JP2012234233A

JP2012234233A - Ｔｖ会議予約システム

Info

Publication number: JP2012234233A
Application number: JP2011100386A
Authority: JP
Inventors: Kazuya Tateishi; 和也立石
Original assignee: Hitachi Ltd
Current assignee: Hitachi Ltd
Priority date: 2011-04-28
Filing date: 2011-04-28
Publication date: 2012-11-29

Abstract

【課題】TV会議の予約において参加者を登録した時点で参加者の在勤地から適切な参加TV会議室を選択し予約することが出来るようにする。
【解決手段】サーバ３はクライアント２から参加社員IDが入力されると人員DB８から得られる各参加社員の在勤地とTV会議DB６から得られる設置場所を用い、各参加社員の利用会議室を決定する。また、一態様として、参加予定者を記録したＤＢについて、その在勤位置でソートして記録することが好適である。また、在勤位置と設置位置の関係については、交通機関等での移動時間や移動経費(交通費)を考慮する。
【選択図】図１

Description

本発明はTV会議予約システムに関し、特に参加者と使用会議室の予約に用いて好適なTV会議予約システムに関する。

近年、遠方地とのコミュニケーション手段としてTV会議システムが利用されている。この種のTV会議システムとして、例えば特許文献１が提案されている。特許文献１では、通信ネットワークを介して各種のTV会議端末を接続し、TV会議を行うため、以下の構成が開示されている。特許文献１では、特別な端末や操作を必要としないテレビ会議管理システムを提供するために、通信ネットワークを介して固定及び／又は移動型の各種テレビ会議端末を接続しテレビ会議を行うためのコンピュータシステムによるテレビ会議管理システムであって、通信ネットワークに接続された複数地点の任意のテレビ会議端末と、複数地点のテレビ会議端末を制御・管理するためのＭＣＵ（多地点制御装置）と、少なくとも利用者に電子メールで会議開催通知が可能な会議予約機能を有するグループウェアを実行するための通信ネットワークに接続された利用者端末と、利用者端末で設定されグループウェアを介して発信された電子メールによる会議開催通知を受付け、ＭＣＵを介してテレビ会議端末を制御しテレビ会議開催に伴う各種情報の管理を行う管理サーバとで構成される。

特開2005-109922号公報

特許文献１に記載のTV会議システムでは、グループウェア等を用いて予約を行うことは開示されている。ここで、特許文献１では、特別の管理者に頼らないでも予約を可能にする、とのシステムの運用上の問題を考慮している。しかしながら、TV会議システムの予約については、TV会議端末（機器）の運用上の問題や参加者のスケジュールに加え、参加者と機器の位置関係、言い換えると、参加者の移動についても考慮する必要がある。

そこで、本発明の目的は、各参加者がどこのTV会議機器を利用するか、について、参加者の予約とTV会議機器の予約を行い、参加者の移動も考慮して、各参加者の利用TV会議機器の決定を可能とする技術を提供することにある。

上記目的を達成するために、本発明はTV会議室名と設置場所で構成されるデータベース、参加者とその在勤地にて構成されるデータベースを用いる。参加予定者を予約した際にその在勤地とTV会議機器の設置場所から参加者の適切な利用会議室を決定する。より具体的には、以下の構成とする。すなわち、参加予定者の在勤場所とTV会議機器の設置場所をマッチングし、参加予定者の在勤位置から当該在勤地を含む最も近い設置場所であって予約可能なTV会議機器を選択するものである。また、本発明の一態様として、参加予定者を記録したＤＢについて、その在勤位置でソートして記録することが好適である。また、在勤位置と設置位置の関係については、交通機関等での移動時間や移動経費(交通費)を考慮することも本発明の一態様に含まれる。

本発明によれば、参加者の予約と利用TV会議機器の予約を、その位置関係が適切なものについて行うことが可能になる。

本発明の一実施形態におけるTV会議予約システム構成図本発明の一実施形態におけるTV会議予約システムの処理フロー図

以下に、本発明の一実態形態について説明する。
図１は、ＴＶ会議予約システムに関する構成図を示す。ＴＶ会議予約システムは通信ネットワーク１、クライアント２、サーバ３、ＴＶ会議予約システムデータベース４（以下予約システムＤＢ）、サーバ５、ＴＶ会議データベース６(以下ＴＶ会議ＤＢ)、サーバ７、人員データベース８（以下人員ＤＢ）にて構成される。

通信ネットワーク１にはクライアント２、サーバ３、サーバ５、サーバ７が接続され相互に通信可能に構成されている。また通信ネットワーク１はある企業内に構成されたイントラネットである。クライアント２はある企業の社員が利用するコンピュータであり、プログラムとしてブラウザがインストールされている。

サーバ３は、ある企業にて管理されているコンピュータであり予約システムＤＢ４に接続されている。予約システムＤＢ４には社員を一意に特定することの出来る社員ＩＤ、ＴＶ会議の利用開始時刻、終了時刻、ＴＶ会議の開催候補地を意味する会議候補地、ＴＶ会議を利用したことによる削減効果を記憶することが出来る。またサーバ３は旅費計算機能を有しており、２つの都市間の旅費を算出することができる。

サーバ５は、ある企業にて管理されているコンピュータでありＴＶ会議ＤＢ６に接続されている。ＴＶ会議ＤＢ６はＴＶ会議室名およびＴＶ会議に必要な機器の設置場所を記憶することができる。
サーバ７はある企業にて管理されているコンピュータであり人員ＤＢ７に接続されている。人員ＤＢには社員ＩＤと在勤地を記憶することができる。

これらの各コンピュータは、いわゆるプログラムに従ってＣＰＵの如き演算装置でその処理(後述)を実行する。

図２は、ＴＶ会議予約システムにて実現するＴＶ会議予約機能について処理フローを示したものである。以下処理フローについて詳述する。
クライアント２は、ユーザの操作によりブラウザを用いて予約システムを起動させる（ステップ１）。次に、クライアント２はユーザの操作によりＴＶ会議に参加する社員ＩＤを選択する(ステップ２)。

続いてステップ２にて、得られた社員ＩＤからそれぞれの在勤地を検索する。はじめサーバ３は、1人目の社員ＩＤをもちいてサーバ７にアクセスし、人員ＤＢ８から対象の社員ＩＤにひもづく在勤地を検索し在勤地を取得する（ステップ３）。この1人目の社員ＩＤを得られた社員ＩＤのうちいずれにするかについては、入力順やＩＤの昇順（ないし降順）など任意として構わない。また、このいずれにするかを２人目以降の特定に用いる。２人目からの検索ではステップ３で得られた在勤地を検索時の条件に加え、検索を実施する(ステップ４)。つまり、各社員ＩＤの社員は同じ在勤地である可能性が高いため、この在勤地データを対象に（ふるい落としして）検索を実行する。このために、人員ＤＢ８を在勤地毎のデータベース（テーブル）として構成するとより好適である。なお、この検索は、社員ＩＤと在勤地をＡＮＤ条件として検索しても構わない。これらのように検索された結果に関して結果が得られた場合、得られなかった場合について場合分けを実施する(ステップ５) 。在勤地が得られなかった場合、条件付けされた在勤地を外し、検索を実施する(ステップ６)。また、このステップ６では、在勤地毎のデータベースとしている場合、他の在勤地のデータベースを検索するようにする。

ステップ６により在勤地が得られる。ここでは、サーバ３のメモリに検索された在勤地を記憶することを実行する。またステップ５の時点で在勤地が得られた場合と併せて会議に参加する社員の在勤地が決定される（ステップ７）。３人目以降がいるかどうか判断し(ステップ８)、未検索の社員がいる場合、在勤地の条件付けは前回の検索までの在勤地それぞれを条件に加え在勤地の検索を実施する。各社員ＩＤに関して検索を行ったことで参加社員全員の在勤地が得られることとなる。

次に、ＴＶ会議参加社員がどのＴＶ会議室を利用するか決定する。サーバ３は、ステップ４〜ステップ８にて得られた参加社員の在勤地とＴＶ会議ＤＢ６に記憶されているＴＶ会議機器の設置場所を比較する(ステップ９) 。つまり、会議に参加する社員の在勤地（ステップ４で検索されたもの）に設置されたＴＶ会議機器があるかを、ステップ４で検索された在勤地をキーにＴＶ会議ＤＢ６から検索する。在勤地と設置場所が一致するかどうか（在勤地に設置されたＴＶ会議機器があるか否か）で場合分けを行う(ステップ１０)。在勤地と設置場所が一致した場合、各社員の参加する会議室が決定される(ステップ１２)。ここで、一致するとは、ステップ４で検索された在勤地のそれぞれにＴＶ会議機器が存在する、すなわち、これら在勤地をキーにＴＶ会議ＤＢ６を検索した結果、それぞれに対応するＴＶ会議機器が検索されることを示す。

一致しない場合、サーバ３が各設置場所からと一致しない在勤地（ＴＶ会議機器を検索できなかった在勤地）間の移動経費を算出し、最も移動経費が少ない設置場所を参加会議室として各社員の参加する会議室を決定し、その移動経費を算出する(ステップ１２)。具体的には、以下のとおりの処理を実行する。まず、ステップ４で検索された在勤地のうち、ＴＶ会議機器を検索できなかった在勤地の近隣地を検索する。これは、図示しない事業部データに各事業部(在勤地等)の位置データを記憶しておき、この位置データを用いて、予め定めた範囲内の事業部を特定する。そして、特定された中にＴＶ会議機器があるかを、ＴＶ会議ＤＢ６から検索する。この結果、検索されたものについて、経路検索ソフト(図示せず)を利用して、移動経費を算出し、ここから最安価な事業部＝ＴＶ会議設置箇所を特定する。なお、ここでは、いくつかのステップを踏んだが、予め各事業部間の移動経費を記憶ないしこれを算出するためのルールを記憶しておき、これを用いて再安価な箇所を特定してもよい。
なお、移動経費については、ステップ１０にて在勤地と設置場所が一致した場合は移動経費は０円となる。

次に、ＴＶ会議を利用することによる削減効果を算出する。サーバ３はそれぞれの在勤地に関して一箇所に集まった場合の移動経費を算出する。これは、ステップ１２で説明したような手法（経路検索ソフトの利用者予め各事業部間の移動経費を記憶など）で、ステップ４で検索された各在勤地について計算を行った後、移動経費の最も少ないものをＴＶ会議が無かった場合の会議場所とする。なお、この各在勤地についての計算は、各在勤地それぞれについて、他の参加者の在勤地からの移動経費に人数を掛けることで算出する。算出された移動経費からステップ１２にて算出された移動経費の差分を削減効果とする (ステップ１３)。最後にサーバ３はクライアント２上に削減効果を表示する(ステップ１４)。

１…通信ネットワーク、２…クライアント、３、５、７…サーバ、６…TV予約システムＤＢ、８…TV会議ＤＢ、１０…人員ＤＢ

Claims

通信ネットワークを介して各種TV会議端末機器を接続しテレビ会議の予約を行うためのコンピュータシステムによるTV会議予約システムであって、
前記TV会議端末機器に関し、当該機器の設置位置を含む機器情報を記憶する第1のＤＢと、
前記TV会議端末機器の利用を予定する利用予定者の在勤場所を含む利用予定者情報を記憶する第2のＤＢと、
前記利用予定者から、TV会議の開催を要求する要求情報を受信する手段と、
前記要求情報に含まれる会議参加予定者の在勤地から、当該在勤地を含む最も近い設置場所であって予約可能なTV会議機器を選択する手段とを有することを特徴とするTV会議予約システム。
請求項１に記載のTV会議予約システムにおいて、
前記第2のDBは、前記利用予定者情報を、前記在勤地でソートして記憶することを特徴とするTV会議予約システム。