CN111666464A - 一种基于云服务的项目文档协作管理系统及方法 - Google Patents

Abstract

本发明涉及基于云服务的项目文档协作管理系统及方法，该系统包含内审库、审批库和发布库，以实现项目各方协同联动管理；其中，项目各方均配置有自行管理的内审库，用于各方项目人员的内部文档审核确认后提交；审批库是根据提交文档所需审批的类型由相关方审核批准，批准后的文档将提交到发布库中正式发布并归档；发布库中的文档是经批准后项目正式文档，这些文档是项目的交付物之一。本发明采用云服务技术为项目各方共享和协作而构造的协同项目文档管理平台，充分利用云计算、云存储和云设施等资源，提供没有时空限制的虚拟的网络空间，设计的三个文档管理库实现各方协同联动审核批准发布项目文档，解决目前以纸质方式管理项目文档存在的问题。

Description

一种基于云服务的项目文档协作管理系统及方法

技术领域

本发明涉及项目文档管理技术，尤其涉及一种基于云服务的项目文档协作管理系统及方法，以云服务技术协同管理项目建设文档，为项目相关各方在项目监管(或管控)平台上协同管理项目文档，实现项目文档及时真实准确完整。

背景技术

项目文档是指那些在项目建设实施开发过程中所产生的记录文件，通常由基础文档、方案文档、协调文档、事项文档和施工文档等五类构成：

(1)、基础文档：指项目前期阶段产出的文件、签订的项目合同文件、法律法规和采用的国家标准规范，包括但不限于项目建议书、可行性研究报告、初步设计方案、招投标文件和合同文件等，这些文件通常不需要在本平台上现阶段进行审核批准，属于从前一阶段继承的法律文件，要求相关方有义务责任的强制执行。

(2)、方案文档：按照基础文件确定的项目建设内容，包括但不限于项目需求、实施组织方案、项目分解、设计方案、施工图纸和实施计划等文件，这些文件将基础文件的工作内容和责任义务具体化，形成可具体实施操作的作业。方案文件需要经过相关方审核批准才能生效。

(3)、协调文档：项目各方沟通协调的相关文档，具体就项目建设过程中的某些事项进行沟通协调的记录，包括但不限于会议纪要、项目总结汇报、工作日志周报月报和事项通报等等，这类文档通常属于确认后发布备案待查。

(4)、事项文档：处理项目建设过程中发生的问题事项类的文档，项目出现问题事项时才会生成，包括但不限于工作联系单、质量整改通知、监理通知单和项目工作要求等等，这类文档通常需要有发出方和签收方的签字确认。

(5)、施工文档：以项目作业施工现场数据支撑生成的施工过程文档。通过将项目施工作业现场采集的质量控制数据即时上传到云服务平台，在项目作业完成施工产出成果后，生成施工过程文档。项目作业方完成作业产出成果后将采集到的数据生成施工文档，由审核方和批准方核实确认。

工程项目建设具有复杂性和唯一性的特征，其产生的技术方法、深化设计方案、施工图纸、质量检测报告、施工过程记录、会议纪录和协同作业等产生的文档是项目所特有的，项目文档应真实准确完整地记录整个施工建设过程，为项目建成以后的验收交付和运营维护打下基础。

项目文档是指项目在建设过程中所产生的文档，包括评审批准的方案报告、相关的备案文件、施工作业现场数据和过程记录文档等，这些文档属于项目所独有，真实完整地记录项目建设实施的过程，为项目的运营打下良好的基础。项目文档与项目产品一样，都是项目交付的内容，二者缺一不可。

项目施工建设过程通常涉及到多个相关方的配合协调，项目文档既是记录并指导各方的项目实施行为，也是协同作业的结果。项目文档基本上都需要项目建设的相关方审核批准才有效，因此项目文档的协同审批效率对项目建设的效率影响很大，对于项目质量、进度和投资三大项目要素的影响有时甚至是决定性的，可见项目文档管理在项目建设过程中是不可或缺的，它是项目竣工后应当交付的产出物之一。

项目文档管理在现实的项目施工建设过程中并没有得到应有的重视，很多项目都没有按照施工建设的规范要求进行施工建设，项目文档没有及时创建撰写和审核，通常采用在竣工验收时需要交付完整的文档，只能为了应付验收而编造补充齐全，这样的项目文档肯定无法真实反映施工建设过程。项目实施方案未经批准、技术方案未经审核和施工图纸未经评审，造成项目施工建设时随意和混乱，项目作业文档缺失，当出现质量问题或工期延误需要分析原因时，往往为时已晚，甚至影响项目的竣工验收。整个项目可能因此变得管理混乱，问题产生后无据可查。文档管理对于一个项目的顺利进行有着至关重要的作用，其关键性不容忽视。

目前的项目文档管理方式更多是依靠纸质文档，计算机只是作为项目文档的编辑工具，项目管理软件也只是应用于项目各方的内部管理，所以项目文档都是以项目相关各方在纸质文件上签字盖章的方式进行审核审批，没有利用信息化手段工具实现文档的数字化管理，因此项目文档管理存在如下问题：

(1)、项目文档采取纸质方式存在的问题：一是管理难，需要专门人员管理，成本高；二是共享难，纸质的信息很难快速共享给相关人员；三是查找难，纸质的文档归类储藏后，很难快速找到需要的文档；四是关联难，项目文档是有互相关联的，纸质文档很难进行关联；五是纠错难，纠正某一纸质信息的错误时，纠正与其相关的信息错误的核对起来难度很大；六是影响效率，纸质信息未能及时分享给项目成员会延缓整个工作流程，工作效率大打折扣。

(2)、没有统一的项目文档管理系统，难以保证项目文档的完整性。项目各方的项目文档管理按照自身的要求，只是解决自身管理项目的需要，这些文档的管理都是各自独立的，难以覆盖整个项目的建设过程，通常存在缺失不完整的情况。

(3)、目前的项目文档管理模式，很难保证项目文档的及时真实准确。项目各方的项目人员都从自身的角度出发，对于后续补充的文档一般都作了修饰，造成了项目文档偏离了项目真实的建设过程。

(4)、项目施工现场以纸质记录的数据，需要经过项目相关方的审核批准才能形成有效的项目文档。现场记录的数据一般都需要汇总整理，然后提交到相关方审核确认批准，无法保证项目文档的时效，容易造成前后不一致，互相矛盾的问题。

(5)、项目文档缺乏集中管理，随着项目建设的延续，项目文档的数量和容量都很庞大，文档的类型和格式不一，大量文档分散在不同项目相关各方，甚至个人手中，难于管理和控制；文档分散存储于项目各方，容易丢失，且纸质文档的抗灾难性差，容易损坏。

(6)、纸质文档的版本管理混乱，版本繁多混乱，难以找到最新最正确的版本；文档历史版本无法丢失，造成过程流失；版本使用错误，而导致各种质量事故。

(7)、项目文档查找缓慢效率低下，需要花大量的时间去查找文档资料，采用的人工方式和资料柜管理，查找非常缓慢，工作效率大为降低，项目文档无法有效协作共享文档共享不方便，项目成员难以获取所需的资料。

项目文档管理是项目相关各方的共同责任，实现项目文档及时准确完整应当建立一个行之有效的管理体系。

发明内容

本发明正是针对上述存在的问题，本发明提供一种基于云服务的项目文档协作管理系统及方法，其中，项目文档管理涉及范围广泛，其内容会根据项目的不同而变化，文档的生命周期一般包括：创建、审批、发布、归档、废止共五个环节，文档的管理包含创建撰写、审核修改、评审批准、签收确认、发布、归档、废止与恢复等，项目文档管理由项目各方协同联动来实现，本发明采用云服务技术实现项目文档协同管理。

项目建设实施开发是由项目各相关方共同协同联动完成的，因此其文档管理同样需要经项目各方审核、分发、确认、签收、评审、批准、发布和归档，才能形成合规有效合格的项目文档。本发明通过云服务技术构建协同联动的项目文档管理系统，解决独立于项目各方内部的项目文档，实现文档的协同联动管理，打破时空限制及时共享，提供高效快速的文档查询检索工具，避免文档遗失和版本错误，保证文档的完整准确，克服线下纸质形式文档管理的问题，为项目的顺利建设提供方便实用的措施。

为实现上述目的，本发明的具体技术方案如下：

一种基于云服务的项目文档协作管理系统，包含内审库、审批库和发布库，以实现项目各方协同联动管理；

其中，项目各方均配置有自行管理的内审库，用于各方项目人员的内部文档审核确认后提交；审批库是根据提交文档所需审批的类型由相关方审核批准，批准后的文档将提交到发布库中正式发布并归档；发布库中的文档是经批准后项目正式文档，这些文档是项目的交付物之一。

优选地，该协作管理系统将协作管理项目文档的审批模式构建成相应的工作流程，按照发布备案模式、分发签收模式、上下审批模式、前后审批模式、左右审批模式、并行审批模式和关联审批模式建立文档的协作管理模板，以标准化的工作流程规范多方协同联动管理项目文档。

优选地，内审库是项目其中一方自行管理的文件，在这个库的文件只有该方的成员才有权限处理，一旦提交到审批库或发布库，即为其它各方共享和协同管理。

优选地，审批库的文件需要按照设定的流程由相关方签收或审核批准，审批库的文件尚不是项目合规的文件，各方均可共享查阅，文件审核方或批准方完成审核批准后才能进入发布库并作为项目的合规文件。

优选地，发布库的文件是经项目所有相关方确认、签收、审核并批准的最终文件，发布库的文件将自动归档管理，实现共享查询检索关联等功能，提高工作效率。

优选地，发布库包含两部分，一部分是经批准需要落实执行的文档，另一部分是被否决的文档，所有这些文档都应归档。

本发明还提供一种基于云服务的项目文档协作管理方法，其包括如下步骤：

S1、文档发起方首先按照自身内部审核审批模式在内审库中确定最终提交的版本，根据文档的性质选择相应的审批模式和相关的审核审批方；

S2、审批库接收到发起方提交的文档后首先会将文档的状态修改为受审的状态，表明该文档正式进入审核审批状态；

S3、审核审批方在接收到审批库的文档审批要求后，根据审批模式要求对文档进行审核审批，审批通过则进入下一步骤，不通过则退回文档发起方或以否决的结果结束进行归档；

S4、文档在审批库以通过的结果结束后，平台会对文档进行发布前的编码和分类，然后转入发布库并修改为发布状态；

S5、发布库在接收到审批库已批准的文档后，即向项目各方正式发布文档并归档管理，至此该文档即为正式的项目文档。

本发明的平台实现项目文档的集中管理，即项目各方的文档都通过平台的审核、确认、分发、签收、批准、发布和归档，平台完整地记录项目文档的状态和审批过程，可实现回溯项目的事项过程。平台将为项目各方提供统一的项目文档共享检索查询浏览的功能，按照项目特性对文档进行分门别类、建立标签索引、关联事项和时间轴的管理方式，以提高项目管理决策效率。

本发明采用云服务技术为项目各方共享和协作而构造的协同项目文档管理平台，充分利用云计算、云存储和云设施等资源，提供没有时空限制的虚拟的网络空间，设计的三个文档管理库实现各方协同联动审核批准发布项目文档，解决目前以纸质方式管理项目文档存在的问题。

项目相关各方以云服务方式集中管理项目文档，通过互联网的线上协作审批和共享项目文档，消除时空限制快速及时处理事务，实现高效协同的项目管理。

本发明的云服务协同管理项目文档平台解决了项目文档分散管理中存在格式混乱的问题，将分散于项目各方甚至于项目成员个人的文档集中管理维护，向各方提供所需的资源，文档状态、审批流程和发布归档等随时可以查阅，通过审批发布确定项目文档的合法合规有效，形成项目过程数字资产，为项目业主及各方的建设运营创造增值效益。具体地说具有如下优势：

(1)、解决项目相关各方在纸质文件上签字盖章的方式进行审核审批存在的弊端，实现统一的项目文档集中管理系统，通过审核审批流程保证项目文档的完整性、准确性和真实性，通过互联网技术、密码技术和区块链技术实现共享文档的使用权限难限制和不可篡改。

(2)、项目文档的集中管理，解决了文档类型格式不一、存放分散的管理和控制问题，避免文件易丢失和文档容易外泄，特别是员工离职带走或删除重要文档造成缺失的问题，解决纸质文档保管难抗灾性差、版本管理混乱、难以共享和查询检索的问题。

(3)、统一的项目文档协同联动管理，不仅保证项目文档的完整真实准确，各方的协作审批保证了文档的合规性；云服务技术提升各方的协作效率，线上操作解决了时间空间地域的限制，保证文档的及时有效。

(4)、互联网云服务技术直接将项目施工现场的数据即时直接上传平台，项目相关各方线上审核批准直接形成有效的项目文档，保证项目施工过程文档的时效，不仅真实有效可靠及时准确，这样就可以直接为项目管理的高效即时响应打下基础。

(5)、项目文档的内审库、审批库和发布库的三库协同管理，确保项目文档的合规有效，实现项目文档的共享，项目人员可随时随地审核批准文档和了解文档的状态，方便的查询检索阅读提高了工作效率。

(6)、项目文档查找缓慢效率低下，需要花大量的时间去查找文档资料，采用的人工方式和资料柜管理，查找非常缓慢，工作效率大为降低，项目文档无法有效协作共享文档共享不方便，项目成员难以获取所需的资料。

附图说明

图1是本发明中项目文档云服务管理示意图；

图2是本发明中项目文档协同联动管理流程示意图；

图3是本发明中发布备案模式流程图；

图4是本发明中分发签收模式流程图；

图5是本发明中上下审批模式流程图；

图6是本发明中前后审批模式流程图；

图7是本发明中左右审批模式流程图；

图8是本发明中并行审批模式流程图；

图9是本发明中关联审批模式流程图；

图10是本发明中基于云服务的项目文档协作管理方法流程图。

具体实施方式

为了便于本领域的普通技术人员能够理解并实施本发明，下面将结合附图对本发明实施例作进一步说明。

参照图1与图2，其显示内审库、审批库和发布库的关系。本发明提供一种基于云服务的项目文档协作管理系统，包含内审库、审批库和发布库，以实现项目各方协同联动管理；

其中，项目各方均配置有自行管理的内审库，用于各方项目人员的内部文档审核确认后提交；审批库是根据提交文档所需审批的类型由相关方审核批准，批准后的文档将提交到发布库中正式发布并归档；发布库中的文档是经批准后项目正式文档，这些文档是项目的交付物之一。

其中，内审库是项目其中一方自行管理的文件，在这个库的文件只有该方的成员才有权限处理，一旦提交到审批库或发布库，即为其它各方共享和协同管理。

审批库的文件需要按照设定的流程由相关方签收或审核批准，审批库的文件尚不是项目合规的文件，各方均可共享查阅，文件审核方或批准方完成审核批准后才能进入发布库并作为项目的合规文件。

发布库的文件是经项目所有相关方确认、签收、审核并批准的最终文件，发布库的文件将自动归档管理，实现共享查询检索关联等功能，提高工作效率。

继续参考图1与图2,101为甲方内审库，102为乙方内审库，103为丙方内审库，109为相关方内审库，各方内审库相对独立，一旦提交到审批库(受审库审批201)或发布库(发布库归档301)，即为其它各方共享和协同管理。

本发明中，项目文档协同管理是通过内审库、审批库和发布库来实现。云服务项目文档协同管理平台为各方建立独立的内审库，由各方自行设置与管理，即项目建设方、承建方、监理方或其它项目实施的相关方均有自身管理的内审库，各方只能自行撰写、编辑、审核、修改各自内审库中的文档，如需要修改已经提交到审批库的文档，则要撤回到内审库后才能修改。

现以承建方提交文档、监理方审核和建设方批准的文档为例说明文档协同管理流程，流程图如图3所示：

一般地，文档审批库和发布库由建设方委托监理方负责管理，项目的正式文档是发布库中正式发布且已编码归档的相关文件。文档协同管理平台中的三个库对项目相关各方可设定权限查阅，但内审库和审批库的文档不是项目的最终文件，需经审核批准并在发布库中发布才能作为项目的最终文件。

内审库：项目相关各方均拥有自身的文档内审库，撰写修订编辑文档只能在自己的内审库内进行，修订编辑完成后要经过内部审核批准后才能提交到审批库中进行审核。即承建方人员修改文档只能是在承建方的内审库内修改，修改完毕并经内审批准后才能提交到审批库中。

审批库：接受项目相关各方内审批准后的文档进行审核审批，审批库一般由建设方委托监理方管理，可根据需要调整不同文档的审核审批流程；项目各方可随时撤回审批库的文档到内审库中进行修订编辑，对于撤回的文档需要重新进行内审后再提交到审批库中审核批准。

发布库：审批库批准后的文档为项目的发布文档，是项目文档的最终文档之一，进入发布库的文档按照文档归档的要求进行分类分项编码，项目的管理控制将以这些文档为基础和依据。如需要修改发布库中的文档，则应以相应文档的附件方式修改补充或声明废止。

项目相关各方通过互联网云服务技术随时随地审核审批项目文档事项，查询检索浏览项目文档，共享项目信息数据资源，结合项目信息模型(PIM)实现项目各方的协同联动管理项目文档，以协同联动审批文档的方式处理项目问题和事项，协调各方建设实施项目的资源配置与作业合作，提高项目建设效率。

本发明提出了项目文档审核审批模式的八种模式，通过将项目建设实施过程中所产生的文档以审核审批的方式进行协同联动管理，项目各方通过协同联动方式实现项目信息的共享与协调作业。项目文档的审批模式为：

(1)、发布备案模式：最简单的模式，项目中的一方提交的文件无需经过审批直接向项目各方发布后备案，即由内审库提交到发布库发布。这类文件通常是项目的基础文档。发布备案模式流程图3所示。

(2)、分发签收模式：项目中的一方发出(分发方)需要其中特定的一方或多方签收(接收方)签收确认的文件，分发方的文件经内审后提交到审批库并通知接收方，接收方可以选择签署确认或拒绝。这类文件在接收方签收后提交到发布库存档待查，分发签收模式流程图4所示。

(3)、上下审批模式：也称为上级否决审批模式，即上级具有否决整个文件的权力，该文件一旦被否决审批否决，该审批即为终止，被否决的文件进入发布库归档。如上级未否决该文件，下级可按照前后审批模式、左右审批模式、关联审批模式和并行审批模式进行审批，在审批通过后即进入发布库归档。上下审批模式流程图5所示。

(4)、前后审批模式：也称串联审批模式，是最为常用的审批模式。这种审批方式就是指当前的审批应在上一环节通过审批后才能进行，如审批未通过则应返回文件提交方修改补充再发起新的审批流程。通常审批方不能直接否决该文档，审批不通过的应退回到发起方，只有发起方才能终止未通过批准的文件。前后审批模式流程图6所示。

(5)、左右审批模式：也称为独立否决审批模式，任意一方均具有否决权，属于一致通过审批模式，即多个审批方独立判断是否通过审批提交文件的内容，只要有审批方不同意即否决该文件。不管通过或否决，该文件在审批后即进入发布库归档。左右审批模式流程图7所示。

(6)、并行审批模式：审批各方独立审批，这种审批模式没有否决权，一般是提出独立意见由文件提交方修改补充后再发起审批，直至所有审批方同意通过或者提交方自行终止。审批通过的文件进入发布库归档。并行审批模式流程图8所示。

(7)、关联审批模式：也为条件审批模式，即同意审批时需要前置条件的模式，在满足某些特定条件时即通过，不满足即为否决。审批完成后进入发布库归档，此时应与相关条件的文件一同关联归档。关联审批模式流程如图9所示。

本发明采用的云服务技术实现项目各方协同联动管理项目文档，协同审批模式过程透明，全程联动留痕，可通过互联网随时随地查阅审批文档，协作管理项目工作事项。

本发明中，项目各方创建、收集、生成和导入的文档首先在平台上的内审库上进行内部审核审批，此时这些只是各方内部的文档，尚不是合规的项目文档。各方内部的文档提交到审批库即成为项目文档的初稿，在按照管理要求进行审核批准结束后转到发布库。发布库包含两部分，一部分是经批准需要落实执行的文档，另一部分是被否决的文档，所有这些文档都应归档。项目文档应是发布库中经批准生效后的文档，属于项目建设运营过程中的资产，为项目各方协作管理项目的基础。

以云服务方式集中管理项目文档，通过扫描拍照、现场采集、创建导入和收集生成等方式将纸质文档、电子文档、媒体文档和法规标准文档等按照规则转化为项目文档统一管理，全面记录项目全生命周期的过程，真实准确及时的文档将是生产出有效的项目数字资产。

项目文档协作管理平台将提供立体的、便于检索的知识网络体系，建立文档的创建、收集、获取、组织、协作、查阅和检索等功能，在项目文档库管理文档属性、状态、标签、分类和关联等，在云服务上实现线上审核审批和阅读文档，将项目文档与项目事项关联，实现项目事务的过程回溯。

本发明中采用云服务技术实现多方项目文档协作管理，以互联网的云平台、云计算和云存储等资源构建多方协作管理平台，以较低的成本按需提供资源为平台提供服务。

以云服务构建的项目文档协作管理平台，将按照项目的需要建设内审库、审批库和发布库，即根据创建的项目建立这三个基础库，每个项目只构建一个审批库和发布库，内审库则根据项目的参与方数量创建相应内审库的数量，确保项目参与方与内审库一一对应。这意味着一个项目有多个内审库实例、一个审批库实例和一个发布库实例，多方协作管理项目文档将通过这三个库来实现。

将协作管理项目文档的审批模式构建成相应的工作流程，按照发布备案模式、分发签收模式、上下审批模式、前后审批模式、左右审批模式、并行审批模式和关联审批模式建立文档的协作管理模板，以标准化的工作流程规范多方协同联动管理项目文档。

参考图10，本发明还提供基于云服务的项目文档协作管理方法，具体文档的协作管理步骤如下：

S1、文档发起方首先按照自身内部审核审批模式在内审库中确定最终提交的版本，根据文档的性质选择相应的审批模式和相关的审核审批方；

S2、审批库接收到发起方提交的文档后首先会将文档的状态修改为受审的状态，表明该文档正式进入审核审批状态；

S3、审核审批方在接收到审批库的文档审批要求后，根据审批模式要求对文档进行审核审批，审批通过则进入下一步骤，不通过则退回文档发起方或以否决的结果结束进行归档；

S4、文档在审批库以通过的结果结束后，平台会对文档进行发布前的编码和分类，然后转入发布库并修改为发布状态；

S5、发布库在接收到审批库已批准的文档后，即向项目各方正式发布文档并归档管理，至此该文档即为正式的项目文档。

以上所述实施例仅表达了本发明的几种实施方式，其描述较为具体和详细，但并不能因此而理解为对本发明专利范围的限制。应当指出的是，对于本领域的普通技术人员来说，在不脱离本发明构思的前提下，还可以做出若干变形和改进，这些都属于本发明的保护范围。因此，本发明专利的保护范围应以所附权利要求为准。

Claims (7)

1.一种基于云服务的项目文档协作管理系统，其特征在于，包含内审库、审批库和发布库，以实现项目各方协同联动管理；

其中，项目各方均配置有自行管理的内审库，用于各方项目人员的内部文档审核确认后提交；审批库是根据提交文档所需审批的类型由相关方审核批准，批准后的文档将提交到发布库中正式发布并归档；发布库中的文档是经批准后项目正式文档，这些文档是项目的交付物之一。

2.根据权利要求1所述的基于云服务的项目文档协作管理系统，其特征在于，该协作管理系统将协作管理项目文档的审批模式构建成相应的工作流程，按照发布备案模式、分发签收模式、上下审批模式、前后审批模式、左右审批模式、并行审批模式和关联审批模式建立文档的协作管理模板，以标准化的工作流程规范多方协同联动管理项目文档。

3.根据权利要求1或2所述的基于云服务的项目文档协作管理系统，其特征在于，内审库是项目其中一方自行管理的文件，在这个库的文件只有该方的成员才有权限处理，一旦提交到审批库或发布库，即为其它各方共享和协同管理。

4.根据权利要求3所述的基于云服务的项目文档协作管理系统，其特征在于，审批库的文件需要按照设定的流程由相关方签收或审核批准，审批库的文件尚不是项目合规的文件，各方均可共享查阅，文件审核方或批准方完成审核批准后才能进入发布库并作为项目的合规文件。

5.根据权利要求4所述的基于云服务的项目文档协作管理系统，其特征在于，发布库的文件是经项目所有相关方确认、签收、审核并批准的最终文件，发布库的文件将自动归档管理，实现共享查询检索关联等功能，提高工作效率。

6.根据权利要求4所述的基于云服务的项目文档协作管理系统，其特征在于，发布库包含两部分，一部分是经批准需要落实执行的文档，另一部分是被否决的文档，所有这些文档都应归档。

7.一种基于云服务的项目文档协作管理方法，其特征在于，其包括如下步骤：

S1、文档发起方首先按照自身内部审核审批模式在内审库中确定最终提交的版本，根据文档的性质选择相应的审批模式和相关的审核审批方；

S2、审批库接收到发起方提交的文档后首先会将文档的状态修改为受审的状态，表明该文档正式进入审核审批状态；

S3、审核审批方在接收到审批库的文档审批要求后，根据审批模式要求对文档进行审核审批，审批通过则进入下一步骤，不通过则退回文档发起方或以否决的结果结束进行归档；

S4、文档在审批库以通过的结果结束后，平台会对文档进行发布前的编码和分类，然后转入发布库并修改为发布状态；

S5、发布库在接收到审批库已批准的文档后，即向项目各方正式发布文档并归档管理，至此该文档即为正式的项目文档。

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