CN105260858A - Oa智能办公系统及其管理方法 - Google Patents

Abstract

本发明涉及OA智能办公系统及管理方法，系统功能模块，用于系统代码设置、角色权限管理服务、消息通知服务；工作模块，用于发文管理、收文管理、基础设置、待办工作、工作查询、流程日志、超时统计、竣工资料归档；系统管理模块，用于行政办公设置、信息交流设置、定时任务管理、工作流设置、组织机构设置。工作模块通过系统功能模块获取用户的使用权限、登录信息及消息提醒，系统管理模块通过系统功能模块获取系统管理权限数据、工作流程设置数据、用户单位人员角色设置数据及公文模板设置数据，工作模块通过系统管理模块获取收发文操作权限、工作查询权限、竣工资料项目划分基础数据。融合电子签章技术与项目管理业务功能及OA办公流转功能。

Description

OA智能办公系统及其管理方法

技术领域

本发明涉及一种OA智能办公系统及其管理方法。

背景技术

办公系统是办公信息处理的自动化，是指应用各种信息技术和集成技术，充分有效地利用信息资源，完成各种办公业务，提高办公效率和办公质量，实现多种资源的共享，使得多用户可以协同办公。

传统的项目信息管理是以纸为载体，其传输方式是与传统的金字塔式管理体制相适应的沟通方式，这种方式层次多、效率低、费用高，信息处理手段落后，信息反馈速度慢，极易因信息交流沟通失误造成损失。

发明内容

本发明的目的是克服现有技术存在的不足，提供一种OA智能办公系统及其管理方法。

本发明的目的通过以下技术方案来实现：

OA智能办公系统，特点是：包含系统功能模块、工作模块和系统管理模块，所述系统功能模块，用于系统代码设置、角色权限管理服务、消息通知服务；

所述工作模块，用于发文管理、收文管理、基础设置、待办工作、工作查询、流程日志、超时统计、竣工资料归档；

所述系统管理模块，用于行政办公设置、信息交流设置、定时任务管理、工作流设置、组织机构设置。

进一步地，上述的OA智能办公系统，其中，所述工作模块通过系统功能模块获取用户的使用权限、登录信息及消息提醒，系统管理模块通过系统功能模块获取系统管理权限数据、工作流程设置数据、用户单位人员角色设置数据及公文模板设置数据，工作模块通过系统管理模块获取收发文的操作权限、工作查询的权限、竣工资料项目划分的基础数据。

更进一步地，上述的OA智能办公系统，其中，所述系统功能模块包含系统代码模块、角色权限管理模块、及时消息模块和电子签名技术应用模块，所述系统代码模块，用于对各模块设置代码；

所述角色权限管理模块，用于管理数据库中用户表、权限表，为系统管理模块提供基础支撑；

所述及时消息模块，允许用户之间通过系统发送邮件、消息，提供用户之间的及时交互；

所述电子签名技术应用模块，实现所有往来的工程建设类文件的审核，实现会签单网上签署意见及电子签名，实现同一文件可多人审核的电子签名，所有审签流程具备自定义。

更进一步地，上述的OA智能办公系统，其中，所述工作模块包含发文管理模块、收文管理模块、基础设置模块、待办工作模块、工作查询模块、流程日志模块、超时统计模块以及竣工资料归档模块，所述发文管理模块，用于发文拟稿、发文审核、套红盖章；

所述收文管理模块，用于收文登记、领导批阅、收文分发、收文阅读；

所述基础设置模块，用于设置参数、主题词管理、文件类型管理、收文权限管理；

所述待办工作模块，按管理权限审批流程，审批各用户转交来的流程；

所述工作查询模块，查询发起和审批或被授权查询的流程，查询结果可导出EXCEL；

所述流程日志模块，查询流程每一步骤的办理日志情况；

所述超时统计模块，对办理中的流程超过规定时间的流程进行统计；

所述竣工资料归档模块，按照不同的项目划分将竣工资料归档。

再进一步地，上述的OA智能办公系统，其中，所述系统管理模块包含行政办公设置模块、信息交流设置模块、定时任务管理模块、工作流设置模块以及组织机构设置模块，所述行政办公设置模块，设置公共网址、工作日志、公共通讯薄、公告通知、文件套红模板；

所述信息交流设置模块，用于设置短信提醒、手机短信、讨论区、词语过滤、信息过滤审核；

所述定时任务管理模块，用于定时发起流程、工作流超时催办、数据库定时备份；

所述工作流设置模块，用于定义工作流表单、流程，并对流程进行分类；

所述组织机构设置模块，用于设置单位名称、部门、用户及角色与权限。

本发明OA智能办公的管理方法，包括以下步骤：

步骤1、设置系统基础参数，包括权限、角色；

步骤2、设置工作流程参数，包括审批流程、表单；

步骤3、根据表单类型，填写数据，发起业务流程，文件状态为内部文件；

步骤4、根据工作审批流程，由流程中各级人员，对文件进行审核、查看；

步骤5、文件完成审核后，根据需要将文件进行发文，此时文件状态调整为发文状态；

步骤6、发文接受方接受后，文件在接收方的状态处于收文状态；

步骤7、根据文件类型，对文件进行存档管理。

本发明技术方案突出的实质性特点和显著的进步主要体现在：

采用B/S架构，运用MicrosoftVisualStudio和MicrosoftSQLServer，电子签章技术与项目管理业务功能及OA办公流转功能融合在一起，支持多人审核的版式文件电子签名技术，在提供一个专业的业务平台的同时，实现无纸化办公。基于OA的办公平台公文流转及电子签名，实现所有往来的工程建设类文件的审核，实现会签单网上签署意见及电子签名功能，实现同一文件可多人审核的电子签名，所有审签流程具备自定义功能，提供对日常工作中的收发文进行起草、流转、会办审核、电子签名、短信通知、待办提醒等功能，集中整个项目管理系统的附件和文档的管理功能，并对每份文件的执行效能进行监察。

附图说明

下面结合附图对本发明技术方案作进一步说明：

图1：本发明系统的架构示意图；

图2：系统功能模块的架构示意图；

图3：工作模块的架构示意图；

图4：系统管理模块的架构示意图。

具体实施方式

如图1所示，OA智能办公系统，包含系统功能模块1、工作模块2和系统管理模块3，系统功能模块1，用于系统代码设置、角色权限管理服务、消息通知服务；

工作模块2，用于发文管理、收文管理、基础设置、待办工作、工作查询、流程日志、超时统计、竣工资料归档；

系统管理模块3，用于行政办公设置、信息交流设置、定时任务管理、工作流设置、组织机构设置。

工作模块2通过系统功能模块1获取用户的使用权限、登录信息及消息提醒，系统管理模块3通过系统功能模块1获取系统管理权限数据、工作流程设置数据、用户单位人员角色设置数据及公文模板设置数据，工作模块2通过系统系统管理模块3获取收发文的操作权限、工作查询的权限、竣工资料项目划分的基础数据。

如图2所示，系统功能模块1包含系统代码模块101、角色权限管理模块102、及时消息模块103和电子签名技术应用模块104，所述系统代码模块101，用于对各模块设置代码；

角色权限管理模块102，用于管理数据库中用户表、权限表，为系统管理模块3提供基础支撑；

及时消息模块103，允许用户之间通过系统发送邮件、消息，提供用户之间的及时交互；

电子签名技术应用模块101，实现所有往来的工程建设类文件的审核，实现会签单网上签署意见及电子签名，实现同一文件可多人审核的电子签名，所有审签流程具备自定义。

如图3所示，工作模块2包含发文管理模块201、收文管理模块202、基础设置模块203、待办工作模块204、工作查询模块205、流程日志模块206、超时统计模块207以及竣工资料归档模块208，发文管理模块201，用于发文拟稿、发文审核、套红盖章；

收文管理模块202，用于收文登记、领导批阅、收文分发、收文阅读；

基础设置模块203，用于设置参数、主题词管理、文件类型管理、收文权限管理；

待办工作模块204，按管理权限审批流程，审批各用户转交来的流程；

工作查询模块205，查询发起和审批或被授权查询的流程，查询结果可导出EXCEL；

流程日志模块206，查询流程每一步骤的办理日志情况；

超时统计模块207，对办理中的流程超过规定时间的流程进行统计；

竣工资料归档模块208，按照不同的项目划分将竣工资料归档。

如图4所示，系统管理模块3包含行政办公设置模块301、信息交流设置模块302、定时任务管理模块303、工作流设置模块304以及组织机构设置模块305，行政办公设置模块301，设置公共网址、工作日志、公共通讯薄、公告通知、文件套红模板；

信息交流设置模块302，用于设置短信提醒、手机短信、讨论区、词语过滤、信息过滤审核；

定时任务管理模块303，用于定时发起流程、工作流超时催办、数据库定时备份；

工作流设置模块304，用于定义工作流表单、流程，并对流程进行分类；

组织机构设置模块305，用于设置单位名称、部门、用户及角色与权限。

本发明OA智能办公的管理方法，包括以下步骤：

步骤1、设置系统基础参数，包括权限、角色；

步骤2、设置工作流程参数，包括审批流程、表单；

步骤3、根据表单类型，填写数据，发起业务流程，文件状态为内部文件；

步骤4、根据工作审批流程，由流程中各级人员，对文件进行审核、查看；

步骤5、文件完成审核后，根据需要将文件进行发文，此时文件状态调整为发文状态；

步骤6、发文接受方接受后，文件在接收方的状态处于收文状态；

步骤7、根据文件类型，对文件进行存档管理。

具体应用时，基于OA的办公平台公文流转及电子签名系统，实现所有往来的工程建设类文件的审核，实现会签单网上签署意见及电子签名功能，实现同一文件可多人审核的电子签名，所有审签流程具备自定义功能，提供对日常工作中的收发文进行起草、流转、会办审核、电子签名、短信通知、待办提醒等功能，集中整个项目管理系统的附件和文档的管理功能，并对每份文件的执行效能进行监察，提供一个专业的业务平台的同时，实现真正的无纸化办公。通过平台动态直接了解到项目的进度进展情况、控制单元现场施工现状、质量保证体系及完成情况、安全措施环评等现场措施情况、投资完成情况、以及质检资料与工程同步情况。

可实现施工、监理、业主针对同一个文件，在一个模块进行集中处理。可实现每个文件的时限规定，上一步处理人是谁，下一步该传给谁，都一清二楚，同时还可自动生成手机短消息和系统消息给相关领导人，给予工作上的提示，且每个审核人都可在同一个文件上进行电子签名及批注意见。极大的提高了日常办公效率，节约了成本。

公文列表是发起公文、日程处理公文的一个工作台。文档中心为浏览各模块所上传的附件和共享文档中的文档。包括分类浏览和综合查询两个模块，分类浏览功能为文档及附件浏览模块，通过选择不同的查看方式，列出相应的分类表，点击分类表节点，将在右侧列出该表节点的文档和附件。综合查询为文档及附件的综合查询模块，根据设定的组合条件查询符合条件的文档列表。查询条件与上传附件和文档时所设置的属性一致。共享文档主要管理工程相关共享文档。主要功能有新建目录、移动目录、赋权、添加文件及文档的管理。共享文档的目录树根据当前用户所拥有的共享文档目录权限(在各目录的赋权功能进行设置)生成相应的目录树，如果用户拥有根目录(共享文档)的权限，则列出所有目录；否则只列出相关目录，若用户仅拥有某一目录下部分子目录的权限，则仅列出对应的目录，而无法访问其他子目录。

建设项目信息实现高度统一、全面共享，一方面，各参建方通过系统能及时掌握工程动态及和工程相关的各种资料；另一方面，各种业务处理的网上申报、审批、流转的进程一目了然，各流程环环相扣、层层把关。同时也为工程建设各方设置了相应的操作权限，不同的用户分别在自己权限范围内进行操作。工程建设各方用户拥有自己的电子签名章，根据审核流程，逐级确认，实现资料审核的相互监督和严肃性。

采用B/S架构，运用MicrosoftVisualStudio和MicrosoftSQLServer，电子签章技术与项目管理业务功能及OA办公流转功能融合在一起，支持多人审核的版式文件电子签名技术，在提供一个专业的业务平台的同时，实现无纸化办公。采用最新的架构和富客户端技术，界面简洁清新，功能强大，操作简单，极大改善用户体验。兼顾功能与界面、实用性与易用性等方面的同步提升。强大的事务处理功能，对于所有的审核事务，都可以任意指定下一个处理人，设定处理时效，采用手机短信或站内短消息来提醒通知(发送内容可定制)，还可以查阅审核日志。实现所有往来文件网络申报审批及电子签名，即使领导在外出差也可签署文件；加快了领导审核时间，特别是领导出差不在工地现场，通过这个系统一样可以完成公文审核审批及签名工作，降低了各参建单位的管理成本和工作强度。质检资料电子化、竣工文档部分自动归档并全部实现电子化。通过这一系统促进管理工作规范化、标准化，形成统一性的工程管理业务规范，理顺工程管理者内部及相关单位之间的关系。建设项目数据实现扁平化和集中化管理，建设项目数据获取直接化和便捷化。数据直接由项目各方输入，逐级处理，提升管理数据的有效性、真实性、准确性和及时性。提高项目管理的透明度和数据的保密性，加强工程建设项目的业务协同，提升沟通效率，减少沟通成本，实现项目管理经验和数据的有效积累，改变项目建设的粗放式管理模式，真正实现通过先进的管理产生效益。

需要理解到的是：以上所述仅是本发明的优选实施方式，对于本技术领域的普通技术人员来说，在不脱离本发明原理的前提下，还可以作出若干改进和润饰，这些改进和润饰也应视为本发明的保护范围。

Claims (6)

1.OA智能办公系统，其特征在于：包含系统功能模块(1)、工作模块(2)和系统管理模块(3)，所述系统功能模块(1)，用于系统代码设置、角色权限管理、消息通知；

所述工作模块(2)，用于发文管理、收文管理、基础设置、待办工作、工作查询、流程日志、超时统计、竣工资料归档；

所述系统管理模块(3)，用于行政办公设置、信息交流设置、定时任务管理、工作流设置、组织机构设置。

2.根据权利要求1所述的OA智能办公系统，其特征在于：所述工作模块(2)通过系统功能模块(1)获取用户的使用权限、登录信息及消息提醒，系统管理模块(3)通过系统功能模块(1)获取系统管理权限数据、工作流程设置数据、用户单位人员角色设置数据及公文模板设置数据，工作模块(2)通过系统管理模块(3)获取收发文的操作权限、工作查询的权限、竣工资料项目划分的基础数据。

3.根据权利要求1所述的OA智能办公系统，其特征在于：所述系统功能模块(1)包含系统代码模块(101)、角色权限管理模块(102)、及时消息模块(103)和电子签名技术应用模块(104)，所述系统代码模块(101)，用于对各模块设置代码；

所述角色权限管理模块(102)，用于管理数据库中用户表、权限表，为系统管理模块(3)提供支撑；

所述及时消息模块(103)，允许用户之间通过系统发送邮件、消息，提供用户之间的及时交互；

所述电子签名技术应用模块(101)，实现所有往来的工程建设类文件的审核，实现会签单网上签署意见及电子签名，实现同一文件可多人审核的电子签名，所有审签流程具备自定义。

4.根据权利要求1所述的OA智能办公系统，其特征在于：所述工作模块(2)包含发文管理模块(201)、收文管理模块(202)、基础设置模块(203)、待办工作模块(204)、工作查询模块(205)、流程日志模块(206)、超时统计模块(207)以及竣工资料归档模块(208)，所述发文管理模块(201)，用于发文拟稿、发文审核、套红盖章；

所述收文管理模块(202)，用于收文登记、领导批阅、收文分发、收文阅读；

所述基础设置模块(203)，用于设置参数、主题词管理、文件类型管理、收文权限管理；

所述待办工作模块(204)，按管理权限审批流程，审批各用户转交来的流程；

所述工作查询模块(205)，查询发起和审批或被授权查询的流程，查询结果可导出EXCEL；

所述流程日志模块(206)，查询流程每一步骤的办理日志情况；

所述超时统计模块(207)，对办理中的流程超过规定时间的流程进行统计；

所述竣工资料归档模块(208)，按照不同的项目划分将竣工资料归档。

5.根据权利要求1所述的OA智能办公系统，其特征在于：所述系统管理模块(3)包含行政办公设置模块(301)、信息交流设置模块(302)、定时任务管理模块(303)、工作流设置模块(304)以及组织机构设置模块(305)，所述行政办公设置模块(301)，设置公共网址、工作日志、公共通讯薄、公告通知、文件套红模板；

所述信息交流设置模块(302)，用于设置短信提醒、手机短信、讨论区、词语过滤、信息过滤审核；

所述定时任务管理模块(303)，用于定时发起流程、工作流超时催办、数据库定时备份；

所述工作流设置模块(304)，用于定义工作流表单、流程，并对流程进行分类；

所述组织机构设置模块(305)，用于设置单位名称、部门、用户及角色与权限。

6.权利要求1所述系统实现OA智能办公的管理方法，其特征在于：包括以下步骤：

步骤1、设置系统基础参数，包括权限、角色；

步骤2、设置工作流程参数，包括审批流程、表单；

步骤3、根据表单类型，填写数据，发起业务流程，文件状态为内部文件；

步骤4、根据工作审批流程，由流程中各级人员，对文件进行审核、查看；

步骤5、文件完成审核后，根据需要将文件进行发文，此时文件状态调整为发文状态；

步骤6、发文接受方接受后，文件在接收方的状态处于收文状态；

步骤7、根据文件类型，对文件进行存档管理。