JPH07200597A - 文書管理装置 - Google Patents

Abstract

(57)【要約】 【目的】 同じテンプレート文書（定型文書）を用いて
作成された文書の検索時間の短縮化を図る。 【構成】 文書管理装置は、テンプレート文書ファイル
と、このテンプレート文書を用いて作成された作成文書
ファイルとを記憶する記憶装置２０と、テンプレート文
書の一覧を表示するテンプレート文書一覧表示部５０
と、表示された一覧の中から所望のテンプレート文書を
選択するテンプレート文書選択部３０と、選択されたテ
ンプレート文書に対して表示対象領域を選択する表示対
象領域選択部３１と、選択されたテンプレート文書を用
いて作成された全ての作成文書ファイル中から表示対象
領域に該当する部分を抽出する文書検索部５２と、検索
結果を表示する検索結果表示部５３及び表示装置１０と
を備える。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【産業上の利用分野】本発明は、記憶装置に記憶された
文書データを検索管理するための文書管理装置に関す
る。

【０００２】

【従来の技術】近年、文書がワードプロセッサ等を使用
して編集される機会が増加している中で、過去に作成さ
れた多くの文書の中から、どういう文書が作成されたの
かという情報を獲得したり、また、特定の文書を素早く
探し出すために文書検索を行なう方法が重要となってい
る。

【０００３】現在のワードプロセッサ等には、文書名の
一覧を表示したり、文書名や作成日時、キーワードとい
ったものに対する検索条件を入力し、その検索条件に対
応する文書を自動的に検索するといった機能が装備され
ているものが多い。ここで、１つの文書を新たに作成す
る場合を考えてみると、全く新規の状態から文書を作成
するといったことは行なわず、特定のテンプレート文書
を雛型として文書を作成することが多い。例えば、プレ
ゼンテーション用にＯＨＰの資料を作成したいといった
場合には、予め、ＯＨＰ用のテンプレート文書を作成し
ておき、そのＯＨＰテンプレートを雛型として資料を作
成するといった手順を用いる。また、技術資料などを作
成する場合には、技術資料としての形態を定義してお
き、その形態に対応したテンプレート文書を作成し、そ
のテンプレート文書を用いて文書を作成するといった手
順を用いる。

【０００４】このような背景から、同じテンプレート文
書を用いて作成された文書ファイルを１つのグループと
して管理し、同じテンプレート文書で作成された文書一
覧を検索したり、同じテンプレート文書で作成された文
書の一部のみを取り出して表示するといったことが行な
われている。このような例として、例えばコンピュータ
ネットワークを利用した電子メールや電子ニュースのシ
ステムにおいて、電子メールや電子ニュースの内容を読
むためのリーダシステムがある。図１５は、電子ニュー
スのリーダシステムにおける表示の一例である。本図に
おいて、２００はニュース表示部、２０１はニュースサ
ブジェクト表示部、２０２はニュース内容表示部であ
る。

【０００５】電子メールや電子ニュースはヘッダ部分と
本文とが１つの空行で区切られ、ヘッダにはサブジェク
トや送信者といった特定の情報が格納されている領域が
定められており、１つのテンプレート文書をもとに作成
された文書の集まりであると考えられる。図１５におい
て、ニュースサブジェクト表示部２０１には、全てのニ
ュースデータ文書の中から、Ｆｒｏｍ行の送信者の情報
と、Ｓｕｂｊｅｃｔ行の表題の情報の部分のみを抽出し
たものの一覧を表示している。本システムの使用者は、
マウス等の選択手段を用いて、ニュースサブジェクト表
示部２０１に表示されている一覧からいずれか一つを選
択することによって、ニュース内容表示部２０２に選択
された文書内容を表示させることができる。

【０００６】このように、あるテンプレート文書の特定
の部分のみを一覧表示することで、作成された文書の内
容を類推させることが可能となり、これによって多くの
文書の中から所望する文書を容易に探し出すことができ
る。

【０００７】

【発明が解決しようとする課題】しかしながら、上記の
ような文書管理装置においては、同じテンプレート文書
を用いて作成された文書の一部を表示する際、例えば電
子ニュースリーダのようなものでは、表示される領域は
ニュースのサブジェクト部分といったように、予めシス
テム側によって定められた領域のみを表示する機能しか
存在しなかった。このために、使用者が検索した文書の
種々の特徴部分を記憶している場合でも、使用者が表示
したい領域を自由に設定することができず、検索に手間
取ってしまう場合があるという問題点があった。

【０００８】したがって、本発明はかかる課題に鑑みな
されたものであり、格納文書の検索条件の指定自由度が
大きく、検索効率を向上することが可能な文書管理装置
を提供することを目的とする。

【０００９】

【課題を解決するための手段】上記目的を達成するため
に、請求項１の発明に係る文書管理装置は、文書ファイ
ル作成時に雛型として利用される種々のテンプレート文
書ファイルと、前記テンプレート文書ファイルを用いて
作成された作成文書ファイルとを関連付けて記憶する文
書ファイル記憶手段と、使用者の指示に従って文書ファ
イル記憶手段に格納された種々のテンプレート文書の中
から所望のテンプレート文書の種別を選択するテンプレ
ート文書選択手段と、テンプレート文書選択手段によっ
て選択された種別に該当するテンプレート文書の中から
所望の表示対象領域を指定する表示対象領域指定手段
と、文書ファイル記憶手段を検索し、選択された種別に
該当するテンプレート文書に対応付けられた作成文書フ
ァイルを抽出するとともに、表示対象領域指定手段によ
って指定されたテンプレート文書の表示対象領域に該当
する作成文書ファイル中の文書領域を抽出する文書検索
手段と、文書検索手段によって抽出された作成文書の文
書領域を表示する表示手段とを備えている。

【００１０】請求項２の発明に係る文書管理装置は、請
求項１の発明に対し、表示対象領域指定手段が、テンプ
レート文書における所望の表示対象領域の位置を特定す
ることによって表示対象領域を指定する。請求項３の発
明に係る文書管理装置は、請求項１の発明に対し、さら
に、表示対象領域指定手段によって指定された表示対象
領域に該当する作成文書の文書領域に含まれるべき所定
の特徴事項を検索条件として指定する検索条件指定手段
を備えている。そして、文書検索手段は、文書ファイル
記憶手段を検索し、テンプレート文書選択手段によって
選択された種別に該当するテンプレート文書に対応付け
られた作成文書ファイルを抽出するとともに、表示対象
領域指定手段によって指定されたテンプレート文書の表
示対象領域に該当する作成文書ファイル中の文書領域を
抽出し、さらに、検索条件指定手段によって指定された
検索条件に合致する文書領域のみを抽出する。

【００１１】請求項４の発明に係る文書管理装置は、請
求項３の発明に対し、検索条件指定手段が、表示対象領
域に該当する作成文書の文書領域内に含まれる文字列を
検索条件として指定する。請求項５の発明に係る文書管
理装置は、請求項４の発明に対し、さらに、使用者の指
示に従って検索条件指定手段によって指定した文字列を
他の文字列に置換することによって検索条件を置換する
検索条件置換手段を備えている。

【００１２】請求項６の発明に係る文書管理装置は、請
求項１の発明に対し、さらに、文書検索手段が抽出した
作成文書の文書領域の表示順序を指定する表示順序指定
手段を備えており、表示手段は、表示順序指定手段によ
って指定された順序に従って文書領域を表示する。請求
項７の発明に係る文書管理装置は、請求項１の発明に対
し、さらに、文書検索手段が検索した文書領域を文書フ
ァイル記憶手段に格納させる検索結果格納手段を備えて
いる。

【００１３】請求項８の発明に係る文書管理装置は、請
求項１の発明に対し、さらに、文書検索手段が抽出した
作成文書の文書領域を印字出力する出力装置を備えてい
る。

【００１４】

【作用】請求項１の発明において、文書ファイル記憶手
段は、文書ファイル作成時に雛型として利用される種々
のテンプレート文書ファイルと、テンプレート文書ファ
イルを用いて作成された作成文書ファイルとを関連付け
て記憶している。そして、まずテンプレート文書選択手
段は、使用者の指示に従って文書ファイル記憶手段に格
納された種々のテンプレート文書の中から所望のテンプ
レート文書の種別を選択する。テンプレート文書選択手
段によってテンプレート文書の種別が選択されると、表
示対象領域指定手段は、使用者の指示に従って、選択さ
れた種別に該当するテンプレート文書の中から所望の表
示対象領域を指定する。そして、文書検索手段は、文書
ファイル記憶手段を検索し、選択された種別に該当する
テンプレート文書に対応付けられた作成文書ファイルを
抽出するとともに、表示対象領域指定手段によって指定
されたテンプレート文書の表示対象領域に該当する作成
文書ファイル中の文書領域を抽出する。さらに、表示手
段が、文書検索手段によって抽出された作成文書の文書
領域を表示する。

【００１５】請求項２の発明において、表示対象領域指
定手段は、テンプレート文書における所望の表示対象領
域の位置を特定することによって表示対象領域を指定す
る。請求項３の発明において、検索条件指定手段は、表
示対象領域指定手段によって指定された表示対象領域に
該当する作成文書の文書領域に含まれるべき所定の特徴
事項を検索条件として指定する。そして、文書検索手段
は、文書ファイル記憶手段を検索し、テンプレート文書
選択手段によって選択された種別に該当するテンプレー
ト文書に対応付けられた作成文書ファイルを抽出すると
ともに、表示対象領域指定手段によって指定されたテン
プレート文書の表示対象領域に該当する作成文書ファイ
ル中の文書領域を抽出し、さらに、検索条件指定手段に
よって指定された検索条件に合致する文書領域のみを抽
出する。

【００１６】請求項４の発明において、検索条件指定手
段は、表示対象領域に該当する作成文書の文書領域内に
含まれる文字列を検索条件として指定する。請求項５の
発明において、検索条件置換手段は、使用者の指示に従
って検索条件指定手段によって指定した文字列を他の文
字列に置換することによって検索条件を置換する。

【００１７】請求項６の発明において、表示順序指定手
段は、文書検索手段が抽出した作成文書の文書領域の表
示順序を指定する。そして、表示手段は、表示順序指定
手段によって指定された順序に従って文書領域を表示す
る。請求項７の発明において、検索結果格納手段は、文
書検索手段が検索した文書領域を文書ファイル記憶手段
に格納させる。

【００１８】請求項８の発明において、出力装置は、文
書検索手段が抽出した作成文書の文書領域を印字出力す
る。

【００１９】

【実施例】以下、本発明を実施例に基づき説明する。 （第１実施例）図１は、本発明の第１実施例に係る文書
管理装置の構成を示すブロック図である。本図におい
て、１０は表示装置であり、２０は記憶装置であり、３
０はテンプレート文書選択部であり、３１は表示対象領
域選択部であり、５０はテンプレート文書一覧表示部で
あり、５１はテンプレート文書内容表示部であり、５２
は文書検索部であり、５３は検索結果表示部である。

【００２０】以下に、本実施例の文書管理装置において
記憶装置２０から所望の文書を取り出し、表示する動作
の様子を図２及び図３を参照して説明する。図２及び図
３は、この際の動作及び処理の流れを模式的に示したも
のである。この文書管理装置の記憶装置２０には、文書
作成時に雛型文書となるテンプレート文書（定型文書）
と、テンプレート文書を雛型として作成されたデータ文
書（作成文書）が予め格納されている。この記憶装置２
０に格納されている文書には、テンプレート文書である
かどうかの識別子が付加されて格納されており、テンプ
レート文書とそうでないデータ文書との区別がつけられ
ている。また、データ文書においては、作成する上で利
用したテンプレート文書の情報を保持して記憶されてい
る。

【００２１】まず、本文書管理装置が起動されると、テ
ンプレート文書一覧表示部５０において文書記憶装置２
０に格納されている全てのテンプレート文書の一覧を抽
出し、表示装置１０に表示する。本文書管理装置の使用
者は、表示されたテンプレート文書一覧から処理を行な
いたいテンプレート文書をテンプレート文書選択部３０
を用いて選択する。図２における動作においては「技術
資料テンプレート」というテンプレート文書を選択して
いる。

【００２２】テンプレート文書一覧表示部５０において
「技術資料テンプレート」が選択されると、「技術資料
テンプレート」の文書内容を記憶装置２０から抽出し、
テンプレート文書内容表示部５１に表示する。ここで使
用者は「技術資料テンプレート」の文書内容から、一覧
表示を行ないたい表示対象領域１００を表示対象領域選
択部３１を用いて選択する。例えば、表示対象領域選択
部３１がマウスの場合、指定したい領域の左上の部分に
位置を合わせてマウスボタンを押し、そのままドラッグ
して矩形領域の右下のところでボタンを離すと表示対象
領域１００が選択される。

【００２３】表示対象領域１００が選択されると、文書
検索部５２は、記憶装置２０に格納されているデータ文
書のうち、「技術資料テンプレート」をテンプレート文
書として作成したデータ文書を全て抽出する。文書検索
部５２において抽出された文書が検索結果表示部５３に
渡されると、検索結果表示部５３は、渡された全ての文
書のうち、テンプレート文書内容表示部５１において指
定された表示対象領域１００のみを集めて表示装置１０
に表示する。

【００２４】図３は、「技術資料テンプレート」をテン
プレート文書として作成されたデータ文書の中の、標
題、作成日、作成者の表示部分のみを集めて表示したも
のである。このように、第１実施例の文書管理装置は、
テンプレート文書ファイルのパターンを表示させ、マウ
ス等の選択部を用いて、表示したい領域を自由にしかも
容易に指定できる。例えば、指定する位置を文書の表題
部分とすることで、文書目録を作成したり、グラフ表示
部分のみを集めて並べることでグラフの推移などを比較
するといった作業を行なうことができ、すでに作成され
た文書の管理や再利用を容易に行うことができる。 （第２実施例）図４は、本発明の第２実施例に係る文書
管理装置の構成を示すブロック図である。本図におい
て、１０は表示装置であり、２０は記憶装置であり、３
０はテンプレート文書選択部であり、３１は表示対象領
域選択部であり、３２は出力命令部であり、４０は出力
装置であり、５０はテンプレート文書一覧表示部であ
り、５１はテンプレート文書内容表示部であり、５２は
文書検索部であり、５３は検索結果表示部であり、５４
は出力制御部である。

【００２５】以下、この構成の文書管理装置の動作を説
明する。ただし、本文書管理装置は、出力制御部５４と
出力装置が追加されていることの他は、先の第１実施例
と同様であるため、主にこの異なる部分について説明す
る。第１実施例で説明したのと同様に、記憶装置２０か
ら、１つのテンプレート文書を雛型としたデータ文書を
抽出し、テンプレート文書内容表示部で指定した表示対
象領域に該当する部分のみを、検索結果表示部５３に表
示する。

【００２６】図５は、検索結果の表示から、紙データへ
の出力までの動作処理の流れを示した図である。文書管
理装置の使用者が検索結果表示部５３に表示された表示
結果を、紙に出力して保存しておきたい場合、検索結果
表示部５３の中の”印刷”ボタンを出力命令部３２を用
いて押下すると、検索結果表示部に表示された画像デー
タが出力制御部５３に送られる。

【００２７】出力制御部５３は送られた画像データを出
力装置４０に出力できるデータフォーマットに変換した
後、プリンタ等の出力装置４０から出力を行なう。この
実施例においては、紙データへの出力装置とその出力制
御部を設けたことで、検索した結果を紙に出力して残し
ておくことができる。 （第３実施例）図６は、本発明の第３実施例に係る文書
管理装置の構成を示すブロック図である。本図におい
て、１０は表示装置であり、２０は記憶装置であり、３
０はテンプレート文書選択部であり、３１は表示領域選
択部であり、３３は文書記憶命令部であり、５０はテン
プレート文書一覧表示部であり、５１はテンプレート文
書内容表示部であり、５２は文書検索部であり、５３は
検索結果表示部であり、５５は文書記憶部である。

【００２８】以下、この構成の文書管理装置の動作を説
明する。ただし、本文書管理装置は、文書記憶部を追加
したことの他には、先の第１実施例と同様であるため、
主にこの異なる部分のみを説明する。先の第１実施例で
説明したのと同様に、記憶装置２０から、１つのテンプ
レート文書を雛型としたデータ文書を抽出し、テンプレ
ート文書内容表示部で指定した表示対象領域に該当する
部分のみを、検索結果表示部５３に表示する。

【００２９】図７は、検索結果の表示から、表示データ
を文書として記憶装置２０に記憶するまでの動作処理の
流れを示した図である。本文書管理装置の使用者は、検
索結果表示部５３に表示された表示結果を、文書データ
を記憶装置に保存しておきたい場合、文書記憶命令部３
３である検索結果表示部５３の中の”保存”ボタンを押
下することで、文書記憶命令が文書記憶部５２に送られ
る。

【００３０】文書記憶部５２は、文書記憶命令を受け取
り、検索結果表示部５３に表示された表示結果を文書デ
ータとして記憶装置に保存する。このように、第３実施
例による文書管理装置においては、検索して得られたデ
ータを記憶装置に保存する文書記憶部を設けたため、検
索した結果を文書として保存しておいて再利用すること
が可能となり、文書編集機能を用いて編集することも可
能となる。そのため、テンプレート文書の表示対象領域
として、グラフの表示される部分を指定することによっ
て、得られた各文書のグラフ情報から、グラフの推移の
解析を行なった文書を作成するといったことも容易に行
なえ、第１実施例の装置以上に検索結果の利用範囲が広
がる。 （第４実施例）図８は、本発明の第４実施例に係る文書
管理装置の構成を示すブロック図である。図８におい
て、１０は表示装置であり、２０は記憶装置であり、３
０はテンプレート文書選択部であり、３１は表示対象領
域選択部であり、３４は検索条件入力部であり、５０は
テンプレート文書一覧表示部であり、５１はテンプレー
ト文書内容表示部であり、５２は文書検索部であり、５
３は検索結果表示部であり、５６は検索条件入力部であ
る。

【００３１】以下、この構成の文書管理装置の動作を説
明する。ただし、本文書管理装置は、検索条件入力部５
６と、検索条件入力部５６を追加したことの他には、先
の第１実施例と同様である。従って、以下では、記憶装
置から所望の文書を取り出し、表示する動作の様子を図
９及び図１０を参照して説明する。まず、本文書管理装
置が起動されると、テンプレート文書一覧表示部５０に
おいて文書記憶装置２０に格納されている全てのテンプ
レート文書の一覧を抽出し、表示装置１０に表示する。

【００３２】本文書管理装置の使用者は、テンプレート
文書一覧から、処理を行ないたいテンプレート文書をテ
ンプレート文書選択部３０を用いて選択する。図９にお
ける動作においては「技術資料テンプレート」というテ
ンプレート文書を選択している。テンプレート文書一覧
表示部５０において「技術資料テンプレート」が選択さ
れると、「技術資料テンプレート」の文書内容を記憶部
２０から抽出し、テンプレート文書内容表示部５１に表
示する。

【００３３】ここで使用者は「技術資料テンプレート」
の文書内容から、一覧表示を行ないたい表示対象領域１
００を表示対象領域選択部３１を用いて選択する。例え
ば、選択部がマウスの場合、指定したい領域の左上の部
分に位置を合わせてマウスボタンを押し、そのままドラ
ッグして矩形領域の右下のところでボタンを離すと表示
対象領域１００が選択される。

【００３４】表示対象領域１００が選択されると、検索
条件入力部５６が表示装置１０に表示される。検索条件
入力部５６において、使用者は「文書名、作成日」に関
する検索条件を検索条件入力部３４を用いて入力する。
なお、ここでは必ずしも両方の検索条件を入力する必要
はなく、図１０においては、文書名に関する検索条件と
して「半導体」を指定し、作成日に関する検索条件は指
定していない。

【００３５】検索条件入力部５６において、検索条件が
入力されると、文書検索部５２において、記憶装置２０
に格納されたデータ文書から、「技術資料テンプレー
ト」をテンプレート文書としており、かつ、文書名に
「半導体」を含むものを抽出する。文書検索部５２にお
いて抽出された文書が検索結果表示部５３に渡される
と、検索結果表示部５３においては、渡された全ての文
書のうち、テンプレート文書内容表示部５１において指
定された表示対象領域１００のみを表示装置１００に表
示する。

【００３６】なお、本実施例において、検索条件入力部
５６における検索条件として、文書名、作成日を入力す
る手段を設けたが、その他の「テキスト内容」、「キー
ワード」等の検索条件を入力する手段を設けても同様の
効果が得られる。このように、第４実施例の文書管理装
置においては、文書名や作成日時等に関する検索条件を
入力する検索条件入力部を設けたため、第１実施例の装
置に比べて、表示する文書の条件を限定することがで
き、不要なデータが表示されるのを防止することができ
る。 （第５実施例）図１１は、本発明の第５実施例に係る文
書管理装置の構成を示すブロック図である。本図におい
て、１０は表示装置であり、２０は記憶装置であり、３
０はテンプレート文書選択部であり、３１は表示対象領
域選択部であり、３５は表示順変更部であり、５０はテ
ンプレート文書一覧表示部であり、５１はテンプレート
文書内容表示部であり、５２は文書検索部であり、５３
は検索結果表示部であり、５７は表示順変更部である。

【００３７】以下、この構成の文書管理装置の動作を説
明する。ただし、本文書管理装置は、表示順変更部５７
を追加したことの他には、先の第１実施例と同様である
ため、主にこの異なる部分のみを説明する。先の第１実
施例で説明したのと同様に、記憶装置２０から、１つの
テンプレート文書を雛型としたデータ文書を抽出し、テ
ンプレート文書内容表示部で指定した表示対象領域に該
当する部分のみを、検索結果表示部５３に表示する。

【００３８】図１２は、検索結果の表示から、表示デー
タを表示する順序を変更して検索結果表示部５３に再表
示する動作処理の流れを示した図である。検索結果表示
部５３から、表示順変更部３５である”作成日順”ボタ
ンを押下すると、表示順変更部５７は、検索結果表示部
５３に表示されたデータを作成日順に並びかえる処理を
行ない、並びかえた結果の表示データを、再度表示装置
１０に表示する。

【００３９】”文書名”、”サイズ”ボタンを押下した
場合も同様の処理が行われる。このように、第５実施例
の文書管理装置は、検索結果表示部において表示装置に
表示されたデータを特定のキーによる順番によって並び
かえる機能を設けたことにより、表示データをある基準
にもとづいて整理して表示することが可能となる。 （第６実施例）図１３は、本発明の第６実施例に係る文
書管理装置の構成を示すブロック図である。本図におい
て、１０は表示装置であり、２０は記憶装置であり、３
０はテンプレート文書選択部であり、３１は表示対象領
域選択部であり、３６は文字列入力領域指定部であり、
３７は検索条件入力部であり、５０はテンプレート文書
一覧表示部であり、５１はテンプレート文書内容表示部
であり、５２は文書検索部であり、５３は検索結果表示
部であり、５９は文字列検索条件入力部である。

【００４０】以下に、本実施例の文書管理装置において
記憶装置から所望の文書を取り出し、表示する動作の様
子を図を参照しつつ説明する。図１４及び図１５は、こ
の際の動作、処理の流れを示したものである。まず、本
文書管理装置が起動されると、テンプレート文書一覧表
示部５０において文書記憶装置２０に格納されている全
てのテンプレート文書の一覧を抽出し、表示装置１０に
表示する。

【００４１】本文書管理装置の使用者はテンプレート文
書一覧から、処理を行ないたいテンプレート文書をテン
プレート文書選択部３０を用いて選択する。図１４にお
ける動作においては「技術資料テンプレート」というテ
ンプレート文書を選択している。テンプレート文書一覧
表示部５０において「技術資料テンプレート」が選択さ
れると、「技術資料テンプレート」の文書内容を記憶部
２０から抽出し、テンプレート文書内容表示部５１に表
示する。

【００４２】ここで使用者は「技術資料テンプレート」
の文書内容から、一覧表示を行ないたい表示対象領域１
００を表示領域選択部３１を用いて選択する。例えば、
選択部がマウスの場合、指定したい領域の左上の部分に
位置を合わせてマウスボタンを押し、そのままドラッグ
して矩形領域の右下のところでボタンを離すと表示対象
領域１００が選択される。

【００４３】表示対象領域１００が選択されると、検索
条件入力部５９に、表示対象領域１００のみが表示され
る。そこで、本文書管理装置の使用者は、表示対象領域
１００から、文字列の検索対象となる検索文字列入力領
域１０１を文字列入力領域指定部３６を用いて選択す
る。その後、指定した検索文字列入力領域１０１の部分
に、検索したい文字列を検索条件入力部３７を用いて入
力する。図１５においては、検索文字列入力領域とし
て、標題を入れる領域を指定し、「半導体」という文字
列を検索条件として指定している。

【００４４】検索条件入力部５９において、検索条件が
入力されると、文書検索部５２において、記憶装置２０
に格納されたデータ文書から、「技術資料テンプレー
ト」をテンプレート文書としており、かつ、標題の文字
列として「半導体」を含むものを抽出する。文書検索部
５２において抽出された文書が検索結果表示部５３に渡
されると、検索結果表示部５３においては、渡された全
ての文書のうち、テンプレート文書内容表示部５１にお
いて指定された表示対象領域１００のみを表示装置１０
０に表示する。

【００４５】なお、本実施例においては、検索条件入力
部５９において、文字列入力領域を指定し、指定した文
字列入力領域に対する文字列の検索条件を指定する方法
を用いているが、この検索条件入力部５９において、画
像部分を指定し、指定した画像データに対する検索条件
を入力する場合も同様の効果が得られる。このように、
第６実施例の文書管理装置は、テンプレート内容表示部
において選択した表示対象領域における検索条件を入力
可能とすることで、第４実施例の装置と同様に表示する
文書の条件を限定することができ、不要なデータが表示
されるのを防止することができる。 （第７実施例）図１６は、本発明の第７実施例による文
書管理装置の構成を示すブロック図である。本図におい
て、１０は表示装置であり、２０は記憶装置であり、３
０はテンプレート文書選択部であり、３１は表示対象領
域選択部であり、５０はテンプレート文書一覧表示部で
あり、５１はテンプレート文書内容表示部であり、５２
は文書検索部であり、５３は検索結果表示部であり、５
８は表示対象領域表示部であり、５９は文字列検索条件
入力部であり、６２は置換条件入力部である。

【００４６】以下に、本実施例の文書管理装置において
記憶装置から所望の文書を取り出し、表示する動作の様
子を図を参照しつつ説明する。図１７乃至図１９は、こ
の際の動作、処理の流れを示したものである。まず、本
文書管理装置が起動されると、テンプレート文書一覧表
示部５０において文書記憶装置２０に格納されている全
てのテンプレート文書の一覧を抽出し、表示装置１０に
表示する。

【００４７】本文書管理装置の使用者はテンプレート文
書一覧から、処理を行ないたいテンプレート文書をテン
プレート文書選択部３０を用いて選択する。図１７にお
ける動作においては「技術資料テンプレート」というテ
ンプレート文書を選択している。テンプレート文書一覧
表示部５０において「技術資料テンプレート」が選択さ
れると、「技術資料テンプレート」の文書内容を記憶部
２０から抽出し、テンプレート文書内容表示部５１に表
示する。

【００４８】ここで使用者は「技術資料テンプレート」
の文書内容から、一覧表示を行ないたい表示対象領域１
００を表示対象領域選択部３１を用いて選択する。例え
ば、選択部がマウスの場合、指定したい領域の左上の部
分に位置を合わせてマウスボタンを押し、そのままドラ
ッグして矩形領域の右下のところでボタンを離すと表示
対象領域１００が選択される。

【００４９】表示対象領域１００が選択されると、検索
条件入力部５９において、表示対象領域１００のみが表
示装置１０に表示される。そこで、本文書管理装置の使
用者は、表示対象領域１００から、文字列の検索対象と
なる検索文字列入力領域１０１を文字列入力領域指定部
３６を用いて選択する。その後、指定した検索文字列入
力領域１０１の部分に、検索条件入力部３７を用いて検
索したい文字列を入力する。図１８においては、検索文
字列入力領域として、標題を入れる領域を指定し、「半
導体」という文字列を検索条件として指定している。

【００５０】検索条件入力部５９において、検索条件が
入力されると、置換条件入力部６２において、検索文字
列入力領域１０１が表示装置１０に表示される。置換条
件入力部６２において、検索条件として指定された「半
導体」といる文字列に対して置換したい文字列「ＬＳ
Ｉ」を置換条件入力部３８を用いて入力する。置換文字
列が入力されると、文書検索部５２において、記憶装置
２０に格納されたデータ文書から、「技術資料テンプレ
ート」をテンプレート文書としており、かつ、標題の文
字列として「半導体」を含むものを抽出すると同時に、
標題の部分の「半導体」という文字列を「ＬＳＩ」とい
う文字列に置換する。

【００５１】文書検索部５２において抽出された文書が
検索結果表示部５３に渡されると、検索結果表示部５３
においては、渡された全ての文書のうち、テンプレート
文書内容表示部５１において指定された表示対象領域１
００のみを表示装置１００に表示する。なお、本実施例
においては、検索条件入力部５９において、文字列入力
領域を指定し、指定した文字列入力領域に対する文字列
に対する置換を行なっているが、この検索条件入力部５
９において、画像部分を指定し、指定した画像データに
対する置換を行なっても同様の効果が得られる。

【００５２】このように、第７実施例の文書管理装置
は、テンプレート内容表示部において選択した表示対象
領域における入力領域に対する置換条件を入力可能とす
ることで、第６実施例の装置の効果とともに、同一領域
のデータを容易に変更することができる。

【００５３】

【発明の効果】以上説明したように、請求項１、請求項
２及び請求項６乃至請求項８に係る文書管理装置におい
ては、種々のテンプレート文書の種別とそのテンプレー
ト文書中の所定の指定領域を検索条件として設定し、こ
の条件に該当する作成文書の該当領域を表示するように
構成されているので、使用者の希望する任意の検索領域
を指定することが可能となり、検索が容易になるととも
に、検索時間を短縮することができる。

【００５４】さらに、請求項３乃至請求項５の発明にお
いては、検索条件として、さらに、検索すべき作成文書
に含まれるべき文字列等を指定することができるように
構成されているので、作成文書の検索精度が高まり、さ
らに検索時間を短縮することができる。

【図面の簡単な説明】

【図１】本発明の第１実施例による文書管理装置の構成
を示すブロック図である。

【図２】第１実施例の文書管理装置の動作を説明するた
めのフロー図である。

【図３】第１実施例の文書管理装置の動作を説明するた
めのフロー図である。

【図４】本発明の第２実施例による文書管理装置の構成
を示すブロック図である。

【図５】第２実施例の文書管理装置の動作を説明するた
めのフロー図である。

【図６】本発明の第３実施例による文書管理装置の構成
を示すブロック図である。

【図７】第３実施例の文書管理装置の動作を説明するた
めのフロー図である。

【図８】本発明の第４実施例による文書管理装置の構成
を示すブロック図である。

【図９】第４実施例の文書管理装置の動作を説明するた
めのフロー図である。

【図１０】第４実施例の文書管理装置の動作を説明する
ためのフロー図である。

【図１１】本発明の第５実施例による文書管理装置の構
成を示すブロック図である。

【図１２】第５実施例の文書管理装置の動作を説明する
ためのフロー図である。

【図１３】本発明の第６実施例による文書管理装置の構
成を示すブロック図である。

【図１４】第６実施例の文書管理装置の動作を説明する
ためのフロー図である。

【図１５】第６実施例の文書管理装置の動作を説明する
ためのフロー図である。

【図１６】本発明の第７実施例による文書管理装置の構
成を示すブロック図である。

【図１７】第７実施例の文書管理装置の動作を説明する
ためのフロー図である。

【図１８】第７実施例の文書管理装置の動作を説明する
ためのフロー図である。

【図１９】第７実施例の文書管理装置の動作を説明する
ためのフロー図である。

【図２０】従来の文書管理装置の構成を示すブロック図
である。

【符号の説明】

１０ 表示装置 ２０ 記憶装置 ３０ テンプレート文書選択部 ３１ 表示対象領域選択部 ３２ 出力命令部 ３３ 文書記憶命令部 ３４ 検索条件入力部 ３５ 表示順変更部 ３６ 文字列入力領域指定部 ３７ 検索条件入力部 ３８ 置換条件入力部 ４０ 出力装置 ５０ テンプレート文書一覧表示部 ５１ テンプレート文書内容表示部 ５２ 文書検索部 ５３ 検索結果表示部 ５４ 出力制御部 ５５ 文書記憶部 ５６ 検索条件入力部 ５７ 表示順変更部 ５９ 検索条件入力部 ６２ 置換条件入力部 １００ 表示対象領域 １０１ 検索文字列入力領域 １０２ 置換文字列入力領域

───────────────────────────────────────────────────── フロントページの続き (51)Int.Cl.⁶ 識別記号 庁内整理番号 ＦＩ 技術表示箇所 9194−5Ｌ Ｇ０６Ｆ 15/40 ３７０ Ａ (72)発明者 大坪 鉄郎 大阪府門真市大字門真1006番地 松下電器 産業株式会社内

Claims (8)

【特許請求の範囲】
1. 【請求項１】 文書ファイル作成時に雛型として利用さ
   れる種々のテンプレート文書ファイルと、前記テンプレ
   ート文書ファイルを用いて作成された作成文書ファイル
   とを関連付けて記憶する文書ファイル記憶手段と、 使用者の指示に従って前記文書ファイル記憶手段に格納
   された前記種々のテンプレート文書の中から所望のテン
   プレート文書の種別を選択するテンプレート文書選択手
   段と、 前記テンプレート文書選択手段によって選択された種別
   に該当する前記テンプレート文書の中から所望の表示対
   象領域を指定する表示対象領域指定手段と、 前記文書ファイル記憶手段を検索し、選択された前記種
   別に該当する前記テンプレート文書に対応付けられた前
   記作成文書ファイルを抽出するとともに、前記表示対象
   領域指定手段によって指定されたテンプレート文書の前
   記表示対象領域に該当する前記作成文書ファイル中の文
   書領域を抽出する文書検索手段と、 前記文書検索手段によって抽出された前記作成文書の前
   記文書領域を表示する表示手段と、 を備えたことを特徴とする、文書管理装置。
2. 【請求項２】 前記表示対象領域指定手段は、前記テン
   プレート文書における所望の表示対象領域の位置を特定
   することによって前記表示対象領域を指定することを特
   徴とする、請求項１記載の文書管理装置。
3. 【請求項３】 該文書管理装置は、さらに、 前記表示対象領域指定手段によって指定された前記表示
   対象領域に該当する作成文書の文書領域に含まれるべき
   所定の特徴事項を検索条件として指定する検索条件指定
   手段を備えており、 前記文書検索手段は、前記文書ファイル記憶手段を検索
   し、前記テンプレート文書選択手段によって選択された
   前記種別に該当する前記テンプレート文書に対応付けら
   れた前記作成文書ファイルを抽出するとともに、前記表
   示対象領域指定手段によって指定されたテンプレート文
   書の前記表示対象領域に該当する前記作成文書ファイル
   中の文書領域を抽出し、さらに、前記検索条件指定手段
   によって指定された前記検索条件に合致する前記文書領
   域のみを抽出することを特徴とする、請求項１記載の文
   書管理装置。
4. 【請求項４】 前記検索条件指定手段は、前記表示対象
   領域に該当する前記作成文書の文書領域内に含まれる文
   字列を検索条件として指定することを特徴とする、請求
   項３記載の文書管理装置。
5. 【請求項５】 該文書管理装置は、さらに、 使用者の指示に従って前記検索条件指定手段によって指
   定した文字列を他の文字列に置換することによって検索
   条件を置換する検索条件置換手段を備えたことを特徴と
   する、請求項４記載の文書管理装置。
6. 【請求項６】 該文書管理装置は、さらに、 前記文書検索手段が抽出した前記作成文書の前記文書領
   域の表示順序を指定する表示順序指定手段を備えてお
   り、 前記表示手段は、前記表示順序指定手段によって指定さ
   れた順序に従って前記文書領域を表示することを特徴と
   する、請求項１記載の文書管理装置。
7. 【請求項７】 該文書管理装置は、さらに、 前記文書検索手段が検索した前記文書領域を前記文書フ
   ァイル記憶手段に格納させる検索結果格納手段を備えた
   ことを特徴とする、請求項１記載の文書管理装置。
8. 【請求項８】 該文書管理装置は、さらに、 前記文書検索手段が抽出した前記作成文書の前記文書領
   域を印字出力する出力装置を備えたことを特徴とする、
   請求項１記載の文書管理装置。