CN113609069A - 文档管理方法、系统、终端设备及存储介质 - Google Patents

Abstract

本发明提供了一种文档管理方法、系统、终端设备及存储介质，该方法包括：构建文档结构，并根据项目的基本信息对所述文档结构进行初始化；确定所述文档结构中每个文档的文档状态，并根据所述文档状态向用户进行文档上传提示；针对所述文档结构中的每个文档，接收用户的上传文件，并根据所述上传文件的标签确定在对应所述文档中的文档属性；确定所述文档结构中每个所述文档的文档检查状态，并根据所述文档检查状态向用户进行文档检测提示。本发明通过采用文档结构的方式进行文档和文件的管理，提高了文档管理的准确性，防止了由于采用共享目录的方式进行文档管理，所导致的文档管理准确性低下的现象。

Description

文档管理方法、系统、终端设备及存储介质

技术领域

本发明文档管理技术领域，尤其涉及一种文档管理方法、系统、终端设备及存储介质。

背景技术

信息科技项目建设及外包活动实施过程中均会形成大量文档材料，如何对文档材料进行规范化的管理，已成项目管理中一个亟待解决的问题。

现有的文档管理过程中，均是采用共享目录的方式进行文档的管理，进而导致文档管理的准确性低下。

发明内容

本发明实施例的目的在于提供一种文档管理方法、系统、终端设备及存储介质，旨在解决现有的文档管理方法使用过程中，文档管理准确性低下的问题。

本发明实施例是这样实现的，一种文档管理方法，所述方法包括：

构建文档结构，并根据项目的基本信息对所述文档结构进行初始化；

确定所述文档结构中每个文档的文档状态，并根据所述文档状态向用户进行文档上传提示；

针对所述文档结构中的每个文档，接收用户的上传文件，并根据所述上传文件的标签确定在对应所述文档中的文档属性；

确定所述文档结构中每个所述文档的文档检查状态，并根据所述文档检查状态向用户进行文档检测提示。

更进一步的，所述构建文档结构，包括：

获取所述项目的生命周期信息、外包信息和上线阶段信息；

根据获取到的所述生命周期信息、所述外包信息和所述上线阶段信息构建所述文档结构。

更进一步的，所述确定所述文档结构中每个文档的文档状态，包括：

查询所述项目的项目等级和外包活动等级，并根据所述项目等级和所述外包活动等级确定每个所述文档的文档状态，所述文档状态包括必须提交状态、可选提交状态和无需提交状态。

更进一步的，所述方法还包括：

根据所述项目的项目信息和/或外包信息，确定文档清单；

分别确定所述文档清单中每个文档的文档状态，并根据每个文档的文档状态对所述文档清单进行裁剪；

根据裁剪后的所述文档清单发送文档上传提示。

更进一步的，所述根据所述上传文件的标签确定在对应所述文档中的文档属性之后，还包括：

根据所述文档属性确定所述上传文件的文件标签，并根据所述文件标签对所述文件进行标签标记。

本发明实施例的另一目的在于提供一种文档管理系统，所述系统包括：

文档结构构建模块，用于构建文档结构，并根据项目的基本信息对所述文档结构进行初始化；

文档状态确定模块，用于确定所述文档结构中每个文档的文档状态，并根据所述文档状态向用户进行文档上传提示；

文档属性确定模块，用于针对所述文档结构中的每个文档，接收用户的上传文件，并根据所述上传文件的标签确定在对应所述文档中的文档属性；

文档检查状态确定模块，用于确定所述文档结构中每个所述文档的文档检查状态，并根据所述文档检查状态向用户进行文档检测提示。

更进一步的，所述文档结构构建模块还用于：

获取所述项目的生命周期信息、外包信息和上线阶段信息；

根据获取到的所述生命周期信息、所述外包信息和所述上线阶段信息构建所述文档结构。

更进一步的，所述文档状态确定模块还用于：

查询所述项目的项目等级和外包活动等级，并根据所述项目等级和所述外包活动等级确定每个所述文档的文档状态，所述文档状态包括必须提交状态、可选提交状态和无需提交状态。

本发明实施例的另一目的在于提供一种终端设备，包括存储器、处理器以及存储在所述存储器中并可在所述处理器上运行的计算机程序，所述处理器执行所述计算机程序时实现如上述方法的步骤。

本发明实施例的另一目的在于提供一种计算机可读存储介质，所述计算机可读存储介质存储有计算机程序，所述计算机程序被处理器执行时实现上述方法的步骤。

本发明实施例，通过构建文档结构，并根据项目的基本信息对文档结构进行初始化，基于初始化后的文档结构进行文档和文件的管理，提高了文档管理的准确性，通过确定文档结构中每个文档的文档状态，基于确定到的文档的文档状态，能准确的提示用户对对应的文档进行上传，提高了文档管理的准确性，针对文档结构中的每个文档，通过接收用户的上传文件，并根据上传文件的标签确定在对应文档中的文档属性，提高了不同文件在对应文档中管理的准确性，通过确定文档结构中每个文档的文档检查状态，基于确定到的文档的文档检查状态，有效的方便了用户对不同文档的检测状态的查看。

附图说明

图1是本发明第一实施例提供的文档管理方法的流程图；

图2和图3是本发明第一实施例提供的文档结构的示意图；

图4是本发明第二实施例提供的文档管理方法的流程图；

图5是本发明第三实施例提供的文档管理系统的结构示意图；

图6是本发明第四实施例提供的终端设备的结构示意图。

具体实施方式

为了使本发明的目的、技术方案及优点更加清楚明白，以下结合附图及实施例，对本发明进行进一步详细说明。应当理解，此处所描述的具体实施例仅仅用以解释本发明，并不用于限定本发明。

为了说明本发明所述的技术方案，下面通过具体实施例来进行说明。

实施例一

请参阅图1，是本发明第一实施例提供的文档管理方法的流程图，包括步骤：

步骤S10，构建文档结构，并根据项目的基本信息对所述文档结构进行初始化；

可选的，该步骤中，所述构建文档结构，包括：

获取所述项目的生命周期信息、外包信息和上线阶段信息；

根据获取到的所述生命周期信息、所述外包信息和所述上线阶段信息构建所述文档结构；

其中，一个项目实施分不同的生命周期，例如，立项、采购、需求、设计、开发、测试、上线和验收等，该上线阶段信息包括针对该项目设置的实施阶段，例如，针对项目设置有第一实施阶段、第二实施阶段和第三实施阶段等，针对每个实施阶段，均设置有对应的生命周期。

本实施例中，设置有“项目/外包”、“生命周期”两个维度对文档进行分类的管理，各文档既归属于“项目/外包”亦归属于相应“生命周期”，通过“归属项目”字段对项目与外包活动进行关联。

“项目/外包”用于区分每个文档是属于“项目”的文档或者是“外包”的文档，项目和外包的关系是交集关系，可能存在以下几种情况：

没有外包活动的项目(或可理解为自主研发的项目)，这种项目完全是靠自身技术及人力完成的项目，不存在采购第三方产品或者人力的情况(或可理解为没有外包)。对于这种情况，某些属于“外包”属性的文档(如外包风险评估、外包尽职调查等)则不存在；

有存在外包活动的项目，这种项目除了有正常项目文档外，还有其他“外包”属性的文档，同时某些项目可能会有多个外包活动，则就会有多套外包相关的文档。还有部分是纯粹的外包活动，不是项目，则就没有项目文档，只有外包文档。

本实施例中，首先要先建立项目、外包文档的分类体系，第一层为项目/外包，第二层为生命周期，第三层为具体的文档(这一层还可以无限制细分层级，比如某几个文档可以归属成一大类文档，那么可以再细分成第四层、第五层……)。其次对项目、外包不同生命周期进行排序，以便在“生命周期”作为第一维度时确定展现顺序。同样可以对第三层、第四层……的文档确定排序。

如果将“项目/外包”作为第一维度，“生命周期”作为第二维度，展现某个“有2个外包活动的项目”的文档，则该文档结构如下表：

如果将“生命周期”作为第一维度，“项目/外包”作为第二维度，则该文档结构如下表：

该步骤中，基于生命周期信息、外包信息和上线阶段信息，生成对应的“项目/外包”、“生命周期”和“上线阶段”三个层级，三个层级可进行自由排列组合。默认采用了“树状视图”，以清晰地展示文档的层级关系和文档状态，也提供了带面包屑的文件夹视图，用户可根据使用习惯构建出对应自定义的文档查阅方式。

例如，请查阅图2，图2是采用“项目/外包”-“生命周期”-“上线阶段”的排列组合的方式所展示的结构示意图，或，请查阅图3，图3是采用“项目/外包”-“上线阶段”-“生命周期”的排列组合的方式所展示的结构示意图。

步骤S20，确定所述文档结构中每个文档的文档状态，并根据所述文档状态向用户进行文档上传提示；

其中，通过确定文档结构中每个文档的文档状态，基于该文档状态能有效的向用户进行文档上传提示，该文档上传提示用于提示用户，在该文档结构中必须上传的文档、可选上传的文档和无需上传的文档，使得用户可以基于文档上传提示，能进一步确认不同的文档是“适用”还是“不适用”于当前的项目。

可选的，该步骤中，所述确定所述文档结构中每个文档的文档状态，包括：

查询所述项目的项目等级和外包活动等级，并根据所述项目等级和所述外包活动等级确定每个所述文档的文档状态；

其中，文档状态包括必须提交状态、可选提交状态和无需提交状态，通过查询所述项目的项目等级和外包活动等级，基于该项目的项目等级和外包活动等级，能有效地确定到该项目对应必须提交的文档、可选提交的文档和无需提交的文档，例如：项目等级分为A、B、C级，对于A级项目文档1、2、3为必须有，文档4、5为可选；B级项目文档1必须有，文档2、3、4、5为可选。外包活动等级分为重大、较大、一般，对于重大外包，文档3、7必须有，文档5、6可选。

当一个项目等级为B级，外包活动等级为重大的项目，则文档1、3、7必须提交，2、4、5、6为可选。

可选的，本实施例中还设置有其他要素信息，可自动根据要素信息确定各文档中的必须文档。

步骤S30，针对所述文档结构中的每个文档，接收用户的上传文件，并根据所述上传文件的标签确定在对应所述文档中的文档属性；

其中，通过上传文件的标签确定在对应文档中的文档属性，能有效地针对每个文档存储对应的上传文件，进而提高了上传文件存储的准确性，且方便了用户对同一文档中不同上传文件的查看。

可选的，该步骤中，所述根据所述上传文件的标签确定在对应所述文档中的文档属性，还包括：

分别查询各文档中各文件的检查状态，并根据各文件的检查状态对各文件和/文档进行检查标记；

其中，该文件的检查状态包括未检查和已检查，当该文件的检查状态为未检查时，则判定该待管理文档数据对应项目的审核人员还未对该文件进行审核检查，当该文件的检查状态为已检查时，则判定该待管理文档数据对应项目的审核人员已经对该文件进行了审核检查。

该步骤中，当任一文档中的文件的检查状态为未检查时，则判定该文档的检测状态为未检查，可选的，该步骤中，还可以通过查询各文档中的目标文件，当文档中的任一目标文件的检查状态为未检查时，则判定该文档的检测状态为未检查，该目标文件为对应文档进行归档时所必须提供的文件。

进一步地，该步骤中，所述根据所述上传文件的标签确定在对应所述文档中的文档属性之后，还包括：

根据所述文档属性确定所述上传文件的文件标签，并根据所述文件标签对所述文件进行标签标记，其中，通过文档属性确定上传文件的文件标签，基于该文件标签能有效地对文件进行标签标记，基于标签标记后的文件，方便了用户在文档中不同类型文件的查看。

可选的，该步骤中，引入了“文档”和“文件”两层概念，文档下可以有0～N个文件。在“文件”概念中引入“标签”的概念，可将一个文档下的文件分为“终稿”、“佐证材料”等不同标签(还可以引入其他标签区分文件的类型)，便于同一个文档下不同标签和用途文件的分类管理。

步骤S40，确定所述文档结构中每个所述文档的文档检查状态，并根据所述文档检查状态向用户进行文档检测提示。

其中，该文档的检查状态包括已检查和未检查，若该文档的检查状态为已检查，则判定审核人员已经对该文档中的文件进行了审核，若该文档的检查状态为未检查，则判定审核人员已经对该文档中的文件还未完成审核。

该步骤中，通过确定文档结构中每个文档的文档检查状态，基于该文档检查状态能有效地对用户进行文档检测提示，基于该文档检测提示，有效地方便了用户对还未完成审核的文档的查看。

可选的，该步骤中，在文档上传界面中提供了“建议归档文件”，提示项目经理应该上传的文件，结合项目各类信息(如项目等级、外包活动等级、研发模式等)进行智能判定，提示文档以及文档中的不同文件是必须提交、可选提交还是无需提交。通过流转记录中可看到最近一次的流转情况，便于项目经理及文档审核人员查看自己最需要了解的一次流程流转信息。

本实施例，通过构建文档结构，并根据项目的基本信息对文档结构进行初始化，基于初始化后的文档结构进行文档和文件的管理，提高了文档管理的准确性，通过确定文档结构中每个文档的文档状态，基于确定到的文档的文档状态，能准确的提示用户对对应的文档进行上传，提高了文档管理的准确性，针对文档结构中的每个文档，通过接收用户的上传文件，并根据上传文件的标签确定在对应文档中的文档属性，提高了不同文件在对应文档中管理的准确性，通过确定文档结构中每个文档的文档检查状态，基于确定到的文档的文档检查状态，有效的方便了用户对不同文档的检测状态的查看。

实施例二

请参阅图4，是本发明第二实施例提供的文档管理方法的流程图，该文档管理方法还包括步骤：

步骤S50，根据所述项目的项目信息和/或外包信息，确定文档清单；

其中，通过将该项目的项目信息和/或外包信息与预存储的清单查询表进行匹配，以确定该项目对应的文档清单，该清单查询表中存储有不同项目信息和/或外包信息与对应项文档清单之间的对应关系。

步骤S60，分别确定所述文档清单中每个文档的文档状态，并根据每个文档的文档状态对所述文档清单进行裁剪；

其中，可以根据用户的需求分别确定文档清单中每个文档的文档状态，即，用户可以主观选择每个文档是否必须、可选或无需提交，用户可参考这个建议和提示，进一步确认这个文档是“适用”还是“不适用”于这个项目。

可选的，该步骤中，还可以根据项目的项目等级、项目信息和项目状态等信息，以分别确定文档清单中每个文档的文档状态，并将文档清单中为不适用状态的文档进行删除，以达到对该文档清单的裁剪效果。

步骤S70，根据裁剪后的所述文档清单发送文档上传提示；

其中，通过裁剪后的文档清单发送文档上传提示，能有效地对用户文档上传过程中起到提示效果，提高了文档管理效率。

本实施例中，根据每个文档的文档状态对文档清单进行裁剪，能有效地将文档清单中为不适用状态的文档进行删除，方便了用户的文档上传操作，通过裁剪后的文档清单发送文档上传提示，能有效地对用户文档上传过程中起到提示效果。

实施例三

请参阅图5，是本发明第三实施例提供的文档管理系统100的结构示意图，包括：文档结构构建模块10、文档状态确定模块11、文档属性确定模块12和文档检查状态确定模块13，其中：

文档结构构建模块10，用于构建文档结构，并根据项目的基本信息对所述文档结构进行初始化。

所述文档结构构建模块10还用于：

获取所述项目的生命周期信息、外包信息和上线阶段信息；

根据获取到的所述生命周期信息、所述外包信息和所述上线阶段信息构建所述文档结构

文档状态确定模块11，用于确定所述文档结构中每个文档的文档状态，并根据所述文档状态向用户进行文档上传提示。

所述文档状态确定模块10还用于：

查询所述项目的项目等级和外包活动等级，并根据所述项目等级和所述外包活动等级确定每个所述文档的文档状态，所述文档状态包括必须提交状态、可选提交状态和无需提交状态。

文档属性确定模块12，用于针对所述文档结构中的每个文档，接收用户的上传文件，并根据所述上传文件的标签确定在对应所述文档中的文档属性。

其中，该文档属性确定模块12还用于：根据所述文档属性确定所述上传文件的文件标签，并根据所述文件标签对所述文件进行标签标记。

文档检查状态确定模块13，用于确定所述文档结构中每个所述文档的文档检查状态，并根据所述文档检查状态向用户进行文档检测提示。

文档检测状态确定模块13还用于：根据所述项目的项目信息和/或外包信息，确定文档清单；

分别确定所述文档清单中每个文档的文档状态，并根据每个文档的文档状态对所述文档清单进行裁剪；

根据裁剪后的所述文档清单发送文档上传提示。

本实施例，通过构建文档结构，并根据项目的基本信息对文档结构进行初始化，基于初始化后的文档结构进行文档和文件的管理，提高了文档管理的准确性，通过确定文档结构中每个文档的文档状态，基于确定到的文档的文档状态，能准确的提示用户对对应的文档进行上传，提高了文档管理的准确性，针对文档结构中的每个文档，通过接收用户的上传文件，并根据上传文件的标签确定在对应文档中的文档属性，提高了不同文件在对应文档中管理的准确性，通过确定文档结构中每个文档的文档检查状态，基于确定到的文档的文档检查状态，有效的方便了用户对不同文档的检测状态的查看。

实施例四

图6是本申请第四实施例提供的一种终端设备2的结构框图。如图6所示，该实施例的终端设备2包括：处理器20、存储器21以及存储在所述存储器21中并可在所述处理器20上运行的计算机程序22，例如文档管理方法的程序。处理器20执行所述计算机程序23时实现上述各个文档管理方法各实施例中的步骤，例如图1所示的S10至S40，或者图4所示的S50至S70。或者，所述处理器20执行所述计算机程序22时实现上述图5对应的实施例中各单元的功能，例如，图5所示的单元10至13的功能，具体请参阅图5对应的实施例中的相关描述，此处不赘述。

示例性的，所述计算机程序22可以被分割成一个或多个单元，所述一个或者多个单元被存储在所述存储器21中，并由所述处理器20执行，以完成本申请。所述一个或多个单元可以是能够完成特定功能的一系列计算机程序指令段，该指令段用于描述所述计算机程序22在所述终端设备2中的执行过程。例如，所述计算机程序22可以被分割成文档结构构建模块10、文档状态确定模块11、文档属性确定模块12和文档检查状态确定模块13，各单元具体功能如上所述。

所述终端设备可包括，但不仅限于，处理器20、存储器21。本领域技术人员可以理解，图6仅仅是终端设备2的示例，并不构成对终端设备2的限定，可以包括比图示更多或更少的部件，或者组合某些部件，或者不同的部件，例如所述终端设备还可以包括输入输出设备、网络接入设备、总线等。

所称处理器20可以是中央处理单元(Central Processing Unit，CPU)，还可以是其他通用处理器、数字信号处理器(Digital Signal Processor，DSP)、专用集成电路(Application Specific Integrated Circuit，ASIC)、现成可编程门阵列(Field-Programmable Gate Array，FPGA)或者其他可编程逻辑器件、分立门或者晶体管逻辑器件、分立硬件组件等。通用处理器可以是微处理器或者该处理器也可以是任何常规的处理器等。

所述存储器21可以是所述终端设备2的内部存储单元，例如终端设备2的硬盘或内存。所述存储器21也可以是所述终端设备2的外部存储设备，例如所述终端设备2上配备的插接式硬盘，智能存储卡(Smart Media Card，SMC)，安全数字(Secure Digital，SD)卡，闪存卡(Flash Card)等。进一步地，所述存储器21还可以既包括所述终端设备2的内部存储单元也包括外部存储设备。所述存储器21用于存储所述计算机程序以及所述终端设备所需的其他程序和数据。所述存储器21还可以用于暂时地存储已经输出或者将要输出的数据。

另外，在本申请各个实施例中的各功能单元可以集成在一个处理单元中，也可以是各个单元单独物理存在，也可以两个或两个以上单元集成在一个单元中。上述集成的单元既可以采用硬件的形式实现，也可以采用软件功能单元的形式实现。

集成的模块如果以软件功能单元的形式实现并作为独立的产品销售或使用时，可以存储在一个计算机可读存储介质中。其中，计算机可读存储介质可以是非易失性的，也可以是易失性的。基于这样的理解，本申请实现上述实施例方法中的全部或部分流程，也可以通过计算机程序来指令相关的硬件来完成，计算机程序可存储于一计算机可读存储介质中，该计算机程序在被处理器执行时，可实现上述各个方法实施例的步骤。其中，计算机程序包括计算机程序代码，计算机程序代码可以为源代码形式、对象代码形式、可执行文件或某些中间形式等。计算机可读存储介质可以包括：能够携带计算机程序代码的任何实体或装置、记录介质、U盘、移动硬盘、磁碟、光盘、计算机存储器、只读存储器(ROM，Read-OnlyMemory)、随机存取存储器(RAM，Random Access Memory)、电载波信号、电信信号以及软件分发介质等。需要说明的是，计算机可读存储介质包含的内容可以根据司法管辖区内立法和专利实践的要求进行适当的增减，例如在某些司法管辖区，根据立法和专利实践，计算机可读存储介质不包括电载波信号和电信信号。

以上所述实施例仅用以说明本申请的技术方案，而非对其限制；尽管参照前述实施例对本申请进行了详细的说明，本领域的普通技术人员应当理解：其依然可以对前述各实施例所记载的技术方案进行修改，或者对其中部分技术特征进行等同替换；而这些修改或者替换，并不使相应技术方案的本质脱离本申请各实施例技术方案的精神和范围，均应包含在本申请的保护范围之内。

Claims (10)

1.一种文档管理方法，其特征在于，所述方法包括：

构建文档结构，并根据项目的基本信息对所述文档结构进行初始化；

确定所述文档结构中每个文档的文档状态，并根据所述文档状态向用户进行文档上传提示；

针对所述文档结构中的每个文档，接收用户的上传文件，并根据所述上传文件的标签确定在对应所述文档中的文档属性；

确定所述文档结构中每个所述文档的文档检查状态，并根据所述文档检查状态向用户进行文档检测提示。

2.如权利要求1所述的文档管理方法，其特征在于，所述构建文档结构，包括：

获取所述项目的生命周期信息、外包信息和上线阶段信息；

根据获取到的所述生命周期信息、所述外包信息和所述上线阶段信息构建所述文档结构。

3.如权利要求1所述的文档管理方法，其特征在于，所述确定所述文档结构中每个文档的文档状态，包括：

查询所述项目的项目等级和外包活动等级，并根据所述项目等级和所述外包活动等级确定每个所述文档的文档状态，所述文档状态包括必须提交状态、可选提交状态和无需提交状态。

4.如权利要求1所述的文档管理方法，其特征在于，所述方法还包括：

根据所述项目的项目信息和/或外包信息，确定文档清单；

分别确定所述文档清单中每个文档的文档状态，并根据每个文档的文档状态对所述文档清单进行裁剪；

根据裁剪后的所述文档清单发送文档上传提示。

5.如权利要求1所述的文档管理方法，其特征在于，所述根据所述上传文件的标签确定在对应所述文档中的文档属性之后，还包括：

根据所述文档属性确定所述上传文件的文件标签，并根据所述文件标签对所述文件进行标签标记。

6.一种文档管理系统，其特征在于，所述系统包括：

文档结构构建模块，用于构建文档结构，并根据项目的基本信息对所述文档结构进行初始化；

文档状态确定模块，用于确定所述文档结构中每个文档的文档状态，并根据所述文档状态向用户进行文档上传提示；

文档属性确定模块，用于针对所述文档结构中的每个文档，接收用户的上传文件，并根据所述上传文件的标签确定在对应所述文档中的文档属性；

文档检查状态确定模块，用于确定所述文档结构中每个所述文档的文档检查状态，并根据所述文档检查状态向用户进行文档检测提示。

7.如权利要求6所述的文档管理系统，其特征在于，所述文档结构构建模块还用于：

获取所述项目的生命周期信息、外包信息和上线阶段信息；

根据获取到的所述生命周期信息、所述外包信息和所述上线阶段信息构建所述文档结构。

8.如权利要求6所述的文档管理系统，其特征在于，所述文档状态确定模块还用于：

查询所述项目的项目等级和外包活动等级，并根据所述项目等级和所述外包活动等级确定每个所述文档的文档状态，所述文档状态包括必须提交状态、可选提交状态和无需提交状态。

9.一种终端设备，包括存储器、处理器以及存储在所述存储器中并可在所述处理器上运行的计算机程序，其特征在于，所述处理器执行所述计算机程序时实现如权利要求1至5任一项所述方法的步骤。

10.一种计算机可读存储介质，所述计算机可读存储介质存储有计算机程序，其特征在于，所述计算机程序被处理器执行时实现如权利要求1至5任一项所述方法的步骤。

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