CN111159101A - 一种水利水电工程建设管理中电子文件全生命周期管理方法 - Google Patents

一种水利水电工程建设管理中电子文件全生命周期管理方法 Download PDF

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Abstract

本发明提供了一种水利水电工程建设管理中电子文件全生命周期管理方法，通过结构化电子文件、移动端与网页端配合填写、可靠电子签名的有效性保障、电子文件格式转化与XML封装、开发电子文件真实性、完整性、可靠性检测工具、开发建设管理系统与建设单位档案系统间的接口，实现业务系统形成电子文件直接线上归档，解决质量管理电子文件全生命周期管理过程中的合规性问题，配置、填报、查看、归档全程在线化，真正实现无纸化操作闭环。

Description

一种水利水电工程建设管理中电子文件全生命周期管理方法
技术领域
本发明涉及水利水电工程建设管理领域，具体是质量验收评定电子文件形成、管理和归档方法。
背景技术
水利水电工程建设管理中，以质量评定验收文件为代表的工程文件的管理和归档，是困扰每个项目管理人员的问题。传统手段下，质量验评采用纸质表单，由建设各方填写完毕后，按照单位/分部分项工程整理组卷并移交。随着信息化在工程领域的广泛应用，诸多项目采用电子文件替代纸质文件，虽然减少了传统方式下的文件繁杂、重复填报、检索效率慢、易受污损等问题，但电子文件管理及其归档管理等诸多问题随之而来：
(1)电子文件的形成是否具有法律有效性，满足凭证要求。
(2)不同于纸质文件能够详细记录文件的形成过程，修改痕迹明显，电子文件在归档过程中，如受到篡改或者删减，很难留下直接可追寻的痕迹，真实性和可靠性难以判定。
(3)电子文件归档是否完整，电子文件归档管理规范要求不仅仅要归档电子文件，还应同步归档电子文件的元数据，作为一份完整的文件归档。
(4)电子文件需要满足长期保管利用的需要，文件是否可用面临较大风险。
因此，有必要针对工程建设中的质量管理电子文件，研发一套实用有效的文件管理和归档方法，实现真正的“无纸化办公”。
发明内容
本发明的目的是提供一种电子文件全生命周期管理方法，解决水利水电工程建设质量管理电子文件在管理及归档过程中的合规性问题。为此，本发明采用以下技术方案：
一种水利水电工程建设管理中电子文件全生命周期管理方法，其特征在于包含以下步骤：
步骤一：结构化的质量验评表单模板置于水利水电工程项目的建设管理系统中，每个单元验评前，通过建设管理系统进行表单配置；
步骤二：在于建设管理系统配套的移动端应用上选择待验评的单元，将需要填写的表单下载到本地进行填写，填报完成后，进行在线电子签章验证，验证完成后，表单即完成填写，并被电子签章保护、不可修改，用户可将填写完成的表单再上传至建设管理系统进行保存。
步骤三：在建设管理系统中查看单元验评情况，当一个单元内全部表单填写完成后，点击归档键，系统将该单元内所有电子表单采用XML+PDF格式打包，将文件形成的所有背景信息和元数据进行封装，同时采用MD5算法对生成的文件包进行计算，计算生成的唯一的MD5码存入移交归档的中间数据库。
步骤四：将步骤三中所述完成打包封装的文件向建设单位档案系统进行线上移交，移交前使用在线检测工具，对移交的文件包重新进行MD5码计算，将计算结果与移交中间数据库中的MD5码进行校验，校验通过即确保电子文件真实、完整、可靠，将所述通过校验的文件包直接传送至建设单位档案系统内。
所述步骤一的建设管理系统，是对工程建设过程中的施工信息进行统一管理的网页端平台。
所述步骤一的质量验评网页端，是属于建设管理系统的一个页面，可对工程的每个单元工程进行质量验评表单配置，在移动端应用填报完表单后，质量验评网页端可以对填报完成的表单进行查看。
所述步骤一的质量验评表单结构化，是指收集整理现场需要使用的质量验评表单后，进行编译开发，将开发完成的结构化电子表单模板置于建设管理系统平台上。结构化电子表单因其样式和字段灵活，可根据使用终端的不同而灵活调整，不受格式限制。可根据项目情况，添加默认填写内容，帮助用户快速填写，减少用户填写内容。结构化表单最大的优势在于能够快捷、准确、全面地获取到想要的字段数据，不过度依赖文档，因而对于建设管理系统后续的大数据应用和智慧化管理有重要作用。
所述的移动端应用是与建设管理系统配套使用的移动端质量验评应用。进一步地，该应用与质量验评网页端配合使用，在网页端对某一单元进行表单配置后，移动端应用自动识别并更新；对该单元验评前，从移动端应用选择这一单元，下载需要填写的表单进行填写。
所述电子签名，是通过可靠的电子签章技术证明电子文件的有效性，符合《电子签名法》要求，确保其满足凭证需要。
进一步地，所述XML+PDF格式打包是指：在建设管理系统内，将表单文件转化为PDF文件，满足电子文件长期保管利用要求；同时，利用标准的、与软硬件无关的XML语言将电子文件与其元数据按照规范结构封装在一个数据包中，以维护电子文件与其元数据的完整性，并保障两者之间的可靠联系，实现电子文件自包含、自描述和自证明；XML封装文件包括电子文件形成、管理、处理过程中的元数据、来源信息、审核以及数字签名信息，归档移交时，同时提供归档PDF电子文件及其XML封装包，满足电子文件归档要求。
在建设管理系统的文件向电子档案管理系统归档时，需要检测归档文件的真实、完整、可靠和安全；在线检测工具对文件检测主要是指：通过哈希校验，验证电子文件的数字摘要是否发生变化，从而验证电子文件真实、完整、可靠；通过服务器的安全策略，保障归档文件的安全。
归档方式：通过开发建设管理系统与建设单位档案管理系统之间的接口，实现线上一键归档。线上一键归档方式既采用哈希校验的方法，对文件的真实、可靠、完整性进行验证，又能避免线下的复杂流程，确保电子文件完整归档，成为做好“无纸化办公”的最后一环。
与现有技术相比，本发明基于电子质量表单，通过移动端下载到本地填写，全部填写完毕后采用XML+PDF封装归档。这种方式不同于简单的word表单，通过实现了质量表单数据的结构化，为大数据应用和未来的智慧化管理提供基础；电子文件在线电子归档的方式不依赖于任何其他软硬件，不会因电子签章信息过期导致电子文件失效，归档过程满足电子文件归档要求，是行业内领先的电子文件归档解决方案。
附图说明
图1是本发明整体实施流程示意图。
图2是归档的单元工程与该单元工程内表单的关系示意图。
图3是本发明电子文件及签章归档及校验流程图。
图4本发明是xml封装的元数据示意图。
具体实施方式
步骤1：表单开发
以现有规范的质量验评表单为基础，根据项目现场定制后，结构化编译为电子表单，将规范化、信息化的表单加载于某一具体水利水电工程项目(比如某个水电站建设工程)的建设管理系统上。验评表单的结构化为表单数据的抓取提供了良好的基础，当需要对验评单元进行某些数据的统计时，可从建设管理系统后台进行数据抓取和处理分析，真正实现了验评信息的电子化和数字化，为项目建设管理的大数据应用提供了良好条件。
步骤2：表单配置
需要对某单元工程进行验评时，选中这一单元工程，然后选择需要添加的表单，即完成这个单元工程的表单配置，这一单元工程内的表单也就继承该单元工程的高程桩号、单元类型等基础信息，减少用户填写内容。
步骤3：移动验评
使用与建设管理系统配套的移动端应用，选择需要验评的单元后，在网页端对该单元配置好的表单即可选择下载。下载完成后即为基于移动端应用的表单，参建各方可在该页面进行填写，填写完成后，移动端应用提供基于电子签章技术的电子签章验证系统，允许参建各方在离线状态下进行签章验证，电子签章作用于结构化表单上，该表单成为具有法律效力的质量验评文件。
所述的电子签章验证，是基于公钥加密算法，采用可靠的电子签章产品对原数据进行签章保护，保障了电子文档的安全性和合法性，符合《电子签名法》要求。
步骤4：归档管理
在移动端应用上填写完所需表单后，通过移动端应用将填写完毕的表单上传至建设管理系统。需要归档时，点击归档按键，建设管理系统将电子表单转化为PDF格式的电子文件。
建设管理系统利用标准的、与软硬件无关的XML语言将电子文件与其元数据按照规范结构封装在一个数据包中，以维护电子文件与其元数据的完整性，并保障两者之间的可靠联系，实现电子文件自包含、自描述和自证明。XML封装文件包括电子文件形成、管理、处理过程中的元数据、来源信息、审核信息、数字签名等信息。归档移交时，同时提供归档电子文件及其XML封装包，满足电子文件归档要求。
所述点击归档按钮后，系统触发归档动作，确认表单及其中的图像、影像附件无误，随后执行封装和打包操作，计算出打包后文件的MD5值，并存入中间数据库中，用于后续逻辑验证。
所述MD5是message-digest algorithm 5(信息-摘要算法)的缩写，它是一种不可逆的快速哈希算法，被广泛用于信息安全领域上，它可以当做文件的“数字指纹”。任何一个文件，无论是可执行程序、图像文件、临时文件或者其他任何类型的文件，也不管它体积多大，都有一个对应的MD5值，并且如果这个文件被修改过，它的MD5值也将随之改变。因此，MD5值可以被用来验证文件是否被篡改。
可以通过开发建设管理系统与档案管理系统接口，在所述归档移交时，同时调用融合在线检测工具，该检测工具包括移交文件MD5码的中间数据库，移交单位利用检测工具对归档文件进行真实性和完整性检测，文件包生成新的MD5码，与中间数据库中存储的MD5进行比对校验，如发生篡改则不通过检测；如通过检测，业务归档数据即可批量上传至档案管理系统预归档库。
建设管理系统与档案管理系统的对接采用restful接口技术，确保电子文件传输高效与安全。

Claims (5)

1.一种水利水电工程建设管理中电子文件全生命周期管理方法，其特征在于包含以下步骤：
步骤一：结构化的质量验评表单模板置于水利水电工程项目的建设管理系统中，每个单元验评前，通过建设管理系统进行表单配置；
步骤二：在与建设管理系统配套的移动端应用上选择待验评的单元，将需要填写的表单下载到本地进行填写，填报完成后，进行在线电子签章验证，验证完成后，表单即完成填写，并被电子签章保护、不可修改，用户可将填写完成的表单再上传至建设管理系统进行保存；
步骤三：在建设管理系统中查看单元验评情况，当一个单元内全部表单填写完成后，点击归档键，系统将该单元内所有电子表单采用XML+PDF格式打包，将文件形成的所有背景信息和元数据进行封装，同时采用MD5算法对生成的文件包进行计算，计算生成的唯一的MD5码存入移交归档的中间数据库。
步骤四：将步骤三中所述完成打包封装的文件向建设单位档案系统进行线上移交，移交前使用在线检测工具，对移交的文件包重新进行MD5码计算，将计算结果与移交中间数据库中的MD5码进行校验，校验通过即确保电子文件真实、完整、可靠，将所述通过校验的文件包直接传送至建设单位档案系统内。
2.如权利要求1所述的一种水利水电工程建设管理中电子文件全生命周期管理方法，其特征在于：所述步骤一的质量验评表单结构化，是指收集整理现场需要使用的质量验评表单后，进行编译开发，将开发完成的结构化电子表单模板置于建设管理系统平台上。
3.如权利要求1所述的一种水利水电工程建设管理中电子文件全生命周期管理方法，其特征在于：所述步骤二的表单填写，是在与建设管理系统配套的移动端应用上，填写质量验评表单；移动端应用与质量验评网页端配合使用，在网页端对某一单元进行表单配置后，移动端应用自动识别并更新；对该单元验评前，从移动端应用选择这一单元，下载需要填写的表单，即可填写单元验评情况，并允许各参建单位人员进行在线电子签章验证。
4.如权利要求1所述的一种水利水电工程建设管理中电子文件全生命周期管理方法，其特征在于：所述XML+PDF格式打包是指：在建设管理系统内，将表单文件转化为PDF文件，满足电子文件长期保管利用要求；同时，利用标准的、与软硬件无关的XML语言将电子文件与其元数据按照规范结构封装在一个数据包中，以维护电子文件与其元数据的完整性，并保障两者之间的可靠联系，实现电子文件自包含、自描述和自证明；XML封装文件包括电子文件形成、管理、处理过程中的元数据、来源信息、审核以及数字签名信息，归档移交时，同时提供归档PDF电子文件及其XML封装包，满足电子文件归档要求。
5.如权利要求1所述的一种水利水电工程建设管理中电子文件全生命周期管理方法，其特征在于：在建设管理系统的文件向电子档案管理系统归档时，需要检测归档文件的真实、完整、可靠和安全；在线检测工具对文件检测主要是指：通过哈希校验，验证电子文件的数字摘要是否发生变化，从而验证电子文件真实、完整、可靠；通过服务器的安全策略，保障归档文件的安全。
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