CN113190501A - 水利水电工程质量验评电子文件形成及归档方法 - Google Patents
水利水电工程质量验评电子文件形成及归档方法 Download PDFInfo
- Publication number
- CN113190501A CN113190501A CN202110455036.9A CN202110455036A CN113190501A CN 113190501 A CN113190501 A CN 113190501A CN 202110455036 A CN202110455036 A CN 202110455036A CN 113190501 A CN113190501 A CN 113190501A
- Authority
- CN
- China
- Prior art keywords
- file
- electronic file
- electronic
- quality
- module
- Prior art date
- Legal status (The legal status is an assumption and is not a legal conclusion. Google has not performed a legal analysis and makes no representation as to the accuracy of the status listed.)
- Pending
Links
- 238000012372 quality testing Methods 0.000 title claims abstract description 67
- 238000000034 method Methods 0.000 title claims abstract description 52
- XLYOFNOQVPJJNP-UHFFFAOYSA-N water Substances O XLYOFNOQVPJJNP-UHFFFAOYSA-N 0.000 title claims abstract description 22
- 238000003860 storage Methods 0.000 claims abstract description 11
- 238000012795 verification Methods 0.000 claims description 36
- 238000007689 inspection Methods 0.000 claims description 30
- 230000008569 process Effects 0.000 claims description 26
- 238000012550 audit Methods 0.000 claims description 11
- 238000012546 transfer Methods 0.000 claims description 11
- 238000001303 quality assessment method Methods 0.000 claims description 8
- 238000009826 distribution Methods 0.000 claims description 5
- 238000000605 extraction Methods 0.000 claims description 5
- 238000013441 quality evaluation Methods 0.000 abstract description 13
- 230000015572 biosynthetic process Effects 0.000 abstract description 5
- 230000008901 benefit Effects 0.000 abstract description 4
- 210000001503 joint Anatomy 0.000 abstract description 3
- 230000007547 defect Effects 0.000 abstract description 2
- 238000007726 management method Methods 0.000 description 37
- 238000010276 construction Methods 0.000 description 18
- 238000012163 sequencing technique Methods 0.000 description 10
- 238000012360 testing method Methods 0.000 description 9
- 238000010586 diagram Methods 0.000 description 8
- 238000011156 evaluation Methods 0.000 description 7
- 238000001514 detection method Methods 0.000 description 4
- 239000000463 material Substances 0.000 description 4
- 238000012986 modification Methods 0.000 description 4
- 230000004048 modification Effects 0.000 description 4
- 230000002159 abnormal effect Effects 0.000 description 3
- 238000011161 development Methods 0.000 description 3
- 238000005516 engineering process Methods 0.000 description 3
- 238000012797 qualification Methods 0.000 description 3
- 230000009286 beneficial effect Effects 0.000 description 2
- 230000000694 effects Effects 0.000 description 2
- 238000011835 investigation Methods 0.000 description 2
- 238000004519 manufacturing process Methods 0.000 description 2
- 230000007246 mechanism Effects 0.000 description 2
- 238000004458 analytical method Methods 0.000 description 1
- 239000000969 carrier Substances 0.000 description 1
- 238000012217 deletion Methods 0.000 description 1
- 230000037430 deletion Effects 0.000 description 1
- 238000009795 derivation Methods 0.000 description 1
- 239000000284 extract Substances 0.000 description 1
- 230000002349 favourable effect Effects 0.000 description 1
- 239000000203 mixture Substances 0.000 description 1
- 230000008520 organization Effects 0.000 description 1
- 238000013439 planning Methods 0.000 description 1
- 238000012545 processing Methods 0.000 description 1
- 238000005067 remediation Methods 0.000 description 1
- 238000012958 reprocessing Methods 0.000 description 1
- 238000011160 research Methods 0.000 description 1
- 238000012216 screening Methods 0.000 description 1
Images
Classifications
-
- G—PHYSICS
- G06—COMPUTING; CALCULATING OR COUNTING
- G06F—ELECTRIC DIGITAL DATA PROCESSING
- G06F16/00—Information retrieval; Database structures therefor; File system structures therefor
- G06F16/10—File systems; File servers
- G06F16/11—File system administration, e.g. details of archiving or snapshots
- G06F16/113—Details of archiving
-
- G—PHYSICS
- G06—COMPUTING; CALCULATING OR COUNTING
- G06F—ELECTRIC DIGITAL DATA PROCESSING
- G06F16/00—Information retrieval; Database structures therefor; File system structures therefor
- G06F16/10—File systems; File servers
- G06F16/13—File access structures, e.g. distributed indices
-
- G—PHYSICS
- G06—COMPUTING; CALCULATING OR COUNTING
- G06F—ELECTRIC DIGITAL DATA PROCESSING
- G06F21/00—Security arrangements for protecting computers, components thereof, programs or data against unauthorised activity
- G06F21/60—Protecting data
- G06F21/62—Protecting access to data via a platform, e.g. using keys or access control rules
- G06F21/6209—Protecting access to data via a platform, e.g. using keys or access control rules to a single file or object, e.g. in a secure envelope, encrypted and accessed using a key, or with access control rules appended to the object itself
Landscapes
- Engineering & Computer Science (AREA)
- Theoretical Computer Science (AREA)
- General Physics & Mathematics (AREA)
- Physics & Mathematics (AREA)
- General Engineering & Computer Science (AREA)
- Data Mining & Analysis (AREA)
- Databases & Information Systems (AREA)
- General Health & Medical Sciences (AREA)
- Computer Hardware Design (AREA)
- Computer Security & Cryptography (AREA)
- Software Systems (AREA)
- Health & Medical Sciences (AREA)
- Bioethics (AREA)
- Management, Administration, Business Operations System, And Electronic Commerce (AREA)
Abstract
本发明公开了一种水利水电工程质量验评电子文件形成及归档方法。它采用水利水电工程质量验评电子文件形成及归档系统；所述水利水电工程质量验评电子文件形成及归档系统包括实现质量验评电子文件的形成与流转的质量验评电子文件形成模块、完成电子文件的整编的质量验评电子文件整理模块、进行组卷并完成案卷审核的质量验评电子文件归档模块、质量验评电子档案保存与统计利用模块，以及向外部档案系统移交电子档案数据的质量验评电子档案移交模块。本发明克服了现有技术效率低下，而且归档的电子文件四性难以保证的缺点；具有实现业务模块与档案管理模块的对接，操作简便、且高效，确保电子文件及电子档案全生命周期内四性的优点。
Description
技术领域
本发明涉及档案信息化管理技术领域，更具体地说它是一种水利水电工程质量验评电子文件形成及归档方法。
背景技术
水利水电工程建设项目档案是指在工程勘测、规划、设计、建设及管理活动中形成的具有保存价值的文字、图表、图纸、声像等各种载体的资料。水电工程建设项目档案是水电工程建设的历史记录，是工程竣工验收、达标投产考核的重要依据。单元工程质量评定作为检验与评定施工质量的基础，工程竣工后，验收评定记录须作为项目档案长期保存。
随着经济社会发展、科学技术进步、信息化建设的不断推进，水电工程建设业务系统产生了大量的电子文件。目前我国水电工程建设项目电子文件的归档目前实行双轨制，将工程建设中形成的需要永久和长期保存的工程档案以纸质文件和电子文件两种形式进行归档。双轨制管理弱化了电子文件管理的规范性，电子文件运行管理中的一些内容和元数据信息分散在纸质电子不同版本中，降低甚至消解了电子文件的自说明能力。并且多种电子文件无法获取纸质替身，如多媒体文件、多图层文件、关系型数据库等，有些体量极大的连续性业务信息和高像素图像虽然可以打印却代价过高而难以操作。更重要的是电子文件的内容、背景信息、结构三要素只有在全程流转于电子系统中的电子版本中才可能真实完整，无论在哪一个时点转换而成的纸质文件都很难实现三要素的齐全和原生性，也难以保证两种版本的完全一致。
经调查研究，目前国内已有建设项目上线使用了档案管理系统，极大提升了项目档案管理水平，也推动了工程建设行业电子档案管理整体规范化，但大多数项目未实现业务模块与档案管理模块的对接，致使各业务模块形成的电子文件归档需经批量下载、线下检测、著录、挂接等，不仅效率低下，而且归档的电子文件四性难以保证。
因此，开发一种高效、且保证归档的电子文件全生命周期内真实、完整、可靠、可用的水利水电工程质量验评电子文件形成及归档方法很有必要。
发明内容
本发明的目的是为了提供一种水利水电工程质量验评电子文件形成及归档方法，实现业务模块与档案管理模块的对接，操作简便、且高效，确保电子文件及电子档案全生命周期内真实、完整、可靠、可用。
为了实现上述目的，本发明的技术方案为：水利水电工程质量验评电子文件形成及归档方法，其特征在于：采用水利水电工程质量验评电子文件形成及归档系统；所述水利水电工程质量验评电子文件形成及归档系统包括实现质量验评电子文件的形成与流转的质量验评电子文件形成模块、完成电子文件的整编的质量验评电子文件整理模块、进行组卷并完成案卷审核的质量验评电子文件归档模块、质量验评电子档案保存与统计利用模块，以及向外部档案系统移交电子档案数据的质量验评电子档案移交模块；
水利水电工程质量验评电子文件形成及归档方法，具体包括如下步骤，
步骤1：用户在质量验评电子文件形成模块中完成工程划分，完成单位工程、分部工程、分项工程、单元工程的自定义配置；
步骤2：用户完成单元工程的配置后，根据现场单元工程的实施进度，适时启动单元工程下属验收评定资料的线上填报并提交至相关责任人；
步骤3：用户收到质量验评资料待办时，在线查阅待办文件，确认无误后进行在线签字盖章，以此方式完成水利水电三检制质量验评审核工作；
步骤4：系统在用户进行填报流转、审核签字过程中同步捕获文件实体、责任者实体、业务实体、关系实体元数据，并实时加密存储于数据库表中；
步骤5：文件审核签字全部完成后且相关元数据捕获完成，系统即生成对应的质量验评单一文件集；
步骤6：在质量验评电子文件整理模块中，用户对上一步形成的质量验评单一文件进行排序整理；
步骤7：用户对经排序整理后的电子文件进行人工在线鉴定，并对每份电子文件进行鉴定成果标注；
步骤8：仅当单元工程下属全部单一文件的鉴定成果标注为通过时用户可进行单元工程组件，并将单元工程下属的全部电子文件进行汇总组合及著录信息提取写入；
步骤9：在质量验评电子文件归档模块中，提供案卷分类导航表，用户根据使用需求选择档案分类节点后进行下一步工作；
步骤10：用户在归档环节新建案卷后预选已组件的单元工程，系统根据档号分配策略实时生成推荐档号，支持用户修改编辑；
步骤11：在确定案卷档号后，系统将上一步组卷时选择的单元工程进行整合形成电子案卷，并根据案卷内各单元工程的元数据生成部分案卷著录信息，人工配合完成电子组卷著录过程，进一步进行电子案卷的流转审核；
步骤12：电子案卷在经审核通过后，进行质量验评电子档案保存与统计利用模块的四性验证，仅通过归档环节四性验证的电子档案可被检索利用；
步骤13：用户在案卷四性验证通过后在系统中依权限进行检索、浏览及查询利用、并进行电子档案统计；
步骤14：电子案卷在向外部省市县档案馆或外部档案系统移交电子档案时，质量验评电子档案移交模块将电子档案统计自动生成电子案卷的TSIP包并将TSIP包传输到外部档案系统的指定服务器。
在上述技术方案中，在步骤1中，质量验评电子文件形成模块包括文件分类、流转审核、电子签章和捕获元数据；
在业务模块内，电子文件按照单位工程、分部工程、分项工程、单元工程进行分类划分。
在上述技术方案中，在步骤6中，质量验评电子文件整理模块包括文件排序、文件鉴定和单元组件。
在上述技术方案中，在步骤9中，质量验评电子文件归档模块包括案卷分类、档号分发、组卷及审核。
在上述技术方案中，在步骤12中，质量验评电子档案保存与统计利用模块包括归档环节四性验证、档案检索利用和电子档案统计。
在上述技术方案中，在步骤14中，质量验评电子档案移交模块包括生成TSIP包和TSIP包移交。
本文所述四性是指真实、完整、可靠、可用。
本发明具有如下优点：
(1)水利水电工程质量验评电子文件形成、归档及电子档案移交管理系统采用信息化手段，形成的电子文件及电子档案可完全替代传统的纸质文件，从而消除了纸质文件流转不便、查询繁琐、保管麻烦等弊端；
(2)采用电子签章、元数据捕获、四性验证、MD5校验、TSIP包生成等技术，确保电子文件及电子档案全生命周期内真实、完整、可靠、可用；
(3)该系统适用于水利水电工程质量验评电子文件形成、归档及电子档案移交管理工作，在实际应用中可有效减少人员、物资投入，可复制性高，适用于同类工程项目应用，具有可观的经济效益和社会效益。
附图说明
图1为本发明中的质量验评电子文件的分类图。
图2为本发明中的质量验评电子文件的流转审核图。
图3为本发明中的电子签章技术方案图。
图4为本发明中的质量验评电子文件排序方案图。
图5为本发明中的质量验评单一文件鉴定程序图。
图6为本发明中的质量验评电子文件组件方案图。
图7为本发明中的质量验评电子组卷说明图。
图8为本发明中的案卷审核程序图。
图9为本发明中的质量验评电子档案的检索与利用。
图10为本发明中的水利水电工程质量验评电子文件归档及电子档案管理系统实施程序图。
具体实施方式
下面结合附图详细说明本发明的实施情况，但它们并不构成对本发明的限定，仅作举例而已。同时通过说明使本发明的优点更加清楚和容易理解。
参阅附图可知：水利水电工程质量验评电子文件形成及归档方法，其特征在于：采用水利水电工程质量验评电子文件形成及归档系统；所述水利水电工程质量验评电子文件形成及归档系统包括实现质量验评电子文件的形成与流转的质量验评电子文件形成模块、完成电子文件的整编的质量验评电子文件整理模块、进行组卷并完成案卷审核的质量验评电子文件归档管理模块、质量验评电子档案保存与统计利用模块，以及向外部档案系统移交电子档案数据的质量验评电子档案移交模块；
水利水电工程质量验评电子文件形成及归档方法，具体包括如下步骤，
步骤1：用户在质量验评电子文件形成模块中完成工程划分，完成单位工程、分部工程、分项工程、单元工程的自定义配置；
步骤2：用户完成单元工程的配置后，根据现场单元工程的实施进度，适时启动单元工程下属验收评定资料的线上填报并提交至相关责任人；
步骤3：用户收到质量验评资料待办时，在线查阅待办文件，确认无误后进行在线签字盖章，并以同样方式(指重复步骤2-步骤3，完成填报-提交-接收-审核-签字流程)完成水利水电三检制质量验评审核工作；
步骤4：系统在用户进行填报流转、审核签字过程中同步捕获文件实体、责任者实体、业务实体、关系实体元数据，并实时加密存储于数据库表中；
步骤5：文件审核签字全部完成后且相关元数据捕获完成，系统即生成对应的质量验评单一文件集；
步骤6：在质量验评电子文件整理模块中，用户对上一步形成的质量验评单一文件进行排序整理；
步骤7：用户对经排序整理后的电子文件进行人工在线鉴定，并对每份电子文件进行鉴定成果标注；
步骤8：仅当单元工程下属全部单一文件的鉴定成果标注为通过时用户可进行单元工程组件，并将单元工程下属的全部电子文件进行汇总组合及著录信息提取写入；
步骤9：在质量验评电子文件归档管理模块中，提供案卷分类导航表，用户根据使用需求可选择档案分类节点后进行下一步工作；
步骤10：用户在归档环节新建案卷后预选已组件的单元工程，系统根据档号分配策略实时生成推荐档号，支持用户修改编辑；
步骤11：在确定案卷档号后，系统将上一步组卷时选择的单元工程进行整合形成电子案卷，并根据案卷内各单元工程的元数据生成部分案卷著录信息，人工配合完成电子组卷著录过程，进一步进行电子案卷的流转审核；
步骤12：电子案卷在经审核通过后，需进行质量验评电子档案保存与统计利用模块归档环节的四性验证，仅通过归档环节四性验证的电子档案可被检索利用；
步骤13：用户在案卷四性验证通过后可在系统中依权限进行检索、浏览及查询利用、并进行电子档案统计；
步骤14：电子案卷在向外部省市县档案馆或外部档案系统移交电子档案时，质量验评电子档案移交模块将电子档案统计自动生成电子案卷的TSIP包并将TSIP包传输到外部档案系统的指定服务器(如图10所示)。
进一步地，在步骤1中，质量验评电子文件形成模块包括文件分类、流转审核、电子签章和捕获元数据(即捕获质量验评单一文件元数据)。
其中，文件分类工作是电子文件形成与电子档案管理的基础工作，依据业务特点、文件类型的差异设计电子文件分类方案，即有利于业务开展过程中文件的形成与管理，亦便于后期的文件归档和电子档案管理；
本发明中的文件分类的具体实施方式为：在业务模块内，电子文件按照单位工程、分部工程、分项工程、单元工程进行分类划分，可以实现在电子文件管理环节按层级方式来组织分类方案和管理电子文件(如图1所示)；本发明中的文件分类符合《水利水电建设工程验收规程》(SL223-2008)要求，利于水利水电工程质量验收工作在线开展，便于质量验评电子文件后期的整编与归档工作。
本发明中的流转审核用于保证产品质量能够真实、全面地记录在验评文件中，确保最终形成的电子文件及电子档案能够科学、可靠地反映产品质量，制定流程审核机制；
本发明中的流转审核的具体实施方式为：参照国际3C组织标准BPMN2.0的工作流体系，以水利水电质量验评业务管理为核心，以单元工程为基础，分别制定单元启动申请流程、评定表填报流程和评定表申请退回流程(如图2所示)；满足水利水电工程质量验评三检制及监理验收要求，实现质量验评电子文件的在线流转审核。
电子签章在电子文件中利用电子签章替代纸质文件中的手写签名，同时利用电子签章技术保障电子信息的真实性和完整性以及签名人的不可否认性；
本发明中的电子签章的具体实施方式为：基于B/S架构开发电子签章管理系统，支持在嵌入式Office如Word,Excel中连接服务器并加章电子签章,支持唯一性的电子印章序列号防止电子印章伪造，以保护文档安全性，所有客户端盖章记录保存在WEB服务器，对签章用户，印章，用户权限等进行统一管理(如图3所示)；本发明中的电子签章能在Word、Excel电子文档上任意地方签署电子印章，鼠标移动到印章上，会自动显示印章属性，盖章后的文档一旦被修改，印章将呈现灰色失效状态。
捕获质量验评单一文件元数据中的元数据是描述电子文件背景、内容结构及其整个管理过程的结构化或半结构化的数据，与电子文件的制作形成、运转、处理、储存、传输和利用息息相关，对保证电子文件的真实性、完整性、可靠性有重要的作用；
本发明中的质量验评单一文件元数据的捕获具体实施方式为：按照《建设电子档案元数据标准》(CJJ/T 187-2012)，结合质量验评实际业务，在电子文件形成过程中捕获文件实体、业务实体、责任者实体、关系实体元素。其中，关系实体根据具体业务特点包含启动流转、审核签字、组件审核等业务事件；满足规范要求，可如实全面反映质量验评单一文件在形成、流转、组件全生命同期过程中的背景信息、内容结构及其整个管理过程。
进一步地，在步骤6中，质量验评电子文件整理模块包括文件排序、文件鉴定和单元组件。
其中，根据规范，对纳入归档范围的电子文件，归档前应进行排序整理，对各级类目和电子文件，应按形成时间、业务类别、专业特征等排序。系统设定排序功能以供用户快速剔除归档范围以外的文件，并对照归档要求进行电子文件排序；
本发明中的文件排序具体实施方式为：用户根据相关规范及业主管理要求在评定表模板配置中进行排序配置，仅当模板被赋予排序序号时其所形成的评定表将被系统纳入归档范围，系统归档模块将按照该配置顺序对单元工程各评定表进行排序，由用户在归档系统中对评定表附件以手动方式进行局部排序调整，归档模块将按照手动调整后的排序收集质量验评电子文件(如图4所示)；利用自动排序的快捷性及人工排序的灵活性，实现单元工程验评电子文件的快捷排序，以满足《水电建设项目文件收集与档案整理规范》(DL/T1396)、《建设工程文件归档规范附条文》(GB50328T)及业主管理办法对排序的要求。
电子文件归档前需进行前置鉴定检验，包括归档范围校验、电子文件格式校验、电子文件顺序校验、电子文件内容检查，为后续电子文件的快速组卷、审核、移交创造有利条件；
本发明中的文件鉴定的具体实施方式为：用户首先对电子文件归档范围进行校验，对超范围归档的电子文件返回质量验评电子文件整理模块以删除其的挂接及排序关系，若检查发现存在电子文件缺失情况，用户向质量验评电子文件形成模块发送信息以提醒补全文件；待确认归档范围无误后，用户检查各电子文件的后缀名格式，对格式错误的文件将直接退回质量验评电子文件形成模块以重新处理；待格式校验无误后，对电子文件的排序进行人工检查核验，对排序错误的项目返回质量验评电子文件整理模块以重新调整排序；待排序校验无误后，对电子文件的内容进行逐项审阅，凡有错误者均退回质量验评电子文件形成模块以重新处理,直至所有文件均通过内容验证后，电子文件方具备推送到质量验评电子文件归档模块的条件(如图5所示)；系统参考传统人工审核模式，为档案管理人员提供验评资料的在线查阅、审核功能，用户可在线查阅电子文件，根据内容的准确性、正确性、完整性选择通过、退回两个操作，电子文件鉴定前后的状态包括：未鉴定、鉴定通过、鉴定退回、修改待审。
组件代表单元工程预组卷，是将零散的电子文件按照单元工程电子文件分类方案进行组合打包，考虑规范要求以单元工程为组卷管理的最小对象，单元工程组件后可供组卷时直接调用；
本发明中的单元组件的具体实施方式为：当单元工程下的电子文件状态全部变为鉴定通过后，用户可进一步对该单元工程的所有电子文件进行顺序合并汇总，合并过程中系统将自动生成件内目录并置于首页，并参照纸质档案按件打码的规则同步完成电子文件打码，同时将根据电子文件元数据信息自动分析提取计算出单元工程的成文日期、责任者、页数、归档日期、题名属性，由用户根据合成PDF内容填入图纸张数、照片张数等其他著录信息(如图6所示)；单元工程下的电子文件全部通过鉴定后，支持对整个单元工程电子文件进行组件预组卷。组件过程支持对单元工程下属全部电子文件的合并、打码，著录信息以系统自动生成为主，以人工编辑为辅。单元工程组件前后的状态包括：已组件、鉴定通过、鉴定退回、未鉴定、评定中、未评定。
进一步地，在步骤9中，质量验评电子文件归档管理模块包括案卷组卷、质量验评文件组合元数据捕获、案卷审核、质量验评系列文件元数据捕获，完成后进入归档环节四性验证以及档案的检索利用与统计；
文件组合及文件系列的元数据捕获，于案卷组卷和案卷审核过程中在后台进行。
其中，案卷组卷用于实现快速在线组卷，需进一步提供单元整理组卷及自动著录等功能；
本发明中的案卷组卷的具体实施方式为：本发明所述的水利水电工程质量验评电子文件形成及归档系统提供专门的组卷管理功能，用于在线新建、修改、维护案卷，主要包括单元工程提取、案卷著录信息管理功能(如图7所示)；
a)单元工程提取；
通过组件的单元工程将进入待组卷库，可供系统搜索、提取、排序。用户通过单位工程、分部工程、分项工程筛选及单元搜索功能快速锁定待组卷单元，系统将实时呈现各单元的时空属性、著录信息、文件状态及提供状态以供用户快速决策。仅当文件状态为已组件，且提取状态为未提取，且待提取文件的单元编码与已提取文件单元编码为连续时，选中单元可被成功提取到当前案卷中，案卷支持对已提取单元进行查看、排序调整和批量删除。
b)案卷著录信息管理；
系统根据预选的档案分类号及提取到的单元工程，综合生成案卷档号并支持用户手动修改。此外，对于案卷著录信息，系统将根据单元工程组件著录信息自动分析提取计算出案卷的题名、立卷单位、起止日期、总页数、图纸材料张数、照片材料张数、文字材料张数，根据项目实际情况系统将为归档份数、密级、保管期限、背脊宽度、系统内移交份数、系统外移交份数、内移出时间、外移出时间设定为默认参数，对档号、备考说明、参见号、备注字段由用户手动录入，上述各字段信息均支持用户手动修改；
本发明通过案卷组卷的在线组卷功能可让用户仅仅关注单元工程整理的本质档案业务管理，而无需为电子文件整理及其档案分类规则投入过多时间，提升了档案管理效率。
根据质量验评系统业务规则，评定表启动填报前需启动单元工程，相应的操作对象为质量验评文件组合对象(即单元工程)，质量验评单一文件在组件过程中随着合并事件的完成其操作对象由单一文件变为文件组合，有必要对质量验评文件组合的元数据进行捕获固化；
质量验评文件组合元数据捕获的具体实施方式为：按照《建设电子档案元数据标准》(CJJ/T 187-2012)，结合质量验评及归档实际业务，在文件组合形成过程中捕获文件实体、业务实体、责任者实体、关系实体元素，质量验评文件组合元数据元素见下表。其中，关系实体根据具体业务特点包含单元启动申请、组件等具体业务事件；满足规范要求，可如实全面反映质量验评文件组合在申请启动、形成过程中的背景信息、内容结构及其管理过程。
案卷组卷完成后，需对照项目管理需要，请相关方参与审核，审核通过后的案卷可提交归档；
本发明中的案卷审核的具体实施方式为：根据水利水电工程一般施工、监理、业主单位档案管理职责的界定，由施工单位档案管理员司职完成电子文件鉴定、单元工程组件、案卷组卷后提交到施工单位技术负责人进行案卷内审，施工单位档案管理员及技术负责人同步完成卷内备考表的审签，完成后提交到监理单位档案管理员，监理单位档案管理员及主管副总监按照职责对提交的案卷进行形式及实质审查，认可通过后提交项目业主管理代表、档案管理员进行审核，各节点人员审核通过后需在归档签证单上加盖各人的电子签章，全部审核完成后电子案卷即在系统存档供档案检索利用，根据当地档案管理需要由施工单位档案管理员移交TSIP包到外部档案系统，待通过外部档案系统四性验证后则存档以供查询，若未通过四性验证则返回检测报告，供用户修改完善(如图8所示)；支持将电子档案提交至相应责任人审核，所有责任人审核通过后存档以供利用。
根据质量验评系统业务规则，质量验评系列文件(即案卷)在形成、流转、审核过程中将产生相关背景信息，有必要对质量验评文件系列的元数据进行捕获固化；
本发明中的质量验评系列文件元数据捕获的具体实施方式为：按照《建设电子档案元数据标准》(CJJ/T 187-2012)，结合质量验评及归档实际业务，在文件系列形成过程中捕获文件实体、业务实体、责任者实体、关系实体元素。其中，关系实体根据具体业务特点包含案卷新建、流转、审核等具体业务事件；满足规范要求，可如实全面反映质量验评文件系列在案卷形成、流转、审核过程中的背景信息、内容结构及其管理过程。
电子文件及电子档案的四性是指真实性、可靠性、完整性和可用性，根据《电子文件归档与电子档案管理规范》(GB/T 18894-2016)中的定义，真实性指电子文件、电子档案的内容、逻辑结构和形成背景与形成时的原始状况相一致的性质；可靠性指电子文件、电子档案的内容完全和正确地表达其所反映的事务、活动或事实的性质；完整性指电子文件、电子档案的内容、结构和背景信息齐全且没有破坏、变异或丢失的性质；可用性指电子文件、电子档案可以被检索、呈现或被理解的性质。电子文件满足四性检测是确保电子档案作为原件的重要属性，对于发挥电子档案的凭证价值、查考价值具有重要意义；
本发明中的归档环节四性验证的具体实施方式为：参考《文书类电子档案检测一般要求》(DA/T 70)及质量验评业务要求，制定四性验证策略，提交案卷前对案卷逐一进行四性验证，支持导出四性验证报告；完成在线组卷并通过归档环节的四性验证后，表明该电子案卷符合电子档案归档程序合规性，其效力可等同于整编完成的纸质案卷，具备移交外部档案系统的条件。
给不同用户提供各种档案检索手段，便于用户依据自身需求利用档案；本发明中的档案的检索利用与统计的具体实施方式为：用户通过检索了解相关信息条目后，依权限申请下载、浏览权限，权限审批通过后，系统支持对Pdf、Docx、Xml文件的在线解析(其中，Pdf、Docx、Xml为文件的几种格式，为现有技术)，方便用户对照理解(如图9所示)；实现组合条件检索、分类检索、跨库检索、全文检索等，检索完成后用户可进而进行网上档案借阅预约、借阅流程的网上审批等，在此基础上，系统进一步可实现文件统计、案卷统计、借阅统计、利用统计、季度\年度档案台帐、档案统计、销毁档案统计、案卷目录、点击数统计等功能。
更进一步地，在步骤14中，质量验评电子档案移交模块包括生成TSIP包和TSIP包移交。
其中，根据所在省市及行业主管部门档案馆的要求，需要定期将电子档案移交到外部档案馆，本系统提供与外部系统进行数据交换的机制。移交信息包(TransferSubmission Information Package，TSIP)是电子档案移交时立档单位向档案馆提交的信息包，约定采用Archive.XML作为整个TSIP的描述性文件。根据相关规范要求明确TSIP包结构，包含案卷及其著录信息、质量验评单元工程、单一文件及元数据XML等；
本发明所述的水利水电工程质量验评电子文件形成及归档系统向外部档案馆移交数据时可实时生成满足要求的TSIP包，外部档案系统对TSIP包进行解析后，根据获取的源数据将案卷及对应各层级的文件转化(或下载)为元数据记录及相关附件进行存档，并将异常数据以实时接口的方式推送到质量验评系统中，由质量验评系统按照规范程序对异常数据进行补救修改后再次提交到外部档案系统，确保符合规范要求的TSIP包及元数据信息完整传输记录到外部档案系统。
其它未说明的部分均属于现有技术。
Claims (6)
1.水利水电工程质量验评电子文件形成及归档方法，其特征在于：采用水利水电工程质量验评电子文件形成及归档系统；所述水利水电工程质量验评电子文件形成及归档系统包括实现质量验评电子文件的形成与流转的质量验评电子文件形成模块、完成电子文件的整编的质量验评电子文件整理模块、进行组卷并完成案卷审核的质量验评电子文件归档模块、质量验评电子档案保存与统计利用模块，以及向外部档案系统移交电子档案数据的质量验评电子档案移交模块；
水利水电工程质量验评电子文件形成及归档方法，具体包括如下步骤，
步骤1：用户在质量验评电子文件形成模块中完成工程划分，完成单位工程、分部工程、分项工程、单元工程的自定义配置；
步骤2：用户完成单元工程的配置后，根据现场单元工程的实施进度，适时启动单元工程下属验收评定资料的线上填报并提交至相关责任人；
步骤3：用户收到质量验评资料待办时，在线查阅待办文件，确认无误后进行在线签字盖章，以此方式完成水利水电三检制质量验评审核工作；
步骤4：系统在用户进行填报流转、审核签字过程中同步捕获文件实体、责任者实体、业务实体、关系实体元数据，并实时加密存储于数据库表中；
步骤5：文件审核签字全部完成后且相关元数据捕获完成，系统即生成对应的质量验评单一文件集；
步骤6：在质量验评电子文件整理模块中，用户对上一步形成的质量验评单一文件进行排序整理；
步骤7：用户对经排序整理后的电子文件进行人工在线鉴定，并对每份电子文件进行鉴定成果标注；
步骤8：仅当单元工程下属全部单一文件的鉴定成果标注为通过时用户进行单元工程组件，并将单元工程下属的全部电子文件进行汇总组合及著录信息提取写入；
步骤9：在质量验评电子文件归档模块中，提供案卷分类导航表，用户根据使用需求选择档案分类节点后进行下一步工作；
步骤10：用户在归档环节新建案卷后预选已组件的单元工程，系统根据档号分配策略实时生成推荐档号，支持用户修改编辑；
步骤11：在确定案卷档号后，系统将上一步组卷时选择的单元工程进行整合形成电子案卷，并根据案卷内各单元工程的元数据生成部分案卷著录信息，人工配合完成电子组卷著录过程，进一步进行电子案卷的流转审核；
步骤12：电子案卷在经审核通过后，进行质量验评电子档案保存与统计利用模块的四性验证，仅通过归档环节四性验证的电子档案被检索利用；
步骤13：用户在案卷四性验证通过后在系统中依权限进行检索、浏览及查询利用、并进行电子档案统计；
步骤14：电子案卷在向外部省市县档案馆或外部档案系统移交电子档案时，质量验评电子档案移交模块将电子档案统计自动生成电子案卷的TSIP包并将TSIP包传输到外部档案系统的指定服务器。
2.根据权利要求1所述的水利水电工程质量验评电子文件形成及归档方法，其特征在于：在步骤1中，质量验评电子文件形成模块包括文件分类、流转审核、电子签章和捕获元数据；
在业务模块内，电子文件按照单位工程、分部工程、分项工程、单元工程进行分类划分。
3.根据权利要求2所述的水利水电工程质量验评电子文件形成及归档方法，其特征在于：在步骤6中，质量验评电子文件整理模块包括文件排序、文件鉴定和单元组件。
4.根据权利要求3所述的水利水电工程质量验评电子文件形成及归档方法，其特征在于：在步骤9中，质量验评电子文件归档模块包括案卷分类、档号分发、组卷及审核。
5.根据权利要求4所述的水利水电工程质量验评电子文件形成及归档方法，其特征在于：在步骤12中，质量验评电子档案保存与统计利用模块包括归档环节四性验证、档案检索利用和电子档案统计。
6.根据权利要求5所述的水利水电工程质量验评电子文件形成及归档方法，其特征在于：在步骤14中，质量验评电子档案移交模块包括生成TSIP包和TSIP包移交。
Priority Applications (1)
| Application Number | Priority Date | Filing Date | Title |
|---|---|---|---|
| CN202110455036.9A CN113190501A (zh) | 2021-04-26 | 2021-04-26 | 水利水电工程质量验评电子文件形成及归档方法 |
Applications Claiming Priority (1)
| Application Number | Priority Date | Filing Date | Title |
|---|---|---|---|
| CN202110455036.9A CN113190501A (zh) | 2021-04-26 | 2021-04-26 | 水利水电工程质量验评电子文件形成及归档方法 |
Publications (1)
| Publication Number | Publication Date |
|---|---|
| CN113190501A true CN113190501A (zh) | 2021-07-30 |
Family
ID=76978998
Family Applications (1)
| Application Number | Title | Priority Date | Filing Date |
|---|---|---|---|
| CN202110455036.9A Pending CN113190501A (zh) | 2021-04-26 | 2021-04-26 | 水利水电工程质量验评电子文件形成及归档方法 |
Country Status (1)
| Country | Link |
|---|---|
| CN (1) | CN113190501A (zh) |
Cited By (4)
| Publication number | Priority date | Publication date | Assignee | Title |
|---|---|---|---|---|
| CN114817676A (zh) * | 2022-04-21 | 2022-07-29 | 重庆市规划和自然资源档案馆 | 档案管理系统 |
| CN115459934A (zh) * | 2022-11-11 | 2022-12-09 | 广州协政信息科技有限公司 | 基于数字签名的档案移交归档安全可信认证方法 |
| CN116028498A (zh) * | 2023-02-01 | 2023-04-28 | 蜀道投资集团有限责任公司 | 质量检验表单存储方法、装置、电子设备和介质 |
| CN116610633A (zh) * | 2023-05-30 | 2023-08-18 | 广东省机场管理集团有限公司工程建设指挥部 | 机场建设工程中电子文件归档方法、装置、介质及系统 |
Citations (3)
| Publication number | Priority date | Publication date | Assignee | Title |
|---|---|---|---|---|
| US20140041052A1 (en) * | 2012-04-13 | 2014-02-06 | Adobe Systems Incorporated | Methods and systems for establishing and enforcing document visibitily rights with an electronic signature service |
| CN110991157A (zh) * | 2019-11-25 | 2020-04-10 | 长江勘测规划设计研究有限责任公司 | 基于电子文件可信技术的工程质量评定系统设计方法 |
| CN111159101A (zh) * | 2019-12-11 | 2020-05-15 | 中国电建集团华东勘测设计研究院有限公司 | 一种水利水电工程建设管理中电子文件全生命周期管理方法 |
-
2021
- 2021-04-26 CN CN202110455036.9A patent/CN113190501A/zh active Pending
Patent Citations (3)
| Publication number | Priority date | Publication date | Assignee | Title |
|---|---|---|---|---|
| US20140041052A1 (en) * | 2012-04-13 | 2014-02-06 | Adobe Systems Incorporated | Methods and systems for establishing and enforcing document visibitily rights with an electronic signature service |
| CN110991157A (zh) * | 2019-11-25 | 2020-04-10 | 长江勘测规划设计研究有限责任公司 | 基于电子文件可信技术的工程质量评定系统设计方法 |
| CN111159101A (zh) * | 2019-12-11 | 2020-05-15 | 中国电建集团华东勘测设计研究院有限公司 | 一种水利水电工程建设管理中电子文件全生命周期管理方法 |
Non-Patent Citations (7)
| Title |
|---|
| 俞辉等: "杨房沟水电站BIM系统施工验收电子文件在线归档合规性研究", 《大坝与安全》 * |
| 俞辉等: "杨房沟水电站BIM系统施工验收电子文件在线归档合规性研究", 《大坝与安全》, no. 06, 10 December 2019 (2019-12-10), pages 11 - 16 * |
| 展霄鹏等: "浅谈电子文件、元数据、四性检验与电子档案的关系", 《兰台内外》 * |
| 展霄鹏等: "浅谈电子文件、元数据、四性检验与电子档案的关系", 《兰台内外》, no. 18, 28 June 2020 (2020-06-28) * |
| 杨阳, 吉林文史出版社 * |
| 王华等: "企业重要业务平台电子文件归档与电子档案集成利用研究", 《浙江档案》, no. 02, 28 February 2018 (2018-02-28) * |
| 胡兴国等: "建设工程现场监理工作实务", 武汉：武汉大学出版社, pages: 241 - 244 * |
Cited By (6)
| Publication number | Priority date | Publication date | Assignee | Title |
|---|---|---|---|---|
| CN114817676A (zh) * | 2022-04-21 | 2022-07-29 | 重庆市规划和自然资源档案馆 | 档案管理系统 |
| CN114817676B (zh) * | 2022-04-21 | 2024-04-30 | 重庆市规划和自然资源档案馆 | 档案管理系统 |
| CN115459934A (zh) * | 2022-11-11 | 2022-12-09 | 广州协政信息科技有限公司 | 基于数字签名的档案移交归档安全可信认证方法 |
| CN115459934B (zh) * | 2022-11-11 | 2023-01-24 | 广州协政信息科技有限公司 | 基于数字签名的档案移交归档安全可信认证方法 |
| CN116028498A (zh) * | 2023-02-01 | 2023-04-28 | 蜀道投资集团有限责任公司 | 质量检验表单存储方法、装置、电子设备和介质 |
| CN116610633A (zh) * | 2023-05-30 | 2023-08-18 | 广东省机场管理集团有限公司工程建设指挥部 | 机场建设工程中电子文件归档方法、装置、介质及系统 |
Similar Documents
| Publication | Publication Date | Title |
|---|---|---|
| CN113190501A (zh) | 水利水电工程质量验评电子文件形成及归档方法 | |
| CN110008458B (zh) | 电力招投标文件的结构化编制方法 | |
| CN111767247A (zh) | 一种工程资料实时监管的档案规范与同步形成控制平台 | |
| CN114117171B (zh) | 一种基于赋能思维的工程档案智能收整方法及系统 | |
| US8832148B2 (en) | Enterprise evidence repository | |
| US8566903B2 (en) | Enterprise evidence repository providing access control to collected artifacts | |
| CN110008270B (zh) | 一种工程电子档案实现方法和系统 | |
| CN110852699A (zh) | 一种档案电子化智能管理系统及方法 | |
| CN110119395B (zh) | 大数据治理中基于元数据实现数据标准与数据质量关联处理的方法 | |
| CN103455896B (zh) | 基于物联网的无纸化装配质量控制方法 | |
| CN104933101B (zh) | 一种基于svn的配置审计信息自动统计方法 | |
| CN111666464A (zh) | 一种基于云服务的项目文档协作管理系统及方法 | |
| CN115526605B (zh) | 基于企业内部控制管理的审批方法及系统 | |
| CN114416638A (zh) | 一种电子文件自动归档方法及系统 | |
| CN114218467B (zh) | 一种数字档案管理方法和系统 | |
| CN113902416A (zh) | 建筑信息资产全过程的管理方法和相关设备 | |
| CN114255073A (zh) | 一种基于数据中台的营销普查方法 | |
| Khan et al. | Document management system: An explicit knowledge management system | |
| CN115982429B (zh) | 一种基于流程控制的知识管理方法及系统 | |
| CN104573053A (zh) | 一种基于xml的配置项模板动态定制方法 | |
| Gatling et al. | Enterprise information management with SAP | |
| CN114911773A (zh) | 一种通用元模型设计方法 | |
| Ramler et al. | Issues and effort in integrating data from heterogeneous software repositories and corporate databases | |
| CN113255310A (zh) | 一种医学检验lims系统中检验报告可视化配置方法 | |
| LU504881B1 (en) | Intelligent collection method and system for engineering archives based on enabling thinking |
Legal Events
| Date | Code | Title | Description |
|---|---|---|---|
| PB01 | Publication | ||
| PB01 | Publication | ||
| SE01 | Entry into force of request for substantive examination | ||
| SE01 | Entry into force of request for substantive examination | ||
| RJ01 | Rejection of invention patent application after publication | ||
| RJ01 | Rejection of invention patent application after publication |
Application publication date: 20210730 |