CN102402733A - 多样化电子会计档案管理系统及方法 - Google Patents

Abstract

本发明公开了一种多样化电子会计档案管理系统及方法，系统包括应用处理模块、系统处理模块和安全管理模块。本发明主要从电子会计档案的存储、利用以及数据安全三方面出发，通过应用处理模块、安全管理模块以及系统处理模块三大模块构成的电子会计档案管理体系，生成和管理标准化的电子会计档案资料，并按会计电算化的标准利用和展示电子会计档案资料，从会计档案资料的存储、转移、交互各环节着手，保证管理过程中数据的安全性和保密性。

Description

多样化电子会计档案管理系统及方法

技术领域

本发明涉及计算机应用、文件及数据管理技术领域，具体涉及针对电子会计档案的管理系统和方法。

背景技术

会计电子档案是指以磁性介质形式储存的会计核算的专业材料，是记录和反映经济业务的重要历史资料和证据。它包括电子凭证、电子账簿、电子报表及其他电子会计核算资料等。所述其他电子会计核算资料属于经济业务范畴，与会计核算、会计监督紧密相关，是由会计部门负责办理的有关电子数据资料，如电子经济合同、电子财务数据统计资料、电子财务清查汇总资料、核定资金定额的电子数据资料、会计电子档案移交清册、会计电子档案保管清册、会计电子档案销毁清册等。实行会计电算化的单位存贮在磁性介质上的会计数据、程序文件及其他会计核算资料均应视同为会计档案一并管理。

在国内企业财务信息化管理不断深化的过程中，从时间推移的角度上看，随着财务核算软件的升级换代，产生的电子会计档案数据多种多样，必然造成跨版本、跨系统的财务数据不兼容、查询困难、利用率低下、管理成本高等情况。此外，从集团企业应用的角度上看，上下级单位不同时间段采用的不同的财务系统必然造成集团范围内的财务数据管理无法进行集中管理、管理方式不统一、对下级财务监管困难、信息化数据整合成本过高、电子会计档案数据安全性降低等问题。

目前市场上的其他类似的会计档案管理系统基本上都局限于通过软件对会计档案实物信息进行记录和管理，至于对各种财务核算系统产生的电子财务数据如何进行标准化、系统化的统一管理和有效利用，以及如何将电子会计档案数据纳入会计档案管理范畴均未见有提出完整的、系统的管理解决方法。

发明内容

本发明的目的是，除对会计档案信息按要求进行信息化管理外，还针对电子介质或由计算机技术产生的其他各类电子会计档案数据进行系统化的统一管理，有效的建立会计档案实物信息与电子数据间的关联，在集团管理上统一分类标准、统一档案形成、统一管理要求，以标准化的展示方式，帮助使用者高效的管理和利用多样化的会计档案信息及数据。

实现上述目的的技术方案如下：

一种多样化电子会计档案管理系统，其特征在于，包括应用处理模块、系统处理模块和安全管理模块；

所述应用处理模块包括：会计数据转换模块，用于将各种不同类型的财务数据单元转换为电子会计档案数据单元；会计档案管理模块，用于操作和管理电子会计档案的日常业务，并最终生成会计档案文档信息和会计档案案卷信息；会计档案搜索模块，用于向系统处理模块中的数据管理子模块申请会计档案搜索请求，请求通过后再将返回的数据包按业务规则分类为各类业务数据包，并进行展示；及移动数据管理模块，对搜索请求返回的会计档案数据包进行分类，形成各类业务数据包，抽取需要的业务数据包，生成移动数据；

所述系统处理模块包括：通信控制模块，通过通信写入单元和通信读取单元处理应用处理模块与系统处理模块间的数据交互动作；数据管理模块，用于管理整个系统的各种后台数据单元；权限控制模块，在用户通过应用处理模块中相关功能子模块申请数据操作请求时，根据操作用户的安全级别进行分析、过滤，以分析结果为依据从数据管理模块写入或读取相应会计档案信息，并最终反映到用户操作端；

所述安全管理模块包含：数据加密安全保护模块，用于会计档案数据在通过网络或移动存储过程中，防止数据被人为或无意篡改；电子签名处理模块用于保证存储在专用设备上的数据不被其他非法用户读取。

一种基于上述多样化电子会计档案管理系统的管理方法，其特征在于，包括：(1)设定应用处理模块中各功能模块的用户操作管理权限的步骤；(2)生成电子会计档案数据、会计档案文档信息以及会计档案案卷信息的步骤；(3)将电子会计档案数据单元、会计档案文档信息以及会计档案案卷信息合并为会计档案传递到数据管理模块中的步骤；(4)按企业组织结构对会计档案进行分类管理的步骤；(5)响应用户的应用请求后，从数据管理模块中提取相应的会计档案数据，并将数据传递到应用处理模块的步骤；(6)将传递到应用处理模块的会计档案数据分解为电子会计档案数据、会计档案文档信息以及会计档案案卷信息的步骤；(7)将分解后的电子会计档案数据、会计档案文档信息以及会计档案案卷信息进行展示的步骤。

在将会计档案从应用处理模块传递到系统处理模块的过程中，会计档案所承载的数据包分别进行承载电子数据的硬件唯一标识加密以及电子签名加密。

本发明的有益效果在于：从电子会计档案的存储、利用以及数据安全三方面出发，通过应用处理模块、安全管理模块以及系统处理模块三大模块构成的电子会计档案管理体系，生成和管理标准化的电子会计档案资料，并按会计电算化的标准利用和展示电子会计档案资料，从会计档案资料的存储、转移、交互各环节着手，保证管理过程中数据的安全性和保密性。

附图说明

图1为本发明实施例提供的多样化电子会计档案管理系统的构成框图。

图2为本发明实施例提供的多样化电子会计档案管理系统中会计数据转换模块的构成框图。

图3、图4分别为本发明实施例提供的多样化电子会计档案管理系统中会计档案管理模块的会计档案文档信息生成组件和会计档案案卷信息生成组件的构成框图。

图5为本发明实施例提供的多样化电子会计档案管理系统中会计档案搜索模块的构成框图。

图6为本发明实施例提供的多样化电子会计档案管理系统中移动数据管理模块的构成框图。

图7为本发明实施例提供的多样化电子会计档案管理系统中数据管理模块的构成框图。

图8为本发明实施例提供的多样化电子会计档案管理系统中数据加密安全保护模块的构成框图。

图9为本发明实施例提供的多样化电子会计档案管理系统中电子签名处理模块的构成框图。

图10为本发明实施例提供的多样化电子会计档案管理系统的主流程图。

具体实施方式

如图1所示，本实施例提供的多样化电子会计档案数据管理系统包括应用处理模块、系统处理模块及安全管理模块。应用处理模块提供用户操作界面以及相关界面所需的关联功能单元，通过响应用户的操作，实现对电子会计档案数据的具体管理。系统处理模块管理后台数据、通信控制以及用户权限控制，为应用处理模块处理电子会计档案数据提供必要的底层技术支持。安全管理模块保证电子会计档案数据传输过程中的安全性与保密性。

一、应用处理模块包含会计数据转换、会计档案管理、会计档案搜索、移动数据管理四个子模块。下面分别详细介绍该四个子模块：

(1)会计数据转换模块用于将各种不同类型的财务数据单元转换为电子会计档案数据单元(电子会计档案数据单元为构成完整的会计档案单元中不可缺少的一部分)。

如图2所示，会计数据转换模块包括以下功能单元：财务数据单元，用于承载财务数据；数据连接单元，用于建立财务数据单元与数据转换单元间的关联关系；检查单元，用于验证财务数据单元承载数据的合法性与准确性；规则模板单元，用于将财务数据单元承载的数据做预分类管理；数据转换单元，将财务数据单元承载数据按规则模板单元中的预定义规则进行转换生成电子会计档案数据单元；及电子会计档案数据单元，用于承载电子会计档案数据。

会计数据转换模块的工作原理及过程为：a.通过数据连接单元建立财务数据单元与数据转换单元间的关联关系；b.经检查单元验证财务数据单元承载的数据的合法性与准确性，是则进入c步骤，否则不进行转换操作；c.通过规则模板单元将财务数据单元承载的数据做预分类管理；d.通过数据转换单元将财务数据单元承载数据按规则模板单元中的预定义规则进行转换，生成电子会计档案数据；e.电子会计档案数据单元承载生成的电子会计档案数据。

(2)会计档案管理模块用于操作和管理电子会计档案的日常业务，并最终生成构成会计档案的会计档案文档信息和会计档案案卷信息。本实施例中，会计档案管理模块包括会计档案文档信息生成组件和会计档案案卷信息生成组件。

如图3所示，会计档案文档信息生成组件包括以下功能单元：静态文档单元、文档管理单元、静态文件栏位定义单元、数据格式单元及会计档案文档单元。静态文档单元承载静态文档信息，文档管理单元通过新增、修改、删除等方法对静态文档信息进行分类处理，静态文件栏位定义单元和数据格式单元利用其提供的函数对分类处理后的静态文档信息进行存储，形成会计档案文档信息；会计档案文档单元承载生成的会计档案文档信息。

如图4所示，会计档案案卷信息生成组件包括以下功能单元：会计档案案卷项目单元、会计档案案卷分类单元、会计档案案卷管理单元、案卷栏位定义单元、数据格式单元及会计档案案卷信息单元。会计档案案卷项目单元承载会计档案案卷项目信息，会计档案案卷分类单元按其分类定义方法对会计档案案卷项目信息进行归类整合，建立多个会计档案案卷项目间的关联；会计档案案卷管理单元通过新增、修改、删除等方法对分类整合后的会计档案案卷项目信息进行处理，案卷栏位定义单元和数据格式单元利用其提供的函数对处理后的案卷项目信息进行存储，生成会计档案案卷信息，会计档案案卷信息单元承载生成的会计档案案卷信息。

上述(1)和(2)中所述的电子会计档案数据、会计档案文档信息和会计档案案卷信息合并构成整个会计档案数据包(对应图10中的“会计档案”)，该会计档案数据包提供给系统处理模块中的数据管理模块，供查询或拷贝。

(3)会计档案搜索模块用于向系统处理模块中的数据管理子模块申请会计档案搜索请求，请求通过后再将返回的数据包按业务规则分类为各类业务数据包，并进行展示。

会计档案搜索模块包括以下功能单元：会计档案分类处理单元、电子会计档案数据搜索单元、会计档案文档搜索单元、会计档案案卷搜索单元；会计档案分类处理单元将返回的数据包按业务规则分为电子会计档案数据包、会计档案文档信息包和会计档案案卷信息包，电子会计档案数据搜索单元、会计档案文档搜索单元、会计档案案卷搜索单元分别用于对上述数据包及信息包的搜索。如图5所示，本实施例中，由于电子会计档案数据又涉及三种不同类型的数据(电子会计档案报表数据、电子会计档案财务数据和电子会计档案固定资产数据)，为了进一步区分该三种类型的数据，所以增设了财务规则模板单元，用于将电子会计档案数据进而分类，且电子会计档案数据搜索单元进而分为电子会计档案报表数据搜索单元、电子会计档案财务数据搜索子单元、电子会计档案固定资产数据搜索子单元。

(4)移动数据管理模块用于对搜索请求返回的会计档案数据包进行分类，形成各类业务数据包，抽取需要的业务数据包，生成移动数据。

如图6所示，本实施例中移动数据管理模块包括：会计档案分类单元、密码保护单元、移动数据命名单元、移动数据生成单元及移动数据单元；会计档案分类单元将搜索请求返回的会计档案数据包进行分类，形成各类业务数据包；移动数据生成单元用于用户确定需要抽取的业务数据包；密码保护单元的密码生成函数对抽取的数据包进行加密；移动数据命名单元为用户抽取的数据包进行命名；移动数据单元存储加密及命名后的数据包。

二、如图1所示，系统处理模块包含通信控制、权限控制、数据管理三个子模块，用户可通过该模块构建企业组织结构，管理各组织节点的数据单元，建立各组织节点与应用处理模块中各单元间有条件的关联。下面分别详细介绍该三个子模块：

(1)通信控制模块通过通信写入单元和通信读取单元(结合图7)处理应用处理模块与系统处理模块间的数据交互动作。

(2)数据管理模块用于管理整个系统的各种后台数据单元。如图7所示，数据管理模块具体包括：单位分类处理单元、数据分类处理单元、数据栏位单元、数据格式单元、数据路径管理单元、数据存储单元及数据管理单元；从通信输入单元进入的会计档案数据包首先经单位分类处理单元按系统应用单位进行分类管理，再通过数据分类处理单元的档案业务分类方法将各单位所属会计档案数据包进行拆分归类，并根据数据栏位单元与数据格式单元按内置函数以及关联规则以及数据路径管理单元中数据存储路径函数指向，存储于数据存储单元中，然后通过数据管理单元中的更新、删除、记录调整等方法及函数对数据存储单元中的承载数据进行管理。

(3)权限控制模块是在用户通过应用处理模块中相关功能子模块申请数据操作请求时，根据操作用户的安全级别进行分析、过滤，以分析结果为依据从数据管理模块写入或读取相应会计档案信息，并最终反映到用户操作端。

三、安全管理模块包含数据加密安全保护、电子签名处理两个子模块，用于保证电子会计档案数据在应用处理模块与系统处理模块间交互过程中的安全性与保密性。

如图8所示，数据加密安全保护模块主要是为了会计档案数据在通过网络或移动存储过程中，防止数据被人为或无意篡改，其包括以下功能单元：数据报文摘取单元、数据报文验证单元；数据报文摘取单元对会计档案数据先进行报文摘取(摘取算法采用MD5算法实现)，然后把数据与报文摘要一起进行发送，接收单元需要通过同样的报文摘取算法对会计档案数据进行再一起摘取，然后由数据报文验证单元对发送过来的报文摘要进行验证，可判断出数据是否安全和完整。

如图9所示，电子签名处理模块是为了保证存储在专用设备上的数据不被其他非法用户读取。本模块由安全验证码和电子签名单元两部分组成，电子签名单元使用安全验证码对会计档案进行加密签名，合法用户正常读取数据前进行反向解密。其中，安全验证码通过存储设备硬件唯一码和用户安全KEY生成；用户安全KEY与存储设备在非使用时独立存放，保证了数据只能在此专用设备上使用，即使设备丢失，如果没有用户安全KEY也无法正确读取数据，最终，通过硬件与软件结合的方式最大程度保证了数据的安全。

如图10所示，以上实施例提供的管理系统执行电子会计档案管理的主流程包括：

首先通过应用处理模块中会计数据转换、会计档案管理子模块中业务应用单元的操作界面生成电子会计档案数据、会计档案文档信息以及会计档案案卷信息。

然后通过系统处理模块中的通信控制单元将电子会计档案数据单元、会计档案文档信息以及会计档案案卷信息合并为会计档案传递到数据管理模块中，并通过数据管理模块的分类管理单元按企业组织结构对会计档案进行分类管理。

在将会计档案从应用处理模块传递到系统处理模块的过程中，会计档案单元中所承载的数据包需通过安全管理模块的数据加密安全保护和电子签名处理子模块分别进行承载电子数据的硬件唯一标识加密以及电子签名加密。

通过系统处理模块中权限控制子模块的单位管理单元、用户管理单元、数据权限单元以及功能权限单元间的关联对操作应用处理模块中各功能模块的用户提供有条件的会计档案中所承载数据的操作管理权限。

在响应用户通过应用处理模块各业务应用单元操作界面上的应用请求后，权限控制模块按对应用户的权限从数据管理模块中提取相应的会计档案数据，并经安全管理模块进行硬件唯一标识解密以及电子签名解密后，将数据传递到应用处理模块。

传递到应用处理模块的会计档案数据经规则模板单元分析后，将其分解为电子会计档案数据、会计档案文档信息以及会计档案案卷信息，并最终根据各业务应用单元的界面展示要求分解为更为明细的数据单元并通过界面对用户进行展示。

本实施例提供的多样化电子会计档案管理系统及方法具有以下特点：

通过应用处理模块中标准化的会计数据转换子模块，将不同系统产生的电子财务数据转化为统一格式的电子会计档案数据，为多样化的财务信息化数据提供了一个统一的管理标准，降低了电子会计档案控制的复杂性。

标准化的电子会计档案数据经安全管理模块进行软件和硬件双重加密后通过系统处理模块的通信控制子模块传输到数据管理子模块中，通过数据管理子模块进行统一管理，进行规范化、标准化的存储与管理，提高了电子会计档案数据的安全性和保密性，解决电子数据因具有数据高度集中的特点，而造成容易泄密的安全问题。

通过应用处理模块中的会计档案管理子模块和移动数据管理子模块记录与管理会计档案实物信息以及转换后的电子会计档案数据，并与会计档案实物信息进行统一管理，然后通过会计档案搜索子模块将转化后的数据进行规范化符合会计电算化要求的样式进行展示，实现集团企业的会计档案管理要求，提高电子会计档案数据的应用操作性，解决电子会计档案数据缺乏直观可视性，会计电子档案与会计信息使用者之间缺乏人性化的和谐关系的问题。

Claims (13)

1.一种多样化电子会计档案管理系统，其特征在于，包括应用处理模块、系统处理模块和安全管理模块；

所述应用处理模块包括：会计数据转换模块，用于将各种不同类型的财务数据单元转换为电子会计档案数据单元；会计档案管理模块，用于操作和管理电子会计档案的日常业务，并最终生成会计档案文档信息和会计档案案卷信息；会计档案搜索模块，用于向系统处理模块中的数据管理子模块申请会计档案搜索请求，请求通过后再将返回的数据包按业务规则分类为各类业务数据包，并进行展示；及移动数据管理模块，对搜索请求返回的会计档案数据包进行分类，形成各类业务数据包，抽取需要的业务数据包，生成移动数据；

所述系统处理模块包括：通信控制模块，通过通信写入单元和通信读取单元处理应用处理模块与系统处理模块间的数据交互动作；数据管理模块，用于管理整个系统的各种后台数据单元；权限控制模块，在用户通过应用处理模块中相关功能子模块申请数据操作请求时，根据操作用户的安全级别进行分析、过滤，以分析结果为依据从数据管理模块写入或读取相应会计档案信息，并最终反映到用户操作端；

所述安全管理模块包含：数据加密安全保护模块，用于会计档案数据在通过网络或移动存储过程中，防止数据被人为或无意篡改；电子签名处理模块用于保证存储在专用设备上的数据不被其他非法用户读取。

2.根据权利要求1所述的多样化电子会计档案管理系统，其特征在于，所述会计数据转换模块具体包括：财务数据单元，用于承载财务数据；数据连接单元，用于建立财务数据单元与数据转换单元间的关联关系；检查单元，用于验证财务数据单元承载数据的合法性与准确性；规则模板单元，用于将财务数据单元承载的数据做预分类管理；数据转换单元，将财务数据单元承载数据按规则模板单元中的预定义规则进行转换生成电子会计档案数据单元；及电子会计档案数据单元，用于承载电子会计档案数据。

3.根据权利要求1所述的多样化电子会计档案管理系统，其特征在于，所述生成会计档案文档信息的组件包括：静态文档单元、文档管理单元、静态文件栏位定义单元、数据格式单元及会计档案文档单元；静态文档单元承载静态文档信息，文档管理单元通过新增、修改、删除的方法对静态文档信息进行分类处理，静态文件栏位定义单元和数据格式单元利用其提供的函数对分类处理后的静态文档信息进行存储，形成会计档案文档信息；会计档案文档单元承载生成的会计档案文档信息。

4.根据权利要求1所述的多样化电子会计档案管理系统，其特征在于，所述生成会计档案案卷信息的组件包括：会计档案案卷项目单元、会计档案案卷分类单元、会计档案案卷管理单元、案卷栏围定义单元、数据格式单元及会计档案案卷信息单元；会计档案案卷项目单元承载会计档案案卷项目信息，根据会计档案案卷分类单元按其分类定义方法对会计档案案卷项目信息进行归类整合，建立多个会计档案案卷项目间的关联；会计档案案卷管理单元通过新增、修改、删除的方法对分类整合后的会计档案案卷项目信息进行处理，案卷栏位定义单元和数据格式单元利用其提供的函数对处理后的案卷项目信息进行存储，生成会计档案案卷信息，会计档案案卷信息单元承载生成的会计档案案卷信息。

5.根据权利要求1所述的多样化电子会计档案管理系统，其特征在于，所述会计档案搜索模块具体包括：会计档案分类处理单元、电子会计档案数据搜索单元、会计档案文档搜索单元、会计档案案卷搜索单元；会计档案分类处理单元将返回的数据包按业务规则分为电子会计档案数据包、会计档案文档信息包和会计档案案卷信息包，电子会计档案数据搜索单元、会计档案文档搜索单元、会计档案案卷搜索单元分别用于对上述数据包及信息包的搜索。

6.根据权利要求1所述的多样化电子会计档案管理系统，其特征在于，所述移动数据管理模块包括：会计档案分类单元、密码保护单元、移动数据命名单元、移动数据生成单元及移动数据单元；会计档案分类单元将搜索请求返回的会计档案数据包进行分类，形成各类业务数据包；移动数据生成单元用于用户确定需要抽取的业务数据包；密码保护单元的密码生成函数对抽取的数据包进行加密；移动数据命名单元为用户抽取的数据包进行命名；移动数据单元存储加密及命名后的数据包。

7.根据权利要求1所述的多样化电子会计档案管理系统，其特征在于，所述数据管理模块具体包括：单位分类处理单元、数据分类处理单元、数据栏位单元、数据格式单元、数据路径管理单元、数据存储单元及数据管理单元；单位分类处理单元对从通信输入单元进入的会计档案数据包首先按系统应用单位进行分类管理，数据分类处理单元按档案业务分类方法将各单位所属会计档案数据包进行拆分归类，并根据数据栏位单元与数据格式单元内置函数以及关联规则以及数据路径管理单元中数据存储路径函数指向，存储于数据存储单元中；数据管理单元对数据存储单元中的承载数据进行管理。

8.根据权利要求1所述的多样化电子会计档案管理系统，其特征在于，所述数据加密安全保护模块具体包括数据报文摘取单元和数据报文验证单元；数据报文摘取单元用于对会计档案数据先进行报文摘取，数据报文验证单元用于对发送过来的报文摘要进行验证。

9.根据权利要求1所述的多样化电子会计档案管理系统，其特征在于，所述电子签名处理模块由安全验证码和电子签名单元两部分组成，电子签名单元使用安全验证码对会计档案进行加密签名。

10.一种基于权利要求1至9所述多样化电子会计档案管理系统的管理方法，其特征在于，包括：(1)设定应用处理模块中各功能模块的用户操作管理权限的步骤；(2)生成电子会计档案数据、会计档案文档信息以及会计档案案卷信息的步骤；(3)将电子会计档案数据单元、会计档案文档信息以及会计档案案卷信息合并为会计档案传递到数据管理模块中的步骤；(4)按企业组织结构对会计档案进行分类管理的步骤；(5)响应用户的应用请求后，从数据管理模块中提取相应的会计档案数据，并将数据传递到应用处理模块的步骤；(6)将传递到应用处理模块的会计档案数据分解为电子会计档案数据、会计档案文档信息以及会计档案案卷信息的步骤；(7)将分解后的电子会计档案数据、会计档案文档信息以及会计档案案卷信息进行展示的步骤。

11.根据权利要求10所述的多样化电子会计档案管理方法，其特征在于：在将会计档案传递到系统处理模块的过程中，会计档案中所承载的数据包分别进行承载电子数据的硬件唯一标识加密以及电子签名加密。

12.根据权利要求10所述的多样化电子会计档案管理方法，其特征在于：步骤(2)中生成电子会计档案数据的具体步骤为：a.通过数据连接单元建立财务数据单元与数据转换单元间的关联关系；b.经检查单元验证财务数据单元承载的数据的合法性与准确性，是则进入c步骤，否则不进行转换操作；c.通过规则模板单元将财务数据单元承载的数据做预分类管理；d.通过数据转换单元将财务数据单元承载数据按规则模板单元中的预定义规则进行转换，生成电子会计档案数据；e.电子会计档案数据单元承载生成的电子会计档案数据。

13.根据权利要求10所述的多样化电子会计档案管理方法，其特征在于：还包括将搜索请求返回的会计档案生成移动数据的步骤，具体包括：将搜索请求返回的会计档案数据包进行分类，形成各类业务数据包；确定需要抽取的业务数据包；对抽取的数据包进行加密；为用户抽取的数据包进行命名；存储加密及命名后的数据包。

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