CN114416638A - 一种电子文件自动归档方法及系统 - Google Patents

一种电子文件自动归档方法及系统 Download PDF

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吴超华
聂真知
曾林梅
杨攀
张秋焕
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Abstract

本发明涉及一种电子文件自动归档方法及系统，包括：获取业务系统产生的待归档数据；确定所述待归档数据的业务类型，根据所述业务类型调用适配的表单模板，并根据所述表单模板，自动生成与所述待归档数据对应的电子文件；根据所述业务类型确定需要采集的元数据信息项，并自动进行所述元数据信息项对应内容的采集，获取元数据信息；建立所述电子文件和元数据信息的关联关系，并对所述电子文件和元数据信息进行加密，以获取电子文件加密数据，并将所述电子文件加密数据存储在数据库，完成电子文件进行归档。通过本发明的方法能够有效提高办公过程中电子文件形成、归档整理效率、防止数据被篡改、减少文件归档出错几率，使得电子文件的管理更加规范。

Description

一种电子文件自动归档方法及系统
技术领域
本发明涉及数据处理技术领域，并且更具体地，涉及一种电子文件自动归档方法及系统。
背景技术
近年来随着信息化建设加快推进，各机关企事业单位办公自动化、电子政务普遍应用并不断发展，各类电子文件大量产生，并将进一步成为新生文件的主体，加之无纸化办公的大势所趋，更加突显了电子文件归档和电子档案管理理论、实践探索的重要性和紧追性。
为了更好地保管、利用、共享档案资源，需要建立一套灵活、实用的电子文件归档管理系统来辅助进行档案管理，实现对业务全流程产生的电子文件进行归档，推行无纸化办公，提高工作效率,节约人力和资源的消耗。
发明内容
本发明提出一种电子文件自动归档方法及系统，以解决如何自动实现电子文件自动归档的问题。
为了解决上述问题，根据本发明的一个方面，提供了一种电子文件自动归档方法，所述方法包括：
根据与业务系统适配的数据对接接口，获取所述业务系统产生的待归档数据；
确定所述待归档数据的业务类型，根据所述业务类型调用适配的表单模板，并根据所述表单模板，自动生成与所述待归档数据对应的电子文件；
根据所述业务类型确定需要采集的元数据信息项，并自动进行所述元数据信息项对应内容的采集，获取元数据信息；
建立所述电子文件和元数据信息的关联关系，并对所述电子文件和元数据信息进行加密，以获取电子文件加密数据，并将所述电子文件加密数据存储在数据库，完成电子文件进行归档。
优选地，其中所述待归档数据包括：业务数据、流程数据、电子文件数据和签名数据；
所述元数据信息项，包括：归档档案号、类别号、归档年度、保管期限、文件名和文件创建时间。
优选地，其中所述方法还包括：
获取与所述电子文件对应的电子签名，确定签名位置，并利用所述电子签名在所述签名位置对所述电子文件进行签名，完成所述电子签名和电子文件的合并。
优选地，其中所述方法还包括：
在将所述电子文件加密数据存储在数据库中时，建立所述电子文件加密数据的索引，并将所述索引存储至预设数据库中，以根据所述索引进行所述电子文件加密数据的查找。
优选地，其中所述方法还包括：
在将所述电子文件加密数据存储在数据库之前，对所述电子文件加密数据进行真实性、完整性、可用性和安全性校验，获取校验结果；
其中，若所述校验结果指示校验通过，则将所述电子文件加密数据存储在数据库；反之，若所述校验结果指示校验不通过，则查找校验不通过项，并根据所述校验不通过项返回校验不通过信息至监控终端，以使得用户根据所述校验不通过信息手动进行电子文件的归档。
根据本发明的另一个方面，提供了一种电子文件自动归档系统，所述系统包括：
待归档数据获取单元，用于根据与业务系统适配的数据对接接口，获取所述业务系统产生的待归档数据；
电子文件生成单元，用于确定所述待归档数据的业务类型，根据所述业务类型调用适配的表单模板，并根据所述表单模板，自动生成与所述待归档数据对应的电子文件；
元数据信息获取单元，用于根据所述业务类型确定需要采集的元数据信息项，并自动进行所述元数据信息项对应内容的采集，获取元数据信息；
归档单元，用于建立所述电子文件和元数据信息的关联关系，并对所述电子文件和元数据信息进行加密，以获取电子文件加密数据，并将所述电子文件加密数据存储在数据库，完成电子文件进行归档。
优选地，其中所述待归档数据包括：业务数据、流程数据、电子文件数据和签名数据；
所述元数据信息项，包括：归档档案号、类别号、归档年度、保管期限、文件名和文件创建时间。
优选地，其中所述系统还包括：
签名单元，用于获取与所述电子文件对应的电子签名，确定签名位置，并利用所述电子签名在所述签名位置对所述电子文件进行签名，完成所述电子签名和电子文件的合并。
优选地，其中所述系统还包括：
索引建立单元，用于在将所述电子文件加密数据存储在数据库中时，建立所述电子文件加密数据的索引，并将所述索引存储至预设数据库中，以根据所述索引进行所述电子文件加密数据的查找。
优选地，其中所述系统还包括：
检测单元，用于在将所述电子文件加密数据存储在数据库之前，对所述电子文件加密数据进行真实性、完整性、可用性和安全性校验，获取校验结果；
其中，若所述校验结果指示校验通过，则将所述电子文件加密数据存储在数据库；反之，若所述校验结果指示校验不通过，则查找校验不通过项，并根据所述校验不通过项返回校验不通过信息至监控终端，以使得用户根据所述校验不通过信息手动进行电子文件的归档。
本发明提供了一种电子文件自动归档方法及系统，包括：获取所述业务系统产生的待归档数据；确定所述待归档数据的业务类型，根据所述业务类型调用适配的表单模板，并根据所述表单模板，自动生成与所述待归档数据对应的电子文件；确定需要采集的元数据信息项，获取元数据信息；建立所述电子文件和元数据信息的关联关系，并对所述电子文件和元数据信息进行加密，以获取电子文件加密数据，并将所述电子文件加密数据存储在数据库，完成电子文件进行归档。通过本发明的方法能够克服企业办公不够自动化、元数据采集不完整、缺乏互信机制等缺点，能够有效提高办公过程中电子文件形成、归档整理效率、防止数据被篡改、减少文件归档出错几率，使得电子文件的管理更加规范。
附图说明
通过参考下面的附图，可以更为完整地理解本发明的示例性实施方式：
图1为根据本发明实施方式的电子文件自动归档方法100的流程图；
图2为根据本发明实施方式的电子文件自动归档的方法的示例图；
图3为根据本发明实施方式的电子文件自动归档系统300的结构示意图。
具体实施方式
现在参考附图介绍本发明的示例性实施方式，然而，本发明可以用许多不同的形式来实施，并且不局限于此处描述的实施例，提供这些实施例是为了详尽地且完全地公开本发明，并且向所属技术领域的技术人员充分传达本发明的范围。对于表示在附图中的示例性实施方式中的术语并不是对本发明的限定。在附图中，相同的单元/元件使用相同的附图标记。
除非另有说明，此处使用的术语(包括科技术语)对所属技术领域的技术人员具有通常的理解含义。另外，可以理解的是，以通常使用的词典限定的术语，应当被理解为与其相关领域的语境具有一致的含义，而不应该被理解为理想化的或过于正式的意义。
图1为根据本发明实施方式的电子文件自动归档方法100的流程图。如图1所示，本发明实施方式提供的电子文件自动归档方法，能够克服企业办公不够自动化、元数据采集不完整、缺乏互信机制等缺点，能够有效提高办公过程中电子文件形成、归档整理效率、防止数据被篡改、减少文件归档出错几率，使得电子文件的管理更加规范。本发明实施方式提供的电子文件自动归档方法100，从步骤101处开始，在步骤101根据与业务系统适配的数据对接接口，获取所述业务系统产生的待归档数据。
优选地，其中所述待归档数据包括：业务数据、流程数据、电子文件数据和签名数据。
在本发明的实施方式中，在实现归档前，需要制定电子文件自动归档管理制度、技术和工作规范，按照不同类型的与电子文件归档相关的文件要求，制定电子文件管理制度，明确电子文件的归档范围、归档方式、分类、命名、存储、元数据项目内容等要求，为电子文件整个生命周期内实施统一、规范的管理提供制度保障。
同时，按照技术和工作规范定义好的数据规范，对电子文件的各类表单模板和元数据信息项进行配置，将对应的配置内容存储数据库中，以在进行电子文件归档时自动调用。其中，将电子文件归档相关参数按业务类型、电子文件分类、保管期限等分类创建若干种不同的数据类型，对创建的不同的数据类型设置不同的属性字段。
在本发明的实施方式中，为不同单位的办公业务系统提供适配各系统的数据对接接口，在进行待归档数据的采集时，通过数据对接接口进行待归档数据的采集，获取业务数据、流程数据、电子文件数据、签名数据等待归档数据。
在步骤102，确定所述待归档数据的业务类型，根据所述业务类型调用适配的表单模板，并根据所述表单模板，自动生成与所述待归档数据对应的电子文件。
在本发明的实施方式中，按定义好的表单模板，依据不同的业务类型，自动形成对应的电子文件，并自动进行OFD版式文件格式转化，获取电子文件，并将生成的电子文件存储在数据库或文件服务器中。
在步骤103，根据所述业务类型确定需要采集的元数据信息项，并自动进行所述元数据信息项对应内容的采集，获取元数据信息。
优选地，其中所述元数据信息项，包括：归档档案号、类别号、归档年度、保管期限、文件名和文件创建时间。
在本发明的实施方式中，按定义好的元数据信息项的配置内容，在采集时自动根据不同的业务类型，自动采集相关的元数据信息项对应的元数据信息。其中，元数据信息项，包括归档档案号、类别号、归档年度、保管期限、文件名、文件创建时间等。
在步骤104，建立所述电子文件和元数据信息的关联关系，并对所述电子文件和元数据信息进行加密，以获取电子文件加密数据，并将所述电子文件加密数据存储在数据库，完成电子文件进行归档。
在本发明的实施方式中，在归档上述电子文件时，建立所述电子文件和元数据信息的关联关系，在创建的若干种所述数据类型中选择所述电子文件所属的数据类型，填写所述电子文件所属数据类型的元数据属性内容，并对归档电子文件及元数据信息进行加密运算生成电子文件加密数据，将电子文件加密数据存储至数据库；同时，在所属电子文件保存过程中生成对应的文档，并将生成的文档也保存在数据库或存储文件服务器中。通过加密，便于后续数据验签，增加电子文件的安全性。
优选地，其中所述方法还包括：
获取与所述电子文件对应的电子签名，确定签名位置，并利用所述电子签名在所述签名位置对所述电子文件进行签名，完成所述电子签名和电子文件的合并。
优选地，其中所述方法还包括：
在将所述电子文件加密数据存储在数据库中时，建立所述电子文件加密数据的索引，并将所述索引存储至预设数据库中，以根据所述索引进行所述电子文件加密数据的查找。
优选地，其中所述方法还包括：
在将所述电子文件加密数据存储在数据库之前，对所述电子文件加密数据进行真实性、完整性、可用性和安全性校验，获取校验结果；
其中，若所述校验结果指示校验通过，则将所述电子文件加密数据存储在数据库；反之，若所述校验结果指示校验不通过，则查找校验不通过项，并根据所述校验不通过项返回校验不通过信息至监控终端，以使得用户根据所述校验不通过信息手动进行电子文件的归档。
另外，在本发明的实施方式中，还可以继续拿给你电子签名图像合，获取电子签名文件。具体地，获取与所述电子文件对应的电子签名，确定签名位置，并利用所述电子签名在所述签名位置对所述电子文件进行签名，完成所述电子签名和电子文件的合并。
在将所述电子文件加密数据存储在数据库中时，还可以建立所述电子文件加密数据的索引，并将所述索引存储至预设数据库中，以根据所述索引进行所述电子文件加密数据的查找。还可根据所述电子文件所属数据类型的属性内容检索查阅对应的浏览文档，如业务类型、归档时间等。
在本发明的实施方式中，根据定义的检测规则，对电子文件及其元数据进行真实性、完整性、可用性和安全性检测，防止数据被篡改，提高电子文件形成过程的完整性、安全性。具体地，在将所述电子文件加密数据存储在数据库之前，对所述电子文件加密数据进行真实性、完整性、可用性和安全性校验，获取校验结果。其中，若所述校验结果指示校验通过，则将所述电子文件加密数据存储在数据库；反之，若所述校验结果指示校验不通过，则查找校验不通过项，并根据所述校验不通过项返回校验不通过信息至监控终端，以使得用户根据所述校验不通过信息手动进行电子文件的归档。
本发明实施方式提供的方法采用元数据驱动开发技术，根据业务规则制定的元数据标准，自动采集业务元数据、业务流程元数据、电子文件元数据等，提高系统适应性、需求变动的应对能力和系统易用性、实用性；本发明采用多引擎数据抽取技术，采用多服务器多引擎来进行数据抽取的技术，既可以保障数据抽取的效率、多作业之间的灵活调度，还可以保障数据抽取过程的稳定性；电子文件形成采用OFD版式文件技术，摆脱对国外技术标准和私有标准的依赖，形成由国家制订的、公开、公正、自主可控的电子文件格式标准，满足对电子文件加密、签名、权限控制、元数据管理等全程统一管理的要求。
通过业务系统和电子文件归档系统的建设，有效的减少人工成本和纸质档案管理过程中打印、运输、销毁等直接成本，节约了社会经济活动过程中使用纸质档案带来的运行成本；电子文件自动归档的实施，规范档案信息的数字化传递，从业务数据产生、电子文件形成、档案部门归档等，形成完整的电子文件生命周期管理；档案传递方式数字化、处理过程电子化、利用手段网络化，简化工作流程，彻底解决档案库房“涨库”问题，降低管理成本，提升工作效率，为推进无纸化办公打下坚实基础。
图2为根据本发明实施方式的电子文件自动归档的方法的示例图。如图2所示，具体过程包括：
Step1：根据行业标准，指定电子文件归档管理制度、技术和工作规范；
Step2：通过适配不同系统提供数据对接接口，手机各类待归档数据；
Step3：按照定义好的数据规范，对电子文件各类表单模板、元数据进行配置；
Step4：按定义好的表单模板，依据不同的业务类型，自动形成对应的电子文件，并自动进行OFD版式文件格式转化存储保存；
Step5：按定义好的元数据配置内容，自动采集相关的元数据项目内容；
Step6：获取电子签名原文件，在电子文件对应签名位置进行合并；
Step7：对归档电子文件及元数据进行加密运算生成电子文件加密数据存储；
Step8：对电子文件进行四性检测，及时通知用户处理不合格数据。
本发明的方法能克服电子文件归档整理过程中的各种问题，能够对电子文件进行结构化加工及数据处理，提高电子文件的归档整理效率，减少电子文件形成出错几率，防止数据被篡改，方便电子文件的查阅。
图3为根据本发明实施方式的电子文件自动归档系统300的结构示意图。如图3所示，本发明实施方式提供的电子文件自动归档系统300，包括：待归档数据获取单元301、电子文件生成单元302、元数据信息获取单元303和归档单元304。
优选地，所述待归档数据获取单元301，用于根据与业务系统适配的数据对接接口，获取所述业务系统产生的待归档数据。
优选地，其中所述待归档数据包括：业务数据、流程数据、电子文件数据和签名数据。
优选地，所述电子文件生成单元302，用于确定所述待归档数据的业务类型，根据所述业务类型调用适配的表单模板，并根据所述表单模板，自动生成与所述待归档数据对应的电子文件。
优选地，所述元数据信息获取单元303，用于根据所述业务类型确定需要采集的元数据信息项，并自动进行所述元数据信息项对应内容的采集，获取元数据信息。
优选地，其中所述元数据信息项，包括：归档档案号、类别号、归档年度、保管期限、文件名和文件创建时间。
优选地，所述归档单元304，用于建立所述电子文件和元数据信息的关联关系，并对所述电子文件和元数据信息进行加密，以获取电子文件加密数据，并将所述电子文件加密数据存储在数据库，完成电子文件进行归档。
优选地，其中所述系统还包括：
签名单元，用于获取与所述电子文件对应的电子签名，确定签名位置，并利用所述电子签名在所述签名位置对所述电子文件进行签名，完成所述电子签名和电子文件的合并。
优选地，其中所述系统还包括：
索引建立单元，用于在将所述电子文件加密数据存储在数据库中时，建立所述电子文件加密数据的索引，并将所述索引存储至预设数据库中，以根据所述索引进行所述电子文件加密数据的查找。
优选地，其中所述系统还包括：
检测单元，用于在将所述电子文件加密数据存储在数据库之前，对所述电子文件加密数据进行真实性、完整性、可用性和安全性校验，获取校验结果；
其中，若所述校验结果指示校验通过，则将所述电子文件加密数据存储在数据库；反之，若所述校验结果指示校验不通过，则查找校验不通过项，并根据所述校验不通过项返回校验不通过信息至监控终端，以使得用户根据所述校验不通过信息手动进行电子文件的归档。
本发明的实施例的电子文件自动归档系统300与本发明的另一个实施例的电子文件自动归档方法100相对应，在此不再赘述。
已经通过参考少量实施方式描述了本发明。然而，本领域技术人员所公知的，正如附带的专利权利要求所限定的，除了本发明以上公开的其他的实施例等同地落在本发明的范围内。
通常地，在权利要求中使用的所有术语都根据他们在技术领域的通常含义被解释，除非在其中被另外明确地定义。所有的参考“一个/所述/该[装置、组件等]”都被开放地解释为所述装置、组件等中的至少一个实例，除非另外明确地说明。这里公开的任何方法的步骤都没必要以公开的准确的顺序运行，除非明确地说明。
本领域内的技术人员应明白，本申请的实施例可提供为方法、系统、或计算机程序产品。因此，本申请可采用完全硬件实施例、完全软件实施例、或结合软件和硬件方面的实施例的形式。而且，本申请可采用在一个或多个其中包含有计算机可用程序代码的计算机可用存储介质(包括但不限于磁盘存储器、CD-ROM、光学存储器等)上实施的计算机程序产品的形式。
本申请是参照根据本申请实施例的方法、设备(系统)、和计算机程序产品的流程图和/或方框图来描述的。应理解可由计算机程序指令实现流程图和/或方框图中的每一流程和/或方框、以及流程图和/或方框图中的流程和/或方框的结合。可提供这些计算机程序指令到通用计算机、专用计算机、嵌入式处理机或其他可编程数据处理设备的处理器以产生一个机器，使得通过计算机或其他可编程数据处理设备的处理器执行的指令产生用于实现在流程图一个流程或多个流程和/或方框图一个方框或多个方框中指定的功能的装置。
这些计算机程序指令也可存储在能引导计算机或其他可编程数据处理设备以特定方式工作的计算机可读存储器中，使得存储在该计算机可读存储器中的指令产生包括指令装置的制造品，该指令装置实现在流程图一个流程或多个流程和/或方框图一个方框或多个方框中指定的功能。
这些计算机程序指令也可装载到计算机或其他可编程数据处理设备上，使得在计算机或其他可编程设备上执行一系列操作步骤以产生计算机实现的处理，从而在计算机或其他可编程设备上执行的指令提供用于实现在流程图一个流程或多个流程和/或方框图一个方框或多个方框中指定的功能的步骤。
最后应当说明的是：以上实施例仅用以说明本发明的技术方案而非对其限制，尽管参照上述实施例对本发明进行了详细的说明，所属领域的普通技术人员应当理解：依然可以对本发明的具体实施方式进行修改或者等同替换，而未脱离本发明精神和范围的任何修改或者等同替换，其均应涵盖在本发明的权利要求保护范围之内。

Claims (10)

1.一种电子文件自动归档方法，其特征在于，所述方法包括：
根据与业务系统适配的数据对接接口，获取所述业务系统产生的待归档数据；
确定所述待归档数据的业务类型，根据所述业务类型调用适配的表单模板，并根据所述表单模板，自动生成与所述待归档数据对应的电子文件；
根据所述业务类型确定需要采集的元数据信息项，并自动进行所述元数据信息项对应内容的采集，获取元数据信息；
建立所述电子文件和元数据信息的关联关系，并对所述电子文件和元数据信息进行加密，以获取电子文件加密数据，并将所述电子文件加密数据存储在数据库，完成电子文件进行归档。
2.根据权利要求1所述的方法，其特征在于，所述待归档数据包括：业务数据、流程数据、电子文件数据和签名数据；
所述元数据信息项，包括：归档档案号、类别号、归档年度、保管期限、文件名和文件创建时间。
3.根据权利要求1所述的方法，其特征在于，所述方法还包括：
获取与所述电子文件对应的电子签名，确定签名位置，并利用所述电子签名在所述签名位置对所述电子文件进行签名，完成所述电子签名和电子文件的合并。
4.根据权利要求1所述的方法，其特征在于，所述方法还包括：
在将所述电子文件加密数据存储在数据库中时，建立所述电子文件加密数据的索引，并将所述索引存储至预设数据库中，以根据所述索引进行所述电子文件加密数据的查找。
5.根据权利要求1所述的方法，其特征在于，所述方法还包括：
在将所述电子文件加密数据存储在数据库之前，对所述电子文件加密数据进行真实性、完整性、可用性和安全性校验，获取校验结果；
其中，若所述校验结果指示校验通过，则将所述电子文件加密数据存储在数据库；反之，若所述校验结果指示校验不通过，则查找校验不通过项，并根据所述校验不通过项返回校验不通过信息至监控终端，以使得用户根据所述校验不通过信息手动进行电子文件的归档。
6.一种电子文件自动归档系统，其特征在于，所述系统包括：
待归档数据获取单元，用于根据与业务系统适配的数据对接接口，获取所述业务系统产生的待归档数据；
电子文件生成单元，用于确定所述待归档数据的业务类型，根据所述业务类型调用适配的表单模板，并根据所述表单模板，自动生成与所述待归档数据对应的电子文件；
元数据信息获取单元，用于根据所述业务类型确定需要采集的元数据信息项，并自动进行所述元数据信息项对应内容的采集，获取元数据信息；
归档单元，用于建立所述电子文件和元数据信息的关联关系，并对所述电子文件和元数据信息进行加密，以获取电子文件加密数据，并将所述电子文件加密数据存储在数据库，完成电子文件进行归档。
7.根据权利要求6所述的系统，其特征在于，所述待归档数据包括：业务数据、流程数据、电子文件数据和签名数据；
所述元数据信息项，包括：归档档案号、类别号、归档年度、保管期限、文件名和文件创建时间。
8.根据权利要求6所述的系统，其特征在于，所述系统还包括：
签名单元，用于获取与所述电子文件对应的电子签名，确定签名位置，并利用所述电子签名在所述签名位置对所述电子文件进行签名，完成所述电子签名和电子文件的合并。
9.根据权利要求6所述的系统，其特征在于，所述系统还包括：
索引建立单元，用于在将所述电子文件加密数据存储在数据库中时，建立所述电子文件加密数据的索引，并将所述索引存储至预设数据库中，以根据所述索引进行所述电子文件加密数据的查找。
10.根据权利要求6所述的系统，其特征在于，所述系统还包括：
检测单元，用于在将所述电子文件加密数据存储在数据库之前，对所述电子文件加密数据进行真实性、完整性、可用性和安全性校验，获取校验结果；
其中，若所述校验结果指示校验通过，则将所述电子文件加密数据存储在数据库；反之，若所述校验结果指示校验不通过，则查找校验不通过项，并根据所述校验不通过项返回校验不通过信息至监控终端，以使得用户根据所述校验不通过信息手动进行电子文件的归档。
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