CN106528794A - 一种基于档案管理系统的电子文件归档方法 - Google Patents

一种基于档案管理系统的电子文件归档方法 Download PDF

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Abstract

本发明公开了一种基于档案管理系统的电子文件归档方法，归档方法步骤如下：创建电子文件；收集电子文件；鉴定电子文件；归档电子文件。在发明的一种基于档案管理系统的电子文件归档方法中，通过电子文件的属性文件把复杂的流程串联起来，使整个档案管理工作变成了对一个很小内存的属性文件进行填写，从而更明确化、简单化、易操作，让档案管理员对其他专业性很强的电子文件进行归档；公司也可以通过对属性文件资源库的操作来掌控整个电子档案管理工作的操作。

Description

一种基于档案管理系统的电子文件归档方法
技术领域
本发明涉及档案管理方法领域，尤其是一种基于档案管理系统的电子文件归档方法。
背景技术
随着时代的进步电子档案不在是潮流名词，它已经成为我们日常工作的主流了。随着计算机的出现很多的档案管理系统被开发出来，但是利用档案管理系统归档电子文件的方法还是很传统的流程，效率不高，人工付出大。
发明内容
本发明主要解决的技术问题在于提供一种基于档案管理系统的电子文件归档方法。
本发明为解决上述技术问题采用的技术方案为：
一种基于档案管理系统的电子文件归档方法，所述归档方法步骤如下：
a.创建电子文件：对电子文件绑定对应的属性文件，所述属性文件包括有文件特征模块与设备环境模块，填写属性文件中的文件特征模块数据与设备环境模块数据；
b.收集电子文件：创建收集属性文件，所述收集属性文件包括有用于存储文件交接属性信息的交接模块，填写交接模块数据；根据收集属性文件绑定步骤a中相对应的电子文件，各个电子文件绑定有相对应的收集属性信息；
c.鉴定电子文件：对步骤b中得到的电子文件进行鉴定并创建鉴定属性文件，所述鉴定属性文件包括有用于存储鉴定后电子文件的属性信息的鉴定模块，填写鉴定模块数据；所述鉴定属性文件还包括有用于存储未鉴定电子文件的属性信息的未鉴定模块，填写未鉴定模块数据；根据鉴定属性文件绑定步骤b中得到的相对应的电子文件，各个电子文件绑定有相对应的鉴定属性信息；
d.归档电子文件：通过步骤c中鉴定后的电子文件的鉴定属性信息，确定各个电子文件的储存时间，将存储模块分为用于长时间存储的第一存储模块与用于短时间存储的第二存储模块，将需要长时间或永久储存的电子文件存储于第一存储模块，将需要短时间存储的电子文件存储于第二存储模块。
进一步地，所述步骤c中，通过未鉴定模块中的属性信息查找未鉴定的电子文件，进行二次鉴定，将二次鉴定后电子文件的属性信息存储于鉴定模块中，并将该电子文件对应的未鉴定模块中存储的属性信息删除。
进一步地，所述步骤d中，通过电子文件绑定的鉴定属性信息，确定不需要存储的电子文件的属性信息，通过属性信息确定相对应的电子文件并删除。
进一步地，所述步骤d中，第二存储模块存储的电子文件存储日期到期后，到期后的电子文件再次执行步骤c-d的操作。
本发明的一种基于档案管理系统的电子文件归档方法的有益效果为：
本发明的一种基于档案管理系统的电子文件归档方法，大大减少档案管理员的工作量；避免档案管理的重复工作；精确的确定电子文件的属性值；避免档案管理员阅读电子文件的具体内容，档案管理员可以通过属性文件对电子文件快速的进行分类、收集、价值鉴定等工作，降低了电子文档管理工作的工作量；利于开发一些小软件直接读取属性文件的内容，再与档案保存期限表对应从而快速确定电子档案的存档期限；利于公司的档案管理办法的实施和对电子文件的规范化工作。
在本发明的方法中通过电子文件的属性文件把复杂的流程串联起来，使整个档案管理工作变成了对一个很小内存的属性文件进行填写，从而更明确化、简单化、易操作，让档案管理员对其他专业性很强的电子文件进行归档；公司也可以通过对属性文件资源库的操作来掌控整个电子档案管理工作的操作。
具体实施方式
下面对本发明的实施方式作进一步阐述。
文件形成阶段：各部门形成电子文件时绑定对应的属性文件，电子文件的创建者需要填写属性文件中的文件特征和设备环境模块属性的具体值；文件收集阶段：公司需要为每个部门设置兼职档案管理员负责集中所在部门产生的电子文件(定期收集)，兼职档案管理员在收集电子文件的同时需要填写属性文件中的交接模块属性的具体值；文件鉴定阶段：先由档案管理员根据公司的档案管理办法对收集的电子文件进行鉴定，对于不能确定价值的电子文件，再由档案管理员从各个部门抽调专业人员与档案管理员组成鉴定小组对一段时间内形成的不能确定的价值的电子文件进行价值鉴定。在鉴定的阶段档案管理员需要填写属性文件鉴定归档模块属性的具体值；文件归档阶段：档案管理员根据电子文件的属性文件对电子文件进行归档操作，对于保管期限永久的电子文档给予更高水平的储存条件，对于那些短期的电子文件可以适当的降低储存条件；文件销毁阶段：当电子文件经过鉴定小组价值鉴定后，确定没有价值，需要对没有价值的文件进行销毁处理。本方法中所有的涉及文件销毁操作之前都要进行鉴定小组的鉴定；文件到期重鉴定阶段：当电子文件存档到期之后，由档案管理人再次组织鉴定小组再次对档案进行价值鉴定，确定到期的电子档案是否具有延长保存期限的价值，并对没有价值的文件进行销毁操作。
下面结合具体实施例对本发明作进一步阐述：
产生电子文件：规定公司部门产生的电子文件同时为电子文件绑定相应的属性文件，并先由文件的创建者将电子文件的特征和设备属性填写完成，主要包括形成部门、形成时间、文件题名、创建者、载体、操作系统、软件等等属性的具体值。文件的创建者了解上述属性值，确保属性值的正确性，避免档案管理员填写时再次询问文件的属性值，从而降低工作量；此时电子文件无序；
各个部门设置兼职档案管理员(项目负责人，配置管理员等等)负责本部门的电子文件收集工作，根据属性文件的具体内容对无序的电子文件进行分类，可以采取时间分类法、内容分类法等等，从而形成有序的电子文件。然后定期将部门收集的电子文件档案及属性文件一起交接给档案管理员，与此同时需要填写电子文件的交接属性模块的属性值，主要包括接收人、接收部门等等；
由档案管理员根据公司的档案管理办法确定档案的保存期限，对于不能确定保存期限的电子文档，走鉴定小组鉴定流程；鉴定小组对档案管理员不能确定保存期限的电子文档进行价值鉴定。
第一步：对电子文件的属性文件进行鉴定，相对于技术和内容鉴定。若确定文件的存档期限则对文件进行存档，对于这一步不能确定期限的文件在采取第二步；
第二步：对文件进行技术鉴定，主要是由专业的人员和计算机人才联合进行的鉴定，若确定文件的存档期限则对文件进行存档，对于这一步不能确定期限的文件在采取第三步；
第三步：对文件进行内容鉴定，顾名思义就是对电子文件的具体内容进行价值鉴定，这是很慢的鉴定过程，若确定文件的存档期限则对文件进行存档，对于这一步不能确定期限的文件在采取第四步；
第四步：对文件进行其他手段进行价值鉴定，如社会需求等手段若确定文件的存档期限则对文件进行存档，对于这一步不能确定期限的文件在采取暂时保存。
当电子档案到期之后，由档案管理员根据属性文件内容找到专门人员织鉴定小组再次进行价值鉴定，从而确定电子文档有没有必要再次存档从而确定到期文档的保存与否。若电子文档没有价值的则进行销毁处理。
在本发明的方法中通过电子文件的属性文件把复杂的流程串联起来，使整个档案管理工作变成了对一个很小内存的属性文件进行填写，从而更明确化、简单化、易操作，让档案管理员对其他专业性很强的电子文件进行归档。
公司也可以通过对属性文件资源库的操作来掌控整个电子档案管理工作的操作。

Claims (4)

1.一种基于档案管理系统的电子文件归档方法，其特征在于：所述归档方法步骤如下：
a.创建电子文件：对电子文件绑定对应的属性文件，所述属性文件包括有文件特征模块与设备环境模块，填写属性文件中的文件特征模块数据与设备环境模块数据；
b.收集电子文件：创建收集属性文件，所述收集属性文件包括有用于存储文件交接属性信息的交接模块，填写交接模块数据；根据收集属性文件绑定步骤a中相对应的电子文件，各个电子文件绑定有相对应的收集属性信息；
c.鉴定电子文件：对步骤b中得到的电子文件进行鉴定并创建鉴定属性文件，所述鉴定属性文件包括有用于存储鉴定后电子文件的属性信息的鉴定模块，填写鉴定模块数据；所述鉴定属性文件还包括有用于存储未鉴定电子文件的属性信息的未鉴定模块，填写未鉴定模块数据；根据鉴定属性文件绑定步骤b中得到的相对应的电子文件，各个电子文件绑定有相对应的鉴定属性信息；
d.归档电子文件：通过步骤c中鉴定后的电子文件的鉴定属性信息，确定各个电子文件的储存时间，将存储模块分为用于长时间存储的第一存储模块与用于短时间存储的第二存储模块，将需要长时间或永久储存的电子文件存储于第一存储模块，将需要短时间存储的电子文件存储于第二存储模块。
2.根据权利要求1所述的基于档案管理系统的电子文件归档方法，其特征在于：所述步骤c中，通过未鉴定模块中的属性信息查找未鉴定的电子文件，进行二次鉴定，将二次鉴定后电子文件的属性信息存储于鉴定模块中，并将该电子文件对应的未鉴定模块中存储的属性信息删除。
3.根据权利要求1所述的基于档案管理系统的电子文件归档方法，其特征在于：所述步骤d中，通过电子文件绑定的鉴定属性信息，确定不需要存储的电子文件的属性信息，通过属性信息确定相对应的电子文件并删除。
4.根据权利要求1所述的基于档案管理系统的电子文件归档方法，其特征在于：所述步骤d中，第二存储模块存储的电子文件存储日期到期后，到期后的电子文件再次执行步骤c-d的操作。
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