CN111242759A - 一种基于网络的会计电子档案处理方法及系统 - Google Patents

一种基于网络的会计电子档案处理方法及系统 Download PDF

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Abstract

本发明公开了一种基于网络的会计电子档案处理方法及系统，包括：获取不同的企业的多个会计电子档案，并对每个会计电子档案的数据信息的真实性和完整性进行校验，以获取校验结果；当所述校验结果指示会计电子档案的数据信息通过真实性和完整性校验时，按照预设的格式转换规则对每个会计电子档案进行格式转换，以获取标准格式的会计电子档案；对所述标准格式的会计电子档案进行CA证书签章，根据每个会计电子档案的企业标识信息确定对应的存储区域，并将经过签章的会计电子档案存储至对应的存储区域；根据每个会计电子档案的数据信息确定每个电子档案的类别，并根据类别和当前的入库时间信息确定每个会计电子档案的档案标签。

Description

一种基于网络的会计电子档案处理方法及系统
技术领域
本发明涉及数据处理技术领域，并且更具体地，涉及一种基于网络的会计电子档案处理方法及系统。
背景技术
会计电子档案包括电子凭证、电子账簿、电子报表、其他电子会计核算资料等。目前，会计电子档案的管理有纸质版的文件和电子版的文件，由于会计电子档案的种类繁多，保存的档案数据也相应的会有很多。因此，在查看、管理、借阅等方面传统的方式可能存在查询不方便，记录出现问题只能找原始档案数据，借阅时工作效率低等。
因此，需要一种基于网络的会计电子档案处理方法。
发明内容
本发明提出一种基于网络的会计电子档案处理方法及系统，以解决如何对会计电子档案统一进行处理的问题。
为了解决上述问题，根据本发明的一个方面，提供了一种基于网络的会计电子档案处理方法，所述方法包括：
获取不同的企业的多个会计电子档案，并对每个会计电子档案的数据信息的真实性和完整性进行校验，以获取校验结果；
当所述校验结果指示会计电子档案的数据信息通过真实性和完整性校验时，按照预设的格式转换规则对每个会计电子档案进行格式转换，以获取标准格式的会计电子档案；
对所述标准格式的会计电子档案进行CA证书签章，根据每个会计电子档案的企业标识信息确定对应的存储区域，并将经过签章的会计电子档案存储至对应的存储区域；
根据每个会计电子档案的数据信息确定每个电子档案的类别，并根据类别和当前的入库时间信息确定每个会计电子档案的档案标签。
优选地，其中所述获取不同的企业的多个会计电子档案，包括：
获取不同的企业通过企业管理系统发送的会计电子档案；和/或
获取企业的纸质版的票据文件，并通过手工录入或扫描的方式获取与所述纸质版的票据文件对应的会计电子档案。
优选地，其中所述方法还包括：
接收会计电子档案获取请求，根据所述会计电子档案获取请求确定对应的第一会计电子档案，判断所述会计电子档案获取请求的请求方的企业标识信息和所述第一会计电子档案的企业标识信息是否一致，若是，则反馈所述第一会计电子档案；反之，则反馈无获取权限的提示消息。
优选地，其中所述方法还包括：
根据每个会计电子档案的重要程度，确定每个会计电子档案的保存期限，并根据每个会计电子档案的保存期限和入库时间信息，自动汇总已达到保存期限的会计电子档案列表，并根据管理人员的销毁指令销毁所述会计电子档案列表中的会计电子档案。
优选地，其中所述会计电子档案的数据信息包括：电子凭证、电子账簿、电子报表、电子会计核算资料和企业标识信息。
根据本发明的另一个方面，提供了一种基于网络的会计电子档案处理系统，所述系统包括：
数据校验单元，用于获取不同的企业的多个会计电子档案，并对每个会计电子档案的数据信息的真实性和完整性进行校验，以获取校验结果；
格式转换单元，用于当所述校验结果指示会计电子档案的数据信息通过真实性和完整性校验时，按照预设的格式转换规则对每个会计电子档案进行格式转换，以获取标准格式的会计电子档案；
会计电子档案存储单元，用于对所述标准格式的会计电子档案进行CA证书签章，根据每个会计电子档案的企业标识信息确定对应的存储区域，并将经过签章的会计电子档案存储至对应的存储区域；
档案标签确定单元，用于根据每个会计电子档案的数据信息确定每个电子档案的类别，并根据类别和当前的入库时间信息确定每个会计电子档案的档案标签。
优选地，其中所述数据校验单元，获取不同的企业的多个会计电子档案，包括：
获取不同的企业通过企业管理系统发送的会计电子档案；和/或
获取企业的纸质版的票据文件，并通过手工录入或扫描的方式获取与所述纸质版的票据文件对应的会计电子档案。
优选地，其中所述系统还包括：
数据查询单元，用于接收会计电子档案获取请求，根据所述会计电子档案获取请求确定对应的第一会计电子档案，判断所述会计电子档案获取请求的请求方的企业标识信息和所述第一会计电子档案的企业标识信息是否一致，若是，则反馈所述第一会计电子档案；反之，则反馈无获取权限的提示消息。
优选地，其中所述系统还包括：
会计电子档案管理单元，用于根据每个会计电子档案的重要程度，确定每个会计电子档案的保存期限，并根据每个会计电子档案的保存期限和入库时间信息，自动汇总已达到保存期限的会计电子档案列表，并根据管理人员的销毁指令销毁所述会计电子档案列表中的会计电子档案。
优选地，其中所述会计电子档案的数据信息包括：电子凭证、电子账簿、电子报表、电子会计核算资料和企业标识信息。
本发明提供了一种基于网络的会计电子档案处理方法及系统，包括：对每个会计电子档案的数据信息的真实性和完整性进行校验，以获取校验结果；当所述校验结果指示通过校验时，按照预设的格式转换规则对每个会计电子档案进行格式转换；对所述标准格式的会计电子档案进行CA证书签章，将经过签章的会计电子档案存储至对应的存储区域；根据每个会计电子档案的数据信息确定每个电子档案的类别，并根据类别和当前的入库时间信息确定每个会计电子档案的档案标签。本发明能够对会计电子档案进行CA证书签章，支持多种文件转换成版式文件后存入，对通过接口移交的电子文件的真实性、完整性、可用性、安全性进行检测，以确保会计类电子文件归过程中的真实、完整、可用和安全；从档案数据的转入到档案数据的管理，到档案数据的销毁形成一个完整的闭环，提高档案数据整理的效率，提高了企业及个人查询档案的效率，提升了档案管理的质量。
附图说明
通过参考下面的附图，可以更为完整地理解本发明的示例性实施方式：
图1为根据本发明实施方式的基于网络的会计电子档案处理方法100的流程图；
图2为根据本发明实施方式的技术框架图；
图3为根据本发明实施方式的会计电子档案的处理流程图；以及
图4为根据本发明实施方式的基于网络的会计电子档案处理系统400的结构示意图。
具体实施方式
现在参考附图介绍本发明的示例性实施方式，然而，本发明可以用许多不同的形式来实施，并且不局限于此处描述的实施例，提供这些实施例是为了详尽地且完全地公开本发明，并且向所属技术领域的技术人员充分传达本发明的范围。对于表示在附图中的示例性实施方式中的术语并不是对本发明的限定。在附图中，相同的单元/元件使用相同的附图标记。
除非另有说明，此处使用的术语(包括科技术语)对所属技术领域的技术人员具有通常的理解含义。另外，可以理解的是，以通常使用的词典限定的术语，应当被理解为与其相关领域的语境具有一致的含义，而不应该被理解为理想化的或过于正式的意义。
图1为根据本发明实施方式的基于网络的会计电子档案处理方法100的流程图。如图1所示，本发明实施方式提供的基于网络的会计电子档案处理方法，能够对会计电子档案进行CA证书签章，支持多种文件转换成版式文件后存入，对通过接口移交的电子文件的真实性、完整性、可用性、安全性进行检测，以确保会计类电子文件归过程中的真实、完整、可用和安全；从档案数据的转入到档案数据的管理，到档案数据的销毁形成一个完整的闭环，提高档案数据整理的效率，提高了企业及个人查询档案的效率，提升了档案管理的质量。本发明实施方式提供的基于网络的会计电子档案处理方法100，从步骤101处开始，在步骤101获取不同的企业的多个会计电子档案，并对每个会计电子档案的数据信息的真实性和完整性进行校验，以获取校验结果。
优选地，其中所述获取不同的企业的多个会计电子档案，包括：
获取不同的企业通过企业管理系统发送的会计电子档案；和/或
获取企业的纸质版的票据文件，并通过手工录入或扫描的方式获取与所述纸质版的票据文件对应的会计电子档案。
优选地，其中所述会计电子档案的数据信息包括：电子凭证、电子账簿、电子报表、电子会计核算资料和企业标识信息。
在步骤102，当所述校验结果指示会计电子档案的数据信息通过真实性和完整性校验时，按照预设的格式转换规则对每个会计电子档案进行格式转换，以获取标准格式的会计电子档案。
在本发明的实施方式中，直接通过接口对接ERP系统，获取企业的会计电子档案，并对传入的数据进行真实性和完整性校验，校验通过的数据生成固定的版式文件，并进行CA证书签章，存入数据库，不符合数据进行人工审核。存入的数据进行归档整理后以便后续的档案查阅、管理、检索、销毁等。对于纸质版的票据，根据档案的类型在文件收集中进行手工录入或通过电子设备(扫描枪)进行录入，录入信息后进行真实性和完整性的检测，并通过进行会计电子档案的存储，对于纸质票据也经过档案整理，进行分类组卷、装盒。
在步骤103，对所述标准格式的会计电子档案进行CA证书签章，根据每个会计电子档案的企业标识信息确定对应的存储区域，并将经过签章的会计电子档案存储至对应的存储区域。
在步骤104，根据每个会计电子档案的数据信息确定每个电子档案的类别，并根据类别和当前的入库时间信息确定每个会计电子档案的档案标签。
优选地，其中所述方法还包括：
接收会计电子档案获取请求，根据所述会计电子档案获取请求确定对应的第一会计电子档案，判断所述会计电子档案获取请求的请求方的企业标识信息和所述第一会计电子档案的企业标识信息是否一致，若是，则反馈所述第一会计电子档案；反之，则反馈无获取权限的提示消息。
优选地，其中所述方法还包括：
根据每个会计电子档案的重要程度，确定每个会计电子档案的保存期限，并根据每个会计电子档案的保存期限和入库时间信息，自动汇总已达到保存期限的会计电子档案列表，并根据管理人员的销毁指令销毁所述会计电子档案列表中的会计电子档案。
图2为根据本发明实施方式的技术框架图。如图2所示，包括：表现层、服务层中间件和存储层。存储数据库为：ORACLE、MYSQL或SQLSERVER。对接ERP的A8\A6\A3可以无缝对接，同时也提供标准接口可以和其他ERP系统对接。本发明实施方式的基于网络的会计电子档案管理的系统，包括以下模块：
文件收集模块：主要是将ERP中对接传送过来的电子档案做自动分类归集，同时支持手工实体档案的移交及档案补充。档案整理模块：对收集后的实体档案进行接收确认，并依据各公司管理的需要对档案进行分类组卷，编目(装盒)。档案保管模块：主要是针对于实体档案存档后的后续管理。具体包括档案实体的出入库，根据档案管理人的不同可进行档案的移交及接收。档案利用模块：针对于录入的档案信息提供不同形式的信息检索功能，支持元数据在线查看功能。档案鉴定模块：已经归档的档案保管期限到期后，系统自动汇总已经到期的档案，形成报表，档案管理部门人员看到到期档案汇总信息后，针对已经到期的档案发起档案销毁申请。档案统计模块：主要是用于不同年度，档案类别等方面的统计，到期统计，借阅统计，登录统计等。档案编研模块：以录入档案文献为主要对象，以主动提供或报道档案信息内容，满足利用为主要目的，在深入研究档案内容的基础上，按专题对档案文件进行收集、筛选、加工，使之转化为不同形式的编研成功的一种专业工作。待办事项模块：当前登录者的代办任务、已办任务。系统设置模块：主要是设置用户的权限、组织、角色，工作流程的设置、日志的管理(系统日志、业务日志等)、系统参数设置等。通过对会计电子档案(主要包含凭证、账簿、报告及会计其他类)的接收、管理而设计开发的专业电子档案管理系统。企业使用简单，实施简便，无需企业二次开发，依据国家标准为企业提供标准或定制化电子会计档案及电子发票管理系统方案，降低了企业人力成本和时间成本。
图3为根据本发明实施方式的会计电子档案的处理流程图。如图3所示，基于网络的会计电子档案管理的方法，包括：1、文件收集：收集从ERP或者手动录入的各种类型的会计电子档案信息，将其转换成签章后的版式文件数据(ofd格式)，对档案信息进行四性检验，确保数据的完整性、真实性。2、档案整理：对收集来的数据进行分类整理归档、装盒。并将相关数据记录到数据库中。3、档案管理：对于归档文件的移交、接收，纸质文件的出库、入库、档案的质检、修正进行详细的记录。4、档案利用：对档案的基础信息检索、借阅。5、档案鉴定：自动识别即将到期的档案信息，以备后续档案的销毁。6、档案编研：支持对年鉴等文件的编写。7、档案统计：记录档案的使用情况。
本发明实施方式提供的基于网络的会计电子档案管理的方法，采用自动或者手动传入会计电子档案信息，基于不同的角色进行自动审核，整理会计电子档案信息进行组卷装盒，从数据的来源、流转、销毁方面进行设计，充分挖掘档案的价值，注重信息的安全性、保密性。支持ERP标准接口对接及手动录入，支持个性化设置权限、角色、工作流程等。
图4为根据本发明实施方式的基于网络的会计电子档案处理系统400的结构示意图。如图4所示，本发明实施方式提供的基于网络的会计电子档案处理系统400，包括：数据校验单元401、格式转换单元402、会计电子档案存储单元403和档案标签确定单元404。
优选地，所述数据校验单元401，用于获取不同的企业的多个会计电子档案，并对每个会计电子档案的数据信息的真实性和完整性进行校验，以获取校验结果。
优选地，其中所述数据校验单元401，获取不同的企业的多个会计电子档案，包括：
获取不同的企业通过企业管理系统发送的会计电子档案；和/或
获取企业的纸质版的票据文件，并通过手工录入或扫描的方式获取与所述纸质版的票据文件对应的会计电子档案。
优选地，其中所述会计电子档案的数据信息包括：电子凭证、电子账簿、电子报表、电子会计核算资料和企业标识信息。
优选地，所述格式转换单元402，用于当所述校验结果指示会计电子档案的数据信息通过真实性和完整性校验时，按照预设的格式转换规则对每个会计电子档案进行格式转换，以获取标准格式的会计电子档案。
优选地，所述会计电子档案存储单元403，用于对所述标准格式的会计电子档案进行CA证书签章，根据每个会计电子档案的企业标识信息确定对应的存储区域，并将经过签章的会计电子档案存储至对应的存储区域。
优选地，所述档案标签确定单元404，用于根据每个会计电子档案的数据信息确定每个电子档案的类别，并根据类别和当前的入库时间信息确定每个会计电子档案的档案标签。
优选地，其中所述系统还包括：
数据查询单元，用于接收会计电子档案获取请求，根据所述会计电子档案获取请求确定对应的第一会计电子档案，判断所述会计电子档案获取请求的请求方的企业标识信息和所述第一会计电子档案的企业标识信息是否一致，若是，则反馈所述第一会计电子档案；反之，则反馈无获取权限的提示消息。
优选地，其中所述系统还包括：
会计电子档案管理单元，用于根据每个会计电子档案的重要程度，确定每个会计电子档案的保存期限，并根据每个会计电子档案的保存期限和入库时间信息，自动汇总已达到保存期限的会计电子档案列表，并根据管理人员的销毁指令销毁所述会计电子档案列表中的会计电子档案。
本发明的实施例的基于网络的会计电子档案处理系统400与本发明的另一个实施例的基于网络的会计电子档案处理方法100相对应，在此不再赘述。
已经通过参考少量实施方式描述了本发明。然而，本领域技术人员所公知的，正如附带的专利权利要求所限定的，除了本发明以上公开的其他的实施例等同地落在本发明的范围内。
通常地，在权利要求中使用的所有术语都根据他们在技术领域的通常含义被解释，除非在其中被另外明确地定义。所有的参考“一个/所述/该[装置、组件等]”都被开放地解释为所述装置、组件等中的至少一个实例，除非另外明确地说明。这里公开的任何方法的步骤都没必要以公开的准确的顺序运行，除非明确地说明。
本领域内的技术人员应明白，本申请的实施例可提供为方法、系统、或计算机程序产品。因此，本申请可采用完全硬件实施例、完全软件实施例、或结合软件和硬件方面的实施例的形式。而且，本申请可采用在一个或多个其中包含有计算机可用程序代码的计算机可用存储介质(包括但不限于磁盘存储器、CD-ROM、光学存储器等)上实施的计算机程序产品的形式。
本申请是参照根据本申请实施例的方法、设备(系统)、和计算机程序产品的流程图和/或方框图来描述的。应理解可由计算机程序指令实现流程图和/或方框图中的每一流程和/或方框、以及流程图和/或方框图中的流程和/或方框的结合。可提供这些计算机程序指令到通用计算机、专用计算机、嵌入式处理机或其他可编程数据处理设备的处理器以产生一个机器，使得通过计算机或其他可编程数据处理设备的处理器执行的指令产生用于实现在流程图一个流程或多个流程和/或方框图一个方框或多个方框中指定的功能的装置。
这些计算机程序指令也可存储在能引导计算机或其他可编程数据处理设备以特定方式工作的计算机可读存储器中，使得存储在该计算机可读存储器中的指令产生包括指令装置的制造品，该指令装置实现在流程图一个流程或多个流程和/或方框图一个方框或多个方框中指定的功能。
这些计算机程序指令也可装载到计算机或其他可编程数据处理设备上，使得在计算机或其他可编程设备上执行一系列操作步骤以产生计算机实现的处理，从而在计算机或其他可编程设备上执行的指令提供用于实现在流程图一个流程或多个流程和/或方框图一个方框或多个方框中指定的功能的步骤。
最后应当说明的是：以上实施例仅用以说明本发明的技术方案而非对其限制，尽管参照上述实施例对本发明进行了详细的说明，所属领域的普通技术人员应当理解：依然可以对本发明的具体实施方式进行修改或者等同替换，而未脱离本发明精神和范围的任何修改或者等同替换，其均应涵盖在本发明的权利要求保护范围之内。

Claims (10)

1.一种基于网络的会计电子档案处理方法，其特征在于，所述方法包括：
获取不同的企业的多个会计电子档案，并对每个会计电子档案的数据信息的真实性和完整性进行校验，以获取校验结果；
当所述校验结果指示会计电子档案的数据信息通过真实性和完整性校验时，按照预设的格式转换规则对每个会计电子档案进行格式转换，以获取标准格式的会计电子档案；
对所述标准格式的会计电子档案进行CA证书签章，根据每个会计电子档案的企业标识信息确定对应的存储区域，并将经过签章的会计电子档案存储至对应的存储区域；
根据每个会计电子档案的数据信息确定每个电子档案的类别，并根据类别和当前的入库时间信息确定每个会计电子档案的档案标签。
2.根据权利要求1所述的方法，其特征在于，所述获取不同的企业的多个会计电子档案，包括：
获取不同的企业通过企业管理系统发送的会计电子档案；和/或
获取企业的纸质版的票据文件，并通过手工录入或扫描的方式获取与所述纸质版的票据文件对应的会计电子档案。
3.根据权利要求1所述的方法，其特征在于，所述方法还包括：
接收会计电子档案获取请求，根据所述会计电子档案获取请求确定对应的第一会计电子档案，判断所述会计电子档案获取请求的请求方的企业标识信息和所述第一会计电子档案的企业标识信息是否一致，若是，则反馈所述第一会计电子档案；反之，则反馈无获取权限的提示消息。
4.根据权利要求1所述的方法，其特征在于，所述方法还包括：
根据每个会计电子档案的重要程度，确定每个会计电子档案的保存期限，并根据每个会计电子档案的保存期限和入库时间信息，自动汇总已达到保存期限的会计电子档案列表，并根据管理人员的销毁指令销毁所述会计电子档案列表中的会计电子档案。
5.根据权利要求1所述的方法，其特征在于，所述会计电子档案的数据信息包括：电子凭证、电子账簿、电子报表、电子会计核算资料和企业标识信息。
6.一种基于网络的会计电子档案处理系统，其特征在于，所述系统包括：
数据校验单元，用于获取不同的企业的多个会计电子档案，并对每个会计电子档案的数据信息的真实性和完整性进行校验，以获取校验结果；
格式转换单元，用于当所述校验结果指示会计电子档案的数据信息通过真实性和完整性校验时，按照预设的格式转换规则对每个会计电子档案进行格式转换，以获取标准格式的会计电子档案；
会计电子档案存储单元，用于对所述标准格式的会计电子档案进行CA证书签章，根据每个会计电子档案的企业标识信息确定对应的存储区域，并将经过签章的会计电子档案存储至对应的存储区域；
档案标签确定单元，用于根据每个会计电子档案的数据信息确定每个电子档案的类别，并根据类别和当前的入库时间信息确定每个会计电子档案的档案标签。
7.根据权利要求6所述的系统，其特征在于，所述数据校验单元，获取不同的企业的多个会计电子档案，包括：
获取不同的企业通过企业管理系统发送的会计电子档案；和/或
获取企业的纸质版的票据文件，并通过手工录入或扫描的方式获取与所述纸质版的票据文件对应的会计电子档案。
8.根据权利要求6所述的系统，其特征在于，所述系统还包括：
数据查询单元，用于接收会计电子档案获取请求，根据所述会计电子档案获取请求确定对应的第一会计电子档案，判断所述会计电子档案获取请求的请求方的企业标识信息和所述第一会计电子档案的企业标识信息是否一致，若是，则反馈所述第一会计电子档案；反之，则反馈无获取权限的提示消息。
9.根据权利要求6所述的系统，其特征在于，所述系统还包括：
会计电子档案管理单元，用于根据每个会计电子档案的重要程度，确定每个会计电子档案的保存期限，并根据每个会计电子档案的保存期限和入库时间信息，自动汇总已达到保存期限的会计电子档案列表，并根据管理人员的销毁指令销毁所述会计电子档案列表中的会计电子档案。
10.根据权利要求6所述的系统，其特征在于，所述会计电子档案的数据信息包括：电子凭证、电子账簿、电子报表、电子会计核算资料和企业标识信息。
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