CN105225097A - 一种用于电子审计文件的归档系统及归档方法 - Google Patents

Abstract

本发明公开一种用于电子审计文件的归档系统，所述归档系统自动地对审计档案进行检测、整理和归档并生成完整的电子档案；其中，包括归档模板生成模块、归档处理模块和电子档案生成模块。本发明利用自动化检测和归档的方式，对大量零散的审计文件进行整理，节省了人工整理的时间和成本，提高了归档的效率。另外，文档检测单元自动遍历审计文件，获取有用文件的属性，便于快速查阅文件。再且，电子档案生成模块通过适应性压缩生成的电子档案，可以打印成纸质版，文件体积的减小可以有更多空间存放其他审计档案。很好地解决现有电子审计档案人工归档方法的工作效率低、容易出错、不能完整地打印出纸质版档案以及无法快速检索和查阅的技术问题。

Description

一种用于电子审计文件的归档系统及归档方法

技术领域

本发明涉及审计档案管理领域，尤其涉及一种用于电子审计文件的归档系统及归档方法。

背景技术

审计档案是审计机关进行审计监督或审计调查项目实施过程中直接产生的具有专门性、保存价值的审计文件材料。

审计文件材料包括各种记录和反映审计机关在审计监督或审计调查中直接产生的文件、证据、信函原件或复制件、图像、声像等不同形式的历史记录。审计文件材料的排列要符合规范化要求，按照类型可以分为：结论性文件材料、证明性文件材料和立项性文件材料。

目前审计档案的归档整理工作全部由人工操作，由于审计文件材料的数量很多而且种类繁杂，所以这种归档方式必然存在以下几个问题：其一，耗费大量的核实和编排档案时间，使得工作效率降低；其二，重要文件的各次稿本在审计归档过程中容易缺失或人为归类错误；其三，大量的审计文件材料只能做逻辑上的归档处理，并没有形成一份完整的、能打印成纸质版的审计档案，因此，也无法形成电子档案和纸质档案的“双套归档原则”；其四，由人工整理的审计档案，其内部文件属性混乱，缺乏关联性，因此无法对审计档案内容进行快速检索和查阅。

因此现有的电子审计档案归档技术需要进一步改进和完善。

发明内容

本发明的目的在于提供一种用于电子审计文件的归档系统及归档方法，旨在解决现有现有电子审计档案人工归档方法的工作效率低、容易出错、不能完整地打印出纸质版档案以及无法快速检索和查阅的技术问题。

本发明所设计的技术方案如下：

一种用于电子审计文件的归档系统，所述归档系统自动地对审计档案进行检测、整理和归档并生成完整的电子档案；其中，包括归档模板生成模块、归档处理模块和电子档案生成模块；所述归档模板生成模块用于定义归档规则并生成归档模板；所述归档处理模块根据归档规则对审计文件进行归档处理；所述电子档案生成模块用于审计档案的适应性压缩，并生成可供阅读和打印的电子档案。

所述的用于电子审计文件的归档系统，其中，所述归档处理模块包括文档检测单元、文档整理单元和文档归档单元；所述文档检测单元自动遍历审计文件并获取文件的相关属性；所述文档整理单元用于根据文件属性对审计文件进行筛选整理；所述文档归档单元用于对审计文件进行归档处理，形成审计档案。

所述的用于电子审计文件的归档系统的归档方法，其中，包括如下步骤：

步骤S1:通过所述归档模板生成模块，对归档规则进行定义，从而形成归档模板；

步骤S2:调用所述归档处理模块，对审计文件进行归档处理；

步骤S3:通过电子档案生产模块，对归档好的审计档案进行适应性压缩，并生成电子档案。

所述的用于电子审计文件的归档系统的归档方法，其中，所述步骤S2还包括如下步骤：

步骤S21:所述文档检测单元遍历所有审计文件，获取审计文件的相关属性；

步骤S22:所述文档整理单元根据获取的文件属性，筛选出需要整理的审计文件；

步骤S23:所述文档归档单元根据归档规则和归档模板的要求，对需要整理的审计文件进行归档处理，形成审计档案。

本发明所提供的一种用于电子审计文件的归档系统及归档方法，利用自动化检测和归档的方式，对大量零散的审计文件进行整理，大大地节省了人工整理的时间和成本，提高了归档的效率。另外，文档检测单元自动遍历审计文件，获取有用文件的属性，避免遗漏重要文件，提高了文件的齐备性和精炼性；同时，根据文件的属性和逻辑关系很容易地检索到相应文件，便于快速查阅文件。再且，电子档案生成模块通过适应性压缩生成的电子档案，可以打印成纸质版，与电子版保持高度的统一性，符合两套归档统一的原则，而且，文件体积的减小可以有更多空间存放其他审计档案。很好地解决现有现有电子审计档案人工归档方法的工作效率低、容易出错、不能完整地打印出纸质版档案以及无法快速检索和查阅的技术问题。

附图说明

图1是本发明所提供的归档系统的结构示意图。

图2是本发明所提供的归档处理模块的结构示意图。

图3是本发明所提供的归档方法的流程图。

图4是本发明所提供的归档方法步骤S2的流程图。

具体实施方式

为使本发明的目的、技术方案及优点更加清楚、明确，以下参照附图并举实施例对本发明作进一步说明。

如图1所示，本发明公开了一种用于电子审计文件的归档系统，所述归档系统基于归档模板的基础上，对归档规则进行定义，然后根据归档规则和模板的要求进行自动检测、鉴别、筛选、整理和归档输出，生成完整的可供阅读和打印的电子档案。其中，所述归档系统包括归档模板生成模块A00、归档处理模块B00和电子档案生成模块C00。所述归档模板生成模块A00用于定义归档规则并生成归档模板。所述归档处理模块B00根据归档规则对审计文件进行归档处理。所述电子档案生成模块C00用于审计档案的适应性压缩，并生成可供阅读和打印的电子档案。

具体的，结合图1和图2所示，所述归档处理模块B00对审计项目产生的审计文件材料进行自动鉴别、检测、筛选后，将各类文件材料根据结论性文件材料、证明性文件材料、立项性文件材料和备查性文件材料进行自动分类和归档。所述归档处理模块B00包括文档检测单元B10、文档整理单元B20和文档归档单元B30。所述文档检测单元B10自动遍历审计文件并获取文件的相关属性。所述文档整理单元B20用于根据文件属性对审计文件进行筛选整理。所述文档归档单元B30用于对审计文件进行归档处理，形成审计档案。

为使本发明的技术方案更清楚，下面结合实际情况对归档模板和归档规则做详细说明：

所述归档模板，在对审计文件的类型进行整理时，并不是单纯地将不同类别的文件进行分类、排列，而是按照审计文件的类别划分出多级目录，并按照各自属性进行归类，通过这种方式构建出清晰的文件架构。

所述归档规则，对审计文件的归档细节进行了定义。比如，同一级目录下的文件，正式文件比附件文件的优先级高，所以要排在前面；又如，同一个文件有不同阶段的版本，按照定稿、修改稿、初稿的顺序排列；再如，按文件内容的类型来分，汇总性文件比原始性文件的优先级高，所以要排在前面等等。

如图3所示，一种用于电子审计文件的归档系统的归档方法，其中，包括如下步骤：

步骤S1:通过所述归档模板生成模块A00，对归档规则进行定义，从而形成归档模板；

步骤S2:调用所述归档处理模块B00，对审计文件进行归档处理；

步骤S3:通过电子档案生产模块，对归档好的审计档案进行适应性压缩，并生成电子档案。

进一步，如图4所示，所述的用于电子审计文件的归档系统的归档方法，其中，所述步骤S2还包括如下步骤：

步骤S21:所述文档检测单元B10遍历所有审计文件，获取审计文件的相关属性；

步骤S22:所述文档整理单元B20根据获取的文件属性，筛选出需要整理的审计文件；

步骤S23:所述文档归档单元B30根据归档规则和归档模板的要求，对需要整理的审计文件进行归档处理，形成审计档案。

综上所述，一堆杂乱无章的审计文件材料首先经过对归档规则的定义，形成新的归档模板；然后根据归档模板的要求，对这些审计文件进行检测、鉴别、整理和归档，从而形成架构清晰的、逻辑清楚的、符合要求的审计档案；最后根据需要对审计档案进行适应性压缩，减小文件体积，有助于文件输出和对内容的快速检索，最终输出可供阅读和打印的电子档案。

本发明所提供的一种用于电子审计文件的归档系统及归档方法，利用自动化检测和归档的方式，对大量零散的审计文件进行整理，大大地节省了人工整理的时间和成本，提高了归档的效率。另外，文档检测单元B10自动遍历审计文件，获取有用文件的属性，避免遗漏重要文件，提高了文件的齐备性和精炼性；同时，根据文件的属性和逻辑关系很容易地检索到相应文件，便于快速查阅文件。再且，电子档案生成模块C00通过适应性压缩生成的电子档案，可以打印成纸质版，与电子版保持高度的统一性，符合两套归档统一的原则，而且，文件体积的减小可以有更多空间存放其他审计档案。很好地解决现有现有电子审计档案人工归档方法的工作效率低、容易出错、不能完整地打印出纸质版档案以及无法快速检索和查阅的技术问题。

应当理解的是，本发明的应用不限于上述的举例，对本领域普通技术人员来说，可以根据上述说明加以改进或变换，例如，对本发明中的各部分的连接方式的替换等，所有这些改进和变换都应属于本发明所附权利要求的保护范围。

Claims (4)

1.一种用于电子审计文件的归档系统，所述归档系统自动地对审计档案进行检测、整理和归档并生成完整的电子档案；其特征在于，包括归档模板生成模块、归档处理模块和电子档案生成模块；所述归档模板生成模块用于定义归档规则并生成归档模板；所述归档处理模块根据归档规则对审计文件进行归档处理；所述电子档案生成模块用于审计档案的适应性压缩，并生成可供阅读和打印的电子档案。

2.根据权利要求1所述的用于电子审计文件的归档系统，其特征在于，所述归档处理模块包括文档检测单元、文档整理单元和文档归档单元；所述文档检测单元自动遍历审计文件并获取文件的相关属性；所述文档整理单元用于根据文件属性对审计文件进行筛选整理；所述文档归档单元用于对审计文件进行归档处理，形成审计档案。

3.一种如权利要求1或2所述的用于电子审计文件的归档系统的归档方法，其特征在于，包括如下步骤：

步骤S1:通过所述归档模板生成模块，对归档规则进行定义，从而形成归档模板；

步骤S2:调用所述归档处理模块，对审计文件进行归档处理；

步骤S3:通过电子档案生产模块，对归档好的审计档案进行适应性压缩，并生成电子档案。

4.根据权利要求3所述的用于电子审计文件的归档系统的归档方法，其特征在于，所述步骤S2还包括如下步骤：

步骤S21:所述文档检测单元遍历所有审计文件，获取审计文件的相关属性；

步骤S22:所述文档整理单元根据获取的文件属性，筛选出需要整理的审计文件；

步骤S23:所述文档归档单元根据归档规则和归档模板的要求，对需要整理的审计文件进行归档处理，形成审计档案。