＤ１３０１、機器名称１３０２、メーカ名１３０３、品番１３０４、機能１３０５、価格１３０６、電気消費代１３０７、備考１３０８等の情報を含む。
機器ＩＤ１３０１は、ハードウェア（機器）を特定するための識別子であり、例えば、図８の機器ＩＤ８０２に対応している。機器名称１３０２は、ハードウェアの名称等を示す情報である。メーカ名１３０３は、ハードウェアの製造者等を示す情報である。品番１３０４は、ハードウェアの品番等を示す情報である。機能１３０５は、ハードウェアの機能や、用途等を示す情報である。
価格１３０６は、ハードウェアの価格、例えば、希望価格、納入価格等の情報である。電気消費代１３０７は、ハードウェアにより消費される電気（電力）等に係る費用の情報である。備考１３０８は、ハードウェアに関するメモ、コメント、補足等の情報である。
図３のソフトウェア管理手段３０９は、会議に使用されるソフトウェアの情報をソフトウェア管理情報として管理する。例えば、会議の参加者は、会議用の機器（ハードウェア）を用いずに、ＰＣ（Personal Computer）、タブレット端末、スマートフォン等の情報端末に、会議用のプログラム等をインストールすることにより、会議に参加することも可能である。ソフトウェア管理手段３０９は、例えば、この会議用のプログラム等の管理を行う。
図１４は、一実施形態に係るソフトウェア管理情報の例を示す図である。ソフトウェア管理情報１４００は、例えば、ソフトＩＤ１４０１、ソフト名称１４０２、メーカ名１４０３、品番１４０４、機能１４０５、価格１４０６、備考１４０７等の情報を含む。
ソフトＩＤ１４０１は、ソフトウェアを特定するための識別子である。ソフト名称１４０２は、ソフトウェアの名称等を示す情報である。メーカ名１４０３は、ソフトウェアのメーカ（例えば、製造者、開発者、販売者等を含む）を示す情報である。品番１４０４は、ソフトウェアの品番等を示す情報である。機能１４０５は、ソフトウェアの機能等に関する情報である。価格１４０６は、ソフトウェアの価格、例えば、希望価格、納入価格等の情報である。備考１４０７は、ソフトウェアに関するメモ、コメント、補足等の情報である。
以上、人事管理装置１０３は、図１３、１４に示すような、会議で用いられるハードウェア、及びソフトウェアに関する様々な情報を管理している。
＜設備情報管理装置の機能構成＞
［第１の実施形態］
図１５は、第１の実施形態に係る設備情報管理システム１００の機能構成図である。本実施形態に係る設備情報管理装置１０１は、会議室管理手段１５０１、機器管理手段１５０２、取得手段１５０３、算出手段１５０４、収集手段１５０５、作成手段１５０６、及び出力手段１５０７等を有する。尚、会議室管理手段１５０１、機器管理手段１５０２、取得手段１５０３、算出手段１５０４、収集手段１５０５、作成手段１５０６、及び出力手段１５０７は、例えば、図２のＣＰＵ２０１等で動作するプログラム等により実現される。
図１５の会議室管理手段１５０１は、会議で利用される会議室等に関する情報である会議室管理情報を管理する。
図１６は、一実施形態に係る会議室管理情報の例を示す図である。会議室管理情報１６００は、例えば、会議室ＩＤ１６０１、許容人数１６０２、会議場所１６０３、設備ＩＤ１６０４、会議環境１６０５等の情報を含む。
会議室ＩＤ１６０１は、会議室を特定するための識別子である。許容人数１６０２は、会議室を利用できる最大人数等を示す情報である。会議場所１６０３は、会議が開催される場所等を示す情報である。設備ＩＤ１６０４は、会議室に備え付けられている設備、例えば、会議テーブル、会議椅子等に関する情報である。会議環境１６０５は、会議室に備え付けられている通信環境等に関する情報である。
図１５の機器管理手段１５０２は、会議に利用される機器に関する情報である機器管理情報を管理する。
図１７は、一実施形態に係る機器管理情報の例を示す図である。機器管理情報１７００は、例えば、機器ＩＤ１７０１、機器名称１７０２、機器状態１７０３、機能１７０４、メーカ名１７０５、設置／保管場所１７０６等の情報を含む。
機器ＩＤ１７０１は、機器を特定するための識別子である。機器名称１７０２は、機器の名称を示す情報である。機器状態１７０３は、例えば、機器が正常に動作するか否か等の機器の状態を示す情報である。機能１７０４は、機器の機能等を示す情報である。メーカ名１７０５は、機器の製造者等を示す情報である。設置／保管場所１７０６は、機器が設置、又は保管されている場所等を示す情報である。
図１５の取得手段１５０３は、管理対象となる設備の利用情報を管理する外部装置から、管理対象となる設備のうちの利用された設備に係る利用情報を取得する。取得手段１５０３が取得する利用情報は、例えば、会議管理装置１０２が管理する会議履歴情報７００、人事管理装置１０３が管理する社員管理情報１０００、外部管理情報１１００、経理管理情報１２００等を含む。
算出手段１５０４は、取得手段１５０３が取得した利用情報に基づいて、利用された設備の利用に要した利用実績値（例えば、費用等）を算出する。算出手段１５０４は、例えば、図１２の経理管理情報１２００の対象ＩＤ１２０４に含まれる開催ＩＤ等を用いて、会議を特定し、会議（設備の利用等）に要した費用を算出する。
例えば、図１２において、開催ＩＤが「Ｋ０００１」の会議に要した費用は、経理ＩＤ１２０１が「Ｂ０００００１」、「Ｂ０００００２」、「Ｂ０００００３」の３項目の合計であり、会議に要した費用は２６万５千円となる。算出手段１５０４は、同様にして、開催ＩＤが「Ｋ０００２」、「Ｋ０００３」の会議に要した費用を算出することができる。尚、図１２の経理管理情報１２００はあくまで一例である。経理管理情報１２００は、例えば、会議室や機器等の設備の利用費用等、他の費用項目を含んでいても良い。
収集手段１５０５は、利用された設備と関連する設備の情報を収集する。例えば、収集手段１５０５は、取得手段１５０３が取得した利用情報に基づいて、各会議の規模（参加者数、利用した設備等）を特定し、コスト管理装置１０４等から代替可能な設備の情報を収集する。好ましくは、収集手段１５０５は、取得手段１５０３が取得した利用情報に基づいて、会議の規模に応じた代替可能な設備の情報、例えば、より低コストの代替可能な設備の情報を収集する。
尚、収集手段１５０５が収集する利用された設備と関連する設備の情報は、利用された設備と代替可能な設備だけではなく、代替可能な設備に近い設備等を含んでいても良い。例えば、ある会議の参加者が２１名であった場合、利用された設備と関連する設備の情報は、２０名で会議の開催が可能な設備等を含んでいても良い。これにより、例えば、会議の開催者に、次回の会議の開催時に出席者を絞ることにより、コスト削減ができることを認識させることができる。
作成手段１５０６は、算出手段１５０４が算出した利用実績値（例えば、費用）と、収集手段１５０５が収集した利用された設備と関連する設備（代替可能な設備）の情報とを含むレポート（報告情報）を作成する。好ましくは、作成手段１５０６が作成したレポートには、代替可能な設備を利用して会議を行った場合の費用に関する情報が含まれていることが望ましい。また、この場合、作成手段１５０６は、例えば、出席者の所在地に合わせた遠隔地による会議参加等を考慮して費用（コスト）の計算を行うことが望ましい。
具体的な例として、会議が大阪で行われる場合、大阪事業所以外からの出席者は、インターネットと出席者のＰＣを用いて会議に参加することにより、交通費をゼロにすることができる。このとき、大阪事業所以外からの出席者が会議に参加するために要する費用は、例えば、図１４の価格１４０６、及び／又はライセンス料等により算出することができる。
出力手段１５０７は、作成手段１５０６が作成したレポート（報告情報）を出力する。出力手段１５０７は、例えば、作成手段１５０６が作成したレポート（報告情報）を、他の外部装置に出力するものであっても良いし、設備情報管理装置１０１の表示手段や、記憶手段等に出力するものであっても良い。好ましくは、出力手段１５０７は、作成手段１５０６が作成レポートを利用者（例えば、管理者、会議開催者）等に、出力（通知）することが望ましい。
＜処理の流れ＞
図１８は、第１の実施形態に係る設備情報管理システムの処理の例を示すシーケンスチャートである。設備情報管理装置１０１は、例えば、所定の期間が経過する毎、或いは、管理者等の要求に応じて図１８の処理を実行する。
ステップＳ１８０１において、設備情報管理装置１０１の取得手段１５０３は、会議管理装置１０２に、例えば、所定の期間内に開催された会議の会議履歴情報７００等の送信を要求する。
ステップＳ１８０２において、会議管理装置１０２は、設備情報管理装置１０１からの要求に応じて、会議履歴情報７００を送信する。
ステップＳ１８０３において、取得手段１５０３は、会議履歴情報７００に基づいて、開催された会議に関する、参加者の社員管理情報１０００、外部管理情報１１００、及び経理管理情報１２００等の送信を、人事管理装置１０３に要求する。
ステップＳ１８０４において、人事管理装置１０３は、設備情報管理装置１０１からの要求に応じて、参加者の社員管理情報１０００、外部管理情報１１００、及び経理管理情報１２００等の情報を送信する。
ステップＳ１８０５において、設備情報管理装置１０１の算出手段１５０４は、取得手段１５０３が取得した情報に基づいて、上記所定の期間内に開催された会議のそれぞれについて、会議の開催に要した費用を計算する（算出手順）。
ステップＳ１８０６において、設備情報管理装置１０１の収集手段１５０５は、上記所定の期間内に開催された各会議の規模（例えば、参加者数、設備等）に基づいて、代替可能な設備の情報（コスト管理情報）の送信を要求する（収集手順）。
ステップＳ１８０７において、コスト管理装置１０４は、設備情報管理装置１０１からの要求に応じて、代替可能な設備の情報（ハードウェア管理情報１３００、ソフトウェア管理情報１４００等）を送信する。
ステップＳ１８０８において、設備情報管理装置１０１の作成手段１５０６は、例えば、ステップＳ１８０７で取得した代替可能な設備を利用した際の会議開催に要する費用を計算し、レポート（報告情報）を作成する。
ステップＳ１８０９において、出力手段１５０７は、ステップＳ１８０８で作成されたレポートを出力する（出力手順）。
以上、本実施の形態に係る設備情報管理システム１００によれば、所定の期間毎に、利用された設備の利用に要した費用等の利用実績と、利用された設備と代替可能な設備の情報、例えば、利用に要する費用等がレポートとして提供される。これにより、管理対象となる設備が、利用状況に合わせて効率良く利用されているかどうかを管理することを容易にすることができる。
［第２の実施形態］
従来の会議システムでは、主催者（会議の開催者）が会議で利用する設備を自由に選択できるようになっていた。そのため、例えば、少人数の会議に大きな会議室等の設備が利用され、無駄なコストが発生する場合があった。例えば、会議室や、機器等で使用される電気代等のコストが増えてしまうことがあった。
本実施の形態では、設備情報管理装置１０１が、例えば、会議開催内容等に応じた適切な設備を提案する処理について説明する。
図１９は、第２の実施形態に係る設備情報管理システムの機能構成図である。本実施の形態に係る設備情報管理装置１０１は、第１の実施の形態に係る設備情報管理装置１０１に対して、抽出手段１９０１が追加された構成となっている。尚、抽出手段１９０１以外の構成は、第１の実施形態と同様なので、ここでは差分を中心に説明を行う。
抽出手段１９０１は、会議管理装置１０２等から取得した会議開催条件（設備の利用予定の情報）、例えば、参加者の数、所在地等の情報に基づいて、コスト等を考慮した適切な設備（会議室、機器等）を抽出する。尚、抽出手段１９０１は、例えば、図２のＣＰＵ２０１等で動作するプログラム等により実現される。
図２０は、第２の実施形態に係る設備情報管理システムの処理の例を示すシーケンスチャートである。図２０は、例えば、会議の主催者が会議開催情報を会議管理装置１０２に入力したときに、会議の開催情報に応じた設備を会議の主催者に提案する処理を示す。
ステップＳ２００１において、会議の主催者が会議管理装置１０２に会議の開催情報を入力すると、会議管理装置１０２は、人事管理装置１０３に会議の出席者の情報、例えば、社員管理情報１０００、外部管理情報１１００等を要求する（ステップＳ２００２）。要求を受けた人事管理装置１０３は、要求に対応する出席者の情報を会議管理装置１０２に送信する（ステップＳ２００３）。
ステップＳ２００４において、会議管理装置１０２は、例えば、会議の出席者の情報等を含む会議開催条件を設備情報管理装置１０１に通知する。
ステップＳ２００５において、設備情報管理装置１０１の抽出手段１９０１は、会議管理装置１０２から受信した会議開催条件（設備の利用予定の情報）にあった設備を、例えば、コストや、利用人数等を考慮して抽出する。
例えば、会議の出席者の数が３〜４人の場合、図１６の会議室管理情報１６００を参照すると、会議室ＩＤ１６０１が「ＫＳ００００３」が第１候補、「ＫＳ００００１」が第２候補となる。また、出席者が遠隔地にいる場合には、必要に応じて遠隔地の会議室も抽出する。同様にして、例えば、図１７の機器管理情報１７００等により、利用する機器が抽出手段１９０１によって抽出される。
ステップＳ２００６において、設備情報管理装置１０１は、抽出手段１９０１が抽出した情報、例えば、設備、会議室等の情報を会議管理装置１０２に通知する。
ステップＳ２００７において、会議管理装置１０２は、設備情報管理装置１０１で抽出された設備、会議室等を含むレポート（提案情報）を会議主催者に出力（例えば、表示）する。これにより、会議主催者は、例えば、提案された情報に基づいて、より適切な設備を用いて、会議の開催情報を決定することができる。
また、ステップＳ２００５で提案を作成する際に、設備情報管理装置１０１は、コスト管理装置１０４のハードウェア管理情報１３００、ソフトウェア管理情報１４００等を用いて、コスト削減のための代替設備を、会議主催者に合わせて通知するものであっても良い。
例えば、ステップＳ２００５において、抽出手段１９０１が、会議に使用する機器として、機器ＩＤ１７０１が「Ｍ００００１」のプロジェクタと、機器ＩＤ１７０１が「Ｍ００００２」のＩＰ音声会議ホンを提案するものとする。このとき、抽出手段１９０１は、例えば、コスト管理装置１０４が管理するハードウェア管理情報１３００を参照し、機器ＩＤ１３０１が「Ｄ００００１」を利用（導入）することにより、１時間あたりの電気代が３千円にまで抑えられることを提案する。
以上、本実施の形態に係る設備情報管理システム１００によれば、会議の規模に応じた適切な設備の情報を利用者（会議の主催者等）に通知することができる。これにより、管理対象となる設備を、利用状況に合わせて効率良く利用することができるようになる。
１００設備情報管理システム
１０１、１０８ 設備情報管理装置
１５０３ 取得手段
１５０４ 算出手段
１５０５ 収集手段
１５０６ 作成手段
１５０７ 出力手段
１９０１ 抽出手段
特開２００８−１２４６８９号公報

Claims (9)

  1. 会議を開催した場所の情報を含む会議履歴情報を管理する履歴管理手段と、
    前記会議で利用する設備の情報を含む設備管理情報を管理する設備管理手段と、
    前記会議の開催に要した費用の情報を含む経理管理情報を管理する経理管理手段と、
    前記会議で利用可能な機器、又はソフトウェアを含む代替設備の費用に関する情報を管理するコスト管理手段と、
    前記会議履歴情報、及び前記設備管理情報に基づいて前記会議の規模を特定し、前記会議の規模に応じた、前記会議の開催に要した費用より低コストの前記代替設備の情報を収集する収集手段と、
    前記会議の開催に要した費用の情報と、前記収集手段が収集した前記代替設備の情報とを含む報告情報を出力する出力手段と、
    を有する、設備情報管理システム。
  2. 前記報告情報は、前記収集手段が収集した前記代替設備を利用して前記会議を行った場合の費用に関する情報を含む請求項１に記載の設備情報管理システム。
  3. 前記会議の開催条件を含む開催情報を管理する開催管理手段と、
    前記開催情報に基づいて、前記会議の開催条件に応じた設備を抽出する抽出手段と、
    を有し、
    前記会議の開催条件に応じた設備の情報を前記会議の主催者に提供する、請求項１又は２に記載の設備情報管理システム。
  4. 前記会議の出席者の情報を含む出席者情報を管理する出席者管理手段を有し、
    前記抽出手段は、前記会議の出席者の数に基づいて、前記会議の開催条件に応じた設備を抽出する、請求項３に記載の設備情報管理システム。
  5. 前記会議の出席者の所在情報を含む人事管理情報を管理する人事管理手段を有し、
    前記抽出手段は、前記会議の出席者の所在情報に基づいて、前記会議の開催条件に応じた設備を抽出する、請求項３又は４に記載の設備情報管理システム。
  6. 前記会議の開催条件に応じた設備の情報は、コスト削減のための代替設備の情報を含む、請求項３乃至５のいずれか一項に記載の設備情報管理システム。
  7. 会議を開催した場所の情報を含む会議履歴情報を管理する履歴管理手段と、
    前記会議で利用する設備の情報を含む設備管理情報を管理する設備管理手段と、
    前記会議の開催に要した費用の情報を含む経理管理情報を管理する経理管理手段と、
    前記会議で利用可能な機器、又はソフトウェアを含む代替設備の費用に関する情報を管理するコスト管理手段と、
    前記会議履歴情報、及び前記設備管理情報に基づいて前記会議の規模を特定し、前記会議の規模に応じた、前記会議の開催に要した費用より低コストの前記代替設備の情報を収集する収集手段と、
    前記会議の開催に要した費用の情報と、前記収集手段が収集した前記代替設備の情報とを含む報告情報を出力する出力手段と、
    を有する、設備情報管理装置。
  8. 管理対象となる設備に関する情報を管理するコンピュータが実行する設備情報管理方法であって、
    前記コンピュータが、
    会議を開催した場所の情報を含む会議履歴情報と、前記会議で利用する設備の情報を含む設備管理情報と、前記会議の開催に要した費用の情報を含む経理管理情報と、前記会議で利用可能な機器又はソフトウェアを含む代替設備の費用に関する情報と、を管理し、
    前記会議履歴情報、及び前記設備管理情報に基づいて前記会議の規模を特定し、前記会議の規模に応じた、前記会議の開催に要した費用より低コストの前記代替設備の情報を収集する収集手順と、
    前記会議の開催に要した費用の情報と、前記収集手順で収集した前記代替設備の情報とを含む報告情報を出力する出力手順と、
    を実行する、設備情報管理方法。
  9. 管理対象となる設備に関する情報を管理するコンピュータに、
    会議を開催した場所の情報を含む会議履歴情報と、前記会議で利用する設備の情報を含む設備管理情報と、前記会議の開催に要した費用の情報を含む経理管理情報と、前記会議で利用可能な機器又はソフトウェアを含む代替設備の費用に関する情報と、を管理する処理と、
    前記会議履歴情報、及び前記設備管理情報に基づいて前記会議の規模を特定し、前記会議の規模に応じた、前記会議の開催に要した費用より低コストの前記代替設備の情報を収集する処理と、
    前記会議の開催に要した費用の情報と、前記収集する処理で収集した前記代替設備の情報とを含む報告情報を出力する出力手順と、
    を実行させる、プログラム。
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